Manual de Organización de Eventos. Buro de Convenciones de Michoacan 2011 PDF

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES
NDICE
PRESENTACIN PROPUESTA
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1. REQUERIMIENTOS PREVIOS 2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 3. ESTRUCTURA FINANCIERA 4. ETAPA PROMOCIONAL 5. ETAPA OPERATIVA 6. ETAPA DE CIERRE 7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 8. ANEXOS
Apoyo Bur de Convenciones de Michoacn para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.
PRESENTACIN PROPUESTA
La siguiente metodologa es una sugerencia de pasos a seguir, para la organizacin de Eventos de Reuniones.
Pretende ser un apoyo de parte del Bur de Convenciones de Michoacn, principalmente para los organiza organizadores dores de eventos que no cuentan con los servicios de profesionales en organizacin, organizacin de gran valor para el xito de los congresos,
convenciones, ferias y viajes de incentivos.
El Bur de Convenciones de Michoacn cumpliendo con uno de sus objetivos respecto al apoyo y asesoramiento de Asociaciones, Asociaciones, Corporativos e Intermediarios en la realizacin de sus eventos, presenta la siguiente herramienta que est st situada para la par parte de planeacin y organizacin, etapas criticas cr para el xito de un evento.
Para su aplicacin, es importante analizar aspectos especiales como: caractersticas, objetivos, alcances, nmero, perfil y origen de los asistentes, fechas, instancias participantes y oferta adecuada; adecuada puesto que en medida da de sus requerimientos ser ser la adaptabilidad que se tenga que realizar de esta propuesta de planeacin y organizacin de eventos.
1. REQUERIMIENTOS PREVIOS.
1.1.
Enfoque, objetivos y nombre del evento.
Estos aspectos estn totalmente relacionados por lo que es necesario definir cada uno de ellos para tener un panorama claro de la definicin del evento. a) Enfoque: se refiere al campo de estudio tanto general como particular al que est dirigido el evento. se pretende al realizar el evento, se b) Objetivos del evento: aqu se va a definir que se puede partir de un objetivo general y despus enunciar algunos particulares. Los objetivos deben ser claros, alcanzables y medibles. c) Nombre: est debe indicar ciertas caractersticas, como las siguientes: La Edicin del evento. El tipo de Evento que se llevar a cabo. El rea de estudio general al que est enfocado el evento.
Se debe tomar en cuenta para la seleccin del nombre, saber cul ser la temtica o problemtica que se abordar en el evento. Esto debe tener congruencia con el enfoque y objetivo del evento. Se sugiere que por cuestiones mercadolgicas, que el nombre sea breve y que despierte el inters de la persona que lo escuche. Es por lo tanto importante identificar dentificar el segmento de mercado al cual est dirigido el evento. El nombre tiene que vender el producto, o al menos, que a la persona le d por indagar sobre el evento. Por lo que se cree conveniente dos frases; una como titulo y un slogan. Ambos atractivos y breves.

1.2. Determinar Lugar y Fechas tentativas.
a) Lugar: est se debe contemplar en base al nmero de asistentes esperados al evento. Adems de contar con una infraestructura adecuada que pueda albergar el evento, de no tener con todo lo necesario, cabe destacar que para algunos aspectos se puede hacer uso de los proveedores que el evento requiera. b) Fecha: es un factor determinante para el xito del evento, por lo que hay que tomar en cuenta lo siguiente: Tomar omar en cuenta el tiempo que se va a requerir para la organizacin del evento, o, este puede variar de 3 a 8 meses, dependiendo de la complejidad del evento. Hacer una reflexin del calendario escolar, para tomar en cuenta suspensiones, periodos vacacionales, eventos eventos propios de la institucin o destino, etc. Se sugiere programar la fecha, durante los semestres pares en los meses de Octubre o Noviembre, ya que no se ve interrumpido por periodos vacacionales, considerando que la gestin de los patrocinios cuenta con presupuesto an para otorgar apoyo.
1.3.
Personal de apoyo y equipo de asesores. as
a) Personal de apoyo: Para eventos de entre 800-1500 800 personas se requerir de 4 a 6 personas para las distintas reas en las que se dividir el personal, que son: coordinacin de logstica, promocin, finanzas y relaciones pblicas. Se debe tener en cuenta los diferentes perfiles que se necesitan para estar a cargo de d los diferentes departamentos, adems de que estas personas deben comprometerse a participar a lo largo del proceso del evento. Todos estarn bajo la supervisin y el mando del responsable principal.

b) Equipo de asesores: se recomienda que solo sean 4 participantes, de igual manera de debe analizar los perfiles, ya que trabajaran en cada una de las reas, mencionadas anteriormente. A pesar de que solo se limitan a la consejera y no tienen una involucracin in directa con la organizacin del evento, se requiere de personas responsables, por la magnitud del Evento.
1.4.
Costo aproximado del evento.
Es necesario presentar a las diferentes autoridades de la Institucin, un presupuesto que nos refleje el costo aproximado que tendra el evento. Para esto es necesario, estimar el presupuesto, cotizando los principales rubros, para la organizacin de un Evento, , los cuales resultan ser el 70% del total del presupuesto. Dichos rubros son: Instalaciones: teatro, even eventos tos sociales (renta de sonido, banquetes, algn tipo de espectculo). Conferencistas (honorarios, hospedaje y/o traslados). Kit de trabajo (reconocimiento, carpeta, playera, lapicero, material de apuntes) apuntes). Promocin: interna y externa (carteles, trpticos, publicidad en medios).
1.5.
Requerimiento de recursos para iniciar operaciones.
Este paso consiste en preparar el documento que se debe presentar a las autoridades del evento, , para que sea sometido a un anlisis y evaluacin. Este documento debe ser realizado por el equipo de trabajo, dicho documento debe contener todo lo establecido hasta este punto, de una manera ordenada y resumida. La metodologa establecida en este documento, debe sealar las distintas etapas a recorrer, su duracin, objetivos y requerimientos.

1.6. Planteamiento oficial.
Ya que se ha presentado el documento ante todo comit organizador o mesa directiva y se han hecho las correcciones necesarias, neces se procede a poner fecha para realizar una reunin con las personas que estarn involucradas en el proyecto. Se sugiere estn presentes todos los involucrados. Es importante entregar a cada uno de los presentes una copia del documento elaborado. En esta reunin se debe determinar determina si se tendr la aprobacin del proyecto. proyecto Ya contando con la aprobacin, se puede comenzar con las actividades planeadas.
1.7.
Etapa Estructural. Elaboracin del Programa.
Es necesaria la mecnica de la elaboracin del evento para determinar los tiempos en que se realizaran las conferencias y las actividades. En el programa se dir el nombre de las conferencias y del ponente que se impartirn en el da y la hora determinada. Se incluir adems la agenda alterna social y cultural y en su caso el programa para acompaantes.
1.8.
Diseo de la imagen y concepto.
El concepto de imagen del Evento debe ser innovador. Con el propsito de dejar en mente a los congresistas el objetivo que deseamos, debe de identificarse a la institucin, nombre, fecha y recinto en algunos casos.

Para la imagen se recomienda poner colores con significado y que vaya acorde al concepto del Evento o bien a la marca de la Asociacin o Corporativo. Para esto se deber de contratar a un diseador de imagen que plantee diferentes propuestas, tas, en varios tamaos y aplicaciones.
1.9.
Diseo y cotizacin del kit del trabajo.
Se debe cumplir dos objetivos: 1.-Proporcionar oporcionar un material de trabajo para las notas de los congresistas. congresistas 2.-Otorgamiento torgamiento de un presente al evento. evento Para la determinacin del kit, es necesario ver la partida asignada para este concepto en el presupuesto. Una vez posibles proveedores. Se recomienda que dentro del kit de trabajo se agreguen unas hojas con la informacin siguiente: a) Bienvenida b) Logotipo c) Mapa d) Restaurantes patrocinadores e) Telfonos de emergencia f) Patrocinadores Para la impresin de esta informacin es recomendable se utilicen hojas mem membretadas. establecido lo anterior, se deber buscar opciones con
1.10.
Reservacin de instalaciones para conferencias, eventos sociales y dems actividades a realizar.
Se recomiendan los siguientes pasos:

