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Prozess MM-1

Bedarfs & Bezugsquellenermittlung für Einkaufsmaterial

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Prof. Dr. Norbert Ketterer – HS Fulda

Einordnung in Gesamtprozess

Einordnung aus Planungsgesichtspunkten

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(Benz, 2011) Prof. Dr. Norbert Ketterer – HS Fulda

Einordnung in Gesamtprozess

Einordnung aus Beschaffungsgesichtspunkten

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(Benz, 2011) Prof. Dr. Norbert Ketterer – HS Fulda

Bestellanforderungshandling & Bezugsquellenermittlung

Ziele:

Schnittstelle zwischen Materialbedarfsplanung und externer Beschaffung


Management der Zugangselemente für fremdbeschafftes Material
Zugangselemente wurden in Materialbedarfsplanung generiert
 

Zugangselemente bilden Startpunkt für operativen Beschaffungsprozess Potentiell manuelle Änderung der vorgeschlagenen Zusatzelemente
– – –

Änderung der Menge Entscheidung Beschaffung/ Eigenfertigung oder zumindest explizite Erzeugung der Bestellanforderungen Neue Zugangselemente – auch für Materialien, die z.B. nicht geplant wurden.

– –

Feststellung möglicher Bezugsquellen/ Lieferanten zur Deckung der ermittelten Bedarfe Schrittweise Ermittlung, ob zeitlich gültige Quotierungen, Orderbucheinträge, Rahmenverträge und Infosätze vorhanden sind

Falls keine Bezugsquellen existieren, können durch Anfragen bei Lieferanten neue Bezugsquellen ermittelt werden

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Bitte vergleichen Sie auch Kapitel 5.5.1 bis 5.5.3 im Buch von Benz
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Bezugsquellenermittlung, Angebotsvergleich, Lieferantenauswahl

Der folgende Prozess stellt die Bezugsquellenermittlung, Angebotsvergleich, Lieferantenauswahl als EPK dar

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Definition Bestellprozess

Definition laut Gablers Wirtschaftslexikon (gekürzt)

Prozess zur rechtlichen Absicherung der Besitzübertragung und der organisatorischen Abwicklung dieser Aufgaben auf der Basis von Informationen aus der Bedarfsermittlung, Beschaffungsmarktforschung und Einkaufspolitik. Der Bestellprozess setzt sich aus mehreren Teilprozessen zusammen. Durch die Bedarfsmeldung oder Bestellanforderung wird dem Einkäufer die innerbetriebliche Nachfrage übermittelt. Die Einholung verschiedener Angebote erfolgt durch traditionelle Anfragen oder über elektronische Märkte oder elektronische Ausschreibungen. Im Rahmen der Angebotsbearbeitung werden die Angebote auf Übereinstimmung mit internen Anforderungskriterien (z.B. Qualität, Menge, Lieferzeit und Einkaufsbedingungen) geprüft, nach dem Preis-Leistungs-Verhältnis untersucht und miteinander verglichen. Übersendet der Lieferant eine Auftragsbestätigung, ist schließlich der Inhalt dieser Bestätigung mit der Bestellung zu vergleichen, um die inhaltlich richtige Auftragsannahme zu kontrollieren. Der Bestellvorgang hat sich durch Nutzung internetbasierter Technologien signifikant verändert.

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Externe Beschaffung
Bestellanf.
 

Zahlungsabwicklung
Rechnung

Bedarfsermittlung

Bestellung

Das linke Bild zeigt den Standard-Einkaufsprozess in SAP Dies ist ein betriebswirtschaftlich relevanter Ablauf, der in einer ähnlichen Form auch in anderen ERPSystemen implementiert ist Auch im „echten Leben“ haben wir einen ähnlichen Prozess
– –

Rechnungsprüfung

Bezugsquellenermittlung
 

WEB-Shops ALDI

Wareneingang
Bestellung

Lieferantenauswahl

Bestellanforderungshandling kann als Schritt 1 der externen Beschaffung gesehen werden Die Bestellanforderung ist das wesentliche Bewegungsdatum der ersten 3 Schritte Bezugsquellenermittlung ist der zweite Schritt innerhalb der externen Beschaffung Es können Schritte zur Lieferantenauswahl notwendig sein

Bestellüberwachung

Bestellabwicklung

(SAP)

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Prof. Dr. Norbert Ketterer – HS Fulda

Prozesse der Externen Beschaffung
1.

Bedarfsermittlung (PP)

Bedarfe können im Rahmen der Disposition entstehen oder manuell eingegeben werden

2.

Bezugsquellenermittlung
welche Lieferanten können zu welchen Konditionen das benötigte Material liefern ?

3.

Lieferantenauswahl
Nach Ermittlung möglicher Bezugsquellen kann die tatsächliche Bezugsquelle (ein Lieferant) festgelegt werden.

4.
– –

Bestellabwicklung
Nach der Lieferantenauswahl wird die zugrunde liegende Bestellanforderung in eine Bestellung umgewandelt Auch manuelle Erstellung der Bestellung möglich

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Prof. Dr. Norbert Ketterer – HS Fulda

Prozesse der Externen Beschaffung
5.

