LA VIGILANCIA DE EMPLEADOS EN LAS REDES: POCO TICA O BUEN NEGOCIO?

A medida que el uso de Internet se ha extendido en todo el mundo, lo mismo ha ocurrido con el uso del correo electrnico y la Web para asuntos personales en el lugar de trabajo. Numerosos estudios han llegado a la conclusin de que al menos 25 por ciento del tiempo que los empleados pasan en lnea lo gastan en navegaren la Web con propsitos no relacionados con el trabajo, y tal vez hasta 90 por ciento de los empleados reciben o envan correo electrnico personal en el trabajo. Muchas empresas han comenzado a vigilar la manera en que sus empleados utilizan el correo electrnico e Internet, con frecuencia sin conocimiento del empleado. Un estudio de Forrester Consulting encontr que 37.8 por ciento de las empresas de Estados Unidos con 1,000 o ms trabajadores contrat gente para leer el correo externo de los empleados. Un estudio similar de la American Management Association lleg a la conclusin de que 55 por ciento de las empresas de Estados Unidos conserva y revisa los mensajes de correo electrnico de los empleados y que 76 por ciento vigila sus conexiones a la Web. Aunque las empresas de Estados Unidos tienen el derecho legal de vigilar la actividad en Internet y el correo electrnico de sus empleados, esta vigilancia es poco tica o es simplemente un buen negocio? Los gerentes se preocupan por la prdida de tiempo y la productividad de los empleados cuando estos ltimos se enfocan en sus asuntos personales ms que en los de la empresa. Una encuesta reciente de Amrica Online y Salary.com encontr que el trabajador promedio de Estados Unidos desperdicia ms de dos horas diarias en asuntos no relacionados con el trabajo, y 45 por ciento de los encuestados mencionaron el uso de Internet con fines personales como la principal actividad en que desperdician tiempo en el trabajo. Si el trfico personal en las redes de las empresas es demasiado alto, puede congestionar la red a tal grado que no se pueda realizar el trabajo de la empresa. El Potomac Hospital en Woodridge, Virginia, detect que sus recursos de cmputo eran limitados por una falta de ancho de banda ocasionada por empleados que utilizaban las conexiones a Internet del hospital para acceder a estaciones de radio y descargar archivos de msica y de video. Demasiado tiempo en asuntos personales, ya sea en Internet o fuera de sta, puede significar prdida de ingresos o clientes a quienes se les cobra ms. Algunos empleados podran cargar a los clientes el tiempo que ellos gastan en negociar sus acciones personales en lnea o en resolver otros asuntos personales, y en consecuencia cobrar en exceso a los clientes. Cuando los empleados utilizan el correo electrnico o la Web en las instalaciones del patrn o con el equipo de ste, todo lo que hagan, incluyendo cualquier asunto ilegal, neva el nombre de la empresa. Por lo tanto, el patrn puede ser rastreado y responsabilizado. Los gerentes de muchas empresas temen que el material racista, sexualmente explcito o cualquier otro material potencialmente ofensivo al que tengan acceso o que negocien sus empleados pudiera ocasionar publicidad negativa o incluso juicios legales contra la empresa. Incluso si la empresa no es declarada culpable, responder a los juicios podra costarle decenas de miles de dlares.

Las empresas tambin temen la fuga de secretos comerciales a travs del correo electrnico. Las empresas que permiten a sus empleados utilizar cuentas de correo electrnico personales en el trabajo podran enfrentar problemas legales y regulatorios si no conservan los mensajes de sus empleados. En la actualidad el correo electrnico es una fuente importante de evidencia en los juicios legales, y ahora se requiere a las empresas que conserven todos sus mensajes de correo electrnico por periodos ms prolongados que antes. Las cortes no toman en cuenta si los correos electrnicos involucrados en juicios legales fueron enviados a travs de cuentas de correo electrnico personales o de una empresa. La falta de esos mensajes de correo electrnico podra significar una multa de cinco o seis cifras. Las empresas tienen el derecho legal de vigilar los que sus empleados hacen con el equipo de la empresa durante las horas de trabajo. La cuestin es si la supervisin electrnica es una herramienta apropiada para mantener un lugar de trabajo eficiente y positivo. Algunas empresas optan por prohibir todas las actividades personales en las redes corporativas -cero tolerancia. Otras bloquean el acceso de los empleados a sitios Web especficos o limitan el tiempo personal en la Web por medio de software que permite a los departamentos de TI rastrear los sitios Web que visitan los empleados, la cantidad de tiempo que pasan en estos sitios y los archivos que descargan. Algunas empresas han despedido empleados que han excedido los lmites. Casi una tercera parte de las empresas encuestadas en el estudio de Forrester Consulting han despedido al menos a un empleado durante el ltimo ao por infringir las reglas de la empresa referentes al correo electrnico. Ninguna solucin est exenta de problemas, pero muchos consultores sugieren que las empresas redacten polticas corporativas sobre el uso del correo electrnico e Internet por parte de los empleados. Las polticas deben incluir reglas bsicas explcitas que indiquen, por puesto o nivel, bajo qu circunstancias pueden utilizar los empleados las instalaciones de la empresa para acceder al correo electrnico e Internet. Las polticas tambin deben informar a los empleados si estas actividades son vigiladas y explicar las razones. Las reglas deben ajustarse a las necesidades especficas de la empresa y a la cultura organizacional. Por ejemplo, aunque algunas empresas podran prohibir a todos los empleados las visitas a sitios que tengan material sexual explcito, los empleados de empresas de abogados o de hospitales podran requerir el acceso a estos sitios. Las empresas de inversiones tendrn que permitir a muchos de sus empleados el acceso a otros sitios de inversiones. Una empresa que depende de la comparticin, innovacin e independencia generalizada de la informacin, muy bien podra enfrentarse al hecho. PREGUNTAS DEL CASO DE ESTUDIO 1. Los gerentes deben vigilar el uso del correo electrnico e Internet de los empleados? Por qu s o por qu no?. Si. Porque se descuida mucho el tiempo que corresponde a cuestiones laborales y de responsabilidad, este problema se refleja mucho en la atencin al cliente y a la relacin entre los mismos empleados. Como dice el caso Numerosos estudios han llegado a la conclusin de que al menos 25 por ciento del tiempo que los empleados pasan en lnea lo

gastan en navegaren la Web con propsitos no relacionados con el trabajo, y tal vez hasta 90 por ciento de los empleados reciben o envan correo electrnico personal en el trabajo. 2. Describa una poltica efectiva de uso del correo electrnico y la Web para una empresa. Bloquear el acceso de los empleados a sitios Web especficos o limitan el tiempo personal en la Web por medio de software que permite a los departamentos de TI rastrear los sitios Web que visitan los empleados, la cantidad de tiempo que pasan en estos sitios y los archivos que descargan. Las polticas deben incluir reglas bsicas explcitas que indiquen, por puesto o nivel, bajo qu circunstancias pueden utilizar los empleados las instalaciones de la empresa para acceder al correo electrnico e Internet. Las polticas tambin deben informar a los empleados si estas actividades son vigiladas y explicar las razones.