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Consideraciones bsicas para un proceso de induccin a una empresa.

Visin desde una gerencia


INTRODUCCIN

En el medio laboral, es muy comn encontrarnos con el ingreso de personas que llegan a nuestras organizaciones y, por diversas causas, no reciben una adecuada capacitacin bsica que favorezca la integracin rpida y efectiva de estas personas a las empresas.

Segn varios autores1, se sabe que la efectividad de las acciones de un equipo de trabajo (independiente del rea especfica de trabajo), depender de la forma como cada miembro de su grupo realice el trabajo y lo integre con el resto del proceso productivo.

Esta condicin est ntimamente relacionada con la forma como se lleven a cabo los programas de induccin y entrenamiento en cada una de sus secciones y, la correspondiente conexin entre ellas.

Elementos tan bsicos como la presentacin general de la organizacin y de sus polticas, aspectos de seguridad, situaciones relativas al contrato laboral, capacitaciones y programas de desarrollo especficos para su oficio, y factores de riesgo entre otros, pueden presentarse como grandes obstculos para lograr un buen acople y facilitar el rpido desarrollo de las actividades para las que fue contratada una persona; an cuando es en estos momentos, al inicio de cualquier labor, que ms se necesita del apoyo, seguridad y aceptacin para lograr la adaptacin e integracin del personal, en pro de favorecer el inicio y desarrollo del sentido de pertenencia por la empresa.
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Trucos www.Maseficaz.com En este artculo se pretende, adems de dar a conocer algunas consideraciones bsicas para la elaboracin de procesos de induccin en las organizaciones, llamar la atencin y hacer un gran nfasis en el compromiso que sobre ste tienen los directivos de las organizaciones favoreciendo o no la implementacin de stos.

1. DESCRIPCIN GENERAL DE UN PROCESO DE INDUCCIN Y PLANTEAMIENTOS INCIALES

El propsito fundamental de un programa de induccin segn autores1, es lograr que el empleado nuevo identifique la organizacin como un sistema dinmico de interacciones internas y externas en permanente evolucin, en las que un buen desempeo de parte suya, incidir directamente sobre el logro de los objetivos corporativos.

Para que un programa de induccin y entrenamiento sea efectivo, debe permitir encausar el potencial de la nueva persona en la misma direccin de los objetivos de la empresa, por lo tanto, se considera que todo proceso de induccin deber contener bsicamente tres etapas que van en concordancia con la adecuada promulgacin y conocimiento de stos:

Induccin general: informacin general, proceso productivo y las polticas generales de la organizacin. Induccin especfica: orientacin al trabajador sobre aspectos especficos y relevantes del oficio a desempear. Evaluacin: evaluacin del proceso de induccin y toma de acciones correspondientes.

Es fundamental que se le de a este proceso un enfoque integral e interdisciplinario y que se desarrolle en un ambiente de excelente comunicacin y participacin, para que se puedan alcanzar los objetivos planteados.

1.1 INDUCCIN GENERAL

En esta etapa, se debe brindar toda la informacin general de la empresa que se considere relevante para el conocimiento y desarrollo del cargo (dependiendo de ste, se profundizar en algunos aspectos especficos), considerando la organizacin como un sistema. Sin embargo, es importante considerar que todo el personal de una empresa son vendedores o promotores (directos o indirectos) de la misma, lo cual hace que sea fundamental una orientacin de todos hacia una misma imagen corporativa.

En esta etapa, se deber presentar entre otros la siguiente informacin:

Estructura (organigrama) general de la compaa, historia, misin, visin, valores corporativos, objetivos de la empresa, principales accionistas y dimensin o tamao de la empresa (ventas en pesos o toneladas al ao).

Presentacin del video institucional y charla motivacional.

Productos, artculos y servicios que produce la empresa, sectores que atiende y su contribucin a la sociedad.

Certificaciones actuales, proyectos en los que est trabajando la empresa y planes de desarrollo.

Aspectos relativos al contrato laboral (tipo de contrato, horarios de trabajo, tiempos de alimentacin y marcaciones, prestaciones y beneficios, das de pago, de descanso y vacaciones entre otros).

