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Oficina de Planeación

PLAN GENERAL DE AUDITORÍA AÑO 2001 ( Gestión Fiscal de 2000 )

Santa Fe de Bogotá, febrero de 2001

CARLOS OSSA ESCOBAR Contralor General JOSÉ FELIX LAFORIE RIVERA Vice Contralor General MAURICIO CASASFRANCO VANEGAS Director Oficina de Planeación FRANCISCO JOSE RUIZ MARMOLEJO Contralor Delegado para el Sector Medio Ambiente SAMUEL ANTONIO GOMEZ RAMIREZ Contralor Delegado para el Sector Agropecuario LUIS HERNANDO BARRETO NIETO Contralor Delegado para el Sector Gestión Pública e Instituciones Financieras HERNANDO ALBERTO VASQUEZ RODRÍGUEZ Contralor Delegado para el Sector Infraestructura Física y Telecomunicaciones Comercio Exterior y Desarrollo Regional ORLANDO VELANDIA SEPULVEDA Contralor Delegado para el Sector Minas y Energía GLORIA HELENA PASTOR ORTIZ Contralor Delegado para el Sector Social MARITZA DEL SOCORRO QUINTERO JIMÉNEZ Contralor Delegado para Investigaciones Juicios y Jurisdicción Coactiva HECTOR OSWALDO AMAYA TOVAR Coordinador de Gestión Oficina de Planeación

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INTRODUCCIÓN 1 1. REQUERIMIENTOS 13 7.4 ALCANCE DEL PLAN NIVEL DE COMPLEJIDAD HORIZONTE DE PLANEACION COBERTURA DESARROLLO DEL PLAN GENERAL DE AUDITORIA 3 3 3 4 5 4.1 4.2 3. 3. SEGUIMIENTO Y MONITOREO 14 3 . OBJETIVOS ESPECÍFICOS 2 3.CONTENIDO Pág.1 3. OBJETIVO GENERAL 2 2.2 Presupuestación de actuaciones Personal operativo de control 9 11 5.3 3. METAS 9 4. ESTRATEGIAS DE ACCIÓN 12 6.

3 COBERTURA DISTRIBUCION DEL NUMERO DE AUDITORIAS PROGRAMADAS POR FASE Y NIVEL DE COMPLEJIDAD. DISTRIBUCION DEL NUMERO DE AUDITORIAS PROGRAMADAS POR GERENCIAS DEPARTAMENTALES I FASE. 5B No. DISTRIBUCION DEL NUMERO DE AUDITORIAS PROGRAMADAS POR TIPO DE CONTROL Y FASE. 5A No.ANEXO Cuadro No. No. DISTRIBUCION DEL NUMERO DE AUDITORIAS PROGRAMADAS POR GERENCIAS DEPARTAMENTALES II FASE. 6 No. DISTRIBUCION DEL NUMERO DE AUDITORIAS PROGRAMADAS POR TIPO DE CONTROL. 7 PROMEDIO DE DIAS HOMBRE . 4 No. DISTRIBUCION DEL NUMERO 4 No. 6A No. 6B DISTRIBUCION DEL NUMERO DE DIAS HOMBRE PROGRAMADOS POR GERENCIAS DEPARTAMENTALES II FASE. 5 DISTRIBUCION DEL NUMERO DE AUDITORIAS PROGRAMADAS POR GERENCIAS DEPARTAMENTALES. DISTRIBUCION DEL NUMERO DE DIAS HOMBRE PROGRAMADOS POR GERENCIAS DEPARTAMENTALES I FASE. DISTRIBUCION DEL NUMERO DE DIAS HOMBRE PROGRAMADOS POR GERENCIAS DEPARTAMENTALES. 2 No. No. 4A No. No. 1 COMPARATIVO PROGRAMACIÓN PGA 2000-2001.

