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CONCEPTOS BASICOS DE ACCESS

PRESENTADO POR CESAR ANDRES MORALES HINCAPIE CODIGO: 14474751

2013 TECNOLOGIA EN INFORMATICA UNIVERSIDAD DEL PACIFICO BUENAVENTURA

CONCEPTOS BASICOS DE ACCESS

PRESENTADO POR CESAR ANDRES MORALES HINCAPIE CODIGO: 14474751

PROFESOR MARIO QUIÑONES

2013 TECNOLOGIA EN INFORMATICA UNIVERSIDAD DEL PACIFICO BUENAVENTURA

CONTENIDO Introducción Conceptos básicos ¿Qué es una base de datos? Partes de una base de datos Tablas Formularios Informes Consultas Macros Módulos Partes principales del programa Crear una base de datos en blanco Tablas Crear una tabla a partir de una plantilla de tabla Agregar nuevas tablas en vista hoja de datos Agregar nuevas tablas en vista diseño Tipos de Datos Propiedades de los campos Guardar una tabla Establecer o quitar la clave principal ¿Qué es una clave principal? Definir la clave principal Quitar la clave principal Relaciones Tipos de relaciones de tabla Una relación uno a varios Una relación de varios a varios Una relación uno a uno Tipos de combinación Establecer el tipo de combinación Integridad referencial Crear una relación de tabla Eliminar una relación Consultas Consulta de selección Crear una consulta mediante el asistente Agregar criterios a la consulta Formularios Crear un formulario mediante el Asistente Informes Crear un informe mediante el Asistente para informes

INTRODUCCIÓN

El programa Access de la suite de Office 2007 conserva gran parte de sus características y rendimiento como el programa más utilizado para el manejo de bases de datos en el mercado de la computación y la informática, la presentación en pantalla de los menús, barras de herramientas, botones, etc. y demás elementos que lo constituyen, sí han tenido cambios significativos, pero siempre enfocados hacia el mayor rendimiento, desempeño y facilidad en su manejo por quienes lo utilizan para realizar tareas diversas en cualquier ambiente, sea esté de trabajo o escolar.

MICROSOFT ACCESS Conceptos Generales 1. Las bases de datos Una base de datos es una aplicación que permite organizar muchos tipos de información diferentes. Access presenta varias clases de objetos distintos y cada objeto se utiliza para realizar una función específica: Tablas Las tablas se usan para almacenar listas de datos. Existen diferentes tablas para los distintos tipos de información que se presente. Formularios

Un formulario se utiliza para introducir/editar y observar los datos de una tabla. Por lo general un formulario muestra un solo registro a la vez.

.Consultas Una consulta se usa generalmente para extraer y localizar datos dentro de una tabla.

. aparece la ventana de la aplicación conteniendo una ventana de la base de datos. 2. crea una nueva base de datos o abre una existente. y/o para calcular resultados. Ventana de Access y de bases de datos Una vez que se inicia Microsoft Access 97. Los informes se pueden crear para agrupar datos relacionados.Informes Un informe se utiliza para organizar los datos de una tabla dentro de un esquema en particular. para que pueda verse previamente o pueda imprimirse.

1.MDB Una tabla es un objeto que guarda Una consulta es un objeto listas de datos con que generalmente extrae un formato de filas y datos de una o más tablas. . Un informe es un objeto que permite que los datos se presenten según una estructura específica Una macro es un objeto que permite el trabajo con otros objetos de Access para automatizar funciones sin necesidad de que se usen códigos de programación Un módulo es un objeto que permite el trabajo con otros objetos de Access programándolos en Visual Basic 2.1. introduzcan y editen datos.2. Una base de datos guardada puede recuperarse posteriormente para trabajar con ella. Abrir bases de datos Cuando se crea o se edita una bae de datos. La siguiente ilustración muestra los varios tipos de objetos que pueden encontrarse en una base de datos. columnas. asimismo como para crear aplicaciones completas.1. Un formulario es un objeto que permite que se vean. Abrir y guardar bases de datos Un archivo de una base de datos de Access es una estructura que agrupa objetos conjuntamente Estos objetos son las herramientas que se necesitan para guardar. PEDIDOS. ésta debe guardarse en un disco con un nombre único dentro de un directorio. ver. extraer y presentar datos en un formato adecuado.

Guardar bases de datos 1.Selecciona Base de datos en blanco para crear todos los objetos de la base de datos en forma manual. Guardar Como 2.MDB de forma automática al final de los nombres para las bases. 4. formularios. Seleccione Archivo. Access asigna la extensión .2. 3. puede que la extensión de los archivos esté o no visible. Dependiendo de las opciones de vista elegidas en el Explorador de Windows.1. 2.Pulsa Aceptar. informes y otros objetos. cuando lo hace por primera vez. aparece el siguiente cuadro de diálogo: 1.Selecciona Abrir una base de datos existente para abrir una base de datos creada previamente. Los nombres de archivo no pueden contener ninguno de los siguientes caracteres: /¿:*"<>´ Por defecto.• • • Los nombres de archivo pueden tener entre 1 y 255 caracteres de largo. Escriba el nombre que desee para el objeto y elija Aceptar. 2. Existen diferentes métodos que permiten abrir o crear bases de datos. . dependiendo si Access acaba o no de iniciarse. incluyendo espacios. siguiendo las indicaciones en pantalla.Selecciona Asistente para bases de datos para crear tablas.

Existen diferentes diseños de tabla predefinidos que pueden utilizarse como se presentan o mortificarse según sea necesario. Selecciona el botón Nueva tabla aparece.3. Cerrar. . selecciona la ficha Tablas. CREAR TABLAS 1. Asistente para tablas El Asistente para tablas es un ayudante electrónico que se utiliza para automatizar las tareas propias del diseño de una tabla. 3. En la ventana de la base de datos.2. El cuadro de diálogo Asistente para tablas aparece.1. Seleccione Archivo. Se utiliza el siguiente procedimiento para crear una tabla usando el Asistente: 1. Selecciona Asistente para tabla y luego elija Aceptar. 2. Cerrar un objeto 1.

