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MANUAL DE CONTABILIDAD

(PARA PEQUEAS Y MEDIANAS EMPRESAS EN COSTA RICA)

Trabajo Comunal Universitario


MODERNIZACIN EN EL SISTEMA ADUANERO NACIONAL Y SU VINCULACIN CON LA 1 SOCIEDAD CIVIL

ndice
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1. CAPTULO I - CONTABILIDAD ..................................................................................................................................................... 4 1.1 CONCEPTOS GENERALES ......................................................................................................................................................... 5 1.1.1. Para qu sirve la Contabilidad? ......................................................................................................................................... 5 1.1.2 Por qu es importante tener un control contable en mi empresa?................................................................................ 5 1.1.3 Definiciones y Conceptos Generales ................................................................................................................................... 6 1.2. TCNICAS DE CONTABILIDAD ............................................................................................................................................... 10 1.2.1 Hiptesis Fundamentales de la Contabilidad.................................................................................................................... 10 1.2.2 El Catlogo de Cuentas ....................................................................................................................................................... 10 1.2.3 Registro de Activos ............................................................................................................................................................. 15 1.2.4 Registro de Pasivos ............................................................................................................................................................. 22 1.2.5 Registro en Cuentas de Patrimonio (Cuentas de Capital) ................................................................................................ 26 1.2.6 Registro en Cuentas de Ingresos y Ganancias................................................................................................................... 28 1.2.7 Registro en Cuentas de Gastos y Prdidas ........................................................................................................................ 31 1.2.8 Registros de Diario .............................................................................................................................................................. 36 1.2.9 Registros de Mayor (Mayorizacin)................................................................................................................................... 38 1.2.10 El Ciclo Contable ............................................................................................................................................................... 40 1.3 ARCHIVO DE DOCUMENTOS COMERCIALES ........................................................................................................................ 42 1.3.1 Archivo de Facturas de Venta. ........................................................................................................................................... 42 1.3.2 Archivo de Facturas de Compra. ........................................................................................................................................ 43 1.3.3 Archivo de Recibos de Dinero, Depsitos y Transferencias Bancarias Recibidas........................................................... 43 1.3.4 Archivo de Cheques de Pago, Depsitos y Transferencias Bancarias Realizadas........................................................... 44 1.4 registro DE DOCUMENTOS COMERCIALES ........................................................................................................................... 46 1.4.1 Dnde registrar los documentos comerciales? .............................................................................................................. 46 1.4.2 Cuando registrar los documentos comerciales?............................................................................................................. 47 1.4.3 Registro de Facturas de Ventas.......................................................................................................................................... 48 1.4.4 Registro de Facturas de Compras ...................................................................................................................................... 49 1.4.5 Registro de Recibos de Dinero, Depsitos y Transferencias Bancarias Recibidas.......................................................... 51 1.4.6 Registro de Cheques de Pago, Depsitos y Transferencias Bancarias Realizadas.......................................................... 52 1.5 OTROS REGISTROS CONTABLES ............................................................................................................................................ 53 1.5.1 Registros Directos en el Diario General ............................................................................................................................. 53 1.5.2 Asientos de Ajuste .............................................................................................................................................................. 54 1.5.3 Asientos de Cierre ............................................................................................................................................................... 60 1.5.4. Caso Prctico ...................................................................................................................................................................... 64 1.6 ELABORACIN DE ESTADOS FINANCIEROS .......................................................................................................................... 72 1.6.1 Elaboracin del Balance de Comprobacin ...................................................................................................................... 73 1.6.2 Elaboracin del Estado de Resultados............................................................................................................................... 74 1.6.3 Elaboracin del Estado de Cambios en el Patrimonio ...................................................................................................... 76 1.6.4 Elaboracin del Balance General ....................................................................................................................................... 77 1.6.5 Elaboracin del Estado de Flujos de Efectivo.................................................................................................................... 80 1.6.6 Elaboracin de las Notas a los Estados Financieros ......................................................................................................... 82 1.7 ELABORACIN DE OTROS INFORMES FINANCIEROS ........................................................................................................... 83 1.7.1 Elaboracin de Informes de Ventas ................................................................................................................................... 83 1.7.2 Elaboracin de Informes de Costos ................................................................................................................................... 83 1.7.3 Elaboracin de Flujos de Caja ............................................................................................................................................ 84 1.8 Interpretacin y Anlisis de Los Estados Financieros y Otros Informes ............................................................................. 95 1.8.1 Anlisis Vertical ................................................................................................................................................................... 95 1.8.2 Anlisis Horizontal............................................................................................................................................................... 95 1.8.3 Interpretacin y Anlisis del Estado de Resultados .......................................................................................................... 96 1.8.4 Interpretacin y Anlisis del Estado de Cambios en el Patrimonio ................................................................................. 98 1.8.5 Interpretacin y Anlisis del Balance General .................................................................................................................. 99 1.8.6 Clculo e Interpretacin de Razones Financieras ........................................................................................................... 101

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2. CAPTULO II CONTROL Y MANEJO TRIBUTARIO ................................................................................................... 111 2.1 Preparacin de Informacin Financiera para efectos Tributarios .................................................................................... 112 2.1.1 Reporte de Ventas y Compras Mensuales ...................................................................................................................... 112 2.1.2 Reporte de Ventas y Compras por Cliente y Proveedor, respectivamente .................................................................. 113 2.1.3 Determinar Gastos No Deducibles, e Ingresos No Gravables ........................................................................................ 113 2.1.4 Clculo de Impuestos Aduaneros .................................................................................................................................... 116 2.2 Elaboracin y Presentacin de Declaraciones Tributarias ................................................................................................ 119 2.2.1 Elaboracin y Presentacin de la D-104 Declaracin Jurada del Impuesto sobre las Ventas ..................................... 119 2.2.2 Elaboracin y Presentacin de la D-101 Declaracin Jurada del Impuesto sobre la Renta ....................................... 124 2.2.3 Elaboracin y Presentacin de la D-151 Declaracin Resumen Anual de Clientes, Proveedores y Gastos Especficos ................................................................................................................................................................................................ 131 2.3 MULTAS Y SANCIONES TRIBUTARIAS .................................................................................................................................. 137

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3. CAPTULO III CONTROL BANCARIO .................................................................................................................... 138 3.1 Servicios Bancarios ............................................................................................................................................................... 139 3.1.2 Transferencias Internacionales ........................................................................................................................................ 140 3.1.3 Normas de Seguridad y Cambio de Cheques .................................................................................................................. 140 3.1.4 Pago Automtico de Planillas y Recibos .......................................................................................................................... 141 3.1.5 Riesgo por Variaciones en el Tipo de Cambio ................................................................................................................. 142 3.2 CONCILIACIONES BANCARIAS.............................................................................................................................................. 143 3.2.1 Conciliacin Bancaria por Saldos Ajustados .................................................................................................................... 144 3.3 Decisiones de Inversin ....................................................................................................................................................... 148 3.3.1 Qu debe hacer una empresa con sus dineros ociosos? ............................................................................................. 148 3.3.1 Apertura de Cuentas Corrientes ...................................................................................................................................... 139 3.4 decisiones de financiamiento .............................................................................................................................................. 150 3.4.1 Cmo determinar cundo se requiere financiamiento? .............................................................................................. 150 3.4.2 En qu moneda se debe tomar el financiamiento?...................................................................................................... 150 3.4.3 Cmo elegir cul es la mejor opcin bancaria para el financiamiento? ..................................................................... 150 3.4.4 Clculos importantes para evaluar un financiamiento .................................................................................................. 151

1.CAPTULO CAPTULO I CONTABILIDAD ONTABILIDAD

Objetivos:
Comprender la Importancia de aplicar la Contabilidad en la empresa. Describir y Explicar la Metodologa para Contabilizar las Transacciones de una compaa. Describir la metodologa para generar Informes y Estados Financieros. Describir las tcnicas para interpretar y analizar los Informes y Estados Financieros.

1.1 CONCEPTOS GENERALES

1.1.1. Para qu sirve la Contabilidad?

La Contabilidad es la tcnica para registrar todas las transacciones y eventos comerciales que diariamente efecta una empresa, con el objetivo de almacenar dicha informacin para posteriormente preparar distintos reportes e informes financieros, los cuales sern importantes para:

Conocer y entender la situacin financiera, desempeo y cambios en la posicin financiera de la empresa. Informar a los usuarios externos que requieren la informacin financiera de la empresa. Por ejemplo: Proveedores, Bancos, Inversionistas, El Estado, entre otros. Preparar la informacin financiera para presentar a la Direccin General de Tributacin Directa.

1.1.2 Por qu es importante tener un control contable en mi empresa?

El tener un control contable en la empresa permitir a los gerentes contar con una visin clara y oportuna de la situacin financiera, desempeo y posicin financiera en la que se encuentra la empresa, y de esta manera podrn explotar sus virtudes y corregir las deficiencias que reflejen los reportes financieros, lo cual guiar a la empresa a un crecimiento continuo y ordenado, y evitar que entre en peligro de quiebra.

Por otro lado, el tener la contabilidad al da es de vital importancia para solicitar financiamientos bancarios, ya que los Estados Financieros son uno de los requisitos 5

fundamentales que solicitan las entidades bancarias a la hora de tramitar un prstamo, ya que por medio de estos es que se evala la solidez financiera, tanto a corto como a largo plazo, de una empresa. Adems, los estados financieros son necesarios para participar en muchas de las licitaciones pblicas, las cuales pueden ser una buena oportunidad de mercado para las empresas.

Lo anterior sin dejar de lado, que los informes financieros son necesarios para preparar las declaraciones tributarias, y as tener la empresa apegada a la ley en cuanto a la declaracin y pago de impuestos.

1.1.3 Definiciones y Conceptos Generales

Documentos Comerciales: Orden de Compra: Documento elaborado por el departamento de compras o bodega que informa y respalda la decisin de compra a un proveedor. Este documento debe contener como mnimo los siguientes datos: Membrete de la empresa, fecha, nmero de consecutivo, cantidades y descripcin de los productos a solicitar, y especificaciones y condiciones de la compra, tales como forma de pago, lugar de entrega, y vigencia de la oferta. Este documento sirve para corroborar la veracidad y confiabilidad de las posteriores facturas. Factura: Documento que se emite cuando se realiza la venta, confirma el

despacho de las mercancas, o la prestacin de los servicios, y solicita el pago de los mismos. Depsitos: Boucher emitido por el banco en el momento que se deposita dinero en una cuenta bancaria. Este contiene informacin importante para el registro contable, tal como fecha del depsito, monto, moneda y nmero de cuenta. 6

Recibo: Documento que se elabora en el momento que se paga una factura, el mismo sirve como comprobante. El Cheque: Es una orden incondicional de pago girada contra un banco, a favor del beneficiario deseado, y pagadera a la vista. Nota de Crdito: Documento elaborado por el proveedor para acreditar (reducir) el monto a pagar al cliente, esto por diversas razones, dentro de las cuales las ms comunes son la devolucin de mercancas o descuentos en precios.

Notas de Dbito: Documento contraparte de la nota de crdito, o sea, se elabora para aumentar el monto a cobrar a un cliente, en el mismo se informa el motivo, por ejemplo, cargos por intereses moratorios ante falta de pago.

El Vale: Documento empleado como respaldo de entrega de dinero a empleados, por concepto de adelantos salariales o para gastos menores de la misma empresa, conocidos como gastos de caja chica.

Pagar: Documento por medio del cual una persona promete incondicionalmente pagar a otra una cierta cantidad de dinero dentro de determinado plazo. Letra de Cambio: Es un ttulo valor por medio del cual una persona ordena incondicionalmente a otra el pago de una suma de dinero a la vista o a plazo. En la prctica, se utiliza como respaldo de la lnea de crdito que le otorga un proveedor a un cliente.

Prenda: Documento por medio del cual una persona impone un gravamen real sobre un bien mueble con el objeto de garantizar una obligacin propia o ajena. Hipoteca: Documento por medio del cual una persona impone un gravamen real sobre un bien inmueble con el objeto de garantizar una obligacin propia o ajena. Acciones: Es un ttulo mediante el cual se acredita y transmite la calidad de socio en una sociedad annima. Representa partes iguales del capital social. Certificados de Depsito a Plazo: Ttulos Valores emitidos por los bancos en el momento que un cliente invierte una determinada cantidad de dinero a un plazo determinado, durante el cual el cliente no podr disponer de los fondos, a cambio de obtener una rentabilidad mayor que las inversiones a la vista. 7

Bonos: Documento que representa la promesa de pagar una suma de dinero en la fecha vencimiento sealada, adems de intereses peridicos a una tasa estipulada, sobre el valor nominal (impreso) del bono.

Informacin que suministran los Estados Financieros: Situacin Financiera: Representa los recurso que posee o controla la empresa, su estructura financiera, su liquidez y solvencia, as como su capacidad para adaptarse a los cambios del ambiente en el que opera. Por ello se le llama el espejo de la empresa. Esta informacin es suministrada fundamentalmente por el Estado Financiero llamado Balance General, el cual se mostrar ms adelante en este manual. Desempeo: Se refiere a las ganancias generadas por las operaciones de la empresa, permite predecir la capacidad de la empresa para generar flujos de efectivo. Cambios en la Posicin Financiera: Revela la informacin referente a las actividades de financiamiento, inversin y operaciones de la empresa.

Elementos de los Estados Financieros: Activos: Son los recursos controlados por la empresa, de los cuales se espera obtener beneficios econmicos futuros. Pasivos: Es una obligacin a la que le debe hacer frente la empresa, surgida por eventos pasados, que debe pagar a un vencimiento, aplicando recursos. Patrimonio: Es la parte residual de los activos, una vez deducidos los pasivos. Por lo general lo componen, los aportes de los socios, y las utilidades acumuladas por la empresa. Por regla general el Patrimonio, tambin llamado Capital, es igual a los Activos, menos los Pasivos, o expresado de otra manera; Activos = Pasivos + Patrimonio Ingresos y Ganancias: Son los beneficios que surgen de la operacin o el

desarrollo de las actividades de la empresa. Ejemplos de ingresos son las ventas, 8

alquileres, intereses, entre otros. La diferencia entre Ingresos y Ganancias, es que los Ingresos surgen producto de las operaciones normales y cotidianas de la empresa, mientras que las ganancias no son habituales, ni producto de las operaciones de la compaa. Gastos y Prdidas: Son la contraparte de los ingresos, son necesarios para realizar las actividades de la operacin de la empresa y as generar ingresos. La diferencia entre Gastos y Prdidas, es que los Gastos surgen producto de las operaciones normales y cotidianas de la empresa, mientras que las prdidas no son habituales, ni producto de las operaciones de la compaa.

1.2. TCNICAS DE CONTABILIDAD


Las tcnicas de contabilidad se refieren a las reglas, metodologa y estndares utilizados para contabilizar. Dichos parmetros son estndar en muchos pases, y estn dictados por las Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIF), complementados por las antiguas Normas Internacionales de Contabilidad (NIC).

1.2.1 Hiptesis Fundamentales de la Contabilidad


La contabilidad debe ser tratada bajo dos supuestos o hiptesis fundamentales, alrededor de las cuales van a regir todas las polticas contables;

a) Base de Acumulacin o Devengado (Causacin): Se refiere a que los efectos de las transacciones y dems eventos se reconocen cuando ocurren y no simplemente cuando se recibe o paga efectivo, asimismo, se registran en los libros y se informan sobre ellos en los estados financieros de los periodos con los cuales se relacionan.

b) Negocio en marcha: Los estados financieros se preparan bajo el supuesto de que la empresa est en funcionamiento y continuar sus actividades de operacin en el futuro, o sea, que no hay intencin de liquidarla, ni quiebra.

1.2.2 El Catlogo de Cuentas


La cuenta es el formato en el que se registran, de forma clara, ordenada y comprensible los aumentos o disminuciones que sufre un valor del activo, pasivo o patrimonio, despus 10

de realizado un hecho o evento econmico en la entidad. Se puede decir que La Cuenta es la forma de clasificar las diferentes transacciones de la empresa. Y son importantes porque contienen la informacin que permite conocer los aumentos o las disminuciones, y determina los saldos de las mismas. La cuenta se compone de: Nombre de la Cuenta. Monto del lado izquierdo, que se conoce como Dbito, Cargo o Debe. Monto del lado derecho, que se conoce como Crdito, Abono o Haber. La diferencia entre los dos lados, que es el saldo de la cuenta, y puede ser de naturaleza dbito o crdito.

Las cuentas se clasifican en: Cuentas Reales o de Balance: Son aquellas que representan bienes (activos), derechos y obligaciones de la empresa (pasivos), determinando su patrimonio. Tambin puede decirse que son aquellas que forman parte de la ecuacin contable, tienen duracin permanente (saldo permanente), y su saldo siempre representa un valor tangible. Cuentas Nominales o de Resultados: Son las que tienen su origen en las operaciones del negocio, determinando aumentos y disminuciones del patrimonio en razn de las utilidades o prdidas generadas en el ejercicio o periodo correspondiente. Se denominan tambin cuentas transitorias porque su duracin llega hasta la terminacin de cada ciclo contable, momento en que deben cancelarse o saldarse contra la cuenta de Utilidades Retenidas. A este grupo perteneces los ingresos de operacin, los gastos de operacin o de ventas, tambin el costo de ventas o de produccin, y los otros ingresos, gastos, ganancia y prdidas que no son de operacin. Cuentas de Orden o de Memorando: Son cuentas que figuran en el balance general pero representan bienes de propiedad de terceros que con intervencin de la

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empresa prestan servicios especiales, como mercadera recibida en consignacin, valores en custodia, entre otros.

El Catlogo de Cuentas o Cuadro de Cuentas rene todas las cuentas antes mencionadas, an el ms pequeo sistema contable debe tenerlo.

El Catlogo de Cuentas es una lista que contiene el nmero (cdigo) y el nombre de cada una de las cuentas que son usadas en el sistema de contabilidad de la empresa.

Este catlogo debe relacionar los nmeros y los nombres o ttulos de las cuentas y estas deben colocarse en el orden de las cinco partes o clasificaciones bsicas: activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos.

Cada cuenta tiene su nivel o jerarqua, y su naturaleza. Los niveles de las cuentas se pueden asemejar a los niveles de cmo est estructurado un libro, por ejemplo, Captulos, Temas y Subtemas. Igualmente pasa en el Catlogo de Cuentas, donde la primer jerarqua la representan las 5 partes bsicas: Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos y Gastos, y luego estas se subdividen en clasificaciones y estas a su vez en sub-clasificaciones. Por ejemplo: Los ACTIVOS contienen una categora llamada CAJA Y BANCOS, y esta a su vez dos subcategoras, una CAJA y otra BANCOS, solo estas dos ltimas son las verdaderas Cuentas, y las nicas que van a recibir los movimientos y transacciones, los niveles superiores, como CAJA Y BANCOS y ACTIVOS solamente son los Ttulos y solamente proporcionan los saldos acumulados (suma) de sus Sub-Categoras respectivas.

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Grficamente se visualiza de la siguiente manera:

CDIGO 100-00-0000 100-01-0000 100-01-0001 100-01-0002

CUENTA ACTIVOS CAJA Y BANCOS Caja Bancos

SALDO 25.000.000 25.000.000 5.000.000 20.000.000

A la hora de asignar los cdigos a cada cuenta se debe considerar la estructura y jerarqua de las cuentas. Por ejemplo, ntese como en el cuadro anterior las cuentas de ACTIVOS son las cuentas nmero cien: 100-XX-XXXX, luego para bajar al nivel inferior CAJA Y BANCOS se asigna la codificacin y sub-categora de cero uno: 100-01-XXXX, y por ltimo, las cuentas se enumeran en consecutivo desde uno y hasta un disponible de 9999, ya que como se puede notar, en esta catalogacin se dej habilitado 4 dgitos para numerar las cuentas: 100-01-????

A continuacin se presenta un Catlogo de Cuentas con las principales cuentas en las cuales las empresas realizan sus transacciones:

CUENTAS DE ACTIVOS Activos Circulantes Efectivo Bancos Inversiones Cuentas por Cobrar Gastos pagados por anticipado (diferidos) Inventarios Documentos por Cobrar Activos Fijos Terrenos Edificios Vehculos Maquinaria y Equipo de Trabajo

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Mobiliario y Equipo de Oficina Equipo de Cmputo Depreciacin Acumulada Activos Intangibles Software Patentes Amortizacin Acumulada

CUENTAS DE PASIVOS Pasivos Circulantes Cuentas por pagar Gastos por Pagar Impuesto por Pagar Ingresos Cobrados por anticipado (diferidos) Retenciones y Provisiones Laborales Documentos por pagar, Corto Plazo Pasivos No Circulantes Documentos por pagar, Largo Plazo

CUENTAS DE PATRIMONIO Capital Social, acciones Utilidades Retenidas Reserva Legal

CUENTAS DE INGRESOS Ingresos por Ventas Descuentos sobre Ventas Devoluciones sobre Ventas Ingresos por Intereses Otros Ingresos Ganancia en venta de activos Ganancia en diferencial cambiario

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CUENTAS DE GASTOS Compras Descuentos sobre Compras Devoluciones sobre Compras Gastos Operativos Gastos Administrativos Gastos Financieros Otros Gastos Prdidas en venta de activos Prdidas en diferencial cambiario

En los siguientes subtemas, se definir el formato y procedimiento para registrar las transacciones que afectan a cada cuenta del catlogo.

1.2.3 Registro de Activos


Las cuentas de Activos son los recursos con los que cuenta la empresa, y por definicin aumentan al Debe y disminuyen al Haber, grficamente se define del a siguiente manera:

ACTIVOS Debe (+) Haber (-)

A continuacin se detalla la informacin necesaria para registrar transacciones de cada una de las cuentas de Activos del catlogo:

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Cuenta (nombre de la cuenta): Concepto


(descripcin de que

EFECTIVO Dinero mantenido de manera fsica, en custodia de la misma empresa.

se ingresa en la cuenta):

Naturaleza (Saldo normal de la Al Debe


cuenta):

Documentos de Soporte Comprobantes probatorios extendidos por terceros (bancos,


(documentos fsicos que contienen la informacin y deben ir adjuntos al registro de la transaccin):

proveedores, pagadores, etc) sobre la entrega del dinero en efectivo. Cobros de dinero en efectivo.

Movimiento
registran al Debe):

al

Debe

(ejemplos de movimientos que se

Movimientos al Haber:
(ejemplos de movimientos que se registran al Haber):

Pagos con dinero en efectivo. Envo de depsito al banco.

Cuenta: Concepto: Naturaleza: Documentos de Soporte:

BANCOS Dinero mantenido como depsito en cuentas bancarias. Al Debe Boucher extendidos por la entidad bancaria, con la informacin del depsito realizado. Y salidas por medio de copia de cheques o transferencias bancarias.

Movimiento al Debe:

Depsitos a la cuenta bancaria. Crditos del banco, tales como intereses. Cheques girados. Transferencias bancarias a otras cuentas. Dbitos del banco, tales como comisiones, multas, etc.

Movimientos al Haber:

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Cuenta: Concepto:

INVERSIONES Inversiones a la Vista o en Certificados de depsito a plazo mantenidos con entidades bancarias u otros.

Naturaleza: Documentos de Soporte: Movimiento al Debe:

Al Debe El Certificado o documento emitido por la entidad bancaria. Creacin de la Inversin. Aumento de la Inversin si fuera en Fondos (ganancia por fluctuacin segn el mercado)

Movimientos al Haber:

Retiro de la Inversin. Disminucin de la Inversin (prdida por fluctuacin segn el mercado)

Cuenta: Concepto: Naturaleza: Documentos de Soporte: Movimiento al Debe: Movimientos al Haber:

CUENTAS POR COBRAR Cuentas pendientes de cobro, sea por ventas, prstamos, etc. Al Debe La Factura a crdito, o documento respectivo para cobro. Emisin de Factura a crdito. Cobro de factura a crdito. Aplicacin de Nota de Crdito (rebajo a la factura)

Cuenta: Concepto:

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO (DIFERIDOS) Pagos realizados como adelanto, antes de recibir los servicios o mercancas. (Ej: Una seal de trato)

Naturaleza: Documentos de Soporte: Movimiento al Debe: Movimientos al Haber:

Al Debe Recibo de dinero y/o factura que respalda el pago del adelanto. Realizacin del pago del adelanto. Recepcin del Servicio o Mercancas.

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Cuenta: Concepto:

INVENTARIOS Mercancas en posesin y disposicin de la empresa. Pueden ser suministros para uso propio, o mercadera para la venta.

Naturaleza: Documentos de Soporte:

Al Debe Facturas de Compra para las entradas, y Boletas de Requisicin (entrega de materiales) y/o Facturas de Venta para las salidas.

Movimiento al Debe:

Compra de Mercancas. Produccin de Mercancas. Venta de Mercancas. Uso propio de Mercancas. Dao u Obsolescencia de Mercancas.

Movimientos al Haber:

Cuenta: Concepto:

DOCUMENTOS POR COBRAR Documentos por Cobrar (letras de cambio, pagars, prendas, hipotecas) firmadas por terceros a favor de la compaa, como respaldo a deudas pendientes de cobro, producto de prstamos de dinero, deudas atrasadas, respaldo ante lneas de crdito para compras de mercancas o prestacin de servicios, entre otros.

Naturaleza: Documentos de Soporte: Movimiento al Debe: Movimientos al Haber:

Al Debe El documento por cobrar firmado. Firma del Documento por Cobrar. Cobro del Documento por Cobrar (abono o cancelacin)

Cuenta: Concepto:

TERRENOS Terrenos en posesin y disposicin de la empresa, para uso propio y para sus operaciones (no para la venta, ya que sera Inventario)

Naturaleza:

Al Debe

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Documentos de Soporte: Movimiento al Debe: Movimientos al Haber:

Contrato de Compra del Terreno. Adquisicin de Terreno. Venta aislada de Terreno. Disminucin en el Valor de un Terreno ya en propiedad de la empresa.

Cuenta: Concepto:

EDIFICIOS Edificios y Construcciones en posesin y disposicin de la empresa, para uso propio y para sus operaciones (no para la venta, ya que sera Inventario, ni para alquilar ya que sera Propiedad de Inversin)

Naturaleza: Documentos de Soporte: Movimiento al Debe:

Al Debe Contrato de Compra del Edificio. Adquisicin de Edificio. Construccin de Edificio. Venta aislada y/o demolicin de Edificio.

