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TEORA ORGANIZACIONAL: DISEO Y CAMBIO DE LAS ORGANIZACIONES GARET R. JONES PEARSON

CAPTULO 1 ORGANIZACIONES Y EFECTIVIDAD ORGANIZACIONAL

QU ES UNA ORGANIZACIN? Las organizaciones son intangibles. Lo que hace una organizacin es agrupar individuos y otros recursos para producir bienes y servicios es la esencia de organizar. Organizacin: herramienta que utilizan las personas para coordinar sus acciones con el fin de obtener algo que desean o valoran. Una organizacin es la respuesta a alguna necesidad humana y el medio de satisfacerla. Cuando hay nuevas tecnologas disponibles y se descubren nuevas necesidades se crean nuevas organizaciones; adems mueren o se transforman cuando las necesidades a las que alguna vez respondieron ya no son importantes o han sido reemplazadas por otras. Espritu empresarial: proceso por medio del cual las personas reconocen oportunidades para satisfacer necesidades y luego renen y utilizan recursos para satisfacer esas necesidades. Cmo crea valor una organizacin? La creacin de valor se lleva a cabo en tres etapas: entrada, conversin y salida. Cada etapa se ve afectada por el ambiente en el que opera la organizacin. Los insumos incluyen recursos humanos, informacin y conocimiento, materia prima y dinero y capital. La manera en que una organizacin elige y obtiene de su ambiente los insumos que necesita para producir bienes y servicios determina cunto valor crea en la etapa de entrada. La manera en que la organizacin utiliza los recursos humanos y la tecnologa para transformar los insumos en resultados determina cunto valor se crea en la etapa de conversin. La cantidad de valor que crea una organizacin va en funcin de la calidad de sus habilidades, que incluyen su capacidad para aprender del medio ambiente y de responder a l. El resultado del proceso de conversin es la salida de bienes terminados y servicios que la organizacin pone en su ambiente, donde los clientes los compran y utilizan para satisfacer sus necesidades. Una organizacin que contina satisfaciendo las necesidades de las persona podr obtener mayores cantidades de recursos con el tiempo y ser capaz de crear cada vez ms valor, conforme aumenta sus habilidades y capacidades.
Insumos de la organizacin Una organizacin obtiene insumos de su ambiente Materia prima Dinero y capital Recursos humanos Informacin y conocimiento Clientes de organizaciones de servicio Proceso de conversin de la organizacin La organizacin transforma los insumos y les da valor Maquinaria Computadoras. Habilidades y capacidades humanas

Medio ambiente de la organizacin La venta de los resultados permite a la organizacin obtener nuevos suministros de insumos Clientes Accionistas Proveedores Distribuidores Gobierno Competidores

Resultados de la organizacin La organizacin libera resultados ambiente Productos terminados Servicios Dividendos Salarios Valor para las partes interesadas.

su

Por qu existen las organizaciones?

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La produccin de bienes y servicios se lleva a cabo en un ambiente de organizacin porque las personas que trabajan juntas para producir bienes y servicios generalmente pueden crear ms valor que quieres trabajan por separado. El uso de una organizacin permite que las personas conjuntamente: Aumenten la especializacin y la divisin de la mano de obra. Utilicen tecnologa de gran escala valor Administren el ambiente externo organizacin Economicen en los costos de transicin Ejerzan poder y control