PROMEDIO DE DIAS POR GERENCIAS No. No. 5 . 7A DISTRIBUCION DEL NUMERO HOMBRE PROGRAMADOS DEPARTAMENTALES I FASE.PROGRAMADOS POR GERENCIAS DEPARTAMENTALES. 7B PROMEDIO DE DIAS POR GERENCIAS Ø Listado de auditorías programadas para el PGA año 2001 clasificado por Gerencias Departamentales. DISTRIBUCION DEL NUMERO HOMBRE PROGRAMADOS DEPARTAMENTALES II FASE.

consolidados y clasificados por Contralorías delegadas y Gerencias Departamentales. a través de la aplicación de la En su contenido se describen las auditorías que se van a ejecutar entre el 15 de marzo y febrero de 2002. que le fue encomendada por la Constitución Política de Colombia. con fundamento en lo preceptuado en los artículos 31 y 33 del Decreto Numero 267 de febrero 22 de 2000. El Plan General de Auditoría -PGA. el Plan General de Auditoría PGA. el presupuesto de los días-hombre involucrados. 6 . para la ejecución del control fiscal a la Gestión de la administración pública correspondiente al año 2000 en la primera fase y cuentas del 2001 para la segunda fase. Con base en las disposiciones anteriormente citadas.se constituye así en un instrumento armónico encaminado a promover los elementos. conceptos actividades y Parámetros de la vigilancia de la Gestión Fiscal.de la Contraloría General de la República.INTRODUCCIÓN Este documento ilustra el Plan General de Auditoría -PGA año 2001. tiene como propósito articular. armonizar y estandarizar el desarrollo y aplicación de la vigilancia de la gestión fiscal Auditoría Gubernamental con enfoque Integral. instrumentos.

el sistema de control interno. 2. materiales. con el proceso auditor. para el cumplimiento eficiente de la función fiscalizadora en la vigilancia de la gestión fiscal de la Administración Pública. OBJETIVOS ESPECÍFICOS • Articular el proceso de: Auditoría y de la Auditoría del Balance General de la Nación que permitan obtener pronunciamientos Integrales en aspectos sobre la Gestión Fiscal. los Recursos Naturales y del medio ambiente y el pronunciamiento sobre las finanzas del Estado. y la Jurisdicción 7 .1. OBJETIVO GENERAL Establecer lineamientos de acción y programar la planeación. tecnológicos y financieros. y desarrollo del proceso de auditoría optimizando la utilización de los recursos del talento humano. • Producir resultados oportunos y relevantes sobre la Gestión de los responsables fiscales en el manejo y administración de los recursos públicos asignados. • Canalizar las quejas y denuncias que sobre el detrimento del patrimonio público presente la ciudadanía. • Coordinar y direccionar los resultados que se obtengan del Proceso de Auditoría con el Proceso de responsabilidad fiscal Coactiva.

Estos factores fueron igualmente considerados en la clasificación de los puntos de control. cada sector responsable de la ejecución del PGA. determinando su complejidad dentro del contexto de cada entidad.• Establecer metodologías modernas de trabajo con equipos interdisciplinarios. para programar sus actuaciones de auditoría.2 HORIZONTE DE PLANEACIÓN Periodo de realización La ejecución del Plan General de Auditoría -PGA 2001-. Ø Nivel de desconcentración funcional y Ø Si la entidad es estratégicamente representativa en la región. media y baja. que corresponde a 8 .1 Nivel de Complejidad Se continua trabajando con el nivel de complejidad estratificado en alta. ha establecido la complejidad de sus sujetos de control. que permitan proferir pronunciamientos articulados sobre los aspectos significativos sobre la Gestión de los sujetos de control. 3. De esta forma. ALCANCE DEL PLAN 3. que comprenden a los sujetos de control. 3. Ø Planta de personal. con base en los siguientes factores de evaluación: Ø El presupuesto administrado por la entidad. controlando los niveles de cobertura para obtener pronunciamientos representativos de su sector.

