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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE VIÁTICOS Y PASAJES

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INDICE

Contenido

Página

Introducción

3

I.

Objetivo

5

II.

Alcance del Manual

5

III.

Unidad Responsable

6

IV.

Abreviaturas y Definiciones

6

V.

Responsable de la revisión de las Normas y

 

de los Procedimientos

9

VI.

Revisión de Normas y de los Procedimientos

9

VII.

Base Legal o Administrativa

9

VIII.

Documentos Aplicables

11

IX.

Normas Generales

11

X.

Normas Específicas:

14

10.1.

Trámite de Viáticos y Pasajes dentro del País

14

10.2.

Trámite de Viáticos y Pasajes fuera del País

18

10.3.

Trámite de Gastos Eventuales y/o Adicionales

23

10.4.

Trámite de Adquisición de Boletos Aéreos

24

10.5.

De la Asignación de Vehículos

25

10.6.

Del Cálculo y Cancelación de Viáticos y Pasajes

26

10.7.

Trámite de Solicitud y Adquisición de Divisas por

 

concepto de Viáticos Fuera del País

27

10.8.

De la Rendición

28

XI.

Lista de Distribución

29

XII.

Descripción de los Procedimientos

30

XIII.

Anexos

36

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INTRODUCCIÓN

La Oficina de Sistemas y Tecnología de la Información a través de su Dirección de Organización y Sistemas, conjuntamente con la Oficina de Administración y Finanzas, (específicamente la Dirección de Finanzas), han elaborado el Manual de Normas y Procedimiento de Viáticos y Pasajes, el cual regulará y controlará todas las actividades que deben cumplir los funcionarios tanto de las unidades administrativas solicitantes del Ministerio del Poder Popular para el Deporte, como de la Oficina de Administración y Finanzas, la cual será la Unidad encargada del trámite de los Viáticos.

El Manual de Normas y Procedimiento de Viáticos y Pasajes es un instrumento de consulta que debe ser revisado y actualizado periódicamente por las unidades administrativas creadas para tales fines. Tomando en consideración lo señalado, el Manual, contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y describir la operatividad del proceso de Viáticos y de Pasajes ejecutado en el Ministerio del Poder Popular para el Deporte.

Cabe destacar que los conceptos de gastos, categorías y tarifas aplicados en los órganos y entes de la Administración Pública Nacional, para el cálculo y cancelación de los viáticos que se derivan de la autorización y cumplimiento de misiones oficiales o comisiones de trabajo que deben realizarse fuera de la sede, en el marco del cumplimiento de los objetivos estratégicos, se fundamentan en el Decreto Nº 184 de fecha 26 de junio de 1999 y sobre el cual el Mindeporte ha desarrollado un marco normativo interno teniendo como base de cálculo, los montos en bolívares que contempla el referido Decreto.

Se han adoptado mecanismos con los cuales se respeta la metodología desarrollada, pero a su vez, permite actualizar los costos de la tarifa, de modo que no se ponga en riesgo el cumplimiento de las misiones institucionales, tomando en consideración que el contenido del Decreto Nº 184 que continua vigente, no se adapta a los costos actuales por los conceptos de gasto estipulados en el presente Manual.

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El Manual de Normas y Procedimientos de Viáticos y Pasajes de Mindeporte, se desarrolló con base a la modalidad actual, considerando la tarifa de viático diario expresada en Unidades Tributarias, la cual se calculará de acuerdo con el mencionado Decreto y se aplicará en el cálculo del viático diario, el equivalente a la Unidad Tributaria vigente al primero de enero del ejercicio presupuestario.

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I.

OBJETIVO

Establecer las normas y estandarizar las actividades del procedimiento de asignación y control de viáticos y pasajes dentro y fuera del país, para los funcionarios del Ministerio del Poder Popular para el Deporte, derivados de funciones o tareas oficiales a desempeñar.

II. ALCANCE DEL MANUAL

El Manual de Normas y Procedimientos de Viáticos y Pasajes, es de observancia general para todas las unidades administrativas del Ministerio del Poder Popular para el Deporte, siendo sus titulares los responsables de su debido cumplimiento conforme a lo dispuesto por la norma legal que regula la materia; y en los términos de las normas contenidas en este documento.

Las personas o beneficiarios de la cancelación de viáticos son las siguientes:

a. Personal Directivo del Ministerio.

b. Personal profesional, técnico, administrativo y obreros.

c. Miembros de Comisiones, Grupos de Trabajo u otro Cuerpo Asesor del Ministerio.

d. Personas sin relación de dependencia, que presten servicios al Ministerio o cumplan misiones oficiales, debidamente autorizadas, en sitios distantes a su residencia habitual.

e. Personas Naturales o Jurídicas que faciliten los servicios o conceptos que integran el viático.

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III. UNIDAD RESPONSABLE

La unidad administrativa responsable del presente procedimiento es la Oficina de Administración y Finanzas a través de la Dirección de Finanzas.

IV. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES

IV. A) Abreviaturas:

MINDEPORTE: Ministerio del Poder Popular para el Deporte. SIGECOF: Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas. U.T: Unidad Tributaria. SENIAT: Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria.

IV. B) Definiciones:

Beneficiario: Personas enmarcadas dentro del ámbito de aplicación del Manual, con derecho a percibir la cancelación por concepto de viáticos, por la designación de una comisión de trabajo.

Comisión de Trabajo: Es aquella en la cual el funcionario realiza actividades asignadas por el nivel superior, referidas al logro de resultados relacionados con su área de desempeño, asimilándose a este concepto la asistencia a congresos, seminarios o eventos en el país o fuera de él.

Dirección: Unidad orgánica funcional que detente ese nivel jerárquico dentro del Ministerio del Poder Popular para el Deporte.

Funcionario: Todo trabajador del Ministerio del Poder Popular para el Deporte con dependencia funcional bajo régimen de la Ley del Estatuto de la Función Pública.

Gastos de Movilización: Es la asignación destinada a cubrir los gastos de transporte diario, ocurridos con ocasión de la movilización que un funcionario, deba realizar en el cumplimiento de la misión encomendada, desde su sitio de hospedaje hasta el lugar de la misión.

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Gastos de Traslado: Es la asignación especial, de carácter temporal destinada a cubrir los gastos de transporte de los funcionarios por traslado, ida y regreso, de una localidad a otra en el desempeño de una misión de trabajo, el cual puede ser: pasaje terrestre, pasaje aéreo, pago de kilometraje, o pasaje marítimo según sea el caso.

Gastos de Viaje: Son gastos por concepto de viáticos, pasaje aéreo, tasa aeroportuaria y otros gastos, debidamente soportados y autorizados, en que incurre el funcionario cuando, en el cumplimiento de sus funciones, deba desplazarse de su lugar habitual de trabajo.

Hospedaje: Alojamiento que se les da a los funcionarios del Ministerio del Poder Popular para el Deporte en un lugar determinado (hoteles, pensiones, entre otros) cuando se le asignen actividades que impliquen viajes dentro o fuera del país.

