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SUB-REA FORESTAL MODELO DE GESTIN DE MEJORA CONTINUA.

Revisado y aprobado por. Vctor Roberto Macario Prez. Encargado de la sub-rea forestal. Brcena, Villa Nueva, Guatemala, diciembre de 2012.
No est permitida la reproduccin parcial o total de este manual, sin la autorizacin expresa de la alta direccin de la Sub-rea forestal.

Copia No. Entregada a. Organizacin . Fecha. Ed. Fecha. Modificacin.

1ra. Edicin. Elaborado por. Heberto Jos Alegre Ordez.

ndice
SUB-REA FORESTAL...................................................................................... 1 MODELO DE GESTIN DE MEJORA CONTINUA.................................................1 Revisado y aprobado por................................................................................1 Vctor Roberto Macario Prez..........................................................................1 Encargado de la sub-rea forestal..................................................................1 Brcena, Villa Nueva, Guatemala, diciembre de 2012....................................1 No est permitida la reproduccin parcial o total de este manual, sin la autorizacin expresa de la alta direccin de la Sub-rea forestal. .................1 Copia No.......................................................................................................... 1 Entregada a.................................................................................................... 1 Organizacin................................................................................................... 1 Fecha. ............................................................................................................ 1 Ed.................................................................................................................... 1 Fecha.............................................................................................................. 1 Modificacin.................................................................................................... 1 1ra. Edicin..................................................................................................... 1 Elaborado por. Heberto Jos Alegre Ordez..................................................1 ndice ............................................................................................................. 2 MODELO DE GESTIN DE MEJORA CONTINA. ...............................................4 1. MODELO DE GESTIN DE MEJORA CONTINA.............................................5 1.1.Misin. ................................................................................................... 5 1.2.Visin..................................................................................................... 5 1.3.Poltica. ................................................................................................. 5

1.4.Disposiciones Generales........................................................................5 2NORMATIVO DEL PROGRAMA DE GESTIN MEJORA CONTINUA...............25 2.1Disposiciones Generales.......................................................................25 2.2De la Planificacin.................................................................................26 2.3De los objetivos y programas...............................................................27 4.1Calendarizacin de actividades. ...........................................................53 5REGISTROS.................................................................................................. 60 5.1. Registros para la mejora contina.....................................................60 6Guas........................................................................................................... 87 6.1Gua para la seleccin de proyectos de mejora. ..................................87 6.2Gua para la elaboracin del programa cuatrimestral hagamos de nuestro lugar de trabajo lo mejor que podamos....................................125 6.3Gua para la auditora interna. ...........................................................149

MODELO DE GESTIN DE MEJORA CONTINA.

1. MODELO DE GESTIN DE MEJORA CONTINA

1.1. Misin. Asegurar que todos los procesos operativos que se llevan a cabo en las reas de carpintera y aserradero que pertenece al sub- rea forestal laboren bajo un modelo de mejora continua.

1.2. Visin. Para el ao 2014 la sub-rea forestal tiene implementado un sistema de gestin de mejora continua.

1.3. Poltica. Nuestra poltica de mejora continua se manifiesta mediante nuestro firme compromiso con los ESTUDIANTES de la ENCA de satisfacer plenamente sus requerimientos y expectativas en bsqueda de un profesional que supere las competencias requeridas en su campo de accin laboral, para ello garantizamos impulsar una cultura de calidad basada en los principios de honestidad, liderazgo y desarrollo del recurso humano, solidaridad, compromiso de mejora y seguridad en nuestras operaciones operativas y acadmicas. 1.4. Disposiciones Generales

El diseo del presente documento prioriza al recurso humano (tanto estudiantil como laboral) como centro de los sistemas productivo-acadmicos, para lo cual la sub-rea debe proveer las condiciones necesarias para alcanzar las polticas, objetivos, normas y dems directrices concernientes al programa de mejora continua. El diseo del presente documento est basado exclusivamente a operaciones realizadas rea de transformacin/industrializacin de la madera y aserradero de la ENCA. 1.5. Alcance del sistema de gestin.

El programa de gestin de mejora continua abarca labores cotidianas realizadas en las reas de transformacin/industrializacin de la madera y aserradero que estn bajo responsabilidad de la sub-rea forestal; siempre y cuando dichas actividades sean concernientes al que hacer acadmico y productivo. 1.6. Objetivos.

Para cumplir con las expectativas del programa de mejora continua se debe de cumplir con los siguientes objetivos generales y especficos.

1.6.1. Objetivo(s) General (es). Desarrollar planes y proyectos de las reas forestales para contribuir a la mejora continua.

Fortalecer las actividades acadmicas con la integracin de docentes y estudiantes a las actividades productivas de la carrera de perito forestal e ingeniera en industrias agropecuarias y forestales.

Incentivar y promover la capacitacin para docentes y encargados de las reas forestales

1.6.2. Objetivos especficos.

a) Elaborar, implementar, controlar y evaluar un programa cuatrimestral de conciencia e implementacin de la mejora continua. b) Realizar revisiones peridicas de los programas de mejora continua.

c) Elaborar un programa de un sistema de gestin donde se realicen reuniones con el fin de presentar las ideas para la mejora continua.

d) Crear, implementar y dirigir una comisin de promocin de mejoramiento, con el fin de gestionar ideas propuestas as como facilitar la implementacin de las mismas cuando competan.

e) Registrar y crear una base de datos de registros, que se implemente en enero 2014.

f) Impartir y reproducir conocimientos y capacitacin en sistema de gestin de mejora continua. 1.7 Reglas.

a) Todas las personas involucradas en las actividades deben de cumplir las normas, sin excepcin alguna. b) Registrarse en el momento que sea necesario el registro

correspondiente. 1.8 Trminos y Definiciones.

Para los fines de este documento son aplicables los siguientes trminos y definiciones. Acceso: la facilidad para acercarse al personal o equipo que brinda el servicio. Accin correctiva: accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacin no deseable.

Accin preventiva: accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin potencial no deseable.

Alcance de la auditora: extensin y lmites de una auditora.

Alta direccin: persona o grupo de personas que dirigen y controlan al ms alto nivel una organizacin.

Ambiente de trabajo: conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo.

Anlisis: separacin orden normativo y tcnico.

de partes que conforman una operacin con el

propsito de establecer sus propiedades y conformidad con los criterios de

Aseguramiento de la calidad: parte de la gestin de la calidad orientada a proporcionar confianza en que se cumplirn los requisitos de la calidad.

Aspectos tangibles: la apariencia fsica del personal, de las instalaciones del equipo y del material informativo. Auditado: organizacin que es auditada.

Auditor:

persona

con

atributos

personales

demostrados

competencia para llevar a cabo una auditora.

Auditora: proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditora. Calculo: verificacin de la exactitud aritmtica de las operaciones contenidas en documentos tales como informes, contratos, comprobantes. Calidad: grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos.

Capacidad: aptitud de una organizacin, sistema o proceso para realizar un producto que cumple los requisitos para ese producto.

Caracterstica de la calidad: caracterstica inherente de un producto, proceso o sistema relacionada con un requisito.

Caracterstica metrolgica: rasgo distintivo que puede influir sobre los resultados de la medicin.

Caracterstica: rasgo diferenciador.

Clase: categora o rango dado a diferentes requisitos de la calidad para productos procesos o sistemas que tienen el mismo uso funcional.

Cliente de la auditora: organizacin auditora.

o persona que solicita una

Cliente: organizacin o persona que recibe un producto.

Comparacin o confrontacin: fijacin de la atencin en las operaciones realizadas y los lineamientos normativos. Competencia: aptitud demostrada para aplicar los conocimientos y habilidades.

Competencia: atributos personales y aptitud demostrados para aplicar conocimientos y habilidades.

Competencia: la posesin de las habilidades de conocimiento para desarrollar adecuadamente el servicio. Comprensin: el esfuerzo para conocer el cliente, segn sus necesidades y expectativas respecto al servicio. Comprobacin: confirmacin de la veracidad, exactitud, existencia, legibilidad y legitimidad de las operaciones realizadas mediante exmenes de los documentos que las justifican.

Comunicacin: los medios que mantienen al cliente o usuario informado a travs de un lenguaje comprensible. Concesin: autorizacin para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los requisitos especificados. Conclusiones de la auditora: resultado de una auditora que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos de la auditora.

Confiabilidad: la capacidad de desarrollar el servicio prometido con seguridad, exactitud, libres de daos o error. Confirmacin metrolgica: conjunto de operaciones necesarias para asegurar que el equipo de medicin cumple con los requisitos para su uso previsto.

Confirmacin: anlisis de la informacin producida por diferentes unidades administrativas o instituciones. Conformidad: cumplimiento de un requisito.

Contrato: acuerdo vinculante.

Control de la calidad: parte de la gestin de la calidad orientada al cumplimiento de los requisitos de la calidad.

Correccin: accin tomada para eliminar una no conformidad detectada.

Cortesa: el trato amable, la comprensin y el respeto por los usuarios. Criterios de auditora: conjunto de polticas, procedimientos o requisitos.

Defecto: incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado.

Desecho: accin tomada sobre un producto no conforme para impedir su uso inicialmente previsto.

Deteccin de indicios: seal derivada de determinados indicios hechos constatables que le advierte al auditor la existencia de un rea crtica o problema.

Diseo y desarrollo: conjunto de procesos producto, proceso o sistema.

que transforma los

requisitos en caractersticas especificadas o en la especificacin de un

Documento: informacin y su medio de soporte.

Eficacia: grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.

Eficiencia: relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Encuestas y cuestionarios: aplicacin de preguntas relacionadas con las operaciones realizadas por el ente auditado, para averiguar la verdad de los hechos, situaciones y operaciones. Ensayo/prueba: determinacin de una o ms caractersticas de acuerdo con un procedimiento.

Equidad: la actitud de todo funcionario asignado a una auditora debe actuar con rectitud y equidad. Equipo auditor: uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora con el apoyo, si es necesario, de expertos tcnicos.

Equipo de medicin: instrumento de medicin, software, patrn de medicin, material de referencia o equipos auxiliares o combinacin de ellos necesarios para llevar a cabo un proceso de medicin.

Especificacin: documento que establece requisitos.

Estructura de la organizacin: disposicin de responsabilidades, autoridades y relaciones entre el personal, organizacin, sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento de una organizacin.

Evidencia de la auditora: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables.

Evidencia objetiva: datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

Experto tcnico: persona que aporta conocimientos o experiencia especficos al equipo auditor.

Funcin metrolgica: funcin con responsabilidad administrativa y tcnica para definir e implementar el sistema de gestin de las mediciones.

Gestin de la calidad: actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacin en lo relativo a la calidad.

Gestin: actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacin.

Hallazgos de la auditora: resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora.

Indagacin: averiguar mediante entrevistas directas al personal terceros.

o a

Independencia: el actuar del auditor debe ser independiente a intereses polticos, econmicos, sociales o de cualquier otro tipo distorsin en su juicio como auditor. Indicador: referencia numrica generada a partir de una o varias variables, que muestra aspectos del desempeo de la unidad auditada durante un perodo de tiempo dado. Informacin: datos que poseen significado. para evitar una

Inspeccin:

evaluacin

de

la

conformidad

por

medio

de

observacin y dictamen, acompaada cuando sea apropiado por medicin, ensayo/prueba o comparacin con patrones.

Inspeccin: reconocimiento mediante examen fsico y ocular de hechos, situaciones y operaciones aplicando el mtodo cientfico. Intuicin: reaccin rpida, ms factible en auditores con experiencia, ante la presencia de indicios que conllevan a pensar en la posibilidad de fallas, deficiencias e irregularidades. Liberacin: autorizacin para proseguir con la siguiente etapa de un proceso.

Lnea base: es la primera medicin de los indicadores contemplados en el proyecto de mejora por ende permite conocer el valor de los indicadores al momento de iniciarse las actividades de las etapas del proyecto, es decir, establece el punto de partida del proyecto. Manual de la calidad: documento que especifica el sistema de gestin de la calidad de una organizacin.

Manuales generales en materia administrativa: sern los instrumentos normativos en materia de recursos humanos, financieros, materiales, tecnolgicos de la informacin y comunicaciones, adquisiciones, obras pblicas, transparencia, control y auditora, que se implementarn con el objetivo de estandarizar los procesos y la normativa de materias administrativas. Marco normativo interno: son las normas internas que rigen los recursos humanos, financieros y materiales de una institucin, as como las tecnologas

de informacin y comunicacin relacionadas con dichas materias y los aspectos de transparencia a que estn sujetas. Mejora continua: actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos.

Mejora de la calidad: parte de la gestin de la calidad orientada a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos de la calidad.

Mtodos estadsticos: dirigidos a la seleccin sistemtica o casual. Nivel de respuesta: la voluntad de auxiliar a los clientes o usuarios y proporcionarles un servicio de manera rpida y gil. No conformidad: incumplimiento de un requisito.

Objetividad: la auditora interna requiere una opinin independiente a su opinin personal. Objetivo de la calidad: algo ambicionado o pretendido, relacionado con la calidad.

Observacin: contemplacin a simple vista la ejecucin de tareas o actividades.

Organizacin: conjunto de personas e instalaciones con una disposicin de responsabilidades, autoridades y relaciones.

Parte interesada: persona o grupo que tiene un inters en el desempeo o xito de una organizacin. Periocidad y secuencia: el anlisis a realizar debe ser de carcter sistemtico y abordarse de forma metdica, de tal forma que los resultados obtenidos sean confiables. Permiso de desviacin: autorizacin para apartarse de los requisitos originalmente especificados de un producto, antes de su realizacin.

Plan de auditora: descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una auditora.

Plan de la calidad: documento que especifica qu procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quin debe aplicarlos y cundo deben aplicarse a un proyecto, producto, proceso o contrato especfico.

Planificacin de la calidad: parte de la gestin de la calidad enfocada al establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificacin de los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados para cumplir los objetivos de la calidad.

Poltica de la calidad: intenciones globales y orientacin de una organizacin relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta direccin.

Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Proceso de calificacin: proceso para demostrar la capacidad para cumplir los requisitos especificados.

Proceso de medicin: conjunto de operaciones que permiten determinar el valor de una magnitud.

Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, resultados. las cuales transforman elementos de entrada en

Producto: resultado de un proceso.

Programa de la auditora : conjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.

Proveedor: organizacin o persona que proporciona un producto.

Proyecto: proceso nico consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y de finalizacin, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos especficos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos.

Pruebas selectivas: simplificacin de las labores de verificacin, evaluacin o medicin, mediante la seleccin de muestras que a juicio del auditor, sean representativas de todas las operaciones realizadas.

Rastreo: seguimiento de un proceso de una operacin, a fin de conocer y evaluar su ejecucin. Reclasificacin: variacin de la clase de un producto no conforme, de tal forma que sea conforme con requisitos que difieren de los iniciales.

Registro:

documento

que

presenta

resultados

obtenidos

proporciona evidencia de actividades desempeadas.

Regulacin base cero: consiste en la reduccin y mejora del marco normativo, los procesos y trmites para disminuir las cargas administrativas, abatir los costos de operacin de gestin y lograr una mayor eficiencia.

Reparacin: accin tomada sobre un producto no conforme para convertirlo en aceptable para su utilizacin prevista.

Reproceso: accin tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los requisitos.

Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria.

Revisin selectiva: examen de ciertas caractersticas importantes que debe cumplir una actividad, informes o documentos, seleccionndose as parte de las operaciones que sern evaluadas o verificadas en la ejecucin de la auditora. Revisin: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuacin y eficacia del tema objeto de la revisin, para alcanzar unos objetivos establecidos.

Satisfaccin del cliente: percepcin del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos.

Seguridad de funcionamiento: conjunto de propiedades utilizadas para describir la disponibilidad y los factores que la influencian:

confiabilidad, capacidad de mantenimiento y mantenimiento de apoyo.

Sntesis: prctica que consiste en la preparacin resumida de datos e informacin contenida en documentos legales, tcnicos, financieros y administrativos.

Sistema de gestin de la calidad: sistema de gestin para dirigir y controlar una organizacin con respecto a la calidad.

Sistema de gestin de las mediciones: conjunto de elementos interrelacionados o que interactan necesarios para lograr la confirmacin metrolgica y el control continuo de los procesos de medicin.

Sistema de gestin: sistema para establecer la poltica y los objetivos y para lograr dichos objetivos.

Sistema: conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactan.

Tabulacin: agrupacin de la informacin de los resultados obtenidos en reas analizadas para sustentar conclusiones.

Trmite: cualquier solicitud o entrega de informacin que las personas hacen. Trazabilidad: capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la localizacin de todo aquello que est bajo consideracin.

Usuario: organizacin o persona que recibe un producto, bien o servicio par parte de una institucin como resultado de un proceso o trmite. Validacin: confirmacin mediante la aportacin de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilizacin o aplicacin especfica prevista.

Variable: representacin cuantitativa o cualitativa de una caracterstica, la cual presentar distintos valores segn el momento de observaciones. Verificacin: confirmacin mediante la aportacin de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos.

2 NORMATIVO DEL PROGRAMA DE GESTIN MEJORA CONTINUA

2.1 Disposiciones Generales.

La organizacin debe definir y documentar el alcance de su sistema de gestin de mejora continua. Para satisfacer con esta necesidad la subrea forestal debe por lo menos cumplir con los siguientes requisitos: a) Anlisis y evaluacin de la situacin existente para identificar reas para la mejora. b) El establecimiento de los objetivos para la mejora. c) La bsqueda de posibles soluciones para lograr los objetivos. d) La evaluacin de dichas soluciones y su seleccin. e) La implementacin de la solucin seleccionada. f) La medicin, verificacin, anlisis y evaluacin de los resultados de la implementacin para determinar que se han alcanzado los objetivos. g) La formalizacin de los cambios.

2.2 De la Planificacin.

La organizacin debe establecer, implementar y mantener procedimientos que registren como mnimo los siguientes aspectos: a) Las actividades rutinarias y no rutinarias.

los

b) Las actividades de todas las personas que tengan acceso al lugar de trabajo (incluyendo contratistas y visitantes).

c) El comportamiento humano, las capacidades y otros factores humanos. d) La infraestructura, el equipamiento y los materiales en el lugar de trabajo, tanto si los proporciona la organizacin como otros. e) Los cambios o propuestas de cambios en la organizacin, sus actividades o materiales. f) Las modificaciones en el sistema de gestin de mejora continua, incluyendo los cambios temporales y su impacto en las operaciones, procesos y actividades. g) Cualquier obligacin legal aplicable relativa a la evaluacin de riesgos y la implementacin de los controles necesarios.

h) El diseo de las reas de trabajo, los procesos, las instalaciones, la maquinaria/equipamiento, humanas. los procedimientos operativos y la organizacin del trabajo, incluyendo su adaptacin a las capacidades

Adicionalmente hay que tomar en cuenta las siguientes sentencias. Los resultados se deben revisar, cuando sea necesario, para determinar oportunidades adicionales de mejora. De esta manera la actividad se convierte en continua. La informacin proveniente de los clientes y otras partes interesadas, las auditoras y la revisin del programa debe utilizarse para identificar oportunidades de mejora.

2.3 De los objetivos y programas

La documentacin del sistema de gestin de mejora continua debe incluir: a) Declaraciones documentadas de una poltica de mejora continua y los objetivos a seguir. b) Un manual de la calidad.

c) Procedimientos documentados y registros requeridos por la norma ISO 9001:2008 y la norma ISO 9000: 2005

d) Los documentos, incluidos los registros que la organizacin determine que son necesarios para asegurar la eficacia, la planificacin, la operacin y el control de los procesos de la sub-rea forestal.

Corresponde a la organizacin establecer, implementar y mantener uno o varios programas para alcanzar sus objetivos, los cuales deben incluir: e) La asignacin de responsabilidades y autoridad para lograr los objetivos en las funciones y niveles pertinentes de la organizacin. f) Los medios y plazos para lograr estos objetivos.

2.4 De la implementacin y operacin.

La alta direccin es el responsable del sistema de gestin de mejora continua: a) Asegurndose de la disponibilidad de los recursos esenciales para establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestin de la mejora continua b) Definiendo las funciones, asignando responsabilidades y delegando autoridad para facilitar la gestin del sistema de mejora continua y se deben documentar y comunicar las funciones, responsabilidades y autoridad. 2.5 De la competencia, formacin y toma de conciencia.

La

organizacin

debe

identificar

las

necesidades

de

formacin

relacionadas con su sistema de mejora continua. Para lo cual debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para que las personas que trabajan para ella sean conscientes de ella.

2.6 De la comunicacin, participacin y consulta. La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para: a) La comunicacin interna entre los diversos niveles y funciones de la organizacin. b) La comunicacin con los contratistas y otros visitantes al lugar de trabajo.

c) Recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas externas.

d) La participacin de los trabajadores. 2.7 De la documentacin y su control.

La documentacin del sistema de gestin de mejora continua debe incluir: a) La poltica y los objetivos. b) La descripcin del alcance del sistema de gestin.

La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para:

a) Aprobar documentos. b) Revisar y actualizar los documentos y aprobarlos nuevamente.

c) Asegurar que las versiones pertinentes estn disponibles en los puntos de uso.

d) Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fcilmente identificables.

2.8 Verificacin La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para hacer el seguimiento y medir de forma regular el desempeo del sistema de gestin. Los procedimientos deben incluir: a) Las medidas cualitativas y cuantitativas apropiadas a las necesidades de la organizacin. b) El seguimiento del grado de cumplimiento de los objetivos organizacin. de la

c) El seguimiento de la eficacia de los controles.

d) Las medidas proactivas del desempeo que hacen un seguimiento de la conformidad con los programas, controles y criterios operacionales.

e) El registro de los datos y los resultados del seguimiento y medicin para facilitar el posterior anlisis de las acciones correctivas y las acciones preventivas.

2.9 De la evaluacin del cumplimiento legal.

La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la evaluar peridicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables. Para lo cual deber: a) Mantener en el rea y oficina administrativa, los registros de los resultados de las evaluaciones peridicas. 2.10 De control de los registros.

La organizacin debe establecer y mantener los registros que sean necesarios para demostrar la conformidad con los requisitos de su sistema de gestin. Los registros establecidos deben de proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos as como de la operacin eficaz del sistema de gestin deben controlarse. La organizacin debe establecer un procedimiento para definir los controles necesarios para la identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin, retencin y disposicin de registros.

Los registros deben permanecer legibles, fcilmente identificables y recuperables. 2.11 De auditoras internas.

La organizacin debe asegurarse de realizar las auditoras internas, para lo cual deber establecer, los programas, procedimientos, formatos, resultados y el intervalo de tiempo a realizarlos.

3 FASES DE MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD.

Para llevar a cabo un sistema de mejora continua se debe cumplir con cada una de las siguientes fases: Fase 1. Compromiso de la direccin y organizacin del proceso. Fase 2. Investigacin con clientes y usuarios. Fase 3. Medicin del desempeo de los procesos. Fase 4. Determinacin de proyectos de mejora. Fase 5. Concientizacin del personal respecto a la calidad. Fase 6. Capacitacin para la calidad. Fase 7. Seguimiento y certificacin de mejoras. Fase 8. Reconocimiento de los logros. Fase 9. Inicio de un nuevo ciclo. 3.1 FASE 1. COMPROMISO DE LA DIRECCIN Y ORGANIZACIN DEL PROCESO. Para llevar a cabo esta fase la alta direccin de la sub-rea forestal debe de cumplir con lo que dice que har y no menos. El compromiso de la alta direccin debe estar reflejado en el tiempo y recursos que dedique a la calidad total del proceso que involucren servicios y productos, tambin se debe reflejar en el tiempo que debe dedicar el personal para resolver problemas, escuchar a su personal y al cliente.

Objetivo. Manifestar explcitamente la prioridad que da la calidad y la voluntad que se tiene que propiciar en todas las reas comprometindose de lleno con el marco de mejora continua. De ser necesario la alta gerencia debe de asegurar la implementacin del proceso de mejora continua. Mtodo. Esta fase requiere de un gran esfuerzo por parte del personal del rea, porque por ser la primera dejara las bases para la organizacin del programa de mejora continua. 3.1.1 PASO 1. Presentar el proceso de mejora continua. En este paso se debe de presentar el proceso de mejora continua al primer nivel de organizacin con el fin que se decidan sobre las necesidades y oportunidades de implementar el programa en las distintas reas de trabajo. Mtodo. En primer lugar dar a conocer los conceptos fundamentales de la administracin de la calidad. En segundo lugar determinar los motivos y urgencias de un proceso de mejoramiento continuo. Despus determinar los procesos y beneficios de la implementacin de la mejora continua. Y por ultimo dar los pasos iniciales para empezar con los proceso de implementacin. 3.1.2 PASO 2. Seminarios de administracin estratgica de la calidad con la junta directiva. El objetivo de este paso es entender por qu de la importancia de la calidad total en el plan estratgico de la sub- rea forestal, comprendiendo los principios de la administracin de la calidad e identificando las fases de las

acciones necesarias para aplicar el proceso de mejora contina dentro de la sub-rea forestal. 3.1.3 PASO 3. Construir el comit de la calidad total Objetivos. El comit debe de fomentar y controlar todas las actividades de las reas de carpintera, el aserradero, viveros, plantaciones forestales y actividades acadmicas que estn bajo la responsabilidad de la sub-rea forestal. Los esfuerzos del comit deben dirigirse a desarrollar estrategias para implementar la mejora continua, establecer las metas y objetivos de la mejora continua y organizar la implementacin de los procesos y su correspondiente evaluacin y reconocimiento de logros. Integracin. El comit debe estar compuesto por integrantes de la alta direccin de la sub-rea forestal, adems debe ser asesorado por un experto en el tema y todo aquel personal que aporten en forma directa en el comit. Funciones. El comit adquiere el compromiso de velar por las siguientes funciones. a) Formular y difundir la poltica de calidad a todo el personal. b) Determinar el plan de implementacin de mejoras. c) Impulsar el conocimiento peridico de las necesidades de los clientes y su nivel de satisfaccin. d) Promover que el personal se involucre y comprometa con el proceso de mejora continua.

e) Mantener una base de datos que permita medir el desempeo de los procesos de trabajo. f) Estimular el trabajo de los equipos de calidad. g) Evaluar las mejoras y resultados obtenidos. h) Implantar las acciones necesarias para construir la cultura de calidad en toda la organizacin. i) Determinar el personal y los equipos que requieren realizar proyectos de mejora continua. j) Facilitar al personal la capacitacin necesaria para que domine su puesto, comprenda y manej los mtodos y tcnicas propias del proceso de calidad. k) Otorgar reconocimiento a los logros obtenidos. l) Difundir los logros alcanzados. m) Sealar los aspectos a superar en la implementacin del siguiente ciclo. n) Verificar que se lleve un registro ordenado de la informacin. o) Reiniciar un nuevo ciclo del proceso de mejoramiento de la calidad. 3.2 FASE 2. INVESTIGACIN CON CLIENTES Y USUARIOS. Para llevar a cabo esta fase la alta direccin de la sub-rea forestal debe de establecer cuales son los requerimientos de sus clientes y de acuerdo a la misin de la ENCA el principal cliente son sus estudiantes, por lo que a ellos se debe de dirigir su compromiso, esfuerzo y dedicacin. En segundo plano debe de tomar en cuenta los requerimientos del centro de acopio como de los usuarios internos.

Objetivo. La fase tiene por objetivo investigar los requerimientos de los clientes y usuarios internos de la sub-rea forestal con el fin de conocer las expectativas y el nivel de satisfaccin de sus productos y servicios. Mtodo. Para determinar las dimensiones y atributos de calidad de los servicios que van a ser evaluados por los clientes y los usuarios internos de la sub-rea forestal deben tomar en cuenta las siguientes dimensiones de un servicio de calidad. a) Confiabilidad. b) Nivel de respuesta. c) Competencia. d) Comprensin. e) Comunicacin. f) Aspectos tangibles. g) Cortesa h) Acceso. 3.3 FASE 3. MEDICIN DEL DESEMPEO DE LOS PROCESOS. Los procesos llevados a cabo dentro de las reas de trabajo de la subrea forestal son dedicados en su mayora a actividades acadmicas con enfoques de industrializacin, por lo que se deben de realizar procedimientos bajo supuestos modelos de como se deben de elaborar cada una de las actividades y esta fase debe de dedicar a medir estos modelos. Objetivos: La fase debe de dirigir sus esfuerzos a la medicin y control de los procesos productivos del rea as como los ndices de desempeo que conllevan.

3.4

FASE 4. DETERMINACIN DE PROYECTOS DE MEJORA.

La sub-rea forestal debe mejorar continuamente la eficiencia del sistema de gestin de mejora continua mediante la poltica de la calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorias, el anlisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisin por parte de la direccin. Cada vez que se identifiquen oportunidades de mejora que sean justificables, es necesario decidir como van a ponerse en prctica, sobre la base de los recursos disponibles. Cuando se identifiquen oportunidades simultaneas, se podra establecer una prioridad para su implementacin. Objetivos: Determinar los proyectos de mejoramiento que se han de realizar para mejorar la calidad de los procedimientos operativos. Asignar el personal especializado y los equipos de calidad que llevaran a cabo los proyectos asignados. Procedimiento: Es responsabilidad del comit de calidad determinar los proyectos a los que se encaminaran los esfuerzos del proceso de mejoramiento continuo. Para llevar a cabo el proyecto el comit necesitara tener informacin sobre la investigacin del cliente y la medicin del desempeo de los procesos que estn contempladas en las fases anteriores. Con la informacin recopilada el comit podr evaluar y determinar que proyectos de mejora en los procedimientos operativos se deben llevar a cabo el fin de ofrecer mejoras, con eficiencia y calidad, que adems cumplan los estndares y parmetros establecidos por la organizacin.

Por cada proyecto que se realice es necesario especificar las razones que llevaron a determinarlo como parte del mejoramiento. Se debe de establecer un resumen de los datos obtenidos en la investigacin del mejoramiento de los procesos y la medicin de los datos. Es importante que el comit de calidad seale el o los objetivos que se deben buscar con la implementacin del proyecto de mejora. 3.5 FASE 5. CONCIENTIZACIN DEL PERSONAL RESPECTO A LA CALIDAD. Es necesario involucrar al personal para que se comprometa con esta poltica, participe en actividades de mejoramiento de los productos y servicios, y busque la excelencia personal y profesional. Tambin es importante explicarle la importancia de la calidad y las consideraciones de la real dimensin estratgica que tiene para la empresa alcanzar los ms altos niveles de calidad y productividad. Objetivos. Hacer comprender al personal la necesidad que tiene la organizacin de conseguir altos niveles en todo lo que realiza la empresa. Lograr que el personal se comprometa a realizar con calidad todas sus labores. Procedimiento. Para involucrar al personal en el proceso de mejora continua se debe llevar a cabo una metodologa que se guie por los objetivos de esta fase mediante reuniones peridicas precedidas por el comit de calidad.

