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84 Trucos Para Ser Más Productivo y Creativo (Parte III

)

Autora: Lic. Celia Beatriz Savaris Consigue hacer mucho mas en mucho menos tiempo…! 84 trucos y consejos que te ayudarán a:
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Estimular y ampliar tu productividad Hacer las tareas mas divertidas Superar tus objetivos Vencer las demoras y pérdidas de tiempo

Tácticas, técnicas, pasos a seguir 57. Elimina por completo las interrupciones personales Cuando estás concentrado en tu trabajo, lo último que quisieras es ser detenido por interrupciones innecesarias. Los grandes logros se consiguen cuando puedes concentrarte y entrar “en ritmo” con tus tareas y avanzar derecho y sin pausa hacia el objetivo final. Las interrupciones pueden dificultar y hasta impedir el éxito. No dejes que te pase a ti. Controla estas situaciones poniendo señales o cartelitos en las puertas, utilizando contestadores automáticos, apagando el teléfono celular, etc. Si puedes hacerlo, busca un lugar de trabajo donde nadie pueda molestarte o encontrarte. O ajusta tus horarios para darle a las personas un momento para poder ubicarte. 58. Aprende a decir „NO” a aquellas tareas que son poco productivas Aprende a diferenciar entre lo que es conveniente y lo que no lo es. Todas aquellas tareas que no son productivas DEBEN ser delegadas a empleados o a terceras personas contratadas. De este modo, el tiempo que le dediques al trabajo diario será exclusivamente para aquellas tareas que son importantes y productivas para tu empresa o negocio.

imponer plazos de tiempo incrementan la productividad. La gente pronto entenderá tu forma de actuar y . cierra la puerta antes de comenzar la charla. Levántate de la silla cuando atiendas o utilices el teléfono El levantarte te ayudará a “librarte” de esa llamada mas rápido y por lo tanto no dejará de ser una llamada productiva. Elimina todos aquellos viajes innecesarios Ten en cuenta todas las ventajas que nos da la tecnología hoy en día.59. Llegado el momento. Planifica cada uno de estos grupos de tareas para que no tengas que perder tiempo durante el día organizándote y luego volviendo a concentrarte en tus tareas importantes. pero el “hablar” es sencillo. Cuanto mas nos vamos acercando a la hora límite. Esta es una buena forma de tener siempre presente tus ideas. Y hacemos lo que sea necesario para cumplir. mas presión ejercemos para cumplir con los objetivos. hablándose a si mismo. Evita las visitas a otras personas. relajarse y ponerse cómodo cuando se dialoga por teléfono y eso acarrea una desconcentración y una charla algo mas larga. Procede eficientemente con las entrevistas y reuniones Hazle saber a la otra parte el horario exacto del inicio de la reunión. También podrías agrupar todas las tareas bancarias y de correo. responder correo electrónico. En la mayoría de los casos y situaciones. el fax o el e-mail para encargarse de las cosas importantes de todos los días. la mejor forma de hacerlo es en forma personal. actualizar archivos. Para muchísima gente. 64. Siempre que te sea posible. Es sencillo tomar nota de esta forma. siempre y cuando lo hayas planificado de antemano. Llevar a cabo varias tareas al mismo tiempo es relativamente fácil. seguramente 63. No te sientas obligado a dar un resumen de lo hablado a aquellas personas que llegaron tarde (en el caso que fueran mas de dos las personas asistentes) adquiere y sostiene una determinada conducta con las entrevistas. semanal y hasta diario… 62. Establece una serie de límites o topes a nivel mensual. Tenlo siempre en cuenta y te ahorrarás muchísimo tiempo 60. sin tener que estar escribiendo a cada rato. asi como también que te entrevisten en tu oficina. utiliza el teléfono. Es muy común. Expresa tus pensamientos en una grabadora de MP3 …y luego utiliza un software de reconocimiento de voz para que escriba tus palabras en un formato adecuado. especialmente en lo que respecta a horarios. el escribir y transcribir es una tarea repetida y rutinaria. Agrupa pequeñas tareas relacionadas y realízalas al mismo tiempo Regresa todos los llamados telefónicos en un mismo momento del día. Pon en práctica insertar horas de cierre y/o límites de tiempo diarios Te guste o no. 61. a no ser que sea para dar un discurso. preferiblemente después de que hayas culminado tus tareas mas importantes.

