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PROCEDIMIENTO Control de Documentos del SGC

Edicin: Novena Fecha: Agosto 2012 Cdigo: PC-SGC-01 Pgina: 1 de 13

1. Objetivo Proporcionar instrucciones para el control de la edicin, distribucin y revisin de los documentos relacionados con el Sistema de Gestin de la Calidad (SGC), as como de los documentos de origen externo. 2. Alcance Los lineamientos establecidos en este procedimiento aplican para todos los documentos que conforman el SGC del TESOEM. 3. Referencias Decreto del Ejecutivo del Estado por el que se crea el Organismo Pblico Descentralizado de Carcter Estatal denominado Tecnolgico de Estudios Superiores del Oriente del Estado de Mxico. Captulo primero, artculo 17, fraccin XIV. Gaceta de Gobierno, 29 de agosto de 1997. Reglamento Interior del Tecnolgico de Estudios Superiores del Oriente del Estado de Mxico. Captulo V, artculo 11, fraccin 1. Gaceta de Gobierno, 23 de junio de 2003. Manual de Organizacin del Tecnolgico de Estudios Superiores del Oriente del Estado de Mxico. Captulo primero, artculo 5, fraccin VII. Gaceta de Gobierno, 22 de mayo de 2003. Norma ISO 9000:2005, COPANT/ISO 9000:2005 y NMX-CC-9000-IMNC-2008. Norma ISO 9001:2008, CONPANT/ISO 9001:2008 NMX-CC-9001-IMNC-2008. 4. Responsabilidades Todas las reas del TESOEM son responsables de: La elaboracin de la documentacin necesaria para el ejercicio de sus actividades. Proponer las adecuaciones o mejoras a los documentos existentes.

El Representante de la Direccin (RD) es responsable de: Revisar que el contenido del documento propuesto cumpla con los requisitos de Sistema de Gestin de la Calidad, de la actividad y de la institucin.

El Director es responsable de: Revisar que el documento propuesto cumpla con los requisitos establecidos para el Sistema de Gestin de la Calidad, de la actividad y de la Institucin. Aprobar el documento propuesto de no haber observaciones relevantes, evidencia de esto es la firma en el cuadro correspondiente.

El responsable del control de los documentos debe: Poner a disposicin del personal de la institucin los documentos previamente revisados y aprobados, esto lo hace a travs del sitio web de la institucin (www.tesoem.edu.mx/sgc). Registrar los cambios y actualizar versiones en la lista maestra de documentos (FO-SGC-01). Mantener una copia de los documentos vigentes en medio electrnico.

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5. Definiciones Calidad: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos. Necesidad o expectativa establecida generalmente implcita u obligatoria. Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactan. Sistema para establecer la poltica y los objetivos y para lograr dichos objetivos. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Informacin y su medio de soporte. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuacin y eficacia del tema objeto de la revisin para alcanzar unos objetivos establecidos

Requisito: Sistema: Sistema de gestin: Procedimiento: Documento: Registro:

Revisin:

6. Insumos. Lista maestra de documentos (FO-SGC-01). Formato de control de documentos de origen externo (FO-SGC-02). Manual de calidad del TESOEM. 7.- Resultados. Documento publicado en el portal del SGC del TESOEM. Producto no conforme: Documento publicado en un lapso mayor a 12 horas habiles a partir del momento en que es recibido en el Departamento de Informacin y Documentacin.

8.- Interaccin con otros Procedimientos. Procedimiento de control de registros (PC-SGC-02). Procedimiento para la elaboracin del programa operativo anual PC-UPC-02

