You are on page 1of 16

AUDITORIA POR CICLOS DE TRANSACCIONES Ciclos de Transacciones

:
Para una mayor comprensión sobre el tema de Auditoria por Ciclos de transacciones es necesario comprender cada uno de los conceptos que lo conforman. Ciclo: Enfatiza al Auditor que la Actividad de Negocios es un flujo continuo de transacciones. hechos y

Transacciones: Hecho económico que produce un efecto potencial sobre los Estados Financieros. Por lo descrito anteriormente podemos decir que la Auditoria por Ciclos de Transacciones no es más que la división de los Estados Financieros en segmentos o componentes más pequeños los cuales permiten que el trabajo de auditoría sea más manejable y ayuda a la asignación de tareas a los diferentes miembros del equipo de que llevará acabo el trabajo de auditoría. La mayoría de los auditores tratan dos o más segmentos de forma independiente uno del otro, y en la realización del trabajo de auditoría cada segmento es examinado y evaluado de forma separada pero no por completo independiente uno del otro, por ejemplo, tratan los activos fijos y lo efectos por pagar como dos segmentos diferentes y al realizar la revisión de los activos fijos quizá se detecte un efecto por pagar no registrado. En conclusión podemos concluir que los resultados se combinan una vez que se termina la auditoria de cada segmento incluyendo las interrelaciones con otros segmentos.

Ciclos como Métodos de Segmentación:
Una forma común de dividir una auditoria por ciclos es la de conservar los tipos de operaciones y saldos de cuentas relacionados estrechamente en el mismo segmento. A esto se le llama el método de ciclos; por ejemplo, las ventas, los ingresos por ventas, las entradas de caja y el reconocimiento de las cuentas incobrables son los cuatro tipos de operaciones que provocan aumentos o disminuciones en las cuentas por cobrar. Por lo tanto todas ellas forman parte del ciclo de ventas y cobranza. Determinación de los Objetivos de Auditoria: Los auditores realizan las auditorias de acuerdo con el método de ciclo realizando pruebas de auditoría de las operaciones que constituyen los saldos finales y también realizando pruebas a los saldos de las cuentas. Los auditores han determinado, en general, que la forma más eficiente de realizar auditorías es estar seguros de cada tipo de operaciones y del saldo final en la cuenta relacionada.

Los dos Ciclos de Egresos compran materias primas y propiedades y pagan la nómina que se utiliza en el Ciclo de Conversión 3. para salvaguardar activos. promover eficiencia operativa y fomentar adhesión a políticas administrativas. El Ciclo de Ingresos vende los productos y servicios y entrega el efectivo al Ciclo de Tesorería para uso interno o inversiones externas . verificar la confiabilidad y corrección de los datos contables. Esquema a observar para Estudio de cada Ciclo: • Que las transacciones se ejecuten adecuadamente (eficiencia operativa) • Que las transacciones estén debidamente registradas (obtención de información financiera razonable y oportuna) • Custodia de los activos (protección a los activos) Principales Tipos de Ciclos de Transacciones: • Tesorería • Egresos . métodos coordinados y medidas adoptadas dentro del negocio.Estudio y Evaluación de la Estructura del Control Interno: El Control Interno: Comprende el plan de organización.Compra (adquisición) .Ingresos de Efectivo • Información Financiera Enlaces de los Ciclos: Flujo de los Ciclos de Transacciones: 1.Ventas . El ciclo de Conversión origina productos y servicios y controla los Inventarios de productos terminados para venderlos 4.Nómina (pago) • Conversión • Ingresos . El Ciclo de Tesorería provee efectivo a los ciclos de Egresos 2.

