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Manual de Procesos y Procedimientos del Departamento de Farmacia

MANUAL de PROCESOS y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE FARMACIA

JEFE DE DEPARTAMENTO DE FARMACIA Doctora Q.F. Julia Etelvina Luna Flores


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LIMA-PER 2012

Apoyo y Asesora: CONSULTOR Lic. Administrador Ral Alfonso Garma Acua


Elaborado: Dra. Etelvina Luna Flores Jefe del Departamento de Farmacia Revisado: Economista Luis Ronquillo Soto Director Ejecutivo de la OEPE Aprobado: Dr. Jos Naveda Valladares Director General del HMA Pgina 1

Manual de Procesos y Procedimientos del Departamento de Farmacia

NDICE PRESENTACIN CAPITULO I : INTRODUCCIN CAPITULO II : OBJETIVOS DEL MANUAL ALCANCE CAPITULO III: PROCEDIMIENTOS HMARECEP-01 HMAALM-02 HMADISP-SOP-03 HMASDMDU-04 HMADISP-EMER.CENT-05 DE LA RECEPCIN DEL ALMACENAMIENTO DE LA DISPENSACIN EN CENTRO QUIRRGICO DE LA DISPENSACIN EN DOSIS UNITARIA DE LA DISPENSACIN EN FARMACIA DE EMERGENCIA Y FARMACIA CENTRAL 3 4 5

HMADISP-NARC-06

DE LA DISPENSACIN DE NARCTICOS Y PSICOTRPICOS DE LA ESTIMACIN Y PROGRAMACIN DE NECESIDADES DEL CONTROL DE STOCK DE LOS INVENTARIOS DE LA BAJA Y ELIMINACIN

HMAESTIM-PROGRAM-07 HMA-CONT.STOCK- 08 HMAINVENT-09 HMABAJ.ELIM-10

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PRESENTACIN

El Manual de Procesos y Procedimientos del Departamento de Farmacia del Hospital Mara Auxiliadora, es un documento tcnico de sistematizacin normativa que contiene la descripcin detallada de la secuencia de acciones de ejecucin de los procesos organizacionales, en el nivel de sub procesos actividades, en los que intervienen una ms unidades operativas. Debe ser utilizado como un instrumento para la sistematizacin de los flujos de informacin.

La metodologa seguida para la elaboracin del Manual, plantea en primer lugar determinar el Mapeo y Caracterizacin de cada Proceso involucrado, identificando los procesos proveedores que alimentan al proceso con insumos, documentos y/o procedimientos; y los clientes que reciben los productos que se elaboran en el proceso analizado, utilizando la formato logia establecida por el Ministerio de Salud, as como los procedimientos propios de la elaboracin del manual.

Finalmente se ha elaborado cada uno de los procedimientos, identificando, la descripcin de las actividades que la comprenden, las entradas y salidas de los mismos, sus fuentes, registros, as como los registros utilizados en el procedimiento; el flujo grama las normas y requisitos que regulan el mismo, teniendo en cuenta los plazos, y responsabilidades de los documentos emitidos.

En el Hospital Mara Auxiliadora la Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratgico es un rgano de asesora que depende directamente de la Direccin General, es la Unidad Orgnica encargada de promover, identificar y establecer los procedimientos que se realizan en cada uno de los Departamentos del Hospital en el marco de las normas establecidas.

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CAPITULO I

INTRODUCCIN

El objetivo de todo sistema de suministro de medicamentos e insumos es mantener el abastecimiento permanente y oportuno, para garantizar que lleguen a los usuarios de acuerdo con sus necesidades; as como optimizar los recursos asignados, para lo cual es necesario que adems del cumplimiento de las Buenas Prcticas de Almacenamiento, exista una adecuada gestin de stock, a fin de lograr una mayor eficiencia administrativa y tcnica en el suministro.

El Departamento de Farmacia. Desarrolla sus actividades con un criterio enmarcado en una labor de Apoyo Tcnico, a fin de cumplir con la mejora continua de la atencin asistencial administrativa al usuario interno y externo con la finalidad de dar cumplimiento de los objetivos estratgicos y funcionales del HOSPITAL MARIA AUXILIADORA, en este sentido el MAPRO se aplicara para mejorar los criterios de eficiencia y eficacia, en cuanto al desarrollo de los procedimientos y de las personas que deben ejecutarlo, la distribucin adecuada de las funciones del personal, se asegurara el cumplimiento de los objetivos funcionales, aprovechando el mximo de los recursos disponibles y estableciendo funciones que aseguren la evaluacin de los resultados.

En la elaboracin del presente documento tcnico normativo se ha tratado de llevar a los flujo gramas correspondientes la descripcin de las funciones y responsabilidades de cada trabajador correctamente, incluyendo las tareas que competen a cada servidor.

De igual modo se ha definido en este manual de procedimientos los criterios de Autoridad, Responsabilidad y Trabajo en equipo; en cuanto a las Lneas de Autoridad, niveles de mando y Responsabilidad funcional, los que se han articulados, especificando las funciones y como se relacionan con todos los dems actores del proceso administracin de medicamentos en la Farmacia de Hospital.

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CAPITULO II OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


1. OBJETIVOS: El Manual de Procesos y Procedimientos es un documento tcnico normativo de gestin Institucional, que tiene los siguientes objetivos: a) El presente Manual de Procedimientos tiene como objetivo principal describir, sistematizar y normar las acciones que se deben cumplir en la ejecucin de los procesos que se realizan en el Departamento de Farmacia, el mismo que es coherente con los dispositivos legales que regulan el funcionamiento del sistema de Administracin de Medicamentos; siguiendo una metodologa uniforme para mejorar la calidad de atencin en la misma. b) Gestionar y orientar a todos los trabajadores del departamento en la interrelacin de procesos mediante vnculos causa - efecto y siguiendo una metodologa uniforme para cumplir con la misin y objetivos institucionales establecidos contribuyendo as conjuntamente a ejercer un mayor control sobre los resultados de las actividades realizadas. c) Incrementar la eficiencia y eficacia, reducir costos, mejorar la calidad de los servicios, reducir los tiempos de su prestacin, definiendo objetivos en trminos de una mejor atencin a los usuarios internos y externos del hospital. d) Reduccin y eliminacin de actividades sin valor aadido a travs de la reduccin de etapas y tiempos de ciclo de las actividades, que permita la ampliacin de las funciones y responsabilidades del personal e) Determinar mtodos para asegurar que la operacin y control de procesos sean eficaces a travs de su seguimiento, medicin, anlisis y mejora continua

2. ALCANCE:

Este Manual es aplicable en todos los Servicios de Farmacia as como en las Unidades Productoras de Servicios, otros Departamentos y Oficinas del Hospital debiendo ser de cumplimiento obligatorio de todos los trabajadores de Farmacia.

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Cdigo: HMARECEP-01 De la Recepcin Vigencia: Diciembre 2013

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GESTIN DE PRODUCTOS FARMACUTICOS, DISPOSITIVOS MDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS

PROCEDIMIENTO: RECEPCIN DE PRODUCTOS FARMACUTICOS, DISPOSITIVOS MDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS


1. OBJETIVO.

Establecer las actividades tcnicas, administrativas y operativas para garantizar una adecuada recepcin cuantitativa y cualitativa de los productos farmacuticos, con Registro Sanitario, que ingresen al Almacn Especializado de Medicamentos del Departamento de Farmacia del Hospital Mara Auxiliadora. Asegurar que los productos farmacuticos que ingresen al Almacn Especializado cumplan con las caractersticas del requerimiento y los documentos correspondientes. 2. ALCANCE. Este procedimiento es aplicable a todos los profesionales Farmacuticos y trabajadores del Departamento de Farmacia. POLTICA INTERNA. 3.1 El Procedimiento es de cumplimiento obligatorio para el personal del Almacn Especializado de Medicamentos del Departamento de Farmacia del Hospital Mara Auxiliadora, en lo que les corresponda. 3.2 Antes de su aplicacin el personal involucrado debe leer, entender el procedimiento; siendo adems su responsabilidad conservar el Manual de Procedimientos vigentes para consultar, recordar o aplicar las actividades que le correspondan. 3.3 Todos los productos que ingresan al Almacn Especializado deben ser previamente inspeccionados. 3.4 Todos los productos que posean fecha de vencimiento debern ser ordenados teniendo en cuenta el sistema PEPE (primero en expirar, primero en entregar), aquellos productos que no poseen fecha de vencimiento sern ordenados por el sistema PEPS (primero en entrar, primero en salir). 3.5 La recepcin de los productos se realiza segn el cronograma coordinado con el almacn. 3.6 Es obligatorio la presencia del Jefe del Almacn General de la Oficina de Logstica o su representante para la recepcin, verificacin y registro de todos los productos farmacuticos, que ingresen al Almacn Especializado de Medicamentos del Hospital Mara Auxiliadora. 3.7 Los productos farmacuticos, ingresarn al AEM con el Pedido Provisional de Almacn (PPA), acompaados de la Orden de Compra y dems documentacin establecida en las bases; aquellos que ingresen mediante Transferencias ingresarn con su PECOSA correspondiente y las Donaciones ingresarn con su Nota de Entrada de Almacn (NEA) respectivamente. 3.8 Los productos farmacuticos, que requieran condiciones especiales de almacenamiento (temperatura, Humedad, Luz, etc.) debern ser recepcionados en ambientes debidamente adecuados. 3.9 Para ejecutar los movimientos de los productos en el almacn especializado de medicamentos, el personal debe encontrarse debidamente uniformado, estar provisto de los implementos de seguridad correspondiente y utilizar el equipamiento necesario.