Programas de desarrollo y promocin general del personal dentro de la organizacin.

Generalidades sobre seguridad social, reglamento interno de trabajo.

Los sistemas de retribucin, reglamentos, rgimen disciplinario y otros aspectos de inters institucional, que sean pertinentes para el caso.

Varios (Vigilancia y seguridad interna, dotacin general, ubicacin de baos, comedor y vestieres, salidas de emergencia y otros).

Polticas y compromiso de la gerencia o de la direccin de la empresa con la salud y la seguridad, y capacitacin general en salud ocupacional y seguridad industrial.

Sobre ste ltimo punto, es importante resaltar que la salud ocupacional es responsabilidad de la empresa y est a cargo del personal dirigente; por lo que es responsabilidad de los funcionarios con nivel de direccin y coordinacin, ofrecer adecuadas condiciones de trabajo, controlar la adopcin de medidas preventivas en el desarrollo de las actividades laborales y velar por la cobertura total del personal a su cargo.

De igual forma, la compaa debe atribuirle tanta importancia a la seguridad como a la produccin, a la calidad y al control de los costos, ya que se trata de convencer al trabajador de que l es responsable de la seguridad de su trabajo.

1.2 INDUCCIN ESPECFICA

En esta etapa, se debe brindar toda la informacin especfica del oficio a desarrollar dentro de la compaa, profundizando en todo aspecto relevante del cargo. Es supremamente importante recordar, que toda persona necesita recibir una instruccin clara, en lo posible sencilla, completa e inteligente sobre lo que se espera que haga, como lo puede hacer (o como se hace) y la forma en como va a ser evaluada individual y colectivamente. Esta etapa, generalmente es liderada por el personal dirigente del cargo, quien realizar la presentacin del Jefe inmediato, de los compaeros de trabajo y de las personas claves de las distintas reas. Entre otros, se deber presentar la siguiente informacin:

El tipo de entrenamiento que recibir en su oficio: breve informacin sobre la forma en que ser entrenado en su oficio, el responsable y los objetivos del plan.

Estructura (organigrama) especfica, y ubicacin de su cargo y de todas las personas con las que debe interactuar.

Diagrama de flujo de generacin o produccin de los productos y subproductos o servicios, las maquinarias, equipos, instalaciones, herramientas y materiales disponibles. En lo posible, hacer un recorrido por el lugar de trabajo.

La incidencia que tiene el rea en que trabajar con relacin a todo el resto del proceso, cuales son los clientes internos y externos con los que tendr relaciones.

El manual de funciones para el cargo a desarrollar: en este se definen con la mayor claridad posible las responsabilidades, alcances y funciones especficas del cargo a desempear incluyendo su ubicacin dentro del organigrama y del proceso productivo, sus relaciones e interacciones con otras reas y dependencias, los planes de contingencias, los procedimientos para obtener ayuda de terceros, etc.

El sistema de turnos de produccin, las rotaciones y los permisos: es necesario que se le comunique lo relativo a horarios de trabajo, alimentacin, pausas, permisos para ausentarse del puesto de trabajo, cual es el sistema de rotacin de los turnos, etc.

El panorama especfico de factores de riesgo, de acuerdo a la seccin o puesto de trabajo y el mapa de riesgos de la empresa: es indispensable que las personas conozcan los riesgos a los que se sometern mientras desempean sus funciones y las medidas de control que se implementan en la empresa para mantenerlos en niveles de baja peligrosidad. Es importante destacar que en el artculo 62 de la resolucin 1295 de 1994, el gobierno nacional a travs del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, estableci la obligatoriedad de los empleadores de informar a los trabajadores propios o contratados, sobre los riesgos a que se exponen durante el desarrollo de sus labores. A esto se le llama el derecho de saber de los trabajadores.

Los estndares o normas de seguridad por oficio: es recomendable entregar una copia de los estndares y procedimientos seguros que el trabajador debe poner en prctica en su puesto de trabajo. Esta informacin le servir al empleado como material de consulta

Las obligaciones y derechos del empleador y del trabajador en el campo de la salud ocupacional.