Si todo lo que tienes. Enfoca tu atención en encontrar las mejores y más eficientes formas de hacer lo mismo en el menor tiempo. Luego de hacerlo. sin importar el orden en que deberán hacerse. Comienza tu lista de tareas en una sola hoja de papel. debes hacer copias de seguridad periódicamente. o notas o sobres. 66.lo que significan el tiempo y los negocios para ti. te será mucho mas fácil identificarlas de un simple vistazo. Desafíate a ti mismo(a) Siempre trata de romper tus propios records. Otorga incentivos para provocar mayores esfuerzos Prométete a ti mismo y a tu equipo algo que realmente de placer o anime para aquellos que logren sus metas a tiempo. Utilizar mas de una lista es improductivo y además corres el riesgo de extraviar cosas mientras transfieres datos de una hoja a otra. identifica las tareas mediante tres diferentes colores. habrá algo mas por que luchar y hacer los trabajos a tiempo. Esto les advierte de inmediato cual es tu conducta. la lista de tareas debe ser parte del organizador diario. Agrupa todos los expedientes. Usa tu organizador para tener allí todo lo que necesites y que sea indispensable para las tareas del día. Las computadoras pueden dejar de funcionar… y de hecho lo hacen. historiales y registros en una sola lista y en un solo organizador Preferiblemente. 69. todo tu negocio y tu trabajo están ahí dentro. De esta forma. Haz copias de seguridad de tus archivos. por ejemplo. 67. disquettes o simplemente imprímelos. 70. de 1:50 a 3:25 hs. tus deberes y obligaciones Si confías ciegamente en el disco duro de tu computadora. Una vez que las tengas subrayadas con colores. Comienza por algún lugar que no sea el principio . 65. Hazlo como un juego y lograrás que hasta las tareas mas rutinarias y molestas se conviertan en algo divertido y agradable. discos compactos. Copia tus archivos importantes en pendrives. tus tareas y tus metas. tarde o temprano experimentarás una frustración que tirará por el suelo todos tus esfuerzos. Escribe absolutamente todo. Una forma de hacerles saber a las otras personas que deben respetar los horarios es estipular horas no exactas. Mantiene las anotaciones y apuntes donde corresponda y evita por todos los medios llenar el escritorio con papelitos sueltos. vacía y grande. según su importancia. 68.

etc) y… a medida que se van agregando archivos. Crea formularios para evitar el desgaste de energías creativas Diseña y ten siempre a mano aquellos documentos que pueden ser usados en aplicaciones similares una y otra vez. 74. Establece un sistema de legajos. puede ser improductivo. Una de las formas mas prácticas para archivar es crear una página con un índice y ubicarla adherida al cajón o gaveta correspondiente. Las categorías deberían estar separadas en distintas gavetas (por ejemplo clientes. pero si se pueden tomar decisiones a diario (por más pequeñas que sean) se lo debe tomar como un hábito. déjalo de lado y haz alguna tarea que puedas comenzar ya mismo. Aprende lectura veloz . proveedores. Minimiza el tiempo que te lleva preparar las contestaciones y respuestas Aprende a utilizar el teléfono para dar respuestas eficientemente. formularios para agendar citas. 73. No pierdas ni malgastes tu tiempo deliberando. facturas. Toma el paso mas sencillo y hazlo primero. por períodos de tiempo mas largos. etc 72. Haz ejercicios físicos regularmente Trata a tu cuerpo como si fuera una máquina que necesita mantenimiento y operarás mas eficientemente. 71. Por ejemplo. encabezados de cartas. empleados. Un simple llamado telefónico puede hacer esa tarea en una fracción del tiempo que llevaría escribir. Cualquier tipo de ejercicio físico o deporte puede hacerte sentir mas animoso y “vivo”. ensobrar y enviar una carta 75. cuestionarios. Si el principio te causa o tiene alguna dificultad. encabezados de Fax. recibos. se los debe anotar en esa página indexada. No todas las decisiones pueden tomarse a la ligera. 76. Analiza la situación lo mejor que puedas y toma una decisión. Tómate un descanso después de cada actividad para revitalizar y confortar al cuerpo. Siempre que te sea posible utiliza el teléfono para responder correspondencia. fichas y archivos eficiente y práctico Nada es mas frustrante que saber que tienes los materiales que necesitas pero no los puedes hallar. Tratar de llevar a cabo un proyecto de principio a fin y con todo el “protocolo!” que has aprendido en la escuela. Toma decisiones rápida y firmemente Las personas que suelen tener “su vida resuelta” comparten la misma característica: toman decisiones rápidamente y las sostienen firmemente. Las cartas y los faxes no tienen porque ser contestados de la misma forma. Guarda todo en su correspondiente lugar y estará allí la próxima vez que lo necesites.Algunas veces es mejor comenzar por determinado punto dentro de un proyecto. Luego continúa con el siguiente “mas fácil”.

