HOJA DE CÁLCULO.

Vamos a dar un vistazo rápido por cada uno de los menús que tiene el programa, así como de las opciones más habituales y para que sirven de cada uno de dichos menús.

1.-Menú Archivo.
tenemos dentro de sus opciones: las deconfiguración del documento en cuanto a la zona detrabajo (márgenes, posición vertical u horizontal, etc) abrir y cerrar documentos, imprimir, todo lo que no sea cuestiones de estructura e introducción de datos o parámetros dentro de nuestra hoja de cálculo.

Nuevo:
Mediante esta opción y en cualquier momento podemos crear otra hoja de cálculo, o bien crear un documento nuevo en cualquiera de los programas que integra el Openoffice.

De igual forma en las barras de herramientas tiene su comando.

Abrir:
Nos permite abrir cualquier documento del paquete Openoffice y exportar documentos de otros sistemas, convirtiéndolos, para de esa forma poder trabajar con ellos.

Cuando lo ejecutamos se nos muestra la ventana que aparece en la siguiente imagen, y el modo de operar es, una vez que tenemos el archivo, seleccionarlo con el ratón y dar a la opción de abrir

Tipos de archivo que permite abrir:

Su comando es:

Nos muestra todos los documentos que se han abierto con el Openoffice, así como su ubicación.

Documentos recientes:

Cerrar:
Cierra el documento actual de trabajo del programa. Como medida de seguridad, en el caso de que no tengamos guardadas las últimas modificaciones del documento, previo a cerrarlo, nos dará un aviso para guardar el documento con las últimas modificaciones.

Guardar y guardar como:
Permiten salvar los cambios del documento en cualquier momento del proceso, y asignarle nombre si empezamos a trabajar con un documento en nuevo, así mismo si el documento ya estaba creado con anterioridad, con la opción de guardar como le asignamos uno distinto, y con la opción de guardar lo hacemos sobre dicho archivo.

Su comando es:

Las ventanas que se abren al ejecutar este comando son las siguientes. La primera es la general, y en la segunda si desplegamos la opción de archivo, nos da las opciones que hay para guardar el archivo, bien en versiones anteriores, bien en otros sistemas no propietarios

Guardar todo:
Si nosotros estamos trabajando con varios documentos del paquete, o con varias hojas de cálculo al mismo tiempo, con esta opción podemos salvar los cambios de todos al mismo tiempo.

Exportar y exportar en formato pdf:
Guarda el documento en la ubicación que le designemos con la extensión pdf. Con esta opción el documento guarda la misma estructura y diseño que el original, pero no puede sufrir modificaciones por terceras personas.

Cuando ejecutamos esta acción se nos muestra la siguiente ventana:

En exportar en formato pdf las opciones son más completas. Tenemos cinco submenús dentro de de las opciones pdf, claramente distinguidos tal y como se muestra en la siguiente fotografía:

General, nos permite las opciones de número de copias, que queremos imprimir, cuanto queremos imprimir, calidad de las imágenes que están dentro del documento original · Hiperenlaces: nos permite poder activar los hiperenlaces en nuestro documento pdf. Seguridad, nos va a dar la opción de encriptar el documento, o bien sobreprotegerlas

Su comando es:

Vista preliminar:
Nos presenta el documento tal y como se va a imprimir, lo cual nos facilita una visión global y ver si es como nosotros teníamos pensado.

Imprimir:
Al ejecutar este comando, se nos muestra la ventana siguiente:

En dicha ventana podemos: Aumentar el número de copias. La posición en que salen de la impresora cuando son más de una copia. Realizar el intervalo de páginas que necesitemos dentro de cada hoja. Para ello la forma correcta de marcar el intervalo, por ejemplo, de la páginas 1 a la 12 y de la 15 a la 51; 1-12,15-51. Imprimir solo las celdas que seleccionemos. Imprimir hojas completas. El comando de opciones que viene en la esquina inferior izquierda, refleja las opciones de cada impresora, por ello no se muestra en esta descripción.

Su comando es:

2.-Menú de Edición.
Este nos permite realizar acciones dentro de la hoja de cálculo, no para cambiar su aspecto sino para añadir o suprimir partes del mismo, ser capaces en un solo paso de seleccionar toda la hoja para poderla trasladar a otro documento, o a otra parte del propio documento que nos interese, poder buscar caracteres, bien sean palabras o números dentro del documento, configurar las hojas a la hora de presentarlas en papel, además de ayudarnos cuando se comenten errores.