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BASE LEGAL. 4.1 Ley General de Salud Ley N 26842 4.2 Ley de Productos Farmacuticos, Dispositivos Mdicos y Productos Sanitarios Ley N 29459 4.3 Armonizacin de Legislaciones en Materia de Productos de Higiene Domestica -Decisin 706 4.4 Reglamento de Establecimientos Farmacuticos- D.S. 021-2001-SA 4.5 Reglamento para el Registro, Control y Vigilancia Sanitaria de Productos Farmacuticos y Afines y sus Modificatorias: D.S. 04-2000-SA; D.S. 06-2001-SA, D.S. 020-2001-SA, D.S. 005-2004-SA y D.S. 021-2006-SA. 4.6 Petitorio nico Nacional de Medicamentos Esenciales R.M. 599-2012 SA. 4.7 Reglamento de Estupefacientes, Psicotrpicas y otras sustancias sujetas de Fiscalizacin Sanitaria D.S. 023-2001-SA y su modificatoria D.S. 010-2005-SA. 4.8 Directiva para la aceptacin y aprobacin de donaciones con carcter asistencial provenientes del extranjero R.M. 475-2005-SA. 4.9 Reglamento para la autorizacin de ingreso, distribucin y uso en el pas de productos farmacuticos y afines no destinados a la comercializacin R.M. 456-2005-SA. 4.10 Manual de Administracin de Almacenes del Sector Pblico - Resolucin Jefatural N 335-90INAP/DNA 4.11 Manual de Buenas prcticas de Almacenamiento y Productos Afines R.M. N 585-99- SA/DM 4.12 Directiva del Sistema Integrado de Suministro de Medicamentos e Insumos Mdico- Quirrgicos SISMED - R.M. N 1753-2002- SA/DM y su modificatoria R.M. 367-2005-SA. 4.13 R.M. N 371-2003- SA/DM Directiva N 007- MINSA/OIGPE- v. 01: Directiva para la Formulacin de Documentos Tcnicos Normativos de Gestin Institucional DEFINICIONES 5.1 Producto farmacutico: Preparado de composicin conocida, rotulado y envasado uniformemente, destinado a ser usado en la prevencin, diagnstico, tratamiento y curacin de la enfermedad, conservacin, mantenimiento, recuperacin y rehabilitacin de la salud. 5.2 Medicamento: Es aquel preparado farmacutico obtenido a partir de uno o ms principios activos, que puede o no contener excipientes, que es presentado bajo una forma farmacutica definida, dosificado y empleado con fines teraputicos. 5.3 Medicamento genrico: Es el producto farmacutico cuyo nombre corresponde a la "Denominacin Comn Internacional" (DCI) del principio activo recomendada por la Organizacin Mundial de la Salud (OMS) y no es identificado con nombre de marca. 5.4 Medicamento de marca o especialidad farmacutica: Es aquel producto farmacutico que se comercializa bajo un nombre determinado por el propio fabricante . 5.5 Nmero de lote de fabricacin: Es una combinacin definida de nmeros y/o letras que responde a una codificacin que permite identificar el lote, mes y ao de fabricacin y nmero de serie. 5.6 Dispositivo Medico.- Cualquier instrumento, aparato, implemento, maquina, reactivo, aplicativo informtico u otro artculo similar que requiere registro sanitario para ser usado en personas directa o indirectamente. 5.7 Producto Sanitario.- Producto destinado a la limpieza, cuidado, modificacin del aspecto, perfume, y proteccin personal o domestica. Incluye a los productos cosmticos, productos de higiene domstica, productos absorbentes de higiene personal y artculos para bebes . 5.8 Otro Producto de Uso Mdico.- Producto para ser usado directa o indirectamente en personas no sujetos a registro sanitario pero que requiera almacenamiento especializado.

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5.9 Protocolo de Anlisis.- El protocolo de anlisis del medicamento es un informe tcnico emitido por el laboratorio de Control de Calidad del fabricante o por quien encargue su fabricacin, suscrito por el analista o los profesionales responsables en el que seala los anlisis realizados en todos sus componentes, los lmites y los resultados obtenidos en dichos anlisis. Deber estar de acuerdo a lo establecido en los artculos 28 y, 29 del D.S.N 010-97-SA sustituido por el Artculo 1 del D.S. N 020-2001-SA, debiendo sealar la Farmacopea actualizada a la que se acogen para su fabricacin. 5.10 Certificado de Anlisis.- Es el documento tcnico-sanitario emitido por el Centro Nacional de Control de Calidad, o por un laboratorio acreditado en el Per o por el organismo certificador del pas de origen en el que se reporta la totalidad de los anlisis o pruebas requeridas por las obras oficiales o tcnica propia del fabricante para un lote de producto, segn corresponda. Cuenta con conclusiones basadas en los resultados analticos obtenidos. 5.11 Especificacin Tcnica.- Descripcin de los requerimientos que deben ser satisfechos por la materia prima, el material de empaque y los productos en proceso, a granel y terminados. Dichos requerimientos se refieren a un rango de propiedades fsicas, qumicas, microbiolgicas y, de ser posible, farmacolgicas. 5.12 Fecha de expiracin o vencimiento.- Es el dato sealado en el rotulado de los envases mediato e inmediato del producto que indica el mes y el ao calendario ms all del cual no puede esperarse que el producto conserve su estabilidad y eficacia. Este dato se expresa con nmeros cardinales anteponiendo el trmino "EXPIRA" O "VENCE". 5.13 Anlisis Organolptico.- Es el mtodo de evaluacin basado en el empleo de los sentidos (olfato, vista, tacto, gusto) de una muestra tomada en forma aleatoria de un lote de un determinado producto para verificar las caractersticas de los envases, evaluar la informacin de los rotulados e inserto y las especificaciones tcnicas del contenido en base a lo autorizado en el registro sanitario. 5.14 Envase inmediato o primario: Envase dentro del cual se coloca directamente el producto en la forma farmacutica terminada (en su presentacin definitiva). 5.15 Envase mediato o secundario: Envase definitivo o material de empaque dentro del cual se coloca el envase inmediato y que es usado para la distribucin y comercializacin de un producto. 6. RESPONSABLES. 6.1 Jefe y/o Encargado del Almacn General 6.2 Q. F. Responsable del Almacn Especializado de Medicamentos 6.3 Q.F. Asistente tcnico del Almacn Especializado de Medicamentos 6.4 Tcnico administrativo (Encargado de Sistemas) 6.5 Tcnico en Farmacia 6.6 Auxiliar de almacn u Operario de Almacn. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO. Todo producto farmacutico, afn sujeto de registro sanitario y otros productos de uso mdico, ingresan al Almacn especializado de medicamentos bajo tres modalidades: Por Compra. Por Transferencia Por Donacin

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RECEPCIN DE PRODUCTOS PROVENIENTES DE COMPRAS.


7.1.1 De la verificacin documentaria.- El Jefe del almacn general recibe del proveedor la documentacin de los productos a entregar (ver anexo: Tabla 1) para la verificacin documentaria correspondiente de la siguiente informacin: a) En la Orden de Compra (O/C).- Que sea igual en todos sus extremos a la original. b) En la Gua de Remisin y/o Factura.- Que la empresa proveedora corresponda a la empresa que se adjudico la O/C respectiva. c) Que el destinatario corresponda al Hospital Mara Auxiliadora. d) Que la fecha de entrega de los productos corresponda a la fecha pactada o establecida en las bases u otros documentos preestablecidos. e) Que el nmero de O/C corresponda al emitido por la Oficina de Logstica del Hospital Mara Auxiliadora. f) Que la cantidad descrita sea la cantidad solicitada en la O/C. g) Que la descripcin de los productos sea la solicitada en la O/C respectiva; en caso contrario la Gua de Remisin y/o Factura deber tipificar entre parntesis la descripcin del producto solicitado en la O/C. h) Que el valor de venta total de los productos corresponda a lo indicado en la O/C. i) Copia de Resolucin de Registro Sanitario del producto.- Que la descripcin del producto corresponda a la descrita en la Gua de Remisin y/o factura correspondiente y que la vigencia del de registro sanitario no est vencida. j) Copia del Protocolo de Anlisis/ Certificado de Anlisis o Especificacin tcnica.Que la descripcin del producto, numero de lote, referencia, cdigo, etc., corresponda con los registrados en la Gua de Remisin y/o Factura respectivamente. k) Acta de Verificacin Cuali-cuantitativa (Para licitaciones). Que registre toda la informacin establecida en las bases correspondientes en relacin a la descripcin del producto, unidad de medida, presentacin, cantidad solicitad y recepcionada, N de Gua de Remisin, N de Lote, Fecha de Vencimiento, N de Registro Sanitario y Protocolo de Anlisis; N de acta de Muestreo y N de informe de ensayo, segn sea el caso (Ver anexos). l) Informe de Ensayo.- Que la descripcin del producto, forma farmacutica, Registro sanitario, numero de lote, referencia, cdigo, etc., fecha de vencimiento corresponda con los registrados en la Gua de Remisin y/o Factura u O/C respectivamente segn corresponda: asimismo debe verificar la conclusin donde se tipifique la CONFORMIDAD del control realizado por el laboratorio de control de calidad. m) Carta de compromiso de Canje.- Cuando el producto tenga una vigencia o fecha de vencimiento menor a los 2 prximos aos, con la excepcin para aquellos productos que tienen poca vida til o tengan una fecha de vencimiento menor a un (1) ao. n) De estar conforme la documentacin presentada por el proveedor, el jefe de almacn general, sella y suscribe la O/C (1 copia para el proveedor y otra para AEM) autorizando la descarga de los productos para la recepcin fsica correspondiente en el rea de recepcin del almacn especializado de medicamentos del Hospital Mara Auxiliadora. o) De no estar conforme la documentacin presentada por el proveedor, solo se proceder la descarga si el responsable del almacn especializado autoriza dicha