lo que aumenta el que una puede crear

Utilizar una tecnologa de gran escala Las organizaciones pueden aprovechar las economas de escala y las oportunidades que resultan de usar una tecnologa moderna automatizada y computarizada. Las economas de escala: ahorro que resulta cuando los bienes y servicios se producen en grandes volmenes en lneas de produccin automatizadas. Economas de oportunidad: ahorro que resulta cuando una organizacin puede utilizar recursos infrautilizados de forma ms eficiente porque se pueden compartir en diferentes productos y tareas. Se puede lograr economas de oportunidad (al igual que las de escala) cuando es posible disear una lnea de produccin automatizada para fabricar distintos tipos de productos simultneamente. Administrar el ambiente externo Las presiones del ambiente en que una organizacin opera tambin hacen que sta sea el modo preferido de organizar los recursos productivos. El ambiente de una organizacin no slo incluye factores econmicos, sociales y polticos, sino tambin las fuentes de las que la organizacin obtiene insumos y el mercado en el que coloca los resultados. Administrar ambientes complejos es una tarea que va ms all de las capacidades de la mayora de los individuos, pero una organizacin tiene los recursos para desarrollar especialistas que anticipen o traten de influir en las muchas exigencias del ambiente. Esta especializacin permite a la organizacin crear ms valor para s, sus integrantes y sus clientes. Economizar en costos de transaccin Cuando las personas cooperan para producir bines y servicios, surgen ciertos problemas. A media que aprenden qu hacer y cmo trabajar con otros para llevar a cabo una tarea eficiente, tienen que decidir conjuntamente quin realizar cada tarea (divisin del trabajo). Costos de transaccin: costos asociados con la negociacin, el monitoreo y las interacciones gerenciales entre las personas. La capacidad de las organizaciones para controlar los intercambios entre las personas reduce los costos de transaccin asociados con estos intercambios. La estabilidad resultante reduce los costos de transaccin y aumenta la productividad. Ejercer poder y control Las organizaciones pueden ejercer gran presin sobre los individuos para que se ajusten a las tareas y los requisitos de produccin y as poder aumentar el rendimiento de la produccin. Requisitos para una produccin menos costosa y ms eficaz: que las personas lleguen a su puesto de trabajo de modo predecible, que se comporten de acuerdo con los intereses de la organizacin y que acepten la autoridad de sta y de sus directivos. TEORIA, DISEO Y CAMBIO ORGANIZACIONALES Teora Organizacional: es el estudio de cmo funcionan las organizaciones y cmo afectan y se ven afectadas por el ambiente en el que opera. Principios que subyacen al diseo, operacin, cambio y rediseo de las organizaciones para conservar y aumentar su efectividad. Estructura organizacional Sistema formal de tareas y relaciones de autoridad que controla cmo las personas coordinan sus acciones y utilizan los recursos para lograr las metas de la organizacin.

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El principal propsito de la estructura organizacional es de control: controlar la manera en que las personas coordinan sus acciones para lograr los objetivos organizacionales y controlar los medios que se utilizan para motivar a las personas para que logren esos objetivos. Para cualquier organizacin, una estructura adecuada es aquella que facilita las respuestas eficaces a los problemas de coordinacin y motivacin (aquellas que pueden surgir por un sinnmero de razones ambientales, tecnolgicas y humanas). A media que las organizaciones crecen y se diferencian, la estructura evoluciona de la misma manera. La estructura organizacional se puede administrar por medio de un proceso de diseo y cambio organizacional. Relacin entre teora organizacionales. organizacional y estructura, cultura, diseo y cambio

Teora organizacional El estudio de cmo funcionan las organizaciones de cmo afectan y se ven afectadas por el ambiente en el que operan.
Estructura organizacional El sistema formal de tareas y relaciones de autoridad que controla la forma en que las personas cooperan y utilizan los recursos para logra las metas de la organizacin. Controla la coordinacin y motivacin; modela la conducta de las personas y de la organizacin. Es una respuesta a contingencias que involucran ambiente, tecnologa y recursos humanos. Evoluciona a medida que la organizacin crece y se diferencia. Se puede administrar cambiar por medio del proceso de diseo organizacional. Diseo y cambio organizacionales Proceso por medio del cual los directivos seleccionan y administran varias dimensiones y componentes de la estructura y la cultura de la organizacin para que sta pueda controlar las actividades necesarias con las que logran sus metas. Equilibra la necesidad de la organizacin de administrar las presiones externas e internas para que pueda sobrevivir a largo plazo. Permite a la organizacin redisear y transformar continuamente su estructura y cultura para responder al cambiante ambiente global. Cultura organizacional Conjunto de valores y normas compartidos que controla las interacciones entre los miembros de la organizacin con otras personas externas a la organizacin. Controla la coordinacin y motivacin; modela la conducta de las personas y de la organizacin. La forman las personas, la tica y la estructura organizacional. Evoluciona a media que la organizacin crece y se diferencia. Se puede administrar y cambiar por medio del proceso de diseo organizacional.