Deshacer y Restaurar:
Suprimen o rehacen las consecuencias de las últimas acciones realizadas en el documento, por ejemplo, sin darnos cuenta hemos borrado una parte del documento, pues con esta acción, deshacemos lo hecho y el contenido suprimido aparece de nuevo en pantalla.

Esta acción se puede realizar de dos formas, bien a través del menú, tal y como hemos contado o bien a través de su icono de la barra de herramientas:

De la misma forma actuaremos, si vemos que después de deshacer nos hemos equivocado, volvemos al punto de salida con la orden de restaurar o bien pulsando el síguiente icono:

Cuando necesitemos tomar datos de otro documento, en lugar de escribirlos uno a uno en cada celda, o bien partes de un texto, imagen, gráfico desde una fuente externa la forma de simplificar este trabajo es hacer uso de los comandos copiar y pegar.

El proceso es sencillo, se puede realizar de dos maneras: 1.- Utilizando el teclado, con la combinación de teclas Mayúsculas y cursores de movimiento, sin soltar la tecla de mayúsculas hasta tener seleccionado todo lo deseado. 2.- Mediante el ratón, pinchado en el origen con el botón derecho, y sin soltar, arrastrar hasta marcar la selección deseada.

Y después podemos actuar de tres formas:
edición--->copiar ----->pegar en nuestro documento Barra de herramientas en este icono:

Botón derecho del ratón y opción de copiar

A continuación nos situamos en nuestro documento, posicionamos los datos en la celda deseada y mediante el comando de pegar, situaremos los datos deseados o la imagen lo pegaremos.

Si lo que queremos es copiar el contenido de una o varias celdas de forma múltiple, procederemos de la siguiente manera: 1. Seleccionamos el contenido de la celda que queremos de patrón. 2. Pinchamos sobre la opción de copiar. 3. Seleccionamos las celdas, tanto en vertical como en horizontal donde deseamos que aparezca el contenido de la anterior celda. 4. Una vez seleccionadas, pinchamos sobre el comando pegar.

En forma gráfica:

Si lo que deseamos es seleccionar todo el contenido de un documento, actuaremos con el comando seleccionar todo.

Buscar y reemplazar:

Nos permite buscar un carácter o caracteres dentro de una hoja y sustituirla por otro, tan solo introduciéndola en el campo correspondiente. Tenemos las opciones de que sean coincidencias exactas o bien solo parte de los caracteres que buscamos.

Ejemplo, en una hoja con datos numéricos y no numéricos, deseamos encontrar la cifra 5429 dentro de una celda y sustituirla por alza, si simplemente ponemos en la parte de buscar 5429 y en la parte de reemplazar por alza, todas las cifras que contengan 5429 pasaran a ser alza, el problema es cuando 5429 esté incluido dentro de un número más grande 85429, y al realizar la operación en la celda nos aparecería 8alza. Para evitar eso, marcaríamos la casilla de coincidencias exactas

El menú de buscar tiene más opciones que podemos encontrar, para una operación con más condicionantes, si pinchamos es la casilla de Más opciones, apareciéndonos la siguiente ventana ya desplegada:

Los cambios se pueden realizar todos a la vez o bien una por una, tanto en la hoja de trabajo como en todas las hojas que forman el documento.

Su comando en al barra de herramientas es:

Encabezamientos y pies de página.
Nos permitirá personalizar cada una de los documentos, con opciones personales, o con opciones automáticas, tales como la numeración de hojas, el nombre del documento del que se trata, fecha, hora, etc, así como colocarlas en la parte de la hoja que nos venga bien. En las figuras que a continuación se exponen se ve de forma gráfica la secuencia de pasos para poder realizar dicha personalización.

3.-Menú Ver.

Este nos permite configurar zona de trabajo, como queremos ver la hoja de trabajo que se nos muestra en pantalla (escala), las barras de herramientas que queremos que estén presentes, que por defecto, el programa pone la barra Estándar, Formato y Barra de fórmulas.

Prueba la diferencia entre la selección Normal y la Previsualización del salto de página.

