Business

Maarch
Professional Services
Maarch PS anime le développement d’un produit d’archivage open source :

http://www.maarch.org

Maarch V1.4
Guide de visite

Business
Maarch V1.4

VERSION V1.4

DATE Avril 2013

ACTEUR Maarch PS

A CTION validée

Sommaire
1 INTRODUCTION........................................................................................................................................5 1.1 PRÉAMBULE.................................................................................................................................................. 5 1.2 OBJET DU DOCUMENT....................................................................................................................................... 5 2 GÉNÉRALITÉS............................................................................................................................................6 2.1 CONNEXION À L'APPLICATION............................................................................................................................... 6 3 WORKFLOW FACTURE FOURNISSEUR.......................................................................................................7 3.1 ENREGISTRER UNE FACTURE FOURNISSEUR................................................................................................................. 7 3.2 PREMIÈRE VALIDATION FACTURE.......................................................................................................................... 10 3.3 DEUXIÈME VALIDATION FACTURE......................................................................................................................... 12 3.4 APPROBATION DE LA FACTURE VALIDÉE.................................................................................................................. 15 3.5 TRAITEMENT DU BON À PAYER............................................................................................................................ 18 4 WORKFLOW FACTURE AVOIR.................................................................................................................22 4.1 ENREGISTRER UNE FACTURE AVOIR....................................................................................................................... 22 5 WORKFLOW VISA DIRIGEANT.................................................................................................................27 5.1 ENREGISTRER UNE FACTURE À VISER..................................................................................................................... 27 5.2 VISER LA FACTURE......................................................................................................................................... 29 6 RECHERCHER UNE FACTURE...................................................................................................................32 7 MON PROFIL...........................................................................................................................................34 7.1 GÉRER MES ABSENCES..................................................................................................................................... 35 7.2 ANNULATION D'ABSENCE.................................................................................................................................. 36

Illustrations
Page d'accueil ppacioli.............................................................................................................................7 Enregistrement d'une facture...................................................................................................................8 Fiche détaillée facture..............................................................................................................................9 Déconnexion.............................................................................................................................................9 Page d'accueil kkrach.............................................................................................................................10 Corbeille de validation des factures........................................................................................................10 Traitement de facture.............................................................................................................................11 Action traiter l'étape..............................................................................................................................12 Workflow traiter l'étape.........................................................................................................................12 Page d'accueil aalambic.........................................................................................................................13 Corbeille de validation des factures........................................................................................................13 Traitement de facture.............................................................................................................................14 Action traiter l'étape..............................................................................................................................15 Workflow traiter l'étape.........................................................................................................................15 Page d'accueil ttule................................................................................................................................16 Corbeille Approbation des factures........................................................................................................16 Lise de iffusion Workflow.......................................................................................................................16 Traitement de facture.............................................................................................................................17 Action traiter l'étape..............................................................................................................................18 Workflow traiter l'étape.........................................................................................................................18 Page d'accueil ppacioli...........................................................................................................................19 Corbeille bon à payer..............................................................................................................................19 Traitement de facture.............................................................................................................................20 Action Cloturer.......................................................................................................................................20 Demande de confirmation Clôture.........................................................................................................21 Page d'accueil ppacioli...........................................................................................................................22 Enregistrement d'une facture avoir........................................................................................................22 Fiche détaillée facture avoir...................................................................................................................24 Page d'accueil ppacioli...........................................................................................................................24 Corbeille de validation des avoirs...........................................................................................................25 Traitement de facture avec liaison.........................................................................................................25 Action Traiter l'étape..............................................................................................................................26 Valider l'étape COMPTABLES..................................................................................................................26 Page d'accueil ppacioli...........................................................................................................................27 Enregistrement d'une facture.................................................................................................................27 Fiche détaillée.........................................................................................................................................29 Page d'accueil ddenis.............................................................................................................................29 Corbeille Viser les documents.................................................................................................................30

................................................................................................................................................................35 Gestion des absences............................................................................................................................................................................................................................................................................................................36 ............................................................................................................................................................33 Page d'accueil..........................................Traitement des factures pour visa..........31 Page d'accueil avec raccourcis de recherche......................................................................................34 Redirection corbeille....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................34 Mon profil...........33 Résultat de recherche affichage liste..................................................35 Corbeille redirigée..31 Valider l'étape DIRIGEANT.........................................................30 Action traiter l'étape.................32 Formulaire de recherche...............................................................................................................................32 Résultat de recherche.............................................................................................................