1. Definir lugar de las conferencias: cuando se visualiza la posibilidad de realizar un evento se debe pensar en diversos temas como: nmero de asistentes esperado, necesidades de espacios espacios acordes a lo deseado e imagen imagen; esto marca el recinto en donde realizar el evento y con qu horarios. Capacidad Ubicacin y vas de acceso Comodidad Equipo tcnico Equipo humano
ntos sociales son de 2. Definicin de lugar o lugares para eventos sociales : los eventos las cosas ms buscadas en el Evento y eventos dado que es parte de descanso y convivencia, estos pueden ser clasificados de la siguiente manera : Sociales Culturales
1.11. Contactar y confirmar conferencias.
Una vez que se haya definido el nombre y la temtica del evento se puede contactar ya de manera formal, a los posibles conferencistas. Para esto se recomienda lo siguiente: a) La elaboracin de una lista de candidatos potenciales potenciales que incluya sus nmeros telefnico, pgina de internet si la tiene y su correo electrnico. b) Realizacin de las llamadas correspondientes y enviar correos electrnicos, en donde se les hace saber la intencin de que formen parte de la seleccin del grupo de conferencistas que habr para dicho evento. c) Una vez realizado los puntos anteriores se procede a una depuracin de
candidatos para ir reduciendo la lista del nmero de personajes que se desean atraer. d) Para confirmar, en algunos casos es oportuno viajar a donde est el conferencista o enviarle un kit representativo del evento y del destino, aparte del el oficio formal.
1.12.
Promocin del evento con posibles patrocinadores.
Es necesario recalcar que los patrocinadores pueden llegar a costear la totalidad de los gastos del Evento y por ello de la debida atencin que los responsables deben de dar. A los patrocinadores es necesario presentarles los beneficios que podran tener s si deciden forma parte de la lista de patrocinadores Las personas encargadas para desempear esta tarea debern ser los Presidentes de las Asociaciones, , los Directores de los Corporativos segn corresponda o bien, los Coordinadores Generales de los eventos, en coordinacin con el rea de relaciones pblicas. Adems que debern contar con una buena presentacin y tener facilidad de palabra. Los integrantes de las diferentes coordinaciones tambin pueden apoyar en esta actividad, siempre y cuando se hagan acompaar de alguna de las personas antes mencionadas. Se recomienda ienda hacer una carpeta que contenga toda la informacin del Evento para la muestra con los posibles patrocinadores. Al momento de llevar a cabo esta tarea se aconseja seguir la siguiente metodologa: 1. Llamar a las instalaciones. instalaciones 2. Conseguir el nombre, telfono y dems informacin til de la persona con poder de decisin sobre dicho patrocinio. patrocinio 3. Hacer un escrito dirigido a la empresa y personas del punto anterior anterior. 4. Concertar una cita cita. 5. Enviar la carta por e-mail, e mail, fax o llevarla personalmente en funcin de distancias istancias y de tiempo. tiempo 6. Darle seguimiento por medio de llamadas telefnicas o visitando en las instalaciones de la empresa al posible patrocinador. patrocinador 7. Tomar o no en cuenta al patrocinador , en caso de tomarlo en cuenta, puntualizar el monto del patrocinio y la propaganda que incluirn sus logos y el recibo oficial de cobro.se recomienda que se hago por escrito todo lo anterior.

