You are on page 1of 68

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia

ANEXO No. 12 SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN NOTARIAL - SIIN REQUERIMIENTOS FUNCIONALES 1 INTRODUCCIÓN

En el presente documento se definen los requerimientos funcionales para el Sistema Integrado de Información Notarial – SIIN. Este documento fue desarrollado teniendo en cuenta la funcionalidad actual del Sistema de Información Notarial - SIN y las solicitudes de mejoras recibidas de las Notarías y las diferentes áreas de la Superintendencia de Notariado y Registro. 2 2.1 FUNCIONALIDADES PROPIAS DE LAS NOTARÍAS MÓDULO DE ESCRITURACIÓN

En este Módulo se registrarán todos los procesos de escrituración que se lleven a cabo en las Notarías. El control del proceso de escrituración se hace a través del Número de Radicación. Asociado a este Número de Radicación se debe poder hacer el registro de los datos de todos los pasos del proceso, así como la consulta de la información registrada en cada paso y el estado de cada proceso. 2.1.1 RADICACIÓN DE UNA ESCRITURA 2.1.1.1 Descripción Se requiere registrar las radicaciones de procesos de escrituración por parte de los usuarios de las Notarías. 2.1.1.2 Actores Usuario encargado de atender público en la Notaría. 2.1.1.3 Entradas
• • • •

Fecha de la Radicación. Por defecto, el sistema debe colocar la fecha actual del computador pero esta fecha puede cambiarse. Fecha que se acordó con los otorgantes para la firma de la escritura. Hora en que se firmará la escritura, en formato militar. Indicar si el usuario presenta la minuta y en qué forma. Puede ser una de las siguientes opciones: - Impresa: Si el usuario presenta una minuta impresa.
Página 1 de 68

Requerimientos Funcionales

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia
República de Colombia

• • •

Medio Magnético: Si el usuario presenta la minuta en medio magnético No presenta: Si el usuario no presenta ninguna minuta. En caso de que el usuario presente la minuta en medio magnético, se debe poder registrar el nombre del archivo correspondiente. Nombre del funcionario a quien se asigna el trámite. Se selecciona de la lista de valores con los funcionarios de la Notaría. Observaciones pertinentes acerca del proceso de la Radicación.

-

En una radicación se puede registrar uno o varios actos notariales, mínimo uno. De cada acto se registran los siguientes datos:
• • • •

Código del acto. Descripción del acto. Cuantía del acto. Año de adquisición del inmueble, cuando el acto es de enajenación. Este dato se utiliza para que el sistema calcule automáticamente el descuento de la retención en la fuente y así mismo para generar el informe de Enajenaciones que deben enviar los Notarios a la DIAN.

2.1.1.4 Salidas
• •

Radicación registrada con número consecutivo dentro del año actual, asignado automáticamente por el sistema. Estado de la Radicación: “Radicada”.

2.1.1.5 Proceso
Acciones de los actores El usuario selecciona la opción Escrituración. Acciones del sistema

Presenta la pantalla para el registro de los datos de entrada de la radicación. Ingresa los Guardar. datos y selecciona Valida los datos ingresados. Si la información es válida y completa: • Asigna a la Radicación el siguiente número consecutivo que le corresponda a la Notaría dentro del año actual. • Guarda la radicación en estado “Radicada”. • Indica en la pantalla el siguiente paso a realizar del proceso de escrituración. • Notifica al usuario el éxito de la operación. • Habilita el registro del paso “Estudio”. Si hay inconsistencias: • Notifica al usuario que no se puede realizar el

Requerimientos Funcionales

Página 2 de 68

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia
República de Colombia

registro, indicando las causas y acciones que debe hacer para corregirlas. Permite hacer la corrección correspondiente.

2.1.1.6 Condiciones especiales Una radicación no puede ser eliminada, sólo puede ser modificada. Se podrá modificar la cuantía, adicionar o eliminar Actos, siempre y cuando no se haya realizado el paso de Liquidación. • Si por alguna razón se requiere corregir los Actos o las Cuantías, se debe poder borrar la liquidación, realizar los cambios que se requieran y hacer de nuevo la Liquidación. • La radicación de una escritura se puede anular si aún no se ha generado ninguna Factura o las Facturas generadas se encuentran anuladas.

2.1.1.7 Imagen de la pantalla en el sistema actual

2.1.2 ESTUDIO DE LOS DOCUMENTOS 2.1.2.1 Descripción Se requiere registrar la información del paso del estudio de los documentos requisito para el trámite de los actos radicados por parte del usuario y los datos de los otorgantes de cada uno de los actos.

Requerimientos Funcionales

Página 3 de 68

Señalar al otorgante principal.1. Para cada Acto.1. Ingresa los requisitos cumplidos y otorgantes por cada acto.Nombre del otorgante.Tipo y número del documento de identidad del otorgante. Lista de documentos aportados por el usuario para el trámite de cada uno de los actos a incluir en la escritura.4 Salidas • • Información del Estudio registrada. Selecciona la Radicación.5 Proceso Acciones de los actores El usuario selecciona la opción Escrituración.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 2. según el origen de los otorgantes.1. Selecciona los actos uno a uno. Acciones del sistema Permite seleccionar la Radicación que se va a trabajar. Selecciona “Estudio”.Tipo de persona (Natural. El número del documento de identidad del otorgante debe ir sin puntos ni guiones (sólo dígitos). .2.Origen: “DE” ó “A”.2. En el acto Venta. 2. Jurídica) . el sistema despliega los requisitos necesarios y presenta los campos para el registro de los otorgantes.2.2. . Este campo se debe registrar sólo a alguno de los otorgantes de origen ‘DE’.2 Actores Usuario encargado de analizar los documentos presentados por los otorgantes. (Ejemplo. Requerimientos Funcionales Página 4 de 68 . Datos completos de los otorgantes que intervienen en cada uno de los actos a incluir en la escritura. Radicación en estado “Estudio”. 2. 2. Selecciona Guardar.3 Entradas • • • Número de radicación. habilita el paso “Estudio”. . Los datos necesarios de cada otorgante son: . Si la Radicación se encuentra en el paso “Radicación”. “DE” indica el Vendedor y “A” el comprador). Despliega la lista de actos registrados en la Radicación seleccionada.1.

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia Acciones de los actores Acciones del sistema Valida los datos ingresados. indicando las causas y acciones que debe hacer para corregirlas. • Notifica al usuario el éxito de la operación.2. • Cambia el estado de radicación a “Estudio”.1. Si la información es válida y completa: • Guarda los datos del Estudio. • Habilita el registro del paso “Extensión”. El paso de Estudio se considera cumplido sólo cuando se han registrado los otorgantes y se han cumplido todos los requisitos que aplican para cada uno de los actos de la Radicación. 2. Adicionalmente. Si lo anterior no se cumple. se deben poder seleccionar otorgantes de una lista de valores de los otorgantes registrados en los demás actos de la presente radicación. El paso de Estudio puede ser eliminado si aún no se ha registrado el paso Extensión de la escritura. Requerimientos Funcionales Página 5 de 68 . Se deben poder seleccionar otorgantes de una lista de valores de todos los otorgantes registrados en el sistema. • Permite hacer la corrección correspondiente. ya que los requisitos se cumplen por cada acto y no por la escritura en conjunto. Un otorgante puede intervenir en más de un acto. Si hay inconsistencias: • Notifica al usuario que no se puede realizar el registro. pero no se cambia estado a la Radicación.6 Condiciones especiales • • • • • Se verifican los requisitos de cada uno de los actos registrados. se debe permitir guardar la información.

2.1.1.2 Actores Usuario encargado de elaborar la escritura.3.1.1. 2.7 Imagen de la pantalla en el sistema actual 2.3 EXTENSIÓN DE LA ESCRITURA 2.1.4 Salidas • • Información de la Extensión registrada. Fecha de la versión definitiva del archivo. Radicación en estado “Extensión”.2.3. Nombre del archivo donde se guardó la versión definitiva del texto de la Escritura.1 Descripción Se requiere registrar la información del paso de extensión de la escritura donde se anotan los datos del archivo electrónico que contiene el texto de la escritura. 2. Requerimientos Funcionales Página 6 de 68 .3 Entradas • • • Número de radicación.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 2.3.3.1.

Si hay inconsistencias: • Notifica al usuario que no se puede realizar el registro. Si la información es válida y completa: • Guarda los datos de la Extensión. 2. • Habilita el registro del paso “Liquidación”. Acciones del sistema Permite seleccionar la Radicación que se va a trabajar. Si no hay plantilla registrada para ninguno de los actos.1. • Cambia el estado de radicación a “Extensión”. Despliega los datos registrados de la Radicación. Selecciona la Radicación. • Notifica al usuario el éxito de la operación.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 2. indicando las causas y acciones que debe hacer para corregirlas. Selecciona el paso “Extensión”. Presenta la pantalla para el registro de los datos de la Extensión. opción Notaría) y presenta la plantilla asociada al primer acto registrado. El paso de Extensión puede ser eliminado si aún no se ha llevado a cabo el paso Liquidación.1. Requerimientos Funcionales Página 7 de 68 . Si se encuentra en estado “Estudio”. Hace clic sobre Elaborar Escritura. Selecciona Guardar. Ingresa los datos de la Extensión de la escritura. Si no existe plantilla para este acto. intenta con el segundo y así sucesivamente.5 Proceso Acciones de los actores El usuario selecciona la opción Escrituración. Abre el procesador de palabra definido parámetro para cada Notaría (Definiciones. presenta el mensaje “No hay plantilla asociada a ninguno de los actos radicados” y permanece en la pantalla de registro. • Permite hacer la corrección correspondiente.6 Condiciones especiales • • El paso de Extensión se considera completo sólo con el dato de fecha.3.3. habilita el registro de la Extensión de la escritura. Valida los datos ingresados.

Requerimientos Funcionales Página 8 de 68 .3 Entradas • • • • Número de radicación.3.1.1.1. 2.4. correspondientes a derechos notariales. Cantidad de copias que se van a expedir de la escritura.4 Salidas • • Información de la Liquidación registrada. Fecha Liquidación.4. 2. Se debe desplegar la fecha del sistema y permitir modificarla.4. Radicación en estado “Liquidación”. 2. Número de Hojas de cada copia.1.1.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 2.7 Imagen de la pantalla en el sistema actual 2.4 LIQUIDACIÓN DEL VALOR A PAGAR 2.4.2 Actores Usuario encargado de hacer la liquidación para el cobro por el trámite de las escrituras en la Notaría.1. impuestos y demás conceptos establecidos.1 Descripción Se requiere generar la Liquidación de los valores a pagar por el trámite de la escritura.

Selecciona el paso “Liquidación” Presenta una pantalla con la liquidación de cada uno de los conceptos parametrizados para los actos que se están tramitando en la Radicación seleccionada.1. Registra el número de copias solicitadas de la escritura y el número de hojas de cada copia. Coloca cero en los conceptos que no se deben liquidar (solo si el concepto pertenece al Grupo “A”. Recalcula la liquidación. al cual pertenecen los conceptos relacionados con copias. • Permite hacer la corrección correspondiente. Hojas x Cant. Si la Radicación se encuentra en el paso “Extensión”. .4. con los siguientes datos: . Selecciona Guardar.Liquidación para cada concepto = Nro. sumando el total de los conceptos liquidados. Valida los datos ingresados. indicando las causas y acciones que debe hacer para corregirlas. habilita la generación de la Liquidación del valor a pagar. . lo calcula el sistema.1. Si hay inconsistencias: • Notifica al usuario que no se puede realizar el registro. Hace clic sobre Calcular.5 Proceso Acciones de los actores El usuario selecciona la opción Escrituración. el dato Cantidad de hojas debe presentarse en 1. .Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 2.4. • Habilita el registro del paso “Otorgamiento”. Acciones del sistema Permite seleccionar la Radicación que se va a trabajar. Si la información es válida y completa: • Guarda los datos de la Liquidación. . Copias x Tarifa . Página 9 de 68 Requerimientos Funcionales . Selecciona la Radicación.6 Condiciones especiales • Al desplegar la pantalla. Solo se debe dejar modificar si el concepto pertenece al Grupo “A”. 2.Total a pagar por la escritura.).Tarifa o valor unitario a liquidar por el concepto.Concepto a liquidar. con los nuevos valores. parametrizado en el Módulo Definiciones – Conceptos de Liquidación.Base para el cálculo del concepto.Nombre del acto.

