You are on page 1of 19

SC CLAR SRL.

IASI
PROIECTAREA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL AL COMPARTIMENTULUI VANZARI

CapI. Identificarea beneficiarului proiectului
1.1Misiunea, obiectivele şi strategia informatională a firmei 1.2Scurtă descriere a organizării firmei. Descrierea activităţii în cadrul compartimentului vanzari 1.3Rolul jucat de sistemul informaţional în cadrul firmei 1.4Necesitatea reproiectarii sistemului informaţional

Cap.II Determinarea cerinţelor informaţionale ale noului
sistem
2.1 Diagnosticarea sistemului informaţional existent în cadrul

compartimentului examinat 2.1.1 Culegerea informaţiilor despre sistemul informaţional existent 2.1.2 Construirea diagramei de relaţii a compartimentului în situaţia actuală 2.1.3 Analiza critică a situaţiei existente 2.1.4 Propuneri de îmbunatăţire a structurii, funcţionării şi controlului sistemului informaţional. 2.2 Alegerea variantei optime de proiectare a sistemului informaţional

Cap. III Proiectarea noului sistem informaţional
3.1. Definirea principalelor centre de decizie ale domeniului. 3.2. Stabilirea deciziilor specifice fiecărui centru de decizie . 3.3. Stabilirea listei informaţiilor finale, pe baza cărora se iau deciziile, cu specificarea surselor, beneficiarilor, periodicităţii. 3.4.Eliminarea informaţiilor ce se repetă, şI a disfuncţionalităţilor stabilite în analiza diagnostic. 3.5 Stabilirea informaţiilor primare ce stau la baza informaţiilor finale, eliminînd disfuncţionalităţile semnalate.

3.6.Stabilirea prelucrărilor la care sunt supuse informaţiile primare, eliminînd disfuncţionalităţile semnalate. 3.7.Stabilirea circuitelor informaţionale, eliminînd disfuncţionalităţile semnalate. 3.8.Stabilirea suporţilor de informaţii, eliminînd disfuncţionalităţile semnalate. 3.9. Stabilirea fişierelor în funcţie de natura informaţiilor de stocat, eliminînd disfuncţionalităţile semnalate.

Cap. IV Implementarea noului sistem informaţional
4.1 Stabilirea etapelor de implementare

Cap. I Identificarea beneficiarului proiectului
1.1 Misiunea,

obiectivele şi strategia informaţională a firmei

Misiunea companiei
Furnizarea de produse de înaltă calitate si performanta conform cerinţelor clienţilor în timpul cerut pe piaţa interna şi mărirea satisfacţiei clienţilor.

Obiective:
 Creşterea capaciţăţii de producţie  Asigurarea informaţiilor necesare în cel mai scurt timp posibil de la solicitarea lor;  Creşterea cifrei de afaceri  Modernizarea utilajelor  Satisfacerea tuturor clientilor  Completarea gamei de produse în funcţie de cererea clienţilor  Îmbunătăţirea salariilor personalului  Îmbunătăţirea calităţii produselor Strategia informationala a firmei: La nivelul conducerii sunt stabilite obiectivele strategice cum ar fi: promovarea de noi produse, penetrarea pe noi pieţe cât şi cele de ordin inferior cum ar fi: creşterea profitului, creşterea calităţii produselor şi sunt analizate modalităţile de rezolvare., Sistemul informaţional oferă următoarele categorii de informaţii: • informaţii despre starea financiară curentă, prognozarea evoluţiei viitoare, în vederea angajării unităţii în investiţii de valori mari şi pe perioade lungi de timp; • informaţii despre vânzările de produse pe zone geografice.

• informaţii despre produsele pe care concurenţa le are în fabricaţie sau intenţionează să le introducă în fabricaţie; • informaţii legate de legislaţia privind activitatea de desfacere şi măsuri de stimulare şi susţinere a acesteia (subvenţii, împrumuturi);