Las reuniones contienen: a) Bienvenida por parte de la alta gerencia. b) Explicacin del objetivo y tema de la reunin. c) La calidad como una prioridad. d) Compromiso de la direccin por conseguir la calidad en todo lo que se hace en la empresa. e) La calidad se logra solo con el compromiso de todos f) La poltica de calidad. g) Procesos de mejoramiento de la calidad. h) Esquema de como se ira dando la participacin de todos en el proceso de mejoramiento de la calidad. i) Los beneficios que se obtendrn con este esfuerzo de la calidad. j) Exhortacin de la direccin para estimular el compromiso de todos por la calidad. k) Entrega de una copia de la poltica de calidad al personal. l) Cierre de la reunin. 3.6 FASE 6. CAPACITACIN PARA LA CALIDAD. El personal deber ser capaz de instalar con xito en las empresas el sistema de gestin de mejora continua que profundice sus conocimientos. Todo personal cuyo desempeo se vincula directa o indirectamente a la calidad debe poseer conocimientos solidos y actualizados que garanticen su eficiencia, de forma tal que cada uno, desde su lugar, se transforme en promotor de la calidad, aportando de ese modo a la mejora de la competitividad en la elaboracin de los productos requeridos.

Objetivo: Motivar y desarrollar en el personal los conocimientos, habilidades y actitudes que son necesarias para la realizacin del trabajo y lo realicen con un enfoque de calidad. Para afianzar el liderazgo para la administracin de la calidad del comit debe de asegurar los conceptos de papel estratgico, los principios de la administracin de la calidad, identificar las acciones y etapas necesarias para aplicar el proceso de mejoramiento de la calidad en las organizaciones. Adems debe de reflexionar sobre las habilidades que deben de mostrar como lderes que impulsan la mejora continua. 3.7 FASE 7. SEGUIMIENTO Y CERTIFICACIN DE MEJORAS. Esta fase tiene como propsito llevar un orden de seguimiento de cada fase implementada en el programa y verificar que todo el proceso marche de las mejor manera como se planeo y llevar una certificacin adecuada de todas las mejoras implantadas. Del mismo modo esta fase establece mecanismos de monitoreo y evaluacin de la implementacin del programa de mejora continua de la calidad, para determinar el grado de avance de las etapas de implementacin, direccionar los esfuerzos y conocer el impacto de usuarios y prestatarios de los servicios. Objetivos: Asegurar que se de seguimiento preciso a todas las etapas y actividades del proceso de mejoramiento de la calidad. Evaluar los logros obtenidos con los esfuerzos por la calidad. Dejar registros de las actividades y resultados obtenidos con el proceso de mejoramiento continuo.

Procedimiento: Para dar seguimiento a la implementacin que garantice el proceso de mejoramiento de la calidad implementado en toda la sub-rea forestal, de acuerdo al plan original se debe de asignar en primer lugar, como responsable al comit de calidad y este debe de llevar el seguimiento de todas las etapas y actividades del proceso de mejora contina. Adems el comit debe presentar un reporte peridicamente de los procesos de los avances de las actividades en las etapas que se vayan cubriendo del proceso de mejoramiento de la calidad, para este caso cada cuatrimestre, las cuales estarn detalladas con fechas y responsables en el plan de implementacin del proceso. En base del reporte la alta direccin medir la eficiencia, obtenido y la satisfaccin del proyecto. plan del proceso. 3.8 FASE 8. RECONOCIMIENTO DE LOS LOGROS. El reconocimiento debe de ser la primera fuente de satisfaccin profesional, especialmente para la persona que vive dicho logro. Por ello debe asignar correctamente objetivos profesionales, de forma transparente y lo mas acertado posible, ha de ser la primera prioridad en el desarrollo de la organizacin y de cualquier persona responsable de evaluar el desempeo en cualquier equipo. Objetivo. Manifestar el aprecio que tiene la organizacin por las personas que han contribuido con sus acciones a mejorar la calidad. el avance

Si es necesario se deben tomar

decisiones o recomendaciones pertinentes para asegurar el cumplimiento del

Procedimiento. En esta fase se debe de establecer como escoger la mejor forma de reconocer los logros del personal para ello se puede hacer de forma individual, a un equipo o a nivel organizacional y lo podemos hacer de dos formas, mediante el reconocimiento informal o el formal. a) Reconocimiento informal. Un sistema que, de una forma simple, inmediata y con un bajo costo refuerza el comportamiento de los empleados. Se puede poner en prctica por cualquier directivo, con un mnimo de planificacin y esfuerzo y puede, por ejemplo, consistir en una tarjeta de agradecimiento, un correo electrnico, una palmadita en la espalda o un agradecimiento pblico inesperado. b) Reconocimiento formal. Es un reconocimiento formal que va acompaado de un diploma, premio, placa etc. Para as vincular la memoria del logro y hacer que impulse a sus empleados a contar la historia. c) Responsabilidad. La alta direccin es el responsable de determinar el tipo de reconocimientos que sern otorgados. 3.9 FASE 9. INICIO DE UN NUEVO CICLO. En esta fase se presentan todos los detalles del proceso y se dan a conocer los aspectos positivos en beneficio que surgieron a lo largo del proceso y es evidente que todos los involucrados manejen el proceso de la calidad total y saben como afinar objetivos para el nuevo ciclo ya que todo el personal maneja el mismo lenguaje y conciencia de la importancia de la mejora continua.

Objetivos: Evaluar la forma como fue implementado el proceso. Determinar las acciones necesarias para iniciar un nuevo ciclo. Procedimiento: Para evaluar la forma de como se implemento el proceso de mejora continua se debe evaluar los aciertos y limitaciones tenidos durante la implementacin. Para ello se responsabiliza al comit de calidad el cual debe de seguir la siguiente metodologa. a) El comit determina los aspectos a evaluar y decidir cules son los aspectos a evaluar por parte de todo el personal de la organizacin y cuales por parte de los miembros del propio comit de calidad. b) Se deben preparar los instrumentos con los que se realizaran las evaluaciones, estos pueden ser: encuestas, trabajos en grupos y entrevistas.

c) Se realizaran actividades planeadas para levantar la informacin aplicando cada uno de los instrumentos de evaluacin.

d) Se consolidan los datos obtenidos y se prepara un informe con los datos de la evaluacin. e) Se consolidan los datos obtenidos y se prepara un informe con los datos de la evaluacin. f) Es necesario que el comit de calidad realice una sesin especial para analizar la informacin obtenida con la evaluacin del proceso de mejoramiento de la calidad; en dicha sesin se deber

determinar los logros obtenidos y los aspectos que se deben mejorar. g) Los resultados obtenidos de esta evaluacin deben registrarse en un documento para que sirva de puntos a considerar en la implementacin del siguiente ciclo del proceso de mejoramiento de la calidad.

4 TACTICAS.

Todos las actividades deben de estar descritas clara y concisamente, adems se debe identificar la descripcin de la actividad, la etapa en que se lleva a cabo y responder al cmo, el cundo y el quin. La nomenclatura utilizada en la unidad es alfanumrica, por ejemplo, si se escribe F1.P1.E1. Quiere decir F es fase, 1 es la fase que compete, P es paso; 1 es el paso que corresponde, E de estrategia y 1 el nmero de estrategia. Concluyendo de tal forma que F1. P1. E1. Es la estrategia uno del paso 1 de la fase 1 compromiso de la direccin y organizacin del proceso. Tabla I. Metodologa.
Descripcin. Como. FASE 1. F1. P1. de de E1. Presentacin al personal. la Una charla de 20 minutos la en el saln de audiovisuales enfocada a la administracin P1. de de la calidad. E2. Actividad grupal con Primera

Cuando.

Quin.

Primera semana.

Alta direccin.

Fundamentos administracin calidad. F1.

Alta direccin.

Determinacin proceso contina.

los herramientas de diagnostico semana. motivos y urgencias del como son un FODA, de mejora ISHIKAWA, LISTA DE Y VERIFICACIN DIAGRAMA DE ARBOL.

Continuacin de Tabla I.
Descripcin Como FASE 1. F1. P1. de E3. Para verificar si el paso Segunda los anterior funciono se semana. Alta direccin. Cuando Quin

Determinacin

procesos y beneficios de recomienda a alta direccin la implementacin de la una lista de verificacin. mejora continua F1. P1. E4. Inicializacin Proporcionar de los procesos implementacin herramientas Segunda Alta direccin.

de como registros, bases de semana. datos y capacitaciones para la implementacin de mejora continua. Revisar FORESTAL MAPRO (manual de de Segunda que semana.

procesos forestal.) F1. P2. E1. Importancia Campaa de la calidad total en el sub-rea forestal. concientizacin

Alta direccin.

plan estratgico de la contemple letreros en las reas de trabajo que estn bajo la sub-rea forestal. Promocin en apndice 3. F1. P3. E1. Comit de La alta direccin delegara Segunda calidad. un comit conformado por semana. un presidente y dos vocales y un asesor.

Alta direccin.

Continuacin de Tabla I.
Descripcin. Como. FASE 2. F2. clientes internos. P1. de y E1. Elaborara y presentara un Segundalos cuestionario clientes externos internos. Encuestas en registros. FASE 3. F3. P1. E1. Implementar un manual de Todo de control de los el Comit calidad. de que recopile tercera clientes usuarios usuarios informacin pertinente sobre semana. internos, y Comit calidad. de Cuando. Quien.

Requerimientos

Implementacin

procesos cuatrimestre.

medidas de autocontrol productivos en las reas. en cada rea de trabajo. Revisar registros. Revisar FORESTAL. F3. P2. E2. Reuniones Reuniones de peridicas de acciones plazo correctivas y preventivas. de MAPRO cierre de Cada 15 das Comit creacin comit calidad. del de de

acciones a partir de la calidad.

correctivas y preventivas.

Continuacin de Tabla I.
Descripcin. Como. FASE 4. F4. P1. E1. Definicin de Analizar, concluir y enfocare Tercera requisitos de clientes y en base a los resultados semana. usuarios. obtenidos en F2. P1. E1. Revisar registros. E1. Utilizando los resultados A partir de la Comit de arrojados por F4. P1. E1. O cuarta mejora alguna no conformidad con semana. la norma ISO 9001. Se debe presentar proyectos a alta direccin de la sub-rea forestal. Revisar guas. F4. P2. E2. Seguimiento A partir de los proyectos A partir de la Comit de los proyectos. autorizados por alta cuarta calidad. direccin elaborados en F4. semana. P1. E1. Se debe de llevar un registro y control de proyectos. Revisar registros. FASE 5 F5. P1. E1. Reuniones Reuniones de concientizacin. sobre casos Tercera novena semana. y Comit calidad. de calidad. Comit calidad. de Cuando. Quien.

F4. proyectos contina.

P2. de

de

Determinacin

de

concretos y reales.

Continuacin de Tabla I.
Descripcin. Como. FASE 5. F5. P1. E2. Programa Revisar guas. cuatrimestral de nuestro lo trabajo hagamos lugar mejor de que personal operativo y Cada dos Comit calidad. de Las ao. 48 Comit de Cuando. Quien.

semanas del calidad.

podamos. F5. P2. E1. Clases de El redaccin.

estudiantil recibir clases de semanas. redaccin con el fin de No ms de 20 facilitar la expresin oral. FASE 6. minutos.

F6.

P1.

E1. Visitas tcnicas al clster Por lo menos Comit forestal de la Republica de dos Guatemala. por calidad. cuatrimestre.

de

Benchmarking.

Revisar registros. F6. P2. E2. Charlas de Charlas de uso eficiente de Por lo menos Comit proveedores. equipos y herramientas por uno parte de proveedores. FASE 7. por calidad. cuatrimestre. el Comit calidad.

de

F7. P1. E1. Seguimiento Controlar y dirigir F3. P1. Todo de los autocontroles. E1. Revisar registros. Ver MAPRO FORESTAL.

de

cuatrimestre.

Continuacin de Tabla I.
Descripcin. Como. FASE 7. F7. P1. E2. Reportes de Reporte del avance de las Cada avance. actividades en las etapas semanas. que cubra el modelo, fechas de y su detallado, con 8 Comit calidad. de Cuando. Quien.

responsables implementacin.

Revisar registros. F7. P1. E3. Anlisis de Medir la eficiencia, resultados. porcentaje de

el Cada

8 Alta direccin.

avance semanas.

obtenido y satisfaccin del cliente por el proyecto. F7. P2. E1. Consejos de Publicacin de listas mejoramiento continuo. consejos. de Todo el Comit calidad. de

cuatrimestre.

F7.

P3.

E1.

Informacin en apndice 1. Auditoria Revisar guas. FASE 8.

Todo

el Personal del rea.

interna. F8. P1.

cuatrimestre. E1. Tarjetas de reconocimiento, Todo correos electrnicos, privado. E2. Reconocimiento premio o placa.

el Alta direccin.

Reconocimiento informal. F8. P1.

en cuatrimestre. Todo

el Alta direccin.

Reconocimiento formal.

acompaado de diplomas, cuatrimestre.

Continuacin de Tabla I.
Descripcin. Como. FASE 8. F8. P2. E1. Tablero de Espacio fsico visible donde Actualizar reconocimiento. se publique el empleado del cada mes, sobresalientes, de resultados. Revisar diseos. FASE 9. F9. P1. E2. Reporte del Se presenta los detalles y Semana 16. proceso contina. de mejora se dan a conocer los pros y contras involucrados en el proceso de calidad total. Se redefinen los objetivos para el nuevo ciclo. Revisar registros.
Fuente: Elaboracin propia.

Cuando.

Quien.

Alta 4 direccin.

actividades semanas. publicacin

Comit calidad.

de

4.1 Calendarizacin de actividades. Para calendarizar cada las actividades propuestas por cada fase, se plantea un sistema de color, el cual distingue a cada fase con un color propio. La tabla II. Colores para fases. Estandariza cada una de las fases. Tabla II. Colores para fases de mejoramiento de la calidad FASE Fase 1. Compromiso de la direccin y organizacin del proceso. Fase 2. Investigacin con clientes y usuarios. Fase 3. Medicin del desempeo de los procesos. Fase 4. Determinacin de proyectos de mejora. Fase 5. Concientizacin del personal respecto a la calidad. Fase 6. Capacitacin para la calidad. Fase 7. Seguimiento y certificacin de mejoras. Fase 8. Reconocimiento de los logros. Fase 9. Inicio de un nuevo ciclo.
Fuente. Elaboracin propia.

COLOR

Tabla III. Calendarizacin cuatrimestral semana 1.

Semana 1

Lunes

Martes
F1. P1. E1

Mircoles

Jueves
F1. P1. E2.

Viernes

F8. P2. E1.

Lunes
F1. P1. E3

Martes
F1. P1. E4.

Semana 2 Mircoles
F1. P2. E1. F2. P1. E1.

Jueves
F2. P1. E1.

Viernes
F1. P3. E1. F2. P1. E1.

F5. P1. E2.

F5. P1. E2. F5. P2. E1.

F5. P1. E2.

Lunes
F2. P1. E1. F3. P1. E1. F5. P1. E2.

Martes
F2. P1. E1. F3. P1. E1. F5. P1. E2. F5. P1. E1.

Semana 3 Mircoles
F2. P1. E1. F3. P1. E1. F5. P1. E2.

Jueves
F2. P1. E1. F4. P1. E1. F5. P1. E2. F7. P1. E1.

Viernes
F2. P1. E1. F3. P2. E2. F4. P1. E1. F5. P1. E2. F7. P1. E1.

Continuacin Tabla II. Semana 4. Mircoles.

Lunes.

Martes.

Jueves.

Viernes.

F3. P1. E1. F5. P1. E2. F7. P1. E1. F5. P1. E2. F7. P1. E1.

F3. P1. E1. F4. P2. E1. F5. P1. E2. F7. P1. E1.

F3. P1. E1. F5. P1. E2. F5. P2. E1. F7. P1. E1.

F3. P1. E1. F4. P2. E2. F5. P1. E2. F7. P1. E1.

Lunes.

Martes.

Semana 5. Mircoles.

Jueves.

Viernes.

F3. P1. E1.

F3. P1. E1.

F3. P1. E1. F4. P2. E1. F5. P1. E2. F7. P1. E1.

F3. P1. E1.

F5. P1. E2. F7. P1. E1. F8. P2. E1.

F5. P1. E2. F7. P1. E1.

F5. P1. E2. F7. P1. E1.

F3. P1. E1. F3. P2. E2. F4. P2. E2. F5. P1. E2. F7. P1. E1.

Lunes.

Martes.

Semana 6. Mircoles.

Jueves.

Viernes.

F3. P1. E1. F5. P1. E2. F7. P1. E1.

F3. P1. E1. F5. P1. E2. F7. P1. E1.

F3. P1. E1. F4. P2. E1. F5. P1. E2. F7. P1. E1.

F3. P1. E1. F5. P1. E2. F5. P2. E1. F7. P1. E1.

F3. P1. E1. F4. P2. E2. F5. P1. E2. F7. P1. E1.

Continuacin Tabla II.

Lunes.

Martes.

Semana 7. Mircoles.

Jueves.

Viernes.

F3. P1. E1.

F3. P1. E1.

F3. P1. E1.

F3. P1. E1.

F3. P1. E1.

F5. P1. E2. F7. P1. E1.

F5. P1. E2. F7. P1. E1.

F4. P2. E1. F5. P1. E2. F6. P1. E1. F7. P1. E1.

F5. P1. E2. F7. P1. E1.

F3. P2. E2. F4. P2. E2. F5. P1. E2. F7. P1. E1.

Lunes.

Martes.

Semana 8. Mircoles.

Jueves.

Viernes.

F3. P1. E1. F5. P1. E2. F7. P1. E1.

F3. P1. E1. F5. P1. E2. F7. P1. E1.

F3. P1. E1. F4. P2. E1. F5. P1. E2. F7. P1. E1.

F3. P1. E1. F5. P1. E2. F5. P2. E1. F7. P1. E1.

F3. P1. E1. F4. P2. E2. F5. P1. E2. F6. P2. E2. F7. P1. E1.

Lunes.

Martes.

Semana 9. Mircoles.

Jueves.

Viernes.

F3. P1. E1.

F3. P1. E1.

F3. P1. E1. F4. P2. E1. F5. P1. E2. F7. P1. E1.

F3. P1. E1.

F3. P1. E1. F3. P2. E2. F4. P2. E2. F5. P1. E2. F7. P1. E1.

F5. P1. E2. F7. P1. E1.

F5. P1. E2. F5. P1. E1. F7. P1. E1.

F5. P1. E2. F7. P1. E1.

Continuacin Tabla II. Semana 10 Mircoles.

Lunes.

Martes.

Jueves.

Viernes.

F3. P1. E1. F5. P1. E2. F7. P1. E1. F8. P2. E1.

F3. P1. E1. F5. P1. E2. F7. P1. E1.

F3. P1. E1. F4. P2. E1. F5. P1. E2. F7. P1. E1.

F3. P1. E1. F5. P1. E2. F5. P2. E1. F7. P1. E1.

F3. P1. E1. F4. P2. E2. F5. P1. E2. F7. P1. E1.

Lunes.

Martes.

Semana 11. Mircoles.

Jueves.

Viernes.

F3. P1. E1.

F3. P1. E1.

F3. P1. E1. F4. P2. E1. F5. P1. E2. F7. P1. E1.

F3. P1. E1.

F3. P1. E1. F3. P2. E2. F4. P2. E2. F5. P1. E2. F7. P1. E1.

F5. P1. E2. F7. P1. E1.

F5. P1. E2. F7. P1. E1.

F5. P1. E2. F7. P1. E1.

Lunes.

Martes.

Semana 12 Mircoles.

Jueves.

Viernes.

F3. P1. E1. F5. P1. E2. F7. P1. E1.

F3. P1. E1. F5. P1. E2. F7. P1. E1.

F3. P1. E1. F4. P2. E1. F5. P1. E2. F7. P1. E1.

F3. P1. E1. F5. P1. E2. F5. P2. E1. F7. P1. E1.

F3. P1. E1. F4. P2. E2. F5. P1. E2. F7. P1. E1.

Continuacin Tabla II. Semana 13. Mircoles.

Lunes.

Martes.

Jueves.

Viernes.

F3. P1. E1.

F3. P1. E1.

F3. P1. E1. F4. P2. E1. F5. P1. E2. F6. P1. E1. F7. P1. E1.

F3. P1. E1.

F3. P1. E1. F3. P2. E2. F4. P2. E2. F5. P1. E2. F7. P1. E1.

F5. P1. E2. F7. P1. E1.

F5. P1. E2. F7. P1. E1.

F5. P1. E2. F7. P1. E1.

Lunes.

Martes.

Semana 14. Mircoles.

Jueves.

Viernes.

F3. P1. E1. F5. P1. E2. F7. P1. E1.

F3. P1. E1. F5. P1. E2. F7. P1. E1.

F3. P1. E1. F4. P2. E1. F5. P1. E2. F7. P1. E1.

F3. P1. E1. F5. P1. E2. F5. P2. E1. F7. P1. E1.

F3. P1. E1. F4. P2. E2. F5. P1. E2. F7. P1. E1.

Lunes.

Martes.

Semana 15. Mircoles.

Jueves.

Viernes.

F3. P1. E1.

F3. P1. E1.

F3. P1. E1. F4. P2. E1. F5. P1. E2. F7. P1. E1.

F3. P1. E1.

F3. P1. E1. F3. P2. E2. F4. P2. E2. F5. P1. E2. F7. P1. E1.

F5. P1. E2. F7. P1. E1. F8. P2. E1.

F5. P1. E2. F7. P1. E1.

F5. P1. E2. F7. P1. E1.

Continuacin Tabla II. Semana 16. Mircoles.

Lunes.

Martes.

Jueves.

Viernes.

F3. P1. E1. F5. P1. E2. F7. P1. E1. F9. P1. E2.

F3. P1. E1. F5. P1. E2. F7. P1. E1. F9. P1. E2.

F3. P1. E1. F4. P2. E1. F5. P1. E2. F7. P1. E1. F9. P1. E2.

F3. P1. E1. F5. P1. E2. F5. P2. E1. F7. P1. E1. F9. P1. E2.

F3. P1. E1. F4. P2. E2. F5. P1. E2. F7. P1. E1. F9. P1. E2.

Fuente: elaboracin propia.

Nota. Las fases

F8. P1. E1. Reconocimiento informal. Y F8. P1. E2.

Reconocimiento formal. Se deben de implementar durante todo el cuatrimestre y no se presentan en esta calendarizacin ya que estos aparecen de forma espordica.

Para llevar a cabo el desarrollo de los procedimientos presentados en este documento, es necesario organizar de la mejor forma la documentacin pertinente, la cual se ha subdividido en tres grupos, el primero son los registros, la segunda son las guas y de ultimo los Diseos.

5 REGISTROS.

Las fases 2, 3, 4, 6 y 7 que contempla este modelo de mejora continua requieren para su implementacin y control de registros

5.1 . Registros para la mejora contina.

En

esta

seccin

se

plantean

los registros

correspondientes,

el

procedimiento para llenarlos, los ndices de logro y la forma de interpretarlos los formatos que son indispensables para la implementacin del modelo de gestin de mejora continua.

5.1.1 Registros para F2. P1. E1. Para recabar informacin del rea se plantea un cuestionario que va dirigido a todos los usuarios del servicio tanto internos como externos.

Instrucciones: Responder las preguntas que se le presentan. Marque con una X la respuesta que considere como correcta. En la parte de observaciones escriba cualquier dato relevante que desea exponer. Brcena, Villa Nueva; ____ de _______________ de 20___ Puesto: Ao que cursa(si es alumno conteste): Estudiante de (si es alumno conteste): Cuestionario. Si No Observaciones
Ha trabajado en el aserradero y/o carpintera? Cuenta estas reas con equipo y herramienta adecuados? Cuenta estas reas con medidas de seguridad confiables? Ha sido instruido del uso

adecuado de la herramienta y equipo disponible en las reas de trabajo? Cules son sus expectativas dentro de las reas de trabajo?

Cree Ud. que las tcnicas aprendidas en estas reas son adecuadas?

Escuela Nacional Central de Agricultura Sistema de Gestin de la calidad Cuestionario para clientes externos Pgina: 1/1 Cdigo:__________ Departamento: Sub-coordinacin forestal Vo. Bo. Ing. Rnr. Vctor Macario Prez

RE-SIG-CAT4F1

Firma. _____________

Para calcular el tamao de la muestra para ambas encuestas se puede utilizar una premuestra de 30 unidades, considerando un 95% de confiabilidad y utilizando la siguiente formula: N= (t2S2)/E2 Donde: N= Tamao de la muestra t2=Valor apropiado de la estadstica t S2= varianza de la poblacin E= Error permitido

El valor estadstico de la t de student se encuentra en el cuadro x que esta al finalizar esta seccin. A partir de ella se concluye y se toman decisiones.

5.1.2 Registros para F3. P1. E1. Es necesario para esta fase de autocontrol plantear en tres registros distintos la documentacin pertinente, la cual contempla el sistema de control para cada uno de los procesos de cada una de las reas de trabajo. El primer registro corresponde a un seguimiento del procedimiento de utilizacin de la maquinaria en especfico. El segundo registro abarca el indicador de desempeo y la ltima abarca las medidas correctivas y/o preventivas que debe de aplicarse a dicho proceso. Nota. Para entender la forma correcta de llenar este registro dirigirse al MAPRO FORESTAL.

Escuela Nacional Central de Agricultura Sistema de Gestin de la calidad Diagrama de flujo de proceso Pgina: 1/1 Cdigo:__________ Departamento: Sub-coordinacin forestal Vo. Bo. Ing. Rnr. Vctor Macario Prez

RE-SIG-CAT4F1

Firma. _____________

Medicin No. Descripcin

Smbolo

El registro anterior expone un procedimiento sencillo para elaborar un diagrama de flujo de proceso. Este diagrama debe ser llenado conjuntamente entre el operario dominador del proceso y el encargado del rea.

El registro utiliza la nomenclatura estructurada bajo las normas ISO y ANZSI. El significado de cada smbolo se encuentra descrito en la siguiente tabla. Tabla IV. Simbologa diagrama de flujo de proceso.
Simbologa. Nombre. Operacin. Descripcin. actividad que provoque

Cualquier

una

transformacin fsica o qumica en la materia Inspeccin. prima. Cualquier actividad que regule y controle una operacin bajo un parmetro previamente Operacin e inspeccin combinada Transporte. Bodega primas Bodega terminado. Decisin. Demora. Conector. Fuente: elaboracin propia. de de materias producto establecido. Es realizar las actividades de operacin e inspeccin simultneamente. Cualquier actividad que mueva la materia prima por distancias mayores a 1 metro. Almacn donde se colocan las materias primas antes de ser procesadas. Almacn donde se colocan las materias primas despus de ser procesadas. Toma el camino de decisin de acuerdo a la necesidad. Actividad donde la materia prima no sufre cambios fsicos o qumicos. Une dos procesos.

rea perteneciente(Rellene el circulo que corresponda): Carpintera:


Nombre del responsable: Identificacin: Nombre del jefe inmediato: Identificacin: Proceso: Objetivo (s): Puesto: Puesto:

Aserradero:

Apro. Forestal:

Alcance:

Entradas.

Salidas.

Recurso material.

Recurso humano.

En el registro anterior se contemplan la descripcin de un proceso, donde se analizan parmetros necesarios para la toma de decisin que debe realizar alta direccin. Este registro debe ser llenado conjuntamente entre el operario dominador del proceso y el encargado del rea. Los datos generales deben ser llenados a maquina por el encargado de llevar a cabo el proceso en especifico. Debe de escribir a que rea pertenece, escribir su nombre, identificacin y puesto que desempea. Adems de escribir la misma informacin de su jefe inmediato. Despus en una seccin aparte colocar el proceso especfico que esta elaborando. Conjuntamente con su jefe debe de determinar los objetivos, alcances, las entradas, salidas y los recursos que necesita para llevar a cabo dicho proceso. Nota. Para entender la forma correcta de llenar este registro dirigirse al MAPRO FORESTAL.

rea perteneciente: Carpintera: Proceso: TARGET Aserradero: Responsable: INDICADOR DE DESEMPEO. Apro. Forestal:

El registro anterior es el ltimo que corresponde a esta fase. En l se escribe el ndice de desempeo para el proceso especfico. Este registro debe ser rellenado por y solo por el experto en el tema pero puede y debe de asesorarse de la alta direccin como por el personal operativo. En el registro el experto debe determinar el rea a la que pertenece el proceso, el nombre del proceso, el responsable de llevar acabo dicho proceso y describir el ndice de desempeo y la forma de como calcularlo. El target u meta debe ser determinado por el experto, basndose en datos estadsticos. Nota. Para entender la forma correcta de llenar este registro dirigirse al MAPRO FORESTAL.

5.1.3 Registros para F4. P1. E1. Para esta fase, se necesita analizar los resultados de la fase dos, por ello se deben de revisar los registros obtenidos y en el formato presentado en esta seccin las conclusiones realizadas. Ambas encuestas, tanto la encuesta para clientes internos como para clientes externos son analizadas en esta seccin.

Brcena, Villa Nueva; ___ de __________________de 20____ Fecha de elaboracin Tamao de la muestra. Responsable del anlisis: Resultados. Ha trabajado en el aserradero y/o carpintera? Conclusin Si_______ No_______ Cuenta estas reas con equipo y herramienta adecuados? Si_______ No_______ Cuenta estas reas con medidas de seguridad confiables? Si_______ No_______ Ha sido instruido del uso adecuado de la herramienta y equipo disponible en las reas de trabajo? Si_______ No_______ Cree Ud. que las tcnicas aprendidas en estas reas son adecuadas? Si_______ No_______ Cuales son sus expectativas dentro de las reas de trabajo? Conclusin general Autorizado por:_______________________ Conclusin Conclusin Conclusin Conclusin Conclusin

Firma. ____________________

Escuela Nacional Central de Agricultura Sistema de Gestin de la calidad Anlisis de proceso Pgina: 1/1 Cdigo:__________ Departamento: Sub-coordinacin forestal Vo. Bo. Ing. Rnr. Vctor Macario Prez

RE-SIG-CAT4F1

Firma. _____________

Brcena, Villa Nueva; ___ de __________________de 20____ Fecha de elaboracin Tamao de la muestra. Responsable del anlisis: Resultados. Si_______ No_______ Conclusin Si_______ Si_______ Si_______ Si_______ No_______ No_______ No_______ No_______ Conclusin Conclusin Conclusin Conclusin

Conclusin general.

Autorizado por:________________________

Firma. _____________________

Los resultados arrojados de estas dos encuestas deben ser contemplados por la alta direccin y en base de ellos se obtendr la misin y visin del modelo de gestin de mejora continua para ese cuatrimestre en particular. El seguimiento y control de esta fase es llevado a cabo por los registros de la siguiente fase.

5.1.4 Registro para F4. P2. E2. En base a los resultados de la fase anterior se propone el siguiente

conjunto de registros, los cuales son obtenidos de la gua para la determinacin de los proyectos de mejora. El primer registro corresponde a la ficha del proyecto de mejora, el cual esta descrito en la gua de la seleccin de proyectos de mejora. El segundo registro corresponde a la elaboracin de un diagrama de Gantt, la determinacin de pesos ponderados. En la cara de enfrente se determinan los pesos ponderados de cada actividad y en la cara posterior se desarrolla el diagrama de Gantt. Se recomienda elaborar el diagrama de Gantt en otro programa como pueden ser Microsoft Excel y Microsoft Project. Por ultimo, en el tercer registro corresponde al control y seguimiento del proyecto.

Nombre del proyecto de mejora. Fecha de inicio. Fecha de finalizacin. Objetivo del proyecto de mejora. Descripcin del proyecto de mejora. Beneficios del proyecto de mejora. Alcance del proyecto de mejora. Patrocinador del proyecto de mejora. Responsable del proyecto de mejora. Integrantes del equipo de trabajo. Indicadores de proyecto asociados a los objetivos de la fase 4 del modelo de gestin de mejora continua. Categora del proyecto segn su facilidad de ejecucin. Costo de inversin.