Ejemplo de Tabulador de patrocinios: PATROCINIO CREDITOS
Donaciones en especie
Cada patrocinio en especie se traducir en valor comercial de acuerdo a lo siguiente:
Patrocinio de $50,000.00 0a $100,000.00
Inclusin de logo en programa general y cuadernillos para asistentes. Insercin del logo en los gafetes del evento. Inclusin del logo en pendn de
patrocinadores. Inclusin del logo en la escenografa del recinto sede. Inclusin del logo en la pgina web del evento. Mencin peridica durante el transcurso del programa.
Inclusin de logo en programa general. Insercin del logo en los gafetes del evento.
Patrocinio de $30,000.00 a $49,000.00
Inclusin
del
logo
en
pendn
de
patrocinadores. Inclusin del logo en la pgina web del evento.
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Patrocinio de $15,000.00 a $29,000.00 Inclusin de logo en programa general. Inclusin del logo en pendn de
patrocinadores. Inclusin del logo en la pgina web del evento. Inclusin del logo en pendn de
Patrocinio de $8,000.00 a $14,000.00
patrocinadores. Inclusin del logo en la pgina web del evento. Inclusin del logo en la pgina web del evento.
Patrocinio de $3,000.00 a $7,000.00
1.13. Cotizacin
de
hoteles
tanto
para
conferencistas
como
para
congresistas.
Se debe brindar informacin a toda persona que vaya asistir al evento acerca de dnde y con qu costo se puede hospedar para que tengan mayor certidumbre a la hora de la toma de decisin de asistir al evento que estamos organizando. Para lograr esto debemos de: s y Convenciones de la ciudad, para investigar i a) Acercarnos a la oficina de Eventos que hoteles es estn cerca del lugar donde se va a llevar a cabo el Evento Evento. b) Realizar una depuracin en base a calidad de instalaciones, servicios ofrecidos y el costo de esto. c) Elaborar una lista de por lo menos 10 candidatos potenciales y proceder a visitarlos para que e se enteren del evento y de la atencin de incluirlos en las listas de hoteles del evento. d) De los hoteles seleccionados y con los que ya se lleg a un arreglo se puede todava seguir negociar y seleccionar el hotel sede o hoteles sede que en su total se recomienda que no excedan ms de dos hoteles.
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e) En este o estos hoteles sede, se hospedar a los conferencistas y se invitar de primera mano a los asistentes potenciales a que se hospeden hospeden en estos hoteles. f) IMPORTANTE: Los hoteles sede no debern estar a ms de 15 minutos en auto de donde se realice el evento y esto con transito t considerable.
1.14.
Llevar a cabo la planeacin de la publicidad.
La publicidad ayuda en buena medida a la promocin, y contar con ella a principios de la estructuracin del Evento puede llegar a servir para atraer a ms patrocinadores, conferencistas, entre otros. A continuacin se enuncian y describen cuales deben ser los pasos a seguir para realizar una planeacin de la publicidad; a) Tipo de publicidad a utilizarse. En este apartado se necesita especificarse qu tipo de publicidad va a utilizarse en la promocin del Evento, , por ejemplo los medios de comunicacin que se p pretenden utilizar, las pancartas, carteles, publicidad en mobiliario urbano, los trpticos, separadores, entre otros. Para desarrollar este punto es necesario contar con el programa buen definido de todo el evento. b) Cantidad de la publicidad. El nmero de carteles, arteles, mails, invitaciones en redes sociales, spots en radio y televisin, y dems medios de publicidad que se vayan a utilizar, se determinarn por parte del Comit Organizador. Es muy importante determinar el nmero aproximado de la publicidad a utiliz utilizarse ya que puede llegar a desperdiciarse en el caso de lo material. Por parte de lo intangible (mails, invitaciones en redes sociales, etc.) es mejor dirigirse al target en lugar de sobresaturar a todo tipo de gente de publicidad.
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proveedore del producto o servicio c) Bsqueda de proveedores Los proveedores que trabajen con el comit organizador deben otorgar productos o servicios de calidad. Esto incluye un tiempo de entrega razonable, calidad de la materia prima, y una buena atencin al cliente. Es determinante encontrar ntrar proveedores que garanticen el producto/servicio, adems de que los precios sean justos en relacin con lo otorgado. Se recomienda presupuestar el mismo material con diferentes proveedores y elegir el que ms convenga al Evento. d) Contratacin con el proveedor oveedor Una vez determinado cual es el proveedor ms conveniente, se proceder a la contratacin con el proveedor. Se recomienda mantener una lista de contactos por cualquier contingencia que pudiera suscitarse. La forma de pago se deber de puntualizar, as s como la fecha de entrega y condiciones del producto/servicio a contratar. e) Papelera. El proveedor asignado para la elaboracin de la publicidad impresa y digital (carteles, trpticos, separadores, invitaciones especiales, entre otros) puede tambin trabajar en la realizacin de los reconocimientos (de los conferencistas y patrocinadores) y los gafetes. Los reconocimientos, se recomienda que tengan por lo menos dos firmas. Las firmas pueden ser del Presidente de la Asociacin, del Director del Corpora Corporativo que corresponda o bien, del Coordinador General del Evento. Los gafetes se sugieren que estn foliados y que se dividan en cuatro categoras: 1. Comit organizador (no ms de 50). 2. Conferencistas (el nmero de conferencistas ms 5). 3. Congresistas (nmero esperado ms 200). 4. Prensa (no ms de 20). Nota.- (cantidad recomendada de elaboracin).
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Adems se recomienda que en los gafetes se imprima informacin sobre los eventos sociales y culturales (si es que los hay) para que puedan ser perforados al tener ac acceso a dichos eventos, igualmente se puede hacer uso de la tecnologa con la que hoy se cuenta en materia de registro y accesos a eventos. eventos
2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
2.1.
Planeacin de necesidades humanas en el comit organizador organizador.
El contar con una buena planeacin para lograr una eficiente divisin del trabajo es muy importante para evitar anomalas en los procesos, en las tareas y en los objetivos.
Para efectos de los congresos y convenciones es conveniente utilizarse la estructura de coordinaciones, las cuales a su vez conformarn un comit organizador: Coordinacin General. Coordinacin de Finanzas. Coordinacin de Logstica. Coordinacin de Promocin. Coordinacin de Relaciones Pblicas (RR. PP.).
Cada coordinacin contar con un jefe y auxiliares.
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2.2. Organigrama del comit organizador. organizador
COMIT NACIONAL
COMIT LOCAL
Presidente del Comit Organizador
Coordinador de Promocin
Coordinador de Finanzas
Coordinador de Logstica
Coordinador de R.P.
2.3.
Conformacin del comit organizador. organizador
El nmero de integrantes del comit organizador estar dado en base a las necesidades y circunstancias que cada evento trae consigo aunque de base se recomienda siempre tener 5 integrantes que encabezarn cada una de las l coordinaciones.
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El proyecto cuenta con un anlisis especfico y detallado de cada puesto que se llega a requerir durante el desarrollo de un evento. Para hacerse llegar de recurso humano auxiliar a las coordinaciones, , lo recomendable a hacer, es reclutar voluntarios universitarios de preferencia de las carreras a las que se refiere el tema del evento. Esto se puede hacerse de manera muy sencilla utilizando dos vas: 1. Anuncio escrito y colocado visiblemente dentro de las instancias participantes. 2. Invitacin directa a las Universidades. 3. Apoyarse de la oficina de Congresos y Convenciones de la localidad. El nmero de integrantes del comit organizador del Evento en cuestin estar dado en funcin de los siguientes factores: Nmero de asistentes esperados al evento. Cantidad de tareas a realizar.
Es importante sealar que por lo menos debe haber tres personas auxiliares integrando cada coordinacin, exceptuando la presidencia de la coordinacin del comit.
2.3.1. Coordinador general.
Resumen Se encarga de planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades propias del evento, antes, durante y despus de ste. Dirige juntas de trabajo con los coordinadores de cada rea.; asiste a reuniones s y reporta a Comit Local del evento, evento, cuando ste se lo solicite, los resultados globales de la organizacin.
Deberes y responsabilidades 1.- Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de las Organizaciones y ejecucin ejecuci del Evento. 2.- Revisar y autorizar los planes de trabajo de los coordinadores de cada rea.
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3.- Organizar juntas de trabajo con los Coordinadores de cada rea para tratar asuntos relacionados con el funcionamiento de las mismas as como resolver problemas que surjan en ellas. 4.- Analizar y verificar los estados financieros. 5.- Reunirse con la Asociacin o Corporativo (comit local) semanalmente y hacerle un reporte de los avances y problemas que se hayan presentado. 6.- Formular reporte final de actividades al trmino del Evento. Relaciones de trabajo Reporta a: Comit Local del Evento. Supervisa a: Coordinacin de Logstica, Coordinacin de Relaciones Pblicas,
Coordinacin de Promocin e Imagen y Coordinacin de Finanzas. Fin Trabajo con: Coordinadores de todas las reas. Fuera de la organizacin: Asociaciones relacionadas, Instituciones Gubernamentales, Organizaciones de iniciativa privada y no gubernamentales y dems agrupaciones u organizaciones con las que se pueda entablar entablar cierta relacin buscando algn tipo de beneficio econmico o en especie para la realizacin del Evento. Autoridad Tiene el derecho de tomar decisiones de la organizacin por el monto que sea necesario, siempre y cuando este sea justificado debidamente debidamente y este tenga fondos suficientes. Da rdenes a los Coordinadores de rea sobre las actividades a realizar; adems de aplicar sanciones en caso de no cumplir con las tareas asignadas. Criterios de desempeo 1.- Organiza, , dirija y coordine la totalidad de las actividades de la organizacin. 2.- Revisa al 100% los planes de trabajo de los Coordinadores de cada rea, quincenalmente. 3.- Se renen semanalmente con el comit local para dialogar y encontrar soluciones conjuntas a los problemas que se hayan presentado.
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4.- Vigila el correcto uso de todo el equipo y material que haya solicitado a prstamo. 5.- Reporta cualquier problema mayor al comit local en ese orden. 6.- Supervisa que se elabore y ejecuten todas las estrategias de promocin. 7.- Realiza las estrategias y planes necesarios para lograr los objetivos del evento y el xito de los trabajos. Condiciones de trabajo Debido a la naturaleza del puesto la responsabilidad de gran parte del evento es inherente al mismo. El ambiente de trabajo es de presin presin constante y continuamente debe estar tratando con personas as que debe mostrar criterio y visin para poder resolver todo tipo de circunstancia especial que se le presente. Especificaciones del puesto a) Requisitos: Facilidad de palabra, ser observador y analtico, poseer el don de mando, trato agradable y un control en situaciones de presin dados los requerimientos del puesto, alto grado de responsabilidad y dinmico. Conocimiento en computacin.
2.3.2. Coordinador de log logstica
Resumen Tiene como tarea principal la planeacin del Evento antes, durante y despus del evento en cuanto al recurso humano, fijacin de tiempos y estructuracin de programa general del evento. Asiste a reuniones y reporta al Coordinador General, cuando cuando este se lo solicite, los resultados parciales de la organizacin. Los aspectos tcnicos son de especial observacin para este puesto. Deberes y responsabilidades 1.- Planeacin detallada antes, durante y despus del evento de las actividades del Comit t Organizador y los recursos materiales as como el requerimiento de estos.
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2.- Organizar juntas de trabajo con el comit organizador para tratar asuntos relacionados con el funcionamiento dentro de sus Coordinaciones. 3.- Elaborar documento global a manera manera de archivo (conferencistas, congresistas, profesores, etctera). 4.- Dar de alta una pgina de internet donde describa el evento a realizarse con fechas, horarios, lugares relevantes del evento, listado de conferencistas y sus currculums. 5.- Formular un programa de capacitacin, para el comit organizador. 6.- Elaborar un anlisis de puestos de la organizacin del Evento. 7.- Hacer invitaciones a profesores profesores. 8.- Definir las necesidades materiales y tcnicas del evento y elaborar un listado de estas as como el programa de abastecimiento para el evento y las Coordinaciones. 9.- Creacin e implementacin de un sistema de registro de asistentes al evento en donde se desglose los ingresos tanto humanos como financieros en lo que a inscripciones y registros ros se refiera. Este registro ser de uso exclusivo, por cuestiones de seguridad, del Coordinador General, la persona encargada de las finanzas del evento y el Coordinador de Logstica. 10.- Elaborar un condensado de toda la informacin esencial del evento y promocionarlo al Comit Organizador. Este condensado debe de ser de fcil acceso para quien lo solicite en el momento en que lo solicite. 11.- Responsabilizarse junto con el Coordinador General de la ptima continuidad del evento durante los tres das que ue dura este. 12.- Coordinar el Centro de Control que har las veces de Centro de Mando para los tres das que dura el evento. Relaciones de trabajo Reporta a: Coordinador General. Supervisa a: Auxiliares de la Coordinador de Logstica y rea de registro. Trabajo con: Coordinador General y Coordinadores de todas las reas. reas
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Fuera de la organizacin: Instituciones Gubernamentales, Organizaciones de iniciativa privada y no gubernamentales y dems agrupaciones u organizaciones con las que se pueda entablar cierta rta relacin buscando algn tipo de beneficio econmico o en especie para la realizacin del Evento. Evento Autoridad Tiene la autoridad de acomodar u organizar a cualquier miembro del Comit
Organizador para solventar alguna necesidad o problema que se presente presente, este lo har sin perturbar las actividades que hayan sido previamente asignadas a estos elementos. Ordena al personal de su rea sobre las actividades a realizar; adems de aplicar sanciones en caso de aplicar sanciones en caso de no cumplir con las tare tareas asignadas. Tambin tiene la autoridad de disponer de los recursos materiales y tcnicos para lograr el xito del evento. Criterios de desempeo 1.- Organiza y coordina lo que integra su coordinacin. 2.- Formula planes de trabajo con los dems coordinadores de las dems reas para reportar resultados ante las autoridades pertinentes. 3.- Establece canales eficientes para la correcta comunicacin del Comit Organizador; se puede valerse de medios impresos o electrnicos. electr 4.- Elabora un registro de asignacin de tareas y responsabilidades y de seguimiento del cumplimiento de ste. 5.- Supervisa la creacin de la pgina de Internet y la actualizacin de la misma. 6.- Supervisa el registro de congresistas, maestros y conferencistas. 7.- Supervise la elaboracin de los reconocimientos de los participantes al Evento Evento. 8.- Elabore las memorias del Evento. Evento 9.- Elabore en conjunto con el Presidente y los Coordinadores del Comit el reporte final del Evento.
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Condiciones de trabajo Parte de este trabajo lo realiza en las oficinas del comit organizador y en el recinto sede, porque l es el responsable directo de la logstica del evento en cuanto a los tiempos y eficacia del personal. Cuenta con un cubculo con la iluminaci iluminacin adecuada ecuada y el mobiliario adecuado, as como equipo de cmputo con acceso a internet. Especificaciones del puesto a) Requisitos Excelente presentacin b) Aptitudes y Habilidades Facilidad de palabra, ser observador y analtico, poseer el don de mando, trato agradable y un control en situaciones de presin dados los requerimientos del puesto, alto grado de responsabilidad y dinmico. Conocimiento en computadoras.
2.3.2.1.
Registro
Resumen Tiene como tarea principal el buscar un servicio de programacin de base de datos o una persona de servicio social del rea de sistemas o informtica para elaborar lo antes mencionado. Como segunda prioridad tiene la correcta captura de informacin de todos los asistentes al evento, as como la impresin, organizacin, acomodo y entrega de reconocimientos. Tambin tienen a su cargo labores de oficina. Deberes y responsabilidades 1.- Buscar que se elabore la base de datos para efectuar el registro de asistentes al evento. 2.- Prever lo necesario para efectuar el registro en el lugar lugar que se indique (mobiliario, formatos y gafetes).
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3.- Realizar una correcta y efectiva captura de todos los datos de los asistentes mostrando disponibilidad y buen trato en todo momento. 4.- No abandonar su rea de trabajo. 5.- Imprimir, organizar y acomodar los reconocimientos para su entrega. Relaciones de trabajo Reporta a: Coordinador de Logstica. Supervisa: Auxiliares de registro. Trabaja con: Auxiliar de Logstica, coordinador general y dems coordinaciones. Fuera de la organizacin: Empresas que otorguen software para la base de datos. Autoridad No aplica. Criterios de desempeo 1.- Organiza y coordina las actividades del personal encargado del registro. 2.- Utiliza en todo momento una actitud de servicio en la atencin de asistentes al evento. 3.- Mantiene el orden en todo lo concerniente a su rea de trabajo. 4.- Hace empleo de sentido comn para la solucin de problemas 5.- Reportar a su Jefe inmediato cualquier falla o anomala en el sistema de registro o en el flujo de personas. 6.- Elabore ore los reconocimientos de los participantes y conferencistas del Evento Evento. Organice la entrega de reconocimientos por orden alfabtico y en grupos de no ms de 50 reconocimientos. Especificaciones del puesto a) Requisitos Experiencia: Preferentemente. Buena presentacin.
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b) Aptitudes y Habilidades Facilidad de palabra, ser observador y analtico, trato agradable y un control en situaciones de presin dados los requerimientos del puesto, alto grado de responsabilidad y dinmico.
2.3.3. Coordinador de relaciones pblicas.
Resumen Se encarga de planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades las actividades de la Coordinacin de Relaciones Publicas. Es responsable de la imagen real y favorable de la organizacin y el logro de los objetivos del Evento as como de buscar patrocinadores para fortalecer y respaldar el evento. Colabora en la elaboracin de planes para la organizacin del evento e informa al Gerente General sobre sus actividades. Deberes y responsabilidades 1.- Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de la Coordinacin. 2.- Elaborar lista de patrocinadores potenciales y darle seguimiento. 3.- Redactar los oficios de peticin de patrocinio. 4.- Organizar las visitas a los posibles patrocinadores. 5.- Revisar la publicidad del evento y su estado. 6.- Organizar las actividades de difusin de la informacin. 7.- Atender quejas y sugerencias cualquier tipo de persona interesada en el Evento. 8.- Organizar promociones junto con el Coordinador de Promocin. 9.- Asistir a las juntas que ue se realicen para la organizacin del evento. 10.- Velar por la existencia de buenas y cordiales relaciones entre la organizacin del evento y las personas o empresas relacionadas con ella. 11.- Elaborar protocolo de inauguracin y clausura del evento.
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12.- Organizar en conjunto con la Coordinacin de Promocin, al personal a su Cargo para la ptima distribucin de este durante los 3 das del evento. 13.- Conseguir y entregar obsequios y reconocimientos a conferencistas. 14.- Realizar reporte final de actividades. Relaciones de trabajo Reporta a: Coordinador General. Supervisa a: Auxiliar de Relaciones Publicas, Edecanes teatro, Edecanes de
Conferencistas y Guas. Trabajo con: Departamento de Comunicacin y Difusin de la Latino y Coordinadores de todas las reas. Fuera de la organizacin: Instituciones bancarias, Instituciones Gubernamentales, Organizaciones de iniciativa privada y no gubernamentales y dems agrupaciones u organizaciones con las que se pueda entablar cierta relacin buscando algn tipo de beneficio econmico o en especie para la realizacin del Evento. Autoridad Tiene autoridad para mantener la organizacin y el buen funcionamiento de su Coordinacin con lo que esto implique. Criterios de desempeo 1.- Elabora un plan de trabajo y ver que los objetivos se cumplan. 2.- Organiza, dirige y coordina las actividades de Relaciones Publicas necesarias para el xito del Evento. 3.- Busca patrocinios para fortalecer y respaldar el evento. 4.- Hace reportes quincenales de e su trabajo y el de su Coordinacin. 5.- Realiza rol de funciones de los integrantes de su Coordinacin para antes, durante y despus de Evento.
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6.- Elabora junto con el Jefe de Departamento y el Coordinador General, el programa relativo a la inauguracin y clausura del evento y ver que este lo necesario para la realizacin de este. 7.- Hace un plan de atencin a Prensa. 8.- Define hotel u hoteles sede. 9.- Mantiene contacto con todos los hoteles involucrados en el hospedaje de conferencistas y congresistas. 10.- Prev lo necesario para cada evento social. Condiciones de trabajo Labora en una oficina en donde esta una computadora con impresora, escritorio, telfono, fax y archivero. a) Requisitos Excelente presentacin. b) Aptitudes y Habilidades Amplio sentido de la responsabilidad. Trato amable. Capacidad para la toma de decisiones. Dinmico y creativo. Amplio vocabulario. Manejo de PC. Conocimiento de administracin y finanzas finanzas.
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2.3.3.1.
Resumen Tiene como tarea principal, recibir a los conferencistas a congresistas y prensa que arriban al recinto de conferencias y mostrarles el camino, coordinar junto con la persona de rea tcnica todo lo necesario para la imparticin de sus ponencias, atenderlos, guiarlos y colocarlos en un lugar adecuado antes, durante y despus de su conferencia. Tambin auxilia en lo necesario mientras sus actividades originales no se lo demanden. Deberes y responsabilidades 1.- Atender a los conferencistas cordial y servicialmente. 2.- Checar que todos los implementos necesarios para la imparticin de las conferencias se encuentren a disposicin del conferencista. 3.- Colocar a los conferencistas en un lugar adecuado. 4.- Portar su gafete en todo momento. 5.- Supervisar todo lo necesario para que se mantenga el rea de congresistas en orden y silencio mientras se desarrollan las conferencias. 6.- Facilitar micrfonos cuando estos se requieran. 7.- Ayudar a acomodar personas onas en sus sitios correspondientes. 8.- Proporcionar informacin general a quien lo solicite. Relaciones de trabajo Reporta a: Coordinador de Relaciones Pblicas. Supervisa a: No aplica. Trabaja con: Coordinador de Relaciones Pblicas y Promocin. Fuera de la organizacin: Toda persona que est involucrada con el evento. Autoridad No aplica.
Edecanes
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Criterios de desempeo 1.- Encargarse de todo lo relacionado con los conferencistas, desde su llegada al teatro hasta su salida, esto es, recibimiento, colocacin y atencin. 2.- Mostrarse en todo momento con un trato cordial, servicial y accesible. 4.- Conocer el programa del evento. 5.- Cuidar el buen desarrollo de las conferencias. 6.- Notifique e inmediatamente al coordinador de relaciones pblicas cualquier anomala o contingencia que pongan en peligro el correcto desempeo de las conferencias. 7.- Conocer a los integrantes del comit organizador perfectamente. Condiciones de trabajo El tiempo ser factor determinante de sus actividades y esto ocasionar momentos mome de presin. La capacidad de respuesta jugara un papel importante para la solucin de problemas. La mayor parte de sus labores son dentro del lugar donde se desarrollaran las conferencias, y en la mayora del tiempo est de pie e informando a los asist asistentes al evento.
2.3.3.2.
Guas
Resumen Tiene como tarea principal, brindar informacin a los congresistas acerca de los hoteles, restaurantes y lugares tursticos de la ciudad y del Estado. Deberes y responsabilidades 1.- Tener contacto con los restaurantes y hoteles hoteles para la recepcin de los congresistas. 2.- Encargarse de los cupones de descuentos de los restaurantes para las comidas de los congresistas. Estos sern proporciona proporcionados por los restaurantes que hayan entrado como patrocinadores del evento y hayan otorgado otor descuentos.
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pblicas, hora de salida y rutas de los 3.- Acordar con el coordinador de relaciones pblicas, camiones que trasladarn a los congresistas. 4.- Reportar cualquier anomala que se presente a su supervisor inmediato. Relaciones de trabajo Reporta a: Coordinador de Relaciones Pblicas. Supervisa a: No aplica. Trabajo con: Coordinador de Relaciones Pblicas y dems Coordinadores. Fuera de la organizacin: Hoteles, Restaurantes y Camiones de traslado para asistentes al evento (si se cuenta con ellos). Autoridad No aplica. Criterios de desempeo 1.- Ser una persona que trabajar desde un da antes los diferentes hoteles para la recepcin. 2.- Contactar a los restaurantes para que esperen al grupo en al hora de comida principalmente o segn marque el p programa. 3.- Tendr vnculo con los chferes de los diferentes autobuses para coordinar las rutas de traslado. Condiciones de trabajo a) Requisitos Experiencia: No necesaria. Excelente presentacin. Conocimiento de la ciudad. b) Aptitudes y Habilidades Facilidad de palabra. Observador.
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Trato agradable. Control en situaciones de presin. Responsable. Dinmico.
2.3.4. Coordinador de promocin
Resumen Tiene como tarea principal la difusin y proyeccin de la informacin e imagen del Evento antes y durante la realizacin de este. Es su responsabilidad el planear y estructurar las estrategias promocionales que den a conocer, a tantas personas como sea posible, haciendo gestin y uso de medios impresos y electrnicos as como de promocin directa. cta. Tambin es el encargado de conseguir la mejor opcin en trabajos de impresin de publicidad. Deberes y responsabilidades 1.- Elaborar un plan de trabajo. 2.- Realizar gestiones de patrocinio, econmicos o en especie, con todas las empresas y organizaciones ciones que puedan aportar capital para fortalecer el evento. 3.- Estructurar ucturar el programa promocional en todos los lugares que sea posible hacer llegar informacin acerca del evento. 4.- Organizar a los integrantes de la Coordinacin en tareas especficas. 5.- Planear y ejecutar las visitas promocionales en todos los lugares clientes potenciales del evento. 6.- Organizar a la Coordinacin a su cargo para las tareas durante los 3 das del evento. 8.- Definir la ubicacin del Stand de informacin para los 3 das das del evento y promoverlo del recurso humano adecuado.
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formular la planeacin y la distribucin de 9.- En coordinacin con Relaciones Publicas, formular los Guas para los camiones que se tendrn a disposicin para el evento. 10.- Hacer reporte final de sus actividades. acti Relaciones de trabajo Reporta a: Coordinador General Supervisa a: Auxiliares de la Coordinador de Promocin y persona encargada del stand de informacin. Trabajo con: Coordinador General y Coordinador de Logstica y Relaciones Pblicas. Fuera de la organizacin: Medios de informacin, agrupaciones con las que se pueda entablar relacin buscando algn tipo de beneficio econmico o en especie para la realizacin del Evento, , llmese patrocinio o asistencia. Autoridad Tiene la autoridad de delegar fun funciones ciones y obligaciones a cada uno de los miembros de la coordinacin. Su opinin puede definir el curso de la estrategia promocional. Criterios de desempeo 1.- Elaborar un plan de trabajo. 2.- Informa, organiza y coordina las actividades de personal que integra ntegra su coordinacin. 3.- Desarrolla planes estratgicos en conjunto con las Coordinaciones para lograr un mejor resultado mediante actividades de promocin. 4.- Estructura un cronograma de actividades en donde incluyen giras promocionales, y calendarizacin de otras actividades de promocin. 5.- Contribuye al diseo de imagen del evento. 6.- Gestiona el apoyo para promover el evento en diferentes sedes. 7.- Monta Stand de informacin y lo dota del personal para los 3 das del evento. 8.- Colabore con la Coordinacin de Relaciones Publicas en la organizacin del personal a su cargo, para la distribucin del mismo en las reas asignadas por la Coordinacin de Logstica para los 3 das del evento, tanto en edecanes como en guas.
