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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS FONDOS ROTATORIOS

PG VERSIN FECHA CDIGO

1 I SEP-2012 MNYP-GAF-GAF-04

FONDOS ROTATORIOS

Realizado por:

Unidad de Organizacin y Mtodos

Revisado por:

Econ. Franklin Reyes. Gte. Planif. Organizacin y Presupuesto

Aprobado por:

Ing. Nora Delgado Presidenta

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GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS FONDOS ROTATORIOS HOJA DE CERTIFICACIN DEL MANUAL

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2 I SEP-2012 MNYP-GAF-GAF-04

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA CONSTITUCIN, RENOVACIN, TITULO REPOSICIN Y FINIQUITO DE LOS FONDOS ROTATORIOS EN LA CORPORACIN DE VERSIN: I SERVICIOS DEL DISTRITO CAPITAL, S.A. Este Manual fue elaborado siguiendo instrucciones de la Gerencia de Planificacin y Presupuesto, con la debida revisin y aprobacin por parte de las autoridades correspondientes. DEPENDENCIAS PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDO CARGO DEPENDENCIA FIRMA

ELABORACIN

REVISIN

APROBACIN DE LA JUNTA DIRECTIVA NOMBRE DEL REPRESENTANTE CARGO FIRMA N ACTA FECHA

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GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS FONDOS ROTATORIOS HOJA DE VIDA DEL MANUAL
PROCEDIMIENTO MODIFICADO, SUSTITUDO O ELIMINADO DESCRIPCIN DEL CAMBIO

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CAUSA

AUTORIZADO POR

FECHA

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INDICE GENERAL

DESCRIPCIN
Hoja de Certificacin Manual Hoja de Vida del Manual ndice general Introduccin Objetivos y Alcance del Manual Instrucciones de Uso Objetivo del Manual Alcance y Unidades que Intervienen Base Legal Normativa Normas Generales de la Constitucin del Fondo Rotatorio Normas Generales de la Reapertura del Fondo Normas Generales de los Custodios del Fondo Rotatorio Normas Generales de la Operacin del Fondo Rotario Documentos y reportes utilizados Normas Generales de la Facturas y Comprobantes Normas Generales de las Reposiciones del Fondo Rotatorio Normas Generales del Finiquito del Fondo Rotatorio Proceso N1: Constitucin y Renovacin del Fondo Rotatorio Formularios Asociados al Proceso Proceso N2: Reposicin del Fondo Rotatorio Proceso N3: Finiquito del Fondo Rotatorio Anexos Flujogramas Glosario

PG.
2 3 4 5 5 6 6 7 7 8 11 12 13 14 15 15 16 17 19 21 21 23 24 26-37 38

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INTRODUCCIN
El presente Manual de Normas y Procedimientos establecer los parmetros de Fondo Rotatorio, regular y controlar el proceso de constitucin, manejo, reposicin y finiquito del Fondo Rotatorio que se autoricen a los Funcionarios (as) de La Corporacin de Servicios del Distrito Capital, S.A., Es un instrumento de consulta que debe ser revisado y actualizado peridicamente por las Unidades creadas para tales fines. Tomando en consideracin lo sealado, el Manual de Normas y Procedimientos de Fondo Rotatorio, contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y describir la operatividad del proceso ejecutado en La Corporacin.

OBJETIVOS Y ALCANCE DEL MANUAL


Objetivos Dotar a la Corporacin de Servicios del Distrito Capital, S.A. de una herramienta que permita establecer los procedimientos necesarios para ejecutar en forma adecuada, sencilla y controlada, la apertura, operacin y Reposicin de Fondo Rotatorio, a fin de garantizar la disponibilidad financiera que permita cumplir con los compromisos previstos. Unificar los procesos inherentes al Fondo Rotatorio, garantizando el cumplimiento de las leyes y dems normativas. Garantizar fortalezas en la serie documental para brindar suficientes soportes y claridad para los correspondientes controles de este Fondo. Alcance El presente manual es de obligatorio cumplimiento por todas las dependencias de La Corporacin, con especial atencin a aquellas unidades y/o gerencias que sean responsables de administrar Fondo Rotatorio.