Responsable: Puesto: Desarrollo. Actividad.

Fecha: Peso Peso

ponderado. acumulado.

Total.

Responsable. Proyecto.
% de avance evaluacin.
SI. NO. NA.

Peso

Actividad

Registro

de

Fecha.

Accin de mejora

La columna de peso corresponde al peso ponderado considerado para el proyecto en le registro XXX. La columna de % de avance es el valor acumulado de la columna de peso. Si no se cumple con la actividad se denota con una X y se considera una accin de mejora.

5.1.5 Registros para la fase F6. P1. E1.

Para documentar las visitas tcnicas al clster forestal, se recomienda un registro que abarque la fecha de visita, el responsable de organizarla y el contacto dentro de la dicha empresa. Tambin es recomendable determinar el objetivo de la visita, el alcance y las personas que realizan dicha actividad y su encargado. Estas personas pueden ser tanto a nivel acadmico como operativo. A continuacin se presenta el registro correspondiente para documentar esta fase. En la cara de enfrente se describe el objetivo, el responsable de organizarla, el contacto en la empresa, el alcance y el encargo de los visitantes por parte de la institucin.

En la cara posterior se enlista las personas que realizaran la actividad. De ser necesario adjuntar el listado de alumnos al registro, con la condicin de especificarlo en el formato.

Brcena, Villa Nueva; ___ de ____________________de 20____ Datos de organizador Responsable de organizar. Puesto. Datos de la empresa Empresa Direccin Ubicacin Descripcin. Datos de contacto. Nombre. Puesto. Correo electrnico. Datos de la visita. Objetivo. Telfono.

Alcance.

Encargo de la visita: Puesto:

Lista de visitantes.
No. Nombre. Identificacin. Observaciones.

5.1.6 Registros para fase F7.P1.E1. Para llevar a cabo el reporte del avance de las actividades en las etapas que cubre el modelo, es necesario utilizar un formato que contemple todos los programas que se llevan a cabo durante la gestin del modelo de mejora

continua. El modelo de gestin de mejora continua que es contemplado en este documento lleva en paralelo los siguientes programas. a) Fundamentos de la administracin de la calidad. b) Determinacin de los motivos y urgencias del proceso de mejora contina. c) Determinacin de los procesos y beneficios de la implementacin de la mejora contina. d) Procesos de implementacin de la mejora contina. e) Campaa de concientizacin de la mejora contina. f) Creacin y seguimiento de un comit de calidad. g) Implementacin y seguimiento de medidas de autocontrol. h) Manejo de acciones correctivas y preventivas. i) Desarrollo y seleccin de proyectos de mejora contina. j) Campaa de concientizacin. k) Visitas tcnicas. l) Reporte y anlisis de resultados. m) Auditora interna. n) Sistemas de reconocimiento acadmico y personal operativo. o) Reporte de resultados del proceso de mejora contina. Son quince procesos en paralelo que sern documentados y seguidos mediante el siguiente formato de registro.

Brcena, Villa Nueva; ___ de ______________20____ Proceso. Responsable. Resultados. Fecha. Acciones de mejora.

Proceso. Responsable. Resultados.

Fecha. Acciones de mejora.

Proceso. Responsable. Resultados.

Fecha. Acciones de mejora.

Proceso. Responsable. Resultados.

Fecha. Acciones de mejora.

5.1.7 Registro para fase F9.P1.E2. Para llevar la documentacin de esta fase se debe utilizar un formato que enliste los logros y dificultades que presento el programa durante la gestin del modelo de mejora continua. Para cumplir con este requisito es necesaria la aplicacin de un anlisis FODA, que describa las fortalezas desarrolladas, las oportunidades de crecimiento, las debilidades que conllevaron a dificultades y las amenazas que surgieron de ellas. El modelo FODA a utilizar esta diagrama a continuacin. Tabla VII. Anlisis FODA.
Factores internos. Lista de fortalezas. Lista de debilidades.

Factores externos. Lista de oportunidades.

FO (Maxi-maxi).

DO (Mini-maxi).

Lista de amenazas.

FA (Maxi-mini).

DA (Mini-mini).

Fuente. Elaboracin propia.

FO (Maxi-maxi).

Situacin

donde

pudiera

maximizar

tanto

sus

fortalezas

como

sus

oportunidades, DO (Mini-maxi). Estrategias que buscan minimizar sus debilidades y maximizar sus oportunidades. DA (Mini-mini). Estrategias que buscan minimizar las debilidades y minimizar las amenazas. Se basa en minimizar las debilidades y minimizar las amenazas. FA (Maxi-mini). Su objetivo es maximizar las fortalezas y que se minimicen las amenazas. Cabe mencionar que las amenazas y las oportunidades son de carcter externo y las fortalezas y debilidades de carcter interno. El registro que documenta los resultados de cada ciclo de la gestin de mejora continua contiene en la cara de enfrente la matriz FODA , as como el responsable de su elaboracin y el puesto que desempea dentro de la subrea forestal. En la cara posterior el formato poseer un espacio para describir cada una de las estrategias enunciadas en el diagrama FODA.

Responsable.

Brcena, Villa Nueva; ___ de ______________20____ Puesto. Diagrama FODA.


Lista de fortalezas. Lista de debilidades.

Factores internos.

Factores externos. Lista de oportunidades.

FO (Maxi-maxi).

DO (Mini-maxi).

Lista de amenazas.

FA (Maxi-mini).

DA (Mini-mini).

FO (Maxi-maxi).

DO (Mini-maxi).

DA (Mini-mini).

FA (Maxi-mini).

Para determinar los objetivos del nuevo ciclo del modelo de mejora continua se debe de implementar un formato propio donde se documenten, para ello se debe utilizar las estrategias del FODA de fin de ciclo del formato XXX y una lista de verificacin basada en las normas ISO 9001 para determinar nuevas no conformidades. Los resultados obtenidos deben ser registro. documentados en el siguiente

Responsable.

Brcena, Villa Nueva; ___ de ______________20____ Puesto. Objetivos para nuevo ciclo.

6 Guas.

6.1 Gua para la seleccin de proyectos de mejora. Para seleccionar un proyecto de mejora que satisfaga la fase F4. P2. E2. Se plantea la siguiente metodologa para determinar proyectos de mejora. a) Paso 1. Identificacin de acciones de mejora. Para cumplir con este paso se plantea una lista de verificacin de acciones de mejora y los resultados arrojados en la fase F4. P1. E1. b) Pas 2. Definir proyectos de mejora. Se determina una ficha de proyecto de mejora. c) Paso 3. Definir el impacto. Se elabora un cuestionario para determinar el grado de influencia del proyecto. d) Paso 4. Seleccionar la facilidad de ejecucin. Tabla para seleccionar la categora del proyecto de mejora segn su facilidad de ejecucin. e) Paso 5. Estimar costo. Formato para estimar el costo de inversin y tabla para definir el nivel de costo del proyecto de mejora.

f) Paso 6. Definir la factibilidad. Cuestionario para definir la factibilidad del proyecto de mejora. g) Paso 7. Clasificar los proyectos de mejora. Grfica para clasificar los proyectos de mejora.

6.1.1 Paso 1. Identificacin acciones de mejora. El siguiente cuestionario es una herramienta que contiene diferentes preguntas para identificar acciones de mejora basndose en el cumplimiento de la norma ISO 9001: 2008. Si la respuesta a una pregunta es negativa, se ha encontrado un rea de oportunidad y se deber redactar el enunciado de la accin de mejora. En la columna de acciones de mejora, se proporciona distintas preguntas que al ser contestadas facilitan la definicin del enunciado de la accin de mejora. Las preguntas del cuestionario debern responderse en su totalidad. En caso de que alguna pregunta no aplique a la institucin, se deber seleccionar la opcin NA no aplica del registro de evaluacin.

Registro de Pregunta. SI.


1. Sistema de gestin de la calidad 1.1 REQUISITOS GENERALES La organizacin cuenta: Con procesos necesarios para aplicar el sistema de gestin de la calidad a travs de la organizacin? Con una secuencia e interaccin entre los procesos? Con una metodologa necesaria que

evaluacin. NO. NA. Acciones de mejora.

asegure una operacin y un control eficaz? Con disponibilidad de recursos e informacin necesaria para apoyar y mantener un seguimiento de los procesos? Con documentacin que proporcione un seguimiento, una medicin y un anlisis de los procesos? Con documentacin acciones necesarias que para implemente alcanzar

resultados planificados y un programa de mejora continua? 1.2 REQUISITOS DOCUMENTACIN 1.2.1Generalidades La documentacin cuenta: Con declaraciones documentadas de DE LA

polticas y objetivos de calidad? Con un manual de calidad? Con procedimientos documentados? Con registros que son necesarios para asegurar la eficacia, la planificacin,

operacin y el control de sus procesos? 1.2.2 La institucin cuenta con un manual de calidad que cuenta con: Con el alcance del sistema de gestin de calidad que incluya detalles y justificacin de cualquier exclusin? Con procedimientos documentados

establecidos para el sistema de gestin Con una descripcin de la interaccin entre los procesos del sistema de la calidad? 1.2.3 Control de los documentos La organizacin cuenta con un

procedimiento documentado que defina los controles necesarios para: Aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin antes de su emisin? Revisar y actualizar documentos cuando sea necesario? Asegurar que se identifiquen los cambios y el estado de la versin vigente de los documentos? Asegurar que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso? Asegurar de que los documentos permanecen legibles y fcilmente identificables? Asegurar que los documentos de origen externo, que la organizacin determina que son necesarios para la planificacin y la operacin del sistema de gestin de la calidad, se identifican y que se controla su distribucin? Prevenir el uso no intencionado de

documentos obsoletos y aplicarles una identificacin adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razn?

1.2.4 Control de los registros La organizacin establece un

procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificacin, almacenamiento, registros? La organizacin legibles, proteccin, la recuperacin, retencin y disposicin de cuenta con registros y LA

fcilmente

identificables DE

recuperables? 1.3 RESPONSABILIDAD DIRECCIN 1.3.1 Compromiso de la direccin

La alta direccin demuestra su compromiso por que cuenta : Con un sistema que comunique a la organizacin la importancia de satisfacer la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios? Con una poltica de calidad? Con asegurar que se establezcan los objetivos de la calidad? Con sistema que lleva a cabo revisiones peridicas? Con un sistema que asegure la

disponibilidad de recursos? 1.3.2 Enfoque al cliente La direccin asegura los requisitos del cliente que determinan y cumple con el propsito de aumentar la satisfaccin del cliente? 1.3.3 Poltica de calidad La alta direccin debe asegurase que los requisitos del cliente determine y se cumplan con el propsito de aumentar la

satisfaccin del cliente para ello cuenta : Con una poltica adecuada al propsito de la organizacin? Con una poltica que incluya un

compromiso con los requisitos y de mejora continuamente la eficacia del sistema de gestin de calidad? Con una poltica de comunicacin dentro de la organizacin? Una poltica que sea revisada para su continua adecuacin? 1.3.4 PLANIFICACION 1.3.4.1 Planificacin del sistema de gestin de la calidad La alta direccin cuenta con: Con una planificacin que cumpla con los objetivos de la calidad? Con una planificacin que mantenga la integridad del sistema de gestin de la calidad cuando se planifica e implementa cambios en esta? 1.3.4.2 Responsabilidad, autoridad y

comunicacin 1.3.4.2.1 Responsabilidad y autoridad La organizacin cuenta que dentro con una las la

documentacin es comunicada

defina de toda

responsabilidades y las autoridades y esta organizacin? 1.3.4.2.2 Representantes de la direccin La alta direccin asigna un miembro responsable de la organizacin, de que otras independientemente

responsabilidades cumpla con: Establecer, mantener e implementar los procesos necesarios para el sistema de gestin de la calidad

Informar a la alta direccin sobre el desempeo del sistema de gestin de la calidad y de cualquier necesidad de mejora Asegurar de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organizacin 1.3.4.2.3 Comunicacin Interna Existe un sistema que mantenga entes de la organizacin? 1.3.5 Revisin por la direccin La alta direccin revisa a intervalos un

proceso de comunicacin continua entre

planificados, el sistema de gestin de la calidad? 1.3.5.1 Informacin de entrada para la

revisin La informacin de entrada para la revisiones por el cliente incluye: Resultados de auditora? Retroalimentacin del cliente? Desempeo de los procesos y conformidad con el producto? El estado de las acciones correctivas y preventivas? Las acciones de seguimiento de revisiones por direcciones previas? Los cambios que podra afectar al sistema de gestin de la calidad? Recomendaciones para las mejoras? 1.3.5.2 Resultados de la revisin Los resultados de la revisin por la direccin deben incluir todas las decisiones y acciones relacionadas con: Mejora de la eficiencia? Mejora del producto en relacin con los requisitos del cliente?

Las necesidades de recursos? 1.4 Gestin de los recursos 1.4.1 Provisiones de recursos La organizacin determina y proporciona recursos necesarios en base a: Implementacin y mantenimiento contina Aumentar del

sistema de gestin de la calidad y mejora la satisfaccin del cliente

mediante el cumplimiento de sus requisitos 1.4.2 Recursos Humanos 1.4.2.1 Generalidades La organizacin cuenta con personal que tenga la educacin, la formacin, las habilidades y experiencias apropiadas para su cargo 1.4.2.2 Competencia, formacin y toma de conciencia La organizacin cuenta con Personal que cumpla con las competencias necesarias para sufragar los requisitos del producto Forma y capacita a su personal para lograr las competencias necesarias para sufragar los requisitos del producto Un sistema que evalu la eficacia de las acciones tomadas Un sistema que desarrolle la conciencia de pertinencia e importancia de sus actividades y de como estas contribuyen a los objetivos de la calidad Una base de datos que registre los datos de escolaridad, formacin, habilidad y experiencia de sus personal 1.4.3 Infraestructura

La

organizacin

debe

determinar,

proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para lograr cumplir con los requisitos del producto para ello cuenta con: Edificios, espacios de trabajo y servicios asociados adecuados Equipo para los procesos (tanto hardware como software) Servicios de apoyo como transporte,

comunicacin y sistemas de informacin 1.4.4 Ambiente de trabajo La organizacin determina y gestiona el ambiente de trabajo necesario para logra conformidad con los requisitos del producto? 1.5 REALIZACION DEL PRODUCTO 1.5.1 Planificacin de la realizacin del producto La organizacin planifica y desarrolla los procesos necesarios conformes para cumplir con: Los objetivos de la calidad y los requisitos para el producto La necesidad de establecer procesos y documentos Las actividades requeridas de verificacin, validacin, seguimiento, medicin, inspeccin y ensayo/prueba Los registros necesarios para proporcionar evidencia de los procesos realizados y el cumplimiento de los productos resultantes 1.5.2 Procesos relacionados con el cliente 1.5.2.1 Determinacin de los requisitos relacionados con el producto La organizacin determina: Los requisitos especficos por el cliente , INCLUYENDO LOS REQUISITOS DE ENTREGA Y LAS POSTERIORES A LA

MISMA Los requisitos no establecidos por el cliente pero necesarios para el uso especfico o para el uso previsto, cuando sea conocido. Los requisitos legales y reglamentarios aplicables al producto Cualquier requisito adicional que la

organizacin considere necesario 1.5.2.2 Revisin de los requisitos relacionados con el producto Estn definidos los requisitos del

producto? Estn resuelto las diferencias existentes entre los requisitos del contrato o pedido y los expresados previamente? La organizacin tiene la capacidad para cumplir con los requisitos definidos? LA ORGANIZACIN MANTIENE REQUISITOS DEL CLIENTE? 1.5.3 Comunicacin con el cliente La organizacin comunica a sus clientes: Informacin sobre el producto Informacin atencin de de consultas, pedidos, contratos o UN

SISTEMA DE DOCUMENTACION DE LOS

incluyendo

modificaciones Informacin sobre la retroalimentacin del cliente, incluyendo sus quejas 1.5.4 Diseo y desarrollo 1.5.4.1 Planificacin del diseo y desarrollo Durante la planificacin del diseo desarrollo la organizacin determina Las etapas del diseo y desarrollo La revisin, verificacin y validacin, y

apropiadas para cada etapa del diseo y desarrollo

Las responsabilidades y autoridades para el diseo y desarrollo 1.5.4.2 Elementos de entrada para el diseo y desarrollo Cuando los elementos de entrada

relacionadas con los requisitos del producto, la alta gerencia mantiene registros que incluyen: Los requisitos funcionales y de desempeo Los requisitos legales y reglamentarios aplicables La informacin proveniente de diseos previos similares Cualquier otro requisito esencial para el diseo y desarrollo 1.5.4.2 Resultados del diseo y desarrollo Los resultados del diseo y desarrollo cumple con: Los requisitos de los elementos de entrada para el diseo y desarrollo Proporcionar informacin apropiada para la compra, la produccin y la prestacin del servicio Contener o hacer referencia a los criterios de aceptacin del producto Especificaciones de las caractersticas del producto que son esenciales para el uso seguro y correcto 1.5.4.3 Revisin del diseo y desarrollo La alta gerencia realiza revisiones

sistemticas de acuerdo con lo planificado que cuenta con: Evaluacin de capacidad de los resultados de diseo y desarrollo para cumplir los requisitos Identificacin de cualquier problema y

proponer las acciones necesarias 1.5.4.4 Verificacin del diseo y desarrollo

La alta gerencia realiza la verificacin de acuerdo a lo planificado que aseguran los resultados del diseo y desarrollo que cumplan los requisitos de los elementos de entrada del diseo y desarrollo. La alta gerencia mantiene registros de los resultados de la verificacin y de cualquier accin que sea necesaria 1.5.4.5 Validacin del diseo y desarrollo La alta gerencia realiza validaciones de sus diseos y desarrollo de acuerdo a su propia planificacin La validacin del diseo se completa antes de la entrega o implementacin del producto Se mantienen registros de los resultados de la validacin del diseo y desarrollo 1.5.5 Compras 1.5.5.1 Proceso de compras La organizacin asegura que los productos adquiridos cumplan con los requisitos de compra especificados La organizacin evala y selecciona a los proveedores en funcin de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organizacin La organizacin mantiene criterios para la seleccin, la evaluacin y la re-evacuacin 1.5.5.2 Informacin de las compras La informacin de las compras debe

describe el producto a comprar, incluyendo: Los requisitos para la aprobacin del producto, procedimiento, la procesos calificacin y del equipos Los requisitos para

personal Los requisitos del sistema de gestin de la calidad

1.5.5.3

Verificacin

de

los

productos

comprados La organizacin realiza inspecciones u otras actividades para asegurar que los productos comprados cumplan con los requisitos de compra especificados 1.5.6 Produccin y prestacin del servicio 1.5.6.1 Control de la produccin y de la prestacin del servicio Las condiciones controladas deben incluir: Disponibilidad de informacin que describa las caractersticas del producto Disponibilidad de instrucciones de trabajo, El uso del equipo apropiado La disponibilidad y uso de equipos de seguimiento y medicin La implementacin del medicin La implementacin de seguimiento actividades y de

liberacin,, entrega y posterior a la entrega del producto 1.5.6.2 Validacin de los procesos de la produccin y de la prestacin del servicio La validacin debe demostrar la capacidad de estos procesos incluyendo Los criterios definidos para la revisin y aprobacin de los procesos La aprobacin de los equipos y la

calificacin del personal El uso de mtodos y procesos especficos Los requisitos de los registros La revalidacin 1.5.6.3 Identificacin y trazabilidad La organizacin cuenta con un sistema de trazabilidad en toda la cadena de su producto?

La organizacin mantiene y controla los registros de la trazabilidad del producto? 1.6 MEDICION, ANLISIS Y MEJORA 1.6.1Generalidades La organizacin planifica e implementa los procesos de seguimiento, medicin, anlisis y mejora que incluyan Demostracin de no conformidades del producto Mejora continua de la eficiencia del sistema de gestin de la calidad 1.6.2 Seguimiento y medicin 1.6.2.1 Satisfaccin del cliente La organizacin cuenta con un seguimiento respecto al cumplimiento de los requisitos expuestos por el cliente 1.6.2.2 Auditora interna La organizacin cuenta con auditoras un para

internas a intervalos planificados La organizacin cuenta con responsabilidades y requisitos

procedimiento documentado para definir las planificar y realizar auditorias, establecer registros e informar de los resultados La organizacin cuenta con registros de las auditoras internas y sus resultados 1.6.2.3 Seguimiento y medicin de procesos La organizacin aplica mtodos apropiados para el seguimiento, y cuando sea aplicable, la medicin de los procesos en orden de alcanzar los resultados planificados 1.6.2.4 Seguimiento y medicin de los procesos La organizacin cuenta con registros que indican las personas que autorizan la liberacin del producto al cliente

1.6.3 Control del producto no conforme La organizacin se asegura mediante una documentacin que Se toman las acciones para eliminar la no conformidad detectada Autorizar el uso, liberacin o aceptacin bajo concesin por una autoridad pertinente Registra la naturaleza de las no conformidades 1.6.4 Anlisis de datos El anlisis de datos de la organizacin cuenta con informacin sobre: La satisfaccin del cliente La conformidad con los requisitos del producto Las caractersticas y tendencias de los procesos y productos, incluyendo las oportunidades para llevar a cabo ACCIONE PREVENTIVAS Los proveedores 1.6.5 Mejora 1.6.5.1 Mejora continua La organizacin cuenta con un sistema de gestin de la calidad que continuamente mejore la eficiencia 1.6.5.2 Accin correctiva La organizacin toma acciones para eliminar las causas de las no conformidades que incluyan los siguientes requisitos Revisin de no conformidades incluyendo quejas Determinacin de las causas de las no conformidades Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurar que las no conformidades no vuelvan a ocurrir

Determinacin e implementacin de las acciones necesarias Registros de los resultados de las acciones tomadas Revisin de la eficacia de las acciones correctivas tomadas 1.6.5.3 Acciones preventivas La organizacin cuenta con un

procedimiento documentado que cuente con: Determinacin de no conformidades

potenciales y sus causas Evaluacin la necesidades de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades Determinacin e implementacin de las acciones necesarias Registros de los resultados de las acciones tomadas Revisin de la eficiencia de las acciones preventivas tomadas

Por otra parte a partir de los resultados arrojados por la fase F4.P1.E1. pueden y deben llegar a proponer proyectos de mejora. Para ello se utiliza el registro XXXX, que proporciona la documentacin necesaria para definir el proyecto de mejora. El registro correspondiente a la fase F4.P1.E1. Se encuentra establecido en la seccin de registro. (Ver pgina XX)

6.1.2 Paso 2. Definir proyectos de mejora. El proyecto de mejora, se define como un conjunto de actividades interrelacionadas, programadas y planificadas, con un inicio y fin definido, el cual utiliza recursos limitados para lograr los objetivos de la fase 4. Las caractersticas principales de los proyectos de mejora son los siguientes. Cada proyecto de mejora tiene un comienzo y un final definido.

Los proyectos de mejora constan con una sucesin de grupos de actividades los cuales conforman sus etapas.

Los proyectos de mejora requieren utilizar recursos humanos, financieros, materiales y tecnologas limitados para ejecutar las actividades y etapas del mismo.

Es importante que al definir un proyecto de mejora se especifique la siguiente informacin. Nombre del proyecto de mejora.

La fecha de inicio.

La fecha de finalizacin.

El objetivo del proyecto de mejora.

La descripcin del proyecto de mejora.

Los beneficios que se pretenden obtener al concluir dicho proyecto.

El alcance del proyecto de mejora.

El patrocinador del proyecto de mejora.

El responsable del proyecto de mejora.

Los integrantes del equipo de trabajo.

Los indicadores del proyecto.

La categora de proyecto segn su facilidad de ejecucin.

El costo de inversin estimado del proyecto de mejora.

Considerando que las caractersticas principales de los proyectos de mejora y con base a los resultados obtenidos en el paso anterior se pretende definir un proyecto por medio de una ficha de proyecto que cuenta con 14 campos de informacin, tiles para comprender las caractersticas del mismo. La informacin contenida en la ficha podr ser modificada conforme se precise el proyecto de mejora. La ficha para definir el proyecto esta contemplada en la siguiente seccin.

Nombre del proyecto de mejora. Fecha de inicio. Fecha de finalizacin. Objetivo del proyecto de mejora. Descripcin del proyecto de mejora. Beneficios del proyecto de mejora. Alcance del proyecto de mejora. Patrocinador del proyecto de mejora. Responsable del proyecto de mejora. Integrantes del equipo de trabajo. Indicadores de proyecto asociados a los objetivos de la fase 4 del modelo de gestin de mejora continua. Categora del proyecto segn su facilidad de ejecucin. Costo de inversin.

Ttulo o calificado que se utilizara para referirse al proyecto. El da que empieza el proyecto. El da que se tiene contemplado la finalizacin del proyecto Propsito o fin que se pretende alcanzar. Explicacin en trminos generales sobre el contenido del proyecto. Ganancias en trminos de tiempo, costo o calidad. Descripcin de los lmites del proyecto, cuales son sus etapas y en que consisten. Persona jurdico que finanza el proyecto. Personal que se asegure que se cumplan las actividades y etapas del proyecto. Personas que participan en el proyecto.

Parmetros que sirven para controlar el cumplimiento del proyecto.

Categora, revisar paso 7 de esta gua para determinar. Costo del proyecto, revisar paso 8 de esta gua para determinar.

6.1.3

Paso 3. Definir el impacto. El impacto del proyecto de mejora debe ser medido en base a los objetivos de este modelo gestin de mejora continua. Los objetivos generales son. Desarrollar planes y proyectos de las reas forestales para contribuir a la mejora continua. Fortalecer las actividades acadmicas con la integracin de docentes y estudiantes a las actividades productivas de la carrera de perito forestal e ingeniera en industrias agropecuarias y forestales. Incentivar y promover la capacitacin para docentes y encargados de las reas forestales Para poder determinar dicho impacto, se deber determinar cules son los indicadores de proyecto. A continuacin se presenta un cuestionario como la herramienta que contiene diferentes preguntas para definir el impacto de un proyecto de mejora. Si la respuesta es afirmativa se presume que el proyecto de mejora impactar a un indicador de proyecto asociado a un objetivo del modelo. En este caso debe asignarse el valor de uno en la columna de puntuacin. Si la respuesta es negativa se presume que el proyecto de mejora no impactar a un indicador de proyecto asociado a un objetivo del modelo. Por lo

que deber de asignarse a esa pregunta el valor de cero en la columna de la puntuacin. En caso de que alguna pregunta no aplique al proyecto de mejora, se deber seleccionar la opcin NA (no aplica) en el registro de evaluacin, y asignarse a esa pregunta un valor de cero en la columna de puntuacin. Despus de responder todas las preguntas se debern sumar los puntos de la columna de puntuacin. Mientras mayor sea la puntuacin total obtenida, mayor ser el impacto del proyecto de mejora a los objetivos del modelo de gestin de mejora continua. Cualquier proyecto de mejora que cuente con una puntuacin de seis o ms se considera de alto impacto. Se deber requerir el cuestionario para cada uno de los proyectos de mejora continua.

Nombre del proyecto de mejora. No . Pregunta para identificar los indicadores de proyecto. Se reduce el nmero el nmero de requisitos de trmites y servicios Se Incrementa el nmero de procesos, 2. trmites o servicios que eliminan el uso de papel 3. Se reduce el tiempo para realizar Registro de evaluacin. SI. NO. NA. Puntuacin .

1.

procesos, tramites o servicios Se reduce el costo promedio de la

4.

operacin de un proceso, trmite o servicio. Se incrementa la satisfaccin de los

5.

usuarios servicio

respecto

los

productos

derivados de un proceso, trmite o

6.

Se

reduce

el

nmero

de

quejas

relacionadas con un servicio o trmite Se incrementa la la satisfaccin de un del

7.

usuario con la informacin disponible para realizacin trmite, servicio o proceso.

8.

Se incrementa la capacidad de atencin de la institucin para realizar procesos,

trmites y servicios. Se incrementa el nmero de procesos, trmites o servicios que incorporen el 9. uso de firme de de tecnologa de como elemento gestin procesos,

trmites o servicios. Se incrementa la proporcin que del es

10. presupuesto ejercido.

programado

Se incrementa el numero de acciones 11. correctivas y o preventivas de los procesos, trmites y servicios. Se incrementa la adopcin de manuales 12. generales en materia administrativa en la institucin. 13. Se incrementa los ahorros en servicios personales Se incrementa los ahorros en bienes muebles e inmuebles Se incrementan los ahorros en

14.

15.

procedimientos. Se reduce la proporcin de personal de

16. funcin

respecto al total del personal

de la institucin. 17. Se incrementa el nmero de propuestas estudiantiles atendidas. Se incrementa el nmero de atenciones a las observaciones de auditora interna.

18.

19. Se incrementa el nmero de atenciones

a las observaciones autocontrol.

Una vez respondido las preguntas del cuestionario se deber escribir en la ficha de proyecto de mejora, los indicadores que arrojen este paso.

6.1.4 Paso 4. Seleccionar la categora de los proyectos de mejora segn su facilidad de ejecucin. Para tener un mejor entendimiento del alcance de cada categora de proyecto segn su facilidad de ejecucin, es importante mencionar que la actividad del proyecto de mejora, los resultados esperados de cada actividad, los responsables, los participantes, as como el tiempo acumulado en semanas para cumplir las actividades, podran variar dependiendo de cada proyecto de mejora. La siguiente tabla es una herramienta que contiene 10 definiciones de distintos tipos de proyectos de mejora numerados del 1 al 10 segn su facilidad de ejecucin. Se deber requerir de este punto en la ficha de proyecto de mejora, la categora de proyecto segn su facilidad de ejecucin de acuerdo a las definiciones de la siguiente tabla. Tabla V. Definicin de la facilidad de ejecucin. Categora. Descripcin.
Son proyectos que implican diagnstico de diferentes reas de una institucin, incluyendo procesos, trmites y

1. Anlisis de situacin.

servicios, marco normativos internos, tecnologas de informacin y comunicacin, con el objetivo de identificar problemas institucionales, definir lneas bases y metas.

Continuacin tabla V. Categora. Descripcin.


Son proyectos que implican la disminucin y mejora del

2. Regulacin base cero marco normativo interno de una institucin, previo anlisis en normas.
y modificaciones. Las normas deben suprimirse de los inventarios y portales institucionales. Son proyectos que implican la eliminacin o fusin de

3. Regulacin base cero trmites y servicios de una institucin, previo a anlisis y en trmites y servicios. 4. Mejora de procesos,
modificaciones, asegurando su baja de inventarios y portales institucionales. Son proyectos que implican la optimizacin de procesos, trmites y servicios, mediante mejoras en su eficiencia y eficacia.

trmites y servicios. 5. Incorporacin buenas prcticas

de Son proyectos que implican la incorporacin de buenas y prcticas en los procesos o trmites de una institucin y la

mejora de estndares de desempeo. mejora de estndares. 6. Uso de herramientas de Son proyectos que implican el uso de tecnologas de

tecnologa informacin comunicaciones. 7. Atencin cliente externo. 8. Proceso y integral interno

de informacin y comunicacin y/o la digitalizacin de la y informacin en un proceso, trmite o servicio, sin que se
automatice el proceso o trmite en su totalidad.

al o

Son proyectos que implican la creacin de espacios fsicos donde se brinde una atencin ciudadana integral a los usuarios de varios trmites o servicios de una o varias instituciones en un solo lugar. Son proyectos que implican la automatizacin de un

tramites proceso o trmite al 100%, es decir, el cliente interno


puede realizar dicho proceso de manera electrnica desde su inicio hasta su fin. Es el proyecto que implica el anlisis y rediseo radical de

100% en lnea.