Mecanismo y proceso para la dotacin de ropas de labor: an cuando parezca evidente, es necesario que el personal dirigente explique lo relativo a la ropa de trabajo. Aqu se debe tratar adems lo concerniente al uso de los guardarropas o vestideros, y la reglamentacin y procedimientos establecidos para su empleo.

Equipos de proteccin personal requeridos en la seccin: es preciso que antes de entregrselos, se desarrolle una capacitacin que tienda a generar la sensibilizacin y la consciencia necesaria en el empleado, para lograr con mayor facilidad y grado de compromiso la aceptacin de los mismos y la adaptacin a su uso permanente. Esta capacitacin debe considerar como mnimo los siguientes aspectos :

El sistema de dotacin: es decir cmo y bajo que procedimiento puede el empleado acceder a estos (prstamo o de dotacin personal), tanto en horarios diurnos como nocturnos y en das feriados. El mantenimiento: se refiere a la forma correcta de asearlos y guardarlos, con el propsito de prolongar su vida til y mantenerlos en las mejores condiciones de uso. Entrenamiento para uso correcto: el futuro usuario debe conocer con toda claridad cual es la forma tcnica y correcta para el empleo de los elementos de proteccin personal. Es comn que debido a la falta de esta informacin los protectores sean utilizados en forma incorrecta disminuyendo por esta causa la eficiencia del mismo con lo cual se somete el trabajador a una falsa proteccin. Se debe tener en cuenta que an cuando la persona manifieste que conoce el modo de usarlos, se debe efectuar un reentrenamiento para verificar tal afirmacin. Estndares de disciplina aplicados a quien no los emplee: el trabajador debe conocer todo lo relativo al sistema disciplinario usado en la empresa para el control de los estndares de seguridad establecidos, que se encuentran establecidas en el reglamento, interno de trabajo, en el reglamento de higiene y seguridad de la empresa y en el artculo 22 de la Decreto ley 1295 de 1994.

Procedimiento a seguir en caso de accidente de trabajo: las principales finalidades de este espacio son las de lograr que se mejore el registro de los reportes de accidente de trabajo y que se disminuyan las posibilidades de agravamiento o complicacin de lesiones aparentemente leves, que resultan como consecuencia de estos siniestros.

Procedimientos bsicos de emergencia: todo personal dirigente debe cerciorarse de que en la etapa de induccin, el trabajador conozca las emergencias ms comunes que se pueden presentar, las salidas y vas de evacuacin, la ubicacin de los extintores y otros aspectos generales que la empresa considere conveniente tratar en ste momento, de acuerdo a la clase de riesgo de su actividad econmica.

Toda esta informacin debe tratarse con especificidad, dado que de ella depender en buena medida el nivel de desempeo en el proceso del nuevo empleado.

Todos los aspectos tratados en este proceso, deben estar por escrito y se debe de suministrar una copia al trabajador, para que los use como documentos de consulta permanente. La empresa debe guardar registros escritos y firmados por el nuevo empleado, como constancia de haber recibido la capacitacin en todas las actividades realizadas en ste proceso de induccin.

1.3 EVALUACIN

Luego de finalizar el proceso de induccin, y antes de terminar o durante el perodo de entrenamiento y/o de prueba, el personal dirigente del cargo debe realizar una evaluacin con el fin de identificar cules de los puntos claves de la induccin, no quedaron lo suficientemente claros para el trabajador, con el fin de reforzarlos o tomar acciones concretas sobre los mismos (reinduccin, refuerzos y otros).

Esta evaluacin se debe de hacer, con base en los documentos de registro donde consta que se recibi la capacitacin por parte del trabajador.

Adicionalmente, es recomendable, realizar evaluaciones peridicas de algunos cargos y funciones especficas segn criterios propios de cada empresa, ya que en el da a da de la labores y ocupaciones, los procesos pasan a realizarse de forma mecnica, y pueden ser causal de errores de proceso, daos de maquinaria y hasta de promotores de riesgos accidentes.