4 Guide de visite – Business 1 INTRODUCTION 1.1 Préambule Maarch est un Système d'Archivage Électronique perfectionné auquel des fonctionnalités de Gestion Électronique de Courriers/Documents/Dossiers et Gestion de factures ont été ajoutées. Bonne visite !! Page 5 / 36 © 2013 Maarch PS – Diffusion interdite sans l’accord préalable de Maarch Figure 1 - . Procédez dans l'ordre de façon à ne pas vous perdre dans le guide. 1.2 Objet du document Ce guide de visite vous présente l’application Maarch paramétrée pour une orientation Gestion de facture.Maarch V1.

Maarch V1.1 Connexion à l'application Service Direction Financière Direction Financière Direction Financière Direction Financière Direction des Systèmes d’Information Prénom Paolo Kevin Alain Thierry Didier Nom Pacioli Krach Alambic Tule Denis Login ppacioli kkrach aalambic ttule ddenis Mot de passe maarch maarch maarch maarch maarch Page 6 / 36 © 2013 Maarch PS – Diffusion interdite sans l’accord préalable de Maarch Figure 1 - .4 Guide de visite – Business 2 GÉNÉRALITÉS 2.

Page d'accueil ppacioli En cliquant sur "Enregistrer un document" on tombe sur la page d'enregistrement d'une facture Page 7 / 36 © 2013 Maarch PS – Diffusion interdite sans l’accord préalable de Maarch Figure 1 - .1 Enregistrer une facture fournisseur Nous allons enregistrer une facture fournisseur avec le profil d'un utilisateur appartenant au groupe Comptables et l'entité Direction Financière en l’occurrence ppacioli Utilisateur : ppacioli (Paolo PACIOLI) Direction Financière Mot de passe : maarch Après s'être connecté avec ce profil. Le lien "Enregistrer un document" est aussi disponible dans la liste des menus en survolant le ''Menu'' Figure 1 .4 Guide de visite – Business 3 WORKFLOW FACTURE FOURNISSEUR 3.Maarch V1. Cliquer sur le bouton " Enregistrer un document" pour afficher le formulaire d'indexation.

Maarch V1. Sélectionner le classement "Facture fournisseur". La facture est enregistrée et la fiche détaillée est affichée. En choisissant ''Facture fournisseur'' de nouveaux champs apparaîssent dans Index du type de document 4. Saisir la Référence de la facture 7. Choisir la liste de diffusion "Workflow des factures" les types de liste de diffusion sont gérés dans l'espace d'administration. Au choix du workflow des factures la liste de diffusion associée vous est proposé. Saisir le Fournisseur Si l’expéditeur n’est pas enregistré dans la base. avec à partir de l'onglet Détails : • • Informations sur le document : correspondant à toutes les informations saisies dans la fenêtre précédente Informations complémentaires correspondant aux Index associés au type de classement Page 8 / 36 © 2013 Maarch PS – Diffusion interdite sans l’accord préalable de Maarch Figure 1 - . Choisir la facture PDF en cliquant sur le bouton " Parcourir…". Choisir le devise "Euro €" 9. Vous pouvez en rajouter. Choisir le service propriétaire "ACMEDF : Direction Financière" 11. cliquer sur le crayon et saisir sa fiche puis valider 6. Sélectionner la catégorie "Achats". Saisir l'Objet de la facture Si le PDF contient le texte il est possible de faire un drag & drop du PDF vers la zone de saisie 5. Choisir le type de facture "Facture" Les autres index ne sont pas obligatoires << Informations complémentaires Dans les informations complémentaires on peut : • Lier la facture à une facture • Classer la facture dans un dossier (avec une aide à la saisie sur les lettres du dossier • Ajout de mot clés qu'on peut associer à la facture Cliquer sur "Valider" pour enregistrer les modifications. Entrer la "Date de la facture" 8. avec un Approbateur (Thierry TULE) et deux Validateurs (Kevin KRACH et Alain Alambic) La liste est modifiable en cliquant sur le lien Modifier la liste 12. << Informations générales 2. Saisir les montant HT et TVA Les montants TTC sont automatiquement calculés 10. 3. Activer la date limite de traitement en cochant " Oui" << Index du type de document Les index du type de document sont associé au type de classement choisi 13. modifier.Enregistrement d'une facture Remplir le formulaire : 1.4 Guide de visite – Business Figure 2 . La liste des types dans le classement est classée dans un plan de classement et conditionne l'apparition d'autres champs déjà pré-paramétrés. Vous remarquerez que si vous changez de catégorie celle-ci conditionne certains champ du formulaire.