9. Reingeniera.

una institucin para alcanzar grandes mejoras en los indicadores crticos de desempeo de dichos procesos. El anlisis y rediseo incluye el marco normativo interno.

Continuacin tabla V.
10. Proyectos
Son proyectos que implican la participacin de varias

instituciones para analizar y resolver problemas complejos y de gran magnitud. Este tipo de proyectos es vital la coordinacin entre las instituciones involucradas. Las soluciones generalmente incluyen cambios en el marco normativo interno y uso de tecnologas de informacin y comunicacin. Fuente: Elaboracin propia.

interinstitucionales.

6.1.5 Paso 5. Estimacin del costo del proyecto de mejora. Se debern definir los recursos requeridos para el proyecto de mejora y estimar el costo de inversin, el cual estar conformado nicamente por los costos necesarios para realizar el proyecto, como pueden ser la adquisicin de materiales, bienes o la contratacin de personal por honorarios. Es importante mencionar que el costo de inversin no incluye los costos relacionados con el personal que labora en la institucin, ni los costos derivados del uso de servicios, instalaciones, infraestructura fsica o tecnologas de la institucin. Para estimar el costo de inversin de un proyecto de mejora se deber llenar el formato correspondiente, el cual considera los siguientes pasos. a) Columna concepto. Se deber enlistar los recursos que se requieren para el proyecto. b) Columna cantidad. Indicar el nmero de unidades requeridas para cada concepto.

c) Columna descripcin. Especificar brevemente en que consiste el concepto seleccionado. d) Columna costo unitario. Indicar el costo por unidad de cada concepto. e) Columna costo estimado. Multiplicar la cantidad por el costo unitario de la fila correspondiente para encontrar el valor que se debe colocar en este espacio. f) Sumar los costos estimados y obtener el costo de inversin total estimado. Se deber requerir de este formato para cada uno, sin excepcin alguna, de los proyectos de inversin. Este punto es requisito para la ficha de proyecto de mejora. A continuacin se presenta el formato par estimar el costo de inversin del proyecto de mejora, el cual debe ser llenado por el comit de calidad para luego pasar a revisin por parte de alta direccin.

Nombre del proyecto de mejora: Cantidad. Concepto. Descripcin. Costo unitario. Costo estimado.

Costo total estimado de inversin. Una vez determinado el costo de inversin se deber definir el nivel de costo del proyecto de mejora segn la siguiente tabla. Tabla VI. Estimacin de costo.

Estimacin del costo del proyecto de mejora. Nivel de costo 1. Proyecto de mejora cuyo costo total estimado de inversin es menor a Q 10 000. 00 Nivel de costo 2. Proyecto de mejora cuyo costo total estimado de inversin es menor a Q 100 000. 00 Nivel de costo 3. Proyecto de mejora cuyo costo total estimado de inversin es menor a Q 500 000. 00 Nivel de costo 4. Proyecto de mejora cuyo costo total estimado de inversin es menor a Q 1 000 000. 00 Nivel de costo 5. Proyecto de mejora cuyo costo total estimado de inversin es mayor a Q 1 000 000. 00
Fuente: Elaboracin propia.

6.1.6 Paso 6. Definicin de los proyectos de mejora. Un proyecto de mejorar es factible cuando puede ejecutar y tiene posibilidad de cumplir los objetivos deseados. Para ello son necesarios los siguientes factores de xito. a) Capacidad normativa. El marco normativo interno puede resultar un impedimento para la ejecucin de un proyecto de mejora o para la operacin de la mejora. Es por eso que se deber identificar cualquier impedimento normativo que pueda frustrar la realizacin del proyecto o la operacin de la mejora, e identificar las acciones que deban realizarse para cambiarlo y permitir su ejecucin. b) Capacidad tcnica. Se deben contemplar los elementos requeridos para realizar el proyecto de mejora incluyendo recurso humano, recurso tecnolgico y recursos materiales, tanto para la puesta en marcha del proyecto. c) Capacidad financiera. Se refiere a los recursos econmicos y financieros necesarios para desarrollar o llevar a cabo las actividades que supone la realizacin del proyecto de mejora. Los recursos bsicos que deban considerarse son el costo del personal, el costo de ejecucin de las actividades, el costo de adquirir nuevos recursos materiales y tecnologas, por ultimo, el tiempo con el que se dispone y su costo. d) Capacidad de gestin. Una gestin eficiente hace ms probable que se logren los objetivos del proyecto de mejora. Muchos proyectos de mejoran fracasan por la mala gestin, es por ello que se deber tomar en cuenta la capacidad para organizar y administra los recursos del mismo, de tal manera que se pueda culminar todo el trabajo requerido en el tiempo y costo definido.

e) Colaboracin interinstitucional. Si la realizacin del proyecto de mejora requiere la participacin de otras instituciones, es necesario verificar si existe apoyo o resistencia por parte de estas. A la aprobacin o visto bueno de la evaluacin de cada factor de xito se le llamara viabilidad. Dichas viabilidades se deben dar simultneamente, para alcanzar la factibilidad de un proyecto de mejora. Si el resultado es no viable, el proyecto no ser factible, por lo que ser necesario definir acciones para asegurar la viabilidad del factor de xito y poder implementar el proyecto. Para determinar la factibilidad del proyecto de mejora se presenta un cuestionario que contiene diez preguntas, las cuales se debern responder. Una respuesta negativa significa que se ha encontrado una situacin que inhibe la viabilidad del proyecto de mejora, por lo que habr que determinar acciones para asegurar el factor de xito con el fin de que el proyecto de mejora sea factible. En caso de que alguna pregunta no aplique, se deber seleccionar la opcin NA (no aplica) del registro de evaluacin. Cada proyecto de mejora, sin excepcin alguna, deber contestar este cuestionario.

Nombre del proyecto: No. Pregunta.

Registro evaluacin. SI. NO.

de Acciones NA. de xito.

para

asegurar el factor

1.

Capacidad normativa. El marco normativo

vigente

permite la operacin de la mejora 2. que ser desarrollada? Capacidad tcnica. La institucin cuenta con los recursos humanos y materiales que el proyecto requiere? El equipo tiene la experiencia tcnica necesaria para realizar el proyecto de mejora? La institucin cuenta infraestructura con la

tecnolgica

necesaria que proyecto de mejora requiere? La institucin cuenta con una estrategia para la administracin del cambio para asegurar el xito 3. del proyecto de mejora? Capacidad financiera. La institucin cuenta con los recursos econmicos que el proyecto requiere? Se cuenta con el plazo de tiempo suficiente para la realizacin del 4. proyecto de mejora? Capacidad de gestin. La institucin cuenta capacidad para

con

la el

administrar

proyecto de mejora? El proyecto de mejora cuenta con

un patrocinador del proyecto para 5. respaldar su ejecucin? Colaboracin institucional Existe apoyo de las instituciones participantes?

6.1.7 Paso 7. Clasificar los proyectos de mejora. Una vez que se ha definido el impacto del proyecto de mejora, la categora de proyecto segn su facilidad, la estimacin de costos y la factibilidad del proyecto, ser necesaria su clasificacin. Para clasificar los proyectos de mejora se utilizara una grfica, cuyos elementos se explican a continuacin. Eje horizontal. Este eje corresponde a la facilidad de ejecucin del proyecto, y considerando una escala del 10 al 1 que corresponde a las 10 categoras de proyecto segn su facilidad de ejecucin. Los proyectos de mejora ubicados entre el 1 al 5 son considerados proyectos que requieren menor cantidad de esfuerzo para ser ejecutados. En cambio los ubicados entre el 6 al 10 son considerados proyectos de mejora que requieren mayor esfuerzo para ser ejecutados. Eje vertical. Este eje corresponde al impacto de los proyectos de mejora y considera los 19 factores de la lista de verificacin del paso 3. Se considera de bajo impacto en la escala de 1 a 5; mientras que de 6 a 19 se considera de alto impacto. Proyecto de mejora.

El proyecto de mejora ser representado por un rombo de color blanco enmarcado con color negro, el cual ser ploteado en el grfico ejecucin vs. Impacto. En su interior sern identificados por la literal alfabtica que le corresponda. Costos El nivel de estimacin del costo del proyecto de mejora ser colocado mediante la escala presentada en la tabla VI y justo a la par del rombo de color amarillo. Cuadrantes. La grfica se divide en cuatro cuadrantes, cada uno con un significado propio. Cuadrante 1. Corresponde a proyectos de mejora de alto impacto que requiere menor esfuerzo de ejecucin. Cuadrante 2. Corresponde a proyectos de mejora de alto impacto que requieren mayor esfuerzo de ejecucin. Cuadrante 3. Corresponde a proyectos de mejora de bajo impacto que requieren menor esfuerzo de ejecucin. Cuadrante 4. Corresponde a proyectos de mejora de bajo impacto que requiere mayor esfuerzo de ejecucin.

A continuacin se muestra de manera grfica la clasificacin de algunos ejemplos de proyecto de mejora. Grafico I. Clasificacin de proyectos.

Fuente. Elaboracin propia. El objetivo de la anterior grafica era ubicar los proyectos de mejora segun todas las variables tomadas en cuenta. Para llevar un registro de este procedimiento se recomienda agrupar los proyectos de mejora hasta grupos de seis al mismo tiempo y documentarlos en el siguiente formato.

Fecha: Responsable: Proyecto de mejora 1. Proyecto de mejora 2. Proyecto de mejora 3.

6.2 Gua para la elaboracin del programa cuatrimestral hagamos de nuestro lugar de trabajo lo mejor que podamos.

Hagamos de nuestro lugar de trabajo lo mejor que podamos es un programa cuatrimestral que busca la concientizacin del personal sobre el

concepto mejora continua y que adems que encaje bajo la competitividad requerida por el mercado y la situacin actual de la institucin. Una campaa de concientizacin publica, como esta, tendr como resultado una mejor compresin y cooperacin de los entes involucrados. Por eso se empieza por determinar los entes, empezando con la determinacin del objetivo y el mercado objetivo.

6.2.1 Objetivo. Dar a conocer el modelo de gestin de mejora continua.

6.2.2 Mercado objetivo. El programa de hagamos de nuestro lugar de trabajo lo mejor que podamos se enfoca a los estudiantes y personal operativo que labora en las reas de carpintera y aserradero que pertenecen a la sub-rea forestal.

6.2.3 Responsabilidades y desarrollo. Se tiene que definir tambin las responsabilidades y desarrollos de dicho programa. Ejecutor. El comit de calidad tiene por obligacin la implementacin y el seguimiento del programa hagamos de nuestro lugar de trabajo lo mejor que podamos.

Vas de comunicacin. Los medios de comunicacin utilizados para la campaa deben de carcter masivo y econmico, las recomendaciones que se dan son carteles, panfletos y tablas de reconocimiento. Mensaje de campaa. La campaa debe enfocar sus esfuerzos a la divulgacin del programa de mejora continua a travs del mapa de comunicacin interna desarrollada en el MAPRO forestal. Duracin. La duracin del programa es de carcter anual. La cual se dividir en dos operaciones. Lanzamiento piloto y finalizacin.

6.2.4 Metodologa. La campaa esta dirigida a divulgar la mejora continua por eso debe divulgarse en tres pasos y debe de contener por lo menos el siguiente contexto. Clases de redaccin. Exposiciones de mejoras. Listas de consejos para efectuar mejoramientos. Reconocimiento informal y formal. Reuniones peridicas donde se den ejemplos concretos y reales.

Todas las actividades deben remarcar la competitividad en el mercado y la situacin actual de la institucin.

6.2.5 Primera fase.

Para llegar al mercado objetivo se recomienda lanzar campaas de divulgacin de la mejora continua. Se debe utilizar simultneamente medios de comunicacin, en este caso pueden ser los carteles y las reuniones peridicas. El objetivo de esta fase es dar a conocer los conceptos fundamentales de la administracin de la calidad y determinar los motivos y urgencias de un proceso de mejoramiento continuo. Por lo tanto se deben de usar las reuniones peridicas para divulgar los fundamentos de la administracin de la calidad y los carteles para determinar los motivos y urgencias de un proceso de mejoramiento continuo. Reuniones peridicas. De acuerdo a la calendarizacin de las actividades se plantean 20 reuniones por cuatrimestre. metodologa. Tabla VIII. Planificacin charla inicial.
Actividad. Responsable.
Encargado de la sub-rea forestal.

La charla inicial debe llevar la siguiente

Duracin.

Descripcin.
Una charla motivacional donde se aliente al personal acadmico como operativo a

Bienvenida.

5 minutos.

involucrase en el modelo de mejora continua, subrayando la importancia que

Continuacin de la tabla VII.


Actividad. Responsable. Duracin. Descripcin.
Es para la alta direccin el compromiso de toda la sub-rea forestal. debe subrayar los Tambin se beneficios y

oportunidades que brinda el sistema de

gestin de mejora continua. Enumerar y explicar la misin, visin y los Misin, visin y objetivos del modelo. Compromiso de la direccin. Poltica de calidad. Encargado de la exposicin. objetivos del modelo de gestin y su 3 minutos. importancia para la implementacin exitosa del sistema de gestin de mejora continua. Exponer una breve metodologa de los 5 minutos sistemas de calidad total y su influencia para el xito corporativo. Describir y explicar la poltica de calidad 2 minutos del modelo de gestin y su importancia para la implementacin exitosa del sistema de gestin de mejora continua. Definir los temas, las fechas y actividades 5 minutos. a llevar a cabo para las dos reuniones de concientizacin.

De preferencia gestor de calidad.

Encargado de la exposicin.

Planificacin.

Encargado de la exposicin.

De
Inicializacin en los procesos de mejora continua. Despedida. Encargado de la sub-rea forestal. 1 minuto. Encargado de la exposicin. Tiempo que dure.

preferencia bases

actividad de para

grupal. como y la

Proporcionar registros, capacitaciones

herramientas

datos

implementacin de mejora continua.


Palabras de despedida y refaccin para invitados

Fuente. Elaboracin propia.

El encargado de llevar a cabo la exposicin debe ser asignado por el encargado de la sub-rea forestal. Entre sus obligaciones est cumplir como mnimo con las siguientes actividades y cualquier otra asignacin que su jefe inmediato le solicite por escrito. a) Organizar la logstica de la actividad. b) Comunicar sobre la actividad.

c) Enviar invitaciones. d) Solicitar el espacio fsico. e) Invitar al expositor. f) Encargase de la refaccin.

En el registro que se presenta se compromete al encargado de la actividad de cumplir con lo que se requiera y de enlistar a los invitados. Este registro debe ser utilizado para la planificacin de cada una de las 20 reuniones planteadas por cuatrimestre.

Brcena, Villa Nueva; ___ de_________________ de 20____ Responsable de la actividad. Puesto. Nombre de la actividad. Fecha de realizacin. Compromiso de.

Firma del enterante. Observaciones.

Firma del encargado de la sub-rea forestal.

Lista de invitados.
No. Nombre. Identificacin. Observaciones.

Para cumplir con la programacin se debe planificar dos actividades para las reuniones de concientizacin que sern realizadas en la tercera y novena semana del cuatrimestre. La primera ser orientada a la administracin de calidad de Deming y la segunda a la administracin de Juran. La planificacin de las actividades de las dos reuniones esta descrita en la tabla VIII.

Tabla VIII. Planificacin de reuniones de concientizacin.


Actividad. Bienvenida. Responsable. Encargado de la actividad. Encargado de la actividad. Encargado de la actividad. Encargado de la actividad. Encargado de la actividad. 1 minuto. 4 minutos 7 minutos. 4 minutos. Duracin. 3 minutos. Descripcin. Charla inicial. Plantear el objetivo de la actividad, la metodologa a seguir, y los resultados que se esperan. De preferencia actividad grupal,

Planificacin.

Desarrollo.

donde se exponga el contenido a desarrollar. Para la primera reunin basado en la filosofa de Demming y la segunda reunin en la filosofa de Juran. Palabras de despedida.

Caso real.

Despedida.

Fuente. Elaboracin propia.

Continuando con la planificacin se plantea una reunin a mediados del cuatrimestre involucrar a uno de los proveedores de las reas con el objetivo de obtener la metodologa correcta de utilizacin de un insumo en especfico. El comit de calidad est obligado por lo tanto a llevar a cabo la logstica como la actividad, para ello debe de documentar su planificacin mediante un registro. El formato que se debe de utilizar para documentar esta actividad se presenta a continuacin.

Brcena, Villa Nueva; ___ de_________________ de 20____ Responsable de la actividad. Puesto. Nombre de la actividad. Fecha de realizacin. Empresa Responsable de la empresa. Telfono. Puesto. Objetivo. Actividades Responsable. Duracin. Descripcin.

Firma

del

encargado

de

la

Firma del encargado de la actividad.

Firma del encargado de la sub-rea forestal.

empresa

Observaciones

Las reuniones para cierre de acciones correctivas y acciones preventivas se llevan cada quince das, en ellas se leen las propuestas escrita realizada por cualquier miembro de la sub-rea forestal. A estas reuniones se les dar lectura solo en presencia de la alta direccin y el comit de calidad de la sub-rea forestal. El registro ser llevado a cabo por el miembro del comit tcnico que le competa dicha actividad. Como la actividad corresponde a la seleccin de proyectos de mejora, cada miembro del comit de calidad deber de analizar la propuesta de accin correctiva o de accin preventiva que le toque utilizando la gua de seleccin de proyectos de mejora que se plantea en este documento. El resultado obtenido ser presentado en la reunin de la siguiente semana y registrado en el formato que competa, para que luego ser llevado a alta direccin la cual dar su visto bueno o no para su ejecucin. La planificacin de las reuniones sern de igual manera para cada semana a partir de la segunda reunin, en la primera, el comit de calidad deber de dar a conocer la metodologa a utilizar por el cuatrimestre. La planificacin de cada reunin esta descrita en la tabla X. segunda reunin. Esta

desarrolla la forma en que se debe de realizar las reuniones a partir de la

Tabla X. Planificacin para reuniones de cierre de acciones correctivas y acciones preventivas.


Actividad. Bienvenida. Resultados de semana anterior. Resolucin de alta direccin. Lectura de propuestas. Desarrollo. Responsable. Encargado de la sub-rea forestal. Encargado de la actividad. Encargado de la sub-rea forestal. Encargado de la actividad. Encargado de la actividad. Encargado de la sub-rea forestal.
Fuente. Elaboracin propia.

Duracin. 2 minutos.

Descripcin. Charla inicial.

Tiempo necesario. Tiempo necesario. 4 minutos.

Cada miembro describir el resultado obtenido de la propuesta que le toco analizar. La alta direccin dar su resolucin de los resultados obtenidos. Leer en voz alta nuevas propuestas de acciones correctivas y acciones preventivas. Reparticin de

7 minutos. 1 minuto.

propuestas

entre

miembros del comit de calidad. Palabras de despedida.

Despedida.

Por ltimo se encuentra las clases de redaccin para personal operativo y acadmico. El objetivo de estas clases es desarrollar la competencia de expresin oral y escrita del personal operativo y acadmico de la sub-rea forestal. De acuerdo a la planificacin las clases se impartirn cada quince das y su duracin no ser mayor a 25 minutos. La actividad ser planificada por el comit de calidad y desarrollada y llevada a cabo por un experto del tema que la sub-rea forestal debe contratar.

El experto del tema debe de presentar con por lo menos con tres das de anticipacin su planificacin para el cuatrimestre. Par cumplir con este requisito, el experto debe de llenar a computadora el formato presentado a continuacin y presentarlo ante alta direccin.

Actividad.

Fecha de realizacin

Competencia

Recursos a utilizar.

Metodologa.

Observaciones.

Firma de autorizacin

Carteles. Lo carteles determinan la urgencia de la mejora continua para ello deben contener informacin pertinente que oriente ala explosin de mejoras, la lista de consejos para efectuar mejoramientos y el reconocimiento formal. La actividad debe ser organizada y controlada por el comit de calidad, que a su vez debe de designar a un responsable de la logstica del proceso. La tabla XI expone la planificacin que se debe de llevar a cabo para la implementacin de esta unidad. Tabla XI. Planificacin para implementar carteles.
Actividad. Listados de consejos. Responsable. Encargado de la actividad. Fecha. Segunda semana. Segunda Buzones de sugerencia. Encargado de la actividad. Tercera Creacin de tableros forestales. Encargado de la actividad. semana. semana. Descripcin. Implementar los listados en puntos estratgicos de las reas de sus transformacin y aserradero. Colocar los buzones con

correspondientes registros en puntos estratgicos de toda la sub-rea forestal. Elaborar tableros forestales donde se reconozca los logros grupales como individuales y donde se proyecten las mejoras que han tenido las reas de aserradero y transformacin.

Seguimiento.

Encargado de la actividad.

El resto del cuatrimestre.

Controlar y mantener las actividades.

Fuente. Elaboracin propia.

6.2.6 Segunda fase. Esta fase analiza el resultado obtenido por la campaa de concientizacin, mediante el uso de ndices de desempeo. Debido a que el programa se divide en dos vas de comunicacin, se deben tener dos ndices de desempeo por separado. Uno dedicado exclusivamente para las reuniones peridicas y otro para determinar la aceptacin de los carteles.

6.2.7 ndices de desempeo.

ndice de desempeo para las reuniones peridicas. El objetivo central de las reuniones peridicas es lograr introducir y mantener al personal acadmico como operativo bajo la filosofa de mejora continua. El indicador ms apropiado para medir el grado de aceptacin es mediante la cantidad de acciones correctivas y preventivas que los mismos operarios proporcionan. El ndice de logro medir las acciones correctivas y las acciones preventivas. El primer ndice de logro ser la relacin de acciones correctivas implementadas entre propuestas hechas durante un plazo de un cuatrimestre.

Para ello se utiliza la siguiente ecuacin: IAC= AC implementadas/PH Donde: IAC= ndice de acciones correctivas AC implementadas= Acciones correctivas implementadas PH= propuesta hechas De manera homologa se utiliza para las acciones preventivas la siguiente ecuacin: IAP= AP implementadas/PH Donde: IAP= ndice de acciones preventivas AP implementadas= Acciones preventivas implementadas PH= propuesta hechas Para llevar un registro de las acciones preventivas y acciones correctivas se debe utilizar un formato de registros que debe controlar y dirigir la alta gerencia de la sub-rea forestal. Este registro se presenta a continuacin:

rea que desea la implementacin : Carpintera: Nombre: Puesto: No. Propuesta Descripcin Tipo de accin Aserradero: Apro. Forestal:

Fecha de revisin: Observaciones:

Vo. Bo.

El parmetro de medicin que se debe seguir para ambos indicadores est contemplado en la tabla I. ndice de logro de actividad 1

Tabla XII. ndice de logro. Parmetro Deficiente Aceptable Ideal


Fuente. Elaboracin propia.

Rango X 0.333 0.333 < X 0.666 0.666 < X 1

Cualquier valor fuera del rango de 0 a 1 se debe considerar como error y por lo tanto descartado para la toma de decisiones. Si en todo caso el resultado obtenido queda en el rango de deficiente o en el rango aceptable se debe utilizar un formato para aplicar acciones correctivas para este programa. Para documentar esta consideracin se deber utilizar el siguiente formato.

rea perteneciente:

Carpintera: Proceso: Indicador a evaluar: TARGET Accin Plazo

Aserradero:

Apro.

Responsable: ACCIONES DE MEJORA Responsable Seguimiento

Fecha:

ndice de desempeo para carteles. La forma ms conveniente de medir es mediante estadstica descriptiva. Para ello se debe obtener resultados mediante encuestas. Para calcular el tamao de la muestra para ambas encuestas se puede utilizar una premuestra de 30 unidades, considerando un 95% de confiabilidad y utilizando la siguiente formula: N= (t2S2)/E2 Donde: N= Tamao de la muestra t2=Valor apropiado de la estadstica t S2= varianza de la poblacin E= Error permitido

El valor estadstico de la t de student se encuentra en el cuadro x que esta al finalizar esta seccin. A partir de ella se concluye y se toman decisiones. Las encuestas deben medir el conocimiento, la conversin, la evasin, la motivacin, la disfuncin narcotizante y la excitacin colectiva. Para ello la encuesta se elabora en un formato de lista de verificacin que deber ser respondida por la muestra previamente establecida. A continuacin se presenta el formato correspondiente a este registro.

Registro de Pregunta. evaluacin. SI. NO. NA. Observaciones.

Ha

observado

la

campaa

publicitaria que ha implementado la sub-rea forestal? De que se trata la campaa

publicitaria? Puede mencionar algn slogan de la campaa? Cul? Cada vez que se encuentra con un anuncio, se detiene y lo lee? Cree que la campaa es adecuada para la situacin actual de la ENCA? Ha puesto en prctica alguno de los consejos expuestos? Cules? Cree que la campaa ha despertado en Ud. El inters por el mensaje que divulga? Le parece ofensivo alguno de los anuncios de la campaa publicitaria? Cules?

6.2.8 Reconocimiento. El reconocimiento de un logro de carcter formal, hacia cualquier individuo que labore en la sub-rea forestal debe ser documentado en una base de datos que registre al individuo y su aporte. Dependiendo del logro obtenido as debe ser el reconocimiento dado. Para ello se debe utilizar la siguiente categorizacin de premios. Grafico II. Categorizacin de premios.

Nivel 1.

Nivel 2.

Nivel 3.

Nivel 4.

Nivel 5.

Fuente. Elaboracin propia.

Nivel 5.

El premio otorgado es de carcter de aceptacin del grupo,

aprendizaje de nueva metodologa, cumpleaos o actividades fuera del trabajo. Se da un aplauso grupal, tarjeta de felicitaciones o correo electrnicos. Nivel 4. Se reconoce el trabajo por sus cualidades interpersonales, puntualidad, entusiasmo, dinamismo. Se otorga una tarjeta de reconocimiento, y una seccin el modelo a seguir del mes en el tablero forestal. Nivel 3. Aporte significativo al logro de una meta. Se reconoce su esfuerzo. Se otorga una tarjeta de reconocimiento, y una parte en el tablero forestal, como parte de la seccin de el patojo chispudo del mes. Nivel 2. Aporte al diseo. Acciones correctivas de su proceso. Plantea solucin al diseo de un proceso, procedimiento o trmite. . Se otorga un diploma, un premio, y reconocimiento como aportes del mes en el tablero, como parte de la seccin No pirir! que demuestra los cambios obtenidos. Nivel 1. Aporte al diseo. Acciones preventivas de su proceso. Plantea solucin a una problemtica antes de ser expuesta. Se otorga un diploma, un premio, y reconocimiento como aportes del mes en el tablero, como parte de la seccin Que pilas!

6.3 Gua para la auditora interna. El proceso operativo de la auditora interna que se ejecuta dentro de los lmites de la sub-rea forestal, se compone de un conjunto sistemtico y secuencial de fases y etapas. Cada una de estas etapas est desarrollada en la tabla XIII que se presenta a continuacin. Tabla XIII. Procedimiento de la auditora interna. Actividad.
Establecimiento programa de auditora. Objetivos y amplitud. Responsabilidades. Procedimientos. Recursos. Implementacin programa de auditora. Calendarizacin de auditoras. Evaluacin de los auditores. Seleccin del equipo multidisciplinario. Conduccin de actividades. Conservacin registros. (Actuar). Comit de calidad. 2 y 3. Hacer. del Comit de calidad y alta direccin. 1. Planificar. del

Responsabilidad.

Fase.

PHVA.
Mejora del programa de auditora.

Continuacin de tabla XIII. Actividad. Responsabilidad. Fase. PHVA.

Seguimiento y revisin del programa interna. Seguimiento y revisin. Identificacin de acciones correctivas y preventivas. Identificar oportunidades de mejora. Comit de calidad y alta direccin. 4 y 5. Verificar . de auditora

Fuente. ISO 19011.

6.3.1 Procedimiento para gestionar una auditora interna.

Como se expuso anteriormente para llevar a cabo una auditora interna dentro de la sub- rea forestal, se tiene que implementar el sistema utilizando las siguientes fases. Fase 1. Auditora de la gestin. Fase 2. Planeamiento. Fase 3. Ejecucin. Fase 4. Elaboracin del informe. Fase 5. Seguimiento.

(Actuar).

Mejora del programa de auditora.

El objetivo de la gua es describir las actividades, proporcionar procedimientos, cuestionarios y parmetros para la ejecucin de la auditora interna. Adems se busca fortalecer la sistematizacin del trabajo del auditor y ser un mecanismo de capacitacin para el personal que se incorpora a la auditora general. Tambin se pretende fomentar la calidad de las auditoras que se practiquen dentro de la sub-rea forestal cuyo logro depende principalmente de los siguientes factores. a) Definicin, comprensin y manejo de los principios, normas y tcnicas y prcticas de las auditoras internas. b) Eficiente asignacin y administracin de los recursos disponibles para la prctica de las auditoras. c) Adecuada planificacin y programacin de las actividades. d) Capacitacin continua y permanente del personal auditor. e) Eficaz supervisin en la ejecucin. f) Soporte de hallazgos, afirmaciones y conclusiones con evidencias suficientes, pertinentes y convincentes

g) Presentacin de informes objetivos, confiables y oportunos, sobre los resultados de la auditora. h) Adecuado seguimiento de las recomendaciones. La misin de la gua para la auditora interna consiste en la evaluacin peridica del grado de eficiencia, eficacia y productividad del sistema de control interno implementado en la sub-rea forestal. Adems medir el grado de cumplimiento de los objetivos y metas presupuestadas. Los propsitos de la auditora interna deben contribuir al logro de los siguientes propsitos. a) Incentivar la medicin y comparacin de objetivos, metas y resultados. b) Difundir la planificacin institucional.

c) Promover el control interno eficaz.

d) Asegurar el cumplimiento de la normativa vigente. e) Fomentar la determinacin de costos de operacin.

f) Difundir la utilizacin de sistemas de medicin de desempeo y toma de decisiones.

g) Promover la cultura de la rendicin de cuentas .

h) Incorporar a la comunidad organizada en el proceso de auditora interna. El alcance de la auditora interna est destinada a describir las causas de no conformidad, los efectos que la causaron y la evaluacin del grado de implementacin de las recomendaciones realizadas al auditado en los informes de auditora interna previos. Los principios que deben de guiar al auditor son. a) Objetividad. b) Periocidad y secuencia. c) Independencia. d) Equidad. Las tcnicas que se pueden utilizar para la auditora interna de la sub-rea forestal son las siguientes. Verbales. Indagacin: averiguar mediante entrevistas directas al personal o a terceros.

Encuestas y cuestionarios : aplicacin de preguntas relacionadas con las operaciones realizadas por el ente auditado, para averiguar la verdad de los hechos, situaciones y operaciones. Oculares. Observacin: contemplacin a simple vista la ejecucin de tareas o actividades. Comparacin o confrontacin: fijacin de la atencin en las operaciones realizadas y los lineamientos normativos. Revisin selectiva: examen de ciertas caractersticas importantes que debe cumplir una actividad, informes o documentos, seleccionndose as parte de las operaciones que sern evaluadas o verificadas en la ejecucin de la auditora. Rastreo: seguimiento de un proceso de una operacin, a fin de conocer y evaluar su ejecucin. Documentales. Calculo: verificacin de la exactitud aritmtica de las operaciones contenidas en documentos tales como informes, contratos, comprobantes. Comprobacin: confirmacin de la veracidad, exactitud, existencia, legibilidad y legitimidad de las operaciones realizadas mediante exames de los documentos que las justifican. Mtodos estadsticos: dirigidos a la seleccin sistemtica o casual.