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia La liquidación de una escritura puede eliminarse si aún no se ha generado ninguna factura.1.7 Imagen de la pantalla en el sistema actual 2.5.1.2 Actores Usuario encargado de atender público en la Notaría.5.3 Entradas • • • Número de Radicación.5. 2.1. Fecha de firma de la Escritura por parte de cada otorgante.1 Descripción Se requiere registrar las fechas de firma de la escritura por parte de cada uno de los Otorgantes que en ella participan y asignar número a la escritura.1. Requerimientos Funcionales Página 10 de 68 . 2.5 OTORGAMIENTO DE LA ESCRITURA 2. Fecha de envío cuando la escritura se firma fuera de la Notaría. • 2.4.1. • Debe poderse imprimir la liquidación.

Selecciona Guardar. Selecciona el paso “Otorgamiento” Presenta una pantalla desplegando los datos de los Otorgantes registrados en la radicación para registrar fecha de firma de cada uno de ellos.5. Si no: • Guarda la información parcial.1.6 Condiciones especiales Las fechas de firma se pueden modificar siempre y cuando no se haya Autorizado la escritura. habilita el paso “Otorgamiento”.1. asignado automáticamente por el sistema.5 Proceso Acciones de los actores El usuario selecciona la opción Escrituración. para cada Acciones del sistema Permite seleccionar la Radicación que se va a trabajar. • Notifica al usuario el éxito de la operación y presenta el número asignado a la escritura. 2.1.4 Salidas • • Escritura registrada con número consecutivo dentro del año actual. Registra los datos Otorgante. • Habilita el registro del paso “Facturación”.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 2. Si todos lo Otorgantes tienen registrada la fecha de firma: • Asigna el siguiente número a la escritura dentro del consecutivo para la Notaría. • El paso de Otorgamiento se considera cumplido cuando todos los otorgantes han firmado la escritura. • Requerimientos Funcionales Página 11 de 68 .5. Estado de la radicación “Otorgamiento”. • Coloca la radicación en estado “Otorgamiento”. 2.5. Selecciona la Radicación. Si la Radicación se encuentra en el paso “Liquidación”. sin numerar la escritura ni cambiar el estado a la radicación.

Tipo y número de identificación. Otorgante: Es uno de los otorgantes de la escritura. nombre y tipo de persona a nombre de quien se expide la Factura.1. Se podrá elaborar el número de facturas que sean necesarias.7 Imagen de la pantalla en el sistema actual 2. El sistema despliega la fecha actual y permite modificarla con una fecha anterior. Valor pagado en efectivo Página 12 de 68 Requerimientos Funcionales .6. si las hay. Fecha de la factura. siempre y cuando sea posterior al último cierre de informe mensual.1.6 FACTURACIÓN 2.1. 2.1.1.6.2 Actores Usuario encargado de atender público en la Notaría. Valor o porcentaje a facturar de cada uno de los conceptos liquidados. Observaciones pertinentes sobre esta factura.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 2.3 Entradas • • • • • • • Número de Radicación o número de la Escritura. 2.6. Puede ser el mismo otorgante o cualquier particular.1 Descripción Se requiere generar las facturas para el pago del valor liquidado por el trámite de la escritura.5. de acuerdo con lo que soliciten los otorgantes.

4 Salidas • • • Factura registrada con número consecutivo dentro del año actual. Selecciona Escritura. Anular Factura: Para anular la factura activa en la ventana.5 Proceso Acciones de los actores El usuario selecciona la opción Escrituración. Anular Pago: Para anular el pago. con los datos relacionados en el ítem Entradas. 2. Ret. Al pagar la factura. - Requerimientos Funcionales Página 13 de 68 .6. Presenta los siguientes botones: Calcular Factura: Para desplegar los datos de la factura al otorgante seleccionado. si se registraron los datos del pago. número del cheque y banco.1. el sistema debe generar automáticamente el Certificado de Retención en la Fuente correspondiente.: Para generar el reporte impreso del Certificado de Retención en la Fuente. Selecciona el paso “Facturación” Presenta una pantalla para la generación de las facturas.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia • Valor pagado en cheque. asignado automáticamente por el sistema. Imprimir Pago: Para generar el reporte impreso del pago efectuado. Estado de la Radicación “Pago”. Imprimir Factura: Para generar la impresión de la factura que se encuentra activa en la ventana. Acciones del sistema Permite seleccionar la Radicación o Escritura que se va a trabajar.1. Pagar: Para diligenciar los datos del pago. Imprimir Cert.6. habilita el paso “Facturación”. 2. Estado de la Radicación “Facturación” si no se registró el pago. la Radicación o Si la Radicación se encuentra en el paso “Liquidación”.

Valor pendiente por facturar del concepto. habilita el registro del paso “Autorización”.6 Condiciones especiales • • • • • El otorgante debe poder seleccionarse de una lista de valores con los otorgantes de la escritura que se va a facturar. Si la factura fue pagada. Selecciona Guardar • • • Genera el número del Recibo de Caja. Se puede anular una factura si aún no se ha registrado el pago. Cambia el estado de la Radicación a “Pago”. Una factura generada no se puede modificar ni eliminar. Coloca la radicación en estado “Facturación”.6. Valor total del concepto. Selecciona Guardar. Permite determinar el porcentaje o valor a pagar de cada concepto. Asigna número a la factura. debe poderse anular el pago y luego anular la factura. Si es necesario corregir una factura pagada. Determina el porcentaje o valor definitivo a pagar. Habilita el botón “Pago”. En la medida en que el usuario digita los porcentajes o valores a pagar. de acuerdo con consecutivo establecido. Cambia el estado de la Factura a “Pagada”. teniendo en cuenta los saldos por facturar de la escritura seleccionada y el otorgante y presentando los siguientes datos: Acto al que corresponde el concepto a facturar. de acuerdo con el consecutivo de facturación. el sistema actualiza el valor de cada concepto y el total de la factura. Concepto a facturar.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia Acciones de los actores Selecciona el otorgante y beneficiario de la factura. Acciones del sistema el Produce la liquidación de los conceptos a facturar. Porcentaje pendiente por facturar del concepto. Notifica al usuario el éxito de la operación y presenta el número asignado a la factura. 2.1. Página 14 de 68 Requerimientos Funcionales . Selecciona el botón Calcular. • • • • • Diligencia los datos del pago. Una factura podrá ser impresa cuantas veces se desee.

Requerimientos Funcionales Página 15 de 68 . 2.7. desde la Radicación del proceso de escrituración hasta el pago de las facturas generadas. • En toda consulta donde se presenten facturas o recibos de caja.1.7 Imagen de la pantalla en el sistema actual 2.1.6.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia Un comprobante del pago de una factura podrá ser impreso cuantas veces se desee. • 2.1 Descripción Se requiere registrar la Autorización o No autorización de las escrituras que han cumplido el trámite completo. si se encuentran anuladas. • Un certificado de retención en la fuente podrá ser impreso cuantas veces se desee.7. deben presentarse el letrero “Anulado”.1.1.2 Actores Notario.7 AUTORIZACIÓN DE UNA ESCRITURA 2.

Observación pertinente a la Escritura.1.3 Entradas • • • Fecha de la autorización.1. No autorizar. Acciones del sistema Permite seleccionar la Radicación o Escritura que se va a trabajar.7. Deshacer autorización. Selecciona la Radicación o Escritura.7. Estado de la radicación “Finalizada”. 2.7. Si la Radicación se encuentra en el paso “Pago”.4 Salidas • • Escritura Autorizada o No autorizada por el Notario. desplegando los siguientes datos de la escritura seleccionada: Escritura ⁻ Número de la Escritura ⁻ Fecha de la Escritura ⁻ Número de la Radicación Actos tramitados ⁻ Código del acto ⁻ Nombre del acto Otorgantes de cada Acto tramitado ⁻ Origen (‘DE’ o ‘A’) ⁻ Tipo y Número del documento de identidad ⁻ Nombre del otorgante Valores ⁻ Valor total liquidado por la Escritura ⁻ Valor que se ha facturado de la Escritura ⁻ Valor que se ha pagado de la Escritura.5 Proceso Acciones de los actores El usuario selecciona la opción Escrituración. 2. Requerimientos Funcionales Página 16 de 68 .1. Presenta los botones: Autorizar.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 2. Ubicación física de la Escritura en la Notaría. Selecciona el paso “Estudio” Presenta la pantalla para el registro de los datos de la autorización. habilita el paso “Autorización”.

7.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia Acciones de los actores Selecciona Autorizar.1. Coloca la radicación en estado “Pago”. El sistema verifica que por lo menos se haya diligenciado el campo fecha. Selecciona No Autorizar. 2. Coloca la radicación en estado “Finalizada”. Registra en el Sistema la No autorización del Notario a la Escritura y despliega el nombre en el campo Notario de la sección Autorización.6 Condiciones especiales • Una radicación en estado “Finalizada” solo puede permitir “Deshacer la autorización”.1. Registra en el Sistema la autorización otorgada por el Notario a la Escritura y despliega el nombre en el campo Notario de la sección Autorización. Acciones del sistema El sistema verifica que por lo menos se haya diligenciado el campo fecha. Al dar clic sobre este botón se borran los datos registrados previamente en la sección Autorización.7.7 Imagen de la pantalla en el sistema actual Requerimientos Funcionales Página 17 de 68 . Selecciona Deshacer autorización Permite devolver una autorización registrada erróneamente. Coloca la radicación en estado “Finalizada”. 2.

3 Entradas • • • • • Número de la Escritura a la que se le quiere registrar la copia. 2.5 Proceso Acciones de los actores El usuario selecciona la opción Copias.1.1 Descripción Se requiere registrar llevar el control del número de copias que se producen en las Notarías de las escrituras tramitadas.1.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 2. Número consecutivo de la copia Fecha en que se hizo la copia Nombre del notario que expidió la copia de la Escritura.2 Actores Funcionario encargado de las copias de escrituras en la Notaria. 2. Fecha de la Escritura. 2. 2. asignando el consecutivo que le corresponda. Presenta la pantalla para el registro de las copias. Requerimientos Funcionales Página 18 de 68 . Diligencia los datos de las copias.1.1. Acciones del sistema Permite seleccionar una escritura.6 Condiciones especiales • Debe poder actualizar la fecha de la última copia generada. Almacena cada copia emitida. Selecciona la escritura.1.8.8.8.8.8.1.8 COPIAS DE UNA ESCRITURA 2. desplegando el número y fecha de la escritura seleccionada.1.4 Salidas • Número de copias de la escritura actualizado. 2.8. Selecciona Guardar.

2 Actores Funcionario encargado de producir los informes mensuales en la Notaría. Fecha final del informe.3 Entradas Fecha inicial del informe.9. 2.7 Imagen de la pantalla en el sistema actual 2. ⁻ Por concepto de transferencias. ⁻ Por concepto de gastos generales.1. el informe de las transacciones realizadas por la Notaría.1 Descripción Se requiere poder producir a través del Sistema.1.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 2. • Número total de empleados en la Notaría en el período.1. También se pueden consultar los informes mensuales existentes en el sistema. • Valor total consignado en la Cuenta Única Notarial durante el período.9 INFORME MENSUAL 2. Al entrar a la opción. Mediante esta opción se hace el conteo de las escrituras realizadas en un período mensual. ⁻ Por concepto de Inversiones. Valor de los egresos durante el período. se despliega la ventana INFORME MENSUAL de la Figura 55.8.1.9. ⁻ Por concepto de gastos de personal.9. • • • Requerimientos Funcionales Página 19 de 68 . 2.1.

