Cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar registra los aumentos y las disminuciones derivados de la venta de conceptos distintos a mercancas o prestacin de servicios, nica y exclusivamente a crdito documentado (ttulos de crdito, letras de cambio y pagars) a favor de la empresa y para esto existe programas para llevar a cabo las operaciones. Por lo tanto se dice que esta cuenta presenta el derecho (exigible) que tiene la entidad de exigir a los suscriptores de los ttulos de crdito el pago de su adeudo (documentado)derivado de venta de conceptos diferentes de las mercancas o la prestacin de servicios a crdito; es decir, presenta un beneficio futuro fundadamente esperado.

Clasificacin de las cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar pueden clasificarse como de exigencia inmediata: CORTO PLAZO y A LARGO PLAZO. Corto plazo: Aquellas cuya disponibilidad es inmediata dentro de un plazo no mayor de un ao. Largo plazo: Su disponibilidad es a ms de un ao. Las cuentas por cobrar a corto plazo, deben presentarse en el Estado de Situacin Financiera como activo corriente y las cuentas por cobrar a largo plazo deben presentarse fuera del activo corriente. Pueden subclasificarse de acuerdo a su origen en dos grupos que son: a) A cargo de clientes y b) A cargo de otros deudores

El proceso de cuentas por cobrar

facturacion para la venta de mercaderias que hay en el mercado que uno esta comprando!

Pagos Nota de Crdito Cuentas Incobrables

Facturacin
Se inicia cuando se enva un pedido o cuando se completa la prestacin de un servicio; y es responsable de la asignacin del precio y de la emisin de una factura al cliente.

Pagos
Es una actividad constante e importante del proceso de las cuentas por cobrar. Al final de las actividades de cobranza de cada da, el departamento de crdito y cobranza determinara si ha llegado o no al objetivo diario, planteado por la gerencia.

Auditora de las cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar representan los activos adquiridos por la empresa proveniente de las operaciones comerciales de ventas de bienes o servicios y tambin no provenientes de ventas de

bienes o servicios. Por lo tanto, la empresa debe registrar de una manera adecuada todos los movimientos referidos a estas cuentas, ya que constituyen parte de su activo, y sobre todo debe controlar que stos no pierdan su formalidad para convertirse en dinero. De ah la importancia de controlar y de auditar las Cuentas por Cobrar el auditor establece los objetivos y procedimientos para realizar el examen previsto en la planeacin de la auditoria a estas cuentas. Las Cuentas por Cobrar constituyen una funcin dentro del ciclo de ingresos que se encarga de llevar el control de las deudas de clientes y deudores para reportarlas al departamento que corresponda.

Objetivos de la auditora de cuentas por cobrar

Comprobar si las cuentas por cobrar son autnticas y si tienen origen en operaciones de ventas. Comprobar si los valores registrados son realizables en forma efectiva (cobrables en pesos). Comprobar si estos valores corresponden a transacciones y si no existen devoluciones descuentos o cualquier otro elemento que deba considerarse. Comprobar si hay una valuacin permanente respecto de intereses y reajustes- del monto de las cuentas por cobrar para efectos del balance. Verificar la existencia de deudores incobrables y su mtodo de clculo contable.

Procedimientos de la auditora de cuentas por cobrar

Respecto al Control Interno
El anlisis de crdito se dedica a la recopilacin y evaluacin de informacin de crdito de los solicitantes para determinar si estos estn a la altura de los estndares de crdito de la empresa. 1. Verificar la existencia y aplicacin de una poltica para el manejo de las cuentas por cobrar. 2. Determinar la eficiencia de la poltica para el manejo de las cuentas por cobrar. 3. Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales. 4. Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran adecuadamente. Procedimientos 1. Verificar fsicamente junto con la persona responsable de las cuentas por cobrar los documentos que respalden los documentos por cobrar. 2. Comprobar fsicamente la existencia de ttulos, cheques, letras y documentos por cobrar e investigar cualquier irregularidad. 3. Comparar el resultado de la comprobacin fsica con el mayor de Inversiones en Empresas Relacionadas. 4. Verificar que los datos de los deudores sean correctos, nombre, RUT, domicilio particular y laboral, etc. 5. Comprobar la validez de los documentos, es decir, que los documentos estn legalizados con firma, timbre y estampillas, ante Notario.. 6. Examinar las facturas de clientes, as como otros documentos justificativos de las cuentas por cobrar.

7. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de Clientes, Documentos por Cobrar, Deudores Varios y Documentos y Cuentas por cobrar a empresas relacionadas.

Respecto a los Deudores Incobrables

1. Verificar la ubicacin fsica de documentos incobrables. 2. Revisar los documentos o antecedentes de los documentos incobrables para verificar que se usaron todas las instancias para el cobro de stos. 3. Verificar que se ha usado el mtodo adecuado en el clculo de la estimacin de deudores incobrables. 4. Comprobar si la base para la estimacin se ajusta a las disposiciones legales.