Anlisis: separacin de partes que conforman una operacin con el propsito de establecer sus propiedades y conformidad con los criterios de orden normativo y tcnico. Confirmacin: anlisis de la informacin producida por diferentes unidades administrativas o instituciones. Tabulacin: agrupacin de la informacin de los resultados obtenidos en reas analizadas para sustentar conclusiones. Fsicas. Inspeccin: reconocimiento mediante examen fsico y ocular de hechos, situaciones y operaciones aplicando el mtodo cientfico

6.3.1.1

Perfil del auditor.

Un auditor debe desarrollar competencias cuyo uso sistemtico, sin alcanzar un rigor sistemtico, han probado ser eficientes y tiles en la ejecucin de auditoras internas. Las prcticas ms habituales que debe desarrollar son las siguientes. a) Pruebas selectivas. b) Deteccin de indicios.

c) Intuicin.

d) Sntesis.

El criterio del auditor determinar la combinacin de tcnicas y practicas adecuadas para generar la informacin necesaria y suficiente para fundamentar sus opiniones y conclusiones, sin que intervengan sus opiniones y criterios. Los componentes de la estructura de control interno son herramientas que sirven para evaluar el sistema de control interno el cual consiste de cinco componentes relacionados entre s. a) Ambiente de control. b) Sistema de comunicacin.

c) Actividades de control.

d) Evaluacin de los riesgos.

e) Supervisin.

6.3.1.2

Identificacin de transaccin, ciclos o procesos ms importantes.

En el proceso de comprensin de la estructura de control interno, el auditor evala los controles para cada ciclo de operaciones ms significativos. El auditor debe documentar los ciclos de transacciones ms importantes y las cuentas que las afectan y disear procedimientos de auditora eficientes para los objetivos del examen, de tal manera que las cuentas ms importantes puedan agruparse dentro de ciclos, para facilitar su revisin. Como resultado de su recopilacin de informacin el auditor clasifica los elementos con los que va a trabajar. Para medir la evaluacin el gestor de auditora interna debe utilizar dos indicadores, que son la variable y el indicador.

6.3.1.3

Aspectos a considerar en la programacin de la auditora.

En la programacin operativa de auditora se deben considerar los siguientes aspectos. a) Plan estratgico de la auditora general. b) Importancia relativa de la unidad acadmica o dependencia a auditar.

c) Impacto del desempeo del auditado sobre la comunidad.

d) Asignaciones presupuestarias.

e) Factibilidad prctica de ejecucin, determinado recursos y tiempo de las tareas.

f) El riesgo inherente generado por las caractersticas y naturaleza propias del organismo a auditar.

g) El riesgo de control respecto a las deficiencias del sistema de control interno del auditado.

h) El riesgo de deteccin derivados de las actividades y tareas de la ejecucin de la auditora.

i) Informacin relativa al desempeo del organismo auditado.

j) Denuncias, informacin periodstica o investigacin realizadas sobre el auditado. k) Resultados de auditoras anteriores.

l) Intuicin del auditor.

6.3.1.4

Aspectos a considerar en la ejecucin de la auditora.

En la aplicacin de la metodologa para la ejecucin de operativos de auditora debe tener en cuenta los siguientes aspectos. a) Identificar las causas que pudieran estar originando un bajo rendimiento del organismo auditado. b) Recopilar evidencias suficientes que sustenten debidamente las recomendaciones a efectuar. c) Verificar que la recomendacin sea aplicable por el auditado. d) Comprobar la eficiencia de los sistemas de informacin del auditado. e) Verificar el cumplimiento de las funciones del auditado en relacin a las normas legales que le sean aplicables. f) Verificar la capacidad de gestin y la suficiencia del sistema de control interno del organismo auditado. g) Determinar deficiencias y realizar recomendaciones razonables y oportunas. h) El equipo auditor podr utilizar las tcnicas y prcticas

recomendadas en la presente gua, o utilizar la metodologa que ellos consideren oportunas.

6.3.1.5

Equipo de trabajo multidisciplinario.

El comit de calidad deber seleccionar el equipo multidisciplinaria donde se seleccione por la capacidad tcnica y experiencia de acuerdo con el tipo y complejidad de la gestin. Los integrantes del equipo de trabajo multidisciplinario renan competencias del siguiente perfil. a) Profesional universitario. b) Dominio de la metodologa a aplicar. c) Habilidad numrica. d) Capacidad para captar la integridad de los procesos. e) Habilidad para detectar posibles sustituciones conflictivas. f) Habilidad para el anlisis y la sntesis. g) Aptitud para desenvolverse en condiciones de incertidumbre. h) Abierto a la participacin y al trabajo en grupos. i) Voluntad y dedicacin centrada en la resolucin de problemas. las

j) Capacidad para el manejo de dificultades. En cuanto a la conformacin del equipo multidisciplinario se debe establecer que cada integrante cuente con las siguientes cualidades. a) Independencia de criterio y profesionalismo. b) Disposicin para realizar auditora de gestin. c) Habilidades y experiencia en los procesos que se estn analizando. d) Utilizacin adecuada de los mtodos, tcnicas, prcticas y herramientas de auditora con el fin de facilitar el trabajo. Los integrantes del equipo multidisciplinario deben desarrollar las capacidades, habilidades y destrezas necesarias con el objeto de lograr la mayor calidad y efectividad en la ejecucin de auditoras. Por ello deben ser capacitados en las siguientes reas. Planeacin estratgica. Visin, misin, objetivos, metas, anlisis

sistemtico de la gestin. a) Toma de decisiones, negociacin y trabajo en equipo. b) Tcnicas de programacin de auditoras. c) Aplicacin prctica de la metodologa de la auditora de gestin. d) Definicin y manejo de variables (indicadores).

e) Dominio conceptual de control interno. f) Tcnicas de auditora. g) Tcnicas de entrevistas. h) Tcnicas para la elaboracin de encuestas. i) Elaboracin de informes. j) Elaboracin de papeles de trabajo.

Los supervisores de una auditora deben de ejercer la vigilancia efectiva y constante sobre todas las fases de la auditoria, con el objetivo de garantizar la calidad y eficiencia del operario. El equipo de trabajo multidisciplinario debe de informar al personal auditado los objetivos de la auditora, en qu consiste su ejecucin, la cantidad de auditores que comprenden el equipo y el tiempo aproximado de las tareas de campo. Esta informacin debe ser divulgada en el tablero forestal e informado va electrnica a todos los empleados de la sub-rea forestal. El primer encuentro entre los entes auditados y auditores se debe de precisar acerca de: a) Los propsitos de la auditora.

b) Los beneficios que pueden obtenerse de los resultados de la intervencin. c) La composicin del equipo de trabajo del auditor. d) El tiempo aproximado de las tareas de campo. e) La conveniencia de que el organismo auditado designe un responsable, para canalizar los requerimientos de informacin y facilitar su suministro. f) El espacio fsico y la infraestructura que el auditado pondr a disposicin del equipo de auditores. g) Las reas que pueden considerarse crticas por parte del auditor y del auditado, para fijar puntos de referencia de comprobacin posterior.

6.3.2 Fase 1. Auditora de gestin Esta fase es la ms importante de la gua. En ella se definen los objetivos a alcanzar, el alcance de los controles y exmenes, las actividades y tareas a realizar, el perfil del tcnico del equipo de trabajo que tendr a cargo la labor, el nivel de supervisin del operativo para lograr una buena calidad tcnico profesional en los informes y el seguimiento de la implementacin de las recomendaciones resultantes de la auditora.

Para delimitar los objetivos, alcances y todos los dems parmetros que sirven de gua para la elaboracin de la auditora interna, se debe documentar en el formato correspondiente. El comit de calidad est encargado de rellenar el registro, para su posterior presentacin ante la alta direccin. El registro se presenta a continuacin.

Escuela Nacional Central de Agricultura RE-SIG-CAT4F1 Sistema de Gestin de la calidad Auditora de gestin

Pgina anversa.

Departamento: Sub-coordinacin forestal Vo. Bo. Ing. Rnr. Vctor Macario Prez

Cdigo:__________

Firma:_____________________________________

Amplitud de la gestin de la auditora interna. Objetivos. Alcance. Perfil del equipo de trabajo.

Brcena, Villa Nueva; ___ de _____________de 20_____

Alcance de la supervisin.

Vo. Bo.

Nombre de la auditora.

No.

Ubicacin.

Duracin.

Descripcin.

6.3.3 Fase 2. Planeamiento. El planeamiento permite identificar que debe hacerse durante la fase de ejecucin y elaboracin del informe y quien y cuando deben ejecutar las tareas. El planeamiento es un proceso dinmico que inicia con la labor de la auditora, pero puede modificarse o continuarse sobre la marcha de las tareas. El planteamiento reviste especial importancia para el cumplimiento de los objetivos de la auditora y permite lograr un adecuado equilibrio entre estos, el alcance del trabajo, el tiempo disponible para ejecutarlo y los recursos humanos y materiales que lo afectan. Las etapas que componen el planeamiento operativo de auditora interna son dos. El planeamiento general y el planeamiento especfico.

6.3.4 Planeamiento general. A partir de esta seccin definir el enfoque del operativo de auditora interna y los aspectos del sistema de control interno, de los riesgos de auditora y la importancia relativa, con el fin de elaborar el informe de planeamiento general. Las fuentes de informacin para llevar a cabo el planeamiento general son el propio organismo a auditar, el conocimiento adquirido mediante la observacin y entrevistas, medios electrnicos, informacin pblica y de ser necesario el conocimiento mediante las encuestas realizadas.

Los aspectos bsicos de la informacin a obtener son entre otros los que se enlistan en la tabla XIV. Tabla XIV. Obtencin de Informacin bsica para planeamiento general. Tipo. Planeamiento. Informacin especfica. Plan operativo institucional. Informes de evaluacin. Memoria anual. Plan quinquenal de la sub-rea forestal. Organizacin. Plan estratgico 2005-2020. Organigrama de la sub-rea forestal. Asignacin de responsabilidades. Delegacin de autoridades. Manual de funciones de la ENCA. Productos y servicios. Plan general de carrera de la ENCA. Destinatarios y usuarios. Grado de aceptacin. Sistemas gerenciales de informacin. Formas de medir desempeo. Asignacin presupuestaria para la sub-rea forestal. Ejecucin del presupuesto. Estados financieros. Operaciones. Fuentes de informacin. Operaciones y actividades realizadas. Mapro forestal.
Fuente. Elaboracin propia.

6.3.5 Control interno. Para lograr evaluar el sistema de control interno, se provee de una

estructura donde el control interno consta de cinco componentes. a) Ambiente de control. b) Sistema de comunicacin e informacin. c) Actividades de control. d) Evaluacin de los riesgos. e) Supervisin.

6.3.5.1

Ambiente de control.

Se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las tareas de las personas con respecto al control de sus actividades. El auditor debe de documentar la efectividad del ambiente de control, que refleja la actitud y compromiso de los directivos y de la gerencia respecto a la importancia que otorgan al sistema de gestin realizada. Este aspecto se evidencia a travs del establecimiento de una atmosfera positiva pendiente a implementar y ejecutar las actividades y operaciones. Se plantea una lista de verificacin que permite medir las condiciones en que se encuentra la sub-rea forestal con lo que respecta a su ambiente de control

Escuela Nacional Central de Agricultura Sistema de Gestin de la calidad Lista de verificacin para ambiente de control. Pgina: 1/6 Cdigo:__________ Departamento: Sub-coordinacin forestal Vo. Bo. Ing. Rnr. Vctor Macario Prez Firma:_____________________________________

RE-SIG-CAT4F1

Registro de Pregunta. evaluacin. SI. 1. Atmosfera de confianza NO. NA. Observaciones.

mutua. Se fomenta en la entidad una actitud de confianza entre los empleados y entre ellos y los niveles directivos. Se contrarrestan las actitudes

divisionistas entre las distintas reas de la organizacin. 2. Filosofa y estilo de direccin. Se manifiesta el inters de la direccin con el sistema de gestin a travs de reuniones, conferencias, cursos y otros medios. Se observa en la direccin una actitud adecuada frente a los riesgos asumidos o por asumir. Existe orientacin hacia la

administracin por resultados. Se aplican polticas activas para la retencin del personal clave. Pregunta. Registro de evaluacin.

SI. Existe alta rotacin del personal en funciones claves. Se observa una actitud positiva hacia las funciones de rendicin de cuentas, auditoras y otros controles. Se utiliza el presupuesto como

NO.

NA.

Observaciones.

herramienta de control Se observa una actitud responsable ante la generacin de informacin, tanto contable financiera como de gestin. Existe una actitud positiva para adoptar las recomendaciones de las auditoras. 3. Misin, objetivas y polticas. Tiene la organizacin un plan de

organizacin. Este plan incluye principios, y definicin

visin,

misin,

objetivos, de los

fortalezas, procesos y

oportunidades, debilidades y amenazas actividades. Registro de Pregunta. evaluacin. SI. Es consistente con la misin y funcin definida en el instrumento de creacin de la organizacin. Esta adecuadamente difundido a travs de toda la organizacin. 4. Organigrama. Cuenta la entidad con una estructura organizativa que manifieste claramente NO. NA. Observaciones.

la relacin jerrquica-funcional de la organizacin. Esta difundida en toda la organizacin. La estructura prevista es adecuada al tamao y naturaleza de las operaciones vigentes al momento de la evaluacin. 5. Asignacin de autoridad y Hay responsabilidad. una clara definicin y conocidas por de son los

responsabilidades adecuadamente responsables.

Registro de Pregunta. evaluacin. SI. La asignacin de responsabilidad esta relacionada con el nivel de decisin y de remuneracin de cada uno de los integrantes de la institucin. Aquellos que tienen responsabilidades rinden cuentas apropiadamente por tal asignacin, sea a travs de un superior o de otras instancias. Estn adecuadamente delimitadas las reas de competencias dentro de la organizacin. Son estas asignaciones, competencias y responsabilidades por rendir cuentas de comunicacin a cada integrante de la organizacin. Existe evidencia que demuestre su conocimiento. NO. NA. Observaciones.

Son

los

cargos

ms

altos

de

la

organizacin cubiertos por personal con la competencia, capacidad, integridad y experiencia profesional.

Registro de Pregunta. evaluacin. SI. 6. Polticas y prcticas polticas. Existen procedimientos claros para la seleccin, personal. Son los promocin, capacitacin, evaluacin, compensacin y sancin de mismos adecuadamente NO. NA. Observaciones.

conocidos por todo el personal. Los procesos de seleccin de personal estn basados exclusivamente en capacidad y desempeo. Y los de promocin de personal. Se desarrollan pruebas tendientes a verificar las capacidades a estos solicitadas efectos la para el puesto. Se considera

integridad y el apego a valores ticos. Son conocidos por todos los integrantes de la organizacin los criterios de promocin, ascensos o incremento de remuneraciones.

Registro de Pregunta. evaluacin. SI. Se evalan peridicamente las NO. NA. Observaciones.

necesidades para mantener actualizada la estructura. Es adecuada la carga de trabajo, en especial para niveles directivos/gerenciales. Se observa mucho personal realizando trabajos fuerza del horario de trabajo. Existen grupos de alto nivel que chequee los procesos y actividades de los programas y proyectos con el objeto de mantenerlos actualizados y corregir eventuales malas practicas.

6.3.5.2

Sistemas de comunicacin e informacin. organizar tanto los

Es el sistema que fue creado con el propsito de

hechos como las transacciones internas y externas para la organizacin. La sub-rea forestal debe contra con informacin importante para la toma de decisiones. La informacin debe obtenerse, para ser til, en forma adecuada y oportuna. Al auditor o al equipo multidisciplinario le interesa obtener el conocimiento de todos los sistemas de informacin que operen en la sub-rea.

Para llevar a cabo esta calificacin se presenta una lista de verificacin.

Registro de Pregunta. evaluacin. SI. La informacin por interna la a y los externa es niveles NO. NA. Observaciones.

generada remitida

organizacin

previamente

correspondientes para su aprobacin. Estn definidos los informes peridicos que deben remitirse a los distintos niveles internos para la toma de de decisin. Es apropiado

para los niveles

responsabilidad y autoridad asignados. Esta accesible para quienes deben disponer de ella. Calidad de la informacin. Cmo?

El contenido de la informacin es el apropiado. Esta estructurado con distintos niveles de detalle segn sea el nivel al que est dirigida.

Registro de Pregunta. evaluacin. SI. Es confiable. Confirmada con NO. NA. Observaciones.

documentacin apropiada. Es la informacin oportuna.

Sistema de informacin.

Es adecuado a las necesidades de informacin Considera a de la organizacin. internos y usuarios

externos. Flexibilidad de cambio.

Se realiza

un

seguimiento

de los

avances tecnolgicos a efectos de determinar si resulta conveniente su incorporacin. Es sistema actualizaciones. implementado admite

Registro de Pregunta. evaluacin. SI. Comunicacin. NO. NA. Observaciones.

Existe un mensaje claro de parte de la alta direccin y gerencia sobre la importancia del modelo de gestin mejora continua a todos los integrantes de la organizacin. Estn instituidos los mecanismos para garantizar la comunicacin en todos los sentidos. Aseguran que los empleados de menor nivel puedan proponer cambios de las rutinas que mejoren su desempeo. Y a denunciar errores o irregularidades.

Se mantiene canales de comunicacin con los usuarios externos. A ellos se les difunden el perfil tico y profesional del egresado.

6.3.5.3

Actividades de control.

Son los procedimientos y polticas que se adicionan al ambiente de control, establecidos por la administracin para proporcionar seguridad y para poder alcanzar los objetivos especficos. Las actividades de control se realizan en toda la organizacin, en todos los niveles y en todas las funciones. Los procedimientos de control continuacin. a) Indicadores de rendimiento. b) Autorizacin de operaciones. c) Registro oportuno y adecuado de transacciones. d) Acceso restringido a los activos, registros y documentos. e) Separacin-segregacin de funciones. f) Control del cumplimiento o legalidad. En la sub-rea forestal se las actividades de control son todos los procedimientos, tcnicas, prcticas y mecanismos que permiten a la direccin superior y nivel medio jerrquico mitigar los riesgos identificados durante el proceso de evaluacin de los mismos. Se presenta la siguiente lista de verificacin para medir la condicin de las actividades de control. contienen una gran diversidad de

actividades que se deben considerar. Las ms importantes se enlistan a

Registro de Pregunta. evaluacin. SI. Se han definido procedimientos de control para cada uno de los riesgos identificados. Son aplicados apropiadamente. NO. NA. Observaciones.

Son adecuadamente comprendidos, no solo en cuanta actividad en s sino en esencia, por todo el personal. Se evalan peridicamente para

asegurarse que aun estn operando adecuadamente al fin que les diera origen. Se realizan tal comparacin a nivel de cada una de las reas. Se involucra en tales evaluaciones a la alta direccin y al comit de calidad. Se preparan los informes necesarios para tala control.

Registro de Pregunta. evaluacin. SI. Separacin de tareas y NO. NA. Observaciones.

responsabilidades. Algn individuo tiene el control absoluto sobre todos los aspectos claves de una operacin / transaccin. La autorizacin, procedimiento y aprobacin, de las

registro

operaciones son asignadas a diferentes personas. La asignacin de la tarea se ha realizado de manera que se asegure sistemticamente un chequeo. Coordinacin entre reas.

Existe un flujo de informacin adecuada entre las distintas reas de la organizacin. Los objetivos definidos en cada una de ellas son compatibles.

Registro de Pregunta. evaluacin. SI. Se promueve la integracin entre las NO. NA. Observaciones.

reas de forma que se desempeen armnica y coordinadamente. Documentacin

Existe documentacin escrita de la estructura del modelo de gestin de mejora continua y de todas las operaciones de la organizacin. Dicha documentacin esta disponible y adecuadamente archivada para su evaluacin. La documentacin de la estructura incluye identificacin de las principales funciones de la entidad y los objetivos relacionados a ellas. Existen manuales de procedimientos. La documentacin es completa,

adecuada, oportuna y fcil de revisar.

Registro de Pregunta. evaluacin. SI. La documentacin es til a la alta direccin. Niveles definidos de autorizacin. NO. NA. Observaciones.

Los controles aseguran que solo son operaciones validas aquellas iniciadas y autorizadas por los niveles con competencias para ello. Dichos controles aseguran que todas esas operaciones son ejecutadas/realizadas por el personal que las tiene asignada. Las facultades de autorizar has sido adecuadamente notificadas a los responsables y esta incluyo los trminos bajo los cuales era asignada. La delegacin de facultades esta dentro de los trminos establecidos por la normativa aplicable.

Registro de Pregunta. evaluacin. SI. Registros oportuno y adecuado de operaciones. NO. NA. Observaciones.

Las operaciones son apropiadamente clasificadas y oportunamente registradas. La clasificacin y registro opera a todo lo largo de los ciclos de vida de las operaciones. La clasificacin incluye una adecuada organizacin y formado de la informacin original. Acceso restringido a los recursos, activos y registros. Existen restricciones para el acceso a los recursos y registros solo al personal autorizado. La responsabilidad de rendir cuentas sobre los recursos asignados y la custodia de los registros esta asignado a personal especifico. Registro de Pregunta. evaluacin. SI. Se revisan peridicamente los accesos asignados. Con que Periocidad se comparan los recursos. Se de han establecido polticas y y NO. NA. Observaciones.

procedimientos para la custodia fsica recursos, implementado comunicado adecuadamente a todo el personal.

Se han identificado los activos claves para la entidad y se ha determinado para ellos medidas de seguridad
Escuela Nacional Central de Agricultura Sistema de Gestin de la calidad RE-SIG-CA-T4F1

especial. de verificacin para actividades de control. Los activos de altaLista vulnerabilidad al robo, utilizacin no Departamento: autorizada tienen Pgina: 7/11 Sub-coordinacin forestal medidas de guarda y Rnr. acceso Cdigo:__________ Vo. Bo. Ing. Vctor Macario Prez apropiados. El dinero y valores negociables se mantienen bajo llave.
firma. _______________

Registro de Pregunta. evaluacin.

SI. Los sellos identificatorios de firmas autorizadas son adecuadamente protegidos. Existe seguro para equipos, valores en trnsito y otros activos vulnerables. Inventarios e insumos estn

NO.

NA.

Observaciones.

adecuadamente guardados y con la proteccin necesaria. Existen alarmas contra incendios.

Las medidas de proteccin incluyen los horarios de receso de actividad laboral.

Rotacin del personal.


Escuela Nacional Central de Agricultura Sistema de Gestin de la calidad Se han identificado en la organizacin dede verificacin las tareas de alto Lista riesgo que se para actividades de control. Pgina: 9/11 RE-SIG-CA-T4F1

cometan irregularidades.

Departamento: Sub-coordinacin forestal Vo. Bo. Ing. Rnr. Vctor Macario Prez firma. _______________

Cdigo:__________

Registro de Pregunta. evaluacin. SI. Se rota al personal a cargo de dichas actividades peridicamente. Control del sistema de informacin. Esta apropiadamente controlado el NO. NA. Observaciones.

acceso a los sistemas de informacin. Se han establecido controles fsicos y lgicos que permitan detectar accesos no autorizados. Se realizan peridicamente chequeos de la informacin incorporada a los registros con la documentacin soporte. Los registros contables se realizan en secuencia numrica y por fecha. Indicadores de desempeo.

Registro de Pregunta. evaluacin. SI. Se han establecido indicadores y NO. NA. Observaciones.

criterios para la medicin del modelo de gestin de mejora continua. Se chequean peridicamente la validez y lo apropiado de dichos indicadores. Son consistentes de la con norma las de los lo

especificaciones

creacin, misin y objetivos. Se analizan peridicamente resultados alcanzados contra

planificado y se analizan los desvos. En estos casos se toman acciones correctivas oportunas. Se relacionan y considera varios

indicadores con el objetivo de tener un panorama permanente de la evolucin de la gestin.

Escuela Nacional Central de Agricultura Sistema de Gestin de la calidad Lista de verificacin para actividades de control. Pgina: 11/11 10/11 Cdigo:__________ Departamento: Sub-coordinacin forestal Vo. Bo. Ing. Rnr. Vctor Macario Prez

RE-SIG-CA-T4F1

firma. _______________

Registro de Pregunta. evaluacin. SI. Se han desarrollado un tablero de control equivalente para el seguimiento de la gestin. Se realizan las evaluaciones con la periocidad adecuada. Auditora interna o unidad de control interno. Existe. Depende del mximo nivel de la organizacin. Cuenta con un plan de auditora y cronograma aprobados. Se practican regularmente auditoras por parte de la unidad. Se han tomado en cuenta las NO. NA. Observaciones.

recomendaciones y hallazgos de las mismas.

Registro de Pregunta. evaluacin. SI. En aquellos casos en que la direccin est en desacuerdo con los hallazgos habidos o con la validez de las se recomendaciones, tales puntos NO. NA. Observaciones.

expresan por escrito, est documentado tal desacuerdo. Se realiza un seguimiento de aquellas actividades que generaron hallazgos de auditora.

6.3.5.4

Evaluacin de riesgos.

En la identificacin de riesgos a que esta expuesta la sub-rea forestal deben considerarse tanto los riesgos de factor externo como los de factor interno. Los cambios externos ms sobresalientes son el desarrollo de tecnologas que provoquen obsolencia organizacional, cambios en las necesidades y expectativas del cliente, modificaciones en la legislacin y alteraciones de escenarios econmicos que impacten el presupuesto. Los cambios internos son la estructura organizacional adoptada presente riesgos inherentes, la calidad del personal incorporado, y la propia actividad de la naturaleza de los organismos. Una vez identificados los riesgos debiera procederse a su anlisis. Los mtodos utilizados para determinar la importancia relativa de los riesgos pueden ser diversos, pero deben de contener una estimacin de su frecuencia y una valoracin de la perdida que podra resultar. En esta etapa el auditor debe prestar especial atencin a la identificacin de cambios en las condiciones del escenario en el que se desarrolla su accin. Entre las principales se encuentran las siguientes. Cambios de contexto externo. Crecimiento acelerado. Nuevas lneas de servicios. Reorganizaciones. Creacin de sistemas de informacin o su reorganizacin.

Registro de Pregunta. evaluacin. SI. Los problemas o necesidades que la entidad tiende a resolver han sido claramente identificados. Se ha determinado a quienes afecta dichas necesidades. Estn cuantificadas las necesidades que se pretenden satisfacer con la implementacin del modelo de gestin de mejora continua. Las experiencias adquiridas en NO. NA. Observaciones.

situaciones anteriores han sido tomadas en cuenta. La entidad auditada ha establecido objetivos definiendo todos los estratos necesarios, esto es desde la misin de la misma hasta los objetivos operativos o actividades y la estrategia para alcanzarlos.

Registro de Pregunta. evaluacin. SI. Existe un plan de accin/estrategia peridica. NO. NA. Observaciones.

Los

objetivos

logrados

han

sido

consistentemente definidos, tanto entre ellos como con quien los creo. Los objetivos son adecuadamente comunicados a todos los niveles necesarios. La estrategia definida se conduce junto con los objetivos. Los objetivos operativos definidos estn adecuadamente relacionados con los objetivos generales de la unidad. Se han identificado y descrito los bienes y servicios que cada programa debe generar.

Registro de Pregunta. evaluacin. SI. Existe un cronograma de cumplimiento de metas fsicas. Hay definicin de recursos necesarios. Coinciden con el presupuesto vigente. Estn todas las principales actividades orientadas al logro de los objetivos de la organizacin y comprendidas en el plan estratgico. La definicin de objetivos incluye la definicin de las herramientas de medicin y las metas de produccin a NO. NA. Observaciones.

alcanzar.

Se han definido los recursos necesarios para alcanzar las metas establecidas. Identificacin de riesgos.

Registro de Pregunta. evaluacin. SI. Tiene la entidad un anlisis de riesgo considerando los objetivos de la organizacin y las fuentes de probables riesgos. Se definieron los mecanismos para la identificacin de riesgos internos. Funcionan adecuadamente. Se hace una revisin peridica de los mismos para anticipar el accionar ante los acontecimientos que pueden influir en la obtencin de resultados. Se asigna probabilidad de ocurrencia a los diferentes riesgos detectados. Los mecanismos utilizados cambios problemas con para de el NO. NA. Observaciones.

identificar riesgos incluyen cortes de presupuesto, procedimientos,

sistema de informacin (continua)

Registro de Pregunta. evaluacin. SI. La centralizacin o descentralizacin, falta de competencia del personal y sus requerimientos, responsabilidades cambios de gerenciales, NO. NA. Observaciones.

posibilidad de retiros masivos, falta de financiamiento. Se considera la experiencia de lo acontecido en ejercicios pasados. En particular se analiza la falla en los controles que puede haber provocado en el pasado la perdida de recursos, errores en la informacin, o incumplimiento legales o normativos. La identificacin de riesgos toma en consideracin los hallazgos de auditorias internas.

Registro de Pregunta. evaluacin. SI. Los riesgos identificados por personal son identificados por alta direccin. Existen mecanismos adecuados para identificar riesgos externos como, avances tecnolgicos, necesidades de organismos externos, modificacin en la ley, cambios institucionales, alteraciones entre la relacin con los proveedores. Estn identificados, finalmente, aquellos riesgos que la alta direccin entiende que no pueden o no resulta conveniente cubrir. Deteccin del cambio. NO. NA. Observaciones.

Estn todas las reas instruidas para tramitar a la alta direccin cualquier variacin que se produzca.

Registro de Pregunta. evaluacin. SI. Se han identificado aquellos cambios que pueden afectar ms significativamente el cumplimiento de los objetivos de la organizacin. Se los ha clasificado por probabilidad de NO. NA. Observaciones.

ocurrencia.

Se ha considerado especialmente el riesgo para la incorporacin masiva de personal, cambios el cambio de software, e presupuestarios

incorporacin de nuevas tecnologas. Se analizan y adoptan las recomendaciones realizadas por las auditoras, externas. tanto internas como

6.3.5.5

Supervisin.

Es necesario realizar una supervisin del sistema de control interno. Dicho seguimiento tomara la forma de actividades de supervisin continuada de evaluaciones peridicas o una combinacin de ambas. El proceso de supervisin asegura un adecuado funcionamiento. Este proceso comprende la evaluacin, por parte de los empleados de nivel adecuado, de la manera en que han diseado los controles, de su funcionamiento y de la forma en que se adopten las medidas necesarias. El auditor busca obtener una adecuada comprensin de la funcin de auditoria interna para identificar aquellos aspectos de su accionar que pudieran ser relevantes para el planeamiento de la auditora. A continuacin se presenta la lista de verificacin correspondiente.