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9.-Reporte al Coordinador General y a la Coordinacin de la Logstica cualquier contratiempo que pueda poner en riesgo el evento durante el transcurso del mismo. Condiciones de trabajo Las condiciones en que se desarrolla este puesto son con carga de trabajo moderada, uso de tiempos s extraordinarios y presin constante para lograr los objetivos de las estrategias promocionales. Durante los 3 das del evento su ritmo de trabajo disminuye. Especificaciones del puesto a) Requisitos Excelente presentacin. b) Aptitudes y Habilidades Alto sentido de la responsabilidad, facilidad de palabra, capacidad organizacional y de persuasin, ser observador, poseer el don de mando, trato agradable y un control en situaciones de presin dados los requerimientos del puesto.
2.3.4.1.
Stand de informacin
Resumen Es uno de los puntos de informacin sobre todas las actividades relacionadas con el evento tales como conferencias, eventos sociales, ubicacin de restaurantes, centros comerciales, farmacias, transportacin y telfonos de emergencia. Deberes y responsabilidades 1.- Atender a todas las dudas de las personas que se acerquen al stand de informacin. 2.- Conocer el puesto de cada uno de los Coordinadores y su ubicacin dentro de las instalaciones donde se est llevando a cabo el evento por si se suscitara suscitara un caso en el que se necesitara de ellos. 3.- Tener la mayor informacin general posible. Esta debe ser en cuanto al evento y todo lo relacionado con l, a la ciudad y sus servicios tursticos y gastronmicos.
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Relaciones de trabajo Reporta a: Coordinador dor de Promocin. Supervisa a: No aplica. Trabaja con: Coordinador de Promocin y dems Coordinadores. Coordinadores Autoridad No aplica. Criterios de desempeo 1.- Portar su gafete de identificacin. 2.- Estar puntualmente en el Stand de informacin. 3.- Buscar informacin acin faltante en el Stand de informacin. 4.- Informar amable y eficazmente a los que acudan al Stand de informacin. 5.- Notificar inmediatamente a su supervisor cualquier anomala o detalle que se presente y que ponga en riesgo la buena imagen del evento. event 6.- Mantener limpio y en orden su rea de trabajo. Condiciones de trabajo La carga de trabajo es mnima aunque de considerable importancia ya que debe mostrar flexibilidad a los diferentes temperamentos y actitudes de los que acudan a este espacio. Especificaciones del puesto a) Requisitos Experiencia: No necesaria. Buena presentacin. b) Aptitudes y Habilidades. . Facilidad de palabra, trato amable y amplio criterio.
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2.3.5. Coordinador de finanzas finanzas.
Resumen Se encarga de planear y presupuestar los gastos as como de dar opinin en las disposiciones de los ingresos del evento. Analizar los estados de cuenta y en base a los mismos realiza las conciliaciones bancarias necesarias, para reportar los resultados de las operaciones, llevadas a cabo en un periodo de tiempo determinado, a su jefe inmediato y a las autoridades correspondientes. Organiza las operaciones financieras del Evento y es responsable del seguimiento de todos los ingresos y egresos a la cuenta des destinada para el evento. Deberes y responsabilidades 1.- Planear, organizar y controlar las actividades financieras del Evento. 2.- Elaborar y revisar las requisiciones financieras que los dems coordinadores le soliciten. 3.- Elaborar los estados financieros financieros que sean necesarios dentro de los periodos correspondientes. 4.- Analizar y verificar todos los estados financieros, internos y externos. 5.- Solicitar la expedicin de los cheques del fondo resolvente. 6.- Recoger los cheques expedidos para hacer los pagos pa necesarios. 7.- Comprobar debidamente al Coordinador General y al Comit Local la situacin financiera del evento. 8.- Solicitar la comprobacin de los recursos monetarios que haya otorgado a quien los haya solicitado. 9.- Recabar y guardar las fichas de depsito de los congresistas. 10.- Llevar a cabo las conciliaciones bancarias necesarias en base al estado de cuenta ya mencionado. 11.- Hacer reportes parciales de las actividades realizadas en esta coordinacin al Coordinador General y a los Coordinadores. Coordinad 12.- Elaborar reporte financiero final.
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Relaciones de trabajo Reporta a: Coordinador General. Supervisa a: Su auxiliar. Trabajo con: Coordinador General. Fuera de la organizacin: Instituciones bancarias y toda aquella organizacin u institucin que genere algn tipo de movimiento financiero. Autoridad Tiene la autoridad de negar cualquier peticin de dinero cuando esta no est debidamente justificada y respaldada por los documentos correspondientes. Criterios de desempeo 1.- Organiza, dirige y coordina las actividades financieras necesarias para el Evento. 2.- Revisa al100% los planes de trabajo relacionados con las la finanzas de las Coordinaciones de cada rea. 3.- Analiza todos los ingresos y egresos que se efecten y lleve un control de estos. 4.- Realiza reportes quincenales de los movimientos financieros. 5.- Administra y organiza los recursos financieros del Evento. 6.- Controle en conjunto con el Coordinador General los recursos monetarios. 7.- Establezca un registro detallado y entendible de recursos financieros para el evento. Condiciones de trabajo Trabajar con poca presin antes del evento. Aproximadamente 20 das antes del inicio del evento su trabajo se torna apresurado, demandante y el nivel de presin aumenta. Especificaciones del puesto 1.- Trato amable. 2.- Conocimientos de administracin y finanzas. 3.- Capacidad para la toma de decisiones. 4.- Manejo de computadora e impresin.
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3.4. Elaboracin del plan de trabajo de cada una de las coordinaciones coordinaciones.
Cada persona que contraiga la responsabilidad de una Coordinacin deber ser invitada a elaborar un plan de trabajo para la Coordinacin a la que servir, esto se har con la finalidad de conocer formalmente la manera en que conducir los trabajos y tareas de la Coordinacin. Estos programas gramas sern entregados al Comit Local, , el cual tendr la tarea de compilarlos y revisarlos para ajustar lo que ser parte del plan de trabajo del Comit Organizador.
4. ESTRUCTURA FINANCIERA
4.1. Cotizacin de Equipo de oficina.
En base a este punto se trabajara la mayora de la presente etapa, es decir, es necesaria para la planeacin y estructuracin del evento, otros gastos pueden esperar. En el equipo de oficina se contempla principalmente: equipo de oficina, equipo de cmputo, equipo de comunicacin omunicacin, hojas membretadas y tarjetas de presentacin.
4.2.
Elaboracin del presupuesto general.
El presupuesto es una previsin de gastos e ingresos para un determinado periodo de tiempo, por lo general un ao. El presupuesto es un documento que permite a las empresas, sas, los gobiernos, las organizaciones privadas y las familias establecer prioridades y evaluar la consecucin de sus objetivos.
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Para alcanzar estos fines puede ser necesario incurrir en dficit o, por el contrario, ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentara un supervit.
CONCEPTO DE GASTO Y PROVEEDOR Paquete hojas blancas (500) Caja lpices Sacapuntas plstico Pluma correctora Goma blanca Caja clips Regla metal Marcadores Tijeras Pritt Ligas Porta diskettes Tner Protector hojas Caja bolgrafo Cintas adhesivas Grapas
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Diskettes 3/5 Post it Planeador mensual Marcadores pizarrn Engrapadora Folder Papel fax PUBLICIDAD Carteles Trpticos hojas membretadas reconocimientos Gafetes spots de radio pgina de internet KITS carpetas grabada Bolgrafos playera impresa CONFERENSISTA
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Viticos Hospedaje Alimentacin Transporte EVENTOS SOCIALES coctel bienvenida (VELVET) comida (UNLA) brindis independencia cena clausura Sonido Lugares INSTALACIONES UNLA SERVICO DE APOYO Seguridad regalo ponentes alimentacin comit
GAFETE hospedaje (2) con desayuno
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comidas (3) trasporte interior
PAQUETE ESTUDIANTE 31-ago ago 01-sep sep
PAQUETE PROFESIONISTA 31-ago ago 01-sep sep
PAQUETE PROFESORES 20 inscripciones = 2 profesores 15 inscripciones = 1 profesor 10 inscripciones= 10% descuento
El presupuesto general es un documento que sirve para llevar un control sobre el gasto. Permite tambin evaluar el ejercicio del recurso de los diferentes rubros de inversin, por lo mismo este debe ser claro, preciso y debe contener tantos conceptos como sea necesario. En esta etapa se calcula un costo aproximado del evento, y se trata obtener el costo exacto. Se tiene que cotizar cada uno de los lo rubros del evento.
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mportancia para las autoridades del evento. Se recomienda Esta informacin es de vital importancia revisar el proyecto cuidadosamente antes de la entrega.
4.3.
Determinacin del precio de venta.
Punto de partida en cuanto a nmeros. El precio de venta es importante ya que se relaciona con el costo del evento, recuperacin de la inversin y hasta la asistencia que tiene el evento. Ya que se obtuvo la funcin de punto de equilibrio se recomienda realizar un anlisis profundo de esta funcin. Los criterios cri para reflexionar son: El nivel socioeconmico le permitir cubrir el costo del evento? El evento es capaz de atraer el nmero de personas que se requiere? Dentro del costo total del evento se incluyen conceptos realmente necesarios?
4.4.
Determinacin del punto de equilibrio.
Con el presupuesto y el nmero de asistentes al evento se puede determinar el punto de equilibrio y el precio de venta. Se tiene que dividir el costo total de evento entre el nmero de personas a asistir.
4.5.
Apertura de e una cuenta maestra.
La apertura de la cuenta ser ser segn los beneficios que ofrezca cada institucin bancaria. Se recomienda estar al pendiente del estado de cuenta ta al menos una vez a la semana. Es importante determinar con el comit local quien firmar y a autorizar los cheques.
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4.6. Funcionamiento del fondo revolvente.
Este se utiliza para llevar a cabo el trabajo de la etapa estructural y parte de la promocional, funciona de la siguiente manera:
La cantidad del fondo revolvente se entrega en un cheque a quien el comit asigne asigne, los cuales lo cambian y destinan dicho dinero a cubrir las necesidades de ese momento.
local, Se reciben facturas a nombre de la Asociacin o Corporativo que formar el comit local las cuales una vez que se ha complementado el m monto onto antes sealado se deben entregar al departamento de recursos financieros para ser revisados. A partir de este momento se puede solicitar un nuevo cheque.
El nmero de cheques que se podrn emitir en esta forma depende de las reuniones previas con el comit local. . Es importante sealar que en este punto se trabaja con recursos de la Asociacin o Corporativo Corporativo, , por lo cual es necesario ser cuidadosos en el empleo y comprobacin del recurso.
Algunos gastos en los que se incurrir mediante el fondo revolvente son: Llevar a cabo el diseo de la imagen del evento. evento Adquisicin de hojas membretadas, sobres, tarjetas de presentacin y papelera en general. Liberacin de carta garanta para la reservacin del recinto Liberacin de recursos para realizar en entrevistas trevistas con conferencistas fuera de la ciudad.
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MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES 5. ETAPA PROMOCIONAL
Objetivo: Dar a conocer detalles del evento en forma personal, para as poder atraer a asistentes, , tanto internacionales como nacionales.
5.1. Desarrollo de plan promocional.
Desarrollar adecuadamente este aspecto es crucial para el xito de un evento. La promocin es la actividad de dar a conocer los detalles exactos, adems de influir sobre el consumidor para que adquiera un bien o un servicio. El uso de la mercadotecnia moderna rna requiere desarrollar un buen evento (producto), fijarse un precio atractivo y as ponerlo al alcance de los clientes meta. Para tener una buena comunicacin, a menudo las compaas contratan a empres empresas de publicidad que desarrollan anuncios efectivos, especialistas en las promociones de ventas que disean programas de incentivos de ventas, y empresas empresas de relaciones pblicas que les creen una marca corporativa. Tambin capacitan a sus vendedores para que muestren amabilidad, buen servicio, serv , y que sean muy persuasivos. Pero para la mayor parte de las compaas, la cuestin no est en si debe tener una comunicacin, sino en cuanto deben gastar y en qu forma. Una compaa moderna maneja un complejo sistema de comunicacin para tener comunicacin icacin con sus consumidores y diversos pblicos. En E todo este proceso cada grupo retroalimenta a todo lo dems. El programa total de comunicaciones de una compaa llamado estrategia promocional est formado por la mezcla especifica de publicidad, promocin n de ventas, relaciones pblicas y ventas personales que utiliza la compaa para lograr sus objetivos de mercadotecnia.
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Las cuatro herramientas promocionales:
Publicidad: cualquier forma pagada de presentacin y promocin no personal sino general de ideas, bienes o servicios por uno o varios patrocinadores bien definidos. Promocin de ventas: incentivos de corto plazo para alentar las compras o ventas de un producto o servicio. Relaciones pblicas: la creacin de buenas relaciones con diversas personas de la compaa. La creacin de una buena imagen del evento, , y el manejo desmentido de rumores, historias o acontecimientos negativos. Ventas personales: presentacin oral en una conversacin co con uno o ms compradores posibles con la finalidad de realizar una venta. El mercado interno y local son dignos de consideracin, ya que estos no incurren en muchos gastos (ejemplo alojamiento y comidas) es por esto que se les facilita a los congresistas ngresistas en general la asistencia a los eventos nacionales. acionales. Este mercado es ms fcil de abarcar por medio de propaganda escrita y venta personal dada la cercana a este mercado, adems es necesario considerarlo como una pieza para lograr el xito de dicho ho evento en cuanto asistencia se refiere. La propaganda escrita que se recomienda utilizar es; carteles, trpticos, postales, separadores. Esta propaganda est dispuesta al presupuesto asignado, es por ello que uno o varios de estos aspectos pueden ser qu que e no se utilicen. En esta propaganda, adems de la informacin del evento a realizarse es importante hacer nfasis del objetivo general que se persigue con el evento. Se aconseja poner suficiente propa propaganda en lugares estratgicos donde onde se tenga mayor afluencia encia o circulacin de personas por mencionar algunos: Instalaciones nacionales de la asociacin o corporativo. Depende del gremio en: consultorios, hospitales, escuelas, dependencias de gobierno, gimnasios, iglesias, etc.
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Sin embargo, las ventas personales son muy importantes ya que su ventaja es tener contacto directo con los clientes potenciales y es mucho ms fcil motivarlos dadas las habilidades del vendedor, dedor, por numerar algunos eventos seran: Citas establecidas. Presentacin del evento y del del destino sede en asambleas, reuniones de consejo, etc.
5.2.
Tcticas para la promocin interna.
Maratn- promocional tiene como objetivo primordial reforzar la promocin y consiste en que todas las coordinaciones del comit organizador se enfoque hacia la promocin del Evento. . Este puede darse ya prxima la fecha al Evento (dos semanas antes). En dic dicho maratn pueden plantarse ciertas promociones especiales para asistir al evento.
5.3.
Promocin externa.
Consiste en dar a conocer el evento fuera de la ciudad sede. . Para la realizacin correcta de la promocin externa es necesario establecer rutas de promocin, promocin, cada una de estas deben de tener visualizadas las ciudades donde exista un mercado potencial. La duracin de la promocin externa tiene que variar de 1 a 3 das ya que dados los gastos s de alojamiento y comida puede resultar mayores los gastos que los ingresos que se puedan percibir por no estar debidamente planeada con nuestro mercado objetivo. La papelera debe de jugar un papel clave en esta promocin, la cantidad de papelera deber estar en funcin de los eventos de promocin que se pretenden hacer. Los integrantes de la promocin, debern ser el coordinador del rea de promocin, acompaado o no, segn la importancia del evento del coordinador general y del coordinador de relaciones pblicas; pblicas; en algunos casos de algn representante de la oficina na de congresos y convenciones del destino.
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Para que sea efectiva, el presentador deber dominar la informacin del evento, no dejando de lado un buena presentacin y facilidad de palabra, recordando que su intervencin tambin proyecta la imagen de la asociacin o corporativo. El nmero de participantes que se recomienda para efectuar eventos de promocin deber oscilar entre 5 y 9 personas. Reiterando que es importante entregar ntregar la publicidad escrita (carteles, trpticos, o cualquier otra forma de publicidad publi escrita) rita) y hacer venta personal con los tomadores de decisiones que representen grupos de personas significativos para el evento. Ahora bien, la pgina web hoy por hoy es un medio de gran atraccin de clientes, razn por la que debemos de tenerla actualizada con informacin veraz y oportuna, es recomendable contratar un diseador especial de web para que la disee y le de el mantenimiento que esta requiera, manejar m igualmente con on el dominio correos institucionales, siendo importante uno de contacto. La pgina web del Evento debe de contener por lo menos la siguiente informacin. 1- Nombre del Evento. 2- Patrocinadores. 3- Contador de personas que visiten la pagina. pagina 4- Lugar y fecha del Evento. . 5- Programa acadmico y social. 6- Contactos con el comit organizador . 7- Informacin de hoteles y restaurantes de la ciudad . 8- Costo del Evento. 9- Nmero de cuenta bancaria. bancaria 10- Promociones.
5.4.
Gestin de recursos materiales.
El Coordinador General o el Coordinador de Promocin debern de realizar una lista de los requerimientos que se utilizarn utilizarn para la promocin as como las fechas de utilizacin y entrega, para realizar la debida y oportuna gestin de estos requerimientos ante las autoridades.
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Requerimientos: Seleccin del personal para la promocin. Vehculos oficiales de la institucin para la realizacin de promocin externa en ambas etapas as como la liberacin de recursos por concepto de viticos. La liberacin cin de oficios de presentacin. Liberacin de recursos para llevar a cabo la produccin de material promocional. Gestin de apoyos con la oficina de congresos y convenciones para las visitas de promocin.
6. ETAPA OPERATIVA
Objetivo: Haciendo ciendo uso de las herramientas de planeacin y previsin disear el formato del evento as como la estructura organizacional sobre la cual descansara la logstica del mismo y contemplar los aspectos financieros correspondientes y lograr los resultados esperados en su ejecucin. Duracin: Lo o que dure el evento, considerado Pre y Post Evento. Actividades a realizar: En la ejecucin del evento es donde encontraremos el nivel de trabajo ms fuerte e importante ya que es cuando se realiza lo planeado.
6.1. Formulacin de inventarios.
La visin de los organizadores debe seguir una secuencia y gua; a; el tipo de inventarios que para la etapa operativa se necesita es: equipo de computo, impresoras, caones, pantallas y equipo de audio si no los tuviera el recinto sede, papelera o suministros para la impresin de gafetes y reconocimientos, radios de comunicacin, regalos de ponentes, kit de primeros auxilios, equipo como apoyo a ponencias, etc.
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A continuacin una propuesta para tener control de los inventarios: a) Las herramientas utilizadas para p la parte operativa de un evento son de gran importancia, as como lo son las tablas de control, , segn las necesidades del responsable, es recomendable hacer uso de hojas de clculo y supervisi supervisin de actividades, como por ejemplo: la Grafica de Gantt. b) Se debe realizar una lista del del material que se utilizara, detallando el que se tiene y el que hace falta. Es preferible hacer esta lista 10 das antes del evento directamente por el rea de logstica. La lista supuesta se hace por prioridades ya que el factor econmico ser determinante. Por lo menos en 4 das se debe tener el 90% de la lista, dando como
resultado un almacn para tener control sobre lo que se ha solicitado y evitar itar mermas y por consecuencia desajustes en el programa de operaciones previas as al evento. 5dias antes del evento la lista deber estar a su 100%. La persona encargada de logstica deber estar en contacto contacto con todo el comit organizador para cualquier anomala e imprevisto que se presente para ser resuelto en su brevedad posible. posible Un da antes del evento se deber trasladar al lugar del evento y es recomendable lo ms temprano posible.
6.2.
Asignacin, seguimiento y fechas lmites de las tareas.
Para la organizacin de tiempos y movimientos, como se comento anteriormente, el uso de tablas es recomendado. . Existen varios modelos como el de Gantt que permite darnos una idea amplia y clara de los avances que se van dando una vez que realizamos estos adems de los tiempos que consumirn estas tareas y de las fechas lmites. Se puede hacer uso desde una cartulina con fechas hasta una impresin de una tabla hecha en una hoja de clculo.
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6.3. Reuniones generales.
El recurso humano es de vital importancia para llevar a cabo los objetivos de trabajo trabajo, por lo tanto la comunicacin interna es vital para su cumplimiento. Tal comunicacin puede generarse a travs de mails, telfono o reuniones. Algunos puntos que se deben tomar en cuenta al convocar a una reunin son: Objetivo. Fecha. Lugar. Orden del da. Duracin Estimada. Seguimiento a Acuerdos anteriores. Nuevos planteamientos. Tabla de control de avances futuros. Conclusiones.
6.4.
Registro.
Momento crucial de inicio de un evento, donde los asistentes se deben de registrar y obtener su gafete y kit de bienvenida. En muchas ocasiones es conveniente realizar simples hojas de clculo para crear una base de datos que pueden solucionar problemas aunque aun as se presentan desigualdades de datos y esto genera anomalas y problemas en el momento de comprobaciones. Lo ideal es determinar segn el nmero de personas cual es el mtodo de registro ms conveniente, invitando al uso de tecnologa que para este parte se cuenta. El objetivo es tiempo de espera mnimos, atencin personalizada y conformacin de base de datos confiable, an sin la cultura de pre-registro pre de los asistentes.
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6.5. Centro de Control.
Para eventos de magnitud es recomendable tener un espacio de referencia en donde se pueda ubicar y solicitar informacin acin sobre el programa del evento, , igual que se pueda tener acceso a internet con posibilidad de impresin y escaneo, a su vez de un centro de mando y control de recursos tanto humanos como materiales. A este espacio se le denomina usualmente Centro de Control. El contar con un centro de control de este tipo es de gran apoyo y ayuda para los organizadores, conferencistas, congresistas y dems personas involucradas directa o indirectamente en la realizacin de los trabajos.
El Centro de Control deber contener para operar adecuada y ordenadamente, ordenadamente, los siguientes requisitos mnimos: 1. Un responsable con dos auxiliares. Estas personas debern tener conocimientos en el rea de computacin. 2. Mobiliario suficiente de acuerdo al trabajo que se tenga contemplado generar, estos deben ser: escritorios os slidos y en buen estado para soportar computadoras trabajando, propias del comit o personales; el nmero depender de la asistencia encia que se tenga contemplada, recomendndose cinco maquinas para eventos de menos de 500 pax. Las L sillas respectivas sern por el nmero de maquinas aunque es conveniente tener 10 ms de reserva. El saln debe ser un lugar con buena iluminacin, natural y ventilado.
Dada la naturaleza del Centro de Control se llega a la conclusin de que debe ser un lugar amplio y con accesos relativamente grandes as tambin se recomienda que sea de superficie plana para una mejor visin y control. Se puede acompaar de pequeas salas de trabajo y de los servicios de caf y lunch.
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La informacin que deben de manejar el responsable y los auxiliares auxiliares del Centro de Control es:
Programa acadmico, social y cultural si los hubiere. Hoteles en la ciudad con tarifas especiales para el evento. Opciones de lugares tales como restaurantes, fondas y snacks en la ciudad. Vas de comunicacin. Hospitales. Atractivos generales del destino. Tours post-congreso.
Las caractersticas de las personas que atendern el centro de control son: Capacidad analtica. Amplio criterio. Trato cordial con las personas. Conocimientos en computacin. Manejo de Excel y Power Point. Preferentemente que hablen ingls. Sexo indistinto.
6.6.
Vas y canales de comunicacin.
En este tipo de eventos, dada la magnitud que llegan a alcanzar, la comunicacin constante y efectiva entre el comit organizador debe ser contemplada como algo vital. Existen 2 dispositivos de comunicacin que han demostrado su eficacia para las necesidades de este tipo de eventos, estos son: 1. El radio de comunicacin, de largo alcance. 2. El telfono celular.
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6.7.
rea tcnica.
Esta denominacin se da a la zona que se debe destinar para manejar las presentaciones electrnicas que usualmente manejan como apoyo los conferencistas para su ponencia. El rea tcnica tambin cumple con la funcin de enviar constantemente informacin al Centro de Control acerca del desarrollo de la ponencia y situaciones extraordinarias que se presenten. El rea Tcnica es una zona de especial cuidado puesto que los tiempos entre conferencia y conferencia se vern marcados con la efectividad de esta re rea. Los deberes y responsabilidades de sta rea son: 1. Estar puntualmente, con 20 minutos de anticipacin, en todas y cada una de las veces que sea ocupado el escenario ya sea para inauguracin, inauguracin, clausura y sobre para las conferencias. 2. Revisar que todo el equipo y sus conexiones se encuentre en ptimas condiciones al inicio de cada ponencia. 3. Reportar cualquier anomala o necesidad extraordinaria al Centro de Control. 4. El responsable de esta zona no deber abandonar su puesto puesto durante toda la exposicin. 5. Copiar todas las ponencias y presentaciones en la computadora que est manejando, esto con el fin de realizar respaldos y poder elaborar las memorias del Evento posteriormente. 6. Al trmino del evento el responsable deber entregar la totalidad totalidad del equipo que manej. 7. El responsable deber mostrarse cordial y ameno con todos los que le soliciten apoyo para su exposicin en escenario o foro. foro Esta rea requiere de cierto equipo ms especializado y de elementos especiales tales como: Computadoras. Can. 51
DVD. Radios de comunicacin. . Plumones. Multicontactos. Extensiones. Sealadores laser. Lmparas de mano. Botellas de agua. Servilletas. hojas blancas. Lapiceros. Lpices.
6.8.