Misión Oficial: Labor encomendada a las personas enmarcadas dentro del ámbito de aplicación del Manual, para el cumplimiento de un servicio o una misión oficial fuera de su sitio habitual de trabajo o de residencia, según corresponda.

Obrero: Todo trabajador del Ministerio del Poder Popular para el Deporte con dependencia funcional bajo régimen de la Ley Orgánica del

Otros Gastos: Son todos aquellos gastos eventuales justificables, debidamente autorizados y evidenciados, derivados de la misión que se realiza, tales como: peajes de autopistas, exceso de equipaje, seguro de vuelo, paso de chalanas o ferry, telecomunicaciones (teléfono, fax, telegrama y fotocopias).

Pago por Kilometraje: Es el pago correspondiente al valor representado en kilómetros recorridos, cuando el funcionario viaje en vehículo de su propiedad por traslado de una localidad a otra en el desempeño de una misión de trabajo.

Pasaje Aéreo y Marítimo: Se refiere a los boletos necesarios para efectuar traslados aéreos o marítimos.

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Pasaje Terrestre: Es el pago correspondiente a los pasajes en vehículo por puesto vía terrestre.

Sitio de Trabajo: Es la sede física de la unidad administrativa que forma parte de la estructura organizativa del Ministerio del Poder Popular para el Deporte, en el cual el empleado u obrero desempeña habitualmente su trabajo.

Solicitud de Viáticos: Es el Formulario en el que se expresa el objeto, funciones, temporalidad y lugar de la misión o comisión de trabajo.

Tarifa: Tabla que estipula, los montos diarios a cancelar por jerarquía y zona, que se otorgan por concepto de viáticos.

Temporadas Altas: Para las presentes normas y procedimiento se considerará temporadas altas: Carnaval, Semana Santa, Período de Vacaciones Escolares y Fiestas Decembrinas.

Traslado entre Aeropuertos: Es la asignación destinada a cubrir gastos de transporte del funcionario entre los aeropuertos y las ciudades de origen y destino de la misión.

Unidad Administrativa: Las distintas unidades orgánicas funcionales que conforman al Ministerio del Poder Popular para el Deporte (Oficinas, Direcciones Generales y Direcciones). También se suele denominar Dependencia.

Unidad

Tributaria:

Es

el

valor

del

bolívar

a

los

efectos

tributarios,

presupuestarios

y

administrativos,

vigente

al

de

enero

del

ejercicio

económico financiero.

Viático: Asignación diaria por concepto de alojamiento, pasaje y alimentación, que se otorga a las personas que componen el ámbito de aplicación del Manual, con motivo de la prestación de servicios fuera del lugar habitual de trabajo, o de residencia, según corresponda.

Viáticos Internacionales: Para cubrir gastos fuera del territorio nacional.

Viáticos Nacionales: Para cubrir gastos dentro del territorio nacional.

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V. RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DE LAS NORMAS Y DE LOS PROCEDIMIENTOS

El responsable de revisar y solicitar la actualización ante la Oficina de Sistemas

y

Tecnología de la Información de las normas y procedimientos establecidas en

el

presente Manual, es el o la Directora General de la Oficina de Administración

y

Finanzas.

VI. REVISIÓN DE LAS NORMAS Y DE LOS PROCEDIMIENTOS

Las normas y procedimientos deberán revisarse cuando menos una vez al año

o antes si hubiere modificaciones en la normativa que rige la materia o en el

sistema administrativo y operativo del Ministerio del Poder Popular para el Deporte.

VII. BASE LEGAL Y ADMINISTRATIVA

Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público,

publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela. Nº

39.164 de fecha

23 de abril de 2009.

Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001.

Ley del Estatuto de la Función Pública, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 37.522 de fecha 06 de septiembre de 2002. Ley Contra la Corrupción, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 5.637 (Extraordinaria) de fecha 07 de Abril del 2003.

Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Simplificación de Trámites Administrativos, publicada en Gaceta Oficial de la República

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Bolivariana de Venezuela Nº 5.891 Extraordinario de fecha 31 de julio de

2008.

Ley de Presupuesto del ejercicio económico vigente.

Reglamento Nro. 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 5.781 Extraordinario de fecha 12 de agosto de 2005.

Decreto Nro. 5.022 de fecha 27/11/2006, con el cual se crea el Ministerio del Deporte, publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 38.574 de fecha 29 de noviembre de 2006.

Decreto Nro. 184 de fecha 26 julio de 1999, sobre la tarifa de viáticos para viajes fuera del País, publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 34.243 de fecha 28 de junio de 1999.

Decreto Nro. 260 de fecha 24 de mayo de 1989, sobre la tarifa de viáticos para viajes al Interior y Exterior del País, publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 34.243 de fecha 16 de junio de

1989.

Decreto Nº 6.649 sobre el Instructivo Presidencial para la eliminación del Gasto Suntuario o Superfluo en el Sector Público Nacional, publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 39.146 de fecha 25 de marzo de 2009.

Convenio Cambiario Nº 11. Normas que establecen el Régimen para la adquisición de divisas por parte del Sector Público.

Punto de Cuenta Nº DGOAF-001 de fecha 17 de abril de 2009:

Propuesta de Actualización de Tarifa de Viáticos y de los Niveles de Autorización para el Ministerio del Poder Popular del Deporte.

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VIII. DOCUMENTOS APLICABLES

Documento

Denominación

Codificación

Formulario 1

Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes

Formulario/MINDEPORTE/OAF/DF/01/07-09

Formulario 2

Solicitud de Boleto Aéreo

Formulario/MINDEPORTE/OAF/DF/02/07-09

Documento 1

Hoja de Cálculo de Viáticos

Sistema de la Dirección de Finanzas

Documento 2

Cheques

Chequeras

Documento 3

Boleto (aéreo, terrestres, marítimo)

Boletos

Documento 4

Factura

Facturas (Según Normativa SENIAT)

Documento 5

Registro de compromiso y causado

Emitido por el SIGECOF en línea

Documento 6

Resumen de autorización de pagos

Emitido por el SIGECOF en línea

IX.

NORMAS GENERALES

9.1.

Los montos cancelados por concepto de viáticos, no se computan a los efectos del cálculo de vacaciones, bonificación de fin de año, prestaciones sociales, pensiones de jubilación y demás beneficios económicos.

9.2.

Los viajes dentro y fuera del país en cumplimiento de funciones o de misiones oficiales deberán ser programados trimestralmente, con cargo a cada Proyecto Presupuestario, de modo que se pueda determinar previamente la duración, objeto y lugar; así como estimar el monto a cancelar por dicho concepto.

9.3.