1.2 Scurtă descriere a organizării firmei
Descrierea activităţii în cadrul compartimentului contabilitate Adresa: Str. Holboca nr 4 Telefon: 0232 264 693 Fax: 0232 264 693 Firma ALEX&MARCO TAMPLARIE PVC srl a fost infiintata in anul 2008 si proiecteaza, executa si monteaza o gama diversa de elemente de tamplarie, atat de PVC cat si de aluminiu, respectiv: ferestre, vitrine, usi, balcoane, terase si compartimentari interioare. TAMPLARIA DIN PVC realizata de ALEX&MARCO TAMPLARIE PVC este conforma cu standardele si normativele in vigoare. Utilizeaza profilele ALUPLAST seriile IDEAL 1000 - 4000, provenite exclusiv din Uniunea Europeana, fabricate la cele inalte standarde calitative si certificate de organisme specializate de prestigiu din intreaga lume. Cod fiscal: 14251614 Capitalul social anual este de 20 000 Ron Obiectul de activitate: Obiectul de activitate al firmei CLAR GRUP SRL il reprezinta confectiile de tamplarie din aluminiu si pvc (interioare si exterioare), Firma SC.CLAR SRL executa o gama larga de produse din aluminiu. Principalele confectii din aluminiu pe care le realizeaza firma sunt: - ferestre din aluminiu; - usi din aluminiu de interior; - usi din aluminiu de exterior; - inchideri de balcoane; - compartimentari interioare; - vitrine; - fatade-pereti cortina; - luminatoare; - copertine; - orice alte constructii din aluminiu. Cifra de afaceri: 80 000 Ron Structura organizatorică are în vedere următoarele principii generale: - unitatea de comandă;

- competenţa profesională; - delegarea de atribuţii; - dirijarea activităţii pe compartimente operaţionale şi funcţionale; - eficienţa maximă. Structura organizatorică a firmei este de tip funcţiune – proces, fiind compusă din patru compartimente: administrativ, comercial (ce cuprinde marketing şi vânzări), financiar-contabil şi tehnic (proiectare, producţie şi montaj). Firma SC. CLAR SRL are în prezent în dotare un sediu, spaţii de producţie şi depozitare, utilaje moderne, mijloace de transport proprii şi patru calculatoare, programe de personal – salarizare şi contabilitate.

1.3. Rolul jucat de sistemul informaţional în cadrul firmei (operaţional, decizional, strategic)
Sistemul informaţinal poate fi definit ca ansamblul datelor, informaţiilor, fluxurilor şi circuitelor informaţionale, procedurilor şi mijloacelor de tratare a informaţiilor menite să contribuie la stabilirea şi realizarea obiectivelor societăţii. Funcţiile sistemului informaţional sunt:  Funcţia decizională-exprimă menirea sistemului informaţional de a asigura elementele informaţionale necesare luării deciziilor.  Funcţia operaţională- sitemul informaţional are menirea de a declanşa acţiuni pentru realizarea obiectivelor organizaţiei. o -sistemul informaţional asigură operaţionalizarea deciziilor, metodelor manageriale, realizarea obiectivelor cuprinse în strategia firmei.  Funcţia de documentare-are menirea gnoseologică a sistemului informaţional, se înregistreză o serie de informaţii ce servesc îmbogăţirii cunştinţelor personalului. Sistemul informaţional din unitate trebuie să permită cunoaşterea situaţiei existente, a celei trecute, dar şi anticipări ale evoluţiei viitoare, contribuind la elaborarea şi îndeplinirea obiectivelor stabilite (obiectivele organizaţionale). Prin intermediul său se obţin informaţii necesare fundamentării deciziilor, implementării acestora, precum şi cele necesare adaptării sistemului firmei la modificările interne şi externe lui.

În cadrul sistemului informaţional din această unitate, locul cel mai important îl ocupă sistemul informaţional Financiar Contabil, unde se concentrează toate datele referitoare la intrări, prelucrări şi ieşiri şi se obţin rezultatele financiare ale activităţii întreprinderii. Sistemul informaţional Financiar Contabil realizează evidenţa centralizată la nivel de unităţi a celorlalte componente ale sistemului informaţional referitoare la personal, clienţi, furnizori, stocuri, mijloace imobilizate, etc. Sistemul informaţional oferă şefilor de compartiment informaţii pentru observarea tendinţelor, pentru înţelegerea abaterilor de la calitate, pentru a sugera soluţii. Sunt oferite atât informaţii interne, sub forma bugetelor de venituri şi cheltuieli, bugetelor de investiţii, cât şi informaţii externe cum ar fi: indici de cost, informaţii privind laturile competitive. Şefii compartimentelor funcţionale, inginerii şefi, pe baza rezultatelor înregistrate, analizează: vânzările, planul de producţie, bugetul anual, profitul, selecţiile şi angajările în funcţie de necesităţile şi de deciziile primite de la nivelul strategic.