Webgrafia: http://es.wikipedia.org/wiki/Cuentas_por_cobrar

Resumen
Las cuentas por cobrar continan siendo hoy en da uno de los mayores problemas que enfrentan los administradores de las empresas. Dada a la complejidad que hoy tiene el entorno empresarial es de capital importancia que las empresas mejoren sus sistemas de cobros de una forma ms oportuna, puesto que la demora excesiva de un cobro afecta la liquidez de la empresa y puede afectar su capacidad de pago. La cadena de impagos sigue aumentando a un nivel tan grande, comprometiendo de esta forma a las empresas de brindar productos y/o servicios con calidad a tiempo record. Siendo un tema bastante vigente se hace necesario hacer un estudio profundo con la finalidad de actuar sobre el mismo para el logro de mayor eficiencia y eficacia en el sistema empresarial. Palabras claves: cuentas por cobrar, liquidez, administracin, impagos, sistema empresarial

Introduccin
En el mundo actual, el rpido crecimiento del turismo a nivel internacional ha trado consigo el desarrollo de este sector, abriendo as el camino hacia la diversidad de los gustos de los diferentes mercados que vertiginosamente han exigido a la industria turstica en cuanto a la creacin, imaginacin, calidad, diferencia, la diversidad en todas sus ofertas, dependiendo todos estos elementos del nivel de gestin para garantizar la mxima satisfaccin de los visitantes. En este sentido es de extrema importancia analizar los problemas de mbito econmico - financiero en los cuales puede influir la escasez de un buen mecanismo de gestin de su capital de trabajo y en este caso especial, de las cuentas por cobrar de forma integral. Siendo este ltimo un aspecto a resolver, pues la cadena de impagos contina siendo un problema para el sistema empresarial. La indisciplina financiera sigue sumando eslabones a una cadena que nadie sabe dnde comienza ni donde termina. Adems la demora excesiva de un cobro, afecta la liquidez de la empresa y puede afectar su capacidad de pago. Toda actividad productiva o de servicio requiere de capital para funcionar. En la actualidad las dificultades con la liquidez financiera de las empresas conducen al anlisis de las cuentas por cobrar, como problema trascendental de la gestin empresarial. La aplicacin de las herramientas de anlisis financiero, imprescindibles para una buena toma de decisiones, debe ser un objetivo de primer orden en el contexto econmico.

La economa cubana se encuentra en estos momentos, en un proceso de transformacin con vistas a lograr la mxima eficiencia y eficacia en la gestin de su sistema empresarial. A pesar de los avances, todava se manifiestan debilidades e insuficiencias en las entidades mixtas y estatales cubanas. El objetivo general de la investigacin es exponer el marco terico sobre la gestin de las cuentas por cobrar, donde se aborda los aspectos relacionados con la gestin de crdito, poltica de cobro y explicar la necesidad e importancia de gestionar las cuentas por cobrar para el sector empresarial y su repercusin para las entidades hoteleras del sector turstico.

Desarrollo
La Gestin Financiera de una empresa es aquella funcin de direccin que tiene como misin la adecuada administracin de los recursos financieros para lograr los objetivos estratgicos de la empresa, rendimiento y crecimiento. En los momentos actuales, la administracin financiera tiene un papel preponderante, pues proporciona herramientas para evaluar los errores de direccin y adoptar las medidas correctas y oportunas que permitan rectificar conductas que posibiliten lograr los resultados deseados, es decir, conocer qu cuestiones necesita correccin y las causas que la justifiquen. Para ello constantemente los empresarios estn tomando decisiones financieras a corto y largo plazo. En la gestin financiera a corto plazo en particular se toman decisiones sobre los activos y pasivos circulantes, buscando niveles ptimos en el efectivo disponible, en los trminos de crdito a ofrecer a los clientes y en los niveles adecuados de los inventarios. Cada uno de estos activos debe administrarse en forma eficiente para mantener la liquidez de la empresa, sin conservar al mismo tiempo un nivel demasiado alto de cualquiera de ellos (Gitman L., 1986). Una de las decisiones a corto plazo que generan un fuerte impacto econmico financiero sobre la empresa y adems, constituyen un factor importante en la esfera de la Gestin del Capital de Trabajo, estn las relacionadas con la concesin de crdito a clientes; a lo cual se dedicar el desarrollo de la presente investigacin. 1.1: Las ventas como punto de partida. La planeacin[1]de las ventas es una parte esencial del trabajo del gestor financiero y constituye el punto de partida que determina el comportamiento de las cuentas por cobrar. Las ventas constituyen la variable causal esencial para pronosticar los requerimientos financieros, y es de importancia crtica para el xito a largo plazo realizar un presupuesto de ventas exacto, desde luego, debe acumularse una gran cantidad de trabajo para que el pronstico de ventas sea bueno. La venta es un proceso de negociacin y es reconocida como el principal ingreso de un negocio por determinar los resultados de una entidad, y el gasto principal es el costo de la mercanca vendida. Un vendedor puede tener un equipo importante de conocimientos tericos pero la prctica es la que mide su efectividad. La finalidad es vender un volumen adecuado de manera tal que produzca una ganancia suficiente para la empresa. Dentro del Estado de Resultado, las ventas netas menos el costo de la mercanca vendida se conoce como el margen bruto o utilidad bruta. Este importe mide el xito o fracaso del negocio y nos da la nocin si vender los productos a un precio ms alto del que pag por ellos. En la actualidad existen diferentes formas de vender. (Esquema 1.1) Esquema 1.1: Tipos de Ventas

Fuente: elaboracin propia. Diversos autores, entre los que se destacan Gitman L. (1986); Weston F. y Brigham E. (1994); Westerfield R. & Jordan B.D (1996); Brealey R. (1998); Ross S.A; y Demestre A., Castells C. & Gonzles A. (2006) han planteado que la mayor parte de las ventas que realizan los empresarios se hacen al crdito para proporcionar mayor agilidad al negocio, construir una amplia y creciente base de ventas rentables, adems de propiciar estimular e incrementar las ventas.

Qu significa vender a crdito?