6.4. Selecciona Siguiente para continuar. 5. . 7. Dale un nombre a la tabla y determina cómo se especificará la clave principal. Selecciona Siguiente para continuar. Seleccione el campo que contendrá los datos únicos para la tabla.

Selecciona el campo para agregarlo a la lista Campos en la nueva tabla y luego pulsa el botón para agregar el campo seleccionado a la lista. 2. Seleccionar campos Una vez que se haya seleccionado una tabla de muestra. 9.8.1. la nueva tabla se diseña en base a los campos de ejemplo. El usuario simplemente selecciona los campos necesarios o introduce nuevos. . 1. Pulsa Siguiente para continuar. 10. Selecciona la opción que desee que se realice una vez que se haya creado la tabla y luego elija Terminar. El Asistente para tablas tiende a incluir todos los campos posibles de manera que el diseño de la tabla puede aplicarse a una gran cantidad de aplicaciones. establece las relaciones entre las tablas y luego elige Siguiente para continuar. 1. Utiliza el siguiente procedimiento para modificar los nombres de campo en la lista Campos en la nueva tabla. Si es necesario. Selecciona el botón para agregar todos los campos a la lista Campos en la nueva tabla.

Tipo de datos únicos Si se eligió la opción No.1. 1. Campo de clave principal Uno de los campos dentro de la base de datos debe ser designado como el campo de clave principal.4. si un campo Número de empleado se define como el campo principal. El valor en el campo de clave principal debe ser único para cada registro en la base de datos. aparece el cuadro de diálogo que se usa para establecer la clave principal. yo asignaré la clave principal. la nueva tabla dentro de la base de datos seleccionada corrientemente.Los registros de la tabla se muestran en el orden del campo de clave principal. 3. Las ventajas de utilizar un campo de clave principal son: . El nombre del campo se modificará en la lista Campos en la nueva tabla. yo asignaré la clave principal. Selecciona el botón Cambiar el nombre del campo.Se previene duplicar valores dentro del campo de clave principal. 2. Access ubica en forma automática. El usuario puede introducir un nombre alternativo para la misma que conste de 1 a 64 caracteres de longitud. Esto hace que los registros sean más fáciles de localizar. Nombrar la tabla Access da un nombre predeterminado a las tablas. Aparecerá el cuadro de diálogo Cambiar el nombre del campo aparece. 1. Por ejemplo. o que controle la selección de este campo eligiendo la opción No. El usuario puede permitir que Access establezca el campo de clave principal en forma automática. 1.2.3. . Selecciona el nombre de campo a mortificarse en la lista Campos en la nueva tabla. Introduce el nuevo nombre para el campo y luego elije Aceptar. se evita que dos personas reciban accidentalmente el mismo Número de empleado. . y no en el orden en que fueron introducidos.

2. 2. Los campos Texto pueden contener cualquier carácter incluyendo letras. 2. Selecciona el nombre de la tabla que desee en la ventana de la base de datos. selecciona Siguiente.5. Completar la nueva tabla El cuadro de diálogo permite al usuario decidir qué acción tomará después de que Access cree la tabla. Tipos de datos A cada campo de una tabla se lee asigna un tipo de dato apropiado según el tipo de información que se guarde en él. 4. números y símbolos hasta un . Cierra el diseño de la tabla guardando los cambios. 3. Después de que se hayan introducido las configuraciones deseadas para el campo de clave principal.Selecciona el nombre del campo que desees usar como el campo de clave principal. Haz Clic en el botón Diseño. 1. Modificar el diseño de una tabla 1. La información de la siguiente tabla muestra todos los tipos de datos disponibles con una breve descripción: TIPO DE DATOS Texto DESCRIPCIÓN Es el tipo de dato dado por defecto para todos los campos nuevos. Modifica el diseño de la tabla como lo prefieras. luego elige el tipo de datos que prefieras.1.

el campo Moneda utiliza un formato fijo especial con cuatro lugares decimales diseñados para prevenir los errores al redondear números. La moneda puede introducirse con un máximo de hasta 15 dígitos a la izquierda del lugar decimal y con un número especificado de lugares decimales.. La numeración se inicia con el número 1 para el primer registro. pueden guardar cualquier carácter. Los campos lógicos en Access utilizan valores numéricos: 1 para Sí y 0 para No. Este tipo de datos podría usarse como el campo de clave principal.Doble cuyo valor es de hasta 308 dígitos.Memo Numérico Fecha/Hora Moneda Contador Si/No Objetos OLE máximo de 255 caracteres.147.767 sin decimales.Simple cuyo valor es de hasta 38 dígitos.483. e incrementa de a uno para cada registro subsiguiente.648 y 2. por ejemplo comentarios o explicaciones. De manera semejante al campo Numérico. Estos campos se utilizan para mantener notas o información adicional sobre un registro. ocupando 4 bytes. Un contador es un valor numérico introducido automáticamente por Access.Entero largo cuyo valor está entre -2.100 a Diciembre 31. o Activado/Desactivado.. Los números se guardan con uno de cinco formatos fijos. con o sin decimales..000 caracteres. con la excepción de los que envuelvan dinero. ocupando 8 bytes.768 y 32. se debería utilizar un campo Memo. configurados en la propiedad Lugares decimales. ocupando 4 bytes. con o sin decimales.9999.Byte cuyo valor está entre 0 y 255 sin decimales.Entero cuyo valor está entre -32. Si fuera necesario un número mayor.. Verdadero/Falso.647 sin lugares decimales. ocupando 2 bytes. Los campos Numérico se utilizan para almacenar números a ser usados en cálculos. El tamaño máximo para un campo memo es de 64.483.. Los campos de objetos OLE pueden contener un gráfico o un objeto de otra aplicación que soporte objetos OLE (Enlace e incrustación de objetos) . Los campos Fecha/Hora pueden contener solamente uno de los formatos disponibles para fechas y horas. Las fechas que se permiten son desde enero 1.147. ocupando 1 byte. Access controla los años bisiestos según corresponda. La propiedad Formato permite al usuario mostrar el campo como Sí/No. Los campos Memo. semejantes a las campos Texto.