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Recepcin (caso de urgencias), previo compromiso del proveedor para su regularizacin en un plazo pre-establecido; caso contrario devuelve toda la documentacin al proveedor hasta su regularizacin correspondiente. 7.1.2 De la Recepcin Fsica

El Qumico Farmacutico responsable y/o Asistente Tcnico, sobre la base de la documentacin entregada por el proveedor o jefe de almacn general se asegura de que la misma se encuentre completa, luego autoriza la descarga de los productos en el rea de recepcin del almacn especializado, asegurndose que estos sean descargados encima de parihuelas (volmenes mayores), en la mesa o barra acondicionada para la recepcin (volmenes menores). En presencia del jefe de almacn general o de su representante verifican: a) Que la informacin tipificada en la orden de compra corresponda a la informacin impresa en la documentacin que acompaa a los productos a recibir segn corresponda. b) Que las cantidades recibidas correspondan a las solicitadas en la O/C (verificacin cuantitativa); hay que considerar que de existir varios lotes estos deben sumar en total a la cantidad establecida en la O/C y corresponder a los nmeros de lotes consignados en la Gua de Remisin y/o Factura (considerando de ser el caso las cantidades programadas en las bases respectivas). c) Para la verificacin de las caractersticas externas del producto se realizar una inspeccin de: El Embalaje; Los Envases (mediato e Inmediato); Rotulados; Contenido. En el embalaje se debe revisar: Que el material del embalaje est limpio, no arrugado, quebrado o hmedo y que no se encuentre abierto. En el envase mediato se debe revisar: Que la identificacin corresponda al producto; Que el envase est limpio, no arrugado, quebrado o hmedo que indique deterioro y que no se encuentre abierto. En el envase inmediato se debe revisar: Que no se observen manchas o cuerpos extraos; Que no presenten grietas, rajaduras, roturas o perforaciones; Que el cierre o sello sea seguro y cuando lleve la banda de seguridad, esta se encuentre intacta; Que no se encuentren deformados; y Que corresponda a los requerimientos del producto en caso de condiciones especiales. En Los rtulos se debe revisar: Que la informacin impresa o adherida en etiquetas sea legible, indeleble y en ellos se debe revisar:

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Nombre del producto; Concentracin; Forma farmacutica; Nmero de lote; Fecha de vencimiento; Registro sanitario; Condiciones de almacenamiento. Leyenda solicitada en el proceso de compra y/o bases.

d) Una vez concluida la inspeccin de las caractersticas antes descritas, el responsable de almacn especializado, levantar el acta de recepcin fsica (ver anexo) correspondiente donde registrar las conclusiones de la inspeccin realizada. e) Solicitar la firma y sello del proveedor si fuera el caso (si hay observaciones); el jefe de almacn general o su representante suscribir y sellar dicho documento en seal de conformidad. f) De encontrarse conforme, los productos sern trasladados al rea de cuarentena del almacn especializado para que el responsable del almacn especializado o su asistente tcnico realice la verificacin tcnica (ver POT de Anlisis Organolptico) respectiva por cada lote de producto ingresado determinando su aprobacin o rechazo. g) De ser aprobada la verificacin tcnica de los productos y dependiendo de su condicin de almacenamiento sern internados al almacn especializado respetando el principio de rotacin de stock (FIFO, FEFO) y la ubicacin en las parihuelas o anaquelera. h) El responsable del almacn especializado, adjunto a la documentacin copia del formato de recepcin fsica y del formato de verificacin tcnica con firmas y sellos originales para su trmite correspondiente. i) El jefe de almacn general entregar al proveedor la documentacin segn corresponda en seal de que el proceso de recepcin ha culminado. j) Ejecutado el trmite administrativo correspondiente, el jefe de almacn general emitir el Pedido Provisional de Almacn (PPA) adjuntando copia de toda la documentacin, la misma que entregar al Q.F. responsable de almacn especializado o su asistente tcnico para su trmite y archivo correspondiente. k) El Q.F. responsable de almacn especializado o su asistente tcnico, verificar que se encuentre completa toda la documentacin y entregar al encargado de sistemas previo registro del cuaderno de control de documentos de ingreso (ver anexo), para su registro respectivo en el sistema informtico. l) Una vez ingresado al sistema informtico del almacn especializado de medicamentos, el encargado de sistemas emite un reporte impreso (ver anexo) Movimiento de Farmacia (ingresos), lo suscribe y sella y entrega al Q.F. responsable del almacn especializado o a su asistente tcnico para su revisin y V B respectivo. m) El Q.F. responsable del almacn especializado o su asistente tcnico, entrega dicho reporte al Tcnico o Auxiliar de Farmacia, afn de que este registre el ingreso por cada producto y lote en las tarjetas de control visible (ver anexo) con el VB del Q.F. responsable de Almacn Especializado o de su Asistente Tcnico.

n) De no estar aprobada la verificacin tcnica, los productos sern dispuestos al rea de rechazados del almacn especializado para su canje, devolucin (hasta la regularizacin correspondiente) o para su disposicin final segn sea el caso previa coordinacin con los involucrados y la autoridad correspondiente.

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ANEXOS 8.1 Tabla por tipos de Ingresos de productos al almacn 8.2 Orden de Compra Gua de Internamiento 8.3 Acta de Recepcin fsica 8.4 Acta de verificacin Tcnica (Anlisis Organolptico) 8.5 Acta de Verificacin Cuali-Cuantitativa 8.6 Formato para el cuaderno de control de documentos de Ingreso de productos 8.7 Reporte impreso de ingreso Movimientos de Farmacia 8.8 Tarjeta de Control Visible Suscribo el presente documento dando fe de haberlo recibido, ledo y entendido N Personal Cargo

Firma

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FLUJOGRAMA DE RECEPCIN DE PRODUCTOS FARMACUTICOS 1

PROVEEDOR

JEFE DE ALMACN

ALMACN ESPECIALIZADO

Q.FARMACEUTICO

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FLUJOGRAMA DE RECEPCIN DE PRODUCTOS FARMACUTICOS 2

PROVEEDOR

JEFE ALMACN

ALMACN ESPECIALIZADO

Q.FARMACEUTICO

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Cdigo: HMAALM-02 Del Almacenamiento Vigencia: Diciembre 2013

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GESTIN DE PRODUCTOS FARMACUTICOS, DISPOSITIVOS MDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS

PROCEDIMIENTO: ALMACENAMIENTO-ALMACN ESPECIALIZADO


1. OBJETIVO. Asegurar que todos los Productos Farmacuticos, Dispositivos Mdicos y Productos Sanitarios que ingresen al Almacn Especializado, se conserven en condiciones ptimas desde su ingreso hasta su distribucin. 2. ALCANCE. Para todo el personal del Almacn Especializado y otras dependencias involucradas. 3. POLTICAS Y/O ENUNCIADOS. 3.1 El Procedimiento es de cumplimiento obligatorio para el Almacn Especializado. 3.2 El almacenamiento de productos Farmacuticos y afines que ingresan al almacn Especializado, se debe hacer considerando sus condiciones especiales, por ejemplo: posicin, apilamiento, temperatura, etc. 3.3 Todas las condiciones normadas de almacenamiento deben ser inspeccionadas peridicamente. 3.4 Tener presente los rangos de temperatura y humedad para el correcto almacenamiento de los productos y afines: Temperatura Ambiente: De 15 a 25 grados centgrados, nunca ms de 30. Temperatura de refrigerados: de 2 a 8 grados centgrados. Humedad Relativa: entre 50 % y 80% de Humedad Relativa. 3.5 Por ningn motivo los productos debern estar en contacto con el piso ni el techo. 3.6 Mantener un rea diferenciada para aquellos productos provenientes de donaciones y estrategias sanitarias (productos rotulados con prohibido su venta y aquellos de Defensa Nacional). 3.7 Se deber considerar segn corresponda los sistemas FEFO (Primero en Expirar, Primero en Salir) y FIFO (Primero en Ingresar, Primero en Salir) para el almacenamiento de productos. 3.8 El almacn Especializado, no deber contener productos con fecha de vencimiento menor a 6 meses. 4. BASE LEGAL. 4.1 Resolucin Jefatural N 335-90-INAP/DNA Manual de almacenes del sector pblico 4.2 Resolucin Ministerial N 371-2003- SA/DM Directiva N 007- MINSA/OIGPE- v. 01: Directiva para la Formulacin de Documentos Tcnicos Normativos de Gestin Institucional 4.3 Resolucin Ministerial N 585-99- SA/DM, Manual de Buenas prcticas de Almacenamiento y Productos Afines 4.4 Resolucin Ministerial N 1753-2002- SA/DM aprueban directiva del Sistema Integrado de Suministro de Medicamentos e Insumos Mdico- Quirrgicos SISMED.