Movimientos al Haber:

Cuenta: Concepto:

VEHCULOS Vehculos, Camiones (no maquinaria) en posesin y disposicin de la empresa, para uso propio y para sus operaciones (no para la venta, ya que sera Inventario, ni para alquilar ya que sera Propiedad de Inversin)

Naturaleza: Documentos de Soporte: Movimiento al Debe: Movimientos al Haber:

Al Debe Contrato de Compra y/o Factura de Compra del Vehculo. Adquisicin de Vehculo. Venta aislada o desecho de Vehculo.

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Cuenta: Concepto:

MAQUINARIA Y EQUIPO DE TRABAJO Mquinas y Equipos en posesin y disposicin de la empresa, para uso propio y con caractersticas tcnicas necesarias para realizar las operaciones de la empresa (no para la venta, ya que sera Inventario, ni para alquilar ya que sera Propiedad de Inversin)

Naturaleza: Documentos de Soporte: Movimiento al Debe: Movimientos al Haber:

Al Debe Factura de Compra de las Mquinas y/o Equipos Adquisicin de Maquinaria y/o Equipos. Venta aislada o desecho de Maquinaria y/o Equipos.

Cuenta: Concepto:

MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA Mobiliario y Equipo en posesin y disposicin de la empresa, para uso propio, tales como muebles, escritorios, mesas, sillas, archivos, entre otros (no para la venta, ya que sera Inventario, ni para alquilar ya que sera Propiedad de Inversin)

Naturaleza: Documentos de Soporte: Movimiento al Debe: Movimientos al Haber:

Al Debe Factura de Compra del Mobiliario. Adquisicin del Mobiliario. Venta aislada o desecho del Mobiliario.

Cuenta: Concepto:

EQUIPO DE CMPUTO Equipo de Cmputo en posesin y disposicin de la empresa, para uso propio, tales como computadoras, monitores, impresoras, equipos tecnolgicos y de redes de datos, entre otros (no para la venta, ya que sera Inventario, ni para alquilar ya que sera Propiedad de Inversin)

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Naturaleza: Documentos de Soporte: Movimiento al Debe: Movimientos al Haber:

Al Debe Factura de Compra del Equipo. Adquisicin del Equipo. Venta aislada o desecho del Equipo.

Cuenta: Concepto:

DEPRECIACIN ACUMULADA Contra-cuenta de Activos Fijos, la cual disminuye el monto del valor de los activos, a lo largo de su vida til. Existe una cuenta de depreciacin acumulada para cada activo fijo: terrenos, edificios, maquinaria, etc.

Naturaleza: Documentos de Soporte: Movimiento al Debe: Movimientos al Haber: Cuenta: Concepto:

Al Haber Ninguno (se realiza por medio de un asiento de ajuste) Reversar un error en un registro de depreciacin. Registro de la depreciacin de un activo.

SOFTWARE Activo Intangible (no fsico), software adquirido para automatizar las operaciones de la empresa.

Naturaleza: Documentos de Soporte: Movimiento al Debe: Movimientos al Haber:

Al Debe Factura de Compra del Software. Adquisicin del Software.

No existen transacciones regulares a registrar al haber.

Cuenta: Concepto:

PATENTES Activo Intangible (no fsico) referente a un derecho de la empresa. Por ejemplo, derecho a funcionamiento por medio de la Patente Municipal.

Naturaleza:

Al Debe

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Documentos de Soporte: Movimiento al Debe: Movimientos al Haber:

Certificado del Derecho adquirido. Adquisicin del derecho. Uso del derecho adquirido, en caso que se agote en cierta cantidad de tiempo.

Cuenta: Concepto:

AMORTIZACIN ACUMULADA Contra-cuenta de Activos Intangibles, la cual disminuye el monto del valor de los activos, a lo largo de su vida til. Funciona bajo la misma metodologa de la depreciacin acumulada. Existe una cuenta de amortizacin acumulada para cada activo intangible: patente, software, etc.

Naturaleza: Documentos de Soporte: Movimiento al Debe: Movimientos al Haber:

Al Haber Ninguno (se realiza por medio de un asiento de ajuste) Reversar un error en un registro de amortizacin. Registro de la amortizacin de un activo intangible.

1.2.4 Registro de Pasivos


Las cuentas de Pasivos contario a los Activos - por definicin disminuyen al Debe y aumentan al Haber, representan las deudas a las que debe hacer frente la empresa, y grficamente se define del a siguiente manera:

PASIVOS Debe (-) Haber (+)

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A continuacin se detalla la informacin necesaria para registrar transacciones de cada una de las cuentas de Pasivos del catlogo:

Cuenta: Concepto: Naturaleza: Documentos de Soporte:

CUENTAS POR PAGAR Cuentas adeudadas por compras a crdito Al Haber Factura de compra a crdito para los incrementos, y recibos de pago y/o cheques o transferencias de pago, para las disminuciones.

Movimiento al Debe:

Pagos y disminuciones de la cuenta. Devoluciones o Descuentos a la cuenta. Creacin de la cuenta. Aumentos por cargos a la cuenta (multas, intereses, etc.)

Movimientos al Haber:

Cuenta: Concepto: Naturaleza: Documentos de Soporte: Movimiento al Debe: Movimientos al Haber:

GASTOS POR PAGAR Cuentas adeudadas por gastos a pagar futuros Al Haber Factura de compra o eventualmente ninguno. Pagos del gasto por pagar. Creacin del gasto por pagar.

Cuenta: Concepto:

IMPUESTOS POR PAGAR Adeudos por concepto de impuestos tributarios. Por lo general pueden ser impuestos sobre la renta, la diferencia a pagar por la recaudacin del impuesto sobre las ventas, o impuestos municipales sobre bienes inmuebles.

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Naturaleza: Documentos de Soporte:

Al Haber Documento de cobro del impuesto, declaraciones, recibos, notificaciones, entre otros.

Movimiento al Debe: Movimientos al Haber:

Pagos del impuesto por pagar. Creacin del impuesto por pagar.

Cuenta: Concepto:

INGRESOS COBRADOS POR ANTICIPADO (DIFERIDOS) Cobros de dinero por adelantado a la prestacin de los servicios o la entrega de las mercancas.

Naturaleza: Documentos de Soporte: Movimiento al Debe:

Al Haber Recibos de dinero de los cobros por adelantado. Eliminacin o disminucin de los ingresos diferidos a la entrega de las mercancas o la prestacin de servicios.

Movimientos al Haber:

Recepcin del pago por adelantado.

Cuenta: Concepto:

RETENCIONES Y PROVISIONES LABORALES Provisiones creadas para pagos futuros de derechos laborales, tales como aguinaldo, vacaciones, etc.

Naturaleza: Documentos de Soporte:

Al Haber Planillas de pago, con las cuales se pueden hacer las estimaciones de los derechos laborales futuros.

Movimiento al Debe: Movimientos al Haber:

Pago de los derechos laborales (disminuyen la provisin) Creacin de las provisiones laborales.

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Cuenta: Concepto:

DOCUMENTOS POR PAGAR, CORTO PLAZO Documentos por pagar (letras de cambio, pagars, hipotecas, prendas) firmados producto de prstamos de dinero, a pagar a menos de 1 ao de vencimiento.

Naturaleza: Documentos de Soporte: Movimiento al Debe: Movimientos al Haber:

Al Haber El Documento por Pagar firmado. Pago total o abono al documento por pagar. Firma del documento por pagar.

Cuenta: Concepto:

DOCUMENTOS POR PAGAR, LARGO PLAZO Documentos por pagar (letras de cambio, pagars, hipotecas, prendas) firmados producto de prstamos de dinero, a pagar a ms de 1 ao de vencimiento.

Naturaleza: Documentos de Soporte: Movimiento al Debe: Movimientos al Haber:

Al Haber El Documento por Pagar firmado. Pago total o abono al documento por pagar. Firma del documento por pagar.

25

1.2.5 Registro en Cuentas de Patrimonio (Cuentas de Capital)


Las cuentas de Patrimonio bsicamente representan el aporte de socios y las utilidades acumuladas, y por definicin disminuyen al Debe y aumentan al Haber, grficamente se define del a siguiente manera:

PATRIMONIO Debe Haber (-) (+)

A continuacin se detalla la informacin necesaria para registrar transacciones de cada una de las cuentas de Patrimonio del catlogo:

Cuenta: Concepto:

CAPITAL SOCIAL, ACCIONES Aporte de los socios de una Sociedad Annima, dichos aportes pueden ser en efectivo, bienes, o cualquier otro recurso. Contempla, tanto los aportes iniciales como los posteriores, sobre los cuales se les entrega a cambio acciones, las cuales representan la participacin sobre las utilidades de la empresa.

Naturaleza: Documentos de Soporte: Movimiento al Debe: Movimientos al Haber:

Al Haber Documento generado como comprobante del aporte. Recuperacin de acciones (acciones en tesorera) Aporte del socio.

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Cuenta: Concepto:

UTILIDADES RETENIDAS Utilidades (Prdidas) acumuladas, las cuales pueden reinvertirse en la empresa o pagarse como dividendos a socios.

Naturaleza: Documentos de Soporte: Movimiento al Debe:

Al Haber Ninguno Prdida Neta de un periodo. Traslado a Reserva Legal. Capitalizacin de las Utilidades como aportes de Capital Social en una Sociedad Annima. (Dividendos en acciones) Pago de Dividendos (distribucin de utilidades) Gastos o Prdidas no registradas de periodos anteriores, que no pueden ser registradas en el periodo en curso ya que no son parte de l.

Movimientos al Haber:

Utilidad Neta de un periodo. Ingresos o Ganancias no registradas de periodos anteriores, que no pueden ser registradas en el periodo en curso ya que no son parte de l.

Cuenta: Concepto:

RESERVA LEGAL La Legislacin vigente de Costa Rica, en su Cdigo de Comercio, artculo 401, exige a las sociedades una Reserva Legal que se debe hacer de las Utilidades Retenidas, con el fin de restringir la distribucin total de las mismas. La Reserva Legal debe ser del 5% de las Utilidades de cada periodo, hasta completar un 20% del Capital Social.

Naturaleza: Documentos de Soporte: Movimiento al Debe: Movimientos al Haber:

Al Haber Ninguno Disminucin de la Reserva Legal. Aumento de la Reserva Legal.

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1.2.6 Registro en Cuentas de Ingresos y Ganancias


Las cuentas de Ingresos y Ganancias por definicin disminuyen al Debe y aumentan al Haber, grficamente se define del a siguiente manera:

INGRESOS Y GANANCIAS Debe Haber (-) (+)

A continuacin se detalla la informacin necesaria para registrar transacciones de cada una de las cuentas de Ingresos del catlogo:

Cuenta: Concepto:

INGRESOS POR VENTAS Ingresos percibidos por las ventas de los bienes y servicios a los cuales se dedica la empresa. (Nota: se debe tener siempre presente que se debe reconocer el ingreso en el momento en que se tiene derecho a l, y no en el que se cobra)

Naturaleza: Documentos de Soporte: Movimiento al Debe:

Al Haber Factura de Venta Normalmente no hay transacciones al Debe, a menos que sea una reversin por error en registro de una venta.

Movimientos al Haber:

Realizacin de la Venta

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Cuenta: Concepto:

DESCUENTOS SOBRE VENTAS Contra-cuenta de los Ingresos por Ventas, representan los descuentos por pronto pago y/o descuentos comerciales que se les reconocen a los clientes.

Naturaleza: Documentos de Soporte: Movimiento al Debe: Movimientos al Haber:

Al Debe Nota de Crdito que emite la empresa. Registro del descuento sobre ventas. Normalmente no hay transacciones al Haber, a menos que sea una reversin por error en registro de un descuento sobre ventas.

Cuenta: Concepto:

DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS Contra-cuenta de los Ingresos por Ventas, representan las devoluciones que realizan los clientes.

Naturaleza: Documentos de Soporte: Movimiento al Debe: Movimientos al Haber:

Al Debe Nota de Crdito que emite la empresa. Registro de la devolucin sobre ventas. Normalmente no hay transacciones al Haber, a menos que sea una reversin por error en registro de una devolucin sobre ventas.

Cuenta: Concepto:

INGRESOS POR INTERESES Ingresos por Intereses a clientes morosos, o producto del rendimiento de Inversiones o Cuentas de Ahorro en los bancos.

Naturaleza: Documentos de Soporte:

Al Haber La factura en el caso de clientes, y el Certificado de Inversin para las inversiones en bancos.

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Movimiento al Debe:

Normalmente no existen transacciones al Debe, solamente una reversin por un error en registro.

Movimientos al Haber:

Ingresos por Intereses.

Cuenta: Concepto:

OTROS INGRESOS Otros ingresos que no son parte de las operaciones normales de la empresa. Normalmente en esta categora se incluyen las prximas dos cuentas a analizar.

Naturaleza: Documentos de Soporte: Movimiento al Debe:

Al Haber Variado Normalmente no existen transacciones al Debe, solamente una reversin por un error en registro.

Movimientos al Haber:

Registro del Ingreso.

Cuenta: Concepto:

GANANCIA EN VENTA DE ACTIVOS Ganancia producto de la venta ocasional de un activo, donde el precio de venta es mayor que el costo histrico menos la depreciacin acumulada del activo.

Naturaleza: Documentos de Soporte: Movimiento al Debe:

Al Haber La factura o contrato de venta. Normalmente no existen transacciones al Debe, solamente una reversin por un error en registro.

Movimientos al Haber:

Registro de la ganancia en la venta del activo.

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Cuenta: Concepto:

GANANCIA EN DIFERENCIAL CAMBIARIO Diferencia positiva en el resultado de la conversin de una partida por cobrar o pagar en moneda extranjera, a moneda local. Ejemplo 1: Disminucin del Tipo de Cambio entre el momento de registro y pago de una deuda en moneda extranjera. Ejemplo 2: Aumento del Tipo de Cambio entre el momento de registro y cobro de una partida por cobrar en moneda extranjera.

Naturaleza: Documentos de Soporte: Movimiento al Debe:

Al Haber Ninguno Normalmente no existen transacciones al Debe, solamente una reversin por un error en registro.

Movimientos al Haber:

Registro de la ganancia en diferencial cambiario

1.2.7 Registro en Cuentas de Gastos y Prdidas


Las cuentas de Gastos y Prdidas por definicin aumentan al Debe y disminuyen al Haber, grficamente se define del a siguiente manera:

GASTOS Y PRDIDAS Debe Haber (+) (-)

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A continuacin se detalla la informacin necesaria para registrar transacciones de cada una de las cuentas de Ingresos del catlogo:

Cuenta: Concepto:

COMPRAS Costo de las mercancas adquiridas con el fin de incorporarlas al Inventario para su posterior venta. La existencia de esta cuenta en el catlogo, parte del hecho de que el control del inventario se lleva por medio de Inventario Peridico y no Permanente, diferencia que se explicar posteriormente en este manual.

Naturaleza: Documentos de Soporte: Movimiento al Debe:

Al Debe Factura de Compra Ejecucin de una compra de mercancas con el fin de revenderlas.

Movimientos al Haber:

Normalmente no hay transacciones al Debe, a menos que sea una reversin por error en registro de una venta.

Cuenta: Concepto:

DESCUENTOS SOBRE COMPRAS Contra-cuenta de las Compras, representan los descuentos por pronto pago y/o descuentos comerciales que conceden los proveedores. La existencia de esta cuenta en el catlogo, parte del hecho de que el control del inventario se lleva por medio de Inventario Peridico y no Permanente, diferencia que se explicar posteriormente en este manual.

Naturaleza: Documentos de Soporte: Movimiento al Debe:

Al Haber Nota de Crdito que emite el proveedor. Normalmente no hay transacciones al Haber, a menos que sea una reversin por error en registro de un descuento sobre compras.

Movimientos al Haber:

Registro del descuento sobre compras.

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Cuenta: Concepto:

DEVOLUCIONES SOBRE COMPRAS Contra-cuenta de las Compras, representan las devoluciones de la empresa a los proveedores. La existencia de esta cuenta en el catlogo, parte del hecho de que el control del inventario se lleva por medio de Inventario Peridico y no Permanente, diferencia que se explicar posteriormente en este manual.

Naturaleza: Documentos de Soporte: Movimiento al Debe:

Al Haber Nota de Crdito que emite el proveedor. Normalmente no hay transacciones al Haber, a menos que sea una reversin por error en registro de una devolucin sobre compras.

Movimientos al Haber:

Registro de la devolucin sobre compras.

Cuenta: Concepto:

GASTOS OPERATIVOS Representa todos los costos y gastos necesarios, en los que incurre la empresa con el fin del desarrollo de su actividad comercial. Y que van totalmente relacionados con la generacin futura de ingresos.

Naturaleza: Documentos de Soporte: Movimiento al Debe:

Al Debe Las facturas de compra de los gastos incurridos. Ocurrencia de un Gasto Operativo. (Nota: se debe tener siempre presente que se debe reconocer el gasto en el momento en que incurre en l, y no en el que se paga)

Movimientos al Haber:

Normalmente no existen transacciones al Haber, solamente una reversin por un error en registro.

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Cuenta: Concepto:

GASTOS ADMINISTRATIVOS Representa todos los costos y gastos necesarios, en los que incurre la empresa para organizarse administrativamente, y no van directamente relacionados con las operaciones y generacin futura de ingresos.

Naturaleza: Documentos de Soporte: Movimiento al Debe:

Al Debe Las facturas de compra de los gastos incurridos. Ocurrencia de un Gasto Administrativo. (Nota: se debe tener siempre presente que se debe reconocer el gasto en el momento en que incurre en l, y no en el que se paga)

Movimientos al Haber:

Normalmente no existen transacciones al Haber, solamente una reversin por un error en registro.

Cuenta: Concepto:

GASTOS FINANCIEROS Representa todos los costos y gastos necesarios, en los que incurre la empresa para financiarse por medio de deuda con terceras personas (prestamistas, bancos, financieras, etc.) Generalmente incluyen los gastos por intereses y las comisiones bancarias.

Naturaleza: Documentos de Soporte: Movimiento al Debe:

Al Debe Documento extendido por el beneficiario de la deuda. Ocurrencia de un Gasto Financiero. (Nota: se debe tener siempre presente que se debe reconocer el gasto en el momento en que incurre en l, y no en el que se paga)

Movimientos al Haber:

Normalmente no existen transacciones al Haber, solamente una reversin por un error en registro.

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Cuenta: Concepto:

OTROS GASTOS Otros gastos que no son parte de las operaciones normales de la empresa. Normalmente en esta categora se incluyen las prximas dos cuentas a analizar.

Naturaleza: Documentos de Soporte: Movimiento al Debe: Movimientos al Haber:

Al Debe Variado Registro del Gasto. Normalmente no existen transacciones al Haber, solamente una reversin por un error en registro.

Cuenta: Concepto:

PRDIDA EN VENTA DE ACTIVOS Prdida producto de la venta ocasional de un activo, donde el precio de venta es menor que el costo histrico menos la depreciacin acumulada del activo.

Naturaleza: Documentos de Soporte: Movimiento al Debe: Movimientos al Haber:

Al Debe La factura o contrato de venta. Registro de la prdida en la venta del activo. Normalmente no existen transacciones al Haber, solamente una reversin por un error en registro.

Cuenta: Concepto:

PRDIDA EN DIFERENCIAL CAMBIARIO Diferencia negativa en el resultado de la conversin de una partida por cobrar o pagar en moneda extranjera, a moneda local. Ejemplo 1: Aumento del Tipo de Cambio entre el momento de registro y pago de una deuda en moneda extranjera. Ejemplo 2: Disminucin del Tipo de Cambio entre el momento de

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registro y cobro de una partida por cobrar en moneda extranjera. Naturaleza: Documentos de Soporte: Movimiento al Debe: Movimientos al Haber: Al Debe Ninguno Registro de la prdida en diferencial cambiario Normalmente no existen transacciones al Haber, solamente una reversin por un error en registro.

1.2.8 Registros de Diario

El Diario General es el control, sea manual o electrnico, en el cual se registran todas las transacciones comerciales que lleva a cado una empresa. Es llamado tambin Asiento Contable. Las transacciones deben registrarse en orden cronolgico, en moneda local, y debe contener informacin tal como:

Fecha de la Transaccin Cuentas Contables que afecta Descripcin o Detalle Montos que corresponden a cada cuenta.

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El formato del Diario General es el siguiente:

Fecha

Cuenta o Detalle Cuenta 1 Cuenta 2 -----------------o---------------

Referencia

Dbitos (Debe) 0.00

Crditos (Haber)

0.00

(nota: pueden haber varias cuentas con montos al debe y varias al haber, siempre y cuando la suma de cada columna sea la misma, para mantener el principio contable de partida doble. Por ello no necesariamente va a haber una sola cuenta de cada lado.)

El anterior formato se completa de la siguiente manera:

Columna Fecha: Se escribe la fecha de la transaccin, indicando da, mes y ao. El mes y el ao no se necesitan repetir en los asientos siguientes, sino hasta iniciar uno nuevo, o cambiar de pgina.

Columna Cuenta y Detalle: Se especifica el nombre de la cuentas afectadas en el siguiente orden; aquellas cuentas que van a ser debitadas se escriben en las primeras lneas del asiento y se escribe el nombre de la cuenta totalmente alineado en el margen izquierdo (junto a la columna fecha). Mientras que la cuenta o cuentas a acreditar se escriben en las lneas debajo de los asiento dbitos, igualmente alineados al margen izquierdo de la celda, pero dejando sangra, para denotar que sus montos van a afectar al Haber.

Referencia: Se anota el nmero de folio (nmero de pgina) del libro mayor en que se hizo el pase del dato al libro mayor. Cuando los montos de los dbitos o crditos son transferidos a las cuentas del mayor (proceso que se explica ms adelante en este manual) los folios de las cuentas del mayor se relacionan con esta columna, para proporcionar una referencia cruzada.

Dbitos y Crditos: Se registran los movimientos monetarios de acuerdo a las reglas de registros de cada cuenta.

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1.2.9 Registros de Mayor (Mayorizacin)


Peridicamente, la informacin contenida en el diario general es transferida a las cuentas en el libro mayor para ser clasificada y posteriormente ser utilizada en la preparacin de los estados financieros. El libro mayor es el resumen de aplicaciones al debe y/o haber de cada cuenta del catlogo, es un medio de acumular en un solo lugar la informacin referente a los cambios en una cuenta de activo, de pasivo o de patrimonio. El formato de cada folio (pgina) de este libro mayor es como el siguiente:

NOMBRE LA CUENTA (1 folio para cada cuenta)


Dbitos Fecha Detalle Saldo Inicial Ej: Aumento Activo Ej: Disminucin Activo 100 50 Ref. (Debe) (Haber) 100 200 150 Crditos Saldo

En el libro mayor se clasifican los cambios que ocurren por cada operacin que afect los recursos o fuentes de la empresa en cada transaccin. Se utiliza una seccin (folio) para cada una de las cuentas, siguiendo el orden del catlogo.

El anterior formato se completa de la siguiente manera:

Columna Fecha: Se escribe la fecha de la transaccin, indicando da, mes y ao. El mes y el ao no se necesitan repetir en los asientos siguientes, sino hasta iniciar uno nuevo, o cambiar de pgina.

Columna Detalle: Breve explicacin del origen de la transaccin, por lo general no se utiliza, solamente si se desea dejar algn detalle importante.

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Referencia: Se utiliza para relacionar el nmero de la pgina del diario (folio) en el cual se registr la transaccin, permitiendo as volver a la fuente de los asientos en caso de ser necesario revisar algn detalle.

Dbitos y Crditos: Se registran los movimientos monetarios de acuerdo a las reglas de registros de cada cuenta. Saldo: Se actualiza luego de cada transaccin para tener siempre el saldo actualizado de la cuenta. Para efectos prcticos por lo general se utilizan las llamadas cuentas T para obtener el monto del mayor de cada cuenta. Un ejemplo de mayorizacin por medio de cuenta T es el siguiente:

EFECTIVO Debe 500.000 (1) 75.000 (2) 50.000 125.000 700.000 539.000 Notas: (1) Saldo Inicial de la cuenta (o saldo final del periodo anterior, con el que inicia el actual periodo que se est contabilizando) (2) Cobro de una factura a un cliente, por 75.000, el cual cancela en efectivo. Esto genera un aumento del Efectivo, y se coloca en la columna del Debe, ya que los activos aumentan al Debe. (3) Pago de Salarios en efectivo por 50.000. Esto genera una disminucin del Efectivo, y se coloca en la columna del Haber, ya que los activos disminuyen al Haber. (4) Recuperacin de una Inversin en Certificados de Depsito a plazo en el banco por 125.000. Esto genera un aumento del Efectivo, y se coloca en la columna del Debe, ya que los activos aumentan al Debe.
(4) (3)

Haber

(6) (8)

111.000 (5) 161.000 (7)

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(5) Pago a un proveedor una factura adeudada por 111.000. Esto genera una disminucin del Efectivo, y se coloca en la columna del Haber, ya que los activos disminuyen al Haber. (6) Suma de todas las transacciones que afectan el Debe. (7) Suma de todas las transacciones que afectan el Haber. (8) Diferencia Neta entre las casillas 6 y 7. O sea, el saldo actual de la cuenta.

1.2.10 El Ciclo Contable


Se refiere a la ejecucin de aquellos procedimientos contables empleados para registrar, clasificar y resumir la informacin contable. Y abarca todo el proceso de la contabilidad desde el proceso de las transacciones individuales en el diario, hasta la elaboracin de los estados financieros. El trmino ciclo indica que estos procedimientos se deben repetir continuamente para permitir que la empresa prepare estados financieros nuevos y actualizados peridicamente.

En Costa Rica, por lo general estamos familiarizados con periodos contables anuales segn los establecidos por la Direccin General de Tributacin Directa, del 01 de Octubre de un ao al 30 de Setiembre del ao siguiente, pero esto no quiere decir que las empresas no emitan sus estados financieros de manera mensual, bimensual, trimestral, o con la regularidad que lo consideren necesario, para su toma de decisiones y/o presentacin a diversos usuarios externos de los estados financieros, tales como prestamistas, entidades bancarias y financieras, proveedores comerciales, entidades gubernamentales, etc.

