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Direccin de Comunicaciones

10.-DIRECCIN DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO

La direccin de comunicaciones del proyecto comprende los procesos necesarios para, en el momento y maneras adecuados, asegurar la elaboracin, recopilacin, distribucin archivo y disposicin definitiva de la informacin del proyecto. Cualquier persona implicada en el proyecto debe estar preparada para enviar y recibir comunicaciones en el lenguaje del proyecto y debe comprender que las comunicaciones que se realizan entre personas afectan al proyecto en su conjunto. La Figura 10-1 muestra la organizacin general de los siguientes procesos principales: 10.1 Planificacin de comunicaciones: Determinando las necesidades de informacin y comunicaciones de las entidades involucradas en el proyecto: quin necesita qu tipo de informacin, cundo la van a necesitar y cmo les ser enviada. Distribucin de informacin: Poniendo a disposicin de las entidades involucradas en el proyecto la informacin necesaria en el momento adecuado. Informe de realizacin: Recopilando y distribuyendo la informacin sobre el desarrollo del proyecto. Esto incluye el informe de situacin, la evaluacin del progreso y las revisiones. Cierre administrativo: Elaborando, reuniendo y distribuyendo la informacin necesaria para formalizar una fase o la terminacin del proyecto.

10.2

10.3

10.4

Estos procesos interaccionan entre ellos, as como con los procesos de las otras reas de conocimiento. Cada proceso puede requerir esfuerzos de una o ms personas o grupo de personas, segn sean las necesidades del proyecto. Cada proceso ocurre, generalmente, al menos una vez en cada fase del proyecto. Aunque los procesos se presentan aqu como elementos individuales con conexiones bien definidas, en la prctica pueden solaparse e interactuar de formas que no se detallan aqu. Las interacciones entre procesos se estudian detalladamente en el captulo 3. La aptitud de la direccin general para la comunicacin (descrita en la seccin 2.4.2) est relacionada, pero no es lo mismo, que la direccin de comunicaciones del proyecto. Comunicacin es un trmino general y comprende una gran cantidad de aspectos que no se circunscriben solamente al contexto del proyecto. Por ejemplo: - Modelos emisor-receptor (lazos de realimentacin, obstculos a las comunicaciones, etc.) - Eleccin del medio (cundo comunicar por escrito y cundo hacerlo verbalmente, cundo escribir un memorndum informal y cuando hacer un informe formal, etc.) - Estilo de escritura (voz activa frente a voz pasiva, estructura de las oraciones, eleccin de vocabulario, etc.) - Tcnicas de presentacin (leguaje del cuerpo, diseo de ayudas visuales, etc.) - Tcnicas de direccin de reuniones (preparacin de una agenda, tratamiento de conflictos, etc.)

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Figura 10-1. Organizacin general de la direccin de comunicaciones del proyecto

Direccin de Comunicaciones del Proyecto

10.1 Planificacin de Comunicaciones .1Datos


.1 Requerimientos de comunicaciones .2 Tecnologa de comunicaciones .3 Restricciones .4 Supuestos

10.2 Distribucin de Informacin .1Datos


.1 Resultados del trabajo .2 Plan de direccin de comunicaciones .3 Plan del proyecto

.2 Herramientas y Tcnicas
.1 Aptitudes de comunicacin .2 Sistemas de mantenimiento de informacin .3 Sistemas de distribucin de informacin

.2 Herramientas y Tcnicas
.1 Anlisis de las entidades involucradas en el proyecto

.3 Resultados
.1 Plan de direccin de comunicaciones

.3 Resultados
.1 Registros del proyecto

10.3 Informe de Realizacin

10.4 Cierre Administrativo

.1Datos
.1 Plan del proyecto .2 Resultados del trabajo .3 Otros registros del proyecto

.1Datos
.1 Documentacin de la evaluacin de la realizacin .2 Documentacin del producto del proyecto .3 Otros registros del proyecto

.2 Herramientas y Tcnicas
.1 Revisiones del desarrollo .2 Anlisis de desviaciones .3 Anlisis de tendencia .4 Anlisis del valor ganado .5 Herramientas y tcnicas para la distribucin de informacin

