You are on page 1of 51

DOCENTE: Victor Ral Queria Rosado Docente Coordinador de la carrera de Computacin e Informtica

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 2 CONTENIDO Aprender sobre PowerPoint Comenzar Esquema Automatizado Preparacin de Pgina para Diapositivas Identificacin de las Barras de Herramientas Insertar Nuevas Diapositivas Entender Aplicar a Todo y Aplicar Aplicar Plantillas de Diseo Preparar el Maestro de Presentacin Lineamientos de Texto Encabezados y Pies de Pgina Crear Plantillas para Diseos Personalizados Modificar Apariencia de las Plantillas Disposicin de Colores para Diapositivas Fondo Navegar durante el Proceso Crear listados con vietas Estilos de vietas Agregar/Eliminar vietas Trabajar con texto Texto sombreado Aumentar/Reducir Espaciado del Texto Brocha de Formato Aumentar/Reducir Tamao del Tipo de Letra Colores del Texto Encerrar palabras Dibujar objetos Seleccionar Eliminar Rellenar con colores Introducir efectos Matices Texturas Patrones Fotos Efectos con Lneas Efectos con Objetos Formas Automticas y WordArt Herramienta de Texto Mover Rotar Hacer superposiciones Agrupar y Separar Usar imgenes y Otros de ClipArt Archivos Vinculados Sonido, Cortos de Vdeo y Fotos Activar Uso de Cuadros
2

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 3


Crear Hipervnculos Animar la Presentacin Superposiciones o Diapositivas Animadas Usar Herramientas de PowerPoint Corrector de Estilo Ampliador Diapositiva en Miniatura Empacar y Partir Trabajar en Vista de Esquema Usar Pginas de Notas Usar el Clasificador de Diapositivas Usar Transiciones Ensayar Distribucin del Tiempo Efectos con Vietas Diapositivas Escondidas Imprimir la Presentacin Hacer una Presentacin en Pantalla Navegar durante la Presentacin Vigilante de Reuniones Notas del Conferencista Notas en Pantalla Pausa de la Presentacin Esconder el Bolgrafo Combinar Presentaciones Animar las Plantillas de diseo Poner la Presentacin en la red Asistente de HTML Probar la Presentacin en Red

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 4 Aprender acerca de PowerPoint PowerPoint es una aplicacin que le ayuda a preparar, imprimir y realizar presentaciones. Se puede tener acceso a diversas opciones para llevar a cabo una presentacin, pero solamente una vez es necesario desarrollarla. Usted puede imprimir las diapositivas (una diapositiva es lo que PowerPoint llama pantalla de informacin), imprimir material informativo, pginas de notas, elaborar diapositivas para 35 mm, o realizar una presentacin en pantalla. nicamente las presentaciones en pantalla le permiten hacer uso de la gama completa de posibilidades que ofrece PowerPoint. A la hora de desarrollar una presentacin de PowerPoint, es importante recordar que no debe tratar de incluir cuanta informacin tiene a la mano que querra usted aportar. Las diapositivas de PowerPoint deben contener frases descriptivas breves y concisas que le ayuden a recordar lo que usted desea presentar y que, a la vez, le sirvan de recordatorio a su audiencia. El error ms comnmente cometido por usuarios principiantes del PowerPoint es introducir demasiada informacin en cada diapositiva. Comenzar Al comenzar a usar PowerPoint, el recuadro de dilogo para la nueva presentacin ofrece las opciones: Abrir presentacin con las opciones: de abrir las ltimas presentaciones Nuevo con las opciones Presentacin en blanco (ms usada) De plantilla de diseo o del asistente para autocontenido.

Nuevo a partir de una presentacin existente Si deseamos tomar como modelo una ya existente, y Nuevo a partir de una plantilla si tomamos como modelos las que tiene Power Point
4

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 5 Del asistente para autocontenido: Le gua por medio de una serie de preguntas diseadas para obtener informacin acerca de usted y del tipo de presentacin que est preparando. El Asistente luego construye una presentacin simulada que le servir de gua en el desarrollo del contenido de la presentacin. Plantilla de diseo: Le permite elegir el esquema de fondo y color entre las plantillas disponibles antes de iniciar el trabajo de la nueva presentacin. En general es ms fcil realizar la seleccin de las Plantillas una vez abierta la nueva presentacin porque las caractersticas de cada plantilla se pueden ver mejor antes de hacer la seleccin. Presentacin en blanco: Permite abrir una presentacin nueva sin plantilla. Abrir una presentacin existente: Despliega un listado de presentaciones de PowerPoint que han sido abiertas recientemente, de entre las cuales se puede hacer la escogencia, o se puede seleccionar Ms Archivos para localizar el archivo de una presentacin previamente guardada y abrirla. Diagramacin Automtica. Una vez abierta una nueva presentacin, PowerPoint muestra el recuadro de dilogo denominado Diapositiva Nueva que contiene diversas opciones de Diagramacin Automtica. Las Diagramaciones Automticas (Autolayout) constituyen diagramaciones predeterminadas para cada tipo concreto de diapositiva. Estas diagramaciones permiten que haya congruencia a lo largo de toda la presentacin. Cada una de las diagramaciones representadas se describe en el extremo inferior derecho cuando se oprime el botn del ratn con el cursor en la respectiva opcin de diagramacin. Este recuadro de dilogo de muestra de la Nueva Presentacin seala la Diapositiva Titular seleccionada (resaltada por medio de un borde grueso).

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 6 Nueva Apariencia del Campo de Preparacin de PowerPoint 2003 La vista normal de PowerPoint 2003 tiene un campo de preparacin formado por tres ventanas: a la izquierda la ventana de diagramacin, en la parte superior derecha la ventana para la preparacin y, en la parte inferior derecha, la ventana de notas.

La ventana de diagramacin contiene el ttulo de cada diapositiva, as como cualquier informacin que se digite en un Fijador de sitio (Placeholder). Si desea disponer de mayor espacio para digitar el texto directamente dentro de un diagrama, oprima el botn del ratn con el cursor en Herramienta de vista en esquema (Outline view tool). Esto muestra la diapositiva en miniatura. La ventana de la diapositiva muestra cualquier texto que usted digite dentro de un Fijador de sitio (Placeholder), as como cualesquier objetos que usted inserte en la diapositiva. Si desea disponer de mayor espacio para la preparacin en vista de diapositiva, oprima el botn del ratn con el cursor en la Herramienta de vista en Diapositiva (Slide view tool). Esto permite aumentar el tamao de la diapositiva, dejando solamente una lista de nmeros de diapositivas en la ventana de diagramacin. La ventana de Notas sustituye la vista de notas de las versiones anteriores de PowerPoint. (Sin embargo todava es posible seleccionar VER (View) Pginas de Notas (Notes Pages) en el men). Esta ventana permite digitar las notas del conferencista (speakers notes) sin cambiar de vista. Si desea una vista previa de cmo se imprimir la pgina de Notas del Conferencista o un campo de mayor tamao para digitar las notas, escoja VER: Pgina de Notas. Preparacin de Pgina para diapositivas de 35mm PowerPoint supone que usted efectuar una presentacin en pantalla. Si usted va a usar PowerPoint para el desarrollo de una presentacin, pero su intencin es crear diapositivas de 35 mm, debe dejar establecido el tamao de la presentacin para ese medio antes de comenzar el desarrollo. Las diapositivas de 35mm son ms anchas que las presentaciones en pantalla, por tal razn, si usted desarrolla las diapositivas antes de ajustar el tamao de la pgina, correr el riesgo de que sus diapositivas no se vean como usted quiere. Ajustar el tamao de su presentacin a diapositivas de 35mm. 1. Del men ARCHIVO (File), seleccione: Preparacin de Pgina (Page Setup) 2. En el recuadro de dilogo de Preparacin de Pgina, oprima el botn del ratn con el cursor en la casilla que se despliega hacia abajo al lado de Ajustar

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 7 Tamao de Diapositivas (Slides sized for). Seleccione Diapositivas de 35mm (35mm Slides). Oprima el botn del ratn con el cursor en O.K. 3.

Usar Fijadores de sitio (Placeholders) Todas, excepto dos de las Diagramaciones Automticas proporcionan sitios preseleccionados llamados Fijadores de sitio en los cuales se inserta texto. Es importante insertar el texto en los fijadores de sitio destinados al ttulo porque PowerPoint utiliza esa informacin para ayudarle a orientarse durante las presentaciones cuando usted necesite trasladarse a una diapositiva diferente o cuando est buscando a lo largo de la presentacin en la Vista Normal (Normal view) o en Vista de Diapositiva (Slide view) durante el desarrollo.

Al usar los Fijadores de sitio, la presentacin tendr una distribucin congruente del espacio cada vez que usted use una diapositiva con ese tipo de diagramacin. Para digitar en un Fijador de Sitio, oprima el botn del ratn con el cursor en cualquier sitio en la ventana, dentro de la lnea punteada y comience a escribir. Cuando no necesite usar algn Fijador de Sitio particular, no es necesario borrarlo, los Fijadores de sitio no utilizados no son visibles en la presentacin.

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 8 Mover un Fijador de Sitio 1. Oprima el botn del ratn con el cursor en la ventana del Fijador de Sitio dentro de la lnea punteada para marcarlo. 2. Mueva el cursor acercndolo al borde de la ventana hasta que este se convierta en una flecha de cuatro puntas. 3. Oprima el botn del ratn y arrastre el Fijador de Sitio a la nueva ubicacin. Identificar Barras de Herramientas Usted lograr realizar la mayora de las tareas en PowerPoint por medio de opciones del men o de la barra de herramientas. En general, encontrar el acceso a las barras de herramientas ms fciles y rpidas una vez que se sienta cmoda(o) con sus funciones. La instalacin de Office 2003 permite mostrar nicamente sus opciones de men ms recientes. A fin de ver las selecciones no visibles, oprima el botn del ratn con el cursor en la flecha de doble punta en la parte inferior de la lista del men o sostenga el ratn sobre el men por unos pocos segundos. Cualquiera de estas dos acciones mostrar todas las opciones en ese punto del men. Una vez que usted haya seleccionado una opcin, sta se convertir en recientemente utilizada (recently used) y ser visible al mostrarse los mens hacia abajo. Cuando las barras de herramientas contienen un nmero de selecciones mayor que el que se pueda mostrar fcilmente en una barra de herramientas, las selecciones adicionales menos frecuentemente utilizadas quedarn escondidas. Usted podr oprimir el botn del ratn con el cursor sobre las flechas de doble punta, y sobre las flechas con direccin descendente, para mostrar selecciones adicionales de la barra de herramientas.