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NSTRUCCIONES DE USO
El Manual se encuentra organizado de manera tal, que el usuario puede encontrar una informacin clara y precisa, tanto de las unidades que intervienen en el procedimiento, como sobre las responsabilidades y acciones que deben cumplirse durante el desarrollo del mismo hasta el nivel de detalle. A los fines del presente Manual, la Corporacin de Servicios del Distrito Capital, S. A., ser denominada: La Corporacin. Cualquier duda acerca del contenido de este Manual podr consultarse a la Unidad de Organizacin y Mtodos adscrita a la Gerencia de Planificacin y Presupuesto. Este Manual, podr ser modificado siguiendo las instrucciones que se encuentran en el Manual de Normas y Procedimientos de la elaboracin de manuales de normas y procedimientos de La Corporacin. OBJETIVO DEL MANUAL Establecer los lineamientos metodolgicos para la administracin de los FONDOS ROTATORIOS otorgados a las Unidades Ejecutoras del presupuesto de la Corporacin de Servicios del Distrito Capital, a fin de garantizar un correcto uso y rendicin de los recursos otorgados. A los fines de esta normativa se entender por: UNIDAD SOLICITANTE, aquella a quien se le asignen recursos para gastos. FONDO ROTATORIO, la asignacin de una determinada cantidad de dinero para efectuar gastos de funcionamiento, de carcter repetitivo y de reposiciones peridicas. A los efectos del presente Reglamento, se entiende por FONDO ROTATORIO la asignacin de una determinada cantidad de dinero para efectuar gastos de carcter repetitivo, los cuales deben estar debidamente autorizados por la Presidencia de la Corporacin, previo informe favorable de la Gerencia de Administracin y Finanzas, en cuanto a que: El Responsable solicitante est solvente en la rendicin de otros fondos como Fondo Rotatorio o Anticipos para propsitos similares.
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Exista disponibilidad presupuestaria en la Unidad solicitante y disponibilidad financiera en la Corporacin y, se cumpla con la presentacin de la Programacin Anual de Compras. ALCANCE Este manual va dirigido a la Gerencia de Administracin y Finanzas y a todas las Unidades Administradoras de Fondos Rotatorio de la Corporacin de Servicios del Distrito Capital y abarca la apertura del Fondo Rotatorio, la ejecucin y la rendicin de cuentas del mismo, adems de las modificaciones al monto del fondo originadas por ingresos generados por las Unidades Ejecutoras. UNIDADES QUE INTERVIENEN Gerencia de Administracin y Finanzas. Gerencia de Planificacin y Presupuesto. Gerencia Solicitante. Unidad Administradora. Contabilidad y Finanzas, equipo de trabajo de Contabilidad Tributos, Pagos y Cobranzas Contabilidad y Finanzas, equipo de trabajo de Tesorera. Custodio del Fondo Rotatorio.

BASE LEGAL
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Segunda Versin Venezuela, Gaceta Oficial Nro. 5.453 del 24 de marzo de 2000. Enmendada, Gaceta Oficial N 5.908 Extraordinaria de Fecha 19 de febrero de 2009. Ley Orgnica de la Administracin Pblica. Gaceta Oficial N 37.305 de fecha 17 de octubre de 2001. Ley Contra la Corrupcin. Gaceta Oficial Extraordinaria N 5.437 de fecha 07 de abril de 2003. Reglamento N 01 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico , Sobre el Sistema Presupuestario. Gaceta Oficial Extraordinaria N 5.781 de fecha 12 de agosto de 2005. Cdigo de Conducta de los Servidores Pblicos.Gaceta Oficial N 36.496 de fecha 15 de julio de 1998. Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, publicada en Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N39.147 de fecha 26 de marzo de 2009. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada en Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001.
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Decreto 6.265 con Rango y Fuerza de Ley Sobre Simplificacin de Trmites Administrativos publicada en Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 5.891 (Extraordinario) de fecha 31 de julio de 2008. Decreto N 6.649. Instructivo Presidencial para la eliminacin del gasto suntuario o superfluo en el Sector Pblico Nacional, publicado en Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 39.146 de fecha 25 de marzo de 2009. Providencia Administrativa N 0257 de fecha 19 de agosto de 2008, emanada del Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria, (SENIAT). Providencia Administrativa del SENIAT, mediante la cual se designan a los Entes Pblicos como Agentes de Retencin del Impuesto al Valor Agregado, publicada en Gaceta Oficial 38.136 de fecha 28 de febrero de2005. Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos. Ministerio de Economa y Finanzas, Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE). Vigente en el ejercicio econmico financiero. NORMATIVA 1. Los Fondos Rotatorios son los girados con carcter permanente y de reposicin peridica a las Unidades Administradoras Delegadas conforme a los procedimientos que al efecto establezca los rganos correspondientes en las reas de su competencia. 2. Slo se asignarn Fondos Rotatorios por un monto menor a los crditos presupuestarios formulados en los proyectos que administra la unidad, de acuerdo a los desembolsos de efectivo que podr realizar directamente, reflejado en el presupuesto de caja y en el plan de pagos. 3. La Estructura Administrativa para los Fondos Rotatorios estar conformada por: Presidencia (quien autoriza la creacin, reposicin y cierre del fondo). Gerente de Administracin y Finanzas (quien avala y justifica la creacin o reposicin del fondo). Un Administrador (el Gerente Solicitante, quien ejecuta o supervisa la ejecucin del Fondo, puede designar un custodio). Un Custodio (puede ser designado por el Administrador para ejecutar y rendir el fondo segn sus instrucciones).