⁻ Cantidad de escrituras de aclaración en el período. ⁻ Cantidad de escrituras de interés social en el período. 2.1. Acciones del sistema Presenta la pantalla del informe. Hace clic sobre el botón Calcular. con base transacciones registradas en el mes seleccionado: Fecha de producción del informe (Fecha actual).4 Salidas Informe mensual. Escrituras numeradas en el mes ⁻ Número de la primera escritura numerada en el período. Selecciona las fechas inicial y final del informe. ⁻ Cantidad de escrituras exentas en el período.9. • Valor del aporte generado por cada escritura en las Requerimientos Funcionales Página 20 de 68 . Presenta el botón Calcular. ⁻ Libro de varios.5 Proceso Acciones de los actores El usuario selecciona la opción Informe Mensual. Despliega la siguiente información. ⁻ Defunción. Número de inscripciones en el Registro Civil durante el período: ⁻ Nacimiento.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia • • • Número de días de permiso del Notario en el período. para generar los datos del mes. Número de días de licencia del Notario en el período. 2.1. ⁻ Cantidad de escrituras numeradas en el período. ⁻ Cantidad de escrituras sin cuantía en el período. ⁻ Número de la última escritura numerada en el período. Escrituras ⁻ Cantidad de escrituras no exentas en el período.9. ⁻ Tarifa plena • Cantidad de escrituras liquidadas con tarifa plena durante el período. Aportes Superintendencia ⁻ Cantidad de escrituras no exentas protocolizadas en el año inmediatamente anterior al del informe. ⁻ Matrimonio.

⁻ Valor de los ingresos netos de la Notaría durante el período. Imprimir: Para generar la impresión del reporte con el Informe Mensual destinado a la SNR. Detalle Recaudos: Para desplegar la lista de escrituras a las cuales corresponde el valor del recaudo. Recaudos ⁻ Valor de los recaudos con destino al Fondo Especial del Notariado durante el período. ⁻ Tarifa Especial • Cantidad de escrituras liquidadas con tarifa especial durante el período. Detalle Egresos: Detalle los gastos de la Notaría durante el período. • Valor del aporte generado por cada escritura • Valor total de aportes por tarifa especial durante el período. Detalle Obligaciones: Pagos que se deben realizar a terceros por diferentes conceptos durante el período. Detalle Ingresos: Para desplegar Cantidad y valor de los ingresos por cada tipo de acto durante el período. Luego de generar el archivo. Archivo SNR: Para generar un archivo con el informe del período destinado a la SNR. ⁻ Valor total de los ingresos de la Notaría durante el período. Página 21 de 68 • • • • • • • Requerimientos Funcionales . (Total Ingresos menos Total Egresos). Presenta los campos para la captura de los datos de entrada de este numeral. Detalle Pagos: Pagos realizados a terceros durante el período. Ingresos ⁻ Valor total de los ingresos por concepto de escrituración durante el período.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia Acciones de los actores Acciones del sistema • Valor total de aportes por tarifa plena durante el período. el Sistema debe notificar al usuario el nombre y ubicación del archivo generado. ⁻ Valor de los recaudos con destino a la Tesorería de la SNR durante el período. Presenta los botones: • Detalle Escrituras: Para desplegar una lista con los números y fechas de las escrituras correspondientes a cada categoría. ⁻ Valor total de los aportes especiales con destino al Fondo Especial del Notariado durante el período. ⁻ Valor total de los ingresos por actor notariales diferentes de escrituración durante el período.

Requerimientos Funcionales Página 22 de 68 .Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia Acciones de los actores Diligencia los datos.9. Acciones del sistema Almacena el informe. Notifica al usuario el éxito de la operación. • 2. 2.6 Condiciones especiales No se podrá generar informe de un período si no ha generado informe hasta día anterior a la fecha inicial del informe que se quiere generar.1.1.2.2. • Sólo es posible volver a Calcular y guardar un informe. Selecciona Guardar. de acuerdo con lo que soliciten los otorgantes. si es el último informe registrado.1 Descripción Se requiere generar las facturas para el pago del valor liquidado por el trámite de la escritura.2 MÓDULO DE TRÁMITES QUE NO REQUIEREN ESCRITURA 2.9.7 Imagen de la pantalla en el sistema actual 2. Se podrá elaborar el número de facturas que sean necesarias.1.1 FACTURAS POR CONCEPTOS VARIOS 2.

1. 2.1. asignado automáticamente por el sistema. Imprimir Pago: Para generar el reporte impreso del pago efectuado.2. Valor pagado en efectivo Valor pagado en cheque. Número de unidades del concepto a facturar. Anular Pago: Para anular el pago. Acciones del sistema Presenta la pantalla para el registro de facturas por conceptos varios.2. Diligencia los datos de la factura. Al pagar la factura.1.2 Actores Usuario encargado de atender público en la Notaría. puede dejarse en blanco. 2. Anular Factura: Para anular la factura activa en la ventana. número del cheque y banco. Requerimientos Funcionales Página 23 de 68 . Presenta los siguientes botones: Imprimir Factura: Para generar la impresión de la factura que se encuentra activa en la ventana.1. el sistema debe generar automáticamente el Certificado de Retención en la Fuente correspondiente.2.3 Entradas • • • • • • Tipo de identificación y número de identificación. 2.4 Salidas • Factura registrada con número consecutivo dentro del año actual. nombre y tipo de la persona a nombre de quien se hace la factura.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 2.5 Proceso Acciones de los actores El usuario selecciona la opción Facturas Varios. Lista de conceptos que a facturar. Pagar: Para diligenciar los datos del pago.2. Observación pertinente a la Factura. Esta información es opcional.

Si es necesario corregir una factura pagada. Selecciona Guardar Genera el número del Recibo de Caja. . de acuerdo con consecutivo establecido.1. .Es el resultado de multiplicar la cantidad del concepto por el Valor Unitario.IVA. • Una factura podrá ser impresa cuantas veces se desee. • • • Requerimientos Funcionales Página 24 de 68 . Selecciona Guardar. si se encuentran anuladas. • Un comprobante del pago de una factura podrá ser impreso cuantas veces se desee.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia Acciones de los actores Acciones del sistema Por cada uno de los conceptos seleccionados despliega: . Se puede anular una factura si aún no se ha registrado el pago. 2. • En toda consulta donde se presenten facturas o recibos de caja.Total: Es el valor total de los conceptos registrados.2. Notifica al usuario el éxito de la operación y presenta el número asignado a la factura.Valor unitario del concepto seleccionado. . Cambia el estado de la Factura a “Pagada”. debe poderse anular el pago y luego anular la factura. deben presentarse el letrero “Anulado”. • • • Asigna número a la factura. Habilita el botón “Pago”.6 Condiciones especiales Una factura generada no se puede modificar ni eliminar. Diligencia los datos del pago. de acuerdo con el consecutivo de facturación.

2.Número de la escritura .2.Primer apellido . incluyendo el inicio del proceso y la finalización del mismo.2.7 Imagen de la pantalla en el sistema actual 2.2.Tipo y número de documento de identificación .2.1 Descripción Se requiere registrar los procesos de sucesiones que se llevan a cabo en la Notaría. 2.Nombre • Fecha de finalización • Relación de escrituras . Fecha del acta de inicio Causantes .Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 2.2.2.2.1.2 SUCESIONES 2.2 Actores Usuario encargado en la Notaría.Fecha de la escritura • • • Requerimientos Funcionales Página 25 de 68 .Segundo apellido .3 Entradas Número de acta de inicio. 2.

2 Actores Usuario encargado en la Notaría.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 2. 2.2. de la • • Almacena los datos de la finalización. Acciones del sistema Presenta la pantalla para el registro de los datos de entrada.2.2.3 INSCRIPCIONES EN EL REGISTRO CIVIL 2. Página 26 de 68 Requerimientos Funcionales . Notifica al usuario el éxito de la operación y presenta el número asignado.2.2. Número del registro civil. Coloca el proceso en estado “Finalizado”. 2. • • • Asigna número de radicación del proceso y la almacena.5 Proceso Acciones de los actores El usuario selecciona la opción Sucesiones.4 Salidas Proceso de sucesión registrado en estado “Iniciado” o “Finalizado”.2. Datos del registro según el tipo de registro.1 Descripción Se requiere registrar las inscripciones en el Registro Civil que se hacen en la Notaria.6 Condiciones especiales • Se deben poder anular los procesos de sucesión que se encuentren en estado “Iniciado”. Notifica al usuario el éxito de la operación. Diligencia los datos finalización del proceso.3. 2. Selecciona Guardar.2. 2.3 Entradas • • • Tipo de registro.2.3. Selecciona Guardar.2. 2.2. Diligencia los datos de la sucesión.3. Una vez registrado un proceso presenta un botón “Terminar Proceso” para el registro de la relación de escrituras.

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 2. Valor a pagar en cheque.2. 2.2.5 Proceso Acciones de los actores El usuario selecciona la opción Registro Civil. Número del cheque cuando el pago o parte del mismo se realiza con cheque. • • • Requerimientos Funcionales Página 27 de 68 .4 CARTERA Se deben poder realizar las siguientes operaciones: Pagar facturas de escrituración y de varios Imprimir recibos de pago Imprimir el estado de cuenta de un cliente o de todos los clientes en un período • Consultar los pagos realizados con sus correspondientes facturas • Anular un pago • • • 2. Notifica al usuario el éxito de la operación y presenta el número asignado.1 Entradas Valor a pagar en efectivo. • • Asigna número interno al registro civil y lo almacena.4 Salidas Datos del registro civil almacenados. 2.2. .6 Condiciones especiales • Se deben poder modificar o anular los registros civiles en estado “Activo”.3. Acciones del sistema Presenta la pantalla para el registro de los datos de entrada. Diligencia los datos del registro civil.2.4.3. o selecciónelo mediante el botón Lista de Valores a la derecha del campo. 2. • Banco al cual corresponde el cheque con el que está realizando el pago.2.3. Selecciona Guardar.

El Sistema asignará el número consecutivo de Recibo de Caja.2 Salidas Datos de cartera actualizados.5.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 2.4.2. 2. Imprimir Pago: Para imprimir el Recibo de Caja que acaba de generar.2.2.4. 2.3 Proceso Acciones de los actores El usuario selecciona la opción Cartera. 2. Listar Estado de Cuenta: Para imprimir el listado de facturas pendientes de un cliente o de todos los clientes en un rango de fecha determinado.2. Anular un pago: Para anular un Recibo de Caja. Requerimientos Funcionales Página 28 de 68 .5 REGISTRAR CONSIGNACIONES 2.4 Condiciones especiales • Sólo se deben poder anular los registros civiles en estado “Activo”.5.2.2 Actores Usuario encargado en la Notaría.1 Descripción Se requiere registrar las consignaciones realizadas por la Notaría en la cuenta única notarial a su cargo. 2.2.4. Acciones del sistema Presenta una pantalla desplegando la relación de los usuarios que tienen saldo pendiente por pagar con el Listado de facturas de escrituración y por conceptos varios Debe presentar los siguientes botones: Pagar: Para guardar el pago que está realizando.

Diligencia los datos consignación. 2. 2. de la • • Asigna número a la consignación y la almacena. Notifica al usuario el éxito de la operación y presenta el número asignado.5.2.5.4 Salidas Consignación registrada.2.3 Entradas • • Fecha de la consignación. Valor de la consignación.2.5.2. Acciones del sistema Presenta la pantalla para el registro de los datos de entrada.5.7 Imagen de la pantalla en el sistema actual Requerimientos Funcionales Página 29 de 68 . Selecciona Guardar.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 2.2.5 Proceso Acciones de los actores El usuario selecciona la opción Consignaciones. 2.6 Condiciones especiales Deben poderse anular las consignaciones de fechas anteriores al último informe presentado a la SNR. 2.5.

