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Software Micro Gestor Empresarial E.I. - Verso 3.

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O Software de Gesto do Empreendedor Individual.

Desenvolvido por: Catlogo Empresarial do Brasil Ltda. C.N.P.J. N 06.926.753/0001-09 Goinia - Gois

Este SOFTWARE protegido por leis de direito autoral e tratados internacionais relativos a direitos autorais, bem como por outras legislaes e tratados sobre propriedade intelectual. Este software licenciado e no vendido. Vide Contrato de Licena de Uso.

Mais uma iniciativa do Portal Catlogo Empresarial, apoiando o crescimento dos Empreendedores Individuais do Brasil. www.catalogoempresarial.com.br

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Micro Gestor Empresarial E.I. Verso 3.0

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ndice
Introduo Viso Geral do Software Micro Gestor Empresarial E.I. Verso 3.0 - Mdulos Requisitos Tcnicos / Instalao do Software Registro e Ativao do Software Segurana - Tela de Login do Sistema Reinstalao do Software Micro Gestor Empresarial e Restaurao de Backup (Cpia de Segurana) Custo do Software e Perodo de Validade Primeiros Passos para a Utilizao do Software Pg. 04 Pg. 05 Pg. 06 Pg. 07 Pg. 08 Pg. 09 Pg. 10 Pg. 10

Operao do Sistema Micro Gestor Empresarial E.I.


Conhecendo os Mdulos e funcionalidades do Software Mdulo Definio de Competncia, Metas de Vendas e Premiaes Definio de Perodo de Competncia Definio de Metas e Premiaes Mdulo Acompanhamento de Faturamento e Metas de Vendas Mdulo Movimentao Financeira (Uso Dirio) Caixa - Caixa (Receitas e Despesas) - Caixa (Localizao de dados, Recibo, e Memria de Clculo - Caixa (Tela de Visualizao de Lanamentos (Receitas) - Caixa (Filtros de Registro de Lanamentos) - Caixa (botes de controle) - Caixa (Lanamento de Receita nica Vendas que sero recebidas em uma nica vez) - Baixa de Lanamento de Receita (Recebimento) - Caixa (Lanamento de Receitas Mltiplas Vendas que sero recebidas Parceladas) - Caixa (Lanamento de Despesa nica Pagamentos que sero efetuados uma nica vez) - Caixa (Lanamento de Despesa Mltiplas Pagamentos que sero efetuados mensalmente) - Baixa de Lanamento de Despesa (Pagamento) Contas a Receber Contas a Pagar - Baixa Mltipla de Lanamento de Despesa (Pagamento) Contas Financeiras - Transferncia de Recursos Financeiros entre Contas - Extrato dos Lanamentos Financeiros (Contas) - Lanamento de Saldo Inicial da Conta Financeira Controle de Cheques - Operao de Depsito de Cheque - Operao de Antecipao de Recebveis - Controle de Cheques Devolvidos e Estorno de Lanamentos Rentabilidade Fluxo de Caixa Mdulo Extra - Agenda Telefnica - Agenda de Compromissos - e-mail Marketing - Guia Prtico de Utilizao - Dvidas e Sugestes - Cpia de Segurana Backup dos dados inseridos no sistema - Telas Auxiliares e Acesso Rpido - * Exclusivo Item: Empreendedor Individual - Botes Auxiliares e Calculadora Pg. 15 Pg. 22 Pg. 22 Pg. 23 Pg. 24 Pg. 27 Pg. 27 Pg. 29 Pg. 31 Pg. 31 Pg. 33 Pg. 36 Pg. 41 Pg. 42 Pg. 44 Pg. 48 Pg. 50 Pg. 51 Pg. 52 Pg. 53 Pg. 54 Pg. 55 Pg. 57 Pg. 57 Pg. 59 Pg. 60 Pg. 61 Pg. 62 Pg. 65 Pg. 65 Pg. 69 Pg. 69 Pg. 69 Pg. 70 Pg. 71 Pg. 71 Pg. 72 Pg. 74 Pg. 75 Pg. 76

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Software Micro Gestor Empresarial E.I.


O software de Gesto do Empreendedor Individual.
Parabns, voc acabou de receber a licena de uso do Software Micro Gestor Empresarial E.I. Verso 3.0. Com ele, voc ter a sua disposio mais de 16 Ferramentas para ajudar na Gesto do seu negcio.

Com o Micro Gestor Empresarial E.I. voc poder:


- Cadastrar os Clientes e Fornecedores com controle sobre as Despesas e Receitas obtidas de cada um; - Cadastrar o(s) empregado(s)/Colaboradore(s); - Gerenciar as Receitas (Vendas) obtidas de modo detalhado e por perodo; - Gerenciar as Despesas (Pagamentos) envolvidos no negcio por Centro de Custo * Centro de Custo: Diviso das despesas por tipo (Exemplo: Despesas com pessoas, Gastos Fixos,...) - Controlar e monitorar as Contas Financeiras (Caixa Interno, Contas Bancrias e Cheques); - Controlar e monitorar as Contas A Pagar, divididas por Forma de Pagamento e Data de Vencimento; - Controlar e monitorar as Contas A Receber, dividas por: Tipo de Receita, Cliente e Data de Vencimento; - Controlar e monitorar os Cheques Pr-datados e Devolvidos em seu poder; - Controlar e monitorar as Antecipaes de Recebveis (Antecipao de Cheques Pr-datados); - Controlar e monitorar o Faturamento do seu negcio; - Ter a disposio o Fluxo de Caixa, (Detalhamento de toda a movimentao financeira de seu negcio); - Definir e Acompanhar as Metas de Vendas, por vendedor(a); - Armazenar e gerenciar a Agenda Telefnica para lanamento dos contatos do seu negcio; - Armazenar e gerenciar a Agenda de Compromissos firmados; - Utilizar o aplicativo de envio de e-mail marketing aos seus clientes e fornecedores* * Necessrio que o computador esteja conectado a internet e possuir plano contratado com provedor de e-mail. E mais... - Contar com mais 5 Telas Auxiliares, contendo o exclusivo Item: Empreendedor Individual, que ir auxili-lo quanto as rotinas envolvidas em seu negcio e lhe manter informado sobre as notcias e novidades no Ramo do Empreendedorismo. O Catlogo Empresarial do Brasil tem o orgulho de apoiar mais essa ferramenta para a Gesto do seu negcio e espera superar as suas expectativas em relao aos resultados obtidos com a utilizao do software.

Catlogo Empresarial do Brasil

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Requisitos Tcnicos para a Instalao do Software


O Micro Gestor Empresarial E.I., no necessita de computadores de ltima gerao para o seu perfeito funcionamento, porm alguns pr-requisitos so obrigatrios: - Processamento mnimo de 200 MHz; - 512 MB de memria RAM; - Resoluo de Vdeo com no mnimo 1024 X 768 Pixels. indispensvel que o micro computador onde o Software Micro Gestor for instalado, possua conexo ativa com a internet em sua primeira utilizao, pois o Programa realiza o seu registro online atravs da internet.

Instalao do Software Micro Gestor Empresarial E.I.


O arquivo para a instalao do Software est disponvel para download em qualquer parte do Mundo atravs do Web site: www.catalogoempresarial.com.br/microgestor , Siga os passos abaixo: 1 Passo: Encontre o arquivo de instalao que foi baixado, denominado mge30.exe e posteriormente d dois cliques com o mouse sobre a mesmo. 2 Passo: Abrir automaticamente a tela de Boas Vindas do Micro Gestor, pressione o boto Avanar; 3 Passo: Ser exibido o Contrato de Licena de uso do software, voc dever ler o contrato de Licena e aceitar os Termos descritos no mesmo, para que possa dar continuidade na instalao; 4 Passo: Confirme o nome do Usurio e Empresa que ir utiliz-lo e clique com o mouse sobre avanar; 5 Passo: Na prxima tela, ser apresentado o local onde o Software ser instalado, voc poder alter-la como lhe convier ou mesmo deixar o padro definido pelo sistema; 6 Passo: Na tela seguinte sero questionados quais os usurios do Windows tero acesso ao sistema. Por pr-definio (Todos os usurios so definidos). No se preocupe quanto segurana, pois o software Micro Gestor possui seu prprio sistema de segurana, onde dever ser informado um usurio e senha para acesso ao sistema. 7 Passo: Tela de Finalizao de Processo, basta pressionar o boto avanar para que o software seja instalado em seu Micro Computador. Aguarde at a apresentao da tela Operao concluda, pressione o boto Finalizar e desta forma o software j estar instalado no computador e disponvel para sua execuo inicial.

Primeira execuo do sistema

Ser criado automaticamente na rea de trabalho o cone de atalho denominado Micro Gestor Empresarial E.I.; Localize-o e d dois cliques com o mouse sobre o mesmo.

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1 Tela Apresentada - Carregamento do Sistema

2 Tela Registro do Software e Ativao


Finalizado o carregamento do sistema, ser solicitado ao usurio o registro do software junto a Central de Controle do Software Micro Gestor Empresarial. necessrio estar conectado a internet para a realizao deste procedimento. Na tela de Ativao/Registro o usurio dever preencher todos os campos solicitados. Aps o preenchimento, clique com o mouse sobre o boto Continuar. Ser enviado automaticamente ao e-mail informado no Registro do software a Chave de Ativao do sistema. Acesse o seu e-mail, copie a chave de ativao e cole a mesma na tela seguinte.

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Ativao do Software Insira a Chave de Registro enviada atravs de e-mail

Acesse o e-mail que foi informado na tela anterior (Registro e Ativao do Software) e copie a Chave de Ativao do Software recebida por e-mail e cole no campo informado acima (Seta Azul). Realizando este procedimento, basta clicar sobre o boto Ativar Licena e seu software, estar pronto para ser utilizado. *A Ativao/Registro do Software realizado uma nica vez e somente ir ocorrer novamente caso acontea algum problema no micro computador que o mesmo foi instalado e necessite realizar uma reinstalao do programa (Vide item: Reinstalao do Software - Micro Gestor Empresarial).

Segurana - Tela de Login do Software Micro Gestor Empresarial


Aps o carregamento do sistema, ser apresentada a tela de Login, que tem por funo proteger os dados do seu negcio contra pessoas no autorizadas. Em sua primeira execuo deveremos informar o USURIO e SENHA PADRO para Acesso ao Sistema, respeitando as Letras Maisculas e Minsculas e posteriormente clicar com o mouse sobre o boto Entrar.

Usurio: Admin

Senha: 123456

* O usurio e senha de acesso, podero ser redefinidos no Mdulo: Extra >> Item: Configurao > Guia: Usurio do sistema.

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Reinstalao do Software Micro Gestor Empresarial E.I.


Para a reinstalao do Software, importante que o usurio tenha um Backup dos seus dados, o mesmo poder ser realizado atravs do Mdulo: Extra > Item: Cpia de Segurana. De preferncia, armazene o arquivo de backup em uma Unidade Removvel, para que o mesmo possa ser restaurado na nova instalao do Software.

Procedimentos para a Reinstalao do Software e Restaurao do Backup (Cpia de Segurana).


Realize o download do instalador do software novamente em nossa pgina na internet: www.catalogoempresarial.com.br/microgestor. Isso garantir ao usurio a instalao da verso mais recente do programa. Execute novamente o processo de instalao do Sistema, porm ao chegar tela de ativao, deveremos seguir os 3 passos demonstrados abaixo. 1 Passo: Na tela de ativao, voc dever clicar com o mouse sobre o boto: J sou Registrado Seta Azul e desta forma ser solicitado o N do C.N.P.J. que j havia sido utilizado na primeira instalao. Observe imagem abaixo.

2 Passo: Informe o N do C.N.P.J. e clique com o mouse sobre o boto Confirmar. 3 Passo: Ser apresentada a imagem OK, confirmando que o registro anterior do sistema foi localizado em nosso sistema. Desta forma, basta clicar sobre o boto Continuar. Basta informar novamente a Chave de Registro que foi reenviada ao e-mail cadastrado em seu primeiro registro do software e clicar com o mouse sobre o boto Confirmar e assim o software estar funcionando novamente. Agora que reinstalamos o software Micro Gestor, o mesmo vir sem dados e deveremos restaurar nosso backup (Cpia de segurana) dos dados que havia no antigo software.

Restaurao do arquivo de Backup (Cpia de Segurana).


So 7 passos para realizar o procedimento de restaurao do backup, observe abaixo. 1 Passo: J com o sistema aberto, deveremos nos dirigir ao Mdulo Extra, Item: Cpia de Segurana e clicar sobre o mesmo. Ser solicitado ao usurio que o sistema seja fechado, confirme este opo. 2 Passo: Ser aberto o aplicativo: Assistente para Cpia e Restaurao de Arquivos de Dados Sistema Micro Gestor Empresarial. Na parte superior da Tela haver uma Guia denominada: Restaurar Cpia de Segurana, clique sobre a mesma. Micro Gestor Empresarial E.I. Verso 3.0 Pgina 9

3 Passo: Encontre na tela o boto Procurar e clique sobre o mesmo. A funo deste boto informar ao sistema onde se encontra o arquivo de backup a ser restaurado. 4 Passo: Encontrado o arquivo de backup, selecione-o e clique sobre o boto Abrir. 5 Passo: O sistema voltar a tela anterior, bastando que o usurio d um clique com o mouse sobre o boto: Restaurar Backup. 6 Passo: O processo de restaurao do sistema ser apresentado em tela e sua finalizao se dar apresentando a mensagem: Restaurao realizada com sucesso. 7 Passo: Basta finalizar o aplicativo: Assistente de Restaurao de Arquivo de Dados, atravs do boto localizado no canto inferior direito da tela e executar o sistema novamente. *Ateno: Este processo requer do usurio uma ateno especial, pois o processo de restaurao sobrepe os dados presentes no sistema Atual. Tenha muita ateno na utilizao desta operao e certifique-se de ter realizado cpias de segurana de seus dados.

Custo do Software Micro Gestor Empresarial Verso 3.0


O software Micro Gestor Empresarial no comercializado! O usurio custear apenas uma Taxa de Manuteno Anual no valor de R$ 59,90 (Cinquenta e nove reais e noventa centavos). Esse valor investido em melhorias no software e pagamento dos profissionais envolvidos garantindo a sobrevivncia do software. Valor simblico, correspondente a um investimento de R$ 4,99 ao ms. O objetivo do software apoiar o Empreendedor Individual do Brasil na gesto de seu negcio, oferecendo uma ferramenta gil e completa que ajudar na administrao e futuras tomadas de decises.

Perodo de Validade do Software Micro Gestor Empresarial E.I.


O software Micro Gestor Empresarial E.I. 3.0, tem sua validade de 30 Dias, podendo ser prorrogada por mais 365 Dias. Aps a instalao o usurio ter 30 Dias Gratuitos para usufruir de todos os recursos do software, aps esse perodo cobrado apenas uma Taxa de manuteno do software (Anual) no valor de R$ 59,90 (Cinquenta e nove reais e noventa centavos). O Micro Gestor Empresarial E.I. de propriedade da Empresa: Catlogo Empresarial do Brasil Ltda. e todos os seus direitos so reservados. Obtenha mais informaes sobre a sua licena de uso do software Micro Gestor Empresarial E.I., clicando com o mouse dentro do prprio sistema, no cone azul, com a letra i, posicionado no canto superior direito da tela principal.

Primeiros Passos - Utilizao do Software Micro Gestor Empresarial E.I.


Este item destinado a auxiliar o usurio de como proceder com seu novo Software de Gesto Empresarial, ensinando todos os passos que o usurio dever seguir para adequar o Sistema Micro Gestor Empresarial a realidade do seu negcio. Esta customizao exigir em mdia 20 minutos para ser realizada e aps sua execuo o sistema estar pronto para o dia-a-dia de sua empresa. Micro Gestor Empresarial E.I. Verso 3.0 Pgina 10

Abra o sistema Micro Gestor Empresarial E.I. e auxiliaremos nas pginas seguintes o passo-a-passo para a perfeita customizao do seu sistema.

1 Passo: Dirija-se ao Mdulo Extra e acesse o item: Configuraes do Sistema. Este item composto por 6 guias, Observe imagem abaixo !

Tenha certeza dos dados informados em cada guia, pois o programa Micro Gestor constantemente realiza consulta a esses dados para realizar seus clculos. Em caso de dvidas, entre em contato com o Servio de Atendimento ao Cliente, ou consulte nosso Web site: www.catalogoempresarial.com.br/microgestor

1 Guia: Seu Negcio - Ela j vir preenchida com os dados que foram previamente digitados no Registro
do software, porm podero ser alterados como lhe convier. O ltimo item desta guia chamado de Logomarca, neste local que o usurio poder inserir a Logomarca da empresa, que ser utilizada em relatrios do sistema. * Lembramos que o sistema aceita somente arquivos (Bitmap) com extenso .bmp e seu tamanho prdefinido dever ser de 278 X 154 Pixels ou 9,81 X 5,54 cm.

