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ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO. Se puede definir como una manera de ser o de vivir. Tiempo.

Se puede considerar como uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores. Características del tiempo: Puede ser enemigo o aliado según la organización que se le tenga. Si no se controla puede ser un recurso escaso ante las actividades prioritarias. Puede ser amigo o enemigo para los objetivos y las metas. No se compra, ni se atrapa o se manipula (detener o regresar). Es lo más valioso de los individuos, hay que usarlo con efectividad.

Paradoja del tiempo: todo el mundo cree que nunca se tiene tiempo, sin embargo tienen todo el tiempo que hay. Principios básicos para administrar el tiempo con Eficiencia. Crear una lista de actividades de una semana o un mes detalladamente, desde las actividades más importantes hasta las que menor prioridad tienen. Utilizar los 20 minutos últimos del día para volver a planear las actividades. Se sabe que no siempre se realizarán las actividades como se planean, sin embargo, hay que procurar realizarlas como se han organizado. Para cumplir con las actividades, metas u objetivos, hay que establecer un límite de tiempo. Evitar perder de vista los objetivos o resultados esperados. El tiempo de respuesta deber ser realista y limitado. No tomes tiempo en resolver problemas que no están en tus manos o que se puedan resolver solos. No posponer decisiones, si las tomamos de manera inmediata y adecuadamente evitaremos presión en nuestras actividades. Evitar actividades de rutina. Agrupar o eliminar actividades similares. Tener en cuenta una agenda.

Características de un emprendedor que administra el tiempo eficientemente. Recopilan toda la información necesaria y consultan a expertos. Delegan con claridad y precisión para que se entienda correctamente lo que se tiene que hacer. Establecen objetivos y decisiones. Establecen los métodos de acción para que se alcancen los objetivos en el menor tiempo. Definen alternativas y previenen consecuencias positivas y negativas. Analizan y eligen la mejor opción. Llevan un control de los resultados para asegurar que se cumpla lo planeado. Dan seguimiento diario a la lista de pendientes.

“La administración del tiempo es un don y un esfuerzo de grupo que requiere coordinar actividades, ayuda en equipo y sincronía conjunta para lograr los resultados esperados.” 1

Dentro de las organizaciones. Trabajar contra el tiempo”El tiempo presiona al emprendedor: se le echa encima”. esta carpeta es color azul. Ahorrar tiempo”Hay que ahorrar tiempo en decisiones sencillas y fáciles”. cumplimiento y manejo de inventarios. existe otro punto primordial que se llama cumplimiento. Revisar lo que más conviene hacer. Decisión aplazada”Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos”. Mitos: De actividad“El emprendedor más llenos de trabajo es el más eficiente”. en la segunda lleva proyectos vía elaboración y es de color rosa. impacto en nuestra gestión. y en la tercera lleva objetivos o sueños así cada vez que tenga una idea la anotará ahí. Además del tiempo. Decidir qué actividades si se realizarán o no y colóqueles fecha límite. Para ello existen las siguientes recomendaciones: Si existe un contratiempo. deténgase un momento y piense en lo que debe hacer para no agobiarse por los demás factores a la vista. diarias”. Aplicar planes alternativos. no intente excederse en trabajo. 2 . tanto mejor”. Del indispensable”Los resultados son directamente proporcionales al volumen del trabajo invertido por lo tanto yo trabajo 15hrs. Desperdiciador de tiempo (DDT): Es cualquier cosa que impida al emprendedor a alcanzar sus objetivos de manera efectiva. Si en ese transcurso de tiempo hacemos otras actividades tendremos la noción de que no se perdió. El tiempo de espera puede ser o no tiempo perdido.Administración del tiempo. Como ocupar tiempo muerto. Al jerarquizar las actividades importantes. En la primera lleva cartas por contestar o informes por revisar y es de color beige. posponga actividades para otro momento si es posible. Desperdiciadores de tiempo externos vs internos: Los DDT son externos si son provocados por otras personas y son internos si los provocamos nosotros. Establecer prioridades calidad. Ross Webber comenta: “Uno de los mejores administradores que conozco siempre lleva consigo 3 carpetas dentro de su portafolio”. Hombre en equipo”Cuanto más alto sea el nivel en que se manejan los asuntos. Tiempo comprometido: hay ocasiones en las que no hacemos lo que realmente debemos hacer y en su lugar perdemos el tiempo en ocio. el estar agobiado por los trabajos que se deben cumplir en cierto plazo de tiempo genera estrés. existen sistemas como el justo a tiempo u otros modelos de gestión. Para los trabajadores. sin embargo todo el mundo pierde tiempo haciendo cosas menos importante de lo que podríamos hacer. - No se le puede llamar tiempo perdido al hecho de descansar o relajarse ya que somos seres humanos y todos lo requerimos.