Para que todas las opciones del men se mantengan permanentemente visibles, seleccione HERRAMIENTAS (Tools): Personalizar (Customize). Oprima el botn del ratn con el cursor sobre la etiqueta de Opciones y djela sin marcar. Los menes muestran primero los comandos ms recientemente utilizados (Menus show recently used commands first). Esto no afecta la barra de herramientas, nicamente las selecciones del men.

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 9 NOTA: Cambiar esta opcin afectar toda aplicacin del conjunto de Microsoft Office, incluyendo Word, PowerPoint y Excel. Tareas comunes

Para agregar una nueva diapositiva, oprima el botn del ratn con el cursor sobre Tareas Comunes (Common Tasks), Diapositiva Nueva (New Slide) para ver el recuadro de dilogo de la Nueva Diapositiva. Las nuevas diapositivas se agregan debajo de la diapositiva existente. La herramienta Diagramacin de Diapositivas (Slide Layout) aplica o reaplica el diagrama seleccionado y usa casi el mismo recuadro de dilogo que Nueva Diapositiva. La Diagramacin de Diapositivas reaplica el estilo principal escogido y es til cuando el Fijador de Sitio ha sido movido o usted ha decidido cambiar el formato de una diapositiva y necesita regresar a un diagrama de formato concreto. Para aplicar o reaplicar un diagrama, oprima el botn del ratn con el cursor sobre la Herramienta de Diagramacin de Diapositivas y escoja su diagrama. Para cambiar la plantilla aplicada (Apply Design Template), seleccione una plantilla diferente y oprima el botn del ratn con el cursor sobre ella. A todas las diapositivas en su presentacin se les aplicar el diseo escogido y las tablas que haya creado sern actualizadas con el nuevo esquema de color. Ver

La Barra de Herramientas Ver (View toolbar) se encuentra localizada en la esquina inferior izquierda de la pantalla y permite moverse rpidamente entre las diferentes vistas de la presentacin. Normal Esquema (outline) Diapositiva (slide) Vista predeterminada Vista para desarrollo de texto Vista para desarrollo grfico
9

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 10 Clasificador de diapositivas (slide sorter) Vista reducida de cada diapositiva Demostracin de las Diapositivas (slide view) Muestra la presentacin en pantalla Texto Las opciones en la Barra de Herramientas de Texto permiten hacer selecciones que afectan el texto destacado. NOTA: Se debe tener presente que algunas opciones podran estar escondidas. Para tener acceso a ellas, oprima el botn del ratn con el cursor sobre la flecha de doble punta o la flecha que apunta hacia abajo sobre la barra de herramientas.

Dibujar La Barra de Herramientas de Dibujo contiene herramientas (cada una se describir en detalle ms adelante en este documento de tutora) para incorporar objetos en una presentacin

Insertar Nuevas Diapositivas Las nuevas diapositivas se agregan despus de la diapositiva existente. Para agregar una nueva diapositiva debajo de la existente, oprima el botn del ratn con el cursor en la opcin Diapositiva Nueva. Luego en el recuadro de dilogo Diagrama Automtico de Diapositiva Nueva (New slide autolayout) elija el diagrama de la diapositiva nueva. Entender el funcionamiento de Aplicar a Todo (Apply to all) y de Aplicar (Apply) En PowerPoint, en muchos recuadros de instrucciones, a la hora de elegir una opcin, usted tendr dos posibilidades: Aplicar a Todo y Aplicar. Cuando usted elige Aplicar a Todo, cada una de las diapositivas de la presentacin, tanto la existente como las futuras, sufrir el cambio de acuerdo con la eleccin realizada. Cuando usted elige Aplicar, solo afectar la diapositiva que usted est viendo en ese momento. Aplicar Plantillas de Diseo PowerPoint denomina sus esquemas de color incorporados Plantillas de Diseo (Design Templates). Usted puede aplicar un Diseo en cualquier punto durante el desarrollo, pero la mayora prefiere establecer el Diseo desde el inicio para ver los efectos del desarrollo. Usted puede cambiar de idea y aplicar un diseo diferente en cualquier momento.

10

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 11 Es posible que usted desee conservar las plantillas de las versiones previas de Microsoft Office adicionalmente a las de la versin nueva. Para hacer esto, en el CD de Office, en el sitio donde estn ubicadas las plantillas, encuentre el directorio que contiene las plantillas, luego copie las plantillas individuales en el directorio de su estacin de trabajo que contiene las plantillas de la versin actual. stas aparecern en la lista de opciones junto con las plantillas actuales. Para aplicar un diseo, oprima el botn del ratn con el cursor en la Herramienta Aplicar Diseo (Apply Design Tool). A pesar de que solo se puede aplicar un nico Diseo a una presentacin, se puede afectar la apariencia de las diapositivas individuales dentro de la presentacin modificando el esquema de color de la diapositiva (slide color scheme) y su fondo (background). Estas dos opciones las podr encontrar en el men Formato (Format). Preparar el maestro de la Presentacin El maestro le permite tomar decisiones relativas al diseo, que luego afectarn cada diapositiva o pgina de la presentacin. Hay maestro de Diapositivas, de Diapositivas de Ttulo, de Material Informativo y de Notas.

Usted puede tomar decisiones acerca del texto, incluso su colocacin, estilos y tamaos de letras, estilos de vietas, pies de pgina, objetos e imgenes. Las diapositivas individuales se pueden desviar del maestro (ver trabajo con el fondo de la diapositiva), pero cada diapositiva nueva seguir las especificaciones del maestro. Antes de elaborar cualquier diapositiva, se debe preparar el maestro. Cuando se crea el maestro primero, todas las diapositivas que se agreguen a la presentacin se basarn en dicho formato. Sin embargo, si las diapositivas se construyen con anterioridad al

11

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 12 establecimiento del maestro, es posible que algunos elementos en ellas no cambien para efectos de ajuste. Cualquier texto u objeto que usted agregue al maestro se mostrar en cada diapositiva de la presentacin en el mismo lugar en que usted lo coloc en el maestro. Para crear un Maestro (Master), elija VER (View): Patrn y Patrn de diapositivas. Luego seleccione en la lista la matriz que desee crear. NOTA: el Maestro de Ttulo estar a su disposicin solo despus de haber aplicado una Plantilla de diseo. Lineamientos de Texto Para efectuar cambios de letra en el maestro, destaque el texto que desee cambiar, luego realice el cambio haciendo uso de las herramientas de la Barra de Herramientas de Texto (Text toolbar). Por ejemplo, para cambiar el texto del ttulo a Helvtica de 44 puntos, destaque las palabras, oprima el botn del ratn para abrir el maestro de la diapositiva de ttulo, luego escoja Helvtica y 44 de las ventanas correspondientes al tipo y tamao de letra, respectivamente. A la hora de elegir los tipos de letra de la presentacin, tenga en mente estos lineamientos.

El texto ser de lectura ms fcil si su formato contiene tipos de letras sans serif tales como Arial, Helvtica o Tahoma. El tipo de letra de los ttulos de las Diapositivas no debe ser menor de 44 puntos. El tipo de letra del cuerpo del texto no debe ser menor de 24 puntos a fin de que sea claramente legible para todo su pblico.

Encabezados y Pies de Pgina El maestro de la diapositiva (slide master) muestra la ubicacin automtica de cualquier fecha, nmero de diapositiva o pie de pgina textual que usted desee usar. NOTA: Cuando usted aplica una Plantilla de Diseo (apply design template), estas ubicaciones automticas pueden quedar escondidas detrs del Diseo mismo, por lo tanto espere hasta haberlo aplicado antes de hacer la eleccin de algn pie de pgina. Para insertar texto dentro del espacio del pie de pgina (footer): 1. Escoja VER : Encabezado y Pie de Pgina (header and footer). 2. Asegrese de que la opcin Pie de Pgina est marcada, luego digite el texto dentro de la ventana de texto para el Pie de Pgina.

12

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 13 Para insertar una fecha: 1. Seleccione VER: Encabezado y Pie de Pgina. 2. Asegrese de que la opcin Fecha y Hora est marcada. 3. Elija Actualizar automticamente (update automatically) o Fijo (fixed). o Actualizar automticamente actualiza automticamente la fecha y hora de las diapositivas de su presentacin cada vez que usted abre la presentacin. o Fijo le permite digitar una fecha determinada en la ventana que se mostrar en su presentacin. Para insertar el nmero de una diapositiva 1. Elija VER: Encabezado y Pie de Pgina 2. Oprima el botn del ratn con el cursor en la casilla de marcar correspondiente a Nmero de Diapositiva. NOTA: Oprima el botn del ratn con el cursor en la casilla de marcar si prefiere que el pie de pgina no aparezca en la diapositiva de ttulo. No es posible elegir en forma selectiva la inclusin u omisin de elementos individuales de pie de pgina en la diapositiva de ttulo. Para insertar objetos, imgenes o diagramas que han de aparecer en cada diapositiva de la presentacin, cree o inserte el objeto, dimensinelo, y, en el Maestro de Diapositiva colquelo en la ubicacin en que usted quiere que aparezca en cada diapositiva. Crear Plantillas de Diseo Personalizadas A pesar de que PowerPoint viene con una variedad de Plantillas de Diseo (Design Templates), usted tambin puede crear plantillas personalizadas. Para crear una plantilla personalizada 1. Abra una presentacin en blanco con una diapositiva nueva. Utilice la Diapositiva de Ttulo (title slide) con Diagrama Automtico (autolayout). 2. Seleccione VER (ver): Maestro (master): Maestro de Diapositiva (slide master). 3. Disee la diapositiva para que la plantilla tenga la apariencia que usted desee, haciendo las elecciones de color, imagen y tipo de letra que desee. 4. Seleccione ARCHIVO (file): Guardar como (save as). 5. En la casilla de Guardar como que se despliega en forma descendente, elija Plantilla de Diseo (design template) (*.pot). 6. En la ventana de texto para nombre de Archivo, digite un nombre para su nueva plantilla. 7. Si desea que su plantilla personalizada se muestre en la misma lista de las Plantillas de PowerPoint, debe localizar la carpeta en la que estn ubicadas en su sistema. En mi sistema, estn ubicadas en la siguiente secuencia: Archivos de Programa/Microsoft Office/Plantillas/Diseos de Presentacin. Su sistema debe ser similar. Esto guardar la diapositiva como un archivo pot (y no como un archivo ppt de PowerPoint) y la pondr a disposicin suya como una Plantilla de Diseo para futuras presentaciones. Regrese a su presentacin oprimiendo el botn del ratn con el cursor en

13

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 14 la Herramienta Vista de Diapositiva (slide view tool) en la Barra de Herramientas Ver (view toolbar). Modificar la Apariencia de la Plantilla A pesar de que no se puede aplicar ms de una Plantilla de Diseo a una presentacin, existen otras opciones para hacer variar la apariencia: cambiar el Plan de Color Uniforme (Standard Color Scheme) de la diapositiva, cambiar el plan de color de elementos individuales y omitir elementos del fondo. Plan de color de la diapositiva (Slide color scheme) Elija FORMATO (format): Plan de Color de la Diapositiva. En el recuadro de dilogo de Plan de Color, el indicador Estndar le permite elegir un Plan de Color predeterminado oprimiendo el botn del ratn con el cursor en la eleccin de su preferencia.

