You are on page 1of 16

Gesto de Stocks

(Rute Miranda)

Servios Farmacuticos Asseguram: Teraputica medicamentosa Qualidade, eficcia e segurana dos medicamentos Integram as equipas de cuidados de sade Promovem aces de investigao cientfica e de ensino

Surgiu, > preocupao pelos aspectos econmicos e a sua repercusso na gesto assistencial do hospital. Farmcia Hospitalar

Gesto recursos econmicos => Gerir medicamentos/DM (elevado peso na gesto do hospital)

Gesto recursos humanos => Pessoas: Comunicao Sentido urgncia Melhoria e qualidade dos servios prestados

A gesto de medicamentos, dispositivos mdicos, reagentes, etc. engloba: Seleco Aquisio Armazenamento Distribuio

Muito stock d origem a perdas e desperdcio, no originando lucro, pois o produto fica na prateleira. Pouco stock d origem a insatisfao dos clientes e frustrao dos funcionrios.

Adequada seleco dos produtos

Existncia de um formulrio que evite as duplicaes e a existncia de produtos desnecessrios (FHNM).

Estabelecimento de polticas institucionais.

Existncia de negociaes com os fornecedores no que diz respeito ao preo, prazos de entrega e prazos de pagamento.

Estabelecimento de um sistema de aquisies gil e eficaz.

Objectivo: Minimizar os custos de armazenamento Evitar a deteriorao dos materiais ou produtos Facilitar a correcta identificao de cada produto Promover o oportuno e correcto fornecimento dos produtos requisitados

Gesto fsica dos stocks: Facilita a recepo, conferncia, arrumao e expedio dos bens Disposio das quantidades armazenadas no mnimo espao, devidamente referenciado, com fcil acesso e permitindo, economicamente, as convenientes movimentaes Proteger os bens da deteriorao

Refere-se localizao e layout das zonas de armazenamento, aos mtodos de armazenagem. Tem em conta critrios de eficincia na movimentao dos stocks e de utilizao dos recursos humanos e de eficcia nas aces de distribuio.

Gesto administrativa dos stocks: Regras e suportes documentais para o controlo administrativo e contabilstico dos stocks Sistemas de informao so essenciais para monitorizao dos nveis de stocks existentes

Nvel de stock informacional deve ser actualizado aps cada movimento de stock fsico (entrada - abastecimento/sada-consumo) Registo informtico de entrada deve coincidir com a recepo da encomenda Registo informtico de sada deve coincidir com o consumo Consumo dos medicamentos - administrao ao utente - sada do armazm farmacutico

Objectivo da gesto administrativa: - Correcto e oportuno registo de qualquer movimentao de materiais nos armazns - Controlo das quantidades existentes, em cada momento, dos produtos em armazm - Conhecimento das quantidades de materiais ainda em armazm, mas j comprometidas - Previses de entradas de novos produtos (data e quantidade) - Analisar os desvios entre as quantidades efectivamente existentes e as que deveriam existir Gesto econmica dos stocks: Conjunto de operaes que permite, aps conhecer a evoluo dos stocks, formular previses da evoluo destes e tomar decises de quanto e quando encomendar com a finalidade de conseguir a melhor qualidade de servio ao mnimo custo.

O stock o maior investimento que uma farmcia tem e por isso necessita de ser gerido de forma consistente.

So vrias as razes para gerir os stocks, incluindo: - A necessidade de manter os custos num valor mnimo - Ter o suficiente para satisfazer os clientes

A necessidade de constituir um stock surge quando: Abastecimento e o consumo tm um comportamento distinto ao longo do tempo So consumidos recursos praticamente de forma contnua mas o seu abastecimento feito de forma descontnua Acumulao de recursos num dado perodo

Permitem que o consumo de recursos - processo de prestao de cuidados seja independente do abastecimento Ir ao encontro das variaes de procura (flutuaes imprevistas) Ir ao encontro das variaes do lado da oferta (situaes de incerteza no abastecimento por parte dos fornecedores externos ou internos -

farmcia/aprovisionamento) Obter descontos de quantidade (usufruir de descontos no preo unitrio do produto pela aquisio de uma quantidade mais elevada, ou mesmo por reduo nos custos de transporte caso a encomenda seja de maior dimenso) Caractersticas dos produtos Variedade

Com comportamentos de consumo distintas

Perfil do consumo

Depende do tipo de patologias e da sua evoluo de tratamento

Criticidade Valor Prazos de validade Ciclo de vida

Desenvolvimento tecnolgico, novas patologias...

