ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LẠNG SƠN SỞ TƯ PHÁP

SỔ TAY CHẤT LƯỢNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TCVN ISO 9001: 2008 Mã số Lần ban hành Ngày ban hành STCL 02 22/3/2012

Trách nhiệm Chức vụ

Soạn thảo Thư ký

Xem xét QMR

Phê duyệt Giám đốc

Chữ ký

Họ và tên

Hoàng Xuân Đồng

Nguyễn Thanh Sơn

Lương Văn Kích

Mã số: SỞ TƯ PHÁP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Lần ban hành Trang

STCL 02 2/24

MỤC LỤC SỬA ĐỔI TÀI LIỆU 1. GIỚI THIỆU CHUNG 1.1. Khái quát về hệ thống, 1.2. Sơ đồ tổ chức, 1.3. Chức năng nhiệm vụ. 2. 3. 4. 5. PHẠM VI ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG NGOẠI LỆ ÁP DỤNG VÀ LÝ GIẢI MÔ TẢ SỰ TƯƠNG TÁC GIỮA CÁC QUÁ TRÌNH DANH MỤC TÀI LIỆU TRONG HTQLCL TƯƠNG ỨNG VỚI

TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001: 2008 6. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT

LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001: 2008

Mã số: SỞ TƯ PHÁP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Lần ban hành Trang STCL 02 3/24 Ngày THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Tóm tắt nội dung sửa Lần sửa Mục sửa đổi đổi đổi Phê duyệt .

chính sách và mục tiêu chất lượng. để Lãnh đạo Sở và công chức chủ chốt của Sở làm cơ sở điều hành hệ thống quản lý chất lượng của mình. 1. chức năng nhiệm vụ của Sở Tư pháp tỉnh Lạng Sơn (sau đây trong hệ thống quản lý chất lượng này viết tắt là Sở).2.3: Chức năng nhiệm vụ: Xem Quyết định số: 1680/QĐ-UBND ngày 04 tháng 09 năm 2009 của UBND tỉnh Lạng Sơn về quy định chức năng. nhiệm vụ. giáo dục pháp luật Phòng Hành chính tư pháp Phòng Bổ trợ tư pháp Trung tâm trợ giúp pháp lý nhà nước Phòng công chứng số 1 Trung tâm dịch vụ bán đấu giá tài sản 1.Mã số: SỞ TƯ PHÁP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Lần ban hành Trang STCL 02 4/24 PHẦN 1: GIỚI THIỆU CHUNG 1.1 Khái quát về hệ thống Sổ tay này là tài liệu tổng quát. thủ tục đã ban hành. các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng.. Sơ đồ tổ chức Giám đốc Sở Các phó giám đốc Sở Văn phòng Thanh tra Phòng Văn bản pháp quy Phòng Kiểm tra và theo dõi thi hành văn bản quy phạm pháp luật Phòng Phổ biến. quyền hạn và tổ chức Sở Tư pháp tỉnh Lạng Sơn. danh mục các quy trình. .. xác định phạm vi áp dụng. giới thiệu hoạt động và cơ cấu tổ chức.

Ủy ban nhân dân . hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật .Xét nâng bậc lượng .Thi đua khen thưởng .Tổ chức các cuộc họp .Xây dựng văn bản của Sở Tư pháp .Đưa thông tin lên trang điện tử của Sở Tư pháp Trong Hệ thống quản lý chất lượng còn có các quy trình hướng dẫn thực hiện 06 yêu cầu bắt buộc của TCVN ISO 9001:2008: .Kiểm soát sản phẩm không phù hợp.Thẩm định dự thảo văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân. .Rà soát.Kiểm soát hồ sơ (theo các vụ.Quản lý trang thiết bị phục vụ công tác . .Kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật do UBND tỉnh ban hành . việc ứng với các quy trình tác nghiệp).Mã số: SỞ TƯ PHÁP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Lần ban hành Trang STCL 02 5/24 PHẦN 2: PHẠM VI ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001: 2008 của Sở Tư pháp tỉnh Lạng Sơn áp dụng đối với toàn bộ thủ tục hành chính thuộc các lĩnh vực cụ thể như sau: Lĩnh vực Quốc tịch Lĩnh vực Hành chính Tư pháp Lĩnh vực lý lịch tư pháp Lĩnh vực Bổ trợ tư pháp Lĩnh vực Trợ giúp pháp lý Lĩnh vực Đấu giá tài sản Lĩnh vực công chứng Căn cứ vào mức độ phức tạp của các thủ tục và mức độ chi tiết các thủ tục này có thể được cụ thể hóa thành quy trình.Giải quyết đơn thư khiếu nại – tố cáo .Kiểm soát tài liệu (các Văn bản của Hệ thống quản lý chất lượng và các Văn bản Quy phạm pháp luật). .Kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền . đối với các thủ tục không được cụ thể hóa thành quy trình các đơn vị có liên quan thực hiện theo các thủ tục tương ứng được ban hành kèm theo Quyết định số: 1814/QĐ-UBND ngày 23/9/2009 của UBND tỉnh về việc công bố bộ thủ tục hành chính thuộc phạm vi của Sở Tư pháp tỉnh Lạng Sơn Các hoạt động hỗ trợ cho công tác quản lý và điều hành nội bộ của Sở Tư pháp cụ thể như sau: .