1.4. Necesitatea reproiectării sistemului informaţional, factori ce pot influenţa realizarea proiectului: evenimente economice, manageriale, tehnologice, etc
Sistemele informaţionale sunt destinate să ofere, la timp şi cu exactitate informaţia de bază necesară pentru conducerea unei firme. Reproiectarea sistemului informaţional este necesară pentru că acesta este într-o permanentă schimbare şi pentru a asigura o bună comunicare a informaţiilor între toate nivelurile ierarhice şi o rezolvare a sarcinilor cât mai corect, promt şi la termenul la care e necesară informaţia în cauză. Numai asa informaţia ajunsa la timp îl va putea ajuta pe cel care are nevoie de ea.

II. DETERMINAREA CERINŢELOR INFORMAŢIONALE ALE NOULUI SISTEM
2.1. Diagnosticarea sistemului informaţional existent în cadrul compartimentului analizat 2.1.1.Culegerea informaţiilor despre sistemul informaţional existent Pentru realizarea acestei etape se pot folosi diferite metode, printre cele mai uzuale fiind:  Interviuri cu persoane implicate în activitatea firmei;  Consultarea evidenţelor financiar-contabile şi economice;  Studierea documentelor vehiculate în cadrul firmei şi spre exteriorul acesteia;  Studierea documentaţiei ce reglementează, conceperea, funcţionarea şi controlul sistemului informaţional; Noi am ales metoda interviurilor si pentru realizarea acestora am elaborat 2 chestionare , unul pentru manageri si unul pentru persoanele implicate in activitatea informational-decizional. Culegerea informaţiilor despre situaţia existentă în cadrul unităţii a avut loc pe data de 25 noiembrie 2007, la sediul firmei .

Chestionar
Pentru manager 1. Aveti un sistem informational care sa permita transmiterea usoara a informatiilor? 2. Sistemul Informational permite managerilor să aprecieze situaţia actuală a întreprinderii? 3. Pentru raspandirea informatiilor alegeti discutia fata in fata , telefonul sau un delegat? 4. Sistemul informational permite managerilor să constate în timp util punctele slabe si tari ale firmei? 5. Prin ce modalitati luati in evidenta clientii si furnizorii dvs? 6. Informaţia ajunge la timp acolo unde e nevoie de ea? 7. Aveti un sistem structurat de evidentiere a informatiilor?

8. Informaţiile emise sunt în cantitate mai mare decât e nevoie? 9. Sunteti multumit de rapiditatea transmiterii informatiilor? 10.considerati ca este necesar sa aduceti imbunatatiri sistemului informational? 11.Ce imbunatatiri?

Chestionar
Pentru angajat 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Cunoasteti existenta unui sistem informational in firma? Care sunt căile de transmitere a informaţiilor către angajaţi? In ce masura participati la transmiterea informatiilor? Cum ajung informatiile la dvs? Ce informaţii elaborate nu sunt necesare nimănui? Primiti informatii corecte la momentul potrivit? Ce informaţii de care aveţi nevoie nu ajung la timp în sctorul dv de activitate? 8. Informatiile primite sunt intotdeauna pe intelesul dvs ? 9. Ce aţi dori să modificaţi la sistemul informaţional existent? 10.Enumerati cateva metode de accesare a informatiilor

Concluzii:
• nu există o strategie informaţional-decizională de sine stătătoare • sistemul informaţional nu permite managerilor să sesizeze la timp şansele şi riscurile datorate strategiei firmei • managerul nu ştie şi nu dă importanţa necesară prelucrării corecte a informaţiilor in vederea elaborării deciziilor • nu se exercită un control propriu-zis asupra activitătii informaţionale • angajatii întreprinderii nu sunt implicati in activitatea de perfecţionare a sistemului informational. • Informaţiile nu ajung in timp util la angajati

2.1.2 Construirea diagramei de relaţii a compartimentului în situaţia
actuală 2.1.2. Construirea diagramei de context a fluxurilor de date
Beneficiari Director Dir. tehnic Fabricaţie Vânzări

Produs

Directorul analizează cererile clienţilor externi, după care transmite concluziile directorului tehnic care va hotărî condiţiile de fabricaţie. Urmează apoi ciclul propriu-zis de fabricaţie după care produsul ajunge la beneficiari prin intermediul serviciului de vânzări.