nous allons nous connecter avec un Validateur Page 9 / 36 © 2013 Maarch PS – Diffusion interdite sans l’accord préalable de Maarch Figure 1 - .4 Guide de visite – Business Figure 3 .Fiche détaillée facture A partir de cette fenêtre on a trois actions : • • • Supprimer le document Modifier les informations (si on modifie et qu'on veut enregistrer les modifications) Retourner à la page d'accueil Cliquer sur Retourner à la page d'accueil puis ''Déconnectez-vous'' (en survolant le menu vous verrez le lien ''Déconnexion'' en dernière position Figure 4 .Maarch V1.Déconnexion Conformément à la liste de diffusion qu'on a validé.

Maarch V1.4 Guide de visite – Business 3.Page d'accueil kkrach L'étape de validation des factures permet à l'utilisateur de prendre connaissance de la facture et de valider l'étape.2 Première validation facture Utilisateur : kkrach (Kevin KRACH) Direction Financière Mot de passe : maarch Kevin KRACH reçoit le courrier dans sa corbeille "Validation des factures" Connectez-vous avec ce profil pour faire la validation Figure 5 . Cliquer sur la corbeille "Validation des factures" pour afficher la liste : Figure 6 .Corbeille de validation des factures A partir de la liste des factures on peut : Page 10 / 36 © 2013 Maarch PS – Diffusion interdite sans l’accord préalable de Maarch Figure 1 - .

4 • • • • • • • Guide de visite – Business pour afficher la facture.Traitement de facture On accède à l'ensemble des informations saisies concernant la facture avec A gauche << Les informations générales << Les index du type de document << Les mots clés << Le rattachement à un dossier A droite << Historique << Notes Page 11 / 36 © 2013 Maarch PS – Diffusion interdite sans l’accord préalable de Maarch Figure 1 - .Maarch V1. Cliquer sur une ligne pour afficher le formulaire de validation de la facture Figure 7 .... 15. Entités ou Contact Naviguer entre les pages avec les liens précédente et suivante Afficher toutes les lignes ou par 10. pour afficher la fiche détaillée de la facture pour exporter la liste pour afficher la liste simple Cliquer sur Cliquer sur Cliquer sur Cliquer sur Filtrer la liste par Catégorie.

3.Maarch V1. copies << Pièces jointes << Liaisons Guide de visite – Business L'utilisateur va valider la facture en traitant l'étape.Action traiter l'étape Valider après choisir l'action 'Traiter l'étape' Une nouvelle fenêtre s'ouvre et vous propose d'avancer vers le validateur suivant (définit dans le liste de diffusion) ici l'utilisateur aalambic en l'occurrence Figure 9 .3 Deuxième validation facture Utilisateur : aalambic (Alain ALAMBIC) Direction Financière Mot de passe : maarch Alain ALAMBIC reçoit le courrier dans sa corbeille "Validation des factures" Page 12 / 36 © 2013 Maarch PS – Diffusion interdite sans l’accord préalable de Maarch Figure 1 - . pour cela dans la liste des actions choisir '' Traiter l'étape'' Figure 8 .4 << Emails envoyés << Liste de diffusion.Workflow traiter l'étape En cliquant sur >> Avancer vers aalambic >> la facture quitte la corbeille de l'utilisateur en cours et va la corbeille des factures à valider de aalambic Déconnectez-vous (Avec Menu / Déconnexion) Nous allons nous connecter avec l'utilisateur suivant définit dans la liste de diffusion qui va se charger de faire une autre validation de la facture.