Escuela Nacional Central de Agricultura Sistema de Gestin de la calidad Lista de verificacin para supervisin. Pgina: 1/2 Cdigo:__________ Departamento: Sub-coordinacin forestal Vo. Bo. Ing. Rnr. Vctor Macario Prez

RE-SIG-CA-T4F1

firma. _______________

Registro de Pregunta. evaluacin. SI. Dentro de la propia gestin existe una rutina de permanente seguimiento y evaluacin del desempeo del control interno para determinar las mejoras y ajustes requeridos. La supervisin en prctica enfatiza en la responsabilidad de los gerentes y otros con funciones de supervisin por el funcionamiento del sistema de control interno. En el desarrollo de sus tareas, se compara habitualmente el desempeo con lo presupuestado y se evalan las causas de los desvos. Se realizan cruces y comparaciones de la informacin operativa producida con lo real, y contra informacin contable. NO. NA. Observaciones.

Escuela Nacional Central de Agricultura Sistema de Gestin de la calidad Lista de verificacin para supervisin. Pgina: 2/2 Cdigo:__________ Departamento: Sub-coordinacin forestal Vo. Bo. Ing. Rnr. Vctor Macario Prez

RE-SIG-CA-T4F1

firma. _______________

Registro de Pregunta. evaluacin. SI. Se consideran las comunicaciones de terceros para corroborar la informacin generada internamente. Se realizan habitualmente controles de las existencias de inventarios fsicos contra registros. Estn definidas autoevaluacin. Se utilizan indicadores para detectar ineficiencias, abusos o despilfarros. Se realiza una validacin peridica de los supuestos que sustentan los Cmo? objetivos de la organizacin. Las deficiencias detectadas durante el proceso de autoevaluacin a los son niveles comunicadas correspondientes. herramientas de NO. NA. Observaciones.

Mtodos de evaluacin del control interno.

Para documentar esta seccin se pueden usar diversas tcnicas. Las que recomienda el modelo de gestin de mejora continua son las siguientes.

6.3.3.1

Descripcin narrativa.

Consiste en describir las diferentes actividades de los departamentos, funcionarios y empleados, los registros y documentacin que intervengan en el sistema. Se indican las secuencias de cada operacin, las personas que participan, los informes que resultan de cada procedimiento.

6.3.3.2

Cuestionarios.

Elaboracin de preguntas, de tipo cerrado donde se establecen respuestas para las preguntas o abiertas donde el encuestado emite su opinin sin restricciones.

6.3.3.3

Flujogramas.

Mtodo en que la informacin se da por medio de nomenclatura previamente establecida. No se puede asegurar cual de los tres es completo o eficaz. En algunos casos resulta ms aconsejable utilizar mtodos grficos y en otros mtodos descriptivos. Con frecuencia se puede elaborar una combinacin de los tres. Cada mtodo presenta sus ventajas y desventajas, pero la seleccin depende del sistema a evaluar y de la amplitud de la auditora interna a realizar.

Para llevar la documentacin pertinente, se deben de usar los registros correspondientes que se presentan a continuacin.

Escuela Nacional Central de Agricultura Sistema de Gestin de la calidad Descripcin narrativa. Pgina: 1/1 Cdigo:__________ Departamento: Sub-coordinacin forestal Vo. Bo. Ing. Rnr. Vctor Macario Prez

RE-SIG-CA-T4F1

firma. _______________

Brcena, Villa Nueva; ____ de ______________________ de 20____ Responsable. Puesto. Proceso. Descripcin.

Fecha.

Responsable. Proceso. Registro de Pregunta. evaluacin. SI. NO. NA. Observaciones.

Medicin No. Descripcin

Smbolo

Simbologa.

Nombre.
Operacin. Cualquier

Descripcin.
actividad que provoque una transformacin fsica o qumica en la materia

Inspeccin.

prima. Cualquier actividad que regule y controle una operacin bajo un parmetro previamente establecido. Es realizar las actividades de operacin e inspeccin simultneamente. Cualquier actividad que mueva la materia prima de por distancias mayores a 1 metro. Almacn donde se colocan las materias primas antes de ser procesadas. Almacn donde se colocan las materias primas despus de ser procesadas.

Operacin inspeccin combinada Transporte. Bodega

materias primas Bodega de producto terminado. Demora. Conector.

Actividad donde la materia prima no sufre cambios fsicos o qumicos. Une dos procesos.

Evaluacin de riesgos de auditora. El riesgo concebido como la probabilidad de que un evento o accin afecte adversamente el cumplimiento de los objetivos de la unidad y el tratamiento del mismo, constituyen el punto determinante para la decisin sobre lo que proceso y reas sern objeto de evaluacin en profundidad. En funcin de la informacin obtenida por el auditor, debe evaluarse el riesgo de auditora a efectos de establecer los procedimientos a aplicar para asegurar que el mismo se reduce a un nivel aceptable bajo. La evaluacin de riesgos se realiza en dos niveles, que son. a) Evaluacin referida a la auditora en conjunto. Se identifican los riesgos globales como la existencia de errores o irregularidades no detectadas por los procedimientos de auditora y que forman parte del informe. b) Evaluacin de riesgo de auditora especfico para cada componente en particular.

Para documentar la evaluacin de riesgos de la auditoria interna se presenta un formato de dos caras que abarque tanto los riesgos globales como individuales.

Escuela Nacional Central de Agricultura Sistema de Gestin de la calidad Evaluacin del riesgo. Pgina anversa. Cdigo:__________ Departamento: Sub-coordinacin forestal Vo. Bo. Ing. Rnr. Vctor Macario Prez

RE-SIG-CA-T4F1

firma. _______________

Brcena, Villa Nueva; ____ de ______________________ de 20____ Responsable. Puesto. Proceso. Descripcin.

Proceso.

Riesgos identificados.

Descripcin.

Riesgo de auditora. El riesgo de auditora es aquel que puede causar la emisin de un informe de auditora incorrecto por no haber detectado errores o irregularidades que modificaran su opinin. El riesgo de auditora tiene tres componentes.

Riesgo inherente. Es la posibilidad de que el saldo de una cuenta o una clase de transaccin haya sufrido distorsiones que puedan resultar significativas. Estas distorsiones pueden producir efecto por si solas o en conjunto. Los factores que determinan este tipo de riesgo son la naturaleza de las actividades del auditado y de las operaciones relacionadas, antecedentes de recomendaciones significativas de auditorias anteriores y naturaleza de las transacciones. Riesgo de control. Es la posibilidad de que distorsiones que puedan resultar significativas, puedan producir errores de registro y exposicin, como consecuencia de no haber sido prevenidas o detectadas y corregidas oportunamente. Los factores que determinan el riesgo de este tipo estn presentes en los sistemas de procesamiento de datos y de control del auditado. La evaluacin del riesgo de control esta relacionada con el anlisis de los sistemas. Riesgo de deteccin. Es el riesgo de que los procedimientos sustantivos de aplicados por un auditor no detectan un error en sistemas de control interno. Este riesgo es totalmente controlable por el auditor y se relaciona con los procedimientos de auditora a aplicar. Niveles de riesgo de auditora. El auditor debe considerar los niveles evaluados del riesgo inherente y del riesgo de control para planificar la naturaleza, oportunidad y alcance de los

procedimientos a aplicar, con el objeto de reducir el riesgo de la auditora a un nivel razonable siempre tomando en cuenta la naturaleza de los procedimientos y el alcance de los mismos. El nivel de riesgo se puede medir en cuatro grados posibles. Debido a que puede llegar a ser muy subjetivo la evaluacin del nivel del riesgo utiliza como herramientas la significancia del componente, la existencia de factores de riesgo y su relevancia, por ltimo la probabilidad de ocurrencia de errores o irregularidades. La combinacin de estos tres denota la matriz descrita en la tabla XV.

Tabla XV. Nivel de riesgo.


Nivel riesgo. Mnimo. Bajo. Medio. Alto. de Significancia. Factores de riesgo. Probabilidad de ocurrencia.

No significativo. Significativo. Muy significativo. Muy significativo.

No existen. Pocos de menor importancia. Existen algunos. Existen varios e importantes.

Remota. Improbable. Posible. Probable.

Fuente. Elaboracin propia.

Determinacin de las reas y procesos crticos. Con la evaluacin del sistema de control interno, el auditor seleccionar las reas o procesos que sern objeto de auditora en profundidad. Otros factores que debe tomar en cuenta son. Instrucciones recibidas de alta direccin de la sub-rea forestal. reas de preocupacin particular identificadas en auditoras anteriores. Criterios de auditora. Los criterios son parmetros o estndares razonables para evaluar, en la fase de ejecucin. El enfoque del sistema de control interno. El desempeo. El grado de cumplimiento de los objetivos establecidos. El cumplimiento de las normas aplicables. El funcionamiento de los sistemas de informacin, comunicacin y controles gerenciales implementados y en operacin.

Los criterios deben ser lo suficientemente amplios para permitir modos alternativos de satisfacerlos, pero lo suficientemente especficos para determinar su adhesin a ellos. Para ser ms efectivos, los criterios deben ser aceptados por las partes involucradas en las auditoras. Los criterios de auditora tienen diversas fuentes entre ellas, estn. Disposiciones y normas. Normas o estndares tcnicos-profesionales. Opinin de expertos. Sentido comn. Buenas prcticas gerenciales y de administracin. Informacin de desempeo de programas, proyectos u

organismos similares al auditado. Las principales fuentes de los criterios de auditora deben ser los controles, las normas, los indicadores y las metas establecidas por el propio auditado. Elaboracin y aprobacin del informe de diagnstico general.

El auditor debe elaborar un informe con los resultados obtenidos en la etapa de planeamiento general. Este informe constituye uno de los elementos ms importantes del proceso de planeamiento de la auditora. Es elaborado por el supervisor y aprobado por el auditor general y el comit de calidad. Cualquier modificacin debe seguir el mismo procedimiento. El informe de diagnostico general debe contener, por lo menos, los siguientes lineamientos. a) Introduccin. Formato de registro CCC. i. Alcance. ii. Objetivos. iii. Perfil del equipo de trabajo. iv. reas y procesos a auditar. b) Descripcin del rea o dependencia. Naturaleza de las actividades y operaciones. i. Antecedentes generales sobre ultima auditora (si la hay), ii. Informe sobre metas y programas ejecutables. iii. Aspectos financieros-presupuestarios. Evaluacin del control interno. i. Ambiente de control. ii. Evaluacin de riesgos. iii. Actividades de control. iv. Informacin y comunicacin. v. Supervisin.

Evaluacin de riesgos. i. Comentarios sobre riesgos inherentes. ii. Comentarios sobre riesgos de control iii. Comentarios sobre riesgos de auditora.

c) Recomendaciones

de

auditoras

anteriores

pendientes

de

resolucin (si las hay). d) reas a ser auditadas. e) Criterios de auditora. Criterios de auditora identificados. Comentarios de la entidad sobre los criterios de auditora.

f) Descripcin de tcnicas y prcticas a aplicar a cada rea, sector o proceso a auditar. Planeamiento especfico. En esta etapa se selecciona los procedimientos, estiman los recursos humanos necesarios y tiempo requerido para la ejecucin del operativo de auditora interna. Procedimientos. La descripcin de los procedimientos de control y sustantivos de auditora, que sern necesario aplicar, en cada una de las reas, sectores o procesos que se haya decidido auditar en el planeamiento global. Recursos. El equipo multidisciplinario estar integrado con recursos humanos con las capacidades profesionales requeridas por el puesto, para que sus especialidades y oportunidades de accin se correlacionen con las necesidades y objetivos de la entidad en la cul se llevara a cabo la auditora.

Tiempos. Deber realizarse una estimacin de las horas previstas, para la realizacin de la auditora con discriminacin de actividad, tarea y recurso humano. Programas. El supervisor elaborar el programa de auditora para su aprobacin. En este documento se resumen las decisiones ms importantes relativas a la estrategia adoptada para el desarrollo de la ejecucin de la auditora tiene como propsito adems de organizar, conducir y controlar los esfuerzos de la auditora para lograr el mejor uso de los recursos. La estructura para el programa de auditora es la siguiente. a) Origen de la auditora. Describe el motivo que origino la realizacin de la auditora, precisando si se cumplen con la planificacin. b) Sntesis del diagnostico general. Incluye aspectos relevados durante la planeacin, tales como fines, estructura organizacional, naturaleza de las operaciones, marco legal y cualquier otra estimacin importante. c) Objetivos generales y especficos de la auditora. Comprende la definicin de los objetivos de la auditora. d) Alcance y metodologa. Describe la extensin del trabajo a realizar para cumplir con los objetivos y los perodos de al auditora. e) Recursos de personal. Incluye la nmina del personal designado para integrar el equipo de auditora, su cargo y profesin tarea. f) reas y procesos a ser auditados. Incluye la descripcin de los asuntos ms importantes identificados durante la etapa de planeacin y los hallazgos potenciales. y la definicin de los especialistas necesarios para llevar a cabo la

g) Informacin de soporte. Estructura del informe a emitir. i. Informe de no conformidades. ii. Informe de acciones correctivas. iii. Informe de acciones preventivas. Presupuesto de tiempo. i. Cronograma de actividades. ii. Costo estimado del operativo. Los cambios que se produzcan de los objetivos o en el alcance en el curso de la auditora de gestin deben ser aprobados por el nivel pertinente de la auditora y ser documentados apropiadamente. Los programas forman parte de los papeles de trabajo de la auditora. La responsabilidad de su custodia y conservacin corresponde al supervisor y al resto del equipo de auditora. Fase 3. Ejecucin. La fase est orientada a la obtencin de evidencias y a la formulacin de observaciones con sus respectivas recomendaciones, soluciones y alternativas sobre las reas y los procesos auditados, aprobados en el plan de auditora y bajo la metodologa del programa operativo. El objetivo de la fase consiste en la obtencin de evidencias suficientes, pertinentes y competentes, bajo los procedimientos y prcticas definidos en el programa de auditora aprobado.

En la evaluacin, el equipo de auditora deber tener particularmente en cuenta que: El criterio segn el cual se evala la gestin del Auditado y su sistema de control interno debe partir de la hiptesis del ptimo desempeo esperado de las organizaciones, y de los atributos funcionales que debe tener ese desempeo. La naturaleza, caractersticas, y situacin particular de grado la de

organizacin

auditada

(estructura

organizativa,

sistematizacin, complejidad funcional y cultura) pueden influenciar en su grado de desempeo. Es importante destacar, que en la estructuracin de los instrumentos de relevamiento de informacin (cuestionarios, entrevistas, entre otros), deben estar implcitos elementos de comprobacin y verificacin efectivos, cuyo desarrollo facilite la selectividad en la aplicacin de las pruebas de auditora que se consideren necesarias. Los auditores se plantearn los interrogantes que consideren necesarios para establecer y verificar, el grado de adecuacin de la gestin evaluada y la suficiencia del sistema de control interno en operacin, con la formulacin hipottica acerca del deber ser del desempeo organizativo a que nos hemos referido precedentemente. Actividades.

Para evaluar la efectividad del sistema de control interno y examinar los resultados de la gestin se debe recopilar evidencia suficiente, convincente y pertinente, debidamente documentada, que permita. Emitir una opinin sobre la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema de control interno en operacin. Medir el desempeo del rea o proceso objeto de anlisis. Detectar los desvos de acuerdo con los parmetros y criterios establecidos en la Fase anterior. Determinar los efectos e impactos que stas producen en los resultados de la gestin evaluada. Identificar posibles relaciones causa-efecto. En auditora de gestin, el estudio de las reas o procesos crticos permite centrarse en las causas directas de los desvos en el cumplimiento de las metas y objetivos de la organizacin, as como en las fallas y deficiencias en el manejo eficiente y econmico de los recursos y en la calidad e impacto de los servicios provistos. El auditor, en sus papeles de trabajo, debe registrar los resultados del anlisis de la gestin de las reas y procesos crticos auditadas y de la evaluacin del sistema de control interno. El supervisor de la auditora, por su parte, debe formular orientaciones en relacin con los parmetros y criterios que deben prevalecer para medir el

desempeo de la unidad auditada y la evaluacin de su sistema de control interno. Procedimientos, tcnicas y prcticas. Obtener la informacin exacta y rpida es una parte crucial en la gestin de una auditora interna. Conseguir evidencias suficientes y apropiadas en la fase de ejecucin determina la credibilidad de los informes de auditora. Una estrategia de la fase de ejecucin bien definida ser ms eficaz y pertinente que una que no haya planificado la recoleccin de los datos y su tcnica de anlisis. Evidencia El auditor deber obtener evidencia que sea competente y suficiente mediante la aplicacin de pruebas de control y procedimientos sustantivos que le permitan fundamentar su opinin sobre el objeto de auditora. La evidencia de auditora es el elemento de juicio que obtiene el auditor como resultado de las pruebas que ejecuta para validar la informacin que surge del sistema de informacin del auditado. Dichas afirmaciones pueden categorizarse de la siguiente manera: a) Existencia: los activos o pasivos presentados en la informacin financiera existen a una fecha dada. b) Ocurrencia: una transaccin o evento tuvo lugar, durante el perodo.

c) Integridad: no hay activos, pasivos, transacciones o eventos sin registrar, ni partidas sin revelar. d) Derechos y obligaciones: un activo o pasivo pertenece al auditado en una fecha dada. e) Valuacin: un activo o pasivo es registrado en libros a un valor apropiado. f) Medicin: una transaccin o evento es registrado a su monto apropiado y el ingreso o gasto se asigna al perodo apropiado. Caractersticas de la evidencia. Competente: Para ser competente, la evidencia debe ser relevante y vlida. Suficiente: Se refiere a la cantidad de evidencia que debe reunir el auditor. Fuentes de obtencin de evidencia. La evidencia puede ser obtenida de diversas fuentes como lo son los sistemas de informacin del auditado, la documentacin que respalda las transacciones, el personal del rea y otros terceros relacionados. Segn el tipo de informacin que proporciona, la evidencia puede ser de control o sustantiva: Evidencia de control: proporcionan seguridad, mediante la confirmacin de que los controles en los cuales puede confiar el auditor existen y han

operado efectivamente durante el perodo examinado. Sirve a la evaluacin del sistema de control interno del Auditado. Evidencias sustantiva: proporcionan satisfaccin con respecto de las afirmaciones del sistema de informacin (administracin financiera, administracin de personal, compras y/o administracin de alumnos). El grado de confiabilidad de la evidencia segn su fuente de informacin se detalla en la siguiente tabla. Tabla XV. Fuentes de obtencin de evidencia. Mayor confiabilidad.
independientes de la propia organizacin con resmenes de saldos enviados por terceros). Producida por un sistema de informacin Producida por un sistema de informacin con controles efectivos. Obtenida directamente por el auditor (ejemplos: inspeccin observacin fsica, reconstruccin con controles dbiles. Obtenida por conocimiento indirecto

Menor confiabilidad.
registros y elementos proporcionados por

Proporcionada por terceros informados Obtenida dentro del ente (revisin de (ejemplos: confirmacin de saldos, control la organizacin).

documentos, (basada en el trabajo de otras personas, de tales como papeles de trabajo preparados por el ente, trabajo de auditora interna, etc.). Obtenida por informacin oral

transacciones, etc.). Obtenida de documentos de respaldo. Obtenida de niveles jerrquicos.

(indagaciones). Obtenidas de niveles de menor jerarqua.

Fuente. Elaboracin propia.

Tipos de evidencia.

Los principales tipos de evidencia son los siguientes: Evidencia fsica: Esta forma de evidencia es obtenida mediante la visualizacin de los activos tangibles Evidencia documental: Es la informacin obtenida de la revisin de documentos tales como comprobantes de pago, facturas, contratos, cheques, resoluciones, etc. Evidencia testimonial: Es la informacin obtenida de fuentes externas, como alumnos, docentes, proveedores, bancos, abogados, o especialistas. Evidencia analtica: Se obtiene mediante el clculo y comparacin de ratios, comparacin de cifras, de presupuesto y de ejecucin presupuestaria, comparacin de valores reales con cantidades presupuestadas, anlisis de composicin porcentual, etc. Registros contables: Los registros de contabilidad constituyen una evidencia valiosa en s misma. Tipos de procedimientos de auditora. Los procedimientos de auditora pueden dividirse segn la evidencia que brindan, en procedimientos de cumplimiento y sustantivos. Procedimientos de cumplimiento : Proporcionan evidencia de que los controles claves existen y que son aplicados en forma efectiva. Entre los

procedimientos que pueden utilizarse para obtener evidencia control se encuentran los siguientes. Inspeccin de documentacin del sistema de control planeamiento estratgico y tctico, organigramas, manuales de misiones y funciones, manuales de procedimientos, cursogramas de procesos, manuales de confeccin de formularios, matrices de autorizacin, planes de carrera, sistemas de evaluacin del personal, plan de capacitacin, cdigos de tica, etc. Prueba de reconstruccin de transacciones. Observacin de determinados controles. Tcnicas de datos de prueba (en sistemas computarizados). Pruebas de penetracin sobre las bases de datos (en sistemas computarizados). Procedimientos sustantivos: Proporcionan evidencia directa sobre la validez de las transacciones y los datos que proporciona el sistema de informacin, registros contables, estados financieros y presupuestarios. Entre los procedimientos que pueden utilizarse para obtener evidencia de sustantiva se encuentran los siguientes. Indagaciones a funcionarios y personal del ente. Aplicacin de procedimientos analticos.

Verificacin de documentos y registros contables y presupuestarios. Observacin fsica. Obtencin de confirmaciones de terceros ajenos al ente.

Los principales procedimientos de auditora aplicables para la obtencin de evidencias de auditora estn desarrollados en la tabla XVI. Tabla XVI. Procedimientos de auditora para obtencin de evidencias. Evidencia. Procedimiento.
Inspeccin de la documentacin del

Aplicacin.
Leer los manuales de

sistema: leer o revisar un documento o procedimientos registro. Pruebas de reconstruccin: establecer Comparar transacciones la totalidad del procesamiento de una de compra registradas en evidencia facturas, recibo. Inspeccin de los documentos y otros registros contables: establecer la Verificar las facturas de existencia de transacciones registradas compra de un proveedor. con documentos de soporte. de soporte, cheques transaccin siguiendo el trayecto de una el diario de compras con transaccin hasta el final, a travs de los registros de contabilidad.

Evidencia documental.

pagados e informes de

Continuacin tabla XVII.

Evidencia.

Procedimiento.
Confirmaciones externas: obtener evaluar una respuesta de un deudor,

Aplicacin.
y Confirmacin de las cuentas por cobrar.

Evidencia testimonial.

acreedor u otra parte, en respuesta a una solicitud de informacin sobre una cuenta particular la que afecta los estados financieros Indagaciones al personal de la Preguntar gerencial divisin del de al nivel auditado funciones

empresa: preguntas dirigidas al personal apropiado del ente auditado.

sobre la separacin o para las transacciones

Evidencia analtica.

en efectivo. Procedimientos analticos: evaluaciones Comparacin de informacin financiera hechas por un razones informacin financiera y no financiera

de

las

financieras

estudio de relaciones esperadas entre durante el perodo bajo auditora con aquellas de perodos anteriores. Examen fsico de bienes de uso. matemticas: Arqueo de fondos. Se Recalcular el gasto de depreciacin. Recalcular una retencin de impuestos.

Evidencia fsica. Clculos.

Observacin fsica: ver la evidencia fsica de un activo. Comprobaciones verificar el clculo.

repite la actividad que hizo el cliente para

Fuente. Elaboracin propia.

Para evaluar la gestin del auditado se presenta la tabla XVIII que describe las tcnicas ms comunes en auditora interna, su definicin y su aplicacin apropiada.

Tabla XVIII. Tcnicas de obtencin de evidencias. Tcnica. Concepto.


Es la contemplacin atenta a la simple vista, que realiza el auditor durante la ejecucin de una actividad o proceso. Inspeccin ocular.

Aplicacin.
Para una mejor comprensin de la entidad auditada, principalmente, en casos donde existe interaccin con el pblico destinatario de los servicios. En la fase de ejecucin, para verificar la existencia de recursos fsicos, resultados tangibles en o la ineficiencias manifiestas

Es Bsqueda de informacin en base de datos.

el

examen

de

dos

tipos

de

gestin. En la fase de ejecucin, para un mejor desarrollo de la auditora y actualizacin del conocimiento del auditor en un tema en particular.

documentos. El primer tipo consiste en informes de investigacin general, e informacin correspondiente al tema respectivo del programa de auditora. El segundo tipo es de estudios especficos en el rea, incluyendo auditoras o evaluaciones anteriores. Es la revisin del tipo de datos o informacin que recopilan los auditores y la misma sirve para ellos mismos.

Revisin programada/ base de datos y archivos de las entidades.

Para formular la muestra de un ejemplo de observaciones en el universo. Para preparar el caso de un problema potencialmente importante Completar o confirmar datos de las entrevistas y otras fuentes

Continuacin tabla XVIII. Tcnica.


Benchmarking. mtodos,

Concepto.
Es un proceso de medicin de los los procesos, los Para objetiva

Aplicacin.
estimular de una revisin crticos, procesos

procedimientos, productos, y servicios en aqullas organizaciones que de forma consistente son distinguidas en las mismas categoras del auditado. El objetivo es identificar y comprender las mejores prcticas.

prcticas y sistemas. Para desarrollar un criterio e identificar diferentes maneras de operar. Para estimular la mejora contina en la entidad auditada. Para mostrar recomendaciones de la auditora. Para recopilar

Son utilizadas para recoger informacin detallada y especfica de un grupo de personas u recomendaciones. Es til Encuestas. cuando se necesita cuantificar las opiniones de un gran nmero de individuos especfico. Una entrevista es una sesin de preguntas y respuestas para obtener la recomendacin especfica. Por el contrario, la entrevista, tiene objetivos especficos, y por lo menos se debe Entrevistas. preparar con recomendacin una lnea de preguntas. sobre un problema

un

nmero

importante de informacin de un gran nmero de individuos Para identificar la frecuencia general de un evento dado. Para evaluar la satisfaccin del pblico destinatario de los servicios. En la fase de planeamiento, para obtener informacin cuantitativa que ayude a comprender a la entidad auditada y a identificar problemas potenciales. En la fase de ejecucin para obtener especfica evidencia que nica o los relacione

objetivos de la auditora, confirme los hechos y ayude a desarrollar las recomendaciones.

Continuacin tabla XVIII. Tcnica. Concepto.


Es una tcnica grupal cualitativa til particularmente para problemas en el examen investigan Grupos de referencia. que son esencialmente a travs de de naturaleza cualitativa y que no se fcilmente metodologas de auditoras tradicionales. El propsito del grupo de referencia es generalmente investigar actitudes y creencias, percepciones, problemas o buscar las causas y las soluciones. Se utilizan grupos de referencia en los casos del estmulo y verificacin. Los expertos son personas que tienen habilidades o conocimientos en campos Opinin de especialista. especficos. Podran tener el conocimiento especial de una entidad o su negocio, un tema en particular, o una Revisin y utilizacin de resultados de otras auditoras anteriores o efectuadas por otros. tcnica de investigacin especial. Tiene sentido utilizar estos resultados antes de repetir el mismo trabajo. Pero, algunas veces puede ser dificultoso conocer la existencia de estudios y hallazgos anteriores no es una tarea simple. puede Y a menudo cuando son como localizados, su metodologa o alcance hacerlos impropios evidencia. En los casos de necesidad de opinin tcnica y profesional por un tema determinado. Cuando nicamente una disciplina profesional es calificada para juzgar un criterio encontrado. En el planeamiento de la auditora, para identificar o chequear observaciones significativas En la fase de ejecucin, para sustentar el problema.

Aplicacin.
En la fase de planeamiento, para definir y desarrollar problemas en forma ms completa o pruebas, cuestionarios u otras herramientas de comunicacin para el examen. En la fase de ejecucin, para recolectar informacin cuantitativa y obtener una mejor comprensin de las causas y potenciales soluciones a problemas identificados.

Fuente. Elaboracin propia.

En la tabla XIX se describen tcnicas de anlisis de informacin.

Tabla XIX. Tcnicas de anlisis de informacin. Tcnica. Concepto.


Es una representacin grfica de la razn de ser de una organizacin. Es Modelos de programas lgicos. una tcnica muy til para la orientacin de los resultados de la auditora por que le dan una particular atencin a los rendimientos y a los resultados (los impactos y efectos). Su propsito es comparar una cantidad con otra. Tales indicadores incluyen partes comparadas con un todo, dos, Evaluacin utilizando indicadores. tems comparados o cambios en un tem comparado con un estado original.

Aplicacin.
En la fase de la planificacin, ayuda a comprender a la unidad auditada y a identificar los resultados de los programas que la integran y las operaciones que los producen. Para determinar la significatividad de un hecho. Para comparar valores reales con valores esperados. Para ubicar un hallazgo en su contexto. Para observar un cambio en el tiempo. Para apuntar el grado de criterio encontrado. Ayuda a identificar los objetivos del programa. Para describir las actividades del Programa. Para determinar resultados positivos o negativos del programa.

El anlisis de sensibilidad de datos cualitativos de Anlisis de sensibilidad. es una en aproximacin un formato sistmica de recopilacin y organizacin informacin estandarizado. Permite arribar a un anlisis general y a conclusiones y observaciones generales. Despus de formular el problema en un modelo matemtico, ste puede ser sometido a un anlisis de sensibilidad

Continuacin tabla XIX. Tcnica. Concepto. Aplicacin.

Los

diagramas Tienen

de

flujo

son

como y

Para obtener una comprensin de como trabaja una organizacin o un sistema, particularmente cuando el objeto de la auditora involucra muchos departamentos, unidades, o pasos complicados.

modelos. nivel de

distintas que se

formas

medidas, dependiendo del propsito y el detalle necesite. Tpicamente, el auditor toma informacin de las entrevistas, la observacin ocular, Diagramas de proceso. o la existencia de documentacin y crea un grfico utilizando a ser smbolos analizadas. que Un representan varios puntos de decisin o actividades flujograma es un diagrama grfico de la definicin, anlisis o solucin de un problema en el cual se utilizan smbolos para representar operaciones, flujos de datos, etc.

Fuente. Elaboracin propia.

Enfoques en evaluacin de gestin.

Este enfoque evala los resultados o beneficios logrados y determina si el rea forestal logra las metas previstas e identifican los problemas que requieren corregirse para mejorar su eficiencia. Algunos aspectos a considerar en una auditora con enfoque de eficacia son los siguientes. Si los objetivos del programa establecido estn en forma clara y precisa.

Que todos los objetivos del programa que sean materia de autoevaluacin por parte del auditado. Razonabilidad de los procedimientos para la autoevaluacin de la eficacia en cuanto a su realizacin y costo. Retroalimentacin de la planificacin cuatrimestral del programa de la subrea forestal.

Mtodos de medicin de eficiencia. La eficiencia de una operacin puede expresarse como un porcentaje del estndar de desempeo con relacin a la informacin actual. Un ndice que representa la relacin salida/entrada (productividad), puede ser expresado de diferentes formas para determinar el nivel de eficiencia. Como ejemplo se cita el siguiente caso. Si asumimos que una actividad encargada de dar clases sobre una determinada asignatura tiene un estndar de desempeo de 16 alumnos por perodo lectivo, y el dato de rendimiento actual es de 20 alumnos por perodo:

ndice actual ndice estndar

20 alumnos por perodo 16 alumnos por perodo

----------------- = ---------------------------------------- x 100 = eficiencia 125 %

Medicin de insumos y productos. Los insumos pueden ser medidos en trminos de trabajo realizado, material o recursos financieros utilizados. Los recursos relativos a recursos humanos pueden medirse en trminos de tiempo o dinero (remuneracin/horashombre). Los recursos materiales o financieros generalmente, se miden en dinero. Para que los productos puedan ser medidos, se requiere separarlos unos de otros y tener caractersticas uniformes; los productos de un proceso repetitivo como la emisin de rdenes de compra satisfacen este criterio. Calidad y nivel del servicio. La eficiencia de una operacin se encuentra influenciada por la cantidad y calidad de los bienes y servicios producidos y la calidad y el nivel de los servicios que se ofrecen. Cualquier cambio en la cantidad y calidad puede ser difcil de interpretar. El mejoramiento de un ndice de eficiencia, puede resultar a expensas de la calidad o el nivel de servicios. Estndares de eficiencia Los estndares de desempeo se utilizan con distintos propsitos en los sistemas de informacin y control para: Demostrar los resultados alcanzados, comparando la informacin de ejecucin con los estndares. Efectuar anlisis costo/beneficio, proporcionando informacin para

comparar mtodos y procedimientos actuales y propuestos.

