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PAUTAS GENERALES PARA LA ORGANIZACIN DE EVENTOS

AUTOR:

Francesc Hernndez Garca francesc@solehernandez.com www.solehernandez.com Blog: www.franceschernandez.com Muralla del Carme, 22 2n 5a 08241 Manresa (Barcelona) Telfono. 93 872 94 29 Mvil. 626 43 55 96 Fax 93 872 94 29

Nota: Est permitida la reproduccin total o parcial de dicho documento, nicamente se solicita que se mencione a su autor (Francesc Hernndez Garca) i se realice un vnculo a su web www.solehernandez.com o a su email francesc@solehernandez.com. Muchas gracias.

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PAUTAS GENERALES PARA LA ORGANIZACIN DE EVENTOS ... inauguraciones, presentaciones, exposiciones, actos festivos ... La organizacin de cualquier acto necesita mucho tiempo de preparacin por muy sencillo sea; se utilizan diversidad de servicios y hay que controlar el buen funcionamiento general del mismo y los mil detalles que comporta. Por este motivo, te mostramos unas pautas que facilitaran tu tarea organizativa cuando seas el encargado de realizar cualquier acto, tanto a nivel particular como empresarial. En primer lugar has de tener en cuenta que todo acto esta dividido en tres partes: 1) Las actividades previas al acto (PRE-ACTO) 2) Preparacin del acto (ACTO) 3) Las actividades posteriores al acto (POST-ACTO) 1. ACTIVIDADES PREVIAS AL ACTO (PRE-ACTO) 1.1. Define los objetivos Realiza un informe detallado (por escrito) que contenga los objetivos marcados para cada acto que organices, especificando aspectos tales como: La asistencia prevista La difusin en los medios de comunicacin La promocin a realizar Los posibles colaboradores / patrocinadores 1.2. Analiza los pblicos objetivo "del acto" Es muy importante que estudies con detenimiento los pblicos a los que te dirijas, tanto a nivel interno como externo, puesto que de el xito de asistencia depender de la eleccin correcta del pblico objetivo. Ejemplos : pblico interno: trabajadores, familiares, colaboradores, accionistas, voluntarios, etc. pblico externo: clientes potenciales y actuales, pblico en general, medios de comunicacin, Vip's, etc. 1.3. Cuidado con Murphy ! Podemos resumir las leyes de Murphy diciendo "si algo puede ir mal, ir mal". Cuando organices cualquier evento tenlo muy presente; analiza cualquier situacin o inconveniente que pueda llegar a surgir y que, adems, pueda estropearte el acto. Te presentamos unas normas o consejos generales que debers tener en cuenta: Prev sitios alternativos en caso de lluvia (si el acto es al descubierto)
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No organices un acto en las mismas fechas de otros actos importantes dentro de tu poblacin o que puedan influir en la asistencia de tu pblico objetivo. Vigila que ese da no coincida con un acto social o deportivo importante (ejemplo: partidos de ftbol entre Barcelona - Real Madrid o viceversa, ...) Si el nmero de personas es muy elevado, prev un servicio mdico o socorrista En muchos actos debers contratar un seguro de responsabilidad civil Si falla algn audiovisual, ten otros de repuesto o un tcnico que pueda arreglarlos Facilita al mximo el lugar de aparcamiento Contrata seguridad, sobretodo si el acto es al aire libre Etc. Recordando algunas de las leyes de Murphy, hay que saber que: Todo requiere ms tiempo del que piensas Dejadas a ellas mismas, las cosas tienden a ir de mal en peor Si intentas complacer a todo el mundo, alguien ser contrariado Si adviertes que hay cuatro formas posibles en las que algo puede salir mal y las evitas, no tardar en surgir una quinta forma Si las posibilidades de xito son del 50%, las posibilidades de fracaso son de un 75% Cuando algo salga mal, siempre habr alguien que ya lo sabia 1.4. Haz un listado de las necesidades Estudia cuales pueden ser tus necesidades para cada acto, tanto las materiales (sillas, mesas, megafonia, ...) como las de personal (seguridad, azafatas, ...). A continuacin te ofrecemos un listado orientativo de las necesidades ms usuales. (Te recomendamos que elabores tu propio listado de necesidades) Material vario Sillas Tarimas Pizarras Sealizacin Megafona Animacin Ornamentacin Fotografa Audiovisuales Identificadores Personal Seguridad Azafatas Traductores Mantenimiento Camareros Limpieza Secretaria Organizacin Choferes Otros

Mesas Plafones Pancartas Iluminacin Ctering Hoteles Obsequios Video Transporte Otros

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Imprenta Papel de carta Sobres varios Invitaciones, saludas Carteles, trpticos Documentacin Identificaciones

Comunicacin/Prensa Pblico Asistente Rueda de prensa Empleados Comida de prensa Familiares Notas de prensa Pblico en general Dossier de prensa Autoridades Publicidad prensa escrita Vip's Publicidad en radio/Tv Otros

