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INSTITUTO PROFESIONAL DE LA REGION ORIENTE (IPRO) XALOSTOC MORELOS

NOMBRE DEL PROFESOR: *LIC. LUCIO AVILA JIMENEZ

NOMBRE DE LA ALUMNA: *CINTHIA LIZBETH VELAZQUEZ FLORES CORREO ELECTRONICO: cinthia_de.espejo@hotmail.com

MATERIA:

*INTRODUCCION A LA COMUNICACIN Y A LAS RELACIONES PBLICAS

NOMBRE DEL TRABAJO: *RESUMEN

FECHA DE ENTREGA: * 25/07/2013

COMO ORGANIZAR EVENTOS


G.L Musumeci L.A Bonina

Un evento tiene un objetivo muy importante, la comunicacin entre varias personas de diferentes sectores ya sean sociales, nacionales o extranjeros. Es por esta razn que siempre debe haber mucho cuidado en organizar cualquier tipo de reunin que deseemos. Para de esta manera hacer que las personas que asistan queden satisfechas. De este modo la organizacin de eventos desde el ngulo de comunicacin es un encuentro entre seres humanos en un sistema generador de comunicacin. Un medio para alcanzar los objetivos de un evento es la comunicacin ya que tiene como funcin lograr sus propsitos con el mximo de aceptacin y un mnimo de oposicin por parte de los diferentes pblicos. El proceso comunicacional se basa en una filosofa e ideologa determinadas que identifican la figura organizadora. Esta estrategia tiene diferentes niveles. Nivel estratgico: que est orientado a los fines que queremos alcanzar. Nivel logstico: apunta a los recursos con los que contamos para lograr los fines. Nivel tctico: es el arte de la utilizacin de los recursos.

Para que haya un fenmeno comunicativo exitoso se involucran los niveles anteriores. En un evento se pueden generar diferentes mensajes para enriquecer a los pblicos como pueden ser: A. Mensajes internaciones o voluntarios, que establecen un proceso de codificacin tcnicamente asistida. B. Mensajes no internacionales o involuntarios, surgen entre el pblico en base a un estmulo ocasional. C. Mensajes explcitos o implcitos, explcitos se refiere a que los mensajes son relacionados con la filosofa del evento, en cambio en los implcitos hay libertad de interpretacin personal de los hechos. D. Mensajes externos, se generan por los observadores externos a travs de los medios de comunicacin o entre personas que estn en la radio que tienen influencia de la sede del evento. Las organizaciones de un evento parten de un plan comunicacional. Un evento genera mensajes que son transmitidos por diferentes medios de comunicacin, dichos mensajes convergen en el campo smico donde el pblico le da sentido a los mensajes. Lo que genera una imagen del evento es la recepcin de los mensajes que es la mejor publicidad para la organizacin de los siguientes encuentros. Los organizadores de un evento debe determinar un mapa de pblicos antes de disear la estrategia de comunicacin selectiva, para ello se analizan algunos aspectos bsicos:

Dimensin estratgica del pblico. Influencia en el resto de los pblicos. Difusin de la imagen de la empresa. Conocimiento de la institucin que respalda el evento.

Cualquier acontecimiento social se desarrolla en un espacio y en un tiempo determinado. El evento transcurre en un lugar, en un pas, con una realidad prestablecida y en un tiempo histrico que determina el comportamiento de los pblicos. Todo evento implica comunicacin y vida de relacin dentro de la sociedad organizada y una invitacin al dialogo en un ambiente agradable. Los organizadores deben tener en cuenta los siguientes aspectos de la organizacin del evento: A. Clasificacin del evento: determinar dentro de que figura se catalogara la reunin. B. Organizadores: se aconseja contratar el servicio de un relacionista pblico o empresa especializada en eventos. La organizacin que respalda el evento pone en juego la imagen de su empresa.