Cultura organizacional Al mismo tiempo que la estructura organizacional evoluciona, tambin lo hace la cultura organizacional. Cultura organizacional: conjunto de valores y normas compartidos que controla las interacciones entre los integrantes de la organizacin y con los proveedores, clientes y otras personas externas a la misma. La cultura organizacional est formada por las personas que integran la organizacin, por la tica de la misma, por los derechos laborales y por el tipo de estructura que utiliza. Modela y controla la conducta dentro de la organizacin. Diseo y cambio organizacionales Diseo organizacional: es el proceso por medio del cual los gerentes seleccionan y administran los aspectos de estructura y cultura para que una organizacin pueda controlar las actividades necesarias con las que logra sus metas. La estructura y cultura organizacionales son los medios que la organizacin utiliza para lograr sus metas; el diseo organizacin trata de cmo y por qu se eligen los diversos medios. Es una tarea que requiere que los gerentes encuentren un equilibrio entre las presiones externas del ambiente de la organizacin y las presiones internas, por ejemplo, la tecnologa que elijan. Cambio organizacional: es el proceso por medio del cual las organizaciones pasan de su estado actual a un futuro estado deseado para aumentar su efectividad. La meta del cambio organizacional es encontrar nuevas y mejores maneras de utilizar los recursos y capacidades para aumentar la capacidad de la organizacin de crear valor y, por lo tanto, de aumentar su desempeo. El diseo y el cambio organizacional estn sumamente interrelacionados.