2. (Clic) para seleccionar de una lista de máscaras de entrada predefinidas o para introducir un formato personalizado. Los títulos son la etiqueta predeterminada que aparece al lado de un campo que aparece en un formulario o informe..Introduzca 9 para permitir solamente dígitos en la posición indicada. Una regla de validación establecer una fórmula que se usa para limitar los valores permitidos en un campo. El usuario puede aceptar el valor del campo o puede introducir uno nuevo. El formato afecta la apariencia del campo. Las máscaras de entrada refuerzan los datos de un campo. Propiedades de campo Cada campo cuenta con una serie de características que se denominan propiedades.Introduzca L para permitir solamente letras en la posición indicada. El texto de validación presenta un mensaje que aparece cuando se introduce un valor que no coincide con la regla de validación para el campo que le corresponda. Los tamaños de campos deberían ajustarse al valor de campo que se espera que sea el mayor. La propiedad Requerido determina si un campo puede Máscara de entrada Título Valor predeterminado Regla de validación Texto de validación Requerido . La longitud máxima para la descripción es de 255 caracteres. Las que se describen a continuación pueden cambiarse según sea necesario para cada campo: PROPIEDADES Descripción Tamaño del campo Formato Lugares decimales USO La descripción aparece al pie de la pantalla cuando se agregan o se modifican datos.Asistente para cálculos El Asistente para búsquedas crea columnas de búsqueda que muestra una lista de valores de la cual se puede seleccionar uno. Los lugares decimales que se utilizan para configurar el número de lugares decimales a la derecha de la coma decimal para los campos numérico o de moneda. El valor predeterminado se introduce automáticamente dentro de un campo cuando se crea un nuevo registro.Introduzca > para convertir todas las letras a minúsculas. Al seleccionar un campo en el diseño de una tabla se muestran ssus propiedades. (Clic) para seleccionar de una lista de formatos predeterminados o para introducir un formato personalizado. 2.

2. Los índices de campos simples se definen para acelerar las búsquedas y el orden de campos. Por ejemplo.3. LOS DATOS DE LAS TABLAS 1. Abre la tabla o el formulario a ser usado para la entrada de datos. selecciona el nombre de la tabla que desees. Introduce los valores de campo para el registro como lo desees. Para crear un nuevo formulario. cuando se agregan registros nuevos a una tabla Facturas cada factura puede contener la misma Fecha. 3. Selecciona Registros. los datos pueden verse en dos formas: • • Vista Formulario Vista Hoja . 3. se repetirá el valor del registro previo. Crear un formulario nuevo En la mayoría de los casos. Cuando se pulsa (Ctrl ' ) en cualquier campo. Agregar registros Se pueden agregar registros a una tabla desde la vista Hoja de datos o desde la vista Formulario. (Clic) el botón Nuevo objeto y. Se muestra la vista Hoja o Formularios. Entrada de datos Pulsa (Ctrl +) 3. 2. 1. La propiedad Permitir longitud cero permite determinar si un campo Texto o Memo puede dejarse en blanco. luego elija Autoformulario.1. cuando se cambia el diseño de una tabla será necesario crear un nuevo formulario de manera tal que los nuevos elementos de diseño estén disponibles. Ver datos En Access. Valores que se repiten Los valores de campo a menudo se repiten de un registro a otro.Permitir longitud cero Indexado dejarse o no en blanco.

1.1. 2. Access utiliza los términos que aparecen a continuación para describir los componentes de las tablas. Cuando se observan los datos de una tabla en la vista Hoja. Selecciona la ficha Formularios en la ventana de la base de datos. Selecciona el formulario que desee de la lista y haz clic en Abrir. los datos se muestran con un formato de filas y columnas. Abrir formularios 1.Cuando los datos se muestran en la vista Formulario. . sólo se muestra un registro a la vez.

También se muestra la posición del registro corriente y el número de registros de la tabla. Uso del Ratón Los botones de navegación que se muestran al pie de la vista Hoja de datos o Formulario contienen las opciones para moverse de un registro a otro.2.1. 1. Selecciona la tabla de la lista y haga clic en el botón Abrir. 2. Abrir tablas. . Movimiento dentro de vistas 2.1. Selecciona la ficha Tablas en la ventana de la base de datos 3.

{RePág} {AvPág} {Inicio} {Fin} {Ctrl Fin} {Ctrl Inicio} A la primera columna en la primera fila Utiliza las teclas que se muestran a continuación para moverte dentro de un formulario. La vista cambia para mostrar el registro especificado.2. 2.3. Escribe el número del registro al que desee ir y pulsa Intro. Uso del teclado Utiliza las teclas que se muestran a continuación para moverte dentro de la tabla. 2. Selecciona el número del Registro específico.2. TECLA { } SE MUEVE: 1 campo hacia la derecha . Ir a un registro específico 1. TECLA { { { { } } } } SE MUEVE: 1 columna hacia la derecha 1 columna hacia la izquierda 1 fila hacia arriba 1 fila hacia abajo 1 ventana hacia arriba 1 ventana hacia abajo A la primera columna de la fila A la última columna de la fila A la última columna en la última fila.

1. Personalizar la vista Hoja de Datos La organización de una hoja de datos puede modificarse a través de varias acciones: ajustando el tamaño de sus columnas y filas. Seleccionar campos y registros Para modificar la vista Hoja de datos. y cambiando el tipo de letra con que se muestran los datos. moviendo. se utilizan las siguientes técnicas: . {RePág} {AvPág} {Inicio} {Fin} {Ctrl Inicio} {Ctrl Fin} Nota: Las barras de desplazamiento vertical y horizontal también pueden utilizarse para cambiar la vista según la dirección de las mismas.{ { { } } } 1 campo hacia la izquierda 1 campo hacia arriba 1 campo hacia abajo 1 registro hacia arriba 1 registro hacia abajo Al primer campo del formulario Al último campo del formulario Al primer registro del formulario Al último registro del formulario. ocultando o fijando columnas. 3. 3.

