Origen de la Auditoria

Esta auditoria se realizara a solicitud de la empresa Martinez y Asociados, S.A. Empresa de servicios fundada el 01 enero de 1989 con el objetivo de comercializar las compras y ventas de equipos elctricos.

Objetivos de la Auditoria

Objetivos Generales Apoyar a la administracin de Martinez Asociados, S.A. en la evaluacin de sus controles para las partidas de pasivos y patrimonio, realizando anlisis, evaluaciones y proporcionando recomendaciones, as como tambin asesora e informacin concerniente a las actividades auditadas, acorde a los principios de contabilidad generalmente aceptados. Objetivos Especficos

* Realizar acciones de verificacin de saldos seleccionando muestras de principales proveedores a fin de emitir cartas de confirmacin de saldos, conciliar, investigar y aclarar diferencias. * Comprobar la razonabilidad de los saldos y detectar la existencia de pasivos no registrado. * Revisar los procedimientos de contabilidad y de control internos establecidos para controlar las operaciones de la entidad respecto a las cuentas por pagar. * Obtener informes y reportes de anlisis de las cuentas por pagar, realizando comprobaciones aritmticas concilindolas con los mayores auxiliares y con el saldo del libro mayor. * Verificar la correcta contabilizacin de las cuentas por pagar en moneda extranjera, as como de las diferencias de cambio no realizadas.

* Revisar otras cuentas por pagar en base a su naturaleza e importancia y verificar su razonabilidad, documentacin sustentatoria y registro adecuado. * Obtener informacin de las distintas reas administrativas de la entidad respecto a contratos celebrados que pudieran generar pasivos no registrados. * Relacin de las cuentas por pagar con las transacciones realizadas por el rea de inventario respecto a pasivos existentes y con el rea impositiva respecto a retenciones por pagar. * Proponer mejoras en el manejo de las partidas relacionadas al pasivo de la entidad. Recurso humano a utilizar en realizacin de Auditoria Utilizaremos los servicios de Profesionales independientes, con alta preparacin y capacidad de actuacin reconocida, entre estos tenemos: Lic. Yenny Snchez: En la auditoria de pasivos corrientes. Lic. Cristina E. Medina: Auditoria pasivos largo plazo. Lic. Felipa Concepcin: Auditoria patrimonio. Tiempo estimado para la realizacin de Auditoria El tiempo estimado en dicha auditoria por rea abarcara un periodo de 3 meses a partir del 10 de enero del presente ao, durante este tiempo se recopilara la informacin y se llevara a cabo la revisin de toda la documentacin necesaria para el desarroll de este examen. Costo de Auditoria Estimamos un costo de RD$ 10,000.00 por rea en la realizacin de dicha auditoria. Procedimientos

Procedimientos de cumplimiento * Inspeccin de documentacin del sistema de control, organigrama, manuales de procedimientos de la entidad, matrices de autorizaciones.

* Pruebas de reconstruccin de transacciones. * Observacin de determinados controles. * Tcnicas de datos de prueba (en sistemas computarizados). Procedimientos Sustantivos * Indagacin a gerentes y personal del ente. * Aplicacin de procedimientos analticos. * Verificacin de documentos y registros contables y presupuestos. * Observacin Fsica. * Obtencin de confirmaciones de terceros ajenos al ente. * Comprobacin Matemtica.

Alcance y Metodologa a usar Analizaremos las partidas de pasivos y de capital involucradas en el balance general de fecha 31 de Diciembre de 1990. El mtodo que utilizaremos para dicha auditoria esta fundamentado en tcnicas de recoleccin de informacin como: * La observacin directa: para verificar cuales son los procesos operativos de la institucin. * Cuestionarios: como instrumento de recoleccin de datos, donde los consultados deben responder directamente las preguntas, sin intermediarios y en anonimato con alternativas de repuestas SI y NO-

BASE TERICA

Auditoria Un proceso sistemtico para obtener y evaluar de manera objetiva, las evidencias relacionadas con informes sobre actividades econmicas y otras situaciones que tienen una relacin directa con las actividades que se desarrollan en una entidad

pblica o privada. El fin del proceso consiste en determinar el grado de precisin del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, as como determinar si dichos informes se han elaborado observando los principios de contabilidad generalmente aceptados. Para realizar una auditoria debe haber informacin de forma verificable u unas normas a travs de las cuales el auditor pueda evaluar los datos.