4. Se denominar Administrador del Fondo al funcionario con facultades para disponer gastos y pagos con cargo al mismo, el cual actuar como Cuentadante Delegado de la Corporacin quien ser el responsable de: La documentacin. El efectivo. Llevar los registros internos de acuerdo con los sistemas contables y presupuestarios aplicables.
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Preparar las rendiciones de cuenta, as como de realizar los clculos, retenciones y dems operaciones del Impuesto Sobre La Renta que lo requieran, y deber enterar puntualmente al SENIAT los impuestos retenidos, segn los plazos establecidos para ello. Verificacin de la justedad y racionabilidad de los precios, la suficiencia de las garantas y dems requisitos de legalidad y sinceridad de los pagos efectuados. Notificar al SENIAT, previa autorizacin de la Presidencia, el nombre, nmero de RIF y Cdula de Identidad del Agente de Retencin. Elaborar anualmente el comprobante de retenciones varias por proveedor y presentarlas ante el Seniat en los plazos establecidos para tal fin. 5. El Administrador delegar en el Custodio el manejo operativo del Fondo y el Custodio fungir como Agente de Retencin del Impuesto Sobre La Renta, en los gastos efectuados en la Unidad a travs del Fondo que correspondan legalmente. 6. Los cambios de los responsables (Administrador y/o Custodio) ser autorizada por la Presidencia, a solicitud del responsable de la Unidad; previa presentacin de la documentacin requerida. 7. Los incrementos que se sucedan en los fondos rotatorios, debern ser autorizados por la Presidencia. 8. Para la creacin del Fondo (asignacin por primera vez) se debe presentar a la Presidencia el Acta de Constitucin del Fondo Rotatorio. 9. El Administrador y el Custodio del Fondos Rotatorio, deben estar cubiertos por una fianza de fidelidad que ser otorgada por la Corporacin y tendr una cobertura para el Fondo Rotatorio. 10. Todo Pago realizado por el Fondo Rotatorio debe estar autorizado por el Administrador y por el Custodio. 11. Todo traspaso entre Partidas debe regirse por las disposiciones generales del presupuesto anual y por el Manual de Modificaciones Presupuestarias vigente. 12. No se podr utilizar el Fondo Rotatorio para realizar pagos bajo los siguientes conceptos: Gastos de personal con carcter permanente. Inmuebles y equipos. Conservacin, ampliacin y mejoras de infraestructura.
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Estudios y proyectos para inversin en activos fijos. Contratacin de inspeccin de obras. Construcciones del dominio pblico y privado. Compras en divisas. Compromisos superiores al monto asignado para el Fondo Rotatorio. Contratos de arrendamientos. Rubros que no estn contemplados en las cuentas presupuestarias establecidas en la asignacin del Fondo.

13. Es responsabilidad del Administrador de la Unidad Administradora del Fondo Rotatorio analizar y controlar la disponibilidad asignada por partida presupuestaria, para as evitar exceder los lmites permitidos de traspasos por partida. 14. nicamente se podr solicitar la reposicin del fondo Rotatorio cuando se haya efectuado los desembolsos, por al menos el setenta y cinco por ciento (75%) del monto asignado a la Unidad y para ello debern presentar el Reporte de Rendicin de Cuentas con los soportes establecidos. 15. La unidad solicitante debe contar con una caja fuerte o lugar de resguardo con llave para la custodia de los valores. En caso de no poseer el sitio para tal fin la Gerencia de Administracin y Finanzas, facilitar su caja fuerte para la custodia. 16. El Gerente de Administracin y Finanzas ser responsable de recibir, coordinar, verificar y controlar los expedientes de Rendicin de Cuentas de los Fondos Rotatorio. 17. El Saldo final de los anticipos otorgados quedar en cada una de las unidades correspondientes. 18. Las Normas y Procedimientos establecidos en este manual estarn sujetos al Control Posterior de la Unidad de Auditora Interna y al Control Previo por parte de las Unidades Involucradas. 19. Es responsabilidad de las Unidades Involucradas en el procedimiento, realizar el Control Previo correspondiente en la ejecucin, rendicin y reposicin del Fondo Rotatorio. 20. Todo monto faltante, ser asumido por el custodio y/o sus funcionarios autorizados y repuesto en forma inmediata. 21. En caso de prdidas mayores el Gerente de Administracin y Finanzas o el Custodio pueden solicitar la actuacin de la empresa aseguradora a travs del Seguro de Fidelidad.
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22. Los custodios o funcionarios responsables de los Fondo Rotatorio podrn emitir NOTAS PROVISIONALES DE CAJA para entregar efectivo y mientras se procede a hacer la compra y a entregar la correspondiente factura. Estarn firmadas por el custodio o responsable y el funcionario que recibe el efectivo para la compra y en l se detallarn el monto, la fecha y el concepto de la compra que se realizar con cargo al Fondo Rotatorio. Al recibir la Factura se anular la Nota Provisional.

