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O PROJECT

O Project é um software da Microsoft, desenvolvido para gerenciamento de projetos. Sua primeira versão foi lançada em 1985. Desde então, além de contar com interface gráfica amigável, vem sofrendo melhorias e dispondo de novos e poderosos recursos. O aprendizado no MS Project envolve muito mais do que o simples entendimento de como funciona este software. Diferente de outros softwares, o MS Project está intimamente interligado com a disciplina ou a prática da qual este vem auxiliar, o gerenciamento de projetos. Portanto, não basta apenas entender como é o funcionamento desse software, faz-se necessário aliá-lo ao conhecimento da gestão de projetos. Não será abordado por este manual, entretanto, todas as possibilidades, as técnicas e as abordagens em torno da prática de gerenciamento de projetos. Serão apresentadas alguns fundamentos que se tornam imprescindíveis para uma melhor utilização do MS Project. Aconselha-se que o aluno procure entender e aprender em maior profundidade a disciplina de gerenciamento de projetos. A seguir serão expostas algumas definições e informações sobre a gestão de projetos que serão úteis ao curso de MS Project. 1.1 O que é um Projeto?
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Segundo Ricardo Vianna Vargas , projeto pode ser definido como: “Um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma seqüência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros pré-definidos de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade.” Ou seja, todo projeto possui, por definição, algumas características básicas relacionadas com a clara definição de parâmetros que permitam a efetiva administração. Podemos resumir estas características como abaixo relacionadas, então, geralmente, um projeto: Possui um processo prévio de planejamento; Deve possuir parâmetros definidos e planejados de controle e avaliação; Não é repetitivo, ou seja, é inovador e é inédito; Possui um início e um fim determinados; Objetiva gerar um produto com especificações conhecidas e que seja claro e definido; É realizado por pessoas; Tem um componente de custo limitado e definido.

Assim sendo, o foco de um projeto é obter uma meta identificada. É responsabilidade do gerente do projeto conduzi-lo na direção da meta, com base nos parâmetros estabelecidos, como por exemplo, o tempo, o custo e os recursos; enquanto se mantém um padrão de qualidade especificado.

1.2

O que é Gerenciamento de Projetos?

Segundo o PMBOK o Gerenciamento de projetos é a aplicação de CONHECIMENTO, HABILIDADES, FERRAMENTAS E TÉCNICAS nas atividades de projetos de forma a atender ou superar as expectativas dos stakeholders (interessados, atores, participantes) e que envolve o balanceamento de: 1

Escopo, tempo, custo e qualidade; Necessidades (requisitos definidos) e expectativas (subjetivos ou não definidos);

Vargas, Ricardo Vianna – Gerenciamento de Projetos – Estabelecendo Diferenciais Competitivos – Rio de Janeiro, Brasport, 2000. 1/27

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Diferentes expectativas e necessidades de todos aqueles que participam do projeto direta ou indiretamente.

Isso indica que para o gerenciamento de projetos não é necessário apenas a vontade ou a necessidade da realização dessa tarefa. É preciso reconhecer que o gerente de projetos precisa de conhecimentos específicos da área para melhor desempenhar as suas funções. Existe uma tendência das empresas em administrar as operações com a abordagem de projeto. Essa abordagem, de forma simplificada, prevê a aplicação das técnicas, habilidades, ferramentas e conhecimento na condução de operações da empresa. O termo usado para essa tendência ou filosofia é o gerenciamento por projetos, que visa alinhar os grandes objetivos estratégicos da empresa com inúmeros projetos, coordenados e gerenciados, de forma a garantir a sua execução no menor tempo, na melhor qualidade e no melhor custo.” 1.3 Os Fatores Gerenciáveis no MS Project

Os fatores gerenciáveis em um projeto para o MS Project são: Escopo Tempo Recursos (Humanos ou Físicos) Custos

Estes fatores são interdependentes e sujeitos a alterações no decorrer do processo, sem que isso signifique a ruptura do planejamento com a execução. A gerência dessas variáveis é feita sob o ponto de vista de um modelo matemático, onde se admite que a modificação do valor de uma delas terá um impacto previsível em todas as demais. Isto significa que muitas vezes a redução, por exemplo, da variável tempo acarretará em um incremento na variável recursos ou implicará na alteração de alguma especificação do produto. Além disso, qualquer que seja a mudança que ocorra em uma das variáveis, o gerente deve ter um modelo que permita uma rápida tomada de decisão que corrija a mudança de curso, garantindo a continuidade do processo. Também é importante lembrar que toda e qualquer modificação no conteúdo das variáveis acima deve ser negociada, em geral, com o cliente e os fornecedores internos e externos ao projeto. 1.4 As Áreas de Conhecimento em Gestão de Projetos na Visão do PMI