Producir el intercambio de decisiones entre eficiencia y el nivel de servicio. Diferentes clases de estndares pueden ser utilizados para comparar niveles razonables de eficiencia: Estndares de ingeniera: son desarrollados a travs de tcnicas de medicin. Proveen una base confiable para medir y estimar niveles de eficiencia. Estndares histricos: ratios de productividad, representan la eficiencia obtenida en el pasado. Pueden ser utilizados como base para estimar niveles de eficiencia corrientes. Comparaciones organizacionales (benchmarking): comparaciones contra estndares basados en logros de otras organizaciones que realizan tareas similares y son consideradas lderes en su campo o comparaciones con los estndares generales aceptadas en la industria o negocios son otras maneras de estimar la eficiencia de una organizacin. Utilizacin de la capacidad: la eficiencia del staff, equipo, y facilidades, etc est influenciada por el alcance de los recursos que son utilizados productivamente en relacin al tiempo disponible de uso. La utilizacin es expresada como el porcentaje de la capacidad disponible que actualmente es utilizada. Ejemplos de actividades que los auditores pueden considerar como evidencia para tener en cuenta una debida administracin de eficiencia:

a) Mantener

revisiones

peridicas

para

eliminar

operaciones

redundantes y intermediarios o salidas internas que no contribuyen a los egresos finales de la organizacin (por ejemplo superposicin de funciones administrativas, reportes sin utilidad, etc). b) Utilizar herramientas de proyectos y presupuestos, para medir lo real versus lo planificado, en tiempo y recursos. c) Comparar el total y los componentes de los costos de las operaciones con costos en organizaciones similares. d) Reducir los niveles de control, incrementar la rapidez en la toma de decisiones y crear ms servicios compartidos. e) Racionalizar productos y servicios para mejorar las necesidades de clientes internos y externos, y discontinuar salidas que no son necesarias. f) Reducir costos operacionales. g) Mejorar la calidad y niveles de servicio de satisfaccin de la demanda sin incrementar los costos. h) Desarrollar sistemas de mejora y mtodos de trabajo, incluyendo el uso apropiado de tecnologa. i) Mejorar la productividad del staff mediante la mejora de equipamiento, entrenamiento y desarrollo, mejora de condiciones laborales, incentivos, y reconocimiento de buena performance.

j) Identificar nuevas oportunidades para aplicar las mejores prcticas basadas en comparaciones apropiadas con otras unidades y dependencias de similar caracterstica y objeto.

Pruebas sustantivas. Las pruebas sustantivas proporcionan evidencia directa sobre la validez de las transacciones y de los saldos de las cuentas de los estados financieros, cuando se est comprobando la efectividad del sistema de control interno del auditado o la verificacin de la exactitud de la informacin, cuando se est evaluando su gestin. Existen dos tipos generales de pruebas sustantivas: Procedimientos analticos sustantivos. Pruebas de detalles. Para lograr una seguridad sustantiva suficiente, el auditor puede utilizar cualquiera de estas pruebas o una combinacin de ambas. El tipo de prueba a utilizar y la cantidad de confianza aplicada en cada tipo de procedimiento, quedan a criterio del auditor y debe basarse en la efectividad y consideraciones de eficiencia. Procedimientos analticos sustantivos. Estos procedimientos consisten en comparar los saldos de las cuentas registradas con las expectativas del auditor. El auditor desarrolla una expectativa en que el monto registrado servir para el anlisis y conocimiento

de las relaciones entre las cuentas y otros datos. Este estimados usa, desde luego, para establecer una conclusin sobre las cuentas de los estados financieros. Una premisa bsica sobre los procedimientos analticos es que las relaciones generales entre los datos de los estados financieros tengan una continuidad razonable, a menos que las condiciones del contexto cambien, lo que implica un cambio en la relacin. El examen de las cuentas en detalle y aplicacin de otros procedimientos de auditora consiste en buscar detalles inusuales en los saldos de las cuentas. Este procedimiento es una herramienta apropiada para investigar la causa de una fluctuacin significativa, pero no es considerada una prueba analtica sustantiva en s misma. El auditor puede establecer independientemente el estimado de un saldo de cuenta que algunas veces es sometido a una prueba. Estos clculos son considerados para realizar los procedimientos analticos sustantivos. Al hacer los clculos el auditor debe evaluar la confiabilidad de la informacin utilizada y seguir los pasos empleados al ejecutar los procedimientos analticos sustantivos. En general, el riesgo de emitir una conclusin incorrecta sobre el saldo de una cuenta es mayor para los procedimientos analticos sustantivos que para las pruebas de detalle. Pruebas de detalle. Las pruebas de detalle son procedimientos que se aplican a puntos especficos seleccionados para el examen e incluyen: a) Confirmacin.

b) Inspeccin fsica. c) Verificacin de documentos.

d) Clculo.

e) Revisin (combinacin de tcnicas de comparacin, clculo e inspeccin). Las pruebas de detalle, generalmente, son utilizadas en combinacin para proveer la suficiente confianza acerca de una aseveracin. El alcance mnimo de la prueba en detalle a ser ejecutada, se basa en la evaluacin del riesgo combinado, as como tambin en la consideracin de la calidad y seguridad de los procedimientos analticos y sustantivos a aplicar. Los factores a considerar para la aplicacin de las pruebas de detalle incluyen: a) Naturaleza e importancia de la aseveracin objeto de la prueba. Las aseveraciones significativas generalmente requieren de una evidencia de calidad superior en la auditora que est solo disponible en las pruebas de detalle. b) Naturaleza del riesgo combinado (inherente y de control) Las pruebas sustantivas debern ser diseadas para auditar el tipo especfico y nivel de riesgo de cada aseveracin.

c) Disponibilidad de diferentes tipos de evidencia. Emplear la evidencia que pueda ser fcilmente obtenida podra ser ms eficiente. Por ejemplo la disponibilidad de informacin sobre presupuestos autorizados iniciales y ejecucin del presupuesto, podra ayudar para ejecutar las pruebas de detalle. d) Calidad de la evidencia. Cuanta ms alta sea la calidad de la evidencia, ms grande ser el nivel de seguridad y confianza que el auditor pueda obtener. Al determinar los tipos de pruebas sustantivas a emplearse, la meta del auditor debe ser elegir la combinacin de los procedimientos efectivos que son considerados los ms eficientes, combinando la dimensin de la muestra y su control, y las pruebas de suficiencia del sistema de control interno y de cumplimiento legal y normativo. El auditor debe ejercer su criterio al evaluar la efectividad de todos los procedimientos de auditora. La profundidad de las pruebas sustantivas de detalle pueden disearse segn los siguientes tres niveles de riesgo combinado establecidos para una aseveracin: Bajo. Los procedimientos de control de la entidad han estado operando en forma efectiva durante el perodo material del examen, as como existe confianza en el ambiente de control interno y sistema de contabilidad.

Moderado. Los procedimientos de control en la entidad han estado ejecutndose en forma apropiada durante el perodo, habindose detectado algunas fallas en su funcionamiento, al igual que en su ambiente de control interno y/o sistema de contabilidad o ambos. Alto. Los procedimientos de control no han estado funcionando en forma efectiva y continua durante todo el perodo bajo examen, o simplemente no existen, as mismo no existe confianza en el ambiente de control y sistema de contabilidad. La aplicacin prctica de los niveles de seguridad establecidos en la matriz del riesgo combinado, as como su graduacin, debe contemplar el criterio profesional del supervisor del operativo de auditora.

El muestreo en auditora
El riesgo de muestreo Es el riesgo de que la muestra no sea representativa del universo o poblacin de la cual se seleccion y, consecuentemente, el auditor llegue a conclusiones incorrectas sobre los resultados de su examen. El riesgo de muestreo puede presentarse de las siguientes dos maneras: a) Rechazo incorrecto: es el riesgo de que el auditor concluya que los controles no son confiables o que el saldo de una cuenta no es razonable, cuando en realidad s lo son. En este caso, la aplicacin de otras pruebas de auditora permitir al auditor arribar a la conclusin correcta.

b) Aceptacin incorrecta: es el riesgo de que el auditor llegue a la conclusin de que puede confiar en los controles o que el saldo de una cuenta es razonable, cuando en realidad no lo son. El auditor deber considerar el riesgo de muestreo en el diseo del plan de muestreo, considerando los siguientes factores: Disear el plan de muestreo para obtener una muestra de tamao suficiente. Utilizar un mtodo de seleccin que produzca una muestra representativa de la poblacin y que responda a los objetivos de la auditora. El riesgo de no muestreo. Se refiere a la obtencin de conclusiones errneas no originadas directamente por el muestreo. Pueden originarse en errores en la aplicacin de los procedimientos o en el no reconocimiento de los errores existentes en los documentos o transacciones examinados. Definicin del universo y de la unidad de muestreo. Luego de determinar el objetivo de la prueba, el auditor debe definir el universo. Es muy importante que el auditor se satisfaga de que el universo determinado y el universo sobre el que seleccion la muestra (marco) sea el mismo.

En la tabla XX se describen los diferentes tipos de seleccin de muestra.

Tabla XX. Mtodos para seleccionar las muestras.

Tipo de muestreo. Muestreo estadstico o no estadstico

Criterio. Muestreo por probabilidades. Se caracteriza tienen porque la los elementos que conforman el universo misma probabilidad de ser elegidos.

Aplicacin. Muestreo de nmeros al azar. Es un proceso para seleccionar una muestra, en el cual todos los elementos de la poblacin y todas las combinaciones de elementos tienen la misma oportunidad de ser incluidos en la muestra. Muestreo sistemtico de probabilidades . Consiste en la seleccin de una muestra en base a uno o ms intervalos uniformes de muestreo. El intervalo se determina dividiendo el universo en el nmero de elementos que se desea tenga la muestra. Muestreo por bloques. Es la seleccin al azar de grupos de unidades continuas.

Muestreo no estadstico

Muestreo criterio.

basado En este

en tipo

el de

Muestreo por seleccin Especfica. Se basa fundamentalmente en el criterio del auditor para identificar una muestra que sea representativa del universo. El auditor podr incluir en la muestra partidas con saldos grandes, medianos y pequeos, partidas de distinto tipo. Este tipo de muestreo requiere del conocimiento del auditor sobre el universo que desea probar. Muestreo sistemtico de criterio. Este mtodo es similar al muestreo sistemtico de probabilidades, donde es conveniente, elegir un punto de partida inicial.

muestreo la probabilidad de que cualquier partida quede incluida en la muestra no es conocida ni determinable.

Fuente. Elaboracin propia.

Aplicaciones en la auditoria de gestin Para la seleccin y determinacin del tamao de la muestra podrn utilizarse mtodos estadsticos descriptos con anterioridad, segn los objetivos y alcance de la actuacin y del universo total de las operaciones. El criterio a seguir depender asimismo de la evaluacin del control interno realizado. Utilizacin de indicadores en auditoria de gestin. Existen diferentes esquemas para diferenciar los tipos de indicadores y su utilizacin vara en funcin de los propsitos y naturaleza de los esquemas de evaluacin que se utilicen. Se deber contar con indicadores que midan la eficacia, eficiencia, calidad, economa y efectividad, segn se intente evaluar el impacto de una accin, el grado de optimizacin de un resultado, la satisfaccin del usuario o la capacidad del auditado para movilizar sus recursos financieros respectivamente. En la construccin de los parmetros se pueden utilizar datos primarios (medir y contar) o indicadores que relacionan dos datos (porcentajes, cocientes, razones). Con respecto a los requisitos que debe cumplir un indicador, se destacan; a) Pertinencia: los indicadores deben referirse a los procesos de produccin de modo que reflejen integralmente el grado de cumplimiento de los objetivos institucionales, y que su nmero no exceda la capacidad de anlisis de quienes lo van a usar.

b) Independencia: deben responder a las actividades desarrolladas por la institucin.

c) Integracin: debe mostrar y mantener un equilibrio entre las dimensiones del economa. d) Homogeneidad: para la construccin y medicin de un indicador siempre se debe usar el mismo parmetro o unidad de medida. e) Costo razonable: la informacin que sirve de base para la elaboracin de los indicadores de gestin debe ser recolectada a costos razonables y con la garanta de la confiabilidad necesaria. f) De carcter participativo: una forma de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con las metas e indicadores resultantes es la construccin participativa del indicador. g) Confiabilidad: se debe contar con datos suficientes y desempeo: eficacia, eficiencia, calidad y

demostrables, lo cual implica generar indicadores que provienen de registros, estadsticas y sistemas de informacin disponibles. h) Demostrativos: significa que los indicadores deben dar evidencias de muestras concretas de los cambios que se desean medir. Conducta a seguir cuando la organizacin auditada dispone de Indicadores razonables.

Los informes de gestin que produzca la organizacin auditada sern particularmente considerados en la evaluacin, si renen los factores siguientes: a) Del anlisis de los indicadores se detecta que la informacin es confiable. b) La medicin se realiza peridica y oportunamente.

c) Las variables estn referidas a los procesos sustantivos o medulares de la organizacin.

d) Permiten la comparacin con estndares histricos propios, de organizaciones similares nacionales e internacionales, de aceptada aplicacin. Conducta a seguir cuando no existen indicadores en la organizacin auditada o los existentes no son confiables Si el equipo auditor considera que los indicadores de la organizacin auditada no son fuente confiable de medicin y control, o si la organizacin no posee indicadores, el auditor, a los fines de su actividad, podr redisear o disear indicadores de gestin pertinentes, para lo cual, mediante el dominio de la tcnica del diseo. De corresponder la definicin por el equipo de auditora, debern integrar dichos sistemas de medicin los siguientes componentes:

Indicadores de eficacia, eficiencia y economa: debern seleccionarse los indicadores que se consideren ms adecuados para el objetivo de la auditora y la entidad de que se trate. Normas de rendimiento: estos son los niveles de rendimiento deseados y/ esperados. Generalmente estn expresados en trminos cuantitativos, y estn ntimamente relacionados con los tipos de indicadores seleccionados para la medicin en cuestin. Relevamiento de datos del rendimiento real: es el proceso de recolectar los datos necesarios resultantes de la ejecucin financiera y fsica del presupuesto, para alimentar el proceso de medicin. Si la organizacin posee indicadores que no se consideran confiables, ser necesario revisar con detenimiento las razones de esta circunstancia, a los efectos de: a) Explicar y justificar, en los resultados de la auditora, las razones por las cuales no hubieren sido considerados los indicadores de gestin que el organismo ha establecido. b) Formular las recomendaciones a que haya lugar, especialmente de orden tcnico, en las que podra basar la entidad los ajustes y reorientaciones que considere pertinentes. Los indicadores generados con ocasin de la realizacin de una auditora de gestin deben ser de carcter global y referencial, y no pretender a travs de ellos solucionar problemas de control interno de las organizaciones.

Desarrollo de hallazgos de auditora Se denomina hallazgo de auditora al resultado de la comparacin que se realiza entre un criterio y la situacin actual relevada durante el examen a una rea, actividad u operacin. Es toda informacin que a juicio del auditor le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestin de la entidad, programa o proyecto bajo examen que merecen ser comunicados en el informe. Sus elementos son: condicin, criterio, causa y efecto. Los requisitos que debe reunir un hallazgo de auditora son: Debe ser significativo. Basado en hechos y evidencias precisas documentadas en papeles de trabajo. Debe ser objetivo. Debe ser convincente para una persona que no ha participado en la auditora. Factores que afectan el desarrollo de hallazgos. Al definir que una deteccin se transformar en un hallazgo de auditora, debe tenerse en cuenta lo siguiente: Estar referidos a asuntos significativos y que incluyen informacin suficiente y competente relacionada con la evaluacin efectuada a la gestin de la entidad examinada, as como respecto del uso de los recursos, en trminos de efectividad, eficiencia y economa.

Incluir la informacin necesaria respecto a los antecedentes, a fin de facilitar su comprensin. Estar referidos a cualquier situacin deficiente que se determine como relevante para la aplicacin de procedimientos de auditora. Elementos del hallazgo de auditora Los elementos del hallazgo de auditora son: a) Condicin. b) Criterio c) Efecto d) Causa Condicin. Comprende la situacin actual encontrada por el auditor al examinar un rea, actividad u transaccin. La condicin, entendida como lo que es, refleja la manera en que el criterio est siendo logrado.. La condicin puede adoptar tres formas: Los criterios no vienen logrndose en forma satisfactoria. Los criterios no se logran. Los criterios se estn logrando parcialmente. Criterio. Comprende la norma con la cual el auditor mide la condicin. El programa de auditora debe sealar los criterios que se van a utilizar. El auditor tiene la responsabilidad de seleccionar criterios que sean razonables, factibles y aplicables a las cuestiones sometidas a examen. .

Efecto. Constituye el resultado adverso o potencial de la condicin encontrada. Generalmente, representa la prdida en trminos monetarios originada por el incumplimiento en el logro de la meta. Cuando sea posible, el auditor debe incluir en cada observacin, su efecto cuantificado en dinero u otra unidad de medida. El efecto puede tener dos significados que guardan relacin con los objetivos de la auditora, los que se describen en la tabla XXI. Tabla XXI. Relacin efecto y objetivos de la auditora. Cuando los objetivos de la auditora El efecto mide las consecuencias. incluyen la identificacin reales de de las una consecuencias

condicin Cuando los objetivos de la auditora El efecto mide el impacto en la comprenden la estimacin del impacto poblacin objetivo provocado en los beneficiarios de la Unidad o Dependencia auditada.
Fuente. Elaboracin propia.

Evaluacin de la importancia de los hallazgos de auditora. Un aspecto a considerar es la evaluacin sobre si la situacin negativa detectada es un caso aislado o se observa con frecuencia. La importancia de un hallazgo es evaluada, generalmente, por su efecto. Los efectos deben exponerse en trminos monetarios, fsicos o en nmero de transacciones.

De manera de ejemplo se presenta la siguiente observacin de los hallazgos de una oficina de contrataciones. Condicin: La Oficina de Contrataciones ha adquirido bienes durante el perodo 200X, sin realizar una efectiva evaluacin de ofertas de proveedores locales. Criterio: La Oficina de Contrataciones tiene la responsabilidad de realizar el proceso de compra de bienes que requieren los sectores de lnea de la entidad, mediante la seleccin de proveedores representativos, a fin de obtener la cantidad requerida, al nivel razonable de calidad, al menor costo y en la oportunidad debida. Causa: La entidad no dispone de un Reglamento de Adquisiciones que regule, entre otros aspectos, el proceso de compra de bienes aplicando criterios de eficiencia y economa en su ejecucin. Efecto: Se han efectuado adquisiciones de bienes de capital a precios mayores a los ofertados por otros proveedores, cuyas diferencias en precios se estiman en $ 525.000.

Para documentar las observaciones de los hallazgos de una evidencia se debe utilizar el siguiente registro.

Actividad.

Condicin.

Criterio.

Causa.

Efecto.

Comunicacin de hallazgos de auditora

Durante el proceso de la auditora, el auditor Supervisor debe comunicar oportunamente los hallazgos al personal del Auditado involucrado en los mismos, a fin de que presenten sus aclaraciones o comentarios en forma documentada, para su evaluacin y consideracin en el informe correspondiente. Tan pronto como sea elaborado un hallazgo de auditora, el auditor debe comunicar a los funcionarios de la entidad examinada, con el objeto de: Obtener sus puntos de vista respecto a los hallazgos presentados. Facilitar la oportuna adopcin de acciones correctivas. La discusin de las observaciones antes de elaborar el borrador del informe, debe dar como resultado documentos ms completos y menos susceptibles de ser refutados por parte del Auditado. Es importante comentar las posibles soluciones o mejoras que el auditor considera apropiadas, para conocer la opinin del personal involucrado en los procesos. Papeles de trabajo. Los papeles de trabajo son los documentos elaborados por el auditor en los registra el trabajo realizado como consecuencia de los procedimientos aplicados y sirve de soporte al informe de auditora. Constituyen la evidencia que fundamenta los hallazgos, observaciones, conclusiones y recomendaciones de auditora.

Estructura bsica. La estructura bsica de los papeles de trabajo elaborados por el auditor debe presentar un diseo homogneo e incluir los acpites que resulten bsicos en su integracin, para asegurar su uniformidad. Estn generalmente incluidos en los papeles de trabajo el objetivo del papel de trabajo, descripcin del trabajo realizado y de sus resultados, observaciones, notas, criterio utilizado, fuente de documentacin usada, referencias cruzadas, rea de revisin y comentarios del supervisor, si los hubiere, y fecha de elaboracin. Asimismo deben contener la identificacin de quienes realizaron y supervisaron el papel de trabajo y fecha de las respectivas intervenciones. De manare de Mejorar la calidad de evidencia en los informes de la auditora; y la relacin costo-beneficio-efectividad de la recopilacin de los datos y que se encuentra descrita en la tabla XVIII se adjunta la tabla XXII que corresponde a las tcnicas de obtencin de evidencias. En dicha tabla se describe la cuando se debe de utilizar y sus fortalezas y debilidades.

Tabla XXII. Tcnicas de obtencin de evidencia.


Tcnica. Aplicacin. Para una mejor comprensin de la entidad auditada, principalmente, en casos donde existe interaccin con el usuario. En la fase de examen, para verificar la existencia de recursos Observacin ocular. fsicos, resultados tangibles o falta de resultados en los programas gubernamentales. Fortalezas y debilidades. Pro. Proporciona evidencia puntual Generalmente, las mejores observaciones son las realizadas de manera discrecional en el ambiente.. En contra. Es naturalmente ms difcil que la observacin de recursos fsicos. Requiere un mayor cuidado para asegurar que las observaciones son correctas, comparables y representativas. Para ayudar a comprender a la entidad auditada, en casos de acceso a los datos existentes. Para formular la muestra de un ejemplo de observaciones en el universo poblacional. Busca de informacin en base de datos. Para preparar el caso de un problema potencialmente importante. Para completar o confirmar datos de las entrevistas y otras fuentes. Pro. La bsqueda de informacin proporciona una gran cantidad de informacin til a un costo muy bajo. Pueden identificarse las dificultades metodolgicas especficas y tcnicas y desarrollo de procedimientos. Descubrir secundarios disminuyen utilizacin la de fuentes de datos que de la primarios utilizables necesidad datos

generalmente ms costosos. En contra. Los datos recopilados de una bsqueda no sean relevantes o compatibles con los objetivos de auditora. Y la exactitud de los datos secundarios es a menudo muy difcil de determinar.

Continuacin tabla XXII.


Tcnica. Aplicacin. Para estimular una revisin objetiva de procesos crticos, prcticas y Sistemas. Para operar. Para estimular la mejora contina en la entidad auditada. Para obtener datos objetivos y evidencias de auditora. Para demostrar credibilidad en las recomendaciones de la auditora. desarrollar un criterio e identificar diferentes maneras de Fortalezas y debilidades. Pro. Estimula una revisin objetiva de procesos, prcticas y sistemas. Descubre y despliega las interconexiones de diferentes partes de la organizacin. Proporciona datos objetivos sobre los mtodos de operacin. Plantea preguntas e identifica mejores formas de funcionamiento. En contra. El alcance puede ser demasiado amplio. Los equipos del proyecto problemas muchos Benchmarking. Inicialmente demasiadas quieren y a y en menudo utilizar el referenciar (benchmark) demasiados procesos referentes se preguntas.

benchmarking. proponen Se debe

comenzar con una lista pequea. El benchmarking requiere de algunas habilidades y preparacin, y las personas tienen que estar comprometidas con el proyecto. Algunos miembros del equipo de auditora suelen priorizar la rapidez disminuyendo la calidad. Los socios ser del buenos benchmarking en algunas pueden

reas, pero difcilmente resulten de excelencia en todas, hay que saber seleccionar.

Continuacin tabla XXII.

Tcnica. Para individuos.

Aplicacin. recopilar informacin

Fortalezas y debilidades. Mail. (Pro). Facilidad para presentar cuestionarios. Universo ms amplio. Tiempo de respuesta amplio. (Contra). Bajo ndice de respuesta. Bajo control de calidad. Las listas deben ser actualizadas. Telfono. (Pro). Bajo costo. Periodo corto de obtencin de informacin. Dirigible desde una direccin nica. (Contra). No cuenta con personas sin telfono. Debe tener un directorio actualizado. Personales. (Pro). Alto ndice de respuesta. Puede realizar sondeos. Entrevistas largas. (Contra). Mayor costo. Necesidad Largo de un staff para ordenado. periodo

cuantitativa de un amplio nmero de Para identificar la frecuencia general de un evento dado.

Encuestas.

En la fase de planeamiento, para obtener informacin cuantitativa que ayude a comprender a la entidad auditada y a identificar problemas potenciales. En la fase de examen, para obtener Entrevistas. informacin nica o especfica que relacione ayude los a objetivos desarrollar de la las auditora, confirme los hechos y recomendaciones.

obtencin de personal. Directas. (Pro). Son (Contra). Las repuestas Son

rpidas. estn fciles, (Contra). con

condicionadas por el entrevistador. Telefnicas. baratos Preguntas y (Pro). trazables. fciles,

personas

telfono, respuesta influenciada por entrevistador.} Electrnicos. (Pro). Amplio universo, preguntas largas y complicadas. El entrevistador no influye en las respuestas. (Contra). Toma tiempo prepararlo. Respuestas abiertas. Respuestas inciertas.

Continuacin tabla XXII.

Tcnica.

Aplicacin. En la fase de planeamiento, para definir y desarrollar problemas en forma ms completa o pruebas, cuestionarios u otras herramientas de comunicacin para el examen. En la fase de examen, para recolectar informacin cuantitativa y obtener una mejor comprensin de las causas y potenciales soluciones a problemas identificados.

Pro.

Fortalezas y debilidades. La espontaneidad y

la

profundidad del debate. Los grupos de referencia animan la generacin de ideas y opiniones entre los miembros del grupo ms que en las entrevistas individuales. Proporcionan informacin ms rpida de un grupo de personas y a un costo ms bajo que si cada persona es entrevistada individualmente. En contra. Los grupos de referencia no pueden poblacin proyectarse grande. en una un Involucra

Grupo de referencia.

nmero limitado de participantes. Las sesiones duran varias horas y se realizan en un lugar central. El ambiente social del grupo y el deseo de los participantes de agradar al moderador. Los miembros del grupo pueden decir que piensan lo que el En los casos de necesidad de opinin tcnica y profesional por un tema determinado. Cuando nicamente una disciplina Opinin de un especialista. profesional es calificada para juzgar un criterio encontrado. Si se requiere una opinin escrita, y certificada por un Organismo Profesional que certifique la tarea, el costo ser mayor. moderador quiere or. Pro. Cuando es necesario aplicar el juicio para evaluar el criterio obtenido. En contra. En casos que una auditora confe en el juicio de un profesional no certificado, la credibilidad de la evidencia y su valor ser menor. Es mejor obtener los servicios de un especialista con antecedentes idneos en su campo y reconocidos por sus pares.

Continuacin tabla XXII.


Tcnica. Resultados de Aplicacin. En el planeamiento de la auditora, Fortalezas y debilidades. Auditoras internas

para

identificar

chequear

evaluaciones. (Pro). Cuando existen para el rea o tema auditado, son muy tiles. Para evaluar la validez, el auditor puede verificar los papeles de trabajo. Informes de Consultores. (Pro). Algunos siguen metodologas claras y sustentables. muy de Otros, o no pueden utilizar muy resultar trminos limitados referencia

observaciones significativas. En la fase de examen, para sustentar el problema.

claros, y estndares de trabajo no otras auditoras. muy conocidos. (Contra.) Puede ser difcil determinar la calidad de trabajo porque los informes no que permiten sustenten de los incluir las consultores evidencias

conclusiones. Los papeles de trabajo pueden no estar disponibles y el nivel de involucramiento de los clientes tampoco se puede discernir. Estudios de Otras jurisdicciones. (Pro). Si son de dominio pblico, son tiles, siempre con algn juicio independiente de su calidad. Fuente. Elaboracin propia.

Para complementar la informacin sobre tcnicas y herramientas para el anlisis de informacin se presenta a continuacin la tabla XXIII. Tabla XXIII. Tcnicas y herramientas para el anlisis de informacin.
Tcnica. Modelos de programas Aplicacin. En la fase de la planificacin, ayuda a comprender a la unidad auditada y Fortalezas y debilidades. Pro. Ofrece una estructura simple y concisa para registrar los elementos

identificar y

los los

resultados sistemas

del del

importantes del programa. Presenta la lgica del programa asigna resultados al programa y provee la base para el anlisis de efectividad de causa y efecto. En contra. No asiste en todas las responsabilidades. Por ejemplo no asiste en auditora de fraude o actividades ilegales. Pro. Pertinencia y claridad. Apoyan el inters del auditor comparando los valores reales con los esperados. Ellos son: claros, familiares y fciles de mala ser calcular. En o por contra. La desventaja principal se debe a la utilizacin irrelevantes utilizacin ejemplo, si irrelevante. Las proporciones pueden ningn punto de la auditora es realizado.

programa producen. lgicos.

programa y las operaciones que los

Para comparar valores reales con valores esperados. Para ubicar un hallazgo Comparaciones utilizando indicadores. en su contexto. Para observar un cambio en el tiempo. Para apuntar el grado de criterio encontrado.

Para identificar el nivel, desarrollo o forma de los datos cuando es ms importante Distribucin de datos. que un promedio numrico. Para decidir si la funcin de una variable contribuye a los criterios de la auditora o no. Para evaluar si la muestra del es representativa poblacional. universo

Continuacin de tabla XXIII.


Tcnica. Modelos de programas lgicos. Aplicacin. En la fase de la planificacin, ayuda a comprender a la unidad auditada y a identificar los resultados del Fortalezas y debilidades. Pro. Ofrece una estructura simple y concisa para registrar los elementos importantes del programa. Presenta

programa producen.

los

sistemas

del

la

lgica

del

programa

asigna

programa y las operaciones que los

resultados al programa y provee la base para el anlisis de efectividad de causa y efecto. En contra. No asiste en todas las responsabilidades. Por ejemplo no asiste en auditora de fraude o actividades ilegales. Pro. Pertinencia y claridad. Apoyan el inters del auditor comparando los valores reales con los esperados. Ellos son: claros, familiares y fciles de mala ser calcular. En o por contra. La desventaja principal se debe a la utilizacin irrelevantes utilizacin ejemplo, si irrelevante. Las proporciones pueden ningn punto de la auditora es realizado.

Para comparar valores reales con valores esperados. Para ubicar un hallazgo Comparaciones utilizando indicadores. en su contexto. Para observar un cambio en el tiempo. Para apuntar el grado de criterio encontrado.

