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Manual de Usuario Retail Web

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN.........................................................2 OBJETIVO...................................................................4 DIRIGIDO A.................................................................5 LO QUE DEBE CONOCER.........................................6 CONVENCIONES Y ESTÁNDARES A UTILIZAR......7 COMO ACCEDER AL SISTEMA RETAIL WEB.........8 DESCRIPCIÓN DE CAMPOS:............................................8 VISUALIZACIÓN DATOS CENTRO DE SOLUCIONES...........9 SELECCIÓN DE CAJA AUXILIAR......................................9 MENÚ INICIO............................................................11 MENÚ ADMINISTRACIÓN DE CAJA.......................13 CIERRE DE CAJA AUXILIAR..........................................13 CIERRE CENTRO DE SOLUCIONES................................14 REGISTRO DE CONSIGNACIONES:.................................14 CONSULTAR RANGO DE DOCUMENTOS.........................16 REASIGNACIÓN DE RANGO DE DOCUMENTOS:.............16 REGISTRO DE GASTOS.................................................17 GUÍA INTERNA.............................................................18 MENÚ VENTA DE SERVICIOS.................................20 CONTENIDO, OBSERVACIONES ....................................21 INFORMACIÓN CLIENTE ...............................................21 INFORMACIÓN REMITENTE / DESTINATARIO...................22 MODULO DE RECAUDO.................................................25 ANULAR FACTURA.......................................................26

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Manual de Usuario Retail Web

MEDIANTE ESTA OPCIÓN EL USUARIO PODRÁ REALIZAR LA ANULACIÓN DE DOCUMENTOS (FACTURAS – GUÍAS – REMESAS) QUE YA CUENTEN CON UNA TRANSACCIÓN O UN RECAUDO. PARA PODER REALIZAR EL PROCEDIMIENTO DE
ANULACIÓN SE DEBEN TENER EN CUENTA LOS SIGUIENTES ASPECTOS....................................................................26 ANTICIPO ADICIONAL...................................................27 CONSULTA DE DOCUMENTOS.......................................27 RECEPCIÓN DE ENVÍOS.................................................28

MENÚ INFORMES....................................................30 CONSULTA REGISTROS DE GASTOS:............................30 GENERAR MANIFIESTO DE RECOLECCIÓN.....................31 CONSULTAR MANIFIESTO DE RECOLECCIÓN ................32 CONSULTAR PLANILLA DE INGRESO CONTADO ............33 VISUALIZAR ARQUEO DE CAJA .....................................34 REAPERTURA DEL CENTRO DE SOLUCIONES.................35 CONSULTA DE REGISTROS DE CONSIGNACIÓN..............36 MENÚ ENTREGA EN OFICINA................................38 CONSULTA ENTREGA EN OFICINA.................................38 RECEPCIÓN DE ENVÍOS................................................39 ENTREGA DE ENVÍOS...................................................40 TELEMERCADEO..........................................................41

INTRODUCCIÓN

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El presente documento establece las funcionalidades principales para la aplicación Retail Web aplicación en línea de Centros de Soluciones Servientrega que permitirá al usuario realizar la comercialización del portafolio de Productos de Servientrega y Empresas aliadas brindando facilidades en la gestión de la información comunicación efectiva entre las aplicaciones centralización de la información que le permita a la compañía tener la información en forma oportuna para cualquier toma de decisiones Es importante consultar este manual antes y/o durante la visualización de las páginas, ya que lo guiará paso a paso en el manejo de las funciones. Con el fin de facilitar la comprensión del manual, se incluye gráficos explicativos.

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Manual de Usuario Retail Web
OBJETIVO

El objetivo de este Manual es guiar al usuario a utilizar la aplicación RetailWeb mediante imágenes y descripciones que permite aclarar cualquier duda relacionada la misma.

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Manual de Usuario Retail Web DIRIGIDO A Este manual está orientado a una parte de los Usuarios Finales involucrados en la etapa de Operación del Web Site Sistema Retail Web. 5 . Administrador Funcional y Administrador del Sistema que van a interactuar con el Web Site. es decir para Auxiliar Administrativo. Administrador CS.

Conocimiento básico de Internet. 6 .Manual de Usuario Retail Web LO QUE DEBE CONOCER Los conocimientos mínimos que deben tener las personas que operarán las páginas y deberán utilizar este manual son: Conocimientos básicos de Navegación en Web.

cierre de centro de soluciones y Reapertura del centro de soluciones. F3: Tecla que se puede utilizar para Cambiar contraseña. F9: Tecla que se puede utilizar para la Apertura y cierre de caja. F8: Tecla que se puede utilizar para Recaudar. 7 . F5: Tecla que se puede utilizar para Liquidar productos. F7: Tecla que se puede utilizar para Facturar. Validar. F10: Tecla que se puede utilizar para Guardar. Tecla TAB: Tecla que se puede utilizar para el desplazamiento por las paginas. F6: Tecla que se puede utilizar para Adicionar elementos o productos. F4: Tecla que se puede utilizar para Regresar a una pantalla anterior. Adicionar Guía.Manual de Usuario Retail Web CONVENCIONES Y ESTÁNDARES A UTILIZAR Entre las Convenciones y estándares a utilizar tenemos las siguientes: Convenciones del Uso del Teclado F2: Tecla que se puede utilizar para Buscar y Ver Guías. Aceptar y Activar. Validar Pasaporte. Tecla Enter: Tecla que se puede utilizar para ejecutar un proceso y desplazarse entre campos. Limpiar.