Arrastra el borde hasta llegar al lugar que desee y libere el botón del ratón. haz clic en el selector de registro. Selecciona Formato. seleccione la primera y arrastre a través de las demás hasta seleccionar el número de filas que desees. Para seleccionar la hoja por entero. Para seleccionar una fila. haz clic en el selector del campo. Para seleccionar varias filas. Coloca el puntero del ratón sobre el borde derecho del campo en la columna que desee ajustar. Selecciona la columna o columnas que desee ajustar de tamaño. haga clic dentro del borde izquierdo de la celda. Para seleccionar varias columnas. comenzando en el borde interior izquierdo de una celda. El puntero del ratón toma la forma cuando está ubicado correctamente.2. El puntero del ratón toma la forma de flecha negra apuntando hacia abajo. • • • 3. arrastralo a través de las mismas. selecciona la primera y arrastra a través de las demás hasta seleccionar el número de columnas que desees. Otro camino a seguir sería el siguiente: 1.• Para seleccionar una sola celda. haz clic en la esquina superior izquierda de la hoja. Ancho de Columna. Para seleccionar una columna. El puntero de ratón toma la forma cuando está ubicado correctamente. Este tamaño puede ajustarse para que acomode diferentes anchos según los campos. El cuadro diálogo que aparece es el siguiente: Selecciona el cuadro de verificación Ancho Estándar para ajustar el ancho de columna al tamaño predeterminado . Ajustar el tamaño de columnas El ancho predeterminado de una columna es aproximadamente una pulgada. 1. El puntero del ratón toma la siguiente forma: 2. 2. Para seleccionar varias celdas.

Otra posibilidad sería la siguiente: 1. 1. Las columnas pueden moverse individualmente o en grupos. Cuando finalices. . Mover columnas El diseño de una tabla determina el orden en el que aparecerán los campos. se facilita la lectura. Cuando termines. Todas las filas de la hoja ajustan su tamaño. para permitir que Access ajuste el tamaño de la columna o columnas a la entrada más larga dentro de la misma. 3. pulsa Aceptar. Aparece el siguiente cuadro diálogo. Ajustar el tamaño de filas Cuando se aumenta el alto de filas dentro de una hoja. Arrastra el borde de la fila hasta el lugar que desee y libere el botón del ratón. pulsa Aceptar.4. Coloca el puntero del ratón sobre el borde de cualquier fila.Selecciona Ajuste Perfecto. 3. El puntero del ratón toma la forma 2. 2. Alto de Fila. No es posible modificar el alto de una fila específica. Selecciona Formato.3. 3.

por lo general. Mostrar columnas. se permite que los campos de la parte izquierda de la hoja permanezcan visibles mientras se están viendo los de la derecha. Coloca el puntero del ratón en el selector de campos de las columnas seleccionadas. más columnas de las que pueden verse en una ventana al mismo tiempo. Aparece el cuadro de diálogo Mostrar columnas. Selecciona Formato. Cuando se inmovilizan columnas en esta vista. 3. 1.5. .1. Ocultar y mostrar columnas 1. 3. Seleccione Formato. 2. 2. 4. Haz clic en Cerrar. Arrastra la columna o columnas hasta la nueva ubicación. la columna o las columnas inmovilizadas permanecen visibles. Libera el botón del ratón. Selecciona la columna o columnas que desee mover.6. 3. Selecciona la o las columnas a la izquierda de las que quieras inmovilizar en la hoja. 2. Inmovilizar Columnas En la vista Hoja de datos. Cuando te desplace hacia la derecha de la hoja de datos. existen. Inmovilizar columnas.

1.7. ya que este proceso se produce automáticamente al usuario se desplazarse entre campos y registros. Cambiar la fuente Los cambios de fuente se pueden aplicar a la hoja por entero. elige Formato. Para movilizar las columnas de nuevo. .3. Escoge la fuente y pulsa Aceptar. Cambiar valores de campos Cuando se cambian los valores de campos. incluyendo los encabezados de columna. Editar datos Las vistas Hojas de datos y Formulario que Access presenta. Selecciona Formato. La hoja por entero refleja el cambio de fuente y el alto de las filas se ajusta automáticamente. no sólo sirven para ver datos sino también para introducir nuevos y editar los existentes en una tabla. no es necesario guardar los cambios. Liberar todas las columnas. 4. 4. o al pulsar Enter. Fuente. 3. 1. 2.

Eliminar registros Los registros pueden eliminarse en grupo o de uno en uno. Utiliza la información de la siguiente tabla para desplazarte entre campos y realizar cambios. elige los datos del campo data y escribe sobre ellos. Selecciona el registro o registros que desee eliminar. TECLA {Suprimir} {Retroceso} ACCIÓN DE BORRAR Se borra el carácter hacia la derecha del punto de inserción Se borra el carácter hacia la izquierda del punto de inserción . Localiza el registro que deseas modificar. Pulsa Suprimir. Movimientos dentro de un campo TECLA { { {Ctrl {Ctrl {Fin} {Inicio} } } } } MOVIMIENTO 1 carácter hacia la derecha 1 carácter hacia la izquierda 1 palabra hacia la derecha 1 palabra hacia la izquierda Fin del campo Inicio del campo {Insertar Alterna entre los modos Insertar y } Sobreescribir 4. 2. 2. Nota: Los registros eliminados no pueden recuperarse. 1. haz Clic en el lugar que desees insertar el punto de inserción 3. Borrar datos dentro de un campo.2.1. Para reemplazar la hoja por entero. Para realizar un cambio a la entrada.