.2 Herramientas y Tcnicas
.1 Herramientas y tcnicas para el informe de realizacin

.3 Resultados
.1 Archivos del proyecto .2 Aceptacin formal .3 Lecciones aprendidas

.3 Resultados
.1 Informes de realizacin .2 Solicitudes de cambio

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10.1 PLANIFICACIN DE COMUNICACIONES La planificacin de comunicaciones comprende la determinacin de la informacin y comunicaciones que necesitan las entidades involucradas en el proyecto: quin necesita qu informacin, cundo la van a necesitar y cmo se les va a proporcionar. Mientras que todos los proyectos comparten la necesidad de emitir informacin sobre el proyecto, las necesidades informativas y los mtodos de distribucin varan ampliamente. Un factor importante para el xito del proyecto ser la identificacin de las necesidades informativas de las entidades involucradas y la determinacin de los medios adecuados para satisfacerlas. En la mayora de proyectos, la mayor parte de la planificacin de comunicaciones se realiza como una parte de las fases iniciales del proyecto. Sin embargo, los resultados de este proceso deben ser reconsiderados con regularidad a lo largo del proyecto y revisados cuando sea necesario para asegurar su vigencia. La planificacin de comunicaciones frecuentemente est ntimamente ligada con la planificacin de la organizacin (descrita en la seccin 9.1), puesto que la estructura de organizacin del proyecto tendr un efecto importante en los requerimientos de comunicaciones del proyecto.
Datos Herramientas y Tcnicas Resultados

.1 Requerimientos de comunicaciones .2 Tecnologa de comunicaciones .3 Restricciones .4 Supuestos

.1 Anlisis de las entidades involucradas en el proyecto

.1 Registros del proyecto

10.1.1 Datos para la planificacin de comunicaciones .1 Requerimientos de comunicaciones: Es el conjunto de los requerimientos de informacin de las entidades involucradas en el proyecto. Los requerimientos se definen como una combinacin del tipo y formato de la informacin requerida, con un anlisis del valor de esa informacin. Los recursos del proyecto deben gastarse solamente en comunicar informacin que contribuya al xito del proyecto o donde una falta de comunicacin pueda llevar a fallos en el desarrollo del proyecto. La informacin que se necesita normalmente para determinar los requerimientos de comunicaciones del proyecto incluye: - Relaciones de responsabilidad entre la organizacin del proyecto y las entidades involucradas en l. - Disciplina, departamentos y especialidades involucradas en el proyecto. - Logstica de cuantas personas estarn relacionadas con el proyecto y en qu lugar. - Necesidades de informacin externa (por ejemplo, comunicacin con los medios)

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.2 Tecnologa de comunicaciones: Las tecnologas o mtodos utilizados para transmitir informacin entre los distintos elementos del proyecto, pueden variar significativamente: desde breves conversaciones a largas reuniones, desde simples documentos escritos a programas y bases de datos de acceso inmediato on-line. Los factores de la tecnologa de comunicaciones que pueden afectar al proyecto incluyen: - La inmediatez de la necesidad de informacin: Depende el xito del proyecto de tener informacin frecuentemente actualizada disponible en un momento determinado, o bien sera suficiente con informes escritos editados regularmente? - La disponibilidad de tecnologa: Son apropiados los sistemas ya aislados, o las necesidades del proyecto justifican que se cambien? - El personal que se espera va a tener el proyecto: Son los sistemas de comunicaciones propuestos, compatibles con la experiencia y preparacin de los participantes en el proyecto; o bien se necesitar una intensa labor de formacin y aprendizaje? - La duracin del proyecto: Es probable que la tecnologa disponible cambie antes de que finalice el proyecto, de forma que justifique el uso de nueva tecnologa? .3 Restricciones: Las restricciones son factores que limitarn las posibilidades del equipo de direccin del proyecto. Por ejemplo, si se van a comprar recursos importantes para el proyecto, se conceder mayor importancia a la informacin sobre contratos. Cuando un proyecto se desarrolla bajo contrato, las disposiciones contractuales afectarn frecuentemente a la planificacin de comunicaciones. .4 Supuestos: Los supuestos son factores que, a efectos de planificacin se considerarn como verdaderos, reales o ciertos. Los supuestos generalmente conllevan un cierto riesgo. Pueden ser identificados aqu o pueden ser un resultado para la identificacin de riesgos (descrita en la seccin 11.1)