O PMI - Project Management Institute - identifica 09 (nove) áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos que estão intimamente interligadas. O gerenciamento de um projeto sem a aplicação do conhecimento de uma ou mais destas áreas poderá implicar em uma deficiência do próprio projeto que, invariavelmente, só é constatada tardiamente, não antes sem se ter despendido muito esforço, custo e tempo para encontrar as razões desta deficiência. Durante algum tempo o principal enfoque do gerenciamento de projetos era a gerência do tempo: fazer com que as coisas acontecessem dentro do prazo esperado. Em algumas empresas, em especial no governo, o enfoque de gerenciamento de projeto era mais orçamentário, ou seja, quando acabasse o dinheiro, acabaria o projeto. Outros elementos foram se juntando ao gerenciamento do projeto, além do prazo e custos, o escopo (o que deveria ser feito). Foram identificados como importante para a gestão de um projeto tratar a questão de qualidade, ou seja, atender ao especificado e tratado entre as partes. Outros aspectos foram se agregando ao gerenciamento de projeto, tais como risco e comunicação. Todo projeto tem risco e o planejamento e tratamento desses riscos faz parte das atividades de gerenciamento do projeto. Comunicação também é fator fundamental em um projeto. Sem a devida comunicação entre os envolvidos um projeto pode estar fadado ao insucesso. As informações devem fluir no tempo, na profundidade e no conteúdo desejado por cada envolvido, de acordo com a sua necessidade ou grau de envolvimento. Não devemos esquecer que os projetos são executados por pessoas. Então o cuidado com o ser humano, a motivação da equipe, o recrutamento de pessoas especializadas para cada tipo de tarefa, o treinamento, a formação de time e outros aspectos são também fundamentais ao sucesso do projeto.

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Gerenciamento de Risco. atendimento aos prazos. Gerenciamento de Recursos Humanos.” Na perspectiva do MS Project. 3/27 . Gerenciamento de Tempo do projeto. Gerenciamento da Qualidade. todas estas disciplinas ou áreas de conhecimento podem e devem ser contempladas na realização de um projeto. Percebe-se então que o gerenciamento de projetos envolve o tratamento de vários aspectos importantes. passando pelo planejamento e outras fases do projeto.Alguns projetos têm que adquirir bens ou produtos e o gerenciamento dessas aquisições também são importantes para a condução de um projeto. Gerenciamento de Escopo de Projeto. cuidando de todos esses aspectos desde o início do projeto. Estas disciplinas juntas. A Integração dos processos também é tratada como uma disciplina pelo PMI. Gerenciamento de Aquisições. custos e requisitos desejados. Gerenciamento do Custo. Esses aspectos são chamados na metodologia de disciplinas. métodos e ferramentas de cada uma. Cabe ao gerente de projetos integrar todas essas disciplinas. até a sua conclusão. A metodologia de gerenciamento de projetos é a base sobre a qual todos os trabalhos deverão ser efetuados. apóiam a condução do projeto de forma a garantir qualidade. O software apenas auxiliará o gerente a estruturar a metodologia a uma forma mais eficaz e integrada de trabalho. Gerenciamento de Comunicação. aliadas às técnicas. Vimos então que apóiam a administração de projetos disciplinas de: Gerenciamento de Integração entre os elementos do projeto.

Permite tarefas recorrentes (ocorrem de forma repetitiva). caso conveniente. Utiliza tabelas no processo de entrada de dados. Aceita relações de precedências entre tarefas tipo Fim-Início. Fim-Fim. Permite uso de subprojetos. Permite a inclusão de “campos do usuário”. e Início-Fim. destacamos: Geral Baseia-se no modelo Diagrama de Rede (PERT/CPM): as tarefas do projeto são criadas na forma de blocos interligados. Em muitas situações. O cálculo da rede pode ser feito “do início para o fim” ou “do fim para o início”. Esta opção pode ser desativada. Permite redistribuição de recursos (ou nivelamento de recursos). Permite estabelecer níveis hierárquicos através de “tarefas de resumo”. 4/27 . auxiliando o processo de entrada de dados. Possui recursos para agrupar. Existe um conjunto padrão de tabelas e o usuário pode criar suas próprias tabelas. formando uma rede. filtrar e classificar tarefas. Por exemplo. Permite o uso de “datas programadas” para as tarefas. Tempo (Datas e Folgas) O cálculo da rede é feito automaticamente com a entrada de dados. manual ou automática.2 CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DO MS PROJECT Dentre os diversos recursos disponíveis. Custos Os custos são ligados diretamente às tarefas na forma de custos fixos ou de custos dos recursos alocados. Permite o uso do modelo probabilístico Recursos Os recursos são ligados diretamente às tarefas. um Gráfico de Gantt é gerado automaticamente. expediente de trabalho e feriados. que aceitam diversos tipos de operação. Início-Início. Possui um conjunto padrão de relatórios e o usuário pode criar seus próprios relatórios. em um projeto pode-se planejar a realização de reuniões todas as segundas-feiras. Permite definição de “semana de trabalho”. Este aspecto é muito útil na criação da Estrutura de Decomposição do Trabalho.