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5. RESPONSABLES. Jefe y/o Q. F. Responsable del Almacn Especializado Encargado de Logstica Tcnico administrativo (Encargado de Sistemas) Tcnico en Farmacia y/o Auxiliar de almacn

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


1) MATERIALES, EQUIPOS Y ENSERES. El almacn especializado cuenta con lo siguiente: Equipos de refrigeracin: Refrigeradoras Equipos para ambiente: Equipos de aire acondicionado, Ventiladores de techo, Deshumedecedores. Equipos de Control Ambiental: Termhigrmetros ambientales Iluminacin: Artificial (luminarias); Natural (ventanas). Seguridad: Extintores, Luces de Emergencia, Detectores de humo, letreros de Sealizaciones, etc. Transporte: Carritos rodantes, Monta carga Soporte de productos: Anaqueles de ngulos ranurados, estantes con llave (para productos controlados), Parihuelas de madera. PROCEDIMIENTO. Procedimiento que se iniciar con el proceso de (Anlisis Organolptico de Productos) Verificacin Tcnica, utilizando para ello el formato de Verificacin cualitativa (ver Formato en anexos). El Q. F. encargado proceder a la revisin de los productos recepcionados ubicados en el rea de cuarentena Jefe de Almacn realiza la verificacin tcnica, apoyado en la documentacin siguiente: Registro Sanitario Protocolo de Anlisis Certificado Acta de verificacin Cuali-cuantitativa proporcionada por el proveedor. El jefe de Almacn procede a determinar la conformidad o no conformidad de lo verificado. Si el resultado de la verificacin es Conforme; El Jefe de Almacn procede de la siguiente manera: Suscribe el formato de verificacin Cuali-cuantitativa Enva formato suscrito a Encargado de logstica para el trmite correspondiente Ordena a tcnico en Farmacia o Auxiliar el internamiento de los productos de acuerdo a las condiciones especificadas en los productos. (Priorizando el cuidado y ubicacin de aquellos productos con condiciones especiales Refrigerados). Si el resultado de la verificacin es No es Conforme; El Jefe de Almacn especializado procede de la siguiente manera: Suscribe el formato de verificacin Cuali-cuantitativa, consignando la Observacin de No Conforme

2)

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Enva formato suscrito a Encargado de logstica para el trmite correspondiente. (Ordena a tcnico en Farmacia el internamiento de los productos al rea de Rechazados hasta la regularizacin de la no conformidad

El Tcnico en farmacia, ubicar los productos de acuerdo a lo establecido, considerando el mtodo semifluido, orden alfabtico y el Sistema FEFO o FIFO segn corresponda de acuerdo a las indicaciones del Qumico Farmacutico. Tcnico en Farmacia proceder al llenado del ingreso de los productos en las tarjetas de control visible (Kardex), de acuerdo al reporte de Movimientos de farmacia (Ingresos) emitido por la Encargada de Sistemas. Tcnico en farmacia entrega dicho reporte al Encargado de Sistemas una vez registrada la informacin, para su archivamiento en el file correspondiente.

3)

CONTROLES DE ALMACENAMIENTO. TEMPERATURA. - El tcnico en Farmacia, efectuar diariamente dos lecturas (a las 8.00 y 14.00 horas) de los termo higrmetros consignando la informacin en el formato establecido (ver anexos). - La temperatura ambiental deber marcar preferente entre los 15 a 25 grados centgrados y/o de acuerdo a la informacin que viene consignada en el empaque secundario o primario (Condiciones de almacenamiento), no debiendo superar los 30 grados. - Si el nivel dentro del almacn se encuentra fuera de los lmites sealados, el tcnico en Farmacia , informar al Jefe de almacn para tomar la accin correctiva: Si es superior encender los ventiladores o incrementar la intensidad del aire acondicionado. Si es inferior, apagar los ventiladores y aire acondicionado (Si estn prendidos), procediendo tambin a encender las luminarias para incrementar la temperatura. En ambos casos se deber efectuar lecturas adicionales cada 30 minutos para verificar la accin correctiva efectuada.

ILUMINACIN. - El tcnico en Farmacia, verificar que el almacn cuente con la iluminacin apropiada, optando por lo siguiente: Si es insuficiente encender las luminarias para tener la claridad necesaria. Si es exagerada las luminarias para bajar la luminosidad y ahorro del consumo elctrico. PRODUCTOS CON CONDICIONES ESPECIALES DE TEMPERATURA. - El refrigerador no deber contener alimentos y/o productos que no sean farmacuticos para evitar cualquier contaminacin. - Los productos farmacuticos que a continuacin se detalla deben ser almacenados de manera especial: Ergometrina Maleato 0.2 mg/ml Surfactante pulmonar 8 ml Paclitaxel 30 mg iny

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Bleomicina 15 UI Docetaxel 20 mg Iny Docetaxel 80 mg Iny Vincrisitina 1 mg Bromuro de Rocuronio 50 mg Iny Lopinavir / Rotinavir 200 mg/50 mg Tab

El tcnico en Farmacia, efectuar diariamente dos lecturas (a las 8.00 y 14.00 horas) de los termo higrmetros de los refrigeradores consignando la informacin en el formato establecido (ver anexos). La temperatura interna deber marcar entre los 2 a 8 grados centgrados, en caso de las refrigeradoras. Si el nivel dentro del refrigerador se encuentra fuera de los lmites sealados, el tcnico en Farmacia o Auxiliar, informar al Jefe de almacn para tomar la accin correctiva: Si es superior o inferior tratar de subir o bajar la numeracin del termostato para lograr el rango requerido. En caso que el equipo no responda a esta accin correctiva y contine marcando una temperatura superior, comunicar a la Jefatura de Departamento de Farmacia, para iniciar los trmites en Logstica para la revisin del equipo. En ambos casos se deber efectuar lecturas adicionales cada 30 minutos para verificar la accin correctiva efectuada. En caso de contar con solamente un equipo de refrigeracin, este deber contar con zonas separadas para un almacenamiento correcto. Por ejemplo: zona de rechazados, cuarentena, devoluciones, etc.

Suscribo el presente documento dando fe de haber recibido y entendido el presente procedimiento.

Personal

Cargo

Firma

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FLUJOGRAMA DE ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS FARMACUTICOS

ALMACN ESPECIALIZADO

REA CUARENTENA

REA RECHAZADOS

OF LOGSTICA

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Cdigo: HMADISP-SOP-03 De la Dispensacin Vigencia: Diciembre 2013

DISPENSACIN DE PRODUCTOS FARMACUTICOS, DISPOSITIVOS MDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS EN CENTRO QUIRRGICO PROCEDIMIENTO: ATENCIN Y DISPENSACIN DE PRODUCTOS FARMACUTICOS SEGN EL TIPO DE ANESTESIA REGIONAL O GENERAL- DISPENSACIN ESPECIALIZADA SOP DEFINICIONES:
Entrega de productos al Anestesilogo; Proceso por el cual el Qumico farmacutico procede a entregar al mdico anestesilogo los productos farmacuticos segn el tipo de anestesia (general o Regional) anotando las cantidades dispensadas en el Formato de Entrega de Productos Farmacuticos. Entrega de Productos a la Enfermera de SOP; Proceso por el cual se le entrega los productos que van a ser utilizados por Enfermera en Centro Quirrgico, por cada tipo de operacin. Entrega de productos a la Enfermera de Sala de recuperacin; Proceso por el cual el qumico farmacutico recibe los vales de pedido de Productos Farmacuticos de sala de recuperacin solicitados por las enfermeras de turno.

BASE LEGAL: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) Ley 29459 Ley de Productos Farmacuticos, Dispositivos Mdicos y Productos Sanitarios, y su Reglamento de establecimiento farmacuticos aprobado por Decreto Supremo N 14-2011-SA. Decreto Supremo N 016-2011-SA, Reglamento para el Registro, Control y Vigilancia Sanitaria de Productos Farmacuticos, Dispositivos Medios y Productos Sanitarios. Resolucin Ministerial N 1753-2002 SA/ DM, Aprueba la Directiva del Sistema Integrado de Suministros de Medicamentos, e Insumos Mdicos Quirrgicos. Resolucin Ministerial N 367-2005/MINSA Modificatoria de la Directiva del Sistema Integrado de Suministros de Medicamentos e Insumos, Mdicos Quirrgicos. PETITORIO NACIONAL NICO DE MEDICAMENTOS ESENCIALES PARA EL SECTOR SALUD, aprobado mediante RM N 599-2012/MINSA. Resolucin Ministerial N 585-99-SA/DM, Manual de Buenas Prcticas de Almacenamiento de Productos Farmacuticos y Afines. Resolucin Ministerial N 1240-2004/MINSA, Poltica Nacional de Medicamentos. RM N013-2009/MINSA MANUAL DE BUENAS PRACTICAS DE DISPENSACIN. DS N023 Reglamento de Estupefacientes y Psicotrpicos sujetos a Fiscalizacin Sanitaria.