10.1.2 Herramientas y tcnicas para la planificacin de comunicaciones .1Anlisis de las entidades involucradas en el proyecto: Las necesidades de informacin de las distintas entidades involucradas en el proyecto deben ser analizadas para desarrollar una visin lgica y metdica de sus necesidades de informacin, y de la manera de satisfacer dichas necesidades (las necesidades involucradas en el proyecto se describen con mayor detalle en las secciones 2.2 y 5.1). El anlisis debera considerar los mtodos y tecnologas adecuados al proyecto, que proporcionarn la informacin necesaria. Deber tenerse cuidado para evitar malgastar recursos en informacin innecesaria o en tecnologa no apropiada. 10.1.3 Resultados de la planificacin de comunicaciones .1 Plan de direccin de comunicaciones: Un plan de direccin de comunicaciones es un documento que proporciona: - Una estructura de recopilacin y ordenacin de la informacin que detalle los mtodos que utilizarn para reunir y almacenar distintos tipos de informacin. Estos procedimientos tambin deben contemplar la recogida y la distribucin de las actualizaciones y correcciones al material anteriormente distribuido.

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Una estructura de distribucin que detalle a quin se enviar la informacin (informes de situacin, datos, programas, documentacin tcnica, etc.), y qu mtodos (informes escritos, reuniones, etc.) se utilizarn para distribuir los distintos tipos de informacin. Esta estructura debe ser compatible con las responsabilidades y relaciones de jerarqua descritas en el organigrama del proyecto. - Una descripcin de la informacin a distribuir, incluyendo formato, contenido, nivel de detalle y convenciones definiciones a utilizar. - Programas que muestren cundo se debe realizar cada tipo de comunicacin. - Mtodos para acceder a la informacin entre comunicaciones programadas. - Un mtodo para la actuacin y afinado del plan de direccin de comunicaciones segn va progresando y desarrollndose el proyecto. El plan de direccin de comunicaciones puede ser formal o informal, muy detallado o slo unas ideas generales, segn lo quieran las necesidades del proyecto. Es un elemento que depende del plan general del proyecto. -

10.2 DISTRIBUCIN DE INFORMACIN La distribucin de informacin comprende la puesta a disposicin de las entidades involucradas en el proyecto de la informacin necesaria disponible en el momento adecuado. Incluye el desarrollo del plan de direccin de comunicaciones, as como la respuesta a necesidades de informacin inesperadas.

Datos

Herramientas y Tcnicas

Resultados

.1 Resultados del trabajo .2 Plan de direccin de comunicaciones .3 Plan de proyecto

.1 Aptitudes de comunicacin .2 Sistemas de mantenimiento de informacin .3 Sistema de distorsin de informacin.

.1 Registros del
proyecto

10.2.1 Datos para la distribucin de informacin .1 Resultados del trabajo: Los resultados del trabajo se describen en la seccin 4.2.3.1. .2 Plan de direccin de comunicaciones: El plan de direccin de comunicaciones se describe en la seccin 10.1.3.1. .3 Plan de proyecto: El plan de proyecto se describe en la seccin 4.1.3.1.