una vez ingresada la dirección el usuario deberá dar Enter. Figura No. Descripción de Comandos dentro de la Funcionalidad. se debe tener en cuenta que si el usuario o la contraseña no se encuentran registrados y activas en la base de datos de Sismilenio la aplicación generara mensajes de alerta de acuerdo a la novedad presentada en el ingreso. Contraseña: Ingrese la Clave asignada.Manual de Usuario Retail Web COMO ACCEDER AL SISTEMA RETAIL WEB Para acceder al sistema se debe ingresar al navegador de internet (Internet Explorer. o Google Chrome) digitar la dirección asignada a la aplicación Retail Web como se muestra en la imagen (2). 1 . 8 . 2 – Pantalla de Ingreso Retail Web Descripción de Campos: Usuario: Ingrese el login que le ha sido asignado por el Administrador de la Aplicación al Centro de Soluciones.Ubicación de la barra de direcciones Después de dar Enter en la dirección asignada a la aplicación de Retail Web la aplicación visualizara por pantalla la Interfaz grafica correspondiente al Control de acceso a la aplicación. Figura No. Control de acceso a usuario: Esta opción permite al usuario ingresar a la aplicación de Retail Web.

PeopleSoft. Entrega en Oficina. Administración de Cajas. Selección de Caja Auxiliar Esta opción le permite al usuario identificar las cajas auxiliares asignadas al Centro de Soluciones y la disponibilidad de las mismas. Informes. Como se muestra en la imagen en la parte superior se visualizaran los datos de: Usuario que esta accediendo al CDS. Micromercadeo no se habilitan hasta que el usuario no seleccione la caja. Si no hay cajas disponibles la aplicación mostrará icono en donde el usuario podrá identificar la caja disponible. Limpiar: Permitirá al usuario realizar ajustes en los campos de Usuario o Contraseña. Caja (el número asignado a la caja se da una vez el usuario haga la selección de la misma. El usuario mediante la selección de la caja habilita la misma sobre la cual hará las la cual desea trabajar. 3 – Imagen Datos Centro de Soluciones. Fecha en la cual se esta accediendo a la aplicación. Nombre del CDS con su código asignado. Administración. Teniendo en cuenta que es una aplicación Web y por temas de seguridad el usuario deberá realizar cambios periódicos de las contraseñas generadas.Manual de Usuario Retail Web Ingresar: Mediante este botón el usuario podrá ingresar a la aplicación o de lo contrario al presentarse error de usuario o contraseña poder visualizar mensaje correspondiente a la novedad generada. Visualización Datos Centro de Soluciones Figura No. Venta de Servicios. Figura No. Las pestañas de Inicio. Una vez el usuario seleccione la caja en la cual va trabajar y a través de la tecla Aceptar o mediante la Tecla de acceso Rápido F10 la aplicación visualizara los datos relevantes de la caja asignada como se muestra en la imagen siguiente 9 . 4 – Imagen Selección de Caja Auxiliar.

Usuario: corresponde al logín o nombre de usuario asignado al funcionario del Centro de Soluciones Caja: Corresponde a la Caja Auxiliar seleccionada por la usuario para trabajar Fecha de Apertura: Corresponde a la fecha y hora en la que se efectúa la apertura de la caja Valor Base: Corresponde al Valor asignado al Centro de soluciones para inicio de operaciones (Aplica únicamente para Red Directa) 10 . Se debe tener en cuenta que un usuario no puede ingresar a mas de una caja simultáneamente. Mediante el Botón Apertura de Caja o la tecla de acceso rápido F9 se realizara la apertura de la caja para lo cual la aplicación generara mensaje en donde el usuario podrá verificar la operación de apertura exitosa o indicando cualquier novedad que se presente.Manual de Usuario Retail Web Figura No. • Una vez realizada la apertura de la caja auxiliar se habilitaran las opciones del Menú de la aplicación Retail Web. 5 – Imagen Apertura de Caja Auxiliar.

Manual de Usuario Retail Web MENÚ INICIO Esta opción permite al usuario visualizar las funcionalidades generadas desde Retail Web para administrar los comunicados y los presupuestos asignados al Centro de Soluciones Comunicados: Mediante esta opción el usuario podrá visualizar la información de interés general remitida en línea por los diferentes procesos o personas. Se debe tener en cuenta que los comunicados se dejaran de reflejar una vez se termine su periodo de tiempo para el que fue creado. 6– Imagen Comunicados. El modulo de comunicados cuenta con una pantalla en la cual se listaran los comunicados recibidos por el Centro de soluciones en donde el usuario podrá buscar por nombre de comunicado o seleccionando el comunicado que desee revisar por intermedio de la opción El usuario podrá revisar el detalle del comunicado en donde la aplicación generara ventana emergente en donde se visualizar toda la información y dando doble click sobre el mismo o con la palabra leer mostrara el detalle o mensaje correspondiente. Para dejar de visualizar el detalle el usuario deberá dar click en la opción de cierre 11 . Figura No.

Figura No. 12 . 7– Imagen Presupuestos.Manual de Usuario Retail Web Presupuestos: Esta opción le permite al usuario conocer el porcentaje de ejecución del presupuesto de ventas asignado al Centro de Soluciones vs las ventas ejecutadas a diario. esta opción se visualizara una vez el usuario ingrese al modulo de Inicio.