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9.- Polticas. Se consideran documentos vigentes y controlados de manera electrnica los documentos del SGC que se encuentren a disposicin en el portal, tanto para consulta como para impresin. Toda copia en PAPEL es un documento No Controlado a excepcin del original que se encuentra resguardado por el Representante de la Direccin (RD). El responsable del procedimiento de control de documentos del TESOEM, notifica a travs del portal del SGC los cambios y correcciones que se hagan a los documentos controlados e informa a los responsables de los procesos. Las firmas autgrafas se conservan en los documentos originales en resguardo del RD, por lo que las versiones vigentes en el portal no cuentan con las firmas correspondientes. En el caso de no contar con internet en todas las reas del TESOEM, el responsable del procedimiento de Control de Documentos podr hacer entrega de los documentos del SGC en electrnico y en PDF sin opciones de copiado, con el fin de descargarlo en sus equipos de computo. El responsable del rea en cuyo equipo hayan sido depositados los documentos firmar de recibido en el formato FO-SGC-03 (Recibo de sistema electrnico). La leyenda que se describe en el encabezado de cada formato, se renovar de conformidad con la designacin de la Direccin General de Educacin Superior del Gobierno del Estado de Mxico. Los registros de calidad generados durante el proceso sern conservados durante un periodo de dos aos mismos que sern resguardados por el Representante de la Direccin en carpetas plastificadas debidamente identificadas mediante su nombre.

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10. Desarrollo No. Unidad administrativa Elaboracin Cada rea de la institucin que se comprende en el Sistema de Gestin de la Calidad (SGC) es responsable de la elaboracin de los documentos que considere pertinentes para el desarrollo de sus funciones, en el caso de que involucre a otras reas deber verificar con estas, la concordancia y acuerdo con lo descrito en el documento y que realmente as se realizan las funciones o actividades. En caso de que pase un tiempo razonable y no haya respuesta por parte del rea en cuestin se considerara que est de acuerdo al no emitir comentarios. No todos los documentos son aspirantes para registrarse en el SGC del TESOEM. Como posibles candidatos podemos definir: 1.- Manual de calidad. 2.- Procedimientos. 3.- Formatos necesarios para la operacin de procedimientos. 4.- Planes de calidad. 5.- Perfiles y descriptivos de puestos. 6.- Los que a consideracin del Comit de Calidad. 1 Responsable de rea Para el caso exclusivo de nuevos procedimientos, se deber revisar que el documento cuente con los siguientes elementos: 1.- Objetivo. 2.- Alcance. 3.- Referencias. 4.- Responsabilidades. 5.- Definiciones. 6.- Insumos. 7.- Resultados. 8.-Interaccin con otros procedimientos. 9.- Polticas. 10.- Desarrollo. 11.- Diagramacin. 12.- Formatos e instructivos. Actividad

Se debe actualizar el nmero de versin y la fecha de elaboracin para finalmente, firmar en el campo Elabor de la hoja de control. Una vez finalizada la elaboracin o actualizacin de un documento, se deber asentar en la hoja de control los cambios realizados al mismo, en el caso de las versiones PRIMERA, se anotar la leyenda No existen cambios por ser primera versin. El documento final se enviar al jefe inmediato para su revisin y posteriormente al RD para el mismo efecto.

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Revisin La revisin de los documentos consta de dos fases. La primera es responsabilidad del jefe inmediato del rea que elabor el documento, quien debe revisar que cada uno de los textos, formatos, grficos y tablas contenidos en un documento correspondan a la realidad del rea que los elabor y utilizar, as como a la actividad para la cual han sido diseados. Una vez finalizada esta etapa, el jefe inmediato del responsable del rea que elabor el documento deber firmar en el campo Revis de la hoja de control. La segunda fase queda a cargo del RD, quien debe verificar que el Jefe inmediato del documento cuente con los elementos indispensables que exige el responsable del rea que sistema de gesitn de la calidad, como el nmero de versin, el registro elabor y Representante de de los cambios, entre otros aspectos. la Direccin. Una vez llevada a cabo esta segunda fase de revisin, el RD deber rubricar en el campo Revis. Ambas revisiones tienen la finalidad de constatar que el contenido del documento cumple con los requisitos del Sistema de Gestin de la Calidad, de la actividad y de la institucin. En cualquiera de las fases de revisin, en caso de surgir observaciones, estas se las har llegar a quien elabor el documento, para que realice los cambios si as lo juzga pertinente. El RD enva la documentacin revisada a la Direccin para su aprobacin. Aprobacin Verifica que el documento cumpla con los requisitos establecidos para el Sistema de Gestin de la Calidad, de la actividad y de la institucin. En caso de tener observaciones, estas se las har llegar a quien elabor el documento para que realice los cambios si as lo juzga pertinente. Cuando el documento cumple con los requisitos, se da por aprobado, evidencia de esta actividad es su firma en el espacio correspondiente. Enva la documentacin al responsable de control de documentos.