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Entender los principios que subyacen al diseo y cambio organizacionales acelera este proceso y profundiza la apreciacin de los muchos procesos tcnicos y sociales sutiles que determinan cmo operan las organizaciones. LA IMPORTANCIA DEL DISEO Y CAMBIO ORGANIZACIONALES Debido a las crecientes presiones competitivas globales y al creciente uso de una mejor tecnologa de informacin (TI), el diseo organizacional se ha convertido en una de las prioridades ms importantes de la administracin. El diseo cambio organizacionales tiene implicaciones esenciales en la capacidad que una empresa tenga que enfrentar contingencias, lograr la ventaja competitiva administrar eficientemente la diversidad y aumentar su eficacia y capacidad para innovar. Contingencias: es un evento que puede ocurrir y para el cual se debe planear, como un ambiente cambiante o un competidor que decide utilizar la tecnologa de una manera innovadora. El diseo de una organizacin determina cun eficientemente responde a los diversos factores de su ambiente y obtienen los escasos recursos. Una organizacin puede disear su estructura de muchas maneras para aumentar el control de su ambiente. Puede cambiar las relaciones de tareas de los empleados para que stos estn ms conscientes del ambiente, o pude cambiar la manera en que se relaciona con otras organizaciones al establecer nuevos contratos o empresas conjuntas. Una parte del ambiente organizacional que se est volviendo ms importante y complejo es el ambiente global. El diseo organizacional es importante en el contexto global, porque, para llegar a ser una competidora global, una empresa a menudo necesita crear una nueva estructura cultural. La cambiante tecnologa es otra contingencia a la que deben responder las organizaciones. El crecimiento de la subcontratacin (outsourcing) y el nmero de organizaciones de red global cuyos miembros estn vinculados principalmente por medios electrnicos ha cambiado de muchas maneras la forma en que sas operan. Ventaja competitiva: es la capacidad de una empresa de superar a otra porque sus gerentes son capaces de crear ms valor con los recursos que tienen a su disposicin . La ventaja competitiva surge de las competencias clave, de las habilidades y capacidades que tienen los gerentes en actividades de creacin de valor tales como manufactura, investigacin y desarrollo (I&D), administracin de nuevas tecnologas o diseo y cambio organizacionales. Las competencias clave permiten a una empresa desarrollar una estrategia, es el patrn especfico de decisiones y acciones que los gerentes toman para utilizar competencias clave con el fin de lograr una ventaja competitiva y superar a sus competidores. La manera en que los gerentes disean y cambian la estructura organizacional es un determinante importante de cunto valor crea la organizacin ya que esto afecta la manera en que sta implementa la estrategia. La estrategia de una organizacin siempre est cambiando en respuesta a los cambios en el ambiente; el diseo organizacional debe ser una actividad gerencial en constante evolucin para que una empresa se mantenga por delante de la competencia. Administrar la diversidad: las diferencias de raza, gnero y origen nacional de los miembros de una organizacin tienen importantes implicaciones para los valores de la cultura de la misma y para su efectividad. Por ejemplo, la calidad de la toma de decisiones de la organizacin es una funcin de la diversidad de los puntos de vista que se consideran y del tipo de anlisis que se lleva a cabo. Promover la eficiencia, velocidad e innovacin: las organizaciones existen para producir bienes y servicios que las personas valora. Cuanto mejor funciones, mayor valor crean, en la forma de ms o mejores bienes y servicios. En el ambiente global de hay la competencia provocada por pases con bajos costos de mano de obra est presionando a las empresas de todo el mundo a volverse ms eficientes para reducir costos o aumentar su calidad. Es ms probable que una cultura que se asa en normas y valores de espritu empresarial fomente ms la innovacin que una que sea conservadora y burocrtica, porque los valores del espritu empresarial anima a las personas a aprender cmo responder y adaptarse a una situacin cambiante. Consecuencias de un mal diseo organizacional: muchos equipos de administracin no logran comprender los importantes efectos que el diseo y cambio organizacionales pueden tener en el desempeo y eficiencia de su empresa. Aunque el comportamiento se controla con una estructura y cultura organizacionales, a menudo los agentes no estn conscientes de los muchos factores que afectan, prestando poco atencin a la forma en que los empleados se comportan y a su papel en la organizacin.

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Las consecuencias de un mal diseo organizacin o de la falta de atencin a ese diseo es el declive de la organizacin. Desatender el diseo organizacional hasta que amenaza una crisis obliga a los gerentes a hacer cambios en la estructura y cultura organizacionales que desbaratan la estrategia de una empresa. Se ha instaurando en las grandes compaas el nombramiento de directores generales de operaciones (COO) son los responsables de la supervisin de la estructura y cultura organizacionales; crean y supervisan a equipos de gerentes de nivel senior que son responsables del diseo organizacional y de orquestar no slo los cambios pequeos e incrementales, sino tambin los cambios en la estrategia, estructura y cultura de toda la organizacin. CMO MIDEN LOS GERENTES LA EFECTIVIDAD ORGANIZACIONAL? Los gerentes son responsables de la utilizacin de los recursos organizacionales de tal manera que maximice la capacidad de una organizacin para crear valor. Los investigadores que analizan lo que los directores generales y gerentes hacen han sealado que el control, la innovacin y la eficiencia, son los tres procesos ms importantes que los gerentes utilizan para evaluar y mediar su eficacia y la de sus organizaciones a la hora de crear valor. Control: significa tener el control del ambiente externo y tener la capacidad de atraer recuros y clientes. Innovacin: desarrollar las habilidades y capacidades de una organizacin para que sta pueda descubrir nuevos productos y procesos. Eficiencia: desarrollar las instalaciones de produccin modernas al utilizar nuevas tecnologas de informacin que puedan producir y distribuir los productos de la empresa de manera oportuna y rentable. ENFOQUES PARA MEDIR LA ACTIVIDAD ORGANIZACIONAL ENFOQUE DESCRIPCION METAS A ESTABLECER PARA MEDIAR LA EFICACIA
De recursos externos De sistemas internos Evala la capacidad de la organizacin para asegurar, administrar y controlar habilidades y recursos escasos y valiosos Evala la capacidad de la organizacin para ser innovadora y funcionar rpida y responsablemente Costos ms bajos de insumos Obtener insumos de alta calidad de materia prima y empleados. Aumentar la participacin de mercado. Aumentar el precio de las acciones Obtener el apoyo de las partes interesadas, as como el gobierno y ambientalistas. Reducir el tiempo de toma de decisiones Aumentar el ndice de innovacin de productos. Aumentar la coordinacin y motivacin de los empleados. Reducir conflictos Reducir el timpo de llegada al mercado Aumentar la calidad del producto Reducir el nmero de defectos. Reducir los costos de produccin. Mejorar el servicio al cliente. Reducir el tiempo de entrega al cliente.