A minimizao de custos tem de estar em equilbrio com a maximizao do servio utente = Gesto econmica Tomada de deciso sobre quanto e quando encomendar com base na previso dos consumos. Obtm-se atravs da informao histrica. Previso baseada em mtodos analticos complementada com conhecimento e experincia do gestor do stock. Baseia-se: Nas previses de consumo Nos prazos de aprovisionamento Nas variaes de preos por nveis de encomenda

Nos custos de efectivao das encomendas Nos custos de transporte Nos custos de armazenagem, funo do espao ocupado e do perodo de estacionamento Custos provocados por rupturas de stock

Efectua-se: Determinando o lote econmico de compra Calculando o ponto de encomenda Definindo um stock de segurana

Para determinar o lote econmico de compra: Calcular a quantidade a adquirir por encomenda, que minimiza o custo total de cada unidade armazenada, com base essencialmente em: Preo de venda pelo fornecedor Custo de transporte Custo de efectivao da encomenda Custo de posse dos stocks

O preo de compra tende a diminuir quando o montante da encomenda aumenta, assim como o custo unitrio de transporte decresce significativamente com o aumento das quantidades transportadas.

O custo de efectivao da encomenda praticamente constante e, por consequncia, a sua incidncia por unidade encomendada decresce fortemente quando as quantidades aumentam. O custo de posse de cada unidade armazenada aumenta de forma proporcional ao prazo de armazenagem.

Taxa de rotao

Taxa de rotao = Valor das sadas ano / Valor mdio do stock

Taxa de rotao expressa o numero de vezes que o stock se renovou por ano

Ponto de encomenda

O momento de desencadear uma nova encomenda indirectamente determinado atravs de outra varivel, stock mnimo, que deve desencadear as operaes de aquisio. Stock mnimo

Sm = S + Sd <=> Sm = S + Cm.d

Sm - quantidade correspondente ao stock mnimo S - stock de segurana Cm - quantidade a consumir d - prazo de aprovisionamento (tempo que decorre desde que se emite o pedido de reaprovisionamento e a chegada do produto) Sd - quantidade correspondente ao stock do prazo de aprovisionamento Stock - o conjunto de unidades de cada artigo, que constitu determinada reserva aguardando satisfazer uma futura necessidade de consumo Stock de segurana - Parte do stock que se destina a prevenir rupturas Stock de alerta - o nvel de stock a partir do qual se deve fazer a encomenda

Stock de alerta > Stock de segurana Factores que condicionam a composio e o volume de stocks Actividade - Volume de sadas/necessidades de consumo - Rotao do stock - Caractersticas do produto - Caractersticas econmicas do produto: Sazonalidade Moda Obsolescncia Gesto de stocks Conjunto de procedimentos que garantem o bom uso e dispensa dos medicamentos em perfeitas condies.

Efectuada informaticamente: Actualizao automtica de stocks Modelo manual em suporte de papel Fichas do movimento dos medicamentos (entradas e sadas) Controlo das existncias dos medicamentos

Estrutura Meios disponveis para a gesto de stocks: computadores ou manual Factores ligados ao funcionamento da empresa: Poltica de stocks Poltica de aprovisionamento

1 questo Os artigos activos ou que esto sob gesto e a ser utilizados, so todos necessrios ou se no haver redundncias, frmacos que possam ser dispensveis?

2 questo Que modelo ou modelos se devem empregar na gesto desses mesmos stocks?

3 questo Como se conciliam PV com os modelos empregues? Que meio se emprega para escoamento dos produtos a partir do stock constitudo: FIFO ou FEFO?