Page d'accueil aalambic L'étape de validation des factures permet à l'utilisateur de prendre connaissance de la facture et de valider l'étape. Cliquer sur la corbeille "Validation des factures" pour afficher la liste : Figure 11 .4 Guide de visite – Business Connectez-vous avec ce profil pour faire la validation Figure 10 .Maarch V1.Corbeille de validation des factures Cliquer sur une ligne pour afficher le formulaire de validation de la facture Page 13 / 36 © 2013 Maarch PS – Diffusion interdite sans l’accord préalable de Maarch Figure 1 - .

pour cela dans la liste des actions choisir '' Traiter l'étape'' Page 14 / 36 © 2013 Maarch PS – Diffusion interdite sans l’accord préalable de Maarch Figure 1 - . copies << Pièces jointes << Liaisons L'utilisateur va valider la facture en traitant l'étape.Maarch V1.4 Guide de visite – Business Figure 12 .Traitement de facture On accède à l'ensemble des informations saisies concernant la facture avec A gauche << Les informations générales << Les index du type de document << Les mots clés << Le rattachement à un dossier << Actions A droite << Historique << Notes << Emails envoyés << Liste de diffusion.

4 Approbation de la facture validée Utilisateur : ttule (Thierry TULE) Direction Financière Mot de passe : maarch Thierry TULE reçoit le courrier dans sa corbeille "Approbation des factures" Connectez-vous avec ce profil pour faire l'approbation de la facture Page 15 / 36 © 2013 Maarch PS – Diffusion interdite sans l’accord préalable de Maarch Figure 1 - .Maarch V1.Action traiter l'étape Valider après choisir l'action 'Traiter l'étape' Une nouvelle fenêtre s'ouvre et vous propose : • • Valider l'étape VALIDATEUR.Workflow traiter l'étape Cliquer sur Valider l'étape VALIDATEUR la facture quitte la corbeille de l'utilisateur en cours et va la corbeille des factures à valider de l'APPROBATEUR Déconnectez-vous (Avec Menu / Déconnexion) Nous allons nous connecter avec l'utilisateur suivant définit dans la liste de diffusion qui va se charger de faire une autre validation de la facture.4 Guide de visite – Business Figure 13 . (l'utilisateur précédent qui a valider la facture) Figure 14 . si tout est ok << Retour vers kkrach <<. 3.

Lise de iffusion Workflow Page 16 / 36 © 2013 Maarch PS – Diffusion interdite sans l’accord préalable de Maarch Figure 1 - .Maarch V1. Cliquer sur la corbeille "Approbation des factures" pour afficher la liste Figure 16 .Page d'accueil ttule L'étape d'approbation des factures permet à l'utilisateur de prendre connaissance de la facture et de valider l'étape.Corbeille Approbation des factures En cliquant sur la molette de la facture) vous avez la liste de diffusion concernée par le workflow ( Approbateurs et Validateurs Cette liste est visible aussi par les validateurs Figure 17 .4 Guide de visite – Business Figure 15 .

copies << Pièces jointes << Liaisons Page 17 / 36 © 2013 Maarch PS – Diffusion interdite sans l’accord préalable de Maarch Figure 1 - .Traitement de facture On accède à l'ensemble des informations saisies concernant la facture avec A gauche << Les informations générales << Les index du type de document << Les mots clés << Le rattachement à un dossier << Actions A droite << Historique << Notes << Emails envoyés << Liste de diffusion.Maarch V1.4 Guide de visite – Business Re-cliquez sur la molette pour fermer la liste affichée Cliquez sur la ligne pour traiter la facture (Approbation) Figure 18 .

3.Maarch V1.5 Traitement du bon à payer Utilisateur : ppacioli (Paolo PACIOLI) Direction Financière Mot de passe : maarch Paolo PACIOLI reçoit le courrier dans sa corbeille "Bon à Payer" Connectez-vous avec ce profil pour faire l'approbation de la facture Page 18 / 36 © 2013 Maarch PS – Diffusion interdite sans l’accord préalable de Maarch Figure 1 - .Workflow traiter l'étape Cliquer sur Valider l'étape APPROBATEUR la facture quitte la corbeille de l'utilisateur en cours et va la corbeille des bons à payer Déconnectez-vous (Avec Menu / Déconnexion) Nous allons nous connecter avec l'utilisateur charger de traiter les bons à payer.4 Guide de visite – Business L'utilisateur va valider la facture en traitant l'étape.Action traiter l'étape Valider après choisir l'action 'Traiter l'étape' Une nouvelle fenêtre s'ouvre et vous propose de Valider l'étape APPROBATEUR Figure 20 . pour cela dans la liste des actions choisir '' Traiter l'étape'' Figure 19 .

