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Panam, 22 de mayo de 2008

PS49944-ADQ-122/2008

Seores Contratistas E. S. M. Proyecto PS00049944 Fortalecimiento del INADEH para la Administracin del Programa de Capacitacin y Formacin del Capital Humano ENMIENDA No. 1 SOLICITUD DE PROPUESTA PS00049944-002/2008 ADQUISICIN DEL SISTEMA DE GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DEL INADEH De mi mayor consideracin: Tengo el agrado de dirigirme a Ustedes a fin de remitirles la Enmienda No. 1 al proceso de Solicitud de Propuesta No. PS00049944-002/2008 para la realizacin de del Sistema de Gestin Administrativa y Financiera del INADEH. Consulta No. 1 De acuerdo a lo indicado en la Clausula 13 de las Instrucciones a los Proponentes, cmo se realizar el pago de las licencias? 13. Pago El PNUD pagar al Contratista despus de la aceptacin por parte del INADEH, de las facturas presentadas por el Contratista de la siguiente manera: (a) Por el licenciamiento, el software y los servicios de capacitacin:

Un pago equivalente al diez por ciento (10%) del monto total de implementacin y capacitacin, contra la entrega y recibido conforme del INADEH de un plan de implementacin y su cronograma de ejecucin. Treinta por ciento (30%) del monto total de implementacin y capacitacin, contra el recibido conforme del INADEH al completar la implementacin de la primera fase del plan de implementacin acordado. Treinta por ciento (30%) del monto total de implementacin y capacitacin, contra el recibido conforme del INADEH al completar la implementacin de la segunda fase del plan de implementacin acordado. Treinta por ciento (30%) del monto total de Implementacin y capacitacin contra el recibido conforme del INADEH al completar la capacitacin de los tcnicos y usuarios. (b) Los pagos en concepto del soporte, mantenimiento preventivo y correctivo, por un periodo de seis (6) meses, se pagarn contra facturacin mensual, de acuerdo al precio mensual indicado en el Esquema de Precios, previa certificacin de recibido conforme por parte del INADEH. Respuesta a la Consulta No. 1 Para efectos de separar el pago de las licencias, se enmienda el numeral 13 - PAGO de las Instrucciones a los Proponentes quedando de la siguiente forma: a) Por el licenciamiento Un pago equivalente al cien por ciento (10o%) del monto total del licenciamiento, contra la entrega, instalacin y recibido conforme del INADEH

b) Por la implementacin del software y capacitacin Cuarenta por ciento (40%) del monto total contra el recibido conforme del INADEH al completar la primera fase del plan de implementacin acordado. Cuarenta por ciento (40%) del monto total contra el recibido conforme del INADEH al completar la segunda fase del plan de implementacin acordado. Veinte por ciento (20%) del monto total contra el recibido conforme del INADEH al completar la capacitacin de los tcnicos y usuarios. c) Los pagos en concepto del soporte, mantenimiento preventivo y correctivo, por un periodo de seis (6) meses, se pagarn contra facturacin mensual, de acuerdo al precio mensual indicado en el Esquema de Precios, previa certificacin de recibido conforme por parte del INADEH.

Consulta No. 2 Se puede extender el periodo de recepcin de las propuestas? Las oferta, con sus propuestas tcnicas y financieras incluidas en sobre cerrado separados, sern recibidas en la direccin abajo indicada, a ms tardar hasta las diez de la maana (10:00 a.m.) hora oficial de la Repblica de Panam, del da lunes, nueve (09) de junio de 2008. Respuesta a la Consulta No. 2 Para lograr mejores resultados, se enmienda el periodo de recepcin de las propuestas, quedando as: Las oferta, con sus propuestas tcnicas y financieras incluidas en sobre cerrado separados, sern recibidas en la direccin abajo indicada, a ms tardar hasta las diez de la maana (10:00 a.m.) hora oficial de la Repblica de Panam, del da martes, veinticuatro (24) de junio de 2008. Entendindose que tambin se extiende el periodo de realizar consultas, quedando as el sector de adquisiciones del PNUD responder por escrito cualquier pedido de aclaracin con respecto a los Documentos de Licitacin que se le haga llegar hasta dos (2) semanas antes de la fecha lmite de presentacin de las Propuestas. Consulta No. 3 Sobre el criterio 7 de la evaluacin tcnica: Plazo mnimo en que compromete el oferente a instalar los primeros mdulos del sistema (Presupuesto, Compras, Contabilidad y Tesorera), no debera decir es plazo mximo? Respuesta a la Consulta No. 3 Debe decir plazo mximo y se evaluar con el mayor puntaje el que ofrezca un menor plazo.

Consulta No. 4 La pgina 27 del Documento de Solicitud de Propuesta, incluye el desarrollo de una interfase del mdulo de compras con Panama Compra? Respuesta a la Consulta No. 4

Las transacciones que se generen en el mdulo de compras deben tener una interfase de intercambio electrnico de datos con la plataforma de compras del Gobierno de la Repblica de Panam Panam Compra, y adems se incorpora SIAFPA, para efectos del presupuesto de la institucin. Consulta No. 5 En el prrafo El desarrollo de esta herramienta para el INADEH debe empezar cuatro (4) das hbiles despus de recibido el contrato firmado y la empresa consultora tendr hasta un mximo de ciento veinte (120) das para la entrega de toda la herramienta, debe eliminarse la palabra desarrollo y colocarse implementacin. Respuesta a la Consulta No. 5 Es correcto, el prrafo quedar as: La implementacin de esta herramienta para el INADEH debe empezar cuatro (4) das hbiles despus de recibido el contrato firmado y la empresa consultora tendr hasta un mximo de ciento veinte (120) das para la entrega de toda la herramienta. Consulta No. 6 Se discuten los siguientes criterios de evaluacin tcnica:
Aspecto Tcnico Criterio Puntaje Experiencia en implementacin de proyectos similares en el sector Pblico que incluyan: Mdulo de Formulacin Presupuestaria, Mdulo de Contabilidad, Mdulo de Tesorera, Mdulo de Planilla, Mdulo de Activos Fijos, Mdulo de Ingresos y Mdulo de Reportes y formulario electrnicos. (Con contratos actualmente activos y en produccin y con tiempo de servicio mnimo de dos aos) Si entrega una 1 punto experiencia exitosa Si entrega dos 2 puntos experiencias exitosas Si entrega tres o ms 3 puntos experiencias exitosas El proponente debe demostrar que Evaluacin Porcentaje Frmula

1a3

15%

Puntaje x 15% 3

conoce lo que implica una solucin tecnolgica para implementar un Sistema de Gestin y Administracin Financiera para entidades pblicas El proponente presenta un detalle del diseo conceptual de la herramienta, incluyendo integracin entre mdulos o funcionalidades segn siguiente detalle (debe reunir mnimo los requisitos indicados en los TdR) Mdulo Bsico (Ejecucin Presupuestaria, Compras, Contabilidad y Tesorera). Mdulo Formacin Presupuestaria Mdulo activos fijos almacenes de 20%

Tcnico

15%

de y

10%

Mdulo de Planilla El proponente presenta un plan de trabajo y cronograma suficientemente detallado, describiendo las actividades y tareas acorde con los productos esperados? (Debe utilizar una herramienta de planeacin computarizada igual o similar a MS Project y escala de tiempo no mayor a un mes) Se presenta un Plan de Capacitacin y Transferencia de

10%

5%

Tecnologa detallado en acciones de formacin y de asesora para la ejecucin del proyecto? Tcnico El proponente debe presentar el diseo de la organizacin propuesta que garantice el logro de los objetivos y metas del proyecto. Se presenta un organigrama que describe adecuadamente los cargos principales, los niveles de decisin y se define el perfil del equipo de trabajo expuesto. (Las funciones y experiencias del personal son pertinentes con la responsabilidad asignada) Se proponen mecanismos efectivos de coordinacin, comunicacin, control y seguimiento?) Tcnico El proponente deber indicar el plazo mnimo en que se compromete a instalar los primeros mdulos del Sistema (Presupuesto, Compras, Contabilidad y Tesorera). Entrega en ms de 120 0 punto das Entrega entre 91 y 120 1 punto das Entrega en 90 das o 3 puntos menos Porcentaje de Ponderacin para aspectos tcnicos:

5%

5%

5%

0a3

10%

Puntaje x 10% 3

100%

Respuesta a la Consulta No. 6 Se enmiendan los criterios de evaluacin tcnica, quedando as:

Aspecto Tcnico

Criterio Puntaje Experiencia en implementacin de proyectos similares en el sector Pblico que incluyan: Mdulo de Presupuesto, Mdulo de Contabilidad, Mdulo de Tesorera, Mdulo de Planilla, Mdulo de Compras, Mdulo de Activos Fijos, Mdulo de Ingresos, Mdulo de Reportes y el intercambio electrnico de datos con otros sistemas. (Con implementaciones actualmente activos y en produccin y con tiempo de servicio mnimo de dos aos). La experiencia del proponente es en implementacin ms no en la venta del software. La carta para ser vlida debe contener al menos los (Mdulo de Presupuesto, Mdulo de Contabilidad, Mdulo de Tesorera, Mdulo de Compras, Mdulo de Reportes e intercambio electrnico de datos con otros sistemas) Si entrega una 1 punto experiencia exitosa Si entrega dos 2 puntos experiencias exitosas Si entrega tres o ms 3 puntos experiencias exitosas El proponente debe demostrar que conoce lo que implica una solucin tecnolgica para implementar un Sistema de Gestin y Administracin Financiera para entidades pblicas El proponente presenta un detalle del diseo conceptual de la herramienta, incluyendo integracin entre mdulos o funcionalidades segn siguiente detalle (debe reunir mnimo los requisitos indicados en los TdR)