NORMAS GENERALES
De la Constitucin del Fondo Rotatorio: 1. La Constitucin del Fondo Rotatorio se efectuar mediante aprobacin de punto de cuenta por parte de la Presidencia de La Corporacin. 2. La Apertura por Constitucin del Fondo Rotatorio estar vigente durante el ejercicio fiscal donde se apruebe y caduca a finalizar el mismo, pudiendo ser renovado para el prximo perodo fiscal. 3. La Gerencia o Unidad solicitante presentar una solicitud debidamente justificada a la Gerencia de Administracin y Finanzas, quien tendr a su cargo elaborar el punto de cuenta a la Presidencia. 4. La Gerencia de Administracin y Finanzas evaluar la solicitud, solicitando los soportes que considere conveniente a la Gerencia o Unidad solicitante y solicitar el aval escrito ante la Gerencia de Planificacin y Presupuesto para agregarlo al punto de cuenta. 5. En el punto de cuenta aprobado para la constitucin del Fondo Rotatorio debe constar el monto en UT con el cual se constituye el Fondo Rotatorio, as como el funcionario que ejercer la custodia de dicho fondo. 6. Al Fondo Rotatorio aprobado se le asignar una nomenclatura compuesta por tres letras que identifican la ubicacin administrativa de la misma y el ao lectivo en la cual est operando. Ej: GGH-FR-2011 (significa que es el Fondo de la Gerencia de Gestin Humana del ejercicio fiscal 2011). Esta identificacin se colocar en las reposiciones y en los reintegros, seguido de un nmero correlativo que indica las reposiciones realizadas (Ej: GGH-2011-FR-01). En las reaperturas anuales, cambiar el ao y se iniciar el nmero correlativo, desde el 01.

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7. A la fecha que el Ejecutivo declare una variacin de la Unidad Tributaria, se deber elaborar una Orden de Pago por el monto de la diferencia y se le deber anexar copia del Punto de Cuenta inicial. 8. El custodio podr autorizar a otro funcionario para el manejo de Fondo Rotatorio y/o el cobro en el banco, mediante acta escrita y firmada por el custodio, el o (los) funcionario(s) autorizado y la Gerencia de Administracin y Finanzas. En caso de autorizacin para cobro, la Gerencia de Administracin y Finanzas gestionar que los cheques de apertura y de reposicin se emitan a nombre del autorizado para ello. En ese caso siempre la solicitud de emisin de cheque deber incluir una copia del acta. 9. El custodio del fondo est en la obligacin de informar de manera inmediata a la Gerencia de Administracin y Finanzas los cambios que puedan producirse en cuanto a los funcionarios autorizados a estos fines. 10. Ningn funcionario que posea reparos por parte de Auditora Interna por concepto de manejo de recursos y de fondos, podr ejercer la custodia ni la autorizacin para el manejo, cobro, o cualquier procedimiento relacionado con el Fondo Rotatorio. 11. Una copia del expediente de Constitucin del Fondo Rotatorio y de las actas de Autorizacin deben ser enviadas a Auditora Interna para su revisin posterior. 12. El Gerente de Administracin y Finanzas est encargado de entrenar al custodio y a los responsables de la normativa y de los procedimientos que involucra la operacin del Fondo Rotatorio y podr pedir apoyo a la Unidad de Organizacin y Mtodos si lo requiere. El Custodio que recibe el Fondo Rotatorio y sus responsables autorizados, si los hubiere, manifestarn conocer y acatar las leyes, normas y procedimientos de Fondo Rotatorio, como paso previo para la entrega del cheque de la apertura. 13. El Gerente de Administracin y Finanzas gestionar una prima de Fidelidad ante la empresa de Seguros que designe la Corporacin, para cada Custodio del Fondo Rotatorio. Esta pliza es obligatoria. De la Reapertura anual del Fondo Rotatorio: 1. Se aplica para todos los Fondo Rotatorio constituidos y operativos en La Corporacin. 2. Los Fondo Rotatorio existentes se cerrarn al final de cada ejercicio fiscal y se sometern a un proceso de reapertura al inicio de cada ejercicio fiscal.