Funciones Típicas del Ciclo de Tesorería: Las funciones típicas de un ciclo de Tesorería podrían ser: • Relaciones con sociedades financieras y de crédito • Relaciones con accionistas • Administración del efectivo y las inversiones • Acumulación.5. Todos los Ciclos envían información contable al Ciclo de Información Financiera y ésta se resume en Estados Financieros. cobro y pago de intereses y dividendos • Custodia fiscal del efectivo y los valores • Administración de monedas extranjeras incluyendo riesgos cambiarios. redimir obligaciones y re adquisición de acciones. Función de Registro Inversiones . continúan con la distribución del efectivo disponible a las operaciones productivas y otros usos y se terminan con la devolución del efectivo a los inversionistas y a los acreedores. Financiamiento • Emisión de obligaciones y acciones del capital social • Pago de intereses y dividendos. (Manejo de efectivo y emisión de obligaciones de deuda y acciones de capital). Función de Ejecución: Inversiones • Compra de valores • Recibir ingresos periódicos • Venta de valores. Las funciones del ciclo de Tesorería se inician con el reconocimiento que las necesidades de efectivo. Clases de Ciclos de Transacciones: Ciclo de Tesorería: El ciclo de Tesorería de una empresa incluye aquellas funciones que tratan cobre la estructura y rendimiento del capital.

Convenios para plan de beneficios. Emisión de obligaciones. Objetivos del Control Interno: a) Eficiencia Operativa: documentación. c) Adecuada Custodia de los Activos Ciclo de Egresos Compras: Llamado también de adquisición y pago. Formas y Documentos Vitales: Certificados o títulos de acciones. adquirir y vender acciones de tesorería. emitir y retirar acciones. Autorización. clasifica la adquisición de recursos entre cuentas de activo y gasto. procedimientos de b) Información Financiera Confiable y Oportuna: Segregación de funciones. Acciones. Documentos por pagar.• Contabilizar las transacciones y pase al mayor • Actualizar el mayor auxiliar de inversiones Financiamiento • Contabilizar las transacciones en diarios y mayor • Actualización de los mayores auxiliares Función de Custodia Inversiones • Protección de valores • Mantener correctos los saldos de las inversiones Financiamiento • Asegurarse de la corrección de los saldo de los pasivos y del capital social Asientos Comunes: Incurrir en deudas y pagarlas. segregación de Funciones. . bonos y otros de inversión. Cheques de dividendos e intereses. registros contables y procedimientos.

resumir e informar lo que se adquirió y lo que se pago El ciclo de compras contiene la adquisición y el pago de: • Inventarios • Activo fijo • Servicios externos • Suministros o abastecimientos En este ciclo se clasifica la adquisición de los recursos antes mencionados entre diversas cuentas de activo y de resultados.También afecta cuentas por pagar y pasivos acumulados. Funciones típicas del Ciclo de Compras: Las funciones típicas de compras son: • Selección de proveedores • Preparación de solicitudes de compra • Función específica de compras • Recepción de mercancías y suministros • Control de calidad de mercancías y servicios adquiridos • Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados • Desembolso de efectivo Funciones de Ejecución: • Solicitud de compra . El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para: • La adquisición de bienes. por las diferencias en tiempo que existen entre el recibo de recursos y el desembolso de efectivo. deben considerarse también como parte de este ciclo las cuentas por pagar y los pasivos acumulados derivados de la adquisición de dichos recursos. En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepción del os recursos y el pago de los mismos. mercancías y servicios • El pago de las adquisiciones anterior • Clasificar.

etc. segregación de funciones. distribución de cuentas y pagos anticipados. Asientos Comunes: Compras. registros . órdenes de compra. inventarios. cheques y autorizaciones para desembolsos. procedimientos de b) Información Financiera confiable y Oportuna: Segregación de contables y procedimientos. c) Custodia de los Activos funciones. facturas de proveedores. notas de débito y crédito. verificación interna independiente. Objetivos del Control Interno: a) Eficiencia Operativa: documentación. Función de Custodia: • Protección del inventario • Mantener registros correctos de inventarios. Formas y Documentos Vitales: Solicitud de compra. Autorización. ajustes.• Solicitud de Cotización • Selección del mejor cotizante • Preparación de la solicitud de compra • Autorización para adquisición de bienes y/o servicios • Función específica de compra • Recepción de mercancías y suministros • Control de calidad de la adquisición Funciones de Registro: • Registro y control de cuentas por pagar y pasivos acumulados • Distribución de compras y cuentas apropiadas • Actualización de registros de inventario y costos • Actualizar submayores de caja. documentos de recepción. solicitudes de cheques. desembolsos de efectivo.