Evaluacin Porcentaje

Frmula

1a3

15%

Puntaje x 15% 3

Tcnico

Mdulo Bsico (Ejecucin Presupuestaria, Compras, Contabilidad y Tesorera). Mdulo Formulacin Presupuestaria Mdulo activos fijos almacenes de

20%

15%

de y

10%

Tcnico

Mdulo de Planilla El proponente presenta un plan de trabajo y cronograma suficientemente detallado, describiendo las actividades y tareas acorde con los productos esperados? (Debe utilizar una herramienta de planeacin computarizada igual o similar a MS Project y escala de tiempo no mayor a un mes) Se presenta un Plan de Capacitacin y Transferencia de Tecnologa detallado en acciones de formacin y de asesora para la ejecucin del proyecto? El proponente debe presentar el diseo de la organizacin propuesta que garantice el logro de los objetivos y metas del proyecto. Se presenta un organigrama que describe adecuadamente los cargos principales, los niveles de decisin y se

10%

5%

5%

define el perfil del equipo de trabajo expuesto. (Las funciones y experiencias del personal son pertinentes con la responsabilidad asignada) Se proponen mecanismos efectivos de coordinacin, comunicacin, control y seguimiento?) Tcnico El proponente deber indicar el plazo mximo en que se compromete a implementar los primeros mdulos del Sistema (Presupuesto, Compras, Contabilidad y Tesorera) - Fase I. Entrega en ms de 120 0 punto das Entrega entre 91 y 120 1 punto das Entrega en 90 das o 3 puntos menos Porcentaje de Ponderacin para aspectos tcnicos:

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Puntaje x 10% 3

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Consulta No. 7 Hay un error en el nmero del formulario de Cronograma de Actividades FORMULARIO 4 PLAN DE TRABAJO PARA LA EJECUCIN DE LA CONSULTORIA ** (Forma parte de la Propuesta Tcnica) ** El proponente deber exponer su plan de trabajo y exponer las razones que sustentan el Cronograma de Actividades que se solicita en el Formulario 4. Respuesta a la Consulta No. 7

Es correcto, esta seccin quedar as: FORMULARIO 4 PLAN DE TRABAJO PARA LA EJECUCIN DE LA CONSULTORIA ** (Forma parte de la Propuesta Tcnica) ** El proponente deber exponer su plan de trabajo y exponer las razones que sustentan el Cronograma de Actividades que se solicita en el Formulario 5. Consulta No. 8 Se hace una observacin sobre el texto indicado en este formulario: FORMULARIO 5 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ** (Forma parte de la Propuesta Tcnica) **

No.

Actividad

Responsable 1 2 3 4 5

Semanas desde que comienza la Consultora

El proponente deber indicar el plazo mnimo en trminos de das, en que se compromete a instalar los primeros mdulos del Sistema (Presupuesto, Compras, Contabilidad y Tesorera). Respuesta a la Consulta No. 8 El texto del formulario quedar as:

FORMULARIO 5 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ** (Forma parte de la Propuesta Tcnica) **

No.

Actividad

Responsable 1 2 3 4 5

Semanas desde que comienza la Consultora

El proponente deber indicar el plazo mximo en trminos de das, en que se compromete a instalar los primeros mdulos del Sistema (Presupuesto, Compras, Contabilidad y Tesorera). Consulta No. 9 Se puede ofrecer un mayor detalle de los requerimientos de cada mdulo? Respuesta a la Consulta No. 9 En efecto, el Programa de Fortalecimiento del INADEH, con el apoyo del INADEH, realizar una ampliacin de los trminos de referencia a fin de reflejar los requerimientos de cada mdulo. *************** Sin otro particular, saludamos a Usted atentamente y le solicitamos tengan la amabilidad de confirmarnos la recepcin de la presente enmienda. Saludos cordiales, Proyecto PS0049944 Fortalecimiento del INADEH para la Administracin del Programa de Capacitacin y Formacin del Capital Humano

AMPLIACIN DE TRMINOS DE REFERENCIA GENERALES SOPORTE ARQUITECTNICO El sistema debe soportar una arquitectura que tenga un sistema central e instancias remotas independientes del software. Esta arquitectura har uso de la transferencia entre el sistema central y varios sistemas remotos. La transferencia de datos consistir tanto en transferencias por lote a travs del acceso telefnico u otro medio de comunicacin electrnico, como la transferencia fsica de medios electrnicos. El propsito de esta arquitectura es permitir la descentralizacin y delegacin de la gestin de finanzas pblicas. Esta arquitectura tambin apoyar en la gestin de finanzas pblicas en caso que la conectividad no sea confiable. Esta transferencia de datos de doble sentido incluir datos de control o datos maestros, tales como los presupuestos, los cambios en el plan de cuentas y los cambios de software durante las operaciones normales. Se puede asumir que las transferencias entre el sistema central y estos sitios aislados podran ser tan frecuentes como una vez a la semana o tan infrecuentes como una vez al mes. CAJA Y SOPORTE BANCARIO Se requiere soporte para un sistema Cuenta nica del Tesoro. Otras cuentas bancarias pueden ser en base al efectivo, pero tambin podr existir la tenencia de dinero en efectivo. La solucin debe manejar una combinacin de muchas cuentas bancarias y muchas reservas de caja con transferencias fsicas entre cuentas tanto como transferencias bancarias entre cuentas. Cualquier limitacin del nmero de cuentas soportado dentro de la aplicacin debe ser identificada en los Comentarios. CONTROL SOBRE DESEMBOLSOS DE LAS CUENTAS Las fuentes de fondos disponibles para la organizacin pueden ser Organizaciones Donantes que podrn exigir que esos fondos tengan un control y una contabilidad separada de los fondos gubernamentales. En adicin, los fondos gubernamentales podrn comprender asignaciones presupuestales del gobierno central, ingresos recaudados por otros rganos gubernamentales. Las transferencias del gobierno central a estos otros rganos gubernamentales tambin se podran llevar a cabo. Los fondos agregados resultantes deben estar disponibles nicamente a las organizaciones individuales para gastar y rendir cuentas. Estos fondos pueden comprender caja y cuentas bancarias.

El sistema debe ser capaz de registrar y manejar estas transferencias, soportar las conciliaciones de las mismas y proteger estos fondos de ser desembolsados por otras reas del gobierno sin el registro de una transferencia formal de fondos. La presentacin de informes en cada nivel de la estructura organizacional debe incluir estos fondos individuales y cualquier transferencia entre ellos.

IDIOMA DEL SOPORTE El espaol es el idioma local de la organizacin. Por lo tanto, se requiere que la solucin se presente a la organizacin en idioma espaol. La solucin debe asegurar las versiones en espaol de las pantallas, la asistencia y los mensajes de errores. INSTALACIONES REMOTAS DE SOFTWARE Algunas oficinas podrn operar de modo independiente con acceso telefnico o transporte fsico de datos electrnicos eventuales entre la oficina y el sistema central. Estas oficinas tendrn cuentas bancarias que tampoco sern parte de una red bancaria y en las cuales las comunicaciones entre la sucursal del banco y la oficina principal del banco se realizarn por telfono o fax. Las oficinas de tesorera recibirn transferencias de fondos a sus cuentas bancarias desde la oficina principal, del modo que sea autorizado por el departamento indicado, y se requerir la cancelacin de estas transferencias. La respuesta debe explicar en detalle cmo la solucin manejar este proceso y explicar, si es que hubiese, alguna limitacin o restriccin impuesta por el sistema. Adems, se requiere una explicacin de cmo los saldos de cuentas de caja y bancos pueden ser conciliados y si los datos sobre los saldos pueden ser saldos pre- o post- conciliacin. La respuesta debe explicar tambin cmo se conciliarn los saldos de las cuentas del banco central con los saldos de las sucursales, donde las transferencias involucran a bancos fuera de lnea y Sistemas de Gestin de Informacin Financiera. CONFIGURACIN RPIDA DE GESTIN FINANCIERA PBLICA La solucin propuesta debe ser implementada rpidamente en la organizacin. La respuesta debe explicar cmo se puede configurar el software para satisfacer los requisitos de la gestin financiera pblica con un mnimo de personalizacin. Esto debe incluir informacin sobre cmo se configurar el software para soportar un plan de cuentas complejo, controles financieros agregados, controles de compromisos y obligaciones y las aprobaciones del flujo de trabajo. La respuesta debe explicar adems, la metodologa que

utilizar el licitante para recolectar informacin de los procesos gubernamentales y asegurar que la configuracin se ajuste a los requisitos. SOPORTE DE LA MODERNIZACIN GUBERNAMENTAL Las organizaciones gubernamentales se modernizan y se reforman. La respuesta debe indicar cmo la configuracin del software para la gestin financiera puede cambiar a lo largo del tiempo para adecuarse a la reorganizacin, el cambio a la contabilidad en base a lo devengado, la adicin de nuevas modalidades y funcionalidades y la actualizacin del plan de cuentas. La respuesta tambin debe describir como los sistemas remotos podrn ser reconfigurados para soportar la capacidad adicional a nivel local y la delegacin de responsabilidades. OTRAS IMPLEMENTACIONES SIMILARES La solucin propuesta debe haber sido implementada exitosamente en otras organizaciones con las mismas limitaciones halladas en la organizacin. La respuesta debe identificar aquellas organizaciones y en qu se asemejan y se diferencian sus requisitos de los de la organizacin. La respuesta tambin debe proveer detalles/referencias de los contactos en los pases donde se pueda dialogar sobre la implementacin de la solucin propuesta. REQUISITOS DE LA INFRAESTRUCTURA DEL SISTEMA Se requiere que la solucin soporte el flujo de datos entre las instancias del software, esto es, desde la unidad descentralizada a la tesorera central y, para control y otros datos, de la tesorera central a las unidades descentralizadas Debe haber una descripcin detallada de la escalabilidad y si es que se anticipa que se requerir capacidad adicional Conforme se actualice el software y/o se aumente sus funciones, la solucin debe soportar la actualizacin de las instancias remotas del software en entidades remotas El mantenimiento de la base de datos y de la seguridad de la aplicacin es esencial para la integridad de la informacin, as que la solucin debe soportar el registro y pistas de auditora en cada instancia y permitir que las funciones sean llevadas a cabo en todas las instancias sin la posibilidad de que administradores locales interfieran o alteren los conjuntos de datos o la pista de auditora. La solucin debe soportar mtodos de integridad de datos para reconstruir la base de datos si es que hubiese alguna falla.