La programación trimestral de comisiones de trabajo dentro y fuera del País deberá ser elaborada antes del inicio de cada trimestre por cada unidad administrativa responsable de Proyectos; y remitida a la Oficina de Planificación y Presupuesto y a la Oficina de Administración y Finanzas, a los efectos de la estimación, solicitud y seguimiento de las cuotas de compromiso y desembolso, necesarias para la afectación presupuestaria del gasto.

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9.4. De acuerdo con el Punto de Cuenta Nro.DGOAF-001 de fecha 17 de abril de 2009, suscrito por la ciudadana Ministra, las comisiones de trabajo o misiones oficiales DENTRO Y FUERA del País, de las personas incluidas en el ámbito de aplicación del Manual, estarán sujetas a los siguientes NIVELES DE AUTORIZACIÓN:

A.-VIAJES AL INTERIOR DEL PAÍS

COMISIÓN

Primer Nivel de Autorización

Segundo Nivel de Autorización

ASIGNADA A:

Ministra (o)

Ministra (o)

 

Viceministros (a)

Ministra (o)

 

Directores generales

Ministra (o) o Viceministro (a), de acuerdo a la adscripción

Ministra (o)

Director (a)

Director(a) General

Ministra (o) o Viceministro (a), de acuerdo a la adscripción

Personal adscrito a una Dirección u Oficina

Director (a)

Director (a) General o Viceministro (a) de acuerdo a la adscripción

Personas sin relación de dependencia

Director (a) General o Viceministro(a) de acuerdo a la adscripción

Ministra (o)

Personas Naturales o Jurídicas que suministren o faciliten los servicios

Director (a) General o Viceministro (a), de acuerdo a la adscripción

Ministra (o)

B.- VIAJES AL EXTERIOR DEL PAÍS

   

COMISIÓN

Primer Nivel de Autorización

 

Segundo Nivel de Autorización

ASIGNADA A:

 

Ministra(o)

Vicepresidente (a) Ejecutivo

 

Resto de las personas que conforman el ámbito de aplicación del Manual

 

Ministra (o)

Vicepresidente (a) Ejecutivo

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9.5. Las solicitudes de viáticos y pasajes serán tramitadas por el Director (a) o Jefe (a) de la Unidad de adscripción y autorizadas en atención a lo establecido en el cuadro de NIVELES DE AUTORIZACIÓN, antes señaladas.

9.6. Si dos o más funcionarios (as) participan en el cumplimiento de una misión, el viático diario será asignado en la cuantía que corresponda al Funcionario de mayor rango según la escala preestablecida para tal fin.

9.7. En caso de que la comisión de trabajo esté integrada por funcionarios de distintas unidades administrativas, la solicitud será consolidada y tramitada ante la Dirección de Finanzas, por el Jefe (a) de la Unidad que coordine la comisión de trabajo, habiendo previamente cumplido con los NIVELES DE AUTORIZACIÓN establecidos en el presente manual, para los viajes dentro y fuera del país.

9.8. Cuando la misión fuese cancelada o concluyera antes de la fecha prevista, se deberá notificar oportunamente a las unidades administrativas siguientes a fin de:

A la Oficina de Administración y Finanzas.

a.

En caso que no se haya cancelado el viático, paralizar los trámites

administrativos y evitar la cancelación indebida.

b. En caso que el viático haya sido cancelado, proceda a notificar al

beneficiario (a), el procedimiento a seguir para efectuar el reintegro del monto respectivo.

A la Unidad de Adquisición de Pasajes:

a.

Evitar la adquisición de boletos o pasajes (cuando corresponda).

9.9. Una vez que el beneficiario (a) del viático haya sido notificado (a) del procedimiento a seguir para el reintegro del monto cancelado (cuando corresponda), deberá reintegrar el monto respectivo, en un plazo no mayor de cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la misma.

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9.10. No debe tramitarse viáticos ni pasajes para un mismo funcionario (a), solicitados simultáneamente por más de una (1) Unidad; o donde coincidan períodos o fechas. El supervisor (a) inmediato (a), es el (la) responsable del cumplimiento de esta disposición.

9.11. No debe tramitarse viáticos ni pasajes para funcionarios (as) activos (as) que estén de reposo, permiso, comisión de servicios o vacaciones. El supervisor inmediato, es el responsable del cumplimiento de esta disposición.

9.12. Cuando la persona designada a una misión especial o comisión de trabajo recibiere por alguno de los conceptos previstos en el presente Manual, asignaciones de otros organismos nacionales o internacionales, los pagos correspondientes tanto a viáticos y pasajes como a otros gastos, serán reducidos hasta por la cuantía de dichas asignaciones.

X. NORMAS ESPECÍFICAS

10.1. TRÁMITE DE VIÁTICOS Y PASAJES DENTRO DEL PAÍS

10.1.1. La TARIFA DE VIÁTICO DIARIO se calculará a efectos de la cancelación, sobre la base de la UNIDAD TRIBUTARIA y con el valor vigente de la misma al 1º de enero de cada ejercicio presupuestario; de acuerdo a lo aprobado por la Ministra del Poder Popular para el Deporte, en el Punto de Cuenta Nro. DGOAF-001 de fecha 17 de abril de 2009.

10.1.2. Los viáticos diarios por concepto de alojamiento y comida para el traslado dentro del País, se cancelarán de conformidad con los grados y niveles establecidos en la siguiente Tabla de TARIFAS:

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE VIÁTICOS Y PASAJES

FECHA

VIGENCIA:

ACTUALIZACIÓN:

12-2009

1

UNIDAD ADMINISTRATIVA:

OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

DIRECCIÓN:

FINANZAS

Art. 1

Parágrafo

Único

Art. 2

Art. 3

Art. 4

Art. 6

Art. 7

TARIFA DE VIÁTICOS VIAJES DENTRO DEL PAÍS

 

CATEGORÍA

 

VIÁTICOS DIARIOS

DENOMINACIÓN

 

ALOJAMIENTO

COMIDA

ACTUAL

 

ANTERIOR

 
 

PERSONAL OBRERO;

1

A L

10

PERSONAL OBRERO;

 

A

1

AL

14 PERSONAL

 

2,91 u.t

B1, B2, B3

 

ADMINISTRATIVO

B

 

15

AL

23

PERSONAL TÉCNICO

3,38 u.t.

T1, T2, P1, P2

 

PROFESIONAL

 
 

P3,

24

AL

26

PERSONAL TÉCNICO

 

C

COORDINADORES, DIRECTORES DE LINEA

PROFESIONAL;

V

AL VII

ALTO

4,16 u.t.

NIVEL

 

CONSULTOR JURÍDICO,

   

D

AUDITOR,

 

III

Y

IV

ALTO NIVEL

 

5,20 u.t

DIRECTORES GENERALES

 
 

PERSONAL NO CLASIFICADO

 

VIÁTICO SEGÚN REMUNERACIÓN O CATEGORÍA

E

VICE MINISTROS, MINISTRA

 

I

Y

II

ALTO NIVEL

 

CONTRA FACTURA

3,96 u.t.