2.1.3. Analiza critică a situaţiei existente prin determinarea punctelor slabe, forte şi evaluarea lor cu ajutorul nivelului de evaluare şi a coeficientului de importanţă, precum şi prin evaluarea în funcţie de criteriile de calitate ale sistemului informaţional. Nr. Puncte slabe si puncte tari crt. 1 2 3 4 5 6 Nivel Coeficient Coeficient evaluare de Ponderat importanţă Sursele de informaţie nu sunt 1 0.05 0.1 controlate riguros Degradări ale informaţiei în 1 0.05 0.05 timpul circulaţiei Uneori dotare insuficientă pentru 2 0.1 0.02 prelucrarea informaţiilor primare Manageri insuficient instruiţi în 1 0.1 0.1 domeniul informaţiilor Uneori informaţii incomplete sau 1 0.1 0.1 eronate Deciziile privind politica salarială 1 0.05 0.05

sunt uneori greşite 7 Metode învechite pentru stocarea informaţiilor 8 Există preocupări privind conceperea şi structura bazelor de date acolo unde este informatizare în unele domenii sau perspective spre informatizare 9 Se înregistrează o orientare spre un personal tânăr cu pregătire informatică 10 Se înregistrează creşterea nr. deciziilor performante 11. Beneficiarii informaţiilor sunt bine precizaţi, accesul lor la informaţii fiind limitat Total 1-foarte slab 2-slab 3-bun 4-foarte bun

2 3

0.05 0.1

0.1 0.3

4 4 3 23

0.2 0.1 0.1 1

0.8 0.8 0.3 2.72

După calculele efectuate, am obţinut 2.72 ceea ce reprezintă o putere informaţională ridicată. Pentru aceasta se sugerează perfecţionarea sistemului informaţional . Grila de evaluare a criterilor privind calitatea sistemului informaţional Nr Punctaj Punctaj Criterii Crt Teoretic Realizat 1. Criteriul privind sursele; emiterea; transferul şi 50 prelucrarea datelor primare a) Diversitatea, controlul şi organizarea surselor de 10 informaţii 8 b) Importanta calitatii informatiilor, a tehnicilor si 25 15 procedurilor de prelucrare c) Echilibrarea fluxurilor, 5 3 circuitelor şi procedurilor informaţionale

2.

3.

4.

d) Selecţia informaţiilor în raport cu necesităţile sitemului informaţional Criteriul de stocare, regăsire, emitere şi transfer de informaţii finale a) Deschiderea mangerului spre perfecţionarea sistemului informaţional prin informatizare b) Operativitatea funcţionării sistemului informaţional c) Organizarea sistemului informaţional Criteriul privind personalul implicat în activitatea informaţională a) Preocuparea pentru perfecţionare şi autoperfecţionare b) Reorientarea managementului în politica de personal Criteriul calităţii documentelor a) Respectarea formei şi structurii documentelor reglementate b) Volumul documentelor c) Adaptarea documentelor la cerinţe Total Nivelul calităţii:

10 50 25

6

20 10 15 20 10 5 10 30 13 5 12 150 12 5 11 110 6 9 10

foarte scăzut: 80 scăzut: 80-100 ridicat: 100-120 foarte ridicat: 120-130

Diagnosticarea sistemului informaţional Soluţii: 1. Analiza amănunţită cu privire la politica salarială 2. Achiziţionarea mai multor calculatoare în vederea reducerii timpului de introducere corectă a datelor 3. Organizarea de training-uri pentru perfecţionarea angajaţilor 4. Sistematizarea informaţiilor în cadrul compartimentului contabilitate 2.1.4 Propuneri de imbunătăţire a structurii, funcţionării şi controlului sistemului informaţional În urma culegerilor de informaţii la sediul firmei, am ajuns la concluzia că aceasta ar avea nevoie de următoarele: • pregătirea în domeniul informaţional a personalului şi managerului • organizare mai atentă şi un control riguros asupra surselor de informaţii; 2.2 Alegerea variantei optime de proiectare a sistemului informaţional

Varianta optimă aleasă de noi este : • achiziţionarea de calculatoare mai performante • instruirea personalului implicat în procesul informaţional.