Razón social de la Empresa a la que pertenece la persona cuya firma se registra (opcional).2. Acciones del sistema Presenta la pantalla para el registro de los datos de entrada.6. Dirección de la Empresa o de la persona que registra la firma.5 Proceso Acciones de los actores El usuario selecciona la opción Firmas. En cada registro indicará la ubicación física del registro de la firma. Diligencia los datos del usuario que tiene la firma registrada.1 Descripción Se requiere registrar los datos que en la actualidad toma la Notaría a un usuario para registrar su firma. Nombre y apellido del Notario.2. 2. 2.2. Apellidos de la persona que registra la firma. Ubicación física del registro de firma en la Notaría.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 2.6 REGISTRAR FIRMAS 2.4 Salidas Datos de los usuarios con firma registrada en la Notaría.2.2 Actores Usuario encargado de registrar firmas en la Notaría.6. Número de Fax de la Empresa o de la persona que registra la firma. Tipo y número del documento de identidad del Notario. 2. Se ingresan las personas que desean tener registrada su firma en la Notaría. Nombre del cargo de la persona dentro de su empresa.6. Selecciona Guardar. 2.2. Nombres de la persona que registra la firma.6. Fecha del registro de la firma. Número de teléfono de la Empresa o de la persona que registra la firma. Número de identificación tributaria de la Empresa. Requerimientos Funcionales Página 30 de 68 .3 Entradas • • • • • • • • • • • • • • Tipo y Número de documento de identidad de la persona que registra la firma. Fecha de la más reciente actualización de la firma.6.2.

1. 2.1.1 Descripción Se requiere cargar los informes que generen las Notarías que utilicen el Sistema de Información SIIN en forma local en la Notaría y remitan el informe mediante archivos o vía un Web service. Requerimientos Funcionales Página 31 de 68 . 2.2 Actores Usuario encargado del registro de informes en la SNR.1.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia Acciones de los actores • • Acciones del sistema Almacena los datos.1. En ese caso se registrará la fecha de la última actualización.6. Un registro de firma después de anulado puede activarse.6.7 Imagen de la pantalla en el sistema actual 3 FUNCIONALIDADES PROPIAS DEL SEGUIMIENTO Y CONTROL 3.1.2.1 CARGAR INFORMES 3. Notifica al usuario el éxito de la operación.2. 3.6 Condiciones especiales Debe poderse actualizar o anular el registro de datos de los usuario con firma registrada.

Cantidad de escrituras de la clase seleccionada .2 Actores Usuario encargado del registro de informes en la SNR diligenciados manualmente por las Notarías.1.(Tarifa plena / tarifa especial) Página 32 de 68 Requerimientos Funcionales .Código y descripción de cada clase de escrituras reportadas . 3. código del municipio. VIS.1.1 Descripción Se requiere registrar las radicaciones de procesos de escrituración por parte de los usuarios de las Notarías.2.3 Entradas • • • • • • • • • • Código del departamento.1.1.2 REGISTRAR INFORMES MANUALES 3.1. Fechas inicial y final del informe Número de la primera escritura numerada en el mes Número de la última escritura numerada en el mes Número de empleados de planta de la notaría en este período Número de empleados supernumerarios de la notaría en este período Número total de empleados Número de días en que el notario estuvo de permiso Número de días en que el notario estuvo de licencia Datos de Escrituración .4 Salidas Informe registrado. 3.1.3 Entradas • Archivo generado en la Notaría.Relación de los números de escritura de la clase seleccionada .5 Condiciones especiales La fecha inicial de un informe debe ser la del día siguiente a la fecha final del último informe registrado.1.1.2. 3.1.2. 3.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 3. no autorizadas. • La primera escritura de un informe debe ser la siguiente a la escritura final reportada en el último informe registrado. código y nombre de la notaría. repetidas) . • 3.Código y descripción de cada clase de escrituras reportadas (Exentas.1.

1.2. Detalle de los trámites llevados a cabo en la Notaría.Código del banco y número de la cuenta donde se hizo la consignación .Valor pagado a la DIAN por el concepto seleccionado . o Número de la escritura o Valor de la escritura o Valor del aporte.2.Código y descripción del concepto del egreso .Número de la consignación .Valor total facturado por el acto seleccionado Egresos.Valor de la consignación 3. .Valor del egreso por el concepto seleccionado Valores cancelados a la DIAN por concepto de impuestos recaudados. sean por escrituración.5 Proceso Acciones de los actores El usuario selecciona la opción Registrar informe manual.Número de trámites realizados del acto seleccionado .Código y descripción del acto .Fecha de la consignación .Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia - • • • • Cantidad de escrituras de la clase seleccionada Valor del aporte por escritura Valor total del aporte Valor del recaudo con destino al Fondo Especial del Notariada Valor del recaudo con destino a la Superintendencia Aportes especiales al Fondo Especial.Período al que corresponde el pago .Pagos por préstamos realizados al notario por el Fondo Especial o Número del pagaré o Valor de la cuota cancelada.Fecha en que se realizó el pago Pagos por concepto de aportes al Fondo Especial del Notariado. .4 Salidas Informe registrado.Código y descripción del concepto del egreso . de recaudos al Fondo Especial del Notariado y a la Superintendencia y a pagos de aportes a Minjusticia . .Código y descripción del concepto del recaudo . . 3. por registro civil o por conceptos varios. Requerimientos Funcionales Acciones del sistema Página 33 de 68 .1.

Digita los datos del informe. Debido a la cantidad de datos.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia Presenta la pantalla para el registro de la información.Egresos o Subtotal de los valores digitados correspondientes a conceptos de gastos de personal o Subtotal de los valores digitados correspondientes a conceptos de gastos generales o Subtotal de los valores digitados correspondientes a conceptos de transferencias Requerimientos Funcionales Página 34 de 68 . Presenta el botón “TOTALIZAR” para calcular y desplegar los siguientes valores: . Calcula las diferencias entre los valores pagados y los valores que según el cálculo del sistema debió cancelar en Notario. éstos se deben presentar organizados en carpetas. Calcula y despliega los valores aportes y recaudos que debe pagar el Notario con base en el número de escrituras del período. Selecciona Guardar.Ingresos o Subtotal de los valores digitados correspondientes a los conceptos de escrituración o Subtotal de los valores digitados correspondientes a los conceptos de registro civil o Subtotal de los valores digitados correspondientes a los conceptos varios o Subtotal de los valores digitados correspondientes a copias de escrituración o Suma de los conceptos anteriores .

6 Condiciones especiales Sólo se podrá eliminar el último informe registrado.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia - o Suma de los conceptos de Egresos Diferencia entre los Ingresos y los Egresos Total de los valores reportados correspondientes a pagos a la DIAN Subtotal de los valores digitados correspondientes a los conceptos de gastos de inversión Valor del subsidio notarial. • La primera escritura de un informe debe ser la siguiente a la escritura final reportada en el último informe registrado. • • Requerimientos Funcionales Página 35 de 68 . • Debido a la cantidad de datos de entrada que contiene esta funcionalidad. se debe permitir guardar parcialmente la información.1.2. La fecha inicial de un informe debe ser la del día siguiente a la fecha final del último informe registrado. solo para las notarias que tienen este derecho 3.

1 CONSULTAS PROPIAS DE LA GESTIÓN EN LA NOTARÍA 4. El usuario debe poder imprimir el resultado de la consulta.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 3. Requerimientos Funcionales Página 36 de 68 . agrupaciones y ordenamientos de la información. de manera que el usuario pueda acceder a los datos que requiera de una manera rápida y precisa.7 Imagen de la pantalla en el sistema actual 4 MÓDULO CONSULTAS En este módulo se definen las consultas tanto para la gestión interna de la Notaría.2.1. Se requiere que los usuarios puedan realizar la consulta de la totalidad de la información registrada en el Sistema. como para el seguimiento y control por parte de la Superintendencia. Se debe poder consultar la información de un rango de fechas determinado y se deben poder aplicar filtros. 4.1 REQUISITOS Y CONCEPTOS POR ACTO Esta consulta debe presentar los siguientes datos: • Código y descripción del acto.1.

. • Lista de requisitos establecidos para tramitar el acto seleccionado.Día.1.Día.Número de radicación de la minuta (año y consecutivo). mes.Código: Código del concepto de liquidación . Fecha de firma de la Escritura Nombre del Funcionario que tramita la Radicación Nombre del último paso tramitado 4. Para esto se debe seleccionar de la lista de valores de Actos registrados.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia Código asignado al acto seleccionado para homologación con el Sistema de Registro • Función notarial en la que está clasificado el acto seleccionado. Lista de minutas pendientes del funcionario: . Número de la escritura.Descripción: Descripción del requisito.Código: Código del requisito. . La consulta de poderse filtrar por Acto. • El usuario debe poder desplazarse por los Actos registrados. . año y hora (en formato militar) fijada para la firma de la escritura. • Lista de conceptos de liquidación correspondientes al acto seleccionado.1.3 CONSULTA ESCRITURAS PENDIENTES POR FUNCIONARIO Esta consulta debe presentar los siguientes datos: • • • Código del funcionario. Requerimientos Funcionales Página 37 de 68 .Descripción: Descripción del concepto de liquidación. Nombre del funcionario. . en orden alfabético de nombre de Acto. mes y año de elaboración de la Radicación. 4. Tipo de documento de identidad del otorgante y número del mismo Lista de otorgantes.2 CONSULTA DE RADICACIONES Esta consulta debe presentar los siguientes datos: • • • • • • • • • Número de la Radicación Fecha de la Radicación Actos incluidos en la radicación. .

El Sistema mostrará todos los datos de la factura: Número.1. Debe poderse seleccionar una de las facturas de la lista para ver el detalle de la factura. Nombre del usuario a quien se expide la Factura.1.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia . Con cargo a:. los valores pagados (si la factura está pagada) y los datos del correspondiente Recibo de Caja. Valor total de la factura. 4.1. con los siguientes datos: • • • • • • • • Número de la Factura de Conceptos Varios Fecha de la Factura Tipo y número del documento de identificación del usuario a quien se expide la Factura Nombre del usuario a quien se expide la Factura Valor total de la Factura Número del Recibo de Caja mediante el cual se pagó la Factura Saldo pendiente por pagar de la Factura Estado de la Factura. Estado de la factura. 4. • Total de escrituras pendientes asignadas al funcionario seleccionado.5 CONSULTA FACTURAS DE CONCEPTOS VARIOS Relación de las radicaciones registradas.4 CONSULTA FACTURAS DE ESCRITURACIÓN Esta consulta debe presentar los siguientes datos: • • • • • • • • • Número de la Factura. Valor pendiente de pago de la factura. Fecha de elaboración de la factura. si la Factura ha sido pagada.6 CONSULTA RECIBOS DE CAJA Esta consulta debe presentar los siguientes datos: Requerimientos Funcionales Página 38 de 68 . Número de la escritura a la que se refiere la factura. en blanco si no está anulada. Fecha.Nombre del primer acto de la Radicación. Número del Recibo de Caja. Tipo y número del documento de identidad del usuario a quien se expide la Factura. y los conceptos facturados. 4. Con este acto el sistema se referirá a la minuta tipo que fue asociada en el módulo de Definiciones – Tipos de Minuta. Usuario. Número de escritura.