Esta opción mostrara los montos recibidos por la caja auxiliar de acuerdo a las Modalidades de Pago recibidas en la Caja auxiliar hasta el cierre de la misma. Cierre de Caja Auxiliar Esta opción le permitirá al usuario realizar el cierre de ventas correspondientes a las transacciones realizadas por un usuario. Se debe tener en cuenta que las opciones que se visualizan están acordes al perfil del usuario.Manual de Usuario Retail Web MENÚ ADMINISTRACIÓN DE CAJA Mediante la pestaña de Administración de caja el usuario podrá acceder a un sub menú que le permitirá realizar las operaciones relevantes al manejo de cajas en el Centro de Soluciones. se debe tener en cuenta que este cierre debe ser generar a diario en el momento que se requiera pero indispensablemente se debe efectuar antes de generar el cierre de Centro de Soluciones. 13 .

14 . Seleccione la fecha cuando se realizó la consignación. Este número de consignación es único y corresponde al número de Orden de Servicio generada a través de Efecty o número de consignación Bancaria con la cual se genera el depósito de dinero ante la entidad recaudadora. así mismo podrá visualizar el estado de las cajas auxiliares (abierto – cerrado) que le permita poder asegurar el cierre del Centro de Soluciones.Manual de Usuario Retail Web Cierre Centro de Soluciones Mediante esta opción el usuario Administrador podrá realizar cierre de ventas y transacciones correspondientes al día en que se esté trabajando. Registro de Consignaciones: Mediante esta funcionalidad el usuario deberá realizar el registro de consignaciones efectuadas por concepto de ventas y transacciones realizadas en el Centro de Soluciones Las consignaciones efectuadas por el Centro de Soluciones generadas el mismo día de la transacción deberá ser registrada dentro del mismo día de lo contrario podrá ser ingresada el día siguiente de las ventas de los productos Consecutivo: Muestra el número de consecutivo con el que se grabo la consignación. Este número de registro es asignado automáticamente por el sistema. Fecha: Muestra la fecha de la consignación. consignación: Ingrese el número de consignación. No.

Para este caso el usuario debe seleccionar el concepto de ventas asignado al producto. Cheque (+): Muestra el valor que debe consignar en cheque. Lista de asignaciones para activar: Muestra la lista de asignaciones de documentos (facturas – guías) asignadas al centro de soluciones pendientes de activar. Relación de cheques: Muestra la cantidad de cheques que debe incluir en la consignación. Asignar rango de Documentos Esta funcionalidad permite al usuario realizar la asignación del tipo de documento entre cajas (Factura – Guía) al centro de soluciones. 15 . Ciudad: Ingrese el código de la ciudad o seleccione de la lista en donde se realiza la consignación. No. No.Manual de Usuario Retail Web Concepto de Ventas: Seleccione el producto o Aliada al cual se va a realizar la consignación. Tipo de Documento: Muestra en la grilla el tipo de formato de impresión acorde a la selección previa del usuario. Efectivo (+): Muestra el valor que debe consignar en efectivo. Entidad: Ingrese el código o seleccione la entidad recaudadora donde se realiza la consignación. inicial: Permite visualizar el número inicial correspondiente al rango seleccionado por parte del usuario. de cuenta: Seleccione el número de cuenta acorde a la entidad recaudadora donde se realiza la consignación.

Consultar Rango de Documentos Mediante esta opción el usuario podrá realizar la activación o inactivación de los Rangos de Documentos asignados al Centro de Soluciones ya sean Facturas. final: Permite visualizar el número final correspondiente al rango seleccionado por parte del usuario. Caja Auxiliar: Esta opción le permite al administrador del Centro de Soluciones hacer distribución de documentos entre cajas para la comercialización de productos. para realizar esta acción el usuario deberá ingresar al menú de Reasignación De Rango De Documentos y mediante la opción de Tipo de Documento seleccionara el tipo de documento que desea reasignar (Facturas – guías. remesas. para este modulo la aplicación visualizara mensaje informativo en donde indicara al usuario la acción a ejecutar. para realizar este tramite el tramite el usuario debe dar click sobre la opción la cual permite identificar la activación de un rango o la inactivación de un rango. Una vez visualizada la información en pantalla de los rangos el usuario podrá dar click en el botón en el rango seleccionado que le permitira habilitar el rango disponible para ser reasignado entre las diferentes cajas que tenga habilitadas el Centro de Soluciones 16 . Cantidad: Muestra la cantidad de documentos a activar. remesas) una vez seleccionado el tipo de documento el usuario mediante el botón Buscar o tecla rápida F2 le permitirá visualizar los rangos de documentos disponibles así como la cantidad y la caja auxiliar que cuenta con estos rangos. para tal fin el usuario administrador debe seleccionar la caja a la cual se van a asociar documentos y seleccionar rango inicial y final a asignar. Se debe tener en cuanta que para poder comercializar un producto debe estar asignado un documento de lo contrario se generara mensaje de alerta en donde se informa al usuario que se debe realizar al asignación de documentos (facturas – guías) para poder generar la transacción. Reasignación De Rango De Documentos: Esta opción le permite al usuario realizar asignaciones de documentos asignados al Centro de Soluciones (Facturas – guías. guías.Manual de Usuario Retail Web No. remesas).

