INSTRUCTIVO PARA EL CARGUE Y DESCARGUE DE ARCHIVOS VERIFICACION DE CUMPLIMIENTO DE COMPROMISOS EDUCACIÓN - MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN

GESTIÓN PARA EL INGRESO SOCIAL

Código: En aprobación Fecha aprobación: Versión: 01

1. OBJETIVO El presente documento contiene los aspectos básicos a tener en cuenta para la realización del Registro de Cumplimiento de Compromisos por las instituciones educativas.

2. DESCARGAR ARCHIVOS Ingresar por la opción “Cumplimiento de Compromisos” Manejo de Archivos –Descargar archivos con beneficiarios por entidades”. Al desplegar el campo entidades educativas, aparecen todas las sedes adscritas al colegio principal al cual tiene acceso el Rector de la entidad. El descargue de archivos debe hacerse sede por sede.

El nombre del archivo que se descarga está compuesto de la siguiente manera:

130: indica el total de niños que bajan en el archivo 39817: Indica el código de la sede, este número es el que se debe registrar para ver el resultado de la validación del archivo posteriormente. 54001: Corresponde al código del municipio. 5_6_2013: corresponde a la fecha en que se descarga el archivo 17_15_40_450: Corresponde a la hora en que se descargo el archivo.  El archivo contiene la información de los niños beneficiarios que estudian en cada sede, independiente en que municipio están radicadas las familias. En la parte final aparecen la siguientes 3 columnas:

Dirección de Ingreso Social
Conmutador (57 1) 5960800 Ext 7275 * Calle 7 No. 6-54 Piso 2- Bogotá – Colombia * www.dps.gov.co

gov. para lo cual es preciso que:  En los casos de No cumplimiento se registre N y adicionalmente la causal.INSTRUCTIVO PARA EL CARGUE Y DESCARGUE DE ARCHIVOS VERIFICACION DE CUMPLIMIENTO DE COMPROMISOS EDUCACIÓN . ni fecha. El sistema rechaza los registros que presenten inconsistencia por este motivo. En los casos de Cumplimiento se debe registrar S en el campo Cumplió únicamente. es decir el archivo cargado entra en cola y el resultado del cargue cada rector debe visualizarlo posteriormente. es obligatorio que la institución registre la fecha en que se presentó el evento.MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN GESTIÓN PARA EL INGRESO SOCIAL Código: En aprobación Fecha aprobación: Versión: 01 Cumplió Causal (S/N) Inasistencia de Fecha de Retiro o Deserto (DD/MM/AAAA) En importante que tengan en cuenta lo siguiente: Todos los niños bajan con N. las cuales se despliegan al ingresar al campo: Cuando las causales sean Retiro o Deserción. el sistema valida: Que se haya registrado la fecha y que ésta esté dentro del período que se está verificando. Por esto es importante que el Rector esté consultando. Es importante que tenga en cuenta que la validación de la información cargada NO se realiza en línea. No se debe registrar ni causal.co .dps. 3. tiempo real. CARGAR ARCHIVOS: Ingresar por la opción “Cumplimiento de Compromisos “Cargar Archivo de cumplimiento por Entidades. y la institución debe indicar en cada caso si el menor cumplió o no el compromiso. Dirección de Ingreso Social Conmutador (57 1) 5960800 Ext 7275 * Calle 7 No. Existen 3 causales posible.Bogotá – Colombia * www. el estado del proceso hasta que encuentre que ha finalizado y visualice el resultado obtenido después de la validación realizada por el sistema. 6-54 Piso 2.