2 Guia: Scios/Proprietrios - Nesta guia, deveremos informar o nome do(s) scios/proprietrios da


empresa que realizam retiradas financeiras.

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Utilizaremos esses dados para lanamento dos Pr-labores efetuados pelos scios/proprietrios da empresa.

3 Guia: Servidor de e-mail da empresa - Caso o seu negcio possua plano de e-mail contratado
com provedor de e-mails - Exemplo: UOL, Terra, IG, Outros. Estas configuraes podero ser obtidas juntamente com a empresa provedora do servio de e-mail. * Essa configurao utilizada para que o usurio possa enviar automaticamente atravs do sistema Micro Gestor Empresarial o acompanhamento das metas de vendas alcanadas de cada vendedor ou vendedora diretamente ao respectivo e-mail e tambm enviar e-mails Marketing para seus clientes/fornecedores.

4 Guia: Financeiro / Comercial - (05 opes) Financeiro


- CAIXA A primeira questo refere-se utilizao do caixa interno (Fundo Fixo). Comumente conhecido com o dinheiro da gaveta que utilizamos para pagamentos de pequenas despesas do negcio. A segunda opo refere-se a cobrana de Juros sobre Fatura(s) vencidas (Em Atraso). Caso o seu negcio trabalhe com cobrana de juros sobre o atraso em seus recebimentos, basta selecionar a opo Sim e especificar a taxa de Juros praticada ao ms (O sistema realiza os seus clculos baseados em dias).

- Antecipao de Recebveis
A terceira opo refere-se a prtica de Antecipao de Recebveis, comumente conhecida como Troca de Cheque. Preencha o campo de %, com o valor praticado mensal sobre a antecipao dos recebveis.

Comercial
- Margem Mnima de Lucro A quarta opo refere-se a margem de lucro praticada pelo negcio. Neste local o usurio poder definir qual o percentual mnimo de lucro obtido sobre as vendas. * A cada lanamento de Receita (Venda) o sistema ir monitorar se a mesma est condizente com a margem mnima estipulada e informar ao usurio se est dentro da Margem definida ou Fora. - Metas A primeira opo a ser definida se o seu negcio ira trabalhar com o regime de Metas de Vendas aos seus vendedores(as). Caso no trabalhe com metas de vendas, deixe esta opo marcada como no. *Caso a opo selecionada seja no, os mdulos: Definio e Acompanhamento de Metas de vendas e premiaes presentes no sistema perdero suas funcionalidades e estaro indisponveis no sistema. Na opo seguinte referenciamos o Pagamento de Premiaes (Incentivos) a vendedores que tenham atingido as metas de vendas estabelecidas.

5 Guia: Competncia: Esta guia refere-se ao perodo de lanamento de dados no sistema (Regime
Mensal). Todo o controle Financeiro e Comercial do sistema trabalha com perodos pr-definidos (ms fechado) evitando assim o lanamento de receitas ou despesas em datas no permitidas, ou seja, retroativas. Micro Gestor Empresarial E.I. Verso 3.0 Pgina 12

- No primeiro item definiremos o Perodo de Competncia. Deveremos definir o ms e ano inicial de utilizao do sistema Micro Gestor Empresarial (Sempre Ms corrente - Atual). Na segunda opo, definiremos sobre o Pagamento de Comisses sobre Vendas. Neste item definimos se o(s) vendedor(es) recebero comisses sobre as vendas? Observe a Lei N 3207/57 sancionada em: 18/07/1957, presente nesta tela do sistema. * Caso a opo pagamento de comisso sobre as vendas esteja marcado como no os lanamentos de receita (Vendas) que forem realizadas para qualquer vendedor(a), sero automaticamente modificados para Vendedor Geral Sem Comisso. Cada receita baixada Recebida no Sistema gerado automaticamente uma despesa a pagar referente a comisso do vendedor(a) responsvel pela mesma, seja ela produto, mercadoria ou servio. Esta automatizao ajuda o empresrio no controle das comisses a serem acertadas com os vendedores (as) no perodo. - No segundo item deveremos definir a data que ser acertada (Realizado o Pagamento) das comisses sobre as vendas do perodo aos vendedores(as). * O percentual de comisso estabelecido a cada vendedor(a), dever ser definido no Mdulo Cadastro>Empregados/colaboradores. Quanto o usurio solicita a baixa de uma nova receita (Venda) vinculada a um vendedor(a), ele realiza uma comparao de datas; Se for detectado que a data atual maior que a data estipulada para o pagamento de comisses o sistema solicitar automaticamente a definio de uma nova data para o pagamento das comisses do perodo podendo ser estipulado a data atual ou mesmo posterior. Em seguida deveremos pr-definir no sistema Micro Gestor Empresarial o formato que atender sua empresa quanto ao lanamento da despesa a pagar referente comisso do respectivo vendedor(a). Por pr-definio, o sistema acrescentar um documento de despesa a pagar com o Formato Com-NDoc Exemplo: Documento referente venda de N 1727; O sistema ir incluir uma despesa a pagar automaticamente com o seguinte nmero: Com-1727. Desta forma se torna mais fcil identificar a origem da comisso gerada. No mesmo item deveremos pr-definir o mtodo de pagamento desta comisso Pagarei em: Dinheiro; Cheque; Outros e tambm pr-definir qual ser a conta onde ser realizado o pagamento das comisses. *Lembramos que esta funcionalidade foi implantada para facilitar os clculos das comisses a serem pagas e calculada sobre o valor faturado Valor Bruto, sem descontos ou acrscimos, no momento da Baixa.

Como realizado o Clculo para pagamento de comisso?


O sistema utiliza o valor bruto da venda, consulta o percentual que o vendedor recebe por venda efetuada no cadastro de colaboradores e realiza o clculo da comisso, lanando uma despesa a pagar na data prestabelecida. (Esta despesa gerada automaticamente a pagar e poder ser alterada como o usurio desejar). Por fim, chegamos ltima guia do item configuraes do sistema, onde definimos dois itens de suma importncia que so: Definio de USURIO e SENHA para acesso ao sistema. neste local que sugerimos que o usurio altere sua senha de acesso padro e que inclua tambm uma palavra chave em caso de esquecimento da mesma. Micro Gestor Empresarial E.I. Verso 3.0 Pgina 13

O ltimo item e acreditamos ser o mais importante de todos o item Banco de Dados. neste local que armazenado todas as informaes de sua empresa. Por padro ele armazenado dentro da prpria pasta (Diretrio) onde foi instalado o Sistema Micro Gestor Empresarial; Subpasta denominada BD - Banco de Dados. O arquivo do banco de dados denominado: SQL.FDB Alertamos, sobre a necessidade de backups peridicos (Cpias de segurana), pois trabalhamos com equipamentos eletrnicos sujeitos as intempries e podendo ser danificados sem aviso prvio. Para realizar a rotina de backup, utilize o Item Cpia de Segurana localizado no Mdulo Extra. Siga os passos que sero apresentados e armazene o arquivo gerado em local seguro. Finalizado as configuraes do sistema, basta clicar com o mouse sobre o boto (Salvar F5) e suas alteraes sero armazenadas no sistema. IMPORTANTE O sistema Micro Gestor Empresarial foi desenvolvido para englobar as funes envolvidas no dia a dia dos pequenos negcios em Geral e para agilizar o seu uso (Lanamentos), aconselhamos aos usurios que realizem uma customizao dos itens constantes no mdulo de cadastros que no condizem com a realidade do seu negcio. * O procedimento de customizao do sistema no necessrio, mas ajuda muito o usurio que necessita de rapidez em seus lanamentos, pois realiza o descarte de itens desnecessrios e que no condizem com a realidade do seu negcio.

Customizando o Sistema Micro Gestor Empresarial E.I.


O Sistema Micro Gestor Empresarial E.I., possui uma tela amigvel e intuitiva, onde os cones com suas respectivas funes esto distribudos em 5 mdulos distintos. As telas possuem botes padronizados com funes pr-definidas, sendo eles: - Boto Adicionar Registro, definida pela Tecla F2 - Boto Alterar Registro, definida pela Tecla F3 - Boto Excluir Registro, definida pela Tecla F4 - Boto Salvar Registro, definida pela Tecla F5 - Boto Selecionar Registro, definida pela Tecla F6 - Boto Ativar/Inativar Registro, definida pela Tecla F7 - Boto Relatrio, definida pela Tecla F8 - Boto Lanamento nico de Registro (Receita ou Despesa), definida pela Tecla F9 - Boto Lanamento Mltiplo de Registros (Receita ou Despesa), definida pela Tecla F10 - Boto Baixar Registro (Receita ou Despesa), definido pela Tecla F11 - Boto de Controle de Cheques, definida pela Tecla F12 - Boto Fechar a tela ou retornar, definida pela Tecla Esc. * Todas as Telas do Sistema Micro Gestor, possuem uma tela intermediria de aes a ser realizada ao item escolhido, desta forma o usurio poder visualizar os registros existentes, antes de realizar qualquer tipo de ao. Micro Gestor Empresarial E.I. Verso 3.0 Pgina 14

* O usurio tambm encontrar um boto denominado Relatrio, definido pela Tecla F8 e tambm os botes de filtros de seleo posicionados na parte superior da Janela podendo filtrar(encontrar) os dados conforme suas necessidades e imprimi-los sem a necessidade de se deslocar para outro ambiente no sistema para realizar a impresso dos mesmos.

Conhecendo os Mdulos do Sistema Micro Gestor


O sistema Micro Gestor Empresarial dividido em 5 (Cinco) Mdulos e 5 Telas Auxiliares. 1 Mdulo: Cadastros; 2 Mdulo: Movimentao Financeira; 3 Mdulo: Definio de Competncia, Metas e Premiaes; 4 Mdulo: Acompanhamento de Faturamento e Metas de vendas; 5 Mdulo: Extra Telas Auxiliares (Visualizao e Acesso Rpido a Tarefas do Sistema) No 1 Mdulo denominado Cadastro onde encontraremos todos os cadastros do sistema, podendo os mesmos ser: Adicionados, Alterados, Excludos ou apenas Ativados ou Inativados dependendo de cada item deste mdulo. Primeiro item: Clientes e Fornecedores onde cadastramos os clientes e fornecedores do seu negcio. Ambos so inseridos no mesmo local e sua diviso realizada no ato do lanamento, quando pressionado o boto Adicionar(F2), a primeira opo a ser observada a marcao sobre o tipo de cadastro, onde dizemos que o registro que est sendo includo um Cliente, um Fornecedor ou ambos. * O registro sendo lanado apenas como Cliente, far parte apenas do lanamento de Receitas - Vendas (Entradas Financeiras Proveniente de Vendas) do caixa da empresa. * O registro sendo lanado apenas como Fornecedor, far parte apenas do lanamento de despesas (Sadas Financeiras Proveniente de Pagamentos) do caixa da empresa. * O registro sendo lanado como Cliente e Fornecedor far com que o registro, sendo pessoa Fsica ou Jurdica possa efetuar uma compra da empresa ou mesmo receber um pagamento dela pois ele far parte de sua lista de Clientes e Fornecedores simultaneamente. O cadastramento do Cliente ou mesmo o fornecedor poder estar com o status de Ativo ou Inativo. Lembramos que clientes que esto com status de Inativo, no sero apresentados no Caixa da empresa, ou seja, no faro parte dos lanamentos de Receitas ou Despesas aps sua inativao. Outro item a ser observado, quando lanamos o Tipo de Pessoa no cadastro. Quando selecionado o tipo de pessoa como Jurdica, automaticamente habilitados mais 4 Campos, onde poderemos incluir o nome dos responsveis pelas reas da empresa que est sendo cadastrada e tambm o nome do Proprietrio(a). No Obrigatrio, porm ajuda muito quando se trata de um contato posterior.

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Aconselhamos que: Em caso de Cadastro de Pessoa Jurdica, seja acrescentado pelo menos o nome do proprietrio(a) da empresa, assim em caso de necessidade de impresso de um Recibo Provisrio de Recebimento ou Pagamento o mesmo ser contemplado no Recibo como veremos posteriormente no Mdulo Movimentao Financeira. Preenchido os dados do cadastro do Cliente ou Fornecedor, basta pressionar o boto Salvar(F5) e o novo registro j far parte do banco de dados de sua empresa. Caso tenha informado algum dado errado e deseja alter-lo basta localiz-lo atravs da tela de visualizao, selecion-lo e clicar sobre o boto alterar. Realize a alterao desejada e clique novamente sobre o boto Salvar(F5). Caso pressione o boto cancelar as alteraes sero descartadas e o registro voltar a situao anterior sem as alteraes realizadas. Em caso onde o banco de dados j esteja com muitos Clientes e Fornecedores cadastrados, o usurio poder encontr-lo alternando entre os diversos campos de busca situados na parte superior da tela, selecione qual campo que deseja realizar a pesquisar e insira o contedo a ser encontrado, feito isto, basta pressionar o boto localizar no campo superior a direita da tela e o sistema ir pesquisar entre os diversos registros presentes em seu banco de dados. *A alterao do registro localizado, tambm poder ser realizada atravs do duplo clique do mouse, sobre o mesmo, descartando o uso do boto alterar(F3).

Segundo item: Empregados/Colaboradores onde cadastramos os Empregados/Colaboradores do seu negcio. Os dados informados, serviro como base de consultas posteriores em outros Mdulos do Sistema. Exemplo: Mdulo Caixa. Sempre que possvel preencha todos os dados desta tela, pois serviro como uma base de dados de pesquisa sobre o empregado/colaborador. Ateno: D uma ateno especial a ltima questo, denominada: O Empregado um vendedor(a)? Caso o mesmo seja um vendedor(a), selecione a opo Sim e posteriormente informe qual o percentual recebido sobre as vendas realizadas (Comisso). * atravs desta opo que o sistema realiza o clculo para o pagamento das comisses.

Terceiro item: Despesas com Pessoal onde definimos as despesas de pessoal existentes em seu negcio. Exemplo: Algumas empresas pagam a empregados/colaboradores o adicional noturno, por trabalharem no perodo noturno e outras no; Desta forma voc dever observar item a item que j est pr-cadastrado em seu sistema e realizar a desativao dos itens que no fazem parte da realidade do seu negcio. Basta selecionar o item presente em tela, marc-lo com o mouse e pressionar o boto Ativo/Inativo F7. A Ativao e desativao podero ser realizadas tambm atravs do duplo clique do mouse. Todos os itens desta tela podero ser ativados ou inativados a qualquer tempo, esta opo fica a critrio do usurio e suas necessidades. Micro Gestor Empresarial E.I. Verso 3.0 Pgina 16

O usurio poder trabalhar com todos os itens ativos, sem problema algum; Porm quando for realizar um lanamento de Despesa de Pessoal em seu Caixa, ir constar alm das despesas do dia a dia, despesas que no tem haver com a realidade do seu negcio.