Cap. III Proiectarea noului sistem informaţional
3.1. Definirea principalelor centre de decizie ale domeniului Serviciul Vânzări asigură îndeplinirea sarcinilor contractuale şi necontractuale ale societăţii prin care produsele firmei ajung la beneficiarul lor. În activitatea de Vânzări se urmăreşte: - distribuţia bunurilor sa se realizeze cu siguranţă şi eficienţă - finalizarea obligaţiilor contractuale ale firmei şi urmărire facturi În departamentul Vânzări au fost descoperite următoarele probleme: întocmirea şi înaintarea rapoartelor statistice se realizeaza cu intarzieri - mici scăpări în evidenţa contractelor economice 3.2. Stabilirea deciziilor necesare rezolvării fiecărei probleme - îmbunătăţirea comunicării intre departamente - verificarea mai atentă a suporţilor de informaţii 3.3 Stabilirea listei informaţiilor finale pe baza cărora se iau deciziile, cu specificarea surselor, beneficiarilor, periodicităţii - prezintă oferte pentru desfacerea produselor - răspunde de executarea contractelor economice, de livrarea la termen pe fiecare beneficiar extern, cantitativ şi calitativ; asigură respectarea condiţiilor tehnice cerute de beneficiar - ţine evidenţa obligaţiilor contractuale de desfacere, organizează evidenţa portofoliului de comenzi, întocmeşte şi urmăreşte graficele de livrare - urmăreşte introducerea în fabricaţie a comenzilor primite, contribuie la realizarea programului de fabricaţie - evidenţiază şi raportează conducerii societăţii situaţia contractelor şi stadiul livrărilor -

3.4. Eliminare informaţiilor care se repetă şi a disfuncţionalităţilor stabilite în analiza diagnostic Din analiza putem observa ca aceste disfuncţionalităţi nu sunt majore, însă cele existente pot fi eliminate sau mult restrânse prin gruparea, verificarea, sortarea şi cuplarea informaţiilor mai eficient. 3.5. Stabilirea informaţiilor primare ce stau la baza informaţiilor finale Informaţiile primare culese atât din mediul intern cât şi din mediul extern care stau la baza informaţiilor finale sunt: produsele cerute de clienti; condiţii de livrare; termene de livrare; evidenţa producţiei; volum de materii prime şi semifabricate; cicluri de fabricaţie; situaţia stocurilor de mărfuri;

3.6. Stabilirea prelucrărilor la care sunt supuse informaţiile primare Prin această activitate evidentiemtoate actiunile si timpul alocat fiecarei actiuni. Trebuie determinate repere de execuţie a sistemului pentru a se exercita controlul în stadiile viitoare de dezvoltare a analizei şi proiectării lui. Controlul activităţii de proiectare a sistemului informaţional se realizează cu ajutorul graficului gantt.

3.7. Stabilirea circuitelor informaţionale
Contract M Act adiţional M Beneficiari Confirmare comanda M Chemare conciliere M Soluţionare refuzuri M Plată – posibilităţi plată M

Conducere
Situaţia contractări produse

Direcţia Judeţeană Prevederi de legale M M Instrucţiuni-raporturi Statistică statistice
Minister Finanţe Raport statistic M

A

Dosar contract M Penalităţi M Răspuns condiţii M de calitate Refuzuri M

Oficiu Juridic

Comandă comercială Contracte Obiecţiuni contracte Acceptare preţ Acte adiţionale Adrese Documentaţii

M M M M M M M

Condiţii contractuale M

Asigurar ea Termene de livrare A Calităţii
Facturi A Dispoziţii livrare M

VÂNZĂRI

Răspuns condiţii calitateM Direcţia Fişă avizare comenzi M Producţie Situaţie contractări produse A Termene livrare

Transport Depozite

A

Refuzuri la facturi M

Financiar

Secţii producţie

Note predare M Condiţii contractuale A Comandă internă

A

Documente interne - evidenţa
contractelor economice M

Liste preţuri M Preţuri negociate M Refuzuri M

Costuri, Preţuri Analiză economică

Diagrama de relaţii a serviciului de vânzări cu compartimentele societăţii

Vânzări Intrări Nr. Activităţi specifice Crt. compartimentului 0 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Informaţii intrări

1 2 A) Contractarea şi - comandă comercială urmărirea realizării pentru execuţie produse contractelor şi servicii - contracte comerciale avizate - obiecţiuni la contractele economice formulate - prevederi legale emise de Ministerul Finanţelor - comunicare privind acceptarea preţului propus - răspuns la condiţiile de calitate impuse de beneficiar - instrucţiuni pentru întocmirea raportărilor statistice - fişă de avizare comenzi

Periodicitate Propunere modalităţi intrări 3 4 5 Beneficiar Zilnic Manual Beneficiar Când este cazul Beneficiar Când este cazul Ministerul Când este Finanţelor cazul Beneficiar Când este cazul Asigurarea Calităţii + Direcţia Producţie Direcţia Judeţeană Statistică Direcţia Producţie Beneficiar Când este cazul Anual Manual Manual Manual Manual Manual

Sursă

7. 8. 9. 10. 11. 12.