Toda venta a crdito supone un riesgo hasta que no se ha conseguido cobrar ntegramente del cliente el importe de la factura adeudada. Por ello en cualquier venta a crdito existe la incertidumbre de cobro hasta el final, por lo que las empresas deben tener como principio fundamental de filosofa comercial que una operacin de venta a crdito no finaliza hasta que no se cobra. En una venta a crdito el proveedor est dispuesto a entregar unos bienes o prestar unos servicios al cliente solamente a cambio de una promesa de pago en una fecha determinada en el futuro. La clave del porqu se vende a crdito viene de la etimologa de la propia palabra "crdito", que tiene su origen en el latn "creditum", lo que significa creencia, confianza. Por lo tanto las empresas venden a crdito con la confianza en la promesa de pago del cliente que permite al proveedor entregar una mercanca sin reclamar el cobro inmediato, aunque tambin con la certeza de que existan posibilidades de perder algunas cuentas (Demestre A., Castells C. & Gonzlez A., 2003) Las ventas a crdito generan un derecho para el vendedor, la cual representan el crdito que concede la empresa a sus clientes con una cuenta abierta en el curso ordinario de un negocio, como consecuencia de la entrega de artculos o servicios, incluyendo condiciones de crdito en las que se estipula el pago dentro de un nmero determinado de das. Estas ventas, aunque no hayan sido cobradas, son reconocidas comoingresos para determinar los resultados de la entidad. Las ventas al crdito originan situaciones de diversa ndole que se pueden clasificar en: Administrativas: Se hace necesario la bsqueda de informacin sobre solvencia de los compradores, conocimiento permanente del importe de los crditos y trmites referentes al cobro de los mismos. De riesgo: Por la posibilidad de insolvencia. Financieras: Necesidad en muchos casos de recuperar antes del vencimiento el importe de las ventas al crdito. Las situaciones anteriores se encuentran interrelacionadas, en este sentido las empresas se encuentran ante la presencia de diferentes riesgos financieros manifestado por situaciones financieras o administrativas; es el caso particular la manifestacin de riesgo de crdito o de insolvencia[2]el cual surge como consecuencia de un incumplimiento de la contraparte en una operacin que incluye un compromiso de pago. Hoy en da la mayora de las empresas estn obligadas por los condicionantes del mercado a conceder crdito a sus clientes. Sin embargo no todas estn tomando las precauciones ms elementales para evitar los impagados y los retrasos en el cobro. Muchas de estas todava tienen una visin miope de sus objetivos,

puesto que slo dan prioridad absoluta a la funcin de vender. Aunque vender es importante, lo que realmente hay que conseguir es vender con beneficio y cobrar lo antes posible los productos que se han vendido a los clientes. Si una empresa no sigue este principio no sobrevivir mucho tiempo en el mercado actual. 1.2 Generalidades de las cuentas por cobrar. Cuando una empresa vende bienes y servicios, puede exigir efectivo en la fecha de la entrega o antes de la misma o bien puede conceder crdito a los clientes y permitir alguna demora en los pagos. La concesin de un crdito representa invertir en un cliente, se trata de una inversin vinculada a la venta de mercancas o a la prestacin de un producto o servicio. Desde una perspectiva contable, cuando se realiza una venta a crdito se origina una cuenta por cobrar considerndose como una de las partidas ms grandes del activo circulante y la segunda forma de entrada de mayor liquidez dentro de las operaciones financieras que realiza una empresa; su administracin es muy importante para la poltica financiera a corto plazo, por lo que se debe prestar muchsima atencin a su gestin eficiente. Segn Charles T. Hongreen y Gary L. Sundem (1987) plantean que las cuentas por cobrar incluyen el importe de la venta de mercanca o servicios a cambio de una promesa verbal o implcita de recibir efectivo en el futuro, es decir derecho en cuenta abierta contra el efectivo de un cliente. Las cuentas por cobrar reflejan lo que los clientes an no han pagado a la empresa, a pesar de haber recibido sus mercancas o servicios. Estas cuentas pendientes de cobro no estn amparadas o respaldadas por instrumentos formales de pago, sino a travs de facturas, recibos, entre otros. (Demestre A.; Castell C. & Gonzlez A., 2003) A partir de lo anterior, las cuentas por cobrar representan derechos del negocio contra deudores, que normalmente surge de la venta de mercancas o por la prestacin de servicios de las operaciones normales de la empresa. (Ravelo A., 2005). Para Bolten E. (1996) "el objetivo de las cuentas por cobrar que sigue la empresa por lo general consiste en fomentar las ventas y ganar ms clientes otorgndoles crdito". El otorgamiento de crdito por parte de una empresa puede ser considerado un elemento competitivo debido a su influencia sobre las ventas. A pesar de esta afirmacin de Bolten (1996) no siempre resulta conveniente el incremento de las ventas y es necesario analizar otros factores que se afectan con esta forma de actuar. Por ello, apunta ms adelante, "aunque fundamentalmente es un elemento de mercadotecnia para promover las ventas, el director de finanzas debe cuidar que su empleo ayude a maximizar las utilidades y el rendimiento de la inversin, que no abuse de procedimientos hasta el grado en que el otorgamiento del crdito deja de ser rentable y atractivo en trminos de rendimiento sobre la inversin". Desde tal punto de vista para conservar los clientes y atraer nueva clientela, la mayora de las empresas encuentran que es necesario ofrecer crdito como un elemento competitivo, lo cual no significa que para aumentar las ventas se confieran crditos indiscriminadamente, por lo que se hace necesarios disear por parte de la empresa su poltica de crdito. La ejecucin adecuada de una buena poltica de crditos es fundamental para la administracin exitosa de las cuentas por cobrar y su gestin eficiente puede representar ahorros considerables. 1.3: Factores fundamentales para la gestin de las cuentas por cobrar. Al preguntarnos cmo puede una empresa tomar una decisin de otorgamiento de crdito con probabilidades de incurrir en prdidas, nos lleva a pensar que se hace necesario realizar un anlisis a las alternativas de costo beneficio que se presentan en los diferentes cambios de las cuentas por cobrar, donde su objetivo no slo es el de cobrarla con prontitud sino el de aumentar las ventas rentables al extenderle crdito comercial a los clientes dignos. Con vistas a lograr el establecimiento de una gestin de cuentas por cobrar consecuente que responda a los objetivos de la organizacin es necesario la definicin de diferentes variables. Diversos autores como Gitman L. (1986), Weston F.y Brigham E. (1994); Stephen A. Ross (1995); Westerfield R. & Jordan B.D (1996); Brealey R. (1998); Ross S.A.; y Demestre A., Castells C. & Gonzles A. (2005) refieren que la gestin de cuentas por cobrar depende de tres factores fundamentales, los cuales se resumen en: Poltica de Crdito, Condiciones del crdito y Poltica de Cobro. Grficamente se muestran cada uno de los aspectos que tratan estos factores (Esquema 1.2). Esquema 1.2: Factores Fundamentales en la Gestin de las Cuentas por Cobrar.