. PHẦN 3: NGOẠI LỆ ÁP DỤNG VÀ LÝ GIẢI Hệ thống quản lý chất lượng của Sở Tư pháp tỉnh Lạng Sơn có một số điểm loại trừ thuộc phần 7 của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 không thể áp dụng được do đặc thù và sản phẩm Sở Tư pháp tỉnh Lạng Sơn cung cấp. Quy trình kiểm soát hồ sơ 4.Xem xét của Lãnh đạo. .1. Quy trình kiểm soát tài liệu 3.Hành động khắc phục/hành động phòng ngừa. Quy trình hành động phòng ngừa . Danh mục các quy trình được cụ thể hóa thành văn bản STT Tên quy trình hoặc thủ tục STCL ISO-TPLS-00-01 ISO-TPLS-00-02 ISO-TPLS-00-03 ISO-TPLS-00-04 ISO-TPLS-00-05 ISO-TPLS-00-06 ISO-TPLS-00-07 Mã số 1. Quy trình hành động khắc phục 7. Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp 5.Mã số: SỞ TƯ PHÁP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Lần ban hành Trang STCL 02 6/24 . Các ngoại lệ sẽ được liệt kê và lý giải cụ thể trong các phần tiếp theo của Sổ tay này.Đánh giá nội bộ. PHẦN 4: MÔ TẢ SỰ TƯƠNG TÁC GIỮA CÁC QUÁ TRÌNH (xem phụ lục 1 sổ tay này) PHẦN 5: DANH MỤC TÀI LIỆU TRONG HTQLCL TƯƠNG ỨNG VỚI TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001: 2008 5. có thể xem xét như một ngoại lệ. Quy trình đánh giá nội bộ 6. Chính sách. Mục tiêu và Sổ tay chất lượng 2. Các đơn vị và cá nhân khác trong Sở Tư pháp tỉnh Lạng Sơn có trách nhiệm thực hiện những phần việc có liên quan theo quy định trong các Quy trình đó. Quy trình xem xét của lãnh đạo 8.

Ủy ban nhân dân 16. tử. Quy trình ghi vào sổ hộ tịch các việc đã đăng ký 25. Quy trình đăng ký nhận cha. Quy trình đăng ký khai sinh. thay đổi việc giám hộ. Quy trình thẩm định dự thảo văn bản quy phạm ISO-TPLS-06-02 pháp luật của Hội đồng nhân dân. xác định lại ISO-TPLS-08-01 ISO-TPLS-08-02 ISO-TPLS-08-03 ISO-TPLS-08-04 ISO-TPLS-08-05 ISO-TPLS-08-06 ISO-TPLS-08-07 ISO-TPLS-08-08 . Quy trình đăng ký giám hộ. Quy trình quản lý trang thiết bị phục vụ công tác 12. Quy trình xét nâng bậc lượng 10. Quy trình tổ chức các cuộc họp 11. Quy trình đăng ký lại việc sinh. đăng ký khai tử 21. Rà soát. Quy trình giải quyết đơn thư khiếu nại – tố cáo 14. Quy trình thi đua khen thưởng 13. con 23. Quy trình đăng ký thay đổi cải chính. kết hôn 22. Quy trình cấp lại bản chính Giấy khai sinh 26. hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật ISO-TPLS-07-01 17. Quy trình xây dựng văn bản của Sở Tư pháp 15. 24. Kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật do UBND ISO-TPLS-07-02 tỉnh ban hành 18. Quy trình đăng ký kết hôn 20. Kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm ISO-TPLS-07-03 quyền 19. chấm dứt. mẹ.Mã số: SỞ TƯ PHÁP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Lần ban hành Trang STCL 02 7/24 STT Tên quy trình hoặc thủ tục Mã số ISO-TPLS-04-01 ISO-TPLS-04-02 ISO-TPLS-04-03 ISO-TPLS-04-04 ISO-TPLS-05-01 ISO-TPLS-06-01 9.

Quy trình cấp lại Giấy đăng ký hoạt động cho tổ chức hành nghề lụât sư khi thay đổi nội dung hoạt ISO-TPLS-10-04 động 39. Quy trình cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch. xác nhận các giấy tờ hộ tịch 28. xác định lại giới tính. Quy trình đăng ký nuôi con nuôi 30. điều chỉnh hộ tịch Mã số ISO-TPLS-08-09 ISO-TPLS-08-10 ISO-TPLS-08-11 ISO-TPLS-08-12 ISO-TPLS-08-13 ISO-TPLS-08-14 ISO-TPLS-08-15 ISO-TPLS-09-01 27. Quy trình xác nhận có quốc tịch Việt Nam. Quy trình cấp Giấy đăng ký hoạt động cho chi nhánh.Mã số: SỞ TƯ PHÁP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Lần ban hành Trang STCL 02 8/24 STT Tên quy trình hoặc tục dân tộc. Quy trình chuyển đổi Công ty luật trách nhiệm hữu ISO-TPLS-10-05 hạn 40. chi nhánh công ty ISO-TPLS-10-06 luật nước ngoài tại Việt Nam 41. Quy trình trở lại quốc tịch 32. Quy trình cấp lại Giấy đăng ký hoạt động của chi ISO-TPLS-10-07 nhánh. Quy trình nhập quốc tịch 31. Đưa thông tin lên trang điện tử của Sở Tư pháp 35. Quy trình cấp giấy đăng ký hoạt động hành nghề ISO-TPLS-10-01 luật sư 36. các nhận là người gốc Việt Nam 34. Quy trình cấp giấy đăng ký hoạt động cho chi nhánh tổ chức hành nghề luật sư và đăng ký hành ISO-TPLS-10-02 nghề luật sư với tư cách cá nhân 37. Quy trình thôi quốc tịch 33. công ty luật nước ngoài . Quy trình cấp phiếu lý lịch tư pháp 29. bổthủ sung hộ tịch. công ty luật nước ngoài. Quy trình thành lập Văn phòng giao dịch của tổ ISO-TPLS-10-03 chức hành nghề luật sư 38.