El Organismo debe suministrar BOLETO AÉREO

SI EL ORGANISMO SUMINISTRA

LA REDUCCIÓN DEL VIÁTICO DIARIO SERÁ

Alojamiento

64%

Alimentos y Bebidas

29%

Otros Gastos

7%

Se cancelará adicionalmente

Traslado:

Traslado Intra urbano Valor del Impuesto de cada salida nacional Valor por carga de bulto o equipaje

Residencia – Aeropuerto – Residencia y viceversa.

Sl el Funcionario viaja en vehículo propio se le cancelará:

Bolívares

Carretera pavimentada

0,0059 u.t.

p/Km recorrido

Carretera no pavimentada

0,0063 u.t.

p/Km recorrido

El monto total no debe exceder el costo del boleto aéreo si el viaje pudiera realizarse por esa vía

BASE LEGAL:

DECRETO 184.G.O. Nro. 36.731 de fecha 28/06/99 EXPRESIÓN EN UNIDADES TRIBUTARIAS, AUTORIZADO POR LA CIUDADANA MINISTRA, MEDIANTE PUNTO DE CUENTA Nº DGOAF-001 de fecha 17/04/2009.

IMPUESTOS EN EL AEROPUERTO

Bs

$

Impuesto de Salida Tasa Aeroportuaria Internacional Tasa Aeroportuaria Nacional

110

51,16

137,5

63,96

27,5

 

TARIFA VIGENTE A JUNIO DE 2009. Se ajustará automáticamente a la tarifa vigente

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10.1.3. Los empleados u obreros o personas naturales o jurídicas, que conforman el ámbito de aplicación del presente Manual, a los que se les haya autorizado una comisión de trabajo o misión oficial dentro del País, tendrán derecho, según corresponda, a recibir los siguientes conceptos del viático:

1-

Monto diario por concepto de alojamiento y alimentación. En atención a la cantidad de días y noches que la persona deba permanecer en el lugar donde se cumplirá la misión designada; y de acuerdo al contenido de la Tabla de TARIFAS.

a) Viático diario con pernota, que comprende la asignación para gastos de alimentación y alojamiento.

b) Viático diario sin pernota, que comprende la asignación sin incluir el concepto de alojamiento, con lo cual, el viático diario se reduce en un 64%. Este concepto aplicará también, para el último día de la misión.

2-

Pasaje o equivalente en dinero

Atendiendo a las siguientes especificidades:

a) Pasaje aéreo o su equivalente en dinero en clase económica.

b) Pasaje marítimo, lacustre o fluvial o su equivalente en dinero.

c) Pasaje terrestre en vehículo comercial.

d) Cuando se autorice a un funcionario para que viaje en un vehículo de su propiedad, se le pagará una asignación por kilómetro recorrido, tomando como referencia para el cálculo, lo establecido en la Tabla de TARIFAS (Ver punto 10.1.2 y la Tabla de Distancias -Anexo “D”-). Si fuese necesario, se pagará una asignación para cubrir gastos por concepto de transporte de navegación y pago de peaje. En ningún caso la cantidad que se reconozca podrá exceder el costo del pasaje por vía aérea, si el viaje pudiera hacerse por este medio.

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3- Gastos de Transporte: Equivalente a la asignación para el pago de transporte de su residencia o sede, al aeropuerto y viceversa; así como desde el aeropuerto de destino, hasta el hotel y viceversa.

4- Gastos de Movilización: Equivalente a la asignación para cubrir los gastos de transporte diario causados con ocasión de la movilización que debe realizar el beneficiario del viático, desde el hotel hasta el sitio donde se realice la comisión y viceversa.

5- Valor del impuesto por cada salida nacional: Se cancelará según la tarifa vigente para el momento del viaje y según el destino del mismo.

6- Valor por carga de bulto o equipaje: Los montos correspondientes a los conceptos de carga o equipaje (sobrepeso) por razones de fuerza mayor se cancelaran según tarifa del medio de trasporte y contra reembolso o sujeto a rendición según sea el caso.

10.1.4. Los montos correspondientes a los conceptos de viático indicados en los puntos 2 al 6, se cancelarán atendiendo a los precios actuales.

10.1.5. Cuando la comisión de trabajo o misión especial se deba realizar en "temporada turística alta" o en circunstancias excepcionales que puedan incrementar los costos previstos, se cancelará VIÁTICO DIARIO SUPLEMENTARIO, calculado en 30% sobre la suma del viático diario.

10.1.6. La solicitud de viáticos y pasajes, se tramitará con el Formulario "Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes" (Ver Anexo “A”), el cual deberá estar correctamente llenado según lo dispuesto en el Instructivo; y autorizado en atención a los Niveles de Autorización respectivos.

10.1.7. El Formulario de "Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes" deberá ser elaborado, firmado y distribuido el original y las copias respectivas, por la Unidad Solicitante, con cuatro (4) días previos a la fecha estimada del viaje, de la siguiente forma:

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a) Remitir a la Dirección de Finanzas, la Planilla original del Formulario, a los efectos del cálculo, trámite y cancelación del viático.

b) En caso de que el traslado del beneficiario se vaya a

realizar de forma aérea, remitir la copia Nº 1 del Formulario

a la Unidad de Adquisición de Pasajes a los efectos del trámite de reserva y adquisición del boleto aéreo.

c) En caso de que el traslado del beneficiario (a) se vaya a realizar de forma terrestre con vehículo propiedad del Ministerio del Poder Popular para el Deporte, remitir la copia Nº 1 del Formulario del Área de Transporte, a los efectos de canalizar la reserva del vehículo, para la fecha indicada.

d) En caso de que el traslado del beneficiario (a) se vaya a realizar de forma terrestre, con vehículo propiedad del

particular o comercial, se indicará en el Formulario original,

a los efectos de que la Dirección de Finanzas realice el

cálculo respectivo en incluya el monto a cancelar por ese concepto, en el monto total del viático.

10.1.8. La Hoja de Cálculo de Viáticos deberá ser elaborada por el funcionario (a) autorizado (a) de la Dirección de Finanzas para tal fin, dado que la hoja contiene fórmulas de cálculo automático (formato Excel), las celdas que contengan fórmulas predeterminadas deberán estar protegidas contra escritura y modificación para lo cual solicitarán la asesoría del personal de la Oficina de Sistemas y Tecnología de la Información del MINDEPORTE.

10.2. TRÁMITE DE VIÁTICOS Y PASAJES FUERA DEL PAÍS

10.2.1. Todo viaje al exterior del país en misión oficial deberá ser autorizado por la (el) Ministra (o) del Poder Popular para el Deporte, mediante Punto de Cuenta, el cual debe presentarse por parte de la Unidad Solicitante de acuerdo al procedimiento autorizado, con un mínimo

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de cinco (5) días hábiles, previo a su tramitación por ante la Oficina de Administración y Finanzas.