4 Guide de visite – Business Figure 21 .Corbeille bon à payer Cliquer sur une ligne pour afficher le formulaire et traiter le bon à payer Page 19 / 36 © 2013 Maarch PS – Diffusion interdite sans l’accord préalable de Maarch Figure 1 - .Page d'accueil ppacioli Cliquer sur la corbeille "Bon à payer" pour afficher la liste Figure 22 .Maarch V1.

4 Guide de visite – Business Figure 23 .Maarch V1.Traitement de facture On accède à l'ensemble des informations saisies concernant la facture avec A gauche << Les informations générales << Les index du type de document << Les mots clés << Le rattachement à un dossier A droite << Historique << Notes << Emails envoyés << Liste de diffusion. pour cela dans la liste des actions choisir '' Clôturer'' Figure 24 . copies << Pièces jointes << Liaisons L'utilisateur va clôturer la facture.Action Cloturer Page 20 / 36 © 2013 Maarch PS – Diffusion interdite sans l’accord préalable de Maarch Figure 1 - .

Demande de confirmation Clôture Cliquer sur Valider la facture quitte la corbeille de l'utilisateur Page 21 / 36 © 2013 Maarch PS – Diffusion interdite sans l’accord préalable de Maarch Figure 1 - .4 Guide de visite – Business Valider après avoir choisi l'action 'Clôturer' Une nouvelle fenêtre s'ouvre et vous confirmer l'action de Clôture Figure 25 .Maarch V1.

1 Enregistrer une facture avoir Nous allons enregistrer une facture avoir avec le profil d'un utilisateur appartenant au groupe Comptables et l'entité Direction Financière en l’occurrence ppacioli Utilisateur : ppacioli (Paolo PACIOLI) Direction Financière Mot de passe : maarch Après s'être connecté avec ce profil.Maarch V1. Le lien "Enregistrer un document" est aussi disponible dans la liste des menus en survolant le ''Menu'' Figure 26 . Cliquer sur le bouton " Enregistrer un document" pour afficher le formulaire d'indexation.4 Guide de visite – Business 4 WORKFLOW FACTURE AVOIR 4.Enregistrement d'une facture avoir Page 22 / 36 © 2013 Maarch PS – Diffusion interdite sans l’accord préalable de Maarch Figure 1 - .Page d'accueil ppacioli En cliquant sur "Enregistrer un document" on tombe sur la page d'enregistrement d'une facture Figure 27 .

La facture est enregistrée et la fiche détaillée est affichée Page 23 / 36 © 2013 Maarch PS – Diffusion interdite sans l’accord préalable de Maarch Figure 1 - . Sélectionner le classement "Facture fournisseur". dans le nouveau champ qui s'affiche cliquer sur l'icône pour rechercher la facture à lier. Saisir la Référence de la facture 20. Choisir le service propriétaire "ACMEDF : Direction Financière" 24. Au choix du Workflow des avoirs la liste de diffusion associée vous est proposé La liste est modifiable en cliquant sur le lien Modifier la liste 25. Activer la date limite de traitement en cochant " Oui" << Index du type de document Les index du type de document sont associé au type de classement choisi 26. La liste des types dans le classement est classée dans un plan de classement et conditionne l'apparition d'autres champs déjà pré-paramétrés.4 Remplir le formulaire : Guide de visite – Business 14.Maarch V1. Lions la facture à la facture fournisseur déjà existante qu'on a enregistré et traité Cliquer sur oui dans lier à un document. Choisir la facture PDF en cliquant sur le bouton " Parcourir…". Vous pouvez en rajouter. Choisir le devise "Euro €" 22. Entrer la "Date de la facture" 21. l'id de la facture se remplit automatiquement dans le champ Cliquer sur "Valider" pour enregistrer les modifications. Saisir les montant HT et TVA Les montants TTC sont automatiquement calculés 23. Choisir le type de facture "Facture" Les autres index ne sont pas obligatoires << Informations complémentaires Dans les informations complémentaires on peut : • Lier la facture à une facture • Classer la facture dans un dossier (avec une aide à la saisie sur les lettres du dossier • Ajout de mot clés qu'on peut associer à la facture 27. recherchons la facture. cocher la bouton radio dans la résultat de recherche puis Valider. << Informations générales 15. 16. Sélectionner la catégorie "Achats". Saisir l'Objet de la facture Si le PDF contient le texte il est possible de faire un drag & drop du PDF vers la zone de saisie 18. Saisir le Fournisseur Si l’expéditeur n’est pas enregistré dans la base. Choisir la liste de diffusion "Workflow des avoirs" les types de liste de diffusion sont gérés dans l'espace d'administration. cliquer sur le crayon et saisir sa fiche puis valider 19. Vous remarquerez que si vous changez de catégorie celle-ci conditionne certains champ du formulaire. Un formulaire de recherche s'ouvre. modifier. En choisissant ''Facture fournisseur'' de nouveaux champs apparaîssent dans Index du type de document 17.