Puntos bsicos de Reglamento eglamento.
Para ingresar a las conferencias y eventos, es necesario portar el gafete que se otorga en el registro. Se prohbe introducir alimentos y bebidas al recinto de las conferencias, as como fumar dentro de la misma. Para obtener el reconocimiento se debe tener el 80% de asistencia como mnimo. No se permitir rmitir introducir telfonos celulares encendidos en las ponencias, menos que sea en modo de vibrar. al
Avisos.
El gafete que se otorga en el registro es para todo el evento academco y social, siendo intransferible. Cualquier aclaracin o duda se deber plantear a los organizadores del evento que con todo gusto las resolvern. Cualquier persona que sea sorprendida transfiriendo su gafete le ser retirado y tendr que pasar a la oficina de registro para aclarar su situacin.
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7. ETAPA DE CIERRE
Objetivo: Medir si lo planeado fue realmente lo sucedido. Etapa de conclusiones y retroalimentacin general. Duracin: 2 das.
7.1.
Solucin de contingencias.
Se atienden los eventos de emergencia, emergencia, aquellos eventuales que estn fuera de lo previsto.
7.2.
Tabulacin y anlisis de encuestas.
Se evala el evento, basada en las l encuestas de satisfaccin. El resultado de estas encuestas se debe incorporar en el reporte final y las memorias del evento. 7.3.
Memorias del evento.
Se recopila la informacin para ser difundida. Ya sea en una pgina Web, CD, etc.
7.4.
Evaluacin de los resultados de cada una de las coordinaciones.
Se comparan objetivos y metas planteadas en cada una de las organizaciones.
7.5.
Cerrar la comprobacin en el departamento de Recursos Financieros.
Entregar facturas pendientes endientes y las sumas de estas dando el total de gastos realizados realizados.
7.6.
Reporte financiero.
El coordinador de Finanzas, deber de entregar entregar un reporte total al coordinador general para a su vez entregarlo al comit.
7.7.
Integrar el reporte de actividades.