La solucin debe soportar estndares financieros internacionales para el sector pblico para posibilitar la transparencia gubernamental. El licitante debe explicar cmo el software puede ser configurado para soportar: Estadsticas Financieras Gubernamentales del Fondo Monetario Internacional Modelo de Referencia de la Tesorera del Banco Mundial. Funciones Comunes del Gobierno de la ONU Federacin Internacional de Contadores, International Public Sector Accounting Standards Board (Junta de Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Pblico) , International Public Sector Accounting Standards (IPSAS o Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Pblico) Mantenimiento y Ambiente de Operaciones El respaldo, recuperacin y mantenimiento general de la base de datos para el sistema deben ser automatizados con un resguardo en caso que hubiese alguna falla o si las tablas de datos del proceso automatizado empiezan a alcanzar su capacidad definida. La solucin debe ser capaz de funcionar concurrentemente con ambas conexiones bancarias (centralizada y remota) y de conciliar las cuentas bancarias con los resultados de conciliacin de las conciliaciones descentralizadas enviadas automticamente a tesorera para el monitoreo. Tambin debe soportar un gran nmero de cuentas en bancos distintos y tener la capacidad de registrar y conciliar estas transacciones. Las soluciones deben, en el entorno de recursos de energa y telecomunicaciones poco confiables, ser capaces de recuperar los procesos de transacciones y durante las comunicaciones telefnicas entre provincias y la tesorera central. Debe haber un sistema de mantenimiento mediante el cual la tesorera central y las instancias provinciales de los equipos, entre otros, puedan ser completamente soportados, particularmente si es que sucede un paro en el sistema por algn motivo. Debe haber un curso de mantenimiento y actualizacin as como un proceso de escalabilidad claramente especificado en la respuesta de todos los tems provedos bajo el segmento IS de la oferta. CONTRASEA Y SEGURIDAD DEL SISTEMA Acceso al sistema controlado por contrasea La contrasea debe tener 6 caracteres alpha/numricos como mnimo

Facilidad de controlar el acceso de usuarios en los niveles del men, pantalla y campo Control de acceso de Slo Lectura y Lectura/Escritura Jerarqua de seguridad disponible para configurar y controlar la seguridad del sistema, los perfiles de seguridad y la aprobacin de acceso del usuario Facilidad para cambios de contrasea peridicos determinados por el contralor del sistema o forzado por el sistema mismo Caractersticas comprensivas de auditora y pista de auditora Informes de problemas de conexin lgica e intentos de violacin de seguridad por fecha, hora, terminal e identificacin del usuario Copia en papel e informes de gestin en lnea sobre la seguridad y la pista de auditoras. Mecanismos de control en relacin a impresiones, incluyendo ID del usuario, ID de la impresora, funciones de impresin permisibles y rango de informacin.

Mecanismos posibilitando la actividad integral del sistema controlado, incluyendo paro del sistema, suspensin de usuario (incluso en medio de la sesin), limitaciones de nmeros concurrentes de usuarios. Informes de gestin diarios (copia en papel y en lnea) para verificar la integridad del sistema y los saldos de los registros de contabilidad, nmeros de lotes completados/fallidos y diagnsticos. Facilidades de archivar detalles de transaccin en historiales (en lnea o fuera de lnea) Facilidades de respaldo, recuperacin y restauracin completas en el paquete para posibilitar la restauracin y recuperacin de archivos. Control de Entrada, Procesamiento y Salida del Sistema El sistema provee de actualizacin de lote y reportes para procesar ganancias, gastos, activos, detalles bancarios y presupuestos. El sistema debe soportar una jerarqua de seguridad determinada por un nivel de administrador de sistema. Facilidad de los usuarios para definir las reglas de validacin y edicin y la validacin de entradas en lnea y en lote.

El sistema provee mensajes de advertencia en lnea y rechazo de transacciones.

Facilidad de ejecutar reportes automticos estndar de los lotes, reportes de xito, fallas y la naturaleza de la falla y transferencias a una cuenta transitoria

Facilidad para dirigir salidas y reportes ya sea a la impresora, pantalla o archivo

Rutinas de fin de ao y fin de mes que producen reportes estndar y definidos por el usuario Campos de moneda en por lo menos 2 monedas. Longitud flexible del campo de la moneda en un mnimo de 99999999.999,99

Los reportes estndar deben proveer al usuario la posibilidad de seleccionar criterios de clasificacin y filtro. El licitante debe proveer una lista de reportes estndar para todos los mdulos. El sistema no debe permitir que ningn tipo de datos de control (cdigos, proveedores, etc.) sea eliminado del sistema donde cualquier transaccin (presupuesto, compromiso, real) haya sido previamente colocada contra ese campo en el ao en curso. Integracin El sistema debe integrarse plenamente con todos los mdulos en el Sistema Integrado de Informacin de Gestin Financiera. Donde sean requeridas las interfaces de lotes, deben ser identificadas y explicadas, particularmente donde requieran actividad humana para iniciar la interfaz o corregir una falla en la interfaz. Las interfaces deben ser capaces de conciliar nmeros de tems y valores de transacciones y donde sea apropiado, soportado por chequeos de integridad basados en el sistema, errores de procesamiento, seguridad y pista de auditoras de los procesos y reportes del proceso de lotes. Las interfaces de lote e integracin entre mdulos deben ser capaces de soportar prorrateo financiero o asignacin al Libro Mayor donde sea apropiado. Debe haber capacidad de archivar y recuperar los archivos de vuelta del sistema de archivo a la base de datos de produccin. La recuperacin de

archivos debe mantener cualquier tabla de asignacin que haya sido previamente archivado. Debe desarrollarse una interface de integracin entre el Sistema y el Sistema de Panam Compra. Debe desarrollarse una interface de integracin entre el Sistema y el SIAFPA.

Debe desarrollarse un interface de integracin entre el Sistema y el Sistema Czanne.

ACTUALIZACIN, MEJORA Y MANTENIMIENTO Contrato de mantenimiento anual y en qu ao comienza. Estrategia para actualizaciones y mejoras debe ser descrita. Interfaz de Usuario La solucin debe estar toda en espaol. El sistema debe soportar la carga y la descarga de datos a aplicaciones de escritorio estndar bajo seguridad determinada por el Administrador de Sistema. Referencias de Sitios Debe haber otras organizaciones similares donde la solucin propuesta haya sido instalada. La respuesta debe proveer contactos detallados en aquellos pases, de empleados del Gobierno que estuvieron activamente involucrados en el proceso de implementacin y que permanezcan involucrados en las operaciones de la solucin. REQUISITOS DE IMPLEMENTACIN 1. Se requerir que el ganador de la licitacin implemente la solucin propuesta en aquellas partes de la organizacin descritas en otras secciones de estos documentos. 2. El Gobierno requiere que el ganador de la licitacin proporcione un Plan de Proyecto detallado, identificando los recursos propios que proveer y los que la Organizacin debe proveer, incluyendo: personal, capacidades, equipos, espacio de oficina y comunicaciones. El Plan del Proyecto tambin debe incluir marcos temporales, hitos crticos, procedimientos para la presentacin de

informes y la resolucin de conflictos, riesgos y estrategias de gestin de riesgos y control de calidad. El Plan del Proyecto debe mostrar claramente las responsabilidades del licitante y de la Organizacin. 3. Dentro del equipo humano propuesto del solicitante, el personal debe cumplir con los Requisitos de capacidades y experiencia de la Organizacin. Esta determinacin se efectuar en base de los CV y las referencias provistas para cada miembro del equipo propuesto, ms su experiencia en trabajos similares en organizaciones gubernamentales similares. Un componente clave de esto ser la capacidad del personal del licitante para transferir conocimientos al equipo de proyecto de la Organizacin. 4. La estrategia de implementacin debe identificar la metodologa y las razones detrs de esa metodologa para justificar el enfoque propuesto. La metodologa debe mostrar cmo se manejar el cambio. Proporcionar un borrador del Plan de Proyecto (cronograma de implementacin), identificando los componentes principales, los riesgos, los marcos temporales, los recursos, etc. visualizados por el licitante y de acuerdo con el formato del cronograma de implementacin incluido en la seccin siguiente Lista de personal clave y sus responsabilidades en relacin con el proyecto, incluyendo el marco temporal propuesto durante el cual este personal se dedicar al proyecto Descripcin de la estrategia de implementacin del Sistema Integrado de Informacin de Gestin Financiera., incluyendo la preparacin, las pruebas de desarrollo, la documentacin, el trasvase (roll-out) y absorcin de datos para conformar los saldos de apertura El requisito permite hacer los ajustes, segn las necesidades de los diferentes usuarios del Sistema. Descripcin de la oportunidad y mtodo de introducir funcionalidad adicional del Sistema Integrado de Informacin de Gestin Financiera en toda la implementacin ENTREGABLES PROPUESTOS Descripcin detallada del programa de gestin de cambio propuesto para este proyecto El requisito debe presentar de manera comparativa, la situacin sin proyecto y con proyecto, con las bondades y limitaciones que implica. Descripcin detallada de la filosofa de capacitacin propuesta, el cronograma y alcance de la capacitacin, el material didctico para los participantes en el programa de capacitacin y el apoyo al personal durante el proceso de implementacin aparte del apoyo dado en la transferencia de conocimiento durante la ejecucin del trabajo

El mtodo de asegurar que el equipo del licitante provea capacitacin adecuada durante la ejecucin del trabajo y cmo se establecer y se mantendr el control de calidad sobre la transferencia de conocimientos Metodologa propuesta para abordar los temas que surjan durante el proyecto y la resolucin de esos temas Proporcionar muestras de los informes que se generarn, junto con la periodicidad, durante el proyecto. El requisito es fundamental para que cada usuario considere los servicios que le ofrece el sistema y los compare con el sistema actual. Proporcionar sus opiniones acerca de los criterios de aceptacin que se utilizarn para dar por completados las fases del proyecto y la conclusin del proyecto El sistema debe proporcionar informacin por objeto del gasto para los proyectos de inversin, en la fase de formulacin y ejecucin. El requisito permitir conocer los ajustes en los proyectos de inversin incluidos en el anteproyecto de presupuesto institucional, as como darle el seguimiento respectivo y determinar el avance financiero de cada proyecto de inversin, para enviar mensualmente el informe a la Direccin de Presupuesto y Direccin de Inversiones Pblicas del MEF.