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3. La autorizacin de la reapertura de los Fondo Rotatorio, se har de forma anual, a travs de la elaboracin de un Punto de Cuenta que ser elaborado por la Gerencia de Administracin y Finanzas, y aprobado por la Presidencia de la Corporacin de Servicios del Distrito Capital S.A. 4. En dicha reapertura anual se ratificarn o se designarn los custodios del Fondo Rotatorio, se fijarn los montos, expresados en Unidades Tributarias (U.T.) y las partidas presupuestarias que se afectarn en la Ejecucin anual. 5. La solicitud de reapertura, debe venir acompaada del finiquito elaborado por Auditora Interna (ver el procedimiento correspondiente a finiquito). 6. Para la reapertura se tomarn en cuenta las variaciones en la UT, as como las solicitudes de incremento en los montos que contenga la solicitud. 7. Se contemplar la renovacin de la pliza de Fidelidad. 8. La reapertura se realizar mediante cheque a nombre del custodio o de la persona autorizada para el manejo del Fondo Rotatorio y/o cualquier otro funcionario que el custodio del fondo estime conveniente autorizar en acta de manejo de Fondo Rotatorio. 9. En la identificacin del Fondo cambiar la numeracin que representa el ao (Ej: De GGH-FR-2011 a GGH-FR-2012 en caso de renovacin en ese ao). 10. No se podrn solicitar reaperturas de Fondo Rotatorio, para un nuevo ejercicio fiscal, si est pendiente la rendicin de avances solicitados con anterioridad, o el finiquito de Auditora Interna. De los Custodios del Fondo Rotatorio: 1. Los custodios de los Fondo Rotatorio en cada unidad sern los gerentes o los funcionarios de mayor jerarqua dentro de las unidades solicitantes. En caso de ausencia, ser necesario designar un custodio eventual, el cual debe ser autorizado el (la) Presidente(a) de la Corporacin. 2. Los funcionarios autorizados por el custodio para cobrar y/o manejar el Fondo Rotatorio debern ser empleados fijos de la Corporacin de Servicios del Distrito Capital, debidamente entrenados en la normativa y manejo de estos fondos. Su sustitucin o cambio debe ser oportunamente informado a la Gerencia de Administracin y Finanzas.
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3. Previo al recibimiento del Fondo Rotatorio de un nuevo custodio, eventual o permanente, o de sustitucin de personal autorizado, Auditora Interna deber realizar un arqueo de dicho fondo y levantar un Acta de Entrega. Esto se efectuar de igual manera en caso de que vuelva a asumir el funcionario que haba sido reemplazado. 4. Los custodios, funcionarios autorizados y la Gerencia de las unidades donde funcione un Fondo Rotatorio sern solidariamente responsables del manejo y control de los recursos asignados para tal fin. De la Operacin del Fondo Rotatorio: 1. El custodio o funcionario autorizado de cada Fondo Rotatorio deber llevar un libro auxiliar para el registro de las operaciones del mismo. El manejo y registro del Libro podr llevarse en forma computarizada, siempre y cuando la Auditora Interna avale por escrito el procedimiento, programa y presentacin del mismo. Se recomienda una pgina del libro por cada reposicin que se realice (Ver Anexo: F.FONDOROTATORI-01). 2. Los custodios y/o personal autorizado para ello, debern registrar todos los movimientos de ingresos y egresos en el Libro Auxiliar de Fondo Rotatorio. 3. Es deber de la Gerencia de Administracin y Finanzas y de la Unidad de Organizacin y Mtodos, entrenar al personal responsable en la elaboracin y seguimiento del libro de Fondo Rotatorio. 4. Es deber de los custodios y/o funcionarios autorizados tener disponibles y a la mano los comprobantes, libros y dinero en efectivo del Fondo Rotatorio, para atender a cualquier solicitud de la Gerencia de Administracin y Finanzas o de la Auditora Interna. 5. Auditora Interna efectuar como mnimo dos (2) auditoras a cada Fondo Rotatorio durante el ejercicio fiscal de la Corporacin. 6. Los Fondos Rotatorios slo podrn ser utilizados en los gastos operativos y/o Administrativos asociados a las partidas: 4.02 Materiales y Suministros y 4.03 Servicios No Personales. 7. Todo gasto estar debidamente justificado por escrito. 8. Las cancelaciones directas individuales incluyendo el IVA no deben ser superiores al monto asignado al Fondo Rotatorio.

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DOCUMENTOS Y REPORTES UTILIZADOS Soportes de la Reposicin (Facturas y/o Recibos). Orden de Pago. Comprobante de Cheque. Reporte de Rendicin de Cuentas. De las facturas y comprobantes