El ciclo contable se puede resumir de la siguiente manera: a) Ocurre un evento (transaccin) econmico que se registra. Dicha transaccin se asienta en el diario en forma cronolgica.

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b) Se Mayoriza (clasifican) los efectos de las transacciones comerciales en trminos de cuentas especificas de activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos. c) Se prepara un Balance de Prueba o tambin llamado Balance de Comprobacin (el cual se explicar en una siguiente seccin de este manual) para verificar la exactitud del proceso en la elaboracin de los asientos de diario y la mayorizacin. d) Se preparan los Estados Financieros o resmenes de los efectos de las transacciones comerciales en un conjunto.

El registro de las transacciones requiere 2 pasos:

Estudiar la Transaccin (para determinar si se debe registrar, en que cuentas y con que montos)

La Transaccin debe Asentarse (asiento de diario), Clasificarse (mayorizacin) y Resumirse (Elaboracin de Estados Financieros)

Actualmente los sistemas computarizados pueden eliminar la necesidad de copiar y reorganizar la informacin que ya se ha registrado en el sistema, y puede ejecutar clculos matemticos, pero no pueden prescindir del personal que analiza y explica estos eventos de conformidad con los principios contables y los traduce en asientos de diario.

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1.3 ARCHIVO DE DOCUMENTOS COMERCIALES

El archivo de documentos comerciales se refiere al resguardo fsico de estos con el fin de respaldar las transacciones registradas en el diario. Las maneras de archivar son diversas y variadas, tales como ampos, archivos, carpetas, entre otros, el objetivo es tener los documentos ordenados y clasificados, con el fin de su posterior bsqueda de manera rpida y prctica.

Existen muchos y diversos tipos de documentos comerciales, pero los principales cuatro documentos que estn presentes en las transacciones de las empresas son los siguientes, y se pasan a explicar a continuacin:

1.3.1 Archivo de Facturas de Venta.

Las facturas de venta constan de la factura original, la cual es entregada al cliente, y 2 copias, una para control de cuentas por cobrar en el caso de ventas a crdito, y la otra para archivar en orden consecutivo.

La copia destinada a control de cuentas por cobrar, es mantenida en un archivo ordenado por cliente y luego por nmero de factura, en el momento que el cliente paga la factura, se le adjunta el recibo de pago o documento de soporte que comprueba que se recibi el pago, y esto genera otro tipo de archivo. Por otro lado, la otra copia se archiva por consecutivo con el fin de bsqueda rpida de un nmero de factura en especfico.

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1.3.2 Archivo de Facturas de Compra.


Las facturas de compra son tramitadas por los proveedores. Si la compra fuese a contado se debe adjuntar al comprobante de pago, sea cheque emitido o transferencia bancaria. Pero si la compra fue a crdito, la factura de compra se archiva en el control de cuentas por pagar, se debe adjuntar la orden de compra, para corroborar que el autorizado en realidad solicitara la compra. Luego del pago, sea por transferencia o cheque, se adjuntan las facturas y se archiva en el control de pagos realizados.

1.3.3 Archivo de Recibos de Dinero, Depsitos y Transferencias Bancarias Recibidas.

Respaldan el recibido de un pago de clientes, y se deben archivar con las facturas cobradas adjuntas.

Los depsitos y transferencias bancarias que se realizan por concepto de cobro de clientes no se registran por si solos, el recibo de dinero es el documento que se le emite al pagador y que respalda la recepcin de los fondos, este documento es el que se registra. Los recibos de dinero constan de 1 original, el cual se le entrega al cliente, y 2 copias, uno para adjuntar a las facturas cobradas, y otro para llevar un archivo consecutivo de todos los recibos emitidos.

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1.3.4 Archivo de Cheques de Pago, Depsitos y Transferencias Bancarias Realizadas.

Las tres formas ms comunes de realizar pagos son los cheques, los depsitos bancarios y las transferencias bancarias.

Cheques: Antes de entregar los cheques se les debe sacar copia, y que la persona autorizada que retira el cheque la firme como recibo, al mismo tiempo se le debe solicitar al proveedor la entrega del recibo de dinero que respalda el pago realizado. Estos documentos son adjuntos a las facturas a cancelar y archivados en orden de consecutivo, clasificados por cada cuenta bancaria a la que corresponden los cheques emitidos.

Depsitos Bancarios: Se refieren a los depsitos realizados en cajas del banco a cuentas de terceros, por medio de efectivo o cheque. Si fuera por cheque debe adjuntarse al archivo del mismo el comprobante emitido por el banco.

Transferencias Bancarias: Actualmente esta modalidad est desplazando a las dos anteriores, ya que con el avance de la tecnologa y el ahorro de tiempo que genera esta nueva modalidad las empresas ahorran costos, tanto de logstica como de envos al banco y emisin de chequeras, sin dejar de lado los tiempos de pago ms oportunos. Dichas transferencias deben clasificarse por cada cuenta bancaria desde la que se transfiere y en orden cronolgico, adjuntas a las facturas o comprobantes del monto a pagar.

Para ilustrar de una mejor manera la forma de archivar los principales documentos comerciales se presenta el siguiente diagrama; (se parte del hecho que el medio de archivar ms comn son los ampos)

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ARCHIVO DE DOCUMENTOS POR COBRAR (cada figura representa un Ampo) FACTURACIN DE VENTAS
Facturas de Venta De la 4500 a 4800 Se ordenan por Nmero de consucutivo. Facturas de Venta por Cobrar Se clasifican por cliente. Luego se ordenan por Nmero de consucutivo

COBRO DE LAS FACTURAS DE VENTA POR COBRAR

Recibos de Dinero Del 1500 al 2000 Se ordenan por Nmero de consucutivo.

Depsitos Recibidos De Abril a Mayo 2010 Se Se ordenan en orden cronlogico. Se Se adjuntan las facturas de cobro.

Tranasferencias Recibidas De Abril a Mayo 2010 Se ordenan en orden cronlogico. Se adjuntan las facturas de cobro.

FACTURAS DE COMPRA
Facturas de Compra por Pagar Se clasifican por proveedor. Luego se ordenan por Nmero de consucutivo Se adjunta la orden de compra firmada.

PAGO DE LAS FACTURAS DE COMPRA POR PAGAR


Cheques Dlares Cuenta #123 BNCR Del # 1000 al 1500 Se ordenan por Nmero de consucutivo. Se lleva el control de 1 ampo por cada cuenta. Se adjuntas las facturas a pagar Cheques Colones Cuenta #456 BNCR Del # 900 al 1000 Se Se ordenan por Nmero de consucutivo. Se Se lleva el control de 1 ampo por cada cuenta. Se Se adjuntas las facturas a pagar Depsitos Realizados De Abril a Mayo 2010 Se ordenan en orden cronlogico. Se adjuntan las facturas a pagar. Se adjunta en comprobante emitido por el banco. Transaferencias Realizadas De Abril a Mayo 2010 Se ordenan en orden cronlogico. Se adjuntan las facturas a pagar. Se adjunta en comprobante emitido por el banco.

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1.4 REGISTRO DE DOCUMENTOS COMERCIALES


En este apartado se mostrar cmo se registran las transacciones producto de los cuatro principales documentos comerciales. Cabe destacar que la mayora de las transacciones de una empresa se derivan de estos documentos, de ah, la importancia de registrarlos de la manera correcta.

1.4.1 Dnde registrar los documentos comerciales?

Los documentos comerciales, o en todo caso, todas las transacciones, deben ser registradas en el libro de diario general, y posteriormente hacer los pases al mayor, todo esto mediante la metodologa estudiada en los subtemas 1.2.8 y 1.2.9

Si bien es cierto, esto es lo que dicta la regla, en la prctica el llenado de los libros contables legalizados por la Direccin General de Tributacin Directa, solamente se realiza para fines de cumplimiento tributario, ya que actualmente la mayora de las empresas cuentan con software contables que simplifican el registro de transacciones, y a partir de estas mayorizan automticamente los movimientos y hasta resumen la informacin en informes, reportes o estados financieros programados.

Desde el punto de vista prctico, cuando una pequea empresa inicia operaciones y no cuenta con el presupuesto para invertir en un software contable, puede apoyarse primeramente en los libros legales y las hojas de clculo como Microsoft Excel, pero la recomendacin es que a corto plazo debe invertir en un Programa Informtico de Contabilidad que vaya acorde con las necesidades de la empresa, no necesariamente debe ser muy sofisticado. Dentro de los principales requerimientos que debe tener un software contable son los siguientes: 46

Ser Bimoneda: que se puedan registrar transacciones tanto en dlares como en colones, y que internamente el programa haga las conversiones de moneda. Ser Multiusuario: que varios usuarios puedan utilizar el sistema. Que Mayorice Automticamente. Que genere los reportes necesarios para la empresa (principalmente balance de comprobacin, reportes de movimientos por cuenta, antigedad de saldos, entre otros)

1.4.2 Cuando registrar los documentos comerciales?

Las transacciones deben ser registradas el mismo da en que se realizan, no se pueden aplazar o cambiar las fechas, por ello se deben registrar en el mismo momento en que se producen ya que si no es as, y se produce en cierre o corte de periodo la transaccin no podra ser registrada con la fecha correcta. Y habra que registrarla con fecha posterior, lo cual no es correcto, puesto que est afectando los resultados del periodo en curso, cuando en realidad son movimientos que se produjeron en periodos anteriores. Hay que tener cuidado con las cuentas de ingresos y gastos, ya que estas ms bien deben ser hasta anticipadas y realizar asientos de ajuste, de acuerdo al subtema 1.2.1 de este manual.

A continuacin se mostrar mediante ejemplos prcticos, como registrar las transacciones de los principales cuatro documentos comerciales.

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1.4.3 Registro de Facturas de Ventas

Se ejemplificar el registro de la siguiente factura de venta de la empresa ABC S.A.

EMPRESA ABC S.A.

FACTURA DE VENTA

Clientes: XXXX Direccin: Telfono:

16/11/2010

Cantidad

Descripcion 1 Tornillos 3 Clavos 4 Varillas

Subtotal 3.000,00 4.500,00 6.000,00

Subtotal Impuesto Total

13.500,00 1.755,00 15.255,00

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El registro de la factura depender de si son ventas a crdito o contado. Para esta factura el registro de diario sera el siguiente:
Fecha Cuenta o Detalle Referencia Dbitos (Debe) 15.255,00 13.500,00 1.755,00 Crditos (Haber)

16/11/10 Efectivo Ingresos por Ventas Impuestos sobre Ventas -----------------o---------------

Notas:
Si las ventas fueran a crdito, en lugar de la cuenta Efectivo se debe usar la cuenta Cuentas por Cobrar Cliente XXXX El Impuesto sobre ventas se cobran sobre los Bienes y Mercancas fsicas, y para Costa Rica es del 13%. Si lo que factura la empresa son servicios, no debe recaudar impuestos sobre ventas.

1.4.4 Registro de Facturas de Compras

Para ejemplificar el registro de una factura de compra nos basaremos en la misma factura anterior, como si furamos el cliente XXXX, que le est comprando a la Empresa ABC S.A. Para determinar el registro debemos antes, definir lo siguiente: Si la factura es a crdito o contado. Determinar si es un bien o servicio. Determinar si la intencin de la compra es ser el cliente final de la mercanca o servicio (si es de consumo inmediato o si es un activo); y si es una mercanca adquirida con el fin de revenderla o producir otros bienes para vender. Si las mercancas fueran para revender; determinar si la valuacin del inventario es bajo el mtodo permanente (donde con cada compra o venta se actualizan las unidades en inventario) o mtodo peridico, donde se registran las compras y ventas, pero no se lleva un control actualizado de unidades de inventario, sino que 49

para determinar el valor del inventario se debe hacer una toma fsica (conteo fsico de inventario). Para efectos de este manual se asume un mtodo de valuacin de inventario peridico, ya que este es ms adecuado para una pequea o mediana empresa, ya que no debe tener un estricto control automatizado, y por otro lado, la metodologa para los registros contables es mucho ms simple.

El registro de diario bajo el supuesto de que la compra es de mercancas para revender sera el siguiente:
Fecha Cuenta o Detalle Ref Dbitos (Debe) 13.500,00 1.755,00 15.255,00 Crditos (Haber)

16/11/10 Compras Impuesto sobre Ventas Efectivo Cuentas por pagar -----------------o---------------

Y si fueran mercancas o servicios adquiridos con el fin de ser utilizadas por la empresa (cliente final) el registro sera el siguiente (en este caso se capitaliza el Impuesto sobre ventas, o sea, se incluye en el gasto):
Fecha Cuenta o Detalle Ref Dbitos (Debe) 15.255,00 15.255,00 Crditos (Haber)

16/11/10 Gastos por XXXXX Efectivo Cuentas por pagar -----------------o---------------

Nota: Las XXXXX simbolizan que puede ser cualquier Gasto, segn sea el caso. Ej: Gastos por Suministros

Por otro lado, si la compra fuera de un Activo, o sea que el bien sea para uso de empresa, con el fin de ser utilizado para sus operaciones, y que sus beneficios sean futuros (en este caso se capitaliza el Impuesto sobre ventas, o sea, se incluye en el Activo):
Fecha Cuenta o Detalle Ref Dbitos (Debe) 15.255,00 15.255,00 Crditos (Haber)

16/11/10 Activo XXXX Efectivo Cuentas por pagar -----------------o---------------

Nota: Las XXXXX simbolizan que puede ser cualquier Activo, segn sea el caso. Ej: Mobiliario y Equipo de Oficina

50

1.4.5 Registro de Recibos de Dinero, Depsitos y Transferencias Bancarias Recibidas.


Los recibos de dinero son el respaldo de que se recibi cierta cantidad de dinero por equis concepto. Los recibos de dinero se deben emitir independientemente del medio de pago que utilice nuestro cliente, sea pago con moneda en efectivo, en cheque, o por transferencia o depsito bancario.

A continuacin se muestra un ejemplo de registro de recibo de dinero que cancela la factura anterior.

Recibo de Dinero:

RECIBO DE DINERO
EMPRESA ABC S.A. Fecha: 20/11/2010

Recib de:

Cliente XXXX 15.255,00

La suma de: Quince mil doscientos cincuenta y cinco Por concepto de: Pago de Factura # 00

Fima

Registro:
Fecha Cuenta o Detalle Ref Dbitos (Debe) 15.255,00 15.255,00 Crditos (Haber) 20/11/10 Efectivo Bancos Cuentas por Cobrar Cliente X -----------------o---------------

Notas: Si el pago es en efectivo se registra en esta cuenta, pero si fuera por cheque o por transferencia
bancaria se debe registrar a la cuenta Bancos

51

1.4.6 Registro de Cheques de Pago, Depsitos y Transferencias Bancarias Realizadas.


El cheque:

CHEQUE
B AN CO A pago a: San Jos: Proveedor XXXX 20/11/2010

CHEQUE N 1240-4

La suma de: Quince mil doscientos cincuenta y cinco Cuenta # 0000 Fima

15.255,00

El registro asumiendo que el cheque es por concepto de pago de una factura de compra ya registrada, y mantenida como cuenta por pagar, no se registra gastos ni compras, ya que estos quedaron registrados con la factura de compra:

Fecha

Cuenta o Detalle

Ref

Dbitos (Debe) 15.255,00

Crditos (Haber)

20/11/10 Cuentas por Pagar Proveedor X Bancos -----------------o---------------

15.255,00

Notas: El mismo registro sera para pagos por medio de transferencias o depsitos bancarios de pagos de
cuentas por pagar a proveedores.

52

Por otro lado, si el cheque fuera para comprar un Activo o pagar algn Gasto, del cual no se ha registrado factura de compra previamente, el asiento simplemente cambia su cuenta al Debe.

Fecha

Cuenta o Detalle

Ref

Dbitos (Debe) 15.255,00

Crditos (Haber)

20/11/10 Activo XX Gasto XX Bancos -----------------o---------------

15.255,00

1.5 OTROS REGISTROS CONTABLES


Existen muchos otros registros contables que no se generan por medio de documentos comerciales, sino que se deben tener presentes y generar el asiento que corresponde.

1.5.1 Registros Directos en el Diario General

Los registros directos en el diario son asientos que no necesariamente son respaldados con documentos o movimientos repetitivos de la empresa. Por lo general, no se pueden identificar por la existencia de una transaccin, sino ms bien son producto de transacciones anteriores. Los ms comunes son los Asientos de Ajuste.

53

1.5.2 Asientos de Ajuste

Son registros contables, que como su palabra lo dice, ajustan los saldos de cuentas contables que requieren de ajustes posteriores, en su gran mayora a son producto de transacciones que afectan ingresos y gastos en ms de un mes (asumiendo que se hacen cortes de estados financieros mensuales), mensuales) se recomienda realizarlos al final de cada mes.

Las principales clasificaciones de Asientos de Ajuste son las siguientes:

(1) Asientos para distribuir Gastos Pagados por Adelantado (2) Asientos para distribuir Ingresos Cobrados por Adelantado (3) Asientos para Registrar Gastos NO Contabilizados

Normalmente se registran para distrubuir el costo de un Activo adquirido, y que sus beneficios se esperan obtener durante varios periodos futuros. Primero debe existir un Gasto Diferido (Pagado por Adelantado) Ejemplo: Ejemplo: Seguros, Alquileres, Suministros de Oficina.

Normalmente se registran para distrubuir el cobro de un Ingreso futuro, del cual se piensa entregar el bien o servicio en periodos futuros. Primero debe existir un Ingreso Diferido (Cobrado por Adelantado) Ejemplo: Servicios cobrados por anticipado.

Gastos que an no han sido registrados, pero en los que ya se incurri. Los asientos son para cargar el gasto en el mes respectivo que en realidad de consumi el gasto. Ejemplo: Salarios acumulados por pagar, Intereses acumulados x Pagar

(4) Asientos para Registrar Ingresos NO Contabilizados Asiento de Ajuste para el Gasto por Depreciacin y Amortizacin

Ingresos Ingresos que an no han sido registrados, pero a los que ya se tiene derecho. Los Los asientos son para cargar el ingreso en el mes respectivo que en realidad se gan el ingreso. Ejemplo: Intereses acumulados por Cobrar

Ingresos Ingresos que an no han sido registrados, pero a los que ya se tiene derecho.

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A continuacin se mostrar mediante ejemplos prcticos el formato de registro de cada clase de Asiento de Ajuste:

1) Asientos para distribuir Gastos Pagados por Adelantado:

Se compran Suministros de Oficina para 3 meses por 3.000, el da 01-nov-10


Fecha Cuenta o Detalle Ref Dbitos (Debe) 3.000,00 3.000,00 Crditos (Haber)

01/11/10 Suministros de Oficina (activo) Bancos -----------------o---------------

El da 30-nov-10 se ha consumido 1 mes de los 3 meses para los que se compraron los suministros, o sea, se ha consumido una tercera parte del pago por adelantado, 3.000 / 3 = 1.000 El asiento de ajuste es el siguiente:
Fecha Cuenta o Detalle Ref Dbitos (Debe) 1.000,00 1.000,00 Crditos (Haber)

30/11/10 Gastos por Suministros Oficina Suministros d Oficina (activo) -----------------o---------------

2) Asientos para distribuir Ingresos Cobrados por Adelantado:

El 15-nov-10 se cobran por adelantado 6 meses de alquiler de una mquina, por la cual se ganan 3000 por mes.
Fecha 15/11/10 Bancos Ingresos cobrados por Anticp -----------------o--------------Cuenta o Detalle Ref Dbitos (Debe) 18.000,00 18.000,00 Crditos (Haber)

55

El da 30-nov-10 se ha consumido 1/2 mes de los 6 meses de alquiler de mquina que se cobraron por adelantado. O sea el monto consumido es = 3.000 / 2 = 1.500 El asiento de ajuste es el siguiente:
Fecha Cuenta o Detalle Ref Dbitos (Debe) 1.500,00 Crditos (Haber)

30/11/10 Ingresos cobrados por Anticp (Pasivo) Ingresos por Ventas -----------------o---------------

1.500,00

3) Asientos para registrar Gastos no Contabilizados:

Al 30-nov-10 se conoce el monto de la planilla a cancelar el 01-dic-10, por 1.850,00


Fecha Cuenta o Detalle Ref Dbitos (Debe) 1.850,00 1.850,00 Crditos (Haber)

30/11/10 Gastos por Salarios Salarios por Pagar -----------------o---------------

El da 01-dic-10 se procede con el pago de los salarios.


Fecha Cuenta o Detalle Ref Dbitos (Debe) 1.850,00 1.850,00 Crditos (Haber)

01/12/10 Salarios por Pagar Bancos -----------------o---------------

56

4) Asientos para registrar Ingresos no Contabilizados:

El 01-nov-10 se adquiere una Inversin en Certificados de Depsito a Plazo, por 10.000, cuyos intereses son del 12% anual, pagaderos al final del periodo de 6 meses de la inversin.
Fecha Cuenta o Detalle Ref Dbitos (Debe) 10.000,00 10.000,00 Crditos (Haber)

01/11/10 Inversin en Ttulos Bancos -----------------o---------------

El da 30-nov-10 se realiza el asiento de ajuste correspondiente (clculo de intereses = (10.000 * 12%) / 12 = 100:
Fecha 30/11/10 Cuenta o Detalle Intereses acumulados por Cobrar Ingresos por Intereses -----------------o--------------Ref Dbitos (Debe) 100,00 100,00 Crditos (Haber)

El asiento anterior se repite durante los siguientes 5 meses, hasta completar los 6 meses de vida del Certificado, a este da se recupera tanto la inversin como los intereses, el asiento sera el siguiente:
Fecha 01/05/11 Bancos Inversin en Ttulos Intereses acumulados por Cob -----------------o--------------Cuenta o Detalle Ref Dbitos (Debe) 10.600,00 10.000,00 600,00 Crditos (Haber)

57

Asiento de Ajuste para el Gasto por Depreciacin y Amortizacin

La depreciacin es el mecanismo utilizado para asociar el costo de un activo con los ingresos que este activo va a generar en un periodo de tiempo determinado, con el fin de que no quede un gasto inicial por la compra del activo, cuando en realidad los beneficios van a ser tambin posteriores al periodo actual.

Depreciacin significa distribucin sistemtica del costo de un activo en la forma de gasto durante los periodos contables que componen su vida til, por tanto, el trmino depreciacin guarda su relacin con el beneficio obtenido del activo y no nicamente con la prdida de valor que surja de su utilizacin o deterioro fsico.

Para cada uno de estos activos depreciables existe una contra cuenta de Depreciacin Acumulada Activo XXXX que posee su saldo al haber, y se resta a la cuenta del activo respectivo para producir el valor neto que debe aparecer en el balance general. Esta cuenta se acredita mediante un asiento contra un dbito a la cuenta Gastos por Depreciacin Activo XXXX que se presentar en el Estado de Resultados junto a los dems gastos operativos.

Para comprender la frmula de clculo de la Depreciacin debemos conocer los siguientes conceptos: Valor Histrico Valor de Adquisicin: Valor al que se compr el Activo (incluyendo costos necesarios, transportes e impuestos). Vida til: Cantidad de tiempo que se espera que el activo genere beneficios econmicos. Valor de Rescate o Valor Residual: Valor que se podra recuperar al deshacerse del activo, al final de su vida til.

58

Hay varios mtodos para calcular la depreciacin, pero la ms comn y simple es la de Lnea Recta, la frmula es la siguiente:

(Costo de Adquisicin Valor Residual) / Aos de Vida til = Depreciacin Anual

Si se desea el clculo de la depreciacin mensual se divide entre 12. Las Amortizaciones siguen la misma metodologa que las Depreciaciones, solamente es una distincin de nombre, ya que las Amortizaciones se aplican a Activos Intangibles, tales como Patentes, Software, entre otros.

Para ilustrar de una mejor manera el clculo y registro de la depreciacin, se muestra el siguiente ejemplo:

El 01-nov-10 la empresa compr un Equipo de Cmputo en 200.000, se estima que la vida til del mismo sea de 5 aos, con un valor residual de 20.000.

(Costo de Adquisicin Valor Residual) / Aos de Vida til = Depreciacin Anual ( 200.000 - 20.000 ) / 5 = 36.000

La depreciacin anual es de 36.000, y por ende, la mensual de 3.000

El asiento de registro de la depreciacin es el siguiente:

Fecha

Cuenta o Detalle

Ref

Dbitos (Debe)

Crditos (Haber)

30/11/10

Gastos por Depreciacin Equipo de Cmputo Depreciacin acumulada Equipo de Cmputo -----------------o---------------

3.000,00 3.000,00

59

1.5.3 Asientos de Cierre

Las cuentas ingresos, gastos, prdidas y ganancias, son cuentas patrimoniales temporales, para ser ms especfico de utilidades retenidas, que se utilizan durante el periodo contable para clasificar y acumular ciertos cambios que afectan el patrimonio. Al final del periodo, o sea, el 30 de setiembre de cada ao, se debe trasladar el saldo neto de estas cuentas a la cuenta de utilidades retenidas. Con esto, las cuentas temporales se reducen a cero de tal manera que estn listas para medir los ingresos y los gastos del siguiente periodo contable y poder realizar anlisis y controles comparando un periodo con el anterior.