53. Quy trình chấm dứt hoạt động của Văn phòng công ISO-TPLS-10-16 chứng 51. Quy trình cấp giấy đăng ký hoạt động cho Văn ISO-TPLS-10-13 phòng công chứng 48. Quy trình thành lập Văn phòng công chứng Quy trình tạm đình chỉ hành nghề công chứng ISO-TPLS-10-14 ISO-TPLS-10-15 50. Quy trình cấp Giấy đăng ký hoạt động của Trung tâm. Quy trình chấm dứt hoạt động Chi nhánh của ISO-TPLS-10-21 Trung tâm trọng tài 56. Quy trình đăng ký hoạt động của chi nhánh Trung ISO-TPLS-10-20 tâm trọng tài 55. Chi ISO-TPLS-10-18 nhánh Trung tâm tư vấn pháp luật 52. Quy trình bãi nhiệm Ban chủ nhiệm. Tên quy trình hoặc thủ tục Quy trình thành lập Đoàn Luật sư Quy trình phê duyệt Điều lệ Đoàn luật sư Quy trình tổ chức Đại hội nhiệm kỳ Đoàn luật sư Quy trình phê chuẩn kết quả Đại hội Đoàn luật sư Mã số ISO-TPLS-10-08 ISO-TPLS-10-09 ISO-TPLS-10-10 ISO-TPLS-10-11 46. Quy trình đăng ký hoạt động của Trung tâm trọng ISO-TPLS-10-19 tài 54. chi nhánh Trung tâm và Cấp thẻ tư vấn pháp ISO-TPLS-10-17 luật Quy trình thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Trung tâm tư vấn pháp luật. 45. 43. 49.Mã số: SỞ TƯ PHÁP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Lần ban hành Trang STCL 02 9/24 STT 42. Chủ nhiệm ISO-TPLS-10-12 Đoàn luật sư 47. gia hạn. thay đổi nội dung giấy đăng ký hoạt động và chấm dứt hoạt động của ISO-TPLS-10-22 Trung tâm hỗ trợ kết hôn . 44. Quy trình Cấp.

6. 1814/QĐ-UBND ngày 23/9/2009 của UBND tỉnh về Công chứng Hợp đồng thuê Quyền sử dụng đất . 11.Mã số: SỞ TƯ PHÁP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Lần ban hành Trang STCL 02 10/24 5. Tên thủ tục Công chứng Hợp đồng thuê Tài sản gắn liền với đất. . Công chứng Hợp đồng tặng cho Quyền sử dụng đất 12. Danh mục các thủ tục được thực hiện tham chiếu theo Quyết định số: 1814/QĐ-UBND ngày 23/9/2009 của UBND tỉnh về việc công bố bộ thủ tục hành chính thuộc phạm vi của Sở Tư pháp tỉnh Lạng Sơn. Công chứng Hợp đồng tặng cho Quyền sử dụng đất và Tài sản gắn liền với đất. 8. 4. STT 1. Công chứng Hợp đồng tặng cho căn hộ nhà chung cư. 7. 9. việc công bố bộ thủ tục hành chính thuộc phạm vi của Công chứng Hợp đồng thuê căn hộ nhà chung cư. Công chứng Hợp đồng tặng cho Tài sản gắn liền với đất. 2. 3.2. Công chứng Hợp đồng mua bán tài sản gắn liền với đất. Công chứng Hợp đồng thế chấp Tài sản gắn liền với đất. 5. Tài liệu viên dẫn Các thủ tục tương ứng được ban hành kèm theo Công chứng Hợp đồng thuê Quyền sử dụng đất và TàiQuyết định số: sản gắn liền với đất. 10. Công chứng Hợp đồng mua bán căn hộ nhà chung cư. 13. Sở Tư pháp tỉnh Lạng Sơn Công chứng Hợp đồng thế chấp Quyền sử dụng đất Công chứng Hợp đồng thế chấp căn hộ nhà chung cư.

Công chứng Hợp đồng góp vốn bằng căn hộ nhà chung cư. 17. Công chứng Hợp đồng góp vốn bằng Quyền sử dụng đất và Tài sản gắn liền với đất. Công chứng Hợp đồng Chuyển nhượng Quyền sử dụng đất 20. 22. Công chứng Hợp đồng thế chấp Quyền sử dụng đất và Tài sản gắn liền với đất. 23. Công chứng Di chúc. 25. Công chứng Hợp đồng góp vốn bằng Quyền sử dụng đất 18. 21. 27. 19. Công chứng Hợp đồng Chuyển nhượng Quyền sử dụng đất và Tài sản gắn liền với đất. 15. 24.Mã số: SỞ TƯ PHÁP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Lần ban hành Trang STCL 02 11/24 STT Tên thủ tục Tài liệu viên dẫn 14. 26. Công chứng Hợp đồng góp vốn bằng tài sản gắn liền với đất. Công chứng văn bản từ chối nhận di sản thừa kế Công chứng văn bản phân chia di sản thừa kế Công chứng văn bản nhận di sản thừa kế Công chứng Văn bản cam kết tài sản riêng Công chứng Hợp đồng Ủy quyền Công chứng Hợp đồng Vay tiền 28. 16. Công chứng Hợp đồng thuê xe ô tô .

