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ANEXO A PROJECT CHARTER

CERTIFICACIN DEL LABORATORIO DE SUELOS DE LA EMPRESA PI S.A.S. PI S.A.S. 1. JUSTIFICACIN DEL PROYECTO

La firma consultora Proyectos Geotcnicos Ambientales, Viales y de Ingeniera Ltda., es una Empresa dedicada a la Consultora en Ingeniera, desde noviembre del ao 2000 enfocada a la prestacin de servicios entre otros el de Control de Calidad de Proyectos Viales, Geotcnicos y de Infraestructura en General, contando dentro de su organizacin con un Laboratorio de Suelos, para el anlisis de muestras y emisin de conceptos tcnicos que permiten el soporte requerido por empresas consultoras para el diseo, control y verificacin de obras. La empresa realiz en el ao 2011 una inversin de $306.390.860 para la mejora tecnolgica del laboratorio de suelos, lo que increment sus obligaciones financieras en ms del 550%. Esta situacin genera la necesidad de incrementar proporcionalmente las ventas con el fin de recuperar la inversin en el menor tiempo posible. Mediante el estudio de mercados, se pudo determinar que en Colombia son pocos (menos del 10%) los laboratorios de suelos certificados por lo que la obtencin de la certificacin representa una fuerte ventaja competitiva. Con el desarrollo del presente proyecto se lograra lo siguiente: Optimizar los procesos actuales de gestin documental. Contar con procedimientos estandarizados de entrada, desarrollo y salida de muestras con sus respectivos informes tcnicos de anlisis (Formatos de recibo, seguimiento y entrega). Vincular el equipo de laboratorio y equipo administrativo en todo el proceso de elaboracin de gestin de desarrollo del proyecto, socializando desde su inicio las diferentes estrategias de implementacin de documentos, en concordancia con las normas ISO 9001 aplicables para la certificacin de calidad. Garantizar la trazabilidad de los procesos de elaboracin de ensayos de laboratorio desde su fase inicial hasta la entrega de informes. Definir el proceso que se debe implementar para adelantar cada uno de los ensayos (sitios de almacenamiento, registro, identificacin, responsable,

tiempo mximo de elaboracin de cada ensayo, identificacin de entregables para cada tipo de ensayo, tiempo mximo para entregables). Aumento de productividad con calidad mejorando la competitividad en el mercado. Comodidad y tranquilidad de personal de la firma debido al control con calidad de los ensayos y entregables acordes con las solicitudes. Clientes satisfechos.

2.

OBJETIVO GENERAL

Obtencin de la certificacin del laboratorio segn norma ISO 9001 en un lapso no mayor a un (1) ao y a un costo de $ 36.944.716.

3. -

FACTORES CLAVES DE XITO Participacin activa del equipo de trabajo para la obtencin de la documentacin necesaria y para la organizacin del alcance del proyecto.

Participacin activa del equipo de laboratorio y equipo administrativo en todo el proceso de elaboracin de gestin de desarrollo del proyecto, de manera que su vinculacin permita obtener informacin actual y precisa para adelantar la gestin del proyecto de certificacin.

Acople e incorporacin de las buenas prcticas asociadas al PMI al proyecto de certificacin bajo la normatividad ISO 9001 del laboratorio de suelos de la empresa PI S.A.S.

4. -

REQUERIMIENTOS Se establece como plazo mximo para la ejecucin del proyecto 14 meses. Se determina que el sobre costo mximo admisible ser de un 5% por encima del valor previsto inicialmente.

5.

FASES

FASE 1 Iniciacin: Entregables: Project Chrter y Matriz de interesados. Acta donde se describen los diferentes aspectos del proyecto y la relacin entre los interesados. FASE 2 Planificacin: Entregables Documento que contenga las siguientes actividades: Recopilar requisitos, Definir Alcance, PDT, Diseo de las Actividades (WBS), Estimacin de Costos, Plan de Calidad, Plan de Recursos Humanos, Plan de Comunicaciones, Plan de Gestin de Riesgos. FASE 3 Ejecucin: Entregables: Documento en donde se plasme la Gestin de la ejecucin del proyecto. FASE 4 Seguimiento y Control: Entregables: Documentos y formatos que contengan el Monitoreo del plan de trabajo PDT, Verificacin y control del Alcance, Control de Calidad, Monitoreo y Control de Riesgos. FASE 5 Cierre: Entregables: Cierre del proyecto y entrega oficial del Proyecto certificacin bajo la normatividad ISO 9001 del laboratorio de suelos de la empresa PI S.A.S.

6.