Barra Separadora Vertical – separa a Área para Tabelas e a Área Gráfica. Também pode ser personalizada Barra de Edição – como ocorre no Excel. Os comandos mais utilizados aparecem também na Barra de Ferramentas.2.indica que está em modo de entrada de dados Salvando <nome do projeto> . tal como o Gráfico de Gantt. Barra de Modos – contém botões para as visualizações mais utilizadas pelo usuário. podemos digitar dados diretamente nas tabelas ou na Barra de Edição. Modo atual de trabalho – indica o modo de trabalho no qual o MS Project se encontra. Barra de Ferramentas Barra de Edição Área para Tabelas Barra Separadora Vertical Barra de Menus Barra de Formatação Área Gráfica Barra de Modos Barras de Rolagem Modo Atual de Trabalho Figura 1 – Tela inicial do MS Project Barra de Menus – é a barra que contém todos os comandos do MS Project.1 O Ambiente do MS Project A tela inicial do MS Project tem a aparência apresentada abaixo. do mesmo modo que nos outros programas da Microsoft. 5/27 .indica que está gravando as alterações em um arquivo Área para Tabelas – neste espaço são colocadas as diversas tabelas do banco de dados do MS Project Área Gráfica – é a região onde aparecem as visualizações gráficas do projeto. permitindo visualizar melhor a porção gráfica ou as outras colunas da tabela de dados. Pode ser movida para a esquerda ou para a direita. Pode ser: Pronto – o sistema está aguardando uma ação do usuário Abrindo <nome do projeto> . A Barra de Ferramentas pode ser personalizada pelo usuário. Barras de Ferramentas – contém os botões dos comandos mais utilizados.

8.11 Tabela 1 – Informações para montagem da rede Tempo (Semanas) 2 3 3 1 5 1 3 4 6 8 2 1 3. a tela inicial de informações sobre o projeto não é apresentada. você já estará em um novo projeto. Planejamento do Escopo Formatação Inicial do Project Definição das Atividades Estimativa dos Custos Montagem da Equipe Definição do Cronograma Alocação dos Recursos Planejamento dos Recursos Determinação do Tipo de Atividade Duração das Atividades Sequenciamento das Atividades Salvar Linha de Base Figura 2 – Etapas para desenvolvimento de projeto no MS Project Vamos criar um projeto simples para apresentar como usar o MS Project. são apresentadas as etapas essenciais para que se possa elaborar o escopo do projeto no MS Project. O exemplo abaixo refere-se às etapas de construção de uma pequena casa. Entretanto. Estando em um projeto existente ou se quiser iniciar um outro projeto. clique na opção Project (Projeto) e selecione Project Information (Informação sobre o Projeto). mas poderia ser em horas. no Menu Principal. cada etapa abaixo será definida no software.1 CRIANDO UM PROJETO SIMPLES Etapas Essenciais do Planejamento no MS Project Na figura abaixo. Durante o curso. Código 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Atividade Preparo do Terreno Fundações Alvenaria Esgotos Telhado Piso Instalações Elétricas Instalações Hidráulicas Portas e Janelas Pintura Interna Pintura Externa Limpeza Precedência Imediata 1 2 2 3 4 5 5 5. Após abrir o programa. dias. sua duração (está apresentada em semanas. clique na 6/27 . Para isso.2 Entrando com os Dados Iniciais do Projeto O processo de criação de um novo projeto no MS Project segue o padrão dos demais programas da Microsoft.9 9 10.3 3.6 7. meses etc) e as tarefas que precedem cada uma delas.

deve-se preencher este campo e também o campo seguinte. É importante notar que você pode criar um projeto dando como ponto de partida a data de início desejada ou a data de término. 7/27 . O calendário padrão (Standard). Os cálculos para obter as datas das tarefas da rede são feitos com base nesta opção. Project Start Date (Data de Início do Projeto): os cálculos são feitos do início para o final da rede Project Finish Date (Data de Término do Projeto): os cálculos são efetuados do fim para o início da rede. das 08h00 às 17h00. trabalho e custo. Start date (Data de início) – data de início do projeto Finish date (Data de término) – data de término do projeto. Neste último caso. a data atual (Current date). Esta informação é utilizada quando o MS Project tem que decidir quanto à alocação de um recurso a um projeto ou outro. por exemplo.opção File (Arquivo) do Menu Principal e depois selecione New (Novo). Observe que o preenchimento deste campo é mutuamente exclusivo em relação ao campo Start date (Data de Início). Figura 3 – Tela de Informações sobre o Projeto Nesta tela você deverá fornecer a data de início (Start date) e/ou término (Finish date) do projeto. Deve ser um número de 0 a 1000. Será criado um projeto em branco e a tela inicial de informações sobre o projeto será apresentada. O botão Statistics (Estatística) apresenta estatísticas sobre o projeto. considera os seguintes dias/horários de serviço: segunda a sexta. Current date (Data atual) – data atual de acordo com o relógio do computador Status date (Data de status) – data da coleta dos dados de andamento do projeto (custos) Calendar (Calendário) – especifica os dias da semana e horários a serem considerados na agenda. conforme escolha a ser feita no campo apresentado a seguir. duração. Estas informações do calendário padrão podem ser alteradas pelo usuário. Caso se deseje que o programa efetue os cálculos na modalidade do “fim para o início”. a data de status (Status date). o MS Project parte da data em que o projeto deverá estar pronto e vai retroagindo. Inicialmente contém a data atual. tais como: data de início e término. Priority (Prioridade) – indica a prioridade do projeto. com intervalo para almoço entre as 12h00 e 13h00. de modo que o prazo seja cumprido. Após a entrada de dados conterá a data de término do projeto. Esta opção é útil quando temos uma data limite para a conclusão do projeto e queremos ter uma idéia de quando começar. que data considerar para início da agenda (Schedule from). Schedule from (Agendar a partir de) – determina a data a considerar para montar a agenda (a Data de início ou a Data de término). Quanto maior o número maior a prioridade. conforme calculado pelo programa. o calendário (Calendar) e a prioridade do projeto.