Fuente: Demestre A.; Castell C. & Gonzlez A., Decisiones Financieras: una necesidad empresarial, pg. 92; 2006. Las polticas referentes a la gestin de cuentas por cobrar implican encontrar un equilibrio entre el riesgo y el rendimiento. En el grado en que se amplen los plazos y se conceda crdito a los clientes marginales, se estar inmovilizando fondos en cuentas por cobrar y peligrar la capacidad para liquidar los pasivos; sin embargo se tiene la ventaja de facilitar la venta de los productos y mejorar las utilidades. Las condiciones econmicas y las polticas de crdito de la empresa son los principales aspectos que influyen sobre el nivel de las cuentas por cobrar. Por lo general las condiciones econmicas se encuentran fuera del control del administrador financiero, sin embargo al igual que con otros activos circulantes el director puede variar el nivel de las cuentas por cobrar de acuerdo con el compromiso entre rentabilidad y riesgo. En relacin a las condiciones de crdito y la poltica de cobro se determinar que tan rpido ser el flujo de entradas de efectivo, afectando el presupuesto de efectivo y el estado de resultado, puesto que las decisiones de crdito influyen sobre las ventas y sobre las prdidas por cuentas malas. (Johnson W.R., 1984). Si bien este acontecimiento ha motivado una preocupacin entre los economistas respecto a la calidad del crdito, tambin ha servido para dedicarle atencin en la necesidad de mejorar la gestin de las cuentas por cobrar. A continuacin se explica cada uno de los elementos de la gestin de las cuentas por cobrar. 1.3.1: Poltica de Crdito. La poltica de crdito[3]de una empresa da la pauta para determinar si debe concederse crdito a un cliente y el monto de ste, as como debe establecer procedimientos para su concesin y para el cobro. La empresa no debe solo ocuparse de los estndares de crdito que establece, sino tambin de la utilizacin correcta de estos estndares al tomar decisiones de crdito. Deben desarrollarse fuentes adecuadas de informacin y mtodos de anlisis de crdito. Cada uno de estos aspectos de la poltica de crdito es importante para la administracin exitosa de las cuentas por cobrar de la empresa. La ejecucin inadecuada de una buena poltica de crditos o la ejecucin exitosa de una poltica de crditos deficientes no producen resultados ptimos. En el establecimiento de una poltica de crdito se debe analizar cuidadosamente su impacto potencial sobre las ventas y utilidades, tratando de no sobredimensionarlas, pues de esa forma se esperaran beneficios que no se alcanzaran, por lo que se hace conveniente aprobar una determinada poltica, realizar varias proyecciones de ventas y utilidades para diferentes posibles situaciones. Cuando una empresa disea su poltica de crdito, no lo hace de forma definitiva. Es dinmica, debido a que los directivos de la entidad la evalen sistemticamente, y si fuera necesario, la modifiquen. (Demestre A., Castells C., Gonzlez A.; 2006). Al flexibilizar o endurecer la poltica de crdito, se generan efectos econmicos financieros diferentes, los cuales se muestran en la Tabla 1.1. Tabla 1.1: Efectos econmicos financieros que se producen en la poltica de crdito.

Fuente: Demestre A.; Castell C. & Gonzlez Antonio, Decisiones Financieras: una necesidad empresarial, pg. 88 89; 2006 Para evaluar si es recomendable implantar una poltica de crdito, se debe analizar la relacin costo marginal beneficio marginal, es decir deben compararse las utilidades marginales sobre las ventas con el costo de la inversin marginal en cuentas por cobrar. (Demestre A.; Castell C. & Gonzlez Antonio, 2006). Al flexibilizar la poltica de crdito la empresa "afloja" los requisitos establecidos para conceder crdito u ofrecer periodos de crdito mayores, o ambos aspectos. Al brindar mejores facilidades, atrae ms clientes, por lo que debe aumentar sus ventas y utilidades, lo que genera un beneficio marginal (adicional). Como consecuencia de la flexibilizacin introducida, su perodo medio de cobros se dilata, demorndose ms en cobrar, esto implica que aumenten las probabilidades de perder un mayor nmero de cuentas; ambos factores generan costos marginales. La empresa puede optar por lo opuesto, es decir, endurecer la poltica de crdito y los efectos econmicos financieros varan, como muestra la Tabla 1.1. Para establecer una poltica de crdito se deben fijar los estndares de crdito y establecer procedimientos para analizar a los solicitantes de crdito. A. Estndares de crditos: Definen el criterio mnimo para conceder crdito a un cliente. Asuntos tales como evaluaciones de crdito, referencias, perodos promedio de pago y ciertos ndices financieros ofrecen una base cuantitativa para establecer y hacer cumplir los estndares de crdito. Al realizar el anlisis de los estndares se deben tener en cuenta una serie de variables fundamentales, los cuales se ilustran en el esquema 1.3 Esquema 1.3: Variables fundamentales de los estndares de crdito.