Si queremos personalizar nuestro entorno de trabajo, pincharemos en el icono de barras de herramientas:

Dentro de los comandos de este menú, está Pantalla completa y Escala
Pantalla completa, si activamos este comando solamente se verá las celdas y ninguna barra de herramientas ni menú, para regresar a la vista normal pulsar el icono que cierra la pantalla completa. Su utilidad es ampliar la zona de trabajo a la hora de introducir datos.

Escala. Con esta opción podemos ampliar o reducir al vista de nuestra zona de trabajo, bien para tener una visión más global, o bien para trabajar de forma más cómoda. Cuando seleccionamos la opción de Escala se nos muestra la siguiente ventana:

4.-Menú Insertar.

Insertar salto manual de fila o de columna, en el caso de querer generar nosotros hasta donde llegan las hojas de forma manual para un posible ajuste, lo haremos desde estos comandos. Nos situaremos en la celda que queramos que haga de límite inferior y de límite lateral derecho, a continuación fijaremos el salto manual.

Los tres siguientes comandos nos permiten insertar filas, columnas y hojas en nuestro archivo de cálculo, herramienta que es muy útil si tenemos intención de ampliar nuestra tabla de datos, tanto en el número de columnas como de filas.

Ejemplo. Partimos de una tabla elaborada con una serie de filas y de columnas, en la cual se ha dejado una columna y una fila sin poner:

Que son la fila del dato 4 y la columna de la prueba 3, nos situamos en la celda F12.

Desplegamos el menú de insertar y actuamos sobre los comandos de filas y columnas, obteniendo el siguiente resultado que se muestra en la figura

Se pueden insertar tantas filas y columnas como nos sean necesarios y en cualquier punto de la tabla. En el caso de insertar hoja, se nos presentará el menú siguiente:

En cuyas opciones podemos situar la hoja nueva delante o detrás de la hoja en la cual estemos situados, al decir esto, se refiere a su posición en la parte inferior.

Símbolos, nos permite insertar dentro de nuestro documento, celda símbolos que no están en el teclado Cuando lo activamos nos aparece la siguiente ventana:

Hiperenlace: Es uno de los comandos que pueden resultar de más utilidad, debido a que permite vincular un texto, una palabra, una imagen a un desplazamiento de la información a otra parte del documento o bien enlazarnos con una página o sitio concreto de Internet.

En el caso de realizar el hiperenlace a una dirección de Internet, lo primero que debemos hacer es situarnos en la página (si la dirección es muy larga) y copiarla (con la opción de copiar, que funciona de igual manera en el navegador, por ejemplo el Mozilla Firefox) para después pegarla en el menú que se nos abrirá.

Seleccionamos Internet: Fijamos el destino:

Le damos un nombre a la celda que va a tener el hiperenlace:

Y el resultado es el siguiente:

Y al pulsar aparece la página del instituto.

Estos mismos pasos los podemos hacer para movernos dentro de nuestro documento, o bien enlazar con documentos elaborados, los pasos son los mismos. La ventaja de movernos dentro de nuestro documento, es que desde una página que tenga la función de índice, podamos movernos por todas las hojas que tengamos sin necesidad de buscarlas en la parte inferior.

Ejemplo. Tenemos un documento de varias hojas de trabajo, cuyos nombres son los siguientes: Hoja 1: Índice Hoja 2: Resultados globales Hoja 3: Alumno 1 Hoja 4: Alumno 2 Hoja 5: Alumno 3

Y lo que necesitamos es que desde la hoja índice poder ir a cualquiera de las demás hojas con solo pulsar una celda, y una vez en cada hoja, pulsar una celda y volver al Índice, procedimiento:
1. Nos situamos en la hoja índice, sobre la celda que deseemos que lleve el enlace. 2. Abrimos el comando de hiperenlace. 3. Seleccionamos documento. 4. En la zona de destino del documento, pinchamos sobre el icono, se nos abre una ventana, desplegamos las hojas y seleccionamos la de Resultados globales 5. En la zona de Otras opciones, le ponemos nombre. 6. Pinchamos sobre la tecla Aplicar y ya está realizado el primer icono del índice.