Manual Manual Manual Manual Manual Manual

Când este cazul - acte adiţionale semnate Când este sau neacceptate cazul - adrese de modificare a Beneficiar Când este contractelor cazul - liste cu preţuri aprobate Preţuri Când este pentru produsele din cazul profit - preţuri negociate la Preţuri Când este comenzi diverse cazul

13.

14. 15. 16. B) Livrarea produselor, urmăriri facturi 17. 18.

- documentaţia de execuţie pentru produsele executate la cererea beneficiarului - adrese privind refuzurile de calitate, cantitate, etc. - cerere de penalităţi pentru nelivrare sau întârzierea livrărilor - facturi pentru livrarea produselor

Beneficiar Când este cazul Asigurarea Calităţii + Preţuri Oficiul Juridic Transport Depozite Când este cazul Când este cazul Zilnic Lunar Ocazional

Manual

Manual Manual Automat Modul facturări Manual Manual

- note predare (produse, Secţie piese de schimb, diverse) producţie - situaţia refuzurilor la Financiar facturi apărute la plată

Vânzări Ieşiri Nr. Activităţi specifice Crt. compartimentului 0 1. 2. 3. 4. 1 A) Contractarea şi urmărirea contractelor

Informaţii intrări 2 - raport statistic pentru contractele existente la producţia industrială - contract economic, proiect în vederea semnării - act adiţional - situaţia contractării produselor şi a termenelor de livrare

Sursă 3 Direcţia Judeţeană de Statistică Beneficiar Beneficiar Conducere Plan, Prognoză Direcţia Producţie

Periodicita Propunere te modalităţi intrări 4 5 Lunar Manual Când este cazul Când este cazul Lunar Manual Manual Automat Modul comenzi de vânzări

5. 6.

7.

8. 9.

- confirmare comandă Beneficiar - condiţii contractuale Asigurarea speciale cerute Calităţii beneficiarului privind Secţii calitatea Producţie - dosarul contractului Oficiu Juridic neconciliat pentru concilieri la nivel superior - chemare pentru Beneficiar conciliere - comandă internă pentru Plan, programarea în fabricaţie Prognoză a produselor contractate Secţii producţie - evidenţa contractelor economice - dispoziţii de livrare - situaţia executării şi livrării produselor pe sortimente - datele privind termenele de livrare a produselor contractate sau comandate - intervenţii pentru soluţionarea refuzurilor de plată - solicitarea de la beneficiar a posibilităţilor de plată Rămâne în compartiment Transport Depozite Conducere Plan, Prognoză Aprovizionar e Direcţia Producţie Beneficiar Beneficiar

Lunar Când este cazul Când este cazul Când este cazul Zilnic

Manual Manual

Manual

Manual Automat Modul prelucrare centralizat ă de vânzări Manual Manual Automat Modul analiză vânzări Automat Modul programar e clienţi Manual Manual

10. 11. 12. B) Livrarea produselor, urmărire facturi

Zilnic Când este cazul Lunar

13.

Lunar Când este cazul Când este cazul Când este cazul

14. 15.

3.8. Stabilirea suporţilor de informaţii Suporţii informaţionali utilizaţi în această firmă sunt: - hârtia (pentru toate documentele care implică obligatoriu acest tip de suport – formulare, facturi, bonuri, etc.) - suporţi magnetici (ficşi – hard disk-uri – şi mobili - dischete) - suporţi optici (compact disc-uri)

Cap. IV Implemenatarea noului sistem informaţional
4.1 Stabilirea etapelor de implementare Implimentarea noului sistemului informaţional înseamnă crearea ordinii fluxului informaţional în cadrul sistemului flexibil de prelucrare.Abordarea pas cu pas a implementării noului sistemul informaţional, va aduce cele mai bune rezultate. Noul sistem informaţional este avizat de conducerea firmei după care este transmis compartimentului respectiv pentru a fi pus în practică. Compartimentul vânzări va lua la cunoştinţă cele menţionate, urmând să pună în aplicare aceste decizii luate de conducere. Etapele implementării sunt:  Conştientizarea conducerii de necesitatea implementării unui SI  Pregătirea personalului  Efectuarea unui studiu pentru determinarea cerinţelor noului soft  Planificarea implementării, alocare de resurse  Evaluarea implementării la fiecare pas  Stabilirea deficienţelor semnalate  Comandarea softului la o firma specializată  Testarea softului în paralel cu celălalt
 Dacă rezultatele sunt pozitive se va trece la instruirea personalului pentru folosirea programului