You are on page 1of 6

Manejo de escenarios con Excel

Uno de los usos frecuentes de Excel es crear modelos de prediccin de resultados o presupuestos segn van cambiando ciertas variables. En ingles existe el trmino "what if" para describir este tipo de anlisis. En el proceso de escribir esta nota he buscado un equivalente en castellano a esta expresin. La ayuda en lnea de Excel traduce el trmino a "y si", que por algn motivo me parece menos acertado que su equivalente literal en ingls. Tal vez sera mas expresivo usar "qu pasara si", pero supongo que a los traductores les debe haber parecido excesivamente largo. Mi inclinacin personal es usar la expresin "anlisis de escenarios" y precisamente Escenarios es el nombre de una las herramientas que Excel pone a disposicin de los usuarios. Segn mi experiencia personal, esta herramienta es poco conocida y an menos usada a pesar que puede ahorrarnos tiempo y errores. De acuerdo a la ayuda de Excel "Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir automticamente en la hoja de clculo" La funcionalidad se encuentra en el men Herramientas, junto con Buscar Objetivo y Solver. Esto no es casualidad ya que estas herramientas tambin permiten realizar anlisis de sensibilidad y de escenarios. Bajo el men Datos se encuentra otra herramienta para realizar anlisis de sensibilidad, las Tablas. Antes de usar la herramienta Escenarios necesitamos construir un modelo cuyos resultados sean sensibles al cambio en una serie de variables. Esta herramienta acepta hasta 32 variables. Veamos un uso posible de Escenarios con un ejemplo. Supongamos una empresa cuyos ingresos son en euros (todas sus ventas son en Europa), los materiales son adquiridos en dlares y el resto de los ingresos y gastos son en pesos. El cuadro de prdidas y ganancias de semejante empresa ser afectado por los cambios en las cotizaciones de las monedas, an si no hay cambios en la actividad real de la empresa. Queremos investigar cules sern los resultados del ao para este empresa de acuerdo a distintos escenarios para las tasa de cambio. El modelo que construimos ser ste:

En las celdas B2 y B3 tenemos las tasas de cambio actuales del euro y el dlar. Estas celdas sern las variables en nuestro modelo. En el cuadro de prdidas y ganancias proyectado tenemos los montos en la moneda original en la columna C y los montos convertidos a pesos en la columna D. Con las tasas de cambio actuales, predecimos un porcentaje de beneficio bruto del 42%. Qu pasara si esta tasa cambiaran? Supongamos tres posibilidades (escenarios) posibles: 1 - euro = 4.50; dlar = 3.30 2 - euro = 4.10; dlar = 3.10 3 - euro = 4.10; dlar = 3.30 Para crear los escenarios con la herramientas abrimos el men Herramientas-Escenarios

Apretamos el botn Crear e ingresamos los datos. Al primer escenario lo llamaremos Devaluacin, al segundo Revaluacin y al tercero Mixto.

Al apretar el botn Aceptar se abre este formulario donde ingresamos los valores de las variables correspondientes al escenario

Apretamos aceptar y en el formulario que se abre volvemos a apretar Agregar para insertar el prximo escenario (Devaluacin). Volvemos a realizar el proceso para agregar Mixto.

Cuando terminamos de ingresar los datos de todos los escenarios podemos apretar el botn Mostrar. Esto har que los resultados en el modelo cambien de acuerdo al escenario elegido. Por ejemplo, si elegimos el escenario Revaluacin y apretamos Mostrar, veremos en la hoja que el porcentaje de la ganancia bruto cae al 39%. As podemos elegir cada vez un escenario distinto y ver el resultado directamente en la hoja. Hay que tener en cuenta que al cerrar el formulario, las celdas variables conservan el valor del ltimo escenario elegido. Pero la real utilidad de usar Escenarios se evidencia al apretar el botn Resumen. Se abre este formulario

En la ventanilla Celdas de Resultado ponemos las celdas que queremos que aparezcan en el resumen. Si queremos que aparezca todo el total de ingresos, el total de gastos y el

beneficio bruto, elegimos las celdas D10, D16 y D17

Al apretar Aceptar Excel crea una nueva hoja donde podemos ver un cuadro que compara los tres escenarios con la situacin actual

Uno de los inconvenientes es que Excel usa la direccin de las celdas como nombre de la fila, lo que hace que la tabla sea prcticamente ilegible, es especial si se trata de un modelo con muchas lneas. La tcnica para superar este inconveniente es poner nombres a las celdas que estamos interesados en mostrar

Beneficio_bruto = Hoja1!$D$17 Dlar = Hoja1!$B$3 Euro = Hoja1!$B$2 Total_de_Gastos = Hoja1!$D$16 Total_de_Ingresos = Hoja1!$D$10 Volvemos a generar el resumen y obtenemos

Escenarios permite consolidar escenarios de distintas hojas, a condicin que los modelos sean idnticos. Para combinar escenarios hay que apretar el botn Combinar que abre un formulario donde ingresamos los libros y las hojas que queremos combinar. Como habrn notado, la hoja Resumen usa Agrupacin y Esquema para ocultar ciertas filas. Si mostramos estas filas podemos ver el nombre del creador del escenario y la fecha en que fue creado

Dado que Excel c rea una hoja cada vez que activamos la opcin Resumen, podemos crear varias hojas que guarden distintos escenarios. Tambin podemos crear una tabla dinmica del escenario usando la opcin Informe de tabla dinmica en el formulario de Resumen.

You might also like