Planeacin de Auditoria Planear la auditoria es decidir previamente cuales son los procedimientos de auditoria que se van a emplear, cual es la extensin que va a darse a esas pruebas, en que oportunidad se van a aplicar los papeles de trabajo en que van a registrarse los resultados y que personal deber asignarse a dicha tarea. La planeacin de una auditoria comienza con la obtencin de informacin necesaria para definir estrategias a emplear y culmina con la definicin detallada de las tareas a realizar en la etapa de ejecucin, cuyo resultado ser evaluado en la etapa de conclusin.

Fuentes de auditoria Las principales fuentes de obtencin de datos de auditoria para la planeacin son: la entrevista previa con el cliente; inspeccin de las instalaciones y observacin de las operaciones, investigacin con gerentes y encargados, inspeccin de documentos; etc. Procedimientos de auditoria Los procedimientos de auditora, son el conjunto de tcnicas de investigacin aplicables a una partida o a un grupo de hechos y circunstancias relativas a los estados financieros sujetos a examen, mediante los cuales, el contador pblico obtiene las bases para fundamentar su opinin. Pruebas de cumplimiento: son aquellas pruebas que disea el auditor con el

objeto de conseguir evidencia que permita tener una seguridad razonable de que los controles internos establecidos por la empresa auditada estn siendo aplicados correctamente y son efectivos. Pruebas Sustantivas: estas nos permiten opinar sobre la integridad, razonabilidad y validez de los datos producidos por el sistema contable de la empresa auditada Programa de auditoria Es un listado detallado de los procedimientos de auditoria especficos que deben realizarse en el curso de un contrato de auditoria, estos proporcionan una base para asignar y programar el trabajo de auditoria a realizar en una entidad. Clasificacin de los programas de auditoria Los programas de trabajo se clasifican en la forma siguiente: 1. Programas estndar Ahorra trabajo al auditor pero tiene la desventaja que cada empresa tiene sus caractersticas propias y especiales de manera que deben enfocarse al tipo de empresa que se trate, adems puede modificarse por que es el control interno halla variado por lo que los procedimientos tambin sern diferentes. 2. Programas especiales Los elabora el contador pblico de acuerdo a las caractersticas especiales que vallan a presentarse en el desarrollo de su examen o bien por las caractersticas especiales y propias de la empresa a examinar. 3. Programas generales Son elaboradas por el contador pblico para llevar a cabo su trabajo, solamente que desarrollo de los mismos los encarga a personas con experiencia y solamente tiene que hacer algunas pequeas indicaciones. 4. Programas detallados Son elaborados para la revisin o examen de alguna rea determinada o bien por personas con poca experiencia a las cuales existe la necesidad de explicarles paso a paso el trabajo a desarrollar.

Objetivos de los programas de auditoria * Garantizar la planificacin adecuada del trabajo a ejecutar * Servir de patrn para las revisiones sobre el alcance del trabajo * Servir de gua para los miembros menos experimentados * Facilitar la revisin del supervisor * Asegurar la revisin del control interno en toda sus extensin * Definir claramente las tareas, evitando duplicidad de revisin * Brindar seguridad suficiente de que quedaran incluidos todos los procedimientos indispensables Ventajas del programa Las ventajas que se pueden sealar de los programas de trabajo son: 1. - Establecer divisin del trabajo entre el personal de auditoria. 2. -Ahorro de tiempo en estar dando explicaciones verbales. 3. - Contienen los procedimientos esenciales para cada cliente. 4. - Se observa claramente el avance de la auditoria en cada seccin del examen. 5. - Es una base para la planeacin y programacin de aos subsecuentes. 6. - Facilita la supervisin de los papeles de trabajo a los auditores.

Desventajas del programa

1- El programa pre elaborado limita al auditor pues este se concreta a realizar las tareas sealadas, considerando que no debe hacerse mas.

2- Puede ejecutarse trabajo innecesario cuando el control interno sea eficiente o cuando los errores no sean de importancia relativa.

Santo Domingo, D.N.