la elaboracin de un reporte general de las actividades del
Este paso consiste en evento.
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7.8.
Entrega de material.
Materiales y equipo rentado para operacin del evento. 7.9.
Reunin de cierre con las autoridades de la Institucin.
Una vez que cada coordinador presenta su reporte y habindolo integrado en un documento completo final, se procede a poner fecha para una reunin con las personas que conforman el comit local y/o nacional. El comit debe ser invitado por escrito o en un oficio formal y se debe confirmar su asistencia. Es importante entregar una copia del documento a presentar a cada uno de los integrantes del comit que asistan, asistan en caso de no asistir alguno de ellos ser necesario hacrselo llegar. Al finalizar es importante que cada miembro del comit firme de recibido el documento entregado, as mismo es igualmente importante en esta ltima reunin levantar una acta con todo lo mencionado en la reunin, y especificar al final que se da por terminad terminado los trabajos del evento, quedando el comit organizador sin ninguna deudo deudo, se firman de conformidad. Dentro de esta reunin se recomienda abordar primero el anlisis cuantitativo (financiero, asistencia, gastos y otros) y posteriormente el anlisis cualitativo cualitativo (resultados de encuestas, logros en cuanto a vnculos, proyeccin para la Asociacin o corporativo y otros ms importantes segn el caso).
54
8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.
para posicionar positivamente y a nivel nacional, , los gremios que Este proyecto servir conforman el evento en cuestin.
El equilibrio, la buena organizacin y un compromiso total personal servirn para llevar a buen fin el evento.
Cabe sealar que el presente proyecto es recomendacin de la Gerencia del B Bur de Convenciones de Michoacn, el el cual se elabor con el firme objetivo de contar con una herramienta adecuada como apoyo en la organizacin y planeacin de eventos relacionados al Turismo de Reuniones.
9. ANEXOS
EJEMPLO ESTRUCTURA DE PROGRAMA CONGRESO NACIONAL Hora y Da Actividad Martes, 27 de marzo de 2012 17:00 a 19:00 19:00 a 21:00 21:00 a 23:00 Pre registro Asamblea consejeros Cena con Directores de Instituciones, asociaciones o corporativos. Lugar
55