dps. o Finalizado: indica que el proceso de validación termino bien. o Finalizado con error: Indica que el proceso de validación no termino por error. (de comunicación.  En el espacio Inconsistencias. Comunicarse con la mesa de ayuda. el archivo muestra la misma información cargada inicialmente y en los campos inconsistentes. siempre en la columna Cumplió presenta una N. se relacionan uno a uno los códigos de los beneficiarios inconsistentes.INSTRUCTIVO PARA EL CARGUE Y DESCARGUE DE ARCHIVOS VERIFICACION DE CUMPLIMIENTO DE COMPROMISOS EDUCACIÓN .gov.Bogotá – Colombia * www. El Rector debe corregir la información en el mismo archivo cargado inicialmente o puede descargar uno nuevo para hacerlo. 6-54 Piso 2. la fecha de la inconsistencia y la Causal. pueda dar Buscar en el código y la pantalla se refresca.co . de luz. En el ejemplo es 39817 El sistema presenta el total de registros validados y los registros inconsistentes con su respectivo mensaje de error. Si desea esperar el resultado. Dirección de Ingreso Social Conmutador (57 1) 5960800 Ext 7275 * Calle 7 No. de servidor.MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN GESTIÓN PARA EL INGRESO SOCIAL Código: En aprobación Fecha aprobación: Versión: 01 El resultado de la validación se puede ver ingresando por la misma opción y registrando en el campo El número indicado en el nombre del archivo. o Pendiente: El proceso está en cola o Ejecución: El proceso se está ejecutando. tiempo de espera agotado o cierre de inicio de sesión por tiempo inactivo). El sistema presenta:  en espacio Estado del proceso. la fecha y en el campo de Mensaje el número de registros cargados exitosamente. Si se descarga uno nuevo.

4. En este caso se procede a descargar nuevamente el archivo de “Registro de Cumplimientos” para realizar la corrección requerida. CORRECCIONES DE INCUMPLIMIENTOS: Se entiende por corrección cuando se ha registrado un incumplimiento “N” en el archivo ya cargado y se desea cambiar por un Cumplimiento “S”.INSTRUCTIVO PARA EL CARGUE Y DESCARGUE DE ARCHIVOS VERIFICACION DE CUMPLIMIENTO DE COMPROMISOS EDUCACIÓN .gov. todas deben ser revisadas para su corrección. ANULACIONES DE CUMPLIMIENTOS REGISTRADOS: Cuando se requiera anular un Cumplimiento “S” ya cargado. se procede a descargar el archivo de “Anulación de Registros”.MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN GESTIÓN PARA EL INGRESO SOCIAL Código: En aprobación Fecha aprobación: Versión: 01 Cuando en el campo de Inconsistencias se presente más de una hoja. Recuerde que la Hoja que se está visualizando es la que aparece sin el _ en la parte inferior. Si aparece 3 indica que la hoja está cerrada. 5. Este archivo presenta en la Columna “Cumplió S/N” Dirección de Ingreso Social Conmutador (57 1) 5960800 Ext 7275 * Calle 7 No. El sistema siempre presenta las inconsistencias que arrojo el último archivo cargado. 6-54 Piso 2.Bogotá – Colombia * www. Ej. 3. en el resultado del cargue se presentan en “Mensaje" únicamente los registros cargados luego de su corrección y No la totalidad de registros del archivo.co .dps. Cuando se carga el archivo con las correcciones de inconsistencias.

se puede realizar la anulación. Dirección de Ingreso Social Conmutador (57 1) 5960800 Ext 7275 * Calle 7 No. como “N” el sistema no efectúa ningún cambio.MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN GESTIÓN PARA EL INGRESO SOCIAL Código: En aprobación Fecha aprobación: Versión: 01 lo registrado por la institución.co .gov. RECUERDE: Si se requieren realizar nuevas anulaciones descargue siempre nuevamente el archivo. Es importante tener en cuenta que cuando en este archivo se selecciona un registro que figura en la columna “Cumplió. Estos casos deben corregirse descargando el archivo “Registro de cumplimientos” según lo indicado en el punto 3 Correcciones de Incumplimientos. 6-54 Piso 2.INSTRUCTIVO PARA EL CARGUE Y DESCARGUE DE ARCHIVOS VERIFICACION DE CUMPLIMIENTO DE COMPROMISOS EDUCACIÓN . Solo en los eventos en que en esta columna “Cumplió” aparezca el registro de un cumplimiento “S”. registrando “S” en el campo “Anular Registro ya cargado S/N).Bogotá – Colombia * www. la causal y la fecha cuando sea un retiro o deserción.dps.