para asumir responsabilidades de alcance potencial cuando se invoque la aplicación de los controles excepcional y prevalente y/o concurrente.la Gestión Fiscal de la Administración Pública para del año 2000 en su primera fase y cuentas al 2001 para la segunda fase. en función de la complejidad del vigilado. Además de lo anterior y de acuerdo con la importancia estratégica del sujeto de control y sus respectivos puntos. para las de media complejidad en tres (3) meses y dos (2) meses para las de baja complejidad. disminuir o ampliar este plazo. efectuar control como mínimo a las entidades del Presupuesto General de la Nación 9 . Periodo de ejecución Para las entidades de alta complejidad el término de duración se ha establecido en cinco (5) meses. podrán conforme con el conocimiento de sus vigilados.3 Cobertura Para garantizar una adecuada cobertura presupuestal se ha utilizado la herramienta de Paretto como un criterio de priorización (Aplicación criterio 80/ 20) mediante el cual se establece como punto de partida. con el fin de adecuarlos a las necesidades del proceso auditor. Los Contralores Delegados como responsables de la administración de este plan. en Entidades diferentes a las ya programadas en este Plan. Asignación del recurso humano Estos criterios han permitido asignar el recurso humano. el Comité Operativo redistribuyo la planta de profesionales por perfiles. 3. lo cual libera una fuente importante de recursos humanos y económicos. se ha determinado realizar en dos fases: La primera se inicia el 15 de marzo y culmina en julio 15 y la segunda abarca desde Agosto 15 hasta Febrero 28 de 2002.

Casanare. • Importancia estratégica en el sector • Resultados de recientes auditorías. con los siguientes criterios: • Nivel de riesgo. Sucre. que representen el 80% del total del presupuesto total de gastos y/o el presupuesto de inversión. Putumayo. conforme a los resultados de la metodología SIRI. Además el despacho del Contralor por determinación de política dispuso para la presente vigencia. Nariño y Choco. 10 . la anterior herramienta se combinó.y del consejo superior de política económica y fiscal -CONFIS-. así como a las regalías en los Departamentos de Amazonas. Los Formatos SIRI diligenciados en el año 2000 son la base de este trabajo. Vaupés. efectuar auditorias a las transferencias en salud y educación. • Percepción sobre la calidad de la gestión en la entidad. Para la selección de las entidades a incluir en este Plan. que incorpora la encuesta a la propia entidad realizada en las auditorías del PGA año 2000 y la percepción del Comité Técnico de cada Contraloría Delegada. Vichada Guaviare. Arauca. San Andrés. Guainia.

teniendo en cuenta las siguientes circunstancias: • Cuando el equipo de auditoria en su gran mayoría no posea un conocimiento sobre los aspectos y actividades principales que desarrolla el sujeto o punto de control. • • • Cuando se audite por primera vez un sujeto o punto de control. cuando la Contraloría Delegada cuenta con 11 . por decisión del Comité Técnico Sectorial. 2. Las cuatro modalidades a través de las cuales se puede aplicar la auditoría integral son: Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Regular. Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Especial y Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral de Seguimiento. Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Abreviada Esta modalidad de auditoría se aplica. así como su cobertura y calidad en los resultados la Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral adopta cuatro modalidades las cuales son aplicadas de acuerdo con los criterios manejados por el Comité Técnico Sectorial para la formulación del PGA y posteriormente la preparación de los encargos de auditoría.4 Desarrollo del Plan General de Auditoria Con el propósito de elevar los niveles de eficiencia del proceso auditor. 1 Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Regular Esta modalidad de auditoría se aplica. Cuando la última auditoría en cualquier modalidad.3. Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Abreviada. Cuando el sujeto de control haya sido objeto de un proceso de reestructuración. se haya realizado en un tiempo igual o mayor a tres años. por decisión del Comité Técnico Sectorial.

