PROBLEMATIKA KONTROL:

Mengapa Kita Tidak Mendapatkan Yang Kita Mau?

Oleh:

Agung Praptapa

Universitas Jenderal Soedirman

Kalau kontrol adalah proses penjaminan bahwa kita akan mendapatkan apa yang
kita mau, maka sesuatu yang menjadikan kita tidak bisa mendapatkan apa yang
kita mau adalah sesuatu yang kita tidak bisa kontrol atau uncontrollable. Kata
‘kita’ disini untuk merepresentasikan orang-orang dalam organisasi, organisasi
itu sendiri, ataupun pemilik. Gampangnya, ‘kita’ mereprensentasikan ‘pihak yang
mengontrol’. Kita sering menetapkan target tertentu untuk perusahaan yang
kita pimpin, untuk bagian yang kita pimpin, untuk tim yang kita pimpin, bahkan
untuk kita sendiri sebagai pribadi, namun sering target tersebut tidak bisa
tercapai. Alasan tidak tercapainya target tersebut sangat beragam, namun
apapun alasannya masalahnya adalah karena kita tidak berhasil melakukan
kontrol dengan baik.

Memangnya seperti apa kontrol yang baik? Kontrol yang baik (good control)
tentunya adalah yang memberikan jaminan terbesar bahwa apa yang kita
inginkan dapat tercapai, dan apa yang tidak kita inginkan tidak terjadi. Dalam
beberapa kasus sering terjadi apa yang kita inginkan tidak terjadi sedangkan apa
yang tidak kita inginkan terjadi. Yang terakhir ini menandakan kontrol yang buruk
(bad control).

Lantas bagaimana kita menyiapkan sistem kontrol yang baik? Untuk menjawab
ini kita perlu cermati dulu mengapa kita tidak mendapatkan yang kita mau,
dengan kata lain mengapa sistem kontrol yang telah kita siapkan tidak dapat
bekerja sebagaimana mestinya. Sistem kontrol yang tidak bekerja ini bisa
disebabkan sistem kontrol itu sendiri yang tidak dirancang dengan baik, atau
bisa juga sistem kontrol telah dirancang dengan baik tetapi pelaksana sistem itu
sendiri yang tidak melaksanakan dengan baik. Dengan kata lain, sistem kontrol
tidak berjalan dengan semestinya karena ada problematika kontrol (control
problem).

Problematika kontrol akan muncul apabila, pertama, orang-orang dalam

organisasi tidak memahami benar apa yang dimaui atau diharapkan organisasi.
Mereka tidak tahu apa yang kita mau. Mereka mungkin tahu apa yang
diharapkan perusahaan pada dirinya, tetapi apa yang mereka tahu mungkin
tidak sama persis dengan apa yang dimaui perusahaan. Disini terjadi apa yang
disebut sebagai lack of direction (kekurangan arahan), yaitu situasi dimana
orang-orang dalam organisasi tidak memahami sepenuhnya apa yang dimaui
organisasi pada dirinya. Kata ringkasnya, mereka ‘tidak tahu’.
Problematika kontrol yang kedua akan terjadi bila orang-orang di dalam
organisasi tidak meu bekerja sebagaimana seharusnya, meskipun mereka tahu
sebenarnya seperti apa dan sekeras apa mereka harus bekerja. Mereka tahu apa
yang dimaui organisasi tetapi mereka tidak mau mengerjakan sebagaimana
mestinya. Mereka tidak mau bekerja total 100% untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan. Jadi disini terjadi apa yang disebut sebagai lack of motivation
(kekurangan motivasi) yaitu situasi dimana orang-orang dalam organisasi tidak
mau bekerja sekeras yang seharusnya. Kata ringkasnya, mereka ‘tidak mau’.

Problematika kontrol yang ketiga adalah apa yang disebut personal limitation
(keterbatasan kemampuan), yaitu situasi dimana orang-orang yang
melaksanakan tugas tidak mampu mengerjakan tugas tersebut dengan baik
karena keterbatasan kemampuan mereka. Mereka tahu apa yang harus mereka
kerjakan, mereka mau bekerja sekeras yang seharusnya, tetapi sayangnya
mereka memang tidak mampu mengerjakan tugas tersebut dengan baik karena
keterbatasan kemampuannya.

Jadi jawaban dari pertanyaan mengapa kita tidak mendapatkan apa yang kita
mau adalah karena kita tidak berhasil mengatasi problematika kontrol, yang
terdiri dari kekurangan arahan, kekurangan motivasi, dan keterbatasan
kemampuan. Sekarang yang perlu temukan jawabannya adalah: bagaimana
mengatasi problematika kontrol?

Mengatasi Problematika Kontrol

Untuk mengatasi problematika kontrol kita perlu memahami terlebih dahulu

mengapa sampai terjadi lack of directon, lack of motivation, dan personal
limitation. Ini akan berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya.
Meskipun demikian, checklist dalam lampiran akan membantu Anda mengetahui
seberapa besar problematik kontrol terdapat di perusahaan Anda.