Para regresar de cada una de las páginas al índice, realizamos los mismos pasos pero asignado en cada hoja como destino del hiperenlace la hoja Índice. En imágenes, la secuencia es la siguiente:

Función y Lista de funciones. Son de las funciones de la hoja de cálculo más útiles y principal característica de la misma. Con esta función podemos realizar desde la operación más sencilla, hasta la operación o combinación de o operaciones más complejas, dependiendo de nuestros conocimientos matemáticos.
Los símbolos simples matemáticos para la realización de operaciones son: = Comienzo de fórmula + Suma - Resta + Multiplicación / División () Agrupar operaciones : Marcar intervalos , Individualizar datos en una fórmula

Ejemplo. Si queremos obtener la superficie de un rectángulo, aplicamos en una celda la fórmula delrectángulo referida a dos valores que nosotros podemos cambiar según necesidades, si trabajamos en la fila 1 y utilizamos las tres primeras celdas, en A1 valor base, en la celda B1 valor altura y en la celda C1 resultado de la operación.

Lo primero indicar que para que una celda se convierta en resultado de una operación debemos empezar por el signo “=”.
Tendríamos que escribir en la celda C1: =A1*B1 y dar al enter, en un principio nos daría el valor 0, al no tener valores A1 y B1, si introducimos 4 y 6 en A1 y B1 respectivamente el la casilla C1 nos daría un resultado de 24.

Esto se puede adornar para hacerlo más útil, señalando a que corresponde cada celda.

Si lo que queremos es generar una tabla de áreas de rectángulo, repetiremos la fórmula hacia abajo. En lugar de escribir, nos colocaremos sobre la celda y en el punto negro de la esquina inferior derecha, pincharemos con el ratón y arrastraremos hacia abajo, hasta la celda que queramos que nos llegue la tabla.

Función de suma
Es útil para efectuar sumas de gran cantidad de celdas, siempre y cuando no queramos discriminar entre unas y otras, es decir queremos el resultado global.

Iríamos escribiendo el nombre de cada una de las celdas que queremos sumar, no es laborioso si se trata de pocos valores, pero si en lugar de ser 7 celdas como en este caso, fuesen 40 la tarea ya sería más incomoda, además de existir la posibilidad de cometer errores.

Para evitar esto, lo que vamos a hacer es sumar en intervalos. Para ello utilizaremos la función suma y dentro de un paréntesis indicaremos la celda de comienzo del intervalo y la celda de final del intervalo =SUMA(D3:D9)

Vinculación de una celda con otra. Esto se utiliza cunado queremos reflejar en una celda un resultado sin tener en cuenta que se encuentre en la misma hoja o en otra hoja de trabajo del documento. Cuando se encuentra en la misma hoja es tan sencillo como poner el signo = y el nombre de la celda Si queremos vincular la celda D1 al contenido de la celda M32, lo que debemos escribir en D1 =M32

En el caso de vinculación a otra hoja de trabajo, el proceso es igual de sencillo. Nuestro ejemplo consiste en vincular los contenidos de la celda H10 de la hoja Calificaciones pr . En la celda C3 de la hoja 11, se procederá de la siguiente forma En la hoja 11 nos situamos en la celda C3 Escribimos el signo = Nos pasamos a la hoja Calificaciones pr Pinchamos sobre la celda H10 y le damos a la tecla enter En este momento todos los datos que aparezcan en la celda H10 de la hoja Calificaciones pr.

En el caso de querer aplicar otras expresiones más complejas, el programa dispone de una biblioteca de las mismas que están contenidas en:

Y que nos abre al siguiente ventana

Y que nos abre al siguiente ventana

Donde se nos muestran todas las funciones comunes disponibles por programa, distribuidas por categorías

Nota, Imagen y Gráfico

Nota, cuando queremos poner un comentario o
explicación en una celda, sin que ello nos ocupe sitio, y además no se imprima, utilizamos este comando.

La forma de utilización es sencilla. Nos situamos en la celda que queremos implantar la nota, y sólo debemos ir al menú de insertar y pinchar en su comando.

Luego la nota desaparecerá hasta que situemos el puntero del ratón sobre el punto rojo que aparece en la esquina superior derecha de la celda. Aunque también podemos dejar las notas de forma fija, nos situamos sobre la celda, pulsamos el botón derecho del ratón y en el menú desplegable seleccionamos Mostrar nota.