AMPLIACIN DE TRMINOS DE REFERENCIA ALMACN 1Una de las herramientas ms efectivas para la administracin de almacn son los programas WMS utilizados actualmente por la ACP. Todo esfuerzo que se encaminen a homologar siguiendo estos parmetros ser de gran beneficio para nuestra institucin. Debe ser un sistema amigable. Deber crearse el interfase entre la base de datos (ARI) que actualmente tenemos, y ser capturado en el sistema nuevo sin perdida de informacin. Debe tener capacidad de registrar en la base de datos por lo menos 35 mil productos, entre estandarizados y no estandarizados. El Sistema a implementar debe tener capacidad de integrar los sistemas de cdigo de barra, universal y propio en cualquiera de las formas digitales. Debe poder leerse (pistolas) de forma satelital en cualquier punto del pas, y dicho registro debe incluir el histrico del producto, graficas, fotografas, placa, ubicacin de anaqueles etc. Todo esto en tiempo real. El sistema debe incluir nuevos campos y reportes relacionados al mejoramiento continuo en diferentes reas, con respecto a nuevos funcionarios con nuevas responsabilidades. Debe registrarse el ingreso y el responsables, detectar cuando son entregas parciales, y en la salidas identificar el responsables de la mercanca, con los costos, numero de factura, Orden de Compra, Requisicin, y de la Unidad Gestora, saldo en tiempo real que garantice un inventario terico y fsico. El catalogo debe estar a disposicin de todas las unidades gestora en red interna de INADEH, con la respectiva Descripcin, codificacin y clasificacin de Producto, rea de inversin, para que el usuario pueda redactar su respectiva solicitud de compra. Debe detectar y jalar los productos Normalizados y estandarizados de forma automtica al momento de ser solicitado por la Unidad Gestoras. (Entindase por normalizados productos cuyas especificaciones cuentan estndares de alta calidad Plenamente identificados.

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El sistema debe registrar si el producto esta en existencia, cuanto, donde y si el mismo esta comprometido, con que unidad gestora, y si es perecedero. (Agrcola, belleza, construccin y alimentos entre otros). Debe existir una sola plantilla para la solicitud de Bienes y Servicios, que ingresa al almacn, que evite la redaccin repetitiva y que actualmente se da en la cadena de suministro. El usuario enva al correo electrnico dentro de la cadena de suministro y que se registre automticamente en el recorrido para los efectos del responsable segn el departamento. (Almacn, Presupuesto, Finanzas y Compras) Debe crear reporte para la clasificacin en inversin, o si es operativa, por curso, uso geogrfico, e instructor. Debe existir la interconexin con todos los Almacenes a nivel de las regionales del pas, y tener la capacidad de ampliar el enlace con los IPT de MEDUCA que estn implementando deposito con insumos y equipo INADEH. Debe existir un campo para que los productos no conformes, o sea que fueron recibido en el Almacn, pero rechazados por la Unidad Gestora sean sacados del inventario automticamente, mientras se discute su estatus. Dentro del la compra de equipos y activos fijos existe especificaciones sobre su mantenimiento y los kit de reexpuesto que deben ser cambiados segn el caso trimestral o anualmente. El sistema debe indicar la fecha de mantenimiento y tipo de mantenimiento de los equipos (tanto de taller de cursos, como de mantenimiento de servicios generales, como los vehculos de transporte) en existencia. Estos accesorios de repuestos forman parte del inventario de Almacn.

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ANEXO Objetivo: COADYUVAR A LA DISTRIBUCIN DE MATERIAL E INSUMO DE CURSOS PARA LA CAPACITACIN DEL RECURSOS HUMANO A NIVEL NACIONAL, GARANTIZANDO LOS BIENES DEL ESTADO MEDIANTE CONTROLES QUE PROYECTEN CREDIBILIDAD AL SECTOR PRODUCTIVO Y GUBERNAMENTAL DEL PAIS. Entre las responsabilidades del Almacn INADEH esta el de crear controles que garanticen la custodia, manejo y uso de los Bienes y Activos de la Institucin. El replanteamiento que actualice el inventario fsico y el inventario terico del Almacn va aunado a la capacidad del Recurso Humano y la aplicacin de la tecnologa que logremos desarrollar para tener reportes tanto fsicos como tericos eficientes cuando los soliciten la administracin INADEH. PROCEDIMIENTOS: Actuales. Nota: EN INADEH TODAS LAS COMPRAS E INVERSIONES QUE SE REALIZAN INGRESAN AL SISTEMA A TRAVS DEL ALMACEN CENTRAL.

CADENA DE SUMINISTRO ACTUAL: 1. SOLICITUD: Es el formulario que utiliza la Unidad Gestora para adquirir el bien, producto o servicio. El mismo pone las especificaciones y precio promedio del bien o producto que desea. ALMACEN: Una vez recibe la solicitud y Verifica que no hay en existencia. Se le asigna un nmero y se elabora la requisicin. PRESUPUESTO: Una vez entra a presupuesto se le asigna el objeto de gasto y la partida de inversin, y es enviada la documentacin a Finanzas para aprobacin y Visto Bueno. FINANZAS: En Contabilidad se verifica la documentacin y se procede con las firmas autorizadas para el trmite. Se enviado al Departamento de Compras. PROVEEDURA: (Compras) Una vez llega la requisicin, con la partida presupuestaria, y las firmas autorizadas, se sube al portal de Panam Compras, la cual debe ser asignada al proveedor con la propuesta ms econmica y que cumpla con las especificaciones solicitadas. ALMACEN: El proveedor debe traer la mercanca, con la copia de la Orden de Compra, para ser verificada por el almacenista. Si es un

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producto de fcil reconocimiento se le colocando el sello de llegada al almacn. (Si existe duda se llama a la Unidad Gestora para su verificacin y confirmacin) 7. UNIDAD GESTORA: Debe dar el Recibido Conforme del producto, para darle la entrada al sistema contable del almacn, y por ende al inventario INADEH. CONTABILIDAD: El Almacn entrega informes mensuales de las entradas y salidas al Departamento de Contabilidad, quienes arquean segn los registros de inversin: Orden de Compra vs. Facturas selladas por Almacn.

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PROCESOS INTERNOS DEL ALMACEN 1. Llegada del Producto: El proveedor entrega la Orden de Compra refrendada por contralora. 2. El Almacenista debe verificar que coincidan las especificaciones redactadas en la requisicin con el producto que esta ingresando al Almacn. De tener dudas llama a la Unidad Gestora que lo solicito para verificar el producto. 3. El Almacenista saca una copia de la O/C y de la factura sellada y se procede a darle entrada al inventario INADEH. 4. El Almacenista debe llamar al Bienes Patrimoniales si se trata de activos fijos que tiene que ser plaqueados. 5. El Almacenista procede a ubicar el insumo segn clasificacin de materiales en el almacn. 6. La unidad Gestora retira el material llenando el documento de salida el cual es descontado del inventario INADEH. Clasificacin Actual: El Almacn Central se divide en rea Administrativa y Bodega. La Administracin: 1. Jefe de Almacn. Boris Bloise Navarro. Seguimiento de Procesos. Terico y Fsicos. 2. Coordinador de almacn. Clemente Vergara. PNUD y Bienes Patrimoniales. 3. Cuatro almacenistas. Sergio Pitti, Gustavo Daz, Javier Soto, Ricardo Snchez. Manejo de documentos de Recepcin, y despacho. 4. Una Secretaria quien levanta las requisiciones que son las compras que solicitan cada unidad gestora en la institucin. Elida Frago

5. Una captadora de datos. Damaris Aparicio para registrar las entradas y Salidas 6. Una secretaria Lisbeth Perez, que apoya para la captacin de datos, o levantar requisiciones, adicional registra las entradas y salidas del interior de la Republica, segn lo que ms se este acumulando. En la Bodega se clasifican los insumos de la siguiente manera: Electricidad Mecnica Auto Motriz Plomera Pintura Construccin Soldadura Nutico Producto de Oficina Refrigeracin Textil Artculos de oficinas rea sensitiva. Aparatos electrnicos, saln con aire acondicionado. Papelera Limpieza Belleza Electrnica Ebanistera

Aspectos de Seguridad: Se cuenta con alarmas de sensores de movimiento. Se cuenta con monitoreo de cmaras para la vigilancia del almacn

