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Sesión de Encuestas Proyecto: Control de ingreso y salida de materiales de construcción

MINUTA SE-CISMC- 14/06/2013

Control de ingreso y salida de materiales de construcción

Acta N° 001 Entrevista al Gerente General
Fecha: 14/06/2013 Lugar: Sala de junta de la empresa Hora de 13h30 a 13h49

Presentes:
Nombre Oscar Quimbiulco
Ing. Eduardo Valdés

Puesto
Entrevistador Entrevistado

Firmas

Objetivo de la Reunión: Conocer las necesidades y posibles problemas que VALDEZ&VALDEZ tiene con respecto al Control de Ingreso y salida de materiales, aplicando una entrevista al Gerente de la empresa, para que el equipo de desarrollo tenga un claro dominio del problema.
Resultados de la entrevista:
Pregunta Respuesta

1

¿Cómo se encuentra organizada la empresa?

La empresa tiene:
    Departamento de contabilidad en la cual se lleva a cabo el aspecto económico e información bodega. Departamento técnico Departamento administrativo Departamento de obras donde se encuentra el personal para la construcción

2

¿Qué áreas de las mencionadas están involucradas en el control de ingreso y salida de materiales?

El departamento de obras con departamento de contabilidad

4 ¿Cómo define sus proveedores? ¿Qué datos la empresa registra de sus proveedores? ¿Quién es la persona encargada de realizar los pedidos a los proveedores? ¿Quién es la persona encargada de recibir los materiales solicitados? ¿Cómo llevan el registro de materiales que ingresan y los materiales que salen? ¿Cuenta con alguna medida de seguridad para el registro de los materiales? ¿Utiliza algún sistema de control para llevar al día los registros del material que ingresa? 5 Mi actividad es general reviso todo controlando por medio de facturas que ingresan a la obra. El residente de la obra con el bodeguero de la obra 6 7 8 Se los realiza por medio de kardex manualmente por el inconveniente de que los bodegueros no usan muy bien la computadora. Alguien efectúa el kardex. precio de venta del proveedor. Están registrados en una lista (forma 001)y son elegidos por la ubicación en donde se llevara a cabo la construcción Nombre del proveedor. El control en la empresa se realiza atreves de las facturas que ingresan a la obra y el residente de la obra es el que descarga el uso de los materiales directamente y reporta a la empresa. pero sería ideal que ingrese los materiales con un código de la oficina para que sea manejado en todos los departamentos.) El residente se comunica con el gerente de administración el cual es el encargado de realizar el pedido mediante una llamada al proveedor con el detalle de productos requeridos. tipos de productos que distribuye. y daría la orden al gerente administrativo para adquirir los materiales a utilizar en la construcción. (los datos que arroja a otros sistemas) . No cuenta con una medida de seguridad 10 11 Se los realiza por medio de los kardex manualmente. y al momento de realizar los planos de la obra con el programa AutoCad también saldría el presupuesto. y el residente de la obra es el que utiliza los materiales para la construcción los cuales son reportados a la oficina y son llevados por medio de un kardex.3 ¿Cuáles son las actividades que usted desempeña en relación al proceso mencionado? ¿Qué información necesita para hacer el control del proceso?    Control de todo el proceso. dirección. (RNF producto para poder elegir un precio conveniente.

cuando ingreses al sistemas te indique la cantidad de productos que posee la bodega y no dependas del residente si no que ya tienes la información de los materiales. ósea falta información y la única manera de manejarla es que todos podemos manejar esa información así no existirá problemas. Los inventarios de bodega que pueda tomar los correctivos del caso.   Computadoras de Escritorio Computadoras Portátiles 17 ¿Qué tipo de información requeriría usted que el sistema le otorgue? 18 ¿Qué tipo de información requiere para la toma de decisiones? 19 ¿Con que equipos computacionales cuanta? ¿Con que tipo de software trabaja la empresa? ¿Con que frecuencia usted respalda su información? 20 Nosotros utilizamos Ares y uno que se llama ACF y para la parte contable se usa Monica7 21 . Algo que podemos incluir en el asunto es en la parte de contabilidad que genera el respectivos recibos de ingreso y egreso y genera el cheque elaborado como gerente. decir que pasa de acuerdo a mis reportes ya cuento con 20 sacos de cemento porque no realizan el pedido del producto.12 ¿Cuáles son las medidas de seguridad para que un material pueda salir de la bodega? ¿Utiliza algún sistema de control para llevar al día los registros existentes en bodega? ¿Quiénes son las personas interesadas que necesitan esta aplicación? ¿Cómo le gustaría llevar a cabo este proceso? ¿Le gustaría a usted realizar algún comentario adicional respecto al proceso que no esté inmerso en las preguntas? No cuenta con una medida de seguridad se confía en el residente y el bodeguero 13 14 parte técnica    Contador Gerente Administrativo Gerente General 15 16 Poder interactuar con todos los departamentos tener una misma información ya que muchas veces se escapa un poco de información y chequeo por ejemplo contabilidad a veces no sabe cuánto se pidió o cuanto hay. chequeado que bodega recibió ese material para la cual debe haber una vinculación con la obra. Los inventario en bodega diarios para poder controlar la cantidad de material.

22 ¿Qué aspectos tecnológicos la empresa tiene pendiente a corto plazo adquirirlos? Me gustaría también adquirir un servidor para poder manejar toda la información seria genial. . ya que si tuviera un programa de esa magnitud necesitaría un sitio donde se almacenara toda la información.