Selecciona las opciones de búsqueda que desee y {Clic} Buscar primero. Se puede usar la función Buscar para localizar los valores de un campo en particular dentro de una tabla. 4. Haga clic en el botón Buscar El cuadro de diálogo Buscar en campo aparece.{Ctrl suprimir} Se borra el texto desde el punto de inserción hasta el final de una palabra. Buscar el valor de un campo Antes de que puedan modificarse los contenidos de un registro. Access compara una frase dada con los datos de una tabla. 3. 4. Para continuar con la búsqueda haga clic en Buscar siguiente. Deshacer cambios El botón deshacer cancela el cambio más reciente. sin embargo este método puede resultar muy lento cuando se trata de tablas con numerosos datos. la búsqueda puede realizarse rápidamente en un solo campo o en todos. Sitúa el punto de inserción en el campo en que desee realizar la búsqueda. Access inicia la búsqueda y resalta el primer hallazgo. los datos pueden buscarse desplazándose a través de sus registros. Cuando se trabaja con tablas pequeñas. . 2.3. 4.4. 1. se debe localizar dicho registro.

Para confirmar el reemplazo de datos. . 5. puede que sea necesario reemplazar todas las coincidencias del valor de un campo con uno nuevo. Aparece el cuadro de diálogo Reemplazar: 3. 6. Reemplazar. 2. elija Cerrar.5. pulsa Sí. Cuando encuentre la información que corresponda. en un campo País todas las coincidencias "ES" podían cambiarse a "España". Coloca el punto de inserción en la columna que contiene el texto a reemplazarse. Selecciona Reemplazar para reemplazar el valor de campo seleccionado corrientemente. Selecciona las opciones de reemplazo que necesite. 4. 1. Selecciona Reemplazar todos para reemplazar todas las coincidencias del valor de campo. Por ejemplo. Buscar y reemplazar valores de campos En algunas circunstancias. Access inicia la búsqueda y resalta la primera ocurrencia . Selecciona Buscar siguiente para localizar el valor del campo siguiente. Selecciona Edición.

Selecciona el objeto en el que desea basar la consulta. Cuando se ejecuta una consulta. Selecciona Vista Diseño y elige Aceptar. 1. y luego Cerrar para salir del cuadro de diálogo Mostrar tabla. estos mismo cambios ocurren en las tablas que les corresponda. . 4. Éste se concentra en un grupo de registros con el propósito de verlos. Selecciona el botón 3. elige 2. Access buscar en todos los registros y separa un grupo que se denomina dynaset. editarlos. Conceptos generales Se utiliza una consulta para realizar preguntas acerca de los datos de una tabla. borrarlos o imprimirlos.CONSULTAS 1. En la ventana de la base de datos. El diseño de la consulta le indica al programa lo que debe buscar para llegar a los registros adecuados. elige Agregar. Si se editan los valores de campo o se eliminan registros del dynaset.

Agregar campos 1.1.2. haga Ctrl Clic en todos los campos que desee agregar. Haz clic sobre Vista Diseño en el botón Vista para regresar al formulario de la consulta 8. Arrastra el nombre del campo deseado desde la lista de campos de la tabla hasta la celda deseada o elija el campos en la lista de la celda. Seleccionar campos Los campos seleccionados en el formulario de la consulta. aparecerán en el dynaset. 2. 6.Para agregar un campo al formulario de una consulta.Para agregar varios campos. 2. 7. 2. Reorganizar campos .5. Haz clic en el botón Ejecutar para mostrar el grupo de registros elegidos. y luego arrastre los campos hasta la celda del campo deseado. Haz clic sobre el botón Guardar para guardar el formulario de la consulta para uso futuro. Completa el formulario de la consulta como lo desee. 2.

3. Insertar un campo: arrastra el nombre del campo deseado desde la lista de campos hasta el formulario de la consulta. Los campos existentes en dicho formularios se moverán hacia la derecha haciendo espacio para el nuevo campo insertado. Tanto uno como todos los campos de una tabla pueden recibir una expresión de criterio. 15 95 Excluye los símbolos de moneda y los separadores de miles. 3. luego arrastre la columna hasta la ubicación del nuevo campo. el procedimiento será el siguiente: • • • Mover un campo: haz clic sobre el Selector de columna. Expresiones Los diferentes tipos de datos poseen diferentes reglas para la introducción de expresiones: TIPO DE DATOS Texto DESCRIPCIÓN Agregue comillas cuando la expresión contenga más de una palabra EJEMPLOS "Madrid España"Valencia Fecha 15 de septiembre 1995 Se permite una variedad de formatos 15/9/95 15-Sep-1995 Sep. que está encima del nombre del campo a moverse. Modificar el ancho de columnas Para cambiar el tamaño de un campo. sin importar cómo esté formateado el 750 751.1. 2. Eliminar un campo: haz clic sobre el Selector de columna que está encima del nombre de campo a eliminarse y luego pulse Suprimir.3. arrastra el borde derecho de la columna hasta la ubicación que desee. Introducir criterios Cuando se escribe una expresión en la celda Criterios.Para reorganizar campos.25 Número . se pueden extraer los registros deseados de la tabla correspondientes creando el dynaset.

.000 Menor que 7. EXPRESIÓN Azul No Azul Azul o Verde 2550 28/5/91 3.00 El campo contiene 28 de mayo.550.000 Cualquier fecha en septiembre de 1998 VALORES DE CAMPO SELECIONADOS El campo contiene "Azul" El campo no contiene "Azul" El campo contiene "Azul" o "Verde" El campo contiene $2. EXPRESIÓN >7000 <7000 >=7000 <=7000 >15/9/98 Entre 5000 y 10000 Entre 1/9/98 y 30/9/98 VALORES DE CAMPOS SELECCIONADOS Mayor que 7. Expresiones modelo Se pueden utilizar modelos que creen expresiones de criterio para los campos de texto: .2. Expresiones que coinciden perfectamente Se pueden usar expresiones exactas en expresiones de criterios para cualquier tipo de datos.El carácter ? representa cualquier carácter en una posición específica.El carácter * representa cualquier secuencia de caracteres en el valor de un campo.000 Menor o igual a 7.campo 3.000 Después del 15 de septiembre de 1998 Mayor que o igual a 5.3. 1997 .000 Mayor o igual a 7.000 y menor que o igual a 10.