será apresentada a tela de entrada de dados. o MS Project automaticamente calcula o valor das colunas Start (Início) e Finish (Término). e digite a duração da tarefa. Como no nosso exemplo não faremos alocação de recursos. Feito isso. À medida em que você informa cada atividade. digite o código da(s) atividade(s) precedente(s) à que você está cadastrando. 8/27 . A coluna seguinte é a Resource Names (Nome dos Recursos). Dessa forma. agora é só digitar os dados do projeto. Aumente a parte visível da planilha. ela vai sendo plotada no gráfico. segurando o botão do mouse e arraste para a direita. Observe que ao digitar o tempo de duração. você pode digitar o símbolo “?” após a letra (por exemplo. de acordo com a tabela a seguir. Clique na coluna Task Name (Nome da Tarefa). por exemplo. basta digitar o tempo de duração sem o símbolo “?”. Nesta coluna. na Área para Tabelas. de modo que a coluna de predecessoras fique à mostra (coloque o ponteiro do mouse sobre a Barra Separadora Vertical. A próxima coluna a digitar é a Predecessors (Predecessoras). o MS Project entende que trata-se de estimativa. Depois clique na coluna Duration (Duração) ou pressione a tecla TAB. Caso haja mais de uma atividade precedente. separe-as com ponto-e-vírgula (.Após preenchida esta tela inicial. Observe agora a Área Gráfica (ao lado da planilha) e veja que o MS Project automaticamente vai montando o Gráfico de Gantt. esta coluna será explicada mais adiante. bem como a indicação das relações de precedência entre elas.). indicando duração de 2 semanas. clique. você não deve digitar nada nestas colunas. Portanto. digite 2s. sua planilha terá a aparência da Figura 4. e digite o nome da primeira atividade. Quando possuir o valor correto. 8s?). Após digitar todos os dados. A letra indica a unidade de tempo a ser considerada. Nesta coluna deverá ser informado o nome dos recursos a serem utilizados para a realização das atividades. Caso não tenha certeza do tempo de duração da atividade. Unidade de tempo Minutos Horas Dias Semanas Meses Anos Letra a utilizar m h d s me an Tabela 2 – Unidades de Tempo de Duração Para a primeira atividade. que deve ser informada por um número seguido de uma letra.

Na janela.3 Como Escolher o Tipo de Atividade Para determinar o tipo de atividade. na pasta Avançado. determine no campo Tipo de Tarefa se a mesma possui Unidades Fixas ou Duração Fixa ou Trabalho Fixo. siga os seguintes passos: No Gráfico de Gantt.Figura 4 – Planilha de Dados do Projeto 3. selecione se a tarefa tem controle de empenho ou não. Na mesma janela. Figura 5 – Informações sobre a Tarefa 9/27 . para cada tarefa. Informações sobre a tarefa. no campo Nome da Tarefa. clique duas vezes sobre ela.

5 Tipo de Vínculos Vínculo é a natureza da relação entre duas tarefas vinculadas. Vincular um projeto consiste em estabelecer uma dependência entre tarefas. Por exemplo. 10/27 . Outras podem depender da data de início de uma tarefa predecessora. Término-a-término (TT): A tarefa (B) não pode terminar antes que a tarefa (A) termine. Início-a-término (IT): A tarefa (B) não pode terminar antes que a tarefa (A) seja iniciada. Por exemplo. Figura 6 – Vinculando Tarefas 3.4 Vinculando Tarefas Depois de decidir a ordem das suas tarefas. uma tarefa "Comprar Tinta" deve terminar antes do início da tarefa "Pintar Parede". é definida uma dependência entre as datas de início e de término. Você vincula tarefas definindo uma dependência entre as datas de início e de término. Para Vincular tarefas. Clique em Vincular tarefas .3. Quando você vincula tarefas. siga os passos abaixo: No campo Nome da tarefa. você estará pronto para colocá-las em seqüência vinculando tarefas relacionadas. algumas tarefas podem precisar ser terminadas antes de uma tarefa sucessora. selecione duas ou mais tarefas que desejar vincular. Há quatro tipos de dependência entre tarefas no Microsoft Project: Término-a-início (TI): A tarefa (B) não pode iniciar antes que a tarefa (A) termine. Início-a-início (II): A tarefa (B) não pode iniciar antes que a tarefa (A) seja iniciada.

selecione a opção File (Arquivo). padronizar a unidade de duração das tarefas. d = dias. Para melhor visualizá-lo. tais como alterar a relação de precedência entre as tarefas. h = horas. Para imprimir o Gráfico de Gantt. utilize os botões de zoom. Você poderá imprimir o gráfico de todo o projeto ou apenas parte dele. s = semanas. Se quiser alterar este padrão. no Menu Principal. Podemos. o MS Project assume a duração em dias.7 Padronizando Procedimentos Alguns procedimentos do MS Project podem ser padronizados de modo a facilitar o trabalho de planejamento. selecione Options (Opções). Para isso. o padrão é “dia”. por exemplo. me = meses. após acessar a tela 11/27 . Ou seja. caso não seja informada a unidade de tempo da duração da tarefa (m = minutos. 3. depois Print (Imprimir). de acordo com as páginas ou a escala de tempo. várias opções podem ser acessadas clicando-se com o botão direito do mouse sobre a área do gráfico. clique na opção Tools (Ferramentas) do Menu Principal.6 O Gráfico de Gantt O Gráfico de Gantt do projeto terá a seguinte aparência: Figura 8 – Gráfico de Gantt do Projeto Clicando sobre o gráfico é possível realizar diversas tarefas. modificar a escala de tempo etc. Além disso. na = anos).Figura 7 – Tipos de Vínculo 3. Inicialmente.