A continuacin se tiene la siguiente lista de ingresos, gastos, prdidas y ganancias del periodo que cierra al 30-set-10, y posteriormente se muestra como realizar el asiento de cierre:

60

Lista de Ingresos y Gastos al 30-set-10 DEBE INGRESOS Ingresos por Ventas Descuentos sobre Ventas Devoluciones sobre Ventas Ingresos por Intereses Otros Ingresos Ganancia en venta de activos Ganancia en diferencial cambiario GASTOS Compras Descuentos sobre Compras Devoluciones sobre Compras Gastos Operativos Gastos Administrativos Gastos Financieros Otros Gastos Prdidas en venta de activos Prdidas en diferencial cambiario HABER 15.000 200 100 2.450 1.000 3.500 500

5.820 350 150 4.500 2.000 950 700 100 300

El Asiento de Cierre de los Ingresos y Ganancias es el siguiente:

Fecha

Cuenta o Detalle

Ref

Dbitos (Debe)

Crditos (Haber)

30/09/10

Ingresos por Ventas Descuentos sobre Ventas Devoluciones sobre Ventas Ingresos por Intereses Otros Ingresos Ganancia en venta de activos Ganancia en diferencial cambiario Utilidades Retenidas -----------------o---------------

15.000 200 100 2.450 1.000 3.500 500 22.150

61

Antes de realizar el Asiento de Cierre de Gastos y Prdidas es necesario calcular el Costo de Mercadera Vendida, ya que este debe cerrarse en el siguiente asiento. (Se asume que haba 1.500,00 en inventario inicial y con un nuevo conteo fsico al 30-set-10 se estimo el inventario en 2.000,00

La frmula del Costo de Mercadera Vendida es la siguiente: CMV = Inventario Inicial + Compras Netas Inventario Final Donde Compras Netas = Compras Totales + Fletes s/Compras Devoluc. s/Compras - Desc. s/Compras

Fecha

Cuenta o Detalle

Ref

Dbitos (Debe)

Crditos (Haber)

30/09/10

Descuentos sobre Compras Devoluciones sobre Compras Inventario Final Costo de Mercadera Vendida Inventario Inicial Compras -----------------o---------------

350 150 2.000 4.820 1.500 5.820

62

El Asiento de Cierre de los Gastos y Prdidas es el siguiente:

Fecha

Cuenta o Detalle

Ref

Dbitos (Debe)

Crditos (Haber)

30/09/10

Utilidades Retenidas Costo de Mercadera Vendida Gastos Operativos Gastos Administrativos Gastos Financieros Otros Gastos Prdidas en venta de activos Prdidas en diferencial cambiario -----------------o---------------

13.370 4.820 4.500 2.000 950 700 100 300

Como se puede observar en los asientos anteriores, el cierre de Ingresos contra Utilidades Retenidas fue de 22.150, mientras que el de Gastos 13.370. Esto quiere decir que las utilidades de este periodo fueron de 8.780.

63

1.5.4. Caso Prctico

A continuacin se resolver un caso prctico en una empresa comercial, con el fin de aplicar los procedimientos contables de registro y clasificacin de las transacciones explicados en los puntos anteriores de este manual. Ejemplo que posteriormente permitir mostrar el resumen de la informacin mediante Estados Financieros y otros informes.

La empresa El Sol S.A. es una empresa que se dedica a la comercializacin de equipos de cmputo. Algunas de las polticas contables son:

Los edificios se toman a una vida til de 50 aos, y con un valor residual del 10% de su valor histrico o de adquisicin. Los vehculos se toman a una vida til de 10 aos, y con un valor residual del 20% de su valor histrico o de adquisicin. El Mobiliario y Equipo de Oficina se toma a una vida til de 10 aos, y sin valor residual. El mtodo para registrar el inventario es el Peridico. La compaa no mantiene dinero en efectivo, todos los cobros los deposita en la cuenta bancaria, y todos los pagos se realizan desde la misma. Las Inversiones se refieren a Certificados de Depsito bancarios, adquiridos el 30/ago/10, a una tasa de rendimiento del 12%, y con intereses pagaderos cada 3 meses.

64

Los saldos de las cuentas (balance de comprobacin) al 31/ago/10 son los siguientes:

CUENTAS

DEBE 7.231.000,00 2.500.000,00 4.725.435,00 500.000,00 1.565.000,00 2.000.000,00

HABER

Bancos Inversiones Cuentas por Cobrar Gastos pagados por anticipado (diferidos) Inventarios Vehculos Depreciacin Acumulada Vehculos Mobiliario y Equipo de Oficina Depreciacin Acumulada Mob. Y Eq. Oficina Patentes Amortizacin Acumulada Patentes Cuentas por pagar Gastos por Pagar Retenciones y Provisiones Laborales Documentos por pagar, Largo Plazo Capital Social, acciones Utilidades Retenidas Reserva Legal Ingresos por Ventas Ganancia en venta de activos Gastos por Salarios Operativos Gastos por Servicios Pblicos Gastos por Salarios Administrativos Gastos por Intereses

200.000,00 500.000,00 50.000,00 1.000.000,00 800.000,00 2.965.790,00 900.300,00 675.555,00 2.000.000,00 3.500.000,00 1.398.790,00 700.000,00 10.200.000,00 500.000,00 1.670.000,00 444.000,00 1.105.000,00 650.000,00

Las transacciones del mes de setiembre 2010 fueron las siguientes:

01/set/10 - Los socios aportan 10.000.000 en efectivo que depositan inmediatamente en una cuenta corriente del Banco a nombre de la empresa. Adems aportan un vehculo valorado en 5.000.000, un terreno de 5.000.000 con edificio de 15.000.000. Tambin Mobiliario y equipo de oficina valorado en 3.500.000

65

02/set/10 - Se compra a crdito 20 equipos de cmputo para la venta, cuyo costo unitario es de 114.800 + impuestos de ventas.

04/set/10 - Se venden a crdito 10 equipos de cmputo en 285.000 + impuesto cada uno.

05/set/10 - Se pagan servicios pblicos por 50.000

05/set/10 - Se devuelven 2 de los equipos de cmputo comprados el da 02/set/10

06/set/10 - Se venden al contado 5 equipos de cmputo en 285.000 + impuesto cada uno.

09/set/10 - Se compran al crdito 20 equipos de cmputo a un precio de oferta de 80.000 i.v.i (impuesto de ventas incluido)

15/set/10 - Se pagan salarios operativos por 1.100.000

15/set/10 - Se pagan seguros al INS por 300.000 que cubren 3 meses a partir de la fecha.

20/set/10 - Se venden 15 equipos de cmputo en 300.000 cada uno + impuesto de ventas, recibiendo la mitad en efectivo y la otra mitad al crdito.

29/set/10 - Se reciben directamente a la cuenta bancaria, 10.000 por concepto de intereses.

66

SOLUCIN: Los asientos para registrar las transacciones son los siguientes:
Fecha Cuenta o Detalle 01/09/2010 Bancos Vehculos Terreno Edificios Mobiliario y Equipo de Oficina Capital Social, Acciones Comunes -----------------o--------------02/09/2010 Compras Impuestos sobre Ventas Cuentas por Pagar -----------------o--------------04/09/2010 Cuentas por Cobrar Ingresos por ventas Impuestos sobre ventas -----------------o--------------05/09/2010 Gastos por Servicios Pblicos Bancos -----------------o--------------05/09/2010 Cuentas por Pagar Devoluciones sobre Compras Impuestos sobre ventas -----------------o--------------06/09/2010 Bancos Ingresos por ventas Impuestos sobre ventas -----------------o--------------09/09/2010 Compras Impuestos sobre Ventas Cuentas por Pagar -----------------o--------------15/09/2010 Gastos por Salarios Operativos Bancos -----------------o--------------15/09/2010 Seguros pagados por anticipado Bancos -----------------o--------------20/09/2010 Bancos Cuentas por Cobrar Ingresos por ventas Impuestos sobre ventas -----------------o--------------29/09/2010 Bancos Ingresos por Intereses -----------------o--------------Ref Dbitos (Debe) Crditos (Haber) 10.000.000,00 5.000.000,00 5.000.000,00 15.000.000,00 3.500.000,00 38.500.000,00 2.296.000,00 298.480,00 2.594.480,00 3.220.500,00 2.850.000,00 370.500,00 50.000,00 50.000,00 259.448,00 229.600,00 29.848,00 1.610.250,00 1.425.000,00 185.250,00 6.371.681,42 828.318,58 7.200.000,00 1.100.000,00 1.100.000,00 300.000,00 300.000,00 2.542.500,00 2.542.500,00 4.500.000,00 585.000,00 10.000,00 10.000,00

67

Posteriormente se analiza y registrar los asientos de ajuste necesarios al cierre de mes:

a) Asiento de ajuste para los ingresos por intereses de las inversiones: (2.500.000 * 12%) / 12

30/09/2010

Intereses por Cobrar Ingresos por Intereses

25.000,00 25.000,00

b) Asiento de ajuste para los gastos por seguros pagados por adelantado: ((300.000 / 3) / 30) * 15 das

30/09/2010

Gastos por Seguros Seguros pagados por anticipado

50.000,00 50.000,00

c) Asiento de depreciaciones de activos (incluyen tanto los activos adquiridos en meses anteriores, como los aportados en el mes):

Depreciacin Vehculos: ((7.000.000 (7.000.000 * 20%)) / 10) / 12 meses Depreciacin Mobiliario Oficina: (4.000.000 / 10) / 12 meses Depreciacin Edificio: ((15.000.000 (15.000.000 * 10%)) / 50) / 12 meses

30/09/2010

Gastos por Depreciacin de Vehculos Gastos por Depreciacin de Mobiliario Of Gastos por Depreciacin de Edificios Depreciacin Acumulada de Vehculos Depreciacin Acumulada de Mobilia Of Depreciacin Acumulada de Edificios

46.666,67 33.333,33 22.500,00 46.666,67 33.333,33 22.500,00

68

La Mayorizacin o clasificacin de las transacciones es la siguiente (incluye los saldos iniciales que vienen del balance de comprobacin anterior):

Bancos 7.231.000 10.000.000 50.000 1.610.250 110.000 300.000 2.542.500 10.000 21.393.750 19.943.750 460.000

Inversiones 2.500.000

Cuentas por Cobrar 4.725.435 3.220.500 2.542.500

Gastos pag x adelantado 500.000 300.000 50.000

2.500.000 2.500.000

10.488.435 10.488.435

800.000 750.000

50.000

Inventarios 1.565.000

Terreno 5.000.000

Edificios 15.000.000

Deprec. Acum. Edificios 22.500

1.565.000 1.565.000

5.000.000 5.000.000

15.000.000 15.000.000

22.500 22.500

Vehculos 2.000.000 5.000.000

Deprec. Acum. Vehculos 200.000 46.667

Mobiliario y eq Oficina 500.000 3.500.000

Deprec. Ac. Mob y eq Of 50.000 33.333

7.000.000 7.000.000

246.667 246.667

4.000.000 4.000.000

83.333 83.333

69

Patentes 1.000.000

Amotiz acum. Patentes 800.000

Cuentas por pagar 2.965.790 2.594.480 259.448 7.200.000

Gastos por Pagar 900.300

1.000.000 1.000.000

800.000 800.000

259.448 12.760.270 12.500.822

900.300 900.300

Impuesto s/ Ventas x P 298.480 370.500 29.848 185.250 828.319 585.000 1.126.799 1.170.598 43.799

Retenc. y prov. laboral 675.555

Documento por Pagar LP 2.000.000

Capital Social, acciones 3.500.000 38.500.000

675.555 675.555

2.000.000 2.000.000

42.000.000 42.000.000

Utilidades Retenidas 1.398.790

Reserva Legal 700.000

Ingresos por Ventas 10.200.000 2.850.000 1.425.000 4.500.000

Ingreso por Intereses 10.000 25.000

0 1.398.790 1.398.790

700.000 700.000

0 18.975.000 18.975.000

35.000 35.000

70

Ganancia venta Activos 500.000

Gastos Salarios Operat 1.670.000 1.100.000

Gastos por Serv Publicos 444.000 50.000

Gastos Salarios Admin 1.105.000

500.000 500.000

2.770.000 2.770.000

494.000 494.000

1.105.000 1.105.000

Gastos por Intereses 650.000

Gastos por Seguros 50.000

Compras 2.296.000 6.371.681

Devoluciones s/ compras 229.600

650.000 650.000

50.000 50.000

8.667.681 8.667.681

229.600 229.600

Intereses por Cobrar 25.000

Gastos Deprec Vehiculos 46.666,67

Gastos Deprec Mobil Of 33.333,33

Gastos Deprec Edificios 22.500

25.000 25.000

46.666,67 46.666,67

33.333,33 33.333,33

22.500 22.500

71

1.6 ELABORACIN DE ESTADOS FINANCIEROS


En este apartado se explicar cmo preparar los Estados Financieros, los cuales resumen los resultados de todas las transacciones, y permiten analizar la situacin financiera de la empresa, los cuales apoyan la toma de decisiones de la gerencia.

Segn la NIIF 1, los estados financieros completos constan de:

Balance General Estado de Resultados Estados de Cambios en el Patrimonio Flujo de Efectivo Notas a los Estados Financieros

Para efectos de presentacin, cada estado financiero se compone de tres partes:

1) Encabezado: Aqu se incluye el nombre de la empresa, el nombre del estado o informe financiero, la fecha o periodo por el cual ha sido preparado y moneda. 2) Cuerpo: En esta parte se presentan los saldos de las cuentas, la relacin y/o suma de las mismas. 3) Notas: Se incluye toda la informacin necesaria para un mejor entendimiento de la informacin financiera, relacionada con la presentacin de algunas partidas, la revelacin en cuanto al uso de las normas, entre otras.

Para efectos prcticos, se preparar los estados financieros de la empresa El Sol S.A. del caso prctico del apartado 1.5.4 de este manual.

72

1.6.1 Elaboracin del Balance de Comprobacin El balance de comprobacin, por si solo no es un estado financiero, sino ms bien es la forma de resumir los saldos del libro mayor, con el fin de tener la informacin para la elaboracin de los estados financieros, adems de corroborar que no haya errores en las cantidades registradas al debe y al haber, ya que las dos columnas deben sumar igual, por el principio de partida doble.
Balance de Comprobacin Bancos Inversiones Cuentas por Cobrar Intereses por Cobrar Gastos pag x adelantado Inventarios Terreno Edificios Deprec. Acum. Edificios Vehculos Deprec. Acum. Vehculos Mobiliario y eq Oficina Deprec. Ac. Mob y eq Of Patentes Amotiz acum. Patentes Cuentas por pagar Gastos por Pagar Impuesto s/ Ventas x P Retenc. y prov. laboral Documento por Pagar LP Capital Social, acciones Utilidades Retenidas Reserva Legal Ingresos por Ventas Ingreso por Intereses Ganancia venta Activos Gastos Salarios Operat Gastos por Serv Publicos Gastos Salarios Admin Gastos por Intereses Gastos por Seguros Compras Devoluciones s/ compras Gastos Deprec Vehiculos Gastos Deprec Mobil Of Gastos Deprec Edificios TOTALES = 19.943.750 2.500.000 10.488.435 25.000 750.000 1.565.000 5.000.000 15.000.000 22.500 7.000.000 246.667 4.000.000 83.333 1.000.000 800.000 12.500.822 900.300 43.799 675.555 2.000.000 42.000.000 1.398.790 700.000 18.975.000 35.000 500.000 2.770.000 494.000 1.105.000 650.000 50.000 8.667.681 229.600 46.666,67 33.333,33 22.500 81.111.366

81.111.366

73

1.6.2 Elaboracin del Estado de Resultados

El estado de resultados en particular muestra el resultado de la operacin (utilidad = Ingresos Gastos) de un negocio dentro de un periodo dado, lo cual permite analizar las tendencias de cada uno de los rubros que lo componen, y las relaciones entre ellos. Por ejemplo, se puede analizar cul ha sido el crecimiento de las ventas de este ao en comparacin con el anterior y la relacin de este rubro con los dems gastos necesarios para producir estas ventas y principalmente con el costo de ventas. En l se listan todos los ingresos y gastos, calculando tres diferentes utilidades: primero, la utilidad bruta que es el resultado de restarle a las ventas netas, el costo de ventas; segundo, la utilidad de operacin que se obtiene restando a la utilidad de bruta los gastos operativos de ventas y administrativos; y finalmente la utilidad neta antes del impuesto sobre la renta (que en Costa Rica por lo general es del 30%, ya que depende del nivel de ventas de la empresa) que aparece despus de haber disminuido o aumentado la utilidad de operacin con los otros gastos e ingresos no operativos como los intereses. Debe quedar claro sin embargo que los montos mostrados son el resultado de clculos y estimaciones basadas en las Normas Internacionales de Informacin Financiera.

Existen varios mtodos para el formato de determinar la utilidad, el ms recomendado es el de Pasos Mltiples ya que detalla cada etapa del proceso de generacin de la utilidad. Se divide en cuatro secciones: primero se calcula la utilidad bruta en ventas, luego la utilidad de operacin, luego la utilidad antes y despus del impuestos sobre la renta. Los gastos operativos se dividen en gastos de ventas y administrativos y se listan todas las partidas importantes que lo componen.

Para el ejemplo que se ha venido siguiendo, el estado de resultados es el siguiente:

74

El Sol S.A. Estado de Resultados Del 01-set-10 al 30-set-10 (en colones) INGRESOS Ingresos por Ventas

18.975.000

COSTO DE MERCADERIA VENDIDA Inventario Inicial Compras Devoluciones sobre Compras Inventario Final Costo de Mercadera Vedida

1.565.000 8.667.681 (229.600) 2.150.000 (7.853.081)

Utilidad Bruta Operativa

11.121.919

GASTOS Gastos Operativos Gastos Salarios Operat Gastos por Serv Publicos Gastos Deprec Vehiculos Gastos Deprec Mobil Of Gastos Deprec Edificios Gastos Administrativos Gastos Salarios Admin Gastos por Seguros Gastos Financieros Gastos por Intereses Otros Ingresos Ganancia venta Activos Ingreso por Intereses Utlidad Neta, antes de Impuestos Impuesto sobre la Renta (30%) Utlidad Neta, despus de Impuestos

(2.770.000) (494.000) (46.667) (33.333) (22.500) (1.105.000) (50.000) (650.000)

(3.366.500)

(1.155.000) (650.000)

500.000 35.000 6.485.419 (1.945.626) 4.539.793

75

1.6.3 Elaboracin del Estado de Cambios en el Patrimonio

Muestra las variaciones realizadas en las cuentas correspondientes al patrimonio entre el periodo anterior y el cierre del periodo actual, para el ejemplo del El Sol S.A. el estado sera el siguiente:

El Sol S.A. Estado de Cambios en el Patrimonio Del 01-set-10 Al 30-set-10 (en colones)

Saldos Al 01-set-10 Aumento de Capital, aporte socios Utilidades del Periodo, despus de Impuestos Dividendos Declarados Saldos Al 30-set-10

Capital Social, acciones 3.500.000 38.500.000

Utilidades Retenidas 1.398.790 4.539.793 (1.000.000) 4.938.583

Reserva Legal 700.000

TOTAL 5.598.790 38.500.000 4.539.793 (1.000.000) 47.638.583

42.000.000

700.000

76

1.6.4 Elaboracin del Balance General

El Balance General o Estado de Situacin muestran los saldos de las cuentas de activos, pasivos y patrimoniales a una fecha dada. El Balance General se ordena en su seccin de activos de los ms lquidos a los menos (lquidos significa la rapidez con que se pueden convertir en efectivo), y en su seccin de pasivos de los ms exigibles a corto plazo a los menos, y de igual manera los pasivos de largo plazo. Esto permite a los usuarios de la informacin contable determinar la solidez de la empresa y su liquidez. Adems en l se puede observar cul ha sido el aporte de los socios y qu tan apalancada (endeudada respecto a lo que tiene) se encuentra la compaa. Pero sus principales razones financieras se obtienen al analizarlo junto con el estado de resultado, para conocer la rotacin del inventario, la antigedad promedio de las cuentas, la utilidad por coln de activos, la utilidad por accin, etc. El anlisis financiero de los estados sin embarro se estudiar en siguientes temas de este mismo manual. El Balance General debe estar clasificado, de acuerdo a los siguientes criterios:

Activos circulantes, propiedad planta y equipo, otros activos. Los activos circulantes se listan al principio de los activos en el balance general comenzando por los ms lquidos. Si existe alguna restriccin en su uso, no pueden clasificarse como circulantes pues no son activos disponibles para cancelar las partidas de pasivo circulante. Se definen como circulantes aquellos activos que se convertirn a efectivo, se vendern o consumirn en un plazo no mayor a un ao o al ciclo de operacin, el que sea ms largo. Dentro de ellos tenemos en su orden: Efectivo y sus equivalentes, Cuentas por cobrar, Inventarios, gastos pagados por anticipado, y otras cuentas por cobrar.

77

Los activos fijos o propiedad, planta y equipo, son bienes muebles e inmuebles propiedad de la empresa que son utilizados en sus operaciones y de los que se espera obtener un beneficio futuro. No estn disponibles para la venta, sino que se utilizan en la generacin de ingresos. Dentro de esta categora se lista primero el terreno y luego los activos depreciables. En "otros activos", se clasifican los activos fijos que no estn siendo utilizados en las actividades comerciales de la empresa, pero que an tienen un valor futuro, las inversiones a largo plazo con fines especficos y los activos circulantes restringidos. Tambin se pueden clasificar aqu los activos intangibles, como derechos de autor, derechos de marca, y patentes. Pasivos a corto y largo plazo Los pasivos son obligaciones contradas por operaciones pasadas y que requieren un pago futuro en dinero, producto o servicios. Se clasifican como circulantes las que deben ser canceladas en un plazo no mayor a un ao o al ciclo de operacin, el que sea mayor, y se detallan en el Balance General de los ms exigibles a los menos exigibles. Las cuentas por pagar, salarios por pagar, servicios cobrados por anticipado, anticipos de clientes, etc. son cuentas tpicas de esta seccin. Los pasivos a largo plazo son las hipotecas, documentos y otras deudas con plazos superiores a un ao o al ciclo de operacin. La porcin a corto plazo de los pasivos a largo plazo debe reclasificarse como circulante. Patrimonio Dentro de las cuentas patrimoniales hemos estudiado dos: la cuenta de utilidades retenidas y la cuenta de capital social, sin embargo en la seccin patrimonial del Balance General pueden aparecer supervit por revaluaciones de activos, por donaciones, reservas legales, etc.

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El Sol S.A. Balance General Al 30-set-10 (en colones) ACTIVOS Activos Circulantes Bancos Inversiones Cuentas por Cobrar Intereses por Cobrar Gastos pag x adelantado Inventarios Total Activos Circulantes = Activos Fijos Terreno Edificios Deprec. Acum. Edificios Vehculos Deprec. Acum. Vehculos Mobiliario y eq Oficina Deprec. Ac. Mob y eq Of Total Activos Fijos = Activos Intangibles Patentes Amotiz acum. Patentes Total Activos Intangibles = TOTAL ACTIVOS = PASIVOS Y PATRIMONIO Pasivos Pasivos Circulantes Cuentas por pagar Gastos por Pagar Impuesto s/ Ventas x P Impuesto s/ Renta x Pagar Dividendos por Pagar Retenc. y prov. laboral Total Pasivos Circulantes = Pasivos No Circulantes Documento por Pagar LP Total Pasivos No Circulantes = Total Pasivos = Patrimonio Capital Social, acciones Utilidades Retenidas Reserva Legal Total Patrimonio = TOTAL PASIVOS Y PATRIMONIO =

19.943.750 2.500.000 10.488.435 25.000 750.000 2.150.000 35.857.185 5.000.000 15.000.000 (22.500) 7.000.000 (246.667) 4.000.000 (83.333) 14.977.500 6.753.333 3.916.667 30.647.500

1.000.000 (800.000)

200.000 200.000 66.704.685

12.500.822 900.300 43.799 1.945.626 1.000.000 675.555 17.066.102 2.000.000 2.000.000 19.066.102

42.000.000 4.938.583 700.000 47.638.583 66.704.685

79

1.6.5 Elaboracin del Estado de Flujos de Efectivo

El estado de flujos de efectivo es un resumen de los flujos de efectivo durante el periodo en cuestin. El estado proporciona un resumen de los flujos de efectivo operativos, de inversiones y de financiamiento de la empresa y los ajusta de acuerdo con los cambios en su efectivo y valores burstiles durante el perodo. Primeramente se inicia con la Utilidad Neta del Estado de Resultados, y a esta se le suma los gastos que no fueron en efectivo, y se restan los ingresos que no fueron en efectivo. Posteriormente, se determinan las variaciones netas - incremento o disminucin - de las partidas de Activos Circulantes y Pasivos Circulantes entre el periodo anterior y el actual, y las reglas de ajuste son las siguientes: Incremento de Activos Disminucin de Activos Incremento de Pasivos Disminucin de Pasivos Se Resta la diferencia Neta. Se Suma la diferencia Neta Se Suma la diferencia Neta. Se Resta la diferencia Neta

El resultado anterior, determinado los flujos de efectivo generados (o usados) en las operaciones de la empresa. Luego, para determinar los flujos de efectivo generados (usados) en actividades de inversin, se determinan las adquisiciones y/o desecho de Activos Fijos. Y por ltimo, para determinar los flujos de Financiamientos, se determinan los pagos o ingresos por prstamos y/o aportes de socios o pagos de dividendos. Para el caso que se ha venido analizando se presenta el siguiente estado, no se puede determinar con exactitud, ya que no se cuenta con los saldos de las cuentas al periodo anterior. 80

El Sol S.A. Estado de Flujos de Efectivo Para el periodo terminado a Setiembre 2010 (en colones)

FLUJOS DE EFECTIVO ACTIVIDADES DE OPERACIN Utilidad Neta del Periodo, despus de Impuestos Ajustes por (partidas que no son en efectivo): Depreciaciones y Amortizaciones Retenciones y Provisiones Laborales Otros Gastos que no son en Efectivo Otros Ingresos que no son en efectivo (=) Utilidad Neta antes de cambios en Capital de Trabajo Cuentas por Cobrar Intereses por Cobrar Gastos pag x adelantado Inventarios Cuentas por pagar Gastos por Pagar Impuesto s/ Ventas x P Impuesto s/ Renta x Pagar Dividendos por Pagar Incremento Incremento Incremento Incremento Incremento Incremento Incremento Incremento Incremento 4.539.793 102.500 675.555 (12.249.688) (6.931.840) (10.488.435) (25.000) (750.000) (2.150.000) 12.500.822 900.300 43.799 1.945.626 1.000.000 (3.954.728)

Flujo de Efectivo Generado por Actividades de Operacin

FLUJOS DE EFECTIVO ACTIVIDADES DE INVERSIN Adquisicin de Activos Propiedad, Planta y Equipo Adquisicin de Patente Incremento (26.000.000) Incremento (1.000.000) (27.000.000)

Flujo de Efectivo Usado por Actividades de Inversin

FLUJOS DE EFECTIVO ACTIVIDADES DE FINANCIAMIENTO Documento por Pagar LP Aporte de Socios Pago Dividendos a socios Incremento Incremento Incremento 9.898.478 42.000.000 (1.000.000) 50.898.478

Flujo de Efectivo Usado por Actividades de Financiamiento

Aumento Neto del Efectivo Efectivo al Principio del Periodo (01-oct-2009) Efectivo al Final del Periodo (30-set-2010)

19.943.750 0 19.943.750

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1.6.6 Elaboracin de las Notas a los Estados Financieros

En los estados financieros publicados se deben incluir notas explicativas para las cuentas importantes. Estas notas en los estados financieros proporcionan informacin detallada sobre las polticas, procedimientos, clculos y transacciones contables en la preparacin de los estados financieros. Los elementos comunes sobre los que tratan estas notas incluyen reconocimiento de ingresos, impuestos sobre la renta, desgloses de cuentas de activos fijos, condiciones de deuda y arrendamiento, as como contingencias. Los analistas profesionales de valores utilizan los datos de los estados y las notas para desarrollar estimaciones del valor de los valores que emite la empresa, y estas estimaciones influyen en las acciones de los inversionistas, y por lo tanto, en el valor de las acciones de la empresa.