Enfoque Tcnico

Evala la capacidad de la organizacin de convertir eficientemente las habilidades y recursos en bienes y servicios

El enfoque de los recursos externos: control Mtodos que los gerentes utilizan para evaluar cun eficientemente una organizacin administra y controla su ambiente externo. La capacidad de la empresa de influir en las partes interesadas a su favor y recibir una evaluacin positiva de los participantes externos es importante para los gerentes y para la supervivencia de la organizacin. Tambin la capacidad de sta de utilizar su ambiente y asegurar los recursos escasos y valiosos es otra indicacin de su control del ambiente. Para medir el control del ambiente, los gerentes utilizan indicadores como el precio de las acciones, la rentabilidad y el retorno sobre la inversin, los cuales comparan el desempeo de su organizacin con el de otras. La capacidad de la alta gerencia para percibir y responder a los cambios en el ambiente o para iniciar el cambio y ser los primeros en aprovechar una oportunidad es otro indicador de la capacidad de la organizacin para influir y controlar el ambiente.

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Los gerentes saben que la agresividad, naturaleza empresarial y reputacin de la organizacin son criterios por los que las partes interesadas (accionistas, etc) juzgan has qu punto la administracin de una empresa est controlando su ambiente. El enfoque de los sistemas internos: innovacin Mtodo que permite a los gerentes evaluar cun eficientemente funciona y opera una organizacin. Para ser eficiente, una organizacin necesita una estructura y una cultura que fomenten la adaptabilidad y las respuestas rpidas a las cambiantes condiciones del ambiente. Tiene que ser flexible para que pueda acelerar la toma de decisiones y crear rpidamente productos y servicios. Las medidas de capacidad de una organizacin para la innovacin incluyen la cantidad de tiempo que necesita para tomar una decisin, para poner nuevos productos en el mercado y para coordinar las actividades de los diferentes departamentos. El enfoque tcnico: eficiencia Mtodo que los gerentes utilizan para evaluar cun eficientemente puede una organizacin convertir una cantidad fija de recursos organizaciones en bienes terminados y servicios. La efectividad tcnica se mide en trminos de productividad y eficiencia (la proporcin da resultados e insumos). Las medidas de productividad son indicadores objetivos de la efectividad de las operaciones de produccin de una organizacin. Es comn para los gerentes de lnea de produccin medir la productividad en todas las etapas del proceso utilizando indicadores como la cantidad de productos defectuosos o de material desperdiciado. En las organizaciones de servicio, donde no se produce ningn bien tangible, los gerentes de lnea miden la productividad al utilizar indicadores como la cantidad de ventas por empleado o la proporcin de bienes vendidos contra bienes devueltos para juzgar la productividad de los empleados. La actitud y motivacin de los empleados y el deseo de cooperacin son tambin factores importantes que influyen en la productividad y eficiencia. Medicin de la efectividad: metas organizacionales Los gerentes crean metas para evaluar el desempeo de las organizaciones. Misin: metas que explican por qu existe la organizacin y lo que debera hacer. Metas oficiales: son los principios claves que la organizacin declara formalmente en su informe anual y en otros documentos pblicos. Incluyen ser el fabricante lder de un producto, demostrar una preocupacin primordial por la seguridad pblica, etc. Tienen la intencin de legitimar a la organizacin y sus actividades, as como permitirle obtener los recursos y el apoyo de las partes interesadas. Metas operativas: metas especficas a largo y corto plazos que guan a los gerentes y empleados a medida que desempean el trabajo de la organizacin. Pueden medir qu tan bien est funcionando la organizacin al medir cunto tiempo se tarda en tomar una decisin o cun grande es el conflicto entre sus miembros. Tambin el grado de eficiencia al crear metas operativas que les permitan ser los puntos de referencia frente a sus competidores, esto es, comparar los costos y logros de calidad de sus competidores con los propios. Los gerentes deben tener cuidado al desarrollar metas que midan la efectividad en las tres dimensiones: control, innovacin y eficiencia. Adems las empresas deben tener cuidado al alinear sus metas oficiales y operativas y eliminar cualquier conflicto entre ellas. Cuando los gerentes crean un grupo de metas para medir la efectividad organizacional, deben asegurarse de que las metas oficiales y las operativas trabajen juntas para mejorar la efectividad. PREGUNTAS GUA CURSO 1. Cmo crean valor las organizaciones? Cul es el papel del espritu empresarial en este proceso? El valor se crea en las fases de entrada, transformacin y salida. En la fase de entrada, el valor depende de cmo la organizacin selecciona y obtiene los inputs; algunos inputs generan ms valor que otros. En la fase de transformacin, el valor en una funcin de las habilidades de los empleados, entre las cuales se incluyen su capacidad para aprender de y responder al entorno. Los outputs crean valor si satisfacen necesidades. El espritu empresarial contribuye a la creacin de valor mediante la identificacin de necesidades, la adquisicin de inputs y su transformacin en productos o servicios. El ciclo de creacin de valor continuar si los