LISTA DE RIESGOS

6.1 OPORTUNIDADES 6.2 AMENAZAS Cambio de normatividad de calidad. Cambio de polticas de calidad de la empresa PI S.A.S. Dilatacin en los tiempos estimados de planeacin en el inicio del proyecto, debido al efecto de la curva de aprendizaje del mismo. Desconocimiento de aspectos especficos que componen el archivo y procesos de ensayos actuales desarrollados en la empresa, por parte del Vincular personal con certificacin. conocimientos y experiencia en procesos de

equipo de ejecucin del proyecto, lo que puede ocasionar omisin de aspectos relevantes en el planteamiento del proyecto de la obtencin de la certificacin. Prdida de conocimiento del proyecto y de los lineamientos de calidad como consecuencia de la alta rotacin de personal del laboratorio. Falta de disponibilidad del personal del laboratorio para suministro de informacin, debido a la carga laboral actual del mismo.

7.

HITOS CLAVES

Considerando las actividades relevantes del proyecto en trminos de aseguramiento de la informacin y estructuracin del proyecto de gestin se relacionan los hitos principales:
MARZO HITOS FASE 0 Com pra Norm as ISO 9001 FASE 1 Entrega de Proyect Charter FASE 2 Capacitacin 1 FASE 3 Entrega de procedimientos aprobados FASE 4 Capacitacin 2 FASE 5 Visita de auditora 21/07/2013 30/09/2013 20/06/2013 20/07/2013 19/05/2013 19/06/2013 23/03/2013 18/05/2013 01/03/2013 22/03/2013 FECHA INICIAL FECHA FINAL ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE

S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4

8.

PRESUPUESTO ESTIMADO

Se estableci un presupuesto total para la ejecucin del proyecto de $ 36.944.716 millones de pesos.

9.

APROBACIN a) Inicialmente se presenta el proyecto a consideracin de la gerente del mismo. b) Una vez emitido el concepto favorable por parte de la gerente, pasa a revisin por parte del comit tcnico (Jefe del laboratorio, perforadores y laboratoristas) c) Por ltimo el patrocinador y gerente general de la empresa, recibe el proyecto para su aprobacin.

10. GERENTE DE PROYECTO Nombre: Funciones: Erika Viviana Corts Monitorear las actividades del proyecto y el cumplimiento de los hitos. Velar por la calidad de los entregables. Organizar y coordinar al equipo del proyecto. Responsabilidades: Asegurar el cumplimiento efectivo del el Plan de Gestin del Proyecto garantizando un producto de alta calidad, que cumpla con las necesidades del cliente. Tomar las decisiones pertinentes de manera oportuna que velen por la obtencin de las metas del proyecto. Gerenciar de manera adecuada los diferentes recursos del proyecto, para cumplir el alcance, tiempo y costo del mismo. Atribuciones: Solicitar a su equipo los ajustes necesarios al proyecto para cumplir con los requerimientos de aceptacin.

11. PATROCINADOR Nombre: Guillermo Andrs Valencia Pinzn.

Funciones:

asegurar el recurso necesario para el desarrollo ptimo del proyecto. Aportar profesionales con las capacidades idneas para cada cargo Gestionar el buen desarrollo de los procesos internos de cada una de las reas.

Responsabilidades: Asegurar el capital humano idneo para el apoyo del proyecto. Alinear los diferentes procesos desarrollados en el laboratorio a los lineamientos descritos en la norma ISO 9000, teniendo en cuenta sus especificaciones y desarrollando las actividades enmarcadas en las polticas de la misma. Estimular y capacitar a su equipo de trabajo para cumplir con las diferentes necesidades de los clientes en cuanto a Nivel Profesional, Calidad y Responsabilidad Social. Atribuciones: Solicitar los ajustes necesarios al proyecto para cumplir con sus requerimientos de aceptacin. Cancelar el proyecto de a cuerdo a las eventualidades que se presenten. Reasignacin de recursos.

12.

FIRMAS

Firman las partes interesadas como constancia para dar inicio al proyecto PROYECTO CERTIFICACIN BAJO LA NORMATIVIDAD ISO 9001 DEL LABORATORIO DE SUELOS DE LA EMPRESA PI SAS PI S.A.S. el da 22 del mes Marzo del 2013:

GUILLERMO ANDRS VALENCIA PINZN (Sponsor) Gerente General Empresa PI S.A.S.

ERIKA VIVIANA CORTS

Gerente Del Proyecto

______________________________ ___ ERIKA MARTNEZ PORRAS

______________________________ ___ SANDRA YONAIRA VALENCIA PINZN Lder de Gestin Documental 2

Lder de Gestin Documental 1