por parte de una comisión conformada como mínimo por dos (2) auditores. Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Especial Esta modalidad de auditoría se aplica. concurrente. cuando el alcance de la auditoría anterior haya sido significativo y el sujeto de control cumplió con el deber de elaborar y presentar su Plan de Mejoramiento. Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral de Seguimiento Esta modalidad de auditoría se aplica. 4. actividad o proceso). cuando la Contraloría Delegada tenga especial interés en auditar una línea especifica de auditoría (Ciclo. con plazo establecido por el Contralor Delegado. 3. excepcional. por decisión del Comité Técnico Sectorial. lo que permite focalizar la acción de control agilizando el desarrollo de las distintas fases del proceso auditor. transversales y otras. con el fin de verificar su cumplimiento. de acuerdo con el nivel de complejidad de la entidad y el Plan de Mejoramiento. Las entidades que producto de la ejecución del PGA . presenten 12 . Esta modalidad se utiliza para efectos de la aplicación de los controles : prevalente. Se realizan a entidades. por decisión del Comité Técnico Sectorial. revisión de glosas de la comisión legal de cuentas. circunstancia que permite agilizar la fase de planeación específicamente en la actividad relacionada con el conocimiento del negocio.información válida y suficiente sobre el vigilado y el equipo de auditoría posee un conocimiento importante sobre los aspectos y actividades principales que desarrolla el sujeto o punto de control. área.

v Estado de recuperación de cartera. excepto por las consideraciones especiales que tenga la Contraloría Delegada respectiva. porcentajes de posible y difícil cobro y su relación con la provisión establecida para su protección. el examen de la situación financiera de la entidad mediante el análisis del 13 . que la cobertura alcanzada en el proceso auditor anterior hubiese sido inferior al 50% de sus áreas o actividades y se requiera cubrir el restante. v Justificación y suficiencia de las provisiones de la entidad para enfrentar las exigencias de “pasivos contingentes” por concepto de demandas de todo orden.Planes De mejoramiento. tales como: la conveniencia de indagar aspectos no considerados . seguridad y rentabilidad. Se adelantaran como mínimo las siguientes líneas de auditoria en la medida en que la entidad auditada desarrolle actividades relacionadas con los diferentes temas así: Aspectos relacionados con la evaluación de los sitemas de información Contable y Financiera: v Concentración o dispersión de cuentas corrientes bancarias y de ahorros en los diferentes establecimientos financieros. Para Auditorías a Empresas Industriales y Comerciales del Estado. v Características de las inversiones financieras: Liquidez. no serán sujetos del PGA del año siguiente.

deberá construir una serie sencilla y clara. El estudio de cinco (5) contratos más importantes suscritos por la entidad en el período 2000 y 2001. El análisis de la contratación. con base en los indicadores y la información sobre los planes y programas que el vigilado informa en el proceso de Rendición de Cuenta. De no existir indicadores. Análisis de las conciliaciones y arbitramentos realizados por la entidad. que deberá incluir el examen de los contratos realizados bajo la figura de urgencia manifiesta. que le permita una aproximación al tema. de acuerdo con la Oficina de Control Interno de la entidad auditada.nivel de endeudamiento. La evaluación de la gestión deberá estar orientada principalmente a determinar el nivel de EFICACIA de las entidades con respecto a los objetivos y metas trazadas para el año 2001. 14 . las comisiones de auditoría. Estas líneas de auditoría serán la base para la formulación de los “encargos de auditoría” por parte del Comité Técnico de cada Contraloría Delegada y se contemplarán y precisarán en la fase se planeación de la auditoría para ser incluidas en el “Memorando de Planeación”. Dos líneas de auditoría definidas por la Contraloría Delegada Sectorial. la estructura de la deuda y la capacidad de pago.