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10.2.2 Herramientas y tcnicas para la distribucin de informacin .1 Aptitudes de comunicacin: Se utilizan para intercambiar informacin. El emisor es el responsable de elaborar una informacin clara, no ambigua y completa para que el receptor pueda recibir correctamente, y para confirmar que es perfectamente comprendida. El receptor es el responsable de asegurarse de que la informacin es recibida en su integridad y comprendida correctamente. La comunicacin tiene muchas dimensiones: - Escrita u oral, escuchando y hablando. - Interna (dentro del proyecto) y externa (al cliente, los medios, el pblico, etc.) - Formal (informes, resmenes, etc.) e informal (memorndum, conversaciones, etc.) - Vertical (hacia arriba y hacia abajo dentro de la organizacin) y en horizontal (dentro del mismo nivel de decisin) .2 Sistemas de mantenimiento de informacin: La informacin puede ser compartida por los miembros del equipo mediante una gran variedad de mtodos, incluyendo sistemas manuales de archivo, bases de datos electrnicas, software para la direccin de proyectos y sistemas que permiten acceso a documentacin tcnica tal como planos de ingeniera. .3 Sistemas de distribucin de informacin: La informacin del proyecto puede distribuirse utilizando una gran variedad de mtodos, incluyendo las reuniones del proyecto, distribucin de documentos, acceso compartido a bases de datos electrnicas, fax, correo electrnico, correo de voz y video-conferencia.

10.2.3 Resultados de la distribucin de informacin .1 Registros del proyecto: Los registros del proyecto pueden incluir correspondencia, memorndum, informes, y documentos que describan el proyecto. Esta informacin debera, en la medida en que sea posible y apropiado, ser conservada de un modo organizado. Los miembros del equipo del proyecto normalmente podrn conservar archivos personales en un fichero del proyecto.

10.3 INFORME DE REALIZACIN DEL PROYECTO El informe de realizacin consiste en reunir y distribuir la informacin sobre el desarrollo del proyecto para proporcionar a las entidades involucradas en el proyecto informacin sobre como se estn utilizando los recursos para conseguir los objetivos del proyecto. Este proceso incluye: - Informe de situacin (descripcin de la situacin en que se encuentra actualmente el proyecto) - Informe de progreso (descripcin de los resultados del equipo del proyecto) - Previsin (prediccin de la situacin a futuro del proyecto y de su progreso) El informe de realizacin del proyecto generalmente deber proporcionar informacin sobre el alcance, el programa, el coste y la calidad del proyecto. Muchos proyectos tambin requieren informacin sobre riesgos y aprovisionamiento. Los informes deben realizarse de forma que sean comprensibles o han de tener un carcter excepcional.

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Datos

Herramientas y Tcnicas

Resultados

.1 Plan del proyecto .2 Resultados del trabajo .3 Otros registros del proyecto

.1Revisiones del desarrollo .2 Anlisis de desviaciones .3 Anlisis de tendencia .4 Anlisis de valor ganado .5 Herramientas y tcnicas para la distribucin de informacin

.1 Informes de realizacin .2 Solicitudes de cambio

10.3.1 Datos para el informe de realizacin .1 Plan del proyecto: El plan del proyecto se describe en la seccin 4.1.3.1. El plan del proyecto contiene las distintas bases que sern utilizadas para evaluar la relacin del proyecto. .2 Resultados del trabajo: Los resultados de trabajo (qu entregas han sido completadas total o parcialmente, en qu costes se ha incurrido o se han comprometido, etc.) son una consecuencia de la ejecucin del plan del proyecto (descrita en la seccin 4.2.3.1.). Los resultados del trabajo debern ser notificados dentro de un marco proporcionado por el plan de direccin de comunicaciones. La exactitud y uniformidad de la informacin sobre los resultados del trabajo es esencial para realizar un informe de realizacin realmente til. .3 Otros registros del proyecto: Los registros del proyecto son descritos en la seccin 10.2.3.1. Adems del plan del proyecto y de los resultados del trabajo del proyecto, otros documentos del proyecto contienen frecuentemente informacin relativa al contexto del proyecto que debera ser considerada cuando se evale el desarrollo del proyecto.