Lack of direction sering terjadi karena visi dan misi organisasi tidak
terinternalisasi dengan baik. Visi dan misi organisasi terpajang dengan tampilan
yang cantik di dinding kantor tetapi tidak pernah dilakukan usaha yang serius
untuk menginternalisasikan (kata internalisasi saya pilih untuk menggantikan
kata sosialisasi, yang lebih populer digunakan tetapi sebenarnya tidak tepat)
kepada setiap orang dalam organisasi. Bisa saja internalisasi visi dan misi telah
dilakukan namun dengan cara-cara yang tidak efektif. Setelah internalisasi visi
dan misi, perlu dilihat pula bagaimana tujuan organisasi, target-targetnya,
sasaran jangka pendek dan jangka panjangnya telah diketahui dengan baik oleh
orang-orang bertanggungjawab mencapainya. Selanjutnya, kita perlu kita
ketahui apakah manajer dan para pelaksana tahu benar strategi yang telah
ditetapkan organisasi, beserta taktik dan program-programmya. Apakah orang-
orang kita benar-benar tahu apa yang seharusnya dikerjakan?

Untuk mengatasi lack of direction kita memerlukan komunikasi yang efektif

dengan karyawan (organizational member) dan penekanan yang kalau perlu
berulang-ulang tentang visi & misi organisasi, tujuan dan sasaran, serta strategi
serta langkah-langkah yang harus dilakukan oleh tiap-tiap elemen dalam
organisasi. Beberapa perusahaan melakukan hal ini melalui dokumen tertulis
yang rapi dengan berbagai bentuk seperti business plan, standard operating
procedures (SOP), maupun buku saku yang berisi tuntunan kerja.

Lack of motivation terjadi saat orang memilih untuk bekerja tidak total karena
berbagai alasan. Orang tidak bekerja secara total antara lain karena mereka
merasa bekerja keras maupun tidak keras tidak akan berpengaruh pada karir
dan pendapatannya, tujuan pribadi tidak selaras (congruent) dengan tujuan
organisasi sehingga secara natural terdapat hambatan untuk bekerja total, dan
ada pula yang disebabkan karena orang tersebut pada dasarnya memang malas.

Lack of motivation dapat diatasi dengan pendekatan internal (internal

motivation) maupun eksternal (external motivation). Motivasi internal adalah
motivasi yang tumbuh sendiri dari diri seseorang, yang karena kesadaran dan
pemahamannya tentang sesuatu hal, menjadikannya tergerak untuk
mengerjakan sesuatu dengan sepenuh hati. Motivasi internal dapat
ditumbuhkan melalui slogan, moto, pendekatan keimanan seperti pengajian
misalnya, serta program-program peningkatan motivasi secara tertruktur melalui
training.

Motivasi eksternal adalah motivasi yang tumbuh karena faktor diluar diri
seseorang, seperti faktor upah dan insentif yang menarik, pujian atasan, takut
terhadap hukuman, dan malu pada teman. Motivasi eksternal dapat
ditumbuhkan melalui menyusunan sistem insentif yang menarik. Sistem bonus
yang menarik akan memotivasi orang lebih giat bekerja. Namun perlu diingat
disini bahwa motivasi eksternal tidak hanya muncul karena alasan insentif.
Kewibawaan atasan juga akan mempengaruhi motivasi. Atasan yang berwibawa
akan mendorong bawahannya mewujudkan apa yang dikehendaki oleh sang
atasan. Disamping kewibawaan, kedekatan antara anak buah dengan atasan
serta teladan yang diberikan atasan kepada bawahan akan mempengaruhi
motivasi seseorang.

Problematika kontrol yang ketiga adalah personal limitation atau keterbatasan

kemampuan seseorang. Memang benar tidak ada manusia yang sempurna, dan
kemampuan manusia ada batasnya, namun konteks yang ada disini adalah tidak
semua orang mampu mengerjakan tugas yang seharusnya mereka mampu
untuk mengerjakannya, sesuai dengan posisinya. Seorang karyawan yang
menduduki suatu jabatan dengan terlampau cepat tanpa melalui tahapan karir
yang semestinya sering menjadi sebab problematika kontrol karena personal
limitation ini. Hal ini tentu saja tidak akan menjadi masalah apabila karyawan
yang melompat jabatan sampai beberapa tingkat tersebut memiliki kapasitas
yang istimewa yang bisa dilakukan tanpa memiliki pengalaman pada tingkatan-
tingkatan posisi yang dilompatinya.

Untuk mengatasi problematika kontrol yang disebabkan oleh keterbatasan

kemampuan seseorang ini memang harus bermula dari sistem perekrutan
karyawan yang baik. Perekrutan karyawan yang baik akan menghasilkan orang
yang tepat pada posisi yang tepat (the right man for the right place).
Selanjutkan sistem pengembangan karir (career development system) yang baik
juga harus diciptakan, sehingga organisasi dapat memberikan tempat yang tepat
bagi orang yang tepat (the right place for the right man).

Ditulis pertama kali: 22 Feb 2009.