No. final: Permite visualizar el número final correspondiente al rango seleccionado por parte del usuario.Manual de Usuario Retail Web Rango de Documentos para Reasignar: Muestra al usuario la información correspondiente al rango de Facturas asociadas a la caja para ser reasignadas entre las otras cajas. Cantidad: Muestra la cantidad de documentos a activar. 17 . Registro de Gastos Esta funcionalidad le permite al usuario realizar un registro de los gastos efectuados por el Centro de soluciones. Rango a Reasignar: Mediante esta opción el usuario deberá seleccionar un rango inicial y un rango final y mediante el botón Reasignar o Tecla Rápida F10 se realizara la asociación de los documentos seleccionados a la nueva caja auxiliar. No. Caja Auxiliar Origen: Muestra la caja auxiliar que tiene asociados o disponibles los rangos (Este campo es solo informativo para el usuario) Caja Auxiliar Destino: Mediante esta opción el usuario podrá seleccionar la caja auxiliar ala cual se realizara la asignación de documentos de la caja auxiliar origen. inicial: Permite visualizar el número inicial correspondiente al rango seleccionado por parte del usuario.

Observaciones: Ingrese el valor del gasto. Fecha de Gasto: Corresponde a la fecha en la cual se realizó el gasto esta fecha deberá ser seleccionada por el usuario. Con la tecla F10 o Guardar permitirá garantizar el gravado de esta información. Guía Interna Esta opción le permitirá al usuario la generación de guías internas. 18 . así mismo deberá ingresar los datos del Detalle del envío. Para realizar una guía interna el usuario deberá contar con documentos activos y asignados al Centro de soluciones. Una vez el usuario cuente con esta información deberá ingresar en la opción Guía Interna y diligenciar en el formulario los datos correspondientes a Nombre. para esta acción se mostrara ventana informativa en donde confirmara la acción a realizar. Apellidos. Tipo de Documento: Ingrese el código o Seleccione el tipo de gasto que esta generando mediante lista de gastos asociados al Centro de Soluciones.Manual de Usuario Retail Web Consecutivo: Corresponde al número de gasto generado automáticamente por el sistema. Concepto: Ingrese el código o seleccione el concepto por el cual se esta realizando el gasto Valor del Gasto: Ingrese el valor del gasto. Proceso. Autorizado por: Ingrese los datos de la persona que autoriza el gasto Una vez ingresados los datos relacionados anteriormente el usuario mediante el botón Guardar o tecla rápida F10 realizara el guardado de la información. Dirección correspondientes al Destinatario. por ultimo el usuario ingresara los datos correspondientes a las variables del producto (ciudad destino – tiempo de entrega – Forma de Pago – Modo Transporte – Valor Declarado) vitales para la generación del documento una vez realizada esta acción mediante el botón Liquidar o tecla rápida F5 imprimirá el documento con las variables asociadas al centro de soluciones como remitente y los datos capturados para el destinatario.

Ciudad destino: Ingrese la ciudad ha la cual fue despachado el envío. Forma de pago: Ingrese la forma de pago con la cual fue liquidado el envío. Proceso: Ingrese el Proceso al cual se generara el envío. Modo de transporte: Ingrese el modo de transporte seleccionado para el envío.Manual de Usuario Retail Web 1 2 3 4 Nombres: Ingrese los nombres del remitente del envío. Dirección: Ingrese la dirección del remitente del envío. Subproducto: Ingrese el subproducto con el cual se generó la guía. Producto: Ingrese el producto con el cual se generó la guía. Apellidos: Ingrese los apellidos del remitente del envío. Tiempo de entrega: Ingrese el tiempo de entrega con el cual fue liquidado el envío. 19 .

Selección de Empresa Aliada o Filial. el portafolio de productos y subproductos asociados a la empresa (Filial) para comercialización en el Centro de Soluciones.Manual de Usuario Retail Web MENÚ VENTA DE SERVICIOS Damos clic en el botón Venta de Servicios el sistema nos muestra la siguiente pantalla en donde se encontraran las funcionalidades asignadas al Menú de Ventas de Servicios. Donde se despliegan las siguientes opciones: Venta de Servicios: opción para realizar las ventas correspondientes al portafolio de productos de Servientrega y sus empresas Aliadas 1 2 3 1. 20 . Producto y Subproductos: Mediante la selección de los campos visualizados en la primera parte de la pantalla de Venta de Servicios el usuario podrá seleccionar la empresa (Filial).

3. Esta información será impresa en el documento asignado para la comercialización (factura – guía – remesa). Valor Total: Corresponde a la liquidación del descuento a generar al cliente. Liquidación Producto: Teniendo en cuenta los datos ingresados por parte del usuario en la opción (2) una vez el usuario haga click en la opción Liquidar la aplicación visualizara por pantalla los datos correspondientes a la liquidación del producto a cotizar. cabe aclarar que esta opción solamente se habilitara si el Centro de Soluciones tiene activo el plan de descuentos. la aplicación visualizara dinámicamente los campos de captura de datos acorde a las reglas de negocio establecidas para la cotización del portafolio de productos. el valor nunca puede ser superior o inferior al parametrizado. Observaciones En esta opción el usuario deberá relacionar la información correspondiente al contenido del envío. Contenido. No. • • • • • Plan de Descuento: Seleccione el plan de descuento Valor Descuento: Se visualiza el valor correspondiente a la liquidación del descuento. Descuento Dando click sobre la barra de descuento se desplegaran las variables asociadas para que el usuario seleccione un plan de descuento asociado al producto seleccionado. Si los datos visualizados en pantalla 21 . Si al momento de seleccionar el tipo de identificación e ingreso de datos en el campo Número de identificación o Teléfono la aplicación buscara en Base de Datos los registros asociados al cliente. Información Cliente Mediante esta opción el usuario podrá realizar la captura de las diferentes variables establecidas para para clientes. Datos necesarios para la transacción: Teniendo en cuenta la selección de los datos acordes a la Filial y a los datos de Productos y Subproductos.Manual de Usuario Retail Web 2. De Referencia: Ingrese un número de referencia si existe % de Descuento: Ingrese el valor de descuento a tramitar.