1.5. Calcula el presupuesto Una vez definidas las necesidades que requiera el acto, realiza un presupuesto lo ms aproximado posible a la realidad. Es muy importante que sobre este presupuesto, aadas entre un 10 y un 15 por ciento para gastos imprevistos. 2. PREPARACIN DEL ACTO (ACTO) 2.1. Plan de accin al minuto (o programa) Todo acto tiene un P.A.M. (Plan de Accin al Minuto) propio, que consiste en agrupar todas las actividades del acto por minutos. Te proponemos el siguiente ejemplo: Ejemplo: P.A.M. de una inauguracin 11:30 Convocatoria de los invitados 11:45 Palabras inaugurales del Presidente de la empresa 11:55 Breve discurso el Alcalde del Municipio 12:05 El Alcalde (junto con el Presidente) descubren una placa conmemorativa 12:10 Firma en el libro de Honor de la empresa 12:15 Se sirve a los invitados un cocktail 12:20 Actuacin de un grupo de animacin durante el cocktail 12:55 Fin de la Inauguracin 2.2. Ensayos Comprueba con antelacin todo el material que vayas a utilizar durante cada acto (megafona, iluminacin, audiovisuales, climatizacin, etc). Si contratas azafatas y/o seguridad, es muy importante que conozcan previamente el lugar donde tenga lugar el acto. Es importantsimo que conozcan cuales van a ser sus tareas, donde las debern realizar y el personal responsable de cada rea. 2.3. Timing general del acto El timig es la ordenacin de todas las actividades en coordenadas accin-tiempo. S lo ms preciso posible y sobre todo, procura cumplirlo!. Siguiendo con el ejemplo de la inauguracin, el posible timing seria:
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Actividades Seleccin invitados Envo invitacin Confirma invitacin Invitacin alcalde Confirmacin alcalde Contrata animacin Contrata Catering Compra placa conme. Colocacin placa con. Da del acto

Junio

Julio

agosto

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3. ACTIVIDADES POSTERIORES AL ACTO (POST-ACTO)

3.1. Dossier de valoracin Elabora un informe-dossier final con todas las conclusiones positivas y negativas del acto. Procura ser lo ms sincero posible en este informe. Incluye la informacin principal utilizada para este acto, como: Modelos de cartas utilizadas (a la prensa, a las autoridades, a los invitados ...) Modelo de invitacin Permisos Contratos P.A.M. y Timing del acto Listado de asistentes Patrocinadores y colaboradores Etc. 3.2. Dossier archivo En este dossier, incluye todo el material que haya generado el acto, como por ejemplo: Dossier fotogrfico (seleccin las mejores fotografas)

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Grabaciones en video (si dispones de varios videos grabados, grbalo todo en uno con las mejores imgenes) Material promocional (modelos de trpticos, carteles, anuncios, etc) Grabaciones de todas las entrevistas de radio Dossier de las apariciones en la prensa escrita Etc. NOTA: La elaboracin de estos dossiers te ayudar en la elaboracin de otros muchos actos y futuras ediciones del mismo. 3.3. Agradecimientos Los agradecimientos son uno de los aspectos ms importantes y al mismo tiempo ms olvidados en la organizacin de todo acto. No debes olvidarte de agradecer a todo aquel que haya participado o colaborado en la organizacin de tu acto. Aqu tienes algunos ejemplos de personas a las que debes agradecerles su colaboracin: A los asistentes (o a los ms importantes) Al personal contratado o a sus empresas (azafatas, seguridad, limpieza, etc) A los patrocinadores y colaboradores A los Medios de Comunicacin (los que publiquen notas del acto) A los proveedores de material Etc. Los agradecimientos se suelen hacer mediante una carta manuscrita firmada por la persona ms importante de la empresa organizadora del acto. En ocasiones se puede adjuntar algn detalle, como fotografas u obsequios conmemorativas. 3.4 Cierra el Presupuesto Una vez finalizado el acto, estudia todos los gastos e ingresos producidos por el mismo y comprueba las desviaciones existentes respecto al presupuesto inicial (ver apartado Pre-Acto). Es importante saber si ha sido necesario la utilizacin del porcentaje destinado a imprevistos (entre un 10 y un 15% del total) calculado en en presupuesto inicial. Procura que en las campaas que organices, el presupuesto final no supere al presupuesto inicial y sus imprevistos, lo contrario indicar que no se calcul con la suficiente precisin desde sus inicios.
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CUADRO RESUMEN PARA ORGANIZAR ACTOS PRE-ACTO ACTO POST-ACTO

Define los objetivos Analiza los pblicos Cuidado con Murphy! Listado de necesidades Presupuesto previo

P.A.M. Timming general Ensayos preliminares

Dossier valoracin Dossier archivo Agradecimientos Cierre presupuesto

Espero que stos breves apuntes sean de tu inters. Si crees que te puedo ayudar en algo ms, no dudes en ponerte en contacto conmigo, un abrazo:

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