administrativa. e) Contabilizados en período indebido f) Pagos no autorizados. Nominas: Involucra eventos y transacciones de remuneraciones a ejecutivos y empleados. resumir e informar lo que se utilizo y pago de mano de obra El ciclo de nominas contiene la contratación.Errores Potenciales: a) Compra: bienes o servicios contabilizados pero no recibidos. Incluyen personal asalariado. premios a ejecutivos. participación de utilidades. estén relacionados como parte de este ciclo de las cuentas por pagar y pasivos acumulados derivados de la obtención de dichos recursos. prestaciones a empleados. vacaciones pagadas. ejecutiva. El ciclo de nóminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere llevar a cabo para: • La contratación y utilización de mano de obra • El pago de mano de obra • Clasificar. b) Recibidas pero no contabilizadas c) Factura contabilizada incorrectamente. no autorizados. En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepción de los servicios del personal y el pago de los mismos. mano de obra indirecta. etc. Funciones Típicas del Ciclo de Nominas: Las funciones típicas de nominas son: • Reclutamiento y selección de personal • Contratación de personal • Llevar las relaciones laborales • Prepara informes de asistencia . comisiones a vendedores. pero no efectuados o viceversa. utilización y pago de servicios personales como por ejemplo nomina de mano de obra directa. d) Pagos contabilizados. planes de pensión. obreros por hora o incentivo.

control y pago de nóminas • Autorización. Funciones de custodia: • Protección de fondos de nómina • Protección de registros de nómina • Mantener corrección de cuentas bancarias. pago y recuperación de anticipos varios. despidode personal. pagos anticipados. entrevista y pruebas. liquidación al personal . selección preliminar. beneficios de empleados. ajustes de nómina. Formas y documentos vitales: Solicitud de empleo. autorización. contratos de trabajo. Asientos comunes: Nóminas pagadas. aviso de promoción. distribuciones de mano de obra. Funciones de registro: • Contabilización de transacciones de nómina a pase al mayor • Actualizar registro de empleados • Determinar costo de mano de obra.• Registro. cálculos. aviso de aumento salarial. exámenes físicos. información y control de la nómina • Desembolso de efectivo • Promoción y evaluación de personal Funciones de Ejecución: • Reclutamiento • Contratación • Promoción y despido de personal • Capacitación y evaluación de personal • Preparación de informes de asistencia • Preparación.

verificación interna independiente. segregación de funciones. como Inventarios. Recursos Naturales existentes. En un negocio de Manufactura. Funciones Típicas del Ciclo de Conversión: Funciones de ejecución: • Expedición de órdenes de producción • Requisición de materias primas • Procesamiento de materias primas • Transferencia de productos terminados para almacenamiento • Depreciación y amortización de activos. Errores Potenciales: a) Planillas infladas con personal no existente b) Pagos por trabajo no realizado c) Apropiación de salarios no reclamados d) Indemnizaciones pagadas no contabilizadas e) Contabilización y/o pago indebido de salarios y/o prestaciones laborales f) Errores en cálculos o sumas Ciclo de Conversión: Maneja agrupaciones de recursos. pueden no existir funciones de este Ciclo que sean perceptibles. Montaje o Proceso lo más importante es la producción de un artículo terminado por el uso de recursos adquiridos Incluye proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con Inventario hasta almacenar los productos terminados es más extenso en las industrias de manufactura. Propiedades y Equipos Depreciables. registros contables y procedimientos y verificación interna independiente. En entidades de servicios. controles físicos y b) Información financiera razonable y oportuna: Segregación de funciones.Objetivos del Control Interno: a) Eficiencia operativa: Autorización. Funciones de Registro: • Transferencia de Inventarios (en proceso a producto terminado) . Seguros Pagados por Adelantado y otros activos no monetarios.