Información Remitente / Destinatario Teniendo en cuenta el tipo de Producto comercializado en el Centro de Soluciones al momento en que el usuario de click en el botón Adicionar la aplicación mostrara una nueva pantalla en donde precargara los datos de cliente remitente como permitirá la captura de los datos de destinatario correspondiente. Mediante la selección de la opción Entrega en Oficina como se muestra en la imagen la aplicación desplegara las posibles oficinas asignadas a la ciudad de Destino con su dirección correspondiente facilitando al usuario y al cliente la selección de la entrega del envío. Se debe tener en cuenta que a nivel de aplicación los campos Número de Identificación y Teléfono al momento en que el usuario ingrese este tipo de dato el sistema permitirán traer los datos asociados al cliente. Cabe aclarar que hay productos que no requieren la adición de Destinatario para estos casos en el botón adicionar se realizara el guardado de la información.Manual de Usuario Retail Web corresponden al cliente el usuario mediante tecla rápida F6 o dando click en el botón Adicionar permitirá adicionar la información de Destinatario. * E-mail: Ingrese el email del cliente o remitente 22 . * Tipo de Identificación: Este campo le permite al usuario seleccionar el tipo de documento del cliente * Número de Identificación: Ingrese el número de documento del cliente * Nombres: Ingrese el nombre del cliente (Datos alfanuméricos para clientes con NIT si existen) * Apellidos: Ingrese los apellidos del cliente (Si se selecciona NIT este campo no se habilita) * Dirección: Ingrese la dirección del cliente o remitente * Teléfono: Ingrese el número de teléfono del cliente o remitente.

Botón F10 – Guardar: Permite realizar el almacenamiento de la información ingresada Botón F4 – Regresar: Permite devolver a la pantalla de cliente. Inventario Este modulo le permitirá al usuario realizar la captura detallada del inventario correspondiente al envío.000 pesos • • • • • • • Articulo: Ingrese los datos del articulo Estado: Seleccione el estado del articulo Observaciones: Realice el ingreso de las observaciones encontradas en el articulo F9 – Agregar: Permite agregar a la lista de inventario tantos ítems correspondan Permite eliminar de la lista. esta funcionalidad solo se habilitara teniendo en cuenta el valor declarado igual o superior a 100. 23 .Manual de Usuario Retail Web * Cliente Fidelizado: Seleccione esta opción si desea consultar si el cliente esta fidelizado o permita cargar los puntos a un cliente fidelizado. Botón Limpiar: Permite realizar el borrado general de los datos de cliente remitente. Al momento en que el usuario seleccione el Botón Guardar o tecla rápida F10 la aplicación mostrara pantalla emergente en donde informara al usuario la ejecución dé la impresión así mismo el número de documento asignado al envío (el número de documento visualizado solo aplica para documentos preimpresos).

Se debe garantizar que para documentos preimpresos existe el formato parametrizado desde para la impresora. Una vez realizado el proceso de impresión la aplicación volverá a la pantalla inicial de captura de envíos en donde el usuario podrá generar una o mas liquidaciones de un cliente en donde en la grilla Productos Liquidados visualizara los envíos generados acorde a las variables de liquidación seleccionadas. Mediante la opción de imprimir el usuario realizara la impresión del documento correspondiente a los datos del envío.Manual de Usuario Retail Web Una ves dado click en el botón guardar y confirmando la acción la aplicación visualizara la pantalla de impresión de documento. 24 .

Manual de Usuario Retail Web 1 2 3 La aplicación cuenta con la funcionalidad de recepción de varios envíos de un mismo cliente para estos casos el usuario deberá facturar al final de la captura de la información de la transacción. se debe tener en cuenta que si un envío no cuenta con recaudo al momento que el usuario salga de la sección al momento de ingresar de nuevo le mostrara los envíos pendientes por recaudo. como lo muestra la siguiente imagen: 25 . Modulo de Recaudo Una vez realizada la liquidación de envíos con su respectiva asignación de Documentos (factura = guías) el usuario deberá realizar el recaudo de dinero acorde a la modalidad de Pago establecida para el producto y el Centro de Soluciones. Para realizar esta acción seleccionamos el o los productos a ser facturados y damos clic en el botón Facturar.