Para identificar el nivel, desarrollo o forma de los datos cuando es ms importante Distribucin de datos. que un promedio numrico. Para decidir si la funcin de una variable contribuye a los criterios de la auditora o no. Para evaluar si la muestra del es representativa poblacional. universo

Continuacin de tabla XXIII.


Tcnica. Anlisis de regresin. Aplicacin. probar relaciones Fortalezas y debilidades. La fortaleza principal

Para

que

se

Pro.

del

suponen verdaderas. Para identificar valores inusuales o fuera de lmites que no se ajustan a relaciones entre

anlisis de regresin est en la fase de examen de la auditora. Puede ser una tcnica poderosa de anlisis

dos cosas. Para hacer predicciones o proyecciones futuras basadas en una relacin observada en el pasado. Para construir modelos de funcionamiento de la entidad.

de datos, que bien utilizada y con precisin, puede informar al auditor acerca de problemas importantes. En contra. Sin embargo, como tcnica de informacin tiene limitado su potencial, debido a que su tecnicismo y su terminologa es

Para obtener la conviccin de que un anlisis auditada, hecho por la entidad rene estndares

dificultosa. Pro. El anlisis

costo

beneficio

ofrece las tcnicas con las que incluso los costos y beneficios que son difciles de medir o monetizar pueden tener una ecuacin de valor por dinero. En contra. El completo anlisis de costo beneficio requiere ajustes sofisticados de medicin de los costos y beneficios, sobre bases de supuestos inciertos. El costo exacto y la identificacin de beneficio a menudo es difcil porque las entidades poseen beneficios gubernamentales archivos que de costos permitan no y una

profesionales. Para comparar costos y beneficios en caso que puedan ser razonablemente Anlisis beneficio costo. comparar constantes. estimados. de Para costos alternativas

cuando se pueden asumir beneficios

Para evaluar la suficiencia de los Simulacin y modelos. modelos de la entidad auditada para la toma de decisiones.

comparacin directa. Pro. Como un medio de capturar informacin para la auditora, la simulacin ofrece varias ventajas.

Continuacin de tabla XXIII.


Tcnica. Simulacin y modelos. Aplicacin. Para responder preguntas tipo Que pasara si?, sobre el impacto de los problemas de la auditora, observaciones y recomendaciones. Fortalezas y debilidades. Pro. Son rpidas, su habilidad de proporcionar el anlisis de qu pasara si? con alternativas y su costo relativamente bajo compar

con las observaciones de campo por auditores. En contra. Las simulaciones son propensas a los problemas tcnicos. El resultado de una simulacin es tan fuerte como sus componentes tcnicos. Los datos de entrada y el modelo matemtico puede tener problemas, y los resultados de la misma siempre estn sujetas a sus Ayuda a identificar los objetivos del programa: para hacer esto el auditor puede reunir informacin de los antecedentes histricos y legales del programa. determinar Para describir las Para actividades del programa. Anlisis de sensibilidad. negativos del programa. componentes. Pro. Presta un alto grado de

confiabilidad en los hallazgos, donde proporciona corroborar informacin deducida de diversas fuentes. Puede cubrir con grandes volmenes de material escrito y ayudar a los analistas acerca del rea sustantiva. Se puede utilizarse para validar otros mtodos. En contra. Hay que considerar antes de utilizarlo es muy costoso y formular categoras que pueden fiabilidad, tiempo. ser es codificadas algunas veces con es

resultados positivos o

problemtico, repetitivo y consume

Continuacin de tabla XXIII.


Tcnica. Simulacin y modelos. Aplicacin. Para obtener una comprensin de como trabaja una organizacin, un sistema la o un involucra proceso, muchos particularmente cuando el objeto de auditora departamentos, unidades, o pasos Fortalezas y debilidades. La principal ventaja

Pro.

del

diagrama de flujo, es que traza una profunda comprensin y claridad de los procesos de trabajo. Puede ser particularmente til en un programa de auditora gubernamental que es

complicados.

responsable de procesar grandes volmenes de informacin. En contra. Es que puede llevar al auditor a un nivel de detalle ms apropiado de una auditora interna. Una vez que la auditora ha decidido que un programa importante, en particular el resulta entonces

diagrama de flujo ayuda a identificar los pasos, pero una vez que se comienza a trazar el diagrama es fcil perder de vista el cuadro principal. Aunque los diagramas de flujo proporcionan un detalle considerable, inevitablemente

pueden crear un grfico simplificado. Como el uso de fotografas, o estudio de casos, los temas deben ser cuidadosamente seleccionados para mostrar situaciones tpicas o significantes. Fuente. Elaboracin propia.

Fase 4. Elaboracin del informe.

Este documento proporciona una buena oportunidad para captar la atencin de los niveles administrativos de la institucin auditada y para mostrar los beneficios que le ofrece este tipo de examen. Cubre dos funciones bsicas:

a) Comunica los resultados de la evaluacin del sistema de control interno, de la auditora de gestin y del cumplimiento de la normativa vigente. b) Persuade a la direccin del organismo para adoptar determinadas acciones y cuando es necesario llamar su atencin respecto de algunos problemas que podran afectar adversamente sus actividades y operaciones. Estructura y contenido del informe. Titulo. El informe definitivo debe ir precedido de una cartula y titulo o encabezamiento y de un nmero que permita su identificacin. El ttulo debe aclarar la Unidad Acadmica o Dependencia auditada y el tipo de auditora realizada (integral u operativo especfico). En caso de operativos especficos debe aclararse las reas, sectores o procedimientos evaluados. Destinatario y encuadre normativo. El informe debe especificar a quien o a quienes va dirigido y la causa de su ejecucin. Objeto.

El objeto de todas las auditoras integrales ejecutadas es la evaluacin de la suficiencia y efectividad del sistema de control interno de la Unidad o Dependencia auditada, en funcin de la estructura del informe, la regularidad de sus actos, y la evaluacin de su gestin respecto al logro de los objetivos y/o metas presupuestadas, considerando la, eficacia, eficiencia, economa y efectividad de sus actividades y tareas. Para mejorar la exposicin del objeto, debe agregarse la evaluacin del sistema de control interno, en los siguientes componentes. Ambiente de Control. Evaluacin de riesgos. Actividades de control. Informacin y comunicacin. Supervisin o Monitoreo. Un objeto adicional de toda auditora integral ser la verificacin de la implantacin de recomendaciones efectuadas en informes anteriores. En el caso de los operativos especficos se deber aclarar el objeto por el que fue solicitado el informe. Alcance. En la seccin se debe informar; a) El perodo a auditar, b) Los circuitos y/o procesos auditados.

c) Los criterios de evaluacin empleados durante la revisin (para el sistema de control interno y para cada uno de los procesos auditados). d) Los criterios de seleccin de muestras para cada uno de los circuitos auditados e) La descripcin pormenorizada de las muestras definidas por circuito, se debern incluir en un anexo especfico al informe. Limitaciones al alcance. En caso que el alcance de las tareas definidas en el planeamiento o en la ejecucin de la auditora se haya visto limitado por cualquier factor, se deber dejar constancia de este hecho, indicando los detalles que correspondan. Asimismo, se deber informar las consecuencias puede generar esta restriccin en la labor de auditora (procedimientos y pruebas que no pudieron realizarse y, de ser el caso, la imposibilidad que ello genera en la emisin de conclusiones. De esta forma se limita la responsabilidad con respecto a aquellas circunstancias que no han podido ser sometidas a anlisis. Como regla general se tratar de evitar la mayor cantidad de limitaciones posibles, para ello se recomienda; insistencia en los requerimientos de informacin al auditado. Que los equipos de auditora cuenten con expertos en todas las materias que sern sometidas a revisin. En muchos casos se confunden limitaciones con observaciones, en estos casos se recomienda observar antes que limitar el alcance de la auditora. Aclaraciones previas.

A efectos de hacer ms sencilla la lectura del informe, se incluyen en este captulo aspectos que son de conocimiento del auditor o elementos que se tuvieron en cuenta para el desarrollo de las evaluaciones (por ej. Una referencia a la gua de actividades desarrolladas en cada circuito o proceso auditado) y que se entiende necesario resear, para dar paso a las conclusiones a las que se ha arribado. A fin de dar mayor precisin al alcance de la auditora, tambin se hace mencin a aquellas circunstancias pasibles de merecer una investigacin o estudio posterior.

Observaciones, consecuencias y recomendaciones . Observaciones y hallazgos. El auditor emitir sus juicios, de carcter profesional, basados en las observaciones formuladas, como resultado del examen. Se evaluar el sistema de control interno, la gestin de la entidad, en lo que se refiere al logro de las metas y objetivos y a la apropiada utilizacin de los recursos pblicos, considerando criterios de eficacia, eficiencia y economa y la regularidad de los actos con la normativa vigente. Lo expuesto se incluir en el informe, bajo el rubro Observaciones, preferentemente distribuidos por circuito, proceso o sector evaluado y por objetivo, Cuando corresponda, las observaciones deben exponer si la

responsabilidad incurrida por los agentes involucrados, es de naturaleza administrativa, civil o penal. Si se trata de esta ltima, se deber expresar en

trminos de presuncin de delito y para ello el auditor debe requerir la correspondiente asesora legal. Cabe aclarar que cada observacin debe acompaarse con la correspondiente descripcin de los detalles del hecho u operacin examinada. Este punto del informe es el ms extenso e informativo, debido a que constituye el mensaje fundamental que el auditor desea comunicar. Por su parte los hallazgos de auditora, son observaciones que por su impacto afectan en forma significativa la gestin de la entidad auditada. Los hallazgos debern destacarse de las observaciones de acuerdo a su importancia relativa para el auditado. Entre las observaciones ms comunes, pueden citarse; a) Carencia de estructuras orgnicas, manuales de misiones y funciones, manuales de procedimientos, etc. b) Falta de planificacin estratgica y tctica de las actividades. c) Falta de definicin de objetivos y de formulacin presupuestaria. d) Falta de definicin de metas. e) Carencia comunicacin clara de las polticas institucionales del auditado (planes de personal, de capacitacin, de expansin, etc).

f) Falta de efectividad en el logro de objetivos y metas. g) Presencia de operaciones ineficientes. h) Evidencias sobre recursos desperdiciados. i) Incumplimiento de leyes, reglamentos o polticas internas. El informe de auditora debe incluir solo comentarios sobre observaciones importantes. Mediante un memorndum o documento equivalente, el supervisor comunicarn a los funcionarios responsables de la entidad aquellos asuntos de menor importancia. Los antecedentes y toda la informacin que permita una mejor apreciacin de las circunstancias que incidieron en los hechos observados, deben ser incluidos en observaciones.

Presentacin de los hallazgos y observaciones. En la presentacin de cada observacin se deber describir lo siguiente: rea, circuito o procedimiento evaluado : se indicar claramente el circuito, proceso o sector evaluado. Ej.; Concesiones y/o permiso de uso; compras y contrataciones, personal, etc. Ttulo del tema observado y objetivo: debe indicar con claridad la naturaleza de las deficiencias encontradas e identificarlo con uno de los objetivos del informe. Ej: el problema principal. Observaciones respecto al

sistema de control interno, observaciones respecto a la evaluacin de la gestin u observaciones respecto a la regularidad de los actos. Condicin: deficiencia o irregularidad hallada. Este tema se refiere a la descripcin de la situacin irregular o deficiencia hallada, cuyo grado y/o frecuencia de desvo debe ser aclarada. Se recomienda incorporar en un anexo las observaciones particulares efectuadas a cada caso analizado (muestra). Criterio: debe detallar el parmetro usado por el auditor para medir o comparar las deficiencias. En caso de deficiencias en la aplicacin de normas legales, operativas o de control se debe citar la parte no aplicada. Causa: detalle de las razones por las cuales el auditor estima que ocurrieron las deficiencias. Efecto: es necesario efectuar una apropiada descripcin del efecto provocado por la deficiencia mencionada, a fin de que la administracin de la entidad aprecie debidamente la importancia de la deficiencia y est dispuesta a poner en prctica la recomendacin del auditor. Reiteracin: se deber aclarar si la observacin resulta una reiteracin de otros informes de auditora anteriores. Recomendacin: por cada observacin se deber efectuar una recomendacin de remediacin. Se trata de las medidas sugeridas por el auditor, dirigidas a los funcionarios que cuenten con la competencia necesaria para poder implantarlas. Las medidas deben ser especficas, factibles en su implementacin y con una apropiada relacin costo beneficio. El auditado podr objetar la posibilidad de implantacin en sus descargos.

Comentarios del auditado: los comentarios y/o aclaraciones presentados por los funcionarios responsables del auditado deben incluirse en el informe de auditora, en forma breve pero reflejando el sentido de los mismos. A continuacin, el auditor debe enfocar su opinin sobre tal informacin. Si as no fuere se deber aclarar en el informe que el auditado tiene el derecho de realizar los descargos que entienda convenientes, dentro del plazo de 30 das corridos de presentado el informe definitivo. Relevancia: Finalizada la descripcin de todas las observaciones o hallazgos correspondientes a cada objetivo (sistema de control interno, regularidad, control de gestin) de un circuito, proceso o sector (compras y contrataciones, concesiones y permisos de uso, personal, gestin de alumnos, etc.) El auditor deber calificar, en funcin de las causas y los efectos, la relevancia de las mismas. Las categoras clasificatorias son las siguientes, impacto alto, impacto medio, impacto bajo. Conclusiones. Generales del operativo ejecutado. En este captulo, el informe incluir un extracto de los aspectos ms relevantes de los comentarios y observaciones a las que ha arribado el auditor, de manera tal que, a travs de su lectura, los terceros puedan conocer los resultados obtenidos y, asimismo informarse sobre la suficiencia del ambiente de control imperante, la eficacia, eficiencia economa y efectividad de su gestin y la regularidad de los actos de la Unidad. Todo con relacin a las operaciones u operatoria sujetas a auditora. La redaccin debe contemplar, en forma conjunta, las observaciones individuales que fueron incluidas en el captulo

pertinente y se deben evitar las subjetividades. El resultado ser una visin global de los problemas existentes. Finalmente se describirn en trminos globales Ej: disear manuales de procedimientos, implantar planes de capacitacin, actualizar documentacin de legajos - las recomendaciones mas importantes por cada objetivo de la auditora (evaluacin del control interno; eficacia eficiencia y economa de la gestin, regularidad de los actos). Seguimiento de implantacin de recomendaciones efectuadas en informes anteriores. Las recomendaciones de auditoras anteriores, que no se hayan puesto en prctica, tambin deben ser incluidas siempre que estn relacionadas con los objetivos de la auditora actual. Se controlar la integridad de las recomendaciones sin implantar, efectuadas en informes anteriores. Se detallarn por objetivo (control interno, gestin o regularidad) informando, en cada caso, el nmero del o de los informes de auditora donde fue efectuada. Se la calificarn como, parcialmente implantada o no implantada. De ser posible en los casos de recomendaciones no implantadas, se efectuar un breve comentario de las causas que aduce el auditado. Opinin del auditor. Se emitir en funcin de los procedimientos de auditora ejecutados, el alcance del operativo y las limitaciones detalladas. Se dividir en tres partes principales a saber.

a) Opinin fundada en las observaciones o hallazgos del informe definitivo, respecto a; La suficiencia del sistema de control interno del auditado, en los cinco componentes del enfoque, para asegurar la eficacia, la eficiencia, la economa y la efectividad de la gestin, el resguardo de los recursos involucrados y la regularidad de los actos. La eficacia, eficiencia, economa y regularidad en los actos y el logro de las metas presupuestarias (fsicas y financieras). La efectividad del sistema de informacin del auditado para asegurar la toma de decisiones correctivas oportunas. b) B) Recomendacin de iniciar actuaciones administrativas o judiciales ante la presencia de actos ilcitos o de fraude. c) C) Implantacin de las recomendaciones efectuadas en informes de auditora anteriores. Firma, lugar y fecha de emisin. El informe debe estar firmado por el auditor, se indicar lugar y fecha de emisin. La fecha pone de manifiesto que el auditor ha tenido en cuenta todos los acontecimientos acaecidos hasta la misma. Es decir que esta fecha debe coincidir con el ltimo da de las tareas de campo. Anexo de informacin relativa a la entidad examinada.

Resulta deseable incluir como anexo al informe del auditor, la informacin relevante que se ha tenido en cuenta durante el operativo de auditora. Posicin financiera, econmica y presupuestaria. A efectos de brindar al lector referencia sobre la magnitud de los fondos involucrados a criterio del auditor se incluirn el balance general, de estado de prdidas y ganancias, balance de ejecucin presupuestaria y otras informaciones que correspondan. Otros apndices. La funcin de los mismos es complementar o ampliar los datos contenidos en el Informe. Por lo menos los apndices deben incluir: La descripcin de los legajos, expedientes, contratos, actos administrativos u operaciones seleccionadas en la muestra de cada uno de los componentes temticos de la auditora. Las observaciones puntuales detectadas en cada componente de la muestra seleccionada, y que dieron lugar a la observacin de carcter general por componente temtico incluida en el acpite de observaciones y hallazgos. Los procedimientos y las actividades de auditora llevadas a cabo, hasta que el presente Manual resulte aprobado por la alta direccin de la sub-rea forestal.

Comentarios o aclaraciones presentadas por funcionarios afectados en las observaciones. Documentos adicionales para un mejor respaldo de la observacin. Fotografas, grficos, mapas y otros medios visuales. Complemento de informacin financiera y presupuestaria que sea de inters o est relacionada con las observaciones. Resumen ejecutivo. La emisin del informe ejecutivo es deseable pero no imprescindible. El documento es una sntesis del Informe Final de auditora, que tiene por objeto brindar un panorama rpido al destinatario del Informe de auditora, acerca del examen practicado. Debe contener: Ttulo. Objetivo. Alcance. Observaciones y conclusiones ms significativas. Recomendaciones ms importantes. Comentarios de la entidad o acciones adoptadas. Asuntos de importancia pendientes de solucin. Fase 5. Seguimiento. Aspectos a considerar en el seguimiento.

El objetivo de toda auditora integral, es lograr que las recomendaciones incluidas en el informe sean implantadas. Esto dar como resultado mejoras en los niveles de eficacia, eficiencia y economa en la gestin del auditado y un fortalecimiento de su sistema de control interno. Determinar los objetivos y oportunidad del seguimiento de las medidas correctivas. Los objetivos del seguimiento son: a) Verificar el grado de cumplimiento de las acciones correctivas sobre las recomendaciones u observaciones. b) Evaluar el impacto de la recomendacin implantada en la remediacin de la observacin que le dio origen. c) Promover la actividad de control a efectos de lograr una alta eficacia e la auditora. d) Retroalimentar el proceso contino del control interno de la entidad. e) Constatar la efectividad de las decisiones adoptadas por la autoridad de la entidad para corregir los problemas sealados por el auditor. Adicionalmente, podr aprovecharse la oportunidad para efectuar una prueba global de ingresos y egresos del auditado al momento de efectuarse el seguimiento.

Elaborar el planeamiento del operativo de seguimiento. El planeamiento para la ejecucin del seguimiento de las

recomendaciones deber contemplar e indicar, lo siguiente: a) El momento para efectuar el seguimiento y el perodo de tiempo que ha tenido el ente auditado para aplicar dichas acciones. b) Objetivos y alcance del seguimiento. (debe priorizarse la

verificacin de implantacin de aquellas recomendaciones que, a juicio del auditor, mayor impacto positivo producira en el sistema de control interno y/o en el grado de eficiencia en la gestin del auditado). c) Metodologa general de revisin que ser aplicada. d) Criterios que se aplicaron para efectuar la evaluacin. e) Tiempo necesario para llevar a cabo el operativo. f) Variables e indicadores de gestin que deben ser tomados en cuenta, para corroborar la mejora en la gestin de la Entidad como consecuencia de aquellas recomendaciones implantadas. Ejecucin de la auditora de seguimiento de las recomendaciones. Control de implantacin de las recomendaciones.

Verificar, si los responsables directos han tomado conocimiento de las recomendaciones efectuadas en los informes de auditora. Si as fuera se comprobar, que se hubieren adoptado las

correspondientes medidas correctivas. Caso

contrario

requerir

a los

responsables directos el o los motivos por los cuales no se han implantado. Verificacin. De acuerdo al resultado de la etapa anterior se ejecutarn las actividades necesarias para verificar la implantacin de las recomendaciones efectuadas y se evaluar la efectividad que la misma produjo en la remediacin de la observacin oportunamente efectuada. Cabe destacar que la verificacin debiera hacerse sobre el 100% de las recomendaciones efectuadas en los informes de auditoria anteriores, no obstante, si esto demandara mucho tiempo en el campo se priorizarn aquellas recomendaciones que mayor beneficio produzcan al control interno y a la gestin del auditado. Prueba global. Es recomendable aprovechar la oportunidad de la verificacin sobre la implantacin de las recomendaciones para efectuar una prueba global de ingresos y egresos en la Unidad o Dependencia auditada. Confeccin del informe de seguimiento de las medidas correctivas y las recomendaciones.

Una vez finalizada la ejecucin del seguimiento, se deber presentar un Informe que incluya: a) El grado de cumplimiento de las acciones correctivas. b) Los logros ms importantes obtenidos con las medidas adoptadas, a fin de que puedan servir de modelo para otras entidades. c) Las recomendaciones que no hayan sido implantadas, detallando por cada una de ellas. d) Las causas que aduce el Auditado como justificacin de la falta de implantacin. En caso que la recomendacin estuviera parcialmente implantada, se har una lista de las acciones pendientes y se explicarn los motivos por los que no fueron cumplidas. El impacto conjunto que ocasiona la falta de su implementacin. Un detalle del plan de accin que deber ejecutar el Organismo auditado para regularizar la situacin relevada. Estructura del informe de seguimiento de recomendaciones. a) Destinatario. b) Objetivo del Examen. c) Alcance del examen. d) Por cada Recomendacin deber puntualizarse e) Deficiencia Detectada.

f) Recomendacin Realizada. g) Situacin Actual. h) Opinin. i) Comentarios. j) Nueva Recomendacin. (Si corresponde). k) Opinin del Auditor: Se describir el porcentaje de observaciones remediadas a travs de la implantacin de las recomendaciones efectuadas por el auditado. l) Lugar y fecha de emisin del informe.

11.

Diseos

11.1 Tablero Forestal. El tablero forestal consiste en una de las estrategias del reconocimiento formal dentro de la sub-rea forestal. No es mas que recuadro de madera de 4 pies de ancho por 7 pies de largo, enmarcado con piezas de dos pulgadas de ancho. La imagen 1 bosqueja el diseo propuesto para el tablero forestal. Este diseo no incluye sus medidas. Imagen 1. Tablero forestal.

Fuente. Elaboracin propia.

Contenido. El tablero cuenta con cinco secciones que son. a) El modelo a seguir. En esta seccin se presenta un tablero de vinilo donde se debe de sealizar a la persona o personas que fueron merecedoras del premio por su buen comportamiento y sus buenos modales cuando se expresa. b) El patojo chispudo. En esta seccin se presenta un tablero de vinilo donde se debe sealizar a la persona o personas que fueron merecedoras del premio por su ardua labor para lograr alcanzar una meta previamente establecida.

c) No pirir! En esta seccin se presenta un tablero de vinilo donde se debe sealizar a la persona o personas que fueron merecedoras del premio por su aporte al diseo mediante acciones correctivas.

d) Qu pilas En esta seccin se presenta un tablero de vinilo donde se debe sealizar a la persona o personas que fueron merecedoras del premio por su aporte al diseo mediante acciones preventivas.

e) Tablero. Esta seccin corresponde a un pequeo pizarrn de 50 cm por 35 cm donde se pueden escribir apuntes tanto por alta direccin o por personal operativo y acadmico.

Dentro de todos los tableros de vinilo se debe de escribir una pequea resea sobre logro alcanzado. Adems el nombre completo y el cargo que desempea la persona acreedora del premio. Por ultimo se debe adjuntar una foto del reconocido. Medidas. El tablero forestal cuenta con las siguientes medidas. Imagen 2. Tablero forestal de planta.

Fuente. Elaboracin propia.

11.2 Buzones de sugerencias y quejas. El buzn de quejas es una caja hecha de madera que donde el individuo relacionado directa o indirectamente con la sub-rea forestal puede presentar sus sugerencias o realizar sus reclamos. Cada uno de los buzones cuenta con sus respectivos formatos para presentar sus inquietudes. Este dispositivo debe ser colocado en todas las reas de aplicacin de este manual, por lo menos una caja por rea y en lugares estratgicos. Las variables a tomar en cuenta para distribuir los buzones son. Accesibilidad. El buzn conjuntamente con los formatos deben ser accesibles y no deben ser un estorbo dentro del rea donde se encuentran. Disponibilidad. Las reas deben contar con suficientes buzones y formatos para satisfacer la demanda requerida por el personal operativo, acadmico y de alta direccin de la sub-rea forestal. Comodidad. La ergonoma del buzn deben cumplir con las especificaciones que requiera el personal.

Los formatos requeridos para la presentacin de sugerencias y reclamos de quejas estn contemplados en los registros contemplados a continuacin con registro de dos caras.

Escuela Nacional Central de Agricultura Sistema de Gestin de la calidad Registro de queja. Pgina anversa. Cdigo:__________ Departamento: Sub-coordinacin forestal Vo. Bo. Ing. Rnr. Vctor Macario Prez

RE-SIG-CA-T4F1

firma. _______________

DATOS GENERALES Fecha: ___/___/___ rea. DETALLES DE QUEJA Descripcin de la queja:

Carpintera:

Aserradero:

Apro. Forestal:

ACCION TOMADA Acusacin de Recibo de la queja enviada al cliente

Fecha de envo:

Fecha de resolucin de la queja: ___/___/___

SI NO ___/___/___ Descripcin de la Accin tomada:

Encargado de Accin:

Fecha de terminacin: ___/____/___ Mtodo de informacin al demandante: Va electrnica Va telefnica Va escrita Va oral Otras:_____________

CONTROL DE EFECTIVIDAD Cmo se llevo a cabo la verificacin de la efectividad en las acciones tomadas?

Encargado:

Fecha: ____/____/____

Escuela Nacional Central de Agricultura Sistema de Gestin de la calidad Registro de sugerencia. Pgina inversa. Cdigo:__________ Departamento: Sub-coordinacin forestal Vo. Bo. Ing. Rnr. Vctor Macario Prez

RE-SIG-CA-T4F1

firma. _______________

Brcena, Villa Nueva , ____ de _____________________de 20___ DATOS GENERALES DEL SOLICITANTE Nombre del solicitante: Puesto: Telfono: No. De identificacin: rea que pertenece: DATOS DEL REA DE ACCIN. Proceso. rea que pertenece: DESCRIPCIN DE SUGERNECIA Por este medio sugiero cordialmente ante Ud:

Sin otro inters, se despide de Ud.

Vo. Bo. Firma del solicitante Firma y sello de autorizacin

Diseo del buzn. El cajn de madera donde se colocaran las sugerencias y quejas esta contemplado en la imagen 2. Imagen 2. Buzn de sugerencias y quejas.

Fuente. Elaboracin propia.

Las medidas del buzn estn contempladas en esta seccin.

Imagen 3. Medidas buzn de sugerencias y quejas.

Fuente. Elaboracin propia.

Para cumplir con los requerimientos de comodidad se debe realizar un estudio del personal donde se determine la ergonoma requerida y as poder

determinar la posicin, la altura, la iluminacin y todo lo concerniente a comodidad. Carteles.

Se debe de utilizar para la tcnica toyotista de 5 S que permite organizar los lugares de trabajo con el propsito de mantener lugares de trabajo con el propsito de mantenerlos funcionales, limpios, ordenados, agradables y seguros. El enfoque primordial de esta metodologa es que para que haya calidad se requiere antes que todo orden, limpieza y disciplina.

Con esto se pretende atender problemticas en oficinas, espacios de trabajo e incluso en la vida diaria, donde las mudas (desperdicios) son relativamente frecuentes y se generan por el desorden en el que estn tiles y herramientas de trabajo, equipo, documento, etc., debido a que se encuentran en los lugares incorrectos y entremezclados con basura y otras cosas innecesarias.

Bajo condiciones no adecuadas la productividad disminuye y los procesos se vuelven ms lentos y burocrticos.

Por lo tanto es preciso aplicar la metodologa 5 S cuyo significado proviene de los siguientes trminos japoneses.

Seri. Significa seleccionar. Este principio implica que en los espacios de trabajo los empleados deben seleccionar lo que realmente necesitan e identificar lo que no necesitan para eliminarlos de los espacios laborales.

Este elemento de las 5 S permite identificar de forma efectiva los elementos que habrn de eliminarse mediante una tcnica que debe etiquetar en rojo, cada objeto que se considera innecesarias. Cada elemento considerado innecesario hay que catalogarlas en elementos que son tiles en otros procesos y las que son necesarias eliminarlas. Los elementos que no sirvan deben ser desechados.

Los beneficios para el ambiente de trabajo y la productividad de esta primera S se reflejan en la liberacin de espacios, la reutilizacin de las cosas en otro lugar y el desecho de objetos que en la prctica son estorbo y basura.

Seiton. Significa ordenar. Con la aplicacin de esta se pretende ordenar y organizar el lugar para que cada cosa este en su lugar, de tal forma que minimice el desperdicio de movimiento de empleados y materiales. La idea es que lo que se ha decidido mantener o conservar en la primera S se organice de tal modo que cada cosa tenga una ubicacin clara y as, este disponible y accesible para que cualquiera pueda usar en el momento que lo disponga.

La clave es fcil uso y acceso, as como buena imagen o apariencia del lugar. Para clasificar se deben de utilizar reglas sencillas como etiquetar para

que haya coincidencia entre las cosas y los lugares de guardar, lo mas se usa mas cerca, lo mas pesado al fondo y lo liviano arriba.

Todo debe estar en su lugar, para ello se puede pintar el piso delimitando claramente reas de trabajo y ubicaciones, tablas con siluetas, as como estantera modular o gabinetes para tener las cosas en su sitio, desde un bote de basura o una escoba hasta una carpeta.

Seiso. Significa limpiar. Con la aplicacin de seiso se busca limpiar e inspeccionar el sitio de trabajo y los equipos para prevenir la suciedad implementando acciones que permitan evitar o por lo menos disminuir la suciedad y hacer los seguros los ambientes de trabajo.

Los beneficios de tener limpios los espacios no solo es el agrado que causa a la vista y en general al ambiente de trabajo (menos contaminacin) sino que tambin ayuda a identificar con ms facilidad algunas fallas, por ejemplo, si todo esta limpio y sin olores extraos es ms probable que se detecte a tiempo un principio de incendio o un mal funcionamiento de maquinaria.

Seiketsu. Significa estandarizar. Este elemento pretende mantener limpio y organizado todo aplicando los primeros tres elementos. En esta etapa se puede utilizar diferentes herramientas, una es la localizacin de fotografas del sitio de trabajo en condiciones optimas para que todos los trabajadores puedan verlas y as recordarles cual es el estado que se pretende obtener, otra

metodologa sugiere la implementacin de normas en las cuales se especifique lo que debe de hacer cada empleado con respecto a su trabajo.

Shitusuke. Significa disciplina. El elemento busca a toda costa que se rompa los procedimientos ya establecidos. Solo si se implementa la autodisciplina y el cumplimiento de normas y procedimientos.