Fuente: Manual de Finanzas. Muoz Gutirrez S., Garca Abreu N. & Elena Albert M.; 2006 Gastos de oficina: Si los estndares de crdito se hacen ms flexibles, ms crdito se concede y si se hacen ms rigurosos, se conceden menos crditos, para ambos casos se necesita de un departamento de crdito para atender las cuentas adicionales que se generan. Los estndares de crdito ms flexibles deben aumentar los costos de oficina y los estndares de crdito ms rigurosos deben disminuirlos. En el anlisis que se hace posteriormente estos costos no se identifican explcitamente, estn incluidos en el costo variable por unidad.

Inversin de cuentas por cobrar: Hay un costo relacionado con el manejo de cuentas por cobrar. Mientras ms alto sea el promedio de cuentas por cobrar de la empresa, es ms costoso su manejo y viceversa. Si la empresa hace ms flexibles sus estndares de crdito, debe elevarse el nivel promedio de cuentas por cobrar, obtenindose como resultado costos de manejos ms altos (para estndares de crdito ms flexibles) y puede esperase que las restricciones de los estndares den como resultado costos menores de manejo. Los cambios en el nivel de cuentas por cobrar relacionados con modificaciones en los estndares de crdito provienen de dos factores principalmente, en las variaciones respecto a las ventas y variaciones en cobros, que estn ntimamente ligados, ya que se espera que aumenten las ventas a medida que la empresa haga ms flexibles sus estndares de crdito teniendo como resultado un promedio mayor de cuentas por cobrar, pero si por el contrario las condiciones de crdito se hacen menos flexibles, se da crdito a pocos individuos realizando un estudio exhaustivo de su capacidad de pago, por ende el promedio de cuentas por cobrar se disminuye por efecto de la disminucin en el nmero de ventas. En conclusin se tiene que los cambios de ventas y cobros operan simultneamente para producir costos altos de manejo de cuentas por cobrar cuando los estndares de crdito se hacen ms flexibles y se reducen cuando los estndares de crdito se hacen ms rigurosos. Estimacin de cuentas incobrables: Otra variable que se afecta por los cambios en los estndares de crdito es las prdidas de cuentas incobrables. Segn Gitman L. (1986), la probabilidad o riesgo de adquirir una cuenta de difcil cobro aumenta a medida que los estndares de crdito se hacen ms flexibles y viceversa, esto dado tambin por el estudio que se hace de los clientes y su capacidad de pago en el corto y en largo plazo. Desde otro punto de vista el otorgamiento de crditos comerciales trae consigo la probabilidad de perder algunas cuentas, aun cuando la entidad sea muy selectiva. En la medida en que una empresa sea menos exigente para conceder crdito es de suponer que la prdida de cuentas se incremente, el cual nunca puede sobrepasar el punto en que econmicamente se convierta en algo desfavorable para la empresa. Volumen de ventas: Como se explic anteriormente, a medida que los estndares de crdito se hacen ms flexibles se espera que aumenten las ventas y las restricciones las disminuyen, se tiene entonces que los efectos de estos cambios tienen incidencia directa con los costos e ingresos de la empresa y por ende la utilidad esperada. En resumen los resultados de hacer ms flexible los estndares de crdito se tabulan como muestra la Tabla 1.2. Si se hicieran ms rigurosos los estndares de crdito, se esperaran los efectos contrarios. Tabla 1.2: Efectos en las utilidades de la empresa al utilizar estndares de crdito flexibles.

Fuente: Manual de Finanzas. Muoz Gutirrez S., Garca Abreu N. & Elena Albert M.; 2006 B. Anlisis de crdito: Se debe recopilar y evaluar la informacin de crdito de los solicitantes para determinar si estos estn a la altura de los estndares de crdito de la empresa. Para analizar eficientemente el otorgamiento de un crdito debe tenerse en cuenta que: Todo crdito debe pasar por una etapa de evaluacin previa por simple y rpida que esta sea. Todo crdito por fcil o bueno y bien garantizado que parezca, tiene riesgo. El anlisis de crdito no pretende acabar con el 100% de la incertidumbre del futuro, sino que disminuya. Es necesario e importante contar con buen criterio y sentido comn. Los dos pasos bsicos en el proceso de anlisis del crdito son: obtener informacin de crdito y analizar la informacin para tomar la decisin del crdito. Obtener informacin de crdito: Cuando un cliente que desee obtener crdito se acerca a una empresa, normalmente el departamento de crdito da comienzo a un proceso de evaluacin del crdito pidindole al solicitante que llene diferentes formularios en los cuales se solicita informacin financiera y crediticia junto con