Tipo y número de identificación del responsable de la factura al que pertenece el certificado. Fecha en que se cumplió el paso de escrituración. con los siguientes datos: • • • • • Número de la radicación.1. Descripción del paso de escrituración. 4. Requerimientos Funcionales Página 39 de 68 . Código del paso de escrituración. Número de la escritura.Valor total de la factura • Relación de facturas por conceptos varios pagadas .Fecha de elaboración de la factura .Valor total de la factura • • • • • • 4.Número de factura . Nombre de responsable en el Certificado. Código del acto al que se liquidó la Retención en la Fuente.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia Número del Recibo de Caja Fecha de pago Identificación y Nombre del usuario Valor total del pago Estado (anulado o activo) Relación de facturas de escrituración pagadas .8 CONSULTA DEL CONTROL DE RUTA Relación de los pasos cumplidos en un proceso de escrituración. es el mismo responsable de la factura al que pertenece el certificado.Fecha de elaboración de la factura . Valor total del certificado de Retención en la Fuente Indica el estado del certificado (Anulado o vigente).Número de la escritura . con los siguientes datos: • • • • • • • • Consecutivo del documento Fecha de elaboración del certificado Número de factura al que pertenece el certificado.7 CONSULTA CERTIFICADOS DE RETENCIÓN EN LA FUENTE Relación de los Certificados de Retención en la Fuente registrados.1.Número de factura .

debe poderse seleccionar una de las escrituras para ver la información completa: número de la Radicación.Código del acto Página 40 de 68 Requerimientos Funcionales . con los siguientes datos: • • • • Número de la escritura pendiente de autorización Fecha de la Escritura Nombre (s) de los otorgantes que no han firmado aún la Escritura. debe poderse seleccionar una de las escrituras para ver la información completa: número de la Radicación. lista de Actos incluidos en la escritura. Número de radicación al cual se le asignó el número de escritura.1.11 CONSULTA DEL PROTOCOLO Datos detallados de cada escritura tramitada. lista de Actos incluidos en la escritura. con sus respectivos otorgantes y los valores liquidado.1. facturado y pagado. facturado y pagado. 4.9 CONSULTA DE ESCRITURAS PENDIENTES DE AUTORIZACIÓN Relación de escrituras pendientes del trámite de autorización. 4.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia Se debe poder hacer la consulta a partir de los siguientes parámetros: • • Número de la radicación Número de la escritura. con sus respectivos otorgantes y los valores liquidado. Valor del saldo por pagar referente a la Escritura. 4. Esta lista contiene: .1.10 CONSULTA ESCRITURAS NO AUTORIZADAS Relación de escrituras a las que el Notario les ha negado expresamente su autorización. Lista de los actos que se celebraron en la escritura seleccionada. Fecha de la escritura. con los siguientes datos: • • • • Número de la escritura. con las siguientes columnas: • • Número de la escritura expresamente no autorizada Fecha de la Escritura Una vez presentada la lista. Una vez presentada la lista.

con los siguientes datos: • • Tipo y número de identificación de la persona.Nombre del acto Lista de otorgantes . Valor total de la liquidación.1.Nombre. .Nombre • Estado de la Escritura • Nombre del Notario. .Origen (DE / A). Una vez desplegada la información de una escritura deben poderse realizar las siguientes consultas: • • Detalle de la liquidación: Relación de facturas con todos sus detalles Adicionalmente. Valor total pagado.Tipo y número de identificación. Ubicación. Valor total facturado. . 4. Observaciones.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia • • • • • • • • • . Fecha de autorización / no autorización.Origen (De. Apellidos y nombre.Tipo y número de identificación . A).12 CONSULTA DE FIRMAS REGISTRADAS Relación de firmas registradas. Página 41 de 68 Requerimientos Funcionales . Notario que autorizó / no autorizó. • • • • Esta lista debe poder filtrarse por cualquiera de los datos desplegados además del filtro por rango de fechas. No autorizada). debe poderse consultar el protocolo como una lista de escrituras con los siguientes datos: Número de Escritura Fecha de Escritura Acto Otorgante: . Estado de la escritura (Autorizada.

Indicador de estado: Prendido: Activo.2.Fecha de posesión en el cargo de notario .Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia • • • • • Nombre de la empresa. aportes. Requerimientos Funcionales Página 42 de 68 .2 Información registrada de las Notarías.2 4. 5 MÓDULO REPORTES En este módulo se definen los reportes tanto para la gestión interna de la Notaría. respecto a las transacciones realizadas.1 Información general de la Notaría y de los Notarios. ordenamientos y agrupación de la información por diferentes conceptos. egresos. como para el seguimiento y control por parte de la Superintendencia.Nombres y apellidos del notario .Fecha de retiro del cargo . Fecha de registro.Tipo y número de identificación del notario . Fecha de la última actualización. CONSULTAS PROPIAS DEL SEGUIMIENTO Y CONTROL NOTARÍAS / NOTARIOS 4. con los siguientes datos: • • • • • • • • • • • • Código y nombre del departamento Código y nombre del municipio Código y nombre del círculo notarial Código y nombre de la Notaría Categoría de la Notaría Dirección de la Notaría Números de teléfono de la Notaría Número del fax la Notaría Dirección de correo electrónico de la Notaría Indicador de subsidio: Prendido: Subsidiada. Ubicación. recaudos. Apagado: Inactiva Datos de los Notarios han ejercido el cargo en la Notaría. Apagado: Inactivo DATOS NOTARIALES 4. ingresos. . Estado. pagos. permitiendo la selección de filtros.2. Apagado: No subsidiada Indicador de estado: Prendido: Activa.

Pagos a facturas de fechas anteriores: Resumen de todos los pagos de conceptos correspondientes a las facturas de escrituración de fechas anteriores que fueron pagadas dentro del período indicado. IVA. El reporte debe presentar los siguientes datos: • Pagos a facturas del período: Resumen de todos los pagos de conceptos correspondientes a las facturas de escrituración que fueron pagados dentro del período indicado. Otros. Los reportes deben poderse verificar por pantalla antes de enviarse a impresión. TXT. La generación de reportes debe permitirse en múltiples formatos: PDF.ESCRITURACIÓN Debe presentar los pagos clasificados por concepto facturado. 5. agrupaciones y ordenamientos de la información. Este valor es Requerimientos Funcionales Página 43 de 68 . HTML. Recaudo Superintendencia. agrupados en: Copias.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia Los reportes se deben poder generar dentro de un rango de fechas determinado y se deben poder aplicar filtros.1 REPORTES PROPIOS DE LA GESTIÓN EN LA NOTARÍA 5. El total de estos conceptos suma para Total en Caja. agrupados como en la sección anterior. de acuerdo con la información registrada en las facturas de escrituración pagadas en el período seleccionado. de manera que el usuario pueda acceder a los datos que requiera de una manera rápida y precisa. CSV. El total de estos conceptos suma para Total en Caja. Derechos.1. Recaudo Fondo.1 RESUMEN DE CAJA . Campos de totalización - • • Valor total pagado en cheque Valor total pagado en efectivo Valor devuelto a los usuarios (vueltas) Valor que el otorgante descuenta por concepto de impuestos Valor total en Caja. Recaudo Retención en la Fuente y Aporte Especial Fondo. Es el valor que se debe tener en caja como resultado de todos los pagos elaborados en el período del reporte.

2 RESUMEN DE CAJA . • 5.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia equivalente a sumar el total en efectivo + total en cheque . copias de registro civil. correspondientes a las operaciones que se han elaborado dentro de un período dado.la devolución de dinero.3 RESUMEN DE INGRESOS POR ESCRITURA Relación de escrituras que pertenecen al período indicado. El reporte debe presentar los siguientes datos: • Pagos a facturas: Resumen por concepto de todos los valores correspondientes a las facturas por conceptos varios que fueron pagados dentro del período indicado.1. Se elabora con base en las liquidaciones de cada escritura El reporte contiene la siguiente información ordenada en columnas: • • • • • • • • • • • Número de la escritura Fecha de la escritura Valor total por derechos notariales en la escritura Valor de las copias Valor de los conceptos diferentes a derechos.CONCEPTOS VARIOS Este informe es el resumen de valores pagados por cada uno de los conceptos varios tales como declaraciones extra-proceso. agrupados de la misma manera que en las secciones precedentes.1. impuestos y recaudos de la escritura Valor total del impuesto IVA cobrado en la escritura Valor de la Retención en la Fuente liquidado en la escritura Valores recaudados para terceros en la escritura Valor total liquidado por la escritura Valor pagado hasta el momento por la escritura Valor pendiente por pagar de la escritura Página 44 de 68 Requerimientos Funcionales . etc. copias.. Facturas no pagadas: Relación de facturas por conceptos varios elaboradas dentro del período indicado y que no han sido pagadas. 5. • Facturas del período no canceladas: Resumen por concepto de los valores facturados correspondientes a las facturas de escrituración que fueron elaboradas dentro período indicado y no han sido canceladas.

con los siguientes datos: • • • • • • • • • • • • Número de Factura Fecha de elaboración de la Factura Suma de valores de los conceptos marcados como Derechos. ordenado ascendentemente por el número de factura. impuestos y recaudos. Valor del impuesto al valor agregado cobrado en la Factura. Totales .Valor en cheque recibido por el pago de las facturas elaboradas en el período indicado. A si se encuentra anulada. más las facturas notas débito y las facturas de escrituras exentas. Ver Definiciones – Conceptos de Liquidación Suma de valores de los conceptos referidos a copias Son todos los conceptos diferentes a derechos notariales. • 5. Número del Recibo de Caja con el cual se pagó la Factura.1. Requerimientos Funcionales Página 45 de 68 .Valor en efectivo recibido por el pago de las facturas elaboradas en el período indicado.4 RESUMEN DE FACTURAS ESCRITURACIÓN Relación de facturas de escrituración elaboradas dentro del período indicado. Suma de los conceptos marcados como recaudos. Valor total de la Factura. . .Total de los conceptos de todas las facturas y la cantidad de facturas activas dentro del período indicado.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia La información anterior se debe presentar en dos secciones: • Escrituras del período seleccionado: Escrituras elaboradas en el período indicado. Valor del impuesto de Retención en la Fuente cobrado en la Factura. Escrituras anteriores al período seleccionado: Escrituras elaboradas con anterioridad al período seleccionado y pagadas dentro del mismo. Estado de la Factura. es decir es la suma de las facturas afectadas por notas crédito.Suma de las deducciones que se han hecho en el pago de las facturas de escrituración. . . en blanco si está activa.Suma de todas las facturas de escrituración elaboradas dentro del período indicado y que no han sido canceladas.