38. Công chứng Hợp đồng Góp vốn máy móc thiết bị sản xuất. 30. Công chứng Hợp đồng Thế chấp máy móc thiết bị sản xuất. Công chứng Hợp đồng Đặt cọc 41. 36. 34.Mã số: SỞ TƯ PHÁP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Lần ban hành Trang STCL 02 12/24 STT Tên thủ tục Tài liệu viên dẫn 29. Công chứng Việc hủy bỏ Hợp đồng giao dịch Công chứng Việc sửa đổi. Công chứng Hợp đồng thế chấp xe ô tô Công chứng Hợp đồng thế chấp Dây truyền sản xuất Công chứng Hợp đồng tặng cho xe ô tô Công chứng Hợp đồng Mua bán xe ô tô Công chứng Hợp đồng Góp vốn Xe ô tô 35. . bổ sung Hợp đồng giao dịch Giấy Ủy quyền. đơn vị có Quyết định thanh lý. Công chứng Hợp đồng Góp vốn Dây truyền sản xuất. Bán đấu giá tài sản là tài xản đảm bảo có quyết định xử lý để thu hồi nợ 42. 33. 39. 37. Bán đấu giá tài sản của cơ quan. 32. 31. 40.

47. bổ sung hợp đồng cộng tác giữa Giám đốc Trung tâm trợ giúp pháp lý với cộng tác viên trợ giúp pháp lý 50. Thay thế Trợ giúp viên/ Luật sư cộng tác viên tham gia tố tụng 54. Chấm dứt hợp đồng cộng tác giữa Giám đốc Trung tâm trợ giúp pháp lý với cộng tác viên trợ giúp pháp lý 49. 46. 45. phương tiện vi phạm hành chính có quyết định tịch thu sung quỹ nhà nước theo quy định của pháp luật. Tự chấm dứt tham gia trợ giúp pháp lý Thay đổi nội dung đăng ký tham gia trợ giúp pháp lý Thu hồi Thẻ cộng tác viên trợ giúp pháp lý Cấp lại Thẻ cộng tác viên trợ giúp pháp lý Tài liệu viên dẫn 44. Đề nghị tham gia làm cộng tác viên trợ giúp pháp lý Thay đổi người tham gia đại diện ngoài tố tụng 53. Tên thủ tục Bán đấu giá tài sản là tang vật. 52. 48. Từ chối hoặc không tiếp tục thực hiện vụ việc trợ giúp pháp lý 55.Mã số: SỞ TƯ PHÁP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Lần ban hành Trang STCL 02 13/24 STT 43. Ký hợp đồng cộng tác giữa Giám đốc Trung tâm trợ giúp pháp lý với cộng tác viên trợ giúp pháp lý 51. thay đổi người thực . Kiến nghị về việc giải quyết vụ việc trợ giúp pháp lý 56. Thay đổi. không thực hiện trợ giúp pháp lý. Khiếu nại về từ chối thụ lý vụ việc trợ giúp pháp lý.

2.1.1. Yêu cầu về hệ thống tài liệu 4. Chuyển vụ việc Trợ giúp pháp lý cho Trung tâm trợ giúp pháp lý khác 64. 58. Tên thủ tục Tài liệu viên dẫn Yêu cầu/ đề nghị trợ giúp pháp lý Thu hồi Giấy đăng ký tham gia trợ giúp pháp lý Cấp Giấy đăng ký tham gia trợ giúp pháp lý 60.Mã số: SỞ TƯ PHÁP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Lần ban hành Trang STCL 02 14/24 STT hiện trợ giúp pháp lý 57. 59. Thực hiện trợ giúp pháp lý bằng hình thức Hoà giải 63. Thực hiện trợ giúp pháp lý bằng hình thức tư vấn PHẦN 6: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001: 2008 Điều khoản ISO 4. Thực hiện trợ giúp pháp lý bằng hình thức tham gia tố tụng 61. Khái quát .2. Yêu cầu chung • Bảng mô tả hệ thống và mối tương tác của các quá trình thuộc hệ thống quản lý chất lượng (Phụ lục 1) • Tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng của Sở (Danh mục tài liệu nội hệ thống quản lý chất lượng) • Toàn bộ tài liệu thuộc Hệ Tài liệu viện dẫn 4. Thực hiện trợ giúp pháp lý bằng hình thức diện ngoài tố tụng 62. Hệ thống quản lý chất lượng 4.