82

1.7 ELABORACIN DE OTROS INFORMES FINANCIEROS


Aparte de los estados financieros formales existen diversos reportes importantes para el anlisis gerencial de una empresa, entre otros, los ms importantes son los reportes de Ventas, Costos y los Flujos de caja.

1.7.1 Elaboracin de Informes de Ventas


Los informes de Ventas sirven para segregar las ventas presentadas en el Estado de Resultados, probablemente en este estado solamente se present el monto total de los Ingresos por ventas, pero la gerencia debe analizar la informacin separada, por ejemplo, si la empresa tuviera varios segmentos de negocios, o si tiene varios locales, se pueden presentar los datos separados y compararlos entre ellos, adems de analizar los datos histricos. Estos informes por lo general se deben preparar mensualmente.

1.7.2 Elaboracin de Informes de Costos


Los informes de Costos sirven para segregar los costos presentados en el Estado de Resultados, probablemente en este estado solamente se present el monto total de cada categora de costos, pero la gerencia debe analizar la informacin separada, por ejemplo, dividir los costos por departamento, local, segmento de negocios de la empresa, y adems se pueden analizar los datos histricos. Estos informes por lo general se deben preparar mensualmente.

83

1.7.3 Elaboracin de Flujos de Caja


El flujo de caja, ms all de ser un simple reporte, es un medio de control de flujo de efectivo con el que cuenta la empresa. El flujo de caja debe ser bien monitoreado, y sirve para utilizar los fondos de la manera ms eficaz y oportuna posible.

Una empresa puede generar muchas utilidades, y ser muy rentable, pero lamentablemente, el flujo de caja es una limitante de crecimiento y decisiones financieras, y si no se controla debidamente, puede desembocar en una falta de liquidez de la empresa, no poder hacer frente a sus obligaciones con acreedores, laborales, entre otros, y en fin hasta puede llevar a una empresa a la quiebra.

El objetivo del flujo de caja es estimar a futuro, los flujos de caja disponibles, y as anticipar una posible falta de efectivo, y tomar las previsiones con anticipacin, tales como solicitar financiamiento bancario, o bien informar sobre la necesidad de un aporte a los socios. Este no es el nico fin del flujo de caja, a la inversa tambin debemos tener en cuenta que desde el punto de vista financiero los fondos ociosos no son un beneficio para la empresa, para optimizar su riqueza debe invertir los fondos para seguir generando rendimientos, mediantes el flujo de caja podemos evaluar la existencia de potenciales flujos de efectivo sobrantes.

Los flujos de caja deben estimarse mediante supuestos razonables derivados de bsqueda de informacin y/o datos histricos de la empresa, por ello se presenta el ejemplo del flujo de caja estimado de la empresa Grupo de Inversiones Sistemas de Red S.A. de los siguientes 3 aos, a partir de Marzo 2010, por lo general se debe preparar el primer ao segregado mensualmente y los siguientes totales anuales.

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GRUPO DE INVERSIONES SISTEMAS DE RED S.A. FLUJO DE CAJA MENSUAL (Mar-2010 a Feb-2011) (en dlares US) Conceptos SALDO DE CAJA INICIAL Ingresos Corrientes : Recuperacin de Inversiones Recuperacin de Cuentas por Cobrar Clientes Total de Ingresos Corrientes Ingresos Extraordinarios : Prstamos para Capital de Trabajo Total de Ingresos Estimados Egresos de Operacin : Gastos Operativos Gastos Administrativos Gastos Seguros Gastos por Comisiones a Vendedores Gastos Fijos Enlaces Inalmbricos Gastos por Imprevistos Total Gastos de Operacin Obligaciones Financieras y Otros : Cancelacin Obligaciones con Bancos Posibles Inversiones en Nuevos Proyectos Cancelacin Obligaciones con Proveedores Adquisicin de Activos Propiedad, Planta y Eq. Cancelacin Impuesto sobre las Ventas Cancelacin Impuesto sobre la Renta Cancelacin Aguinaldos y Otros Total de Obligaciones Financieras y Otros Total de Egresos Flujo de Caja Mensual, Neto Saldo de Caja Inicial Saldo de Caja Acumulado 3.872 0 8.537 0 14.922 0 90.213 6.000 0 0 0 14.922 0 68.950 6.000 20.967 44.195 0 155.034 220.664 171.542 67.156 14.922 0 43.100 6.000 12.345 0 0 76.367 186.179 43.921 238.698 14.922 0 103.100 6.000 0 0 0 124.022 205.552 -46.052 282.619 14.922 100.000 78.600 6.000 13.923 962 0 214.407 278.407 31.093 236.567 14.922 100.000 60.000 6.000 10.881 0 0 191.803 257.235 -17.735 267.659 14.922 100.000 60.000 6.000 6.045 0 0 186.967 248.967 -71.467 249.924 14.922 0 60.000 6.000 6.045 44.195 21.445 152.607 216.607 -39.107 178.457 14.922 0 60.000 6.000 6.045 0 0 86.967 152.399 25.101 139.350 14.922 0 60.000 6.000 6.045 0 0 161.631 300.000 949.899 72.000 84.398 133.547 21.445 Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre 2009 2009 $ 236.567 $ 267.659 0 309.500 309.500 0 309.500 30.000 5.250 0 2.000 19.250 7.500 64.000 0 239.500 239.500 0 239.500 30.000 5.250 3.432 0 19.250 7.500 65.432 Enero Febrero Totales $ $ 24.007 0

2009 2009 2009 $ 24.007 $ 29.472 $ 24.579 0 0 0

2009 2009 2009 $ 67.156 $ 238.698 $ 282.619 0 392.206 392.206 0 392.206 33.160 4.620 0 2.000 19.250 6.600 65.630 0 230.100 230.100 0 230.100 63.160 9.870 3.432 0 19.250 14.100 109.812 0 159.500 159.500 0 159.500 44.260 7.420 0 0 19.250 10.600 81.530

2009 2009 2010 2010 $ 249.924 $ 178.457 $ 139.350 $ 164.451 0 177.500 177.500 0 177.500 30.000 5.250 0 0 19.250 7.500 62.000 0 177.500 177.500 0 177.500 30.000 5.250 0 2.000 19.250 7.500 64.000 0 177.500 177.500 0 177.500 30.000 5.250 3.432 0 19.250 7.500 65.432 0

182.386 174.456 255.206 182.386 174.456 255.206 51.000 133.593 0

177.500 2.652.854 177.500 2.652.854 0 184.593

233.386 308.049 255.206 43.918 5.486 0 2.000 19.250 7.838 78.078 10.281 3.432 0 19.250 14.688 62.440 8.155 0 0 19.250 11.650

177.500 2.837.447 30.000 5.250 0 0 19.250 7.500 62.000 505.015 77.333 13.728 8.000 231.000 110.475 945.551

78.491 125.728 101.495

93.260 172.677 6.000 6.000 2.102 44.195 0 0 0 0

149.429 187.214 111.135 227.921 312.942 212.630 5.465 -4.893 42.576 24.007 29.472 24.579

86.967 1.722.920 148.967 2.668.470 28.533 168.977 164.451 24.007

$ 29.472 $ 24.579 $ 67.156 $ 238.698 $ 282.619 $ 236.567

$ 267.659 $ 249.924

$ 178.457 $ 139.350 $ 164.451 $ 192.984 $ 192.984

85

GRUPO DE INVERSIONES SISTEMAS DE RED S.A. FLUJO DE CAJA ANUAL (Para los aos 2011 y 2012) (en dlares US) Conceptos SALDO DE CAJA INICIAL Ingresos Corrientes : Recuperacin de Inversiones Recuperacin de Cuentas por Cobrar Clientes Total de Ingresos Corrientes Ingresos Extraordinarios : Prstamos para Capital de Trabajo Total de Ingresos Estimados Egresos de Operacin : Gastos Operativos Gastos Administrativos Gastos Seguros Gastos por Comisiones a Vendedores Gastos Fijos Enlaces Inalmbricos Gastos por Imprevistos Total Gastos de Operacin Obligaciones Financieras y Otros : Cancelacin Obligaciones con Bancos Posibles Inversiones en Nuevos Proyectos Cancelacin Obligaciones con Proveedores Adquisicin de Activos Propiedad, Planta y Eq. Cancelacin Impuesto sobre las Ventas Cancelacin Impuesto sobre la Renta Cancelacin Aguinaldos y Otros Total de Obligaciones Financieras y Otros Total de Egresos Flujo de Caja Mensual, Neto Saldo de Caja Inicial Saldo de Caja Acumulado Ao 2011 $ 192.984 300.000 2.826.000 3.126.000 0 3.126.000 607.500 85.050 13.728 8.000 277.200 121.500 1.112.978 179.064 500.000 850.500 72.000 109.863 194.458 23.590 1.929.475 3.042.453 83.548 192.984 $ 276.531 Ao 2011 $ 276.531 500.000 3.148.200 3.648.200 0 3.648.200 668.250 93.555 13.728 8.000 332.640 133.650 1.249.823 216.101 0 935.550 72.000 123.938 213.904 25.949 1.587.442 2.837.265 810.935 276.531 $ 1.087.466 Totales $ $ 192.984 800.000 5.974.200 6.774.200 0 6.774.200 1.275.750 178.605 27.456 16.000 609.840 255.150 2.362.801 395.165 500.000 1.786.050 144.000 233.801 408.362 49.539 3.516.916 5.879.717 894.483 192.984 $ 1.087.466

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Grupo de Inversiones Sistemas de Red S.A. Supuestos para el FLUJO DE CAJA proyectado Para el periodo del 01 marzo 2010 a 28 febrero 2011 (detalle mensual) Y para los aos 2011 y 2012 (detalle anual) (en dlares US)

Descripcin:

El presente flujo de caja, est basado en estimaciones realizadas por el departamento financiero y la gerencia, en conjunto con el departamento de ingeniera de proyectos de la compaa. Con el objetivo de pronosticar las entradas y salidas de efectivo que revela los faltantes o sobrantes futuros, y en consecuencia para planear la inversin de los sobrantes y la obtencin de los faltantes. Esto desemboca en la poltica de la compaa de invertir cualquier exceso de fondos ociosos, pero desde luego sin comprometer la liquidez.

El presente Flujo de Caja proyectado est estructurado de acuerdo a cada proyecto que la empresa ejecutar, y corresponde a las entradas y salidas de fondos por 3 aos a partir del 01 de marzo de 2010, con un detalle mensual para el primer ao, y uno anual para los siguientes 2 aos.

La moneda utilizada es el Dlar de Estados Unidos, ya que es la moneda en que se reciben los ingresos por ventas, y en la que se compra por lo menos la mitad de los materiales e insumos necesarios para las operaciones.

87

Procedimiento:

ENTRADAS DE EFECTIVO

Las estimaciones de ingresos y por ende las entradas de flujo de caja de los siguientes 12 meses, estn en funcin de la recuperacin de recursos que haga la empresa por cada proyecto constructivo que ejecutar, cada uno de estos corresponde a subcontrataciones ya definidas para el suministro de las instalaciones elctricas, mecnicas y de cableado estructurado de cada proyecto, adems del monto fijo mensual que se percibe por el alquiler de enlaces inalmbricos (el otro segmento de negocio de la compaa)

La lista de proyectos en ejecucin es la siguiente:

Nombre del Proyecto

Monto del Contrato $ 460.000 $ 20.000 $ 61.500 $ 30.000 $ 30.000 $ 601.500

BNCR Lindora BNCR Puerto Viejo Gallo Gollo Ministerio Aguicultura y Ganad. BNCR Grecia TOTAL =

Monto Pendiente Fecha Fecha Duracin de Estimada Estimada Estimada en Facturacin de Inicio Final Meses y Cobro $ 228.000 01/11/2009 30/05/2009 7 $ 20.000 01/03/2010 31/03/2010 1 $ 61.500 01/03/2010 30/04/2010 2 $ 30.000 01/03/2010 30/04/2010 $ 30.000 01/03/2010 30/04/2010 $ 369.500 2 2

88

Los proyectos futuros adjudicados, son los siguientes:

Nombre del Proyecto BNCR Heredia Ebais Purral BNCR Liberia BNCR San Pedro

Monto del Contrato

$ 280.000 $ 310.000 $ 50.000 $ 1.200.000 TOTAL = $ 1.840.000 Por otro lado, los proyectos en los que se est en participacin, que vale la pena citar, pero que como no se tiene certeza absoluta sobre la adjudicacin son los siguientes (estos proyectos no se incluyen dentro de las entradas del flujo de caja, dado su grado de incertidumbre):

Fecha Estimada de Inicio 01/04/2010 01/04/2010 01/04/2010 01/07/2010

Fecha Estimada Final 31/07/2010 30/08/2010 31/05/2010 28/02/2010

Duracin Estimada en Meses 4 5 2 8

Nombre del Proyecto INS Limn Dos Pinos Nicoya TOTAL =

Monto del Contrato

Fecha Fecha Estimada Estimada de Inicio Final $ 666.667 01/05/2010 31/10/2010 $ 260.000 01/05/2010 30/09/2010 $ 926.667

Duracin Estimada en Meses 6 5

Para determinar los flujos de entrada de los proyectos se toma en cuenta que a partir de la fecha de inicio, la facturacin se realiza hasta final de ese mes, y transcurrirn 30 das ms de crdito, fecha en la cual el cliente cancela la factura. De acuerdo a nuestro registro histricos de recuperacin de cuentas por cobrar, y el anlisis de rotacin de la mismas, revela que luego de la fecha de facturacin la rotacin de cobros es a 36 das, dato que refleja el alto grado de confianza que se puede depositar sobre una proyeccin de cobros a 30 das estimados despus de la facturacin.

Para los flujos de entradas proyectados a partir del 2do y 3er ao, no se cuenta con el detalle de proyectos futuros, por ello se realiza una proyeccin de acuerdo a las cifras

89

histricas de ventas de los ltimos 5 aos y la proyeccin que se tiene para el periodo 2010.

2005

2006

2007

2008

Ventas Totales $ 1.166.466 $ 1.258.339 $ 1.670.619 $ 1.877.141 % Incremento 7,88% 32,76% 12,36%

Proyeccin 2010 $ $ 1.935.631 2.209.500 3,12% 14,15% 2009

En el periodo 2008 se puede notar los inicios de la crisis de la industria de la construccin, cuando el porcentaje de incremento anual es solamente del 12,36%, al cabo de un ao, en el 2009, la compaa se ve afectada en su peor momento por la crisis, y las ventas solamente aumentan un 3,12%, porcentaje que est muy por debajo de las proyeccin e intensiones de crecimiento que tena la empresa. Segn los proyectos adjudicados actualmente, se proyecta que en el ao 2010, el incremento volver a un nivel aceptable para la empresa de 14,15%, lo cual da indicios que la crisis de la construccin ya est pasando y se empieza a normalizar la demanda del mercado. As se comenta en el pas, e igualmente se ha corroborado con nuestros principales clientes, los cuales comentan que el flujo de proyectos nuevos ha mejorado en estos primeros meses del 2010.

Con esto, la compaa proyecta sus ventas del ao 2011 y 2012, bajo un porcentaje conservador - por cualquier imprevisto del 10% anual de aumento en ventas, respecto al ao anterior. Lo cual resulta en ventas estimadas para el periodo 2011 de $ 2.430.000, y para el 2012 de $ 2.673.000.

Otro rubro a incluir en el flujo de efectivo son las entradas por concepto de alquileres de enlaces inalmbricos, por un monto actual fijo de $ 27.500. Para determinar el porcentaje de aumento anual, se analiza las cifras histricas por concepto de ingresos por alquileres de enlaces inalmbricos;

90

2005 Alquileres Inal % Incremento $ 126.199

2006 $ 120.460 -4,55%

2007 $ 151.806 26,02%

2008 $ 196.670 29,55%

2009 $ 274.684 39,67%

En los ltimos 3 aos, el aumento en alquileres ha sido bastante significativo que ronda el 30%. Con esto, la compaa estima un incremento anual mnimo del 20%, con lo cual se estiman ingresos para el 2011 de $ 33.000, y para el 2012 de $ 39.600.

Egresos:

Los costos y gastos, y por ende las erogaciones de efectivo se realizan de acuerdo a estimaciones predeterminadas en cada proyecto, las cuales estn basadas en tasas predefinidas con respecto al valor del contrato.

Dichas tasas son bastantes confiables para realizar este tipo de estimaciones ya que de acuerdo a los datos de costeo de proyectos de la compaa, se ha demostrado un comportamiento de gastos y costos histricos recurrentes y estables, de acuerdo al valor del proyecto, y siempre con la misma tendencia. Estas tasas se obtuvieron de los registros histricos del sistema (software) de costeo de proyectos con que cuenta la compaa.

91

Se detalla de la siguiente manera:

Nombre del Proyecto BNCR Lindora BNCR Puerto Viejo Gallo Gollo Ministerio Agricultura y Gan BNCR Grecia BNCR Heredia Ebais Purral BNCR Liberia BNCR San Pedro

Valor del Contrato $ 228.000 $ 20.000 $ 61.500 $ 30.000 $ 30.000 $ 280.000 $ 310.000 $ 50.000 $1.200.00 0

Costos Costos Costos Materiale Operativo Administrativ Imprevisto s s os s y otros 30% 28% 3,50% 5% 35% 35% 3,50% 5% 35% 25% 3,50% 5% 35% 35% 35% 30% 35% 40% 25% 28% 27% 23% 32% 20% 3,50% 3,50% 3,50% 3,50% 3,50% 3,50% 5% 5% 5% 5% 5% 5%

Los egresos de efectivo en cada proyecto estn estimados de acuerdo a cada porcentaje predefinido con respecto al valor del contrato de cada proyecto.

1) En el caso de los Egresos por compra de Materiales, estos van de acuerdo a la utilidad establecida por el vendedor en su cotizacin. 2) Los egresos operativos de acuerdo a la localidad del proyecto, ya que de esto depende el monto de alimentacin, pasajes, transportes de materiales, combustibles, hospedajes, entre otros. 3) Los costos administrativos e imprevistos son porcentajes fijos en todos los proyectos de 3.5% y 5% respectivamente. 4) Por otra parte, tambin se toman en cuenta egresos por las cuotas mensuales de financiamientos, y los costos estimados para mantenimientos mensuales de enlaces inalmbricos. 5) Los egresos por enlaces inalmbricos son estimados, con base en la rentabilidad anual que resulta ese segmento del 30%, o sea, un 70% corresponde al costo.

92

6) El costo de adquisicin de activos, ya est definido por la gerencia, y es un monto mximo de compras, principalmente de equipo de trabajo y equipo de enlaces inalmbricos, por un monto de $ 6.000 7) Las obligacin con los bancos corresponde a las cuotas fijas mensuales que se pagan por conceptos de esos financiamientos, y se detallan como sigue:

ATI Capital Solutions SA (crdito 1) ATI Capital Solutions SA (crdito 2) BNCR Lnea de credito (1) desembolso 4,2 mill 27jun-09 BNCR Lnea de credito (2) desembolso 15,8 mill 30ago-09 BNCR Edificio BNCR Vehculo

Monto Original $ 700 $ 1.224 55.866 210.533 367.995 453.444

Monto en $ $ 700 $ 1.224 100 377 659 812 $ 3.872

A partir de los meses de abril y mayo 2010, se incluyen nuevas cuotas por financiamiento bancario, resultante de 3 crditos que se estn gestionando para capital de trabajo, para hacerle frente al faltante de flujo de caja que se tendr en Abril y Mayo 2010, uno con una cuota de $ 3.100, otro por $ 4.665 y otro por 1.774.000 colones (o su equivalente en dlares) Al final del periodo se incluye el pago del principal de cada uno de los crditos, conforme se van venciendo. 8) El aguinaldo es calculado de acuerdo a los salarios promedio registrados desde diciembre hasta la fecha, y de esta manera proyectado hasta el mes de noviembre 2010, y calculado el pago que se debe hacer en el mes de diciembre 2010. El monto de salarios promedio mensuales operativos es de 8.776.315 colones, y los administrativos de 3.200.000 colones, al tipo de cambio 558,45, el promedio mensual de salarios es de $ 21.445, monto el cual debe ser pagado en diciembre como aguinaldo.

93

9) El pago del Impuesto sobre la renta se realiza en 4 tractos, los 3 pagos parciales correspondientes a marzo, junio y setiembre, y el pago final en diciembre 2010. Y se calcula de acuerdo a las utilidades netas estimadas. 10) Los gastos por seguros corresponden a los pagos se seguros suscritos con el INS, de vehculos y Riesgos del Trabajo, pagaderos trimestralmente, en los meses de enero, abril, julio y octubre. 11) Los gastos por comisiones a vendedores corresponde a un monto fijo de $ 2.000 trimestrales que se reparte entre los vendedores. 12) El pago de impuestos sobre las ventas se calcula de acuerdo a los datos de ventas y compras de materiales para inventario, el cual se obtienen de las cotizaciones ya elaboradas para los proyectos futuros, el monto a recaudar se pasa al fisco el siguiente mes, y si resultara un saldo a favor de la empresa, se aplica en el siguiente mes.

Nota: La casilla denominada Posibles inversiones en nuevos proyectos es un indicador que ese dinero esta ocioso y se deber buscar un proyecto nuevo en donde invertirlo. En el siguiente periodo (ao 2011) se debe reversar este monto, ya que este monto ya se cargo a la lista de costos y se estimo la erogacin de efectivo, si no se reversa este monto quedara duplicada la salida de efectivo. ------- ltima Lnea -------

94

1.8 INTERPRETACIN Y ANLISIS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Y OTROS INFORMES


El anlisis de los estados financieros se basa en las variaciones en las cifras, al compararlas unas cuentas con otras o la misma pero de diferentes periodos, precisamente en eso se basa el anlisis Vertical y Horizontal.