El campo de ordenamiento más importante (primario) es el que está más a la izquierda. Selecciona la opción de orden que desee 4. Ordenar varios campos Muchas consultas requieren que exista más de un campo en sus configuraciones de orden.4. el menos importante (secundario) se ubican por orden de importancia a la derecha del campo de ordenamiento primario. una Lista de Empleados puede ordenarse por Departamento y dentro de cada departamento. Por ejemplo. Haz clic en el campo según el cual se ordenarán los registros. No existe límite para el número de especificaciones de orden en una consulta. Se utiliza el siguiente procedimiento para asignar un orden determinado de ordena a un campo. . Ordenar las consultas Los registros de un grupo (dynaset) pueden ordenarse según cualquier campo. 1. 2.1. Haz clic sobre el botón en la celda Orden 3. por el Nombre de Empleado. Access procesa las configuraciones de orden de izquierda a derecha.

sin símbolos monetarios o signos de puntuación. Las expresiones pueden contener una combinación de operadores. Operadores aritméticos SIMBOLO + / * & Adición Sustración División Multiplicación Concatenación(unir dos o más campos conjuntamente) SIGNIFICADO 5. Introduzca el número en sí mismo.2.3. Ejemplos de expresiones CÁLCULO EXPRESIÓN Salario Bruto Total de facturación Nombre completo Localidad Bruto: [Horas]*[Tarifa por horas] Total:[Cantidad]+[Impuesto a las Ventas] Nombre completo: [Nombre]&" "&[Apellidos] Localidad: [Ciudad]&". nombres de campo y constantes 5.5. En estas circunstancias. Cálculos dentro de consultas Se pueden realizar cálculos matemáticos cuando se ejecuta una consulta. se introduce una expresión dentro de una celda en blanco en la fila del campo. Componentes de expresiones COMPONENTE <Nombre de expresión Nombre de campo Constante numérica USO DE LA FÓRMULA Introduzca el nombre al inicio de la expresión seguido por dos puntos ( : ) Introduzca el nombre del campo contenido entre corchetes. en lugar del nombre de capo.1. Constante de texto Introduzca el texto contenido entre comillas 5. "&[Provincia] Impuesto a las Ventas (IV) IV: [Cantidad]*[Precio]*Porcentaje correspondiente .

2. 3. como se indica en la barra de título del formulario de la consulta.4. Introduce la expresión actualizada en la celda o las celdas correspondientes Actualizar a y luego ejecute la consulta. es más fácil hacerlo a través de una Consulta de actualización en lugar de editar la tabla.5. 6. 1. Seleccione Sí para continuar con la actualización. Crea una nueva consulta y agrega los campos necesarios Se deberían incluir el campo o los campos que se estén modificando y los campos necesarios para definir los criterios de selección. Aparece el siguiente cuadro de diálogo: 4. Utiliza el siguiente procedimiento para crear una consulta de actualización. Aplicar filtros . Consultas de actualización Cuando se necesita modificar un número grande de registros. Haz clic sobre Consulta de actualización del botón Tipo de consulta La consulta cambia de una consulta de selección a una de actualización. La diferencia entre las Consultas de actualización y las de selección es que los datos de la tabla con que se está trabajando cambian cuando se ejecuta la consulta.

5. . . Abra la tabla o el formulario que prefiera. un filtro puede guardarse como una consulta. Cuando haya finalizado.Los filtros se emplean para mostrar un grupo secundario de registros o para ordenar registros usando la vista Formulario o la vista Hoja de datos.Los filtros pueden aplicarse fácilmente mientras se usa la vista Formulario o la vista Hoja de datos. Haga clic sobre el botón Filtro por formulario 3. . 1. haz clic en el botón Quitar filtro .Un filtro ordena registros rápidamente mientras se ven o se editan datos.Si fuera necesario. 4. Utiliza el siguiente procedimiento para aplicar un filtro. Observa y edita el grupo de registros como prefiera 6. .Un filtro reduce el grupo de registros que se muestran con el propósito de editarlos. Selecciona el criterio de campo que prefiera utilizar para el filtro. . un filtro no puede usarse para exportar datos o para crear un informe.En forma diferente a las consultas. Haz clic sobre el botón Aplicar Filtro . 2.

. La ventaja de usar el Asistente para informes es que se puede seleccionar las opciones que se prefieran. Se pueden agregar subtotales para campos seleccionados. Selecciona el botón . y los valores de los campos relacionados debajo de dichos nombres. Selecciona la ficha Informes en la ventana de la base de datos. Una de ellas es el Asistente para informes. Puede crearse eligiendo Autoinforme tabular en el cuadro de diálogo Nuevo informe o seleccionando el Asistente para informes. Informe agrupado Los informes agrupados imprimen los nombres de campo atravesados en la parte superior de la página del mismo. 2. con una separación entre un grupo y otro. 1. un ayudante electrónico que se utiliza para automatizar la tarea de diseñar informes. Informe tabular Este tipo de informe imprime los nombres de los campos atravesados en la parte superior de la página del informe. 1. Crear informes Access posee diferentes funciones que facilitan la creación de informes. y los campos asociados debajo. 1.2.INFORMES 1.1. mientras que Autoinforme sólo contiene las opciones preestablecidas. Otro tipo de ayudante que Access utiliza para las listas de distribución postal es el Asistente para etiquetas.

5. Escoge la tabla o la consulta en la cual basará el informe. Pulsa Siguiente para continuar. 4. 6. Selecciona Asistente para informes y luego pulsa Aceptar. Selecciona los campos que incluirá en el informe.3. .

Pulsa Siguiente . Pulsa Siguiente para continuar. Si fuera necesario. 9.7. 10. 8. elije el campo o los campos a través de los cuales desee ordenar el informe. Si fuera necesario. elije el campo o los campos que desee agrupar en el informe.

15. Las direcciones pueden ordenarse en cualquier orden de campo.11. 13. Seleccione Terminar. Seleccione las opciones para la Distribución y la Orientación del informe. . 1. Etiquetas postales El Asistente para etiquetas ayuda a crear e imprimir nombres y domicilios en etiquetas de formato predefinido tipo Avery. 12. Elige el estilo que desees para el informe y luego pulsa Siguiente para continuar.3. 14. Escribe un título para el informe y luego elige una opción con respecto a lo que hay que hacer con el informe una vez que se haya completado. Selecciona Siguiente para continuar.