referencias de crdito. Trabajando con base en la solicitud de crdito, la empresa obtiene entonces informacin adicional del crdito de otras fuentes. Si la empresa ya le ha concedido anteriormente crdito al solicitante, ya tiene su informacin histrica acerca de los patrones de pago del solicitante. Es de enarbolar que, las fuentes externas principales de informacin crediticia segn Gitman L. (1986), son las brindadas por: Estados Financieros[4]Al analizar los Estados Financieros de los ltimos aos del solicitante, la empresa puede comparar la estabilidad financiera de ste, su liquidez, rentabilidad y capacidad de endeudamiento. Existen varios mecanismos para evaluar al solicitante de crdito, entre ellos el anlisis por razones[5]para evaluar la condicin financiera de la empresa, y el uso del esquema de las cinco C del crdito para centrar su anlisis en los aspectos principales de la solvencia de crdito de un solicitante. Al respecto Gitman L. (1986); las describe de la siguiente manera: 1. Carcter: el registro del cumplimiento de las obligaciones pasadas del solicitante (financiero, contractual y moral). El historial de pagos anteriores, as como cualquier juicio legal resuelto o pendiente contra el solicitante, se utilizan para evaluar su reputacin. Es el deseo del cliente de pagar sus deudas. 2. Capacidad: es la habilidad de un cliente para pagar sus deudas y se mide a travs de sus flujos de caja. El anlisis de los Estados Financieros, destacando sobre todo la liquidez y las razones de endeudamiento; se utiliza para evaluar la capacidad del solicitante. 3. Capital: se refiere a la fortaleza financiera del cliente, es decir su solidez financiera, que se refleja por su posicin de propietario. A menudo, se realizan anlisis de la deuda del solicitante, en relacin con el capital contable y sus razones de rentabilidad, para evaluar su capital. 4. Colateral: la cantidad de activos que el solicitante tiene disponible para asegurar el crdito. Cuanto mayor sea la cantidad de activos disponibles, mayor ser la oportunidad de que una empresa recupere sus fondos si el solicitante no cumple con los pagos. Una revisin del balance general del solicitante, el clculo del valor de sus activos y cualquier demanda legal presentada contra el solicitante ayudan a evaluar su garanta colateral. 5. Condiciones: el ambiente de negocios y econmico actual, as como cualquier circunstancia peculiar que afecte a alguna de las partes de la transaccin de crdito. Por ejemplo si la empresa tiene un inventario excedente de los artculos que el solicitante desea comprar a crdito, estar dispuesta a vender en condiciones ms favorables o a solicitantes menos solventes. El anlisis de la situacin econmica y de negocios, as como el de las circunstancias especiales que pudieran afectar al solicitante o a la empresa, se lleva a cabo para evaluar las condiciones. El analista de crdito centra su atencin, sobre todo, en las dos primeras C (carcter y capacidad) porque representan los requisitos bsicos para la concesin del crdito. Las tres ltimas (capital, colateral y condiciones), son importantes para elaborar el contrato de crdito y tomar la decisin de crdito final, que depende de la experiencia y el criterio del analista de crdito. Oficinas de intercambio de referencias (centrales de riesgo): Las empresas pueden obtener informacin de crdito por medio de los sistemas de intercambio de referencias, que es una red que cambia informacin crediticia con base en reciprocidad. Accediendo a suministrar informacin crediticia a esta oficina de crditos acerca de sus clientes actuales, una empresa adquiere el derecho de solicitar informacin a la oficina de crditos relacionada con clientes en perspectiva. Los informes que se obtienen por medio de estas relaciones de intercambio de informacin crediticia ms qu analticos son acerca de casos definidos. Bolsas de informacin crediticia: Otra manera de obtener informacin crediticia puede ser por intermedio de asociaciones locales, regionales o nacionales, las cuales se pueden organizar como parte de ciertas asociaciones industriales y comerciales. Verificacin bancaria: Normalmente una institucin financiera puede aportar informacin crediticia del solicitante muy valioso. Sin embargo, el tipo de informacin que se obtiene probablemente es muy vago a menos que el solicitante ayude a la empresa, en su consecucin. Normalmente se suministra un estimado del saldo en caja de la empresa. Otros proveedores: Este consiste en obtener informacin de otros proveedores que vendan al solicitante del crdito y preguntarles cules son las normas de pago y sus relaciones inter - empresariales. Una vez que se tenga la informacin necesaria se procede a analizarla, para ello los estados financieros de un solicitante de crdito y el mayor de cuentas por pagar se pueden utilizar para calcular su plazo promedio de cuentas por pagar. Esta cifra se compara con las condiciones de crdito que la empresa ofrece actualmente. Para tomar una decisin final del crdito acerca de si se debe conceder el crdito al solicitante y el monto de ste, se crean los comits de revisin de crditos.

1.3.2: Condiciones de Crdito. Las condiciones de crdito de una empresa especifican los trminos de pago que se estipulan para todos los clientes a crdito. Son convenios en los que la empresa y el cliente se ponen de acuerdo y se comprometen en cumplir. Pueden variar segn el tipo de empresa y la rama en que opere, pero las entidades de la misma rama generalmente ofrecen condiciones de crdito similares. Las mismas ayudan a la empresa a obtener mayores clientes, pero se debe tener mucho cuidado ya que se pueden ofrecer descuentos que en ocasiones podran resultar nocivos para la empresa. Las condiciones de crdito abarcan tres aspectos: (1) el descuento por pronto pago, (2) el perodo de descuento por pronto pago y (3) el perodo de crdito. Los cambios en cualquier aspecto de las condiciones de crdito de la empresa pueden tener efectos en su rentabilidad total. Los factores positivos y negativos relacionados con tales cambios y los procedimientos cuantitativos para evaluarlos se presentan a continuacin: (1) Descuento por pronto pago: Se ofrecen con la intencin de adelantar el cobro, formando parte de los trminos de venta. Cuando una empresa establece o aumenta un descuento por pronto pago se deben generar los siguientes efectos econmicos - financieros. (Tabla 1.3). Tabla 1.3: Efectos de ofrecer descuento por pronto pago