1.8.1 Anlisis Vertical

Se refiere a la proporcin del monto de una cuenta respecto a otra, en el mismo periodo, por ejemplo:

Ingresos por Ventas Gastos Operativos Gastos Administrativos

100.000 20.000 15.000

100% 20% 15%

1.8.2 Anlisis Horizontal

Se refiere al porcentaje de incremento o decremento en el monto de una misma cuenta, del periodo anterior al actual, por ejemplo:

CUENTA Ingresos por Ventas

Ao 2010 100.000

Ao 2009 80.000

Incremento (Dismin) 25%

95

1.8.3 Interpretacin y Anlisis del Estado de Resultados

El Sol S.A. Estado de Resultados Del 01-set-10 al 30-set-10 (en colones)

INGRESOS Ingresos por Ventas

18.975.000

% s/ventas 100%

COSTO DE MERCADERIA VENDIDA Inventario Inicial Compras Devoluciones sobre Compras Inventario Final Costo de Mercadera Vedida

1.565.000 8.667.681 (229.600) 2.150.000 (7.853.081) 41%

Utilidad Bruta Operativa

11.121.919

59%

GASTOS Gastos Operativos Gastos Salarios Operat Gastos por Serv Publicos Gastos Deprec Vehiculos Gastos Deprec Mobil Of Gastos Deprec Edificios Gastos Administrativos Gastos Salarios Admin Gastos por Seguros Gastos Financieros Gastos por Intereses Otros Ingresos Ganancia venta Activos Ingreso por Intereses Utlidad Neta, antes de Impuestos Impuesto sobre la Renta (30%) Utlidad Neta, despus de Impuestos

(2.770.000) (494.000) (46.667) (33.333) (22.500) (1.105.000) (50.000) (650.000)

(3.366.500)

18%

(1.155.000) (650.000)

6% 3%

500.000 35.000 6.485.419 (1.945.626) 4.539.793 34% 24%

96

El Sol S.A. Estado de Resultados Del 01-set-10 al 30-set-10 (con cifras comparativas de 2009) (en colones)

2010 INGRESOS Ingresos por Ventas 18.975.000

2009 17.000.000 % Variacin 12%

COSTO DE MERCADERIA VENDIDA Inventario Inicial Compras Devoluciones sobre Compras Inventario Final Costo de Mercadera Vedida

1.565.000 8.667.681 (229.600) 2.150.000 (7.853.081)

1.000.000 8.100.000 (300.000) 1.565.000 (7.235.000)

57% 7% -23% 37% 9%

Utilidad Bruta Operativa

11.121.919

9.765.000

14%

GASTOS Gastos Operativos Gastos Salarios Operat Gastos por Serv Publicos Gastos Deprec Vehiculos Gastos Deprec Mobil Of Gastos Deprec Edificios Total Gastos Operativos Gastos Administrativos Gastos Salarios Admin Gastos por Seguros Total Gastos Administrativos Gastos Financieros Gastos por Intereses Total Gastos Financieros Otros Ingresos Ganancia venta Activos Ingreso por Intereses Utlidad Neta, antes de Impuestos Impuesto sobre la Renta (30%) Utlidad Neta, despus de Impuestos

(2.770.000) (494.000) (46.667) (33.333) (22.500) (3.366.500) (1.105.000) (50.000) (1.155.000) (650.000) (650.000) 500.000 35.000 6.485.419 (1.945.626) 4.539.793

(2.500.000) (500.000) (46.667) (33.333) (22.500) (3.102.500) (1.000.000) (60.000) (1.060.000) (100.000) (100.000) 0 35.000 5.537.500 (1.661.250) 3.876.250

11% -1% 0% 0% 0% 9% 11% -17% 9% 550% 550%

0% 17% 17% 17%

97

1.8.4 Interpretacin y Anlisis del Estado de Cambios en el Patrimonio

El Sol S.A. Estado de Cambios en el Patrimonio Del 01-set-10 Al 30-set-10 (en colones)

Saldos Al 01-set-10 Aumento de Capital, aporte socios Utilidades del Periodo, despus de Impuestos Dividendos Declarados Saldos Al 30-set-10 Porcentaje del Total Patrimonio

Capital Social, acciones 3.500.000 38.500.000

Utilidades Retenidas 1.398.790 4.539.793 (1.000.000) 4.938.583 10%

Reserva Legal 700.000

TOTAL 5.598.790 38.500.000 4.539.793 (1.000.000) 47.638.583 100%

42.000.000 88%

700.000 2%

El Sol S.A. Estado de Cambios en el Patrimonio Del 01-set-10 Al 30-set-10 (en colones)

Saldos Al 01-set-10 Aumento de Capital, aporte socios Utilidades del Periodo, despus de Impuestos Dividendos Declarados Saldos Al 30-set-10 Incremento (disminucin) en # de veces

Capital Social, acciones 3.500.000 38.500.000

Utilidades Retenidas 1.398.790 4.539.793 (1.000.000) 4.938.583 3

Reserva Legal 700.000

TOTAL 5.598.790 38.500.000 4.539.793 (1.000.000) 47.638.583 8

42.000.000 11

700.000 0

98

1.8.5 Interpretacin y Anlisis del Balance General

El Sol S.A. Balance General Al 30-set-10 (con cifras comparativas del 2009) (en colones)

2010 ACTIVOS Activos Circulantes Bancos Inversiones Cuentas por Cobrar Intereses por Cobrar Gastos pag x adelantado Inventarios Total Activos Circulantes = Activos Fijos Terreno Edificios Deprec. Acum. Edificios Edificios Neto Vehculos Deprec. Acum. Vehculos Vehculos Neto Mobiliario y eq Oficina Deprec. Ac. Mob y eq Of Mobiliario y eq Oficina Neto Total Activos Fijos = Activos Intangibles Patentes Amotiz acum. Patentes Total Activos Intangibles = TOTAL ACTIVOS =

2009 % Variacin

19.943.750 2.500.000 10.488.435 25.000 750.000 2.150.000 35.857.185

15.000.000 4.000.000 8.000.000 25.000 500.000 1.565.000 35.857.185

33% -38% 31% 0% 50% 37% 0%

5.000.000 15.000.000 (22.500) 14.977.500 7.000.000 (246.667) 6.753.333 4.000.000 (83.333) 3.916.667

0 0 0 0 2.000.000 (246.667) 1.753.333 500.000 (83.333) 416.667

250% 0% 285% 700% 0% 840%

1.000.000 (800.000) 200.000 66.704.685

1.000.000 (800.000) 200.000 38.227.185

0% 0% 0% 74%

Contina

99

PASIVOS Y PATRIMONIO Pasivos Pasivos Circulantes Cuentas por pagar Gastos por Pagar Impuesto s/ Ventas x P Impuesto s/ Renta x Pagar Dividendos por Pagar Retenc. y prov. laboral Total Pasivos Circulantes = Pasivos No Circulantes Documento por Pagar LP Total Pasivos No Circulantes = Total Pasivos = Patrimonio Capital Social, acciones Utilidades Retenidas Reserva Legal Total Patrimonio = TOTAL PASIVOS Y PATRIMONIO =

12.500.822 900.300 43.799 1.945.626 1.000.000 675.555 17.066.102

18.000.000 1.000.000 35.555 1.800.000 500.000 21.335.555

-31% -10% 23% 8% 35% -20%

2.000.000 2.000.000 19.066.102

11.000.000 11.000.000 32.335.555

-82% -82% -41%

42.000.000 4.938.583 700.000 47.638.583 66.704.685

3.800.000 2.091.630 5.891.630 38.227.185

1005% 136% 709% 74%

100

1.8.6 Clculo e Interpretacin de Razones Financieras

La informacin contenida en los cuatro estados financieros bsicos es de mucha importancia para varias partes interesadas que por lo regular necesitan tener medidas relativas (principalmente razones, porcentajes y proporciones) de la eficiencia operativa de la empresa. Aqu la palabra clave es relativas, porque el anlisis de los estados financieros se basa en el uso de razones o valores relativos. El anlisis de las razones financieras implica mtodos de clculo e interpretacin de razones financieras para analizar y supervisar el desempeo de la empresa. Las fuentes bsicas de datos para el anlisis de razones son el Estado de Resultados y el Balance General de la empresa.

A continuacin se detallan las razones financieras bajo las cuales se evalan los estados financieros, ilustradas con el ejemplo de la empresa El Sol S.A.:

RAZONES DE LIQUIDEZ La liquidez de una empresa se mide por su capacidad para satisfacer obligaciones a corto plazo conforme se venzan. La liquidez se refiere a la solvencia de la posicin financiera global de la empresa, la facilidad con la que paga sus facturas. Puesto que un indicador comn para un desastre o quiebra financiera es la baja o decreciente liquidez, estas razones financieras se ven como buenos indicadores lderes de problemas de flujo de efectivo. Las dos medidas bsicas de liquidez son la razn del circulante y la razn rpida (prueba del cido).

101

Razn del circulante La razn del circulante, una de las razones financieras citadas ms comnmente, mide la capacidad de la empresa para cumplir con sus deudas a corto plazo.
Activos Circulantes Pasivos Circulantes 35.857.185 17.066.102 2,10

El resultado de 2,1 significa que la empresa cuenta a corto plazo con 2,1 para cada 1 coln que debe a corto plazo, este resultado es bastante bueno, de 2 en adelante es un buen indicar, mientras ms alto, mejor.

Razn rpida (prueba del cido) La razn rpida (prueba del cido) es similar a la razn del circulante, excepto que excluye el inventario, el cual es, por lo general, el activo circulante menos lquido. La liquidez generalmente baja del inventario es resultado de dos factores principales: 1) muchos tipos de inventarios no se pueden vender con facilidad porque son artculos terminados parcialmente, artculos para un propsito especial, etc, y 2) por lo comn, un inventario se vende a crdito, es decir, se vuelve una cuenta por cobrar antes de convertirse en efectivo.
Activos Circulantes - Inventario Pasivos Circulantes 33.707.185 17.066.102 1,98

102

RAZONES DE ACTIVIDAD Las razones de actividad miden la velocidad con la que varias cuentas se convierten en ventas o efectivo, es decir, ingresos o egresos. Con respecto a las cuentas corrientes, las medidas de liquidez por lo general son inadecuadas porque las diferencias en la composicin de los activos y pasivos circulantes de una empresa pueden afectar significativamente su liquidez "verdadera". Por consiguiente, es importante buscar ms all de las medidas de liquidez total y evaluar la actividad (liquidez) de cuentas corrientes especficas. Para medir la actividad de las cuentas corrientes ms importantes hay varias razones, entre las cuales estn los inventarios, las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar. Tambin se puede evaluar la eficiencia con la que se usen los activos totales.

Rotacin de inventario Por lo general, la rotacin de inventario mide la actividad, o liquidez, del inventario de una empresa.
Costo de ventas Inventario 7.853.081 2.150.000 3,65

O sea, el inventario rota 3,65 veces al ao, muy bajo para ser una empresa de venta de equipos de cmputo. Mientras ms mejor. Hay que tener en cuenta que la rotacin de inventario va a variar dependiendo del tipo de inventario, por supuesto no va a ser igual en una empresa de venta de abarrotes, que en una de venta de aviones.

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Periodo promedio de cobranza El perodo promedio de cobranza, o periodo promedio de cuentas por cobrar, es muy til para evaluar las polticas de crdito y cobranza. Se obtiene dividiendo el saldo de las cuentas por cobrar entre el promedio de ventas diarias.
Cuentas por Cobrar Ventas anuales / 360 10.488.435 52.708 198,99

La empresa cobra sus cuentas en un promedio de 198 das, sin duda un fracaso rotundo en el proceso de cobro, probablemente deben estar en litigios o cobros judiciales.

Periodo promedio de pago El periodo promedio de pago, o periodo promedio de cuentas por pagar, se calcula de la misma manera que el periodo promedio de cobranza.
Cuentas por Pagar Compras anuales / 360 12.500.822 24.077 519,20

La empresa paga sus cuentas en un promedio de 519 das, sin duda un fracaso rotundo en el proceso de pago, probablemente debe tener demandas pendientes y esto provoca un peso alto en el promedio, adems como el proceso de cobro es psimo, igualmente no tienen fondos para pagar sus cuentas.

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Rotacin de Activos Totales La rotacin de activos totales indica la eficiencia con que la empresa utiliza sus activos para generar ventas.
Ventas Activos Totales 18.975.000 66.704.685 0,28

Quiere decir que la empresa genera 0,28 de ventas por cada 1 de activos que posee. Es muy baja, por lo menos se busca vender 1 por cada 1 de activos que se tiene.

RAZONES DE DEUDA La posicin de deuda de una empresa indica la cantidad de dinero de otras personas que se ha estado utilizando para generar ganancias. En general, el analista financiero est ms interesado en las deudas a largo plazo, puesto que stas comprometen a la empresa a una serie de pagos durante un periodo largo. Puesto que se tienen que satisfacer los derechos de los acreedores antes de que se distribuyan las ganancias a los accionistas, los accionistas actuales y prospectos estn muy atentos a la capacidad de la empresa para liquidar sus deudas. A los prestamistas tambin les interesa el monto de la deuda de la empresa. Desde luego, la administracin tambin se debe interesar por el endeudamiento.

En general, cuanto mayor es la deuda que una empresa utiliza en relacin con sus activos totales, mayor es el apalancamiento financiero. El apalancamiento financiero es el aumento del riesgo y rendimiento introducidos a travs del uso de financiamiento de costo fijo, como deuda y acciones preferentes. Entre ms deuda de costo fijo emplee una empresa, mayores sern su riesgo y rendimiento esperados.

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Razn de deuda La razn de deuda mide la proporcin de activos totales financiados por los acreedores de la empresa. Cuanto ms alta es esta razn, mayor es la cantidad de dinero de otras personas que se est usando para generar ganancias.
Pasivos Totales Activos Totales 19.066.102 66.704.685 0,29

Quiere decir que el 29% de los activos de la empresa son financiados por acreedores. Est bastante bien, lo mejor es que est por debajo de 35%, si llega a 50% o superior, significa que la empresa tiene un gran riesgo y compromiso a largo plazo, para hacerle frente a sus deudas.

Razn de la capacidad de pago de intereses La razn de la capacidad de pago de intereses, a veces conocida como razn de cobertura de inters, mide la capacidad de la empresa para hacer pagos contractuales de intereses. Cuanto mayor es su valor, ms capacidad tiene la empresa para cumplir con sus obligaciones de intereses.
Utilidad antes de Intereses e Impuestos Intereses 5.835.419 650.000 8,98

La empresa cuenta con 8,98 por cada 1 de intereses que debe pagar. Est muy bien.

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Razn de cobertura de pagos fijos La razn de cobertura de pagos fijos mide la capacidad de la empresa de cumplir con sus obligaciones de pagos fijos, como intereses y principal de un prstamo, pagos de arrendamiento y dividendos de acciones preferentes. Al igual que en la razn de la capacidad de pago de intereses, cuanto ms alto sea el valor, mejor.
Utilidad antes de Intereses e Impuestos + Arrendamientos Intereses + Arrendamientos + ((Pagos principal + dividendos acc pref ) * (1 / (1 - tasa renta)))

RAZONES DE RENTABILIDAD Existen muchas medidas de rentabilidad. Como grupo, estas medidas facilitan a los analistas la evaluacin de las utilidades de la empresa respecto de un nivel dado de ventas, de un nivel cierto de activos o de la inversin del propietario. Sin ganancias, una empresa no podra atraer capital externo. Los propietarios, acreedores y la administracin, ponen mucha atencin al impulso de las utilidades por la gran importancia que se ha dado a stas en el mercado.

Margen de utilidad bruta El margen de utilidad bruta mide el porcentaje de cada coln de ventas que queda despus de que la empresa ha pagado todos sus productos. Cuanto ms alto es el margen de utilidad bruta (es decir, cuanto ms bajo es el costo relativo del costo de ventas), mejor.
Ventas - Costo de Ventas Ventas 11.121.919 18.975.000 0,59

O sea una utilidad bruta del 59%.

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Margen de utilidad operativa El margen de utilidad operativa mide el porcentaje de cada coln de ventas que queda despus de deducir todos los costos y gastos que no son intereses, impuestos y dividendos de acciones preferentes. Representa las "utilidades puras" ganadas por cada coln de ventas. La utilidad operativa es "pura" porque mide solamente las ganancias obtenidas por operaciones sin tomar en cuenta intereses, impuestos y dividendos de acciones preferentes. Se prefiere un margen de utilidad operativa alto.
Utilidad Operativa Ventas 6.985.419 18.975.000 0,37

O sea, una utilidad operativa del 37% sobre ventas.

Margen de utilidad neta El margen de utilidad neta mide el porcentaje de cada coln de ventas que queda despus de que se han deducido todos los costos y gastos, incluyendo intereses, impuestos y dividendos de acciones preferentes. Cuanto ms alto sea el margen de utilidad neta de la empresa, mejor.
Utilidad Neta Ventas 4.539.793 18.975.000 0,24

O sea, una utilidad neta del 24% sobre ventas.

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Utilidades por accin Por lo general, las utilidades por accin (UPA, o EPS, por sus siglas en ingls) de la empresa interesan a los accionistas actuales y prospectos as como a la administracin. Como lo observamos anteriormente, las EPS representan la cantidad monetaria obtenida durante el periodo por cada accin ordinaria en circulacin.
Utilidades disponibles para los accionistas comunes # de acciones en circulacin 4.539.793 42.000 108,09

Para un supuesto de 42.000 acciones en circulacin de 1.000 cada una, la empresa genera 108,09 por cada accin.

Rendimiento sobre activos El rendimiento sobre activos (RSA, o ROA, por sus siglas en ingls), tambin conocido como rendimiento sobre la inversin (RSI, o ROI, por sus siglas en ingls), mide la efectividad TOTAL de la administracin en la generacin de utilidades con sus activos disponibles. Cuanto ms alto sea el rendimiento de los activos, mejor.
Utilidades disponibles para los accionistas comunes Activos Totales 4.539.793 66.704.685 0,07

La empresa genera 0,07 de utilidad disponible para los accionistas comunes, por cada 1 que tiene. Es muy bajo.

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Rendimiento sobre capital El rendimiento sobre capital (RSC, o ROE, por sus siglas en ingls) mide el rendimiento obtenido sobre la inversin de los accionistas de la empresa. En general, cuanto ms alto es este rendimiento, es mejor para los propietarios.
Utilidades disponibles para los accionistas comunes Capital en acciones ordinarias 4.539.793 42.000.000 0,11

La empresa genera 0,11 en utilidades para los accionistas comunes por cada 1 de capital invertido por los accionistas comunes.

110

2. CAPTULO II CONTROL Y MANEJO TRIBUTARIO

Objetivos:
Conocer las Declaraciones Tributarias que generalmente deben presentar las empresas en C.R

Describir la manera correcta para elaborar las Declaraciones Tributarias

Concientizar a las empresa sobre la importancia de la Declaracin Tributaria Oportuna y Correcta.

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2.1 PREPARACIN DE INFORMACIN FINANCIERA PARA EFECTOS TRIBUTARIOS


La presentacin de declaraciones y obligaciones tributarias debe ser oportuna, por ello hay que preparar la informacin financiera necesaria para completar las distintas declaraciones tributarias.

En este manual parte del hecho de que la empresa es una pequea o mediana empresa, que debe presentar las 2 declaraciones bsicas; la D-104: Declaracin Jurada del Impuesto General sobre las Ventas y la D-101: Declaracin Jurada del Impuesto sobre la Renta, Adems de la declaracin informativa de Compras, Ventas y Gastos Especficos.

2.1.1 Reporte de Ventas y Compras Mensuales

Mensualmente se debe generar un informe mensual del total de:

Ventas por Exportaciones Ventas Exentas Ventas Gravadas Importaciones Exentas Importaciones Gravadas Compras y Servicios Exentos Compras y Servicios Gravados

Este reporte es necesario para preparar la D-104: Declaracin Jurada del Impuesto General sobre las Ventas.

112

2.1.2 Reporte de Ventas y Compras por Cliente y Proveedor, respectivamente


Se debe generar anualmente (por cada periodo fiscal, del 01 octubre del ao anterior al 30 setiembre del ao actual) un reporte de ventas por cada cliente, y de compras por cada proveedor, para fines de presentar la D-151: Declaracin Anual Resumen de Clientes, Proveedores y Gastos Especficos.

2.1.3 Determinar Gastos No Deducibles, e Ingresos No Gravables


La Declaracin de Renta se basa en el Estado de Resultados de la empresa, ya que el objetivo es determinar la renta o utilidad generada por la empresa. Pero hay que tener en cuenta que segn la Ley 7092, del Impuesto sobre la renta, hay Gastos que se encuentran en el estado de resultados, que son No Deducibles, e Ingresos que No son Gravables, esto quiere decir que hay que conocer estas partidas que hay que ajustarle al estado de resultados, para generar los resultados ajustados para efectos de la declaracin de Impuestos sobre Renta.

La frmula para generar la utilidad ajustada es la siguiente:

Utilidad Neta del periodo (segn Estado de Resultados): (+) Gastos No Deducibles (-) Ingresos No Gravables (-) Gastos no incluidos (+) Ingresos no incluidos = Utilidad Ajustada para Declaracin de Renta

113

Los Gastos No Deducibles se describen en el Artculo #9 de la Ley del Impuesto sobre la Renta:

Artculo 9o.- Gastos no deducibles. No son deducibles de la renta bruta: a) El valor de las mejoras permanentes hechas a los activos y construcciones y, en general, de todas aquellas erogaciones capitalizables, incluidas las inversiones. b) Los costos o gastos que no hayan tenido su origen en el negocio, actividad u operacin que d lugar a rentas gravadas, as como las erogaciones similares vinculadas con rentas gravadas que no estn respaldadas por la documentacin correspondiente o que no se refieran al periodo fiscal que se liquida. c) Los impuestos sobre la renta, y sobre las ventas, el impuesto selectivo de consumo y los impuestos especficos de consumo y las tasas especiales que sobre stos se fijen, cuando las personas fsicas o jurdicas sean contribuyentes de tales impuestos, lo mismo que los recargos, multas e intereses pagados sobre cualquier tributo o por facilidades de pago concedidas sobre deudas tributarias. ch) Las utilidades, participaciones sociales o dividendos, pagados o acreditados a socios, accionistas, dueos de empresas o personas fsicas que tributen de acuerdo con esta ley. d) Los gastos e impuestos ocasionados en el exterior, salvo los expresamente autorizados por esta ley. e) Los gastos en inversiones de lujo o de recreo personal. Cuando estas inversiones estn confundidas con las actividades lucrativas, se debern llevar cuentas separadas para determinar los resultados de una y de otra clase de operaciones, a fin de que puedan deducirse las que se refieran a estas ltimas actividades. f) Lo pagado por la compra de derechos de llave, marcas de fbrica o de comercio, procedimientos de fabricacin, derechos de propiedad intelectual, de frmulas de otros activos intangibles similares, as como lo pagado por concepto de las indemnizaciones a que se refiere la ley No.4684 del 30 de noviembre de 1970 y sus modificaciones. g) Las retenciones, los pagos o cuenta y parciales efectuados de acuerdo con esta ley. h) No son deducibles de la renta bruta: 1. Las remuneraciones no sometidas al rgimen de cotizacin de la Caja Costarricense de Seguro Social. 2. Los obsequios y regalas o donaciones hechas a los socios o a parientes consanguneos o afines. 3. Los gastos de subsistencia del contribuyente y de su familia.

114

4. Los intereses de capital y las obligaciones o prstamos que las empresas individuales de responsabilidad limitada y los empresarios individuales se asignen a s mismos, a sus cnyuges, a sus hijos y a sus parientes, hasta el tercer grado de consanguinidad. i) Las prdidas de capital producidas en virtud de traspasos, a cualquier ttulo, de bienes muebles o inmuebles, con excepcin de lo dispuesto en el inciso f), prrafo cuarto (1) del artculo 8o. (1)Nota: Con la ltima reforma introducida al inciso f) del artculo 8 ahora se trata del prrafo tercero. j) Cualquier otra erogacin que no est vinculadas con la obtencin de rentas gravables.

Por otro lado, los Ingresos No Gravables se describen en el artculo #6 de la Ley del Impuesto de Renta:

Artculo 6o. Exclusiones de la renta bruta. No forman parte de la renta bruta: a) Los aportes de capital social en dinero o en especie. b) Las revaluaciones de activos fijos. No obstante, tratndose de activos fijos depreciables, el valor de la revaluacin aceptada por la Administracin Tributaria ser considerado para efectos de establecer las cuotas de depreciacin correspondiente. c) La utilidades, dividendos, participaciones sociales y cualquier otra forma de distribucin de beneficios, pagados o acreditados a los contribuyentes a que se refiere el artculo 2o. de esta ley. ch) Las rentas generadas en virtud de contratos, convenios o negociaciones sobre bienes o capitales localizados en el exterior, aunque se hubieren celebrado y ejecutado total o parcialmente en el pas. d) Las ganancias de capital obtenidas en virtud de traspasos de bienes muebles e inmuebles, a cualquier ttulo, siempre que los ingresos de aquellas no constituyan una actividad habitual, en cuyo caso se deber tributar de acuerdo con las normas generales de la ley. Para los efectos de esta ley, por habitualidad, ha de entenderse la actividad a la que se dedica una persona o empresa, de manera principal y predominante y que ejecute en forma pblica y frecuente, y a la que dedica la mayor parte del tiempo (*) *Ley 7097 Alcance 25 Gaceta 166, 1o. Set. 1988.

115

e) Para los efectos del impuesto que grava los ingreso recibidos o puestos a disposicin de personas fsicas domiciliadas en el pas, no se considerarn ingresos afectos a este impuesto, las herencias, los legados y los bienes gananciales. f) Los premios de las loteras nacionales. g) Las donaciones, conforme con lo establecido en el inciso q) del artculo 8o.

2.1.4 Clculo de Impuestos Aduaneros


Los impuestos aduaneros son cobrados por la Aduana en el momento que se importan mercancas. Los impuestos y sus frmulas de clculos son las siguientes:

Valor Aduanero (CIF) = DAI Selectivo Consumo Ley 6946 IDA IFAM Impuesto ventas

Costo + Seguro + Flete CIF * % (CIF + DAI) * % CIF * 1% (CIF + DAI + SC + Ley 6949) * % (CIF + DAI + SC + Ley 6949 + IDA) * % (CIF + DAI + SC + Ley 6949 + IDA + IFAM) * 13%

A continuacin se muestra un ejemplo de clculo de los impuestos aduaneros:

116

CASO PRCTICO DE IMPUESTOS ADUANEROS EL RAYO S.A. La empresa EL RAYO S.A solicita la siguiente mercadera a la empresa FOOD COMPANY con domicilio en Miami, USA: 75 cajas de 24 unidades de Cervezas de Malta que tienen un valor de $ 4 la docena de unidades 1.000 cajas de cigarrillos que tienen un valor de $0,40 la caja Para el pago de esta mercadera se abri hoy 05-04-2007 una cobranza con el Banco de Costa Rica a 45 das por $ 1.000; el Banco cobr $20 en efectivo de comisiones y el tipo de cambio era de 1$ = 520,60 al abrirse la cobranza. La venta fue F.O.B y la empresa encargada del transporte del contenedor es CHIQUITA BANANA la cual traer la mercadera por va martima hasta puerto Limn y cobra $150 el 07-04-2007 cuando el tipo de cambio era 1$ = 520,70 El seguro por el transporte de la mercadera est a cargo del empresa INSURANCE CO., la cual cobra $50 el 08-04-2007 cuando el tipo de cambio era de 1 $ = 520,65, los cuales se cancelaron al contado. El 30-04-2007 es la fecha del cierre mensual y el tipo de cambio es 1$ = 520,68 El 25-05-2007 lleg la mercadera a Limn y fue desalmacenada del Barco por la Agencia Aduanal AEROMAR S.A., la cual nos enva una factura con fecha 28-05-2007 en la cual cobra por los servicios la suma de 80.000 ms impuesto de ventas del 13%. As como el valor total de los impuestos de aduana y otros gastos por 64.000. Por el transporte de la mercadera de la Aduana a las bodegas de la empresa se pag 25.000 el 29-05-2007. Las mercaderas importadas pagan los siguientes impuestos: Cerveza de Malta: DAI- 14%. SC 10%, Ley 6946, IDA-5%. IFAM- 10% Impuesto de ventas 13% Sin recargo. Cigarrillos: DAI- 40%, SC- 50%, Ley 6946, IDA- 2,5%. Impuesto de ventas- 13% sin recargo.