IVA. Copias. Para la generación de este reporte debe permitirse capturar el Porcentaje de Aporte Especial Justicia. • Valor de los conceptos facturados en facturas de varios durante el período. Recaudos Fondo.6 RESUMEN DE MOVIMIENTO POR CONCEPTO Resumen de todos los conceptos facturados dentro de un período en las facturas de escrituración y de conceptos varios. 5. por conceptos de liquidación. Valor de los conceptos facturados en facturas de escrituración durante el período. con los siguientes datos: • • • Concepto facturado Número de ocurrencias del concepto en el período seleccionado Valor total facturado por el concepto en el período indicado 5. Aporte Especial Fondo. Otros.1. Recaudos Superintendencia.1. con valores de Ingresos Brutos. Base Gravable Aporte y Aporte Especial. Retención en la Fuente. Debe presentar los siguientes datos: Requerimientos Funcionales Página 46 de 68 .5 RESUMEN DE FACTURAS CONCEPTOS VARIOS Resumen de la cantidad y valores de las facturas de conceptos varios que se han elaborado dentro del período indicado. mostrando el porcentaje indicado en el parámetro del reporte. agrupados así: Derechos. por los diferentes conceptos. • Valor total facturado por cada concepto dentro del período.1.7 RESUMEN DE FACTURACIÓN POR DÍA Totales diarios de lo facturado por escrituración y por conceptos varios. • • Al final debe aparecer un resumen referido al cálculo de los aportes a la Administración de Justicia.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 5. Este porcentaje se debe utilizar para el cálculo del aporte especial para la Administración de Justicia y se debe aplicar a los conceptos o tarifas marcados como base para la administración de justicia en la opción de tarifas del módulo de Definiciones. El reporte debe contener los siguientes datos: Nombre del concepto.

retención e IVA liquidados para las escrituras del período Valor total del impuesto IVA correspondiente a las escrituras del período Valor total del impuesto de Retención en la Fuente correspondiente a las escrituras del período Valor total recaudado para terceros en las facturas de escrituras del período Valor total liquidado en las escrituras del período En la parte inferior se debe presentar una tabla con la lista de los actos incluidos en el reporte. con los acumulados de facturas de Escrituración y Conceptos Varios. 5. retención e IVA liquidados en las facturas Valor total del impuesto IVA cobrado en las facturas Valor total del impuesto de Retención en la Fuente liquidado en las facturas Valor total recaudado para terceros en las facturas Valor total liquidado en las facturas Al final se debe presentar una línea con los totales acumulados por Escrituración.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia • • • • • • • • Fecha del día para el cual se presenta el acumulado. Requerimientos Funcionales Página 47 de 68 . • • • • • • • • • Combinación de los códigos de los actos (Ej. Valor total por derechos notariales y otros conceptos liquidados en la escritura Valor acumulado diario por copias Valor total de los conceptos diferentes a derechos. recaudos. Aparecen dos líneas por cada día. una fila con los totales acumulados por Conceptos Varios y una fila de totales globales en el período. sólo se presentan los días en los cuales se elaboraron facturas.: VENTA/HIPOT) Cantidad total de escrituras del período indicado por cada combinación de actos Valor total por derechos notariales y otros conceptos liquidados en las escrituras del período Valor acumulado diario por copias de las escrituras en el período Valor total de los conceptos diferentes a derechos. recaudos.8 RESUMEN DE ESCRITURACIÓN POR ACTO Totales por concepto de las diferentes combinaciones de actos tramitados en las escrituras elaboradas dentro de un período indicado por el usuario.1.

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 5. Sin Cuantía. Aportes: Valores liquidados por aportes al Fondo Especial de la Superintendencia de Notariado y Registrado en las escrituras elaboradas durante el período del informe. global y por cada una de las categorías: De Aclaración. de la Escritura. a la Superintendencia y el valor de los Aportes Especiales al Fondo Especial de la Superintendencia. así como el total de los ingresos. Ingresos: Valor total de los ingresos liquidados por concepto de Escrituración y por Facturas de Conceptos Varios durante el período del informe. Escrituración: Conteo de las escrituras elaboradas durante el período del informe. Fecha. VIS. Detalle de aportes especiales: Si en el parágrafo de Recaudos aparecen Aportes Especiales al Fondo Especial de la Superintendencia. Debe poderse generar en un rango de fechas menor que el mes para los casos en que el Notario no permanezca durante el mes completo. Debe contener la siguiente información: • Encabezado del informe: Período al que corresponde. Recaudos: Valor de los recaudos liquidados durante el período del informe con destino al Fondo Especial del Notariado.9 INFORME MENSUAL Reporte mensual de las transacciones de la Notaría. Ingreso neto (Diferencia entre los totales de Ingresos y Egresos). agrupados en Escrituras de Tarifa Plena y Escrituras de Tarifa Especial. Para cada uno de estos grupos se lista la cantidad de escrituras. identificación de la Notaría y datos del Notario. No Autorizadas. Periodicidad. Período. Cifras de resumen: Total ingresos. Página 48 de 68 • • • • • • • • Requerimientos Funcionales . el valor de los aportes por Escritura y el valor total de los Aportes. Fecha y Valor. Valor Liquidado y Valor del Aporte. Egresos: Tipo y concepto de los valores de Egresos de la Notaría durante el período del informe. Detalle de pagos a terceros: Pagos hechos a terceros durante el período del informe con los datos Concepto. Total egresos. Exentas.1. Los tipos y Conceptos de gasto son los definidos en el módulo de Definiciones. se detalla para cada una de las Escrituras a las que se liquidó dicho concepto: No.

Debe poder seleccionarse el concepto o grupo de los conceptos que serán incluidos en el reporte.1. Cantidad de escrituras de interés social registradas en el mes. de los valores recaudados y aportados por la Notaría a la Superintendencia de Notariado y Registro durante un año indicado por el usuario. • • 5. El reporte debe presentar la siguiente información: Por escrituración Requerimientos Funcionales Página 49 de 68 . Valor total consignado en el período del informe.10 RECAUDOS Y APORTES A LA SNR Resumen. • • • • • • • • • • 5. Días de licencia y de permiso del Notario durante el período del informe. detallado por acto. con los datos Nombre del Banco. Cantidad de escrituras sin cuantía registradas en el mes. Cantidad de escrituras de aclaración registradas en el mes. • Valor de los aportes causados por las escrituras registradas en el mes. Número de empleados que tuvo la Notaría durante el período del informe.11 RELACIÓN DE MOVIMIENTO POR CONCEPTO Relación de valores causados por un concepto determinado dentro de un período.1. Se deben presentar las siguientes columnas: Nombre del mes Número de la primera escritura del mes Número de la última escritura del mes Cantidad total de escrituras registradas en el mes Cantidad de escrituras exentas registradas en el mes. Número de la Cuenta. Se debe poder seleccionar el año. mes a mes.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia • Consignación Cuenta Única Notarial: Consolidado de las consignaciones hechas durante el período del informe. Cantidad de escrituras no exentas registradas en el mes. Valor de los recaudos correspondientes a las escrituras registradas en el mes.

Para el archivo plano se debe poder definir el nombre y la carpeta donde se debe guardar.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia Número de la Escritura Fecha de la Escritura Código y descripción del acto Tipo y Número de identificación y Nombre del otorgante principal que figura en el acto • Valor tomado como base para la liquidación del valor • Valor causado por el concepto • • • • Por conceptos varios Número de la Factura de Conceptos Varios Fecha de la Factura de Conceptos Varios Tipo y Número de identificación y Nombre del usuario quien se facturó el concepto • Valor tomado como base para la liquidación del valor • Valor causado por el concepto • • • Al final se debe presentar una línea con los totales consolidados del reporte. Se deben poder definir los siguientes parámetros para el reporte: • • Período. 5. Cuantía mínima del acto exigida por la DIAN para el período seleccionado Se debe presentar la siguiente información: Enajenantes principales Datos referidos a los actos en los cuales el enajenante está registrado como “Principal”: • Tipo de otorgante. según el código establecido por la DIAN Página 50 de 68 Requerimientos Funcionales .12 REPORTE TRIBUTARIO – DIAN Se debe poder producir un reporte y generar el archivo plano con la información de los actos con enajenación celebrados en la Notaría que cumplan con los criterios exigidos por la DIAN.1.

según el código establecido por la DIAN Número de identificación del otorgante secundario Dígito de verificación. cuando el documento de identificación del otorgante principal es un NIT Clase de documento de identificación del otorgante principal.1. Año de adquisición del inmueble Enajenantes secundarios Datos referidos a los actos en los cuales el enajenante no está registrado como “Principal”: Tipo de otorgante. según código establecido por la DIAN • Nombre o razón social del otorgante principal • • • 5. El reporte debe presentar la siguiente información: Requerimientos Funcionales Página 51 de 68 . cuando el documento de identificación del otorgante secundario es un NIT • Clase de documento de identificación del otorgante principal. expresado en número de salarios mínimos mensuales legales. Al momento de definir los parámetros.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia • • • • • • • • Número de identificación del otorgante Dígito de verificación. con las transacciones cuyo valor sea igual o mayor que un parámetro especificado. el sistema debe traducir los salarios mínimos mensuales legales a pesos y desplegar en la pantalla el valor en pesos. Valor mínimo de las transacciones que serán incluidas en el reporte.13 TRANSACCIONES – DIAN Se debe poder generar un reporte con destino a la DIAN. Se deben poder definir los siguientes parámetros para el reporte: • • Mes y año. según código establecido por la DIAN Nombre o razón social del otorgante principal Cuantía del acto ($) Valor de la retención generado Fecha de la transacción. expresado en número de salarios mínimos mensuales legales.

14 LIBRO ÍNDICE DE ESCRITURAS El Libro Índice de Escrituras es la relación de escrituras suscritas en un período determinado. Para cada uno de ellos se incluye: Origen del otorgante (DE / A) Nombre del otorgante Tipo y número del documento que identifica al otorgante 5. con los siguientes datos: • • • • Fecha de la Escritura Número de la Escritura Nombre del primer otorgante (Origen DE) registrado para la escritura Nombre del primer otorgante (Origen A) registrado para la escritura Página 52 de 68 Requerimientos Funcionales . ordenadas por número de escritura. con los siguientes datos: Nombre del primer otorgante (Origen DE) registrado para la escritura Fecha de la Escritura Número de la Escritura Nombre o razón social del primer otorgante (Origen A) registrado para esa escritura • Nombre del primer acto registrado para la Escritura • • • • 5. ordenadas por Otorgante.15 LIBRO RELACIÓN DE ESCRITURAS El Libro Índice de Escrituras es la relación de escrituras suscritas en un período determinado.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia Datos generales del reporte • • • • • Nombre del departamento al que corresponde la Notaría Fecha de impresión del reporte Nombre de la Notaría donde se genera el reporte Número de Identificación Tributaria de la Notaría Categoría a la que corresponde a la Notaría Datos de cada transacción • • • • • • Valor en pesos de la transacción reportada Moneda (Pesos) Número de la Escritura donde aparece la transacción reportada Fecha de la Escritura Nombre del acto correspondiente a la transacción reportada Otorgantes que figuran en el acto o transacción reportada.1.1.

impuestos y recaudos liquidados en la Escritura Valor del IVA liquidado en la Escritura Valor total de las retenciones liquidadas en la Escritura Valor de los Recaudos liquidado en la Escritura Valor total liquidado para la Escritura Valor de los pagos registrados para la Escritura Saldo pendiente por pagar para la Escritura Relación de actos registrados en la escritura: . deben presentarse totalizados los valores de las escrituras seleccionadas en el reporte.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia • Descripción del primer acto registrado para la escritura 5. definida como parámetro. 5.17 RELACIÓN DE FACTURAS DE ESCRITURACIÓN Lista de las facturas de escrituración elaboradas durante un período indicado. con los siguientes datos para cada factura: • • • • Número de la factura Fecha de la factura Estado de la factura Número de la escritura a la que corresponde la factura Página 53 de 68 Requerimientos Funcionales .16 RELACIÓN DE ESCRITURAS Escrituras tramitadas en un período determinado y que contienen al menos un acto que supera una cuantía determinada.Código y descripción del acto .Cuantía del acto .1.1. Se deben presentar los siguientes datos de cada escritura suscrita durante el período indicado y que contenga al menos un acto de cuantía superior al establecido en los parámetros: • • • • • • • • • • • • Número de la Escritura Fecha de la Escritura Valor total de los derechos notariales liquidados en la Escritura Valor de las copias liquidado en la Escritura Valor de los conceptos diferentes a derechos.Otorgantes: o Origen (DE/A) o Tipo y número de documento de identificación o Nombre del otorgante Al final del reporte.