El indicador Personalizado le permite cambiar selectivamente los colores de las caractersticas del Diseo aplicado.

NOTA: Quiz usted desee anotar los colores automticos antes de cambiar el color de algn elemento, porque en ocasiones es difcil determinar, a partir del maestro, exactamente qu
14

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 15 tipo de objetos/caractersticas se vern afectados por los cambios de color y podra ser que usted quisiera regresar a los colores automticos. 1. Oprima el botn del ratn con el cursor en la casilla rellena de color, colocndose al lado del elemento que usted desea cambiar. 2. Oprima el botn del ratn con el cursor en el botn Cambiar Color (change color) y haga la seleccin de los colores. Fondo (background) Seleccione FORMATO: Fondo para efectuar los cambios al fondo de la diapositiva. La ventana de despliegue descendente le permite cambiar colores, patrones, matices, y otros efectos de relleno.

Todo objeto contenido en el Maestro de una Diapositiva (Slide master), incluyendo el diseo de la misma Plantilla de Diseo, se considera un Elemento del Maestro. Es posible elegir no mostrar los Elementos del Maestro en la diapositiva actual o en ninguna de las diapositivas, oprimiendo el botn del ratn con el cursor sobre la opcin Omitir los cuadros de fondo de la Matriz (omit background graphics from master). No es posible omitir selectivamente elementos de una diapositiva individual. Para omitir todos los Elementos de la Matriz, seleccionar FORMATO: Fondo. Oprimir el botn del ratn con el cursor en Omitir cuadros de fondo de la Matriz. Oprimir el botn del ratn con el cursor en Aplicar o en Aplicar a todo. Navegar durante el desarrollo Para navegar entre las diapositivas durante el desarrollo, se puede hacer uso de la Barra de Recorrido a la derecha de la pantalla. Presione y arrastre el deslizador (slider) para moverse continuamente a lo largo de la presentacin. Un indicador muestra por cul diapositiva est usted pasando en ese momento, as como el ttulo de esa diapositiva. Suelte el deslizador para trasladarse a la diapositiva indicada.

15

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 16

A fin de avanzar o retroceder una diapositiva completa, oprima el botn del ratn cuando el cursor est sobre la flecha de doble punta apropiada en la parte inferior de la Barra de Recorrido (scroll bar). Otra opcin es trasladarse directamente hacia la diapositiva deseada oprimiendo el botn del ratn en la diapositiva misma en la ventana de esquema (outline pane). Todos los Diagramas Automticos, excepto dos (de Pgina en Blanco y Objeto Grande) tienen un Fijador de Sitio para el Ttulo. El deslizador demuestra una razn por la cual es importante siempre usar un diagrama que contenga un Fijador de Sitio para el Ttulo y siempre ponerle ttulo a cada diapositiva; el ttulo sirve de orientacin de diferentes ubicaciones dentro de la presentacin. Adicionalmente, la esquina inferior izquierda de la pantalla de PowerPoint muestra la diapositiva actual, entre el nmero total de diapositivas, as como el nombre de la Plantilla de Diseo aplicada a la presentacin. Crear Listados con Vietas Para crear un listado con vietas (bulleted list) con Diagrama Automtico, seleccione el Diagrama de Listados con Vietas (Bulleted List layout), oprima el botn del ratn con el cursor en el principal Fijador de Sitio (placeholder) y comience a digitar. Cada vez que usted oprima ACEPTAR, el cursor automticamente se coloca en el siguiente punto con vieta. Si el texto que usted digita en un trabajo con vietas tiene una longitud mayor de una lnea, el texto automticamente ajustar las lneas consecutivas y tendr la sangra debida. Toda vieta nueva es de un color gris desvanecido o plido antes de que usted digite el primer carcter del elemento. Esto se debe a que la vieta no aparecer en la diapositiva a menos que tenga un texto que la acompae. Ninguna diapositiva debe contener ms de siete (7) puntos con vieta. Los puntos con lneas mltiples no debern tener ms de 2-3 lneas cada uno. Se debe reducir el nmero de puntos con vieta en proporcin a las entradas de lneas mltiples.

16

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 17 Para crear niveles de sangra consecutivos , asegrese de que el cursor est en la lnea en la que usted quiere que comience el prximo nivel, luego oprima el botn del ratn con el cursor en la Herramienta que reduce el nivel (demote). Cada punto consecutivo permanecer en el nivel actual hasta que usted oprima el botn del ratn con el cursor en la Herramienta que Promueve el Nivel (promote) para regresar al nivel previo o en la Herramienta que Reduce el Nivel para agregar la sangra que corresponde al siguiente nivel. Estilos de vieta A pesar de que usted puede establecer los estilos de vieta en el Maestro, tambin puede cambiar el estilo de la vieta en cualquier diapositiva o en cualquier punto con vieta. Cuando se cambia el estilo de la vieta, cada vieta consecutiva en esa diapositiva, que haya sido promovida o reducida, tendr ese estilo hasta que usted lo cambie al estilo automtico o cambie a una diapositiva diferente. Para cambiar el estilo de la vieta, asegrese de que el cursor est en la lnea de texto en la cual usted desea efectuar el cambio de vieta, luego seleccione FORMATO (format): Vieta (bullet) NOTA: En ocasiones es difcil recordar exactamente cul era el estilo de la vieta automtica, por lo tanto, preste atencin a la vieta seleccionada antes de proceder con los cambios.

Usted puede escoger de las selecciones que proporciona PowerPoint, escogiendo tanto el tamao (como porcentaje del tamao del Texto) y el color. Oprima el botn del ratn con el cursor en Carcter (character) para incluir algn smbolo instalado en su sistema. Tenga presente, sin embargo, que si usted escoge algn tipo de

17

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 18 letra que no est instalado en la computadora con la cual usted va a hacer su presentacin, la computadora de la presentacin escoger el tipo de letra ms cercano al que usted escogi y es posible que el resultado no sea de su gusto. Tanto los tipos Symbol como Wingdings son estndar en la mayora de las computadoras y deben aparecer tal como usted lo desea. PowerPoint 2003 tambin tiene unas vietas en forma de Cuadro (Picture) en ClipArt de donde usted puede escoger. Agregar/Eliminar vietas La Herramienta Vietas (bullet tool) es un interruptor. Oprima el botn del ratn una vez para colocar una vieta al inicio de la lnea de texto actual (aquella en la que el cursor est intermitente). Oprima el botn del ratn nuevamente para eliminar la vieta. De esta manera usted podr agregar vietas al texto que usted ha digitado sin usar el Diagrama Automtico de Vietas. Trabajar con Texto En cualquier momento que usted quiera introducir cambios al formato del texto, debe resaltar el texto que ha de cambiar. La seleccin de la Barra de Herramientas de Texto (text toolbar) afectar nicamente el texto resaltado. Adems de las herramientas de formato de texto estndares: de escogencia de tipo y tamao de letra, negrita, cursiva y subrayado, tambin es posible alinear el texto a la izquierda, centrarlo o alinearlo a la derecha. A continuacin se describen otras herramientas especiales. NOTA: nicamente los tipos de letra True Type pueden quedar integrados y puede llevrselos con usted. Si la computadora con la que usted est llevando a cabo una presentacin en pantalla no tiene instalado el tipo de letra que usted us durante el desarrollo, el mismo sistema de la computadora har una sustitucin. Texto Sombreado La Herramienta de Texto Sombreado (shadow text tool) agrega una sombra leve detrs del texto. A pesar de que el efecto no es prominente, es una excelente herramienta para dar ms definicin al texto del ttulo. NO se debe sombrear todo el cuerpo del texto porque esto le da una apariencia muy borrosa y dificulta la lectura.

Para Sombrear un Texto 1. Digite el texto que va a ser sombreado. 2. Resalte el texto.

18

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 19 3. Oprima el botn del ratn con el cursor en la Herramienta de Sombreado (shadow tool).

Aumentar/Reducir el Espaciado del Texto Las Herramientas para Aumentar y Reducir el Espaciado de un Prrafo (increase/decrease paragraph) expanden y contraen respectivamente el espaciado de un prrafo. En general, la necesidad de aumentar el espaciado de un prrafo es poca, sin embargo, cuando usted se encuentra en una situacin en que necesita ms espacio, puede contraer el espaciado del prrafo usando la Herramienta Reducir Espaciado de Prrafo. Tenga cuidado de no usar excesivamente esta herramienta ya que, para efectos de legibilidad, es importante que haya suficiente espacio en blanco. Brocha de Formato La herramienta Brocha de Formatos recoge cualquier formato que se haya aplicado a un texto existente y lo aplica a cualquier texto sobre el cual se pase. Los dos trozos de texto no tienen que estar en la misma diapositiva. Para usar la Brocha de Formato 1. Destaque el texto que contiene el formato que usted desea recoger (pick up). 2. Oprima el botn del ratn con el cursor en Brocha de Formato. 3. Presione y arrastre el texto tal como usted hara para resaltarlo. El formato quedar aplicado. Una vez que se aplica el formato, la Brocha de Formato se desactiva. Para aplicar el formato a selecciones mltiples de texto sin necesidad de oprimir el botn del ratn con el cursor en la Brocha de Formato entre una aplicacin y la otra, oprima el botn del ratn dos veces con el cursor sobre Brocha de Formato. La Brocha permanecer como herramienta seleccionada hasta que usted oprima el botn del ratn para desactivarla, permitiendo as que usted presione y la arrastre sobre secciones mltiples de texto, aplicando el mismo formato a cada una. Aumentar/Reducir Tamao de la Letra Usted puede aumentar o reducir el tamao de la letra de un texto resaltado oprimiendo el botn del ratn con el cursor sobre la Herramienta de Aumentar o Reducir respectivamente el Tipo de Letra (Increase Font Size or Decrease Font Size Tool). La opcin Tamao hace los aumentos y las reducciones de acuerdo con los tamaos de letra estndares. Colores del Texto Los colores del texto se seleccionan con la herramienta de Color de Letra (font color tool), ubicada en la Barra de Dibujo (drawing toolbar). El texto resaltado cambiar al color que se muestra en la banda que aparece debajo de la A. Para seleccionar colores adicionales o para ver los colores adicionales usados por usted en esta presentacin que no son parte del plan, oprima el botn del ratn con el cursor en la flecha que apunta hacia abajo al lado de la A.