revista u otro tipo de lectura con un separador. La mayor parte de los enfoques tradicionalistas para administrar el tiempo están orientados por una lógica de corto plazo. 2. las fuerzas impulsoras vencen a las conservadoras. Hay que reconocer verdaderamente lo que necesitamos para hacer el cambio. No hay que confundir este concepto con eficacia ya que el segundo es más importante. Eficiencia: consiste en hacer “mas en menos tiempo”. de este modo pierde la riqueza que pudo haber obtenido si hubiese esperado hasta que la gallina hiciera otro huevo. Los enfoque tradicionales de la administración del tiempo. 1.Si el tiempo de espera es largo revisa la carpeta azul para ver si uno de esos sueños puede ser un proyecto y lo anota en la carpeta rosa. En nuestra naturaleza nace la necesidad de cambiar constantemente. Los seres humanos somos seres inteligentes con la capacidad de razonar y de hacer promesas. Estos métodos terminan provocando los males y desequilibrios que pretendemos evitar. 3 . cuando queremos realizar el cambio nos sentimos amenazados por la existencia de las fuerzas restrictivas o conservadoras. “Todo lo que no llega a ser un compromiso consciente con lo sustancial. y si el tiempo es corto va directamente con la carpeta beige. 3. Con estar actividades podemos darle ese “tiempo perdido” a actividades que no requieren de tiempo óptimo. es decir que no funcione correctamente. tiende a ser un compromiso inconsciente con lo insustancial”. y la administración del tiempo es un punto que hay que tomar en cuenta. Otra forma es llevar un libro. Estos enfoques generan hábitos de comportamiento cortoplacistas. Puede que tengas mucho pero que no sea eficaz. y hay veces que nos sentimos insatisfechos con lo que hacemos. Solo en algunos seres humanos que se han propuesto cambiar. las personas queremos ver resultados instantáneos y no aseguramos nuestro futuro. hacemos actividades que en su momento nos pueden ayudar pero en el futuro pueden hacer que perdamos todo. El filósofo alemán Friederich Nietzsche sostuvo:”Los hombres son animales que hacen promesas”. es por ello que podemos hacer cambios en nuestra forma de vivir (en nuestros hábitos). Lo mismo pasa con nosotros. ¿El huevo o la gallina? Haciendo una comparación con la fábula de Esopo “La gallina de los huevos de oro” y con el comportamiento de los seres humanos podemos derivar lo siguiente: Así como el granjero de la historia. El granjero en este caso abre a la gallina para sacar todos los huevos de una vez y se da cuenta de que no hay nada. Las personas y el cambio. pero a la vez.

Es dar respuesta futura a los desafíos del entorno. facilitará no solo la comprensión. lo que le da razón de ser (misión). 7. Si existe la ilusión de control nos generamos desconfianza.Control: propone la idea de planificar y programar las acciones de los demás. Lo urgente está dado por tareas y actividades que exigen de nosotros una atención inmediata. tiempo de calidad. La visión del futuro. Evita tener problemas desde atrás. pero esto radica en el tiempo kairos. Efecto paradigma: “En vez de tener paradigmas. Ningún segundo vale más que otro. también nos brindará una herramienta útil para vivir después en el modelo propuesto.los valores guían nuestras elecciones porque creemos en ellos son subjetivos en internos. Lo importante se puede definir como las actividades que atienden a largo plazo lo que le da sentido a una organización. pero si confiamos en alguien nos podemos apoyar de esas personas para lograr los objetivos planteados. los paradigmas nos tienen a nosotros”. Principios: son objetivos y externos. es decir. 5. Administración: es útil cuando no debemos salirnos del camino trazado. Comúnmente preferimos a los paradigmas que llegan a la correcta solución. 4. Permite trascender nuestra realidad actual hacia el futuro. sin embargo hay personas a las que no podemos controlar y nos relacionamos la mayor parte del tiempo con ellas. La matriz de la administración del tiempo. Chronos: es el tiempo cronológico. El liderazgo implica cuando se debe tomar otra decisión y no se puede seguir el camino trazado. Liderazgo: es la segunda opción si la administración no se puede llevar a cabo. La efectividad supera a la eficacia y eficiencia. 6. Lo urgente y lo importante. Nos limita a innovar y a crear otras alternativas. no se trata de triunfar a expensas de los demás.” Es la certeza de haber encontrado el destino correcto. Es toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafíos que se nos presentan. Un enfoque de efectividad para el manejo del tiempo. lineal y secuencial en vocablo griego. Representar las variables en una matriz de doble entrada. Es la motivación para superarnos personal y colectivamente. Métodos: nos dicen cómo hacer bien las cosas por una serie de procedimientos. Puede hacer la diferencia entre la calidad superando el malestar emocional cuando vivimos en crisis y sólo atendemos lo urgente. 4 . Valores: valorar significa atribuirle a algo un valor relativo mayor a otras cosas. “Tener una visión a futuro permite aventurarnos a ejercer nuestro pensamiento creativo y no simplemente responder a las circunstancias actuales. Es ver más allá de la realidad actual y de lo que somos.