Quarto item: Centro de Custo X Lucro Podemos chamar este item de Organizao Sistemtica do Negcio, pois onde informamos onde cada Receita (Entrada Financeira / Venda) ou Despesa (Sada / Pagamento) ser lanada. Este item apenas informativo e serve para facilitar a interpretao do sistema. Basta o usurio imaginar o item Centro de Custo X Lucro como uma Casa, onde a casa dividida em (Quarto, Sala, Cozinha,...), onde cada cmodo possui sua funo especfica. Observe a funo de Cada Centro de Custo X Lucro Abaixo: Centro de Lucro, denominado (Receitas), ou seja, Entradas Financeiras. Quando realizamos uma entrada de valores no Caixa do seu negcio, deveremos estipular a que Centro de Lucro ela pertence. No sistema existem dois tipos de Centro de Lucro, sendo eles: 1 Centro de Lucro referente : Venda de Mercadorias, Produtos ou Servios Este Centro de Lucro praticamente utilizado em 99% dos lanamentos de entradas financeiras no Caixa, pois independente da rea de exercida pelo negcio, a entrada financeira vir atravs da venda de um Produto, uma Mercadoria ou um Servio Prestado. 2 Centro de Lucro referente : Outras Receitas (No especificada anteriormente) O Centro de Lucro, Outras Receitas, foi implantado no Sistema para o Lanamento de (Receitas) que sejam oriundas de outros meios de Injeo de Recursos Financeiros na Empresa. Caso seja necessrio injetar recursos financeiros em sua empresa atravs de Emprstimos, venda de bens, ou atravs de outros meios. Este recurso no poder ser inserido como venda de Mercadorias, Produtos ou Servios, pois o mesmo no faz parte do Faturamento da Empresa e reconhecido pelo sistema como Outras Receitas (No especificada Anteriormente). Centro de Custo, denominado (Despesas), ou seja, Sadas Financeiras. Quando realizada uma retirada financeira da empresa (Pagamento), seja ela do Caixa interno ou de suas contas bancrias, as mesmas devero ser informadas em seus devidos Centro de Custo. Vamos agora conhecer os Centros de Custo Pr-definidos no sistema e suas atribuies: Centro de Custo Aquisio de Mercadorias e Insumos para venda Quando adquirimos Mercadorias para revenda ou insumos para produo devemos lanar as despesas relativas a as compras neste Centro de Custo. Centro de Custo Custos Fixos Mensais denominado Custos Fixos Mensais a soma de todos os fatores fixos de produo, independente do nvel de atividade da empresa. Produzindo-se ou vendendo-se em qualquer quantidade, os custos fixos existiro e sero os mesmos. Micro Gestor Empresarial E.I. Verso 3.0 Pgina 17

Exemplo de Custos Fixos Mensais: Aluguel; gua; Energia; Telefonia Fixa; Honorrios Contbeis e Outros. Podemos determinar como Custos Fixos, os valores pagos para manter a empresa funcionando, independente de a mesma ter obtido lucro ou prejuzo no perodo. Centro de Custo Custos Variveis So chamados de custos variveis a soma dos fatores variveis de produo. Custos que mudam de acordo com a produo ou a quantidade de trabalho. Exemplo: Matria prima; Insumos diretos; Embalagens; Comisso sobre vendas; Fretes de vendas; Mo de obra Industrial; Comisso de administradora de carto de crdito; Mo de obra terceirizada. Centro de Custo Despesas Financeiras chamado de Despesas Financeiras, as despesas referentes a gastos com instituies Financeiras (Bancos e Operadoras de Carto de Crdito). Exemplo: Taxas Bancrias; Manuteno de Conta bancria; Devoluo de Cheques; Outros. Centro de Custo Despesas Tributrias So os impostos que mensalmente o empresrio tem que pagar sobre a Produo ou Comercializao (Comercializao de Mercadorias, Produtos ou Servios). Sinteticamente podemos dizer que so impostos pagos ao Governo (Estaduais, Municipais ou Federais). Centro de Custo Despesas com Pessoal So os gastos relativos a despesas com empregados/colaboradores. Exemplo: Folha de Pagamento; Adiantamento Salarial (Vale); Alimentao; Transporte; Plano de Sade; Planos Odontolgicos e Outros. Centro de Custo Imobilizado So os gastos relativos aquisio de bens tangveis para a empresa. Observe os Exemplos abaixo: - Edificaes (Prdios, Casa, Salas Comerciais, Outros); - Equipamentos de Informtica (Computadores, Impressoras, Estabilizadores, Outros); - Mquinas e Equipamentos (Ar condicionado, Furadeiras, Compressores, Outros); - Mveis e Utenslios (Mesas, Cadeiras, Armrios, Cofres, Outros); - Terrenos (Lotes, reas, outros). Centro de Custo Pr-Labore Este Centro de Custo utilizado para o lanamento das retiradas financeiras dos Scios/Proprietrios. Nenhum tipo de Retirada Financeira do negcio para fins pessoais dever ser realizada sem que seja informado ao sistema atravs do item: Caixa, com o lanamento do Pr-labore ao responsvel pela retirada. Desta forma o sistema poder oferecer ao usurio a listagem precisa das retiradas efetuadas por um ou outro scio durante o perodo definido. Centro de Custo Outras Despesas (No especificadas Anteriormente) Este centro de custo somente ser utilizado em casos que a referida DESPESA a ser lanada no faa parte de nenhum Centro de Custo citado anteriormente. Para incluir a despesa no encontrada em outros centros de custo, o usurio dever realizar o cadastro da referida DESPESA, no item "Outros Cadastros" no prprio mdulo de cadastros. Micro Gestor Empresarial E.I. Verso 3.0 Pgina 18

Em seu cadastramento o usurio dever descrever o nome da DESPESA e Posteriormente selecionar o Centro de Custo: Outras Despesas (No Especificadas Anteriormente). Desta forma a despesa j far parte do Sistema.

Quinto item: Itens de Receita Neste item definimos os tipos de receita (Vendas) que so praticadas pelo seu negcio, podendo mudar o seu status para Receita (Ativa ou Inativa) conforme a realidade do seu negcio.

O Software Micro Gestor Empresarial, foi desenvolvido baseado na Legislao Vigente sobre a Lei do Empreendedor Individual e customizado as suas necessidades. Observe abaixo os Tipos de Receitas e suas Caractersticas: 1 Se a empresa obtm receitas (Entradas Financeiras), atravs de Prestao de Servio com documento Fiscal Emitido. * Realizei a prestao de servio com emisso de Nota Fiscal. 2 Se a empresa obtm receitas (Entradas Financeiras), atravs de Prestao de Servio com dispensa de Emisso de Documento Fiscal. * Realizei a prestao de servio sem emisso de Nota Fiscal. 3 Se a empresa obtm receitas (Entradas Financeiras), atravs de Revenda de Mercadorias com Dispensa de Documento Fiscal. * Realizei a compra de uma mercadoria e a revendi sem emitir Nota Fiscal. 4 Se a empresa obtm receitas (Entradas Financeiras), atravs de Revenda de Mercadorias com documento fiscal emitido. * Realizei a compra de uma mercadoria e a revendi emitindo a Nota Fiscal. 5 Se a empresa obtm receitas (Entradas Financeiras - Vendas), atravs de Venda de Produtos Industrializados com Dispensa de Emisso de Doc. Fiscal. * Realizei a venda de um item produzido por minha empresa sem emisso de Nota Fiscal. 6 Se a empresa obtm receitas (Entradas Financeiras - Vendas), atravs de Venda de Produtos Industrializados com Documento Fiscal Emitido. * Realizei a venda de um item produzido por minha empresa e emiti a Nota Fiscal ao meu cliente.

Sexto item: Custos Fixos onde definimos os tipos de despesas fixas que o seu negcio possui mensalmente. Exemplo: Aluguel do Imvel, Energia, gua, Telefonia Fixa, outros; - Ative ou desative os itens conforme a realidade do seu negcio. * Custos fixos soma de todos os fatores fixos de produo. Independente do nvel de atividade da empresa, ou seja, produzindo-se ou vendendo-se em qualquer quantidade, os custos fixos existiro e sero os mesmos. Micro Gestor Empresarial E.I. Verso 3.0 Pgina 19

Stimo item: Custos Variveis onde definimos os tipos de tipos de despesas variveis que possivelmente o seu negcio poder utilizar durante o ano. Exemplo: Servios de Frete, Compra de embalagens, Consultorias, Comisso sobre as Vendas, outros; - Ative ou desative os itens conforme a realidade do seu negcio. * O Custo varivel a soma dos fatores variveis de produo. Custos que mudam de acordo com a produo ou a quantidade de trabalho.

Oitavo item: Contas Financeiras onde cadastramos as contas bancrias do seu negcio. As contas cadastradas neste item, automaticamente faro parte do Caixa e do Controle financeiro do Sistema. Importante: J possumos duas contas pr-cadastradas e que no podem ser alteradas ou excludas. - Conta Caixa Interno: Onde o empresrio reserva pequenas quantias de valores para serem utilizadas em pagamentos menores e em caso de urgncia. (Dinheiro em Espcie); - Conta Cheque: Todo cheque recebido passar por ela antes de tomar o seu destino. utilizada para o controle dos cheques recebidos na empresa. Sejam eles vista ou Pr-datados.

Nono item: Despesas Financeiras onde definimos as despesas com instituies financeiras (Bancos). - Ative ou desative os itens conforme a realidade do seu negcio.

Obs.: Caso o seu negcio possua itens alm dos pr-definidos, deveremos deixar ativado o item: Outras Desp. Financeira No especificada Anteriormente

Dcimo Item: Despesas Tributrias onde definimos as despesas relativas a pagamento dos impostos Taxas e Tributos que o seu negcio mensalmente ter que pagar. - Ative ou desative os itens conforme a realidade do seu negcio. Obs.: Caso o seu negcio possua itens alm dos pr-definidos, dever deixar ativado o item: Outras Desp. Tributrias No especificada Anteriormente

Dcimo primeiro Item: Outros Cadastros Este item foi criado como apoio aos diversos outros cadastros de Receitas e Despesas do sistema. Caso o empresrio possua algum tipo de Receita ou Despesa extra e Micro Gestor Empresarial E.I. Verso 3.0 Pgina 20

queira acrescent-lo em seu sistema para um melhor controle, este poder ser feito atravs deste item. Basta que o usurio aps acessar este item, pressione o boto (Adicionar F2) e posteriormente Descrimine a Receita ou Despesa, seguindo os passos abaixo: 1. No primeiro Campo ele dever discriminar o ttulo do Cadastro que est sendo inserido no sistema; 2. No segundo Campo dever informar se o registro que est sendo Adicionado refere-se a um item de Receita (Entrada Financeira / Recebimento), ou Despesa (Sada Financeira / Pagamento); 3. No terceiro Campo o usurio dever definir se o cadastro estar ativo ou no. Lembrando que se o item estiver com o status inativo, ele no ser apresentado nos lanamentos do Caixa. 4. Por fim o ltimo campo Observaes Caso o usurio deseje acrescentar alguma informao sobre o registro que est sendo criado. Exemplo: Recurso proveniente de injeo de recursos financeiros de Venda de imvel. * Ateno: O item outros cadastros, no faz parte dos clculos de Faturamento (Receitas) da empresa no Software Micro Gestor Empresarial.

Dcimo segundo item: Aquisio de Imobilizado Este item o responsvel pela diviso do lanamento de despesas com gastos com Imobilizado. Ative ou desative os itens conforme a realidade do seu negcio

Este mdulo dividido em 6 Grupos distintos, sendo eles:


1 Edificaes : Compra de imveis, o mesmo dever ser lanado neste item. Exemplo: Prdios, Casas, Salas Comerciais, Outros. 2 Equipamentos de Informtica: Compra de equipamentos de informtica, o mesmo dever ser lanado neste item. Exemplo: Computadores, Impressoras, Servidores, Estabilizadores, No breaks, Roteadores, Hubs, Switches, Outros. 3 Mquinas e Equipamentos: Compra de mquinas e equipamentos em Geral, o mesmo dever ser lanado neste item. Exemplo: Ar Condicionado, Televisores, Aparelhos telefnicos outros. Obs.: Exclui-se deste grupo equipamentos de informtica, pois os mesmo so lanados em seu prprio grupo. 4 Mveis e Utenslios: Compra de mveis e utenslios, o mesmo dever ser lanado neste item. Exemplo: Mesas, Cadeiras, Estantes, cofres, outros. 5 Terrenos: Compra de imveis, o mesmo dever ser lanado neste item. Exemplo: Lotes, Terrenos, reas, Outros. 6 Veculos: Compra de veculos, o mesmo dever ser lanado neste item. Exemplo: Carros, motos, caminhes, Outros.

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No dcimo terceiro item: Aquisio de Mercadorias Neste item definimos as despesas relativas compra de mercadorias, que podero ser despesas relativas a compras de mercadorias Nacionais ou Importadas (Fora do Pas). Ative ou desative os itens conforme a realidade do seu negcio.

Mdulo de Definio - Competncia, Metas de Vendas e Premiaes


Esse mdulo o responsvel pelo acompanhamento do faturamento do seu negcio e o controle das metas de vendas definidas para cada vendedor. * Caso o usurio tenha optado por trabalhar com metas de vendas no sistema Micro Gestor Empresarial. Para que o mdulo de Acompanhamento de Metas e Premiaes funcione corretamente o usurio dever alimentar mensalmente o Mdulo Definio, informando os dias em que o seu negcio ir abrir as portas para o comrcio e o valor faturado esperado (Previso). Meta de Venda: Podemos definir como meta de venda, o faturamento esperado de cada vendedor da empresa; Isto , um valor faturado em vendas relativas a um perodo pr-definido. Exemplo: O vendedor Fulano de Tal dever vender no ms de maro de 2011 o valor de R$ 20.000,00. Foi definido o vendedor, o perodo e tambm definido o valor a ser faturado.

Definindo o Perodo de Competncia


A definio da competncia se faz necessrio quando o usurio opta por trabalhar com Metas e Premiaes. Esta definio utilizada para monitorar os dias de trabalho no ms. O sistema monitora os dias que foram marcados, faz uma comparao com a data atual para encontrar a quantidade de dias que j se passaram e a meta prevista em vendas para cada vendedor(a). * Caso o usurio no opte por trabalhar com metas de vendas, desconsidere este item. Como dito anteriormente, o perodo de competncia o perodo de trabalho do ms, informando os dias que o seu negcio ir abrir as portas para o comrcio.

Devemos cadastrar o perodo de competncia, realizando a abertura do item Competncia, identificado pelo cone ao lado. D um clique com o mouse sobre o mesmo e siga as instrues abaixo.

O usurio dever Adicionar primeiramente o perodo de competncia, pressionando o boto Adicionar (F2), onde ser apresentado a tela de lanamento de perodo de competncia (Perodo que a empresa ir abrir as portas para o comrcio), Observe a imagem na pgina seguinte e siga o passo-a-passo. O primeiro item a ser selecionado o ms de trabalho, geralmente o ms atual ou seguinte, conforme observado na Seta Vermelha (Pgina Seguinte); Micro Gestor Empresarial E.I. Verso 3.0 Pgina 22

O segundo item a ser selecionado os dias que a empresa abrir as portas para o comrcio. Basta clicar uma vez sobre os dias. Seta Azul e observe no crculo em Verde, que os dias so contados automaticamente a cada clique do mouse. Observao: Caso o usurio tenha marcado algum dia errado, basta clicar sobre o mesmo novamente que o mesmo ser automaticamente desmarcado. O terceiro item, mas no obrigatrio o item observaes, geralmente se adiciona alguma observao referente ao ms. Exemplo: (Feriados presentes, etc.) Seta Preta Realizando os trs passos presentes nesta tela, o perodo de competncia comercial j estar definido, bastando que o usurio apenas salve suas alteraes, clicando com o mouse sobre o boto (Salvar F5).

Definido o perodo de competncia, definiremos as Metas e Premiaes dos vendedores(as). Assim que pressionado o boto Salvar F5 o sistema ir perguntar ao usurio se ele deseja definir as metas de vendas aos vendedor(es). Caso o usurio opte por no definir naquele momento, poder ser feito a definio a qualquer momento, conforme exemplificado abaixo.

Definindo as Metas e Premiaes


Para definir as Metas de vendas e premiaes, deveremos abrir o item metas e premiaes, constante no mdulo: Definio, conforme imagem na pgina seguinte. O procedimento de lanamento de metas e premiaes realizado apenas uma vez ao ms e s ocorrer novamente, caso necessite de alteraes por parte do proprietrio da empresa. * Caso necessite alterar as metas definidas do ms, o sistema ir atualizar os valores automaticamente. As metas de vendas so definidas a cada vendedor(a) e estipulada baseada na venda diria, pois o sistema se encarrega de apresentar o valor final que o vendedor(a) dever atingir ao findar do ms. Micro Gestor Empresarial E.I. Verso 3.0 Pgina 23

Observe abaixo a tela de Definio de Metas e Premiaes e como deveremos aliment-la:

O primeiro item a ser selecionado o ms de competncia recm definido no item Competncia, conforme observado na Seta Vermelha; O segundo item a ser selecionado o vendedor(a) que desejamos estipular a meta de venda. Lembramos que para o vendedor(a) estar presente nesta seleo, ele dever estar cadastrado no sistema -> Mdulo Cadastro -> Empregado/Colaboradores -> Como sendo um vendedor. Seta Azul * A opo no cadastro do empregado/colaborador deve conter a opo (Sim) no ltimo campo apresentado em sua tela de cadastro (Este empregado um vendedor(a)). O terceiro item a ser includo o valor desejado de vendas dirias que esse vendedor(a) dever alcanar diariamente para se atingir meta estipula ao fim do ms. Seta Laranja. * Para saber o valor da meta mensal que o vendedor atingir ao fim do perodo estipulado, basta incluir o valor dirio, o restante o sistema calcular automaticamente. Seta Roxa. O quarto item (No obrigatrio) a premiao por meta atingida. comum no meio empresarial recompensar o vendedor por meta atingida, ento desta forma existe esse campo onde poder ou no ser definido uma premiao pelo o alcance da meta de venda definida no ms. Seta Verde bom lembrar que os valores definidos nesta tela, podero ser todos impressos e enviados aos vendedores atravs do mdulo Acompanhamento de Faturamento e Metas de vendas a seguir.