10.3.2 Herramientas y tcnicas para el informe de realizacin .1 Revisiones del desarrollo: Las revisiones del desarrollo son reuniones mantenidas para evaluar el estado o progreso del proyecto. Las revisiones de desarrollo se suelen utilizar junto con una o ms de las tcnicas de informacin sobre el desarrollo descritas a continuacin. .2 Anlisis de desviaciones: El anlisis de desviaciones consiste en comparar, los resultados reales del proyecto con los planificados o que se esperaba obtener. Las desviaciones que ms frecuentemente se realizan son las de costes y de programa, pero las desviaciones respecto al plan del proyecto en las reas de alcance, calidad y riesgo suelen tener frecuentemente la misma o mayor importancia.

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.3 Anlisis de tendencia: Los anlisis de tendencia consisten en examinar los resultados del proyecto a lo largo del tiempo para determinar si su desarrollo mejora o empeora. .4 Anlisis del valor ganado: Las diferentes formas de anlisis del valor ganado constituyen el mtodo ms habitual para medir el desarrollo de un proyecto. Incluyen medidas del alcance, coste y programa para ayudar a equipo de direccin del proyecto a evaluar el desarrollo del proyecto. El valor ganado consiste en calcular tres valores clave para cada actividad: - El presupuesto, tambin llamado coste presupuestado del trabajo programado, que es la parte de la estimacin de costes aprobada que debe gastarse en la actividad dada durante un periodo de tiempo determinado. - El coste real, tambin llamado el coste real del trabajo realizado, que es la suma de los costes directos e indirectos en los que se ha incurrido al realizar la actividad dada durante un perodo de tiempo determinado. - El valor ganado, tambin llamado coste presupuestado del trabajo realizado, es un porcentaje del presupuesto total igual al porcentaje del trabajo realmente terminado. Muchos de los clculos del valor ganado utilizan slo unos pocos porcentajes (por ejemplo, 30 por ciento, 70 por ciento, 90 por ciento, 100 por cien) para simplificar la obtencin de los datos necesarios. Algunos de los clculos del valor ganado utilizan slo los valores del 0 por cien y el 100 por cien (esto es, realizado o no realizado) para conseguir una medida objetiva del progreso del proyecto. Estos tres valores se utilizan combinados para proporcionar medidas sobre si los trabajos se estn realizando o no segn lo planificado. Las medidas ms utilizadas habitualmente son la desviacin de costes (DC= coste presupuestado del trabajo realizado - coste real del trabajo realizado), la desviacin de plazos (DP= coste presupuestado del trabajo realizado - coste presupuestado del trabajo programado) y el ndice de rendimiento de los costes (IRC= coste presupuestado del trabajo realizado / coste real del trabajo realizado) Los IRC individuales acumulados (la suma de todos los costes presupuestados del trabajo realizado dividida por la suma de todos los costes reales del trabajo realizado) es ampliamente utilizado para prever los costes del proyecto a su terminacin. En algunas reas de aplicacin, el ndice de rendimiento del programa (IRP= coste presupuestado del trabajo realizado / coste presupuestado del trabajo programado) se utiliza para prever la fecha de terminacin del proyecto. .5 Herramientas y Tcnicas para la distribucin de informacin: Los informes de realizacin se distribuyen utilizando las herramientas y tcnicas descritas en la seccin 10.2.2. 10.3.3 Resultados del informe de realizacin .1 Informes de realizacin: Los informes de realizacin organizan y resumen la informacin reunida y presentan los resultados de cualquier anlisis. Los informes deben proporcionar los tipos de informacin y el nivel de detalle requerido por las distintas entidades involucradas, tal como se establece en el plan de direccin de comunicaciones. Los formatos ms habituales para los informes de realizacin incluyen los diagramas de barras (tambin llamados diagramas de Gantt), las curvas de la S, los histogramas y las tablas. La Figura 10-2 utiliza curvas de la S para mostrar los datos del anlisis del valor ganado acumulado, mientras que la Figura 10-3 muestra de forma tabulada una serie diferente de datos de valor ganado en forma de tabla.

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.2 Solicitudes de cambio: El anlisis de los informes de realizacin del proyecto original frecuentemente una solicitud de cambio en algn aspecto del proyecto. Esas solicitudes de cambio se gestionarn como se describe en los distintos procesos de control de cambios (por ejemplo, direccin de cambios del alcance, del control de programa, etc.).