Armazenamento geral Permitir rotaes de stock - FIFO Lgica de arrumao: Produtos menos rotativos e menos usados em locais mais recnditos vs mais rotativos e mais usados em locais mais acessveis e mais prximos das zonas de aviamente e/ou entrada/sada do armazm Excepto nos casos em que o PV o determine (FEFO) Parmetros de temperatura e humidade Sistema armazenagem - envolve tratamento mltiplas frentes Pessoas, processos, infra-estruturas, planeamento, capacidade de gesto Armazm pode ser encarado como um sistema de mltiplas clulas, alvolos, cada um com identificao nica

Layout do armazm Maneira como os produtos nele se arrumam Actividades de arrumao devem ser pensadas de modo a facilitar a eficincia e a eficcia do sistema de abastecimento Tempos e formas de enchimento (recepo colocao em local apropriado) dos armazns devem: envolver poucos recursos (baixos custos), sem fazerem perigar os tempos de resposta e a qualidade do servio

Rotulagem correcta (prateleiras/gavetas) Arrumao de acordo com classificao do FHNM/ordem alfabtica Prazos de validade devem ser verificados e controlados

Armazenamento especial Locais individualizados do restante armazm para: Inflamveis Gases medicinais Estupefacientes (fechadura de segurana) Citotxicos (estojo de emergncia local visvel) Medicamentos e reagentes que necessitam refrigerao Ensaios clnicos

Indicadores de aprovisionamento dos SF ndice de rotao de stock - taxa de rotao ndice de eficcia - relao entre as sadas e entradas ndice de stocks/consumos - previso mensal do stock em relao ao consumo ndice de crescimento ndice de cobertura - tempo que nos cobre o stock disponvel ndice de aprovisionamento - se as compras repercutem no aumento de stock

Anlise ABC A elevada variedade de artigos e do numero de unidades de cada artigo, obriga-nos a uma gesto mais cuidadosa daqueles que representam um maior investimento financeiro.

Classe A - contm a maior soma de investimento (80%), embora o menor numero de artigos, tem um controlo mais apertado Classe B - grupo intermdio, h que vigiar os artigos fronteira com classe A Classe C - tem muitos artigos com baixo valor financeiro

Numero de artigos: Classe A < Classe B < Classe C

Valor financeiro: Classe A > Classe B > Classe C

Mtodos de previso de consumos Os mtodos mais vulgarizados so: Mdias aritmticas Mnimos quadrados Mdias mveis

Existem diferenas significativas entre as quantidades existentes efectivamente e os saldos apresentados nas fichas de produto ou no sistema informtico. considervel a quantidade de produtos que se deteriora ou que se tornam obsoletos por terem estado demasiado tempo em armazm e/ou terem sido mal arrumados.

H um numero elevado de rupturas de stock. Os fornecedores no aceitam as reclamaes por estas terem sido feitas tardiamente. difcil e demorada a arrumao, bem como o fornecimento, por no estarem bem estabelecidos os critrios de arrumao. H produtos com o PV expirado que se encontram arrumados para serem fornecidos.

Cadeia controlada

Distribuio de frio positivo e negativo

Distribuio - Armazenamento Recepo Movimentao/manuseamento Expedio

- Transporte Com temperatura controlada ou no

- Devoluo

Recepo Verificao dos indicadores de temperatura do transporte (quando existente) e registo de disfunes no documento de transporte Arquivo da informao controlo do transporte Colocao imediata em zona de frio compatvel para conferncia prioritria Armazenamento em zona de acordo com especificao do detentor de AIM (0C, 2-8C, etc.) Equipamento de armazenagem Cmaras de frio (positivo ou negativo) Ensaios de homogeneidade das cmaras Calibrao das sondas (registo e de funcionamento do sistema) Posio das sondas Critrio de aceitao Periodicidade da calibrao Arquivo da informao de temperatura e humidade relativa Sistema de gesto do risco (avaria, falhas elctricas, etc.) Sistemas de alarme (sonoro/visual) e alarme adequado para perodos no laborais (cascata de telemveis, etc.) Planos de contingncia e de manuteno (limpeza, etc.)

Expedio Depende das condies de transporte Validao das condies de armazenagem Alerta para o transportador e destinatrio da presena de um produto de frio (alerta dos documentos de transporte e descritivos da mercadoria) Colocao de registadores de temperatura ou dispositivos capazes de verificar a no-observncia das condies

Caixas Esferovite (poliestireno) Termoacumulador (no txico, reutilizvel, etc.) - Determinar claramente o tempo mnimo de congelao do termoacumulador

Transporte Viaturas sem controlo de temperatura e com controlo Devolues Os produtos que tenham deixado de ser controlados pelo grossista apenas podero regressar s existncias comercializveis se cumulativamente se verificarem as seguintes condies. Se estiverem nos contentores originais e estes no tiverem sido abertos e se encontrarem em boas condies. Prestar especial ateno aos produtos que requeiram condies especiais de armazenamento.