Generalmente, este tipo de evaluaciones no estn consideradas dentro de los programas del ciclo operativo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), pese a que se llevan algunos

indicadores que se ajustan de forma correctiva.

Por ltimo, es importante recalcar que se debe de mantener una motivacin permanente del personal, ya que sta es el impulso que permite mantener la continuidad de la accin. Un buen proceso de induccin, no merece terminar en una falta de motivacin.

2. RESALTANDO LOS BENEFICIOS DE UN BUEN PROCESO DE INDUCCION, Y LA IMPORTANCIA DEL COMPROMISO Y ACOMPAAMIENTO POR PARTE DE LOS DIRECTIVOS DE LA ORGANIZACIN

Es un hecho, que de forma paralela al proceso de induccin, se debe ir presentando una motivacin por parte de los directivos del cargo (jefes inmediatos), como acompaamiento y sostenimiento de un excelente ambiente laboral. Por lo tanto, no se puede definir exactamente cuando termina la induccin ni cuando empieza la motivacin; pero independiente de esto, al iniciarse cualquiera de los dos programas se comienza a integrar al personal al desarrollo del sentido de pertenencia por la empresa. Hubo una poca en que se crea que la nica manera de conseguir que el trabajador hiciera un esfuerzo adicional era pagndole mas, otorgndole mayores prestaciones y si eso no daba resultado, amenazndole con el despido.

En la actualidad, la administracin sabe que ni ms dinero, ni ms beneficios dan por resultado una mayor productividad. Hoy en da, un nmero cada vez mayor de organizaciones llegan a la conclusin de que la forma ms segura de obtener la colaboracin plena del trabajador es motivndolo2 segn dice Jess Encinas, y actuando mediante mecanismos que promuevan un funcionamiento adecuado de la organizacin y haga que las personas se sientan ms satisfechas.

Todo esto parte de un compromiso gerencial por parte de de los directivos de la organizacin como tal, y es por esto que aqu radica el xito o no de todo proceso de induccin y motivacin de una compaa.

Independiente de que exista o no la cuantificacin real de la incidencia de un proceso de induccin sobre el estado de resultados de una organizacin, se puede considerar de una

forma aproximada la visualizacin de ste, mediante la consideracin de los siguientes puntos que se ven favorecidos por un buen proceso de induccin:

Se cuenta con toda una cantidad de documentacin escrita, que sirve como material de consulta permanente por parte de los empleados, la cual disminuye los tiempos, posibilidades de errores y costos del proceso de induccin y de capacitacin por parte de los empleados mismos de la organizacin, al evitar la improvisacin de ste al momento de dictarla. Adicionalmente, y desde el comienzo, se fomenta y promueve la cultura de la documentacin del conocimiento, en donde se busca que todo quede por escrito, en pro de favorecer la continuidad y disminuir la concentracin de la informacin.

Se logra una mayor productividad ya que el trabajador estar listo para el desempeo completo de sus funciones (para las que fue contratado) en un tiempo menor comparativamente contra una organizacin sin un buen proceso de induccin definido. A nivel de ejemplo, consideremos que un trabajador puede comenzar a desarrollarse al 100% de su potencial en 30 das, contra un perodo de tiempo de 45 das.

Los manuales y capacitaciones del personal, disminuyen los riesgos y los accidentes al interior de la organizacin, y favorecen la promocin de una cultura segura. Esto a su vez, se puede reflejar en la disminucin del valor de las plizas de seguros, de los costos internos por incapacidades, ARP y otros.

El conocimiento y la capacitacin especfica en el rea de trabajo, disminuye los riesgos y daos de la maquinaria, de los procesos y del personal mismo. Esto se puede reflejar en los costos de mantenimiento, disminucin de producto no conforme y accidentes de trabajo.

El conocimiento fsico de la organizacin, evita las prdidas de tiempo por desconocimiento, genera bienestar en las personas (la mayora de la gente no pregunta por pena), y favorece el ambiente de trabajo; en cuanto al conocimiento global de la organizacin, se favorece la buena imagen corporativa, y en ocasiones, es generador de ventas indirectas por recomendacin del personal de la empresa.