Crea o utiliza un sistema de agendas que te recuerde permanentemente. Se trata de pequeños recordatorios que pueden ir adheridos al mismo organizador o planificador diario. ahorrarás muchísimo tiempo… tiempo valioso para las tareas importantes 77. 78. Monitorea tus tiempos durante una semana Toma nota de lo que hiciste cada hora. Piensa antes de actuar Si tienes dificultad para comenzar. La forma de solucionar esto es “partirla” en pequeños pedazos. porque requieren de una practica constante. revísalo. Si honestamente separaste los minutos productivos de aquellos que no lo fueron. Hay algunos cursos que ofrecen triplicar esa velocidad. Escucha las excusas que tú mismo estás usando . citas. Al finalizar la semana. comienza a realizarlas una a una. tareas. Al dividirla parece mas fácil y deja de ser un “monstruo” en nuestro escritorio. no importa el orden. Prepararlo de antemano. tómate 5 minutos para pensar. Una vez que tengas definidas las diferentes partes. Divide una tarea en “sub-componentes” que sean mas fáciles y rápidos para hacer. eventos. Simplemente duplicando la velocidad de lectura. Esfuérzate y analiza cuales son los motivos por los que estás demorando esa tarea. 80. Evalúa las tareas que estás evitando ¿Qué es lo que te está impidiendo que comiences esta tarea? A menudo alguna tarea parece agobiante. Luego encara el problema y confronta los miedos y las trabas tomando alguna acción positiva. 82. Derrotando las demoras 79. pero no son recomendables en este caso. a cada minuto. Mide las consecuencias La pregunta es: ¿qué es lo que podría pasar si no culmino esta tarea? Contrariamente… ¿cuál es el mejor resultado que podría obtener si lo termino a tiempo?…Contesta honestamente esas dos preguntas y obtendrás la respuesta sobre qué hacer 81. te dará la posibilidad de conocer y prepararte para las situaciones que van sucediendo a lo largo del día. fechas especiales y límites horarios. Totaliza las horas que trabajaste y en que las utilizaste. podrás encontrar la forma de mejorar y coordinar mejor los tiempos. Es sorprendente notar como en muy poco tiempo se puede duplicar la velocidad de lectura con la ayuda de algunas técnicas e ideas sencillas.Hay algunos cursos y libros disponibles que pueden ayudarte en esto.

Paso seguido. habrás vencido al principal motivo de las demoras. 84. Ahora. Siempre vuelve o préstale tu atención a aquella tarea que es más importante. Pregúntate cómo encararía esa persona el problema que tu tienes. Tienes que ver las cosas positivamente y de esta forma te será mucho mas fácil trabajar. Nada es placentero o desagradable hasta que nosotros decidimos que lo sea. Una vez que logres hacerlo a diario. Ataca el problema como si fueras un “maestro” en realizar objetivos Piensa en alguien que conozcas cuyo talento y logros te impresionen. Es muy común caer en la propia trampa de trabajar intensamente sobre un trabajo para evitar aquella tarea que realmente es necesaria y urgente. agradable o desagradable por si misma. supone que eres esa persona. ejecuta el plan. Como decidas ver o interpretar a una tarea. Es lo que pensamos de esa cosa lo que la hace parecer así.Generalmente ponemos excusas para aplazar ciertos trabajos a favor de otros. 83. prepárate un bosquejo sobre cómo esa “persona de éxito” llevaría a cabo ese trabajo si fuera suyo. Formación Financiera Básica & Éxito Integral . puede hacer una gran diferencia a la hora de querer realizarla. Atentamente Raúl Alejandro Rico Aranibar Desarrollo Personal. Trata de ser siempre sincero contigo mismo y ajusta el camino de tus acciones toda vez que lo creas necesario. Ninguna cosa es buena o mala. ¿Qué acciones tomaría? ¿Qué haría para poder realizar esa tarea? Luego. Reorganiza o reencuadra las tareas desagradables para hacerlas mas tolerables y placenteras.