Si el usuario no genera el recaudo de alguna transacción la aplicación mostrara por pantalla el registro de envíos pendientes por recaudo y hasta no realizar el tramite no le permitira acceder al modulo de cotización y liquidación de envíos. Una vez habilitado el pago se activara el botón Recaudar. Botón F8 – Recaudar: Permite al usuario realizar el recaudo de la transacción. Para poder realizar el procedimiento de anulación se deben tener en cuenta los siguientes aspectos. Anular Factura Dar click Mediante esta opción el usuario podrá realizar la anulación de documentos (facturas – guías – remesas) que ya cuenten con una transacción o un recaudo.Manual de Usuario Retail Web Sección Información de cliente: Muestra los datos del cliente o remitente que genera el envío. Tipos de Pago por Modalidad: Muestra las diferentes Modalidades de Pago asociadas al Centro de Soluciones y a las posibles combinaciones de pago acorde al monto de la transacción Detalle de Pago: Permite seleccionar los parametros de entrada para la ejecución del pago de la transacción. 26 . Al dar click en la opción Ir a Recaudo la aplicación visualizara el modulo de recaudo visto anteriormente. Modalidad de Pago: Seleccione la modalidad de pago habilitada para la transacción Valor Pagado: Digite el valor con el cuel el cliente realiza el pago de la transacción Botón F6 –Adicionar: Permite mediante click o tecla rapioda ingresar la modalidad de pago a la grilla pagos. Esta pantalla se visualizara cuando el usuario NO realice el recaudo de alguno de los productos comercializados a traves de la aplicación. Se debe tener en cuenta que hasta que no se realice el recaudo total de la transacción la aplicación mostrara los valores pendientes.

Manual de Usuario Retail Web Tipo de Documento: Seleccionar el tipo de documento a anular acorde al asignado a la transacción o venta generada. Consulta de Documentos Esta funcionalidad le permitirá al usuario realizar la consulta de documentos generados por el Centro de Soluciones tales como facturas. 27 . Número de Documento: Corresponde al número de factura generado en la gestión. así mismo le permitirá realizar reimpresiones de los mismos. terminado el flujo de Recaudo la aplicación volverá a la pantalla de inicio de Venta de Servicio. Se debe tener en cuenta que un envío no puede ser anulado una vez este asociado a un manifiesto de carga. se debe tener en cuanta que el número de documento exista de lo contrario la aplicación generara mensaje de alerta en donde informara al usuario que no se encontraron criterios de búsqueda al momento de dar click en el botón Buscar o tecla rápida F2 Mostrando los documentos asociados a la transacción en donde el usuario deberá seleccionar el número o números de documentos a anular Resultado de Búsqueda: En el campo resultado de búsqueda la aplicación le mostrara campo de selección en donde el usuario deberá agregar el concepto por el cual desea realizar la anulación del Documento. Una vez realizada esta operación la aplicación mostrara pantalla para el ingreso del anticipo. Anticipo Adicional Esta funcionalidad fue creada para la recepción ingresos adicionales por concepto de envíos de nuestra Filial Global para los productos de Gestiones. Numero de Documento: Ingresar el Número de Documento a Anular. así mismo la aplicación genera mensaje de confirmación para la anulación al momento de dar click en el botón Anulación de Factura o mediante tecla rápida F6. Se debe tener en cuenta que si el documento a anular esta asociado a varias facturas se anulara toda la transacción generando recaudo para los envíos que no se deseen anular para que se anule la transacción y se vuelvan a recaudar. guías. Una vez tengamos estos criterios se podrá generar la anulación del documento en donde la aplicación le permitirá visualizar los datos correspondientes al envío. remesas entre otros.

Resultado de Búsqueda: Visualizara los documentos para ser consultados • Permite realizar reimpresión de documento • Permite visualizar el detalle del documento.Manual de Usuario Retail Web Tipo de Documento: Seleccióne el tipo de documento a consultar ya sea por Guía o Factura Número de Documento: Ingrese el Número de Documento a consultar Fecha: Ingrese el periodo de fecha para visualizar por pantalla los envíos generados por el Centro de Soluciones. Recepción de envíos Esta funcionalidad le permitira al usuario de Centro de Soluciones realizar la recepción de envíos crédito de cualquiera de nuestros clientes corporativos Tipo de Identificación: Seleccione el tipo de identificación asociado al cliente 28 .

29 . Sucursal: Seleccione de la lista la sucursal del cliente Dependencia: Seleccione de la lista la Dependencia del cliente Número de Documento: Ingrese el número de documento (guía – remesa) asignada al cliente. F6 – Adicionar: Permite realizar la acción para realizar el ingreso de los datos del producto. Como se muestra en la imagen el usuario debera realizar la captura de la información del producto que se esta recepcionando en el Centro de Soluciones con todas las variables de captura identificadas.Manual de Usuario Retail Web Número de Identificación: Ingrese el número de identificación del cliente.

30 .Manual de Usuario Retail Web MENÚ INFORMES Este Modulo le permite al usuario desplegar los diferentes reportes que pueden ser generados a los usuarios asignados al Centro de Soluciones acorde al Perfil asignado Consulta Registros de Gastos: Esta opción le permite al usuario generar reporte correspondiente a los gastos generados por el Centro de Soluciones Para generar el reporte el usuario debe realizar la busqueda por un periodo de fecha y mediante el boton F2 Buscar asociara la información asociada al reporte.

Por defecto el punto de servicio tiene configurado un courrier o conductor el cual es sugerido pero puede ser cambiado si es necesario. 31 . Este campo está inactivo por defecto. Ciudad: Ciudad donde está la bodega destino del envío. carga. por ejemplo.Manual de Usuario Retail Web Generar Manifiesto de Recolección Esta funcionalidad le permitirá al usuario la generación de los Manifiestos de Recolección para el despacho de los envíos desde el Centro de Soluciones hacia el Centro Logístico asignado. Tenga en cuenta que este campo solamente es habilitado cuando el tipo de logística es CARGA. País: País donde está la bodega destino del envío. Esta ciudad es donde se ubica el punto de servicio. Courrier/conductor: Courrier o conductor que se encargará de transportar el manifiesto de recolección a la bodega. Auxiliar: Auxiliar que se encargará de transportar junto al conductor el manifiesto de recolección a la bodega. Una vez realizado el ingreso de la información anterior el usuario podrá realizar la asignación de guías acorde al criterio de búsqueda. Placa vehículo: Placa del vehículo que se encargará de transportar el manifiesto de recolección a la bodega. Este país es donde se ubica el punto de servicio. Tipo de logística: Seleccione de la lista el tipo de logística para el envío. Este campo está inactivo por defecto. Por defecto el punto de servicio tiene configurado un auxiliar el cual es sugerido pero puede ser cambiado si es necesario. documentos.