AMPLIACIN DE TRMINOS DE REFERENCIA GESTION DE ACTIVOS BIENES PATRIMONIALES El sistema debe soportar la descripcin, la referencia nica de identificacin, el costo y la tasa y el mtodo de depreciacin de cada activo. El proceso inicia a travs del Almacn, con la adquisicin de nuevos activo, por Orden de Compra, Contrato, Bienes Producidos, Nacimiento de Semovientes y Donacin, a los cuales se le coloca una placa de identificacin del Activo (Referencia nica) y que permita interactuar con Lectores y cdigo de barras, con el detalle de la descripcin del activo, marca, modelo, serie y el costo total de cada bien. Verificando el recibido conforme del activo de la Unidad Gestora que recibe, Nombre de la Casa Comercial, Factura, cheque y fecha de adquisicin. Debe ser posible clasificar los activos segn el tipo de activo y vinculados a los cdigos del libro contable para la preparacin de los informes financieros. Se trabaja con los Clasificadores Institucional (ubicacin del Activo) Geogrfico (Provincia o Regin) y Contable (Tipo de activo) que corresponde a 10 dgitos (cuenta, sub cuenta, especificaciones), estos debe ser flexible que permita nuevas inclusiones, por el crecimiento ha sufrido esta Institucin. Debe permitir consulta por n de placas de Inventario nica .En cuantos al registro de los Porcentaje de Depreciacin de acuerdo a la Normas 13 que establece la contabilidad Gubernamental. Separando los Activos mayores de 100 y menores de 100 para controles administrativos. Para la preparacin del informe de Depreciacin mensualmente de aquellos bienes mayores de 100 para reportar al informe financiero del Instituto. Debe permitir el reporte mensual de la depreciacin trimestrales y anuales, debe ofrecer un consolidado por cuentas contables El sistema de activos debe soportar la toma de inventarios y el registro de los resultados. Se mantiene una base de datos de los inventarios de los 18 centros del Instituto a fin de establecer responsabilidades por Unidad Administrativa, este sistema debe permitir reporte mensual de los inventarios, por cuenta contable, por Unidad Administrativa, por Depreciacin, por Direccin Provincial y Regional. Los registros de activos deben soportar la revalorizacin, las transferencias entre ubicaciones, las mejoras y el agrupamiento de activos en grupos significativos de activos. El men de este sistema debe permitir realizar las transferencia de bienes, poder listar la misma y el reporte de eliminaciones por descartes de los bienes mayores de 100 para suministrar a contabilidad. Debe mostrar ventana para las mejoras de los Activo (Computadora, maquinaria, edificaciones y vehculos, etc.) Incluyendo fecha y valor de esta mejora. Los registros de activos deben ser agregados a travs de asientos contables manuales o de adquisiciones. Este software debe conectar a una hoja de calculo

Excel que nos permitan listar los inventario por unidad administrativa y mantener un historial de vida del activo. Reporte de las diferencias existentes en los inventarios por cada unidad administrativa, para su respectivo ajuste o investigacin por parte de Auditoria Interna. Cualquier disposicin de activos debe contar con el soporte del clculo de la ganancia o prdida por la disposicin y la creacin del registro de ingresos provenientes de la venta de activos. El sistema tendr un reporte de asiento contable cuando los activo sufre desgaste de su vida til, cuando son sustrado o robo, y cuando son subastado para venta pblica, para los informe contable. Debe ser posible vincular los gastos operativos y de mantenimiento con el registro de activos. El sistema debe reportar los gastos por mantenimiento preventivo de los activos durante su vida til. Generar los reporte. Para la presentacin de informe. El sistema debe soportar los mtodos estndares de depreciacin. Reporte mensual de Depreciacin. Es necesario que este sistema permita que los usuarios verifiquen sus inventarios a travs de consulta a fin de que se prepare para la revisin anual, y hagan sus ajustes mensualmente. Las inclusiones a travs de Almacn de las Donaciones (Entidad Gubernamentales, Organismos Internacionales y Empresa Privada), Bienes Producidos (En talleres del Inadeh a nivel nacional) y Nacimiento de Semovientes (Granjas Didctica del Inadeh). Este proceso debe ser contemplado en el sistema a fin de que sea registrado en el Almacn.

AMPLIACIN DE TRMINOS DE REFERENCIA ADQUISICIONES COMPRAS El sistema debe soportar Requisiciones, rdenes de Compra, Recepcin y despacho de Bienes, Contratos, Adendas. Debe tener campos para todos los procesos internos que se realizan en el departamento, tanto de Licitaciones Pblicas y compras menores, y tirar reportes, debe tener capacidad para agregar nuevos procesos. Se debe registrar compromisos a cada paso de la adquisicin, actualizando el nivel previo de compromiso donde el valor cambia Los compromisos deben ser validados en base a la disponibilidad de fondos en cada paso de la adquisicin. Debe haber un enlace lgico entre cada etapa de adquisicin de modo que haya una pista de auditoria completa disponible. En Recepcin de Bienes, en Facturacin o en Pagos, como sea definido por el usuario, el compromiso debe ser anulado y reemplazado por gastos reales Debe haber una capacidad de listas de compras aprobadas y precios disponible. Debe ser posible vincular tipos de tem con los cdigos de gastos. La adquisicin de activos debe enlazarse con cualquier mdulo o funcin de Gestin de Activos. Separacin de seguridad debe ser proveda para cada paso de la adquisicin de modo que la separacin de responsabilidades sea sostenida Los requisitos y rdenes deben soportar tems de lneas mltiples con varios cdigos de los libros contables El proceso de adquisiciones debe soportar cada moneda identificada en el sistema. Debe ser posible seleccionar los detalles de proveedores para transacciones de adquisiciones y deben ser usados para rdenes de compra. Los procesos de adquisiciones deben soportar enmiendas en las descripciones, cantidades y precios hasta la etapa de Recepcin de Bienes En Recepcin de Bienes o Facturacin, deben ser aprobadas y registrados para propsitos de auditora las variaciones de precio y cantidad

El proceso de adquisiciones debe soportar rdenes manuales y automticas Las rdenes generadas por el sistema (automticas) deben tener un Nmero de Orden secuencial tambin generado por el sistema Los reportes deben permitir la cronologa de compromisos referidos a Requisitos u rdenes clasificados por cdigos de los libros contables elegidos por el usuario (por ejemplo, Unidad Organizacional) El sistema debe soportar el procesamiento de rdenes permanentes El sistema debe soportar la cancelacin de rdenes, devoluciones de bienes, entregas parciales de rdenes, notas de crdito con capacidad de memorndum. Debe ser sostenida la impresin de orden. El sistema debe soportar rdenes producidas manualmente donde el nmero de orden es aadido por el usuario en vez del sistema. Los reportes deben estar disponibles en pantalla o impresos mostrando el estatus de las rdenes, lista clasificada de manera de eleccin del usuario, rdenes del proveedor, rdenes parcialmente completadas, rdenes canceladas, rdenes enmendadas, rdenes manuales, cada reporte con los detalles de los cdigos de los libros contables, proveedor e identificacin del usuario. Las adquisiciones de proveedores que no estn registrados deben generar procesos de excepciones, definidos por el usuario para permitir la creacin del registro del proveedor o la denegacin del proceso. Las rdenes se deben poder transmitir electrnicamente a los proveedores donde tengan la capacidad de recibir aquellas rdenes El proceso de adquisiciones debe soportar la capacidad de manejar diferentes unidades de compra como litros, metros, unidades, docenas, etc. El proceso de adquisiciones debe soportar la obtencin de bienes que requieren manejos especiales como bienes peligrosos. Se debe soportar la capacidad de taladro donde el pago final es trazado por todos los pasos hasta el tem presupuestado original mostrando el recibo, orden de compra y requisito. MANTENIMIENTO DE PROVEEDORES Los registros de proveedores deben ser aadidos por usuarios definidos y se debe soportar procesos de confirmacin separados

Los proveedores deben tener el status de Activo, Suspendido o Sancionados con multas Cancelado. Los proveedores pueden tener mltiples direcciones. Los registros de proveedores deben soportar mtodos de pago aprobados y detalles de pago (por ejemplo, nmero de cuenta bancaria), clasificable (equipo, contratante, proveedor general, etc.) Los proveedores pueden ser Deudores y Acreedores pero deben ser aprobados como Activo para cada categora antes del uso. Donde un proveedor es aprobado como Activo para ambos (Deudor y Acreedor), el sistema debe soportar la compensacin de los saldos en cada categora.

AMPLIACIN DE TRMINOS DE REFERENCIA DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Requiere: 1Establecer un Plan de cuentas presupuestaria y financiera para uso de los sistemas integrados (Tesorera, Almacn, Compras, Presupuesto, Planillas, Bienes Patrimoniales) de uso a nivel nacional. Que cumpla con lo establecido en el Manual General de Contabilidad Gubernamental. Contabilidad requiere validar las transacciones generadas en las diferentes instancias as: Presupuesto: La informacin de asignacin presupuestaria, las reservas, compromiso, devengado y pagado; con sus respectivos saldos por programas, subprogramas etc. Por objeto de gasto. Tesorera: Informe de Caja, Informe de Ingresos, pagos. Almacn: Comprobantes de Recepcin de bienes y servicios, comprobantes de entrega, incluyendo donaciones u compras adquiridas por programas de unidades ejecutoras como los organismos internacionales so nacionales adscritos, inventarios y fundamentales que los comprobantes generan actualizaciones en los contratos u rdenes de compras en las cuentas de inventario de consumo y de activos, gastos y su afectacin contable a la cuenta por pagar entre otros. Compras: requiere reporte de rdenes de Compra y contratos con su respectivo estatus para elaborar el informe de disponibilidad de fondos. Planillas: se requiere las Planillas que contenga la asignacin presupuestaria y financiera con los respectivos cargos de retenciones legales y la cuota obrero patronal as como los descuentos voluntarios. Bienes Patrimoniales: Se requiere reportes ya que este constituye el auxiliar de la cuenta de Activo Fijo por cuenta de acuerdo a la estructura gubernamental (MEF), as como la depreciacin y el valor actual de los bienes, igualmente reportes de bajas del sistema ya sea descarte, venta, permuta u otra.