01 de Enero del 1991 Seores JUNTA DIRECTIVA Martinez y Asociados, S.A. Ciudad

De acuerdo con su solicitud de que auditemos las cuentas del pasivo y patrimonio de la empresa Martinez y Asociados, S.A. con balance general al 31 de Diciembre de 1990. Por medio de la presente, tenemos el agrado de confirmar nuestra aceptacin y nuestro entendimiento de este compromiso. Nuestra auditora ser realizada con el objetivo de expresar una opinin sobre confiabilidad de los datos existentes en dicho balance. Efectuada bajo Normas de Auditora de General Aceptacin vigentes en Republica Dominicana. Dichas normas requieren que planeemos y desarrollemos la auditora para obtener una certeza razonable sobre si dicho balance est libre de manifestaciones errneas importantes. Una auditora incluye el examen, sobre una base de pruebas, de la evidencia que soporta los montos y revelaciones en los estados financieros. Una auditora tambin incluye evaluar los principios de contabilidad usados y las estimaciones importantes hechas por la gerencia. En virtud de la naturaleza comprobatoria y de otras limitaciones inherentes de una auditora, junto con las limitaciones inherentes de cualquier sistema de contabilidad y control interno, hay un riesgo inevitable de que an algunas presentaciones errneas puedan permanecer sin ser descubiertas.

Adems de nuestro dictamen sobre el balance general proporcionado esperamos proporcionarles una carta por separado, referente a cualquier debilidad sustancial en los sistemas de contabilidad y control interno que llamen nuestra atencin. Atentamente,

Lic. Freddy Moreno Vice- Presidente

Santo Domingo, D.N. 3 de Enero del 1991

Seor Lic. Cristbal Ramrez Contralor General de Martinez y Asociados, S.A. Su Despacho Ref.: Solicitud de documentos para inicio de trabajos de auditoria de pasivos y patrimonio de la entidad para el periodo de 1990, segn acuerdo.

Seor contralor: Despus de un afectuoso saludo, le informo que a partir del lunes 10 de Enero del ao en curso, daremos inicio a dichos trabajos, para tales fines solicitamos nos tenga a la disposicin los siguientes documentos:

1- Estados Financieros al 31 de diciembre de 1990, debidamente cuadrado y con sus anexos correspondientes. 2- Libros: Mayor General, Auxiliar y Balance de Comprobacin comprobacin. 3- Conciliaciones Bancarias. 4- Relacin de cuentas por Pagar. 5- Relacin de Prestamos por Pagar a corto y largo Plazo. 6- Relacin de Aportes de los Accionistas. 7- Flujo de Efectivo de las Actividades de Financiamiento.

Los dems documentos a utilizar en nuestro anlisis se le irn solicitando en la medida que sea necesario. Muy Atentamente,

Lic. Freddy Moreno Vice- Presidente Programa de Trabajo de auditoria para el periodo 1990 cortado al 31 de Diciembre del mismo ao.

Pasivos y Capital

I Pasivos corrientes Cedula A 1- Cuentas por Pagar- Cedula A-1 Proveedores A1 a- Verificar documentacin de origen. b- Observar que las ordenes de compra estn legalmente firmadas, autorizadas y aprobadas por las personas autorizadas. c- Verificar que las ordenes de compra hayan sido elegidas por las diferentes cotizaciones. d- Que tengan numeracin Pre-Ingreso, sello y Firma de las entidades acreedoras. e- Verificar los abonos a proveedores con todos los soportes del desembolso y con el presupuesto aprobado. f- Verificar los descuentos. g- Confirmar por escrito los balances de proveedores y otros. h- Conciliar las cuentas auxiliares por sus proveedores con su cuenta control.

2- Documento por Pagar Corto Plazo- Cedula A-2

a- Identificar las entidades acreedoras y la documentacin original del prstamo, tipos de inters y vencimiento. b- Verificar los clculos de inters, si los hay. c- Verificar la continuidad de registros y aplicacin de pagos a prstamos.

3- Retenciones por Pagar- Cedula A-3

a- Verificar la contabilizacin de los montos de los impuestos que se debe retener la entidad a terceros. b- Verificar que los montos de estas retenciones estn registrados. c- Verificar el clculo aritmtico. d- Comparar con saldos anteriores. e- Verificar los retrasos en los pagos. f- Verificar errores detectados en la aplicacin al saldo de las retenciones por pagar.

II Pasivos Largo Plazo- Cedula B

1- Prestamos largo Plazo por Pagar- Cedula B-1

a- Confirmacin de las instituciones que otorgan el prstamo que incluya:

* Monto de la deuda * Tasa de inters * Tiempo de duracin o plazo * Fecha de vencimiento * Balance adeudado a la fecha

b- Fuente del financiamiento c- Destino del prstamo d- Documentacin de soporte (contrato, pagare etc.) e- Observar que estos prestamos fueron destinados para los fines que fueron aprobados. f- Verificar clculos de inters. g- Verificar porcin corriente de estos prstamos.