Consultar Manifiesto de Recolección Para realizar la consulta del Manifiesto de Recolección el usuario debe seleccionar la fecha correspondiente al criterio de búsqueda una vez seleccionada la fecha se debe dar click en el botón buscar generada esta acción el sistema visualizara los manifiestos generados durante el día un manifiesto de recolección ingresado con anterioridad.Manual de Usuario Retail Web Una vez asignados los criterios de búsqueda al momento de dar click sobre el botón Ver guías permitirá visualizar por pantalla las guías asociadas en donde el usuario podrá adicionar una a una o todas las guías al manifiesto y dando click sobre el botón Adicionar guías al manifiesto generara mensaje de alerta en donde indicara a l usuario la cantidad de guías a adicionar Desde este módulo se puede visualizar. 32 . exportar e imprimir el Manifiesto de Recolección. una vez impreso el manifiesto será cerrado por ende no se podrá realizar anulación alguna de envíos asociados al mismo.

Manual de Usuario Retail Web La opción imprimir al momento en que el usuario de click cobre el vinculo desplegara el manifiesto generado relacionando los envíos contenidos en el manifiesto. Consultar Planilla de Ingreso Contado Esta funcionalidad le permite al usuario consultar la información de una planilla de ingresos contados correspondiente a las ventas del Portafolio de productos de Servientrega y sus Aliadas. Para la generación de la planilla el usuario debe seleccionar la fecha correspondiente a la generación de la planilla cabe aclarar que se genera una única planilla a diario por ende las ventas realizadas deberán corresponder a la fecha seleccionada y a la planilla generada automáticamente desde la venta del primero producto o servicio comercializado por el Centro de soluciones. En los resultados de búsqueda de manifiesto se deben visualizar los diferentes manifiestos generados durante el día. 33 .

34 .Manual de Usuario Retail Web Una vez el usuario de click cobre la opción imprimir visualizara la planilla correspondiente. Visualizar arqueo de caja Esta Funcionalidad le permite al usuario realizar la revisión e impresión del arqueo de caja del Centro de soluciones. Los valores reflejados en el arqueo de caja corresponden a los valores totales correspondientes a las ventas realizadas asignadas a una caja y al usuario responsable de las ventas de la caja. Para visualizar el Arqueo de Caja el usuario debe seleccionar la Opción del menú una vez realizada esta operación la aplicación me generara reporte en donde se visualizaran los datos correspondientes a la persona asignada a la caja y los totales generados por la caja.

codigo de ciudad.S.Manual de Usuario Retail Web Reapertura del Centro de soluciones Esta funcionalidad permite a los usuarios técnicos realizar la activación o reapertura de centros de soluciones cuando por equivocación se realiza se realiza la inactivación o cierre en un horario no establecido. Mediante la selección de este botón se realizara la reapertura del CDS. Botón F2 – Buscar: Este botón le permitirá al usuario visualizar los datos de la caja e información del cierre y apertura realizada. codigo de consecutivo de Centro de Soluciones. Consulta de Anulaciones Esta funcionalidad le permite al usuario generar los reportes correspondientes a las anulaciones de documentos (facturas – guías – remesas) generadas por el Centro de Soluciones. Mediante la tecla F2 – Buscar se generara el reporte correspondiente a los atributos seleccionados. Botón F9 – Reabrir C. Fecha: Seleccione el periodo de tiempo en el cual se requiera visualizar las anulaciones generadas. Centro de Soluciones: Ingrese los datos del Centro de soluciones teniendo en cuenta las variables de país. 35 .

Las consignaciones registradas en esta ventana deberán corresponder a un día anterior de la transacción. Mediante la tecla F2 – Buscar se generara el reporte correspondiente a los atributos seleccionados. 36 .Manual de Usuario Retail Web Consulta de Registros de Consignación Esta funcionalidad le permite al usuario mostrar la información de las consignaciones realizadas por el Centro de Soluciones. las consignaciones efectuadas el mismo día de la transacción deberá ser registrada el día siguiente de la transacción Fecha: Seleccione el periodo de tiempo en el cual se requiera visualizar las anulaciones generadas.

Manual de Usuario Retail Web 37 .

Tipo de Logística: Seleccione el tipo de logística asociada al producto. ENTREGADOS O DEVUELTOS). Botón F2 – Buscar: Mediante la selección del botón se visualizara por pantalla los envíos de acuerdo a los criterios seleccionados. Fecha: Seleccione el periodo correspondiente para consulta de envíos.Manual de Usuario Retail Web MENÚ ENTREGA EN OFICINA Esta funcionalidad le permitira al usuario administrar los envíos recepcionados en los Centros de Soluciones para ser entregados a los clientes (Reclamo Oficina) Consulta Entrega en Oficina Permite visualizar los envíos de entrega en oficina de acuerdo a los filtros seleccionados por el usuario. Informe de: Seleccione el estado del envió (PENDIENTES DE ENTREGAR. 38 .