Mdulo de Acompanhamento de Faturamento e Metas de Vendas


O mdulo de acompanhamento o nico mdulo do sistema que no possui funes de incluso de dados, alteraes ou excluses, pois os resultados apresentados so frutos de operaes realizadas em outros mdulos. Confira abaixo os mdulos que abastecem as informaes do Mdulo Acompanhamento de Faturamento; Metas e Premiaes:

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- Definio de Competncia (Dias de trabalho no ms Informado pelo usurio); - Definio de Metas e Premiaes (Valores de vendas definidos a cada vendedor - Informado pelo usurio); - Caixa (Entradas Financeiras (Vendas) Apenas Recebidas

O Item Acompanhamento de Faturamento realiza o controle e monitoramento das vendas recebidas por perodo, podendo ser filtradas por vendedor(a) e a forma de pagamento.

Atravs deste item o usurio poder monitorar o faturamento da empresa detalhadamente. Basta utilizar os filtros, presentes na parte inferior da tela para realizar uma consulta especfica. Podendo filtrar o faturamento da empresa, por perodo, situao, vendedor(a) e forma de pagamento. * Lembramos que em todas as telas do sistema existem um boto denominado relatrio, o resultado apresentado em tela poder ser impresso. Basta clicar sobre o mesmo e confirmar a tela seguinte.

O Item Acompanhamento de Metas e Premiaes realiza o monitoramento sobre as Metas definidas de vendas por ms e por vendedor(a). O usurio dever utilizar os filtros disponveis nesta tela para visualizar os resultados alcanados no perodo. Para facilitar o entendimento, ilustraremos abaixo as diversas funes desta tela.

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Retngulo vermelho: Corresponde a seleo do ms que deseja acompanhar; Retngulo Azul: Corresponde a seleo do vendedor(a) que deseja acompanhar; Retngulo Verde: Corresponde a premiao definida no mdulo Definio - Metas e Premiaes; Retngulo Amarelo: Corresponde aos dias previstos para a abertura de portas para o comrcio, definido no mdulo: Definio Competncia; Retngulo Verde Escuro: Corresponde aos dias que j se passaram que o negcio abriu as portas para o comrcio; Retngulo Laranja: Corresponde aos dias que restam no ms para o alcance das metas definidas; Retngulo Azul escuro: Corresponde a comparao da previso do faturamento no perodo corrido com o resultado alcanado. Tambm apresentada a mdia de vendas Diria que foi prevista e a mdia de vendas que foi realizada. Retngulo Verde escuro: Corresponde o valor que o vendedor(a), dever faturar durante o restante os dias que restam para trabalhar do perodo. Retngulo Preto: Corresponde ao boto de envio de e-mail aos alcanados at a data atual, os valores que foram apresentados respectivo vendedor(a) que for selecionado no retngulo azul, para vendas e saber como andam os seus resultados. Observe abaixo a imagem detalhada com o modelo de e-mail selecionado. vendedores(as) com os resultados ao usurio sero enviados para o que ele(a) possa acompanhar suas que ser enviado ao vendedor(a)

e-mail que foi pr-definido no Mdulo Extra Configuraes do sistema

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Retngulo Laranja apresentar automaticamente o e-mail que foi configurado no Mdulo Extra Configuraes do Sistema Guia Servidor de e-mail Retngulo Azul Claro apresentar o e-mail que est presente no Mdulo Cadastros, item Empregados/Colaboradores, no respectivo cadastro do vendedor(a). Retngulo Azul apresentar o ttulo do e-mail que ser enviado ao vendedor(a), j pr-definidos os dados: Faturamento seguido do Nome do vendedor(a), at o dia: Data atual, seguido do nome da sua empresa. Retngulo Verde apresentar as informaes que presentes na tela anterior. Confirmado os itens na tela, utilize o boto enviar, marcado acima no retngulo vermelho para enviar o email ao vendedor(a). * Os dados apresentados na tela acima, podero ser alterados como o usurio desejar antes do envio do e-mail. Atravs do boto Imprimir situado na parte inferior da tela o usurio poder imprimir os dados presentes em tela.

Mdulo de Movimentao Financeira ( Uso Dirio )


Este o mdulo mais utilizado do sistema. Atravs dele realizaremos lanamentos e baixas de Receitas (Vendas) e Despesas (Pagamentos). Realizaremos o Controle das contas a pagar e tambm as contas a receber. Neste mdulo encontremos os itens: Movimentao Financeira; Controle de Cheques; Monitoramos a Rentabilidade sobre as Vendas e Monitoramos o Fluxo de Caixa da Empresa. Observe abaixo a imagem dos itens presentes neste mdulo e como utiliz-los.

1 Item: Caixa ( Receitas e Despesas ) O caixa dividido entre Entradas e Sadas financeiras, ou seja, Recebimentos (Receitas) e Pagamentos (Despesas) do negcio. Toda entrada ou sada financeira da empresa dever passar pelo item CAIXA. Este item considerado como mais importante, pois o seu uso frequente e os dados nele informados alimentam o restante do sistema. Micro Gestor Empresarial E.I. Verso 3.0 Pgina 27

Detalharemos ao mximo, para que o usurio no tenha dvidas quanto ao seu uso. Observe a imagem abaixo:

Por padro, sempre que o usurio abrir o item: caixa, o sistema abrir a tela de Lanamento de Receitas. Para o Lanamento de uma despesa basta clicar com o mouse sobre o boto(-), situado no campo superior esquerdo e desta forma ele poder alterar quando lhe convier entre lanamento de Receitas ou Despesas. Prezando a intuitividade, definimos a Tela de Receitas (Entradas Financeiras - Recebimentos), com o texto superior na cor verde e a tela de Despesas (Sadas Financeiras - Pagamentos), com o texto superior na cor vermelha, observe a tela de Lanamento de Despesas abaixo.

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Dividimos a tela do caixa em trs itens para facilitar o entendimento, sendo o primeiro de Localizao de dados, Recibo e Memria de Clculo.

O Campo Dados (Localizar...) onde o usurio poder pesquisar por registros j lanados no sistema, sejam eles receitas ou despesas. Basta que o usurio digite o dado a ser pesquisado, selecione o campo que esse dado se refira e clique sobre o boto Localizar. O boto Recibo utilizado para a emisso de Recibo sobre o registro selecionado, podendo ser um recibo de Pagamento ou Recebimento, dependendo a tela que o usurio esteja utilizando. Basta que o registro esteja selecionado atravs do mouse e posteriormente clique sobre o boto recibo onde deveremos apenas informar a data de emisso e a quantidade de vias a serem impressas. Observe imagem abaixo:

Realizado os passos anteriores, basta pressionar o boto imprimir e ser apresentada uma tela para seleo do destino do relatrio, que poder ser (Impressora, Visualizar e Arquivo).

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O sistema pr-definido para visualizao em vdeo, para que dessa forma o usurio possa visualizar o que ser impresso, antes de enviar a impressora. Caso o usurio prefira, imprimir sem visualizar, basta selecionar a opo Impressora e clicar sobre Confirmar, desta forma o recibo j ser enviado impressora automaticamente. O usurio tambm poder visualiz-lo, deixando a opo como padro e assim antes de realizar a impresso, visualiz-la em tela. Com a tela j aberta, se optar por imprimir o recibo, basta clicar sobre o cone da impressora, situado no canto superior esquerdo da tela. O boto - Memria de Clculo Este item foi desenvolvido para monitorar s aes realizadas no CAIXA. Toda ao realizada dentro do mdulo movimentao financeira monitorada por esta tela no podendo ser alterada em hiptese alguma (Chamamos esta tela de Log de Monitoramento). A partir do momento que a Receita ou Despesa lanada dentro do caixa da empresa ela monitorada automaticamente, podendo o usurio seguir os seus passos e situaes no sistema. Esta tela servir de apoio ao usurio em caso de necessidade de conciliao de lanamentos. Observe o exemplo na imagem abaixo e acompanhe a legenda das aes realizadas.

Exemplo: O documento 123456 foi includo, posteriormente foi alterado (Incluso: Cor Verde, Alterao: Azul, Baixado: Laranja) Com a tela de Memria de clculo o empresrio estar seguro sobre as aes realizadas no Mdulo Movimentao Financeira da Empresa, estando a par de todas as aes realizadas no mesmo. Esta tela serve apenas para monitoramento, no sendo possvel a realizao de nenhuma alterao em seus dados. Micro Gestor Empresarial E.I. Verso 3.0 Pgina 30

Visualize abaixo a tela de Registro de Lanamentos do Caixa (Receitas Entradas Financeiras) e seus campos.

O lanamento realizado acima foi includo com o nmero 123456, na data de 05/03/2012 a descrio da Receita foi: Prestao de Servio com Documento Fiscal Emitido o cliente que realizou a compra foi o cliente: Geral; o valor Faturado foi de R$ 1.500,00; A forma de pagamento escolhida foi Dinheiro; O vencimento para a fatura foi para o dia: 05/03/2012; O documento encontra-se com a situao A Receber e consequentemente o Valor Recebido encontra-se com o valor de R$ 0,00. O lanamento de uma receita com a situao A Receber poder ser alterado conforme a necessidade do usurio. Para realizar a alterao o usurio dever selecion-lo atravs do duplo clique do mouse, ou atravs do boto Alterar F3 depois de posicionado a seleo do mouse sobre o mesmo. Lanamentos com a situao de Recebido, no podero ser alterados, pois seus valores j foram incorporados ao Caixa da Empresa. A nica opo em caso de modificao de receitas recebidas a excluso ou estorno da mesma. * Em casos de excluso, bom observar se o sistema est configurado para pagamento de comisses sobre as vendas e desta forma dever ser excludo tambm a despesa referente ao pagamento de comisses sobre o registro. O mtodo de excluso ir retirar o valor faturado da conta financeira onde foi creditado anteriormente. * O mtodo de estorno ser apresentado nas pginas seguintes. A ltima rea a ser apresentada do caixa, so seus Filtros de registros e Botes de controle. Conforme imagem abaixo, poderemos personalizar temporariamente a visualizao dos registros presentes na tela, observe.

Filtros de Registros (Receitas e Despesas)


Os filtros de registros so utilizados para facilitar a exibio de um ou mais registros especficos. Eles trabalham interligados, podendo exibir um ou mais registros que atendam os critrios selecionados atravs dos mesmos.

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Conhea abaixo as funes dos filtros de registro de Receitas. Eles so distribudos em seis categorias distintas, sendo elas:
- Filtro por Perodo (Seta Azul) Poderemos filtrar os registros por data de lanamento, movimento, vencimento e Baixa, sendo: - Filtro por data de Lanamento: A Data que a Receita foi lanada no sistema; - Filtro por data de Movimento: A data que a Receita foi movimentada no sistema; - Filtro por data de Vencimento: A data de vencimento da Receita; - Filtro por data de Baixa: Data que a Receita foi baixada (Recebida) - Filtro por Situao (Seta Verde) Poderemos filtrar por Registros com a situao da Receita (Venda) por: - Receitas a Receber Recebimentos em Aberto - Receitas Recebidas Recebimentos j efetuados (Baixados) - Receitas Canceladas Registro de Receitas Canceladas - Filtro por Conta Conta Financeira (Seta Laranja) Poderemos filtrar por Conta de Destino de Recebimento. As contas de destino so as contas financeiras da empresa, onde a entrada financeira foi ou ser creditada. Exemplo: Caixa Interno, Cheques-Caixa, Bancos cadastrados.... - Filtro por Forma de Pagamento (Seta Azul Escuro) Poderemos filtrar por Forma de Pagamento das Receitas (Vendas), Exemplo: Recebimentos que sero ou foram realizados atravs de Boleto bancrio, Carto de Crdito, Cheque, Depsito, Dinheiro,... - Filtro por Centro de Lucro (Seta Roxa) Podemos filtrar por Centro de Lucro, que a forma de onde esta receita foi obtida, isto , atravs de venda de mercadorias, produtos ou servios ou Outras Receitas. - Filtro por Cliente (Seta Preta) Ainda podemos filtrar os registros de receita por cliente e desta forma obtermos todas as vendas realizadas por um cliente em especfico.

Vamos conhecer agora as funes dos filtros de registro de Despesas. Eles so distribudos em seis categorias distintas, sendo elas:
- Filtro por Perodo (Seta Azul) O usurio poder filtrar os registros por data de lanamento, movimento, vencimento e Baixa, sendo: - Filtro por data de Lanamento: A Data que a Despesa foi lanada no sistema; - Filtro por data de Movimento: A data que a Despesa foi movimentada no sistema; - Filtro por data de Vencimento: A data de vencimento da Despesa; - Filtro por data de Baixa: Data que a Despesa foi baixada (Paga) - Filtro por Situao (Seta Verde) Poderemos filtrar por Registros de (Situao da Despesa): Micro Gestor Empresarial E.I. Verso 3.0 Pgina 32

- Despesas a Pagar Pagamentos em Aberto - Despesas Pagas Pagamentos j efetuados (Baixados) - Despesas Canceladas Registros de despesas Canceladas - Filtro por Conta (Seta Laranja) Poderemos filtrar por Conta de Origem do Pagamento. As contas de origem so as contas financeiras da empresa, onde a sada financeira, foi ou ser debitada. Exemplo: Caixa Interno, Cheques-Caixa, Bancos cadastrados.... - Filtro por Forma de Pagamento (Seta Azul Escuro) Poderemos filtrar por Forma de Pagamento das Despesas (Pagamentos), Exemplo: Pagamentos realizados atravs de Boleto bancrio, Carto de Crdito, Cheque, Depsito, Dinheiro,... - Filtro por Centro de Custo (Seta Roxa) Poderemos filtrar por Centro de Custo, que o local onde a despesa foi alocada. Isto , apenas despesas de pessoal; despesas com custos fixos; despesas com custos variveis; ... - Filtro por Fornecedor/Colaborador (Seta Preta) Ainda podemos filtrar os registros de despesas por fornecedor ou mesmo um colaborador(a) e desta forma obtemos todas as despesas realizadas com um fornecedor ou mesmo um colaborador(a).

Botes de Controle - Caixa


O ltimo item da tela do caixa so os botes de controle. Seja na tela de Receitas ou Despesas, os botes so padronizados e contm funes especficas. Observe abaixo as imagens dos botes e suas respectivas funes.

Botes de Controle de Receitas

Botes de Controle de Despesas

Botes de controle de Receitas


Boto de Lanamento de Receita nica F9 O primeiro boto chamado nica, que caracteriza o lanamento de uma nova Receita nica. Ele utilizado quando realizamos uma venda de uma mercadoria, produto ou servio e o cliente realizar o seu pagamento em uma nica vez. Micro Gestor Empresarial E.I. Verso 3.0 Pgina 33

Boto de Lanamento de Receitas Mltiplas F10 O segundo boto chamado Mltiplas, que caracteriza o lanamento de uma nova Receita Mltipla. Ele utilizado quando realizamos uma venda de uma mercadoria, produto ou servio e o cliente realizar o seu pagamento de forma parcelada. Boto Alterar F3 Ele utilizado para alterar um lanamento de receita j existente no caixa. * Lembramos que a alterao do registro de lanamento de receita s possvel, caso a receita esteja com a situao A Receber. As Receitas recebidas ou baixadas, j foram contabilizadas e j integram o faturamento da empresa. Boto Excluir F4 Ele utilizado para excluir um lanamento de receita j existente no caixa. Lembramos que a excluso de receitas com a situao A Receber, podero ser realizadas a qualquer tempo sem maiores transtornos. * Deixamos uma ressalva, sobre a excluso de receitas Baixadas (Recebidas). As mesmas j fazem parte do caixa da empresa e seus valores j foram contabilizados em sua respectiva conta de destino. Desta forma a excluso desta receita far com que o valor que fora creditado em sua baixa (Recebimento), seja excludo automaticamente do saldo bancrio. Deveremos observar tambm se a receita baixada no gerou uma comisso sobre a venda ao vendedor(a) que a fez e desta forma em caso de excluso desta receita, deveremos excluir tambm a despesa referente ao pagamento da comisso sobre a mesma. Boto Baixar F11 Ele utilizado para baixar um registro, ou seja, uma Receita. A baixa poder ser feita de duas maneiras: - Atravs de seu Recebimento Informando o valor faturado + acrscimo ou descontos concedidos, forma de recebimento e a conta de destino onde ser creditada a importncia final ($$$). - Atravs de seu cancelamento Para cancelar o registro de receita, basta o usurio clicar sobre o registro, selecion-lo, pressionar o boto Baixar-F11 e informar no campo inferior direito da tela o motivo do cancelamento da venda. Aps ser digitado o motivo do cancelamento da venda, basta que o usurio clique sobre o boto Cancelar Receita-F10 * Se faz necessrio a incluso do motivo do cancelamento da receita para que possamos manter no sistema um histrico sobre as vendas canceladas e o porqu do seu cancelamento. Boto Estornar F12 Ele utilizado para o estorno de um registro (Estorno de Valor Recebido). Caso um lanamento de receita j tenha sido baixado (Recebida), ele poder ser estornado atravs deste boto. Muito utilizado, quando o recebimento realizado atravs de cheque e o mesmo retorna sem fundos. Quando utilizamos esta opo, o sistema realiza dois procedimentos, observe os procedimentos na pgina seguinte: Micro Gestor Empresarial E.I. Verso 3.0 Pgina 34

- 1 Procedimento: O sistema realiza um lanamento de uma despesa com os mesmos dados da receita baixada na conta de destino do valor recebido, anulando o valor de recebimento. - 2 Procedimento: Automaticamente lanado tambm um documento referente ao registro estornado no sistema nas contas a receber da empresa. O documento possui as iniciais Est- seguido do nmero do documento que foi estornado padronizado a extenso Est, para identificar que esta receita includa A Receber no sistema proveniente de um estorno de recebimento passado. Caso o usurio, no venha mais receber o valor estornado, ele poder excluir o registro de receita gerada A receber recm-inserido no sistema Est-XXXX ou mesmo realizar o cancelamento da receita, baixando-a atravs do boto Baixar-F5 e posteriormente, utilizar o boto Cancelar Receita F10. * A opo de excluso ir retirar o documento em definitivo do sistema; * A opo de cancelamento de Receita, far com que o mesmo permanea no sistema, porm com sua situao Cancelada no fazendo mais parte das contas a receber da empresa. Boto Relatrio F8 Como dito anteriormente neste manual, todas as telas do sistema Micro Gestor Empresarial, possuem este boto, onde o que estiver presente na visualizao do item poder ser impresso, bastando que o usurio pressione o mesmo e confirme a tela posterior. O usurio poder utilizar dos filtros, presentes na tela para obter o resultado esperado sobre a impresso a ser realizada. Boto Fechar Esc. Este boto utilizado para sair do item Caixa e retornar a tela principal do sistema.