5.1. Selecciona el Número Avery. Asistente para etiquetas 1. Selecciona el botón. Unidad de medida y el Tipo de etiqueta que prefieras. . Selecciona la ficha Informes en la ventana de la base de datos.1. 4. Pulsa Aceptar. 3. Selecciona Asistente para etiquetas y la tabla o consulta en la que desee basar las etiquetas. 2.3.

Selecciona los atributos de fuente que prefiera 8. Selecciona Siguiente para continuar.6. . 7. Pulsa Siguiente para continuar.

Selecciona los campos y formatea la etiqueta prototipo como lo prefieras. 11. 10. Introduce un título para el informe y luego escoge una opción respecto a lo que hay que hacer con el informe una vez que se haya completado.9. Si fuera necesario. ordena las etiquetas acordemente y luego elige Siguiente para continuar. . con 12. Selecciona Siguiente para continuar.

No todos los registros están incluidos en el modo Diseño.Los encabezados de las columnas se alinean apropiadamente. Esta opción le asegura al usuario que: . . Haz clic en el botón informes en la ventana de la base de datos. . Vista preliminar de informes La función de vista preliminar de informes de Access es muy útil para mostrar los resultados de un informe sin imprimirlo.Puede que los Totales no se calculen. . Para realizar la vista preliminar de un informe que ya está guardado hay que seguir los siguientes pasos 1.El informe es fácil de leer. 2.Si la fuente de datos para el informe es una consulta.En la ventana de Vista preliminar aparece.13. . .El informe está produciendo los datos de tabla y/o los cálculos deseados. esta vista ignora el criterio de selección. Dar Clic en Terminar. La vista preliminar de un informe pude hacerse tanto en el modo Diseño como en el de Vista previa.Seleccione el botón . Haz clic en la Vista Preliminar. 2. Selecciona el nombre del informe que prefieras 3. Cuando se usa el primero se excluyen ciertos detalles del informe: . .

Ventana de la vista preliminar Las vistas preliminares de informes siempre muestran la esquina superior izquierda de un informe cuando su ventana se abre por primera vez. Si lo refieres. CREAR RELACIONES ENTRE TABLAS Supongamos que tenemos dos tablas que contienen información sobre mis clientes. Los elementos de la pantalla que se muestran a continuación pueden usarse después para examinar los datos de un informe.Se utiliza el siguiente procedimiento para realizar la vista preliminar de un informe que se está creando o editando. Una de ellas (Clientes) contiene sus nombres. 2. la ventana Vista preliminar pude ajustarse de tamaño para ver diferentes secciones del informe. 1. mientras que la otra (Pedidos) contiene sus pedidos.1. Haz clic en la flecha hacia abajo del botón Vista y luego elige Vista preliminar para mostrar la ventana de la vista preliminar. Crea o edita el informe que desees. direcciones y datos generales. 2. Ambas tablas .

pero se pueden añadir tantas como se desee. 3. Todos los registros de la tabla Pedidos corresponderían a un registro de la tabla Clientes (a esta relación se le llama "muchos a uno". Si aún no ha seleccionado ninguna tabla. 4. tal como aparece en la siguiente imagen. a continuación. . 2. En este ejemplo se han agregado dos tablas. Si no apareciera.deberían tener un campo en común "Nº de cliente". pulsa en el botón Agregar. abre el menú Relaciones y seleccione Mostrar tabla o pulsa el botón Mostrar tabla de la barra de herramientas. pulsa en Cerrar. 1. Pulsa en una de las tablas que desees utilizar para la relación y. selecciona Herramientas. a continuación. Cada tabla aparece en su propio cuadro en la ventana Relaciones. puesto que un cliente puede realizar varios pedidos). Crear una relación entre tablas 1. Relaciones. Desde cualquier parte de la base de datos. aparecerá automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Repite el paso anterior hasta haber seleccionado todas las tablas con las que desees trabajar y.

Mantén pulsado el botón del ratón y arrastra el campo seleccionado.5. 6. Pulsa en el campo de una tabla que desees enlazar con la otra tabla. Lo que quiere decir que uno de los registros de la primera tabla pueden coincidir con muchos de la segunda. . Por ejemplo. El puntero del ratón se transformará en un pequeño rectángulo. Suelta dicho rectángulo en el campo destino. Pulsa el botón Crear. vamos a enlazar el campo Código Seguro de la primera tabla con Código seguro de la segunda. 7. µ muchos. Los símbolos que aparecen en la relación significan 1: uno .

2. . Ya se puede modificar la relación utilizando los mismos controles que al crearla. Si por ejemplo se cambia un código de seguro en la primera tabla. Pulsa dos veces en la línea de la relación. dice que la información de ambos campos debe coincidir. Actualizar en cascada los campos relacionados: Si se modifica un registro en la tabla principal. se modificará consecuentemente el mismo número en la tabla facturación. la integridad referencial corrige este problema. el cambio se traslada automáticamente a la tabla o las tablas relacionadas. modificar y quitar relaciones Una vez creada una relación. se previenen una serie de problemas en el procesamiento de datos: • • • Ninguna marcada: Verás un mensaje de error indicándole que necesita un registro relacionado en el Tabla y no te permitirá introducir la información. Refuerzos Cuando se incluyen refuerzos a las propiedades de integridad referencial. 2.1. Editar. puedes editarla volviendo a mostrar el cuadro de diálogo Relaciones. el cambio se traslada automáticamente a la tabla o las tablas relacionadas. 3. Esencialmente. ¿Qué es una integridad referencial? La integridad referencial evita que se comentan errores al introducir datos. Si hay una entrada en el campo enlazado de una tabla que no exista en la otra. Eliminar en cascada los campos relacionados: Si se borra un registro en la tabla principal.