boletas de ruta. contabilizada. c) Producción en Proceso: Mano de obra o gasto indirecto incorrectos. Registros Contables y Procedimientos. requisición de materiales. Ciclo de Ingresos: Abarca las transacciones que se requieren para cambiar por efectivo los productos o servicios así mismo incluye tomar pedidos. Segregación de Funciones. mantener y cobrar cuentas y recibir efectivo . tarjetas de tiempo (mano de obra) Objetivos de Control Interno: a) Eficiencia Operativa: Documentación. procedimientos de b) Información Financiera Adecuada y Oportuna: Autorizaciones. conceder servicios. incluso de propiedades.• Aplicación de costo de mano de obra • Aplicación de cuota de gastos de fabricación • Depreciación y amortización de activos fijos • Determinación de variaciones en precios y calidad. hojas de trabajo de aplicación de gastos de fabricación. transferencia de inventarios. Gastos clasificados incorrectamente. Funciones de Custodia: • Proteger productos en proceso y terminados • Guardar adecuadamente registros de manufactura Asientos Comunes: Depreciación y amortización de costos deferidos. embarcar productos. NO descargada. informes de producción. Producción terminada. c) Custodia de Inventarios Errores Potenciales: a) Inventarios: Anotado movimientos. Autorización. gastos de fabricación. sin que lo haya. hojas de costos. b) Producción: Transferencias interdepartamentales incorrectas. entrada o salida NO cantidades anotadas incorrectamente. Formas y Documentos Vitales: Orden de producción. Segregación de Funciones. retiro de propiedades.

La función contable de determinar el costo de ventas se hace aquí. incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para cambiar por efectivo. mantener y cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir de estos el efectivo. el embarque de los productos terminados. b) Ingresos de Efectivo: . con los clientes. En virtud de que ciclo de ingresos es el ciclo en que el control físico y el derecho de propiedad sobre los recursos se vendes. el uso por los clientes del os servicios que presta la empresa. sus productos o servicios. Funciones Típicas del Ciclo de Ingresos: Las funciones típicas de un ciclo de ingresos son: • • • • • • • • • • • Otorgamiento de crédito Toma de pedidos Entrega o embarque de mercancía y/o prestación del servicio Facturación Contabilización de comisiones Contabilización de garantías Cuentas por cobrar Cobranza Ingreso del efectivo Ajuste a facturas y/o notas de crédito Determinación del costo de ventas Funciones de Ejecución: a) Ventas: • Toma de pedidos • Evaluación y aprobación de crédito • Despacho del pedido • Prestación del servicio • Facturación. Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes. el ciclo de ingresos de una empresa. la determinación del costo de ventas es una función contable que puede identificarse con el ciclo de ingresos.

• Recibir remesas de efectivo por correo • Recibir dinero de ventas al mostrador • Sumar total de entradas de efectivo • Depositar en el Banco • Determinación de cuentas incobrables. b) Ingresos de Efectivo: • Contabilizar en el Diario las entradas de efectivo y efectuar pase al Mayor • Contabilizar transacciones de ajustes a ventas • Actualización de Mayores Auxiliares de Clientes (anotar rebajas). Funciones de Custodia: a) Ventas: • Proteger el Mayor Auxiliar de Clientes • Mantener actualizados los saldos • Ingresos de Efectivo • Llevar el control correcto de los saldos de efectivo • Llevar un control apropiado de los saldos de los clientes. Funciones de Registro: a) Ventas: • Contabilizar la factura • Contabilizar comisiones • Contabilizar garantías otorgadas por ventas • Emitir notas de crédito y ajustes de clientes • Determinar el costo de ventas. .