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SOLUCIN:
Costo $ Cervezas Cajas de Cigarros Total Tipo Cambio Impuesto Ventas Clculos anteriores: Costo $ Cervezas Cajas de Cigarros =((75*24)/12)*4 =1000*0,4 Flete =(600/1000)*150 =(400/1000)*150 Seguro =(600/1000)*50 =(400/1000)*50 Valor Gastos Agencia Ad. Aduanero $ Cos+Fle+Seg =(600/1000)*144000 Cos+Fle+Seg =(400/1000)*144000 Imp. Ventas 80.000*13% $ 600 $ 400 $ 1.000 520,6 Flete $ 90 $ 60 $ 150 520,7 Seguro $ 30 $ 20 $ 50 520,65 Valor Aduanero $ $ 720 $ 480 $ 1.200 Gastos Agencia Ad. Otros Gastos $ 86.400 83.729,70 55.820,00 139.549,70

$ 57.600 144.000,00

10.400,00

Cervezas $ CIF $ Aduanas DAI Selectivo Consumo Ley 6946 IDA IFAM Impuesto ventas Total Impuestos Impuesto ventas Valor Factura Otros Gastos Gastos Agencia Total $ 720 T.C. 520,75 374.940,00 52.491,60 42.743,16 3.749,40 23.696,21 49.762,04 71.159,71 243.602,12 -71.159,71 520,6 312.360,00 83.729,70 $ 86.400 654.932,10 14% 10% 1% 5% 10% 13% $ $ 480

Cajas de Cigarros T.C. 520,75 249.960,00 40% 99.984,00 50% 174.972,00 1% 2.499,60 2,50% 13.185,39 0% 0,00 13% 70.278,13 360.919,12 -70.278,13 520,6 208.240,00 55.820,00 $ 57.600 612.300,99

$ 600

$ 400

118

2.2

ELABORACIN

PRESENTACIN

DE

DECLARACIONES

TRIBUTARIAS
A continuacin se presentan las principales 3 declaraciones que deben presentar las empresas en Costa Rica:

2.2.1 Elaboracin y Presentacin de la D-104 Declaracin Jurada del Impuesto sobre las Ventas

Esta declaracin se debe presentar mensualmente, antes de los 15 das posteriores al ltimo da del mes, o sea, el da 15 del mes siguiente.

Esta declaracin tiene como objetivo determinar y pagar el impuesto de ventas que se recaud durante el mes, el cual surge de la diferencia entre el impuesto sobre ventas cobrado en facturas de ventas, menos el monto de impuestos sobre ventas pagado en facturas de compra, siempre y cuando no hayamos sido los clientes finales de las mercancas. Si dicha diferencia es positiva, determina el monto a pagar a tributacin, pero, si por el contrario, la diferencia es negativa, determina un saldo a favor de la empresa, el cual puede utilizar posteriormente como pago de alguna obligacin tributaria.

La declaracin es la siguiente:

119

120

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMULARIO D-104 DECLARACIN JURADA DEL IMPUESTO GENERAL SOBRE LAS VENTAS RGIMEN TRADICIONAL RECOMENDACIONES GENERALES: 1) En el formulario D-104 declaran tanto las personas fsicas como jurdicas. 2) Complete el formulario preferiblemente a mquina y adhiera la etiqueta identificativa que puede retirar en la Administracin Tributaria de su localidad. 3) No escriba sobre los espacios sombreados en color celeste 4) No tache ni realice correcciones en su llenado. 5) No incluya decimales en ninguno de los montos. 6) No presente hojas adicionales o anexos al formulario. AQU DEBE IR EL FORMULARIO D-104 ADJUNTO. IDENTIFIQUE LAS CASILLAS EN EL FORMATO DEL EJEMPLO Y SIGA LAS INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO. DETALLE Y No. DE CASILLA Perodo Cdigo Administracin Cdula COMPLETE LAS CASILLAS Y ANOTE LO QUE SE INDICA: Anote el mes y ao que corresponde No es necesario llenar este espacio Anote su nmero de cdula de persona fsica o persona jurdica como aparece en su identificacin. Si usted es extranjero, consigne el nmero que le otorg la Administracin Tributaria, si no lo tiene, solicite su registro mediante el formulario D-140. Si va a rectificar, indique en esta casilla el nmero que aparece en la casilla No. 1 de la declaracin incorrecta. Anote su nombre y apellidos si es persona fsica y la razn o denominacin social completa si es una sociedad. Indique el valor neto de ventas por exportacin de mercancas; es decir, el total de ventas de exportacin de mercancas menos las devoluciones sobre ventas de exportacin ms las notas de dbito emitidas. Artculos 9 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas y 6 de su reglamento. Indique el valor neto de ventas de mercancas exentas; es decir el total de ventas de mercancas exentas menos las devoluciones sobre las ventas exentas. El valor total neto de las ventas autorizadas sin impuesto; es decir, el monto total de las ventas autorizadas sin impuesto menos las notas de crdito ms las notas de dbito por correcciones a las facturas emitidas. Artculos 9 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas y 4, 5, 27 y 28 de su reglamento. Indique el valor neto de las ventas de mercancas gravadas y/o servicios gravados; es decir, el valor total de las ventas de mercancas gravadas y/o servicios gravados menos las devoluciones sobre ventas y notas de crdito, ms el valor de las mercancas o servicios para uso o consumo personal del contribuyente y el total de las notas de dbito emitidas a los clientes. No debe incluir los cargos financieros ni excluir los descuentos por pronto pago.

2 3 4

Nmero de declaracin que corrige

Nombre, razn o denominacin 6 social I. VENTAS DEL PERODO Ventas por exportaciones 20

Ventas exentas y autorizadas sin 21 impuesto

Ventas gravadas

22

121

Otros rubros a incluir en la base 23 imponible

Base imponible 24 II. COMPRAS E IMPORTACIONES Importaciones exentas y autorizadas 25 sin impuesto

Artculos 1, 2, 3 y 11 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas y 2, 3 y 17 de su reglamento. En caso de que se trate de ventas por servicios, artculo 12 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas. Debe incluirse todos aquellos montos que se adicionan a la base imponible, nicamente para el cobro del impuesto a nivel de fbrica y mayoristas. Artculos 11 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas y 26 de su reglamento. Sume las casillas No. 22 y No. 23 Anote la suma de: el valor total de las importaciones de mercancas exentas del impuesto de ventas. El valor total de las importaciones autorizadas sin el pago del impuesto. El valor total de las notas de dbito de los proveedores del exterior. Artculos 9 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas y 4, 5 de su reglamento. Artculos 27 y 28 para las ventas autorizadas sin impuesto. Anote el valor total de importaciones de mercancas gravadas del perodo (monto neto, una vez deducidos los descuentos aceptados en las prcticas comerciales), incluyendo la mercanca retirada para el uso personal. El total anotado en esta casilla NO DEBE TENER EL IMPUESTO DE VENTAS INCLUIDO. Si usted es fabricante inscrito en impuesto de consumo, el total anotado en esta casilla NO DEBE TENER EL IMPUESTO SELECTIVO DE CONSUMO NI DE VENTAS. Artculos 1, 2, 13 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas y 2, 3 y 19 de su reglamento. Anote el monto total por compras efectuadas en el pas de mercancas exentas y autorizadas sin impuesto y servicios no gravados, considerando las correcciones correspondientes (devoluciones y otros). Artculos 27 y 28 del reglamento de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas. Anote el monto total de compras realizadas en el pas de mercancas y prestacin de servicios gravados considerando las correcciones correspondientes (devoluciones y otros). Indique el resultado de multiplicar el monto de la casilla No. 24 por la tarifa del impuesto, sea el 13%. Indique la suma del impuesto de ventas pagado que aparece en las plizas de importacin. Artculos 14 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas y 23 de su reglamento. Indique la suma del impuesto de ventas pagado en las facturas (debidamente autorizadas) de compras a los proveedores locales de mercancas y servicios gravados. Recuerde que slo se reconoce el crdito cuando el impuesto aparece por separado en las facturas o comprobantes autorizados.

Importaciones gravadas

26

Compras y autorizados (Nacionales)

servicios sin

exentos y 27 impuesto

Compras y (Nacionales)

servicios

gravados 28

III. DETERMINACIN DEL IMPUESTO Impuesto generado por operaciones 29 gravadas Crdito por importaciones 30

Crdito por compras y servicios 31 nacionales

122

Total crditos Impuesto neto del perodo Saldo a favor de este perodo Saldo a favor de perodos anteriores

32 33 34 35

Subtotal Impuesto

37

Retenciones pago a cuenta (Ley de 39 Contingencia Fiscal) Impuesto del perodo 40

Artculos 14 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas y 21 de su reglamento. Sume la casilla No. 30 y la No. 31. Esta casilla se debe llenar nicamente si la casilla No. 29 menos los crditos (casilla No. 32) es mayor a cero. Esta casilla se debe llenar nicamente si la casilla No. 32 es mayor que el monto del impuesto (casilla No. 29). nicamente se llena si est tomando una parte o la totalidad del saldo a favor de perodos anteriores para pagar el impuesto. En esta casilla debe indicar el monto que utilizar para esos efectos. Anote el resultado de restar al impuesto neto (casilla 33), el monto del saldo a favor de perodos anteriores que utilizar en la casilla 35 para pagar el impuesto, si es mayor que cero. Anote el monto correspondiente a las retenciones efectuadas por concepto de los pagos con tarjetas de crdito o dbito. En esta casilla se debe anotar el resultado correspondiente de restar a la casilla 37 la casilla 39. Si el formulario contiene estas casillas, no deben llenarse. Si el formulario contiene esta casilla, no debe llenarse. Si el formulario que est utilizando contiene esta casilla y usted posee un saldo a favor, anote en ella el monto con el cual va a compensar. Si el formulario que est utilizando contiene esta casilla, anote el monto de la diferencia de restarle a la casilla No. 40 la casilla 78. Si usted paga el impuesto despus del plazo establecido se genera la obligacin de pagar un inters. La tasa de inters vara aproximadamente cada 6 meses, consltela en nuestra pgina web, en el sitio: Informacin tributaria. Indique el resultado de sumar a la casilla No. 79 la No. 82. Si usted posee un saldo a favor, anote en esta casilla el monto con el cual va a compensar. Indique en esta casilla el monto de la deuda por pagar. Anote el monto del pago. Anote el monto del pago y el nmero del cheque. Al cheque debe tachrsele la indicacin de o al portador y girarse a nombre de la entidad recaudadora autorizada donde va a pagar. En el dorso del cheque debe anotarse: el No. de formulario, nombre del contribuyente, N de cdula, tipo de impuesto, N de telfono y de fax. Recuerde que el cheque estar sujeto a comprobacin. Anote el monto que va a pagar y la cantidad de certificados de abono tributario con los que va a realizar el pago. Estas casillas no deben llenarse. Anote el total pagado. Sume las casillas Nos. 89, 90 y 92.

IV. LIQUIDACIN DEUDA TRIBUTARIA Nmero de compensacin 75 77 Monto pendiente de aprobacin 76 Monto pendiente de aprobacin 78

Impuesto a pagar

79

Intereses

82

Total deuda tributaria 83 Solicito compensar con crdito a mi 84 favor por el monto de: Total deuda a pagar 85 Pago en efectivo 89 Pago y nmero de cheque 90 91

Pago y cantidad de CAT Pago y cantidad de CAF Total pagado

92 93 94 95 96

123

2.2.2 Elaboracin y Presentacin de la D-101 Declaracin Jurada del Impuesto sobre la Renta (Debe presentarse hasta el 15-dic de cada ao)

124

Las instrucciones para completar esta declaracin son las siguientes:


INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMULARIO D-101 DECLARACIN JURADA DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA

RECOMENDACIONES GENERALES: 1) En el formulario D-101 (versin 2) declaran tanto las personas fsicas como jurdicas. 2) Complete el formulario preferiblemente a mquina y adhiera la etiqueta identificativa que puede retirar en la Administracin Tributaria de su localidad. 3) No escriba sobre los espacios sombreados. 4) No se permiten tachones ni borrones. 5) No incluya decimales en ninguno de los montos. 6) No agregue hojas al formulario. AQU DEBE IR EL FORMULARIO D-101 (versin 2) QUE SE ADJUNTA. UBQUESE EN LAS CASILLAS DEL FORMULARIO Y SIGA LAS SIGUIENTES INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO. Detalle y N de casilla Perodo Cdigo de la Administracin Tributaria Cdula Complete las casillas y anote lo que se indica: Anote el perodo al que corresponde la declaracin. Este dato no es necesario que lo indique. Anote el nmero tal y como aparece en la cdula de persona fsica o jurdica. Si es extranjero, consigne el nmero que le otorg la Administracin Tributaria; si no lo tiene, solicite su registro mediante el formulario D-140. Este espacio debe completarlo si la declaracin que va a presentar corrige una declaracin presentada. El nmero que debe indicar es el que aparece preimpreso en la casilla No. 1 de la declaracin incorrecta. Anote su nombre y apellidos si es persona fsica y la razn o denominacin social completa si es una sociedad.

2 3 4

Nmero de declaracin que corrige

Nombre, razn o denominacin social

DETERMINACIN DE LA OBLIGACIN TRIBUTARIA I. ACTIVOS Y PASIVOS Efectivo, bancos, inversiones transitorias, documentos 20 y cuentas por cobrar. Acciones y aportes en sociedades. Inventarios 21 22

Activos fijos

23

Total activo neto Total pasivos Capital neto

24 25 26

Indique el total de cada una de las cuentas indicadas, que aparecen en sus registros contables a la fecha del cierre del perodo fiscal. Anote las cifras que corresponda de acuerdo con el Balance de Situacin a la fecha de cierre del perodo fiscal. Indique el total del inventario que aparece en sus registros contables a la fecha del cierre del perodo fiscal. Si usted es fabricante sume los inventarios de materia prima, productos en proceso y productos terminados. Sume las partidas que componen el activo fijo y reste la depreciacin, amortizacin y agotamiento, segn sea el caso, a la fecha de cierre del perodo fiscal. Sume las casillas del No. 20 al No. 23. Consigne el total de la suma de las partidas que componen el pasivo a la fecha de cierre del perodo fiscal. Rstele a la casilla No. 24 la No. 25. Si es una sociedad, esta casilla es la que usted debe utilizar para el

125

clculo del Timbre de Educacin y Cultura que se paga en los meses de febrero y marzo, de acuerdo con los siguientes rangos: TARIFA CONCEPTO TARIFA Por el acto de inscripcin o cualquier otro acto registrable 750,00 Sobre el capital neto: Rango segn el capital neto Monto por pagar Por un capital neto de hasta 250.000 750,00 De ms de 250,000 hasta 1.000.000 3.000,00 De ms de 1.000.000 hasta 2.000.000 6.000,00 De ms de 2.000.000 en adelante. 9.000,00 Ley N 5923 de 18 de agosto de 1976 y sus reformas. II. INGRESOS Ventas de bienes y servicios excepto los servicios 27 profesionales Al valor total de las ventas de mercancas reste las devoluciones y descuentos sobre ventas y sume las notas de dbito por correcciones a las facturas emitidas. Adicione el monto de los servicios prestados que no sean servicios profesionales. Al valor total de los ingresos por servicios profesionales y honorarios reste las notas de crdito y sume las notas de dbito por correcciones a las facturas emitidas. Al valor total de los ingresos por comisiones reste las notas de crdito y sume las notas de dbito por correcciones a las facturas emitidas. Al valor total de los ingresos por intereses y rendimientos financieros reste las notas de crdito y sume las notas de dbito por correcciones a las facturas emitidas. Anote el monto total de los dividendos y participaciones sociales recibidas. Anote el ingreso total recibido por alquileres. Sume todos los ingresos no especificados anteriormente y consigne el total. Anote el total de ingresos no gravables incluidos en las casillas anteriores. Sume las casillas del No. 27 al No. 33 y reste la casilla No. 34 Anote el valor total del inventario inicial que aparece en su Estado de Resultados como inventario final del perodo fiscal anterior. SI USTED ES FABRICANTE NO LLENE ESTA CASILLA. Anote el valor total de las compras que aparece en su Estado de Resultados a la fecha de cierre del perodo fiscal vigente. Si usted es fabricante NO LLENE ESTA CASILLA. Anote el valor total del inventario final que aparece en su Estado de Resultados a la fecha de cierre del perodo fiscal vigente. Si usted es fabricante NO LLENE ESTA CASILLA. Anote el valor total del costo de ventas que aparece en su Estado de Resultados a la fecha del perodo fiscal vigente. Si usted ES FABRICANTE S DEBE LLENAR ESTA CASILLA, pero sin anotar ningn monto en las casillas de la No. 36 a la No. 38. Indique el total de los intereses y gastos financieros del perodo.

Servicios profesionales y honorarios

28

Comisiones Intereses y rendimientos financieros

29 30

Dividendos y participaciones Alquileres Otros ingresos diferentes a los anteriores Ingresos no gravables Total renta bruta. III. COSTOS, GASTOS Y DEDUCCIONES. Inventario inicial

31 32 33 34 35 36

Compras

37

Inventario final

38

Costo de ventas

39

Intereses y gastos financieros

40

126

Gastos de ventas y administrativos

41

Depreciaciones, amortizacin y agotamiento

42

Aporte a regmenes voluntarios de pensiones 43 complementarias (mximo 10% de la renta bruta, art. 71 Ley 7983). Otros costos, gastos y deducciones permitidos por ley 44

Artculos 8 inciso d) de la Ley del impuesto sobre la Renta y 12 inciso e) de su reglamento. Indique el total de los gastos de ventas y administrativos del perodo. Artculos 8 de la Ley del impuesto sobre la Renta y 12 de su reglamento. Indique el total de los gastos por depreciacin, amortizacin y agotamiento del perodo. Artculos 8 inciso f) y h) de la Ley del impuesto sobre la Renta, 12 inciso h) de su reglamento y Anexo No. 1 De la depreciacin, agotamiento y amortizaciones. Si es persona fsica con actividad lucrativa, anote el monto del aporte a planes de pensiones complementarias, que no supere el 10% del ingreso bruto anual. Anote el monto total de otros costos, gastos y deducciones permitidos por ley. Artculos 8 de la Ley del impuesto sobre la Renta y 12 de su reglamento. Si usted es profesional o tcnico, agente de ventas, comisionista o de seguros, puede elegir acogerse a la deduccin nica del 25% de los ingresos brutos, segn el inciso s) del artculo 8 de la Ley del Impuesto sobre la Renta. Indique el resultado de sumar los montos de las casillas 39 a 44. Indique el resultado de restar a la casilla No. 35 la No. 45. Aun cuando no est obligado al pago del impuesto, deber llenar esta casilla. Indique en esta casilla el monto resultante de aplicar al monto consignado en la casilla No. 46, la tarifa del impuesto correspondiente, segn sea el caso persona fsica con actividades lucrativas o persona jurdica. ________________________________________________________ Clculo para personas jurdicas: Con base en la renta bruta (total de los ingresos) de la empresa (casilla No. 35), se determina la tasa que corresponde -segn la tabla que sigue- la cual se aplica a la renta neta total, dando como resultado el impuesto determinado.

Total costos, gastos y deducciones permitidos por ley IV. BASE IMPONIBLE (RENTA GRAVABLE) Renta neta

45 46

Impuesto sobre la renta

47

Clculo para personas fsicas con actividades lucrativas: Se establece una escala de tarifas que se aplica segn el monto de la renta neta- por tramos y cuyos resultados se suman finalmente para obtener el impuesto por pagar. Tramos para el perodo fiscal 2010 2010 Tarifa Monto de la renta neta (octubre 2009 a setiembre 2010) Hasta 2.747.000 No sujeta a impuesto Sobre el exceso de 2.747.000 hasta 4.102.000 10% Sobre el exceso de 4.102.000 hasta 6.843.000 15% Sobre el exceso de 6.843.000 hasta 13.713.000 20%

renta neta total

tasa correspondiente segn la renta bruta

Impuesto de renta determinado

2010 Monto de la renta bruta

Tarifa (octubre 2009 a setiembre 2010) (se aplica sobre renta neta total)

127

Hasta 41.112.000 Sobre el exceso 13.713.000 de 25% Hasta 82.698.000 Superior a 82.698.000

10% 20% 30%

Nota: Estos tramos varan para cada perodo fiscal. Ejemplo del clculo del impuesto para persona fsica con actividad lucrativa para el perodo 2010:

Nota: Estos montos varan para cada perodo fiscal. Ejemplo del clculo del impuesto para personas jurdicas para el perodo 2010:

Monto de la renta neta: 15.000.000

Exceso o diferencia a la que se le aplica la tarifa del impuesto para cada tramo 0.00

Hasta 2.747.000 Sobre el exceso 2.747.000 hasta 4.102.000 Sobre el exceso 4.102.000 hasta 6.843.000 Sobre el exceso 6.843.000 hasta 13.713.000 Sobre el exceso 13.713.000 Total impuesto por pagar

de 1.355.000 x10%= 135.500 de 2.741.000 x 15%= 411.150 de 6.870.000 x 20%= 1.374.000 de 1.287.000 x 25%= 321.750 2.242.400

Renta 50.000.000 (aplica una tarifa del 20% sobre la renta neta) Deducciones 25.000.000 Renta 25.000.000 Porcentaje aplicable de acuerdo con renta bruta: 20%

bruta

(gastos)

neta

Impuesto 5.000.000

por

pagar

Subtotal impuesto Exoneracin contrato turstico

49 50

Exoneracin zona franca

51

Indique el mismo monto de la casilla 47 La exoneracin que estableca el artculo 7 de la Ley No. 6990 Incentivos para el Desarrollo Turstico, fue derogada por el artculo 13 de la ley No. 7293 del 31 de marzo de 1992 Ley reguladora de todas las exoneraciones vigentes su derogatoria y excepciones. Si la empresa se encuentra bajo el Rgimen de Zonas Francas, anote la exoneracin que le corresponda. Los artculos 65 y 66 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y 66 a 68 de su reglamento, fueron derogados por la ley No. 7293 Ley reguladora de todas las exoneraciones vigentes, su derogatoria y excepciones.

Exoneracin contrato exportacin

52

128

Exoneracin otros conceptos Impuesto sobre la renta despus de exoneraciones. EXTINCIN DE LA DEUDA TRIBUTARIA V. CRDITOS Crdito por inversin contrato turstico Crdito por inversin contrato produccin Crdito por inversin contrato forestal Crditos familiares Otros crditos Impuesto del perodo

53 54

Si usted posee otro tipo de exoneracin anote el monto. Al valor de la casilla No. 49 reste los valores que correspondan de las casillas Nos. 50 a 53.

55 56 57 58 59 60

Retencin 2%

61

Otras retenciones

62

Pagos parciales Total impuesto neto

63 64

Derogado por la Ley reguladora de todas las exoneraciones vigentes, su derogatoria y excepciones, No. 7293. Derogado. Derogado Anote los crditos que corresponda, por cnyuge e hijos. (artculo 15 de la Ley del Impuesto sobre la Renta). Anote cualquier otro crdito autorizado por ley. Al valor de la casilla 54 reste los montos consignados en las casillas 55 a 59 en caso de que corresponda. Si la suma de los montos de esas casillas es mayor que el monto de la casilla 54, es decir, si el resultado es negativo, anote 0 cero, pues significa que no tiene impuesto por pagar. Anote el monto de las retenciones del 2% que le hayan efectuado. Artculos 23 inciso g) de la Ley del Impuesto sobre la Renta y 24 inciso g) de su reglamento. Si es representante permanente de una empresa no domiciliada, anote las retenciones del 3% que le hayan efectuado por concepto de transporte, y comunicaciones, reaseguros, utilizacin de pelculas cinematogrficas y similares y noticias internacionales. Artculos 23 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y 24 de su reglamento Anote los pagos parciales que realiz. Artculo 22 de la Ley del Impuesto sobre la Renta. Reste al monto de la casilla No. 60 la suma de los montos de las casillas No. 61 a la No. 63. Si el resultado de la operacin es menor que cero, o sea es negativo, anote el monto entre parntesis ya que representa su saldo a favor. Artculo 22 de la Ley del Impuesto sobre la Renta. Si usted no efecta el pago en los plazos establecidos, debe pagar adicionalmente un inters, cuya tasa vara aproximadamente cada 6 meses (consltela en la Administracin Tributaria). Anote el resultado de sumar la casilla 64 ms la casilla 82. Si dispone de saldos a favor, puede aplicarlos al pago de la deuda tributaria con solo anotar el monto en esta casilla. Los saldos a favor corresponden a pagos en exceso por concepto de impuestos, sanciones o recargos que generan montos a favor del contribuyente y que pueden ser utilizados para el pago de deudas tributarias. En caso de solicitar compensacin con saldos a favor, el firmante declara bajo juramento, la existencia real del crdito fiscal que aduce a su favor en esta casilla, el cual no ha sido utilizado para cancelar otras deudas, ni est sujeto a trmites de devolucin y/o compensacin previamente gestionados. Quien aduzca un crdito inexistente o por un monto mayor al real, puede ser sancionado con base en el Ttulo III del Cdigo de Normas y Procedimientos Tributarios. Anote el resultado de restar al monto de la casilla 83 el de la casilla

VI. LIQUIDACIN DEUDA TRIBUTARIA Intereses

82

Total deuda tributaria 83 Solicito compensar con crdito a mi favor por el monto 84 de:

Total deuda por pagar

85

129

Pago en efectivo Pago y nmero de cheque

89 90 91

Pago y cantidad de CAT

92 93

84. Si efecta el pago en efectivo antelo. Si el pago lo realiza mediante cheque, anote el monto en la casilla 90 y el nmero del cheque en la 91. Debe girarlo a nombre del Banco donde va a cancelar y tachar la indicacin de o al portador. En el dorso del cheque debe anotar: el No. de formulario, nombre, cdula, tipo de impuesto, telfono y fax. Recuerde que el cheque estar sujeto a comprobacin. Si el pago lo efecta mediante certificados de abono tributario, anote el monto en la casilla 92 y la cantidad de certificados con los que paga en la casilla 93. Anote el total pagado. Sume las casillas Nos. 89, 90 y 92.

Total pagado

96

NO OLVIDE COMPLETAR EL CUADRO DE LA FIRMA: Si es persona fsica con actividad lucrativa, anote su nombre completo y el nmero de cdula de identidad. Si se trata de una persona jurdica, anote el nombre del representante legal y su nmero de cdula. No olvide firmar la declaracin.

130

2.2.3 Elaboracin y Presentacin de la D-151 Declaracin Resumen Anual de Clientes, Proveedores y Gastos Especficos

La presentacin de esta declaracin informativa es anual, dentro de los dos meses siguientes a la terminacin del perodo fiscal ordinario, es decir a ms tardar el 30 de noviembre. La informacin que debe ir en la declaracin corresponde al perodo comprendido entre el 1 de octubre de un ao y el 30 de setiembre del siguiente. El plazo establecido para su presentacin es igual para todos los obligados, independientemente del perodo fiscal que les corresponda.

El formulario para la presentacin de esta declaracin est disponible en versin impresa y versin digital (software DECLARA que suministra Tributacin), las cuales se obtienen gratuitamente en las administraciones tributarias.