10.2.2. El Punto de Cuenta solicitando la autorización de la Máxima Autoridad del Ministerio, para realizar viajes al exterior del país debe incluir la siguiente información, la cual deberá estar debidamente soportada:

Objetivos del viaje Tipo de evento, invitación Fecha de realización Programa, itinerario Beneficios que la misión oficial a realizarse reportará a la Institución Estimación en días Estimación de los costos del viaje, incluyendo las correspondientes cantidades, tanto en Bolívares como en Divisas, de los conceptos siguientes: boleto aéreo, alojamiento, traslados, impuestos, viáticos, otros, de ser el caso, lo cual deberá totalizarse

10.2.3. Después de aprobado el Punto de Cuenta por la Máxima Autoridad del Ministerio, la Dirección del Despacho, canalizará la aprobación del mismo, ante la Vicepresidencia de la República, en atención a lo establecido en las Normas de Austeridad 2009, emanadas del Ejecutivo Nacional, Artículo 2, numeral 3, hasta el momento que sea aplicable.

10.2.4. Autorizada la misión por los niveles correspondientes, la Unidad deberá remitir a la Dirección de Finanzas, con un mínimo de ocho (8) días hábiles previos a la fecha prevista para el viaje, el Punto de Cuenta original, la aprobación de la Vicepresidencia, conjuntamente con la Solicitud y Autorización de Viáticos y el resto de los anexos señalados en el punto 10.2.2. Al menos en la misma fecha, deberá ser enviada la Copia Nº 1 a la Unidad de Adquisición de Pasajes a los efectos del trámite de reserva y adquisición del boleto aéreo.

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10.2.5. Los viáticos diarios por concepto de alojamiento y comida para el traslado fuera del País, se cancelarán de conformidad con lo establecido en la siguiente Tabla de TARIFA DE VIÁTICOS:

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VIÁTICOS

PAÍSES

DIARIOS ($)

ÁFRICA

Argelia Benin (Dahomey) Betswana (Bechauanalandia) Burundi Burkina Faso Camerún Comoras (R.F. Islámicas) Costa de Marfil Chad Djibouti Egipto (Rep. Arabe) Etiopía Gabón Gambia Ghana Guinea Bissau Guinea Ecuatorial (Rep.) Guinea (Conakry) Kenya Lesotho (Basutolandia) Liberia Libia Malí Malawi Marruecos Mauricio Mauritania Mozambique Nigeria Níger República Centro Africana República Popular del Congo República de Senegal República de Sur África República Democrática de Ruanda San Tomé Príncipe (R.D.) Seychelles (Rep.) Sierra Leona Somalia (Mogadiscio) Suazilandia Sudán Tanzania Togo Túnez Uganda Zaire Zambia Zimbawe

137

137

137

140

137

137

137

137

137

194

137

137

137

137

137

137

137

146

137

137

137

137

137

137

137

137

137

137

137

137

137

137

137

137

137

137

137

137

137

137

137

137

137

137

137

137

137

137

137

AMÉRICA DEL NORTE

Canadá

170

Estados Unidos

200

México

150

AMÉRICA CENTRAL

Belice

140

Costa Rica

140

El Salvador

140

Guatemala

140

Honduras

140

Nicaragua

140

Panamá

156

TARIFA DE VIÁTICOS VIAJES FUERA DEL PAÍS

 

VIÁTICOS

PAÍSES

DIARIOS ($)

AMÉRICA DEL SUR

Argentina

140

Brasil

140

Bolivia

117

Colombia

140

Chile

140

Ecuador

117

Guyana

170

Guayana Francesa

140

Paraguay

140

Perú

140

Uruguay

140

CARIBE Y ATLÁNTICO OCCIDENTAL

Anguila Antigua y Barbuda Aruba Bahamas Barbados Bermudas Bonaire y Saba Cuba Curazao Dominica Granada Guadalupe Haití Vírgenes (Británicas) Vírgenes (EE. UU.) Jamaica Martinica Montserrat Puerto Rico República Dominicana San Vicente y Las Granadinas Santa Lucía

154

180

243

258

192

252

188

106

199

102

140

140

98

92

53

162

133

137

115

82

132

133

ASIA

Afganistán Bangladesh Birmania Bután Corea Hong Kong India Japón Kampuchea Laos Macao Malasia Maldivas Mongolia Nepal Pakistán República Popular de China Singapur Sri Lanka Tailandia Taiwan Viet-Nam

84

82

47

47

111

139

84

193

53

53

81

132

94

100

77

84

85

124

72

90

74

77

 

VIÁTICOS

PAÍSES

DIARIOS ($)

MEDIO ORIENTE

Chipre

66

Irak

200

Irán

110

Israel

104

Jordania

94

Líbano

66

PENÍNSULA ARÁBIGA

Arabia Saudita Bahrein Kuwait Omán Qatar Yemen (República Arabe) Yemen (Rep. Dem. Popular) Siria Turquía Emiratos Arabes Unidos

183

148

164

170

148

100

124

88

146

186

EUROPA

Albania Alemania Occidental (Federal) Alemania Oriental (Democrática) Austria Bélgica Bulgaria Checoslovaquia Dinamarca España Finlandia Francia Gibraltar Gran Bretaña e Irlanda del Norte Grecia Holanda (Países Bajos) Hungría Irlanda Islanda Italia Luxemburgo Malta Noruega Polonia Portugal Rumanía Suecia Suiza

193

193

193

193

193

193

193

193

193

193

193

193

193

193

193

193

193

193

193

193

193

193

193

193

193

193

193

U.R.S.S. Yugoslavia

193

193

OCEANÍA

Australia

88

Filipinas

111

Indonesia

100

Islas Fiji

78

Islas Salomón

70

Kiribati

54

Nauru

53

Nueva Caledonia

85

Nuevas Hébridas

70

Papua-Nueva Guinea

190

Samoa Occidental

110

Tonga

54

Taulu

48

BASE LEGAL:

TARIFA DIARIA: Los viáticos diarios para viajes fuera del país se calcularán de acuerdo a la siguiente tarifa (Artículo 8, Decreto 260 del 24-05-89)

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10.2.6. En aquellos países donde no se haya indicado tarifa se aplicará la del país cercano, cuyos costos sean similares.

10.2.7. Los empleados u obreros o personas naturales o jurídicas, que conforman el ámbito de aplicación del Presente Manual, a los que se les haya autorizado una comisión de trabajo o misión oficial fuera del País, tendrán derecho, según corresponda, a recibir los siguientes conceptos del viático:

1- Concepto de pasaje o su equivalente en dinero.

Si el viaje es por vía aérea el pasaje será en clase económica, excepto para Ministra (o), Viceministros (as), Directores (as) Generales y funcionarios (as) de similar jerarquía.

Los integrantes de las misiones enviadas por la administración pública, dentro del continente americano, recibirán pasajes en clase turística; y en clase ejecutiva si su destino está en otro continente.

2- Concepto de viático-diario se regirá según la tarifa especificada en la TABLA DE TARIFAS del punto 10.2.5.