4.3.2. b) Các thủ tục dạng văn bản được thiết lập cho hệ thống quản lý chất lượng). bao gồm cả các nội dung chi tiết và có sự lý giải về các ngoại lệ. 4.4. Trách nhiệm của Lãnh đạo . Sổ tay chất Sở lập và duy trì Sổ tay chất lượng này trong đó lượng bao gồm: a) Phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng. • Các hồ sơ phát sinh để cung cấp bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu và hoạt động tác nghiệp có hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng.2.2.2. Kiểm soát tài • Nhằm đảm bảo kiểm soát liệu đầy đủ hệ thống tài liệu bao gồm: Tài liệu nội bộ (do Sở ban hành) và Tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài (các văn bản quy phạm và các tài liệu không do Sở ban hành nhưng áp dụng cho các quá trình nghiệp vụ của Sở) • Tài liệu liên quan: Quy trình kiểm soát tài liệu (ISO-TPLS-00-01) 4. c) Sự tương tác giữa các quá trình trong hệ thống quản lý chất lượng. • Tài liệu liên quan: Quy trình kiểm soát hồ sơ (ISO-TPLS-00-02) 5. Kiểm soát hồ sơ • Nhằm đảm bảo kiểm soát đầy đủ các hồ sơ phát sinh để cung cấp bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu và hoạt động tác nghiệp có hiệu lực của HTQLCL.Mã số: SỞ TƯ PHÁP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Lần ban hành Trang STCL 02 15/24 Điều khoản ISO Tài liệu viện dẫn thống quản lý chất lượng của Sở bao gồm (Danh mục tài liệu hệ thống quản lý chất lượng).

d) Được truyền đạt và thấu hiểu trong Sở Tư pháp. 5. c) Cung cấp cơ sở cho việc thiết lập và xem xét các mục tiêu chất lượng.2. b) Bao gồm việc cam kết đáp ứng các yêu cầu và cải tiến thường xuyên hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng.Các phòng chuyên môn của Sở căn cứ theo mục tiêu chất lượng của Sở đảm bảo thiết lập mục tiêu cho đơn vị theo phụ lục 04 đảm bảo phù hợp với chính sách chất .Mục tiêu chất lượng của Sở được thiết lập đảm bảo đo lượng lường được và phù hợp với Chính sách chất lượng của Sở. • Xây dựng Mục tiêu chất lượng của Sở và các đơn vị.4. (Phụ lục 03).2.Mã số: SỞ TƯ PHÁP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Lần ban hành Trang STCL 02 16/24 Điều khoản ISO 5. 5. 5.Phụ lục 3.1 Xác định các yêu cầu liên quan đến sản phẩm. Hướng vào Lãnh đạo Sở đảm bảo các yêu cầu của khách hàng được khách hàng (Tổ xác định và đáp ứng nhằm nâng cao sự thỏa mãn của chức/công dân) khách hàng (Tổ chức/công dân) Xem phần 7. Hoạch định. Xem phần 8. nhiệm vụ) của Sở. Chính sách chất Lãnh đạo Sở ban hành Chính sách chất lượng lượng a) Phù hợp với mục đích (chức năng. • Xây dựng và phổ biến Chính sách chất lượng cho toàn thể cán bộ nhân viên (Phụ lục 2). • Đảm bảo cung cấp đầy đủ các nguồn lực. 5. e) Được Ban lãnh đạo Sở xem xét để luôn thích hợp.2. Xem phụ lục 2. Cam kết của Lãnh đạo Tài liệu viện dẫn Lãnh đạo Sở cam kết về việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng và cải tiến thường xuyên hiệu lực của hệ thống như: • Truyền đạt cho mọi người về tầm quan trọng của việc đáp ứng yêu cầu khách hàng (tổ chức/công dân) cũng như yêu cầu của pháp luật. Mục tiêu chất . • Định kỳ tiến hành cuộc họp xem xét của Lãnh đạo. 4. .1.3. phòng ban (dưới đây gọi tắt là các đơn vị) .4.1 Đo lường sự thỏa mãn của khách hàng.1.

nhiệm vụ.Mã số: SỞ TƯ PHÁP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Lần ban hành Trang STCL 02 17/24 Điều khoản ISO Tài liệu viện dẫn lượng và mục tiêu chất lượng của Sở. • Môi trường làm việc . Hoạch định hệ .4.2) . Đại diện của Lãnh đạo 5.2. Xem xét của Lãnh đạo • Lãnh đạo Sở quan cam kết định kỳ 1 lần/năm tổ chức họp xem xét hệ thống quản lý chất lượng để đảm bảo hệ thống luôn thích hợp. thỏa đáng có hiệu lực và qua đó đánh giá được các cơ hội cải tiến và nhu cầu thay đổi đối với hệ thống quản lý chất lượng (bao gồm cả thay đổi về Chính sách và Mục tiêu chất lượng). .5. thực hiện. Quản lý nguồn lực 6. Trách nhiệm và quyền hạn . 5. Cung cấp nguồn Lãnh đạo Sở đảm bảo đáp ứng ngày một tốt hơn yêu cầu lực của tổ chức/cá nhân thông qua việc cung cấp các nguồn lực cần thiết để xây dựng.6.Xem quyết định số: 1680/2009/QĐ-UBND ngày 04 tháng 09 năm 2009 của UBND tỉnh Lạng Sơn về quy định chức năng.5.1. Khi hệ thống tài liệu có thay đổi thì vẫn luôn đảm bảo tính nhất quán như đã hoạch định. duy trì và thường xuyên cải tiến HTQLCL như: • Nguồn nhân lực.Bảng mô tả hệ thống và mối tương tác của các quá thống quản lý chất trình thuộc hệ thống quản lý chất lượng (Phụ lục 1) lượng . Trao đổi thông Sở cam kết thực hiện và duy trì các cuộc họp nội bộ hoặc tin nội bộ phương tiện điện tử để trao đổi thông tin nội bộ của các ban và các thông tin về hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng.Hệ thống tài liệu nội bộ của Sở (Danh mục tài liệu hệ thống quản lý chất lượng). quyền hạn và trao đổi thông tin.Đại diện lãnh đạo về chất lượng (QMR) xây dựng kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng theo phụ lục 05 phân phối đến đơn vị có liên quan.2.5. • Cơ sở vật chất. • Tài liệu liên quan: Quy trình họp xem xét của Lãnh đạo.Sơ đồ tổ chức của Sở (xem mục 1. quyền hạn và tổ chức Sở Tư pháp tỉnh Lạng Sơn Quyết định phân công nhiệm vụ cho Đại diện chất lượng (Quyết định thành lập Ban chỉ đạo ISO) 5. 5. 6. 5. 5.3.1. Trách nhiệm.5.