Distribuio de psicotrpicos e estupefacientes

Objectivos do controlo da distribuio Reduzir o consumo das substncias no mercado lcito - Efectuar os registos previstos para transaces - Fazer acompanhar os movimentos dos produtos com a documentao que comprova ser mercado lcito Prevenir desvio para mercado ilcito Assegurar o abastecimento do mercado nacional (pelo controlo dos certificados de importao e de exportao)

Armazenamento Segurana

Expedio Sinalizao das caixas contraproducente Verificar eventuais indicaes especficas por tipo de produto/tabela Exportao/Importao Os documentos devem acompanhar a movimentao da mercadoria. concedido um certificado para cada operao de exportao. O certificado pode ser utilizado para quantidades inferiores s autorizadas pelo certificado.

Regra base: Um medicamento desde que fabricado at ser entregue ao doente, s pode estar em espaos autorizados. Os medicamentos para exportao tm que estar em armazns licenciados, em que se aplique as BPDGM.

Medicamento fabricado com AIM em Portugal Certificado de AIM (cpia) Certificado analtico (fsico, qumico e acondicionamento) Libertao do lote (facultativo)

Contrafaco de medicamentos

Principal meio de distribuio: Internet

Porqu? Sistemas regulamentares fracos Legislao inadequada Falta de fiscalizao/inspeco generalizada Falta de cooperao entre autoridades competentes Acesso ao medicamento irregular ou inexistente Iliteracia e pobreza Corrupo

A procura Produtos baratos Aumento da cultura de autodiagnstico e automedicao Vergonha de adquirir certos produtos Internet (confortvel, forma privada/confidencial de compra) A oferta Actividade de elevado lucro e baixo risco Sanes reduzidas e difceis de aplicar Contrafactores sabem que existe um vazio legal Oferta global Evaso aos sistemas de impostos Estruturas administrativas fracas A ameaa Elevado risco para a sade pblica Envolvimento do crime organizado A internet representa uma falha grave nos sistemas de vigilncia e monitorizao de forma global. quase impossvel de fiscalizar/regular, curas milagrosas, preos mais baixos e ignorncia/ingenuidade.

No so s os medicamentos venda na internet, os DM tambm (como preservativos).

Contrafaco de substncias activas!

Contrafaco Acto ou efeito de contrafazer, de reproduzir ou imitar fraudulentamente uma coisa, em prejuzo do autor ou do inventor. Simulao, fingimento. Falsificar Imitar ou adulterar ardilosamente.

Medicamento falsificado Qualquer medicamento com uma falsa apresentao: - Da sua identidade, incluindo embalagem, rotulagem, nome ou composio dos seus componentes, excipientes e dosagem; - Da sua origem, fabricante, pas de fabrico e de origem, titular da autorizao de introduo no mercado; - Da sua histria, registos e documentos relativos aos canais de distribuio utilizados.

O combate contrafaco s ser bem sucedido atravs do esforo coordenado e da colaborao efectiva dos responsveis do sector da sade, polcia e alfndega, bem como de profissionais de sade, fabricantes, distribuidores, importadores, imprensa, doentes/consumidores. Papel da comunicao Captar ateno e alertar Contagiar a opinio pblica Colocar o assunto na ordem do dia Evidenciar a importncia Evitar comportamentos de risco

Estratgias Na preveno, mitigao e controlo de danos Clareza na definio de objectivos, pblicos-alvo, mensagens a difundir

Pblico Aconselhamento Informao aos doentes Profissional de sade Informao dedicada Reforar vigilncia Estimular a notificao

O profissional de sade tem de: Estar atento aos sinais, conhecer os canais de comunicao e alerta, ter treino e formao contnua, cumprir as BP e apoiar a notificao. Deciso do INFARMED Apreenso (risco para a sade pblica) Devoluo ao remetente (M que no constituam um risco para a sade pblica) Colheita de amostras (produtos suspeitos de falsificao/desconhecidos)

Os contornos e as manifestaes da contrafaco varia em funo das diferentes realidades de cada pas ou regio.

Futuro A contrafaco vai aumentar A crise econmica mundial vai potenciar o fabrico de medicamentos contrafeitos A internet ser cada vez mais um facilitador de compra A populao europeia cada vez mais envelhecida