19

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 20

Encerrar palabras Sea que el texto se encuentre en un Fijador de Sitio o dentro de una ventana de texto, usted puede hacer ms ancha o ms angosta la ventana arrastrando el borde de esta. Esto afecta el espacio donde se encuentra encerrado el texto. Asegrese de que el cursor tiene la apariencia de una flecha de dos cabezas para modificar el ancho del Fijador de Sitio. Una flecha de cuatro puntas trasladar el Fijador de Sitio de lugar. Dibujar Objetos Para dibujar una lnea, una flecha, un cuadrado o un crculo, seleccione la opcin apropiada en la Barra de Dibujo (drawing toolbar). Al mover el cursor sobre la diapositiva tendr la forma de una cruz fina. Presione y arrastre el cursor para abrir el espacio en el que se insertar el objeto. Cuanto ms grande sea el rea que usted abra, ms grande ser el objeto. SUGERENCIA: Para dibujar una lnea o flecha recta, o un cuadrado o crculo perfecto, mantenga oprimida MAYSCULAS mientras presiona y arrastra. Seleccionar A fin de modificar algn objeto de PowerPoint, primero tiene que seleccionar el objeto. Cuando usted oprime el botn del ratn con el cursor en el objeto, ver unas Asas que rodean el permetro del objeto. Esto le permite saber exactamente cul es el objeto que usted est afectando.

Borrar Para borrar un objeto, oprima el botn del cursor para seleccionarlo, y luego oprmalo con el cursor en Borrar (delete). Rellenar con colores
20

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 21 Al dibujar objetos slidos (cuadrados y crculos), estos se llenan con el color automtico. La lnea que aparece debajo del Cubo de Pintura es del color de relleno que est seleccionado. Para rellenar un objeto con el color de relleno que est seleccionado, seleccione el objeto, luego oprima el botn del ratn con el cursor sobre la Herramienta Cubo de Pintura (Paintbucket Tool). A fin de cambiar el color de relleno , deje caer hacia abajo la flecha que aparece al lado del Cubo de Pintura y haga una nueva seleccin. Tambin hay opciones adicionales en Efectos de Relleno (fill effects) e incluso se puede escoger no rellenar con ningn color.

Efectos de Relleno Los Efectos de Relleno (fill effects) incluyen Degradaciones (gradients) en las que usted puede seleccionar uno o dos colores de su preferencia, as como la direccin y las variantes de las degradaciones. Las Texturas (textures) son archivos de imagen similares al fondo de las pginas en red. Usted puede usar las opciones de PowerPoint o seleccionar un archivo de imagen de su estacin de trabajo. Los Patrones (patterns) le permiten escoger dos colores y el patrn de diseo con el cual usted desea rellenar el objeto. La opcin Fotografa (picture) le permite escoger un archivo de imagen de su estacin de trabajo, la fotografa se autocentrar dentro del objeto seleccionado, escondiendo cualesquier partes de la imagen que no se muestren automticamente dentro de la forma del objeto.

21

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 22 Matices (Gradients)

Texturas (Textures)

22

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 23 Patrones (Pattern)

Fotografas (Picture)

Efectos con Lnea Cada uno de los objetos para dibujar tiene una lnea debajo que muestra el color automtico. La lnea que est debajo de la Herramienta Color de Lnea (line color tool) es el color de lnea seleccionado. A fin de dibujar la lnea de contorno del objeto con el color de lnea seleccionado, seleccione el objeto, luego oprima el botn del ratn con el cursor en la Herramienta Color de Lnea.

23

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 24 Para cambiar el color de lnea, deje caer la flecha hacia abajo y haga una nueva seleccin. Las otras opciones de la Herramienta Color de Lnea incluyen colores y patrones similares a la Herramienta de Relleno. A fin de modificar el estilo de la lnea, el estilo del trazo, y el estilo de la flecha, oprima el botn del ratn con el cursor en estas herramientas, respectivamente, despus de dibujar el objeto y mientras ste se encuentra seleccionado. Efectos del Objeto Para agregar sombra o un efecto tridimensional a un objeto, seleccione el objeto, luego oprima el botn del ratn con el cursor en la herramienta elegida. Formas Automticas y WordArt (Autoshapes y WordArt) Si usted no es de naturaleza particularmente artstica, las Formas Automticas y WordArt vendrn al rescate. Para usar las Formas Automticas (Autoshapes), 1. En la Barra de Dibujo (drawing toolbar), oprima el botn del ratn con el cursor en la flecha que apunta hacia abajo al lado de Formas Automticas (autoshapes), luego seleccione el tipo de forma. 2. Oprima el botn del ratn con el cursor sobre la forma que desee. El cursor se convertir en una fina lnea en forma de cruz al mover el ratn a travs de la diapositiva. 3. Oprima el botn del ratn con el cursor sobre la diapositiva en el lugar donde desee colocar la forma. 4. Mueva el objeto, modifique su tamao o color segn su deseo.

Para usar WordArt, 1. Oprima el botn del ratn con el cursor sobre la Herramienta WordArt. 2. En la Galera de WordArt, oprima el botn del ratn con el cursor sobre el diseo que usted desee, luego oprima el botn del ratn en OK:

24

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 25

3. En la ventana de texto Editar (edit) de WordArt, digite su texto. Tambin puede cambiar el tipo y el tamao de letra o ponerla en negrita o cursiva. Luego presione Ok. La ilustracin quedar colocada en el centro de la diapositiva y por lo general resulta ms pequea que lo que usted quisiera presione y arrastre las asas para agrandar el objeto al tamao deseado. Muchas de las aplicaciones de WordArt tambin tienen una pequea asa amarilla o ms de una en forma de diamante. Usted puede presionar y arrastrar cualquiera de stas para modificar la forma del objeto.

Para modificar los colores en WordArt, asegrese de que el objeto est seleccionado, luego seleccione FORMATO: WordArt y elija las opciones. Herramienta de Texto Para insertar texto en la diapositiva en un lugar que no sea el Fijador de Sitio 1. Oprima el botn del ratn en la herramienta de Texto (text toolbar). 2. Presione y arrastre el cursor sobre la diapositiva para crear una Ventana de Texto. 3. Digite en la ventana.
25

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 26 NOTA: Todo texto que usted digite en un Fijador de Sitio se mostrar en la Vista de Esquema (outline view). El texto insertado por medio de la Herramienta de Texto es tratado como un objeto y no se mostrar en el esquema. Mover Para cambiar de lugar un objeto en la diapositiva, seleccinelo, luego mueva el cursor sobre el objeto hasta que vea la flecha de cuatro puntas junto con el cursor. Presione y arrastre el objeto hasta la ubicacin en que lo necesite. NOTA: Asegrese de que sea una flecha de cuatro puntas y no una de dos puntas. Lo que hacen las flechas de dos puntas es redimensionar los objetos. Para mover una ventana de texto, seleccinela, luego mueva el cursor sobre el marco hasta que vea la flecha de cuatro puntas junto con el cursor. Presione y arrastre la ventana de texto hasta la ubicacin en que usted la necesita. Si mueve el cursor dentro de la ventana, este cambiar a un punto de insercin de manera que usted podr digitar o editar texto. Rotar Para hacer rotar algn objeto, incluida una ventana de texto, 1. Oprima el botn del ratn con el cursor en la Herramienta de Rotacin (rotate tool). 2. Oprima el botn del ratn con el cursor en el objeto que se quiere hacer rotar. 3. Usted ver unos pequeos discos verdes en lugar de las asas normales en el objeto:

4. Al mover el cursor sobre el disco, este se transformar en un lazo circular. Coloque el lazo sobre uno de los discos verdes, presione y arrastre hasta lograr la rotacin deseada 5. Oprima el botn del ratn con el cursor sobre la Herramienta de Rotacin para desactivarla.

Hacer Superposiciones (layering) Cuando se hace una superposicin de objetos, en ocasiones quedan ordenados incorrectamente. A fin de modificar el orden de la superposicin, 1. Seleccione la capa que desee afectar. 2. Seleccione DIBUJAR (draw): Orden (order) 3. Mueva la capa adelantndola (forward) o atrasndola (backward), hacia el frente (to front) o hacia atrs (to back).
26

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 27

Agrupar o Separar (grouping or ungrouping) Generalmente cuando usted ha creado mltiples objetos y los ha colocado superpuestos en la secuencia en que los necesita, desea que permanezcan as. Al agrupar objetos mltiples, usted podr moverlos o redimensionarlos como una sola entidad en lugar de manipular sus componentes individuales. Para agrupar objetos, 1. Dimensione cada objeto individual segn lo requerido. 2. Superponga los objetos como sea necesario. 3. La seleccin de cada objeto se debe hacer antes de agruparlos. A fin de seleccionar objetos mltiples, presione MAYSCULAS (shift), luego oprima el botn del ratn con el cursor en cada uno de ellos. Una vez que oprime el botn del ratn, el objeto queda seleccionado y aparecen en l las asas. Suelte MAYSCULAS despus de haber seleccionado cada uno de los objetos que deben agruparse. NOTA: Si tiene problemas a la hora de oprimir el botn con el cursor sobre algn objeto que est mayormente oscurecido, trate con uso del ratn. 4. En la Barra de Dibujo (drawing toolbar), seleccione Dibujar (draw): Agrupar (group). Usted ver que los conjuntos de asas de los objetos individuales se combinan, dejando un nico juego de asas para el objeto agrupado. En ocasiones, si su objeto es muy complejo, encontrar que es muy conveniente hacer el agrupamiento agregando los componentes de su objeto de manera acumulativa. Cuando termine un subconjunto de su objeto final, agrupe los componentes que haya terminado. Luego podr continuar construyendo componentes adicionales, sabiendo que no mover ni redimensionar la porcin que haya completado. El tamao del tipo de letra de textos incluidos en un objeto agrupado no cambiar si usted redimensiona el objeto agrupado; sin embargo, texto programado para acomodarse en torno a algn objeto se acomodar segn las nuevas dimensiones dadas. Para manipular los componentes individuales de los objetos agrupados, no los debe separar. Para separar algn objeto, seleccinelo, luego en la Barra de Dibujo, elija DIBUJAR (draw): Separar (ungroup). Despus de hacer la correccin, puede elegir Reagrupar (group). Usar Imgenes y Otros de ClipArt