3.Mã số: SỞ TƯ PHÁP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Lần ban hành Trang STCL 02 18/24 Điều khoản ISO 6. Năng lực nhận Công tác đào tạo hàng năm của Sở được thực hiện theo kế thức và đào tạo hoạch đào tạo của Sở Nội vụ và UBND cấp tỉnh. Xác định các Sở xác định: yêu cầu liên quan • Yêu cầu hồ sơ đầu vào khách hàng nộp (bao gồm đến sản phẩm cả hoạt động trả kết quả và sau khi trả kết quả) • Yêu cầu không được khách hàng công bố nhưng cần thiết cho việc sử dụng cụ thể hoặc sử dụng dự kiến khi đã biết.1.2. Cơ sở hạ tầng Sở đảm bảo cung cấp và duy trì cơ sở vật chất cần thiết để đạt được sự phù hợp với các yêu cầu về dịch vụ hành chính. • Trang thiết bị (phần cứng và phần mềm).2. Hoạch định việc • Sở triển khai các quá trình cần thiết đối với việc cung cấp dịch vụ thực hiện các công việc và các quá trình đảm bảo có sự (tạo sản phẩm) nhất quán. 6.3 Quy trình kiểm soát tài liệu) • Tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng của Sở (Danh mục tài liệu tài liệu hệ thống quản lý chất lượng) 7. Nguồn nhân lực Tài liệu viện dẫn Lãnh đạo Sở đảm bảo những người thực hiện các công việc ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm phải có năng lực trên cơ sở được giáo dục. người dân 7. • Bảng mô tả hệ thống và mối tương tác của các quá trình thuộc hệ thống quản lý chất lượng (Phụ lục 01) • Các văn bản pháp quy có liên quan đến hoạt động của Sở (Xem mục 5. Cung cấp dịch vụ (tạo sản phẩm) 7. Các quá trình liên quan đến Tổ chức. • Mọi yêu cầu khác do Sở xác định Tài liệu liên quan: Các hướng dẫn thủ tục của các phòng ban chuyên môn và văn bản pháp quy liên quan. Môi trường làm • Xác định và quản lý môi trường làm việc cần thiết để việc đạt được sự phù hợp với yêu cầu của sản phẩm. 7.4. . 6. • Yêu cầu về chế định và pháp luật liên quan đến sản phẩm/dịch vụ. 6. • Dịch vụ hỗ trợ (vận chuyển và trao đổi thông tin).2. không gian làm việc và các phương tiện kèm theo.1. Cơ sở vật chất bao gồm: • Nhà cửa. đào tạo và có kỹ năng kinh nghiệm thích hợp.2.2. Khi cần thiết Sở sẽ tiến hành đào tạo theo yêu cầu công việc.

chọn lựa nguồn cung cấp hàng hóa và dịch vụ quan trọng từ bên ngoài và chỉ chấp nhận các hàng hóa.3. • Sở tìm hiểu. • Sở có khả năng đáp ứng các yêu cầu đã định. dịch vụ mua vào được lưu giữ hồ sơ.Mã số: SỞ TƯ PHÁP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Lần ban hành Trang STCL 02 19/24 Điều khoản ISO Tài liệu viện dẫn 7. xác nhận là đạt yêu cầu. Thiết kế và phát triển Phần lớn các Cơ quan hành chính nhà nước tiến hành các công việc phải theo chức năng. những phần đóng góp theo chức năng của các cơ quan liên quan. • Các kết quả theo dõi. Hàng hóa hay dịch vụ quan trọng nào phát hiện có sai lỗi phải xử lý theo các hình thức thích hợp. những đóng góp của các Chuyên gia bên ngoài để giải quyết công việc của 7. • Phản hồi của khách hàng (kể cả các khiếu nại) Tài liệu liên quan: Các hướng dẫn thủ tục của các đơn vị chuyên môn và các văn bản pháp quy liên quan. • Xử lý các yêu cầu của khách hàng khi có thay đổi. nhiệm vụ do cấp trên giao và các công việc đó phải theo quy định trong hệ thống các văn bản pháp quy.3. đảm bảo hàng hóa và dịch vụ quan trọng mua ngoài phù hợp với yêu cầu đề ra. Tài liệu liên quan: Các hướng dẫn thủ tục của các phòng chuyên môn và các văn bản pháp quy liên quan. giải quyết. Sở mua hàng theo đúng quy định của pháp luật • Sở đảm bảo kiểm soát việc mua hàng và dịch vụ quan trọng bên ngoài phục vụ cho giải quyết công việc của mình. 7. • Yêu cầu khác với quy định hoặc văn bản pháp quy phải được xử lý. Lưu ý: Những chỉ dẫn của cấp trên. thẩm định hồ sơ và trả kết quả cho khách hàng và đảm bảo rằng: • Yêu cầu về sản phẩm được định rõ. 7.2.2.4. Hồ sơ của việc xem xét phải được lưu giữ. nên không thực hiện việc thiết kế triển khai công việc mới. Xem xét các Sở xem xét đầy đủ các yêu cầu liên quan đến hồ sơ đầu yêu cầu liên quan vào để đảm bảo hồ sơ phù hợp trước khi cam kết về việc đến sản phẩm xử lý. dịch vụ đó sau khi đã kiểm tra. đánh giá nguồn cung cấp và hàng hóa. Mua hàng . Trao đổi thông Sở đảm bảo sắp xếp có hiệu quả việc trao đổi thông tin tin với khách hàng của khách hàng liên quan đến: • Thông tin về sản phẩm.2.