Bestellüberwachung
– –

Überwachung des Bearbeitungsstands der Bestellung Erzeugung der Mahnungen an den Lieferanten

6.
– –

Wareneingang
Auf Grund der Bestellung liefert der Lieferant das Material Im Wareneingang wird die Ware mit Bezug zur Bestellung verbucht

7.
– – –

Rechnungsprüfung (Link zu FI)
Lieferant sendet mit/nach Warenlieferung die entsprechende Rechnung Rechnung muss auf rechnerische und sachliche Richtigkeit überprüft werden Bezug dabei auf Bestellungen und Wareneingänge

8.

Zahlungsabwicklung (FI)
Bezahlung der Rechnung via Zahlungslauf

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Definition Bestellanforderung

Definition laut SAP

Aufforderung an den Einkauf, ein Material oder eine Dienstleistung in einer bestimmten Menge zu einem bestimmten Termin zu beschaffen.

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Die Bestellanforderung

Bedarfe nach (externen) Materialien entstehen an unterschiedlichen Stellen

Als Produktionsmittel: bei unserem PC die fremdbeschafften Teile (direkte Materialien) Als Verbrauchsgut: etwa Büromaterial (indirekte Materialien)
Interne Belege, mit denen der Einkauf aufgefordert wird, ein Material in bestimmter Menge zu einem bestimmten Termin zu beschaffen.

Diese Bedarfe werden in Bestellanforderungen (BANF) ausgedrückt

 

Die Bestellanforderungen werden dann in Bestellungen und andere Beschaffungselemente umgewandelt Verschiedene Herkunftsobjekte/ Möglichkeiten der Anlage von BANFen existieren

Manuelle Eingabe oder automatische Generierung Freigabemechanismen existieren (etwa nach Preis)

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(Benz, 2011)

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Wesentliche Elemente einer Bestellanforderung

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1. 2. 3. 4. 5.

Bestellposition – enthält u.a. das Material und die Menge Positionstyp – Art der Position (wir verwenden „Blank“ Werk – Werk an das das Material geliefert werden soll Lieferant – Lieferant des Materials Bezugsquelle – Bezugsquelle als Referenz (auch für Preis)

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Bemerkung: Es können auch Materialien beschafft werden, die nicht auf Lager gelegt werden (z.B. Verbrauchsmaterial. Diese werden dann kostenseitig direkt auf eine Kostenstelle bezogen – statt auf den Werksbestand.

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Ablauf Bezugsquellenermittlung

Bezugsquellenermittlung durchläuft verschiedene Schritte

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(Benz, 2011)

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Anfragen und Angebote

Anfrage
– –

In Frage kommende Lieferanten werden aufgefordert, zu bestimmten Materialien Angebot mit entsprechenden Konditionen und Aussagen zur Lieferfähigkeit abzugeben Eine Anfrage kann in SAP manuell oder mit Bezug zu einer Bestellanforderung angelegt werden

Angebot
– – – –

Die aufgeforderten Lieferanten geben auf Grund der Anfrage ein Angebot ab oder übermitteln eine Absage. Das Angebot enthält üblicherweise Preise und Konditionen zu den angefragten Materialien und Dienstleistungen für die Anfrage und wird hierfür gepflegt Angebote und Anfragen können gruppiert werden, um spätere Vergleiche durchführen zu können (Preisspiegel) Die um das Angebot ergänzte Anfrage kann auch als Vorlage für operative Bestellungen verwendet werden

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Prof. Dr. Norbert Ketterer – HS Fulda

Definition Anfrage

Definition laut SAP

Aufforderung einer Einkaufsorganisation an einen Lieferanten, ein Angebot zur Lieferung von Materialien oder zur Erbringung von Dienstleistungen abzugeben.

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Prof. Dr. Norbert Ketterer – HS Fulda

Typen von Anfragen

Typen von Anfragen
– – –

In der Betriebswirtschaft werden „allgemeine“ und „bestimmte“ Anfragen unterschieden Vergleichen Sie auch im Buch von Speth/ der WI-Grundlagenvorlesung Welchen Typ können wir mit einem ERP-System abdecken ?

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Prof. Dr. Norbert Ketterer – HS Fulda [Speth]

Beispiel einer Anfrage

[Speth]

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Definition Angebot

Definition laut SAP

Offerte über bestimmte Waren und/oder Dienstleistungen, die der Lieferant an einem festgelegten Datum zu einem festgelegten Preis an den Kunden oder Interessenten liefern wird, wenn dieser den Vorschlag annimmt.

Bemerkung: es existieren eine Reihe verschiedener

Definitionen von SAP für „Angebote“ – abhängig vom Modul

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Prof. Dr. Norbert Ketterer – HS Fulda

Beispiel eines Angebots

[Speth]

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Angebotsvergleich

Angebote können mit Hilfe eines „Preisspiegels“ verglichen werden

Preisspiegel vergleicht Angebote – es
existiert die Möglichkeit, einen „Marktpreis“ zu sichern

Ein „Marktpreis“ kann im Rahmen einer

Lieferantenbeurteilung als
Bewertungskriterium für den Lieferanten eingehen

[SAP]

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