clique na guia Calendar (Calendário) que aparece na tela de opções e altere os valores desejados. Outra padronização importante diz respeito ao calendário a ser utilizado pelo MS Project. clique em Schedule (Agenda) e altere o campo Duration is entered in (A duração é inserida em) para o valor desejado como padrão. O calendário padrão (Standard) pressupõe que: A semana começa no domingo Os dias de trabalho vão de segunda-feira até sexta-feira Os dias de descanso são o sábado e o domingo O expediente de trabalho é das 08h00 às 12h00 e das 13h00 às 17h00 Não há feriado É a partir destas informações que serão determinados o tempo de execução de cada tarefa. Para alterar as informações do calendário padrão. Observe que nem todas as informações do calendário padrão poderão ser modificadas. 12/27 .Options (Opções). horário do expediente e feriados. os recursos a ela vinculados e conseqüentemente a duração do projeto. Toda tarefa pressupõe o uso de determinado calendário que especifica os dias de trabalho.

13/27 .. podemos visualizar o projeto através do Diagrama da Rede. diversas opções estão disponíveis para o Diagrama da Rede.. Caminho Figura 9 – Diagrama da Rede Assim como o Gráfico de Gantt.8 O Diagrama PERT/CPM (Rede) Além do Gráfico de Gantt..3. utilize os botões de zoom: Também para imprimir o Diagrama da Rede. siga as orientações para impressão do Gráfico de Gantt. ou seja.). Para isso. selecione File (Arquivo) e depois Print.. que nos mostra a precedência entre as tarefas (este diagrama também é chamado Diagrama de Precedências). (Imprimir. na Barra de Modos clique no botão Network Diagram (Diagrama da Rede). Basta clicar com o botão direito do mouse sobre qualquer parte do diagrama. Para focalizar o diagrama na tela.

clique no botão Calendar (Calendário) da Barra de Modos .ou clique em View (Exibir) no Menu Principal e selecione a opção Calendar (Calendário).9 A Visualização “Calendário” Dentre as diversas formas de visualização do projeto. temos ainda a visualização Calendário. onde aparece o que é executado em cada semana do projeto. Para acessar essa forma de visualização. visto que guarda grande semelhança com as agendas manuais. 14/27 . Figura 10 – Visualização em Modo Calendário Esta forma de apresentação é bastante interessante e fácil de visualizar o projeto.3.

selecione a opção Project Information (Informações sobre o projeto) – observe que esta é a tela apresentada ao iniciar-se um projeto – e clique no botão Statistics (Estatísticas). A seguir. clique em View (Exibir).1 Cálculos de Datas no MS Project No MS Project. têm-se as seguintes opções para o cálculo das datas das tarefas de um projeto: Fornecer Data de início do projeto: inicialmente o programa calcula as “primeiras datas de início” (PDI) das tarefas do início para o fim do projeto. tomando como ponto de partida o valor fornecido para Data de início do projeto. deve possuir uma data a ser escolhida entre as opções Data de início do projeto ou Data de término do projeto. como um todo. obtidas no processo de cálculo da primeira etapa. no Menu Principal. no Menu Principal. Fornecer Data de término do projeto: inicialmente o programa calcula as “últimas datas de início” (UDI) das tarefas do fim para o início do projeto. o cálculo das “últimas datas de início” é feito do fim do projeto para o início e baseia-se na maior data das últimas tarefas. aponte para Table (Tabela) e selecione Schedule (Agenda). Para acessá-la. A seguir. obtida no processo de cálculo da primeira etapa.4 DURAÇÃO DO PROJETO Após fornecer os dados de um projeto. - Além das datas acima. o cálculo das “primeiras datas de início” é feito do início para o fim do projeto e baseia-se na menor data das primeiras tarefas. Figura 11 – Tela de Estatísticas O MS Project automaticamente calcula as datas de um projeto (inclusive de todas as tarefas) sempre que se efetua alguma alteração de dados. 4. Conforme mostramos no item anterior. desejamos saber qual a sua duração total. Para acessá-la. tomando como ponto de partida o valor fornecido para Data de término do projeto. o próprio projeto. Para isso são utilizadas as Informações sobre o projeto. as principais datas de planejamento de uma tarefa são as seguintes: Início: Early Start (Início Mais Cedo) – primeira data de início (PDI) Término: Early Finish (Término Mais Cedo) – primeira data de término (PDT) Início atrasado: Late Start (Início Atrasado) – última data de início (UDI) Término atrasado: Late Finish (Término Mais Tarde) – última data de término (UDT) Essas informações são apresentadas na Agenda. Esta informação está disponível na tela Estatísticas. o MS Project fornece também dois valores para as folgas das tarefas: Margem de Atraso Permitida: Folga Livre (Free Slack) Margem de Atraso Total: Folga Total (Total Slack) 15/27 . clique em Project (Projeto). Assim.