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1. Todo gasto que por su naturaleza no genere factura o recibo, deber ser demostrado mediante Recibo de Fondo Rotatorio, debidamente conformado por el custodio y autorizado por el responsable. 2. Las facturas slo podrn ser aceptadas y canceladas si cumplen con las disposiciones siguientes: Contener la denominacin "Factura". La factura debe estar emitida a nombre de la Corporacin de Servicios del Distrito Capital S.A. y tener el RIF de la misma. Debe tener la numeracin y numero de control visible e impreso en la factura. Debe indicar la denominacin, domicilio fiscal y R.I.F del proveedor, la fecha que se causa y el monto total legible. Descripcin de la venta o de la prestacin del servicio indicando cantidad y monto. Podr omitirse la cantidad en prestaciones de servicio que por sus caractersticas no pueda expresarse. Si se trata de bienes o servicios exentos o exonerados del IVA, debe aparecer al lado de la descripcin o precio el carcter E, separado de un espacio en blanco y entre parntesis (E). En la factura se debe especificar el concepto del gasto. Especificacin del monto del IVA, discriminado segn la alcuota indicando el porcentaje. Indicacin del valor total de la venta. Tener asentado el sello de la correspondiente Unidad y estar inutilizados con el sello de PAGADO; Todo gasto que por naturaleza no incorpore en la factura el nombre del adquiriente deber ser conformado por el supervisor correspondiente; en este caso el monto no podr superar cuatro (4) unidades tributarias. 3. Todas las facturas y/o gastos realizados, debern ser conformados por el custodio, el funcionario autorizado y el Gerente del rea en donde se haya asignado un Fondo Rotatorio (en caso de no ser el mismo custodio). 4. En los casos que el objeto de la compra no refleje con claridad la utilidad que se le dar al mismo en funcin de los intereses Institucionales, debe expresarse en hoja anexa, la explicacin de su uso o utilidad y la Unidad que lo recibe, y estampar la firma del rea correspondiente.
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5. Las Facturas y comprobantes se mantendrn en custodia los mismos se mantendrn archivados temporalmente hasta la fecha de la reposicin del Fondo. 6. No se aceptarn facturas cuyo concepto no est debidamente especificado, a los fines de la imputacin presupuestaria. Ej: No se aceptarn facturas por concepto de varios. 7. Es responsabilidad de los custodios o funcionarios responsables subsanar cualquier reparo respecto de las facturas o comprobantes de Fondo Rotatorio que sean rechazados por defectos de forma o por contravenir las normativas, as mismo queda bajo su responsabilidad la devolucin del efectivo indebidamente imputado. De las Reposiciones del Fondo Rotatorio: 1. Los custodios de los Fondo Rotatorio slo podrn solicitar la reposicin del monto agotado, previa rendicin detallada segn Formulario N F.FONDOROTATORIO-01 y con todos los soportes del monto a reponer. 2. La reposicin del Fondo Rotatorio se efectuar una vez agotado al menos el setenta y cinco por ciento (75%) del mismo, y deben estar acompaados de los documentos siguientes: Relacin de Gastos Realizados, Facturas originales con la justificacin escrita de los gastos en ella relacionados, en orden cronolgico. 3. En caso que las facturas tengan un formato inferior al tamao de una hoja Carta, se colocarn pegadas en hojas en el mismo orden en que son relacionadas. 4. Cada reposicin llevar una identificacin y numeracin, compuesta por las nomenclatura que identifica a la Fondo Rotatorio, compuesta por las tres letras de la Gerencia o ubicacin fsica, el ao lectivo de operacin del fondo y un nmero que indicar en forma correlativa las reposiciones efectuadas (Ej: GGH-2011-FR-001, la siguiente ser GGH-2011-FR-002 y as sucesivamente). 5. La alteracin del orden correlativo de las reposiciones, constituye falta grave.

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6. La reposicin de los montos rendidos por la Unidad responsable estar condicionada a la aprobacin de los comprobantes que justifiquen el gasto. Esta aprobacin se llevara a cabo por la Gerencia de Administracin y Finanzas y la reposicin del monto total solo se autorizar cuando dicha Unidad solvente las objeciones sealadas para cada uno de los comprobantes objetados. 7. No se efectuarn reposiciones parciales, es decir, por fracciones del monto de la reposicin solicitada. 8. Las reposiciones y rendiciones de cuentas realizados en forma errnea, de manera reiterada se considerar falta grave y podr motivar el finiquito del fondo. 9. No se podrn solicitar reposiciones de Fondo Rotatorio si est pendiente algn reparo de la reposicin inmediatamente anterior. 10. El mximo de reposiciones de Fondo Rotatorio es de tres (3) al mes.

Del finiquito del Fondo Rotatorio: 1. El finiquito del Fondo Rotatorio podr efectuarse en las siguientes ocasiones: Al finalizar el ejercicio econmico-financiero. En caso de sustituirse el Funcionario Responsable de manera temporal o permanente. A solicitud del la Unidad y custodio del Fondo Rotatorio, que requiera el retiro del fondo. En caso de detectarse alguna irregularidad o incumplimiento de las normas del fondo.

2. El finiquito del Fondo Rotatorio estar a cargo de la Unidad Auditora Interna, quienes podrn solicitar la presencia de la Gerencia de Administracin y Finanzas o delegar la ejecucin el finiquito en otros funcionarios que stos autoricen. 3. A los fines del citado finiquito, el custodio o funcionario responsable del Fondo Rotatorio deber presentar a la Auditora Interna el Libro Auxiliar de Fondo Rotatorio, los archivos de los expedientes de reposicin, el efectivo o disponibilidad en caja, a la fecha y las facturas en trnsito, as como cualquier otro recaudo que le sea solicitado a estos fines. 4. Si para el momento del Finiquito del Fondo, al preparar el "Estado de Disponibilidad del Fondo Rotatorio", existiera efectivo en caja no gastado, dicho monto deber depositarse en la Cuenta Corriente que indique la Gerencia de Administracin y Finanzas. La copia del formulario de depsito validado, firmado y sellado por el Entidad Bancaria deber agregarse a la documentacin y continuar con el proceso de finiquito.
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5. Auditora Interna analizar la documentacin de soporte del Finiquito del Fondo Rotatorio y preparar notificacin para la firma de Presidencia y del Gerente de Administracin y Finanzas informando al Funcionario Responsable del Fondo el resultado de dicho anlisis. 6. En caso que dicho finiquito corresponda a la culminacin del ejercicio econmico financiero, el cierre deber efectuarse a ms tardar, el 20 de diciembre de cada ao; a excepcin del Fondo Rotatorio constituido en la Gerencia de Administracin y Finanzas que continuar abierto en lo posible hasta el 31 de diciembre, a los efectos de atender eventualidades de las diferentes unidades operativas de La Corporacin. 7. El finiquito se producir a travs de un acta con copia a todas las partes interesadas y que tendr que ser anexado para la renovacin anual del Fondo Rotatorio en el siguiente perodo. 8. Si el anlisis evidenciara algn reparo menor, el custodio estar encargado de solventarla lo antes posible. En caso de ser una irregularidad mayor o grave, en el acta de finiquito se dejar constancia para futuras actuaciones. 9. Auditora Interna definir si los custodios pueden o no seguir administrando el Fondo Rotatorio en los siguientes perodos fiscales.