Las personas exitosas toman tiempo para atender las situaciones importantes además de las urgentes. Toda actividad problemática que se necesite resolver con limitante de tiempo pertenece a este cuadrante. Las personas que solo viven en crisis. no importante. Lo componen actividades de evasión. 10. 5 . Debido a que son aprendidos y no heredados. veríamos amenazada nuestra existencia. etc. Las actividades importantes no nos presionan. Representa el desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta de desafíos futuros. Para evitar esta tendencia es importante planear y prever las situaciones futuras. Privilegiar lo importante sobre lo urgente.- Cuadrante 1: Lo urgente e importante. actitud (querer) y habilidad (poder). Caracterizado por actividades que de no ser atendidas. Cuadrante 2: Lo importante no urgente. Se refiere a aquellas cuestiones que tienen más tiempo para su resolución. Son los consumidores de nuestra energía. características y tendencias actuales. El organizar el tiempo no solo es para las personas exitosas. reuniones no planificadas. “Sin lo importante no hay urgente”. etc. Para cambiar un hábito debemos permitirnos el cambio y no definirnos a nosotros mismos por nuestros hábitos. Lo componen las interrupciones. pero accedemos por temor a no ser aceptados. Están ubicados en el siguiente esquema: Cuadrante 3: Lo urgente no importante. son las que permiten desarrollar nuestro aprendizaje y mejorar a futuro. El problema de los hábitos es cuando se transforman en la única manera de hacer las cosas y no una manera de hacer las cosas. imprevistos. Son deseos o necesidades de otras personas que se transforman en solicitudes explícitas que nos distraen de las actividades importantes. El permanecer demasiado en este cuadrante puede acarrear crisis por falta de previsión y preparación adecuada para afrontar nuestros problemas. constituyen una segunda naturaleza y no la primera. pérdidas de tiempo. 8. ocio. “Lo que resulta verdaderamente urgente es atender lo importante”. Cuadrante 4: Lo no urgente. Los roba tiempos. nosotros debemos presionarlas. más bien las personas se vuelven exitosas por que administran el tiempo. ¿Podemos cambiar nuestros hábitos? Los hábitos son patrones de conducta compuestos de 3 componentes que se superponen: Conocimiento (saber). es porque se encargan de solo atender lo urgente. trivialidades. 9.

esto a la vez nos ayuda a comprender lo que nos hace falta y por lo tanto nos permitimos adquirir la competencia. - 6 . ¿Cuánto tiempo dedicamos a lo importante? El cuadrante 2 (importante no urgente). que nos permiten superar esas situaciones desagradables. si estas las manejamos de forma progresiva. Así nuestra capacidad de aprendizaje queda en libre disponibilidad para abarcar nuevas disciplinas o saberes. y sin necesidad de darnos cuenta lo estamos haciendo. Punto de partida para la mejora. que sé) Competencia inconsciente: los nuevos hábitos despliegan su efectividad.(Sé. se deshace de los hábitos anteriores para adquirir los nuevos. 12. La conciencia puede generar insatisfacción por experiencias personales. ya que depende de la atención de este para que las actividades importantes no se vuelvan urgentes. es el que más implica en las decisiones futuras. que no sé). Ignorancia: si reconocemos que no sabemos. Siempre existen fuerzas poderosas que impiden a una persona a que llegue al cambio de manera correcta.11.( No sé. (sé. De las 2 variables mencionadas podemos derivar 4 fases de cambio. lo cual causa frustración en la persona. No es capaz de percibir los problemas y por ello no les otorga solución. que no sé) Principiante: requiere de más esfuerzo. Comúnmente es la mirada de otro receptor el que nos ayuda a darnos cuenta de lo que pasa y reconocemos que hay repetidas situaciones en las que fallamos. Otro factor es la competencia. el cambio será satisfactorio: Ceguera: se enfoca en el mínimo nivel de competencia y conciencia. como las fuerzas sociales. por ello debemos conocer las variables que debemos manejar para llegar al cambio exitosamente.