obtiene información de Contabilidad y Operaciones de otros Ciclos Analiza. provisiones para cuentas dudosas. cheques.Asientos Comunes: Las ventas. ingresos de Caja. Autorización. Aquí ocurre la recopilación de datos para su exposición en los Estados Financieros . costo de ventas. depósitos bancarios Objetivos de Control Interno: a) Eficiencia Operativa: Documentación. Procedimientos de Razonable y Oportuna: Asignación de Responsabilidades c) Adecuada Custodia de Activos Errores Potenciales: a) Ventas b) Facturada. NO contabilizado CICLO INFORMACIÓN FINANCIERA: No procesa transacciones. Órdenes y Conocimientos de Embarque. cintas de máquinas registradoras. para informar a la Gerencia y otros. NO contabilizada e) Importe contabilizado incorrectamente f) Cobros g) Cobrado. devoluciones y rebajas en ventas. Formas y Documentos Vitales: Ventas: Pedidos. resume. NO despachada c) Despachada. No contabilizado i) Depositado. evalúa. NO depositado h) Cobrado. Segregación de Funciones. NO facturada d) Facturada. Recibos Ingresos de Efectivo: Avisos de remesas de fondos. b) Información Financiera para cada función. concilia. ajusta y reclasifica esa información. Facturas de Venta.

Valuaciones (si no se preparan en otro Ciclo) . Formas y Documentos Vitales: Pólizas de Diario. Estados e Informes Financieros. consolidar y re expresar informes y Estados Financieros • Conversión monetaria • Obtener información de otros Ciclos • Custodia de formularios y Libros de Contabilidad. Asientos Contables: .Eliminaciones y reclasificaciones. Auxiliares de Mayores. Mayor General. Objetivos de Control Interno: a) Autorización b) Clasificación y Procesamiento de Transacciones Documentación y Evaluación • Salvaguarda Física Tipos de Informes: • Balance de Comprobación • Estados Financieros Básicos .Funciones Típicas: Incluye las actividades básicas: • Originar y preparar pólizas de Diario • Registrar operaciones en el Diario • Mayorizar operaciones • Agrupa información de revelación suplementaria • Originar. preparar. Diario General y Subsidiarias.

maquinaria y equipo. Funciones Típicas del Ciclo de Producción: Las funciones típicas de un ciclo de producción son: • Contabilidad de costos • Control de fabricación • Administración de inventarios • Contabilidad de inmuebles. . montaje proceso. Muchos fabricantes utilizan sistemas sofisticados de costos para valuar los recursos que se ponen en producción. seguros pagados por adelantado y otros activos no monetarios que se tienen para usarse en el negocio. los artículos producidos y las mercancías vendidas. En un negocio de manufactura. recursos naturales existentes.• Estados y Anexos gerenciales • Declaraciones Fiscales Errores Potenciales: a) Se incluyen: b) Asientos No Autorizados c) Asientos e Información Omitidos d) Asientos con Errores de Anotación o Suma e) Asientos o Pólizas de Diario incorrectos f) Uso o distribución de documentación sin autorización previa g) Estados Financieros o Estadísticos presentados indebidamente Ciclo de Producción: Las funciones del ciclo de producción manejan recursos tales como inventarios. Las industrias usan distintos métodos de contabilidad para determinar el costo de los productos fabricados o vendidos. El ciclo de producción de una empresa de esa clase incluiría el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con los inventarios. propiedades y equipos depreciables. hasta que los productos terminados se transfieren a su almacén respectivo. Los embarque a clientes son parte del ciclo de ingresos. mano de obra directa y elementos de costos indirectos. la actividad mas importante del ciclo de producción es la obtención de un artículo terminado mediante el uso de los recursos adquiridos con ese propósito: materiales.