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PROCESO N1: CONSTITUCIN Y RENOVACION ANUAL DEL FONDO ROTATORIO RESPONSABLE ACCIN Determina la necesidad de constitucin de un Fondo Rotatorio, o de Renovacin Anual del mismo y define el Funcionario autorizado para el cobro de cheques y/o su manejo. Elabora un oficio para el funcionario autorizado donde consta la funcin para la cual se le autoriza. En el mismo oficio de solicitud se detalla lo siguiente: Justificacin del fondo. Monto solicitado en Bolvares y en Unidades Tributarias (equivalentes a la fecha de la solicitud). Firma el oficio por el nivel de autorizacin requerido dentro de la Gerencia o Unidad. Remite a la Gerencia De Administracin y Finanzas. Recibe el oficio de solicitud con sus anexos. Firma copia del memorndum a la Unidad Solicitante a los efectos de su control y seguimiento. Revisa el oficio de solicitud y sus anexos. No hay conformidad: Anota observacin y remite a la Gerencia Solicitante para que sea subsanado el problema. Si hay conformidad : Firma Elabora el punto de cuenta para la Presidencia. Enva Punto de Cuenta a la Presidencia. Recibe Punto de Cuenta. En caso de: No aprobar: Registra observaciones y enva a Gerencia de Administracin y Finanzas para las correcciones o acciones en consecuencia. Aprueba: Firma y enva a Gerencia de Administracin y Finanzas Recibe el punto de cuenta firmado por la Presidenta. Punto de Cuenta no aprobado: Procede a cubrir las observaciones realizadas para dar curso a la solicitud. Punto de Cuenta Aprobado: Recibe y verifica que el expediente de solicitud est en orden.
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UNIDAD SOLICITANTE

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PRESIDENCIA

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GERENCIA DE PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS ENCARGADO DE LOS SEGUROS

TRIBUTOS, PAGOS Y COBRANZAS

CONTABILIDAD Y FINANZAS, EQUIPO DE TRABAJO DE TESORERA

UNIDAD
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Enva a la Gerencia de Planificacin y Presupuesto. Recibe el punto de cuenta con la aprobacin del Fondo Rotatorio. Registra la previsin presupuestaria para este fondo. Anexa el documento donde consta la previsin solicitada. Enva a Gerencia de Administracin y Finanzas. Recibe el punto de cuenta y anexos. Enva copia al encargado de los seguros para la pliza de Fidelidad Enva el expediente a Tributos, Pagos y Cobranzas Recibe copia. Realiza procesos para la pliza de Fidelidad. Convoca al custodio y para la firma de la pliza. Entrega una copia para retirar el cheque en caja. Recibe expediente de solicitud de Fondo Rotatorio. Verifica que el expediente tenga todos los recaudos y que est en orden. Realiza la Orden de Pago. Remite a Contabilidad y Finanzas, equipo de trabajo de Tesorera. Recibe expediente con Orden de Pago. Elabora cheque por el monto indicado y a nombre del custodio o de la persona autorizada. Elabora Acta de entrega para la creacin del fondo con los datos del cheque. Enva cheque para las firmas autorizadas y una vez firmado: Notifica al beneficiario para que retire el cheque Entrega el Cheque al beneficiario con la presentacin de la pliza de fidelidad y Suscribe el acta de Apertura el Fondo de Fondo Rotatorio. Anexa la pliza de fidelidad y el Acta de apertura al expediente. Remite : Una copia al Custodio del fondo. Una copia a Auditora Interna. Una copia a Planificacin y Presupuesto. Una copia a Gerencia de Administracin y Finanzas. Archiva el expediente Entrega la copia de la pliza de Fidelidad.
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SOLICITANTE

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Firma el Acta de Apertura. Recibe cheque procede al cobro del mismo. Incorpora copia del cheque al Expediente de control y seguimiento del Fondo que debe llevar el (la) responsable del Fondo. Procede al cobro del mismo. Registra en el Libro Auxiliar de Fondo Rotatorio la apertura del fondo y el ingreso por el monto del cheque. FIN DEL PROCESO