Fuente: en aproximacin a: Gitman Lawrence[6](1986) y estudios realizado por Demestre A. (2005) Factores Positivos: El volumen de ventas aumenta por el atractivo del descuento y disminuyen las utilidades medias pues se origina un costo financiero, de esta forma se atraen nuevos clientes que consideren esta opcin como un tipo de reduccin de precio. El perodo de cobro promedio se acorta, ya que los clientes antiguos pagarn ms rpido para aprovechar estos descuentos, reduciendo as el costo del manejo de cuentas por cobrar. La disminucin en cobranza proviene del hecho de que algunos clientes que antes no tomaban los descuentos por pago ahora lo hagan. La estimacin de las cuentas incobrables disminuyen debido a que los clientes pagan ms pronto, este argumento se basa en el hecho de que mientras ms se demore un cliente en pagar, es menos probable que lo haga. Mientras ms tiempo transcurra, hay ms oportunidades de que un cliente se declare tcnicamente insolvente o en bancarrota. Aumento en las utilidades debido a la disminucin en el periodo promedio de cobro y a la disminucin en la estimacin de cuentas incobrables. Factores Negativos: Disminuye el margen de utilidad por unidad ya que hay ms clientes que toman el descuento y pagan un precio menor. (2) Perodo de descuento por pronto pago: Especifica el nmero mximo de das despus de la iniciacin del perodo de crdito en que puede tomarse el descuento por pronto pago. Tabla 1.4: Efectos del periodo de descuento por pronto pago.

Fuente: elaboracin propia en aproximacin a: Gitman Lawrence[7](1986) Factores Positivos: Al aumentar el periodo de descuento por pronto pago se produce un efecto positivo sobre las utilidades porque muchos clientes que en el pasado no tomaron el descuento por pronto pago ahora lo hacen, reduciendo as el periodo medio de cobros. Factores Negativos: Al aumentar el periodo del descuento tambin existe un efecto negativo porque muchos de los clientes que ya estaban tomando el descuento por pronto pago pueden an tomarlo y pagar ms tarde, retardando el periodo medio de cobros. El efecto neto de estas dos fuerzas en el periodo medio de cobros es difcil de cuantificar. Perodo de crdito: Establecen el tiempo que la empresa est dispuesta a conceder para el aplazamiento de sus cobros. Los cambios en el periodo de crdito tambin afectan la rentabilidad de la empresa. (Tabla 1.5) Tabla 1.5: Efectos del Perodo de Crdito.

Fuente: elaboracin propia en aproximacin a: Gitman Lawrence[8](1986) Pueden esperarse efectos en las utilidades por un aumento en el periodo de crdito como un aumento en las ventas, pero es probable que tanto el periodo de cobros como la estimacin de cuentas incobrables tambin aumenten, as el efecto neto en las utilidades puede ser negativo. Los perodos de crdito varan segn el sector, por lo general se pueden considerar: la probabilidad de que el cliente no pague y si el importe de la cuenta es pequeo, el crdito debe ser corto, para que el costo de administrarla no sea mayor que la cuenta. 1.3.3: Polticas de cobro. Las polticas de cobro de la empresa son los procedimientos que sta sigue para cobrar sus cuentas por cobrar a su vencimiento. La efectividad de las polticas de cobro de la empresa se puede evaluar parcialmente examinando el nivel de estimacin de cuentas incobrables. Este nivel no depende solamente de las polticas de cobro sino tambin de la poltica de crditos en la cual se basa su aprobacin. La gestin de cobro puede comenzar desde antes de la fecha de vencimiento de la cuenta. Para facilitar este proceso se utilizan varias vas: cartas, llamadas telefnicas, visitas personales, utilizacin de agencias de cobros, procedimientos legales, procedimientos de cobro por computador. Si se supone que el nivel de cuentas malas atribuible a las polticas de crdito de la empresa es relativamente constante, puede esperarse un aumento en los gastos de cobro para reducir las cuentas de difcil cobro de la empresa. Un buen soporte para tomar decisiones sobre la gestin de cobros es el anlisis peridico de las cuentas por cobrar por edades (antigedad de las cuentas). Separando las cuentas que estn dentro de los trminos (no vencidas), de las vencidas, y estas ltimas desglosadas por periodos de vencimiento ofrece un anlisis detallado de las cuentas por cobrar. Cuando la gerencia analiza peridicamente las edades de las cuentas por cobrar, obtiene buena informacin sobre aquellas que estn vencidas y no dilata las acciones de cobro pertinentes; a la medida que una cuenta envejece, disminuyen las probabilidades de cobrarla.

1.4: Elementos para la toma de decisiones al otorgar el crdito . El hecho de que una empresa opere con crditos comerciales no se puede interpretar como su obligacin de otorgarlo. La gerencia comercial se enfrenta cotidianamente a la decisin de concederlo o no, encontrando un soporte en los aspectos establecidos para la poltica de crdito vigente en la empresa, sin que ello constituya algo absoluto (Esquema 1.4). Esquema 1.4: Concesin de crdito y sus posibles implicaciones.