Figura 10-2. Ejemplo grfico de un informe de realizacin


Valores acumulados
Coste real Presupuesto

Valor ganado

Datos Fecha

Tiempo

Figura 10-3. Tabla ilustrativa de un informe de realizacin


Presupuesto ($) 63.000 64.000 23.000 68.000 12.000 7.000 20.000 257.000 Valor ganado ($) 58.000 48.000 20.000 68.000 10.000 6.200 13.500 223.000 Coste real ($) 62.500 46.800 23.500 72.500 10.000 6.000 18.100 239.400 Desviacin de costes ($) (%) -4.500 -7,8 1.200 -3.500 -4.500 0 200 -4.600 -15.700 2,5 -17,5 -6,6 0,0 3,2 -34,1 -7,0 Variacin del programa ($) (%) -5.000 -8,6 -16.000 -3.000 0 -2.000 -800 -6.500 -33.300 -33,3 -15,0 0,0 -20,0 -12,9 -48,1 -14,9

Elemento EDP 1. Planificacin preliminar 2. Listas de chequeo preliminares 3. Elaboracin de curriculum 4.Evaluacin a medio plazo 5. Ayuda a la ejecucin 6. Manual de prcticas 7. Plan de rodaje Totales

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10.4 CIERRE ADMINISTRATIVO El proyecto o fase, despus de lograr sus objetivos o estar terminado por otras razones, requiere su cierre. El cierre administrativo consiste en la verificacin y documentacin de los resultados del proyecto para formalizar la aceptacin del producto del proyecto por parte de los patrocinadores o clientes. Incluye la recopilacin de todos los registros del proyecto, asegurando que reflejan las especificaciones finales, as como el anlisis del xito y la efectividad del proyecto y el archivo de esta informacin para su uso futuro. Las actividades de cierre administrativo no deben retrasarse hasta la terminacin del proyecto. Cada fase del proyecto debe ser apropiadamente cerrada para asegurar que no se pierde informacin til e importante.

Datos

Herramientas y Tcnicas

Resultados

.1 Documentacin de la evaluacin de la realizacin .2 Documentacin del producto del proyecto .3 Otros registros del proyecto

.1 Herramientas y tcnicas para el informe de realizacin

.1 Archivos del proyecto .2 Aceptacin formal .3 Lecciones aprendidas

10.4.1 Datos para el cierre administrativo .1 Documentacin de la evaluacin de la realizacin: Toda la documentacin producida para registrar y analizar la realizacin del proyecto, incluyendo los documentos de planificacin que establecen el marco para la evaluacin de la realizacin, deben estar disponibles para su revisin durante el cierre administrativo. .2 Documentacin del producto del proyecto: Los documentos producidos para describir el producto del proyecto (planes, especificaciones, documentacin tcnica, planos, registros electrnicos, etc., la terminologa vara segn el rea de aplicacin) deben estar tambin disponibles para su revisin durante el cierre administrativo. .3 Otros registros del proyecto: Los registro del proyecto se describen en la seccin 10.2.3.1.

10.4.2 Herramientas y Tcnicas para el cierre administrativo .1 Herramientas y tcnicas para el informe de realizacin: Las Herramientas y tcnicas para el informe de realizacin se describen en la seccin 10.3.2.

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10.4.3 Resultados del cierre administrativo .1 Archivos del proyecto: Debe prepararse un conjunto completo de registros clasificados del proyecto, para poder archivarlos en los lugares adecuados. Se debe actualizar cualquier base de datos especficamente relacionada con el rea de aplicacin del proyecto. Cuando los proyectos se realizan bajo contrato o cuando requieren aprovisionamientos importantes, debe prestarse especial atencin al archivo de los registros financieros .2 Aceptacin formal: Debe elaborarse y distribuirse la documentacin justificativa de que el cliente o patrocinador ha aceptado el producto del proyecto (o una fase). .3 Lecciones aprendidas: Las lecciones aprendidas se describen en la seccin 4.3.3.3.

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