Botes de controle de Despesas


Boto de Lanamento de Despesa nica F9 Este boto caracteriza o lanamento de uma nova Despesa nica. Ele utilizado para lanar uma nica despesa no sistema e o seu pagamento se dar em uma nica vez. Boto de lanamento de Despesas Mltiplas F10 Este boto caracteriza o lanamento de uma nova Despesa Mltipla. Ele utilizado para lanar uma despesa mltipla no sistema, isto : uma despesa que iremos pagar de maneira parcelada e com valor fixo. * Exemplo: Aluguel do Imvel; Financiamento de veculo da empresa; Outros. Boto Alterar F3 Este boto utilizado para alterar um lanamento de despesa j existente no caixa. * Lembramos que a alterao do registro de lanamento de despesa s possvel, caso a Despesa esteja com a situao A Pagar. Micro Gestor Empresarial E.I. Verso 3.0 Pgina 35

Boto Excluir F4 Este boto utilizado para excluir um lanamento de despesa j existente no caixa. Lembramos que a excluso de despesas com a situao A Pagar, podero ser realizadas a qualquer tempo sem maiores transtornos. * Deixamos uma ressalva, sobre a excluso de Despesas Baixadas (Paga). As mesmas j fazem parte do caixa da empresa e seus valores j foram retirados em sua respectiva conta de financeira de origem. A excluso do registro far com que o valor que fora debitado em sua baixa, seja adicionado automaticamente ao saldo bancrio da respectiva conta onde foi debitado, como se a despesa no mais existisse. Boto Baixar F11 Este boto utilizado para baixar um registro, ou seja, uma Despesa. A baixa poder ser feita de duas maneiras: - Atravs de seu Pagamento Informando o valor Pago + acrscimo ou descontos concedidos; forma de pagamento e a conta de origem onde ser debitada a importncia final ($$$). - Atravs de seu cancelamento Para cancelar o registro de despesa, basta o usurio clicar sobre o registro, selecion-lo, pressionar o boto baixar-F11 e informar no campo inferior direito da tela o motivo do cancelamento da despesa. Aps ser digitado o motivo do cancelamento da despesa, basta que o usurio clique sobre o boto Cancelar Despesa-F10 * necessrio informar o motivo do cancelamento da despesa para que possamos manter no sistema um histrico sobre os pagamentos cancelados e o porqu do seu cancelamento. Boto Relatrio F8 Como dito anteriormente neste manual, todas as telas do sistema Micro Gestor Empresarial, possuem este boto, onde o que estiver presente na visualizao do item poder ser impresso, bastando que o usurio pressione o mesmo e confirme a tela posterior. O usurio poder utilizar dos filtros, presentes na tela para obter um melhor resultado sobre a impresso a ser realizada. Boto Fechar ESC Este boto utilizado para sair do item Caixa e retornar a tela principal do sistema. Agora que conhecemos a tela do caixa e suas funes, vamos aprender como lanar as Receitas e Despesas da empresa no caixa e entender como se comporta o sistema com os seus lanamentos.

Lanando Receitas - Entradas Financeiras (Vendas)


Antes de iniciar o lanamento da receita, deveremos identificar se a receita (Venda) em questo ser paga em uma nica vez ou seu recebimento se dar parcelado. Suponhamos que a receita (venda) seja realizada em uma nica vez, observe na pgina seguinte tela de lanamento e a funo de cada campo presente na mesma. Micro Gestor Empresarial E.I. Verso 3.0 Pgina 36

Lanamento de Receita que ser recebida em uma nica vez


Para receitas que sero recebidas uma nica vez do cliente, o usurio dever atravs do Caixa clicar sobre o boto: Lanar Receita nica, onde ser apresentada a tela abaixo.

Observe a funo e o preenchimento de cada campo presente nesta tela e posteriormente iremos simular o lanamento de uma Receita nica. Campo N 1 (N Documento): Este nmero representado pelo nmero de identificao do documento de entrada sobre a venda, ele nico e no poder ser repetido. Campo N 2 (Data de Movimento): Esta data corresponde a data que foi realizada a venda. Campo N 3 (Referente ): A entrada financeira poder ser realizada de duas maneiras: - Atravs da venda de Mercadoria, Produtos ou Servios (Padro para Vendas); - Atravs de Outras Receitas - No especificadas Anteriormente (Utilizadas para entradas financeiras que no sejam provenientes de vendas de mercadorias, produtos e servios) Campo N 4 (Especificar): Neste Campo deveremos especificar sobre qual tipo de venda foi realizada (Venda de Mercadorias, Produtos ou Servios ou Ambos).

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Campo N 5 (Especificar): Neste Campo deveremos especificar o cliente que est realizando a compra acima especificada. Comece a digitar o nome do cliente, e automaticamente aberto um campo de seleo. Caso o cliente j tenha sido cadastrado no sistema, aparecer logo abaixo da digitao, basta selecion-lo atravs do Mouse. Caso o cliente digitado, no seja apresentado na tela, basta seguir os procedimentos abaixo: O cadastro do cliente poder ser realizado diretamente nesta tela, sem a necessidade do deslocamento at o Mdulo Cadastro - > clientes e Fornecedores. Basta que o usurio clique sobre o boto ao lado do item identificao do cliente, Observe a imagem do boto de Adio ou Seleo de Clientes .............................. >> * Aps a aberturada tela seguinte, o usurio dever clicar sobre a opo: Adicionar-F2; Realize o cadastro do cliente e clique sobre a opo Salvar-F5. Desta forma o cliente j estar cadastrado e far parte do Banco de Dados da empresa; Agora devemos selecion-lo, basta pressionar a Tecla <<Enter>> e posteriormente a Tecla: Selecionar-F6 e desta forma o cliente recm tambm j estar vinculado receita a ser includa. Campo N 6 (Vendedor(a)): Neste Campo deveremos especificar qual o vendedor(a), realizou a venda em questo. A lista dos vendedores(as), presentes neste campo, est presente no cadastro de Empregados/colaboradores. Para que o Empregado/Colaborador seja apresentado neste campo, em seu cadastro ele dever ter o ltimo campo marcado Este empregado/colaborador um vendedor(a)?. Campo N 7 (Valor Faturado): Neste Campo deveremos informar o valor total da venda; Campo N 8 (Custo da Mercadoria): Neste Campo deveremos informar o valor de custo da mercadoria, produto ou servio envolvido nesta venda; Campo N 9 (Impostos): Neste Campo deveremos informar os impostos sobre a venda (Nota Fiscal); Campo N 10 (Forma de Pagamento): Neste Campo deveremos selecionar a forma de pagamento escolhida pelo Cliente. Ex. Dinheiro, Carto, Cheque, outros... * Lembramos que recebimentos realizados atravs de cheque, automaticamente, so Habilitados os campos: Agncia; N da Conta; N do Cheque e Titular do cheque. Preencha todos os campos, relativos ao cheque, pois os mesmos sero utilizados no Mdulo Controle de Cheques. Lanamentos recebidos atravs de cheque, obrigatoriamente sero lanados na conta de Destino (Cheques Caixa).

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Campo N 11 (Situao do Lanamento): Nesta opo, o usurio dever informar a situao deste lanamento de Receita. Se for uma receita recebida, seja dinheiro, cheque, boleto, outros; Ou uma receita a receber. Campo N 12 (Data de Pagamento): Nesta opo, o usurio dever informar a data de pagamento desta receita. Se for uma receita recebida A Vista a data ser a mesma data de movimento, caso seja um cheque pr-datado (Com prazo), deveremos informar a data prevista para envio do cheque ao banco. (Data acertada com o Cliente) Obs.: Como medida de segurana a baixas indevidas no sistema. Todos os lanamentos, de receitas recebidas, devero passar pela tela de baixa, para confirmao dos dados a serem baixados e ajustadas s datas de baixa. Ateno: Recebimentos atravs de cheques pr-datados devero ser baixados com a data do envio do cheque ao banco. Baixar a receita com data frente. (Data acertada com o Cliente - Prazo)

Simulao de Lanamento de uma Receita nica Venda que ser recebida em uma nica vez!
Estamos trabalhando com o Sistema Micro Gestor Empresarial na competncia: Maro/2012. (Ms Atual) Os Dados abaixo so Fictcios e sero utilizados para exemplificar o lanamento: - Nmero do Documento: 1585 - Data da Venda: 05/03/2012 (segunda-feira) - Revenda de Mercadoria com Documento Fiscal Emitido; - Cliente: Empresa de Exemplo; - Vendedor de exemplo; (Lembramos que este vendedor foi cadastrado recebendo 5% de comisso sobre as vendas no cadastro de Empregados/Colaboradores) - Valor da Venda: R$ 1.800,00 - Custo da Mercadoria: R$ 700,00 - Impostos envolvidos na venda: R$ 306,00 - A forma de Pagamento ser a prazo com Cheque Pr-datado para 45 Dias Dados do Cheque: Agncia: 1234 Conta: 5678-9 N Cheque: 850123 Titular: Fulano de Tal - Colocaremos uma observao neste lanamento, informando que, a venda foi realizada com 45 dias diretos por se tratar de um cliente Preferencial. Na pgina seguinte observe como incluiremos os dados no lanamento desta receita (Venda) no Caixa. Antes de salvar o registro, observe ao lado do lanamento o Informativo Detalhado sobre os dados informados. Micro Gestor Empresarial E.I. Verso 3.0 Pgina 39

Lanamento de Receita nica Simulao com Detalhamento de Campos e passos que deveremos realizar para concretizar a venda.
Data da Venda

Neste quadro realizado um Informativo, apresentando ao final o resultado obtido nesta venda. Resultado:

Valor Faturado (-) Custo da Mercadoria (-) Impostos (-) Comisso do Vendedor = Resultado.
O Percentual de Comisso (%) definido no Mdulo Cadastros -> Empregados/Colaboradores e o clculo realizado automaticamente pelo sistema. Quando selecionado a forma de pagamento: CHEQUE ser apresentada a tela acima, que dever ser preenchida conforme os dados do Cheque e posteriormente pressionado a Tecla (Confirmar).

A conta de destino, sempre que o recebimento for realizado em cheque seja vista ou a prazo, ser a conta: Cheques Caixa; No podendo a mesma ser alterada. Todo recebimento atravs de Cheque no sistema dever passar por esta conta.

Ateno:
Para que possa ser selecionado o Vendedor(a), o sistema dever estar configurado que a empresa trabalha com pagamento de comisses no Mdulo Extra -> Configuraes da Empresa -> Guia Competncia -> Item Comissionamento. Desta forma o sistema ir gerar automaticamente a despesa a pagar na data pr-definida para o pagamento das comisses do perodo.

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Caso esta opo esteja desativada a seleo do vendedor(a), ser modificada automaticamente para Vendedor Geral Sem comisso e no ser lanada nenhuma comisso a ser paga sobre a venda em questo.

N de documento de Receita nica


Cada documento de Receita inserida no sistema possui um nmero nico. O sistema realiza automaticamente uma consulta no banco de dados para verificar a existncia de um lanamento de Receita com o mesmo nmero informado, caso isso acontea, ser apresentada a tela ao lado, onde o usurio dever disponveis. selecionar uma das opes

Aps lanado a nova Receita de N 1585, deveremos baix-la, pois sua situao encontra-se A Receber no sistema e o documento que comprova tal recebimento (O Cheque), j se encontra em mos. Para realizar o procedimento de baixa da receita, o usurio dever digitar no campo superior da tela do (Localizar...) caixa o nmero do documento que acabou de lanar, em nosso exemplo utilizamos o N 1585. Localizado o documento, basta clicar com o mouse sobre o boto Baixar F11, onde ser apresentada a tela da pgina seguinte, siga as instrues nos retngulos vermelhos para realizar a baixa da referida receita.

A data da baixa dever ser alterada para a data do Vencimento do Cheque. Desta forma o Cheque ser contabilizado no sistema para a data futura. Os Dias/Atraso sero corrigidos para 0, confira o restante dos dados da baixa e pressione o boto: Baixar F5

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Realizado os procedimentos da pgina anterior, basta pressionar o boto Baixar F5 e desta forma o documento lanado far parte da Conta: Cheques Caixa. Quando a Receita baixada no sistema, ela no poder ser alterada e automaticamente o sistema apresenta a tela referente aos dados da baixa. Observe a imagem com os detalhes da baixa do lanamento de N 1585:

Observao:
Todas as Receitas Lanadas no Caixa da Empresa, que j possurem os seus respectivos documentos de comprovao de pagamento, devero estar com a situao baixada (Recebida), para evitar a cobrana indevida aos clientes. Exemplo: Se j recebemos o cheque Pr-datado, deveremos baixar a receita para a data do vencimento do Cheque.

Simulao de Lanamento de uma Receita Mltipla Venda que ser recebida de maneira parcelada!
Estamos trabalhando com o Sistema Micro Gestor Empresarial na competncia: Maro/2012. (Ms Atual) Dados Fictcios (Observe exemplo na pgina seguinte): - Nmero do Documento: 1590 Micro Gestor Empresarial E.I. Verso 3.0 Pgina 42

- Data da Venda: 05/03/2012 (segunda-feira) - Revenda de Mercadoria com Dispensa de Documento Fiscal; - Cliente: Joo da Silva; - Vendedor de exemplo; (Lembramos que este vendedor foi cadastrado recebendo 5% de comisso sobre as vendas no cadastro de Empregados/Colaboradores) - Valor da Venda: R$ 1.800,00 - Custo da Mercadoria: R$ 700,00 - Impostos envolvidos na venda: R$ 306,00 - A forma de Pagamento ser a prazo, sendo: 3X no cheque (Entrada / 30 / 60 Dias) Dados do Cheque: Agncia: 2222 Conta: 3333-4 N Cheque: 000001 Titular: Ciclano de Tal - Informaremos na Observao: Cliente Especial Para o lanamento de Receitas Mltiplas, deveremos utilizar o Boto: Mltiplas F10, situado no canto inferior esquerdo da tela do Caixa. Observe imagem abaixo:
Data da Venda

Inserir aqui, a quantidade de parcelas escolhida pelo cliente. (Neste exemplo, em 3 Vezes )

Insira a data do vencimento da Primeira Parcela e selecione posteriormente a periodicidade entre elas.

Quando selecionado a forma de pagamento: Cheque, ser apresentada a tela ao lado. Ser necessrio o preenchimento somente do Primeiro Cheque (Cheque de menor numerao). O Sistema preencher de Forma Sequencial os outros dois lanamentos (000001 / 000002 / 000003)

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Na tela de Receitas, foram includos trs Registros e posterior aos seus nmeros de Documento, foi adicionada uma Barra / seguido do nmero da parcela correspondente, observe a tela abaixo.

Numerao acrescida de / e o nmero da parcela.

Foram lanados 3 parcelas de R$ 600,00.

Datas com intervalo de 30 dias.

As situaes dos documentos esto a Receber e deveremos baix-los, selecionando cada registro atravs do mouse e posteriormente clicando sobre o boto Baixar F11. A baixa dever seguir os mesmos passos, informados anteriormente na Baixa da Receita nica. Obs.: No se esquecendo de ajustar a Data da Baixa, para a data de Vencimento da Fatura.