Fuente: Demestre A.; Castell C. & Gonzlez Antonio, 2006 Como casi todas las decisiones financieras, la concesin de crdito lleva consigo una gran dosis de sensatez, deben observarse los siguientes principios: 1. Maximizar los beneficios: Lo ms favorable para la empresa es que el cliente pague pronto y de esta manera recibe los ingresos adicionales totales de la venta menos los costos adicionales; si no paga pronto, no recibe nada y pierde los costos. Hay que sopesar las probabilidades de estos resultados alternativos. Si el margen de beneficios es alto, se justificar una poltica crediticia liberal; si es bajo, no se puede soportar muchos crditos de dudosos cobros. 2. Concentrarse en las cuentas peligrosas: Lo que hacen es fijar un lmite de crdito para cada cliente, el vendedor de la empresa solo presentar el pedido para su aprobacin si el cliente sobrepasa este lmite. 3. Mirar ms all del pedido inmediato: A veces, puede valer la pena aceptar un riesgo de calidad relativamente bajo, si existen probabilidades de que el cliente se convierta en un comprador permanente y fiable. Las empresas de nueva creacin deben estar preparadas para incurrir en ms crditos de dudoso cobro que las que estn ms slidas. Esto es parte del costo de crear una buena cartera de cliente. La gerencia de la empresa debe comprender que la decisin de conceder crditos genera los factores siguientes: Retraso de los cobros. Costos que se deriven de la concesin de crditos. La probabilidad de no cobrar. La tasa de requerimientos requeridos para los flujos de efectivo demorados. 1.5: Valoracin de razones financieras para el anlisis de las cuentas por cobrar.

Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos96/estudio-teorico-administracion-cuentas-cobrar-sectorhotelero/estudio-teorico-administracion-cuentas-cobrar-sector-hotelero.shtml#ixzz2aDPvdnvd

Carta de crdito
La carta de crdito o crdito documentario es un instrumento de pago independiente del contrato que dio origen a la relacin entre las partes negociantes, es decir, el comnmente llamadocontrato de compra-venta internacional. Tiene sustento legal en las Reglas y Usos Uniformes Relativos a los Crditos Documentarios - UCP 600 de la ICC (International Chamber of Commerce), que en la industria son popularmente conocidas en conjunto como "la brochure 600"... En relacin con los dems instrumentos de pago que suelen utilizarse en las operaciones de comercio internacional, como las cobranzas (UCP 522), las rdenes de pago, las transferencias, etc., los crditos documentarios ofrecen la mayor seguridad en cuanto al riesgo de cobro.

Definicin
Legalmente, siguiendo las disposiciones de la UCP 600, un crdito es toda operacin por la que un banco, obrando por cuenta y orden de un cliente, se obliga a: pagarle a un tercero. aceptar y pagar o descontar letras de cambio. autorizar a otro banco a pagar, aceptar o descontar dichas letras.

Las obligaciones del banco pueden estar supeditadas a la entrega de documentos de ndole comercial (conocimiento de embarque, factura comercial), aduanero (certificado de origen) o tcnico (certificado de calidad), y pueden variar segn las instrucciones de quien ordene la apertura de dicho crdito.

Sujetos
Ordenante: es el importador o comprador de la mercanca, y es entonces quien solicita la apertura del crdito documentario e instruye al banco emisor sobre las condiciones para llevarlo a cabo. Es el obligado final a pagar, y deber reembolsar al banco emisor cuantas cantidades o gastos anticipe ste. Banco emisor: es el banco sobre el que recae la obligacin principal para con el beneficiario, y el que deber abrir el crdito documentario a favor de ste. Obra a pedido y bajo las instrucciones del ordenante. Beneficiario: es el exportador o vendedor de la mercanca, y el que tiene el derecho de cobro en funcin del cumplimiento de las condiciones impuestas en el crdito. Es el receptor del documento que sustenta el crdito, y el que recibir entonces una garanta de pago siempre que est en posicin de presentar la documentacin requerida en los plazos correspondientes. Banco corresponsal: segn la responsabilidad que tenga, se llamar banco pagador si debe entregarle dinero a la vista al beneficiario contra el cumplimiento de sus obligaciones (pago a la vista), banco negociador si estuviera encargado de descontar letra/s al beneficiario contra el cumplimiento de sus obliglaciones (pago diferido), banco aceptador si acepta la/s letra/s del beneficiario para pagrselas al vencimiento o banco avisador si solo acta notificando al beneficiario de la apertura del crdito a su favor. Los usos y costumbres hacen que el banco corresponsal pueda investir la figura de ms de un sujeto, por tener responsabilidades diferentes (por ejemplo, puede ser banco avisador y banco negociador a la vez).

Tipos de cartas de crdito

Domsticas
Es la carta de crdito abierta en favor de un beneficiario que tiene su domicilio localmente y, generalmente, no requiere la intervencin de otra institucin financiera. Establece una relacin triangular entre el ordenante del instrumento, el banco emisor y el beneficiario vendedor. Es la carta de crdito abierta en favor de un beneficiario que tiene su domicilio en el pas. Generalmente intervienen bancos del exterior como intermediarios ante el beneficiario. Al abrir la carta de crdito, el banco la remite a su corresponsal extranjero para que agregue su confirmacin

y d aviso al beneficiario, directamente o a travs de su propio corresponsal en el pas de destino. asd

Contra pago
Este tipo de carta puede subdividirse a su vez en pago a la vista y diferido. Pago a la vista y confirmado por el banco pagador, ste no puede demorar el pago. Diferido (pagadero a plazo) y confirmado el banco se compromete contra entrega de documentos a pagar en el vencimiento.