Se ahorra dinero por el buen uso y mantenimiento de los equipos de proteccin personal (seguridad industrial), ya que independientemente del buen uso o no de stos equipos, la

empresa debe de reponerlos por la seguridad del empleado.

Se favorece el sentido de pertenencia del personal, con lo cual la gente trabaja mejor y puede ser ms efectiva (eficiente + eficaz) al estar ms comprometida. Cuando la gente conoce el pasado (historia), el presente, el futuro (hacia donde vamos), los objetivos, sabe lo que va a obtener y como hacerlo, se pone la camiseta de la organizacin.

Se mejora la comunicacin interna entre todo el personal, lo cual evita errores, facilita y agiliza los trabajos interdisciplinarios y favorece el buen ambiente y clima organizacional. La idea es lograr generar una cultura de apoyo y ayuda al recin ingresado a la organizacin.

Es un primer proceso motivador interno, el cual induce a las personas a trabajar mejor, con ms nimos y empeo en las funciones para las que fue contratado.

En cierta forma, y como consecuencia de todo lo anterior, de una motivacin permanente, ms toda una serie de polticas que favorezcan el crecimiento personal y profesional de los empleados, se favorece la disminucin de la rotacin del personal, evitando as la fuga de conocimiento; lo cual a su vez, induce indudablemente a incurrir nuevamente en los costos, tiempos y cambios que trae consigo todo proceso de induccin.

Para finalizar, no est dems recordar que todo buen proceso de induccin, deber ser actualizado y complementado permanentemente a la altura de la organizacin, dado que las empresas, tiempos, objetivos, proyectos y en general todo es cambiante y se modifica da a da.

3. CONCLUSIONES

En trminos generales, del presente documento se puede concluir lo siguiente:

Se plantea que un buen proceso de induccin, debe contar con la participacin activa de las directivas de toda organizacin, ya que de stas depende en gran parte el xito del mismo (efectiva planeacin, implementacin, cumplimiento y evaluacin del proceso).

Adicionalmente, la motivacin del personal debe ser una continuidad de dicho proceso, ya que ste generalmente funciona como una cascada, en la cual las felicitaciones y reconocimientos parten desde las directivas y se hacen extensivas a todo el personal. Nunca se ahorre un estmulo para con la gente.

Igualmente se plantea, que un buen proceso de induccin debe de contar con 3 etapas, en las cuales se presenta una induccin General, se continua con una induccin especfica del cargo, y por ltimo se evala el desarrollo de ste.

Se plantea adicionalmente, que los beneficios de un buen proceso de induccin, pueden ser llevados al estado de resultados de cualquier organizacin, mediante un breve anlisis de tipo cualitativo enfocado en 9 argumentos bsicos.

Como conclusin final, podemos acotar a Encinas2 al establecer que un buen principio significa un mnimo de tiempo invertido y un incalculable porcentaje de inters a futuro. Un buen principio no solo aumenta la productividad sino que aumenta la eficiencia y reduce las sustituciones de personal.

1 RAMIREZ, Gabriel Eugenio. Procesos de Induccin y Entrenamiento, Un enfoque global para el mejoramiento de la salud en el trabajo y la productividad. Internet.

2 ENCINAS, Jess. Induccin y motivacin al personal, Instituto tecnolgico de Hermosillo. Internet BIBLIOGRAFIA

BALSELLS, Edgar. Experiencias exitosas de entrenamiento y capacitacin en empresas dinmicas en Guatemala. Internet.

DESSLER, Gary. Administracin de personal. Mxico: Prentice Hall, 1996.

ENCINAS, Jess. Induccin y motivacin al personal, Instituto tecnolgico de Hermosillo. Internet.

RAMIREZ, Gabriel Eugenio. Procesos de Induccin y Entrenamiento, Un enfoque global para el mejoramiento de la salud en el trabajo y la productividad. Internet.

STEINBERG, Lorena. Herramientas que facilitan la incorporacin de un miembro a la organizacin: programas de induccin. Internet.