N DE FORMULARIO F.FONDOROTATORIO-01

FORMULARIOS ASOCIADOS AL PROCESO DESCRIPCIN FORMULARIO DE REPOSICIN DE FONDO ROTATORIO

PROCESO N2: REPOSICIN DEL FONDO ROTATORIO RESPONSABLE ACCIN Inicia trmite de reposicin, al consumirse el 75% del Fondo asignado, a los efectos de que no se agote la disponibilidad del mismo. Organiza las facturas del gasto realizado con cargo al Fondo de Fondo Rotatorio cronolgicamente. Verifica que las facturas estn debidamente relacionadas en el libro Auxiliar de Fondo Rotatorio. Corrobora que el monto de efectivo en caja se corresponda con el saldo que arroja el libro. Anexa a cada factura la hoja de su justificacin. Llena el Formulario de Reposicin Fondo Rotatorio (Ver Formulario N F.FONDOROTATORIO-01). Asigna una numeracin correlativa al formulario de reposicin, segn lo dispuesto en la normativa. Remite documentos originales a la Gerencia de Administracin y Finanzas, debidamente firmados por el Custodio, la persona autorizada y la mxima autoridad de la Unidad. Archiva una copia, para alimentar el Expediente de seguimiento y control que reposa en la Unidad. Recibe documentos de Solicitud de Reposicin del Fondo de Fondo Rotatorio. Revisa cuidadosamente la documentacin presentada. Verifica que se haya cumplido la normativa correspondiente.
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CUSTODIO Y/O RESPONSABLE AUTORIZADO

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GERENCIA DE PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO

TRIBUTOS, PAGOS Y COBRANZAS

CONTABILIDAD Y FINANZAS, EQUIPO DE TRABAJO DE TESORERA

CUSTODIO Y RESPONSABLE AUTORIZADO

Tiene observaciones: Devuelve al Custodio. No tiene observaciones: Remite a la Gerencia de Planificacin y Presupuesto para la codificacin correspondiente. Recibe la solicitud de reposicin con todos los recaudos. Revisa cuidadosamente la documentacin presentada y codifica los gastos. Realiza el respectivo compromiso presupuestario. Remite a Tributos, Pagos y Cobranzas. Recibe. Revisa los documentos y trmites realizados, a los efectos de verificar el cumplimiento de la norma legal y procedimientos internos. Elabora la Orden de pago correspondiente. Enva a Contabilidad y Finanzas, equipo de trabajo de Tesorera. Recibe la Orden de pago y sus anexos. Emite el cheque por el monto de la Reposicin del Fondo. Ubica las firmas autorizadas que suscriben el cheque. Notifica al Beneficiario (a). Entrega cheque. Enva al equipo de trabajo de Contabilidad para el registro. Archiva Expediente. Recibe cheque. Incorpora copia del cheque al Expediente de control y seguimiento del Fondo que debe llevar el (la) responsable del Fondo. Registra en el libro Auxiliar de Fondo Rotatorio la Reposicin del Fondo. Cobra del mismo. FIN DEL PROCESO

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PROCESO N3: FINIQUITO DEL FONDO ROTATORIO RESPONSABLE AUDITORA INTERNA CUSTODIO Y/O FUNCIONARIO AUTORIZADO AUDITORA INTERNA

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CUSTODIO Y/O FUNCIONARIO AUTORIZADO

AUDITORA INTERNA

ACCIN Inicia trmite de Finiquito del Fondo, atendiendo a cualquiera de los supuestos establecidos en las presentes normas, para proceder en estos casos. Organiza las facturas originales del gasto realizado con cargo al Fondo de Fondo Rotatorio y Llena los Formularios de finiquito que se sean solicitados. Presenta el Libro Auxiliar de Fondo Rotatorio. Presenta el efectivo disponible en caja, si lo hubiera. Recibe documentos de Solicitud de Finiquito del Fondo de Fondo Rotatorio, revisa e instruye revisin y registro del gasto. Verifica monto disponible en efectivo y solicita su depsito en cuenta bancaria de la Corporacin. Deposita el monto en efectivo en la cuenta bancaria que le es indicada y entrega el original del depsito a los fines del finiquito. Conserva copias de todos los documentos entregados para el archivo y espera la emisin del finiquito En caso de observaciones, procede a subsanarlas ante la Direccin de Finanzas, hasta que se le otorgue el Finiquito Emite el finiquito mediante un acta. - Si hay observaciones: Procede segn la normativa - No hay observaciones: Enva copia del acta de finiquito al Custodio para la solicitud de reapertura para el prximo perodo fiscal. FIN DEL PROCESO

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ANEXOS

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F.FONDOROTATORIO-01 REPOSICIN DE FONDO ROTATORIO

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FLUJOGRAMAS

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GLOSARIO
Fondo Rotatorio: es el mecanismo presupuestario que otorga liquidez inmediata al inicio de cada ejercicio presupuestario, a las dependencias, para cubrir sus compromisos y necesidades de carcter urgente, derivados del ejercicio de sus funciones. Pliza de Fidelidad: documento que sirve para cubrir las prdidas econmicas o de bienes a consecuencia de un acto doloso causado por un empleado. Para presentar un reclamo bajo esta pliza, debe comprobarse la culpa o indicios claros del imputado.

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