La declaracin debe presentarse en las administraciones tributarias, conforme con el domicilio fiscal registrado. Si llen la declaracin utilizando el programa DECLARA puede presentarla a travs de Internet, en la direccin http://196.40.56.20/recinformativa/

Los Obligados a presentar esta declaracin son todas las entidades pblicas y los obligados a presentar la declaracin del impuesto sobre la renta, cuando durante el perodo fiscal hayan realizado a nivel nacional compras o ventas a una misma persona por un importe anual acumulado superior a dos millones quinientos mil colones (no incluye el monto de impuestos sobre ventas). Adems, tratndose de alquileres, comisiones, servicios profesionales e intereses, debern declarar tanto el cliente (pagador) como el proveedor (perceptor del ingreso), aquellos montos superiores a un importe acumulado de cincuenta mil colones anuales realizados a una misma persona.

131

Qu informacin debe contener esta declaracin? Debe contener el detalle de los clientes, gastos y proveedores por los siguientes conceptos:

Conceptos

Cdigo

Las ventas de bienes y servicios en general, efectuadas a nivel nacional a una misma V persona, superiores a dos millones quinientos mil colones anuales. Adems, los ingresos superiores a cincuenta mil colones por concepto de intereses, comisiones, alquileres y servicios profesionales, prestados a una misma persona durante el perodo fiscal. Las compras de bienes y servicios, -con excepcin de los alquileres, servicios profesionales, comisiones e intereses- efectuadas a nivel nacional a una misma persona, superiores a dos millones quinientos mil colones anuales y que no se hayan reportado en el D-150. Los pagos superiores a cincuenta mil colones anuales realizados a una misma persona, por concepto de los siguientes gastos: Alquileres Servicios profesionales Comisiones Intereses (no se incluyen aquellos que hayan sido objeto de retencin, ni los pagados a las entidades que integran el Sistema Bancario Nacional). C

A SP M I

NOTA: Los montos por reportar por concepto de ventas y compras de bienes y servicios no deben incluir los impuestos de ventas y consumo. Asimismo, el vendedor y el comprador debern reportar los montos netos de las transacciones en los casos donde hubo notas de crdito por devoluciones de mercancas.

En esta declaracin no se incluirn los pagos efectuados a entidades pblicas por servicios, pero s las compras de bienes y las ventas de bienes y servicios cuando excedan los dos millones quinientos mil colones anuales.

Recomendaciones: * * No incluya cntimos de que en los los montos, nmeros ni abreviaturas de cdula en los nombres correctos.

Asegrese

sean

* No registre informacin incompleta o errnea. Si no tiene el nmero de cdula de los reportados o son extranjeros no residentes o sin nacionalizar, puede consultarlos en el 132

Sistema de Identificacin de Contribuyentes (S.I.C.) que est disponible en la pgina Web y de las administraciones tributarias. Si efectuadas estas gestiones, no logra obtener el nmero de identificacin, situacin que deber comprobar ante la Administracin Tributaria cuando se le requiera, rellene el espacio con cero.

133

134

135

INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL FORMULARIO D. 151 (Hoja detalle) DECLARACION ANUAL RESUMEN DE CLIENTES, PROVEEDORES Y GASTOS ESPECIFICOS

Complete los datos identificativos de la hoja de detalle. (Casillas 4, 6 2 y numere la hoja de detalle en el espacio indicado).

En la columna A, CEDULA: indique el nmero de cdula de las personas fsicas o jurdicas, pblicas o privadas con quienes efectu operaciones de compras o ventas de bienes y/o servicios superiores a 2.500.000 (dos millones quinientos mil colones) sin incluir los impuestos de ventas y consumo, durante el periodo fiscal. Tratndose de pagos o crditos por servicios profesionales (SP), intereses (I), alquileres (A) y comisiones de todo tipo (M), se anotarn aquellos que excedan los 50.000 (cincuenta mil colones) anuales por concepto y por persona fsica o jurdica.

Columna B, NOMBRE, RAZON O DENOMINACION SOCIAL COMPLETA O APELLIDOS Y NOMBBRE DEL PERCEPTOR O BENEFICIARIO: anote el nombre, la razn o denominacin social si es persona jurdica y los dos apellidos y nombre completo si es persona fsica o sociedad de hecho, correspondientes a los nmeros de cdula detallados en la columna A.

Columna C, MONTO DE LA OPERACION: indique para cada persona fsica o jurdica el monto total pagado o acreditado por cada concepto, as como el total de la hoja de detalle (casilla 263). Este total debe coincidir con el monto consignado en la casilla 33 de la hoja de resumen.

Columna D, CODIGO, indique el cdigo segn corresponda por cada concepto, de acuerdo con el cuadro I (tipo) de la hoja de resumen.

136

2.3 MULTAS Y SANCIONES TRIBUTARIAS


Es muy importante presentar a tiempo y de manera correcta las declaraciones tributarias ya que de lo contrario, si la declaracin del impuesto se presenta fuera del plazo legalmente establecido, se har acreedor a una sancin de medio salario base. El salario base para el ao 2010 es de 293.400 (vara todos los aos). La sancin podr reducirse en un 75% si subsana el incumplimiento antes de que haya actuacin de la Administracin; si se subsana despus de la actuacin de sta y antes de que se notifique el traslado de cargos, se reduce en un 50% y si se subsana posterior a la notificacin de ste, la reduccin es del 25%.

Adems, por pagar el impuesto fuera del plazo establecido, deber pagar, un recargo por intereses as como una sancin por morosidad del 1% por cada mes o fraccin de mes sin que exceda del 20%. Si por ejemplo se atrasa en el pago un mes y dos das, la sancin ser del 2% sobre el monto del impuesto. En dado caso, para la autoliquidacin y pago de las sanciones por morosidad y por presentacin tarda de la declaracin, debe utilizarse el formulario D-116 Autoliquidacin de sanciones por infracciones administrativas.

Por ello, la importancia de presentar a tiempo y de forma correcta las declaraciones tributarias, as mismo hacer el pago, para no verse afectado con multas o sanciones.

137

3. CAPTULO III I CONTROL ROL BANCARIO

Objetivos:
Describir los servicios bancarios bsicos que utiliza una empresa. Calcular las Conciliarciones Bancarias (revisin de los registros de la empresa contra los del banco) Explicar las variantes para tomar decisiones de Inversin Explicar las variantes para tomar decisiones de Financiamiento

138

3.1 SERVICIOS BANCARIOS


Actualmente, las entidades bancarias han comprendido la importancia de dar una atencin ms personalizada a las empresas, han entendido que las necesidades de estas son muy distintas a las de una persona fsica que se apersona a una sucursal bancaria, en cuanto a complejidad, urgencia de tiempos de respuesta, etc., y por ello se acostumbra actualmente a que el banco asigne un Ejecutivo de Cuenta a cada empresa, para que por medio de este se puedan hacer consultas, realizar ciertos trmites, entre otros. Sin duda alguna, esto es una gran ayuda para las pequeas y medianas empresas, cuyos empresarios deben asesorarse sobre los servicios bancarios. A continuacin se describen algunos servicios bancarios bsicos que debe conocer:

3.3.1 Apertura de Cuentas Corrientes


Cuando una empresa inicia operaciones es primordial contar con cuentas bancarias abiertas, ya que este es el medio para manejar los flujos de caja, recibir pagos de clientes, y realizar pagos de gastos y proveedores. Debe abrir cuando menos, una cuenta en colones y otra en dlares, para depositar y pagar en la misma moneda de la factura, para no perder la diferencia de conversin de monedas por tipo de cambio.

Para abrir una cuenta corriente, los bancos por lo general solicitan la siguiente informacin:

Copia de Cdula Jurdica Copia del Acta Constitutivo Personera Jurdica, con informacin de acciones Copia de la Cdula del Representante legal 139

Recibo de Servicios Pblico (para corroborar la direccin) Depsito mnimo de fondos para la apertura de la cuenta.

3.1.2 Transferencias Internacionales


Las transferencias internacionales es un servicio que ofrecen las entidades bancarias, y que es de gran utilidad para las empresas exportadoras, para el trmite se solicitan los siguientes requisitos:

Completar el formulario destinado para ese fin, donde se describe la informacin de la empresa y el beneficario. Aportar el nombre del banco del beneficiario Aportar el #ABA y SWIFT del banco del beneficiario. Aportar el #cta. Del beneficiario. Justificar mediante facturas o comprobantes de compra, el motivo de la transferencia (esto lo solicitan para corroborar que no sea transferencia de dinero por narcotrfico)

3.1.3 Normas de Seguridad y Cambio de Cheques


Actualmente, hay que tener mucho cuidado con las estafas tanto dentro como fuera de la compaa.

140

Si se tiene acceso a las cuentas por medio de internet bancking, es importante afiliarse a todos los medios de seguridad de proponen las entidades bancarias, tales como nmeros clave extras para comprobar la identificacin del usuario, teclados virtuales, firma digital, entre otros.

Internamente, se deben establecer normas de seguridad y un control interno adecuado con respecto a la salvaguarda de los fondos.

Por ejemplo, en caja chica se debe aplicar estrictas normas de entrega de dinero, y realizar frecuentemente arqueos. Por otro lado, respecto a los cheques, se aconseja evitar girar fondos a nombre de personas fsicas, ya que estos se pueden endosar falsamente e ir a cambiar al banco, trmite que no es posible si estuviera a nombre de una persona jurdica. Los cheques deben retirarse si no son recogidos por los beneficiaros, y cierto despus ser anulados, por seguridad. Y siempre mantener una adecuada segregacin de funciones entre los empleados, por ejemplo, que la misma persona que aprueba el cheque, no sea la misma que lo emite y lo entrega, ya que esto le facilitara ejecutar un fraude.

La clave de acceso a internet debe ser resguardada muy bien, y asignar a los usuarios permisos restringidos, solamente a las funciones que realmente debe hacer.

3.1.4 Pago Automtico de Planillas y Recibos


Este servicio es muy til para agilizar y ahorrar tiempo administrativo a los funcionarios de la empresa, tiempo que se puede aprovechar en otras funciones.

141

El pago automtico de recibos evita el riesgo de olvido de pago de recibos o transferencias repetitivas a proveedores que deba hacer la empresa. Adems de ahorro del tiempo destinado al pago manual de transferencia por transferencia.

Por otra parte, el pago de planillas permite organizar mejor los pagos a empleados, evita el riesgo de errores en depsitos, y ahorra tiempo en el proceso de realizar las transferencias, ya que mediante una sola aplicacin se transfiere a la cuenta de todos los empleados.

3.1.5 Riesgo por Variaciones en el Tipo de Cambio


Las empresas exportadoras, o igualmente las que emiten sus facturas en dlares estn expuestas a prdidas o ganancias en las variaciones del tipo de cambio. Igualmente sucede con las deudas adquiridas en moneda extranjera.

Actualmente, las empresas estn expuestas a este riesgo, dado el sistema que implement hace unos aos el Banco Central de Costa Rica, de bandas cambiarias, el cual elimin el sistema de minidevaluaciones, y deja el tipo de cambio a la libre, bajo la influencia de la oferta y la demanda.

Cuando el tipo de cambio tiene una cada significativa, por lo general la preocupacin se apodera de las personas que poseen fondos, inversiones y bienes en dlares, y empiezan a convertirlas en colones, esto empeora mucho ms la situacin. Lo ms recomendable es esperar, ya que la prdida por diferencial cambiario no se hace efectiva sino hasta que se convierte en colones, por ello lo mejor es esperar a que el tipo de cambio vuelva a subir y de esta manera decidir si se mantiene la inversin en dlares o se cambia en colones, pero

142

si fuese as no se ejecutara prdida alguna, ya que se est convirtiendo en colones cuando el tipo de cambio haya aumentado nuevamente.

3.2 CONCILIACIONES BANCARIAS


Las conciliaciones bancarias permiten conciliar el saldo de la cuenta bancaria que tiene la empresa en sus registros, con el estado de cuenta que emite el banco. Es necesario calcular el saldo real ajustado, ya que por la naturaleza de ciertas transacciones por lo general los saldos no son los mismos. Por ello se debe tomar en cuenta que para conocer el saldo de una cuenta corriente, no se puede simplemente pedir un estado de cuenta al banco, ni tampoco se debe confiar en la informacin que tiene la empresa, ya que puede haber movimientos en la cuenta que realiza el banco que no conocemos. Existen 3 tipos de conciliaciones bancarias:

1) De Libros a Bancos 2) De Bancos a Libros 3) Saldos Ajustados

La ms recomendable es la de saldos ajustado ya que es la ms completa y fusiona los otros 2 tipos de conciliacin. En el siguiente punto se explica la tcnica para realizar la conciliacin por saldos ajustados.

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3.2.1 Conciliacin Bancaria por Saldos Ajustados


La conciliacin bancaria se basa en comprar el estado de cuenta que enva el banco con el reporte de libros de la empresa, una vez ubicadas las diferencias se realizan 2 clculos, uno de Bancos a Libros, y otro de Libros a Bancos, mediante una seria de frmulas que suman y/o restan los saldos, si ambos saldos al final son iguales, quiere decir que hemos encontrado el saldo ajustado real.

La mejor manera de entender el proceso es mediante un ejemplo. A continuacin se tiene el estado de cuenta que envi el banco a la empresa el Sol de su cuenta en colones #123, por el mes de setiembre 2010:

B AN CO

ESTADO DE CUENTA CORRIENTE El Sol S.A. Cuenta #123, colones

Del 01/set/10 Al 30/set/10

FECHA 01/set/10 04/set/10 10/set/10 13/set/10 17/set/10 25/set/10 30/set/10

DESCRIPICIN Deposito clientes Cheque #2100 Cheque #2103 Cheque #2101 Deposito clientes Cheque #2104 Intereses Ganados

DBITO 45.000 100.000 23.700

Incial = CRDITO 150.000

110.000 222.987 1.333

535.200 SALDO 685.200 640.200 540.200 516.500 626.500 403.513 404.846

TOTALES =

391.687

261.333

404.846

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A continuacin, la empresa imprime el reporte de libros de la misma cuenta, para iniciar con el proceso de conciliacin:

Movimientos de Bancos cta 123 El Sol SA Mes = Set-10 Fecha 01/set/10 04/set/10 08/set/10 09/set/10 09/set/10 17/set/10 24/set/10 30/set/10 Detalle Deposito Cheque 2100 Cheque 2101 Cheque 2102 Cheque 2103 Deposito Cheque 2104 Deposito Debe Haber 150.000,00 45.000,00 27.300,00 50.000,00 100.000,00 110.000,00 222.987,00 200.000,00 Inicial Final 535.200,00 549.913,00

Como podemos observar el saldo final de bancos es 404.846, mientras que el que emite los registros de la empresa es de 549.913.

El primer paso es buscar las diferencias entre ambos estados de cuenta, las cuales son las siguientes:

Cheque #2101: El monto del banco dice que es 23.700, mientras que en libros est registrado por 27.300. Se ubic la copia del cheque y se determin que el contador de la empresa traspuso los nmeros y el monto correcto es el que dice el banco, o sea, el cheque fue registrado por 3.600. Si sabemos que el cheque es de pago de salarios, tenemos que hacer una ajuste en los registros, disminuyendo el gasto y aumentando el monto de bancos disponible. 145

Cheque #2102: Este cheque an no ha sido cambiado por el beneficiario, por ello no aparece en el estado de cuenta del banco. Se debe rebajar el monto del banco.

Intereses Ganados: El banco acredit la cuenta con intereses bancarios, pero la empresa no lo ha registrado, dado que no tuvo como darse cuenta de ello, por esto debe aumentar el saldo en libros y registrar el ingreso por intereses.

Depsito del 30/set/10: La empresa registr y envi el 30-set a depositar al banco un cheque de otro banco (que tarda aproximadamente 2 das en ser acreditado, mientras se confirman los fondos disponibles entre bancos) por esto no qued acreditado en la cuenta del banco el mismo da. Asumiendo que el cheque se acreditar sin ningn problema, se debe aumentar el saldo de bancos.

Luego de ubicadas y entendidas las diferencias entre ambos estados de cuenta se aplican las siguientes 2 frmulas:

SALDO AJUSTADO DE BANCOS = Saldo Final segn Bancos = (-) Cheques Pendientes de Cambio (+) Depsitos en Transito (+ -) Errores en bancos (=) Saldo Ajustado Bancos = 404.846 (50.000) 200.000 554.846

SALDO AJUSTADO DE LIBROS = Saldo Final segn Libros = (+) Notas de Crdito del banco (-) Notas de Dbito del banco (+ -) Errores en libros (=) Saldo Ajustado Libros = 549.913 1.333 3.600 554.846

Para que la conciliacin quede bien aplicada, los saldos ajustados de bancos y libros deben resultar iguales. Para el caso del ejemplo el monto real ajustado es 554.846, como se puede ver no era ni el saldo que reflejaba el estado de cuenta del banco, ni el que tenamos en libros, ms bien, el saldo real era un monto intermedio.

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Hay que tener en cuenta que los ajustes en bancos no requieren hacer un asiento de ajuste, pero si los ajustes en libros.

Para el ajuste de los intereses ganados, el asiento es el siguiente:

Fecha 30/09/10 Bancos

Cuenta o Detalle

Ref

Dbitos (Debe) 1.333,00

Crditos (Haber)

Ingresos por Intereses -----------------o---------------

1.333,00

Y el asiento de ajuste del error en el cheque #2101:

Fecha 30/09/10 Bancos

Cuenta o Detalle

Ref

Dbitos (Debe) 3.600,00

Crditos (Haber)

Gastos por Salarios -----------------o---------------

3.600,00

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3.3 DECISIONES DE INVERSIN

3.3.1 Qu debe hacer una empresa con sus dineros ociosos?


La empresa debe determinar - mediante el flujo de caja, visto en el punto 1.7.3 de este manual - los fondos ociosos, los cuales debe invertir para optimizar el rendimiento de los recursos disponibles.

La mejor opcin de inversin sin duda alguna ser invertirlos en las operaciones de la empresa para expandir las operaciones, optimizarlas o buscar nuevos segmentos de negocio. Por lo general, esta es la mejor alternativa de inversin, ya que los rendimientos generados son mayores a los que ofrecen las tasa activas de las entidades bancarias.

Pero no siempre se tienen la posibilidad de invertir inmediatamente en un negocio, por ello si resulta conveniente invertir momentneamente el dinero en el banco, mientras se elige alguna otra alternativa de inversin.

Existen varias alternativas bancarias de inversin, tales como:

Certificados de Depsito a Plazo (CDP): Se invierte a un plazo fijo y a una tasa fija, por lo general estos son los rendimientos ms altos. Inversiones a la Vista a Tasa Pactada: Inversiones que pueden ser retiradas el mismo da o mximo el siguiente da de solicitado. Sus rendimientos son ms bajos que los CDP, pero a una tasa fija.

Inversiones en Fondos: Son fondos de inversin los cuales por lo general son a la Vista, pero su tasa de rendimiento flucta segn los rendimientos de mercado del fondo.

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En el caso de una pequea o mediana empresa que puede necesitar sus fondos a corto plazo, se recomienda invertir una parte de sus fondos ociosos en CPD a corto plazo, y otra parte en Inversiones a la Vista tasa pactada, esto por seguridad, por si se necesita de algunos fondos de improvisto.

Para efectos de aprender a calcular los rendimientos de una inversin se tiene el siguiente ejemplo:

La empresa El Sol S.A. invierte el 01-oct-10, 500.000, en un CDP en colones a 3 meses, con cupones de intereses mensuales, cuyo rendimiento es del 6,25%

El clculo de los Intereses (rendimiento) a ganarse mensualmente es: (500.000 *12%) / 12 = 5.000 mensuales

Por ltimo es conveniente analizar las modalidades para solicitar ante el banco una inversin:

Tipo

Descripcin
Inversin emitida en el banco, donde se entregan cupones para el cobro de intereses y principal Inversin emitida en el banco, pero sin cupones, solo el titular puede cobrar los intereses y principal

Ventajas
El cupn puede ser utilizado como medio de pago, ya que es transferible por medio de endoso. No hay riesgo de robo, ya que solamente el titular puede cobrarlo. El rendimiento es intermedio. La tasa de rendimiento es la ms alta de todas las alernativas. Y no hay riesgo de robo, ya que solamente el titular puede cobrarlo

Desventajas
El cupn puede ser robado, ya que son al portador. La tasa de rendimiento es baja respecto a las otras alternativas El ttulo No puede ser utilizado como medio de pago, ya que no tiene cupones.

Ejemplo de Rendimiento

Fsico con Cupn

5,50%

Desmaterializado

6%

Por Internet

Inversin desde la pgina web del banco, donde se especifica el plazo, cuenta de retiro y depsito de la inversin.

El ttulo No puede ser utilizado como medio de pago, ya que no tiene cupones.

6,50%

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3.4 DECISIONES DE FINANCIAMIENTO

3.4.1 Cmo determinar cundo se requiere financiamiento?


Al igual que la decisin de inversin, la necesidad de financiamiento se determina mediante el anlisis del flujo de caja futuro, con el fin de anticipar la necesidad de liquidez futura, e iniciar buscando el financiamiento.

Existen dos necesidades bsicas de financiamiento, una es la inyeccin de capital de trabajo para las operaciones normales de la empresa, y la otra es el financiamiento para la ejecucin de un proyecto nuevo.

3.4.2 En qu moneda se debe tomar el financiamiento?


Se recomienda adquirir el financiamiento en la misma moneda en la que se reciben los ingresos corrientes de la empresa. Esto para evitar que las cuotas del financiamiento se incrementen por razones de tipo de cambio. Por ejemplo, para una empresa exportadora hacia los Estados Unidos, cuyas exportaciones generan dlares, la mejor opcin para un financiamiento ser tramitarlo en dlares.

3.4.3 Cmo elegir cul es la mejor opcin bancaria para el financiamiento?


Para elegir la mejor opcin bancaria de financiamiento, se deben analizar varios factores. Sin duda alguna la mejor opcin es la banca pblica, ya que la banca privada, aunque ofrece mayor rapidez y menos requisitos, esto le genera al banco un mayor riesgo en sus crditos; y a mayor riesgo deben compensarlo con mayor rendimiento, o sea, la tasa de 150

inters que cobrarn ser mayor. As que se recomienda tramitar el crdito en bancos pblicos, aunque esto demande mayor tiempo, garantas y requisitos, ya que al fin y al cabo el ahorro en intereses ser significativo.

El principal punto de comparacin para determinar la mejor fuente de financiamiento sin duda alguna es la Tasa de Inters cobrada por el banco, pero aqu es importante analizar la Comisin de Formalizacin y Administracin que cobra el banco, ya que puede ser que aunque un banco cobre menor tasa de inters que otro, tenga una mayor tasa de formalizacin y el resultado de la opcin de menor costos sea lo contrario.

3.4.4 Clculos importantes para evaluar un financiamiento


A continuacin se explicar mediante un ejemplo como calcular la cuota y la tabla de amortizacin de un prstamo bancario.

La empresa El Sol S.A. decidi adquirir un crdito bancario para capital de trabajo por $80.000, a un plazo de 1 ao, tasa de inters del 8,5%, a pagar en cuotas mensuales, y con una comisin de formalizacin del 1%

Se necesita calcular: a) El monto que desembolsar el banco a la cuenta de la empresa. b) El Monto de la cuota mensual a pagar. c) La tabla de amortizacin que permitir conocer el saldo de la deuda a cada mes y el costo total en intereses a lo largo del crdito.

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SOLUCIN:

a)

Principal = Comisin = 80.000 * 1% = Desembolso del Banco =

$ 80.000 ($800) $ 79.200

b) La cuota mensual a pagar solo puede ser calculada por medio de hojas electrnicas, tales como Microsoft Excel, o una calculadora financiera, o en su defecto aplicar de manera manual una frmula financiera un tanto compleja, y que est fuera del alcance de este manual. Por ello, se explicar como calcularla con la ayuda de Microsoft Excel.

Primero se anota una hoja de clculo los siguientes datos del prstamo:

152

Luego nos posicionamos en alguna celda y vamos al men Insertar funcin al icono fx, seleccionamos la funcin financiera llamada Pago

Posteriormente introducimos los datos digitados de la siguiente manera:

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Damos aceptar y el resultado es el siguiente:

El monto de la cuota mensual a pagar es de $6.977,58

c) La tabla de amortizacin es la siguiente:


N CUOTA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 SALDO INICIAL $80.000,00 73.589,08 67.132,76 60.630,70 54.082,58 47.488,09 40.846,88 34.158,63 27.423,00 20.639,66 13.808,28 6.928,51 CUOTA 6.977,58 6.977,58 6.977,58 6.977,58 6.977,58 6.977,58 6.977,58 6.977,58 6.977,58 6.977,58 6.977,58 6.977,58 Total Intereses INTERESES 566,67 521,26 475,52 429,47 383,08 336,37 289,33 241,96 194,25 146,20 97,81 49,08 $3.730,99 AMORTIZACION 6.410,92 6.456,33 6.502,06 6.548,12 6.594,50 6.641,21 6.688,25 6.735,63 6.783,34 6.831,38 6.879,77 6.928,51 SALDO FINAL 73.589,08 67.132,76 60.630,70 54.082,58 47.488,09 40.846,88 34.158,63 27.423,00 20.639,66 13.808,28 6.928,51 $0,00

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Este Manuel Contable est dirigido principalmente a Pequeas y Medianas Empresas, Exportadoras o no Exportadoras de Costa Rica. Sin embargo, contiene aplicaciones prcticas y generales a nivel de manejo contable, financiero, tributario y bancario que pueden ser de gran provecho para cualquier tipo de compaa.

De parte del Equipo de Trabajo del Trabajo Comunal Universitario Modernizacin en el Sistema Aduanero Nacional y su vinculacin con la sociedad civil de la Universidad de Costa Rica, esperamos que este manual le sea de gran ayuda y proporcione la gua necesaria para que dirija a su empresa hacia un control contable, financiero, tributario y bancario adecuado, el cual es la nica va para el crecimiento corporativo.

En caso de requerir alguna gua empresarial adicional no dude en contactarnos.

TRABAJO COMUNAL UNIVERSITARIO


MODERNIZACIN EN EL SISTEMA ADUANERO NACIONAL Y SU VINCULACIN CON LA SOCIEDAD CIVIL

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