27

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 28 PowerPoint viene con una biblioteca de clip-art que incluye el clip-art tradicional, as como vdeos, fotografas, y sonidos. Usted puede tambin insertar en una presentacin cuadros de otras Fuentes. Para tener acceso a la Galera ClipArt de PowerPoint, oprima el botn del ratn con el cursor en la Herramienta Galera ClipArt (clipart gallery tool) (localizada en la Barra de Dibujo (drawing toolbar)). Para usar una imagen de la Galera ClipArt, en el recuadro de dilogo Insertar ClipArt (insert clipart), escoja la categora que pertenece al tipo de imagen que usted est buscando. Luego elija la imagen que desee. Una caja que se abre sorpresivamente le permitir: insertar la imagen, dar un vistazo previo a la ilustracin, agregarla a una categora diferente y adems, o en su defecto, encontrar ilustraciones similares

El mayor beneficio que se puede obtener de la Galera ClipArt es que usted puede agregar selecciones mltiples a su presentacin, sin salirse de la Galera. Las imgenes de ClipArt se insertarn en el centro de la diapositiva. Usted las puede mover, agrandar o reducir. Si usted est conectado a la Internet, puede bajar ilustraciones adicionales de la Galera de Arte en lnea de Microsoft (oline Art Gallery) oprimiendo el botn del ratn con el cursor sobre Ilustraciones en Lnea. Usted puede manipular an mas los objetos de PowerPoint separar los objetos (ungroup). Separar un objeto importado convertir en un dibujo de Microsoft Office, y usted perder vinculacin con otras cosas. Sin embargo, es improbable informacin de vnculos. usando el instrumento de por ejemplo de ClipArt, lo toda informacin sobre su que ClipArt tenga alguna

Para cambiar los colores de un elemento ClipArt de PowerPoint,

28

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 29 1. Seleccione la ilustracin, luego en la Barra de Dibujo elija DIBUJAR (draw): Separar (ungroup). Usted ver el mensaje: Esta es una fotografa importada, no un grupo. Desea convertirla a un objeto de dibujo de Microsoft Ofice? (This is an imported picture, not a group. Do you want to convert it to a Microsoft Office drawing object?) Oprima el botn del ratn con el cursor en S (yes). Esto no cambiar la ilustracin original en la Galera, sino que le permitir a usted manipular los componentes individuales del objeto. Probablemente usted quede sorprendido al ver la cantidad de componentes individuales que conforman el objeto. Si se construyeran mediante un agrupamiento acumulativo (incremental grouping), los objetos individuales podran separarse aun ms. 2. Oprima el botn del ratn con el cursor en la imagen para inactivar todos los objetos, luego marque el componente que usted desee recolorear. 3. Oprima el botn del ratn con el cursor en el icono del Cubo de Pintura (paintbucket) y escoja el color de relleno o el efecto que desee. Tambin puede escoger cambiar el color de la lnea. 4. Una vez que haya terminado de modificar los componentes del objeto, puede reagruparlos. Puesto que es altamente improbable que usted pueda resaltar cada componente oprimiendo el botn del ratn sin dejar ninguno por fuera, ser necesario que los seleccione de forma diferente: Para seleccionar mltiples objetos usando el ratn, 1. Coloque el cursor del ratn ms all de la esquina del objeto que va a ser reagrupado. Asegrese de comenzar lo suficientemente lejos de los objetos para recoger todos los componentes. 2. Presione y arrastre diagonalmente a travs de los objetos para seleccionar todos los componentes. Asegrese de no incluir por error en la seleccin algn objeto que no quiera seleccionar. (Es posible que tenga que intentar este paso varias veces; es un poquito difcil de dominar). 3. Despus de seleccionar todos los componentes, en la Barra de Dibujo elija DIBUJAR (draw): Agrupar (group) (o Reagrupar (regroup)). Archivos vinculados Algunos sonidos, cortos de vdeo, y fotografas (lo mismo que estos tipos de archivos que usted obtiene de fuentes externas a PowerPoint) se pueden insertar como objetos con vnculos. Esto significa que usted debe colocar los archivos originales de los objetos con vnculos en la misma carpeta de la presentacin. Una vez que estn en esa carpeta, insrtelos en la presentacin. Esto le permitir a PowerPoint encontrar el archivo durante una presentacin. Sonido, Cortos de Vdeo y Fotografas El sonido, los cortos de vdeo o las fotografas se insertan de la misma manera que las imgenes de ClipArt. Si usted est conectado a la Internet, puede descargar ilustraciones adicionales de la Galera de Arte en lnea de Microsoft, oprimiendo el botn del ratn con el cursor en Ilustraciones en Lnea (online cliparts). Cuando se insertan estos objetos, quedan colocados en el centro de la diapositiva. Usted podr oprimir el botn y arrastrarlos a las nuevas ubicaciones.

29

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 30 El PowerPoint 2003 ahora acepta archivos animados gif!

Cuando se inserta un sonido, un icono con un parlante queda colocado en el centro de la diapositiva. Cuando se inserta un vdeo, la pantalla de apertura del vdeo queda insertada en la diapositiva.

Activar Los elementos de vdeo y sonido se deben activar para que funcionen en la presentacin. En el caso de algunos tipos de archivos, PowerPoint le preguntar a la hora de insertar el archivo si quiere que este comience a funcionar automticamente o si desea que funcione haciendo clic en l. Para activar un archivo de este tipo, oprima el botn del ratn con el cursor en el icono para escogerlo y elija PROGRAMA DE DIAPOSITIVAS (slide show): Ajustes Para la Accin (action settings). Usted puede decidir si los archivos de sonido o video van a funcionar al oprimir el botn del ratn o al pasar el cursor por encima. Si elige oprimir el botn del ratn, tendr que oprimir el botn del ratn con el cursor sobre el icono durante la presentacin para que comience a funcionar. Si elige pasar por encima, tendr que pasarle al icono por encima con el cursor para que comience a funcionar. Uso de Cuadros PowerPoint usa Cuadro de Microsoft (Microsoft Graph) para que usted pueda crear tablas sencillas en una presentacin. Sin embargo, los cuadros y los grficos estn entre los elementos ms complejos en PowerPoint y tienen numerosas opciones. Probablemente usted necesite experimentar con tablas para ver las numerosas opciones disponibles. Para crear un cuadro, oprima el botn del ratn con el cursor en la Herramienta de Cuadro (chart tool). (O escoja el Diagramador Automtico de Cuadros (chart autolayout) y oprima el botn del ratn dos veces dentro del Fijador de Sitio de Cuadro (chart) para crear un cuadro). Se abrir una nueva ventana que muestra una hoja de clculo simulada, un grfico basado en los datos de dicha hoja simulada, un men de tablas, y opciones de barras de herramientas.

30

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 31

Para insertar sus propios datos , reemplazando los datos simulados, digite en cada celda tal como lo hara en una aplicacin cualquiera de hoja de clculo. Al hacer esto, usted ver que las modificaciones en el grfico reflejan las modificaciones hechas a los datos. Usted tambin podr cambiar los tipos, los colores, y otros aspectos del formato del cuadro escogiendo las opciones apropiadas del men y de la barra de herramientas. CONSEJO: Si la ventana de la hoja de clculo est oscureciendo el grfico, usted puede oprimir el botn del ratn y arrastrar la franja de color en la parte superior de la ventana para trasladarla a una nueva ubicacin.

Para aceptar la modificacin de los datos e insertar el cuadro en la diapositiva de PowerPoint, oprima el botn del ratn con el cursor en cualquier lugar fuera del borde del cuadro. Para modificar el cuadro en el futuro, oprima el botn del ratn dos veces con el cursor en el cuadro para reiniciar Grfico (graph) de Microsoft. Para borrar el cuadro, mrquelo; luego oprima el botn del ratn con el cursor en SUPRIMIR (delete).

Crear Hipervnculos 2 manera Insertar/Hipervnculos y Botones Los hipervnculos hacen que al escogerse un objeto se produzca un traslado a una nueva ubicacin o se realice una accin. Usted puede crear su propio objeto o escoger un botn de Accin de Forma Automtica (autoshape action button). Para vincular un objeto a una accin, marque el objeto, luego escoja PROGRAMA DE DIAPOSITIVAS (slide show): Ajustes para la accin (action settings).

31

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 32 En el recuadro de dilogo Configuracin de la Accin (Action Settings dialog box), escoja Oprimir el Botn del Ratn (mouse click) o Pasar el Cursor del Ratn por encima (mouse over). Luego escoja el botn de Hipervinculacin (hyperlink to) y luego seleccione el destino o la accin. Usted tambin podr escoger que se oiga un sonido de los ya incorporados en PowerPoint durante esta accin y, adems, o en su defecto, que el objeto se resalte al oprimirse el botn del ratn con el cursor sobre l.

Y con los Botones: Presentacin y Botones de accin:

Animar la Presentacin Para animar un objeto individual en una diapositiva de PowerPoint 1. Marque el objeto. 2. Escoja PROGRAMA DE DIAPOSITIVAS (slide show): Preconfigurar Animacin (preset animation). 3. Escoja el efecto de animacin que desee para el objeto marcado.

32

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 33

Superposiciones o diapositivas animadas Podra serle til incluir en una presentacin un objeto superpuesto construyndolo capa por capa en la pantalla. Para animar un objeto superpuesto o para animar cada uno de los objetos de una diapositiva: 1. Seleccione PRESENTACIN: Personalizar animacin. (Usted debe estar en Vista Normal (normal), de Esquema (outline) o de Diapositiva (slide)). 2. En el recuadro de dilogo Animacin Personalizada, cada objeto est identificado en el recuadro bajo la leyenda: Ponga una marca para animar objetos en las diapositivas Si usted no recuerda qu es un objeto particular, oprima el botn del ratn con el cursor sobre el nombre del objeto en la lista y el objeto aparecer seleccionado en la ventana de presentacin preliminar. 3. Oprima el botn del ratn con el cursor en la casilla de marcar el objeto para animarlo. Este ser agregado a la lista del orden de animacin. 4. Para cambiar el orden en que aparecen los objetos animados, marque el objeto en la lista del orden de animacin, luego oprima el botn del ratn con el cursor sobre la flecha ascendente o descendente para mover el objeto a lo largo de la lista. 5. Determine si el objeto ha de aparecer solo oprimiendo una vez el botn del ratn o despus de cierto nmero determinado de segundos.