Na tela de visualizao dos lanamentos de Receita, bom observar que algumas receitas estaro apresentadas na cor vermelha. Isto ocorrer quando o Documento a receber estiver com o seu prazo de Vencimento, inferior a data atual. Isto : Passou a data do seu recebimento. * Toda Receita a receber, que ultrapassar a data de vencimento e no for baixada, ser apresentada na tela de visualizao de lanamentos na cor vermelha. Obs.: O procedimento de lanamento da Receita, seguido de sua baixa, alimenta os Mdulos: Saldo das Contas da Empresa, o Mdulo de Faturamento e tambm o Mdulo de Acompanhamento de Metas (Caso essa opo esteja sendo utilizada pela empresa).

Lanando Despesas Sadas Financeiras (Pagamentos)


O primeiro passo a ser realizado para o lanamento da despesa, o alternar da janela de Lanamento de Receitas para a janela de Lanamento de Despesas. Para que isso acontea, bata acessar o item caixa e clicar com o mouse sobre o boto superior esquerdo com o sinal de (-), conforme imagem abaixo:

Observe que a tela do caixa mudar o texto verde para vermelho. Isto certificar que o usurio est na tela de lanamento de despesas. Como no lanamento da receita, antes de iniciarmos o lanamento da despesa, o usurio dever identificar se o lanamento a ser realizado ser um Lanamento nico ou Mltiplo. Micro Gestor Empresarial E.I. Verso 3.0 Pgina 44

Lanamento nico o lanamento de apenas um documento de despesa, seja ele de um fornecedor ou mesmo um empregado/colaborador(a), estando com a condio a pagar ou paga. Exemplo: Conta de energia da empresa; Adiantamento Salarial (Empregado/Colaborador);... Lanamento Mltiplo o lanamento de vrias contas a pagar do mesmo valor a serem efetuadas mensalmente. Exemplo: Financiamento de Veculo da Empresa 60 Meses; Aluguis; ....

Lanamento de Despesa que ser paga em uma nica vez


Para despesas que sero pagas em uma nica vez o usurio dever atravs do mouse, clicar sobre o boto: Lanamento de Despesa nica, onde ser apresentada a tela abaixo.

Observe a funo e o preenchimento de cada campo presente nesta tela e posteriormente iremos simular o lanamento de uma Despesa nica. Campo N 1 (N Documento): Este nmero representado pelo nmero de identificao do documento a ser pago. Diferente do modo de lanamento de receita os nmeros lanados nas despesas da empresa podero ser repetidos. Campo N 2 (Data de Movimento): Esta data corresponde a data que foi realizada o lanamento da despesa no sistema. Micro Gestor Empresarial E.I. Verso 3.0 Pgina 45

Campo N 3 (Referente ): neste campo que definiremos qual o Centro de Custo que contempla o lanamento da referida despesa.

Exemplificaremos abaixo os Centros de Custo Disponveis e o que eles contemplam:


- Aquisio de Mercadorias Lanamento de uma despesa relativa compra de mercadorias Exemplo: Compra de Mercadorias para revenda (Nacional / Importado);

insumos

para

venda

- Custos fixos Mensais Lanamento de uma despesa relativa s contas mensais da empresa para garantir o seu perfeito funcionamento. Exemplo: Aluguel, energia, Telefonia Fixa, Provedores de Acesso a Internet, etc. - Custos Variveis Lanamento de uma despesa relativa a custos que variam conforme a produo ou a quantidade de trabalho. Exemplo: Matria prima; Insumos diretos; Embalagens; Comisso de vendas; Fretes de vendas; etc. - Despesas Financeiras Lanamento de uma despesa relativa a custos com instituies financeiras Administradora de Cartes de Crdito). Exemplo: Tarifas de Manuteno de Conta, Imposto sobre Operaes Financeiras, etc.

(Bancos

- Despesas Tributrias Lanamento de uma despesa relativa a impostos sobre produo ou comercializao da Empresa. Exemplo: I.R.P.J. Impostos de Renda Pessoa Jurdica, I.P.I. Imposto sobre produtos Industrializados, I.C.M.S Imposto Sob Circulao de Mercadorias e Servios, S.I.M.P.L.E.S. Nacional, etc. - Despesas Pessoal Lanamento de uma despesa relativa a gastos com pessoal (Empregados/colaboradores) Exemplo: Salrios, transporte, alimentao, frias, resciso contratual, etc. - Imobilizado Lanamento de uma despesa relativa a gastos com imobilizado para empresa. Exemplo: Mveis para o escritrio, computadores, veculos, mquinas em geral, salas comerciais, terrenos... - Outras Despesas (No especificadas Anteriormente) Lanamento de uma despesa que no esteja relacionada em nenhum dos centros de custo pr-definidos no sistema (rea customizada pelo usurio), localizao no menu Cadastros -> Outros Cadastros. - Pr-labore Retiradas Financeiras Lanamento de uma despesa relativa a retirada financeira do scio proprietrio da empresa. Exemplo: Saques das contas bancrias da empresa pelos scios-proprietrios para fins pessoais. Micro Gestor Empresarial E.I. Verso 3.0 Pgina 46

Campo N 4 (Especificar): neste campo que detalharemos o campo N 3 (Referente ), detalhando a despesa a ser lanada. Exemplo: Selecionamos no campo N 3 o Centro de Custo: Despesas com Pessoal; No campo N 4, temos que detalhar que despesa com pessoal ela se refere. Campo N 5 (Fornecedor/Empregado): Neste campo deveremos informar o nome do Fornecedor ou o Empregado/Colaborador que deveremos pagar. * As opes neste campo variam, conforme a escolha do Centro de Custo (Campo N 3) Campo N 6 (Valor): Neste campo deveremos informar o valor total a ser pago. Campo N 7 (Forma de Pagamento): Deveremos informar neste campo qual ser a forma de pagamento da despesa. Campo N 8 (Situao do Lanamento): Nesta opo, o usurio dever informar a situao deste lanamento de despesa. Este lanamento est pago ou a pagar. Campo N 9 (Data de Pagamento): Nesta opo, o usurio dever informar a data de pagamento desta despesa. Se for uma despesa paga a data ser a mesma data de movimento. Caso seja uma despesa futura, a mesma dever entrar com a situao a pagar. Campo N 10 (Conta de Origem): Neste item onde selecionaremos a conta da empresa que ir pagar a despesa em questo. Isto a conta onde ser debitado o valor da despesa aps a sua baixa. Obs.: No caso de despesas pagas, o sistema ir realizar a baixa automtica na conta de origem, retirando o valor apresentado no campo de N 6

Simulao de Lanamento de uma Despesa nica Despesa que dever ser paga uma nica vez!
Os Dados abaixo so Fictcios e sero utilizados para exemplificar o lanamento: Estamos trabalhando com o sistema na competncia: Maro/2012. - Nmero do Documento: 321 - Data do lanamento da despesa no sistema: 02/03/2012 (Sexta-feira) Data retroativa - A despesa refere-se ao pagamento da Conta de Energia Eltrica da Empresa; - Cliente: Celg Centrais Eltricas de Gois; Concessionria de Energia Eltrica de Gois - Valor da despesa: R$ 318,60 (Trezentos e dezoito reais e sessenta centavos) - A fatura ser paga com dinheiro na data de atual (05/03/2012). - A data de vencimento da conta, ser dia: 06/03/2012 (Dia seguinte O pagamento ser antecipado). - A conta de Origem (Pagadora), ser o caixa interno da empresa. - Informaremos que a conta que est sendo paga, refere-se a conta do ms de maio e que existe mais uma conta em aberto (Ms: Passado). Micro Gestor Empresarial E.I. Verso 3.0 Pgina 47

Realizaremos o lanamento desta despesa em uma conta com o Saldo R$ 0,00 e demonstraremos como o sistema trata este lanamento na situao de uma conta que no possui o saldo para a realizao do dbito em questo. Observe imagem abaixo:
Como o Fornecedor de Exemplo: CELG Centrais Eltricas de Gois, no existia em nosso Cadastro de Fornecedores, realizamos o cadastramento do mesmo nesta mesma tela atravs do boto de Pesquisa/Adicionar (F-2)

Quando selecionamos esta conta da empresa, automaticamente o sistema nos apresenta a mensagem abaixo.

Observe que o saldo da conta selecionada R$ 0,00. Caso o usurio clique sobre o boto (Sim), a conta de Origem, ter seu saldo negativado. Caso ele clique sobre a opo (No), ele poder selecionar outra conta que possua saldo disponvel para o pagamento da despesa em questo. Optaremos pela opo (Sim), para efeito de demonstrao. O Saldo ficar:- R$ 318,60

Obs.: Caso a despesa acima, fosse inserida no sistema com a situao a pagar, ela no iria realizar nenhuma operao no Caixa da Empresa, ou seja, no iria debitar qualquer valor em suas contas. O Sistema Micro Gestor Empresarial, optou por no travar os saldos das contas financeiras, pois muitos empresrios utilizam dos limites de crdito concedidos pelas instituies financeiras (Bancos) para pagamentos considerados de Urgncia. * Uso do limite de Conta

Simulao de Lanamento de uma Despesa Mltipla Despesa que dever ser paga maneira parcelada!
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Observe o exemplo abaixo (Dados Fictcios). - Estamos trabalhando com o sistema na competncia: Maro/2012. - Nmero do Documento: 456 - Data do lanamento da despesa no sistema: 06/03/2012 (Tera-Feira) - A despesa refere-se ao Pagamento do Carn o I.P.T.U.- Imposto Predial Territorial Urbano; - Cliente: Prefeitura de Goinia; Prefeitura da Cidade de Goinia / Gois - Valor de cada parcela: R$ 48,20 (Quarenta e oito reais e vinte centavos) - Ainda no sabemos como ser a forma de pagamento. Podendo ser: Dinheiro, Cheque,.... Sabemos apenas que teremos que realizar esse pagamento mensalmente. - A data de vencimento da primeira parcela do carn do I.P.T.U. ser dia: 28/03/2012 - A conta de Origem (Pagadora), ser o Caixa Interno da empresa. - Informaremos que o pagamento do Imposto ser realizado em 5 Vezes. Realizaremos o lanamento desta despesa em uma conta com o Saldo - R$ 318,60 e demonstraremos como o sistema reage nesta situao. Observe imagem abaixo.

Informe o dia do 1 Vencimento e Periodicidade (Todo Ms), o sistema automaticamente incluir as 4 Parcelas seguintes.

Como o Fornecedor de Exemplo: Prefeitura de Goinia, no existia em nosso Cadastro de Fornecedores, realizamos o cadastramento do mesmo nesta mesma tela atravs do boto de Pesquisa/Adicionar.

Informe apenas a quantidade de parcelas o Total ser calculado automaticamente.

No haver problemas, quanto ao Saldo da Conta selecionada estar negativada, porque quando lanamos Despesas Mltiplas, elas sempre so lanadas no sistema como contas a pagar, no realizando alteraes no caixa da empresa.

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Observe abaixo que depois de clicado com o mouse sobre o boto Salvar F5, foram includos 5 Registros de despesas e posterior aos seus nmeros de Documento, foram adicionados uma Barra / seguido do nmero da parcela correspondente.

Numerao acrescida + / e o nmero da parcela

Valor das parcelas

Data de Vencimento

Situao do Lanamento

* Toda Despesa a pagar, que ultrapassar a data de vencimento e no for realizada sua baixa, ser apresentada na tela de visualizao de lanamentos na cor vermelha. O procedimento de lanamento da Despesa, seguido de sua baixa, vinculado aos Mdulos: Saldo das Contas da Empresa e de Contas a Pagar. Para baixar o documento a pagar, basta selecionar o registro presente na visualizao com o mouse e pressionar o boto Baixar F11, desta forma ser apresentado a tela abaixo:

Os itens apresentados nos retngulo Vermelho podero ser alterados seguindo o meio utilizado para pagamento da Referida Despesa! Observao: Na Seleo da Conta Financeira para pagamento apresentado o Saldo Atual da mesma.

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Quando a Despesa baixada (Paga) no sistema, ela no poder mais ser alterada e automaticamente o sistema apresenta a tela referente aos dados da baixa. Observe a imagem com os detalhes da baixa do Lanamento de N 456/1 recm-realizado:

Observe que na baixa desta despesa, alteramos a forma de Pagamento, para Dinheiro, onde antes estava selecionado outros.

Agora que j conhecemos as funes do Caixa da Empresa e como operamos o mesmo, apresentamos abaixo os itens vinculados a ele e as facilidades apresentadas nos mesmos. Dentro do Mdulo: Movimentao Financeira, contaremos com mais 06 itens: Contas a Receber, Contas a Pagar, Contas Financeiras, Controle de Cheques, Rentabilidade e Fluxo de caixa. Estes itens so complementos das operaes realizadas no Caixa da Empresa e simplifica as tarefas do dia a dia do usurio do Sistema Micro Gestor.

2 Item: Contas a Receber Os lanamentos de Receitas realizadas no Caixa da Empresa, que estiverem com a situao A Receber, podero ser visualizados em tela ou atravs de relatrios e tambm podero ser baixados atravs deste item. Os Registros presentes nesta tela referem-se exclusivamente a Vendas realizadas na empresa que ainda no foram recebidas.

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As operaes realizadas, dentro deste item, seguem a metodologia do Caixa, porm as opes encontradas nesta tela restringem-se a Visualizao, Baixa e Relatrios. Observe na tela abaixo e que os lanamentos de Receitas realizadas atravs do Caixa em exemplos anteriores, esto presentes nesta tela e podero ser baixados atravs deste item, sem a necessidade da abertura do Caixa.
Campo de pesquisa por Lanamentos de Contas a Receber - (Selecione o Campo a ser pesquisado Campo)

Registro de Receita a Receber, lanado no Caixa (Receitas Mltiplas). Filtro de exibio das Contas a Receber at: - At Hoje; - Esta Semana; - Este Ms; - Perodo escolhido pelo usurio. O item apresentado na cor vermelha, por ter passado o dia do seu recebimento.

O usurio tambm poder filtras apenas os registros de um cliente especfico ou um vendedor(a) especfico.

O Boto Relatrio F8, tambm est presente nesta tela, onde o usurio poder utilizar os filtros localizados abaixo na tela e imprimir os resultados apresentados. Atravs do boto Baixar-F11, o usurio poder realizar a baixa da referida receita selecionada e executar o procedimento a partir desta tela, no sendo necessrio usar a opo do caixa para faz-la.

3 Item: Contas a Pagar Os lanamentos de Despesas realizadas no Caixa da Empresa, que estiverem com a situao A Pagar, podero ser visualizados em tela ou atravs de relatrios e tambm podero ser baixados atravs deste item. Os Registros presentes nesta tela referem-se exclusivamente a Despesas da empresa que ainda no foram pagas. As operaes realizadas, dentro deste item, seguem a metodologia do Caixa, porm as opes encontradas nesta tela restringem-se a Visualizao, Baixa e Relatrios. Micro Gestor Empresarial E.I. Verso 3.0 Pgina 52

Observe na tela abaixo e que os lanamentos de Despesas realizadas atravs do Caixa em exemplos anteriores, esto presentes nesta tela e podero ser baixados atravs deste item, sem a necessidade da abertura do item Caixa.

Campo de pesquisa por Lanamentos de Contas a Pagar - (Selecione o Campo a ser pesquisado Campo)

Observe os lanamentos de despesas que foram realizadas atravs do item: Caixa, presentes nesta tela. * No quatro despesas foram apresentadas 4 Despesas, devido a seleo de Todas no filtro a exibio situado no quadro abaixo.

Filtro de exibio das Contas a Pagar at: - At Hoje; - Esta Semana; - Este Ms; - Perodo escolhido pelo usurio.

O usurio tambm poder filtras apenas os registros de um cliente especfico ou um vendedor(a) especfico.

O Boto Relatrio F8, tambm est presente nesta tela, onde o usurio poder utilizar os filtros localizados abaixo na tela e imprimir os resultados apresentados. Atravs de o boto Baixar -F9, o usurio poder realizar a baixa da referida despesa selecionada e executar o procedimento a partir desta tela, no sendo necessrio usar a opo do caixa para realiz-la. Realizando a baixa de vrios lanamentos de uma nica vez Para realizar este procedimento o usurio dever clicar sobre o boto Baixa Mltipla F-10, onde ele poder selecionar vrios registros e baix-los em uma nica vez. Observe a imagem na pgina seguinte: Micro Gestor Empresarial E.I. Verso 3.0 Pgina 53

Filtro das despesas a pagar. Atravs deste filtro o usurio poder selecionar todos os registros a pagar de um fornecedor ou colaborador(a) em especfico. Basta digitar no Campo Fornecedor/Colaborador(a) o nome desejado e selecionar o Filtro Exibir: Todas
Selecione o Registro posicionado neste quadro e pressione o boto Adicionar Documento

Para retirar o registro da lista dos registros a serem baixados, basta selecion-lo no quadro abaixo e pressionar o boto Remover Documento O valor total apresentado nesta tela o somatrio dos registros selecionados no Quadro Inferior. Selecione a data da baixa dos documentos; Qual ser a forma de pagamento e tambm a conta que ser debitado o Valor Total.