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia
República de Colombia

• • • • •

Fecha de la escritura correspondiente a la factura Número del Recibo de Caja si la factura está cancelada Nombre del usuario a quien se expidió la factura Valor total de la factura Saldo pendiente por pagar de la factura

5.1.18 RELACIÓN DE FACTURAS DE CONCEPTOS VARIOS Lista de las facturas de conceptos varios elaboradas durante un período indicado, con los siguientes datos para cada factura:
• • • • • •

Número de la factura Fecha de la factura Estado de la factura Número del Recibo de Caja si la factura está cancelada Valor total de la factura Saldo pendiente por pagar de la factura

5.1.19 RELACIÓN DE RECIBOS DE CAJA Lista de los recibos de caja elaborados durante un período indicado, con los siguientes datos para cada recibo:
• • • • • • •

Número del recibo de caja Fecha del recibo Estado del recibo de caja (En blanco si no está anulado) Número de la factura a la que corresponde el recibo de caja Número de la escritura si la factura pagada con el recibo es de escrituración Valor total pagado con el recibo de caja Nombre del cliente que canceló el recibo

5.1.20 RELACIÓN DE CERTIFICADOS DE RETENCIÓN EN LA FUENTE Relación de los certificados de retención en la fuente elaborados durante un período indicado, con los siguientes datos para cada certificado:
• • • • • •

Número del certificado Fecha del certificado Factura a la que corresponde el certificado de retención Estado del certificado; en blanco si no está anulado Nombre del responsable de la retención Valor total retenido

Requerimientos Funcionales

Página 54 de 68

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia
República de Colombia

5.1.21 ESCRITURACIÓN POR FUNCIONARIO Relación de las escrituras asignadas a un funcionario (o a todos) dentro de un período indicado. Se debe poder seleccionar un funcionario de la Notaría de la lista de valores de funcionarios registrados, o especificar que el reporte debe incluir la información de todos los funcionarios. Se deben presentar los siguientes datos:
• • • •

Nombre del funcionario Número de la Escritura Fecha de escrituración Código y descripción del acto que se celebra

5.1.22 RADICACIONES POR FECHA DE RADICACIÓN Listado de las radicaciones efectuadas dentro de un período. Se deben poder seleccionar los siguientes parámetros: Período Funcionario encargado de tramitar la Escritura Uno de los Otorgantes que intervienen en cualquiera de los actos incluidos en la Radicación. • Escrituradas: Se listarán las radicaciones a las cuales se les haya asignado número de escritura. • NO Escrituradas: Se listarán todas las radicaciones que no se hayan escriturado • Todas: Se listarán todas las radicaciones, tengan o NO número de escritura.
• • •

Se debe presentar la siguiente información:
• • • • • • • •

Número de la radicación (año y número consecutivo) Fecha de radicación Fecha de firma de la escritura Número de la escritura (año – consecutivo) Fecha de la escritura Nombre del funcionario Código del acto Nombre del otorgante

Requerimientos Funcionales

Página 55 de 68

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia
República de Colombia

Número total de radicaciones seleccionadas según lo indicado en los parámetros.

5.1.23 RADICACIONES POR FECHA DE FIRMA Relación de las radicaciones cuya fecha programada de firma está dentro de un período determinado. Se deben poder seleccionar los siguientes parámetros:
• • •

Período Funcionario encargado de tramitar la Escritura Uno de los Otorgantes que intervienen en cualquiera de los actos incluidos en la Radicación.

Se debe presentar la siguiente información:
• • • • • • • • •

Número de la radicación (año y número consecutivo) Fecha de radicación Fecha de firma de la escritura Número de la escritura (año – consecutivo) Fecha de la escritura Nombre del funcionario Código del acto Nombre del otorgante Número total de radicaciones seleccionadas según lo indicado en los parámetros.

5.1.24 FIRMAS REGISTRADAS Relación de firmas registradas. Se deben poder seleccionar los siguientes parámetros:
• • •

Período Estado: Activas, Anuladas, Todas. Ordenamiento: Nombre, Empresa, Fecha de Registro.

Se debe presentar la siguiente información:
• •

Nombre Empresa
Página 56 de 68

Requerimientos Funcionales

• • • • • • Nombre del departamento Código de departamento. indicando para una determinada variable seleccionada. CONTROL DE INFORMES MENSUALES 5.1 NOTARIAS SIN CONSOLIDADAS Lista de la notarias que no operan en línea. consolidadas en un año y mes seleccionados. municipio y notaría Nombre de la notaría Forma en que presentó el informe Mes “X” en las notarías que tienen información de la variable seleccionada. si la Notaría tiene o no información registrada de la variable de control.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia • Fecha de Registro REPORTES PROPIOS DEL SEGUIMIENTO Y CONTROL 5. de acuerdo con el botón que se seleccione: • Lista de las Notarías a las que ya se les registró el informe del mes seleccionado Requerimientos Funcionales Página 57 de 68 .3 Este informe debe tener dos opciones.2 5. indicando en cuales de los meses seleccionados han presentado informe. en el mes o rango de meses seleccionados.2. con los siguientes datos: • • • • • • • • Código y nombre del departamento Código y nombre del municipio Código y nombre de la notaría Mes Indicador de la forma en que realizó el informe 5.2.2. con los siguientes datos: Código y nombre del departamento Código y nombre del municipio Código y nombre de la notaría INFORMES DE NOTARIAS POR MESES Lista de la notarias.2 CONTROL DE INFORMACIÓN NOTARIAL Lista de la notarias.

produciendo el subtotal de Notarías incluidas y al final. 5. el total de todos los departamentos. municipio y notaría Nombre de la notaría El reporte se presenta por departamento. municipio y notaría Nombre de la Notaría Nombre del Notario actual El informe se debe presentar por departamentos. El informe debe presentar el Subtotal de informes digitados por cada usuario y al final el Total de Notarías digitadas. con los siguientes datos: • • • • Nombre del departamento Código de departamento. • • • • • • • Nombre del departamento Código de departamento.2.4 NOTARÍAS DIGITADAS POR USUARIO Relación de informes mensuales digitados o cargados al sistema por cada uno de los usuarios responsables de esta labor.5 RELACIÓN DE NOTARIOS ACTUALES Este informe presenta la relación de las personas que actualmente ejercen el cargo de notario. Requerimientos Funcionales Página 58 de 68 . 5. municipio y notaría Nombre de la Notaría Fecha inicial de cada informe digitado por el usuario Fecha final de cada informe digitado por el usuario Fecha en la que el usuario digitó el inforne Indicador de la forma en que se recibió el informe.2. Al final de cada departamento se debe presentar el Subtotal de Notarías relacionadas y al final el Total de las Notarías incluidas en el reporte.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia • Lista de las Notarías a las que no se les ha registrado el informe del mes seleccionado Debe presentar la siguiente información: • • • Nombre del departamento Código de departamento.

por concepto de Recaudos a la Tesorería de la Superintendencia. No Subsidiadas. 5.8 ESTADO DE CUENTA TESORERÍA SNR Estado de cuenta de la notaría seleccionada. Todas) y la cuenta bancaria de donde se desea el informe (o todas las cuentas). correspondientes a la Tesorería de la Superintendencia.2.2.2.7 Relación de consignaciones efectuadas por las Notarías. Debe contener la siguiente información • • • • Nombre del departamento Nombre de la Notaría Fecha de la consignación Valor de los recaudos consignados Se debe presentar Total por cada cuenta bancaria y al final Gran total del reporte. Se deben poder seleccionar los siguientes parámetros: • • • • Año del que se desea producir el reporte Código y nombre del departamento al que pertenece la Notaría Código y nombre del municipio al que pertenece la Notaría Código y nombre de la Notaría Requerimientos Funcionales Página 59 de 68 .6 NOTARIOS POR EDAD Este informe presenta la relación de los notarios que a la fecha tienen una edad superior al número de años digitado como parámetro. con los siguientes datos: • • • • • Nombre del departamento Nombre de la Notaría Nombre del notario Fecha de nacimiento del notario Número de años cumplidos por el notario CONSIGNACIONES TESORERÍA SNR 5.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 5. a una fecha de corte seleccionada y permitiendo seleccionar la clase de Notaría (Subsidiadas. en relación con los recaudos recibidos y consignados.

nombre de la notaría Nombre del notario actual Año seleccionado Meses de enero a diciembre del año seleccionado. Si deja estos datos en blanco. municipio y notaría.9 Relación de consignaciones efectuadas por las Notarías.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia Se debe presentar la siguiente información: • • • • • • • • • • • • • Código del departamento. número de la cuenta bancaria. por concepto de Aportes y Recaudos al Fondo Especial del Notariado. La lista de valores presenta la relación de las fechas de corte establecidas • Subsidiadas. No Subsidiadas. Puede seleccionarla de la lista de valores.2. Todas • Código y nombre del banco. Se deben poder seleccionar los siguientes parámetros: Fecha de corte en la que la consignación fue registrada. se producirá el reporte de todas las cuentas bancarias • Se debe presentar la siguiente información: • • • • • • • Nombre del departamento Nombre de la Notaría Fecha de la consignación Valor de los aportes consignados Valor de los recaudos consignados Valor del aportes especial consignado Total consignado en la fecha Requerimientos Funcionales Página 60 de 68 . se deben presentar los meses hasta el correspondiente al último informe presentado Escritura inicial y final numeradas en la Notaría Número total de escrituras numeradas en el mes Número de escrituras repetidas reportadas en el informe del mes Número de escrituras exentas reportadas en el informe del mes Valor del recaudo liquidado por el sistema Valor del recaudo consignado por la Notaría Ingresos del mes reportados por la Notaría Egresos del mes reportados por la Notaría Diferencia entre los ingresos y los egresos reportados CONSIGNACIONES FONDO 5. Si se trata del año actual.

municipio y notaría. Requerimientos Funcionales Página 61 de 68 . .Valor liquidado menos el valor consignado por concepto de aportes ordinarios y especiales.Valor de los aportes ordinarios y especiales liquidados . nombre de la Notaría Número de escrituras numeradas hasta el mes de corte Valor del aporte por escritura que debe cancelar la Notaría • Liquidación .Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia Se debe presentar Total por cada cuenta bancaria y al final Gran total del reporte. Los faltantes se muestran sin signo. Se deben poder seleccionar los siguientes parámetros: • • • Código y nombre del departamento Mes al cual se desea hacer el corte Año al cual se desea hacer el corte Se debe presentar la siguiente información: Nombre del departamento Código del departamento. hasta el mes de corte seleccionado. Los faltantes se muestran sin signo.Valor total liquidado por aportes y recaudos • Consignaciones . los sobrantes se indican con el signo negativo (-).Valor de los recaudos liquidados .Valor de los recaudos consignados . los sobrantes se indican con el signo negativo (-). Si el total corresponde a un faltante se muestra sin signo. hasta el mes de corte seleccionado.10 SOBRANTES Y FALTANTES POR APORTES Y RECAUDOS Relación de Notarías que tienen sobrantes o faltantes por haber consignado valores mayores o menores a los liquidados por concepto de aportes o recaudos al Fondo Especial del Notariado o a la SNR.Suma de los sobrantes y faltantes de la Notaría. .Valor de los aportes ordinarios y especiales consignados . 5.Valor liquidado menos el valor consignado por concepto de recaudos.Valor total consignado por concepto de aportes y recaudos • Sobrante/Faltante .2. si es sobrante se indica con el signo negativo (-).

Requerimientos Funcionales Página 62 de 68 . 5.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia Al final del reporte se muestra la línea de Totales.11 TARJETA DE CONTROL FONDO Estado de la Notaría en relación con los aportes y recaudos que debe consignar al Fondo Especial del Notariado. aclaraciones) del mes Valor de los aportes ordinarios calculado por el sistema Valor de los recaudos calculado por el sistema Valor de los aportes especiales reportados por la Notaría Total a pagar al Fondo por concepto de aportes y recaudos Valor de los aportes ordinarios consignados por la Notaría Valor de los recaudos consignados por la Notaría Valor de los aportes especiales consignados por la Notaría Total consignado al Fondo por concepto de aportes y recaudos Valor total liquidado menos valor total consignado Valor faltante/sobrante por consignar por concepto de aportes.2. Valor faltante/sobrante por consignar por concepto de recaudos. Se deben poder seleccionar los siguientes parámetros: • • • Código y nombre del departamento Código y nombre del municipio Código y nombre de la Notaría Se debe presentar la siguiente información: Código y nombre de la Notaría Nombre del notario actual Número de escrituras del año anterior con base en el cual se calcula el valor del aporte mensual por escritura • Valor del aporte mensual por escritura • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Meses desde enero hasta diciembre o hasta el último mes reportado si se trata del año actual Números inicial y final de las escrituras numeradas en el mes Número total de escrituras numeradas en el mes Número de escrituras repetidas en el mes Número de escrituras exentas del mes Número de escrituras de Vivienda de Interés Social en el mes Número de escrituras de tarifa especial (sin cuantía. indicando además el total de Notarías con faltante o sobrante.