3- Concepto de prima adicional al viático-diario será calculada de conformidad con la siguiente tabla:

CATEGORÍA

PRIMA DIARIA ADICIONAL

A

35%

B

50%

C

70%

D - E

100%

PERSONAL NO CLASIFICADO

VIÁTICO SEGÚN REMUNERACIÓN O CATEGORÍA

4- Concepto

de

gastos

del

impuesto

de

salida

del

país,

tasa

aeroportuaria,

tramitación

de

pasaporte

y

visas

si

fueren

procedentes.

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5-

Concepto de Traslado residencia - aeropuerto y viceversa.

10.2.8.

Cuando un viaje al exterior comprenda diferentes países con tarifas distintas, deberá asentarse en la "Solicitud y Autorización de Viáticos" la información correspondiente a cada país, lo cual deberá estar respaldada con los respectivos soportes.

10.2.9.

Los viajes al exterior que se efectúen en época de temporada alta o en circunstancias excepcionales que aumenten los costos previstos, darán lugar a una VIÁTICO DIARIO SUPLEMENTARIO del 30% del viático correspondiente de acuerdo al Artículo 10 del Decreto 260 del 24-05- 89; para el cálculo de esta prima se tomará en cuenta el viático-diario y la prima adicional.

10.2.10.La cantidad pagada por gastos necesarios en relación con la prestación del servicio será reembolsada previa presentación del comprobante. Si por la naturaleza de los gastos o por las circunstancias en que se efectúen no es posible su comprobación, podrá autorizarse su pago, previa especificación firmada por el funcionario que realizó la misión, conformada por el funcionario que la autorizó y el Responsable del Proyecto respectivo.

10.2.11.Si el funcionario recibiere por alguno de los conceptos previstos en este artículo asignación de otro organismo nacional, internacional o extranjero, el viático le será reducido según la cuantía de tal asignación.

10.3.

TRÁMITE DE GASTOS EVENTUALES Y/O ADICIONALES

10.3.1.

El Ministerio del Poder Popular para el Deporte reconocerá todos aquellos gastos eventuales y adicionales a los conceptos de viático, derivados del cumplimiento de una misión oficial debidamente autorizada; siempre y cuando se encuentren justificados con las facturas respectivas a nombre del MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EL DEPORTE, RIF Nº: G-20007493-0.

10.3.2.

Las Facturas que se generen por concepto de "gastos eventuales y/o adicionales" deberán ser remitidas a la Dirección de Finanzas, por el Jefe de la Unidad, agregando a la solicitud de pagos, la justificación de

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la cancelación de dichos gastos, avalada por el Funcionario responsable del Proyecto y/o acción centralizada respectiva.

10.4. TRÁMITE DE ADQUISICIÓN DE BOLETOS AÉREOS

10.4.1. La Unidad de Adquisición de Pasajes adscrita al Despacho de la (el) Ministra (o) es la responsable de realizar las reservaciones, adquisiciones y recepción de pasajes y de realizar la conciliación de las facturas de los boletos aéreos. La adquisición del "boleto" cuando el viaje se realice por vía aérea, se tramitará ante la Agencia de Viajes mediante el formulario "Solicitud de Boleto Aéreo".

10.4.2. Utilizando como base el contenido de la copia Nº 1 del Formulario "Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes", el Coordinador designado por la (el) Ministra (o), hará el sondeo inicial con las Agencias de Viajes registradas en el Ministerio como prestadoras de dicho servicio, verificará la disponibilidad de vuelos en la fecha y hora indicada; elaborará la "Solicitud de Boleto Aéreo" y la remitirá debidamente firmada vía fax a la Agencia de Viajes seleccionada.

10.4.3. Se le solicitará a la Agencia de Viajes la remisión del boleto aéreo al Ministerio del Poder Popular para el Deporte, por la vía más eficiente (correo electrónico, fax símil o en físico), dependiendo de la modalidad con validez para la línea aérea.

10.4.4. Una vez recibido el pasaje le será entregado al beneficiario, dejando constancia de la recepción.

10.4.5. La Unidad de Adquisición de Pasajes, es la encargada de recibir de las Agencias de Viajes, las facturas de los boletos adquiridos; hará la revisión y conciliación respectiva en función de las solicitudes tramitadas; y remitirá a la Dirección de Servicios Básicos, la siguiente documentación debidamente organizada:

Copia Nº 1 del Formulario "Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes"

Formulario "Solicitud de Boleto Aéreo"

Factura original emitida por la Agencia de Viajes

10.4.6. La Dirección de Servicios Básicos recibirá la documentación antes señalada, hará el proceso de consolidación de facturas, en función de

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la programación de pagos acordada con la Oficina de Administración y Finanzas y con la agencia respectiva; hará el registro presupuestario del gasto y solicitará el pago respectivo ante la Dirección de Finanzas.

10.5. DE LA ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS

10.5.1. Antes de decidir la forma de movilización más recomendable para el cumplimiento de una misión oficial, la unidad administrativa que la promueve u organiza, deberá evaluar la alternativa que sea factible.

10.5.2. En caso de que en la evaluación previa se haya determinado la factibilidad de la asignación de un vehículo propiedad del Ministerio para el cumplimiento de una misión, la unidad administrativa remitirá la solicitud a la Dirección de Servicios Básicos.

10.5.3. La Dirección de Servicios Básicos a través del Área de Transporte, es la responsable de verificar la disponibilidad y coordinar la asignación de vehículos para el cumplimiento de misiones oficiales.

10.5.4. Utilizando como referencia la solicitud el Funcionario designado por la Dirección de Servicios Básicos, hará la reserva del vehículo, considerando el destino, la condición del vehículo, asignación del conductor respectivo, fecha de inicio y culminación de la misión; y notificará oportunamente a la unidad administrativa que promueve la misión, de la asignación del vehículo para el cumplimiento de la misma.

10.5.5. En caso que se autorice la asignación de un vehículo y conductor para el cumplimiento de una misión oficial, la Dirección de Servicios Básicos deberá tramitar el viático respectivo, para el conductor del vehículo asignado; siguiendo para ello, los pasos y niveles de autorización establecidos en el presente Manual.

10.5.6. En caso que la solicitud de asignación de vehículo propiedad del Ministerio no resulte procedente, la Dirección de Servicios Básicos deberá notificar de inmediato a la Unidad que promueve la misión, a los efectos de que se consideren otros medios de movilización.

10.6. DEL CÁLCULO Y CANCELACIÓN DE VIÁTICOS Y PASAJES

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12-2009

1

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FINANZAS

10.6.1. La Dirección de Finanzas es la Unidad responsable de realizar el cálculo de los viáticos, para lo cual dispone de la HOJA DE CÁLCULO DE VIÁTICOS (Ver Anexo “C”) que forma parte del presente Manual.