2 Caminho Crítico Chama-se de caminho crítico aquela seqüência de tarefas que define a duração do projeto. selecione a opção Options (Opções). As tarefas críticas possuem valor nulo para Folga Total (Total Slack) ou Margem de Atraso Total. No MS Project é possível informar que devem ser consideradas como críticas todas as tarefas cujo valor de Folga Total fiquem abaixo de um determinado valor – clique em Tools (Ferramentas).Figura 12 – Tabela Agenda do Projeto 4. 16/27 . clique na guia Calculation (Cálculo) e verifique o campo Tasks are critical if slack is less than or equal to -days (Tarefas são críticas se o valor de Folga Total é menor ou igual a .dias). no Menu Principal.

Figura 14 – Tabela do Modelo Probabilístico Cada duração do modelo probabilístico tem um peso padrão: Duração Otimista (Optimistic Duration) . que aparece clicando-se na opção Tools (Ferramentas). aponte para Toolbars (Barras de Ferramentas) e selecione PERT Analysis (Análise PERT). possuem uma folga quando comparados com o caminho crítico.DP: Peso padrão = 1 Os pesos padrões podem ser alterados pelo usuário. 4.Figura 13 – Caminho Crítico – Gráfico de Controle (Gantt) 4. Os outros.DE: Peso padrão = 4 Duração Pessimista (Pessimistic (Duration) . o MS Project calculará a duração mais provável (DMP) da seguinte maneira: 17/27 . No exemplo apresentado. É comum que apenas um deles defina a duração do projeto: ele constitui o caminho crítico. Neste caso tem-se a situação denominada “múltiplos caminhos críticos”. a maior data de término encontrada entre todas as “últimas tarefas da rede”. Para ativar uma opção ou outra. para todas as “últimas tarefas”.4 Modelo Probabilístico O MS Project permite a entrada de dados no chamado “modelo probabilístico”. do Menu Principal. guia Calculation (Cálculo). que deseja gerenciar como críticos todos os caminhos que chegam ao final do projeto. a esperada e a pessimista para cada tarefa. Pode-se ter as seguintes opções de cálculo das “datas atrasadas” (ou “últimas datas de término”) para os diversos caminhos que chegam ao final: Utilizar. Nesta opção.DO: Peso padrão = 1 Duração Esperada (Expected Duration) . Para acessá-la. O MS Project contempla esta necessidade. aponte para Table (Tabela). uma rede pode conter um ou mais caminhos críticos. Para isso. costuma-se dizer que ela possui diversos “caminhos de encerramento”. clique em View (Exibir). selecione More Tables (Mais tabelas) e selecione PA_PERT_Entry (Planilha de Entrada para PERT PA). deve-se ativar ou não o campo Calculate multiple critical paths (Calcular vários caminhos críticos). A partir da duração definida.3 Múltiplos Caminhos Críticos Como sabemos do PERT/CPM. você informa a duração otimista. Esta situação (existência de folga em caminhos que chegam ao final do projeto) geralmente não agrada ao gerente do projeto. a rede encerrou-se com uma única tarefa. a sua própria data de término. no Menu Principal. opção Options (Opções). por se encerrarem antecipadamente. Na barra de ferramentas que será exibida. Utilizar. para cada “última tarefa”. clique no botão Set PERT Weights (Níveis de importância PERT). no Menu Principal. clique em View (Exibir). Quando temos diversas tarefas de encerramento.

o valor de DMP substitui o campo Duração das tarefas.DMP = (1 x DO + 4 x DE + 1 x DP) / 6 Quando o cálculo é solicitado – clique no botão Calculate PERT (Calcular PERT) na barra de ferramentas Análise PERT. 18/27 .

5 pedreiro para realizar a tarefa. de uma vez. Os tipos de recursos são: 5. tal como custos e grupos de recursos. você pode inserir todas as informações sobre recursos para o seu projeto. Como fornecer quantidade de recursos. Options (Opções). Material. Tipo de Tarefa Relativamente à Carga e Duração No MS Project as tarefas podem ser classificadas como pertencentes aos tipos mostrados a seguir e que têm influência direta na duração da tarefa (acesse a opção Tools (Ferramentas).1 Trabalho (pessoas ou equipamentos). que se necessita de 0. Fixed Units (Unidades Fixas ou Carga Fixa): a duração da tarefa é conseqüência da quantidade de recursos alocados. no Menu Principal. campo Default task type (Tipo de tarefa padrão): Fixed Duration (Duração Fixa): a duração da tarefa não se altera pela alteração na quantidade de recursos a ela alocada. Uma lista de recursos inclui os nomes dos recursos e o número máximo de unidades como um percentual da disponibilidade de cada recurso. campo Show assignment units as a (Mostrar unidades de atribuição como): Percentage (Percentual): os valores são fornecidos na forma percentual. Schedule (Agenda). Options (Opções).2 Tipo de tarefa relativamente à carga de recursos e duração. pode-se informar que o recurso Pedreiro de uma tarefa estará dedicado a ela durante 50% de seu tempo total diário. Por exemplo.3 Forma de Fornecimento da Quantidade de Recursos No MS Project as quantidades de recursos podem ser fornecidas de duas formas (acesse a opção Tools (Ferramentas). O uso de uma ou outra forma depende da conveniência de linguagem. deve-se estabelecer antecipadamente as definições preliminares que serão válidas para todo o projeto. Estes tipos se relacionam da seguinte maneira: Trabalho = Carga x Duração onde carga representa a quantidade de recursos.5 galões de tinta para a tarefa pintura ou.5 USANDO RECURSOS O MS Project permite a alocação de recursos para a realização das tarefas. Decimal (Decimal): os valores fornecidos se referem a quantidades inteiras com fração. Isto economizará seu tempo ao atribuir recursos a suas tarefas. criando uma lista de recursos. Estas duas formas são equivalentes: tanto faz fornecer 0. Definições Preliminares Como sempre convém ao se criar um novo projeto. 19/27 . no Menu Principal. 5.4 Criando uma Lista de Recursos Antes de começar a atribuir recursos. No caso de recursos.5 pedreiro como 50%. 5. Fixed Work (Trabalho Fixo): a duração da tarefa é conseqüência da quantidade de recursos alocados. então. são importantes as seguintes definições: 5. Schedule (Agenda). Por exemplo. pode-se dizer que se necessita de 2.