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LIBRO MAYOR EL SISTEMA DEBE TENER LA CAPACIDAD DE ESTRUCTURAR EL PLAN DE CUENTAS GUBERNAMENTAL EL CUAL CONSTA DE 18 DIGITOS, PRESUPUESTARIA COMO FINANCIERAS. Debe ser posible la construccin de mltiples jerarquas en todos los componentes de la estructura de cuadros con reportes en cualquier nivel de la jerarqua

Las jerarquas deben tener verificaciones de lgica registro para asegurar que no haya duplicacin de datos en una estructura Debe haber facilidad de fijar lmites de gastos (asignaciones) iguales a los planes de gastos Organizacionales. Debe haber soporte para mltiples versiones de presupuestos actuales y futuros. Debe haber soporte para por lo menos los presupuestos de 5 a 10 aos futuros PARA ESTABLECER POLITICAS QUINQUENALES O MULTIANUALES. DANDO SEGUIMIENTO A LAS POLITICAS INSTITUCIONALES Los campos del cuadro deben ser capaces de tener separaciones peridicas (por ejemplo, mensual, semanal, trimestral, etc.) Debe haber un periodo adicional a fin de ao para permitir la apertura del siguiente ao conforme culmina el ao actual Debe ser posible cerrar periodos al registro de asientos contables en general y SI CERRO NO DEBE SER MODIFICADO pero a la vez debe ser posible que a los usuarios autorizados les DEBE SER PERMITIDO REGISTROS POSTERIORES A LA FECHA DE TERMINO DE UN PERIODO DETERMINADO. Debe haber un estatus final de un periodo donde no sea posible registrar asientos contables. Los topes de presupuesto deben ser definidos por el usuario para fines de control de fondos, a niveles determinados por el usuario o jerarquas de la estructura Debe haber seguridad respecto a enmiendas de presupuestos con registro de estas enmiendas. Los fondos que excedan los controles deben ser definidos como: lmite de fondo alcanzado alto lmite de fondos excedido por x% (estado de tolerancia) alto fondos excedidos pero se permite continuar bajo advertencia Ms de un control agregado debe operar a la vez. EL SISTEMA DEBE ARROJAR LLAMADOS DE ATENCION (MENSAJES) PARA LUEGO SER APLICADOS POR PERSONAL AUTORIZADO.

La estructura de cuadro debe ser actualizada a tiempo real con datos (presupuesto, compromiso, real (efectivo o lo devengado)) conforme se procesen las transacciones en otros mdulos. Los reportes deben tambin mostrar informacin en tiempo real para todos los datos preparados dentro de la suite Sistema Integrado de Informacin de Gestin Financiera. RESERVAS, COMPROMISO, DEVENGADO, PAGADO Los reportes sobre el estatus financiero deben ser disponibles a cualquier nivel definido por el usuario o jerarqua de la estructura de cuadro. Los reportes estndar deben contener por lo menos los datos por estructura de cuadro de Presupuesto, Compromiso, Real con la capacidad de generar reportes de Variaciones, Variacin excede xx, xx Fondos Disponibles. POR CLASE, AREA, CODIGO INSTITUCIONAL, TIPO DE PRESUPUESTO, PROGRAMA, FUENTE DE FINANCIAMIENTO, SUB-PROGRAMA, ACTIVIDAD, OBJETO DE GASTO Y UNIDAD EJECUTORA. Los reportes estndar deben incluir el balance general, estado de resultados de operacin y estados de flujo de caja en todos los niveles de la organizacin y estructuras del proyecto del plan de cuentas. CUMPLIR CON LOS INFORMES PRESUPUESTARIOS Y FINANCIEROS QUE DEMANDA EL MANUAL GENERAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL TALES COMO: BALANCE GENERAL, ESTADO DE RESULTADOS, ESTADO DE CAPITAL, FLUJO DE EFECTIVO, ESTADO DE INGRESOS Y GASTOS PRESUPUESTARIOS, EJECUCION DE PRESUPUESTO DE INGRESOS, EJECUCION DEL PRESUPUESTO DE GASTOS Y ANEXOS. Se debe proveer a los usuarios autorizados la posibilidad de visualizar reportes estndar. El sistema debe soportar mltiples transacciones de monedas y tasas de cambio mltiples. Las transacciones en moneda extranjera deben poder ser vistas en la moneda de la transaccin y en la moneda por defecto del sistema. SE DEBE DETERMINAR QUIEN Y COMO SE CAPTARA EL VALOR DE CONVERSION DE MONEDAD DE LOS DIFERENTES PAISES Y REGIONES. El sistema debe soportar un mtodo de cdigos de compensacin del Libro Mayor que automticamente provean de cdigos de ganancias/prdidas por defecto para reducir errores en la entrada de datos. El sistema debe soportar mtodos de fijar combinaciones vlidas de cdigos del plan de cuentas as como mtodos de identificar que proyectos especficos sean asignados a divisiones especficas de la organizacin.

CUENTAS POR PAGAR Las facturas pueden ser cargadas contra una orden o como el registro inicial de una transaccin CONTRA UN CONTRATO, ORDEN DE COMPRA, CANJE O PERMUTA, A TRAVES DE ALMACEN O COMPROBANTES CONTABLES. Las facturas cargadas contra una Orden deben tener un Recibo de Bienes por el valor hasta la cantidad de la factura. Donde el valor de la factura exceda el valor de los bienes recibidos (calculado como costo del tem por valor de entrega), el valor adicional debe ser aprobado por un usuario autorizado y debe estar sujeto a la disponibilidad de fondos. NO SE DEBE RECIBIR FACTURAS CON VALORES SUPERIORES A LA CONTRATACION, ASI TAMPOCO POR RENGLON, EL SISTEMA DEBE BLOQUEAR ESTA ACCION. Las facturas que no estn relacionadas con una orden deben estar sujetas a la disponibilidad de fondos bajo las mismas condiciones de una Orden o Requisicin TODA FACTURACION DEBE ESTAR RELACIONADA A UNA CONTRATACION, A MENOS QUE SEA INGRESOS DE BIENES O SERVICIOS DE DONACIONES, CANJES O PERMUTAS El sistema debe soportar el procesamiento de facturas de pagos recurrentes o de contratos. LA CAPTACION DE LA RECEPCION DE BIENES DEBE GENERAR AUTOMATICAMENTE, SI LA COMPRA ES AL CREDITO, LA CUENTA POR PAGAR Y EL REGISTRO CORRESPONDIENTE AL INVENTARIO O GASTO. Cuando la factura sea cargada debe tener una fecha de pago basada en el contrato o acorde a la poltica gubernamental sobre las condiciones de pago. LA FECHA DE PAGO DEPENDE DE CUANDO EL PROVEEDOR PRESENTE GESTION DE COBRO Y NO DEL REGISTRO DE LA FACTURA. El sistema debe soportar una capacidad de facturacin de pagos por adelantado (reservas de viaje, depsitos, etc.) con la habilidad de cancelar estos prepagos y convertirlos en pagos reales. ESTA ACCION SOLO APLICA CUANDO SE TRABAJA CON SISTEMA DE TRANSFERENCIA BANCARIA, NO ASI. NO SE EFECTUA UN PAGO POR ADELANTADO ESTO NO CONSTITUYE UNA CUENTA POR PAGAR AL CONTRARIO ES UN PAGO ADELANTADO Y ES UN ACTIVO NO UN PASIVO. El sistema debe soportar el procesamiento de avances y la cancelacin de avances con lneas mltiples de codificacin de asignacin para cualquier cancelacin. CONSIDERAR QUE EN CONTABILIDAD LOS PROCESOS NO SE SUSPENDEN SE ANULAN Se debe soportar el procesamiento de notas de Crdito y Dbito.

El sistema debe soportar pagos parciales de facturas y embarque parcial de bienes. Las facturas solo pueden ser cargadas respecto a proveedores activos acreedores con mensajes de advertencia en pantalla donde esto no ocurre. El soporte para descuentos de precios debe estar disponible bajo memorndum o condiciones del Archivo Maestro de Proveedores, siendo capaz de ajustes de pago automticos. DEBE REGISTRARSE LOS DESCUENTOS EN LOS PRECIOS EN LA CUENTA DE MAYOR. Bajo contabilidad en base a lo devengado, el proceso de facturacin generar un gasto a menos que esto se haga (de manera definida por el usuario) en la fase de Recepcin de Bienes. Si fuese as, cualquier variacin en el costo aprobada ser luego mostrada como un ajuste en los libros contables. GENERA UN REGISTRO AL INVENTARIO YA SEA DE CONSUMO O DE BIENES PATRIMONIALES. ESTAS FACTURAS NO GENERAN GASTOS CON EXCEPCION DE LOS SERVICIOS. La entrada del recibo debe ser sostenida por codificacin de lneas mltiples para los libros contables. LOS CODIGOS PREDERTERMINADOS NO PUEDEN SER ALTERADOS CUALQUIER SITUACION DETECTADA SE DEBE CORREGIR A TRAVES DE COMPROBANTE DE AJUSTE CONTABLE. El proceso de pagar recibos debe soportar mensajes de texto aadidos por los usuarios para ser transmitidos al proveedor con el pago. El pago debe identificar al proveedor los detalles de pago con referencia al nmero de factura, orden, fecha y cualquier condicin (pago parcial, descuento recibido, nota de crdito/dbito, variacin de deudor, etc.). Se debe soportar instrucciones para detener el pago y debe ser reportado por separado con detalles de pago, status (realizado, inefectivo o muy tarde, rescindido, reemplazado) y ser clasificable por proveedor, unidad organizacional Donde pueda ser validado un pago como recibido por el proveedor (por ejemplo, en la conciliacin de estados de cuenta bancarios), los detalles de la factura/el pago deben registrar este dato con referencia al estado de cuenta.