Valor reportado por la Notaría por concepto de IVA.2. en el año inicial digitado . Se debe presentar la siguiente información: Nombre del departamento Datos del año inicial .Valor reportado por la Notaría por concepto de Retención en la Fuente.Valor reportado por la Notaría por concepto de Retención en la Fuente.12 COMPARATIVO IMPUESTOS DOS AÑOS Comparativo de los valores reportados por cada Notaría como pagos por concepto de IVA.Valor total de los impuestos reportados por la Notaría en el año inicial • Datos del siguiente año .13 GENERACIÓN DE ARCHIVOS PLANOS Se deben poder generar la siguiente información en archivo plano: • • • • Consignaciones Fondo Ingresos y Egresos por Notaría Ingresos Y Egresos por Notaría y Mes Ingresos Varios por Concepto 5. en el año siguiente al digitado .2. en el año siguiente al digitado .Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 5.Valor reportado por la Notaría por concepto de Retención en la Fuente. en el año inicial digitado . 5. Retención en la Fuente y aporte a la Administración de Justicia durante el año inicial seleccionado y el siguiente año.2.14 CONSOLIDADOS POR NIVELES Requerimientos Funcionales Página 63 de 68 . en el año inicial digitado .Valor reportado por la Notaría por concepto de Retención en la Fuente.Valor total de los impuestos reportados por la Notaría en el año siguiente al digitado • • Al final de cada departamento se debe presentar línea de Subtotales y al final del reporte línea de Totales. en el año siguiente al digitado .Valor reportado por la Notaría por concepto de IVA.

Tipos de documento de identidad Unificación de documentos de identidad de usuarios registrados. Datos de los Notarios. Actos notariales. Dependiendo del nivel seleccionado se presenta la información así: Nivel nacional: presenta una línea por cada departamento y al final los totales nacionales. Pasos del proceso de escrituración. Consecutivos. de círculo notarial y municipal. Municipios. Valores de aportes y recaudos por vigencia. Salario mínimo legal vigente por vigencia. Departamentos.Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia Se deben poder producir informes a nivel nacional. Requerimientos Funcionales Página 64 de 68 . Entre otros: • • • • • • • • • • • • • • • Datos de la Notaría. departamental. • Se deben poder producir los siguientes informes por niveles: • • • Ingresos Ingresos Varios (Un Concepto) Ingresos Varios (Todos los Conceptos) MÓDULO DE DATOS BÁSICOS Y PARAMETRIZACIÓN 6 El Sistema de contar con la funcionalidad para hacer el registro de los datos básicos necesarios y realizar la parametrización. Conceptos de liquidación. Bancos. • Nivel de círculo notarial: presenta una línea por cada Notaría y al final los totales del municipio. que permita la estandarización de la información registrada. Funcionarios de la Notaría. • Nivel departamental: presenta una línea por cada círculo y al final los totales del departamento. Tipos y conceptos del gasto. • Nivel de círculo notarial: presenta una línea por cada Notaría y al final los totales del círculo.

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 7 MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS El Sistema debe contar con la funcionalidad necesaria para la administración de los usuarios de manera que se pueda definir quiénes serán los usuarios del Sistema y cual es la información que un determinado usuario puede registrar. Un usuario que tenga el permiso de asignar roles. Municipio y Nombre de la Notaría a la que pertenece el usuario conectado. actualización. En todas las pantallas de registro de información debe permitirse Guardar la información registrada y Cancelar el registro para salir de la opción sin guardar. Las fechas deben presentarse en formato dd-mm-aaaa. 8 • • • • • • REQUERIMIENTOS GENERALES En todas las pantallas debe desplegarse el Departamento. impresión) y se debe poder manejar a través de roles. consultar o imprimir. Requerimientos Funcionales Página 65 de 68 . La asignación de permisos debe poder realizar a nivel de opción del menú y acción sobre los datos (Ingreso. actualizar. Los valores deben presentarse con la coma como separador de miles y el punto como separador entre enteros y decimales. sólo podrá asignar los roles a los cuales él tiene permiso. consulta. los parámetros que se definieron para la generación del reporte. En todos los reportes se debe presentar en los títulos. En todas las pantallas de consulta debe desplegarse el número de registros resultado de la consulta.

...........................2 MÓDULO DE TRÁMITES QUE NO REQUIEREN ESCRITURA ..............................................3 INSCRIPCIONES EN EL REGISTRO CIVIL .........2................1..................................1...................Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia TABLA DE CONTENIDO 1 2 INTRODUCCIÓN ..............1 FACTURAS POR CONCEPTOS VARIOS .... 36 4..................................4 CARTERA ........................2........................1................................................6 CONSULTA RECIBOS DE CAJA......................... 3 2...................... 12 2...... 36 4...................................................... 39 4.....1............1.................................................................. 37 4. 31 3...................................... 1 2................2 ESTUDIO DE LOS DOCUMENTOS .... 38 4.......5 CONSULTA FACTURAS DE CONCEPTOS VARIOS ..............................7 AUTORIZACIÓN DE UNA ESCRITURA ...1..5 REGISTRAR CONSIGNACIONES........ 1 FUNCIONALIDADES PROPIAS DE LAS NOTARÍAS........................1 REQUISITOS Y CONCEPTOS POR ACTO .. 31 3.......... 27 2........ 37 4..4 CONSULTA FACTURAS DE ESCRITURACIÓN .........2................................. 25 2........2 REGISTRAR INFORMES MANUALES........3 EXTENSIÓN DE LA ESCRITURA....... 38 4.....................................................................2 SUCESIONES....1.7 CONSULTA CERTIFICADOS DE RETENCIÓN EN LA FUENTE...............1..................................................................................................... 26 2...2......... 10 2....................................... 30 3 FUNCIONALIDADES PROPIAS DEL SEGUIMIENTO Y CONTROL .... 8 2...............1............. 18 2..................................8 COPIAS DE UNA ESCRITURA....2 CONSULTA DE RADICACIONES.........1...............................................................1........ 32 MÓDULO CONSULTAS .........................6 REGISTRAR FIRMAS.......1..........1............................. 28 2...........3 CONSULTA ESCRITURAS PENDIENTES POR FUNCIONARIO ................. 19 2.................... 22 2................... 22 2......1..2.......1.........1 CONSULTAS PROPIAS DE LA GESTIÓN EN LA NOTARÍA .......... 1 2.......................................1. 36 4 4........1 MÓDULO DE ESCRITURACIÓN................................. 38 4..............................1............ 6 2..........1..........................1..........5 OTORGAMIENTO DE LA ESCRITURA.....8 CONSULTA DEL CONTROL DE RUTA....................1 CARGAR INFORMES ............... 39 Requerimientos Funcionales Página 66 de 68 .....2......... 15 2.....................................6 FACTURACIÓN ...........................4 LIQUIDACIÓN DEL VALOR A PAGAR .............................1 RADICACIÓN DE UNA ESCRITURA..9 INFORME MENSUAL ................... 1 2.....

........1.......1...............23 RADICACIONES POR FECHA DE FIRMA .........6 RESUMEN DE MOVIMIENTO POR CONCEPTO .................................24 FIRMAS REGISTRADAS .....1...............11 CONSULTA DEL PROTOCOLO ...... 50 5...........2....... 52 5..............1 NOTARIAS SIN CONSOLIDADAS................14 LIBRO ÍNDICE DE ESCRITURAS ....1........ 44 5....2......... 52 5..........1............11 RELACIÓN DE MOVIMIENTO POR CONCEPTO ...... 46 5........... 43 5...... 49 5...................... 42 5 MÓDULO REPORTES..........Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 4............ 53 5...........17 RELACIÓN DE FACTURAS DE ESCRITURACIÓN .................................................3 CONTROL DE INFORMES MENSUALES .............................. 57 5..... 55 5............1....8 RESUMEN DE ESCRITURACIÓN POR ACTO ....18 RELACIÓN DE FACTURAS DE CONCEPTOS VARIOS......... 56 5..13 TRANSACCIONES – DIAN ...1..............1................................1............1............ 44 5......15 LIBRO RELACIÓN DE ESCRITURAS .............1....... 53 5............1............................ 54 5............................. 40 4................................1........................ 57 5..................................2 RESUMEN DE CAJA .............. 43 5............2 CONTROL DE INFORMACIÓN NOTARIAL ............................................... 42 4..1...........1 NOTARÍAS / NOTARIOS ..........16 RELACIÓN DE ESCRITURAS .........2 REPORTES PROPIOS DEL SEGUIMIENTO Y CONTROL ... 46 5............1..1..9 INFORME MENSUAL ......................... 47 5........3 RESUMEN DE INGRESOS POR ESCRITURA .........................1 REPORTES PROPIOS DE LA GESTIÓN EN LA NOTARÍA ...................21 ESCRITURACIÓN POR FUNCIONARIO ...................1................19 RELACIÓN DE RECIBOS DE CAJA.......... 56 5............4 RESUMEN DE FACTURAS ESCRITURACIÓN.................10 RECAUDOS Y APORTES A LA SNR ..... 57 Requerimientos Funcionales Página 67 de 68 ....................1 RESUMEN DE CAJA .............................2.....1....... 54 5................2.......7 RESUMEN DE FACTURACIÓN POR DÍA .......... 42 4........1......12 CONSULTA DE FIRMAS REGISTRADAS....1..........................1..22 RADICACIONES POR FECHA DE RADICACIÓN................... 51 5...............10 CONSULTA ESCRITURAS NO AUTORIZADAS ........2 CONSULTAS PROPIAS DEL SEGUIMIENTO Y CONTROL...... 42 5.............1........................................................ 45 5.................... 57 5.......................ESCRITURACIÓN....... 55 5........ 46 5.......12 REPORTE TRIBUTARIO – DIAN.......................................1....5 RESUMEN DE FACTURAS CONCEPTOS VARIOS ...........2.......................................1............ 48 5................ 49 5.........1..........................2 DATOS NOTARIALES ...9 CONSULTA DE ESCRITURAS PENDIENTES DE AUTORIZACIÓN 40 4.......20 RELACIÓN DE CERTIFICADOS DE RETENCIÓN EN LA FUENTE 54 5......................................1.......... 41 4....... 40 4...........................1..............CONCEPTOS VARIOS ...............1.

..... 62 COMPARATIVO IMPUESTOS DOS AÑOS ......................2............10 5...................................2.4 5.2....6 5...............13 5... 65 Requerimientos Funcionales Página 68 de 68 ..11 5..2...2..............................2...2............. 61 TARJETA DE CONTROL FONDO .....................Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 5............5 5................ 59 CONSIGNACIONES TESORERÍA SNR ............7 5.................... 63 CONSOLIDADOS POR NIVELES...................... 63 MÓDULO DE DATOS BÁSICOS Y PARAMETRIZACIÓN .........................2.....................8 5...................... 58 NOTARIOS POR EDAD. 59 CONSIGNACIONES FONDO ..........2.... 59 ESTADO DE CUENTA TESORERÍA SNR............................9 5... 65 REQUERIMIENTOS GENERALES ................. 58 RELACIÓN DE NOTARIOS ACTUALES .........2.......................................................................................2.......... 64 MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS ......................... 63 GENERACIÓN DE ARCHIVOS PLANOS ..........12 5................................................................................14 6 7 8 NOTARÍAS DIGITADAS POR USUARIO... 60 SOBRANTES Y FALTANTES POR APORTES Y RECAUDOS................