Cliquer sur ' Retourner à la page d'accueil' La facture est maintenant dans la corbeilles de ' Validation des avoirs' Figure 29 .Page d'accueil ppacioli Cliquer sur la corbeille 'Validation des avoirs' pour voir la liste Page 24 / 36 © 2013 Maarch PS – Diffusion interdite sans l’accord préalable de Maarch Figure 1 - .Maarch V1.4 Guide de visite – Business Figure 28 .Fiche détaillée facture avoir La facture est enregistrée et la fiche détaillée est affichée.

Maarch V1.4 Guide de visite – Business Figure 30 .Traitement de facture avec liaison On accède à l'ensemble des informations saisies concernant la facture enregistrée : A gauche << Les informations générales << Les index du type de document << Les mots clés << Le rattachement à un dossier << Actions A droite Page 25 / 36 © 2013 Maarch PS – Diffusion interdite sans l’accord préalable de Maarch Figure 1 - .Corbeille de validation des avoirs Cliquer sur la ligne pour traiter Figure 31 .

Valider l'étape COMPTABLES En cliquant sur >> Valider l'étape COMPTABLES >> la facture est cloturée et quitte la corbeille de ' Validation des avoirs' l'utilisateur en cours Page 26 / 36 © 2013 Maarch PS – Diffusion interdite sans l’accord préalable de Maarch Figure 1 - . copies << Pièces jointes Guide de visite – Business << Liaisons : ici en cliquant sur liaison on voit la facture fournisseur liée L'utilisateur va clôturer la facture. pour cela dans la liste des actions choisir '' Traiter l'étape'' Figure 32 .Maarch V1.4 << Historique << Notes << Emails envoyés << Liste de diffusion.Action Traiter l'étape Valider après avoir choisi l'action 'Traiter l'étape' Une nouvelle fenêtre s'ouvre vous demandant de Valider l'étape COMPTABLES Figure 33 .

Enregistrement d'une facture Page 27 / 36 © 2013 Maarch PS – Diffusion interdite sans l’accord préalable de Maarch Figure 1 - .4 Guide de visite – Business 5 WORKFLOW VISA DIRIGEANT 5.Page d'accueil ppacioli En cliquant sur "Enregistrer un document" on tombe sur la page d'enregistrement d'une facture Figure 35 . Le lien "Enregistrer un document" est aussi disponible dans la liste des menus en survolant le ''Menu'' Figure 34 . Cliquer sur le bouton " Enregistrer un document" pour afficher le formulaire d'indexation.Maarch V1.1 Enregistrer une facture à viser Nous allons enregistrer une facture à viser par un dirigeant avec le profil d'un utilisateur appartenant au groupe Comptables et l'entité Direction Financière en l’occurrence ppacioli Utilisateur : ppacioli (Paolo PACIOLI) Direction Financière Mot de passe : maarch Après s'être connecté avec ce profil.