Sở đảm bảo các yêu cầu sau: • Khi cần thiết.1.5. yêu cầu của công việc. xác định nguồn gốc của văn bản/ hồ sơ được thực thực hiện thông qua việc lưu trữ đầy đủ các hồ sơ công việc.Có sẵn những thông tin về đặc điểm. . Xác nhận giá trị sử dụng của các quá trình cung cấp dịch vụ 7. Cung cấp dịch vụ 7.3. .5. đánh giá. lưu giữ.5. • Các Sổ theo dõi trong quá trình xử lý công việc.Có sẵn những Quy trình.Thực hiện việc chuyển giao kết quả công việc cho khách hàng và việc tiếp tục xem xét. • Nội dung nhận biết là trạng thái của quá trình xử lý văn bản (như ký tắt. .Mã số: SỞ TƯ PHÁP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Lần ban hành Trang STCL 02 20/24 Điều khoản ISO Tài liệu viện dẫn Sở cũng được coi như là dịch vụ bên ngoài phải được kiểm soát. phương tiện kỹ thuật. Tài sản của khách hàng .Việc sử dụng và bảo dưỡng các thiết bị. các đơn vị phải nhận biết. Hướng dẫn công việc ứng với các quá trình và ở nơi cần thiết. tiến hành thực hiện và trình thực hiện và cung cấp dịch vụ công trong điều kiện được kiểm soát trên cung cấp dịch vụ cở sở: công . bảo quản. • Trong quá trình tiếp nhận và xử lý các văn bản/hồ sơ của các tổ chức/công dân.4.v.) tương ứng với các yêu cầu theo dõi và đo lường. kiểm tra. có thể nhận biết văn bản/hồ sơ trong suốt quá trình thực hiện.5.2. Kiểm soát quá • Sở đảm bảo lập kế hoạch. • Khi có yêu cầu. giải quyết các vấn đề phát sinh sau đó (nếu có). .Việc thực hiện các hoạt động theo dõi. bảo mật các thông tin trong 7. v. 7. • Tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng của Sở (Danh mục tài liệu hệ thống quản lý chất lượng) 7. • Tài liệu liên quan: Tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng của Sở (Danh mục tài hệ thống quản lý chất lượng).5. Nhận biết và xác định nguồn gốc Quá trình thực hiện và giải quyết công việc của Sở đều cho ra những kết quả cụ thể. Sở đảm bảo. vì vậy điều khoản này là một điểm loại trừ trong HTQLCL của Sở.

• Tài liệu liên quan: Tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng của Sở (Danh mục tài liệu hệ thống quản lý chất lượng) 7. • Thực hiện việc hiệu chuẩn. lập và lưu hồ sơ về các trường hợp xảy ra.6. Theo dõi và đo lường . Khái quát Sở đảm bảo hoạch định và triển khai các quá trình theo dõi. • Được bảo quản không để xảy ra hư hỏng hoặc giảm giá trị (ảnh hưởng tới độ chính xác của các kết quả đo). văn bản. điều phải được sắp xếp. 8. phân tích và cải tiến 8. • Phần mềm được sử dụng để đo lường và theo dõi các yêu cầu nhất định phải được phê duyệt trước khi cho áp dụng. Bảo toàn sản Hồ sơ phải được bảo quản ngay từ khi được tiếp phẩm nhận. v.5. phân tích và cải tiến cần thiết để: • Chứng tỏ các công việc luôn phù hợp với yêu cầu quy định • Đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng luôn phù hợp • Thường xuyên nâng cao tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng 8. Khắc phục kịp thời những sai hỏng. hiệu chuẩn hay kiểm định lại trước khi đưa ra sử dụng. Kiểm soát Trong những hoạt động hành chính nào đó mà có sử dụng phương tiện theo dõi phương tiện đo lường và theo dõi thì cần: và đo lường • Xác định rõ phương tiện đo và phép đo.2. Đo lường. lưu giữ và bảo quản đầy đủ và an toàn. Đồng thời. Trong quá trình tiến hành giải quyết công việc hoặc sau khi giải quyết xong công việc.v. Tài liệu liên quan: Quy trình kiểm soát hồ sơ (ISOTPLS-00-02) 7. Nếu xảy ra trường hợp hồ sơ bị mất. bị hư hỏng thì Sở sẽ phải thông báo cho tổ chức/công dân được biết và có cách khắc phục. thì các hồ sơ. kiểm định theo quy định của quản lý đo lường (đảm bảo tính thống nhất và đúng đắn). đo lường. • Lưu giữ hồ sơ và kiểm soát phương tiện đo lường.Mã số: SỞ TƯ PHÁP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Lần ban hành Trang STCL 02 21/24 Điều khoản ISO Tài liệu viện dẫn văn bản/hồ sơ của tổ chức/công dân cung cấp.1.5. trong quá trình xử lý và lưu trữ.

