You are on page 1of 39

SENA VIRTUAL Comunidad Virtual de Aprendizaje

Gráficos y Formatos

UNIDAD TRES

Unidad 3 de Formación
Caso ejemplo: Realizar un informe de ventas Tiempo estimado de formación: 10 horas

Objetivo de la Unidad
Crear gráficos y utilizar formatos, para la presentación de informes.

Descripción del Material del Programa
Este material del programa le permite visualizar por medio de imágenes informativas cada uno de los movimientos que debe seguir para alcanzar las actividades de Enseñanza – Aprendizaje – Evaluación. Adicionalmente, Manejo de Herramientas Office 2010: EXCEL, trae material de consulta extra en el enlace Documentos de Apoyo, del menú del principal.

Planteamiento del Caso Ejemplo – Unidad 3 Pedro utiliza en su empresa un sistema de facturación, para controlar las ventas realizadas. Dicho sistemas, ha generado un archivo, con las facturas realizadas durante el primer trimestre del año. Para analizar esta información y darle una mejor presentación, Pedro comienza la puesta en estudio de las diferentes herramientas que Microsoft Excel ofrece, con el fin de presentar un informe de forma más agradable. Para el desarrollo de la tercera unidad Pedro necesita: 1. Tener en su libro una hoja FacturaDetalle con la información de las ventas trimestrales, generadas por el sistema de facturación. Metodología OBJETIVO DE LA UNIDAD 3 Crear gráficos en Microsoft Excel TIEMPO ESTIMADO DE FORMACIÓN 2 Horas 2 Horas 2 Horas 2 Horas 10 HORAS

TEMAS POR DIAS DE FORMACIÓN TEMA 1 Formato Informe TEMA 2 Rango y Funciones TEMA 3 Gráficos TEMA 4 Análisis Ventas Vendedor TEMA 5 Formato Condicional Abrir libro, adicionar hojas de cálculo, Crear Formato de informe Asignar nombres a rangos, Función SUMAR.SI.CONJUNTO Insertar gráfica, Modificar Grafica, Darle apariencia Análisis de vendedores, Funciones CONCATENAR y CONSULTA V Función SUMAR.SI, Formato Condicional

2 Horas

Dar Clic. Dar Clic en “Todos los programas” Ubicar el nombre del paquete Microsoft Office. Formato de Informe 1. 1. Área de Impresión. 1.Tema 1: FORMATO DE INFORME 1. Crear formato de informe. Dar Clic. Ir al botón de INICIO ubicado en la esquina izquierda de la pantalla. 2. 1. 3.5. Abrir libro. 4. Abrir Libro Abrir el libro de trabajo.1. . 1.2.4. Cambiar nombre a la Hoja de Cálculo. 1. Dar Clic. Adicionar Hoja de Cálculo.3. Allí se despliega un mini menú en el que aparece la opción Microsoft Excel 2010.

Dar clic. Dar clic derecho y dar clic en Cambiar nombre. 1. Con el puntero del mouse señalar la pestaña “Hoja 2”. 8. Dar clic sobre el área resaltada Digitar el nombre deseado. . Hacer clic en el botón Abrir 5 6 7 8 Adicionar Hoja de Calculo 1. 3. Seleccionar con un clic el libro abrir. una nueva hoja donde se hará el informe.5. 6. Clic en el ícono de Inserta Hoja de Calculo 1 Cambiar nombre a la hoja de cálculo Adicionar. Ubicar en la cinta menú la ficha Archivo. en este caso será “InformeTrimestral”. 7. 2. Dar clic en Abrir. 4.

4. Alinear a la izquierda y en la parte superior. Ingresar el texto en las celdas correspondientes. Combinar las celdas.2 3 4 1 Crear formato de Informe Ingresar texto 1. Seleccionar A22:F22. ajustar el ancho de la columna y aplicar negrilla al texto ingresado. Seleccionar el grupo de celdas A11:F11. Ingresar el texto. 2. 3. Seleccionar A12:F12. . 5. Ingresar el texto. Se combinan las celdas seleccionas. se alinea al centro y se le aplica negrilla al texto. 6. 7. Ajustar texto y alinear a la izquierda y modificar el ancho de la fila. Ingresar texto. Combinar celdas. Ingresar el texto y ajustarlo. Modificar ancho de fila. Aplicar negrilla y modificar el ancho de la fila. Ajustar el ancho de la columna C13. Seleccionar el grupo de celda A2:B2. Se modifica el ancho de la fila. Combinar las celdas. Seleccionar las celdas A1:F1. Alinear en el medio y centrar. Ingresar el texto. Ingresar el texto en las celdas correspondientes. Combinar celdas.