10.6.2. La HOJA DE CÁLCULO DE VIÁTICOS con los datos resultantes de cada solicitud, debe imprimirse y firmarse en original y anexarse como pieza justificativa del gasto, lo cual representa la base de cálculo para el registro presupuestario y financiero del gasto, la emisión del cheque por concepto de viáticos y/o para el trámite de la adquisición de divisas, dependiendo de si la misión es dentro o fuera del País.

10.6.3. La tramitación del pago de viáticos para viajes al interior y exterior del país se efectuará a través del formulario "Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes", el cual deberá estar autorizado conforme lo indicado en el numeral 9.4 de las presentes Normas.

10.6.4. La tramitación de la cancelación de los boletos aéreos la realizará la Dirección de Servicios Básicos, quien deberá anexar a los documentos señalados en el numeral 10.4.5, los documentos probatorios del registro presupuestario; y con ello, solicitar ante la Dirección de Finanzas, la elaboración del pago respectivo. A tales efectos, la Dirección de Servicios Básicos deberá diseñar un sistema de control de los pagos por concepto de pasajes, discriminando por cada Unidad, Categoría Presupuestaria, Proyecto y Acción Específica, a objeto de suministrar información mensual que permita llevar el control presupuestario.

10.6.5. La tramitación del pago de viáticos en moneda extranjera, se efectuará de acuerdo a lo establecido en el Punto Nº 10.7 de las presentes normas.

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FINANZAS

10.7.

TRÁMITE

CONCEPTO DE VIÁTICOS FUERA DEL PAÍS

DE

SOLICITUD

Y

ADQUISICIÓN

DE

DIVISAS

POR

10.7.1. La Oficina de Administración y Finanzas, a través de la Dirección de Finanzas, es la Unidad responsable de realizar ante el Banco Central de Venezuela, la tramitación y seguimiento de las solicitudes de adquisición de divisas destinadas a cubrir los gastos por concepto de viáticos de las personas que conforman el ámbito de aplicación del presente Manual, que viajen en misiones oficiales al exterior.

10.7.2. La Unidad a la cual está adscrito el funcionario que viajará al exterior del país en misión oficial, deberá tramitar ante la Dirección de Finanzas, con un mínimo de ocho (8) días hábiles de antelación a la fecha de realización de la misión, la “Solicitud y Autorización de Viáticos” con los documentos de soporte debidamente autorizados, según los Niveles de Autorización descritos en el aparte correspondiente a la base legal y administrativa.

10.7.3. La (El) Directora (o) General de la Oficina de Administración y Finanzas, conjuntamente con la Ministra (o) del Poder Popular para el Deporte, firman los Oficios de Autorización ante el Banco Central de Venezuela, para la adquisición de Divisas correspondientes a los gastos de viáticos de las personas que conforman el ámbito de aplicación del presente Manual, que viajen en misiones oficiales al exterior del país.

10.7.4. Las FORMAS VOI-05 y GS-09 emitidas por el BCV, deben ser suscritas por la (s) persona (s) autorizada (s), cuya (s) firma (s) esté (n) registrada (s) en dicho instituto y facultada (s) para la adquisición de divisas. Así mismo, deberá indicarse el código asignado, a fin de facilitar al citado organismo servicio de identificación y conformación de firmas.

10.7.5. Las solicitudes de adquisición de divisas para gastos de las personas que viajen al exterior del país en misiones oficiales deberán ser consignadas en la citada institución antes de efectuarse el viaje en misión oficial al exterior y serán atendidas en el plazo establecido de dos (2) días hábiles para la forma de pago en efectivo y de tres (3) días hábiles cuando sea débito en la cuenta del Ministerio. En

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1

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OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

DIRECCIÓN:

FINANZAS

consecuencia, las solicitudes de adquisición de divisas para viáticos sobre eventos ya realizados, se cancelarán en bolívares.

10.7.6. El retiro de las divisas en el Banco Central de Venezuela deberán realizarlo los funcionarios autorizados por la Dirección de Finanzas, adscrita a la Oficina de Administración y Finanzas, para lo cual se asentará la información requerida en los formularios del Banco Central de Venezuela: “VOI-05” y “GS-09”. Igualmente, deberán registrarse en el último formulario nombrado los datos de identificación del vehículo del Ministerio: marca, color y placa, que se utilizará para el traslado del (de los) funcionario (s).

10.8. DE LA RENDICIÓN

10.8.1. Los Funcionarios que, en cumplimiento de sus funciones o de misiones oficiales, viajen al interior o exterior del País, deberán presentar al supervisor inmediato, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de regreso, un informe de la gestión realizada, el cual deberá ser exigido por el supervisor en caso de no presentarse en el lapso establecido. Dicho informe deberá archivarse en la Unidad de Adscripción del Funcionario, a los fines del control posterior por parte de la Auditoría Interna.

10.8.2. Ante las misiones oficiales asignadas a la (el) Ministra (o), Viceministros (as), Consultor (a) Jurídico, Auditor (a) Interno y Directores (as) Generales del Ministerio, se indicará en la casilla de "Observaciones" del Formulario "Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes", cuando se requiera de la consignación ante el Supervisor inmediato, del Informe de Resultados de la Misión.

10.8.3. Cada Director (a) o Coordinador (a) solicitante, llevará un registro que le permita conocer y suministrar de manera expedita la información básica relacionada con las comisiones de trabajo de sus funcionarios o empleados adscritos a su Unidad, en la cual se incluya el objeto de la comisión, funcionario (s) comisionado (s); fecha de inicio y culminación de la misma. Tales datos deben estar disponibles para cualquier información que soliciten las Unidades de Control Interno o Externo.

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ACTUALIZACIÓN:

1

12-2009

UNIDAD ADMINISTRATIVA:

OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

DIRECCIÓN:

FINANZAS

XI.- LISTA DE DISTRIBUCIÓN

Ministra (o)

Director (a) General

Director (a) General

Director (a) General

Director (a) General

Director (a) General

Director (a) General

Director (a) General

Director (a) General

Director (a) General

Viceministro (a)

Director (a) General

Director (a) General

Viceministro (a)

Director (a) General

Director (a) General

Despacho de la Ministra (o)

Dirección del Despacho

Oficina Estratégica de Seguimiento y Evaluación de Políticas Públicas

Consultoría Jurídica

Auditoría Interna

Oficina de Sistemas y Tecnología de la Información

Oficina de Relaciones Interinstitucionales

Oficina de Planificación y Presupuesto

Oficina de Administración y Finanzas

Oficina de Recursos Humanos

Despacho del Viceministro (a) de la Actividad Física

Dirección General de Masificación y Desarrollo Deportivo

Dirección General de Actividad física y Recreación

Despacho del Viceministro (a) de Deporte de Rendimiento

Dirección General de Formación Deportiva

Dirección General de Alta Competencia

XII. DE LA DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

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FINANZAS

XII. a) DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Solicitud de Viáticos y Pasajes dentro del País

Entradas del Proceso: Solicitud de Viáticos y Pasajes dentro del País

Salidas del Proceso: Autorización de Viáticos y Pasajes dentro del País

UNIDAD/EJECUTANTE:

 

ACCIÓN:

Solicitud de Viáticos y Pasajes dentro del País

Unidad Administrativa Solicitante/

1. Llena Formularios siguiendo instructivo, según

sea el caso, “Solicitud y Autorización de Viáticos

 

y

Pasajes” (original y una copia) y entrega al

Director General de la unidad administrativa a la cual pertenece.