33

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 34 Para escoger otros efectos tales como efectos de sonido y cmo va a aparecer el objeto en la diapositiva durante una presentacin en pantalla, oprima el botn del ratn con el cursor sobre la pestaa Efectos (effects). Para animar un texto 1. Oprima el botn del ratn con el cursor sobre la pestaa Efectos (effects). 2. En la seccin Introducir Texto (introduce text), de la ventana que se despliega hacia abajo, determine si el texto se va a introducir completo de una vez, si ser palabra por palabra o letra por letra. Para animar cuadros oprima el botn del ratn con el cursor en la pestaa Efectos de Cuadros (chart effects). Usted podr determinar si introduce los datos por series, categoras o elementos. NOTA: Tenga cuidado de no usar demasiados efectos en una sola presentacin porque pronto esto podra desmejorarla en lugar de mejorarla. Usar Herramientas de PowerPoint Corrector de Estilo El Revisor de Estilo (style checker) revisa la ortografa, la claridad visual y las maysculas/minsculas, as como la puntuacin final. Esta valiosa herramienta verifica la correspondencia de maysculas/minsculas en cada Fijador de Sitio de Ttulos, independientemente de si se ha incluido o no la puntuacin final, y vela por que el diseo de cada diapositiva ofrezca una legibilidad mxima.

Para activar un revisor de estilo , Seleccione HERRAMIENTAS (tools): Opciones (options). Oprima el botn del ratn con el cursor sobre la pestaa Ortografa y Estilo (spelling and style) y asegrese de haber seleccionado Verificar Estilo (style). A pesar de que las opciones se pueden cambiar, las configuraciones automticas en general son las mejores para una gran presentacin. El Asistente del Office automticamente revisa el estilo conforme usted va desarrollando su presentacin. Para que esta opcin funcione, usted debe tener activado el Asistente. Para activar el Asistente, 1. Escoja AYUDA (help): Mostrar el Asistente de Office (show the Office Assistant). 2. Oprima el botn derecho del ratn con el cursor sobre el Asistente y elija Opciones (options). En Opciones, marque la casilla Use el Asistente de Oficina (use the Office Assistant). Los aspectos de Estilo estn marcados con el icono de una bombilla. Ampliador (zoom)

34

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 35 La herramienta de ampliacin permite ampliar la imagen y acercarse para trabajar mejor en una de sus partes. Para usar el ampliador (zoom), oprima el botn del ratn con el cursor en la ventana que se despliega hacia abajo mostrando los porcentajes de ampliacin disponibles.

Diapositiva en Miniatura Cuando usted aplica el ampliador a la vista de su diapositiva de modo que no se puede ver toda la diapositiva en la pantalla en un mismo momento, el PowerPoint crear una Diapositiva en Miniatura en blanco y negro en la esquina. Esto le permitir ver los efectos generales de los cambios que est realizando en la diapositiva.

Tambin puede elegir trabajar en la modalidad blanco y negro escogiendo VER (ver): Blanco y Negro (black and white). Para ver una vista pequea de color de la diapositiva con la que usted est trabajando en blanco y negro, seleccione VER: Diapositiva en Miniatura (slide miniature). Empacar y Partir Empacar y Partir empaca todos los archivos y tipos de letra (solamente True Type) usados en una presentacin. Cuando usted tenga la intencin de mostrar el programa de diapositivas en una computadora que no tenga instalado el PowerPoint, tambin puede empacar en el disco el Visor de PowerPoint (PowerPoint Viewer). (El visor es una forma de mostrar la presentacin en pantalla sin que la computadora tenga instalada la aplicacin completa de PowerPoint). La Herramienta Empacar y Partir (Pack and Go tool) comprime la presentacin, creando un archivo ejecutable con el cual se hace correr la presentacin (y cualesquiera archivos adicionales de la presentacin actual que necesite). Si la presentacin sobrepasa la capacidad de un disquete, Empacar y Partir le indicar que se requieren ms discos.

35

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 36 Para Empacar y Partir escoja ARCHIVO (file): Empacar y Partir (pack and go), luego siga las indicaciones en pantalla. Para hacer una presentacin en pantalla , copie el archivo ejecutable Empacar y Partir en la computadora de la presentacin. Luego desempaque la presentacin oprimiendo dos veces el botn del ratn con el cursor en el archivo ejecutable. Empacar y Partir le sugerir insertar otros discos si es necesario. NOTA: Ser til que usted numere sus discos cuando Empacar y Partir est creando su presentacin, para que usted sepa el orden correcto en que tiene que insertarlos al desempacar. Trabajar en la Vista de Esquema La Vista de Esquema (outline view) le permite digitar el texto de la presentacin en un ambiente ms parecido al de un procesador de palabras que el que ofrece la Vista de Diapositiva. Al ir digitando en la Vista de Esquema, usted podr ver una imagen en miniatura y en color de la diapositiva con la que est trabajando. El texto que usted digite en la Vista de Esquema quedar insertado en los Fijadores de sitio para Ttulo y para Texto Sangrado de la diapositiva.

En esta vista no se muestran objetos grficos. Cada diapositiva individual est numerada y se muestran los puntos de un texto sangrado. Para adelantar o atrasar puntos de un texto sangrado, asegrese de que el cursor est en la lnea que usted desee afectar, luego:

oprima TAB para adelantar un punto de texto sangrado en una diapositiva. oprima MAYSCULAS (shift) + TAB para retornar a un sangrado previo.

36

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 37 Si usted se encuentra en el nivel del ttulo (que aparecer en negrita), para crear una diapositiva nueva, oprima ACEPTAR (enter). Para reordenar las diapositivas , oprima el botn del ratn con el cursor en el icono de diapositiva de la diapositiva que desee mover. Todo su contenido quedar resaltado y el cursor se transformar en una flecha de cuatro puntas. Oprima el botn del ratn y arrastre la diapositiva a su nueva ubicacin. Usar las Pginas de Notas Automticamente aparece una Ventana de Notas debajo de la Ventana de Diapositiva en la Vista Normal. Usted puede digitar las notas en esta ventana, pero es posible que quiera agregar notas en una rea de mayor tamao o ver cmo se ver la Pgina de Notas al imprimirse. Para ver la Pgina de Notas , escoja VER (ver): Pgina de Notas (notes pages). La Pgina de Notas muestra una pequea vista de la diapositiva y deja espacio al pie para digitar notas. Las Notas son herramientas maravillosas que se pueden imprimir para hacer referencia a ellas mientras se est realizando una presentacin en pantalla.

En esta vista, la diapositiva misma generalmente se muestra en un 40% a fin de que se vea la pgina completa en la pantalla. Esto, para la mayora de nosotros, no nos permite leer fcilmente las notas que estamos digitando. Para aumentar el rea de escritura a un tamao que permita mejor visibilidad con el objeto de que pueda verse lo que est digitando, oprima el botn del ratn con el cursor sobre la ventana que se abre hacia abajo en la Herramienta Ampliador (zoom) y escoja la proporcin de aumento que requiera.

37

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 38 Tambin puede usar VER (view): Maestro (master): Maestro de Notas (notes master) para incluir elementos de la matriz en las Pginas de Notas o para cambiar el tamao de la diapositiva y adems, o en su defecto, de las reas de notas. Usar el Clasificador de Diapositivas (slide sorter) El Clasificador de Diapositivas muestra una imagen en miniatura de cada diapositiva en la presentacin. Desde esta vista es fcil reordenar la presentacin, hacer duplicados de diapositivas, eliminar diapositivas, y colocar transiciones en la presentacin. Para colocar su presentacin en la Vista de Clasificador de Diapositivas (slide sorter view), oprima el botn del ratn con el cursor en la Herramienta Clasificador de Diapositivas (slide sorter tool). La diapositiva con la que est trabajando queda sealada mediante un borde ms grueso.

Para seleccionar una diapositiva diferente, oprima el botn del ratn con el cursor en la diapositiva con la que usted quiere trabajar ahora. Para duplicar o borrar la diapositiva con la que est trabajando , escoja CORREGIR (edit): Duplicar (o Eliminar) Diapositiva (duplicate or delete). PowerPoint proporciona indicadores visuales debajo de cada diapositiva que muestran las transiciones de las diapositivas, animaciones de texto o la duracin que usted le haya asignado a dicha diapositiva.

Usar transiciones Las transiciones determinan los efectos aplicados cuando usted se mueve de una diapositiva a otra durante una presentacin en pantalla. Usted tiene que estar en la Vista de Clasificador de Diapositivas (slide sorter) para tener acceso a la Barra de Herramientas de Transicin (transition toolbar). Para seleccionar nicamente un efecto de transicin , oprima el botn del ratn con el cursor en la ventana de despliegue descendente al lado de las palabras Sin Transicin (no transition) y seleccione una transicin. A fin de disponer de otras opciones de transicin, oprima el botn del ratn con el cursor en la Herramienta de Transicin de Diapositivas.

38

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 39

Cuando usted oprime el botn del ratn con el cursor en la Herramienta de Transicin de Diapositivas, el recuadro de dilogo de Transicin de Diapositivas no solo le permite escoger un efecto de transicin de una ventana desplegable hacia abajo, sino que le ofrece tambin otras opciones que afectan su presentacin en pantalla.

RECOMENDACIN: No use una transicin diferente en cada diapositiva porque la atencin de su audiencia debe permanecer enfocada en usted y el contenido, no en los efectos. Si usted quisiera usar transiciones mltiples, una buena regla es aplicar una transicin nica a cada diapositiva en un mdulo especfico de la presentacin. En general, usted debe dejar establecida la Velocidad del Efecto (speed effect) en el nivel Rpido (fast). Esto introduce el contenido de la siguiente diapositiva rpidamente y mantiene la atencin de su audiencia centrada en el contenido de la presentacin. PowerPoint cuenta con unos pocos sonidos que ya tiene incorporados. Para generar un sonido cuando la diapositiva est en transicin, escoja el efecto en la ventana de despliegue descendente en Sonido (sound). Salvo que usted tenga una razn muy bien pensada para hacerlo, evite que el sonido contine repitindose hasta que llegue el siguiente efecto. En muy poco tiempo podra esto volverse muy molesto mientras usted est haciendo la presentacin, a la vez que le entorpece su expresin. Adems, en muchas de las localidades donde se realizan las presentaciones no se dispone de parlantes adecuados conectados a la computadora que permitan a toda la audiencia escuchar el sonido. La accin Avanzar (advance) determina cundo la diapositiva actual da paso a la siguiente. Al oprimirse una vez el botn del ratn avanza la presentacin a la siguiente diapositiva o muestra el siguiente punto del texto sangrado, nicamente al oprimirse el botn del ratn (tambin es posible usar las flechas del teclado o la barra espaciadora).
39

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 40 Automticamente: hace la transicin xx segundos despus de finalizada la transicin precedente. NOTA: Asegrese, si selecciona Automticamente (automatically), de eliminar la marca de Activado junto a la leyenda: Al oprimirse el botn del ratn (on mouse click).
o

Para presentaciones que corren solas, cuyo funcionamiento es similar al de una presentacin en un quiosco, por ejemplo, donde el pblico puede detenerse, mirar, y luego partir, en general, podra usted establecer el pase en intervalos de 3 a 5 segundos. Para una presentacin en la que usted va hablando en sincronizacin con la presentacin, generalmente usted va a querer establecer el pase en intervalos de 3 a 5 minutos.