Recuerde que: .

dar clic en imagen. Del grupo texto seleccionar con clic Encabezado y pie de página. 2.Insertar encabezado y pie de página 1. 3. . En la ficha insertar dar clic. Al visualizar las herramientas del encabezado y pie de página.

5. Ubicar la imagen a insertar. Seleccionar con un clic.4. . para el ejercicio será “ExcelTop1”. Dar clic en el botón insertar.

6 7 8 9 . para el ejercicio se selecciona ExcelPie. 7. Dar clic en el botón aceptar. Dar clic en imagen.4 5 6. 9. Seleccionar con un clic la imagen a insertar. 8. Dar clic en “Ir al pie de página”.

Con clic sostenido arrastrar la margen superior al borde inferior de la imagen. Dar clic en el botón la vista previa. Marcar la opción Mostrar márgenes. 11. Clic en la Ficha Inicio 11 . 12. y arrastrar la margen inferior al borde superior de la imagen. 13.10. se hace clic para cerrar las herramientas del encabezado y el pie de página. 14. Sobre una celda del área de trabajo.

13 13 12 14 .

Se hace clic en la vista normal. Se hace la selección de las columnas de la derecha. 18. Seleccionar con clic ocultar. Dar clic en la letra G 17. 16. .Ocultar Columnas 15. Se selecciona la columna G. Hacer clic derecho sobre el área sombreada. Oprimir las teclas Shit + Ctrl +Flecha derecha.

Ocultar Filas 19. Hacer clic en el botón Área de Impresión. 23. Seleccionar con clic la fila 29. Seleccionar todas las celdas visibles. Seleccionar ocultar. 21. 25. Oprimir las teclas Shitf + Ctrl + Flecha abajo. 24. hasta la celda F28. Ubicar el grupo Configurar página. Dar clic sobre el número 29. . Se selecciona la primera fila de la hoja. Clic derecho sobre el área sombreada. 20. Seleccionar con clic Establecer área de impresión. Hacer la selección de las filas hacia abajo. Área de Impresión 22. Dar clic sobre las celdas combinadas del título “InformeTrimestral”. Hacer Clic en la ficha diseño de página.

.Nota No olvide que para seleccionar varias celdas en un hoja de Excel. arrastre sobre el área de números o letras el curso hasta la posición deseada. Con clic sostenido. hacer clic sobre el número de la fila o sobre la letra de la columna.

Ingresar el nombre “FacturaDetalle_CampoFecha”. 5. Hacer clic en la hoja facturadetalle Dar clic sobre la letra de la columna B. 4. 7. Dar clic sobre Definir nombre… 6. 3 4 2 2 2 5 6 2 7 1 . De la ventana visualizada en el campo nombre. para buscar valores que permitan ayudar a buscar sobre la hoja facturadetalle para la generación del informe. Formato Moneda Asignar nombres a un rango Se crearan rangos de celdas. 3. Función SUMAR. hacer clic sobre la flecha de la opción asignar nombre de rango. 1. Sobre el grupo nombres definidos.1.Tema 2: RANGOS Y FUNCIONES 2.SI. 2. Crear Rangos 2.CONJUNTO 2. Dar clic en aceptar. Función SUMA 2.3.2.4. Asignar nombres a un rango. 2. Con un Clic seleccionar la ficha formula. la cual corresponde a la fecha.

la cual corresponde a la de valor. Ingresar el nombre “FacturaDetalle_CampoValor”.Realizar el mismo procedimiento. Dar clic sobre la letra de la columna I. Sobre el grupo nombres definidos. 6. hacer clic sobre la flecha de la opción asignar nombre de rango. 3 2 5 2 2 6 2 4 7 1 . 2. Con un Clic seleccionar la ficha formula. sobre el campo valor de la hoja FacturaDetalle. Dar clic en aceptar. Dar clic sobre definir nombre… De la ventana visualizada en el campo nombre. 4. 3. 5. Hacer clic en la hoja facturadetalle. 7. A la lista se le asigna el nombre de “FacturaDetalle_CampoValor” 1.

"<=31/ENE/2009") 2 3 1 LA FUNCION SUMAR.SI.FacturaDetalle_CampoFecha.FacturaDetalle_CampoFecha. SUMA UN GRUPO DE VALORES. PARA EL EJEMPLO. SUMARA EN VALOR DE LAS FACTURAS DETALLE PARA LOS TRES PRIMEROS MESES DEL AÑO. Ubicarse en la celda B4. . DEBE PRIMERO ANTEPONER EL SIGNO IGUAL (=). Dar clic.SI.CONJUNTO 1. Seleccionar la hoja con el nombre “InformeTrimestral”.CONJUNTO. NO OLVIDE QUE PARA INGRESAR UNA FORMULA EN UNA CELDA. 2. Dar clic.">=1/ENE/2 009".SI. 3. Ingresar la siguiente fórmula: =SUMAR.CONJUNTO(FacturaDetalle_CampoValor.Función SUMAR.