2- Hipotecas por Pagar- Cedula B-2

a- Identificar las entidades acreedoras y la documentacin original sobre las hipotecas, tipos de inters y vencimiento de la misma. b- Verificar el cuadre contable de los saldos y partidas que integran esta cuenta en cada una de las subcuentas y submayor analtico por acreedores. c- Comprobar los documentos en los expedientes de pago (contratos, convenios, etc. d- Comprobar las conciliaciones y confirmaciones con los acreedores de estas cuentas. e- Verificar los clculos de inters, si los hay. f- Verificar las autorizaciones junta directiva o accionistas. g- Verificacin de los registros oportunos y exactos.

III Capital- Cedula C

1- Capital Autorizado- Cedula C-1

a- Verificar las existencias de registros de la emisin de los ttulos que amparen

las partes del capital social. b- Examinar los testimonios notariales de la escritura constitutiva y sus modificaciones. c- Comprobar que el capital suscrito se haya exhibido en la forma acordada por los accionistas. d- Verificar que las aportaciones para futuros aumentos de capital hayan sido acordadas en ese sentido por la asamblea de socios y accionistas. e- Verificar controles sobre custodia y arqueo de los ttulos. f- Cerciorarse de que los valores de todos los conceptos del capital contable estn determinados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA). g- Verificacin de la racionabilidad de los saldos histricos de las cuentas de capital contable. h- Verificar que las donaciones recibidas por la entidad formen parte del capital contribuido y se expresen a su valor de mercado al momento en que se percibieron, mas su actualizacin. i- Cuando exista capitalizacin de efectos inflacionarios, verificar que se realice de acuerdo con los principios de contabilidad y cumpliendo con los requisitos que exige la Ley General de Sociedades Mercantiles. j- Detalle de los conceptos que integran el capital contable, incluyendo, en primer lugar, los que forman el capital contribuid, seguidos de los del capital ganado. k- Cuando exista diferencia entre el importe de las acciones suscritas y el importe pagado, esta deber de considerarse como capital social suscrito no pagad, restando al rengln del capital social. El saldo a cargo de los accionistas por capital suscrito, que este amparado por ttulos de crdito, debe presentarse disminuido el capital social. 2- Acciones no Emitidas-Cedula C-2

a- Contar los ttulos de la tesorera, o en su caso, confirmacin. b- Verificar que las de acciones canjeadas hayan sido cancelados. c- Verificar las cotizaciones de acciones en la bolsa. d- volumen de acciones en circulacin. e- Control de cupones utilizados. f- Derechos de acciones preferentes. g- Modificaciones en el rgimen legal, estructura o caractersticas del capital social. h- Verificar la adquisicin de acciones asociadas a un valor inferior a su valor contable. i- Restricciones legales, estatutarias o contractuales. j- Negociacin para venta de acciones o fusin. k- Amortizacin de acciones. l- Tratamiento fiscal de operaciones con acciones, pago de dividendos, estado de liquidacin de la entidad, reduccin de capital, etc.

3- Ganancias Retenidas- Cedula C-3 a. Verificar que sean elementos de capital. b. Comprobar que estn correctamente clasificadas y valoradas en atencin su concepto y origen. c. Comprobar que se hallan integrado de acuerdo con la Ley y los Estatutos Sociales. d. Analizar sus movimientos e inspeccionar la documentacin comprobatoria. e. Evaluar la situacin legal estatutaria.

CUESTIONARIOS

Pagos con cheques

1) Las Aprobaciones de alguna persona autorizada se requieren en los a. Comprobantes antes de ser pagados?

a- Aprobacin de precios b- De recibo de mercaderas c- De sumas, clculos, descuentos, etc. d- De la cuenta a la cual deba ser cargado e- Aprobacin final para su pago

2) Estn pre numerados todos los cheques?

3) El procedimiento requiere, cuando menos, que una firma en el cheque y la aprobacin final para su pago, sean hechas por distintas personas?

4) Cundo menos una de las personas que firma el cheque, que no sea la autorizada para prepararlo, revisa los comprobantes al mismo tiempo de firmar al cheque?

5) Los comprobantes son cancelados convenientemente al pagarlos? 6) La firma de cheques, antes de estar stos totalmente llenos, est terminantemente prohibida?

7) Esta totalmente prohibido la firma de cheques en blanco?

8) La mquina protectora de cheques se usa antes o simultneamente con la firma?

9) Se requieren dos firmas en, los cheques?

10) Los cheques cancelados lo son convenientemente?

11) Los cheques sin usar estn debidamente guardados de tal manera que se evite sean usados sin autorizacin?