De Documento: Mediante el ingreso del número de documento (factura – guía – remesa) el usuario podrá realizar el ingreso a la aplicación de los envíos asignados al Centro de Soluciones. en este caso se visualizarn los números de documentos para ser recepcionados por el usuario. 39 . No. Una vez ingresado el dato del documento y mediante el botón buscar el usuario podrá visualizar por pantalla los datos del envío. De Manifiesto: Mediante esta opción el usuario de Centro de Soluciones de Entrega en Oficina podra realizar la recepción total o parcial de los envíos asignados para la entrega. posterior a esto el usuario deberá validar con los datos del documento y mediante el botón Activar dará ingreso al envío al Centro de Soluciones. La recepción de envíos en el Centro de Soluciones puede ser por los siguientes criterios: Por No.Manual de Usuario Retail Web Recepción de Envíos Esta funcionalidad le permite al usuario realizar la recepción de los envíos asignados al Centro de Soluciones para su respectiva entrega.

Se asigna el código del país (3 dígitos). Entrega de Envíos Mediante este modulo el usuario podrá realizar la entrega de envíos al cliente recibidos en el Centro de Soluciones. para tal fin existirán algunos criterios de búsqueda que le permitirá agilizar la entrega en el Centro de Soluciones. año (4 dígitos) Ej. 0010010000101012005. mes (2 dígitos). Una vez el usuario ingrese la información acorde al criterio de búsqueda y mediante el botón Buscar permitirá visualizar los datos principales del envío y al momento de seleccionar el envío a entregar la aplicación desplegara la información general del envío. La aplicación contara con criterios de búsqueda de envíos a entregar (1-Número de guía/Factura. código de la ciudad (4 dígitos). este botón permitirá hacer la entrega del envío guardando la información. 40 . 2-Documento del destinatario. si el envío teniendo en cuenta su forma de pago requiere recaudo en el Centro de Soluciones se habilitara el modulo de Recaudo. 3-Tipo y Número de Identificación del destinatario).Manual de Usuario Retail Web Número manifiesto: Número de manifiesto de entrada. este modulo se generara al momento en que el usuario de click sobre el botón entregar o mediante de la tecla rápida F10. código del punto de servicio (4 dígitos). día (2 dígitos).

Manual de Usuario Retail Web Telemercadeo Esta funcionalidad le permite al usuario del centro de soluciones realizar el registro del proceso de telemercadeo que se le realiza a los envíos de entrega en oficina. Nombre de Contacto: Corresponde al nombre de la persona con la cual se tiene comunicación en el telemercadeo 41 . Tipo de Logística: Seleccione el tipo de logística correspondiente a los productos. Fecha de recepción de los envíos en el PS: Intervalo de fechas en los que se desea consultar. Envíos: Identifica envíos con opción telemercadeo a consultar. Recaudo: Permite filtrar los envíos que deben ser recaudados.

Manual de Usuario Retail Web Estado: Corresponde al estado seleccionado por el usuario correspondiente a la efectividad del Telemercadeo Observaciones: Corresponde a comentarios generados por el usuario. 42 .

Tipo contraseña: Ingrese el código o seleccione el tipo de contraseña de la lista. Existencia: Corresponde a la cantidad de articulaos disponibles para intercambio. Cantidad venta: Ingrese la cantidad a vender. 43 .Manual de Usuario Retail Web MENÚ MICROMERCADEO Este Modulo le permite al usuario realizar la administración las promociones recibidas por el Centro de Soluciones Intercambio de Promociones Esta funcionalidad le permite al usuario realizar intercambios de los productos de micromercadeo que se encuentren activos para el Centro de Soluciones Promoción: Ingrese el código o seleccione la promoción para la cual se hace la venta. Detalle de la promoción: Muestra el detalle de la promoción. Recibe: Muestra las cantidad de existencias antes de la venta. debe ser menor a la cantidad existencias. Producto: Ingrese el código del producto de la promoción o selecciónelo de la lista.

Promoción: Seleccione de la lista la promoción. No. Consulta de Intercambios Esta funcionalidad le permite al usuario del Centro de soluciones realizar la consulta de intercambios o reversiones realizados.Manual de Usuario Retail Web Entrega: Corresponde a los datos de entrada para realizar el intercambio. 44 . Solo se pueden reversar las ventas del mismo día. una vez efectuada esta acción el usuario podrá visualizar por pantalla los datos de la promoción seleccionada para realizar la reversión solicitada. Una vez ingresados los datos relacionados anteriormente el usuario deberá ingresar los datos del cliente y mediante el botón Guardar o la tecla rápida F-10 realizara el almacenamiento de la información. siempre y cuando no se haya realizado el cierre del punto de servicio. Salida: Corresponde a los datos de salida para efectuar el intercambio. Consignación: Corresponde al número de Orden de Servicio o número de consignación generada por la entidad financiera con la cual se hace la consignación del producto intercambiado en el Centro de Soluciones. Reversión de Intercambio Esta funcionalidad le permite al usuario del Centro de Soluciones reversar la venta de un producto de micromercadeo vendido. Haga click en el botón buscar o mediante la tecla rápida F2.

45 .Manual de Usuario Retail Web La aplicación contara con criterios de busqueda por fecha en la cual de acuerdo a tiempo de consulta mostrara por pantalla la información correspondiente a las transacciones generadas por el Centro de Soluciones.