Ubicarse en la celda B5. Ingresar la fórmula para el mes de Marzo.CONJUNTO(FacturaDetalle_CampoValor. Ingresar la formula =SUMA(B4:B6) 3."<=31/MAR/2009") Función SUMA 1."<=28/FEB/2009") 5.FacturaDetalle_CampoFecha. Ingresar la fórmula para el mes de Febrero. Ubicarse en la celda B6.">=1/FEB/20 09".4. Pulsar enter .FacturaDetalle_CampoFecha. Ingresar la siguiente fórmula: =SUMAR. Dar clic.">=1/MAR/2 009".FacturaDetalle_CampoFecha.CONJUNTO(FacturaDetalle_CampoValor. Dar clic.SI. 2. Dar clic. Ingresar la siguiente fórmula: =SUMAR.FacturaDetalle_CampoFecha. Seleccionar la celda B7.SI.

Seleccionar con un clic moneda.Formato Moneda 1. Ajustar el tamaño de la columna B. Ubicar el grupo número en la pestaña inicio. . Hacer clic en la flecha formato número. Seleccionar las celdas B4:B7. 3. 5. 4. 2.

seleccionar hasta donde desee (celda final). debe hacer clic sobre una celda (inicial).Recuerde que: Para seleccionar un grupo de celdas. y con clic sostenido. .

2. 3. Crear Gráficos 3. Modificar Tamaño 3. 4. Hacer clic en el botón columna. Dar clic. Aplicar relleno Insertar Grafico Se insertaran gráficos al informe. Seleccionar la hoja InformeTrimestral. . Del grupo gráficos. Insertar grafico 3. De la lista visualizada seleccione el grafico deseado. dar clic sobre la opción columna agrupada 3D.3. 2.1. Seleccione el grupo de celdas A3 a B6 Haga clic en la ficha insertar. 5.Tema 3: GRAFICOS 3. 1. con el fin de que la lectura de dicho sea de forma más fácil. Nota: EL grafico se visualizara en la parte media de su área de trabajo.

hacer clic sostenido y arrastrar hasta obtener el tamaño deseado. Para cambiar de posición el grafico. Ampliar en alto de la fila 10. frente a la tabla. El cursor cambia a una cruz (4 flechas). Ubicar el cursor. Mover el grafico. 2.Modificar el tamaño a un grafico 1. 5. sobre una de las esquinas del gráfico. Cuando la apariencia del cursor cambie a una flecha doble. 3. . colocar el cursor sobre el área del gráfico. 4.

Copiar formulas a otras celdas . Ubicar el grupo estilos de forma. Función CONCATENAR – CONSULTA V 4.3. Con las herramientas de grafico activas.6. Tema 4: ANÁLISIS VENTAS VENDEDORES 4. Funciones 4. Asignar nombres a un rango 4.1.2.

. 3. Nota: No olvide que para seleccionar un grupo de columnas.Asignar nombres a un rango Para visualizar la información de ventas de los vendedores. Haga clic sobre la letra. Seleccione hasta la columna F. 2. se crearan rangos que hagan referencia a la hoja vendedores. Seleccione la columna A. Dar clic. primero debe hacer clic sobre la letra de una columna. Seleccionar la hoja Vendedores. Con clic sostenido arrastre el cursor hasta la columna que desea seleccionar. 1. para buscar información como el nombre y apellido.

10. En la pestaña formulas.2. Seleccionar con clic la opción definir nombre.FALSO).BUSCARV 8. Hacer clic sobre la hoja InformeTrimestral. Dar clic. Escribir la siguiente fórmula: =CONCATENAR(CONSULTAV(B14.ListaVendedores. 7. hacer clic en el botón asignar nombre a un rango.FALSO)) . Del menú desplegado.3.4. 6.ListaVendedores.CONSULTAV(B14. Seleccionar la celda C14." ". En la ventana visualizada. Función CONCATENAR . 9. 5. en el campo nombre escriba ListaVendedores Dar clic en aceptar.

. existente en la hoja Vendedores. busca el nombre y apellido del vendedor. visualizara el error NO APLICA. permite unir el valor que contienen un conjunto de celdas. ingresado en la celda B14 de la hoja Informetrimestral. Como no hay un valor en la celda B14. • La función CONSULTAV. Para el ejemplo se unirá el valor que hay en la celda B2 (nombre) con el valor de la celda C2 (apellido) de la hoja vendedor. • La función CONCATENAR. Ingrese un código de vendedor. en la celda donde se ingresa la formula.• No olvide que para ingresar una formula primero debe ingresar el signo igual (=).