REQUISITOS:
Bandejas para productos farmacuticos (kits de anestesia regional y general ) Formatos: Entrega de Productos Farmacuticos. Resumen de consumo por turno Registro de Temperatura y Humedad Hoja de llenado actividades del Farmacutico Hoja de resumen de actividades por turno Tarjeta de Control Visible. Lapiceros con tinta azul o negra

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PROCEDIMIENTO:
1) Entregar al mdico anestesilogo los productos farmacuticos segn el tipo de anestesia (general o Regional) anotando las cantidades dispensadas en el Formato de Entrega de Productos Farmacuticos. Cargar en la mquina de anestesia el anestsico inhala torio durante la maana, tarde y noche, de acuerdo a la necesidad y gasto. Entregar al personal tcnico de enfermera el material mdico quirrgico segn pedido, y anotar las cantidades dispensadas en el Formato de Entrega de Productos Farmacuticos. segn el tipo de anestesia (general o Regional). Recoger y/o Recepcionar los productos farmacuticos no utilizados y anotar dichas devoluciones en el Formato de Entrega de Productos Farmacuticos, como productos no usados en la Ciruga. Recepcionar las hojas de costos de cada paciente y revisar versus el Formato de Entrega de Productos Farmacuticos. Registrar en el Formato de Entrega de Productos Farmacuticos. el nombre y apellido del paciente, nombre del anestesilogo, tipo de operacin, fecha de atencin, y el turno. Verificar en la hoja de costo (Receta especial para SOP) el cumplimiento de los siguientes requisitos: Nombres y Apellidos y historia Clnica del paciente, Nombres y Apellidos de medico anestesilogo y tipo de Operacin. Recibe los vales de pedido de Productos Farmacuticos de sala de recuperacin solicitados por las enfermeras de turno. Verificar que los vales de recuperacin (Receta estandarizada) cumpla con los siguientes requisitos: Nombres, Apellidos, historia Clnica del paciente, fecha, cantidades de productos farmacuticos indicado por el Mdico tratante y transcritos por las enfermeras con la firma respectiva. Atender lo solicitado en el vale (receta estandarizada) de sala de recuperacin. Entregar al personal tcnico de enfermera los productos farmacuticos transcritos por las enfermeras. Indicar al personal tcnicos de enfermera que al reverso del vale (receta estandarizada) de recuperacin firme en seal de conformidad de haber recibido por reposicin los productos farmacuticos usados por el paciente.

2) 3)

4) 5) 6) 7)

8) 9)

10) 11) 12)

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FLUJOGRAMA DE DISPENSACIN DE PRODUCTOS FARMACUTICOS, DISPOSITIVOS MDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS EN CENTRO QUIRRGICO Q.FARMACEUTICO FARMACIA DE SOP

MEDICO

ENFERMERA

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Cdigo: HMASDMDU-04 De la Dispensacin EN dosis unitaria Vigencia: Diciembre 2013

DISPENSACIN DE PRODUCTOS FARMACUTICOS, DISPOSITIVOS MDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS EN DOSIS UNITARIA PROCEDIMIENTO: PREPARACIN Y DISPENSACIN DE PRODUCTOS FARMACUTICOSDISPENSACIN DE MEDICAMENTOS EN DOSIS UNITARIA 1.-DEFINICIONES Dosis Unitaria Cantidad fsica de un medicamento indicado por el profesional prescriptor como una dosis de tratamiento para un paciente, cuyo envase permite la administracin segura y directa al paciente a una determinada hora. Medicamentos para coche de paro Es la relacin de medicamentos para situaciones de paro cardio-respiratorio, shock anafilctico o pacientes con riesgo de muerte, esta lista deber estar enmarcada en el petitorio. Medicamentos para botiqun de Emergencia en servicio de Hospitalizacin Es el listado de medicamentos que pueden ser utilizados para complementar la dosis de aquellos que han excedido a las dispensadas para veinticuatro (24) horas o para la atencin de una prescripcin de emergencia en horas de la guardia nocturna, domingos o das feriados. El botiqun de emergencia se encuentra bajo la responsabilidad y supervisin del Servicio de Farmacia de Dosis Unitaria. 2.- OBJETIVO. Realizar la dispensacin de Productos farmacuticos a partir del anlisis e interpretacin de la orden del prescriptor, preparando la dosis de los medicamentos prescritos de manera individualizada por cada paciente hospitalizado para un periodo de 24 horas. 3.-ALCANCE. A los Departamentos de Farmacia, Enfermera, y Departamentos Mdicos y/o Servicios relacionados con la prescripcin del Medicamento. 4.-MARCO LEGAL. Ley N26842: Ley General de Salud Ley N27657: Ley del Ministerio de Salud y su Reglamento D.S N013-2002-SA DS N023 Reglamento de Estupefacientes y Psicotrpicos sujetos a Fiscalizacin Sanitaria. Ley N29459 de la fecha 26.11.09. aprobada de ley de los Productos Farmacuticos, dispositivos y Productos Sanitarios.
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Reglamento de Organizacin y Funciones del HAM RM N860-2003- SA/DM

Manual de Organizacin y Funciones del Departamento de Farmacia RD N438-2010HMA-DG Manual de Buenas Prcticas de Almacenamiento de Productos Farmacuticos y Afines R.M. N585-99-SA/DM Manual de Buenas Prcticas de Dispensacin R.M N013-2009/MINSA. Norma Tcnica de Sistema de Dispensacin de Medicamentos en Dosis Unitaria para Establecimientos del Sector Salud 2006

4 .-DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

El Responsable del Servicio de Hospitalizacin, recibe las copias (2) de la hoja de prescripcin mdica por cada paciente en forma diaria y en el horario establecido. El farmacutico procede al anlisis, Interpretacin y Evaluacin de las hojas de prescripcin mdica. Las hojas de prescripcin mdica son trasladadas a la oficina del SIS para su evaluacin y validacin la cual da la conformidad con su firma y sello. El Qumico Farmacutico en casos de dosificacin menor o mayor a las concentraciones habituales, autoriza y realiza el reenvasado y fraccionamiento. El Qumico Farmacutico hace la verificacin de la prescripcin vs la boleta emitida en el sistema de farmacia SISFARM e ingresada por el Tcnico de Farmacia como responsable del registro de datos en el sistema. Acondicionar los medicamentos y dispositivos mdico quirrgico en forma individual en los cajetines del coche para su entrega. El Qumico Farmacutico deber realizar el control de calidad de todo el proceso de acondicionamiento. El Tcnico de Farmacia traslada el coche de medicamentos en dosis unitaria al servicio de hospitalizacin correspondiente y hace entrega de los medicamentos a la enfermera responsable del turno, quien verifica y da conformidad con su firma y sello en las copias de las hojas de prescripcin.

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FLUJOGRAMA DE DISPENSACIN DE PRODUCTOS FARMACUTICOS, DISPOSITIVOS MDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS EN DOSIS UNITARIA
MEDICO PRESCRIPTOR Visita Medica SERVICIO DE DISPENSACIN EN DOSIS UNITARIA ENFERMERA SIS

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Cdigo: HMADISPEMERG.FC-05 De la Dispensacin en Farmacia Emergencia y Central Vigencia: Diciembre 2013

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DISPENSACIN DE PRODUCTOS FARMACUTICOS, DISPOSITIVOS MDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS EN FARMACIA DE EMERGENCIA Y FARMACIA CENTRAL

PROCEDIMIENTO: DISPENSACIN DE PRODUCTOS FARMACUTICOS EN EMERGENCIA Y FARMACIA CENTRAL 1. DEFINICIONES OPERATIVAS a. Concentracin. Cantidad de principio activo contenido en un determinado peso o volumen de medicamento. La concentracin de la sustancia medicamentosa o principio activo se expresa generalmente de las siguientes formas: peso/peso, peso/volumen, dosis unitaria/volumen. No es sinnimo de dosis de un medicamento. b. Denominacin Comn Internacional (DCI).- Nombre comn para los medicamentos recomendada por la Organizacin Mundial de la Salud, con el objeto de lograr su identificacin internacional. c. Dosificacin / Posologa.- Describe la dosis de un medicamento, los intervalos entre las administraciones y la duracin del tratamiento. d. Dosis.- Cantidad total de un medicamento que se administra de una sola vez o total de la cantidad fraccionada, administrada durante un perodo determinado. e. Establecimientos Farmacuticos de Dispensacin.- Farmacia, de los establecimientos de salud de los sectores pblico, en el que se dispensan medicamentos y otros productos farmacuticos; y/o se preparan frmulas magistrales y oficinales. Estos establecimientos se encuentran bajo la responsabilidad de un Qumico Farmacutico regente. f. Fecha de expiracin o vencimiento.- Es el dato sealado en el rotulado de los envases mediato e inmediato del producto, que indica el mes y el ao calendario ms all del cual no puede esperarse que el producto conserve su estabilidad y eficacia. Este dato se expresa con nmero cardinales anteponiendo el trmino EXPIRA o VENCE. g. Forma de Presentacin.- Es la forma como se ofrece el producto para su comercializacin con relacin al tipo de envase y contenido en volumen, peso y/o nmero de unidades. h. Forma Farmacutica.- Forma o estado fsico en que se presenta un producto para su administracin o empleo en los seres humanos y animales, como tableta, cpsula, gragea, jarabe, crema, solucin inyectable, entre otras. i. Frmula Magistral.- Producto farmacutico destinado a un paciente individualizado preparado por el Qumico Farmacutico regente o bajo su direccin, en cumplimiento expreso de una prescripcin facultativa detallada de las sustancias medicinales que incluye, segn las normas tcnicas y cientficas del arte farmacutico, dispensado en la farmacia, botica o servicio de farmacia y, con la debida informacin al usuario. j. Frmula Oficinal.- Producto farmacutico elaborado y garantizado por el Qumico Farmacutico regente o bajo su direccin, de conformidad a la farmacopea oficial, y dispensado en la farmacia, botica o servicio de farmacia y destinado a la entrega directa a los pacientes a los que abastece el establecimiento. k. Indicaciones.- Se refiere a los estados patolgicos para los cuales se aplica un medicamento. l. Medicamento genrico.- Es el producto farmacutico cuyo nombre corresponde a la Denominacin Comn Internacional del principio activo, recomendada la Organizacin Mundial de la Salud (OMS) y no es identificado por un nombre de marca.