Direccin.

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No.

Unidad administrativa Emisin Responsable de Control de Documentos

Actividad Una vez que el documento se encuentra aprobado, lo pone a disposicin del personal de la institucin, esto lo hace a travs del sitio web con el que cuenta el TESOEM, siendo este www.tesoem.edu.mx/sgc, registra los datos del documento en la lista maestra de documentos (FO-SGC-01) y actualiza. Distribucin Por tratarse de un sistema electrnico, solamente se considera una sola copia impresa de la documentacin del sistema, la cual estar bajo resguardo del RD. Todos los documentos del SGC del TESOEM, se encuentran disponibles para su consulta a travs del la pgina: http://www.tesoem.edu.mx/sgc. El responsable de control de documentos mantiene una copia de los documentos vigentes en medio electrnico. Archivo

Responsable de Control de Documentos

Responsable de Control de Documentos

El original en papel que contiene las firmas de aprobacin se archiva en una carpeta debidamente identificada y es resguardada por el RD.

10.1 Revisiones peridicas, cambios, modificaciones y actualizaciones. Cuando alguna persona detecta una oportunidad de mejora de la actividad documentada u ocurren cambios en la misma, y se requiera actualizar los documentos, solicita va correspondencia interna al responsable del proceso y ste evaluar la viabilidad de dicha solicitud y si procede se solicitar la actualizacin del documento en cuestin. Los responsables de realizar los cambios y modificaciones a los documentos, son las personas que tienen la responsabilidad principal del proceso, coordinadas por el Comit de Calidad. Una vez realizados los cambios, modificaciones o actualizaciones, el documento deber ser revisado y aprobado de acuerdo a los lineamientos de este procedimiento. 10.2 Identificacin de cambios. Cada que haya un cambio o modificacin en un documento se debe actualizar la edicin, incrementando el nmero consecutivo; el responsable de la elaboracin del documento sealar los cambios fundamentales en la hoja de control del documento. Se recomienda mantener identificados los cambios en la ltima versin, slo de las adecuaciones realizadas en las cuatro versiones anteriores.

10.3 Legibilidad. Para la documentacin en papel, se hace uso de carpetas de vinil que garantizar la legibilidad de los documentos del SGC, as como tambin se verifican constantemente por los responsables de rea para garantizar que dichos documentos permanezcan legibles, cuando se trata de un documento en electrnico el mismo sistema es garanta de legibilidad.

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10.4 Identificacin de documentos internos. El control de los documentos de origen externo queda bajo la responsabilidad del Controlador de Documentos, este identificar cules son y quin los tiene bajo su resguardo mediante el formato FO-SGC-02. Los documentos de origen interno se identifican mediante la clave registrada en la lista maestra de documentos FO-SGC-01. Los documentos internos son identificados mediante una clave asignada de manera consecutiva y segn el tipo de documento; de conformidad con la siguiente estructura: PC-SGC-01

A.- Tipo de documento. Los primeros dgitos de la clave identifican al tipo de documento en cuestin pudiendo ser: 1. 2. 3. 4. 5. 6. MC PC FP PL FO DP Manual de Calidad Procedimiento de Calidad Ficha de Proceso Plan Formato Descriptivo de puesto

B.- Identificador de rea. Identifican al rea responsable de la operacin y administracin del documento, para lo cual se hace uso de las siglas representativas de las mismas, teniendo en cuenta lo descrito en el cuadro siguiente:

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Nivel 1 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.3 1.3.1 1.3.2 1.3 1.3.1 1.3.2 1.3.4 1.3.5 1.4 1.4.1 1.4.2 1.5 1.4