Mircoles, 28 de marzo de 2012 08:00 a 09:00 09:00 a 11:00 11:00 a 11:30 11:30 a 11:45 11:45 a 12:45 12:45 a 13:45 14:45 a 15:30 15:30 a 16:00 16:00 a 19:00 Taller 1 Lugar: 19:00 a 21:00 21:00 a 23:00 Lugar: Tiempo libre Cocktail de bienvenida temtico Jueves, 29 de marzo de 2012 08:00 a 09:00 09:00 a 11:00 11:00 a 11:15 11:15 a 12:15 12:15 a 13:15 Ponencia 3 Conferencia Magistral Receso Ponencia 4 Ponencia 5 56 Registro de participantes Conferencia Magistral. Ceremonia de inauguracin. Receso Ponencia 1. Ponencia 2 Comida Traslados a los talleres Talleres varios Taller 2 Lugar: Taller 3 Taller 4 Lugar:

13:15 a 15:30 15:30 a 16:00 16:00 a 19:00 Taller 5 Lugar: 19:00 a 21:00 21:00 a 23:00 Lugar: Tiempo libre Cena Tradicional. Viernes, 29 de marzo de 2012 08:00 a 09:00 09:00 a 11:00 11:00 a 11:15 11:15 a 12:15 12:15 a 13:15 13:15 a 15:30 15:30 en adelante Libre Recorrido Recorrido 1 2 Recorrido 3 Recorrido 4 Duracin: Ponencia 6 Ponencia 7 Receso Conferencia magistral Clausura y entrega de reconocimientos. Comida Recorridos Tursticos a eleccin. Comida Traslados a los talleres Talleres varios Taller 6 Lugar: Taller 7 Taller 8 Lugar:
Duracin: Duracin: Duracin:
57