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m. Medicamento de marca o Especialidad Farmacutica.- Es aquel producto farmacutico que se comercializa bajo un nombre determinado por el fabricante, diferente a la Denominacin Comn Internacional.

2.- OBJETIVO
OBJETIVOS GENERALES Establecer los criterios, metodologas y requisitos para el cumplimiento de las Buenas Prcticas de Dispensacin de Medicamentos. OBJETIVOS ESPECFICOS 1) 2) 3) 4) 5) Contribuir al cumplimiento de la prescripcin mdica. Orientar a los pacientes para el uso adecuado de los medicamentos. Contribuir al seguimiento Farmacoteraputico de pacientes segn criterios especficos. Identificar y contribuir a la solucin de los problemas relacionados con el uso de medicamentos. Promover la coordinacin y comunicacin entre los profesionales de salud.

3.- BASE LEGAL

1.
2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Ley 29459 Ley de Productos Farmacuticos, Dispositivos Mdicos y Productos Sanitarios, y su Reglamento de establecimiento farmacuticos aprobado por Decreto Supremo N 14-2011-SA. Decreto Supremo N 016-2011-SA, Reglamento para el Registro, Control y Vigilancia Sanitaria de Productos Farmacuticos, Dispositivos Medios y Productos Sanitarios. Resolucin Ministerial N 1753-2002 SA/ DM, Aprueba la Directiva del Sistema Integrado de Suministros de Medicamentos, e Insumos Mdicos Quirrgicos. Resolucin Ministerial N 367-2005/MINSA Modificatoria de la Directiva del Sistema Integrado de Suministros de Medicamentos e Insumos, Mdicos Quirrgicos. PETITORIO NACIONAL NICO DE MEDICAMENTOS ESENCIALES PARA EL SECTOR SALUD, aprobado mediante RM N 599-2012/MINSA. Resolucin Ministerial N 585-99-SA/DM, Manual de Buenas Prcticas de Almacenamiento de Productos Farmacuticos y Afines. Resolucin Ministerial N 1240-2004/MINSA, Poltica Nacional de Medicamentos. RM N013-2009/MINSA MANUAL DE BUENAS PRACTICAS DE DISPENSACIN. DS N023 Reglamento de Estupefacientes y Psicotrpicos sujetos a Fiscalizacin Sanitaria.

4.- RESPONSABILIDAD El Equipo de profesionales que laboran en la Farmacia de Emergencia es responsable de la adecuada distribucin y/o dispensacin de los productos farmacuticos y afines. Dicho equipo de profesionales est conformado por: El Qumico Farmacutico Regente, personal tcnico y practicantes. 5.- PROCEDIMIENTO: 5.1 VERIFICACIN DE LA RECETA PARA LA DISPENSACIN DE LOS PRODUCTOS FARMACUTICOS, DISPOSITIVOS MDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS EN LA FARMACIA DE EMERGENCIA. Para una adecuada dispensacin de los productos farmacuticos en la Farmacia se debe hacer las siguientes verificaciones: 5.1.1 Identificacin del paciente: Nombres y apellidos del paciente, edad, N de HC, Diagnostico, Cdigo CIE 10, Tipo de Atencin

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5.1.2

Nombre del producto farmacutico objeto de la prescripcin en su denominacin comn internacional (DCI), aadir el nombre comercial de considerar necesario.

5.1.3 5.1.4 5.1.5 5.1.6 5.1.7 5.1.8 5.1.9 5.1.10 5.1.11 5.1.12 5.1.13

Concentracin, forma farmacutica y cantidad. Posologa, indicando el nmero de unidades por toma por da, as como la duracin del tratamiento. Fechas de expedicin y expiracin de la receta. Sello y firma del prescriptor que la extiende. Sello y firma del Auditor del SIS, SOAT (solo para pacientes de los Seguros) Debe registrarse en el reverso de la receta la Firma , nombres y apellidos, direccin N de DNI del paciente o familiar (Solo pacientes del Seguro) La dispensacin de los productos debe corresponder a lo solicitado Antes de proceder a la entrega del producto, se debe verificar que el etiquetado no sea fcilmente desprendible. Origen y validez de la compra realizada por el paciente (Orientacin al paciente segn su requerimiento). Si la Receta es de Narcticos y/o Psicotrpicos pasar al Procedimiento: Venta y Dispensacin y Control de Narcticos y Psicotrpicos. Dar una adecuada explicacin y atencin farmacutica a los pacientes que se apersonan a la Farmacia de Emergencia.

5.2 ANLISIS E INTERPRETACIN DE LA PRESCRIPCIN Y RECOMENDACIN DE EQUIVALENTE QUMICO DE LA PRESCRIPCIN EN CASO LO SOLICITE EL USUARIO 5.3 Registro de los productos farmacuticos prescritos en el Sistema informtico SISFARM e Impresin y entrega de pre-Boleta de venta de los medicamentos recetados a los tcnicos de Farmacia para el preparado del despacho, y al paciente se le proporciona el N de atencin brindada (Ticket con N de atencin brindada) a) Si el paciente no est exonerado de pago pasar a la caja con el N de atencin brindada b) Si el paciente esta exonerado de pago pasar a la realizacin de las firmas correspondientes para la entrega del producto 5.4 Emisin del comprobante de pago (Boleta de Venta) 5.5 Pago de Boleta de venta emitida que registra el detallado de los productos farmacuticos a ser atendidos. 5.6 Impresin y entrega de Boleta de Venta cancelada al paciente 5.7 Impresin de la Pre - Boleta para el caso de pacientes ambulatorios que sern financiados por Seguros o exonerados de pago por el HMA 5.8 La Preparacin y seleccin de los productos para su entrega lo realizan los tcnicos de Farmacia con la Boleta de venta para los que compran y con la Pre-boleta impresa en caso de los asegurados: Extraer de los anaqueles de la sala de venta o del rea de almacenamiento de farmacia y acopiar de acuerdo al pre -boleta de venta u orden de pedido.

5.9 Verificacin de productos farmacuticos preparados segn la Boleta de venta o Pre-Boleta en caso de los Seguros.

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5.10 Entrega de los productos farmacuticos al paciente, indicacin sobre condiciones especiales de almacenamiento y colocacin del Check en seal de entrega.

5.11 Orientacin e informacin sobre los medicamentos recetados y entregados, las dosis y posibles interacciones con alimentos u otros medicamentos a solicitud del usuario o cuando sea necesario.

Si la Receta es de Narcticos y/o Psicotrpicos el Procedimiento de Venta y Dispensacin es el siguiente: 1. Aprobacin de atencin de receta de narcticos y/o psicotrpicos. En caso necesario coordinar con el Mdico que la extendi para completar o aclarar datos y/o corregir posibles errores detectados. 2. Registro de los productos farmacuticos narcticos prescritos en el Sistema informtico SISFARM, proporcionar al paciente el N de atencin brindada (Ticket con N de atencin brindada) a) Si el paciente no est exonerado de pago pasar a la caja con el N de atencin brindada b) Si el paciente esta exonerado de pago pasar a las firmas correspondientes para la entrega del producto. 3. Emisin del comprobante de pago (Boleta de Venta). 4. Pago de Boleta de venta emitida que registra el detallado de los productos farmacuticos narcticos a ser atendidos. 5. Impresin y entrega de Boleta de Venta cancelada al paciente 6. Impresin de la Pre - Boleta para el caso de pacientes ambulatorios que sern financiados por Seguros o exonerados de pago por el HMA 7. Recepcin de Boleta de Venta o Pre-Boleta retencin de receta, extraccin del botiqun de narcticos y Psicotrpicos prescritos en la receta y registro de 8. Salida en la tarjeta de control visible. 9. Sellado de boletas o pre boletas y entrega de narcticos al paciente o usuario 10. Verificacin y registro diario de recetas narcticos dispensados, segn normatividad vigente

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Cdigo: HMANAEC--06 De la Dispensacin en Farmacia Emergencia y Central Vigencia: Diciembre 2013

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FLUJOGRAMA DE DISPENSACIN DE PRODUCTOS FARMACUTICOS, DISPOSITIVOS MDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS EN EMERGENCIA Y FARMACIA CENTRAL

TCNICO DE FARMACIA

QUMICO FARMACUTICO

PACIENTE/USUARIO

CAJERO

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FLUJOGRAMA DE DISPENSACIN DE PRODUCTOS NARCTICOS Y PSICOTRPICOS


TCNICO DE FARMACIA QUMICO FARMACUTICO PACIENTE/USUARIO CAJERO

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Cdigo: HMAEST.PROG-07 De la Estimacin y Programacin Vigencia: Diciembre 2013