Conceptos generales En el trabajo diario con Access. pulse en Sí y la relación desparecerá. Las macros pueden iniciarse automáticamente o con un Clic del ratón. a continuación. Crear una macro Antes de crear una macro.1. se recomienda anotar cada paso. pulsa en la ventana Relaciones y. presionar la tecla Supr.3. es conveniente practicar la secuencia de acciones que va a grabar. 1. éstas no generan funciones adicionales. Access le pedirá confirmación. y pueden ejecutar cualquier número de acciones. La mayoría de las tareas que se hacen manualmente en Access. MACROS 1.Pulsa en la ficha Macros y elige el botón Nuevo . 2. pueden ejecutarse utilizando una macro. Quitar relaciones Para eliminar una relación. Sin embargo. muchos de los procesos se repiten continuamente.

Access no sabría cuál es la tabla que debe abrirse. la acción AbrirTabla necesita un argumento Nombre de Tabla. Por ejemplo.1. Condiciones Puede determinarse que las macros posean la facultad de "tomar decisiones" para ejecutar o no acciones específicas. por ejemplo: CopiarObjeto o AbrirTabla. La mayoría de los nombres de las acciones pueden reconocerse y entenderse fácilmente.Guarda y cierra la hoja de la macro. 3. Completar la Hoja de Macros Se llama acción a cada instrucción o tarea ejecutada por una macro. Aunque los comentarios son opcionales. Éste brinda información adicional para permitir que la acción ocurra. y estos comentarios resulten sumamente útiles para entender la original. . éstos deberían completarse para documentar las acciones de la macro.2. 3. Cuando se especifica cómo funciona una acción. Cada macro tiene por lo menos una acción y no existie límite para el número que puede incluirse en dicha macro. puede que sea necesario utilizar un argumento.Completa la hoja de la macro 3. Si no existiera este argumento. El nombre de la macro aparece en la ventana de la base de datos. Puede que luego otros usuarios deban modificar la macro.

La macro seleccionará este comando de menú. La macro equivalente al comando de un menú es la acción EjecutarElementoMenú. si la macro se ejecutara a partir de un formulario. Por ejemplo. la acción relacionada se ejecutará. .Haz Clic sobre el botón condiciones para mostrar la columna Condición en la hoja de la macro.2. La macro seleccionará el nombre de este menú. Los argumentos para esta acción se describen a continuación: ARGUMENTO Barra de menús Nombre del Menú Comando DESCRIPCIÓN Ésta es la vista desde la cual se ejecutará la macro. de lo contrario. Si la condición es verdadera. seleccione Formulario como el argumento de acción en Barra de menú. Duplicar comandos de menú La mayoría de los usuarios crean macros para duplicar procedimientos que ya existen en los menús de Access. la acción se ignorará y se continuará con la siguiente operación 3.

3. según lo que se describe a continuación: ENTRADA PARA EL ARGUMENTO Formulario Editar Seleccione el registro Nada Formulario Editar Eliminar Nada Formulario Registros Renovar Nada ACCIÓN ARGUMENTO DESCRIPCIÓN EjecutarElementoMenú ( Para seleccionar ) Barra de Menús Nombre del Menú Comando Subcomando Barra de Menús Nombre del Menú Comando Subcomando Barra de Menús Nombre del Menú Comando Subcomando Selecciona el registro actual utilizando el menú Edición. EjecutarElementoMenú ( Para Borar ) EjecutarElementoMenú ( Para renovar ) 3.Subcomando La macro seleccionará el subcomando de menú o la opción de cuadro de diálogo.3. Duplicar pulsaciones de tecla La acción EnviarTeclas asigna un grupo de acciones pertenecientes a Access a una tecla o a un grupo de teclas. Eliminar una macro Para borrar una macro se necesitan tres acciones de Ejecutar Elemento Menú. Borra el registro actual utilizando el menú Edición. Los argumentos para esta acción se describen a continuación: ARGUMENTO DESCRIPCIÓN .4. El programa procesa estas instrucciones generadas por la macro. La pantalla se renueva después de borrar el registro. de manera similar a que si se hubieran pulsado las teclas para escribirlo.

6. el mensaje Espera determina si una macro debe o no detenerse. Con anterioridad a que las pulsaciones de tecla hayan ocurrido. Teclas modificadoras Las pulsaciones de tecla que definen una macro se definen con los códigos que se muestran a continuación: MODIFICACIÓN Mayus Control Alt 4.{F12} {UP}{DOWN}{LEFT}{RIGHT} {PGUP }{PGDN} CÓDIGO 3. se pueden agregar a la macro teclas de acciones múltiples EnviarTeclas. este argumento debería dejarse con su información predefinida No. Si las pulsaciones de tecla se utilizan para completar un cuadro de diálogo.. Se pueden ingresar hasta 255 caracteres en secuencia. dentro de la macro. Verificar una macro CÓDIGO + ^ % EJEMPLO +C genera {Mayus C } ^C genera {Ctrl. Caracteres invisibles Utiliza los códigos que se muestran a continuación para representar. si el procedimiento requiere más Pulsaciones de tecla de 255 caracteres para completar la tarea. C } %C genera {Alt C } . Espera 3.5.Se especifica las distintas pulsaciones de tecla que serán procesadas por la macro. caracteres que no aparecen cuando se presiona una tecla: TECLA Entrar Retroceso Supr Fin Esc CÓDIGO {} {BS} {DEL} {END} {ESC} Inicio Tab Teclas de función Teclas de dirección Teclas de página TECLA {HOME} {TAB} {F1}.

Haz clic en la ficha de Macros 2. no hacen falta modificaciones. Selecciona Detenerse. puede significar que se deben realizar cambios. La macro se detiene y la ventana de la base de datos reaparece.Para verificar si una macro funciona correctamente debes seguir los siguientes pasos: 1. El cuadro de diálogo Falló la acción aparece indicando las circunstancias por las cuales no funciona la macro. Edita la hoja de macros y vuelve a probar la macro. 4. Selecciona Aceptar para indicar que se recibió el mensaje. . Doble-Clic sobre la macro que vayas a probar Si la macro se ejecuta correctamente. la aparición de un cuadro semejante a al siguiente. Sin embargo. 5.