Saisir les montant HT et TVA Les montants TTC sont automatiquement calculés 37. Vous remarquerez que si vous changez de catégorie celle-ci conditionne certains champ du formulaire. Choisir la liste de diffusion "Visa sur documents" les types de liste de diffusion sont gérés dans l'espace d'administration. << Informations générales 29. modifier. Vous pouvez en rajouter. En choisissant ''Facture fournisseur'' de nouveaux champs apparaîssent dans Index du type de document 31. Saisir l'Objet de la facture Si le PDF contient le texte il est possible de faire un drag & drop du PDF vers la zone de saisie 32. Sélectionner le classement "Facture fournisseur".Maarch V1.4 Guide de visite – Business Remplir le formulaire : 28. La liste des types dans le classement est classée dans un plan de classement et conditionne l'apparition d'autres champs déjà pré-paramétrés. Au choix du Visa sur documents la liste de diffusion associée vous est proposé avec Didier DENIS La liste est modifiable en cliquant sur le lien Modifier la liste 39. 30. Entrer la "Date de la facture" 35. La facture est enregistrée et la fiche détaillée est affichée Page 28 / 36 © 2013 Maarch PS – Diffusion interdite sans l’accord préalable de Maarch Figure 1 - . Choisir le service propriétaire "ACMEDF : Direction Financière" 38. Sélectionner la catégorie "Achats". Saisir la Référence de la facture 34. Choisir le type de facture "Facture" Les autres index ne sont pas obligatoires << Informations complémentaires Dans les informations complémentaires on peut : • Lier la facture à une facture • Classer la facture dans un dossier (avec une aide à la saisie sur les lettres du dossier • Ajout de mot clés qu'on peut associer à la facture Cliquer sur "Valider" pour enregistrer les modifications. Activer la date limite de traitement en cochant " Oui" << Index du type de document Les index du type de document sont associé au type de classement choisi 40. Saisir le Fournisseur Si l’expéditeur n’est pas enregistré dans la base. Choisir le devise "Euro €" 36. Choisir la facture PDF en cliquant sur le bouton " Parcourir…". cliquer sur le crayon et saisir sa fiche puis valider 33.

Maarch V1.Fiche détaillée La facture est maintenant dans la corbeilles de ' Viser les documents' de Didier DENIS (ddenis) Cliquer sur Retourner à la page d'accueil puis ''Déconnectez-vous'' (en survolant le menu vous verrez le lien ''Déconnexion'' en dernière position 5.Page d'accueil ddenis Page 29 / 36 © 2013 Maarch PS – Diffusion interdite sans l’accord préalable de Maarch Figure 1 - . Nous allons prendre l'utilisateur Didier DENIS ( ddenis) qui appartient à ce groupe des Dirigeants et l'entité Direction générale Utilisateur : ddenis (Didier DENIS) Direction Générale Mot de passe : maarch Connectez-vous avec ce profil qui voit le document dans sa corbeille ' Documents à viser' Figure 37 .4 Guide de visite – Business Figure 36 .2 Viser la facture La facture à viser est dans la corbeille des 'Documents à viser' Les dirigeants ont accès à cette corbeille.

Maarch V1.Corbeille Viser les documents Cliquer sur la ligne pour traiter Figure 39 .Traitement des factures pour visa On accède à l'ensemble des informations saisies concernant la facture enregistrée : A gauche << Les informations générales << Les index du type de document << Les mots clés << Le rattachement à un dossier Page 30 / 36 © 2013 Maarch PS – Diffusion interdite sans l’accord préalable de Maarch Figure 1 - .4 Guide de visite – Business L'étape de visa des factures permet aux dirigenats de viser les factures énregistrées par les direction financière Cliquer sur la corbeille "Vaiser les documents" pour afficher la liste Figure 38 .

copies << Pièces jointes << Liaisons Guide de visite – Business L'utilisateur va visa la facture.4 << Actions A droite << Historique << Notes << Emails envoyés << Liste de diffusion.Maarch V1.Action traiter l'étape Valider après avoir choisi l'action 'Traiter l'étape' Une nouvelle fenêtre s'ouvre vous demandant de Valider l'étape DIRIGEANT Figure 41 . Page 31 / 36 © 2013 Maarch PS – Diffusion interdite sans l’accord préalable de Maarch Figure 1 - . pour cela dans la liste des actions choisir '' Traiter l'étape'' Figure 40 .Valider l'étape DIRIGEANT En cliquant sur Valider l'étape DIRIGEANT la facture est visée et quitte la corbeille de ' Viser les documents'.