. Seleccionar la celda que contiene la formula a copiar. El cursor cambiara de apariencia. 2. Colocar el cursor sobre la esquina inferior derecha. Para el ejemplo C14.Copiar Formulas en otras celdas 1. Dar Clic.

. 4. Libere el curso. Con clic sostenido arrastra el cursor hasta la celda C20. hasta B20.3. 5. Ingresar valores de código de vendedores en las celdas B15. Se visualizara el error NO APLICA.

Formato Moneda 5.6.2. dar clic en la opción definir nombre.1. En el grupo nombres definidos. . relacionada con cada vendedor.3. Asignar nombres a un rango 5. FacturaDetalle_CampoVendedor. Seleccionar la hoja FacturaDetalle. permitirá buscar y hacer operaciones específicas.SI 5. Otras funciones 5. 2. Hacer clic en la flecha Asignar nombre a un rango. 1. Función SUMAR. En la ventana.Tema 5: FORMATO CONDICIONAL 5. Copiar Formulas en celdas – Función SUMA 5. Del menú desplegado. 7. Dar clic en aceptar. Dar Clic sobre la pestaña formulas. 6. Dar clic. 4. 5.5. ingresar en el campo nombre.4. Bordes – Ajustar Columna 5. Formato Condicional Asignar nombres a un rango La creación de rangos en la hoja facturadetalle. Seleccionar la columna C. Dar clic sobre la letra. 3.

2.FacturaDetalle_CampoValor) .SI 1. Ubicar la celda D14. Seleccionar con un clic la hoja InformeTrimestral. Dar clic. Ingresar la siguiente fórmula: =SUMAR.Función SUMAR. 3.SI(FacturaDetalle_CampoVendedor."="&B14.

SI. Dar Clic. Copiar valores de celda. suma el valor de las ventas del vendedor que se haya ingresado en la Celda C14. .Función SUMA 1. El cursor cambiara de apariencia. Colocar el cursor sobre la esquina inferior derecha. 2. Para el ejemplo D14. Seleccionar la celda que contiene la formula a copiar.La función SUMAR.

Ingresar el título total ventas trimestre en la celda C21. 2. Del menú desplegado seleccionar con clic moneda. 3. Seleccionar con clic la celda D21 e ingresar las siguiente fórmula: =SUMA(D14:D20) Formato Moneda 1. Seleccionar el conjunto de celdas D14 a D21. Hacer clic en la flecha de la opción formato de número. Hacer clic en la pestaña inicio. 5. Con clic sostenido arrastra el cursor hasta la celda D20. Libere el curso.3. . 4. 4.

Seleccionar una opción. Para el ejemplo dar clic a todos los bordes. . 5. 2. Ubicar el grupo fuente.Bordes – Ajustar Columna 1. 4. Seleccionar las celdas B13 hasta D20. Hacer clic en la flecha inicio. 3. Hacer clic en la flecha de la opción borde.

Ajustar el ancho de la columna C. 4. ubicar el cursor en el borde derecho de la columna y con clic sostenido ampliar al valor deseado. Formato Condicional 1. Ubicar el grupo estilos. para visualizar de forma completa el texto que esta contiene. Hacer clic en la ficha inicio. Para ajustar el ancho de una columna. . 3. Seleccionar el conjunto de celdas D14 a D20. 2. Hacer clic en la opción formato condicional.

Dar clic en aceptar. En la opción estilo de formatos. Seleccionar un estilo de iconos. seleccionar la opción aplicar formato a todas las celdas según sus valores. 6.5. seleccionar con clic conjunto de iconos. La parte inferior de la ventana cambiara de apariencia. 8. Para el ejercicio se seleccionara 3 símbolos sin círculo. . 7. 10. Del menú hace clic en la opción nueva regla. 9. En la ventana.

amarillo.Ajustar el ancho de la columna D para visualizar los valores correctamente. letra negrilla y alineación centrar. Ir a escala de colores. Para el ejercicio se seleccionara escala de colores verde. rojo. hacer clic en el botón formato condicional. 11. 12. Seleccionar con clic una opción. . Finalmente se aplicar u color de relleno a los encabezados de la tabla vendedores. 13. Con las celdas seleccionadas.

.

SENA.Bibliografía • Material Didáctico Tomado del Servicio Nacional de Aprendizaje. CONTROL DEL DOCUMENTO Nombre Modificación y Actualización María Isabel Pinilla Negrón Cargo Instructora Virtual Dependencia Fecha Centro de Atención al Sector Marzo 17 de Agropecuario 2013 Regional Santander . • Material realizado por Instructores Sena Centro Agroindustrial del Quindío.