C. Lugar de realizacin: hay que analizar las caractersticas del lugar en el que se desea realizar el evento dependiendo de la ocasin, tambin es muy importante el espacio ya que se tiene que hacer sentir cmodos a los invitados, tambin hay que contratar un lugar equipado con un excelente sistema de sonido, iluminacin, amplio, que permita una buena distribucin de mesas y butacas. Que sea fcil el traslado del pblico. D. Fecha del evento: el organizador debe tener en cuenta que segmentacin de pblico ser convocada, y constatar que la poca del ao en que se realice sea la ms conveniente. Tambin es necesario que la organizacin sea alejada de las fechas de festividad, periodo vacacional, fin de ao o festividades religiosas. La estacin del ao tambin se considera importante para que los invitados puedan complementar la asistencia al evento.

E. Tiempo de organizacin: todos los eventos deben ser planificados con mucha anticipacin para que la organizacin sea perfecta y para que las invitaciones lleguen a tiempo, quienes a su vez debern organizar sus propias agendas.

F. Objetivos: determinar muy bien que fines tiene el evento y qu objetivos se quieren alcanzar con la organizacin del mismo.

G. Planificacin de las actividades: los organizadores del evento deben planificar las actividades que se van a realizar dentro del evento, determinando: Tema o motivo convocante Objetivos de la reunin Disertantes Estructura: nmero de sesiones o de das para su desarrollo Duracin de cada sesin Lugar en que se destinara el evento Contratacin de servicio tcnico con suficiente antelacin

H. Actividades recreativas del evento: lunch, cenas, desayunos de trabajo con servicio de catering. Si las personas son de otro pas, organizar actividades tursticas. I. Evaluacin del evento: es importante conocer la opinin del pblico sobre los servicios recibidos durante su asistencia al evento. Para de esa manera corregir lo que estamos haciendo mal.

El organizar un evento implica una innumerable cantidad de actividades que se complementan y superponen, que actuaran en forma independiente pero buscando un mismo resultado: el xito del acontecimiento. Una empresa de servicios para posicionarse necesita las siguientes herramientas: lugar, personas, equipo, material de comunicacin, smbolo y precio. Estas herramientas hacen la prestacin del servicio como un todo sin considerar las operaciones y beneficios que realiza esta empresa. As mismo estas herramientas aran que nuestro evento se realice con xito y satisfaga a nuestros clientes. Siempre habla comparacin de un trabajo con el otro pero nosotros siempre debemos pensar que somos los mejores ya que eso no se lo podemos decir a la persona que se lo vamos a demostrar sino hasta que ellos mismos se den cuenta. Todo personal que trabaje con nosotros debe estar bien capacitado para brindar la informacin que necesites a nuestros clientes, y debemos asistirlos hasta que se sientan satisfechos.

Algunos puntos importantes de lo que no se debe realizar en un evento son: 1. No es posible que an se estn armando los stands la tarde de la inauguracin, que el pblico tenga que recorrer pasillos con gente llevando carteles, pegando alfombras, cambiando lmparas, etc. 2. Es inadmisible que se inaugure el evento y estn recin colocando los equipos de sonido, probando parlantes en la sala de conferencias, barriendo entre los pies de los concurrentes, etc. 3. Es fundamental en la opinin de los clientes, el tema de los sanitarios. Debemos asegurar la calidad de nuestro servicio, es ms importante adquirir clientes que cuenten, en lugar de contar a los clientes que se adquieren. Ya que los clientes sern nuestros jueces. Para que el evento se lleve a cabo con xito se debe trabajar al menos durante 6 meses. Tambin es importante hacer encuestas donde los clientes opinen sobre el evento exponiendo razones o eligiendo opciones. Pero estas encuestas no suelen ser respondidas por mucha gente as que se aconseja utilizar otras fuentes de informacin. Debemos tener en cuenta que tenemos que realizar nuestro trabajo muy bien para que nuestros clientes queden satisfechos y as poder organizar ao tras ao otro evento.