Đánh giá nội bộ 8.2. • Tài liệu liên quan: Tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng của Sở (Danh mục tài liệu hệ thống quản lý chất lượng). Sở tổ chức đánh giá chất lượng nội bộ theo kế hoạch để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng: • Phù hợp với các nội dung đã hoạch định (xem phần 7. Theo dõi và đo lường kết quả công việc .4. Sở xây dựng và duy trì việc thực hiện quá trình này nhằm thu thập sự phản hồi của tổ chức/công dân thông qua các hoạt động cụ thể như thông qua công tác văn thư. 8.3.. hòm thư góp ý.. Sở sẽ tiến hành việc khắc phục và hành động khắc phục để đảm bảo công việc luôn phù hợp.2.2. Theo dõi và đo lường các quá trình 8. thẩm định và chỉ thông qua khi các hồ sơ đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của pháp luật. • Sở thực hiện việc theo dõi quá trình thực hiện. đo lường thời gian thực hiện các công việc và khi công việc không đạt kết quả theo hoạch định. Quy trình hành động khắc phục (ISO-TPLS-0005) Quy trình hành động phòng ngừa (ISO-TPLS00-07) • Sở thực hiện việc xem xét.. Định kỳ.1. Kết quả giải quyết công việc tại các phòng chuyên môn. Tài liệu liên quan: Quy trình đánh giá nội bộ. của pháp luật và do Sở quy định. Sự thỏa mản của tổ chức/công dân Tài liệu viện dẫn Sở áp dụng các biện pháp thích hợp để theo dõi sự thỏa mãn của tổ chức/công dân đối với dịch vụ của Sở và có những biện pháp phù hợp để luôn luôn có được sự thỏa mãn từ phía tổ chức/công dân.Mã số: SỞ TƯ PHÁP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Lần ban hành Trang STCL 02 22/24 Điều khoản ISO 8.2. • Tài liệu liên quan: Các hướng dẫn thủ tục thực hiện tại các đơn vị chuyên môn. • Hệ thống được áp dụng có hiệu lực và được duy trì.1) đối với: yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008. tiếp dân. giải quyết khiếu nại tố cáo .2. • Báo cáo kết quả giải quyết hồ sơ hành chính theo cơ chế một cửa.

Cải tiến 8. không hợp lệ (các không đầy đủ về số lượng. nhân nhượng hoặc trả lại và được kiểm tra sau đó để đảm bảo tài liệu/hồ sơ đáp ứng được các yêu cầu quy định của pháp luật. Mục tiêu chất lượng.2.1.) và khách hàng đã sử dụng các kết quả này thì Sở sẽ có hành động thích hợp để tránh gây ra tác động hậu quả tiềm ẩn của sự không phù hợp được phát hiện Tài liệu liên quan: Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp (ISO-TPLS-00-04) Sở đảm bảo xác định.4. nội dung không đảm bảo đúng quy định) được nhận biết và kiểm soát việc khắc phục như điều chỉnh. thu thập và phân tích các dữ liệu tương ứng để chứng tỏ sự thích hợp và tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng và đánh giá xem xét sự cải tiến thường xuyên hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng. Hành động phòng ngừa .5.3. Các đơn vị có liên quan lập báo cáo định kỳ hàng tháng. kết quả đánh giá.. Quy trình hành động phòng ngừa (ISOTPLS-00-07) Sở đảm bảo thực hiện hành động nhằm loại bỏ các nguyên nhân của sự không phù hợp để ngăn ngừa sự tái diễn lặp lại. hàng quý. Trường hợp vấn đề không phù hợp chỉ được phát hiện sau khi đã chuyển giao kết quả cho khách hàng (quyết định. các hành động khắc phục và phòng ngừa và kết quả cuộc họp xem xét của lãnh đạo. 6 tháng và cả năm chuyển về ban lãnh đạo xem xét và chỉ đạo thực hiện Sở thường xuyên nâng cao hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng thông qua việc sử dụng Chính sách chất lượng. Phân tích dữ liệu 8. Hành động khắc phục 8.5.3. Quy trình hành động khắc phục (ISOTPLS-00-05).5.5.. bổ sung. kết quả thẩm định. Cải tiến thường xuyên 8. Tài liệu liên quan: Quy trình đánh giá nội bộ (ISOTPLS-00-03). 8. Kiểm soát vấn đề không phù hợp Tài liệu viện dẫn Sở đảm bảo các tài liệu/hồ sơ không phù hợp. chủng loại. Tài liệu liên quan: Quy trình hành động khắc phục (ISOTPLS-00-05) Sở đảm bảo thực hiện hành động nhằm loại bỏ các nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn để ngăn chặn sự xuất hiện.Mã số: SỞ TƯ PHÁP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Lần ban hành Trang STCL 02 23/24 Điều khoản ISO 8. phân tích dữ liệu.

Mã số: SỞ TƯ PHÁP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Lần ban hành Trang STCL 02 24/24 Điều khoản ISO Tài liệu viện dẫn Tài liệu liên quan: Quy trình hành động phòng ngừa (ISOTPLS-00-07) .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful