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PÁGINA 1 ADMINISTRAÇÃO ECLESIÁSTICA Apostila 2008 PÁGINA 2 1- ADMINISTRAÇÃO ECLESIÁSTICA I. – QUE SIGNIFICA “ADMINISTRAÇÃO ECLESIÁSTICA”? Administração Eclesiástica é o estudo dos diversos assuntos ligados ao trabalho do pastor no que tange à sua função de líder ou administrador principal da igreja a que serve. Lembremo-nos de que a igreja é, simultaneamente, ORGANISMO e ORGANIZAÇÃO. É o povo de Deus organizado num tríplice aspecto: espiritual, social e econômico, para atender à missão para a qual Deus a constituiu. II. A ADMINISTRAÇÃO ECLESIÁSTICA SOB O PONTO DE VISTA BÍBLICO Em muitos casos, a Bíblia tem sido citada por sua demonstração de princípios administrativos. Um dos exemplos mais notórios é a linha de autoridade estabelecida por Moisés em atenção ao conselho de Jetro, seu sogro, cerca de mil e quinhentos anos antes do nascimento de Jesus Cristo. Outros exemplos são vistos como no sacerdócio aarônico, que foi instituído com um sumo sacerdote e ordens de sacerdotes sob sua direção, numa variação de categorias. (Davi divide os sacerdotes em vinte e quatro turnos – maiorais do santuário e maiorais da casa de Deus – 1 Cr 24.) Segundo o plano de Deus, a autoridade vem dos níveis mais altos para os inferiores. Ela traz consigo grande responsabilidade, e as pessoas investidas de autoridade são divinamente ordenadas a usá-la responsavelmente, para os propósitos celestiais. Assim, a organização é bíblica, é universal: é tão antiga quanto a própria humanidade. A Arqueologia o tem comprovado. Desde o princípio, os homens sentiram necessidade de se organizarem em sociedades ou grupos, a fim de proverem os meios de subsistência e sobrevivência. Deus orientou Noé a construir a Arca, para salvar-se do Dilúvio. Instruiu detalhadamente Moisés a conduzir o povo através do deserto. Deu dados completos para a construção do tabernáculo, da Arca do Testemunho, e sobre os altares para o cerimonial, etc. No Antigo Testamento, há ainda muitos outros exemplos de organização e técnica administrativa, como a administração de José, do Egito, a reconstrução de Jerusalém por Esdras e Neemias, etc. Salomão recebeu do Senhor todos os dados necessários para a construção do primeiro templo e para a organização do seu reinado (2 Cr 3). No período neotestamentário encontramos Jesus, ao iniciar o seu ministério terreno, convocando os seus discípulos e auxiliares. Após instruí-los cuidadosamente, outorgou-lhes autoridade e poder, e os enviou ao campo. Primeiramente, doze: “às ovelhas perdidas da casa de Israel” (Mt 10.1). Depois, mais setenta, “de dois em dois”, a todas as cidades e lugares aonde Ele havia de ir (Lc 10.1). Antes de multiplicar os cinco pães, ordenou a seus discípulos que mandassem a multidão assentar-se em grupos de cem e de cinqüenta, naturalmente para lhes facilitar o trabalho. Na igreja apostólica, os líderes propuseram à “multidão dos discípulos” a instituição dos diáconos, para “servirem às mesas”, a fim de que os apóstolos tivessem tempo para se dedicarem “à oração e ao ministério da Palavra” (At 6.1-4). PÁGINA 3 Em certa ocasião, Jesus censurou um homem que iniciou a construção de uma torre sem verificar se possuía recursos para concluí-la (Lc 14.30). Isto é falta de planejamento. Outro; fez grandes planos para encher os seus celeiros (obras seculares) e esqueceu-se da salvação de sua alma (trabalho espiritual). É importante realizar aquelas, mas sem esquecer esta – a principal. O apóstolo Paulo, por onde passava, em suas viagens missionárias, organizava novas igrejas e a cada uma enviava um obreiro capaz e cheio do Espírito Santo. O mesmo apóstolo, escrevendo à Igreja de Corinto, disse que “o nosso Deus não é Deus de confusão”, ou de desorganização (1Co 14.33), e recomendou: “Faça-se tudo decentemente e com ordem” (1Co 14.40). Assim deve ser em todos os tempos e em qualquer lugar, para que em todas as igrejas dos santos haja muita paz e prosperidade. Uma boa administração não impede a necessária operação do Espírito Santo. Pelo contrário, o Executivo divino deve ser consultado em primeiro lugar, antes de qualquer planejamento ou deliberação, pois Ele é o maior interessado no progresso do reino de Deus na terra. Não esqueçamos de que somos mordomos de Deus e devemos administrar bem a nossa mordomia, porque um dia seremos chamados a prestar contas. III. OBJETIVOS DA ORGANIZAÇÃO 1. Simplificar o trabalho Há muitas maneiras de se fazer uma coisa. Porém devemos procurar aquela que seja mais prática e eficiente, que melhor corresponda à realidade. 2. Facilitar a produção Através da simplificação do trabalho, conseguimos facilitar a sua produção e, conseqüentemente, produzir mais e melhor. IV. A ADMINISTRAÇÃO SECULAR A administração secular possui três grandes ramos: 1. Pessoal 2. Financeiro 3. O & M (Organização & Métodos) Em geral, a empresa é organizada formalmente com estes departamentos. – Qual a responsabilidade de cada um deles? 1. - Pessoal Cuida das pessoas de que se compõe a firma, preocupando-se com a situação disciplinar, a integrada, o treinamento, a produtividade, a administração, a demissão, as férias, a substituição, etc. 2. - Financeiro Analisa a receita e programa as despesas. 3. - O & M (Organização & Métodos) PÁGINA 4 Estuda e pesquisa a maneira de a empresa operar, estabelecendo as seqüências mais lógicas e o tempo preciso. V. O QUE É ADMINISTRAR? – Administrar não é fazer “mil coisas”. É a “ciência de gerar um organismo retirando-o da inércia, levando-o a melhor funcionalização dos recursos que justificaram sua criação, com o menor dispêndio (gasto) e sem lhe comprometer o futuro”. É distribuir as responsabilidades e não “executar todas as tarefas”. É fazer com que todos participem do trabalho. Não se deve confundir isso com exploração dos outros. O bom administrador leva as pessoas a realizar suas tarefas cada vez melhor e a se realizarem no trabalho. Muitos pretendem tratar pessoalmente dos detalhes mínimos da organização da igreja, e, diante do total insucesso, passam a expressar sua frustração dizendo: “Esta não é a minha missão, meu trabalho é ganhar almas. Abandonarei tudo e me dedicarei inteiramente às coisas espirituais”. Jesus sempre procurou obter a ajuda de outras pessoas. Quando as talhas estavam vazias, Ele disse: “Enchei as talhas” (Jo 2.7). Quando a pedra cobria o túmulo de Lázaro, disse: “Tirai a Pedra” (Lc 11.39). Quando alimentou as cinco mil pessoas, pediu aos discípulos: “Recolhei os pedaços que sobejaram” (Jo 6.12). A realidade do trabalho do administrador é ajudar as pessoas a crescer, ajudá-las a fazer o trabalho, em vez de executá-lo ele mesmo. Muitas vezes pensamos que o administrador trabalha muito, mas a sua missão principal é motivar outras pessoas para o trabalho. Administrar é, a um só tempo: 1. Prever 2. Organizar 3. Comandar 4. Coordenar 5. Controlar 1. Prever É preparar-se para o futuro, com a necessária antecedência, através de programas de ação. É predeterminar um curso de ação. Jesus ensinou que é melhor construir sobre uma rocha que sobre a areia (Mt 7.24-27). Dentro do planejamento, temos as seguintes atividades: 1.1 - Previsão Estimativa do futuro 1.2 – Estabelecimento de objetivos Determinar, os resultados finais a serem alcançados. 1.3 – Programação PÁGINA 5 Estabelecimento de seqüência e prioridade dos passos a seguir para atingir os objetivos. 1.4 – Cronograma Determinar uma seqüência de prazos para os passos do programa. 1.5 – Orçamento Distribuição dos recursos necessários para atingir os objetivos. 1.6 – Determinação dos procedimentos Desenvolver e aplicar métodos padronizados de executar o trabalho especificado. 1.7 – Elaboração de políticas Elaborar e interpretar decisões duradouras que se aplicam a perguntas e problemas repetitivos que tem significado para a organização como um todo. 2. Organizar É reunir meios e recursos materiais e humanos, distribuídos racionalmente e de tal forma harmonizados que possam funcionar como um todo, e sem solução de continuidade. Atividades: 2.1 – Desenvolvimento da estrutura da organização Identificar e agrupar o trabalho a ser executado nos diversos cargos. 2.2 – Delegação Confiar responsabilidade e autoridade a outros e exigir prestação de contas pelos resultados. 2.3 – Estabelecimento de relações Criar condições necessárias para os esforços mutuamente cooperativos do povo. 3. Comandar É determinar as providências, a fim de que toda a organização funcione de acordo com as normas vigentes. Atividades: 3.1 – Tomada de decisão Chegar a conclusões e julgamentos. 3.2 – Comunicação Criar compreensão. 3.3 – Motivação Inspirar, estimular e impelir as pessoas a tomarem as medidas necessárias. 3.4 – Seleção de material Envolver pessoas para os cargos existentes na organização. PÁGINA 6 3.5 – Desenvolvimento do pessoal Ajudar as pessoas a melhorar seus conhecimentos, suas atitudes e habilidades. 4. Coordenar É manter o organismo em funcionamento homogêneo e integrado em suas diversas atividades. É proporcionar o desenvolvimento de cada órgão, procurando manter o equilíbrio do sistema operacional. Dessa forma, evitar-se-ão atritos, perda de tempo e complicações indesejáveis. 5. Organizar Avaliar e regular o trabalho em andamento e acabado. Atividades: 5.1 – Estabelecer padrões de execução Estabelecer os critérios pelos quais se avaliarão os métodos e os resultados. 5.2 – Medição do desempenho Registrar e relatar o trabalho em andamento e o acabado. 5.3 – Avaliação do Desempenho Avaliar o trabalho em andamento e os resultados obtidos. Depois de executado o plano, ele deve ser avaliado. Pergunte-se: O nosso método foi bom? Em que falhamos? Por que não alcançamos melhores resultados? Onde falhou o nosso planejamento? 5.4 – Correção do desempenho Regular e aperfeiçoar os métodos e os resultados. O administrador é um especialista na arte de trabalhar com pessoas. Sentese vitorioso quando ajuda outro a fazer bem o seu trabalho. A administração perfeita está nos céus. O próprio Deus estabeleceu regras fixas para o Universo. O Universo teve o seu planejamento (Pv 8.22). Seis foram os dias da criação. Nenhuma igreja vive sem administração, assim como nenhuma empresa sobrevive desorganizada. Temos muitos exemplos bíblicos de homens que foram verdadeiros administradores, quer na condução dos assuntos relacionados com a obra de Deus, quanto na sobrevivência de seu povo: Jetro, José, no Egito, Daniel, etc. PÁGINA 7 2- A IGREJA I.IGREJA UNIVERSAL E IGREJA LOCAL 1.A Igreja Na linguagem comum, o vocábulo igreja tem um significado muito amplo. É aplicado ao edifício em que se realiza o culto cristão; a uma congregação de adoradores crentes; a um estabelecimento religioso; a determinado tipo de ordem eclesiástica; ao conjunto de todos os crentes em Cristo, e a um grupo local de discípulos cristãos associados num pacto com propósitos religiosos. Este último significado é o comumente encontrado no Novo Testamento. A palavra grega “ekklesia”, traduzida por igreja, deriva -se de uma palavra que significa chamados para fora, sendo usada para indicar um grupo chamado de dentro de um ajuntamento maior e mais geral. Nas cidades livres dos gregos, o termo designava um grupo de pessoas dotadas do privilégio de cidadania, incumbido de certas funções públicas administrativas importantes, convocadas, ou chamadas para fora, dentre a massa comum do povo. No Novo Testamento, a “ekklesia” é um grup o de pessoas chamadas e separadas da multidão comum, em virtude de uma vocação divina, escolhida para serem santas, investidas em privilégios e incumbidas dos deveres de cidadania no reino de Cristo. Portanto, de conformidade com o conceito do Novo Testamento, uma igreja cristã é um grupo de pessoas divinamente chamadas e separadas do mundo, batizadas sob profissão de sua fé em Cristo, unidas sob pacto para o culto e o serviço cristão, sob a suprema autoridade de Cristo, cuja palavra é sua única lei e regra de vida em todas as questões de fé e prática religiosa. 2. Igreja Universal É o conjunto de todos os salvos em todas as épocas e lugares, quer os que já estão na Glória quer os que estão sobre a terra. A Igreja de Cristo independe de denominação. 3. Igreja Local Representa uma parte pequena da Igreja Universal. É formada pelo conjunto de pessoas salvas por Cristo de um determinado local, cidade, distrito ou município. II. MISSÃO DA IGREJA -Qual o propósito de Deus ao manter a Igreja no mundo? Qual sua finalidade ou missão? -A Bíblia ensina que a Igreja está no mundo para uma missão tríplice: 1. Adoração (glorificação ao nome de Deus) A Igreja é um precioso tesouro de Deus na qual Ele se deleita. A adoração lhe é muito preciosa. Adorar e glorificar a Deus em espírito e em verdade – eis a missão da Igreja (Jo 3.23,24; At 13.1-3). 2. Edificação (aperfeiçoamento, fortalecimento, crescimento dos salvos). Esta é uma missão qualitativa que a Igreja tem para consigo mesma. O ensino é a salvaguarda dos que são ganhos para Cristo. Atendendo às necessidades do PÁGINA 8 membro e, desta maneira, fortalecendo e edificando a Igreja (Ef 3.14-21; 4.11-16; Gl 4.19,20; Jo 17.15-23; 1 Pe 3.15; 2 Pe 3.18). 3. Evangelização (testemunho) É anunciar o Evangelho e o seu poder, aumentando, assim, o número de salvos (At 1.8; Mt 28.18-20; Lc 24.47). É evidente que a Igreja deve dar o máximo de impulso à parte evangelística de sua missão. Ganhar almas é a maior missão da Igreja, porem não é a única. Todo o bom trabalho de evangelização deve ter em mente também a preservação dos frutos e a transformação desses frutos em novos ganhadores de almas. A forma melhor para isso é a fundação e organização de igrejas responsáveis, isto é, igrejas que continuem a evangelização (At 19.10). Paulo demorou-se 2 anos em Éfeso e todos os da Ásia ouviram o Evangelho, o que possibilitou, em época posterior, João escrever as cartas às sete igrejas da Ásia. III. CARACTERÍSTICAS IDEAIS DE UMA IGREJA 1. Está presente e vive para desempenhar sua missão tríplice 2. Liderança própria (nativa) 3. Reprodução própria 4. Sustento próprio IV. VISÕES OU TEORIAS ERRADAS SOBRE A IGREJA Duros ataques são feitos contra o valor da Igreja hoje: 1. O Deus dos evangélicos não cabe mais no mundo de hoje. 2. A Igreja já cumpriu sua missão, nada mais tem a oferecer. 3. Embora Deus tenha operado no passado através da Igreja, hoje Ele não se limita a ela. Opera através de vários movimentos para o bem da humanidade. (Bem, aqui, é revolução, libertação, etc). 4. É necessário reestruturar a sociedade e não só procurar converter o indivíduo. A Igreja deve trabalhar para criar uma sociedade onde não existam pobres, trabalhadores explorados, racismo ou favela. Apreciação: Estas teorias, a nosso ver, procuram questionar e criar um clima de dúvida quanto à legitimidade da missão da Igreja. Elas apresentam finalidade até louváveis para a Igreja, todavia, não-bíblicas. Algumas visam esvaziar a Igreja da sua missão principal ou até mesmo bani-la do cenário mundial. V. VISÕES OU TEORIAS CORRETAS SOBRE A IGREJA Estas visões são as encontradas na Bíblia, a Palavra de Deus dirigida aos homens para servir de prática, de regra, e de fé: 1. Não há outro poder fora do Evangelho que transforme um ser humano. Não há esperança de um mundo melhor, a menos que se transformem os homens que o formam (Rm 1.16). A tarefa da Igreja continuará até o retorno de Cristo, ocasião em que Ele vencerá por nós se com Ele houvermos vencido (1 Co 15.50-58; Mt 13.33; Ap 19.6-9; 20.6; Lc 19.17). PÁGINA 9 3. A Igreja verdadeira há de persistir no tempo, visto que tem um ministério singular e insubstituível para o mundo de hoje. A fundação de igrejas é o cumprimento do mandado divino e todos os que com motivos puros e evangélicos se dão a esse trabalho, colaboram com o dono da obra (Mt 16.18) e têm a presença dele garantida (Mt 18.18). Apreciação: O problema do mundo de reconhecer o valor da Igreja está em parte na falha das igrejas que dizem representar a Igreja de Cristo. Muitas não são dignas sequer desse nome “Igreja”. Cada igreja local deve ser uma parte viva do Corpo de Cristo, portando em si o poder transformador de Deus e não buscando apenas misturar-se com movimentos que nada tem a ver com Deus. A verdadeira Igreja de Cristo e as igrejas que aqui na terra são fiéis – partes dela – jamais foram invalidadas por Deus e, conseqüentemente, não o serão pela vontade de quem quer que seja. Ela vive e está vencendo (Mt 16.18). VI. GOVERNO ECLESIÁSTICO Uma igreja cristã é uma sociedade com vida coletiva, organizada de conformidade com algum plano definido, adaptado a algum propósito definido, que ela se propõe realizar. Por conseguinte, conta com seus oficiais e ordenanças, suas leis e regulamentos, apropriados para a administração de seu governo e para cumprimento de seus propósitos. Existem três formas especiais e largamente diferentes de governo eclesiástico, que têm obtido prevalência nas comunidades cristãs através dos séculos passados, e que continuam sendo mantidas com diferentes graus de sucesso, cada uma das quais reivindicando ser a forma original e primitiva: 1. A Episcopal ou Prelática, forma em que o poder de governar descansa nas mãos de prelados ou bispos diocesanos, e no clero mais alto; tal como sucede nas igrejas romana, grega, anglicana, e na maior parte das igrejas orientais. 2. A Presbiteriana ou Oligárquica, forma em que o poder de governar reside nas assembléias, sínodos, presbitérios e sessões; é o que sucede na igreja escocesa, luterana, e nas várias igrejas presbiterianas. 3. A Congregacional ou Independente, forma em que a entidade pratica o auto governo, pois cada igreja individual e local administra seu próprio governo mediante a voz da maioria de seus membros; é o que acontece entre os batistas, os congregacionais, os independentes, e alguns outros grupos evangélicos. Neander, destacado historiador, diz a respeito do período primitivo: “As igrejas eram ensinadas a se governarem por si mesmas”. “Os irmãos escolhiam seus próprios oficiais dentre seu próprio número”. “No tocante à eleição de oficiais eclesiásticos, o princípio antigo continuou sendo seguido: o consentimento da comunidade era necessário para a validade de qualquer eleição semelhante, e cada membro tinha a liberdade de oferecer razões por sua oposição”. Moshiem diz a respeito do primeiro século: “Naqueles tempos primitivo s, cada igreja cristã era composta do povo, dos oficiais presidentes, e dos assistentes ou diáconos. Essas devem ser as partes componentes de cada sociedade. A voz principal pertencia ao povo, ou seja, a todo o grupo de cristãos”. “O povo reunido, por cons eguinte, elegia seus próprios governantes e mestres”. A respeito do segundo século, ele PÁGINA 10 acrescenta: “Um presidente, ou bispo, preside sobre cada igreja. Ele era criado pelo sufrágio comum do povo”. “Durante uma grande parte desse século, todas as igrejas continuaram sendo, como no princípio, independentes umas das outras. Cada igreja era uma espécie de pequena república independente, governando-se por suas próprias leis, baixadas, ou pelo menos sancionadas pelo povo”. VII. A IGREJA NO NOVO TESTAMENTO 1. Métodos de evangelismo 1.1. Pregava-se o Evangelho nos países onde não era conhecido. Deixaram Jerusalém e Antioquia e saíram à Ásia e à Europa, pregando a judeus e gentios (2 Co 8.1; 1 Ts 2.14). 1.2. Pregava-se ao público em geral. 1.3. Serviam-se da casa de um novo crente. 1.4. Usavam uma sinagoga ou escola (At 17.1). Com o decorrer do tempo escolhiam-se anciãos ou presbíteros, e diáconos para a direção, assim como os ministérios necessários ao rebanho, para levar a cabo a obra de evangelização (1 Ts 5.12; At 20.18-35). 2. Governo próprio Desenvolvimento de ministros dentre os membros capacitados para dirigir a igreja. Homens cheios do Espírito Santo eram chamados. 3. A igreja evangelizava por si mesma. 4. A igreja tinha seu sustento próprio. (Uma igreja local é o meio divino de evangelizar o território ao seu redor). VIII. A BASE DA COMUNHÃO NA IGREJA LOCAL Para formar uma igreja, é preciso que haja como base: 1. Comunhão Acordo entre os membros quanto às doutrinas, propósitos métodos de que se utilizarão para alcançar suas finalidades. 2. Cooperação Andarão dois juntos, se não houver entre eles acordo? (Am 3.3). Ao formar uma igreja, os convertidos devem ser instruídos na Palavra de Deus e na vida cristã, de maneira a poderem chegar a um acordo e declarar com certeza: “Isto é o que cremos. Isso é o que somos. Isso é o que pregamos”. Deve haver um acordo completo quanto às doutrinas fundamentais (1 Co 1.10). 2.1. Têm de ser unidos em um mesmo parecer com respeito: a) A atividades cristãs b) Ao vício do álcool c) Ao vício do fumo d) Às diversões populares: bailes, teatros, jogos, etc. 2.2. Também devem ter um só entendimento com respeito: PÁGINA 11 a) À exigência da lei civil quanto ao matrimônio, capaz de afetar a admissão de membros novos. b) À maneira de tratar com membros que caem em pecado e desonram o nome de Cristo e da Igreja (Mt 28.19,20). Vemos, pois, que se principia a edificação e a organização duma igreja tendo por base o ensinamento bíblico. IX. O QUE FAZ A IGREJA 1. A Igreja ajuda o homem a conhecer a grandeza, a majestade, a glória, o poder e o amor de Deus. 2. Ajuda o homem a conhecer a pureza, a beleza, a magnificência, o poder e o amor de Cristo, o Filho de Deus. 3. Ajuda o homem a conhecer o caminho da redenção do pecado por intermédio de Cristo, o Salvador. 4. Instrui e orienta os homens na adoração de Deus. 5. Dá forças e coragem para adorar, porque lembra ao homem que milhões de outras pessoas com o mesmo pensamento estão reunidas para adorarem a Deus ao mesmo tempo. 6. Ajuda o homem a conhecer seus deveres e responsabilidades como filho de Deus – o primeiro ser do qual Deus recebeu honra. 7. Ajuda a pessoa a conhecer a Bíblia – que é a luz da qual todo homem necessita para viver retamente. 8. Ajuda o homem a adquirir uma perspectiva adequada, para ver sua vida como o início de uma existência eterna. 9. Contribui para o crescimento no caráter, tendo uma vida altruísta, útil e radiante. 10. Ensina a honestidade, a cortesia, a verdade no falar, a diligência no trabalho e a amabilidade no trato. 11. Gera a boa vontade que torna possível haver governos e outras instituições que exigem confiança mútua. 12. Ministra aos doentes, aos tristes, aos aflitos, trazendo a quem sofre novas forças, e vitória e alegria. 13. Ajuda a pessoa a não se sentir isolada e sozinha, pois, através do espírito sociável e do entusiasmo da comunidade, ela sente o amor de Deus. 14. Ajuda as pessoas menos capazes, menos bem-informadas, e menos corajosas a serem melhores do que poderiam ser sozinhas. 15. Ajuda o homem a vencer o sentimento de medo e frustração, por intermédio de Cristo, o amigo sempre presente. 16. Torna possíveis as amizades que resultam em casamento na elevação de ideais e em lares felizes. 17. Dá aos pais altos ideais de vida e de amor que tornam o lar um centro do viver firme e nobre. PÁGINA 12 18. Ajuda a destruir as causas de toda miséria e infortúnio: o pecado e a ignorância. 19. Coopera para que haja melhores escolas, política mais sadia, vida social mais pura, e mais justiça nacional. 20. Está do lado da lei e do direito, e gera respeito pelas coisas que fazem grande uma nação. 21. Convida todos os homens a uma vida de fé, adoração, e serviço cristão à humanidade. E este é o modo de servir a Deus. “Ele é a Cabeça do corpo da Igreja” (Cl 1.18). “Cristo amou a Igreja, e a si mesmo se entregou por ela” (Ef 5.25). X. CORPO ECLESIAL Constitui-se, biblicamente, de dois ofícios: 1) Pastor, Ministro, Ancião, Presbítero, Bispo 2) Diácono Algumas considerações a respeito: 1. Pastor, Ministro, Ancião, Presbítero, Bispo: No Novo Testamento, os vocábulos BISPO, PRESBÍTERO e ANCIÃO são empregados para designar oficiais eclesiásticos. Todos, entretanto, designam o mesmo ofício, por isso significam oficialmente o mesmo; de fato, são freqüentemente aplicados à mesma pessoa. O bispo, também chamado presbítero ou ancião, era o pastor ou superintendente do rebanho espiritual, que cuidava, vigiava, guiava e alimentava o rebanho (At 20. 18,28; 1 m 3.1; Tt 1.5-7). Neander escreve: “O vocábulo presbítero ou ancião, indica antes a dignidade do ofício, visto que entre os judeus os presbíteros eram usualmente homens idosos e veneráveis; enquanto que o vocábulo “episcopos”, ou bispo designava a natureza de seu trabalho como supervisores, ou pastores das igrejas. O primeiro título era empregado pelos judeus cristãos como nome conhecido nas sinagogas; enquanto que o último título era usado principalmente pelos convertidos gregos ou gentios, por ser termo mais familiar e expressivo para eles”. “Não eram designados para exercer autoridade absoluta, mas antes, para agirem como oficiais presidentes e guias de uma república eclesiástica: para conduzirem todas as coisas, com a cooperação das comunidades, como seus ministros, e não como seus senhores”. Mosheim disse: “Os líderes das igrejas eram algumas vezes denominad os presbíteros ou anciãos, designação essa tomada dos judeus e que indicava mais a sabedoria que a idade das pessoas, e algumas vezes também eram chamados bispos; porém, é mais que evidente que ambos os termos são empregados indiferentemente no Novo Testamento para uma só e a mesma classe de pessoas”. “Naqueles tempos primitivos, cada igreja cristã se compunha do povo, dos oficiais presidentes, e dos assistentes ou diáconos. Esses haviam de ser os componentes de cada sociedade”. O Doutor Coleman diz: “É geralmente admitido pelos escritores episcopais sobre esse assunto, que, no Novo Testamento, bem como nos primeiros escritos eclesiásticos, os termos bispos e presbíteros ou anciãos, são sinônimos, e denotam um e PÁGINA 13 o mesmo ofício”. O ofício de presbítero era in egavelmente idêntico ao ofício de bispo, conforme tem sido demonstrado acima”. “Somente duas ordens de oficiais são conhecidos na Igreja até o fim do segundo século. 2. Diáconos Os diáconos eram escolhidos para atender aos interesses temporais da igreja, conforme fica evidente pela escolha dos sete, registrada no capítulo sexto do livro de Atos. Isso foi feito a fim de que os apóstolos pudessem estar livres dos cuidados temporais, e, assim, dedicar sua atenção mais exclusivamente ao bem-estar espiritual do povo. A palavra diácono significa ministro ou servo. Algumas vezes é aplicada aos apóstolos, e até ao próprio Cristo, no sentido geral de um que “não veio para ser servido, mas para servir e dar a sua vida em resgate por muitos”. Alguns dos primeiros diáco nos foram também eficientes pregadores do Evangelho, porém, sua obra, como diáconos, pertencia a outros serviços nas igrejas. Por outro lado, apesar de ser o diácono um oficial eclesiástico, seu ofício não constitui uma ordem ministerial de forma alguma, pois suas funções específicas pertencem aos interesses temporais, e não ao serviço espiritual. O serviço usualmente realizado por secretários, e outros semelhantes, segundo podemos supor, tanto quanto era necessário na administração das primeiras igrejas, recaía sobre os diáconos. A função principal do diácono deve ficar clara. XI. FILIAÇÃO 1. Os Membros da Igreja Local Sabemos que as pessoas se tornam membros da Igreja Universal pela experiência de salvação e não pelo batismo em água. Todavia, tornam-se membros da organização, da igreja local, através do batismo em água, que nada mais é do que o testemunho público e externo da decisão de continuar seguindo a Jesus, identificando-se com Ele e com o seu povo na terra. 1.1. Formas de tornar-se membro É muito provável que, na era apostólica, quando havia apenas “um Senhor, uma fé, um batismo”, e não existiam denominações com suas divergências, o batismo do convertido por si o constituía membro da igreja, outorgando-lhe imediatamente, todos os direitos e privilégios de membro em plena comunhão. Nesse sentido, “batismo era a porta de entrada na igreja local”. Atualmente, a situação é diferente; e ainda que as igrejas desejem receber novos membros, são precavidas e cautelosas para não receberem pessoas indignas. As igrejas, portanto, fazem com que os candidatos se apresentem a elas, façam sua declaração, testifiquem da sua “experiência” e então sua recepção é decidida pelo voto dos membros. E, embora ninguém possa tornar-se membro sem ser batizado, contudo é o voto da coletividade que os admite à sua comunhão, ao receberem o batismo. Assim, aceita-se um membro na igreja: a) Pelo batismo (Mt 28.19; At 2.38). É necessário que seja devidamente casado, “alguma Igrejas recebem aqueles que vivem em situação irregular, mas que vive com outra pessoa como se casado fosse, perante a lei civil, a união civil entre um homem e uma mulher como se casado fossem, geram os mesmos direitos de um casal casado civilmente, salvo união de PÁGINA 14 pessoas do mesmo sexo. Mas isso é uma interpretação p ara cada Igreja”, (1 Co 7.2, 10,11; Hb 13.4) ou solteiro, e que tenha experimentado a salvação pela fé em Jesus. b) Por Carta de Transferência Quando expedida por igreja da mesma fé e ordem. c)Por Aclamação Aplica-se a várias situações. Todas, porém, exigem que a igreja que receberá o membro já o tenha observado e considerado positivo o seu modo de viver. Pessoas recebidas de outros grupos devem ser observadas cuidadosamente, a fim de se descobrir se defendem doutrinas contrárias às doutrinas bíblicas que esposamos. Deve haver entendimento bem definido acerca do sustento da igreja, pelo membro a ser recebido, pois é possível que não se sinta responsável, quanto aos dízimos e ache que outros é que devem levar a carga financeira da obra. O candidato deve estar ciente das normas de santidade. Deve o pastor instruir os novos membros nas verdades essenciais para o desenvolvimento da igreja; e somente os que estão plenamente doutrinados poderão ser admitidos como membros. A igreja poderá receber, também, por aclamação: a) Membros de organizações genuinamente evangélicas. b) Membros de igrejas que desapareceram. c) Membros de igrejas que não dão carta de transferência. d) Membros cujos documentos foram extraviados. Além do que prescreve o estatuto, deve o membro: a) Consagrar-se. b) Aprender a levar as almas a Cristo. c) Honrar, respeitar, sustentar a obra com dízimos. d) Assistir aos cultos. e) Votar nas várias reuniões. f) Participar da Ceia. g) Visitar e ser visitado. h) Tomar parte nas atividades da igreja. i) Ser separado, eventualmente, para obreiro local. 2. Perigos a Serem Evitados a) Pensar o pastor somente no número de membros. b) Pensar demais em apoio financeiro ou social. c) Ter na igreja, como membros, pessoas que não querem se comprometer com o bom exemplo. PÁGINA 15 d) Ter na igreja, como membros, pessoas que crêem em doutrinas diferentes: -Não só falharão, como induzirão outros ao erro. -Em pouco tempo, serão mais prejudiciais que úteis. e) Aceitar como membros pessoas que se separaram bruscamente de suas igrejas originais. -Às vezes são contenciosos por natureza. -Não se conformam por não serem agraciados com cargos. Pessoas excluídas de outras igrejas não devem ser recebidas como membros, exceto após a mais cuidadosa investigação de todos os fatos do caso, e, mesmo assim, só quando se tornar manifesto que a exclusão era injustificável e que a igreja que a determinou se recusa, tenazmente a fazer justiça para com o membro excluído. Em qualquer que seja o caso, o novo ou futuro membro deverá ter uma conversa com o pastor, para estar bem-informado do ritmo do trabalho, evitando, assim, problemas futuros. Isso se aplica mesmo a pessoas vindas de Igrejas de outras regiões. É um direito da nova igreja explicar tudo para que não haja mal-entendido. No trabalho de Deus, mais vale a qualidade que a quantidade. Claro que tudo deve ser feito com humildade, respeito e mansidão. Notas a) Caso algum membro faça objeção à recepção do candidato, esta deve ser adiada, a fim de que sejam estudados os motivos da objeção. As objeções que forem julgadas infundadas ou despropositadas não devem impedir a recepção de um candidato qualificado: no entanto, ninguém deve ser recebido, a não ser por voto unânime, ou quase unânime. b) É usual em algumas igrejas que os candidatos, após terem apresentado sua experiência ou suas cartas, se retirem enquanto a igreja delibera e resolve seu caso. 3. Cartas 3.1. Recomendação Deve ser expedida apenas para membros em comunhão com a igreja e que farão uma viagem temporária a um ou mais lugares. A validade para a primeira apresentação é de 30 dias. Caso o membro vá permanecer em lugar fixo, por mais de 3 meses, o ideal é pedir carta de mudança. 3.2. Mudança A carta de transferência é legada a membros em comunhão com a igreja e que estejam transferindo residência para outra localidade onde exista igreja da mesma organização. Quem pede a carta de transferência do membro é a Igreja onde ele começou a cooperar. 3.3. Declaração No caso de um membro querer transferir-se para uma igreja aceita como evangélica, mas que não seja da mesma fé e ordem, podemos dar-lhe uma declaração, PÁGINA 16 dizendo que foi membro da igreja de tanto a tanto, sendo, agora, desligado do rol de membros a pedido. Todavia, não temos obrigação de fornecer esse documento. 3.4. Apresentação Entre congregações de um mesmo campo ou município pode-se dar uma carta de apresentação. Pode ainda ser usada para pessoas que, de passagem ou mudança, são apenas congregados e não membros. Em todos os casos ver também questão de prazo, destino e portador. Antes de receber qualquer pessoa de outra igreja, é bom consultar o pastor ou responsável de sua igreja, procurando saber, se, na verdade, não expede qualquer documento para pessoas que mudam de organização, ou se a pessoa não está documentada porque não merece. O tratamento de qualquer destes casos deve ser feito com sabedoria. As cartas de mudança ou recomendação podem ser revogadas em qualquer ocasião, antes de serem usadas, se, no entender da igreja, houver motivo suficiente para tal ação. 4. Casos de Rebatismo 1. Se não foi feito o batismo conforme o modelo bíblico. 2. Se foi batizado antes da convicção de salvação. 3. Se a pessoa pede por motivo justo. 5. Disciplina na Igreja A disciplina é uma bênção e uma necessidade na igreja (At 5.1-11; 2 Ts 3.614; Rm 16.17,18; 1 Co 5). Jesus falou sobre a disciplina (Mt 18.15-17). Deus é um Deus de ordem. Como um pai disciplina seus filhos na família (Hb 12.5-11), assim deve haver disciplina na igreja. Apesar de a igreja não ter condições de obrigar a consciência do membro, ela tem de julgar sobre a observação dos ensinos bíblicos e cristãos por parte dos que a ela pertencem. 5.1. Propósito da disciplina Não se deve considerar a disciplina com caráter negativo, castigo por parte da Igreja. A disciplina tem caráter positivo: a) Corrigir uma má situação (2 Co 7.9). b) Restaurar o caído (Gl 6.1; Mt 6.14,15). c) Manter o bom testemunho da igreja (1 Tm 3.7; 2 Tm 1.11). d) Advertir os demais membros para que não se descuidem (1 Co 5.6,7). e) Apelar à consciência do ofensor para que pense sobre sua conduta. 5.2. Motivos para disciplina a) Conduta desordenada ou desaprovada pela igreja (2 Ts 3.11-15). b) Imoralidade (1 Co 5). c) Contenciosidade – espírito divisionista – (Rm 16.17,18; 2 Co 13.1; 1 Tm 3.15,20). PÁGINA 17 d) Propagação de falsas doutrinas (Tt 3.10,11). e) Filiação a organizações ou igrejas incompatíveis com o cristianismo. f) Outros. 5.3. Categorias de ofensas a) Particulares. b) Públicas. 5.4. Método ou procedimento na disciplina (Jesus ensinou: Mt 18.15-18) a) Na medida do possível, deve-se tratar o problema entre as pessoas afetadas. b) Duas ou três testemunhas. c) Não se arrependendo o ofensor, ou se o caso, tomar proporções e chegar ao conhecimento de muitos, deve ser levado à igreja. d) Caso se recuse a humildemente reconhecer sua falta, e a pedir perdão, deve o ofensor ser excluído do rol de membros (Mt 18.18; 2 Ts 3.14; 1 Co 5.11). Arrependendo-se, que seja perdoado, se a falta não for tal que exija exclusão imediata. e) Se o caso for de flagrante escândalo para a igreja, ao ser comprovado, deve ser imediatamente excluído, tudo, porém com justiça. 5.5. Como tratar a pessoa sob disciplina a) Não tratá-la como inimiga (2 Ts 3.15). b) Em vez disso devemos ganhá-la de novo (Tg 5.19,20). c) Esta é uma tarefa para pessoas espirituais (Gl 6.1). d) O disciplinado poderá ser posteriormente restaurado desde que se revele realmente arrependido. 5.6. Casos especiais de disciplina aplicada por muitos Casos de perdão para pessoas que exercem cargos na igreja ou liderança. a) É preciso limitar os direitos destas pessoas, para dar tempo a que o público e a igreja vejam o arrependimento e restabeleçam a confiança de antes. Ex. regente de coral ao se arrepender deve voltar logo à função? b) É necessário um tempo de prova, no qual a pessoa tem de demonstrar o arrependimento. Há igrejas que dão logo a reconciliação, mas suspendem da Ceia por determinado tempo. c) É preciso estar seguro da medida tomada e também nunca se deve facilitar tanto a ponto de se pensar que o pecado é coisa tão simples que a igreja nem sequer se incomoda. 5.7. Casos de defesa extra-bíblica a) Advogado. b) Justiça comum. PÁGINA 18 5.8. Publicidade na disciplina a) Não deve ser aplicada em secreto. b) Toda a igreja decidir. c) Sendo público, o culpado sentirá melhor a desaprovação da sua conduta. d) Ao voltar, tudo deve ficar sanado; ninguém tem o direito de trazer à memória os fatos perdoados. 5.9. Atitude do pastor frente ao procedimento de disciplina do membro; a) Deve ministrar com espírito de humildade e de amor (Gl 6.1). b) A disciplina não é um castigo, ela visa redimir e restaurar. c) Tudo o que tem espírito de represália ou revanche é carnal e dificulta a submissão da pessoa. d) O bom pastor dá a vida... e deve estar ansioso pela volta da ovelha que se perdeu, mesmo que seja em outra igreja. e) A disciplina deve ser aplicada imparcialmente. f) A disciplina nunca deve se transformar em arma nas mãos do pastor ou do dirigente, como meio de impor a sua própria vontade: Nada há mais reprovável que amedrontar membros com disciplina para colocá-los na linha. Além do mais, pastor não é ditador. É, sim, um guia e exemplo do redil (1 Pe 5.1-3). 6. CREMOS Em um só Deus, eternamente subsistente em três pessoas: o Pai, o Filho e o Espírito Santo (Dt 6.4; Mt 28.19; Mc 12.29). Na inspiração verbal da Bíblia Sagrada, única regra infalível de fé normativa para a vida e o caráter cristão (2 Tm 3.14-17). No nascimento virginal de Jesus, em sua morte vicária e expiatória, em sua ressurreição corporal dentre os mortos e em sua ascensão vitoriosa aos céus (Is 7.14; Rm 8.34; At 1.9). Na pecaminosidade do homem, a qual o destituiu da glória de Deus, e em que somente o arrependimento e a fé na obra expiatória e redentora de Jesus Cristo o pode restaurar a Deus (Rm 3.23; At 3.19). Na necessidade absoluta do novo nascimento pela fé em Cristo e pelo poder atuante do Espírito Santo e da Palavra de Deus, para tornar o homem digno do reino dos céus (Jô 3.3-8). No perdão dos pecados, na salvação presente e perfeita e na eterna justificação da alma recebida gratuitamente de Deus pela fé no sacrifício efetuado por Jesus Cristo em nosso favor. (At 10.43; Rm 10.13; 3.24-26; Hb 7.25; 5.9). No batismo bíblico efetuado por imersão do corpo inteiro uma só vez em águas, em nome do Pai, do Filho e do Espírito Santo, conforme determinou o Senhor Jesus Cristo (Mt 28.19; Rm 6.1-6; Cl 2.12). Na necessidade e na possibilidade que temos de viver vida santa mediante a obra expiatória e redentora de Jesus no Calvário, através do poder regenerador, inspirador e santificador do Espírito Santo, que nos capacita a viver como fiéis testemunhas do poder de Cristo (Hb 9.14; 1 Pe 1.15,16). No batismo bíblico com o Espírito Santo que nos é dado por Deus mediante a intercessão de Cristo (At 1.5; 2.4; 10.44-46; 19.1-7). Na atualidade dos dons espirituais distribuídos pelo Espírito Santo à Igreja para sua edificação, conforme a sua soberana vontade (1 Co 12.1-12). Na segunda vinda pré-milenar de Cristo, em duas fases distintas: Primeira: invisível ao mundo, para arrebatar a sua Igreja fiel da Terra, antes da Grande Tribulação; segunda: visível e corporal, com sua Igreja glorificada, para reinar sobre o mundo durante mil anos (1 Ts 4.16,17; 1 Co 15-54; Ap 20.4; Zc 14.5; Jd 14). Que todos os cristãos comparecerão PÁGINA 19 ante o tribunal de Cristo, para receber a recompensa dos seus feitos em favor da causa de Cristo na Terra (2 Co 5.10). No juízo vindouro que justificará os fiéis e condenará os infiéis (Ap 20.11-15). E na vida eterna de gozo e felicidade para os fiéis e de tristeza e tormento para os infiéis (Mt 25.46). 3- O ORGANOGRAMA DA IGREJA DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO Serviços Gerais Alimentação Manutenção Conservação e Limpeza Serviço Telefônico Material Compras Almoxarifado Pessoal Economia e Finanças Contabilidade Tesouraria Transportes Segurança Obras Hospedagem Livraria Secretaria DEPARTAMENTO DE ASSISTÊNCIA SOCIAL Alimentação e Roupas Assistência de Saúde e Benefícios Clínicas de saúde multiprofissional Caixa funerária Amparo Orfanato Creches Asilo Lar comunitário PÁGINA 20 DEPARTAMENTO DE MÚSICA Treinamento Ensaios Cursos de Música Curso para instrumentos específicos Som e Gravação Aparelhos Instrumentos musicais Grupos Musicais Orquestras Corais Conjuntos Cantores DEPARTAMENTO DE EVANGELIZAÇÃO Material Folhetos Livros específicos Manuais para evangelização Aparelhagem de som Planejamento Recenseamento, etc. (organização) Áreas Aconselhamento Cidade (Rua, comércio, edifícios) Escolas Favelas Indústrias Viciados, etc. DEPARTAMENTO DE MISSÕES Secretaria Organização Treinamento Controle de sustento Missões Nacionais PÁGINA 21 Envio Supervisão Missões Estrangeiras Envio Supervisão DEPARTAMENTO DE EDUCAÇÃO Biblioteca Escola Dominical Curso para professores Secretaria Setor infantil Setor adolescente Setor jovem Setor adulto Setor jovens casais Setor novos convertidos Ensino e Treinamento Curso para novos convertidos (batismo) Curso para os membros Curso para os obreiros Ensino Teólogo Escola teológica Ensino Secular Alfabetização 1o grau 2o grau Supletivo Faculdade Cursos diversos (artesanato, culinária, costura, etc). DEPARTAMENTO DE COMUNICAÇÃO Assessoria de comunicação Relações públicas Avisos, editais, agenda Convites, divulgação PÁGINA 22 Entrevistas Informações, propagandas Imprensa Jornal Rádio TV Publicações Livros Impressão Criação e Arte Editoração Imagem e Som Aparelhos Estúdio Áudio-visuais Anexo 01 - Organograma 4- A IGREJA COMO PESSOA JURÍDICA I. O ESTATUTO “O estatuto é o documento fundamental constitutivo do grupo, isto é, o conjunto de normas que estabelecem a estrutura e a organização da sociedade ou do grupo”. Diz-nos o doutor Miguel Gonçalves que “desde o momento em que o homem é levado ao desejo de se associar, com os mais variados objetivos, tem ele necessidade de que, num documento hábil, fiquem estabelecidas as normas concretas das restrições que o seu direito individual sofrerá em benefício do direito do grupo, a par das obrigações que, em contrapartida, lhe caberão e aos seus companheiros”. O próprio Código Civil Brasileiro, em seus artigos 53 a 59, estabeleceu que “nenhuma sociedade pode existir ou funcionar no te rritório nacional sem ser juridicamente constituída”, e prescreve as condições para a constituição jurídica de qualquer sociedade de natureza religiosa, cultural, etc. 1. – Por que uma igreja deve ter um estatuto? - São vários os motivos. O pastor J. F. Sobrinho apresenta estas quatro razões: Primeira Uma igreja sem estatuto é como uma igreja-fantasma, não existe juridicamente e está sujeita a muitos perigos. Uma das conseqüências mais graves da inexistência de estatuto será o conceito que os próprios membros farão da sua igreja e o tipo de comprometimento de que se julgarão devedores. Uma igreja sem forma jurídica afigurase, aos olhos dos seus membros, como uma entidade abstrata, inobjetiva, com a qual PÁGINA 23 eles deverão manter também compromissos mais ou menos abstratos e inobjetivos. Quando a igreja se torna pessoa jurídica, pelo registro do seu estatuto, adquire uma conceituação mais concreta, sem nenhum prejuízo para os seus fins espirituais. Segunda Uma igreja sem estatuto não pode ser representada juridicamente. Não pode ser proprietária de nada, nem reclamar quaisquer direitos. Ficará sempre dependendo de outras entidades para representar-se juridicamente, o que traz inúmeros inconvenientes, além de uma conceituação de tutela que, ao menos indiretamente, interfere no princípio de autonomia eclesiástica. Terceira Se não bastassem as razões acima, há ainda uma razão mais forte e atual para que cada igreja tenha seu estatuto registrado. Trata-se da necessidade de inscrever-se a igreja no CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, para efeito de inscrição como contribuinte do INPS. Há uma idéia errada por aí de que, se a igreja não for inscrita no INPS, estará a salvo de fiscalização. Respondemos: A falta de inscrição não isenta a igreja de obrigações sociais. A legalização de qualquer obra que a igreja faça dependerá da certidão negativa do INPS. Os empregados da igreja, como seres humanos que são, precisam ser amparados pela previdência social. E mais: No caso de acidente, doenças ou invalidez, qualquer empregado da igreja poderá procurar os seus direitos, e a falta de inscrição no INPS será agravante e não atenuante. Por último, qual é o testemunho que uma igreja deve dar na sociedade, no que toca ao amparo ao trabalhador? Quarta Um estatuto bem elaborado é uma segurança para a igreja. Sem estatuto, a igreja corre perigo de desvios doutrinários e patrimoniais e fica mais sujeita a caprichos de lideranças mal-informadas ou mal-intencionadas. Assim é que a primeira coisa que uma igreja deve fazer é aprovar os seus estatutos, passando a existir também como pessoa jurídica. 2. Denominações usuais em estatutos Citaremos, a seguir, algumas denominações usuais em estatutos, podendo divergir em certos casos: 1o) NOME – com a finalidade de defini-lo. 2o) SEDE E FORO – onde terá sua atividade em caráter principal e onde serão exercidos os seus direitos. 3o) FINALIDADES – caracterizando as razões de sua existência, o que irá fazer, o que pretende, até que ponto terá penetração na vida social. 4o) DURAÇÃO – desde os prazos ilimitados aos determinados. 5o) MEMBROS – suas finalidades, direitos, deveres perante o grupo, condições para admissão e exclusão. 6o) DIRETORIA – o órgão que vai gerir os interesses e negócios do grupo, ou que o representará. PÁGINA 24 7o) ASSEMBLÉIAS GERAIS – poderão ser ordinárias (aquelas realizadas em datas fixadas previamente pelo estatuto), ou extraordinárias (em datas diversas). Modo de convocação, competência e meios. 8o) QUORUM – número de membros necessariamente presentes nas sessões para deliberar. 9o) ELEIÇÕES – processo, período, duração dos mandatos e maioria exigida para a eleição. 10o) PATRIMÔNIO – o seu capital. 11o) MODIFICAÇÕES ESTATUTÁRIAS – regras para se evitarem modificações constantes – exigência de dois terços. 12o) DISPOSIÇÕES GERAIS – o que não foi explicitado anteriormente. Note-se que o estatuto é de natureza constitutiva, estática, sem se deter em estudos minuciosos, pois no momento em que os participantes de determinado grupo se reúnem para deliberar, as suas normas de trabalho estão estabelecidas no Regimento Interno. 3. Complementos dos estatutos Outros elementos necessários devem constar do estatuto, para facilitar as atividades da igreja: 1o – Administração 2o – Responsabilidade. 3o – Declaração formal de que a igreja não visa a lucros. 4o – Declaração da origem e aplicação dos bens, e prestação de contas. 5o – Destinação da sociedade em caso de cisão. 6o – Definição genérica de tarefas da Diretoria. 7o – Previsão de um Regimento Interno. 8o – Declaração se a presidência da igreja cabe somente ao pastor ou pode ser eleito outro membro. 9o – Quorum para decisões vitais, como compra e venda de imóveis, eleição e demissão do pastor, reforma do estatuto, etc. O que não deve constar de estatuto pode fazer parte de um regimento interno, que não precisa ser registrado, mas que terá valor jurídico se for previsto no estatuto e aprovado pela igreja, constando das atas: 1o – Particularidades sobre cultos. 2o – Organizações internas da igreja. 3o – Métodos de trabalho, inclusive de contribuição. 4o – Afirmação de caráter doutrinário. 5o – Especificação sobre uso de propriedades, com exceção do templo. 6o – Especificações sobre entidades filiadas à igreja (estas, se necessário, poderão reger-se por estatuto próprio). PÁGINA 25 7o – Especificação sobre modo de recebimento ou exclusão de membros. 4. Modelo de Estatuto Entre as muitas variadas formas de composição de estatuto, apresentamos, a seguir um modelo: ESTATUTO DA IGREJA EVANGÉLICA... CAPÍTULO I DA DENOMINAÇÃO, SEDE E FINS Art. 1o – Constitui-se na cidade..., na data de..., a IGREJA EVANGÉLICA... neste estatuto doravante designada simplesmente por “Igreja”. Art. 2o – Trata-se de uma entidade religiosa, sem fins lucrativos constituída por tempo indeterminado e número ilimitado de membros. Parágrafo único. São membros fundadores todos aqueles que assinam a ata de fundação da Igreja. Art. 3o – Tem sua sede na... Art. 4o – A Igreja tem seu foro na cidade de... Art. 5o – São objetivos da Igreja: a) Promover cultos de adoração a Deus. b) Divulgar o Evangelho de nosso Senhor e Salvador Jesus Cristo em todo o território nacional e no exterior. c) Fomentar o estudo da Bíblia Sagrada e da educação em todos os graus. d) Cooperar com outras igrejas e instituições que tenham as mesmas finalidades. e) Cuidar dos pobres, enfermos necessitados, dos órfãos, das viúvas e da velhice desamparada. CAPÍTULO II DOS MEMBROS Art. 6 – São membros da Igreja pessoas de qualquer nacionalidade, sexo, ou cor, que aceitem voluntariamente as suas doutrinas e disciplina e que, em reunião ordinária, forem aceitas como membros. 1o – Perderá a condição de membro aquele que o solicitar ou que seja excluído pela Igreja em assembléia. 2o – Nenhum bem ou direito patrimonial será exigido por aquele que deixar de ser membro, qualquer que seja o motivo. 3o – Os direitos e deveres do membro, bem como as condições para ser membro, acham-se contidos no Regimento Interno. CAPÍTULO III DA ORGANIZAÇÃO DA IGREJA o PÁGINA 26 Art. 7o – A Igreja é composta de Sede e Congregações, que tomarão o nome de lugar onde se encontrarem, exceto a congregação em que funcionar a Sede da Igreja que denominar-se-á “Sede”. Art. 8o – São órgãos dirigentes da Igreja: a) Diretoria b) Assembléia Geral Art. 9o – A Diretoria da Igreja será composta de 7 (sete) membros: a) Presidente b) Vice-Presidente c) 1o Secretário d) 2o Secretário e) 3o Secretário f) 1o Tesoureiro g) 2o Tesoureiro Art. 10 – Nenhuma remuneração será concedida a qualquer dos membros da Diretoria pelo exercício de suas funções. Art. 11 – Só poderão ser membros da Diretoria os membros em comunhão com a Igreja. Art. 12 – No caso de vacância de um ou mais cargos da Diretoria, esta, reunir-se-á extraordinariamente para a escolha e preenchimento do cargo ou dos cargos. Art. 13 – A Diretoria reunir-se-á, quando necessário, por convocação do Presidente do púlpito da Igreja e em edital afixado no local de avisos, num prazo não inferior a 8 (oito) dias. Art. 14 – O quorum para as sessões da Diretoria será de 5 (cinco) membros, e as decisões far-se-ão por maioria simples e por escrutínio e, em caso de empate, caberá ao Presidente o voto de desempate. Art. 15 – A Assembléia que eleger a Diretoria, elegerá a Comissão de Contas, que será composta de 3 (três) membros, cujas atribuições acham-se contidas no Regimento Interno. CAPÍTULO IV DA COMPETÊNCIA Art. 16 – O pastor da igreja deverá ser o seu presidente, e servirá por tempo indeterminado, a critério da igreja, e os demais membros da Diretoria terão mandato de 1 (um) ano, podendo ser reeleitos. 1o – O pastorado da Igreja será exercido pelo Pastor, bem como a orientação da Igreja e a direção dos atos de culto e das reuniões solenes, por tempo indeterminado e enquanto bem servir, a critério da própria Igreja: 2o – O Pastor da Igreja deverá receber o seu sustento pelo exercício deste Ministério. PÁGINA 27 Art. 17. – São deveres e atribuições do Presidente: a) Convocar e presidir as Assembléias, bem como as reuniões da Diretoria. b) Decidir, nas Assembléias e reuniões da Diretoria, com voto de Minerva. c) Assinar com o secretário, as atas das Assembléias depois de devidamente aprovadas. d) Assinar cheques e demais documentos de crédito. e) Assinar, com o 1o Secretário, as notas e documentos da Igreja. f) Assinar escrituras de compra e venda, de hipotecas, de compromisso; bem como quaisquer outros documentos, sempre mediante prévia autorização da Igreja, em Assembléia. g) Autorizar, com o 1 o Tesoureiro, todas as contas e gastos, assinando os recibos e demais documentos da Tesouraria, de acordo com o resolvido pela Diretoria. h) Dirigir e manter a ordem nas discussões. i) Velar pelo bom desempenho da Igreja, observar e fazer cumprir o estatuto, o Regimento Interno e as Resoluções da Assembléia. j) Representar, de fato, a Igreja perante as suas co-irmãs, e Convenções sendo que, a sua atuação nesse sentido será sujei ta a “referendum” da Assembléia. l) Representar a Igreja ativa e passivamente, judicial e extrajudicialmente. Art. 18 – O Vice-Presidente assumirá as atribuições e deveres do Presidente, por ausência ou impedimento legal deste. Art. 19 – São deveres e atribuições do 1o Secretário a) Assistir às Assembléias Ordinárias e Extraordinárias e a Reuniões da Diretoria e outras, redigindo as atas respectivas, em livros próprios, para aprovação da Igreja, assinando-as com o Presidente. b) Assinar, com o Presidente, a correspondência e documentos da Igreja. c) Cuidar do livro de presença das Assembléias Ordinárias. d) Encarregar-se do registro de membros, expedição de cartões, fazendo os devidos assentamentos individuais, em arquivos próprios. e) Preparar o relatório anual e submete-lo à Assembléia em reunião administrativa realizada na primeira quinzena de janeiro de cada ano, de acordo com as instruções do Presidente. Art. 20 – Compete ao 2 o Secretário auxiliar o 1 o Secretário em suas funções e substituí-lo em sua ausência ou em seu impedimento. Art. 21 – O 3o Secretário assumirá as atribuições e deveres do 1 o Secretário, por impedimento deste e do 2o Secretário. Art. 22 – São atribuições do 1o Tesoureiro: a) Assistir às reuniões da Diretoria e Assembléias. PÁGINA 28 b) Contabilizar todas as entradas e saídas, na forma da lei e em livros próprios, das contribuições recebidas dos membros da Igreja, ou não, e subvenções governamentais para os fins a que se destinam. c) Manter a contabilidade das contas correntes em bancos autorizados, e, em nome da Igreja, depositar somas, títulos e valores diversos; liquidar os gastos inerentes à Igreja, cujos pagamentos e retiradas serão feitos através de cheques assinados pelo Presidente. d) Apresentar o balanço mensal à Assembléia Geral Ordinária, bem assim a prestação de contas de sua gestão em balanço anual, em reunião administrativa, realizada na primeira quinzena de janeiro. Art. 23 – Compete ao 2o Tesoureiro auxiliar o 1o Tesoureiro em suas funções e substituí-lo em seus impedimentos. CAPÍTULO V DAS ASSEMBLÉIAS Art. 24 – As Assembléias podem ser Ordinárias e Extraordinárias, lideradas pelo Presidente. Parágrafo único. Integram a Mesa da Assembléia os demais membros da Diretoria. Art. 25 – A Assembléia Ordinária reunir-se-á sempre que convocada pelo presidente na Sede, em datas e condições previstas no Regimento Interno, para tratar de assuntos da vida administrativa da Igreja, sendo a Assembléia o poder máximo da Igreja. Art. 26 – A eleição da Diretoria realizar-se-á na Sede da Igreja, na primeira quinzena do mês de janeiro de cada ano, quando a Diretoria será imediatamente empossada. Art. 27 – As Assembléias Extraordinárias serão convocadas pelo Presidente, do púlpito da Igreja, com, pelo menos, 8 (oito) dias de antecedência, e com a menção dos assuntos a serem tratados. Art. 28 – O quorum para as Assembléias Extraordinárias será de metade mais um dos membros da Igreja, em primeira convocação, e de uma quinta parte dos membros, em segunda convocação 30 (trinta) minutos depois, sendo as decisões tomadas pelo voto da maioria de 2/3 (dois terços) dos membros presentes. Art. 29 – A Assembléia Extraordinária reunir-se-á para considerar os seguintes assuntos. a) Eleição posse, e demissão do pastor. b) Aquisição, oneração e alienação de imóveis. c) Eleição e posse da Diretoria da Igreja, pelo período correspondente. d) Reforma deste estatuto e aprovação e reforma do Regimento Interno. e) Discutir, aprovar, modificar ou rejeitar o Balanço Anual. Art. 30 – As resoluções da Assembléia Ordinária são tomadas por maioria simples de votos, salvo nos casos em que o estatuto preveja maioria especial. CAPÍTULO VI PÁGINA 29 DA RECEITA, DESPESA E PATRIMÔNIO Art. 31 – A receita da Igreja será constituída das contribuições, dos dízimos e ofertas voluntárias de seus membros ou não, incluindo-se subvenção ou auxílio dos Poderes Públicos ou entidades privadas. Parágrafo único. Toda a receita será aplicada exclusivamente na consecução das finalidades a que a Igreja se destina. Art. 32 – O patrimônio da Igreja será constituído de doações, legados, bens moveis, ou semoventes que possua ou venha a possuir, e que serão registrados em seu nome e utilizados tão-somente para a consecução dos seus fins dentro do território nacional e no exterior. Art. 33 – Os membros da Igreja não responderão individual e subsidiariamente pelas obrigações que seus administradores porventura contraírem, porém, responderá a Igreja com seus bens, por intermédio da Diretoria. Parágrafo único – A Igreja não responderá por dívidas contraída, por qualquer de seus membros, sem que para isso tenha dado a prévia autorização por escrito. CAPÍTULO VII DA REFORMA DO ESTATUTO Art. 34 – A reforma do estatuto só poderá ser feita por proposta da Diretoria ou por iniciativa de 1/3 (um terço) dos membros da Igreja. A convocação da Assembléia Extraordinária para esse fim será feita nos termos gerais dos Artigos 31, 32 e 33 deste estatuto. Art. 35 – Para o disposto no Artigo anterior, serão exigidos 2/3 dos membros presentes, para cada artigo, separadamente, que deva ser modificado, suprimido ou acrescentado. CAPÍTULO VIII DISPOSIÇÕES GERAIS Art. 36 – Os casos omissos neste estatuto serão resolvidos em Assembléia Geral. Art. 37 – A Igreja, para facilitar a consecução de suas finalidades, deverá criar interna e externamente, tantas comissões, organizações e congregações quantas forem necessárias, de acordo com o presente Estatuto. Art. 38 – A Igreja deverá ter um regimento interno aprovado em Assembléia Extraordinária e de acordo com o presente estatuto. Art. 39 – Todo movimento de reforma doutrinária, ainda que surja por 1 (um) ou pela maioria dos membros, e que fuja aos preceitos bíblicos ou aos costumes da Igreja, será considerado ilegal, dando este estatuto amparo aos que permanecerem fiéis aos princípios e à tradição da Igreja, bem como a todos os direitos sobre os bens móveis a seu cargo. Art. 40 – A Assembléia Geral que porventura resolver a dissolução da Igreja, resolverá também quanto ao destino de seus bens, após solvidos seus compromissos. O presente estatuto foi aprovado em sua integra pela Igreja em Assembléia Extraordinária de ...(data). Assinam: Presidente PÁGINA 30 1o Secretário Um advogado devidamente inscrito na Ordem dos Advogados do Brasil. 5. Registro de Estatuto Vamos ver agora os procedimentos para o registro de um estatuto em Cartório. 5.1. Uma vez elaborado o estatuto, por Comissão competente, o pastor da Igreja convocará uma Assembléia Geral Extraordinária para a sua aprovação. 5.2. Havendo quorum (metade mais um) suficiente para a abertura da sessão, o secretário fará a leitura do estatuto, capítulo por capítulo, e o presidente pedirá a aprovação. Caso haja emendas, estas serão registradas, seguindo-se a leitura até o final. 5.3. Aprovado na sua integra, deve o secretário transcreve-lo no livro de atas da igreja, não incluindo as discussões sobre o assunto, somente o preâmbulo e o texto do estatuto. O modelo da Ata para a aprovação do estatuto pode ser o seguinte: “Ata n.º ... Aos ... dias do mês de ..., do ano de ..., a Igreja reunida em sessão convocada especificamente para esse fim, aprovou o seguinte estatuto: “Estatuto da Igreja ... Art. 1o – com o nome de Igreja ... (transcrever todo o texto do estatuto, sem espaço, nem linhas em branco). Nada mais havendo a tratar, foi encerrada a reunião com orações e graças a Deus, lavrando-se, para constar, a presente ata, que vai subscrita por mim, secretário, e por todos os membros da Diretoria. 5.4. Para o competente registro em cartório, deve-se: 5.4.1. Datilografar a ata que contém a transcrição do estatuto, em 3 vias de preferência em papel timbrado da Igreja devendo ser assinada por toda a Diretoria. 5.4.2. Ofício ao Cartório Deve ser redigido (datilografado) um ofício, nos seguintes termos: Ilustríssimo Senhor Oficial de Cartório de Registro das Pessoas Jurídicas. A Igreja ..., com sede na rua ..., nesta cidade, vem mui respeitosamente solicitar a V.S. se digne mandar registrar a ata da Igreja ... nesse cartório. Local. Data Presidente 5.4.3. Datilografar uma relação com os nomes dos membros da diretoria conforme abaixo: RELAÇÃO DOS MEMBROS DA DIRETORIA DA IGREJA Presidente Nome, nacionalidade, estado civil, filiação, data de nascimento, residência completa, identidade n.º e origem e CIC n.º 1o Vice Presidente Idem 2o Vice Presidente PÁGINA 31 Idem 1o Secretário Idem 2o Secretário Idem 1o Tesoureiro Idem 2o Tesoureiro Idem 5.4.4. Datilografar, num formulário especial da Imprensa Nacional um resumo do estatuto, com as seguintes indicações: Nome, sede, finalidade, composição da diretoria, representação em juízo, administração e destinação do patrimônio em caso de devolução. Exemplo do resumo: “A Igreja ..., fundada em ..., tendo sua sede na ..., é uma sociedade civil, sem fins lucrativos, cuja finalidade é,... é composta de número ilimitado de membros que aceitam suas doutrinas e disciplinas. Será administrada por uma diretoria eleita anualmente e representada pelo seu presidente, tendo a Assembléia como órgão máximo, em que todos os membros tem voto e voz. Em caso de dissolução, os bens remanescentes serão entregues à... 5.4.5. Juntar todos esses documentos e dar entrada no Cartório de Regimento das Pessoas Jurídicas. Em poucos dias, o Cartório registrará o estatuto em livro próprio e fornecerá quantas certidões forem solicitadas. Recomenda-se pedir ao Cartório mais de 3 vias do Estatuto. Autenticadas, para registrar no CGC e outros órgãos. 6. Reforma do Estatuto 6.1. Justificativa A reforma do estatuto de uma igreja pode ser imposta por vários motivos. Mencionamos os mais comuns. 6.1.1. Mudança de nome A própria igreja pode mudar seu nome, conforme a conveniência. O município onde ela se localiza, mencionado no estatuto, pode mudar seu nome ou condição, como aconteceu recentemente com o Estado da Guanabara, que passou a ser o município do Rio de Janeiro. A Convenção, que obrigatoriamente deve ser mencionada como destinatária do patrimônio em caso de dissolução, também pode alterar seu nome. 6.1.2. Atualização da metodologia Estatutos antigos continham normas de trabalho que se tornaram obsoletas ou então eram omissos em setores importantes para a vida da igreja. 6.1.3. Imposições legais Muitos estatutos de igrejas não se enquadram nos dispositivos legais, especialmente no que se refere à imunidade tributária, que é um direito constitucional. PÁGINA 32 Para gozar de imunidade tributária, a igreja precisa ser caracterizada como uma entidade que: a) não tem fins lucrativos; b) não remunera os membros da diretoria; c) não distribui rendas ou dividendos: d) aplica no território nacional a sua receita e patrimônio. Se essas cláusulas não constarem do estatuto, a igreja terá de fazer anualmente uma declaração por escrito sobre cada item. 6.2. Procedimento Como reformar o estatuto de uma igreja 6.2.1. A primeira medida é convocar uma assembléia geral da igreja nos termos do estatuto em vigor, tendo como finalidade específica a reforma do estatuto. 6.2.2. Pode-se nomear uma comissão de estatuto em uma sessão mensal. Essa comissão facilitará o trabalho da assembléia geral se já tiver projeto pronto para que a Igreja possa discutir e votar. 6.2.3. A igreja, reunida em assembléia geral, aprova a reforma. É lavrada uma ata contendo apenas os artigos reformados, mesmo que a numeração seja toda alterada. Neste caso, basta inserir no apêndice após o último artigo , onde se diz “Este estatuto foi aprovado, registrado no cartório, etc.”, uma declaração de que, em face dessa reforma, a numeração dos artigos foi alterada. Dessa ata não deve constar o processo de votação nem as emendas não aprovadas, mas exclusivamente o novo texto aprovado. 6.3. Registro Após a aprovação da reforma e da respectiva ata, deve ser providenciado o seu registro, o mais breve possível. 6.3.1. Datilografar em 3 vias a ata da Assembléia que reformou o estatuto. 6.3.2. Anexar um requerimento solicitando seja registrada a reforma do estatuto no referido cartório. Este fará a publicação no Diário Oficial. 6.3.3. O cartório dará certidão da reforma. O novo texto do estatuto entra em vigor em seus próprios termos. Se o texto diz que “esta reforma ent ra em vigor na data de sua aprovação, ou de sua publicação” – será conforme constar. 6.4. Divulgação Efetivada a reforma, e só depois disso, deve ser providenciada a divulgação entre os membros da igreja. 6.4.1. Se não for possível a impressão ou mimeografia do estatuto reformado em número suficiente para todos os membros, uma cópia datilografada deve ser afixada em local visível. 6.4.2. A divulgação para a igreja deve ser do inteiro teor do novo estatuto e não apenas dos artigos reformados. 6.4.3. Caso tenha sido alterado o nome da igreja, é recomendável publicar a mudança na imprensa denominacional para conhecimento das demais igrejas. Informações detalhadas quanto ao custo da publicação oficial e do registro, número de PÁGINA 33 cópias da ata, prazos, etc. poderão ser obtidas diretamente no Cartório do Registro de Pessoas Jurídicas. - MODELO DE ATA DE REFORMA DO ESTATUTO Ata número ... da Assembléia Plenária de reforma do estatuto. Aos dezenove dias do mês de ..., a Igreja ... reuniu-se em sua sede em Assembléia Geral, nos termos do estatuto em vigor, para tratar da reforma do estatuto. Foi aprovada a reforma dos artigos abaixo mencionados, que passam a ter a seguinte redação: (Segue-se a nova redação dos artigos reformados). Tendo sido convocada para esse fim, concluída a matéria, foi a sessão encerrada após a aprovação desta ata que vai assinada pelos membros da Diretoria. MODELO DE EXTRATO DE ESTATUTO PARA PUBLICAÇÃO NO DIÁRIO OFICIAL “Reforma de estatuto. A igreja ..., com sede na Rua ..., reunida em sua sede nos termos do estatuto em vigor, aprovou a reforma dos artigos abaixo mencionados de seu estatuto, que passaram a ter a seguinte redação: ...” (segue -se o novo texto dos artigos reformados). A seguir, a data e as assinaturas. II. INSCRIÇÃO DA IGREJA NO CNPJ As entidades religiosas que têm personalidade jurídica são obrigadas por lei a se inscreverem no CGC – Cadastro Geral de Contribuintes. A inscrição no CNPJ é de suma importância. 1. A igreja não inscrita: 1.1. Estará impedida de inscrever-se no INPS, FGTS, PIS, e conseqüentemente, não poderá fazer nenhum recolhimento dessas obrigações sociais. 1.2. Não poderá apresentar Declaração de Rendimentos ao Imposto de Renda. 1.3. Não poderá ter zelador ou outro qualquer empregado registrado. 1.4. Não poderá efetuar transações comerciais a prazo. 1.5. Não poderá levantar empréstimos, nem mesmo na Junta Patrimonial, pois que essa Junta, sendo regida pelas mesmas normas, exige o número de inscrição da igreja, para imprimi-lo nas notas promissórias e outros documentos do empréstimo. A inscrição no CNPJ, como declara o citado manual, é pré-requisito obrigatório para inscrição em qualquer outro órgão de registro, e deve, por isso, ser feita antes de qualquer outra inscrição. Como já vimos, a igreja que não se inscrever no CNPJ, estará grandemente limitada em suas transações para com terceiros. 2. Como inscrever-se no CNPJ (Documentos): 2.1. Ficha de inscrição, devidamente preenchida em 3 vias. (São encontradas em papelaria). 2.2. Estatuto registrado no Cartório de Registro das Pessoas Jurídicas. 2.3. Cópia da ata de eleição da Diretoria. 2.4. Relação dos membros da Diretoria (Veja item 4 o do Registro do Estatuto). Seguindo as instruções da SRF, a igreja deve inscrever-se junto ao órgão da Secretaria da Receita Federal do município em que está localizada. PÁGINA 34 São órgãos locais da Secretaria da Receita Federal: 1. Delegacia da Receita Federal (exceto nas cidades de São Paulo e Rio de Janeiro) 2. Inspetoria da Receita Federal (nas cidades de São Paulo e Rio de Janeiro) 3. Agência da Receita Federal 4. Postos da Receita Federal 3. Carimbo Padronizado Uma vez inscrita no CNPJ, a igreja deverá mandar confeccionar o Carimbo Padronizado, que deverá constar em todas as guias de recolhimento de obrigações sociais e em outros documentos de importância que tragam explicitamente sua exigência. Os dados desse carimbo são tirados da Ficha de Cadastramento, após devidamente autenticada pelo órgão da SRF. As casas especializadas em carimbos saberão como proceder na sua confecção, bastando para isto que se entregue ao profissional uma cópia xerográfica da ficha. Veja como é indispensável a inscrição da Igreja no CNPJ: 1. Na apresentação de documentos perante o Ministério da Fazenda. 2. Na abertura de contas bancárias, quando, juntamente, deve-se apresentar ao banco cópia da ata da eleição da Diretoria; cópia do estatuto e xerox do CNPJ. 3. Na lavratura de atos em cartórios, no licenciamento de veículos automotores, sempre que solicitado pela fiscalização, e nas relações com terceiros, sempre que o terceiro o exigir e tiver legítimo interesse em comprovar o número declarado (IN SRF n.º 24/73). 4. Cheque. III. ISENÇÃO DO IMPOSTO DE RENDA 1. Documentos exigidos: 1.1. Requerimento ao Delegado da Receita Federal, solicitando o reconhecimento da isenção. 1.2. Cópia do Estatuto atualizado, autenticada. 1.3. Balanços Contábeis e Demonstrativos da Receita e Despesas dos últimos cinco anos, assinados por Contador ou Técnico de Contabilidade registrado. 1.4. Número e ano de sua inscrição no Cadastro Geral de Contribuintes – Ministério da Fazenda. 1.5. Prova do reconhecimento de Utilidade Pública da União e dos Estados (hoje não exigida). Observação: A isenção poderá ser concedida sem as provas mencionadas no item acima, mas as doações feitas não serão abatidas na renda bruta se as instituições não fizerem prova da Utilidade Pública. 1.6. Prova de que publica semestralmente a documentação da Receita obtida e da Despesa realizada no período anterior, sem o que as doações recebidas não serão abatidas na renda bruta. PÁGINA 35 1.7. Declaração a) De que aplica todos os recursos no atendimento de suas finalidades sociais. b) De que mantém escrita em livros revestidos das formalidades legais. c) De que não remunera os membros da Diretoria, não distribui lucros ou dividendos, sob nenhuma forma. 1.8. Relação da Diretoria nos últimos cinco anos. 1.9. Prova de que prestou as informações dos rendimentos pagos no último qüinqüênio e recolheu o Imposto de Renda na fonte dos rendimentos pagos a terceiros. IV. ISENÇÃO DO IMPOSTO SOBRE SERVIÇOS 1. Documentos exigidos: 1.1. Requerimento ao Prefeito Municipal. 1.2. Estatutos registrados em Cartório de Registro Público das Pessoas Jurídicas (fotocópia autenticada ou impresso do Diário Oficial). 1.3. Atestado da Diretoria em exercício, semelhante ao da Entidade Filantrópica. 1.4. Número do CNPJ e número do INPS. 5- ADMINISTRAÇÃO DA IGREJA A organização e administração da igreja local deve acompanhar o ritmo de seu desenvolvimento. Como já vimos no organograma apresentado, a igreja, para atender às exigências de seu progresso material e espiritual, organiza-se em departamentos, como: 1) Administração 2) Assistência Social 3) Música 4) Evangelização 5) Missões 6) Educação 7) Comunicação Os aspectos globais de todos esses departamentos e suas respectivas seções, possivelmente não estão abordados aqui, senão os de maior interesse. Vamos, então, analisar o Departamento de Administração, inicialmente. I. DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO 1. Secretária Esta é um órgão de grande importância para o bom funcionamento de uma igreja organizada. PÁGINA 36 Ela poderá fornecer à direção, se bem atualizada nos seus serviços, informações de todas as atividades programadas, bem como atender às mais diversas solicitações. 1.1. Instalações da Secretaria a) Para um perfeito desempenho de suas atividades, deve a Igreja dispor de um local (sala) próprio para a Secretaria, e de fácil acesso aos membros. b) A sala deve ser bastante agradável, gerando boa impressão. c) Geralmente, os ambientes de trabalho devem ser bastante iluminados, para evitar cansaço e sonolência devidos ao esforço provocado pela má iluminação. d) Sempre que possível, deve a sala ter lâmpadas fluorescentes (luz do dia) e as paredes de cor clara, para refletirem maior quantidade de luz. 1.1.1. Mobiliário a) Mesa do Secretário da Diretoria. b) Mesa do(a) Secretário(a), funcionário(a). c) Mesa (caso haja mais de um secretário de expediente). d) Mesa do computador e) Computadores em rede com a Presidência f) Armário para a guarda de todo o material de escritório e livros. g) Arquivos de aço para as fichas dos membros da igreja. h) Maquina de xerox 1.1.2. Material de Escritório a) Papel timbrado (A4 – 210x297; ofício 22x33) b) Papel almaço, blocos, etc. c) Envelopes d) Pastas suspensas e) Fichas f) Grampeador, perfurador, cola, porta-lápis, borracha, elástico, canetas, etc. 1.2. Atribuições do Secretário (Diretoria) É de bom alvitre que o Secretário da Igreja possua habilidade de profissional para o desempenho da função. A Igreja poderá manter uma secretaria capaz, em tempo integral, se o volume de trabalho assim o exigir, uma vez que, geralmente, o secretario, membro da Diretoria, sempre exerce funções ministeriais (e muitas vezes materiais), o que o impede de dar diariamente assistência à Secretária, mas as pessoas designadas para essas atividades estarão sob sua supervisão. Dada a importância da função de secretário, deve ele possuir as seguintes qualificações: 1) Maturidade espiritual 2) Educação exemplar PÁGINA 37 3) Boa caligrafia 4) Boa redação 5) Ser zeloso 6) Se possível, ter disponibilidade de tempo. Variando, de acordo com o Estatuto, as principais atribuições de um Secretário são: a) Lavrar as atas das Assembléias, em livro próprio, assina-las e apresentalas para aprovação nas assembléias seguintes. b) Assinar, com o presidente, os documentos oficiais da Igreja. c) Manter em dia o fichário de membros e todos os serviços afetos à Secretária. d) Confeccionar e expedir toda a correspondência sob sua responsabilidade. e) Manter atualizados todos os dados estatísticos na sua gestão. f) Tratar com urbanidade e amor cristão todas as pessoas que necessitam de seus serviços. h) Cumprir outras providências determinadas pela direção da Igreja. Notas: 1. Dificilmente um secretário lavra as atas no momento em que a Assembléia se realiza, a não ser em Convenções em que as sessões seguintes exigem a leitura da ata da sessão anterior. (Geralmente, as sessões das igrejas são mensais, o que facilita a confecção da ata com maior atenção e cuidado). 2. Apontar, então, os assuntos de maneira clara e objetiva. O trabalho tornase mais fácil quando o secretário recebe a ordem do dia. 3. O lançamento da ata deve ser feito na mesma semana da realização da Assembléia, pois o tempo e as múltiplas ocupações apagam de nossa mente fatos importantes que, no momento da sessão, não foram anotados. 4. Os apontamentos não devem ser feitos num pedaço de papel qualquer, para evitar o perigo de extravio. Um bloco especial é o ideal. Tão logo termine a sessão, deve o bloco ser levado à guarda da secretaria. 5. As dúvidas quanto a decisões tomadas devem ser tiradas no momento, com o pastor da igreja. 1.3. Competência do Secretário(a), Funcionário(a). Quase sempre é do sexo feminino, recebendo da igreja o seu salário e tendo inclusive, sua carteira assinada e todas as suas obrigações sociais satisfeitas (CLT). Cabe-lhe, assim: a) A recepção de todos os membros e visitantes durante o expediente da semana, que tenham algo a tratar. b) A datilografia de toda a correspondência de rotina. c) O atendimento às solicitações da Diretoria. PÁGINA 38 d) A confecção do boletim da Escola Bíblica Dominical e da Igreja. e) As cópias dos documentos a serem encaminhados às Assembléia Geral f) A confecção dos cartões de membros. g) O atendimento telefônico durante o expediente, prestando as informações pertinentes. h) O controle de assentamentos nas fichas dos membros da igreja (mudança, recomendação, exclusão, etc). i) Endereçar e postar cartas impressos e pacotes. j) Consultar listas telefônicas, dicionários, códigos postais, manuais. l) Organizar e consultar arquivos por assunto, data ou ordem. m) Receber, classificar, distribuir e arquivar a correspondência n) Atender a reclamações e pedidos; fazer encomendas. o) Supervisionar e repassar instruções a outros funcionários. p) Acompanhar e verificar o estoque de material. q) Planejar a rotina do escritório. 1.4. Documentos de uma Secretaria 1.4.1. O ROL DE MEMBROS A elaboração do Rol de membros de uma igreja é de grande importância, pois através dele todas as informações serão obtidas prontamente. É ele o registro de todos os membros batizados nas águas. O Rol pode ser de membros: 1) Ativos 2) Inativos Há o rol permanente que revela quantos membros, ao todo, já passaram pela igreja. Nele, são incluídos os nomes de membros por ordem de chegada. Chama-se, também, o livro de registro numérico dos membros da Igreja. Essa numeração deve ser ininterrupta no registro dos nomes, pois nas futuras comemorações poder-se-á verificar quais os membros mais antigos. Nunca se substitui um nome já registrado, somente para aproveitar o número, em caso de morte ou exclusão do rol. O número dado a um membro jamais deve passar a outro. 1.4.1.1. Rol Ativo É o que está em vigor, no momento, com os membros filiados. Ele é de uso exclusivo da Secretaria e da Diretoria, e não é acessível a qualquer pessoa, visto conter informações confidenciais. 1.4.1.2. Rol Inativo ou Passivo É o que registra os nomes dos membros que, por qualquer razão, se afastaram da igreja. Pode conter divisões: PÁGINA 39 1) Excluídos 2) Transferidos 3) Falecidos Para os membros excluídos e transferidos há uma esperança de que retornem à igreja, sendo novamente reintegrados ao Rol Ativo (ao voltarem as fichas são removidas do Passivo para o Ativo, sem a necessidade de registrar novamente a pessoa que volta). Os crentes excluídos não devem ser abandonados totalmente (a menos que assim o desejem) e a igreja deve ajudá-los a solucionar os seus próprios problemas para tornarem ao convívio fraternal. 1.4.1.3. A elaboração do Rol Numérico Começa-se a assentar os nomes mais antigos da igreja, em sua ordem cronológica, podendo, para isto, consultar os registros antigos, como fichas, livros, relações, atas, boletins e informações verbais dos membros da igreja. É preciso cuidado na pesquisa para que o registro seja o mais fiel possível, evitando-se constrangimento. “No caso de haver lacunas, uma alteração possível é a numeração anual. Assim, em cada ano eclesiástico se começa nova numeração, a partir do n.º 1, seguindose uma barra e o respectivo ano (por exemplo, 1/65, 1/70, 1/85. etc.) Quando for completada a pesquisa, é só numerar em ordem cronológica e se terá a ordem completa e atualizada”. A secretária de expediente deve manter atualizado o fichário, incluindo a ficha dos admitidos e retirando a dos excluídos, colocando-as nas respectivas seções do arquivo. Isto ajudará tanto o pastor quanto a Comissão de Visitas. Quanto aos falecidos, a transferência do ativo pode ser feita imediatamente. É necessário observar que muitos candidatos não comparecem ao batismo, e suas fichas, já preenchidas, devem ser arquivadas normalmente sem que esses candidatos sejam membros da igreja. Assim, antes de arquivar a ficha, deve o batizado comparecer à Secretaria para formalizar detalhes de documentação, fazendo-se a respectiva confirmação. A Secretaria pode exigir, também, e imediatamente após o batismo, a lista de chamada dos candidatos, visando separar as fichas dos que não compareceram. Os membros aceitos com cartas de mudança são imediatamente registrados no Rol de membros. Quando a igreja solicita à outra a carta de transferência de determinado membro, este só deve ser registrado após a comunicação recebida. Não havendo resposta, o crente pode ser aceito por aclamação. Já nos casos de reconciliação, o processo é simples, pois basta colocar a respectiva ficha no arquivo ativo. 1.4.2. Livros 1.4.2.1. - O livro de Atas É nas atas que se farão os registros das ocorrências verificadas durante as reuniões, e, por terem valor legal, devem ser redigidas em livros próprios e jamais em folhas avulsas. São, para o futuro, a base supletiva da organização do grupo, pois irão conter a jurisprudência das decisões adotadas pela presidência e pelo grupo, em grau de PÁGINA 40 recurso, nos casos em que os Estatutos e o Regimento Interno sejam lacunosos ou omissos. As atas servem, nestes casos, como suplemento do Regimento Interno. Com a modernização do computador as atas podem ser lavradas em folhas avulsas após aprovado este modelo em assembléia, recebendo uma ordem numérica depois da aprovação. I. Aspectos do livro de Atas: 1. Deve ser registrado no Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas 2. Suas folhas devem ser numeradas e rubricadas (geralmente vem numeradas). 3. Deve conter o Termo de Abertura e Termo de Encerramento. Ex.: Igreja Evangélica... 4. O livro de atas deve ser no tamanho 22x33cm, sendo os textos manuscritos. 5. Nos cultos, faz-se somente um rascunho dos acontecimentos para, mais tarde, consigná-los no livro de Atas. Consideremos os pontos: a) Termo de Abertura Contém este livro (50 ou 100 ou mais) folhas tipograficamente numeradas e por mim rubricadas com a rubrica (constar neste parêntese a rubrica) que uso como 1 o secretário, as quais servirão para o registro das atas das sessões ordinárias (ou extraordinárias) da Igreja Evangélica...., tomando este o n.º 01 (etc). Local e Data Assinatura e carimbo da igreja b) Termo de Encerramento (última página) Repetir o mesmo, alterando somente a expressão “servirão” para “serviram”. II. Devem as atas conter o seguinte roteiro: 1. Cabeçalho 2. Corpo 3. Fecho (encerramento) 1. Cabeçalho a) Constar o número da ata, obrigatoriamente o nome da associação, o local, data e hora da reunião, com a indicação de seu início e seu término, bem como a finalidade da reunião. b) Se a reunião é ordinária ou extraordinária e, neste caso, quem a convocou, esclarecendo-se o indispensável para a sua validade. c) O número de membros presentes para que se constate a verificação do “quorum”. 2. Corpo PÁGINA 41 É o registro dos assuntos, à medida em que vão sendo tratados; devem, ser numerados estes assuntos. As deliberações tomadas em relação a cada um dos itens do temário, a autoria e as propostas devem ser registradas para reconhecimento futuro. Em casos especiais, as propostas são transcritas na íntegra. 3. Encerramento ou Fecho A ata deve ser assinada apenas pelo Secretário, que a lavrou, e pelo Presidente da reunião na qual a ata é aprovada, e o seu fecho habitual é: “Nada mais havendo a tratar, foi encerrada a sessão com orações e graças a Deus, lavrando-se, para constar, a presente ata, que vai assinada p or mim (primeiro, segundo ou “ad hoc”) secretário, e pelo presidente desta igreja. III. Devido à sua importância entre as muitas recomendações existentes, registremos as que se seguem: 1a) A ata deve ser resumida, sem que sua elaboração tenha caráter literário; opiniões ou comentários do Secretário sobre os registros são dispensáveis. Em casos especiais, o Presidente pode autorizar transcrições fundamentais para que fiquem registrados pontos importantes sobre propostas de grande valor. 2a) A ata é impessoal . Expressões como: “O irmão Fulano apresentou brilhante proposta...” devem ser supridas. O correto é: “O irmão Fulano apresentou proposta...”. 3a) Números e datas devem ser escritos por extenso, o mesmo ocorrendo com nomes com siglas. Deve-se grafar, por extenso, os números considerados fundamentais, e repeti-los em algarismos para facilidade da leitura, entre parênteses. 4a) A ata não deve conter espaços vagos, linhas em branco, rasuras ou entrelinhas. Ocorrendo rasuras ou entrelinhas, estas devem ser ressalvadas no fim da ata, com a assinatura do presidente. 5a) Quando ocorrer algum erro, deve o Secretário usar a expressão “digo” e prosseguir a redação. Exemplo: - O senhor presidente chamou, digo, falou sobre o novo plano... Quando, após o fecho da ata, for notado erro de redação, usa-se o resumo: “em tempo”, seguindo-se o que se deseja acrescentar ou retificar. 6a) A aprovação da ata é dada na reunião seguinte, devendo os membros prestarem atenção à sua leitura. Cabendo correções admitidas, devem constar da ata seguinte. Ex.: “Cedida a palavra ao 1 o Secretário foi lida a ata no dia ..., sem emendas (ou com a seguinte emenda: onde se lê..., leia-se...) Após a leitura da ata, o senhor presidente pergunta se há alguma emenda a fazer. Não havendo, ele mesmo a declara aprovada. 7a) Devem constar das atas relatórios dos conselhos e comissões, em resumo, com as respectivas deliberações. Há exceções, quando os relatórios constam na íntegra. 8a) Deve haver dois livros distintos: um para a lavratura das atas, outro para o registro da presença (conforme determinar o Estatuto). 9a) As propostas não aprovadas não necessitam ser registradas em ata, a não ser em casos especiais. PÁGINA 42 Assim, das atas constarão necessariamente: a) A natureza da reunião. b) A hora, dia, mês, ano e local da sua realização. c) O nome de quem a presidiu. d) Os membros presentes e ausentes, com justificativa (em Assembléias Gerais, não). e) O expediente recebido e remetido. f) A síntese das resoluções tomadas. g) O resultado das votações. h) Se solicitado, declaração de voto. i) Qualquer outro fato tratado na reunião. IV. A Linguagem da Ata Ata é, pois, o registro de decisões. “O registro no qual se relata o que se passou numa sessão, convenção, congresso, etc”. É necessário que haja fidelidade no resumo dos assuntos, pois apesar de em alguns casos muito se falar, realmente os fatos e decisões são poucos. O professor Gilberto Maia, falando sobre a linguagem da ata, diz: “O cuidado com a linguagem, se não constitui o ponto principal, é, em ordem decrescente de importância, o segundo colocado”. “Palavras há que escapam ao controle do defensor de uma causa justa ou injusta, as quais nunca teriam sido pronunciadas se o tempo fosse suficiente para a contagem de um a dez. No dia seguinte, tudo serenará, a cabeça esfriará e o ímpeto de ontem cederá lugar ao bom-senso de hoje”. “Além de deixar do lado de fora a aspereza de linguagem, o secretário, se não for taquígrafo, abandonará os adjetivos, os advérbios, que não sejam essenciais; as preposições e as locuções prepositivas, à semelhança do que se faz nos termos dos telegramas”. Essa medida em muito ajudará o secretário a anotar mais rapidamente o que estiver sendo dito para, mais tarde, em sua linguagem concluir a ata. a) Geralmente, as igrejas têm seus cultos de membros às terças-feiras e, algumas delas, fazem atas em todos eles. Todavia, este processo pode ser mudado, lendo-se a ata, apenas, uma vez por mês, em dia estabelecido no Estatuto (primeiro dia do mês ou outro), condensando-se todos os assuntos das quatro semanas. b) Não são todos os cultos ou reuniões em que se registra uma ata. Apenas nos de membros, nas Assembléias Gerais Extraordinárias, na Ordenação de Ministros, na Jubilação de pastor, nas reuniões do ministério ou diretoria. V. Modelo de Ata de Igreja Ata n.º... Aos seis dias do mês de fevereiro de mil novecentos e setenta e nove, reuniram-se os membros da Igreja Evangélica..., em sua sede, na Rua..., nesta cidade; às vinte horas, o irmão presidente, pastor..., declarou aberta a sessão, a fim de tratar de PÁGINA 43 assuntos gerais de competência da igreja e de seus membros. Após os hinos... e a leitura da Palavra de Deus, feita pelo irmão..., foi cedida a palavra ao irmão Secretário... que leu a ata do dia...., aprovada sem emendas (ou com a emenda...) Em seguida, (seguem-se os assuntos enumerados). Nada mais havendo a tratar, foi encerrada a sessão com orações e graças a Deus, lavrando-se, para constar, a presente ata, que vai assinada por mim (primeiro, segundo “ad hoc”) secretário, e pelo presidente desta Ig reja. VI. Ata com implicações legais. Há estatutos cujos artigos exigem uma categoria de atas que são de implicações legais, como: eleição, posse, jubilação e demissão de pastor; aquisição, oneração e alienação de imóveis; eleição e posse da diretoria da Igreja; reforma de estatuto; balanço anual. Registre-se que são atas normais, numeradas na mesma seqüência em que entram as demais. O pastor Falcão Sobrinho observa o seguinte em relação a elas: 1) Se forem realizadas dentro do curso de uma sessão regular deve-se: a) Anotar na ata da sessão regular a interrupção dos trabalhos para a sessão especial e depois seu reinicio. b) Registrar a ata da sessão especial em separado, em seqüência à regular, e com seu próprio número. 2) Depois, no final da ata da sessão especial, deixar doze linhas em branco para uso do cartório (visto que tais atas deverão ser registradas em cartório, logo depois de sua aprovação). Exemplo Ata n.º 02 Aos seis dias do mês de fevereiro de mil novecentos e oitenta e cinco, reuniram-se os membros da Igreja Evangélica..., em sua sede, na..., nesta cidade. As dezenove horas e trinta minutos são interrompidos os trabalhos da sessão regular da igreja e o presidente, pastor..., declara aberta a sessão para a ... (citar o fim para o qual foi convocada: Eleição, posse, reforma de estatuto, etc). Não esquecer de citar a aprovação. Tendo sido a presente sessão convocada exclusivamente para esse fim, o senhor presidente declara o encerramento desta sessão, seguindo-se a sessão regular da igreja. Para que esta tenha validade em todos os seus termos, eu, 1 o secretário, lavrei a presente ata, que vai subscrita por mim e pelo presidente da igreja. (NB-Deixar 12 linhas em branco para uso do cartório). 1.4.2.2. O livro de Presença De acordo com o disposto no Estatuto sobre as Assembléias, que podem ser Ordinárias ou Extraordinárias, deve o secretário observar: 1o) Assembléias Gerais Ordinárias Em geral, são realizadas uma vez por mês, para tratar dos assuntos administrativos da igreja. Para que as decisões tomadas produzam seus efeitos legais, nas atas, a maioria estatutária será comprovada pelas assinaturas no LIVRO DE PRESENÇA DAS ASSEMBLÉIAS GERAIS ORDINÁRIAS. A cada mês, o secretário colocará uma mesa, no “hall” de entrada da igreja, ou outro local apropriado , para que os membros possam assinar o livro de presença. Na folha respectiva, deverá constar um PÁGINA 44 cabeçalho: Assembléia Geral Ordinária do dia ___/____/____,... horas, realizada na ... (igreja ou outro local). Nota. Se, porém o Estatuto dispuser que a maioria, para funcionamento, é a dos presentes, dispensa-se o Livro de Presença. 2o) Assembléias Gerais Extraordinárias As Assembléias Gerais Extraordinárias reúnem-se, comumente, para tratar de assuntos como: a) Eleição, posse e demissão de pastor. b) Aquisição de imóveis. c) Reforma de Estatuto e Regimento Interno. d) Discussão do Balanço Anual. São reuniões, portanto, de convocação específica com seu “quorum” próprio. Estes assuntos são, em geral, da mais alta importância com implicações que envolvem a justiça em geral. Nas Assembléias Ordinárias ou Extraordinárias, deve o presidente ter a pauta dos trabalhos. (Ordem do Dia) para sua orientação: a) Convocação (citar o motivo). b) Instalação dos trabalhos, ou abertura da sessão. c) Leitura, discussão e aprovação da ata da sessão anterior. d) Leitura do expediente. e) Ordem do dia (agenda, roteiro, isto é, contém a disposição dos assuntos a serem tratados na reunião). f) Encerramento da sessão. O livro de Presença não pode ser esquecido, procedendo-se da mesma forma como o das Assembléias Gerais Ordinárias. 3o) Outras Reuniões É comum o registro de assinaturas em livros de presença para reuniões de: a) Diretoria da Igreja b) Ministério ou Presbitério c) Obreiros em Geral d) Sociedade de Senhoras e) Diretoria de Mocidade, etc. 1.4.2.3. - O Livro de Registro de Matrimônio A igreja pode dispor de dois livros para o registro dos matrimônios que efetua: 1o - Um livro onde apenas constar a cerimônia de realização do matrimônio, com o número de ordem, data, nome dos noivos, quem efetuou o casamento e o local. PÁGINA 45 Estes registros auxiliam as informações prestadas ao IBGE, anualmente, bem como para o relatório da Secretaria no fim de cada gestão. 2o - O livro Especial para transcrição de termos de casamento com efeito civil. Cabe à Secretaria providenciar um livro de atas para assentar os termos de casamentos realizados na igreja ou sob sua responsabilidade, com efeitos civis. Este livro pode ter suas páginas impressas, da seguinte forma: A igreja que não desejar imprimir um livro especial, poderá transcrever num livro de atas os dados indicados no modelo e com suas respectivas assinaturas. 1.4.2.4. O livro de Aniversariantes A Secretaria eficiente poderá munir-se de um livro com índice numérico, de 1 a 12, representando, respectivamente, os meses do ano, para o registro dos aniversários dos membros de sua igreja. Sendo o número de membros muito elevado, poderá distribuir por congregação. Num livro geral de 400 folhas, poderão constar os 365 dias do ano, divididos por meses. Isso poderá facilitar ainda mais o controle dos aniversariantes, uma vez que cada folha corresponderá a um dia. Este sistema facilita a ordem cronológica de datas. O livro de índice numérico de 1 a 12 registrará, nos respectivos meses, as datas, fora da ordem cronológica, tendo-se, logicamente, que se agrupar os aniversariantes de cada dia. Isto facilita o controle dos aniversariantes quando se desejar enviar cartões de congratulações ou se fizer menção nos cultos. As igrejas com número pequeno de membros poderão ter apenas um livro, com os detalhes já referidos. 1.4.2.5. O Livro de Registro de Nascimento Este livro, como o de matrimônio, deverá conter o número de ordem, a data do nascimento, nome do pai e da mãe, quem o apresentou ao Senhor e a data da apresentação. 1.4.2.6. O Cartão de Membro Há uma grande variedade de modelos de cartões de membros nas nossas igrejas, porém os dados a serem preenchidos quase nunca variam. O cartão de membro serve como prova de que o membro está em comunhão com a igreja. Algumas igrejas fornecem um comprovante anual, com carteirinha plastificada ou vulcanizada, (tipo cartão de crédito). Outras, deixam retângulos no verso para que, anualmente, sejam carimbados pela Secretaria, revalidando, assim, o cartão. A fim de que o portador disponha de mais um documento de identidade, sempre se deve deixar espaço para a sua assinatura e a do pastor da igreja. Os dados que devem constar de um cartão de membro são os seguintes: 1) Timbre da igreja 2) Registro n.º PÁGINA 46 3) Local para a foto (de preferência) 2x2 4) Nome do membro 5) Filiação 6) Data de nascimento 7) Naturalidade/Nacionalidade 8) Data de Batismo 9) Cargo 10) Membro desde 11) Assinatura do portador 12) Assinatura do presidente 1.4.2.7. Formulários Diversos 1. Ficha de membro 2. Cartão de membro 3. Carta de mudança (ou transferência) 4. Carta de Recomendação 5. Envelopes de Dízimos Os tradicionais envelopes de dízimos são encontrados nas livrarias evangélicas. Há igrejas que, fugindo ao tradicional, imprimem o seu próprio envelope, constando nele: o nome, retângulos com o nome dos meses e local para a quantia e a assinatura do tesoureiro, e um versículo bíblico. 6. Cartão de Decisão 7. Recibos (talões) 8. Ficha de Comissão de Visita Dados da ficha: Frente Nome, endereço completo, visita pedida por; dados pessoais: assinalar quadrículos com X – membro, enfermo, desviado, não convertido, novo convertido, membro de outra religião: Verso 1a visita feita por_______________________data___/____/____ Assinatura:_________________________________________ Resultado:__________________________________________ Não havendo visita: - Não existe a rua indicada - Não existe o número indicado - Não quer receber visita PÁGINA 47 - Endereço incompleto - Encontra-se fraco na fé - Faleceu - Mudou-se para local ignorado - Viajou sem deixar endereço - Desconhecida no local - Casa demolida - Não se obtiveram maiores informações 1.4.3. Correspondência O volume de correspondência de uma secretaria varia de acordo com o tamanho da igreja, seu relacionamento com as demais e, também, o seu envolvimento social. Além das atribuições inerentes, vê-se o Secretário envolvido com uma diversificação muito grande de cartas, ofícios, jornais, folhetos, etc., que, além de ter de dar-lhes destino, precisa deter-se numa classificação nacional e estar pronto para responder ao que lhe couber. Em muitos casos, o próprio pastor é quem cuida do assunto, pois nem sempre o secretário está disponível em tempo integral para o desempenho desta tarefa. Quando, porém, a igreja tem um secretário permanente, isto passa a ser sua rotina de trabalho. 1.4.3.1. A Correspondência Recebida Diariamente devem ser separados todos os periódicos e as cartas: as do pastor lhe serão entregues pessoalmente ou colocadas sobre a sua mesa. Há muitas cartas particulares enviadas para o endereço da igreja, isto porque os membros não tendo facilidade de receber correspondência onde residem, fornecem o endereço da igreja. Esta correspondência deve, então, ficar em local disponível, sem interferir no bom andamento dos trabalhos. Os assuntos que merecem resposta ficam a critério do pastor da igreja. “Folhetos de propaganda podem ser úteis ou não. O secretário eficiente que acompanha o trabalho da igreja, sabe o que é preciso e que poderá ser útil. Alguns desses folhetos devem ser arquivados para consulta no tempo próprio, se puderem ser usados a curto prazo. Outros não interessam à igreja. É preciso discernimento para não se colocar coisa boa no lixo nem guardar o que não serve.” Alguém disse acertadamente que “os documentos escritos são embaixadas da empresa, seção ou pessoa que os emite.” Esses documentos apresentam aspectos diferentes em suas redações, como cartas, ofícios, requerimentos, relatórios, memorandos, certidões, circulares, comunicações internas, contratos, convites, declarações, editais, etc. 1.4.3.2. Classificação da Correspondência 1. O OFÍCIO Embora na função pública seja o mais comum tipo de redação oficial, o encontramos em uso em outras organizações, sindicatos, companhias, igrejas, etc., cuja PÁGINA 48 importância e complexidade de funções exijam contato diuturno com entidades de outras espécies. “Ofício” (do latim “officium” de “ob + facio”) deriva, etimologicamente, de “facere” , significando dever, ofício, obrigação moral, deferência, obséquio. É, na realidade, entre os demais tipos de correspondência oficial, o que possui emprego mais amplo, mais variado. As partes de um ofício são: a) Cabeçalho Também chamado timbre, já vem impresso na parte superior do papel, e abrange o emblema do órgão expedidor e o respectivo nome. b) Epígrafe Também chamado título, escreve-se a três linhas e abaixo do cabeçalho: À esquerda – iniciais da seção emitente e o número do ofício; ou somente a palavra Ofício e o número do documento. Ex.: AD/OF.01/85 Ofício no. 035/86 À direita – Localidade e data, escritas na mesma linha da epígrafe. Abaixo do título, a três linhas, na margem esquerda, usa-se as contrações “DO” e “AO” , assim: Do Senhor Diretor de Publicações da CPAD Ao Senhor Presidente do Conselho de Doutrina da CGADB c) Ementa Geralmente designada pela palavra “ASSUNTO”, colocada logo após a contração “AO”. Quando o assunto já foi anteriormente tratado, ou se faz citação de ofício ou aviso anterior, emprega-se a palavra “Referência”. d) Invocação ou Vocativo Deve ficar na linha de parágrafo, com dois pontos (:) ou vírgula (,) não tem cabimento o ponto final, nem a ausência de pontuação. É a forma de tratamento adequada ao destinatário, e usa-se três linhas abaixo do título. e) Contexto Também a três linhas abaixo da invocação, é dividido em itens numerados, e compõe-se de três elementos essenciais: 1º) Começo No começo há referência ao assunto de modo vago, sem focalizá-lo propriamente. 2º) Contexto propriamente dito, ou exposição PÁGINA 49 Aí se desce ao assunto, dividindo-o ou não em parágrafos, de acordo com a complexidade que apresente. Esses parágrafos só são numerados a partir do segundo; não se numeram o primeiro e o fecho. 3º) Fecho-chavão Pomposo ou simples, também na dependência da importância do destinatário, como fórmula de despedida. f) Assinatura e iniciais do redator e datilógrafo A três ou quatro linhas abaixo do fecho, deve constar o nome do emitente do ofício, datilografado em caixa alta, sem o traço da assinatura. Na margem esquerda, na última linha, colocar as iniciais do redator e do datilógrafo. Ex.: NK/ep g) Endereço protocolar Este endereço protocolar dispensa, em regra, o DO..., AO..., ASSUNTO... virá sempre no final da primeira página. Pode ser a duas linhas abaixo da assinatura, compreendendo a forma de tratamento, o nome do destinatário, o cargo do destinatário e seu endereço. Ex.: Ilmo. Sr. Pr. Nils Taranger Assembléia de Deus de Porto Alegre Rua General Neto, 384 90460 – PORTO ALEGRE – RS Pode, ainda o ofício conter mais um dado, quando outros papéis o acompanham. Trata-se da palavra ANEXO, colocada a duas linhas abaixo da assinatura, seguida de dois pontos, especificando quais os documentos constantes do ofício. h) Continuação Caso o Ofício tenha de continuar em outras folhas, datilografe o título em cada página de continuação, acrescentando um travessão e o número da folha. Ex.: Ofício no. 035/86 – fl. 2 A numeração dos ofícios recomeça anualmente. i) Atualmente, muitas empresas vêm dispensando em sua correspondência a margem feita pela direita, cuidando apenas não dividir as sílabas. Também os parágrafos iniciam imediatamente na margem esquerda. Outras, ainda primam por esse detalhe, isto é, são impecáveis na margem direita. Convém lembrar que qualquer sinal gráfico (ponto, barra, hífen, etc) nunca foi usado para preencher espaço inacabado de margem. Isto é inteiramente dispensável. MODELOS DE OFÍCIO Logotipo Nome da Igreja (Endereço. Telefone, CNPJ, etc.) Iniciais da Igreja PÁGINA 50 Emitente e n.º ofício/ano Do: Cargo do emitente (e Igreja, setor, etc.) Ao: Cargo do destinatário (e Igreja, setor, etc.) Assunto: Resumo do assunto principal Cargo do destinatário O primeiro parágrafo de qualquer tipo de correspondência oficial não é numerado. Fere-se o assunto, em tese. No ofício-resposta resumem-se os pontos vitais do trabalho a que se responde. 2. Este segundo parágrafo passa a ser numerado. Aqui começa o contexto propriamente dito. Entra-se no assunto e dependerá muito da complexidade deste a sua divisão em preliminares, assunto propriamente dito e conclusões. 3. Os parágrafos continuam a ser numerados. Nem sempre depois de ponto final abre-se novo parágrafo. Este só existirá quando se focalize aspecto novo de determinado problema, o que nem sempre é coisa fácil. 4. Deve sempre examinar o candidato se esgotou o assunto. Isto é importante, mas muito mais importante é reler o rascunho, procurando fugir de quaisquer erros: acentos, colocação de pronomes, pontuação, etc. Este último parágrafo não está numerado: é o fecho-chavão. Imprime ênfase à redação e é uma das características da redação oficial. Sua pompa dependerá da importância do destinatário. Nome do emitente Cargo Anexo: (se houver) Iniciais do redator e Do datilógrafo Endereço protocolar. O mesmo do envelope Sempre na primeira página Governo do Estado do Ceará SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO Gabinete do Secretário OF. No. 13/85 Senhor Presidente, Em atendimento à sua solicitação constante do Ofício datado de 06 de novembro de 1984, apraz-me informar a V.Sa. que foi baixado, pelo excelentíssimo Senhor Governador do Estado, o Decreto n.º 17.031, de 10 de janeiro de 1985, que dispensa do “ponto” os servidores estaduais que compareceram a 27 a. Assembléia Geral Ordinária da Convenção Geral das Assembléias de Deus no Brasil. Fortaleza, 23 de janeiro de 1985. PÁGINA 51 Sirvo-me do ensejo para apresentar a V. Sa. protestos de minha elevada estima e consideração. Antonio dos Santos Cavalcante Secretário de Administração Ilmo. Sr. Pr. Manoel Ferreira D.D Presidente da Mesa Diretora End. Estrada Vicente de Carvalho, 1083 CEP 21.210 – RIO DE JANEIRO, RJ Com o intuito de mais facilitar os primeiros trabalhos, damos a seguir alguns elementos que poderão ajudar sobremodo a redação daqueles que iniciam a árdua tarefa: Começos de Ofícios - Vimos solicitar desse Departamento as providências necessárias no sentido de ser adquirido para esta Divisão um aparelho “Dito”, necessário para a reprodução de cópias de vários trabalhos. - Cabe-nos informar a V.Sa. que... - Solicitamos a V.S.ª seja concedida a dois membros desta Secretaria-Geral permissão para que possam adiar, para o dia primeiro de fevereiro vindouro, as férias regulamentares a que tem direito, cujo início estava marcado anteriormente para o dia 10 do corrente. - Esta Igreja tem a honra de comunicar a V.S.ª que - Solicitamos a V.S.ª a necessária autorização para adiar o início dos festejos de aniversário da congregação de..., pelos motivos que passamos a expor: - Encarecemos a V.Sa. sejam adiadas as férias de X e Y, funcionários deste Serviço, face à imperiosa necessidade do serviço. - Cumpre a esta Diretoria informar a V.Sa. que... - Valemo-nos do presente para encaminhar a V.Sa. vários processos, cujo assunto se relaciona intimamente com os altos interesses dessa Convenção. - Temos a honra (a satisfação) de comunicar a V.Sa. terem sido ultimados... - Levamos ao conhecimento de V.Sa. que... - Solicito-vos providenciar no sentido de... - Tendo em vista a admissão, neste Departamento, de funcionários, vimos, com o presente, encarecer (solicitar, pedir, informar, etc). a V.Sa... - Servimo-nos do presente para encaminhar (solicitar, encarecer, informar, etc). a V.Sa... PÁGINA 52 - Pedimos a V.S.ª sejam adquiridas para esta Secretaria duas máquinas de escrever... - Em atenção ao pedido formulado pelo Pr. X..., desta Seção, vimos encarecer a esse Departamento a conveniência de... - Encaminhamos a esse Departamento cópias dos trabalhos... - Apraz-nos comunicar a V.Sa. que... - É-nos grato comunicar a V.Sa. ter (em) sido... - Encarecemos a V.Sa. a gentileza de suas providências no sentido de... - Tendo em vista os pedidos formulados pelos irmãos X e Y, dessa Igreja, encarecemos a V.Sa. a necessidade de... Ofício-Resposta No Ofício-Resposta, habitualmente, o começo vem a ser o resumo do assunto formulado no ofício a que se responde, com dados minuciosos que precisam o documento, como abaixo: Alguns Modelos - Estamos respondendo ao ofício n.º..., de 6.2.87, dessa Igreja, em que V. S.ª solicita a esta Convenção sejam feitas relações dos pastores que, no mês de janeiro p.p., completaram 30 anos de ministério. - Confirmando o teor de nosso ofício n.º..., informamos que... - Apraz-nos acusar o recebimento de seu convite, para participarmos da 1 a Confraternização de Jovens da Região Oeste, na data de..., o que muito nos honrará. - Com referência aos dizeres de nosso ofício n.º..., de tanto, vimos, com o presente, ratificar os seus termos, encarecendo a V.Sa. se digne insistir junto ao encarregado do Serviço de Publicações, no sentido de serem ultimados os folhetos ali mencionados. - Em resposta ao ofício de V.Sa., temos a satisfação de informa-lo de que... - Reportando-nos ao nosso ofício n.º..., temos a honra de comunicar a V.Sa. que,... Contexto Propriamente dito Aqui e, então, o assunto focalizado, devendo o candidato demonstrar tudo o que sabe, pois discorrerá sobre o assunto sem maior ajuda. Já se torna difícil a apresentação de modelos, pois dependerá quase de cada assunto, de cada circunstância. Pode-se lembrar que há tendência para o seguinte linguajar: - Cumpre-nos, de início, afirmar (informar, comunicar, insistir, mencionar, etc). que... - Com relação (referência) ao assunto, este Departamento informa (tem a satisfação de confirmar, de contestar, etc) que... - Esclarecemos a respeito que... - Em atenção ao assunto, cumpre a esta Diretoria informar que... - Na oportunidade, devemos dizer, inicialmente, que... PÁGINA 53 NOTA: É mais comum entrar, sem rodeios, no assunto. Alguns fechos de ofícios Damos a seguir alguns fechos memorizados, que serão suficientes para que se termine bem qualquer tipo de correspondência oficial, se não se quiser apegar-se aos muitos fechos encontrados em portaria do Ministério da Justiça, transcrita na íntegra nesta súmula: - Aproveitamos a oportunidade para apresentar a Vossa Excelência os protestos de nosso mais profundo respeito. - Aproveitamos a oportunidade para apresentar (renovar) a V. Excia. os protestos de nossa alta estima e distinta consideração. - Sirvo-me do ensejo para apresentar a V.Sa. os protestos de elevada estima e consideração. - Serve-me o ensejo para apresentar-lhe minhas atenciosas saudações. - Saudações. Atenciosamente. Cordiais Saudações. Formas de Tratamento Quando redigimos um texto, dirigimo-nos sempre a alguém que ocupa alguma posição na hierarquia social. Cada uma das formas que serão apresentadas a seguir pode ser usada de maneira direta, com o pronome “Vossa” (Vossa Excelência), ou indireta, quando o emissor faz referência a uma terceira pessoa (Sua Excelência). 1. Vossa Excelência É reservada essa forma para as altas autoridades, como: Presidente da República; Vice-Presidente da República; ministros; membros do Poder Legislativo, nos níveis federal e estadual: deputados, senadores, Presidente do Congresso, da Câmara ou do Senado; membros do Poder Judiciário (juízes); governadores prefeitos das capitais; membros do corpo diplomático (cônsules, embaixadores, chefes de delegações nacionais ou estrangeiras); procuradores gerais; secretários de Estado; generais das Forças Armadas, etc. 2. Vossa Reverendíssima Usada no trato com altos membros do clero. 3. Vossa Meritíssima Usada para juízes. Na linguagem oral, emprega-se também a forma “Meritíssimo”. Ficando subentendido o complemento: “Senhor Juiz”. 4. Vossa Magnificência Empregada para reitores de universidades. 5. Vossa Senhoria Este tratamento é empregado para os casos não enquadrados nos itens anteriores. 6. Senhor/Senhora Menos formal que Vossa Senhoria. 7. Você PÁGINA 54 Tratamento informal, e pessoal. Hoje em dia vem substituindo as formas Vossa Senhoria e Senhor. Observações 1) É um grave erro fazer o verbo concordar com o pronome “Vós” só porque a forma do tratamento começa com a palavra “Vossa”. Nunca se diz: “Vossa Senhoria direis”. O certo é: “Vossa Senhoria dirá”. 2) As formas de tratamento não precisam ser repetidas, pois podem ser substituídas por pronomes oblíquos, como o, a, os, as, lhe, lhes, se, si, consigo ou possessivos seu, sua, seus, suas. 3) Nos casos que indicam grau acadêmico, os termos devem ser escritos em minúsculas, como: doutor, engenheiro, juiz, professor, tenente, deputado, gerente, etc. 4) O uso das palavras “Cordialmente” e “Atenciosamente” obedece: - “Cordialmente” – quando a pessoa que assina a carta tem como destinatário alguém de cargo paralelo ou inferior. - “Atenciosamente” – quando o emissor é de cargo inferior ao do destinatário. 2. CARTAS 2.1. Definição Carta é “uma conversa longa entre pessoas ausentes; porém uma conversa escrita”. As cartas em geral são de: 2.1.1. Cortesia São as que exigem cuidados e arte, e os seus assuntos são variados como: de pedido, de promessa, de apresentação, etc. 2.1.2. Amizade Nesse tipo de carta, a pena pode correr com liberdade e alongar-se em afetos. 2.1.3. Negócio Têm estas caráter particular, exigindo clareza e brevidade. 2.2. Apresentação 2.2.1. Tamanho do papel O uso do papel tamanho ofício (22x33cm) cede lugar ao tamanho universal, isto e, 210x297mm, tamanho chamado A-4. 2.2.2. Qualidade do papel Varia de acordo com a organização, e tem sido uma preocupação constante das firmas comerciais, por se tratar do “cartão de visitas”, pois ela reflete “quem somos”, “a quem dirigimos” e “qual o objeto de que nos queremos ocupar”. PÁGINA 55 2.2.3. Formas de apresentação 2.2.3.1. Margem a) Esquerda Iniciada a 10 ou 15 toques datilográficos, pois será a parte perfurada para arquivar. b) Direita De 2cm a menos c) Cima De 3 a 4cm d) Inferior Aproximadamente 2,5cm 2.2.3.2. A datilografia ou digitação deve ser limpa e correta. 2.2.3.3. O uso de instrumentos de correção adequados, como lápis, borracha, toque mágico e outros, produzirá boa apresentação do trabalho. 2.2.3.4. O espaço mais usado é o dois (2) da máquina de escrever ou 3 do computador sistema word, o que facilita a leitura. 2.2.3.5. A margem direita de cada parágrafo deve ser uniforme, com separação de sílabas margeadas, evitando-se a tradicional barra (/) para completar o espaço de palavra que não atinge a margem ideal. 2.2.4. Partes da carta 1a) Cabeçalho 2a) Texto 3a) Fecho 1a) Cabeçalho Inclui: sigla do emitente, data e local, identificação do destinatário, referência. 2a) Texto Trata-se do corpo da carta, podendo ser dividido em parágrafos. 3a) Fecho Usa-se a fórmula simples de saudação. Quando nos dirigimos a alguém de cargo igual ou inferior ao nosso, a Expressão mais freqüente é CORDIALMENTE. ATENCIOSAMENTE usa-se quando o destinatário ocupa cargo superior. Assinatura. Pósescrito. Anexos. Cópia. Abreviaturas do redator e do datilógrafo. 3. CIRCULARES 3.1. Definição É o documento que tem por objetivo transmitir determinações de ordem superior, e que não pressupõe resposta. 3.1.1. Circular Interna PÁGINA 56 É aquela expedida por superior que veicula ordem imediatamente a seus subordinados. 3.1.2. Circular Externa É aquela dirigida a um universo maior de pessoas como, por exemplo, os membros da igreja, os ministros de uma Convenção, etc. 3.2. Partes da Circular 1a Timbre 2a Título 3a Data 4a Ementa 5a Invocação 6a Texto, composto de : a) Exposição; b)Fecho; c) Apelo; 3.3. Modelo de Circular TIMBRE Rio de Janeiro, RJ, 08 de Novembro de 1982 MD/CR. 08/82 Ementa: Convocação (faz) Prezado pastor Por determinação do Sr. Presidente da Convenção Geral das Assembléias de Deus no Brasil, Pr. José Pimentel de Carvalho, ficam os senhores componentes de Diretoria convocados para a reunião marcada para o próximo dia 17 do corrente, às 09,00 horas, na sede na Convenção Geral, na Estrada Vicente de Carvalho, 1083 – Rio de Janeiro – RJ Sendo esta a última reunião da Mesa Diretora, a ser realizada em sua sede, o Sr. Presidente encarece a presença de todos os Diretores, inclusive para a provável extensão desta reunião até o dia 18, se necessário. Atenciosamente Pr. Gilberto Gonçalves Malafaia 1o Secretário 4. COMUNICAÇÃO INTERNA (CI) 4.1. Definição É o documento emitido por funcionário graduado endereçado a um superior, subordinado ou de nível equivalente, contendo informações sobre o andamento do trabalho. Destina-se a uma pessoa apenas. 4.2. Partes da CI 4.2.1. Nome CI impresso ou não no papel. d) Impulso PÁGINA 57 4.2.2. Número seqüencial, seguido de barra que separa o número do ano. 4.2.3. Data, alinhada à direita. 4.2.4. De: nome do emissor, seguido da Seção em que trabalha. 4.2.5. Para: refere-se à pessoa que vai receber a CI, podendo ter o nome da Seção onde trabalha. 4.2.6. C/C (com conhecimento), pessoa que deve receber cópia do documento. 4.2.7. Referência ou Assunto: Resumo do assunto objeto da CI. 4.2.8. Texto. Refere-se à exposição do assunto, que deve ser breve e preciso. 4.2.9. Fecho. Restringe-se a “Respeitosamente” ou “Atenciosamente”. 4.2.10. Iniciais de quem datilografou a CI. 4.3. Modelo de Comunicação Interna TIMBRE CI Nº 006/85 Data: 22/01/85 Do: Diretor Executivo da CPAD Para: Todas as Diretorias C/C – DRH. Assunto: admissão e demissão de funcionários Em cumprimento ao que determina o Estatuto da CPAD, encaminho a V.Sas. cópias do formulário que deverá ser preenchido e encaminhado à Diretoria Executiva, sempre que se justifique a admissão ou demissão de funcionários na CPAD, para o devido exame e decisão. Atenciosamente, CUSTÓDIO RANGEL PIRES Diretor Executivo De acordo EM/ics 5. CURRICULUM VITAE (currículo) 5.1. Definição “Curriculum Vitae” significa em latim “carreira da vida”, e fornece informações de forma sucinta sobre a vida de uma pessoa que se candidata a um emprego. 5.2. Partes do Currículo 5.2.1. Identificação PÁGINA 58 Constar: nome, nacionalidade, condição civil, data de nascimento, local de nascimento, filiação, profissão. 5.2.2. Formação escolar Descrever os cursos realizados pelo candidato, em forma de itens ou seguidamente, desde o 1o grau até o superior e extracurriculares. 5.2.3. Experiência profissional Fazer constar sua atuação profissional, em blocos, constando o período completo da permanência na função. 5.2.4. Atividades Eclesiásticas Constar as atividades de maior importância assumidas dentro da denominação, com os respectivos períodos. 5.2.5. Localidade e data 5.3. Modelo de Currículo CURRICULUM VITAE 1.IDENTIFICAÇÃO José da Silva, brasileiro, casado, nascido em 29.03.36, no Estado de Goiás, filho de Manoel da Silva e Amélia Eleutéria da Silva, ADVOGADO registrado no OAB GO sob o nº .... 2. FORMAÇÃO ESCOLAR 2.1. Primário – Colégio 2.2. Ginasial – Colégio 2.3. Secundário – Escola 2.4. Superior – Faculdade 2.5. Curso Mestrado 2.6....... 3. EXPERIÊNCIA PROFISSIONAL 3.1. Assistência Comercial da Divisão de Materiais do Ministério dos Transportes (local). Atividades: elaboração, julgamento e processamento de cotações, tomadas de preços, concorrências públicas e administrativas, quadros demonstrativos, controle de importações (1957-1960). 3.2. A seguir, suas atividades, obedecendo ao critério acima. 4. ATIVIDADES ECLESIÁSTICAS 4.1. Convertido em ___/___/___, na Igreja ...; batizado em águas em ___/___/___. 4.2. Eleito 1o Secretário da Igreja ... (1960-1965). Eleito Presidente da Mocidade (___/___/___). Diácono em ___/___/___, etc. 4.3. Curso Teológico (seriado ou por correspondência, incluindo o nome) PÁGINA 59 4.4. Presidente... 5. LOCALIDADE E DATA observações 1) A parte eclesiástica deve ser em folha separada e não ser apresentada quando se pretender concorrer a cargo em empresa pública ou privada. 2) Viagens poderão ser incluídas nas atividades eclesiásticas, participações em Seminários, Conferências, Congressos, Nacionais e Internacionais. (Em geral, as papelarias vendem modelos impressos de Curriculum Vitae). 6. DECLARAÇÃO 6.1. Definição A declaração “é a afirmação da existência ou não de uma si tuação de fato ou de direito”, com valor jurídico e sujeita a sanções previstas em lei. 6.2. Partes da Declaração 6.2.1. Título Escreve-se a palavra “DECLARAÇÃO” com letras maiúsculas, no centro da folha de papel, acima. 6.2.2. Texto Em poucas linhas, disserta-se a finalidade que o declarante pretende dar à declaração. Quando não se deseja especificar a finalidade, pode-se valer de uma forma muito usada, como “Para os devidos fins”. 6.2.3. Local e data 6.2.4. Assinatura Vem aposta sobre o nome escrito. 6.3. Modelo de Declaração DECLARAÇÃO Declaro, para os devidos fins, que o Dr. WALTAIR BARRETO, brasileiro, solteiro, é aluno do Instituto Bíblico Monte Sião, registrado sob o número 0186, cursando, atualmente, o primeiro semestre do 3o ano do Curso Graduado em Teologia, nada havendo que desabone a sua conduta. Rio de Janeiro, RJ, 08 de abril de 1986. Diretor 7. EDITAL 7.1. Definição Trata-se de um “documento expedido por órgão ou empresa privada com o objetivo de difundir uma informação, aviso ou convocação”. Tem por objetivo dar informações acerca da abertura de concorrência para fornecimento de material, prestação de serviço, matrícula em estabelecimento de ensino, concurso para preenchimento de cargo, etc. PÁGINA 60 Deve ser afixado em local apropriado ou divulgado pela imprensa e deve especificar todas as condições exigidas para o preenchimento das formalidades legais. 7.2. Partes do Edital 7.2.1. Timbre É o que já vem impresso no alto da página da instituição expedidora. 7.2.2. Título Escreve-se a palavra “EDITAL” em letras maiúsculas, no alto da página, ao centro, mais ou menos a três linhas abaixo do timbre. Quando o edital tem número seqüencial, este acompanha a palavra. 7.2.3. Ementa É o assunto do documento que pode ser escrito em letras maiúsculas abaixo do título. 7.2.4. Texto Compõe-se da exposição do assunto em pauta, por meio de parágrafos ou itens. 7.2.5. Localidade e data Escrever a duas linhas abaixo do texto, à direita. 7.2.6. Assinatura Constar a assinatura seguida de seu cargo, abaixo da localidade, a duas ou três linhas. Pode acompanhar o visto de um Funcionário hierarquicamente superior ao que assinou o documento. 7.3. Modelo de Edital Policlínica Geral do Rio de Janeiro EDITAL Nº 284/85 CONCURSO PARA INSPETOR DE ENSINO Por ordem do Senhor Reitor da Universidade de Apicuns, faço público, para conhecimento dos interessados, que no dia 23 de janeiro de 1986 serão iniciadas as provas de seleção de 40 inspetores de ensino desta Universidade. Os candidatos devem se apresentar no auditório da Faculdade de Direito, munidos do cartão de inscrição, às 8:00h, para prestarem exames. Os resultados serão publicados no Diário Oficial e na Imprensa Local. Apicuns, 20 de dezembro de 1984 UMBERTO HASSA Diretor da Faculdade de Direito 8. MEMORANDO 8.1. Definição PÁGINA 61 É um documento interno e externo, e emitido pelos órgãos do serviço público. 8.2. Partes do Memorando 8.2.1. Timbre Nome do órgão impresso na página do expedidor. 8.2.2. Número À esquerda, três linhas abaixo do timbre, acompanhado da codificação usada. 8.2.3. Localidade e data Na mesma linha do código, à direita. 8.2.4. Ementa Duas linhas abaixo da localidade e data, especificar o assunto tratado. 8.2.5. Título e destinatário Também duas ou três linhas abaixo da ementa, escreve-se à esquerda, a palavra MEMORANDO, seguida da preposição “para” e o cargo do destinatário. 8.2.6. Texto Mais ou menos a cinco linhas abaixo do título, explicita-se o assunto referido na ementa, acompanhando um parágrafo com o fecho. 8.2.7. Assinatura Aproximadamente a três linhas abaixo do fecho, constar o nome do emitente com as iniciais maiúsculas. 8.3. Modelo de Memorando Igreja Evangélica Departamento de Obras DO/350/86 Rio de Janeiro, RJ, 05 de novembro de 1986 Ementa: Projeto nº 854/84 MEMORANDO para o Sr. Administrador Regional Comunicamos a V.Sa que as obras do Projeto acima referido terão seu início a partir do dia 18 de março próximo vindouro. Solicitamos tomar as necessárias providências com a maior brevidade possível. Grato Armando Villas ENGENHEIRO-CHEFE 9. PROCURAÇÃO 9.1. Definição PÁGINA 62 É o documento que uma pessoa tem o direito legal de conceder a outra de confiança, para agir em seu nome. 9.2. Partes da Procuração 9.2.1. Título Centralizar a palavra PROCURAÇÃO na folha a três linhas ou mais abaixo da parte superior do papel. 9.2.2. Texto A mais ou menos cinco linhas abaixo do título, iniciar o texto, englobando três itens necessários: 1o) Dados do mandante 2o) Dados do procurador 3o) Definição dos poderes 9.2.3. Local e data Escrever abaixo, três linhas do texto, em ponto parágrafo, por extenso. 9.2.4. Assinatura A três linhas abaixo do local. 9.2.5. Testemunhas À esquerda do papel, constar o nome, endereço e identidade. 9.3. Modelo de Procuração PROCURAÇÃO FULANO DE TAL, brasileiro, casado, funcionário público, portador da identidade nº ..., residente e domiciliado na Rua ............., nº..., no bairro ..............., na cidade de ......, Estado ...., nomeia e constitui seu bastante procurador (sicrano), solteiro (ou casado), (profissão), identidade nº ...., (origem), CPF nº........., residente e domiciliado na Rua ....., bairro ......, na cidade de ....., Estado ......, para o fim especial de ........ (definir os poderes). Local, _____de _________________de 19______ (Assinatura) Testemunhas: 1) Nome: Endereço: Identidade: 2) Nome: Endereço: Identidade: PÁGINA 63 10. RELATÓRIO 10.1. Definição “É o papel pelo qual um funcionário dá conta de sua atividade em função permanente ou missão extraordinária. Pode consistir em serviço de chefia, exames e pesquisas habituais, inquéritos ou investigações especiais, estado ou condição do serviço por ocasião de posse, etc”. Assim é que, o Relatório, traz conclusões a respeito de determinados assuntos. Decorrem desta noção dois tipos importantes de relatório: 10.1.1. Periódicos Os que são feitos em determinados períodos ou épocas, por forças de determinação legal, regulamento ou prazo; e 10.1.2. Eventuais Os que são elaborados em virtude de designação especial. 10.2. Partes do Relatório 10.2.1. Título Constitui-se da palavra Relatório seguida da especificação, tudo em letras maiúsculas. 10.2.2. Apresentação Compreende quatro itens, em linhas diferentes: 1o) lugar e data 2o) autor(es) do relatório (nome e função) 3o) destinatário 4o) assunto (resumo do conteúdo) Exemplo: RELATÓRIO DE INSPEÇÃO TÉCNICA Manaus, AM, 20 de maio de 1985 De:_____________________________________ Para:____________________________________ Assunto: __________________________________ Cargo do destinatário: Texto Fecho Assinatura 10.2.3. Texto É a exposição propriamente dita, não sendo necessário numerar o primeiro parágrafo. Fazer referência à ordem seqüencial da missão desempenhada. 10.2.4. Fecho PÁGINA 64 É a assinatura do(s) autor(es) do relatório. 10.2.5. Anexos Se houver, são os documentos em que se baseiam os itens do texto. 10.3. Modelos de Relatório. 10.3.1. Modelo I Emblema da República NOME DO MINISTÉRIO Nome do Departamento TÍTULO (a palavra Relatório) ou TÍTULO-EMENTA (a palavra Relatório com um adendo: Relatório sobre atividades tais e tais). Neste primeiro parágrafo, é obrigatório uma referência à ordem recebida para as averiguações que se passam a relatar. Também não é numerado. É o tipo do parágrafo que o candidato deverá ter bem assimilado. 2. Como no ofício, começa aqui a numeração dos parágrafos, pois começa o assunto ou contexto propriamente dito. 3. Principalmente no relatório, o contexto propriamente dito é dividido em três partes, quando se trata de assunto de grande complexidade: a) A coleta de dados, os exames, as averiguações, a iniciação, etc. b) O confronto dos elementos, o estudo dos dados colhidos, a dissecação de material bruto reunido. c) As condições que, em regra, devem ser apresentadas, ainda que condicionadas a julgamento final dos superiores. 4. Como se verifica, a estruturação do relatório é mais complexa, mais ampla, vindo a ser, no final, um ofício mais complicado. 5. É comum encontrar-se depois da conclusão, uma frase de agradecimento à deferência pela honrosa e trabalhosa missão de relatar, que é sempre demonstração de inequívoca confiança. Observe que este parágrafo volta a não ser numerado. É o fecho-chavão que persiste no relatório, nos moldes do que se vê no ofício. Observe, ainda, que virá logo depois a data e a assinatura ou assinaturas. Data Assinatura 10.3.2. Modelo II (Cabeçalho) RELATÓRIO PÁGINA 65 Sr. Diretor: Tendo sido designado para apurar a denúncia de irregularidades ocorridas no Departamento de Correios, submeto à apreciação de V.Sa., para os devidos fins, o relatório das diligências que, nesse sentido, efetuei. 2. Em..., dirigi-me ao Chefe da Seção “A” para inquirir os funcionários X e Y, acusados pelo extravio de valores endereçados à firma S & L, desta praça. 3. Ambos negaram a autoria da violação da mala de correspondência, conforme os termos constantes das declarações anexas. 4. No inquérito a que se procedeu ressalta a culpabilidade do funcionário X, sobre quem recaem as mais fortes acusações. 5. O segundo, apesar de não se poder considerar mancomunado com o primeiro, tem parcela de responsabilidade, pois agiu por omissão, sendo negligente no exercício de suas funções. Como chefe de turma, devia estar presente, na ocasião da abertura da mala em apreço – o que não ocorreu, conforme depoimento de fls... 6. Do exposto, conclui-se que somente inquérito policial poderá esclarecer o crime perpetrado com a violação da mala de correspondência na Seção “A”. 7. Impõe-se instauração imediata de processo administrativo. É o que me cumpre levar ao conhecimento de V.Sa. Aproveito a oportunidade para apresentar-lhe protestos de minha distinta consideração. Data Assinatura 11. REQUERIMENTO 11.1. Definição É o documento usado para formalizar um pedido a uma autoridade. “Os pedidos feitos por requerimento devem ter ou pressupor amparo legal. Quando a solicitação não é um direito (e seu atendimento depende do arbítrio de uma autoridade), deve ser feita por meio de uma petição, que segue o mesmo modelo do requerimento e é freqüentemente considerada sinônimo deste”. O papel em que normalmente se redige o requerimento é o tipo almaço: sem pauta (quando datilografado), e com pauta (se manuscrito). À esquerda, deixa-se uma margem de 5cm, e, à direita, de 1cm, aproximadamente. O parágrafo pode ter 2,5 a 4cm, ou 10 a 15 espaços de máquina. 11.2. Partes do requerimento 11.2.1. Título A palavra REQUERIMENTO, escrita no alto e ao centro do papel. 11.2.2. Destinatário/Vocativo É o título funcional da pessoa a quem se faz o pedido, dispensando-se o nome próprio personativo. PÁGINA 66 11.2.3. Texto Compõe-se de duas partes: 1a) Preâmbulo Constituído da identificação do requerente, completa. 2a) Contexto É o que se requer em exposição sucinta do pedido. Pode-se incluir aqui a justificativa e amparo legal, isto é, o fato ou a circunstância que justifica o pedido, incluindo referência a documentos comprobatórios. 11.2.4. Fecho Pode ser reduzido à expressão: Nestes termos, Pede deferimento. 11.2.5. Data Na mesma altura dos parágrafos 11.2.6. Assinatura Abaixo da data. O nome pode vir datilografado ou não, uma vez que já consta no começo do texto. Quando não constar no início, datilografa-se o nome, mormente quando a assinatura não é compreensível. Observações: 1a) Quem firma o requerimento pode chamar-se, no texto, de: a) abaixo assinado b) requerente c) signatário 2a) Ao vocativo iniciado por a) Excelentíssimo – corresponde a expressão Vossa Excelência (V. Exa). Quando se referir ao Presidente da República, ou juizes, será sempre por extenso. b) Ilustríssimo – a expressão será Vossa Senhoria (V. Sa.) 3a) A expressão abaixo assinado concorda sempre com o gênero e o número de quem assina. Ex.: Maria José, abaixo assinada. João José, abaixo assinado. 4a) O requerente aparece sempre como terceira pessoa: “O abaixo assinado”, “o requerente”. Assim sendo, o verbo que se lhe refere, o possessivo e o pronome devem estar nessa mesma pessoa; requer, solicita, etc. 11.3. Modelo de Requerimento Ao Exmº Sr. Prefeito da Cidade do Rio de Janeiro Vimos por meio desta requerer junto a essa Prefeitura, Isenção do Imposto Predial – Territorial Urbano e Taxas a que faz jus a CASA PUBLICADORA DAS ASSEMBLÉIAS DE DEUS, sob sigla CPAD, fundada em 13 de março de 1940, com Registro no 3o Ofício de Registro de Títulos e Documentos em 18 de junho de 1940, sob o PÁGINA 67 nº 855, publicado no D.O. 138 DE 17.06.1940, Instituição de Ordem Regiliosa Mantenedora de Editora Gráfica Impressora, situada na Av. Vicente de Carvalho, 1083, Lote 11 do PA20859, inscrita sob o nº 0257349-1, com código de logradouro 04260-6 e Imóvel alugado a NEOMETAIS COMÉRCIO DE METAIS LTDA, situada na Avenida Vicente de Carvalho, 1.121, inscrita sob o nº 0257346-7, com código de logradouro nº 04260-6. A presente se justifica conforme emenda na Seção II, Art. 61, Parágrafo XV, que consta no DCM de 13.12.84, suplemento 200, pág. 9. E por ser Entidade sem fins lucrativos, com fins puramente Humanitários e Religiosos, conforme consta nos Registros acima citados, Nestes termos Espera deferimento. Rio de Janeiro, 17 de março de 1986 Pr. Eude Martins da Silva Diretor de administração 12. TELEGRAMA 12.1. Definição O telegrama é um dos meios de comunicação que torna possível o envio de mensagens escritas por processo mais rápido que o convencional. 12.2. Apresentação Os telegramas têm impresso próprio distribuído pela ECT – Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos. A ECT facilita aos usuários o envio de telegramas por telefone, por meio do sistema “telegrama fonado”, o que dispensa o impresso. Algumas empresas dispõem de transmissão/recepção de mensagens telegráficas. “telex”, que são máquinas de Atualmente, cada palavra de até 10 letras, tem um custo, incluindo a indicação do destinatário e do texto, sendo as mais longas equivalentes a duas taxas. 12.3. Características Em papel próprio, deve ser escrito em letras maiúsculas, observando-se que o emprego de sinais gráficos são dispensados (acento, ponto, parênteses, etc.). “Para evitar que sejam confundidas com outras palavras que possuem acento agudo na última sílaba, são acrescidas da letra H: EH (é) para se diferençar de E (e); PAGARAH (pagará) para se diferençar de PAGARA (pagara), etc. É costume acrescentar um “T” à conjugação “e” (ET) para evitar confusão com a forma verbal “é”. O til pode ser substituído pela letra N, colocada após a vogal que possui esse assento: CANAAN. 12.4. Pontuação As abreviaturas usuais em telegramas: PÁGINA 68 ABRASPAS (Abrir aspas) BIPTS (dois pontos) EXCL (exclamação) ET (e) FECHASPAS (fechar aspas) INT (interrogação) PTVG (ponto e vírgula) PT (ponto final) RESEU (recebi seu telegrama) SDS (saudações) 12.5. Partes do Telegrama 12.5.1. Destinatário Constar o nome e endereço completo 12.5.2. Texto Objetivo e bem resumido, sem deformar o sentido. Quando da confecção de um telegrama, observar o seguinte: a) Aglutinação de palavras - as separadas por hífen: Informando-nos, cabe-nos, etc. (isto evita o pagamento de duas taxas). - Juntando palavras: Av. Coronel Dias 575 (4 taxas) para AVCELDIAS 575 (2 taxas). Formas de tratamento: ) em vez de Vossa Excelência (2 taxas). VOSSENCIA (1 taxa Obs. Palavras aglutinadas com mais de dez letras pagam 2 taxas. - Não se separam sílabas no final da linha do telegrama. b) Partículas Evitar artigos, preposições, conjunções, para evitar pagamento de taxas desnecessárias. c) Sinônimos Deve-se buscar linguagem sinônima, evitando-se palavras longas. d) Evitar o uso da palavra não, Ex.: NÀO HAH INFORMAÇÕES para FALTAM DADOS. e) Numerais - A data: 18/7/84 ( 3 taxas) para 18784 (1 taxa) - VINTE E OITO (3 taxas) para VINTEOITO (1 taxa) f) Usar as abreviaturas de pontuação PÁGINA 69 12.5.3.Remetente Consta da parte inferior do formulário próprio, e não está incluso no preço do telegrama, não sendo, portanto, preciso abreviar as informações (nome, endereço, telefone). 1.4.3.3. Codificação da correspondência Toda correspondência deve ser codificada, para fins de referência. A Secretaria deve estabelecer uma sigla para a instituição, que será a parte fixa da codificação, enquanto a parte variável será sempre em função do tipo de correspondência a ser expedida. Igreja Evangélica Assembléia de Deus de Chapecó poderá ter por sigla “ADC”, isto é, “A”, de Assembléia; “D”, de Deus e “C”, de Chapecó = ADC, ou Igreja Batista da Gávea =IBG/, etc. A esta sigla, segue uma barra (/), sendo complementada pela codificação da correspondência, ponto, barra e o ano de emissão. As abreviaturas devem ter apenas duas letras, como em CARTA: CT; OFÍCIO: OF, etc. Dessa forma, uma codificação completa de uma carta emitida, ficaria assim: ADC/CT.01/86 Damos, a seguir, uma relação de correspondências com suas respectivas abreviaturas: 01. CARTA....................................................................CT 02. CIRCULAR..............................................................CR 03. CIRCULAR INTERNA.............................................CI 04. EDITAL....................................................................ED 05. OFÍCIO....................................................................OF 06. MEMORANDO........................................................MM 07. RELATÓRIO...........................................................RL 08. REQUERIMENTO...................................................RQ 09. RESOLUÇÃO..........................................................RS O padrão de codificação deve ser sempre em todas as correspondências. Cada pasta de correspondência deverá ter uma folha datilografada, com números de 1 até o limite estimado da correspondência em um ano; esses números serão riscados seqüencialmente, após sua missão. Exemplo: ADC/CT/1986 001 – 002 – 003 – 004 – 005 – 006 – 007 – 008 – 009 – 010 – 011 – 012 – 013 – 014 – 015 – 016 – 017 – 018 – 019 – 020 – 021 – 022... ADC/OF/1986 PÁGINA 70 001 – 002 – 003 – 004 – 005 – 006 – 007 – 008 – 009 – 010 – 011 – 012 – 013 – 014 – 015 – 016 – 017 – 018 – 019 – 020 – 021- 022... As cópias das correspondências serão arquivadas por ordem cronológica. A codificação identificará, imediatamente, a correspondência, e facilitará o seu imediato arquivamento na pasta correspondente. 1.4.3.4. Outros Tipos de Documentos 1. ATESTADO É o documento em que se declara algo. O atestado e a declaração pouco diferem na redação. Ex.: ATESTADO Atesto, para os devidos fins, que o senhor Sicrano, advogado, brasileiro, casado, residente na..., nesta cidade, é pessoa de nosso conhecimento, responsabilizando-nos, para todos os efeitos, pela veracidade desta afirmação. Rio de Janeiro, RJ Assinatura 2. ATO Figuradamente, é designativo de decreto, portaria, resolução, etc., e é a “ação particular interna do Estado, através de um órgão ou agente do poder público”. 2.1. – Ato atributivo O que tem por fim transferir um direito em proveito de alguém. 2.2. – Ato autêntico É o que é passado perante autoridade, dela emanado ou que se apresenta munido de fé pública. 2.3. – Ato formal É aquele para cuja validade a lei exige o revestimento de forma ou solenidade especial (ato solene) 2.4. – Ato gratuito O que, de liberalidade ou não, obriga a encargos ou contraprestação. 2.5. – Ato jurídico É todo o ato lícito que tenha por fim imediato adquirir, resguardar, transferir, modificar ou extinguir direitos. 2.6. – Ato oneroso O que implica encargos ou contraprestação. 2.7. – Ato resolúvel Ato ou contrato que, no próximo título de sua constituição, menciona o prazo de seu vencimento ou a condição futura que, uma vez verificada o resolve de pronto. PÁGINA 71 3. AUTO Constitui-se daquilo que é narrado com escrita pormenorizada de um fato, e autenticado. 4. AVISO É o expediente pelo qual se dá conhecimento de decisões, transmitidas, direta ou indiretamente, ao destinatário. Exemplos de abertura 1. O diretor da ... convida os professores... 2. Tenho a honra de levar ao conhecimento de V.Sa... 3. Em cumprimento ao..., informamos 4. Para conhecimento de V.Sa., comunicamos... 5. Avisamos a V.Sa. que temos em nosso poder... 5. BILHETE VERBAL É aquela comunicação redigida na terceira pessoa, substituindo o telegrama ou equivalente, por ser um veículo de participação breve, de recado, aposta a assinatura do próprio destinador. Em geral, o formato do papel é do memorando horizontal. Modelo: Fulano de tal Rua tal Local Fulano de Tal saúda cordialmente o prezado Diretor Sicrano de tal, agradece os termos de sua amável carta de 06, e roga que aceite a encomenda que envia. 22/02/80 6. BOLETIM Pode ser um breve escrito noticioso, resenha noticiosa, publicação periódica, etc. 7. CERTIDÃO “É a cópia tirada de um papel ou escrito dito original, por quem tenha qualidade para o fazer, pela qual se faz certo o que consta nesse papel ou escrito original”. Regras fundamentais para se fazer uma certidão: 1. Escrever em linhas corridas. 2. De preferência, escrever os números por extenso. 3. Não deve conter emendas ou rasuras. 4. Omissões devem entrar ao final, com “Em tempo”: seguindo -se o escrito. 8. CONTRATO PÁGINA 72 “O contrato é o instrumento pelo qual se estabelece convenção ou acordo entre pessoas e entidades”. 9. CONVENÇÃO A Convenção é o documento utilizado em conferências internacionais para oficialização de seus ajustes. 10. CONVÊNIO Trata-se de um pacto, combinação ou ajuste. 11. CONVITE Através do convite faz-se uma convocação ou se solicita a presença de alguém em alguma parte ou a algum ato. 12. DECISÃO É o documento em que se registra a resolução aprovada por órgão colegiado. 13. DESPACHO É o que é dado por uma autoridade, por escrito, dando andamento ou solução a um pedido. 14. DIPLOMA “É título ou documento oficial com que se confere um cargo, dignidade ou privilégio; afirma-se a habilitação profissional de alguém ou apenas materializa-se uma distinção”. 15. EMENDA É o ato de uma Assembléia em que cria, anula ou corrige outro ato, podendo ser: 1) Aditiva 2) Modificativa 3) Supletiva 16. GUIA É uma fórmula de pagamento de tributos, contribuições, ou expedição de mercadorias, etc. 17. INDICAÇÃO É uma preposição que, se aceita por alguma comissão, deve ser submetida a plenário. 18. INSTRUÇÃO É o instrumento para orientar a execução de leis ou decretos. 19. MENSAGEM “É o instrumento pelo qual o Presidente da República se comunica com o Poder Legislativo, ou Judiciário, com os chefes dos Estados-membros ou com o povo”. 20. ORDEM DE SERVIÇO PÁGINA 73 É o documento que determina providências no sentido de orientar a execução de serviços ou o desempenho de encargos. 21. NOTIFICAÇÃO É o instrumento que se pode utilizar para se dar a conhecer a alguém, um preceito, para a prática ou não de um ato. 22. PROPOSIÇÃO Pedido encaminhado à mesa ou ao plenário, por participante de assembléia, congresso, convenção, etc. 23. RECIBO É a declaração por escrito de se haver recebido alguma coisa 1.4.4. Arquivo 1.4.4.1. Definição O arquivo é um mecanismo de consulta e segurança, com o fim de permitir a imediata consulta ou a utilização dos documentos que foram entregues à sua guarda, depois de classificados. 1.4.4.2. Funções a) controle dos acontecimentos e atos administrativos; b) organizado, evita o desperdício de tempo e trabalho; c) fonte de pesquisa para toda a administração; d) mostra a posição correta entre o que já foi executado e o que deverá ainda ser feito; e) confere segurança aos documentos e à instituição. 1.4.4.3. Tipos de arquivos 1. Arquivo vivo É o que é formado de documentos em trânsito, isto é, os consultados constantemente. 2. Arquivo Inativo/morto É o constituído comprovações futuras. de assuntos liquidados, porém importantes para 1.4.4.4. Classificação Quanto à disposição física dos documentos, os arquivos podem ser: Aspectos desses arquivos: a) Horizontal b) Rotativo c) Vertical a) O arquivo horizontal é aquele onde guardamos horizontalmente a documentação, ficando empilhada sobre suportes especiais colocados em gavetas apropriadas. O “Sistema Kardex” é o mais usado. PÁGINA 74 Este tipo de arquivo, apesar de ter a facilidade de manuseio, e das anotações poderem ser feitas no local, o seu custo é mais elevado, tendo de ser operado por especialistas, e possui uma capacidade relativamente limitada. b) No arquivo rotativo, os documentos são arquivados de forma a virarem em torno de um eixo, o qual poderá ser vertical ou horizontal. Existem dois tipos de arquivo rotativo: 1o) Eixo vertical com bandejas rotativas sobre as quais estão colocados os documentos (geralmente fichas). As bandejas, ao rodarem, permitem rápida consulta. O arquivo e os documentos vêm ao encontro do operador. 2o) Eixo ou esteira sem-fim. As fichas ficam apoiadas e presas na parte inferior desse eixo, que possui dispositivo elétrico de movimentação com controle eletrônico através de pedais. É muito dispendioso, e exige grande espaço físico. c) Arquivo vertical é aquele em que a documentação é conservada verticalmente, uma após outra. 1.4.4.5. Sistemas de Arquivamento Existem diversos tipos de classificação, que constituem os sistemas de arquivamento, e a escolha dos diversos tipos de acessórios para o arquivamento depende do método que se irá adotar. Apresentaremos alguns: I. SISTEMA A. G. O que arquivar Alguns colecionam revistas. Gastam muito encadernando-as. Se tem que mudar, é um peso terrível. Aqui, aconselhamos a usar o método da tesoura. Numa revista há muito material informativo que é útil somente para o momento. Criteriosamente, são poucos os artigos que realmente merecem ser arquivados. O resto deve ser descartado. O mesmo deve-se fazer com jornais. As revistas e jornais trazem materiais, muitas vezes excelentes, que não aparecem em livros – são mais atualizados. Isso merece ser arquivado. Ter cuidado para não entulhar o arquivo com papéis desnecessários. Materiais soltos que podem ser reunidos e arquivados. Consideremos como arquivar recortes de jornais, artigos de revistas, folhetos, panfletos, pequenas apostilas, diagramas, convites, cartas, documentos, músicas, papéis ocasionais, etc. Esse material deve ser consecutivamente enumerado à medida que vai sendo encontrado, sem se importar com o assunto de que se trate e sem fazer esforço para arquivá-lo por categoria. Suponha que sua primeira peça de material solto é um folheto sobre “A Poluição”; a segunda pode ser um artigo acerca do “Estado do Espírito Santo”; a terceira peça pode ser um recorte tirado de um jornal que escreve sobre a “Delinqüência dos Pais”. Para colocar no arquivo, não importa quais os assuntos discutidos nas diversas partes soltas. A primeira seria enumerada com uma caneta de ponta porosa PÁGINA 75 vermelha (para destacar bem) na parte superior da página, à direita, como A. G. 1; a segunda peça solta seria enumerada A. G. 2; a terceira A. G. 3; e assim por diante. As peças soltas, rigorosamente enumeradas em ordem, devem ser agrupadas de cinqüenta em cinqüenta, nas pastas. A primeira pasta guardará as peças enumeradas de 001-050; a segunda de 051-100, e assim sucessivamente. Em cada pasta, essa numeração ficará saliente, exposta, facilitando que seja encontrada a parte desejada. “As revistas e jornais trazem matérias atualizadas que merecem ser arquivadas” O cérebro do arquivo O material coletado, numerado e pronto para ser guardado nas pastas, deve agora ser classificado. O passo seguinte consiste em saber como encontrar o material que precisamos no menor tempo possível, com pouquíssimo gasto de energia. Isso se consegue mediante um índice, que chamamos de “O cérebro do arquivo”. É constituído de uma ficha de 23x15,5 centímetros. Digamos que você tem um bom número de textos numerados para o arquivo geral, prontos para serem classificados e guardados nas pastas. Todos serão numerados consecutivamente A. G. 001, A. G. 002, A. G. 003, etc. O primeiro artigo, suponhamos, é um recorte de revista sobre o divórcio. Toma-se uma ficha A. G. em branco e escreve-se à margem esquerda junto ao lugar do “assunto”, a palavra divórcio. Essa é sua ficha sobre o assunto divórcio. Todo o material encontrado será aqui classificado. Na ficha encontramos quatro colunas verticais e oito horizontais, feitas por linhas mais grossas. O espaço compreendido entre as colunas verticais e horizontais, em negrito, é chamado de “caixa de referência”. Numa ficha temos 64 “caixas de referências”, usando os dois lados, dando muitas possibilidades para um só assunto. Dentro da “caixa de referência” encontramos a primei ra linha da sigla A. G., onde colocamos em vermelho (para destacar bem) o número do artigo, para ser encontrado na pasta, onde está guardado. Nas outras linhas inferiores, colocamos (numa breve descrição ou numa palavra) o conteúdo do material. Se um artigo está relacionado com dois ou três assuntos diferentes, ele pode entrar em duas ou três fichas diferentes com o mesmo número. Outro fato importante: muitas revistas começam um artigo numa página o qual segue em outra, mas, na seguinte, tem outro artigo que também queremos arquivar. Como fazer? Ajuntam-se esses dois artigos, porque não podem ser separados, e colocase um número só. Exemplo: A. G. 090-1 e no segundo artigo 090-2. “O arquivo economiza tempo, é fonte de pesquisa e resolve situações difíceis” Às vezes, ocorre que há vários os quais também queremos arquivar e todos estão dependendo um do outro. Então, coloca-se a numeração única, seguida de um hífen com a numeração consecutiva de 1 até quanto for necessário. “O cérebro do arquivo (ficha) facilita o trabalho para encontrar o material depois” PÁGINA 76 Sugestões: 1. Procure estabelecer um tempo definido para arquivar seus materiais. 2. Separe uma pasta e coloque o título: “Material a ser arquivado”, e aí coloque tudo que você vai encontrando. 3. Ao ler um artigo, vá logo colocando em que assunto ele deve entrar. Às vezes, pode entrar em vários assuntos. Tome nota na margem, para não ter que reler novamente na hora de classificar. 4. Na hora de classificar e passar para a ficha do “cérebro do arquivo”, procure colocar os assuntos relacionados, ou os mesmos, juntos. Isto vai poupar tempo em ficar manuseando várias vezes a mesma ficha do assunto. 5. Os assuntos do “cérebro do arquivo” são colocados, alfabeticamente, dentro de uma caixa. Pode-se usar um índice plastificado da “Memmo-R” que tem o tamanho certo para as fichas. Nossa orientação é que se pegue o material e comece imediatamente a trabalhar. Quando aparecer alguma dificuldade, recorra aos exemplos apresentados. II. SISTEMA ALFABÉTICO Baseia-se na classificação direta em ordem alfabética rigorosa, por assunto, nome, localidade ou qualquer outra referência. III. MÉTODO NOMINAL Muito indicado para os serviços de correspondência entre a empresa e seus clientes, consiste este método no arquivamento dos documentos onde prevalece o critério dos nomes, em rigorosa ordem alfabética. IV. MÉTODO DICIONÁRIO Procede-se apenas a rigorosa ordem alfabética, reunindo todos os dados relativos ao assunto em uma única entrada. É um método de fácil estruturação e manipulação, usado especialmente em escritórios de pequeno porte e em Secretarias Executivas. V. OUTROS MÉTODOS 1. Método Geográfico 2. Método Enciclopédico 3. Sistema Numérico 4. Método Numérico 5. Método de Vigilância Contínua 6. Método Duplex 7. Método Alfanumérico 8. Sistema alfabético-Numérico Observações 1) Arquivar cópia de todos os documentos. PÁGINA 77 2) Registrar dados importantes como, datas, horas, nomes, etc para referências futuras. 3) Ao emprestar documentos, que o solicitante assine uma cautela. 4) Arquivar corretamente os documentos nas pastas, evitando trocá-los indevidamente. 5) Fixar mentalmente os assuntos abordados em documentos arquivados. 6) Escolher o sistema que melhor se adapte ao estilo de sua secretaria. 1.4.4.6. Acessórios para arquivamento de papéis e fichas Destacaremos os seguintes: 1. Classificadores ou pastas São usados para guardar a documentação que será arquivada. São fabricadas com folhas de cartolina ou papel cartão, dobradas e com dimensões padronizadas. Os formatos mais comuns são o “comercial ou carta”, medindo: 30x24cm, e o tipo “ofício”, com 38x24cm. Esse tipo de material pode ser encontrado com “corte reto” ou com projeções. No caso do tipo com corte reto, uma das faces é um pouco maior do que a outra. No espaço que fica visível, isto é, que se destaca da medida menor, será escrita a indicação do assunto ou conteúdo arquivado. 2. Tesouraria Toda igreja deve estabelecer um sistema que regule a participação dos crentes na sua vida financeira. O assentamento de todo o movimento bem como a apresentação de relatórios, exime de quaisquer dúvidas os responsáveis pela guarda do tesouro na Casa do Senhor. Atualmente, existem duas formas pelas quais os fiéis participam da vida financeira da igreja: 1o) A tradicional, através dos dízimos e das ofertas levantadas nas diversas reuniões da igreja. 2o) A unificada, cuja contribuição é unicamente o “dizimo”. O atendimento das necessidades dos departamentos da igreja é feito através da tesouraria geral. Nada que dependa de material é feito sem dinheiro. Portanto, o tesoureiro é o homem-chave na organização e, conseqüentemente, na gestão do dinheiro. O tesoureiro que cuida dos fundos que a igreja lhe confia, quando o faz fielmente, isto reflete nos de fora, motivando-os a tomarem parte na obra da igreja. O tesoureiro é eleito dentre os membros da igreja local, por um período regimental ou estatutário, cujas atribuições, entre muitas são: a) Receber e guardar o dinheiro, depositando-o em agência bancária. b) Efetuar pagamentos autorizados pelo presidente. c) Registrar as entradas e saídas em livro próprio. d) Manter em dia a escrituração da Tesouraria. PÁGINA 78 e) Assinar com o presidente cheques e demais documentos da tesouraria. f) Organizar e apresentar à Igreja balancete mensal e o balanço anual, devidamente examinados pela Comissão de Contas. Usualmente, as igrejas recolhem os dízimos em envelopes apropriados, e as ofertas em salvas (sacolas), estando a cargo dos diáconos a conferência das importâncias. Os valores arrecadados (dízimos e ofertas) são devidamente somados, e entregues ao tesoureiro, que emite um comprovante de Caixa, dando-o à Comissão de Finanças para que dê o visto, a fim de ser a importância lançada no Movimento de Caixa. É importante que o tesoureiro, conforme o período requerido pelo regimento, apresente os livros contábeis à Comissão de Contas ou de Finanças, para exame, bem como apresente à igreja relatório, regularmente. 2.1. Escrituração 1. Diário de Caixa São impressos em duas vias, onde são lançados os pagamentos (saídas, como também os recebimentos encontrados). A primeira via, após escriturada, deve ser destacada, juntando-se a ela os comprovantes nela lançados; a segunda via, carbonada, fica presa ao próprio livro. Preenchimento a) Primeira coluna Usar o código de Plano de Contas referente ao lançamento. b) Segunda coluna É para o histórico do lançamento. c) Terceira coluna Utilizada para o número do lançamento, isto é, o número da página do Diário de Caixa, separado por uma barra, seguindo o número da seqüência do lançamento. d) Quarta coluna Para o registro da quantia de entrada, conforme comprovante. e) Quinta coluna Para o registro do valor da saída, também conforme comprovante. Obs.: É importante numerar as folhas do Diário de Caixa, voltando sempre à unidade a cada mês. À medida em que os lançamentos forem numerados, os mesmos números devem ser dados aos documentos respectivos. 2. Livro Caixa Deve ter suas páginas numeradas, termos de abertura e encerramento, para o competente relatório mensal da tesouraria. Pode ser registrado no Cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas. 3. Guarda de Documento Deve-se manter da melhor maneira, guardado para a devida comprovação junto à Comissão Fiscal. PÁGINA 79 É aconselhável que os recibos sejam colocados em folha de papel, em ordem cronologia de lançamento, e arquivados em pastas próprias. Documentos referentes a impostos e taxas, guias de recolhimentos, devem ser agrupados em separado. 4. Relatório É o documento emitido pelo tesoureiro, periodicamente, compreendendo a soma de cada conta no período de janeiro a dezembro. 5. Balancete É o documento que apresenta os saldos das contas para a devida verificação. 6. Livro de dizimistas 2.2. Plano de Contas 1. RECEITA (entrada) 1.1. Receita regular 1.1.1. Dízimos 1.1.2. Ofertas 1.2. RECEITA ESPECIAL 1.2.1. Missões Nacionais 1.2.2. Missões Estrangeiras 1.2.3. Fundo de Construção 1.2.4. Educação Religiosa 1.2.5. 1.3. RECEITA EXTRAORDINÁRIA 1.3.1. Juros 1.3.2. Recuperação de despesas 1.3.3. 1.4. EMPRÉSTIMOS 1.4.1. Empréstimos patrimoniais 1.4.2. Empréstimos bancários 1.4.3. Empréstimos especiais de particulares 1.4.4. 2. DESPESA (Saída) 2.1. MISSÕES 2.1.1. Missões Nacionais 2.1.2. Missões Estrangeiras 2.1.3. Plano Cooperativo PÁGINA 80 2.1.4. 2.2. EVANGELISMO 2.2.1. Aluguel de congregações 2.2.2. Despesas de Administração das congregações 2.2.3. conferencistas) 2.2.5. 2.3. MINISTÉRIO DO CULTO 2.3.1. Sustento ministerial 2.3.2. Previdência pastoral 2.3.3. Fundo especial de tempo de ministério 2.3.4. Despesas ministeriais 2.3.5. Fundo “Prêmio Anual” (13o salário) 2.3.6. Férias Anuais 2.3.7. Residência pastoral (aluguel, conservação, etc). 2.3.8. Representação convencional 2.3.9. Ceia do Senhor 2.4. EDUCAÇÃO CRISTÃ 2.4.1. Boletim Semanal 2.4.2. Literatura Periódica (revistas, cadernetas de relatórios, etc). 2.4.3. Bolsas de Estudo (Instituições Teológicas – Estudantes ministeriais) 2.4.4. Escola Bíblica Dominical 2.4.5. Escola de Treinamento 2.4.6. Escola de Missões 2.4.7. Escola de Música 1.4.8. Comissões da Igreja 2.4.9. Biblioteca da Igreja 2.4.10. 2.5. BENEFICÊNCIA 2.5.1. Departamento (Comissão) de Assistência Social 2.5.2. 2.6. ADMINISTRAÇÃO 2.6.1. Secretária da Igreja (Material de Expediente) 2.6.2. Telefone Conferências evangelísticas (viagem e hospedagem de 2.2.4. Impressos evangelísticos (folhetos, livros, etc) PÁGINA 81 2.6.3. Condução 2.6.4. Impressos Gerais 2.6.5. Água, luz, esgoto, gás 2.6.6. Impostos e Despesas Legais 2.6.7. Reparos e Conservação 2.6.8. Pessoal Administrativo (Zelador, Secretária, administrador) 2.6.9. Encargos Sociais (INAMPS, FGTS, PIS, etc.) 2.6.10. Honorários e Serviços Profissionais 2.6.11. Imposto de Renda na Fonte, ISS 2.6.12. Despesas Diversas (pequenas despesas não enquadradas acima) 2.7. DESPESAS FINANCEIRAS 2.7.1. Juros 2.7.2. Despesas Bancárias 2.8. PATRIMONIAIS 2.8.1. Fundo Patrimonial (Reservas transferidas para a tesouraria da construção) 2.8.2. Imóvel (Sede) 2.8.3. Residência Pastoral (Compra, Construção, Reforma) 2.8.4. Propriedades Estratégicas 2.8.5. Ampliação e Reforma 2.8.6. Equipamentos 2.8.7. Mobiliário 2.8.8. Equipamentos de Som 2.8.9. Instrumentos Musicais 2.8.10. Máquinas e Equipamento para Escritório 2.8.11. Ferramentas 2.8.12. 2.9. AMORTIZAÇÕES PATRIMONIAIS (Pagamento de dívidas na aquisição de bens) 2.9.1. Junta Patrimonial (amortização de empréstimos) 2.9.2. Bancos (idem) 2.9.3. Propriedades (amortização de compras) 2.9.4. Residência Pastoral (idem) para construção ou reformas, PÁGINA 82 NOTAS EXPLICATIVAS (1) A relação das ofertas designadas deve ser feita com base nas doações efetivamente feitas pelos membros da igreja durante o ano. Se uma determinada entidade não recebe nenhuma oferta, seu nome não precisa constar no Plano de Contas. Há entidades nacionais, regionais, locais e extradenominacionais. Essas ofertas devem ser imediatamente encaminhadas às entidades a que se destinam, não devendo, em hipótese nenhuma, permanecer na igreja mais do que o tempo necessário para a sua tramitação. (2) ”Receita Extraordinária” é a que a igreja recebe como resultado de atividades que não são próprias de sua função. Por exemplo, uma igreja não sustenta o seu trabalho através do recebimento de juros, o que é natural e próprio duma instituição financeira. A única fonte de receita regular de uma igreja é a liberalidade de seus membros, através dos dízimos ou contribuições. (3) Os empréstimos devem ser devolvidos no prazo contratado; por isso não se trata propriamente de receita, mas de uma classe especial de riqueza que deverá atender a um determinado fim (construção, reforma, aquisição de um equipamento caro, etc). (4) Na rubrica MISSÕES incluímos todas as ofertas designadas constantes da “receita especial” (1.2), além do “Plano Cooperativo” (pelo menos 10% da “Receita Regular”) (1.1) e de outras ofertas especiais que a igreja queira enviar regularmente a instituições nacionais ou regionais, como seminários, etc. (5) Nessa rubrica há várias possibilidades: incluir cada organização em separado (Sociedade Feminina, Coro) ou em Escolas, e, nesse caso, pode haver subdivisão, como, por exemplo, “2.4.5.1. – União de Adultos”, etc., o que, no entanto, pode complicar e muito o Plano. Se há poucas organizações, o melhor é especificá-las diretamente, permanecendo a numeração com apenas três divisões. (6) Na rubrica “Administração” entram as despesas necessárias para o funcionamento da igreja como organização. Os itens dessa rubrica podem ser mais específicos ou mais abrangentes, de acordo com o volume do movimento financeiro de cada um. (7) As “Contas Permanentes” (Patrimoniais) não representam despesas (gastos), mas apenas nova natureza da riqueza, com o mesmo valor. A casa pastoral adquirida entra no balanço anual como patrimônio, que pertence à igreja, não em forma de dinheiro, mas de um bem durável. As diversas contas aqui mencionadas também podem ser alteradas de acordo com a situação da igreja. Em todo o Plano de Contas, é bom repetir, devem ser incluídas outras rubricas que a igreja efetivamente movimenta. As que aqui apresentamos são as mais comuns e usuais. 2.3. O Dízimo “O primeiro e mais divinamente consagrado de todos os métodos de angariar dinheiro para o trabalho d e Deus entre os homens é o dízimo”. A quem pertence o meu dinheiro? A Deus ou a mim próprio? A Bíblia dá uma resposta mais definida a esta pergunta: Sl. 24.1 (Do Senhor é a terra e a sua plenitude...). Somos apenas mordomos, o proprietário é Deus. Convém notar que o crente não dá o seu dízimo; paga-o. O homem que não restitui a Deus 10% de sua renda está recusando confessar que o mundo é propriedade PÁGINA 83 de Deus. Devemos, ainda, saber usar os 90% restantes, pois tudo quanto temos pertence a Deus. Dar o dízimo é, então, uma ordem. “Trazei todo os dízimos à casa do tesouro”. Malaquias: “...e provai -me nisto, diz o Senhor dos Exércitos, se eu não vos abrir as janelas do Céu, e não derramar sobre vós benção sem medida”. O que o crente não deve fazer com relação ao dízimo: 1) Pagar todas as suas contas sem restar dinheiro para o dízimo (Deus não quer do que nos sobeja). 2) Esperar ficar livre de todas as dívidas para dar o dízimo (“Buscai primeiro o reino de Deus e a sua justiça...”). 3) Pagar o dízimo somente do líquido recebido. (Paga-se do total bruto). 4) Pedir dinheiro emprestado para pagar o dízimo. 5) Dar ofertas em lugar do dízimo (o dízimo é um percentual fixo; a oferta é o que damos a Deus). 