* Realizando a baixa atravs do boto Baixa Mltipla, todos os documentos, selecionados acima sero baixados com a mesma data e tero a mesma forma de pagamento.

4 Item: Contas Financeiras Neste item poderemos visualizar as transaes financeiras (Recebimentos e Pagamentos) efetuadas na empresa dividas por contas financeiras, executando tambm Transferncias de recursos entre as mesmas. Este item utiliza a filosofia do controle financeiro bancrio, Entradas: Crditos (C) e Sadas: Dbitos (D), informando detalhadamente ao usurio a origem da receita ou da despesa inserida na conta selecionada. Observe na pgina seguinte a imagem detalhada deste item. Micro Gestor Empresarial E.I. Verso 3.0 Pgina 54

Campo de Seleo da Conta Financeira da Empresa

Campo de Pesquisa de Lanamentos

Boto de Transferncia de Recursos, entre as contas da Empresa.

Relao da Movimentao Financeira (Recebimentos e Pagamentos) na conta selecionada nos ltimos 3 dias

Extrato por Conta e Todas as Contas (Extrato em Vdeo e Impresso)

Detalhamento de cada Entrada e Sada Financeira na respectiva conta. (Crdito e Dbito)

Filtros de Lanamento: (Crdito e Dbito)

Transferncia de Recursos Financeiros entre Contas da Empresa


Ainda no Item Movimentao Financeira, poder ser encontrado um boto denominado Transferncia, atravs dele que transferimos recursos financeiros ($$$), entre as contas da empresa. Para realizar a transferncia entre contas, clique com o mouse sobre o boto Transferncia e ser apresentada a tela da pgina seguinte. Observe as instrues de como proceder para transferir recursos financeiros entre as contas da empresa e como so apresentados os registros desta operao no Mdulo de Movimentao Financeira - Item: Acompanhamento / Transferncias de Recursos. Observar o Lanamento de Dbito que foi efetuado na conta de Origem selecionada e tambm o Lanamento de Crdito na conta de destino.

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Selecione a Conta, onde ser Debitado (-) o valor a Transferir

Saldo Atual da conta selecionada Saldo Atual da conta selecionada

Selecione a Conta, onde ser Creditado (+) o valor a Transferir. Data que ser realizada a Transferncia

Motivo da Operao

Digite neste campo o valor que deseja que seja transferido de uma conta para a outra

Depois de selecionados os campos solicitados e preenchido o valor a transferir, clique com o mouse sobre a opo Salvar - F5 e a transferncia ter sido realizada. Observe na tela abaixo os lanamentos que foram realizados em ambas as contas da empresa. * Foi inserido um dbito no valor de R$ 300,00 na conta de Origem e tambm um crdito na conta de destino do mesmo valor.

Conta onde Foi Debitado o Valor da Transferncia

Conta onde Foi Creditado o Valor da Transferncia

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Extrato dos Lanamentos nas Contas


Dentro da tela de Movimentao Financeira, o usurio tambm poder imprimir o relatrio de lanamentos de uma determinada conta ou de todas as contas. Basta que o usurio selecione entre os botes abaixo da tela Extrato desta conta F8 ou Extrato todas as contas F10. Na opo Extrato desta conta F8, o relatrio a ser impresso, conter os dados apresentados em tela sobre a conta selecionada, respeitando os filtros pr-definidos. Para definir o perodo do extrato a ser impresso, ou outras opes o usurio dever utilizar os filtros presentes nesta tela. Filtros: - Exibir (Perodo desejado: ltimos 3dias; ltimos 7 dias; ltimos 15 dias; etc.) - Operao: (Crdito Lanamento de Receitas ou Dbito Lanamento de despesas) - Forma de Pagamento: (Boleto; Carto de Crdito; Dinheiro; Cheque; etc.)

Na opo Extrato todas as contas F10, o usurio dever definir os dados a serem impressos, configurando a tela que ser apresentada posteriormente. Observe tela abaixo:

Depois de selecionada as opes desejadas na impresso, basta clicar com o mouse sobre a opo Extrato - F8.

Lanando Saldo Inicial das Contas Financeiras


Como explicado anteriormente no Mdulo Caixa, toda Entrada ou Sada financeira da empresa, dever passar pelo item CAIXA. Ento devemos realizar o lanamento do Saldo Inicial da conta: Caixa Interno neste local. * As novas contas Financeiras, ou seja, as novas contas cadastradas no Mdulo Cadastro -> Contas Financeiras no necessitaro deste recurso, pois o cadastramento do Saldo Inicial poder ser Realizado no momento de sua incluso, utilizando-se do campo Saldo Atual presente na tela de cadastro da mesma.

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Observao: Cada conta financeira da empresa aceitar somente um lanamento de Saldo Inicial: N Documento = Saldo Inic, no sendo possvel em hiptese alguma a incluso de dois lanamentos com esse nome na mesma conta Financeira. Suponhamos que temos no Caixa Interno (Gaveta) R$ 322,00 e deveremos inclu-lo no sistema. Na imagem abaixo explicaremos detalhadamente como incluir o Saldo Inicial na conta: Caixa Interno Empresa.
No necessrio informar qualquer Nmero do Documento (Deixar em Branco), pois o sistema ir incluir automaticamente o mesmo!

No Item Cliente: Dever ser selecionado o cliente: Geral No Item Especificar: Dever ser selecionado a opo Saldo Inicial da Conta. No Item Referente : Dever ser selecionado a opo Outras Receitas (No Especificadas Anteriormente). No Item Cliente: Dever ser selecionado o cliente: Geral

A Data de Movimento e Data de Pagamento ser a mesma (Data que iremos comear a controlar atravs do sistema o Fundo Fixo da empresa.

Saldo Inicial
O lanamento do Saldo Inicial, nada mais que a informao ao sistema do valor atual presente na respectiva conta financeira, neste caso Caixa Interno. A partir do momento que informado ao sistema o valor presente no Saldo Inicial, j comear a valer o seu respectivo controle Financeiro, ou seja, toda Entrada (Venda) ou Sada (Pagamento) referente a conta financeira dever ser informada ao sistema atravs do item: CAIXA. (Lanamento da Receita ou Despesa)

Depois de preenchido os campos acima, pressione o boto Salvar F5, ser apresentada a tela de Confirmao de Baixa de Lanamento, basta confirm-la e o saldo ser inserido na conta selecionada. Lembramos que a utilizao do lanamento de Saldo Inicial da Conta, por critrio de coerncia, dever ser realizada uma nica vez por conta. Micro Gestor Empresarial E.I. Verso 3.0 Pgina 58

5 Item: Controle de Cheques Neste item poderemos visualizar os cheques que esto em poder da empresa, sejam eles vista ou pr-datados. Conta: Cheques Empresa Poderemos atravs deste item, realizar as operaes de: Depsito ou caucion-los no banco para realizar a Antecipao dos Recebveis e tambm Controlar os cheques devolvidos. Observe a imagem de Controle de Cheques abaixo e suas funcionalidades.
Campo para pesquisa de Registros de (Cheques) Vista e Pr-datados em poder da empresa

Tela de visualizao de Registros (Cheques).


Neste local apresentado os Cheques em poder da empresa, obedecendo aos filtros Abaixo! Os dados seguem a seguinte ordem: N da Fatura (Documento); Data do Faturamento; Cliente; Titular do Cheque; Data Vencimento (Para que dia o cheque); Agncia; N Conta; N Cheque e Valor do Mesmo.

- Detalhes: Visualizao dos Detalhes do Cheque Fatura a qual o cheque est vinculado com os Detalhes da mesma. Observar imagem 01 - Pgina seguinte. - Depsito: Utilizado para o Depsito do Cheque apresentado em tela Bastando o Cliente selecionar a Conta de destino do mesmo. Observar imagem 02 Pgina seguinte - Antecipao de Recebveis: Utilizado para a operao de Antecipao de Recebveis (Troca de Cheque), Banco / Fornecedores. Observar imagem 03 Pgina seguinte. - Cheques Devolvidos: Relao dos Cheques devolvidos em poder da empresa. Obs.: Os cheques presentes nesta tela, so os cheques provenientes de faturas estornadas no CAIXA da Empresa (Estorno de Recebimento Caixa). Observar imagem 04 Pgina seguinte.

Filtros do Sistema
Poderemos filtrados os cheques por: - Todos - At Hoje - Esta Semana - Este Ms - Por Perodo: Na opo Por perodo o usurio poder especificar um perodo entre datas exemplo: De: 01/01/2012 01/01/2013 ou tambm especificar um Cliente ou Colaborador(a) em especfico

Informativo: Todo Cheque Recebido pela Empresa obrigatoriamente passa pela Conta: Cheques Caixa.
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Imagem 01 Informativo Detalhado do Cheque


Dados da Fatura Detalhada
Data da Movimentao = Data da Venda Data Vencimento: Data do dia do depsito do cheque -----------------------------------------

Dados do Cheque
Podero ocorrer do nome do Cliente da Fatura ser diferente do titular do Cheque. *Pagamento com cheques de Terceiros)

Imagem 02 Operao de Depsito de Cheque


Relao dos Cheques
Ser apresentado como padro, apenas os cheques at a data atual para depsito. Porm o usurio poder alterar a visualizao atravs do Filtro.

Detalhes desta Operao de Depsito


Total de Docs, Valores, Data de Depsito e Observaes pertinentes ao mesmo. (Depsito). Exemplo: Depsito enviado ao banco s 14:00 Hs, atravs do Motoboy (Joo)

Relao dos cheques que sero depositados


Para enviar o documento para depsito, basta o usurio clicar com o mouse sobre o boto (+) Verde Adicionar Cheque . Desta forma ele ser enviado ao quadro inferior. Para retirar o cheque que foi selecionado para depsito do quadro inferior, basta selecion-lo atravs do clique do mouse e clicar sobre o boto (-) Remover Cheque. Desta forma ele retornar a rea de Cheques em poder da Empresa.

ATENO
Aps a confirmao do Depsito, atravs do Boto inferior Depositar F5 a operao ter sido realizada e o referido cheque poder ser encontrado no Item: Contas Financeiras, do Mdulo Movimentao Financeira. Selecione a conta financeira a que recebeu o depsito e o mesmo ser encontrado atravs de sua data de movimentao, que a mesma data do depsito que fora realizado.

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Imagem 03 Antecipao de Recebveis F3


A opo de antecipao de recebveis (Cheques) tem a funo de relacionar os cheques Pr-datados em poder da empresa (no Caixa). Desta forma o usurio poder escolher quais cheques deseja Antecipar o seu recebimento e quais sero os valores incidentes nesta operao. O usurio ter um relatrio detalhado da perca na operao e ter uma rotina automatizada de crdito e dbito dos juros e taxas envolvidas na operao. Observe a imagem abaixo.

Filtro de exibio de Perodo e Cliente. Atravs deste filtro o usurio poder selecionar todos os registros (Cheques) em poder da empresa ou escolher atravs do nome do cliente selecionado ao lado.

Selecione o Registro (Cheque) posicionado neste quadro e pressione o boto Adicionar Cheque Para retirar o registro (Cheque) da lista dos cheques a ser antecipado, basta selecion-lo no quadro abaixo e pressionar o boto Remover Documento

Data da Operao Taxas e Perca na Operao

A Taxa de Juros ao ms (3,5%) presente nesta tela configurada no Mdulo Extra >Configurao da Empresa -> Guia: Financeiro/Comercial. * Taxa de Juros ao ms praticado por (Instituio Financeira / Fornecedor)

Depois de confirmado os dados acima, pressione esse boto para realizar a Antecipao. Leia atentamente a tela de confirmao seguinte.

Nome da Instituio Financeira ou Fornecedor que realizou a antecipao.

Seleo da conta da empresa onde ser realizada a operao. Ser adicionada a esta conta o valor Lquido da operao. Dois lanamentos sero realizados simultaneamente (Um crdito do Total Recebveis e um dbito relativo a Perca na Operao.

Ateno:
Sugerimos que antes de realizar a operao de Antecipao de Recebveis, o usurio realize a impresso do relatrio, atravs do boto acima, pois o sistema no guarda em sua memria a perda financeira na operao (Detalhadamente), isto , de cada registro (Cheque).

A antecipao de recebveis exige do usurio cautela em sua operao, pois IRREVERSVEL e no poder ser desfeita aps a sua confirmao. Aps o clique sobre o boto Realizar Antecipao, o sistema ainda apresentar mais uma tela de confirmao, que poder ser cancelada ou mesmo confirmada pelo usurio.* Observe a imagem na pgina seguinte: Micro Gestor Empresarial E.I. Verso 3.0 Pgina 61

Imagem 04 Cheques Devolvidos F4


Nesta opo poderemos encontrar o registro dos cheques devolvidos em poder da empresa. Para que o cheque esteja presente nesta tela o usurio dever estornar o lanamento da respectiva receita baixada e que at ento ainda faz parte do saldo contbil da empresa. Quando resgatamos um cheque no Banco (Cheque devolvido), esse valor dever ser estornado da conta financeira e demonstraremos passo a passo como deveremos proceder. Como explicado anteriormente, toda entrada e sada financeira da empresa, s se dar atravs do Caixa da empresa, abaixo, simularemos o estorno do valor do cheque que foi devolvido.

Dados para a Simulao do estorno de lanamento:


Lanamos uma Receita sob N 1598 em nosso caixa dia: 01/03; Cliente: Empresa de Exemplo O cliente realizou o pagamento com o cheque do proprietrio: Beltrano de Tal Seu pagamento foi vista. O valor da venda foi de: R$ 358,60 Realizamos o procedimento de depsito do cheque no dia: 01/03, conforme acordado. O cheque foi devolvido sem fundo dia: 06/03 Entramos em contato com o cliente e ele alegou que houve um problema em sua conta, mas que vir na loja para acertar o cheque. Pediu ao proprietrio da empresa que no reapresente o seu cheque no banco.

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Procedimentos a serem realizados para estornar um lanamento


Atravs do item Caixa, deveremos localizar o referido cheque nos lanamentos de Receitas. Como a venda foi realizada para o Cliente: Empresa de Exemplo, mas o cheque que fora devolvido no est em seu nome e sim no nome de um terceiro denominado: Beltrano de Tal, devemos procurar atravs do nome do Titular do Cheque, observe abaixo como realizar esta pesquisa no Caixa da Empresa:

Deveremos digitar o nome do titular do cheque no campo Dados (Seta Vermelha), em seguida deveremos selecionar o campo Titular Cheque (Seta Azul) e por fim clicar com o mouse sobre o boto Localizar (Seta Preta). Na tela de visualizao de documentos, ser apresentado apenas o documento que o cheque em questo est vinculado, descartando os demais documentos presentes em tela. Observe Imagem Abaixo:

Encontrado o registro, basta pressionar o boto (Estornar F12), ele abrir a tela de Estorno do Lanamento, observe no canto inferior direito os dados do cheque e confirme se os dados conferem com os dados do cheque devolvido que se encontra em mos. Observe Imagem na pgina seguinte:

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Confirmando os dados, basta pressionar o boto Estornar F12 e desta forma o estorno do lanamento j ter sido realizado e o cheque j far parte de nosso controle de cheques devolvidos. Saia do Caixa da Empresa e entre no item: Cheques ->Boto Cheques Devolvidos, conforme tela abaixo:

O Nmero do documento inserido novamente, com o prefixo: Est-, que caracteriza que o documento refere-se a um documento gerado atravs do estorno de outro j existente. Quando o cliente retornar a empresa para acerto do referido cheque, sua baixa poder ser realizada atravs desta tela ou mesmo atravs da tela de contas a receber. * Aps a sua baixa (Recebimento), o documento no mais far parte desta tela.

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6 Item: Rentabilidade - Vendas


Neste item poderemos visualizar os recebimentos realizados na empresa no perodo e os valores envolvidos no respectivo faturamento. Poderemos contar com o resultado sobre o Faturamento, abatido os Impostos, Custo da mercadoria e valor pago em comisses. Observe imagem abaixo:

O usurio poder utilizar os filtros, para visualizar os lanamentos de um perodo especfico. Os resultados apresentados em tela, podero ser impressos atravs do Boto: Relatrio-F8

* Como explicado anteriormente os resultados apresentados nesta tela so frutos das operaes de recebimento da empresa. Item: Caixa - Receitas Recebidas.