Imagen,
Como en todos los programas del paquete de Open Office unos de los elementos que se pueden añadir son las imágenes, que pueden servir para personalizar una hoja de cálculo.
Para introducir imágenes en nuestra hoja de trabajo basta pinchar en la imagen, y copiar y pegar. La imagen a su vez la podemos modificar en tamaño o forma, así como en inclinación y otros parámetros.

Insertar Gráfico,nos permite una visión de resultados más atractiva e intuitiva que los simples datos numéricos, posibilitando de forma rápida las comparaciones entre dos referencias.
Para hacer una representación gráfica de unos resultados, lo primero es introducirlos en una tabla, donde quede bien claro a que corresponde cada cosa.

Supongamos que tenemos una tabla con los distintos resultados numéricos, asociados a alumnos y a materias, y veremos todos los pasos para poder elaborar un gráfico.

1.-Seleccionamos las celdas que van a conformar el gráfico. 2.-Vamos al menú de insertar y elegimos la opción de gráfico

Aquí se nos despliega una ventana con diversos pasos y diversas opciones. El primero es el Tipo de gráfico

3.-El siguiente paso es delimitar el rango de datos que significa las celdas que nosotros vamos a tomar como datos, como ya la habíamos seleccionado, nos aparecerá en la casilla correspondiente

4.- Lo siguiente son las series de datos, donde podemos ampliar o eliminar el número de columnas, en el caso de modificación del gráfico en el proceso.

Y el último paso en la confección del gráfico es Elementos de gráficos.

Donde pondremos títulos al mismo, título al eje X y titulo al eje Y. Podremos aumentar las líneas de división y si queremos o no mostrar la leyenda del gráfico.

Una vez completado esta ventana pincharemos sobre la casilla de Finalizar. En este momento se mostrará el gráfico sobre la hoja de trabajo donde se ha generado en un tamaño pequeño.

En nuestro caso, algo como:

Siendo esta la primera apariencia del gráfico. Ahora lo que haremos será trabajar sobre el gráfico ya realizado,haciendo modificaciones estéticas y de añadir, si se puede, más datos al mismo.
Para ello nos situaremos sobre el gráfico y pinchamos dos veces con el ratón sobre él. Observamos que las barras de herramientas han cambiado.

Situándonos sobre el fondo del gráfico (fuera de las barras de datos) y con el botón derecho del ratón pulsado nos aparecerá el siguiente menú, donde elegiremos Propiedades del objeto.

De igual forma actuaremos con las demás partes del gráfico.

Pinchando sobre Propiedades del objeto nos aparece la siguiente ventana, que aunque coincidente en los tres primeros apartados, nos aporta soluciones y efectos para darle a las barras de datos.

Los submenús Caracteres y Efectos de fuentes nos permiten cambiar el tipo de letra, tamaño, formas. En Etiquetas de datos resaltar la posibilidad que tenemos de poder mostrar los valores de las columnas.Si marcamos la casilla Mostrar valores como número en la parte superior de cada barra seleccionada anteriormente, se nos mostrará el valor de la misma

De igual forma podemos actuar sobre el tamaño, fuente de los títulos que conforman el encabezado y pie del gráfico, así como de los demás caracteres que conforman el gráfico (nombre de las series, en nuestro caso alumnos, valores numéricos, etc)

5.-Menú Formato.

Su función es la de dar forma a las fuentes utilizadas, así como las modificaciones visuales de las celdas o páginas, en cuanto a los colores utilizados, resaltar los bordes de las celdas, utilizar distintos tipos de líneas para realizar dichas funciones, etc. Todas estas modificaciones no afectan para nada a los datos o las fórmulas que contienen las celdas.

Celdas
Mediante este comando podemos realizar todas las modificaciones que creamos necesarias para elaborar nuestra tabla.

Veamos un ejemplo:

Partimos de una tabla creada por nosotros directamente en una hoja

Seleccionamos las celdas y pinchamos en el comando celda, donde se nos muestra nuestra zona de trabajo de la siguiente forma:

Tambiéb se pueden personalizar nuestros números, un ejemplo sencillo que nos puede servir es marcar los valores por debajo de 5 en rojo. Para ello nos situamos en la opción de definidos por el usuario y escribimos lo que deseamos hacer. Queremos que para el rango de valores menores que 5 el numero figure en rojo y pueda tener dos decimales. Traducido quedaría: [<5][RED]#.##0,00;Estandar

Fuente Con ella cambiamos todo lo referente a tipo de letra, Estilo, Tamaño e Idioma. Elegir un idioma u otro tiene la importancia a la hora de la ortografía automática que facilita el programa.