que corresponde a un cubrimiento del 79. Para la vigilancia de la Gestión Fiscal de 2000. se presupuesta realizar 1264 actuaciones. en 398 entidades sujetas a control. participa con 110 actuaciones en 48 entidades. Estas 1264 actuaciones presupuestadas. La Contraloría Delegada para el Sector Minas y Energía .13% de las 503 entidades que nos competen Fiscalizar según la Resolución No.73% de las actuaciones presupuestadas en el PGA y a un cubrimiento del 95.05150 del 8 de noviembre de 2000. Además se incluyen 172 entidades del orden territorial. correspondiente a la Gestión fiscal de los sujetos de control fiscal en la vigencia fiscal de 2000 en la primera fase y cuentas del 2001 para la segunda fase. La Contraloría Delegada para el Sector Infraestructura Física y Telecomunicaciones. METAS En el anexo1 se presentan los cuadros que expresan cuantitativamente la programación del Plan General de Auditoría año 2001.4.70% de las actuaciones presupuestadas y a un cubrimiento del 72. correspondiente a un 8. 15 . los cuales se pueden resumir así: 4. correspondiente al 9.1 Presupuestación de actuaciones. se distribuyen en las siete (7) Contralorías Delegadas de la siguiente manera: La Contraloría Delegada para el Sector Agropecuario presupuestó 123 actuaciones en 64 entidades.% del total de entidades que le corresponde fiscalizar (67 entidades).73% del total de entidades que le corresponde fiscalizar (66 entidades).52. Comercio Exterior y Desarrollo Regional.

participa con 275 actuaciones en 50 entidades. correspondiente a un 4. las prioridades en esta Delegada son las transferencias en educación y salud. La Contraloría Delegada para el Sector Defensa Justicia y Seguridad. correspondiente a un 21. La Contraloría Delegada para el Sector Gestión Pública e Instituciones Financieras participa con 268 actuaciones en 63 entidades. La Contraloría Delegada para el Sector Medio Ambiente participa con 60 actuaciones en 41 entidades.47% del total de entidades que le corresponde fiscalizar (87 entidades). correspondiente a un 21.78% de las actuaciones presupuestadas y a un cubrimiento del 100% del total de entidades que le corresponde fiscalizar (27 entidades).75% de las actuaciones presupuestadas y a un cubrimiento del entidades que le corresponde fiscalizar (41 entidades). La Contraloría Delegada para Investigaciones Juicios y Jurisdicción 100% del total de 16 . en los antiguos territorios nacionales Nariño Choco y Sucre.76% de las actuaciones presupuestadas y a un cubrimiento del 57.20% de las actuaciones presupuestadas y a un cubrimiento del 100% del total de entidades que le corresponde fiscalizar (63 entidades). participa con 111 actuaciones en 27 entidades. correspondiente a un 19.94% de las actuaciones presupuestadas y a un cubrimiento del 69. Es importante resaltar que aunque este cubrimiento parece bajo.08% del total de entidades que le corresponde fiscalizar (152 entidades). La Contraloría Delegada para el Sector Social. correspondiente a un 8.presupuestó 252 actuaciones en 105 entidades.

actividades Socioeconómicas y/o volumen de operaciones involucrados en cada uno de los sujetos de control. Gestión Pública e Instituciones Financieras 209 D-H. correspondiente a un 5. Gestión Pública e Instituciones Financieras 15.298 días hombre. Social con el 12.8% y Medio Ambiente con el 10. Las anteriores diferencias tienen su origen. Minas y Energía 242 D-H. Defensa Justicia y Seguridad con el 6. Infraestructura Física y Telecomunicaciones. Con respecto a las 398 entidades programadas. Agropecuario 160 D-H. Comercio Exterior y Desarrollo Regional 151 D-H. Defensa Justicia y Seguridad 300 D-H. 4. Medio Ambiente 270 D-H e Investigaciones Juicios y Jurisdicción Coactiva con 66 D-H. 17 . lo que corresponde a 213 días hombre promedio para llevar a cabo una Auditoría.Coactiva participa con 65 actuaciones.4%. la Contraloría Delegada para el Sector Agropecuario participa con el 16. Social 273 D-H.6%. Minas y Energía con el 12. Comercio Exterior y Desarrollo Regional con el 26. Por Contralorías Delegadas este promedio fluctúa así: Infraestructura Física y Telecomunicaciones.8%. Para la ejecución del PGA de 2001.1%.3%. se han programado 269.14% de las actuaciones presupuestadas.2 Personal Operativo de Control.1%. en el número de entidades que le compete fiscalizar a cada una de las Contralorías Delegadas y al grado de dispersión de los procesos.