Page d'accueil avec raccourcis de recherche Le formulaire propose un certain nombre de champs de base pour la recherche et permet d'ajouter des critères supplémentaires afin d'affiner la requête.Maarch V1.Formulaire de recherche Portée de la recherche : permet d'étendre la recherche à des corbeilles bien définies et à une catégorie bien définie Page 32 / 36 © 2013 Maarch PS – Diffusion interdite sans l’accord préalable de Maarch Figure 1 - . – Figure 43 .4 Guide de visite – Business 6 RECHERCHER UNE FACTURE Utilisateur : ppacioli (Paolo PACIOLI) Direction Financière Mot de passe : maarch Depuis l'écran principal cliquer sur "Rechercher un document" On peut aussi passer par le Menu Figure 42 .

Numéro GED Critères : permet d'ajouter des critères supplémentaires pour affiner la recherche – Le résultat de la recherche affiche avec un compteur avec la liste de courriers correspondant au critères de recherche Les factures correspondant aux critères saisies dans le formulaire apparaissent dans la liste de résultat.4 – Guide de visite – Business Information sur le document: la recherche s'effectue à partir des informations du document à savoir : Fournisseur. Référence.Résultat de recherche Cliquer sur Cliquer sur Cliquer sur Cliquer sur Cliquer sur Cliquer sur pour afficher le courrier. Plein texte. pour voir la liste de diffusion associé au workflow pour afficher la fiche détaillée du courrier pour enregistrer la recherche (permet de ne plus ressaisir les critères) pour exporter le résultat de la recherche pour afficher la liste simple Figure 45 . Montant maximal. Figure 44 . Objet.Résultat de recherche affichage liste Page 33 / 36 © 2013 Maarch PS – Diffusion interdite sans l’accord préalable de Maarch Figure 1 - . Montant minimal.Maarch V1.

Mon profil Page 34 / 36 © 2013 Maarch PS – Diffusion interdite sans l’accord préalable de Maarch Figure 1 - . mot de passe Connaître son(ses) groupe(s) et son(ses) entité(s) Gérer son absence Figure 47 .Maarch V1.4 Guide de visite – Business 7 MON PROFIL Utilisateur : ppacioli (Paolo PACIOLI) Direction Financière Mot de passe : maarch Pour accéder au profil cliquer sur le Raccourci ' Mon Profil'. Email. On peut aussi passer par le Menu Figure 46 . Prénom.Page d'accueil A partir du profil on peut • • • Modifier son Nom. Téléphone.

Redirection corbeille On peut choisir de ne rediriger qu'une seule ou plusieurs ou toutes les corbeilles. On peut choisir différents utilisateurs ou le même utilisateur pour toutes les corbeilles à rediriger Dès validation de la redirection.1 Gérer mes absences Guide de visite – Business Les absences peuvent être gérées directement par l'utilisateur qui peut ainsi délégué ses corbeilles à d'autres utilisateurs Cliquer sur 'Gérer mes absences'.4 7. en plus de ses propres corbeilles.Maarch V1. le système nous déconnecter automatiquement ! Chez l'utilisateur vers qui la redirection a été fait. une nouvelle fenêtre s'ouvre pour vous permettre de rediriger vos corbeilles. il a d'autres corbeilles avec le Nom et prénom de l'utilisateur qui l'a redirigée Figure 49 . prénom ou identifiant Figure 48 .Corbeille redirigée Page 35 / 36 © 2013 Maarch PS – Diffusion interdite sans l’accord préalable de Maarch Figure 1 - . ça se matérialise ainsi. On choisit l'utilisateur par auto-complétion sur les premières lettres du nom.

Maarch V1. un message de rappel nous est montré pour annuler l'absence il suffit de cliquer sur ' Continuer' sinon 'Annuler' pour rester en mode absent Figure 50 .4 7.2 Annulation d'absence Guide de visite – Business L'annulation d'absence se fait par reconnexion de la personne absente.Gestion des absences Page 36 / 36 © 2013 Maarch PS – Diffusion interdite sans l’accord préalable de Maarch Figure 1 - .