Ensayar la Distribucin del Tiempo (rehearse timings) La Herramienta Ensayar la Distribucin del Tiempo (Rehearse Timing Tool) le permite a usted practicar una presentacin en pantalla, independientemente de los tiempos establecidos por usted previamente para los avances. La herramienta establece el tiempo no solamente para la presentacin entera, sino tambin para cada diapositiva individual, conforme usted va ensayando. Cada vez que usted hace avanzar una diapositiva, el tiempo queda registrado. Para tener acceso a la Herramienta Ensayar la Distribucin del Tiempo, usted debe estar en la Vista Clasificador de Diapositivas (slide sorter view).

Para usar la Herramienta Ensayar la Distribucin del Tiempo (Rehearse Timing Tool), oprima el botn del ratn con el cursor en la Herramienta Ensayar la Distribucin del Tiempo (Rehearse Timing Tool). Cuando usted haya terminado de ensayar, PowerPoint le mostrar el tiempo total de duracin de la presentacin ensayada y le preguntar si desea registrar la nueva distribucin del tiempo. Si usted oprime el botn del ratn con el cursor en S (yes), estos tiempos nuevos remplazarn cualesquier tiempos para el avance que usted haya establecido previamente para la presentacin.

40

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 41 Efectos con Textos Sangrados (bullet effects) La Herramienta Animacin Preestablecida de Texto (text preset animation tool) controla la forma en que los puntos de un texto sangrado aparecen en la presentacin durante una presentacin en pantalla. Para tener acceso a la Herramienta Animacin Preestablecida de Texto, usted tiene que estar en la Vista Clasificador de Diapositivas (slide sorter). Para animar puntos de un texto sangrado, la diapositiva que contiene los puntos con el texto sangrado tiene que ser la diapositiva con la que est usted trabajando. Luego oprima el botn del ratn con el cursor sobre la ventana de despliegue descendente y escoja el efecto de animacin que desee.

Diapositivas escondidas Usted puede esconder diapositivas en una presentacin. Las diapositivas escondidas permanecen a su disposicin como parte de la presentacin guardada y usted tiene acceso a ellas durante el transcurso de su presentacin o en presentaciones futuras, pero no aparecen como una de las dispositivas consecutivas de la presentacin durante el programa. Para tener acceso a la Herramienta Diapositiva Escondida (hidden slide), tiene que estar en la Vista de Clasificador de Diapositivas (slide sorter view). Para esconder una diapositiva, asegrese de que sea la diapositiva con la que est trabajando y luego oprima el botn del ratn con el cursor en la Herramienta Esconder Diapositiva (hide slide). Las diapositivas escondidas se muestran en la Vista Clasificador de Diapositivas con una raya a travs del nmero de la diapositiva. La Vista de Diapositiva no establece ninguna diferencia entre diapositivas escondidas y no escondidas, y todas estn en la lista. Durante la presentacin, no obstante, las diapositivas escondidas pasan sin aparecer en el programa salvo que usted lo decida concretamente haciendo uso del Navegador para el Programa de Diapositivas (slide show navigator). Imprimir la Presentacin Cuando usted imprime una presentacin, dispone de varias opciones. Puede imprimir todas las diapositivas, la diapositiva actual, o una seleccin de diapositivas. Las selecciones pueden ir separadas por una coma o por un guin, as: 2, 3, 5-9. Usted puede escoger el formato del trabajo impreso.

Diapositivas (slides) imprime una sola pgina por diapositiva en papel de 8 x 11. Pginas de Notas (notes pages) imprime una sola pgina de notas en papel de 8 x 11 Esquema (outline) imprime el esquema de la presentacin en papel de 8 x 11.

41

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 42

Material para entregar (handouts) La opcin ms popular para el material que se entrega es imprimir tres diapositivas por pgina. Esta opcin imprime tres diapositivas a lo largo del margen izquierdo y un campo con rayado comn a la derecha de cada diapositiva en el cual se pueden tomar notas.

Si usted decide imprimir dos diapositivas por pgina, cada pgina contendr vistas de media pgina de dos diapositivas consecutivas. Con seis o nueve diapositivas por pgina, la impresin ser de seis (o nueve) diapositivas consecutivas de igual tamao en cada pgina. Estas opciones no incluyen espacio para tomar notas.

Para dar ms definicin a las diapositivas impresas, usted puede decidir ponerle un marco a las diapositivas. Esto las encierra en un marco de lnea sencilla. Si usted est imprimiendo una presentacin a color en una impresora de blanco y negro, la impresora interpreta todos los colores como matices de gris. Otra posibilidad sera oprimir el botn del ratn con el cursor en la opcin blanco y negro (pure black and white) de la impresora. La impresora entonces eliminar todos los matices. Usted perder detalle, quedando solamente texto y el delineado de los grficos.

Hacer una Presentacin en Pantalla

42

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 43 Ver Exposicin de Diapositivas (slide show view) le permite ver la presentacin en el monitor de su computadora tal como la ver la audiencia cuando le sea proyectada. La presentacin/programa comenzar con la diapositiva con la que est trabajando, por lo tanto, si usted desea ver la presentacin desde el inicio, asegrese de estar en la primera diapositiva antes de seleccionar la Herramienta Ver Programa de Diapositivas (slide show view tool). Para cambiar a Ver Exposicin de Diapositivas, oprima el botn del ratn con el cursor en la Herramienta Ver Exposicin de Diapositivas. Cuando usted est haciendo una presentacin en pantalla, al mover el ratn el control del programa se hace visible en la esquina inferior izquierda. Esto le permite tener acceso al navegador y a otras herramientas. Estos controles son casi invisibles debido a que adoptan las caractersticas del fondo que usted haya elegido para esa diapositiva, pero siempre aparecen en la misma ubicacin, por lo tanto, usted se acostumbrar a verlos. Para tener acceso a los controles del programa, oprima el botn del ratn con el cursor en cualquier lugar dentro del rectngulo de los controles de la exposicin. Navegar durante la presentacin Durante una presentacin, usted puede navegar hacia una diapositiva diferente haciendo la seleccin en el men Controles del Programa de Diapositivas (slide show controls menu). Usted se podr trasladar a la diapositiva Siguiente o Previa. Tambin se podr trasladar directamente a una diapositiva seleccionando su Ttulo en la lista, o seleccionando el Navegador de Diapositivas. El Navegador de Diapositivas abre un recuadro de dilogo en el cual usted puede seleccionar la diapositiva que desee. Si hubiera ms diapositivas que las que pueda contener el recuadro, este proporcionar una barra de recorrido. La lista de Ttulos de las diapositivas generalmente proporciona un acceso ms fcil, salvo si se tiene ms de aproximadamente 26 diapositivas, entonces usted tendr que apuntar a la flecha al pie de la lista y recorrerla. Cuando la diapositiva que usted desee se haga visible en la lista, usted podr escogerla. El ttulo de cada diapositiva oculta (hidden slide) aparecer en la lista de navegacin, identificado por un parntesis alrededor del nmero de la diapositiva. Esta caracterstica le permite a usted incluir diapositivas con informacin complementaria, pero no tener acceso a ellas salvo si es concretamente necesario. La diapositiva con la que est trabajando aparece sealada con una marca al lado del Ttulo de la diapositiva. Vigilante de Reuniones (meeting minder) Vigilante de Reuniones es una forma de hacer apuntes y realizar tareas durante una presentacin en pantalla. Para tener acceso a Vigilante de Reuniones durante una presentacin, oprima el botn del ratn con el cursor en Controles del Programa (show controls) y seleccione Vigilante de Reuniones (meeting minder) Entonces podr digitar notas, asignar tareas, e identificar fechas de vencimiento. Tambin podra decidir grabar el Acta de la Reunin, oprimiendo el botn del ratn con el cursor en la pestaa Acta de la Reunin (meeting minutes).
43

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 44

La Agenda (schedule) abre una cita en blanco de Microsoft Outlook para que usted proporcione los detalles. Exportar (export) le permite enviar el acta de la reunin con los puntos sobre la accin al Microsoft Word como RTF (formato de texto enriquecido) o asuntos que surjan con posterioridad a la accin a la lista de Tareas del Microsoft Outlook.

El PowerPoint inserta los puntos de accin que usted haya incluido en el Vigilante de Reuniones en una diapositiva final al trmino de su presentacin. Esto pone a su disposicin las notas y tareas registradas durante la presentacin para ser revisadas al final de ella. Si fuera necesario mantener permanentemente estas notas en su presentacin, asegrese de guardar su archivo antes de salir de PowerPoint y de apagar su computadora.

Notas del Conferencista Durante una presentacin, usted podr hacer anotaciones por medio de los Controles del Programa. Las notas que usted agregue quedan registradas en la Pgina de Notas que corresponde a esa diapositiva. Para guardar notas, en los Controles del Programa seleccione Notas del Conferencista (speaker notes). Tenga presente que sus notas son
44

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 45 visibles para la audiencia mientras usted las est digitando, aun cuando no haya decidido imprimir las Pginas de Notas para su audiencia.

Anotaciones en Pantalla Durante una presentacin, usted podr hacer anotaciones (mark) en una diapositiva con la Herramienta Bolgrafo (pen tool). Para crear acotaciones al margen, seleccione Bolgrafo (pen) en Controles del Programa (show controls). Ver el cursor transformarse en un bolgrafo. Oprima el botn del ratn y arrstrelo para hacer marcas en la diapositiva. Las marcas hechas con el Bolgrafo permanecen en la diapositiva siempre que esta sea la diapositiva con la cual est trabajando.