Unidad Administrativa Solicitante/ Director (a) General

2. Revisa Solicitud y firma en señal de aprobación de los mismos y lo regresa a la Unidad solicitante.

Unidad Administrativa Solicitante/

3. Recibe Solicitud y envía original a la Oficina de Administración y Finanzas.

4. Copia N° 1 se distribuye según sea la misión: a

la

Unidad de Adquisición de Pasajes, si es aérea

o al Área de Transporte, si es terrestre.

5. Recibe, firma y sella copia en señal de recibido.

Oficina de Administración y Finanzas \ Asistente Administrativo

6. Recibe Solicitud en original sella copia en señal de recibido y entrega copia al solicitante.

7. Envía original a la Dirección de Finanzas.

Dirección de Finanzas \ Director (a)

8. Recibe Formulario, revisa y asigna al Analista de Finanzas.

Dirección de Finanzas \ Analista

9. Recibe y verifica la Solicitud. 9.1 Actúa según procedimiento de cálculo y cancelación de viáticos

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FINANZAS

XII. b) DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Solicitud de Viáticos y Pasajes Fuera del País

Entradas del Proceso: Solicitud de Viáticos y Pasajes Fuera del País.

Salidas del Proceso: Autorización de Viáticos Fuera del País

UNIDAD/EJECUTANTE:

 

ACCIÓN:

 

Solicitud de Viáticos y Pasajes Fuera del País

 

Unidad

1. Elabora Punto de Cuenta exponiendo motivo y justificación del viaje, anexa documentos, Formulario de Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes y remite a la Dirección del Despacho.

Administrativa/Solicitante

Dirección del Despacho

2. Recibe, revisa Punto de Cuenta de Viáticos, acompañado del Formulario de Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes.

3. Remite Punto de Cuenta a Ministro (a).

 

Ministro (a)

4. Recibe, revisa, y firma de estar conforme.

 

5. Devuelve a la Dirección del Despacho.

Dirección del Despacho

6. Canaliza la aprobación del Punto de Cuenta ante la Vicepresidencia.

Vicepresidencia de la República

7. Recibe Punto de Cuenta, aprueba de estar conforme y firma Formulario de Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes y remite a la Dirección del Despacho.

Dirección del Despacho

8. Recibe Punto de Cuenta con aprobación, remite original con los documentos anexos a la Oficina de Administración y Finanzas y copia a la Unidad Solicitante para su seguimiento.

Oficina de Administración y Finanzas

9. Recibe Punto de Cuenta en original y documentos anexos y remite a la Dirección de Finanzas.

Dirección de Finanzas

10. Recibe

Punto

de

Cuenta

en

original

con

documentos

anexos

y

asigna

al

Analista

de

Finanzas.

Dirección de Finanzas/ Analista de Finanzas

11. Actúa conforme al procedimiento de cálculo y cancelación de viáticos.

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XII. c)

DESCRIPCIÓN

Boletos Aéreos

DEL

PROCEDIMIENTO:

Adquisición

y

Cancelación

de

Entradas del Proceso: Solicitud de Boletos Aéreos

Salidas del Proceso: Entrega de boletos aéreos a la Unidad Administrativa.

UNIDAD/EJECUTANTE:

ACCIÓN:

Adquisición y Cancelación de Boletos Aéreos

Unidad de Adquisición de Pasajes

1. En caso que la misión se realice vía área, recibe copia Nº 1 de la Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes.

2. Elabora y llena el Formulario de Solicitud de Boletos y remite a la Agencia de Viajes.

Agencia de Viajes

3. Recibe Formulario de Solicitud de Boleto Aéreo y realiza sus respectivos trámites.

4. Tramita Boletos y Facturas y remite a la Unidad de Adquisición de Pasajes del Ministerio del Poder Popular Para el Deporte.

Unidad de Adquisición de Pasajes

5. Recibe Boletos y Facturas, verifica entrega boletos a la Unidad Administrativa/Solicitante y archiva temporalmente Facturas.

6. De acuerdo a la programación de pagos acordados con la Agencia de Viajes procede a conciliar:

Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes

Solicitud de Boletos Aéreos.

Facturas.

7. Posteriormente remite los documentos a la Dirección de Servicios Básicos.

Dirección de Servicios Básicos

8. Recibe, revisa documentos, realiza el registro presupuestario del gasto y solicita el pago a la Dirección de Finanzas.

Dirección de Finanzas

9. Recibe, revisa documentos y realiza el trámite administrativo de emisión de cheques u órdenes de pagos para cancelar el compromiso válidamente adquirido con la respectiva Agencia de Viajes.

XII. d) DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Asignación de Vehículos

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Entradas del Proceso: Solicitud de Vehículo

Salidas del Proceso: Asignación de Vehículo de acuerdo a la disponibilidad

UNIDAD/EJECUTANTE:

ACCIÓN:

Asignación de Vehículos

Unidad

1. Cuando se estime que la misión se realice vía terrestre en vehículo propiedad del Ministerio, deberá enviar copia Nº 1 de la Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes al Área de Transporte.

Administrativa/Solicitante

Oficina de Administración y Finanzas /Área de Transporte

2. Recibe copia de Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes.

3. Verifica disponibilidad de vehículo.

4. De haber disponibilidad para la asignación del vehículo notifica a la unidad administrativa.

5. De no existir la disponibilidad del vehículo recomienda alternativa para que la unidad administrativa determine la viabilidad de contratación de un servicio externo, de ser el caso.

Unidad Administrativa /Solicitante

6. Recibe respuesta y procede según sea el caso.

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XII. e) DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Cancelación de Viáticos dentro y Fuera del País

Entradas del Proceso: Cálculo y cancelación de Viáticos

Salidas del Proceso: Cancelación de Viáticos según sea el caso

UNIDAD/EJECUTANTE:

ACCIÓN:

Cancelación de Viáticos dentro y Fuera del País

Dirección de Finanzas

1. Elabora, imprime y firma hoja de cálculo de viático.

2. En caso de ser dentro del país:

a. Efectúa el registro presupuestario del gasto.

b. Emite el documento de pago a nombre del Beneficiario.

3. En caso de ser fuera del país:

a. Realiza trámites específicos establecidos por CADIVI y el Banco Central de Venezuela.

b. Efectúa el registro presupuestario del gasto.

c. Retira Dólares y/o Euros según sea el caso.

d. Entrega divisas o documento de pago a nombre del beneficiario.

Beneficiario

4. Recibe divisas o documento de pago de acuerdo con los trámites acordados.

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