directa o reflejada en una permanente comunicación. parámetros y políticas de equidad y cobertura dentro de un proceso continuo. a fin de fomentar una cultura organizacional que apunte a la transparencia y hacer de nuestra entidad un organismo eficiente y eficaz con un control fiscal efectivo.G. que se le actualice permanentemente. • Capacitación y entrenamiento para que el recurso humano posea una formación básica y oportuna para desarrollar destrezas y habilidades. de todos los funcionarios indirectamente y en las el Dependencias desarrollo del Involucradas PGA.5. a lograr un cambio cultural en la entidad.R. y al uso de la tecnología.G. y coordinación. de tal forma que contribuya a lograr de manera eficiente. eficaz y económica los Objetivos de la Entidad. como una de las técnicas más modernas de Auditoría.R y especialmente entre las Contralorías Delegadas y las Gerencias Departamentales. El entrenamiento planificado debe responder a criterios. • Fortalecer los Canales de comunicación en la C.R empleará las facultades y medios disponibles para informar 18 .G. • La C. con un eficiente y oportuno apoyo de las Contralorías Delegadas con las Gerencias Departamentales. • ESTRATEGIAS DE ACCIÓN Consolidar el ejercicio del Control Fiscal mediante la aplicación de la Auditoría Gubernamental con enfoque Integral. enfocado en gran medida. • El Programa de Cambio y Fortalecimiento Institucional y Modernización tecnológica de la C. requiere de un cambio de "Actitud y Mentalidad”.

R con las Contralorías Delegadas y las Gerencias Departamentales en cuanto a los recursos financieros y más exactamente en lo relacionado con el nuevo concepto y reglamento de viáticos y pasajes. a brindar un espacio físico adecuado a las comisiones de auditores y a suministrarles. software. el adecuado y oportuno suministro de elementos mínimos de trabajo (computadores.al Congreso.G. 19 .G. • Para una normal ejecución del PGA.) necesarios para la ejecución del PGA. etc.R debe buscar y comprometer a los sujetos de control Fiscal. • Apoyar técnicamente al Congreso de la República para el ejercicio del Control político y el desarrollo de su función legislativa. será disminuido en la cantidad en que su presencia no sea imprescindible. la información y colaboración necesaria para un trabajo oportuno y eficiente. cintas para impresoras. • La C. es indispensable el compromiso de la Administración de la C. disquetes. Más aun cuando el tiempo de los auditores en las entidades. REQUERIMIENTOS • Es indispensable garantizar a las Contralorías Delegadas y Gerencias Departamentales. 6. con el fin de que permitan los desplazamientos oportunos para una adecuada ejecución de las Auditorías y así obtener Informes con Calidad total. al Gobierno y a la ciudadanía sobre los resultados de la Gestión Fiscalizadora.

planeación. El seguimiento lo realizará cada Contraloría Delegada a través de un Observatorio Permanente. La Oficina de Planeación prestara asesoría a las Contralorías Delegadas para este fin. El comité técnico Departamental dentro de sus actividades principales monitorea el desarrollo del proceso auditor en la gerencia departamental en todas las fases del mismo. con el propósito de coadyuvar al logro de los resultados esperados y retroalimentar a las Contralorías Delegadas con información oportuna que les permita en tiempo real los ajustes necesarios a que halla lugar. Ejecución. se realizara con base en información reportada en el Informe Periódico Unico -IPU. y conceptúa sobre la calidad y relevancia de los hallazgos. y con el SISCO se establece y monitorea la relación costo beneficio de la actividad de auditoría. determinando el cumplimiento de los propósitos establecidos en los encargos de auditoría frente a los memorandos de planeación de las auditorías. mediante los tableros de indicadores. se hará el seguimiento a los estados de avance de las auditorías y al desarrollo de los objetivos propuestos en el memorando de planeación.7. y mediante la revisión selectiva o total de las actas de las mesas de trabajo. SEGUINIENTO Y MONITOREO El seguimiento y monitoreo al desarrollo del PGA año 2. Informe y Seguimiento. La Oficina de planeación a través del SIGA evalúa el cumplimiento de los planes y metas.001. sometidos a su juicio. 20 .