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ESTIMACIN Y PROGRAMACIN DE PRODUCTOS FARMACUTICOS, DISPOSITIVOS MDICOS Y PRODUCTOS PROCEDIMIENTO: ESTIMACIN Y PROGRAMACIN DE PRODUCTOS FARMACUTICOS, DISPOSITIVOS MDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS

PROPSITO: Mantener en todo momento cantidades adecuadas de medicamentos para la atencin adecuada y oportuna a los Servicios de Farmacia y evitar episodios de desabastecimiento, sobre abastecimiento y/o vencimiento de las existencias. ALCANCE: Aplicable a la Unidad de GESTIN DE PRODUCTOS FARMACUTICOS, DISPOSITIVOS MDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS del Hospital Mara Auxiliadora y a todo el Departamento de Farmacia. NORMAS 1. Resolucin Ministerial N 1753-2002-SA/DM. del 05 de noviembre del .2002, aprueba directiva del SISMED. 2. Resolucin Ministerial N 367-2005-SA/DM. del 19 de mayo del .2005, modifica directiva del SISMED. 3. Ley N 27209 Ley de Gestin Presupuestaria del Estado. Del 03/12/1999. 4. Ley N 26842 Ley General de Salud. Del 20/07/1997. 5. Decreto Supremo N xx-2008 Modifican Reglamento de Organizacin y Funciones del Ministerio de Salud del 11/05/2006 6. Decreto Supremo N 023-2005-SA Aprueba Reglamento de Organizacin y Funciones del Ministerio de Salud. Del 01/01/2006. 7. Resolucin Ministerial N 414-2005-MINSA, Aprueba Petitorio Nacional de Medicamentos Esenciales. Del 03/06/2005. 8. Resolucin Ministerial N 367-2005-MINSA, Modifica la Directiva del Sistema Integrado de Suministro de Medicamentos e Insumos Mdico-Quirrgico SISMED. Del 19/05/2005. 9. Resolucin Ministerial N 1753-2002-SA/DM. Aprueba la Directiva del Sistema Integrado de Suministro de Medicamentos e Insumos Mdico- Quirrgicos - SISMED. Del 10/11/2002. 10. Resolucin de Contadura Pblica de la Nacin N 150-2002-EF/93.01. Del 27/06/2002. 11. Manual de Organizacin y Funciones de DISA, DIRESA, REDES Y MICROREDES. 12. Guas de Atencin para Intervenciones Sanitarias definidas por la Direccin General de Salud de las Personas. ENUNCIADOS 1. El almacn de medicamentos debern contar en todo momento con niveles ptimos de existencias de productos farmacuticos 2. El requerimiento se efectuar en forma mensual de acuerdo al cronograma establecido por el almacn de medicamentos. DEFINICIONES Para una mejor comprensin del presente manual se utilizan las siguientes definiciones:

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Estimacin de Necesidades, es la etapa dentro de la gestin de suministro de productos farmacuticos y afines, que consiste en determinar la cantidad de productos necesarios para cubrir las necesidades de la poblacin por un periodo de tiempo determinado. Programacin, es la etapa dentro de la gestin de suministro en la que se compatibiliza o ajuste la estimacin de necesidades con las existencias en almacn, el presupuesto disponible y las existencias de seguridad. Stock de seguridad, es la cantidad del producto que debe permanecer disponible como reserva ante episodios imprevistos que incrementan el consumo del producto. 2 Mtodo de Consumo Histrico, este mtodo utiliza los registros histricos de consumo de cada medicamento y los proyecta al futuro de acuerdo a la tendencia mostrada y a la situacin de las existencias disponibles. Mtodo de morbilidad o perfil epidemiolgico, es el mtodo de estimacin que utiliza las estadsticas de servicio (casos clnicos, atenciones, etc.) para estimar la demanda futura de servicios, que al relacionarla con las guas de atencin, donde se incluyen los esquemas de tratamiento, se obtiene la cantidad estimada de productos farmacuticos y afines. Medicamentos de estrategias o intervenciones sanitarias, son aquellos productos farmacuticos y afines que se encuentran incluidos en los esquemas de tratamiento de las guas de atencin de las estrategias sanitarias, este listado vara de acuerdo a la actualizacin de los esquemas de tratamiento definidas por DGSP 3 Medicamentos de Demanda, son aquellos que no forman parte de los productos farmacuticos y afines definidos dentro de los esquemas de tratamiento de las estrategias sanitarias. Plan de entregas, Cantidad de productos farmacuticos y afines que deben ingresar al almacn en una fecha determinada para mantener los niveles de existencias y un adecuado abastecimiento. DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS A.

Mtodos de estimacin de necesidades de Productos Farmacuticos, Dispositivos Mdicos y Productos Sanitarios

Mtodo de Consumo Histrico, este mtodo utiliza los registros histricos de consumo de cada medicamento y los proyecta al futuro de acuerdo a la tendencia mostrada y a la situacin de las existencias disponibles. Mtodo de morbilidad o Perfil Epidemiolgico, este mtodo de estimacin emplea como insumo el nmero de atenciones o casos clnicos registrados de determinadas patologas. La
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Proyeccin de atenciones o casos para el ao de programacin (futuro), se realiza en base a datos de las tendencias epidemiolgicas de cada patologa (como pruebas positivas detectadas, sub-registros, casos esperados, etc.) los mismos que bajo los criterios de estimacin de necesidades, finalmente, son convertidos en necesidad de productos farmacuticos y afines.

PROCEDIMIENTO POR EL MTODO DE CONSUMO HISTRICO


1) Contar con informacin histrica de consumo de todos los productos Farmacuticos, Dispositivos Mdicos y Productos Sanitarios. 2) Organizar y graficar los datos en series de tiempo 3) Analizar y corregir la informacin de acuerdo a las siguientes variables: a) Identificar los datos correctos b) Identificar los datos anormales c) Identificar la falta de datos Datos correctos: Los datos correctos presuponen que la informacin est completa y no existi influencia notoria de los periodos de desabastecimiento o de otras variables, (como campaas, trasferencias, etc.) En este caso los datos estn listos para ser utilizados en la estimacin del consumo futuro. Datos anormales: Cuando uno o varios datos exhiben un comportamiento diferente a los dems datos de la serie, estamos ante un dato anormal que puede ser de dos tipos: Datos anormales por error; por ejemplo cuando se digita un consumo mensual con una cantidad y en realidad el verdadero consumo fue diferente. Datos anormales verdaderos; por ejemplo cuando para un mes se triplica el consumo de un producto como consecuencia del desabastecimiento de, simplemente se registra una reduccin del consumo como consecuencia de desabastecimiento. Datos faltantes: Cuando existe ausencia de uno o ms datos de la serie de datos. Aqu es importante diferenciar el valor 0 de un dato faltante, ya que este ltimo no tiene valor o no est disponible, mientras que el cero 0 puede ser un dato anormal influenciado por la ausencia de existencias. Durante el anlisis la persona que programa puede llegar a la conclusin que los datos con que cuenta no son suficiente ni confiables, calificando al producto como no programable por esta metodologa, en cuyo caso debe ensayar la metodologa de morbilidad o perfil epidemiolgico. 4) Corregir los datos de acuerdo a la siguiente metodologa: En esta seccin se presentan los mtodos para la correccin de los datos con el Farmacutico programador, el cual seleccionar el mtodo de correccin que considere ms apropiado. Cuando existen datos anormales B. Si el dato anormal es errneo: Se corrige, recurriendo a la fuente de origen e identificando el dato real para reemplazar el dato errneo. C. Si el dato anormal es verdadero: se corrige reemplazando el dato anormal por un dato estimado, para ello elimina el dato y se emplea los mtodos utilizados en la seccin cuando falta informacin.
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5) Evaluar el comportamiento de consumo a) Comportamiento estable, Es aquel comportamiento donde los datos son similares a lo largo del periodo de evaluacin. Grficamente los datos de consumos se pueden asemejar a una lnea horizontal recta. b) Comportamiento con tendencia, Cuando los datos de consumo muestran un comportamiento creciente o decreciente, es posible determinar la tendencia que sigue, trazando una lnea de regresin o tendencia, utilizando el mtodo de Regresin Lineal Simple. c) Comportamiento estacional Cuando los datos de consumo se elevan influenciados por determinados factores climticos y este comportamiento es repetitivo a travs de los aos, se considera un comportamiento estacional, y se puede apreciar en una grfica de consumo de por lo menos 36 meses. 6) Estimacin por el mtodo del Consumo Promedio Ajustado. Estimar las necesidades del producto tomando como base el consumo en un perodo de tiempo determinado, no menor a un ao. Para calcular la Estimacin de Necesidades por este mtodo, se debe hallar el Consumo Promedio Mensual Ajustado (CPMA), que es el promedio obtenido al dividir el consumo de un perodo determinado entre el nmero de perodos con existencias del producto. Finalmente este CPMA se multiplica por el nmero de meses que deben quedar cubiertos por la Estimacin de Necesidades. Formula:

Luego:

La Estimacin se realiza de acuerdo a los siguientes pasos: a. Registrar los datos de consumo analizados y corregidos para un perodo de 12 meses. b. Determinar los periodos mensuales sin existencias. c. Determinar el consumo promedio mensual (CPMA) para un periodo de 12 meses, aplicando la formula. d. Realizar la estimacin para un periodo de 12 meses, por lo que se debe multiplicar el CPMA x 12, esto constituye las necesidades estimadas para el siguiente ao.