Na Barra de Ferramentas. clique em Planilha de recursos. siga os passos abaixo: Na Barra de modos. Figura 15 – Planilha de Recursos 5.).Para criar uma lista de recursos. na coluna Resource Name (Nome do Recurso). Clique em Atribuir. selecione o recurso a ser atribuído à tarefa.5 Associando Recursos às Tarefas A associação de recursos às respectivas tarefas pode ser feita através da própria planilha de entrada de dados. Para atribuir recursos. . selecione se o recurso é de trabalho ou material. separe-os com ponto-e-vírgula (. digite os recurso. clique no ícone Atribuir recursos No campo Nome. clique em Gráfico de Gantt. selecione a tarefa que será atribuída um recurso. Caso deseje alocar mais de um recurso à mesma tarefa. Preencha as demais informações sobre o recurso. No campo Nome do recurso. No campo Tipo. 20/27 . No campo Nome da tarefa. siga os passos a seguir: - Na Barra de modos.

tal como 200 por cento para dois carpinteiros. digite o nome de um novo recurso no campo Nome. Uma marca de seleção à esquerda do campo Nome indica que o recurso está atribuído à tarefa selecionada.Figura 16 – Associando Recursos às Tarefas Sugestões: Para atribuir um recurso em meio expediente. pressione CTRL para selecionar recursos não-adjacentes ou pressione SHIFT para selecionar recursos adjacentes. O nome do recurso também aparece próximo à barra de tarefas no Gráfico de Gantt. Para atribuir vários recursos diferentes. - 21/27 . digite uma porcentagem maior que 100 no campo Unidades. digite uma porcentagem menor que 100 no campo Unidades. Se necessário. Para atribuir mais de uma vez o mesmo recurso.

dá um clique sobre o dia no calendário e seleciona a opção Nonworking time (Período de folga) no campo Set selected date(s) to (Definir a(s) data(s) selecionada(s) como) do lado direito do calendário. você seleciona o mês. 6 CUSTOS Certamente. sem ser necessária a alteração do calendário. Quando o calendário “Standard” não atender ao projeto. o custo é um importante aspecto no gerenciamento de projetos. é que as tarefas estejam definidas em dias úteis. clique em Tools (Ferramentas). É possível efetuar alterações no calendário de um projeto existente. os dias/horários de trabalho e de folga para cada calendário. resultados imprevisíveis podem ocorrer. Custo dos recursos que estão alocados às tarefas 22/27 . deve-se digitar. pois. nestes casos. por exemplo. clicando na barra de rolagem.6 Calendário de Trabalho As informações referentes aos dias e horários de trabalho constituem o que se chama Calendário de Trabalho. Esta tela permite criar novos períodos de trabalho ou alterar os existentes. por exemplo. são do calendário padrão. neste caso.5. como você pode ver no campo For (Para). Observação: É possível informar que uma tarefa deve ser executada na forma de “dias corridos”. meses ou anos. nas seguintes modalidades: Custo fixo da tarefa. Neste caso. selecione a opção Change Working Time (Alterar o período de trabalho) deverá aparecer uma tela como a apresentada abaixo. de acordo com a legenda apresentada do lado direito do calendário (legend). Para acessá-las. Para marcar um determinado dia como feriado. O ideal. O MS Project oferece três opções de período de trabalho ou calendário: Standard (Standard) 24 Horas (24 Hours) Turno Noturno (Night Shift) Selecione cada uma das opções do campo For (Para) e verifique. no Menu Principal. No MS Project os custos devem ser definidos diretamente nas tarefas. porém deve-se ter o cuidado de com as tarefas cujas durações estejam definidas em semanas. Figura 17 – Calendário de Trabalho As informações apresentadas. 3dd no campo Duração da citada tarefa. é recomendável que se defina um novo calendário antes de se fornecer a lista de tarefas.