Reportes en lnea o basados en pantalla deben ser soportados para: Facturas para proveedores Recibos pendientes y vencimientos Instrucciones para detener el pago y su estatus Facturas morosas

Facturas canceladas, suspendidas o parcialmente pagadas Facturas donde el pago no haya sido confirmado (excluyendo pagos en efectivo) Avances sin cancelacin

Todos los reportes deben soportar parmetros del Usuario del cdigo, fecha o rango de datos, valor (por ejemplo >$) del Libro Contable. NO SE PUEDE TENER FACTURAS CAPTADAS EN EL SISTEMA SIN RECIBO DE BIENES, SI HAY DEVOLUCIONES DEBE REGISTRARSE LA NOTA DE CREDITO EXPEDIDA POR EL PROVEEDOR. Avances Intra-Gubernamentales (avances permanentes del Ministerio de Economa y Finanzas u otros Ministerios de lnea, de caja o transferencias bancarias donde estas organizaciones no estn en lnea) deben estar disponibles y posibles de cancelar por actualizaciones en lnea o por lote. Los Avances Intra-Gubernamentales deben advertir el usuario en pantalla donde otra transferencia sea cargada antes de cancelar la transferencia previa. Reportes de avances permanentes deben proveer el estado e historial de avances, cancelaciones y pendientes, as como el saldo actual de cantidades que no hayan sido canceladas. EL CONCEPTO DEBE REFERIRSE A EL ESTADO DE ANTIGEDAD DE LAS CUENTAS POR PAGAR EL CUAL DEBE INDICAR LA ANTIGEDAD DE LA MISMA. CUENTAS POR COBRAR Debe registrar ganancias en diferentes monedas y proveer la funcionalidad de recibos de efectivo. Debe manejar pagos parciales de deudas. Debe poder procesar reembolsos de pagos en exceso. NO SE PUEDE PAGAR MONTOS SUPERIORES A LOS COMPROMISOS, SI DEBE PERMITIR EL PAGO DE UNA MISMA FACTURA O VARIAS POR INDISTINTOS FONDOS. Procesamiento de recibos deshonrados y la reinstauracin de la deuda debe ser disponible. Al recibir la mayor parte de los ingresos gubernamentales a travs de interfaces de sistemas de Aduanas y Tributacin, la funcionalidad debe ser capaz de manejar tanto los datos agregados en base al efectivo o en base a lo devengado importados a travs de la interfaz, conciliando los cambios en cobranzas entre datos en base al efectivo o en base a lo devengado importados y conciliando esos cambios con el proceso de conciliacin de cuentas bancarias

Para el registro de transacciones, segn las decisiones del usuario, el sistema debe ser capaz de utilizar los datos cargados en el proceso de la Conciliacin Bancaria o los datos cargados de la interfaz con Aduanas y Tributacin, as como conciliar los datos alternos cargados Los ingresos de algunas fuentes se distribuirn entre las diferentes partes de la estructura de la Organizacin segn el tipo de ingresos y un arreglo estndar para compartirlos. El sistema debe ser capaz de manejar este proceso de manera automtica en base de parmetros estndares de control. Los registros de proveedores utilizados para Deudores debe almacenar el mtodo preferido de pago y advertir al usuario cuando este proceso cambia EL PAGO PUEDE SER EN EFECTIVO, TRANSFERENCIA BANCARIA, CANJE, PERMUTA U OTRO El sistema debe soportar los Anlisis de Vencimientos. El sistema debe soportar las cartas enviadas como recordatorios, los limites de crdito de los deudores, los impuestos retenidos y la produccin de facturas y notas de crdito.

AMPLIACIN DE TRMINOS DE REFERENCIA GESTIN DE PLANILLAS

El sistema debe ser capaz de soportar el ingreso distribuido de datos de informacin sobre los empleados y el procesamiento central de planillas. Al momento de ingresar a un nuevo funcionario, debe guardar la fecha de inicio, para calcular el pago del XIII Mes, al igual que el registro de las vacaciones. El sistema DEBE almacenar los datos de los empleados, incluyendo sin limitarse a lo siguiente: Nombres y apellidos Nmero de documento nacional de identificacin Seguro Social Direccin y detalles de contacto Calificaciones Fecha de nacimiento Fecha de ingreso a la organizacin Nmero de Puesto (y Punto Incremental) Detalles Bancarios Referencia de autorizacin de empleo Detalles de la clasificacin del empleado Asignaciones Descuentos Fecha de retiro Estatus del Empleado (por ejemplo, activo, suspendido, retirado)

El sistema debe ser capaz de adjuntar y almacenar archivos claves y la documentacin referente a cada empleado. Esta documentacin podra incluir: su partida de nacimiento, partida de matrimonio, foto y autorizacin de empleo. El sistema debe ser capaz de clasificar a los empleados como: Asalariado, Temporal, Jubilado. Debe ser capaz de subclasificar a los empleados como: Permanente, Bajo Contrato, Nacional, Extranjero, Voluntario. Cuando se crea o se transfiere el registro de un empleado dependiente, el sistema debe verificar que est asignado a un puesto actualmente vacante. Verificando la estructura (que se encuentre vacante y que el salario sea igual al del nombramiento. El sistema debe soportar el pago y retencin de sueldos, as como el pago del XIII Mes por cheque o por transferencia electrnica de fondos. Emitiendo un listado de los que cobran por transferencia electrnica con datos personales, nmero de cuenta bancaria y monto depositado.

El sistema debe utilizar una escala estructurada de remuneracin, con puntos incrementales dentro de cada escala salarial. El sistema debe soportar criterios especificados para empleados individuales, progresando al siguiente punto crtico. El sistema debe ser capaz de procesar asignaciones de diferentes tipos. Gastos de Representacin, sobresueldos. El sistema debe ser capaz de clasificar y procesar las asignaciones como permanentes o temporales. Pagos del XIII Mes (pagos adicionales, ajustes de sueldo). El sistema debe ser capaz de procesar diferentes tipos de descuentos, llevando control de los saldos de las obligaciones Casas comerciales para ello debe manejar algunas claves para cada casa comercial. El licitante debe proporcionar informacin acerca de los nmeros y tipos de asignaciones y descuentos que el sistema puede soportar. El sistema debe ser capaz de producir los talonarios de pago de los empleados por cada perodo de pago, detallando: El Sueldo bruto y neto Desglose de los descuentos aplicados Datos personales (cdula, seguro social, nmero de posicin, nmero de Institucin y rea) Emitir talonarios en los casos de ACH y cheques a los que no estn en ese sistema. El sistema debe ser capaz de generar pagos y compilar listados de sustento de los empleados que aportan para cada tipo de descuento debe reflejar los saldos de las obligaciones (por ejemplo, fondos de previsin) Debe hacer acumulativo que sume los montos pagados en cada quincena y genere un reporte de los salarios devengados. De esta informacin se generar la planilla del Seguro Social, SIACAP y la cuota patronal. El sistema debe ser capaz de calcular un porcentaje del descuento total como la comisin de cobranza y de acreditar sta a un cdigo de ingresos. El sistema debe ser habilitado para registrar las transacciones de planillas en al sistema contable y permitir que los usuarios autorizados a taladren en los datos para ver el detalle de las transacciones que comprenden el monto.

El sistema DEBE ser capaz de producir reportes, incluyendo la remuneracin acumulativa, bruta a neta, las asignaciones y descuentos para cada empleado, Planilla quincenal de pago y planillas de descuentos en original y dos copias.

AMPLIACIN DE TRMINOS DE REFERENCIA PRESUPUESTO Acceso a campos de adicin de usuarios /la actualizacin debe ser controlada por usuarios autorizados. La aplicacin debe tener la facilidad controlar los diferentes niveles de desarrollo del presupuesto (por ejemplo, abierto, restringido, finalizado) Aun Cuando un presupuesto haya finalizado, debe permitir que se realicen cambios mediante las enmiendas de presupuesto o funcionalidad de transferencias. Una vez finalizado el presupuesto, todos los cambios deben ser registrados. La verificacin de fondos (Ingresos) debe ser contra Asignaciones, pero las Asignaciones deben ser revisadas y modificadas segn el estado de las recaudaciones. El presupuesto mostrado por defecto ser el presupuesto actual pero el sistema debe soportar cualquier versin de otros presupuestos guardados. Debe existir la capacidad de subir o descargar datos del presupuesto de cualquier ao y para cualquier parte de la estructura del plan de cuentas en paquetes de escritorio estndar (Lotus Notes, Excel, FoxPro) o a cualquier software de desarrollo de presupuestos compatible. El sistema, probablemente en su funcionalidad de presupuestos, debe capturar y reportar sobre metas de gestin relativas a las actividades financieras. El presupuesto debe integrarse plenamente con el Libro Mayor y otras funciones del sistema donde se requiera datos de presupuesto (adquisiciones, gastos, etc.) El sistema debe contemplar los siguientes procesos: Reserva (Requisiciones), Precompromiso (Contratos y Ordenes de Compra a ejecutarse mensualmente), Compromiso Contingente (Orden de Compra al Crdito), Compromiso Devengado (Orden de Compra al Contado, Relaciones de Viticos, Reembolsos de Fondo, Planillas, Gestiones de Cobro, etc.) y Pagado (Cheques) El sistema debe estar en capacidad de modificar, eliminar y agregar procesos (Reserva, Precompromiso, Contingente, Devengado y Pagado). Debe contemplar la posibilidad de agregar dgitos adicionales a los 15 dgitos establecidos por el Ministerio de Economa y Finanzas.