Conciliaciones bancarias 1) Las conciliaciones bancarias son conciliadas por alguien que no firme cheques o que no tenga a su cuidado fondos de caja?

a. Cuentas generales? b. Cuentas de sueldos? c. Cualquier otra cuenta?

2) Se concilian las cuentas bancarias mensualmente?

3) Los estados de cuenta son entregados a la persona que hace las conciliaciones sin haber abierto el sobre que los contiene?

4) El procedimiento seguido de las conciliaciones es adecuado para descubrir falsificaciones, alteraciones, endosos indebidos, cheques sin registrar, traspasos de fondos entre bancos, etc., sin que se hayan corregido los asientos correspondientes?

5) Las conciliaciones son verificadas por un empleado responsable?

Cuentas por pagar

1) Existe un sistema adecuado respecto a las requisiciones de compra, a la colocacin y aprobacin de la orden de compra, a la aprobacin para su pago?

2) Se concilian con frecuencia los registros auxiliares de cuentas por pagar? 3) Se verifican los clculos de las facturas de proveedores antes de ser contabilizadas?

4) Se comparan los estados de cuenta que envan los proveedores con las cuentas por pagar contabilizadas?

5) Se autorizan debidamente todos los ajustes a las cuentas por pagar?

6) Se revisan y se tiene un control adecuado sobre los saldos deudores de cuentas por pagar?

7) Existe algn sistema que garantice que las facturas fueron pagadas dentro del periodo de descuento? Documentos por pagar

1) Se mantiene un control adecuado sobre las transacciones relacionadas con documentos que impida que se soliciten prstamos no autorizados? 2) Autoriza la administracin a firmar documentos para obtener prstamos? 3) Se mantiene un control adecuado sobre los documentos todava no expedidos?

4) Mencione si se contabilizan los documentos por pagar en un registro sobre documentos o algn otro registro formal que indique:

a. El importe del documento b. La fecha de vencimiento del documento c. Las fechas de pago de los intereses d. Los pagos de capital, e. El importe de los pagos por concepto de intereses

5) Est autorizada la persona que lleva el registro de documentos a firmar los documentos o los cheques?

6) Se lleva un registro apropiado de los activos que garantizan los prstamos?

7) Se pagan las cuentas a su fecha de vencimiento?

8) Se concilian peridicamente los registros auxiliares de documentos por pagar con la cuenta control?

9) Se cancelan y se conserva de una manera adecuada todos los documentos pagados?

Pasivos a largo plazo

1) Diga si autorizan en forma apropiada todos los pasivos a largo plazo por:

a. Junta Directiva, y/o b. Una mayora, previamente establecida, de las acciones 2) Emplea la empresa un agente independiente de bolsa para las obligaciones nominativas?

3) Emplea la empresa una institucin independiente que lleve el registro de obligaciones nominativas?

4) Si la empresa no contratara los servicios de un agente de bolsa y registradores independientes:

a. Se mantiene un control adecuado sobre las obligaciones an no firmadas? b. Se firman las obligaciones y de ms ttulos que amparan pasivos a largo plazo antes de ser expedidos? c. Se mutilan en una forma apropiada las obligaciones ya redimidas? 5) Se requiere por lo menos 2 firmas para que tenga validez un ttulo que ampare un pasivo a largo plazo?

6) Se ha contratado u a institucin de crdito que realice las funciones de caja y de tesorera para el pago de los intereses?

7) Se tiene control adecuado sobre los intereses no reclamados?

Capital social, pago de dividendos y utilidades no distribuidas

1) Los certificados de acciones y los talonarios de las mismas se utilizan en forma numrica ininterrumpida?

2) Los certificados redimidos o canjeados se cancelan efectivamente adhirindolos al original de su talonario?

3) Se tienen certificados de acciones en:

a. Caja de seguridad bajo llave? b. En custodia con un funcionario autorizado?

4) Los certificados de acciones no emitidos y sus talonarios quedan al cuidado de funcionarios responsables?

5) Se llevan los siguientes registros que seala la Ley General de Sociedades Mercantiles: c. Registro de acciones nominativas? d. Registro para anotar los aumentos y disminuciones de capital social?

6) Los cupones de dividendos se cancelan debidamente y se archivan cuando se han pagado?

7) Que procedimiento se sigue para decretar dividendos, pago y contabilizacin de los mismos?

8) El libro de actas se mantiene actualizado con los aumentos y disminuciones de capital?

9) Se han corregido en libro de actas, los acuerdos para el pago de dividendos y la autorizacin de los resultados de cada ejercicio?