Unidad administrativa Direccin. Subdireccin de Administracin y Finanzas. Departamento de Presupuesto y Contabilidad Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Departamento de Recursos Humanos Subdireccin de Estudios Profesionales. Jefatura de divisin de Ingeniera industrial. Jefatura de divisin de Ingeniera ambiental. Jefatura de divisin de Ingeniera en sistemas computacionales. Jefatura de divisin de Contadura Pblica. Departamento de Desarrollo Acadmico. Subdireccin de Servicios Escolares. Departamento de Control Escolar. Departamento de Titulacin y Seguimiento de Egresados. Subdireccin de Vinculacin, Difusin y Extensin. Departamento de Actividades Culturales y Deportivas. Departamento de Educacin Continua. Departamento de Servicio Social y Residencia Profesional. Departamento de Vinculacin y Extensin. Unidad de Planeacin y Calidad Departamento de Planeacin y Evaluacin. Departamento de Informacin y Documentacin Unidad Jurdica Sistema de Gestin de Calidad

Siglas DIR SAF PC RS RH SEP II IA ISC CP DA SSE CE TE SVD CD EC SS VE UPC PE ID UJ SGC

Nota: A todos los documentos de carcter general que intervengan de manera directa o sean mencionados en los procedimientos de calidad (control de registros, control de documentos, etctera), se les asignar SGC como el identificador de rea. Si un documento se administra por ms de un rea, se asignar como identificador de rea la perteneciente al nivel superior inmediato en la lnea de mando descrita en el organigrama del Manual de Calidad del TESOEM (MC-SGC-01). La lista maestra de documentos muestra las claves asignadas a cada documento o formato del SGC, por lo que su observacia es obligatoria a la hora de generar nuevos documentos. 10.5 Identificacin de documentos de origen externo. Los documentos de origen externo son identificados mediante el nombre o ttulo del propio documento y son resguardados por el responsable del rea quien hace uso de los mismos.

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El responsable de cada rea deber listar en el formato FO-SGC-02 (Control de documentos de origen externo) todos los documentos de origen externo utilizados en el rea. Para la administracin de los documentos de origen externo se deber tomar en cuenta las siguientes observaciones: Nnca y bajo ninguna circunstancia, se prestarn documentos originales a estudiantes. Se debe contar con almenos una copia controlada de documentos tales como manuales, instructivos, guas, entre otros documentos que son utilizados frecuentemente y cuya utilizacin este ligada al correcto funcionamiento de un equipo. 3. Los documentos externos impresos y considerados como originales, deben resguardarse bajo llave en un rea adecuada, con la finalidad de evitar su extravo, deterioro o maltrato. 4. Cuando se detecta el vencimiento a la vigencia de algn documento de origen externo, el responsable de este, deber de solicitar va correspondencia interna al responsable del control de documentos la actualizacin de FO-SGC-02 (Control de documentos de origen externo) y ste evaluar la viabilidad de dicha solicitud y si procede se solicitar la actualizacin del documento en cuestin.
1. 2.

C.- Consecutivo. Los ltimos dos dgitos numricos de la codificacin, se asignaran de manera consecutiva, comenzando siempre con 01 por cada tipo de documento y rea.

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reas usuarias
Inicio

RD

11. Diagramacin Direccin

Control de documentos

Crea la documentacin que considera pertinente o realiza las adecuaciones necesarias.

Revisa la documentacin o propuestas de mejora generada por el rea usuaria.

Publica en internet la nueva documentacin y registra los cambios en la lista maestra de documentos.

No

Cumple con los requisitos?

Se actualiza la carpeta impresa y se enva al RD para su resguardo.

Fin
3

Firma de revisado

Revisa la documentacin o propuestas de mejora generada por el rea usuaria.

No

Cumple con los requisitos?

Firma de aprobado

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12. Medicin

* Horas habiles: horario comprendido entre las 9:00 y las 18:00 horas de lunes a viernes. 13. Formatos e instructivos. Lista maestra de documentos FO-SGC-01
N. C
1

Cdigo
2

Documento o Registro
3

Revisin
4

Fecha. 5

Instructivo para llenar el formato: Lista maestra de documentos. Objetivo: Identificar los documentos y formatos que forman parte del SGC del TESOEM Distribucin y destinatario: Este formato es de uso exclusivo del encargado de Control de Documentos. No. Concepto. Descripcin
1 1 2 3 4 N.C Cdigo. Descripcin. Revisin. Fecha. Se anota el nmero consecutivo del documento del S.G.C. Se anota el cdigo del documento o registro. Se anota el nombre completo del documento o registro. Se anota en nmero de revisin del documento o registro. Se anota la fecha de autorizacin del documento o registro.