6- REGRAS PARLAMENTARES Apesar de tomarmos nossas decisões livremente, somos compelidos a integrar grupos e neles deliberar. Segundo Homero, “A civilização progride em razão de um sistema de organização social fundado em assembléias, com o poder de decidir depois de discutir”. O direito que o homem tem de participar, debate r, deliberar, é intocável. Todavia, a falta de ordem dentro dos grupos pode gerar a desunião. O emprego de normas adequadas ao grupo deliberativo, e a observância de normas técnicas objetivas, antes de mais nada, resulta no melhor aproveitamento do tempo gasto numa reunião. A inobservância dos horários, as discussões e apartes simultâneos, que impedem tomadas de decisão, desgastam os participantes que têm que duplicar a paciência até o final da reunião em clima tumultuado. Vimos, então, que Regras Parlamentares “são certas regras ou leis que regem a palestra em conjunto”. Apresentamos aqui, três regras fundamentais para se obter a ordem nas discussões em grupo: 1a) falar um de cada vez; 2a) ir diretamente ao assunto; 3a) decidir, tão logo haja opinião formada. Claro está que o entendimento deve vir quando cada elemento do grupo, por sua vez, expõe o assunto, abordando-o diretamente sem delongas ou tergiversações. Após o assunto amadurecido, vota-se, ganhando a maioria. Apresentamos a seguir algumas regras para serem utilizadas em reuniões deliberativas. I. ORDEM PÁGINA 84 A ordem é que possibilita a coordenação técnica dos trabalhos no período da reunião. “É a aplicação constante e invariável das normas, durante todo o tempo que durar a reunião”. Cabe à direção cuidar, para que os participantes que estão em uma reunião tomem conhecimento prévio das matérias, a fim de estudá-las e preparar sugestões a respeito. E o sucesso da orientação dos trabalhos está no perfeito conhecimento das normas técnicas, pelo presidente, que não deve permitir o desvio da discussão dos assuntos tratados, devendo a seu tempo, conceder a palavra ao orador que a solicitar, assegurando, assim, a ordem dos debates. Deve cada participante observar como se pede a palavra, uma vez que é este o primeiro princípio essencial para a ordem. Pedir a palavra não significa gritar ao presidente: “QUERO FALAR...”, ou um “PSIU”. O procedimento ideal é: Pede-se a palavra levantando-se e, com a voz clara, dizendo: - “Senhor Presidente...” (até notar que o presidente o ouviu)... “peço a palavra” e declinando o seu nome. Uma vez o orador com a palavra, deverá se dirigir não aos outros, mas, sim, ao Presidente, dando ao debate uma constante de impessoalidade. “Quando se discordar da proposta de um companheiro do grupo, não se deve fazer referência ao autor e sim à sua idéia contida na proposta”. E, cerimoniosamente, quando fizer referência ao nome do companheiro, este deve ser precedido do tratamento “senhor”. Durante as discussões, surgem situações não previstas no Regimento Interno. Cabe, então, ao Presidente decidir estas questões de ordem. Questão de Ordem É toda dúvida ou erro na observância das normas regimentais, levantadas por qualquer membro do grupo e resolvidos pelo presidente, não sendo discutida, emendada, nem votada. Na maioria dos casos, pode haver recurso dessas decisões para o próprio grupo deliberativo, que será o órgão que irá decidir a respeito. É bom notar que, para se levantar uma questão de ordem, observa-se a mesma regra para pedir a palavra: “Senhor Presidente..., para uma questão de ordem”... (citar o seu nome). Participação nas Reuniões I. Ordem dos Trabalhos Toda reunião deve ter um horário de início e de término. Porém, no transcorrer dos fatos, estes devem obedecer a uma sucessão de partes programadas, que vem a ser o que denominamos “ordem dos trabalhos”. 1.1. Constituição da Mesa Havendo uma diretoria e em exercício de suas funções, o início da reunião é imediato. Se, ao contrário, a diretoria não está constituída, através de consultas informais aos participantes, deve-se saber quem irá presidir os trabalhos. Não existindo um critério preestabelecido, o mais idoso presidirá a reunião. 1.2. Quorum PÁGINA 85 Uma vez constituída a mesa, verifica-se a presença (pelo nome, quando o grupo é pequeno, ou pelo livro de presença, quando é grande) para saber se há quorum indispensável à abertura dos trabalhos. 1.3. Ordem da Reunião 1.3.1. Verificação de quorum 1.3.2. Declaração da abertura da sessão pelo senhor Presidente, da seguinte forma: “Havendo número legal, declaro aberta a sessão de... (segue-se a especificação da reunião). 1.3.3. Leitura da ata O secretário, por ordem do senhor Presidente, lê a ata da sessão anterior. 1.3.4. Leitura do expediente recebido a) avisos b) relatórios das comissões c) pedidos 1.3.5. Ordem do Dia a) Questões pendentes Começa-se a deliberar pelo que ficou pendente da última reunião. As questões não terminadas têm preferência sobre as novas. b) Novos assuntos Podem surgir estes dos próprios despachos da mesa ou de comissões especiais a serviço do grupo. c) Pauta do Dia Constitui-se do temário predeterminado, do conhecimento de todos (pelo aviso recebido ou pela leitura, do expediente, após a ata). 1.3.6. Anúncios Após a hora fixada para o término da reunião, o senhor Presidente, antes de encerrá-la, faz os anúncios cabíveis e relacionados com o período de recesso e com a próxima reunião. 1.3.7. Encerramento Esgotadas as matérias da Ordem do Dia ou a hora aprazada para a reunião e, feitos os avisos e anúncios, encerra-se a sessão. (Prorrogação só se justifica em casos excepcionais). Observações: 1a) “Usa-se entre nós incluir um item denominado „Assuntos Gerais‟ na Ordem do Dia. Aí entram as demais propostas que não puderam ser relacionadas com um dos pontos da Ordem do Dia. Isto dá margem a abusos, arriscando-se o membro que não compareceu à reunião a saber, depois, que nos „assuntos gerais‟ foram aprovadas matérias que não tinham relação com a Ordem do Dia e com as quais não estava de acordo, nem delas teve prévio conhecimento”. Cabe ao P residente a vigilância da PÁGINA 86 manutenção das normas realmente democráticas, impedindo que se delibere matéria estranha à Ordem do Dia. 2a) Existe o procedimento de se investir na ordem, conforme foi constituída, a pauta da Ordem do Dia. Cabe então, “pedir a Ordem do Dia”: a) Quando se está considerando algum assunto fora da sua vez na Ordem do Dia; b) Quando há chegado a hora marcada numa Ordem Especial para consideração de determinado assunto. 2. Funções do Presidente O presidente é aquele que ocupa a posição mais difícil dentro do grupo, devendo ser imparcial não deixando transparecer seus pontos de vista com relação às matérias em debate. Ele é o servidor da entidade. Requer-se do presidente paciência nas discussões demoradas nas Assembléias. Em casos raríssimos, permite-se ao Presidente participar dos debates e das deliberações. Não tem como missão impor normas; faz-se respeitá-las sem que ninguém sinta, de tal modo que todos tenham seus direitos respeitados e cumpram seus deveres. Será lícito ao presidente debater um assunto, porém passará a presidência ao seu substituto legal e só poderá voltar à presidência após a votação da matéria que entendeu discutir. O “ganhar” e o “perder” são circunstâncias do momento e mutáveis. Uma proposta hoje aceita pela maioria, é vencedora; amanhã, defendendo o membro outro ponto de vista, poderá ser sua proposta perdedora. O que ocupa a presidência hoje, voltará amanhã ao plenário para participar com os demais dos debates e deliberações ordenados por outro Presidente. Dessa forma, deve o Presidente se curvar sempre à vontade da maioria. Entre outras, as funções do Presidente são as seguintes: 2.1. Abrir e encerrar as reuniões, nos termos regimentais. 2.2. Conceder a palavra. 2.3. Manter a ordem e aplicar as normas. 2.4. Interromper o orador, quando necessário. 2.5. Advertir o orador e quando este infringir o regimento (em casos extremos, cassar-lhe a palavra). 2.6. Decidir quanto a Questões de Ordem. 2.7. Anunciar ao plenário as matérias, de acordo com a ordem regimental dos trabalhos e de seu temário. 2.8. Limitar o debate ao assunto em consideração. 2.9. Organizar a Ordem do Dia da sessão imediata, anunciando-a no final da reunião. 2.10. Esclarecer os pontos duvidosos de uma proposta, a fim de que o grupo possa votar com exatidão; poderá recorrer ao autor. PÁGINA 87 2.11. Submeter à votação as proposta em discussões. 2.12. Anunciar o resultado da votação. 2.13. Assinar as atas e documentos da instituição. 2.14. Designar Comissões. 2.15. Votar: a) em caso de empate (vota duas vezes); b) quando a votação é secreta; c) quando a votação for nos corpos constitutivos e o presidente levar a representação de um deles. d) nos casos previstos no Regimento. Deve ainda, o Presidente: a) conhecer bem os estatutos da instituição que dirige. b) estar familiarizado com as regras parlamentares; c) mostrar-se amável e cortês com os participantes, assegurando-lhes seus direitos individuais; d) respeitar a minoria, que também tem o direito de ser ouvida; e) manter a discussão livre, alternando-a, a fim de mostrar os dois lados da questão. 3. Atribuições do Vice-Presidente A este, ou por sua ordem, se houver mais de um, cabe substituir o Presidente, nas suas faltas ou impedimentos. Na falta do(s) vice-presidente(s), o(s) secretário(s) assumirá(ão) a presidência. Em estando ausentes, um membro chamará a ordem a assembléia para a eleição de um presidente “ad hoc”, que assumirá a presidência até a chegada do presidente. 4. Atribuições do Secretário Entre outras, compete ao secretário: a) Fazer o registro em ata de todas as ocorrências da reunião, e rubricar todas as suas folhas para dar-lhes autenticidade. b) Executar as instruções da Assembléia. c) Conhecer os estatutos, regimentos e regras parlamentares, a fim de aconselhar o presidente. d) Ter a lista nominal dos membros e delegados para verificação de quorum. 5. Direitos e deveres dos membros 5.1. Receber as convocações das reuniões e o seu temário. No caso de o membro não comparecer à reunião, será obrigado a acatar e cumprir as decisões tomadas em assembléia. 5.2. Participar das assembléias, condição esta que deve ficar estatutariamente clara. PÁGINA 88 5.3. Discutir as matérias e votá-las. Há entidades que restringem a votação, que, assim, se constitui direitos de alguns. 5.4. Apresentar proposta, a qual deverá ter o apoio de outro membro do grupo. 5.5. Direito de candidatar-se aos postos de direção, aos conselhos, às comissões (quando preenchidas por eleição). 5.6. Direito de exigir o cumprimento das normas estatutárias e regimento. Postura do membro em assembléia - Aguardar a sua vez para falar, não interrompendo o orador indevidamente. Levante-se e diga: Peço a palavra, senhor Presidente. - Não monopolizar a discussão, pois todos têm o direito de participação; - Não causar embaraços parlamentares ao presidente, antes, mostrar-se respeitoso no proceder; - Sempre que desejar propor, dizer: “Proponho que...” - Não ser “esperto” ou “sabido”, atitudes estas que não dignificam. - Não se aparteia o Presidente, enquanto este usa a palavra. II. PROPOSTAS As propostas são o ponto básico das reuniões, e delas surgem a adoção das resoluções adotadas pelo grupo. Recebidas pela mesa, são classificadas para que se possa assegurar a ordem de preferência. 1. Classificação das Propostas 1.1. Proposta Principal É a que traduz a idéia sobre matéria constante dos itens da Ordem do Dia da reunião do grupo. 1.2. Proposta Acessória É a que se prende a uma proposta principal. 1.3. Proposta Eventual É aquela que, podendo ou não se referir a outras, tem características próprias que lhe permitem existir isoladamente, dando-lhe caráter preferencial. 2. Quadro Geral de Classificação das Propostas 3. Exame das Propostas 3.1. Eventuais 1. Emergência A apresentada pelos meios rápidos, prendendo as demais. 2. Questão de Ordem É resolvida pelo presidente, não sendo discutida, emendada ou votada. 3. Intervalo ou Recesso PÁGINA 89 É o período de descanso, dentro de uma mesma reunião, em que os trabalhos são suspensos para continuarem pouco depois, sem o esgotamento físico de seus integrantes. 4. Encerramento da Reunião É aquela que um membro, propõe verificando que não há polarização das opiniões, e que num intervalo os grupos podem chegar a um entendimento. 5. Recurso Visa submeter a outro grupo ou a outra autoridade uma matéria já decidida, conforme estabelecer o Regimento. 6. Reconsideração Trata-se do pedido de reexame do caso, pelo mesmo órgão deliberativo. 7. Esclarecimento O pedido é feito ao Presidente, que poderá recorrer ao autor para esclarecimento do assunto. 8. Verificação de votação É feita através de solicitação imediatamente após a proclamação do resultado da votação sobre o qual se tem dúvida. 9. Método ou Processo de Votação É a proposta que é votada antes da proposta ou do assunto que se vai decidir. 10. Inclusão ou volta à Ordem do Dia Pode ser incluída, se proposta por algum membro, matéria adiada em reunião anterior ou que ainda não tenha sido objeto de discussão pelo grupo nem inclusa na Ordem do Dia. Essa deliberação só produzirá efeito na reunião seguinte, pois as matérias consideradas em determinada reunião são aquelas constantes da Ordem do Dia respectiva e preparada anteriormente. 3.2. Acessórias 1. Objeção à consideração da proposta Esta proposta destina-se a evitar a perda de tempo com proposta descabida. Há casos em que a Questão de Ordem resolve. Caso contrário, dois terços têm de aprová-la. 2. Divisão ou destaque de parte da proposta Trata-se de proposta que contém várias idéias em diferentes partes e se deseja aprovar umas e rejeitar outras, em separado. 3. Retirada da Ordem do Dia Destina-se a evitar o exame da proposta na reunião em que é apresentada, devendo haver um prazo para o adiamento. 4. Audiência de Comissão ou pedido de informações que impute em consulta posterior. PÁGINA 90 Quando o Presidente não tem condição de prestar as informações requeridas e, pela grande complexidade do assunto, resolve o plenário ouvir um órgão técnico para deliberar sobre matéria abalizada. 5. Retirada da proposta pelo autor. Quando o próprio autor reconhece que sua proposta não tem utilidade para o grupo. 6. Encerramento da Discussão para votação imediata Visa passar à votação imediata de matéria de discussão prolongada. Visto cercear a liberdade que todos têm de discutir os assuntos enquanto houver dúvidas, exige-se maioria de 2/3. 7. Submenda É a emenda a uma emenda. Podem ser: a) Supressivas b) Substitutivas c) Modificativas d) Aditivas 8. Emendas São as que aparecem depois das propostas principais. “Quando uma emenda visa substituir no seu todo a proposta principal, tem o nome de Substitutivo e tem preferência na votação sobre aquela”. Podem ser a)Supressiva – retira-se apenas parte da proposta; b)Substitutiva – substituir parte da proposta por outra; c)Modificativa – é a alteração da redação da proposta principal sem substituição. d)Aditiva – quando há acréscimo à proposta principal. Votação das emendas a) Submendas b) Emendas c) Principal 3.3. Principais Em sua essência, é a proposta pura. As emendas só devem ser aceitas e apresentadas durante o período da discussão. III. APRESENTAÇÃO, DISCUSSÃO E VOTAÇÃO 1. Apresentação Vejamos como as propostas podem ser apresentadas. PÁGINA 91 1.1. Pedir a palavra ao Presidente: Senhor Presidente... peço a palavra... fulano de tal... Sendo concedida, discorrer sobre o assunto e, após a justificação, terminar por dizer: - Proponho o seguinte... (como se segue). 1.2. Segue o Presidente enunciando a proposta, dizendo: O Senhor... apresenta à consideração da assembléia a seguinte proposta... Com isto, irá classificando as propostas para submetê-las de acordo com sua ordem de preferência. 1.3. Em muito casos, o membro do grupo apresenta a proposta de maneira incorreta, fazendo com que o Presidente habilidosamente possa enunciá-la de forma sucinta, para imediata discussão. 1.4. Só dessa forma deve o secretário registrar a proposta para discussão e votação. 1.5. Recomendam-se propostas escritas, a fim de se evitarem dúvidas em sua formulação, possibilitando estarem sobre a mesa enquanto durarem as deliberações. 1.6. Apoio O Senhor Presidente indagará se alguém apóia a proposta. a) Se não faz isto permite que se inicie uma discussão sem que a proposta seja devidamente apoiada. Cabe aqui Questão de Ordem. B) O presidente, após perguntar: Alguém deseja apóia-la? ... ou Ninguém lhe dá o seu apoiamento? ..., esperará um pouco, e, se ninguém se manifestar, dirá: - A proposta não foi apoiada, logo não poderá ser discutida. E passa à matéria seguinte. 2. Discussão Apoiada a proposta, o Presidente a lerá e anunciará a discussão, dizendo: - “Em discussão a proposta do senhor... Nos grupos maiores, deve-se estabelecer a inscrição de oradores e limitar o tempo de que poderá dispor. O presidente fiscalizará os oradores para que a discussão se mantenha impessoal, e o assunto gire em torno da idéia contida na proposta. A discussão tem por fim examinar a proposta sob todos os ângulos possíveis, para que todos votem sabendo exatamente o que estão votando. O encerramento da discussão se dá quando não há mais oradores inscritos, ocasião em que todos estão com suas opiniões formadas sobre o assunto da deliberação. 3. Votação É a fase da deliberação. Os tipos de maioria são muito variados, e, ao se passar à votação, deve-se saber qual a estabelecida no Regimento Interno. 3.1. Os tipos mais comuns de maioria são: 1o) Maioria de membros Metade mais um dos membros efetivos do grupo 2o) Totalidade Para que a matéria seja considerada aprovada, é preciso unanimidade de votos. PÁGINA 92 3o) Maioria dos presentes Calcula-se em relação aos presentes, votando ou não. 4o) Maioria dos votantes Não importando o número de membros presentes que votam, a maioria será calculada sobre o número de votantes. 5o) Maioria dos votos válidos Em havendo votos nulos, após a computação dos votos, a maioria será dos votos válidos. 3.2. Modos de votação 1o) Nominal Chamada dos membros pela lista de presença ou pela lista de votação. Os presentes, atendendo à chamada, respondem “SIM” ou “NÃO”, segundo desejem aprovar ou rejeitar a proposta. 2o) Secreta - Determina-se o número de votantes e o número necessário para a eleição. - Repartem-se as cédulas entre os presentes. - Cada membro manifesta a sua vontade na cédula, dobrando-a e depositando-a na urna. - As cédulas em branco não são contadas como votos. - O Presidente designará os escrutinadores. - Após a contagem, os fiscais devem apresentar o seguinte relatório: a) No. de votantes b) No. de votos necessários para a eleição c) No. de votos do candidato A (ou chapa A) d) No. de votos do candidato B (ou chapa B) e) No. de votos nulos f) No. de votos em branco 3o) Mecânica Processo moderno de toque de botões. Por correspondência ou por procuração. 4o) Simbólica É feita através de um sinal ou da voz. O Presidente dirá: “Os que são a favor, levantem o braço”, ou pelo enunciado de um “SIM”, dito em voz alta; pelo levantar -se; pela permanência na posição em que se encontram os membros do grupo, sem manifestar sinal de desaprovação. 3.3. Encaminhamento da votação PÁGINA 93 É uma fala rápida, que se faz antes da votação, mesmo depois de encerrada a discussão, levando os companheiros a determinado sentido: votar a favor ou contra a proposta. 3.4. Verificação de votação É o pedido feito imediatamente após a proclamação do resultado. A verificação de votação só cabe na votação simbólica. Nos demais casos, quando houver dúvidas, podese pedir recontagem dos votos. Depois de iniciada uma votação, não poderá esta ser adiada. IV. GLOSSÁRIO Aparte Breve interrupção solicitada e obtida do orador para lhe dirigir indagação ou solicitar esclarecimento relativo à matéria em debate. Assembléia Geral (AG) É a reunião de todos os membros que integram a organização. Cair a Sessão É a constatação de que não há mais quorum para o funcionamento de uma sessão, procedida uma verificação de votação. Encaminhar à Mesa É fazer a entrega de determinada matéria ao Presidente ou ao secretário. Ítem As propostas com várias idéias ou sucessão ordenada destas, precisam tê-las divididas de modo que possam ser objeto de emendas e da apreciação dos membros. Desta forma, são divididas sucessivamente em: artigos, parágrafos, itens e letras. Ex.: Art. 1o ... (artigo) &1o ... (parágrago) I ... (item) a) (letras) b) c) Quorum É o número legal mínimo para que a assembléia possa se reunir e deliberar. Redação Final É a forma definitiva do resultado de deliberação, fruto de fusão das propostas principal e acessórias. Sobre a Mesa Significa que a proposta está com o Presidente, no local de onde este dirige os trabalhos. PÁGINA 94 Súmula Resenha resumida do que será deliberado numa reunião. Temário ou Ordem do Dia. Voto de Minerva Num órgão técnico em que o Presidente já deu seu voto, verifica-se empate na votação. O presidente votará outra vez, desempatando. Vota duas vezes, sendo o segundo chamado voto de qualidade ou “voto de Minerva”. V. COMO ESTAR PREPARADO PARA LIDERAR UMA REUNIÃO 1. Faça um resumo a) Prepare um resumo detalhado dos tópicos a serem discutidos. b) Determine os objetivos a serem alcançados. Faça uma lista dos pontos a serem salientados. 2. Planeje a direção da reunião a) Determine qual a aproximação a ser usada: - o que dizer - como dizer - como introduzir tópicos e idéias - como controlar a discussão b) Estabeleça um horário: qual a duração da discussão de cada tópico e de cada problema. 3. Tenha pronto todo o material a) Os panfletos, as folhas de informação, os materiais de referência que deverão ser usados. b) Cartões, diagramas, gráficos, cartazes, suficiente espaço de quadro-negro, giz, apagador e todo o material necessário a demonstrações. 4. Mantenha o local de reunião convenientemente arrumado - Certifique-se de que todos se sentem confortavelmente: mesa, cadeiras em número suficiente, temperatura ambiente, luz e ventilação adequadas, ausência de ruídos, etc. VI. COMO LIDERAR UMA REUNIÃO 1. Inicie a reunião a) Cumprimente o grupo b) Faça observações de introdução c) Coloque o grupo à vontade d) Mostre qual o objetivo da reunião, qual o problema a ser discutido e quais os objetivos que se deseja alcançar. 2. Oriente a discussão 2.1. Inicie a discussão PÁGINA 95 a) Exponha os fatos b) Faça perguntas diretas ou gerais c) Dê uma opinião d) Use demonstrações, filmes ou auxílios visuais de qualquer espécie. 2.2. Encoraje a participação a) Troca de idéias e de experiências: faça com que todos sejam participantes. b) Controle a discussão – evite os ressentimentos que possam surgir dos argumentos apresentados; evite que um membro do grupo monopolize a discussão. c) Mantenha a discussão dentro do assunto – resuma com freqüência, analise o desenvolvimento da discussão. 3. Consiga aceitação dos resultados a) Reajuste as idéias e as opiniões de modo que a maior parte do grupo as aceite. b) Peça constantemente com que as opiniões e as idéias apresentadas sejam expressas novamente. c) Faça muitas tentativas até que as conclusões sejam aceitas pela maioria do grupo. 4. Resuma a discussão a) Mostre os pontos altos da reunião b) Faça uma avaliação das idéias, das sugestões e das experiências apresentadas. c) Chegue a conclusões ou a soluções – indique o que foi conseguido com a reunião. d) Determine um plano de ação a ser tomado.