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convenciones, ferias y viajes de incentivos.

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Enfoque, objetivos y nombre del evento.

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Personal de apoyo y equipo de asesores. as

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Costo aproximado del evento.

Requerimiento de recursos para iniciar operaciones.

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Etapa Estructural. Elaboracin del Programa.

Diseo de la imagen y concepto.

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Diseo y cotizacin del kit del trabajo.

Reservacin de instalaciones para conferencias, eventos sociales y dems actividades a realizar.

Se recomiendan los siguientes pasos:

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1.11. Contactar y confirmar conferencias.

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Promocin del evento con posibles patrocinadores.

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Cada patrocinio en especie se traducir en valor comercial de acuerdo a lo siguiente:

Patrocinio de $50,000.00 0a $100,000.00

Patrocinio de $30,000.00 a $49,000.00

patrocinadores. Inclusin del logo en la pgina web del evento.

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Patrocinio de $8,000.00 a $14,000.00

Patrocinio de $3,000.00 a $7,000.00

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Llevar a cabo la planeacin de la publicidad.

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Planeacin de necesidades humanas en el comit organizador organizador.

Cada coordinacin contar con un jefe y auxiliares.

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Presidente del Comit Organizador

Conformacin del comit organizador. organizador

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2.3.1. Coordinador general.

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2.3.2. Coordinador de log logstica

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