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Nombre del Documento (1)

FO-SGC-02 (Control de documentos de origen externo) REA RESPONSABLE DEL RESGUARDO: Copias Revisin Vigencia Existentes en el Tipo No. rea

Proceso que Atiende (6)

(2)

(3)

(4)

(5)

Instructivo para llenar el formato: Control de documentos de origen externo o registros. Objetivo: Identificar los documentos de origen externo o registro. Distribucin y destinatario: Este formato es de uso exclusivo del encargado de Control de Documentos. No. Concepto. Descripcin 1 Nombre del documento Escribir el nombre completo del documento tal y como aparece escrito en el. 2 Vigencia Escribir el periodo de valides del documento, de no contener y no estar descrita en oficios, memorndums, gacetas u otro medio de soporte, se escribir Indefinida, en cuyo caso la validez del documento ser hasta que no exista un documento ms reciente. 3 Revisin No. Escribir el nmero de revisin, versin edicin del documento existente en el rea segn aplique. 4 Copias existentes en el rea Escribir el nmero de copias impresas existentes en el rea. 5 Tipo Tipo, escribir que tipo de documento normativo o descriptivo es: Norma, Procedimiento, Ley, Instructivo, etc. 6 Proceso que atiende Escribir los procesos o procedimientos en los que interviene el documento.

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HOJA DE CONTROL ELABOR REVIS

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APROB

LIC. EDUARDO MARTNEZ CRUZ

LIC. EDUARDO MARTNEZ CRUZ

MTRA. IVETTE TOPETE GARCIA

Cambios de esta versin De la versin 1 a la 2 se cambia dado que se elimina en el punto 3.10 pgina 6 prrafo 1 las palabras micas plastificadas, se agrega en el punto 3.11 pgina 6 el siguiente prrafo Los documentos de origen externo son identificados mediante el nombre o titulo del propio documento y son resguardados por el responsable del rea quien hace uso de los mismos. De la versin 2 a la 3 se cambia el recuadro aprob de la hoja de No. 2 de hoja de control cambia de la Lic. Adriana Mara del Pilar Cornejo Morales al M. En A.P. Julio Castilln Guillermo. De la versin 3 a la 4 se modifica la estructura completa del documento para adaptarse a la normatividad de la DGEST, anexando objetivo, alcance, referencias, responsabilidades, insumos, definiciones, resultados, interaccin con otros procedimientos y las polticas para la operacin del procedimiento; de la misma manera se agrega diagrama de flujo e indicadores; se modifica el punto 10.1 identificacin, agregando el descriptivo para la asignacin de clave a los documentos del SGC. De la versin 4 a la 5 se realizan ajustes cambindole la nueva versin de la norma de calidad, as como tambin se verifico su congruencia con la norma ISO 9001:2008. De la versin 5 a la 6 se incluye el apartado 10.5 Control de los documentos de origen externo, se identifica un producto no conforme en el apartado nmero siete, se modifica el indicador en el apartado nmero 12 con el fin de proporcionar informacin de mayor utilidad al rea que controla los documentos, se modifican las responsabilidades en el punto 10.2 la identificacin de los cambios era responsabilidad del controlador de los documentos, ahora es responsabilidad del rea que elabor el documento. De la versin 6 a la 7 se actualiza la tabla de cdigos de rea de la pgina 6, conforme la nueva estructura autorizada y actualizacin de los formatos. De la versin 7 a la 8 se incluye en interaccin con otros procedimientos Procedimiento para la elaboracin del programa operativo anual PC-UPC-02. Se incluye en el apartado 10.5 Identificacin de documentos de origen externo el paso nmero 4 que hace referencia a la actualizacin de documentos de origen externo. De la versin 8 a la 9 se cambia el Director. Se cambia la palabra candidato a aspirante en el punto 10 desarrollo nmero 1 elaboracin, responsable de rea, cambio por caracteres altos en el punto 10 desarrollos, en los puntos 4,5 y 6 de emisin, distribucin y archivo respectivamente, modificacin de cuadro auxiliar para identificar el rea, en la diagramacin se reduce el tamao y nmero de texto, se justifican textos y formatos, se alinean los cuadros de Diagramacin, formatos e instructivos y hoja de control.