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consumidores estn satisfechos; los beneficios generarn nuevas entradas en el proceso productivo y lo mejorarn. 2. Cul es la relacin entre teora, diseo y cambio organizativo y estructura y cultura organizativas? La teora organizativa estudia cmo funcionan las organizaciones, cmo influyen en sus trabajadores y en la sociedad y cmo, a su vez, se ven afectados por ellos. La teora organizativa trata de la organizacin en general. El diseo organizativo entraa decisiones sobre la estructura y la cultura de la organizacin. La estructura organizativa es el conjunto formal de tareas y relaciones de autoridad. La cultura organizativa es la serie de valores compartidos que influyen en el comportamiento. 3. Qu es la eficiencia organizativa? Analice tres enfoques para evaluar la efectividad y los problemas asociados con cada enfoque. La eficiencia organizativa es la capacidad de usar recursos para crear valor; incluye control, innovacin y eficiencia. El enfoque de los recursos externos evala la habilidad de una compaa para obtener recursos escasos y habilidades valiosas. Sus indicadores recogen precios burstiles, rentabilidad de las inversiones y cuota de mercado. Estos ndices se comparan con los ndices de los competidores. Sin embargo, este enfoque no tiene en cuenta la cultura ni la estructura organizativa El enfoque interno examina la capacidad de la organizacin para innovar y responder al entorno con rapidez. Algunas de sus medidas incluyen el tiempo que se tarda en sacar un producto al Mercado, la rapidez para tomar decisiones y el tiempo de coordinacin. Este enfoque no tiene en consideracin los costes ni el entorno externo. El enfoque tcnico analiza la competencia de la organizacin para emplear sus habilidades y recursos eficientemente. Este enfoque no contempla el entorno, la estructura ni la cultura. Es importante evaluar la organizacin en sus tres reas: control, innovacin y eficiencia.

Recordar Las organizaciones son herramientas que las personas utilizan para conseguir objetivos La teora organizativa estudia como funcionan las organizaciones y como influyen y son influidas por su entorno Los directivos deben controlar la eficacia de la organizacin

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