Para cambiar los colores del Bolgrafo , en los Controles del Programa, seleccione Opciones de Puntero (pointer options): Color del Bolgrafo (pen color), luego seleccione el color que desee. Tiene que hacer las selecciones de color antes de escoger el bolgrafo para rayar (mark) la diapositiva. Tiene que cambiar de bolgrafo al cursor regular para que la presentacin pueda avanzar. Para eliminar el bolgrafo y regresar a un cursor regular, oprima el botn del ratn con el cursor en Flecha, en los Controles del Programa. Pausa en una presentacin Es posible que usted quiera hacer una pausa durante una presentacin para comentarios. Usted tiene dos opciones.

45

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 46

Para hacer una pausa durante la presentacin y dejar visible la diapositiva, en Controles del Programa (show controls), escoja Pantalla (screen): Pausa (pause). Para hacer una pausa durante la presentacin dejando la pantalla negra, en Controles del Programa, escoja Pantalla: Pantalla Negra (black screen). La Pantalla Negra centra la atencin del pblico en usted y no en el contenido de la pantalla.

Para regresar a su presentacin de cualquiera de estas dos opciones, en Controles del Programa escoja Reanudar (resume). Para finalizar prematuramente la presentacin , en Controles del Programa, escoja Terminar Programa (end show). Tambin podr terminar la presentacin oprimiendo ESC. Esconder el Bolgrafo Otra opcin a su disposicin en las Opciones de Puntero (pointer options) es Escondido (hidden). Cuando usted selecciona Escondido, el cursor de su ratn ya no est a su disposicin ni es visible en la pantalla. Esto es ventajoso cuando usted est haciendo correr una presentacin en la modalidad de quiosco y no desea que los invitados muevan el ratn dejando los Controles del Programa a la vista o hagan selecciones. Tambin es ventajoso si usted est haciendo una presentacin y ha decidido usar las flechas del teclado para avanzar en la presentacin en lugar de usar el ratn. Para anular este cambio de opcin, oprima ESC y detenga la presentacin. Combinar presentaciones Usted puede combinar presentaciones o copiar diapositivas existentes de una presentacin a otra. Para trabajar con dos presentaciones simultneamente : 1. Abra ambas presentaciones.

46

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 47 2. Seleccione VENTANA (window): Organizar Todo (arrange all) para mostrar ambas presentaciones una al lado de la otra en la pantalla. NOTA: la presentacin que estaba activa cuando usted hizo la escogencia de Organizar Todo, ser la de la izquierda. 3. Ntese que cada presentacin tiene su propia Barra de Navegacin en la esquina inferior izquierda de su ventana respectiva. Ponga cada presentacin en Vista de Clasificador de Diapositivas (slide sorter).

4. Use la Barra de Recorrido para navegar a lo largo de cada presentacin hasta que pueda ver la diapositiva que desea copiar en la presentacin original y la ubicacin en la presentacin de destino donde quiere colocar la diapositiva. 5. Presione y arrastre la diapositiva de una presentacin a otra. NOTA: No podr arrastrar la diapositiva si la presentacin original est en Vista de Diapositiva (slide view) y la presentacin de destino est en Vista de Clasificador de Diapositivas (slide sorter view). Cuando usted oprime y arrastra, usted elimina la diapositiva de su presentacin original. Si usted quiere mantener la presentacin original tal cual era, NO la guarde cuando cierra la presentacin. Una alternativa es oprimir el botn derecho del ratn con el cursor en la diapositiva que debe moverse y escoger COPIAR (copy); luego se oprime el botn del ratn con el cursor en la presentacin de destino y se pega (paste). Note que la diapositiva transplantada asume las caractersticas de la presentacin que la recibe, incluyendo el plan de colores. Tablas que aparecen en la diapositiva transplantada sern actualizadas reflejando los colores de la presentacin de destino.

Animacin de Plantillas de Diseo PowerPoint

47

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 48 Usted ha aprendido mucho sobre la creacin de una presentacin efectiva en PowerPoint. He aqu la caracterstica que distinguir a su presentacin de todas las dems: la animacin de las plantillas mismas de diseo de PowerPoint. Utilizando su conocimiento en el uso de Maestro de Diapositivas (master slide), del agrupamiento y separacin de objetos (group and ungroup), de la recoloracin de objetos (recolor) y de la animacin (animate), usted puede agregar sus propios toques personales a las Plantillas de Diseo mismas de PowerPoint. Para la animacin ms efectiva, escoja aquellos diseos que contienen objetos concretos, tales como destellos, trpicos y teatro, en vez de diseos mezclados y sombreados. Animacin de diseos de plantilla 1. Escoja VER (view): Maestro (master): Maestro de Diapositiva (master slide). 2. Oprima el botn del ratn con el cursor en un sitio vaco de la diapositiva (no en un recuadro de texto). 3. Oprima ESC para soltar todos los objetos. 4. Oprima el botn del ratn con el cursor en el objeto que desea animar (recuerde que puede agrupar objetos para que funcionen como una sola entidad). 5. Escoja PRESENTACIN DE DIAPOSITIVAS (slide show): Animacin Personalizada (custom animation). 6. Escoja sus opciones de animacin. 7. Anime cualesquier otros objetos que quiera. Usted puede descargar la muestra de una presentacin de PowerPoint para ver una Plantilla de Diseo con animacin. Colocacin de la presentacin en la Red Es frecuente que tras hacer una presentacin en PowerPoint su pblico solicite una copia de la presentacin misma, adems de cualquier material impreso que pudiera usted haberle proporcionado. Una solucin es colocar la presentacin en la Red.

La colocacin de la presentacin en la Red puede lograrse en una de dos formas: 1. Colocando el archivo mismo de la presentacin (el archivo .ppt) en un servidor de la Red. En esta opcin usted pondra un hipervnculo en una pgina en red con referencia al archivo de PowerPoint o simplemente le comunicara a su pblico la direccin para que encuentre el archivo de la presentacin. Por ejemplo, suponga que su presentacin en PowerPoint se llama snow.ppt. Usted puede crear un vnculo con snow.ppt desde una pgina en red existente o una nueva. Dependiendo de cmo est configurada la computadora de su destinatario, la presentacin se abrir directamente en PowerPoint o pedir al destinatario que

48

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 49 guarde el archivo. Esta opcin da al destinatario control total de una copia de la presentacin exactamente como usted la cre. 3. La segunda opcin es usar el asistente en HTML del PowerPoint para preparar una versin en HTML de la presentacin que luego puede usted colocar en un servidor de la red. Esta opcin se presenta a continuacin. Asistente de HTML (HTML Wizard) Para guardar su presentacin como HTML escoja ARCHIVO (file): Pgina en Red (save as web page). Guardar como

Las tres opciones de la parte inferior le permiten especificar el tipo de archivo, el nombre del archivo y el ttulo de la pgina. Debera usted dejar esto fijo como pgina en red (web page) (*.htm, *.html).

El PowerPoint recoger la primera lnea de texto en la presentacin y fijar la etiqueta TTULO EN HTML a ese texto. Es improbable que sea eso lo que usted prefiera. La informacin del TTULO es la que se muestra en la franja de color en la parte superior de la ventana del seleccionador. No debera confundirse con el ttulo de su encabezamiento o de pgina. Para escoger otras opciones para sus pginas en red, oprima el botn del ratn con el cursor en Publicar (publish). En el recuadro de dilogo Publicar como Pgina en Red (publish as web page) usted puede escoger entre: Publicar toda la presentacin o una gama de diapositivas. Mostrar las notas de cualquier conferencista que tenga usted en su presentacin. Especificar las versiones de explorador en las que usted desea que pueda verse su presentacin. Si escoge el Explorador de Internet Microsoft o el Navegador Netscape en versin 3.0 o ms reciente, usted mantendr su presentacin accesible al mayor nmero de lectores. Si escoge la versin IE 4.0, no tendr resultados aceptables en el Navegador Netscape.

49

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 50

Cuando usted selecciona opciones que no estn respaldadas por el explorador de red del lector, ste ver un aviso en ese sentido al escoger la presentacin y la pregunta de si desea continuar. Pondrn verse las diapositivas en forma esttica, pero el explorador omitir cualesquier efectos que no sea capaz de soportar. Oprima el botn del ratn con el cursor en Opciones de Red (web options) para escoger ms opciones. Oprima el botn del ratn con el cursor en la pestaa General para agregar controles de navegacin (tales como hacia delante (forward), hacia atrs (backward), al inicio (home)) y sus colores, para mostrar cualquier animacin de diapositivas que podra haber usado usted (transiciones de diapositivas; no movimiento en la diapositiva misma) y para redimensionar las diapositivas de manera dinmica, segn el tamao de la ventana del explorador del lector. La pestaa Cuadros (pictures tab) le permite especificar la ventana del explorador que va a dejarse automticamente (800x600 es el estndar que viene seleccionado). Para crear los archivos de red oprima el botn del ratn con el cursor en Publicar (publish). Probar la Presentacin en Red Para probar los archivos en red, abra su explorador de red y escoja ARCHIVO (file): Abrir Pgina (open page). Busque la carpeta en la que almacen su presentacin en red. A diferencia de anteriores versiones del PowerPoint, el PowerPoint 2003 crea un archivo nico de control con el nombre que usted especific en el recuadro de dilogo Guardar como Pgina en Red (save as web page). Todos los archivos adicionales sern colocados por el PowerPoint en una carpeta con el mismo nombre. NO trate de dar otro nombre ni al archivo
50

ISTP MANUEL NEZ BUTRN CURSO DE CAPACITACIN DOCENTE 2008 51 de control ni a la carpeta, ni ponga el archivo de control en la carpeta. El PowerPoint no sabr cmo encontrar los archivos de su presentacin. Una vez que haya encontrado la carpeta que contiene el archivo de control y lo abre, se abrir la presentacin como un archivo local para que pueda usted revisarlo. La presentacin en red se ve como la muestra abajo. Note que se parece mucho a la imagen en Vista Normal en PowerPoint (normal view), con la lista de ttulos de las diapositivas en la ventana izquierda, la grfica de la diapositiva en la ventana superior izquierda y los botones de navegacin de la presentacin en la ventana inferior derecha. La ventana izquierda muestra otra razn por la cual es importante poner un ttulo a cada una de las diapositivas en el Fijador de Sitio del Ttulo.

Recuerde que todava tendr que trasladar sus archivos PowerPoint/HTML a un servidor de red para que la presentacin est a la disposicin del pblico.

51