7 Item: Fluxo de Caixa


Neste item poderemos visualizar detalhadamente o montante de entradas e sadas financeiras da empresa durante o perodo de tempo definido. Poderemos utilizar esta ferramenta atravs do modo analtico ou sinttico. No mdulo analtico o sistema apresenta o resultado das vendas do perodo (detalhadamente) e estipulado em dias, sendo eles: De 1 a 7; 8 a 14; 15 a 21; 22 a 28 e 29 a 31 do ms de competncia (Ms atual). O mdulo sinttico, o usurio seleciona o ms que deseja visualizar os lanamentos e ser apresentado o fluxo de caixa de todo o ms inteiro. Observe abaixo a imagem da tela de seleo do Fluxo de caixa:

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Selecione o tipo de demonstrativo que deseja visualizar e posteriormente, selecione abaixo o perodo a ser visualizado.

Selecione o perodo a ser visualizado. * Dependendo o tipo de modelo selecionado o perodo ir variar entre dias e meses a serem apresentados.

Depois de selecionadas as opes acima, basta clicar com o mouse sobre o boto Extrato F8 e confirmar a tela seguinte. O resultado ser apresentado em vdeo e caso necessite imprimi-lo basta clicar sobre o cone Impressora, posicionado no canto superior esquerdo da tela .

Podemos observar que o Fluxo de Caixa Dividido horizontalmente atravs de Receitas (Entradas Financeiras), seja ela por Vendas ou atravs de Outras Receitas e tambm Despesas (Sadas Financeiras) pagamentos. Ambos os Fluxos de Caixa trabalham em forma de Tabela, contemplando Colunas e Linhas. Seu cabealho divido atravs de Descrio e Perodo (Dias ou Semanas) e logo em seguida os itens: Previsto e Realizado. Previsto de Receitas: So caracterizados como tal os lanamentos de Receitas (Vendas), divididas por tipo que estaro lanadas dentro do Caixa da empresa com o Status = A Receber. Realizado de Receitas: caracterizado como tal os lanamentos de Receitas (Vendas), divididas por tipo que estaro lanadas dentro do Caixa da empresa com o Status = Recebida. Previsto de Despesas: So caracterizados como tal os lanamentos de Despesas (Pagamentos), divididas por Centro de Custo, dentro do Caixa da empresa com o Status = A Pagar.

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Previsto de Despesas: So caracterizados como tal os lanamentos de Despesas (Pagamentos), divididas por Centro de Custo, dentro do Caixa da empresa com o Status = Pagas. A linha Saldo Anterior, o resultado acumulado obtido entre Receitas (Vendas) e Despesas (Pagamentos) referentes ao ms anterior. Os nmeros apresentados nesta linha, tambm so apresentados de forma dividida. Receitas - A Receber e Recebidas e Despesas A Pagar e Pagas. Saldo Operacional = A Soma de Todas as Entradas Financeiras do Perodo Todas as Sadas Financeiras do Perodo (Desconsiderando o Saldo Anterior). Saldo Final = A Soma do Saldo Anterior que a empresa possua, referente ao ms que passou, Adicionado as Receitas do perodo, menos a sada do perodo. *Na mudana da Coluna de perodo, o Saldo Final transportado a primeira linha da coluna seguinte (Saldo Anterior e assim sucessivamente at o fim da tabela). Utilizaremos a imagem do Fluxo de Caixa Analtico como exemplo do que foi explicado anteriormente.

Saldo Anterior (Valor retirado do Ms anterior) Saldo Anterior do dia 2 resultado do fechamento do dia anterior. (1)

Relao das Entradas Financeiras do Perodo (Vendas) Valores apresentados na Coluna Previsto so (Vendas a Receber) Valores Apresentados na Coluna Realizado so (Vendas Recebidas)

Relao das Sadas Financeiras do Perodo (Pagamentos) Valores apresentados na Coluna Previsto so (Despesas a Pagar) Valores Apresentados na Coluna Realizado so (Despesas Pagas)

Saldo Operacional (A diferena entre as entradas e Sadas Financeiras), excluindo-se o Saldo Anterior.

Saldo Final - a soma do Saldo Anterior, Mais (+) O total das Entradas Financeiras do Perodo, Menos (-) As Sadas Financeiras do Perodo. Saldo Operacional - o resultado entre as (Entradas e Sadas Financeiras do perodo), descartando o Saldo Anterior.

Na Pgina seguinte observaremos um modelo de Fluxo de Caixa Sinttico (Ms de Agosto/2011) Ele possui as mesmas caractersticas do fluxo de caixa analtico, porm so demonstrados ao usurio os resultados financeiros do Ms Inteiro.

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Mdulo Extra
Este mdulo contm 8 itens com funes extras do sistema Micro Gestor Empresarial E.I.

1 Item: Agenda Telefnica


Este item utilizado para armazenar os contatos do seu negcio. Atravs dos campos de Localizao situados na parte superior desta tela o usurio poder encontrar de maneira rpida o telefone que necessita. Padronizado como o restante do sistema, ele tambm possui um filtro para pesquisa no topo da tela e seus contatos telefnicos podero ser separados por grupos: Clientes, Fornecedores, Pessoais e Outros, caso o usurio queira dividir em outras categorias, basta acrescentar o novo contato na agenda e digitar uma nova categoria (Campo: Categoria)

2 Item: Agenda de Compromissos


Atravs deste item o usurio poder incluir os compromissos futuros, para que desta forma esteja atento e no perca nenhum horrio marcado com seus clientes/Fornecedores. A agenda de compromissos trabalha com lembretes que automaticamente, so iniciados na data do compromisso pr-agendado pelo usurio, observe a imagem na pgina seguinte: Micro Gestor Empresarial E.I. Verso 3.0 Pgina 69

Marque esta opo, pois assim quando estiver com o sistema Micro Gestor em uso. No dia da reunio ser apresentado um alerta sobre o Compromisso em Agendado.

3 Item: e-mail Marketing


Mantenha contato com seus Clientes e Fornecedores. Atravs deste item os e-mails informados nos cadastros de Clientes e fornecedores estaro disponveis ao usurio para o envio de campanhas, informativos, promoes e outros. O usurio poder filtrar apenas os e-mails de Clientes, ou de fornecedores e desta forma poder enviar Promoes, Informativos a todos os cadastrados em uma nica vez. Muito Conhecido como e-mail Marketing. * Lembramos que os planos contratados de e-mail profissional que esto no mercado, se limitam a uma quantidade mxima de envio de 2.000 e-mails por ms. Ateno: Ultrapassando este limite, consequentemente o provedor de acesso ir bloquear temporariamente (durante o ms) a caixa de correio utilizada para envio de e-mails e tambm as caixas de e-mails secundrias, provenientes a conta em questo. As contas de e-mails somente iro receber mensagens e no conseguiro enviar mensagens. Sugerimos a utilizao de no mximo 1.000 destinatrios a cada envio por ms, desta forma deixamos para o uso da empresa mais 1.000 e-mails para utilizao durante o ms (Outros fins). Aps 30 dias passados que o e-mail Marketing anterior foi enviado, envie mais 1.000 e-mails e desta forma no haver problemas quanto ao excesso de e-mails enviados ao ms junto ao provedor de e-mail contratado. Observe na pgina seguinte a imagem do servio de e-mail Marketing e como utiliz-lo.

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1 Passo: Digite o Assunto do e-mail: em nosso exemplo utilizamos a Promoo de Natal! 2 Passo: Digite a Mensagem do e-mail (Corpo do e-mail) 3 Passo: Selecione quem receber esta mensagem: Todos, somente clientes ou somente Fornecedores 4 Passo: Marque os e-mails que recebero essa mensagem, ou selecione: todos atravs da caixa de seleo. 5 Passo: Clique com o mouse sobre o boto Enviar e aguarde o trmino do Status de Envio de e-mail!

4 Item: Guia Prtico de Utilizao do Software Micro Gestor


Neste item o usurio poder acessar a verso eletrnica deste Guia Prtico de Utilizao. Este Guia Eletrnico possui em seu ndice, links diretos as funes do Sistema Micro Gestor Empresarial E.I. Basta clicar sobre o tpico desejado e automaticamente o usurio direcionado ao mesmo.

5 Item: Dvidas e Sugestes


Atravs deste item, o usurio poder enviar as dvidas e sugestes de melhorias no sistema Micro Gestor Empresarial. Preencha o formulrio e clique sobre o boto enviar, nossa Central de Atendimento ao Cliente ter o maior prazer em atend-lo.

*Antes de enviar sua dvida, acesse nosso Web Site: www.microgestor.com.br, seo dvidas frequentes. Talvez sua dvida j tenha sido esclarecida a outro usurio. * Para utilizao deste item o usurio dever possuir conexo ativa com a internet.

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5 Item: Cpia de Segurana - Backup


Atravs deste item o usurio poder realizar o backup, ou seja, a cpia de segurana do banco de dados de sua empresa. (Local onde esto armazenadas todas as informaes da empresa)

Para maior segurana, o usurio do Software Micro Gestor Empresarial conta tambm com servio de Envio de Backup Online Servidor MGE, onde o usurio poder enviar o backup realizado de seus dados ao servidor do Micro Gestor Empresarial, garantindo assim a total segurana e privacidade nesta operao. O usurio no paga nada aos envios de seus respectivos backups ao servio de Backup Online, e poder realizar backups diariamente e quantas vezes desejar. Caso haja a necessidade de restaurao de algum backup da empresa e o backup esteja armazenado em nossos servidores, basta que o usurio envie um e-mail para: microgestor@catalogoempresarial.com.br solicitando o referido arquivo de backup. Nossa equipe de monitoramento e segurana entrar em contato com o usurio, solicitando os dados cadastrais para a confirmao da Identificao do Cliente (Empresa) junto a nossa Central de Atendimento. Aps a confirmao, em um perodo mximo de 4 Horas, ser enviado ao e-mail cadastrado o referido arquivo para o procedimento de restaurao do mesmo.

Procedimentos para a Realizao do Backup do Sistema (Cpia de Segurana)


Para realizar o backup (Cpia de Segurana) do sistema o usurio dever clicar sobre este cone e confirmar a tela abaixo. Ela informar ao usurio que o sistema ser fechado para realizar a rotina de backup. Confirme a mesma. Observe a imagem apresentada abaixo:

Conhea na prxima pgina o utilitrio para a realizao de Backup e tambm Restaurao dos dados do sistema Micro Gestor Empresarial.
Observe na imagem o aplicativo: Assistente para Cpia de segurana e Restaurao de Arquivo de Dados Sistema Micro Gestor Empresarial e suas funcionalidades. Micro Gestor Empresarial E.I. Verso 3.0 Pgina 72

Rotina de Restaurao de Backup do Sistema Micro Gestor Empresarial

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Telas Auxiliares + Plus Empreendedor Individual


De maneira simples e direta as Telas auxiliares apresentam ao usurio os dados do perodo referente s reas: Financeira e Comercial do negcio, podendo o usurio: - Visualizar os Saldos Financeiros (Todas as Contas); - Contas a Pagar e a Receber (at a data atual); - Controle de Cheques em poder da empresa e cheques a ser depositados (at a data atual); - Acompanhamento do Faturamento da empresa (Previsto X Realizado); Para Facilitar as rotinas mensais do Empreendedor Individual, foi criado mais uma tela auxiliar, denominada Empreendedor Individual um PLUS do software que auxiliar o Empreendedor Individual no seu dia a dia. Esta tela composta por 3 Itens, sendo eles: - Relatrio Mensal das Receitas Brutas; - Acompanhamento do Faturamento MEI; - Caixa Postal Mensagens e Informativos; Observe abaixo o detalhamento das Telas Auxiliares e a Tela do: Empreendedor Individual

Tela Auxiliar I Saldos das Contas Financeiras


Nesta tela, apresentado as contas financeiras da empresa. - Caixa Interno (Fundo Fixo), dinheiro em caixa; - Cheques (Conta do Sistema), utilizada para o controle dos Cheques em poder da empresa. - A Terceira (Banco de Exemplo) exemplifica o cadastro da Conta Bancria, que fora realizado no Mdulo Cadastro > Contas Financeiras.

Por padro do sistema Micro Gestor, ela sempre vir minimizada, ou seja, oculta, para visualiz-la, basta clicar com o mouse sobre o boto de controle (Visualizar / Ocultar).

Tela Auxiliar II Contas A Pagar / Receber


Nesta tela, apresentado as contas a pagar e a receber at a data atual. - Contas a Pagar (Contas Lanadas no Item: Caixa) que se encontra com o status A Pagar at a data atual. - Contas a Receber (Contas Lanadas no Item: Caixa) que se encontram como status A Receber at a data atual.

Utilize o boto de Atalho, para visualizar as contas em aberto.

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Tela Auxiliar III Controle de Cheques Pr-datados em poder da Empresa


Nesta tela, so apresentados os Cheques em poder da empresa (Cheques Pr-datados) Conta Financeira Cheques - So divididos em: - Cheque para depsito (Hoje) Quantidade e valor dos cheque(s) - Todos os Cheques Pr-datados, incluindo os cheques (Hoje)

Utilize o boto de Atalho, para visualizar os Cheques

Tela Auxiliar IV Faturamento Previsto X Realizado


Nesta tela, apresentado o faturamento da empresa, levando em conta as Metas de vendas definidas a todos os vendedor(es) e o valor faturado at a data (Atual). - Valor Previsto: Esse valor calculado, sobre a quantidade de dias que j passaram no ms (At a data atual) e a meta de vendas definida diria aos vendedores. apresentado ao Usurio o resultado do Faturamento em Valores e Percentuais, seguidos na mesma linha! O ltimo lanamento de Receita (Venda no sistema). - Valor Realizado: Esse valor calculado, sobre a as vendas realizadas no ms que forma baixadas, ou seja j se encontram com o Status: Recebida.

Tela Auxiliar V Empreendedor Individual


Nesta tela, so apresentados 3 itens, que auxiliaro o Empreendedor Individual no seu dia a dia. - Relatrio de Mensal de Receitas Brutas Este relatrio dever ser emitido at o dia 20 sobre as receitas (vendas) realizadas no ms anterior. *Anexar as Notas Fiscais de compras de produtos e de servios, bem como das notas fiscais que emitir. - Acompanhamento de Faturamento MEI. Item utilizado, para monitorar o faturamento obtido no perodo, levando em conta as regras estipuladas ao Empreendedor Individual. (Lei N 10.406) - Caixa Postal. Mensagens recebidas de instituies ligadas ao Empreendedor Individual.

O item Caixa Postal Necessita de Conexo ativa com a Internet para o seu funcionamento. *As mensagens so recebidas do exclusivo servidor de Mensagens do Micro Gestor Empresarial. Canal exclusivo de comunicao do Empreendedor Individual! Mantenha-se informado sobre as novidades do Empreendedorismo.

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Todas as telas auxiliares podero ser ocultadas temporariamente, basta que o usurio, clique com o mouse sobre o boto de visualizao, posicionado no canto superior direito de cada tela. Observe a imagem abaixo:
Visualizar Tela Auxiliar Ocultar Visualizao da Tela Auxiliar

* A tela de Saldos - Contas pr-definida no sistema Micro Gestor Empresarial, sempre como oculta evitando a demonstrao dos valores presentes nas contas financeiras da empresa.

Botes Auxiliares e Calculadora


Alm das funcionalidades apresentadas pelo sistema, possumos os botes de Controle e a Calculadora do sistema. Observe abaixo a imagem dos mesmos e suas funcionalidades.
Boto Informativo do Sistema (Dados da Licena de Uso, Status do Registro, Dados Cadastrais e Informativo.

Boto utilizado para sair do Programa Micro Gestor Empresarial. Sempre que clicado com o mouse sobre o mesmo, ser sugerido o backup dos dados da empresa.

Boto de bloqueio do Sistema Micro Gestor Ausncia do Usurio em sua operao. Para voltar a utilizao do software, solicitado ao usurio o seu usurio e senha de acesso ao sistema.

Boto utilizado para abrir a calculadora do prprio Programa Micro Gestor Empresarial.

Concluso
Esperamos que atravs deste Guia Prtico de Utilizao do Software Micro Gestor Empresarial E.I. 3.0, possamos ter esclarecido as dvidas referentes instalao, configurao e operao do software aqui apresentado. Colocamo-nos a inteira disposio para possveis esclarecimentos que se fizerem necessrios e deixamos abaixo nossos dados para contato. Micro Gestor Empresarial E.I. 3.0, mais um produto desenvolvido por: Catlogo Empresarial do Brasil Ltda. Endereo: Rua: C-199 Qd.484 Lt.20 N 324 - Jardim Amrica Goinia / Gois CEP: 74270-160 Endereo Eletrnico: www.catalogoempresarial.com.br/microgestor Servio de Atendimento ao Cliente Suporte Tcnico Diretoria Micro Gestor Empresarial E.I. Verso 3.0 e-mail: sac.microgestor@catalogoempresarial.com.br e-mail: suporte.microgestor@catalogoempresarial.com.br e-mail: diretoria.microgestor@catalogoempresarial.com.br Pgina 76