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PROCEDIMIENTO POR EL MTODO DE MORBILIDAD


1) ANLISIS Y PROYECCIN DE CASOS PARA EL PROCEDIMIENTO POR EL MTODO DE MORBILIDAD O PERFIL EPIDEMIOLGICO La estimacin y programacin de los PRODUCTOS FARMACUTICOS empleados en las intervenciones sanitarias, estratgicos y de soporte, se realiza mediante la metodologa de morbilidad o perfil epidemiolgico, esta requiere del nmero de casos o atenciones que se espera recibir en los servicios de salud en el periodo de programacin. 2) ORGANIZAR EL HISTRICO DE CASOS EN SERIES TIEMPO; El histrico de casos o atenciones se organiza en series de tiempo, se debe tener presente que esta informacin se organiza para cada tipo de caso o atencin; por ejemplo dentro de la estrategia de tuberculosis TBC, se encuentra casos como TBC sensible y TBC multidrogo resistente MDR. ANALIZAR Y CORREGIR LA INFORMACIN; Una vez que los datos han sido graficados, se procede a evaluar y corregir la informacin tal como se realizara para los productos de demanda: Identificar datos correctos Identificar datos anormales Identificar la falta de informacin Es importante identificar las fuentes de donde proceden los casos (SIS, Reporte de casos etc.) a fin de que posteriormente puedan ser evaluados

3)

4)

Evaluar el comportamiento del Histrico de casos; Una vez que se ha graficado y corregido la informacin, se procede a evaluar el comportamiento de casos por cada estrategia. Los tipos de comportamientos que se pueden esperar, son los mismos que para medicamentos e insumos de demanda: Comportamiento estable, estacional, con tendencia o irregular. Una vez evaluado el comportamiento, se procede a realizar la proyeccin de casos utilizando los mtodos de consumo histrico.

5) Comparar los casos proyectados y los casos programados; Los casos o atenciones proyectadas y las programadas son comparados grficamente; si bien ambos no presentan una coincidencia exacta, por lo menos debe ser parecida. 6) Estimar la necesidad a partir de los casos; Una vez definidos los casos o atenciones para el periodo de estimacin, estos son convertidos a cantidades de productos farmacuticos y afines de acuerdo con el esquema de tratamiento establecido y los criterios definidos por DGSP, pero que en general siguen la siguiente frmula:

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Donde: Frecuencia de morbilidad = Es el nmero total de casos esperados Cantidad de medicamentos = Se refiere a uno o ms medicamentos necesarios para atender la enfermedad, de acuerdo con el esquema de tratamiento establecido. Factor de perdidas = Es un porcentaje que define las prdidas por presentacin del producto. Como en el caso de biolgicos para inmunizaciones, se considerara el factor prdida por aplicacin de dosis, establecido para cada uno de los biolgicos.

B. Mtodos de Programacin de necesidades de Productos Farmacuticos, Dispositivos Mdicos y Productos Sanitarios


La Programacin consiste en la determinacin del requerimiento total de los Productos Farmacuticos, Dispositivos Mdicos y Productos Sanitarios, es decir la cantidad de productos que se debe adquirir para atender la demanda esperada. En la etapa de programacin las cantidades estimadas de medicamentos e insumos deben ser ajustadas con las existencias en almacn, los ingresos pendientes y las existencias de seguridad, para luego adecuarlas al presupuesto disponible. Se debe de tener en cuenta que el ajuste de la Estimacin de Necesidades involucra tanto a los medicamentos e insumos de Demanda como de Intervenciones Sanitarias, en los casos que se requiera. Para determinar el requerimiento se utiliza la siguiente frmula:

PROCEDIMIENTO PARA PROGRAMACIN: 1) Determinacin de existencias a inicio de periodo; Cuando la programacin se realiza meses antes del inicio del periodo de estimacin, se debe calcular los saldos con los que se contar a inicios del periodo, lo que se denomina saldo o stock al inicio del periodo. Para determinar estas existencias se requiere: a) Un Inventario de medicamentos e insumos en todos los niveles del Almacn y todos los servicios de Farmacia el inventario abarca las existencias en el almacn especializado, y todas las Farmacias y todo aquel espacio de custodia de medicamentos.

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b) El inventario solo debe considerar las existencias actualmente utilizables y que es probable que lo sigan siendo en todo el perodo de programacin, los productos vencidos o deteriorados deben retirarse. Si existe productos con fecha de vencimiento prxima, el programador debe determinar la cantidad que podr c) utilizarse antes de su vencimiento, lo que no se utilizar (se llegar a vencer) no ser considerado en el inventario. d) Consumo estimado, desde el momento en que se realiza el clculo hasta el momento en que se inicia el periodo de programacin. e) Determinar las cantidades de productos en trnsito, es decir todas las cantidades de productos que ya estn en proceso, o estn comprometidas a entregar, es importante que no se obvie esta cantidad ni se cuente dos veces. f) En esta seccin el programador debe estar seguro que los productos ingresarn al sistema de suministro. Pueden existir: Compras con contratos firmados y por tanto es ms seguro que ingresen al sistema. Compras en proceso de seleccin de proveedores y que aun no se ha otorgado la buena pro, estas compras pueden quedar desiertas. El programador debe incluir esto datos en el clculo pero es imprescindible que realice seguimiento al resultado de este proceso. Compras aun no iniciadas, pero que estn planificadas durante el periodo de programacin, en cuyo caso debe el programador debe realizar las consultas a la oficinas respectivas antes de considerarlas en la programacin. Si son incluidas en la programacin el programador debe realizar seguimiento a estas compras de acuerdo a lo mencionado en el prrafo anterior. La formula es la siguiente:

2)

Determinacin del Stock de seguridad El stock de seguridad es la cantidad de medicamentos necesarios para: evitar la falta de stock cuando los envos demoran, cuando los consumos o prdidas son cuantiosas e imprevistas o cuando hay problemas en el sistema de adquisicin distribucin (productos impugnados, demoras por parte del proveedor, etc.). La determinacin de los meses de stock de seguridad es definida por el programador, teniendo en cuenta lo siguiente: a. Seguridad de la compras, si las compras se realizarn en las fechas programadas, no ser necesario contar con elevados niveles de existencias de seguridad. b. Presupuesto, si el presupuesto para la adquisicin de medicamento e insumos es escaso, la reduccin de las existencias de seguridad aporta mayor eficiencia a los recursos financieros. Recuerde que grandes niveles de existencias de seguridad significa dinero inmovilizado, con el riesgo de prdida por deterioro, vencimiento o robo.

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c. Niveles de almacenamiento del sistema de suministro, al definir los meses de existencia de seguridad se debe considerar la capacidad del almacn y los servicios de Farmacia. Se debe determinar los meses de existencia de seguridad en el almacn, la suma del almacn con la existencia en las Farmacias representa las existencias de seguridad del suministro en el Hospital. d. Capacidad de almacenamiento, a mayor nivel de existencias de seguridad, mayor es la necesidad de espacio para el almacenamiento y por lo tanto mayor el costo de este proceso.

3)

Requerimiento Estimado cantidad programada, se procede a aplicar la frmula para determinar el requerimiento estimado Se aplica la siguiente frmula:

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FLUJOGRAMA DE ESTIMACIN DE PRODUCTOS FARMACUTICOS, DISPOSITIVOS MDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS MTODO: CONSUMO HISTRICO
UNIDAD DE GESTIN DE PRODUCTOS FARMACUTICOS QUMICO FARMACUTICO

ALMACN ESPECIALIZADO
DATOS ESTADSTICOS

DEPARTAMENTO DE FARMACIA
Q.FARMACEUTICO JEFE

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FLUJOGRAMA DE PROGRAMACIN DE PRODUCTOS FARMACUTICOS, DISPOSITIVOS MDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS MTODO: CONSUMO HISTRICO
UNIDAD DE GESTIN DE PRODUCTOS FARMACUTICOS QUMICO FARMACUTICO

ALMACN ESPECIALIZADO DATOS ESTADSTICOS

DEPARTAMENTO DE FARMACIA Q.FARMACEUTICO JEFE

OEPE

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FLUJOGRAMA DE REQUERIMIENTO DE PRODUCTOS FARMACUTICOS, DISPOSITIVOS MDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS


UNIDAD DE GESTIN DE PRODUCTOS FARMACUTICOS QUMICO FARMACUTICO

DEPARTAMENTO DE FARMACIA Q.FARMACEUTICO JEFE

LOGSTICA

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FLUJOGRAMA DE ESTIMACIN DE PRODUCTOS FARMACUTICOS, DISPOSITIVOS MDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS MTODO: PERFIL DE MORBILIDAD-ESTRATEGIAS SANITARIAS
RESPONSABLE DE ESTRATEGIAS ESTRATEGIAS SANITARIAS DATOS ESTADSTICOS QUMICO FARMACUTICO UNIDAD DE GESTIN DE PRODUCTOS FARMACUTICOS Q.FARMACEUTICO DEPARTAMENTO DE FARMACIA Q.FARMACEUTICO JEFE

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