La aplicacin debe ser flexible en la generacin de reportes. La aplicacin debe facilitar la realizacin de proyecciones en base a promedios de los meses anteriores. El mecanismo debe permitir la replicacin exacta de las funciones del plan de cuentas. El estatus del presupuesto debe replicar el estatus en el rea funcional presupuestal de Sistema Integrado de Informacin de Gestin Financiera. La aplicacin para la ejecucin presupuestaria debe ser multiusuario. La aplicacin debe contemplar replica de la ejecucin con las restricciones correspondientes para consulta en cada unidad ejecutora. PROCESAMIENTO AL FIN DEL PERODO El sistema debe soportar perodos definidos por el usuario compuestos de perodos constantes (por ejemplo, meses) y un perodo adicional para el procesamiento de fin de ao. Debe ser posible que los perodos sean futuros (sin abrir), abiertos (acceso normal), suspendidos (sin acceso), cerrados (sin acceso general) y finalizados (sin acceso y con el estatus bloqueado). Slo se puede obtener acceso a los perodos futuros para los presupuestos o por rdenes fijas u obligaciones. Los perodos abiertos estn disponibles para el acceso normal de los usuarios, sujetos a los controles de seguridad. Debe haber slo un perodo abierto a la vez y el cierre de un perodo debe abrir el perodo siguiente automticamente. La suspensin es una accin del Administrador para bloquear el acceso a los usuarios temporalmente del sistema. El cierre slo permite que los usuarios seleccionados y habilitados por seguridad tengan acceso al perodo para el procesamiento de fin de ao. Finalizado es el estado de bloqueo del perodo y, por lo tanto todo perodo previo, de todo acceso a los usuarios. El procesamiento de fin de ao debe traspasar automticamente al ejercicio siguiente todos los saldos finales del perodo, calcular la depreciacin de los activos (de ser activada) y generar, o permitir que se genere, los informes del perodo.

El procesamiento de fin de ao debe abrir el perodo adicional para que los usuarios con autorizacin especial puedan finalizar las cuentas al fin de ao a la vez que los usuarios tengan acceso al primer perodo abierto del ao siguiente. Los procesos incluyen el traspaso de saldos al nuevo ao, finalizando estos al cierre del ao. Las cuentas operativas se transfieren a las cuentas de cierre de ao y cualquier nuevo plan de cuentas se activa para usuarios en general. Los reportes de fin de ao deben incluir el Balance Preliminar antes y despus de la transferencia de saldos, el listado de tems pendientes de deudores (anlisis de vencimientos), acreedores (reporte de pagos pendientes), reportes anuales formateados (tanto en base al efectivo como las provisiones) y cualquier reporte especial programado por los usuarios para rendir cuentas al fin de ao (por ejemplo, informes para donantes, etc.). PLANIFICACIN Y DESARROLLO DEL PRESUPUESTO La solucin debe permitir la elaboracin de presupuestos multianuales, con facilidad para el establecimiento de lmites presupuestales y la elaboracin de presupuestos de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba La solucin para la planificacin presupuestal debe soportar por lo menos 7 aos de informacin, incluyendo 3 aos de presupuestos al futuro. La solucin para la planificacin presupuestal debe ser multiusuario y soportar la creacin de presupuestos divisionales y departamentales con versiones mltiples. Los usuarios pueden congelar versiones del presupuesto. La solucin para la planificacin del presupuesto debe soportar la capacidad de correr escenarios hipotticos. La planificacin y el desarrollo del presupuesto debe ser posible en cualquier nivel de detalle del plan de cuentas que el usuario determine. La funcin debe ser capaz de distribuir informacin por toda la red a todas las entidades presupuestales cuando se distribuye el Sistema Integrado de Informacin de Gestin Financiera. El nivel detallado del plan de cuentas utilizado en el nivel de agencia puede tener un nivel de detalle menor de lo que se utiliza en el nivel central del Ministerio de Economa y Finanzas. Si el presupuesto de la agencia se desarrolla en un nivel ms detallado que l del Ministerio de Economa y Finanzas, una vez que el presupuesto general

haya sido determinado y cargado en el rea presupuestal del Sistema Integrado de Informacin de Gestin Financiera., los detalles del nivel de agencia deben formar parte de esa carga y estatus presupuestal. La instalacin de desarrollo presupuestal debe ser capaz de recibir datos del presupuesto y/o actuales del libro contable central en un nivel de detalle determinado por el usuario. Los ajustes o transferencias presupuestales deben ser posibles en el mecanismo de elaboracin de presupuestos y cargados al libro contable o efectuado directamente en el libro contable. Los cambios efectuados en la estructura del plan de cuentas en el Sistema Integrado de Informacin de Gestin Financiera deben ser reflejados en el mecanismo de elaboracin. Si el mecanismo de elaboracin es un paquete independiente, el estndar de seguridad, con respecto a los usuarios y la preparacin de reportes deben ser similares al estndar de Sistema Integrado de Informacin de Gestin Financiera. El mecanismo de Elaboracin Presupuestal debe ser parte de cada instancia del Sistema Integrado de Informacin de Gestin Financiera (unidad ejecutora). Debe ser posible copiar el presupuesto y las estructuras del presupuesto del ao actual al ao siguiente y editarlos antes de la culminacin del ao en curso. El desarrollo del presupuesto debe permitir versiones mltiples del presupuesto siendo desarrollado. El desarrollo del presupuesto debe soportarse contra cualquier parte de la estructura del plan de cuentas o jerarquas definidas.

AMPLIACIN DE TRMINOS DE REFERENCIA TESORERA/GESTIN DE CAJA/BANCA Requerimos considerar, compras y almacenes deben disponer de una interfase que permita el control de recibo de mercancas con las especificaciones en cuanto a marca, pas de origen, especificaciones especiales etc. Cumplimiento con los tiempos establecidos de entrega, solicitudes de prrrogas y en casos de incumplimientos sin haber solicitado prrroga el calculo automtico de la multa de acuerdo a la formula aprobada que se aplica actualmente por das de atraso. Contabilidad se debe incluir lo correspondiente a la retencin del 50% del 5% en aquellos pagos que exceden los 20 mil balboas, con la confeccin de la correspondiente planilla detallando para efectuar la transferencia al tesoro nacional. En esta rea (contabilidad) es importante incluir los costos por actividad y programas. Planillas considerar la opcin de que se confeccionen todos los cheques inherentes a esta cuenta por medio del sistema aunque sean pagos con diferentes cuentas bancarias tales como Seguro Social, SIACAP, pagos por retenciones de cheques ya sea por renuncias o insubsistencias. Contemplar la inclusin de otros pagos como becas. Tesorera. Se modificaran los formatos actuales o se adaptaran los existentes. Se consideraran los pagos por cajas menudas a nivel nacional al igual que los reembolsos y los fondos rotativos que operan en las regionales. Para los viticos se podra incluir lo que establece el Manual de Caja Menuda Cuarta Versin y cualquier otra reglamentacin facilitando que el clculo se efectu de forma automtico minimizando el margen de error, controles de documentos de valor tales como cheques, recibos de caja, facturas, etc. Controles debidamente bloqueados respetando la secuencia numrica que no se puedan repetir en los documentos que afecten las cuentas bancarias. El sistema debe ser capaz de registrar e informar transacciones de caja como un proceso de libro de caja y un proceso de recibo/pago simultneamente La funcin debe servir para un nmero grande de cuentas bancarias y disponibilidades en efectivo Debe ser posible vincular las cuentas bancarias y de caja a partes especficas de la unidad organizacional Debe ser posible fijar montos mximos que una cuenta debe tener en todo momento (por ejemplo, un monto tope) y una alerta al usuario cuando se excede este monto Debe ser posible designar una cuenta bancaria o de caja como una cuenta que no permite un sobregiro y parar el procesamiento de un pago si una transaccin amenaza este estatus

Se debe soportar conciliaciones entre el sistema y los estados de cuenta de transacciones y los saldos de las cuentas de caja o bancarias. El proceso de conciliacin debe soportar los estados de cuenta electrnicos y los estados de cuenta fsicos. El proceso de conciliacin debe soportar la carga de recibos y pagos en los cdigos apropiados del Libro Contable por referencia a la combinacin del cdigo de transaccin y una referencia de control en el sistema y sealar esas transacciones como conciliadas. Donde el proceso de conciliacin identifica tems pendientes, debe ser posible poner esos tems pendientes en orden cronolgico y registrar los recibos pendientes en una cuenta transitoria. Se debe almacenar un historial de los resultados de conciliacin para todas las cuentas de caja y bancarias por los perodos definidos por el usuario. Los informes de conciliaciones deben identificar cualquier cuenta que no est sealada como conciliada. Los reportes estndares deben mostrar, en lnea y en formato imprimible, los saldos actuales de todas las cuentas, con o sin los tems pendientes segn los parmetros definidos por el usuario. Los usuarios deben tener la posibilidad de definir los parmetros de un reporte que muestran saldos, historiales de los saldos, pagos aprobados y pendientes de pago, notas de crdito y dbito y rdenes de suspensin de pago por fecha para ayudar en el labor de gestin de caja en cualquier nivel de la estructura organizacional del gobierno, definido por el usuario. Las transferencias entre cuentas bancarias y saldos de caja deben tener soporte en el diario y en reportes. Como algunas cuentas son en efecto fideicomisos (en particular las cuentas de fondos de donantes), el sistema debe restringir los pagos de esas cuentas a unidades organizacionales predeterminadas. El sistema debe soportar monedas mltiples y mantener los tipos de cambio y los historiales de tipos de cambio. Los pagos a travs de cheques manuales deben tener el soporte de un control de la secuencia de los nmeros de los cheques. Debe haber soporte por pagos en efectivo, pagos por cheque y pagos por transferencia electrnica de fondos.

El sistema debe soportar el pago nico de facturas mltiples con los datos apropiados de memoranda para los registros del sistema y para el proveedor.