Efecto de la fuente. Nos cambia la forma de presentar los caracteres con las opciones que se nos marcan en dicho submenú
Ver los otros, Alineación, Borde y Fondo.

Fila y Columna, nos sirven para modificar las dimensiones de las mismas, bien en tamaño definido por el usuario o bien realizando el programa un ajuste en función de los contenidos de la celda mayor de esa fila o de esa columna.

Idem con columnas.

También nos dan las opciones de ocultar dichas filas o columnas, con el fin de no mostrar datos auxiliares o bien, como podía ser el caso de pruebas que se realicen con hoja de cálculo

Hoja Se nos presentan dos opciones marcadas, una es la de renombrarla y otra la de ocultar la hoja. La primera opción tiene como utilidad cambiar el nombre automático que va dando el programa a las distintas hojas de trabajo que vamos insertando, de manera que se identifique cada hoja con su contenido.

Sólo se podrá cambiar el nombre a la hoja actual detrabajo. Cuando seleccionamos esta opción se nosmuestra la siguiente ventana que es donde fijamos el nombre.

Combinar Celdas. Mediante este comando podemos agrupar celdas de la misma fila o de distintas filas. Para ello escribimos el texto necesario y después tomamos las celdas que necesitemos. Para ello seleccionamos las celdas, incluida la que contiene el texto y una vez seleccionamos, vamos al menú Formato --> Combinar Celdas.

Página, nos permite definir las características de la página en cuanto a orientación del papel colores del fondo, bordes, márgenes, etc. La ventana que se nos muestra es la siguiente, donde están contenidos los submenús correspondientes.

6.-Menú Herramientas

Herramientas Nos permite desde corregir ortográficamente el contenido de las celdas, cambiar el idioma de trabajo (en cuestión de corrección ortográfica), disponer de imágenes, videos y sonidos predeterminados del programa. Ortografía Nos permite hacer la revisión del documento en el idioma que nosotros lo tengamos elaborado

Proteger documento/hoja. Mediante este comando podemos establecer una contraseña para que sea visualizado pero no modificado, de esta forma protegemos las celdas, tanto de texto como de fórmulas, para que no puedan ser modificadas por otros usuarios.

Nos pedirá una contraseña en la siguiente ventana

Importante: si se olvida la contraseña no se podrá hacer nada con el documento o con la hoja.

Galería. Este comando nos abrirá un espacio entre las barras de herramientas y la hoja de trabajo, donde se aloja los archivos de imágenes, sonido, películas, predefinidos en el programa para su utilización en nuestros documentos Si se desea alguno de estos recursos se pincha sobre él con el botón izquierdo del ratón y se arrastra a la hoja de trabajo, situándolo donde deseemos.

Reproductor de medios, Si necesitamos reproducir a la vez un archivo, ya sea imagen, sonido o vídeo, a la vez que tenemos abierto el OpenOffice Calc, pinchamos sobre esta opción que nos abrirá una ventana, para que nosotros podamos escoger el archivo y reproducirlo sin que se quite la zona de trabajo.

7.-Menú de Datos

CONSTRUIMOS LA SIGUIENTE TABLA:

Ordenar. Nos permite ordenar una tabla de datos, tanto numéricos como alfanuméricos en base a los criterios que nosotros fijemos de antemano. Para ello lo primero que debemos hacer es seleccionar la tabla que deseamos ordenar

A continuación ejecutamos el comando Ordenar, mostrándonos la siguiente ventana con dos submenús:

Si nosotros tomásemos como referencia cualquier columna para ordenar la tabla, también incluiría dentro de esta acción los títulos de las mismas, es decir materia 1, Materia 2, etc. Para evitar que eso suceda, lo que haremos es ir al submenú de Opciones y marcar la casilla que corresponde a el intervalo contiene etiquetas de columna, tal y como se muestra a continuación:

De esa forma en el submenú anterior, cuando despleguemos la lista de Ordenar según y la desplegamos veremos que ya no nos da los criterios por columnas, sino por materias:

Y ya lo único que nos quedaría por definir es si lo queremos de forma ascendente o descendente (de mayor a menor o viceversa).