6. Baseline (Linha de Base): é o custo “congelado” em uma determinada data.00 1 2 3 Preparo do Terreno Fundações Alvenaria 23/27 .2 Um Exemplo de Custo Fixo Vamos acrescentar ao nosso projeto exemplo informações de custo.1 Custos Fixos Chama-se Custo Fixo de uma tarefa ao valor que é fornecido independentemente de sua duração ou dos recursos que a tarefa vai utilizar. como mostra a tabela abaixo: Código Atividade Precedência Imediata 1 2 Tempo (Semanas) 2 3 3 Custo Fixo (R$) 320. clique em View (Exibir).00 780. Variance (Variação): representa a variação entre o custo estimado da Linha de base e o custo fixo.Prorated (Rateado): o valor do custo é rateado no período de execução da tarefa.Para atividades em andamento é igual ao custo planejado + o custo real Fixed Cost Accural (Acumulação de Custo Fixo): têm-se as seguintes opções: . É calculado como a soma do custo fixo com os custos de todos os recursos (tal como Custo total). .Para atividades completadas é igual ao custo real . Total Cost (Custo Total): é um valor calculado pelo programa e representa o valor total do custo da tarefa (custo fixo + custos dos recursos).Para atividades planejadas é igual ao custo planejado .00 3. Figura 18 – Tabela de Informações de Custos As colunas da tabelas têm o seguinte significado: Fixed Cost (Custo Fixo): .End (Fim): o valor do custo é lançado no momento de término da tarefa. Actual (Real): custo verdadeiro da execução da tarefa.Start (Início): o valor do custo é lançado no momento de início da tarefa. Para utilizar custos em tarefas no MS Project. . aponte para Table (Tabela) e selecione Custo (Cost).090. Remaining (Restante): custo restante 6. deve-se inicialmente defini-los na tabela Custo. Para isso.

00 19. Dessa forma.3 Salvando o Projeto Para salvar o projeto criado.11 1 5 1 3 4 6 8 2 1 TOTAL 300.410.00 4.00 160. o MS Project passará a considerar as informações de custo do seu projeto.00 1.6 7.360. siga as opções apresentadas no item Custos Fixos.8. siga o seguinte procedimento (que é o mesmo para todos os programas Microsoft): Clique em File (Arquivo) no Menu de Opções Selecione a opção Save (Salvar) Digite o nome do arquivo Clique no botão Save (Salvar) 24/27 .9 9 10.4 5 6 7 8 9 10 11 12 Esgotos Telhado Piso Instalações Elétricas Instalações Hidráulicas Portas e Janelas Pintura Interna Pintura Externa Limpeza 2 3 4 5 5 5.720.140.430.00 1.640.010.00 1.00 1. Aparecerá a tela da Figura 14 e você deverá digitar os dados na coluna Fixed Cost (Custo Fixo).00 Tabela 3 – Informações de Custos do Projeto Para entrar com as informações de custo.00 1. 6.00 3.360.

Para isto. pois o anterior ficou obsoleto.Após clicar no botão Save (Salvar). clique no botão OK. clique em Tools (Ferramentas) no Menu Principal. deseja-se efetuar um novo salvamento. de modo a possibilitar futuras comparações do tipo previsto/realizado quando o projeto estiver em andamento ou sofrer alterações. as informações iniciais de tempo. a janela apresentada acima não será mais exibida. recursos e custos serão armazenadas em campos especiais. Após fazer a sua escolha. Entretanto. Figura 19 – Janela de Salvamento da Linha de Base 25/27 . aponte para a opção Tracking (Controle) e selecione Save Baseline (Salvar Linha de Base). Uma vez criada a linha de base (baseline). posteriormente. o MS Project apresentará a seguinte janela: Figura 19 – Opção de Salvamento A linha de base é uma base para comparação. pode ocorrer a situação em que já se efetuou o salvamento das linhas de base e. Caso você salve o projeto com uma linha de base.

é útil para efetuar simulações de planejamento. 26/27 . clique na guia Save (Salvar) e informe o intervalo de tempo desejado (em minutos). Este procedimento é importante.A opção Save interim plan (Salvar plano provisório). Para isso. Também é possível apagar a linha de base. Isto é válido somente para as datas de início e término informadas. Para isto. clique em Tools (Ferramentas) no Menu Principal. pois em caso de falta de energia ou problema no programa (aquela maldita mensagem “Este programa efetuou uma operação ilegal e será fechado”) o seu trabalho não será totalmente perdido. salvando um plano atual como “plano provisório”. aponte para Tracking (Controle) e selecione a opção Clear baseline (Limpar linha de base). que aparece na janela acima. clique em Tools (Ferramentas) no Menu Principal. 6.4 Salvamento Automático O MS Project pode ser programado para salvar o projeto a cada intervalo de tempo. selecione a opção Options (Opções).

V. VARGAS. Guia do Usuário do MS Project 2000. 400p. 2000. Português. 2002.ed. Microsoft. VERZUH. MBA compacto: gestão de projetos. Esdras Eler por gentilmente ter cedido este passo a passo. New York: Project Management Institute. 3. R. E. 2003. Guide to project management body of knowledge. Rio de Janeiro: Brasport. 27/27 .7 BIBLIOGRAFIA [1] [2] [3] [4] PMBOK GUIDE. Manual prático do plano do projeto. 8 AGRADECIMENTO Agradeço ao prof. Rio de Janeiro: Campus.