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HERRAMIENTA DE CALIDAD 5 S´s

confortable y de eficiencia. Este reto lo es también de todos y cada uno de nosotros. a través de técnicas y procedimientos que permitan mejorar y mantener las condiciones de organización. quienes como servidores públicos. INTRODUCCIÓN La calidad empieza por la propia persona y por el ambiente que a ésta rodea. es prioridad de la SEDECAP el poner a disposición de las Dependencias y Entidades. Este manual tiene como objetivo orientar a los servidores públicos en el proceso de implementación y mantenimiento de la Herramienta de Calidad de las 5 S’s. En este contexto. Lograr que las actividades del sector público se desarrollen en un ambiente de trabajo de calidad. la Herramienta de Calidad de las 5 S’s nos ofrece principios básicos que buscan mantener sitios de trabajo donde se respire un ambiente seguro. El éxito de la implantación y permanencia de las 5 S’s en las instituciones públicas exige el compromiso permanente para inducir un cambio en el estado de ánimo. Evaluación y Control de la Administración Pública es el organizar. orden y limpieza. satisfacción personal y una excelente calidad en los servicios que como Gobierno del Estado ofrecemos a los ciudadanos. actitud y comportamiento de los servidores públicos. las metodologías que les permitan mejorar su desempeño y realizar sus funciones bajo principios de calidad. seguridad y clima laboral en las instituciones públicas. coordinar y promover el desarrollo administrativo integral en las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal. Para este fin. simultáneamente. con nuestras actitudes y hábitos podemos hacer la diferencia entre un ambiente favorable y uno que haga posible obtener. es parte de la responsabilidad de cada una de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal. y la herramienta de calidad de las 5 S’s es una de éstas. . orden y limpieza en el lugar de trabajo a través de un cambio de actitud en los servidores públicos hacia la mejora continua. Esto se logra mediante el establecimiento de las pautas para entender. Uno de los objetivos de la Secretaría de Desarrollo. a partir del cual se puedan sentar las bases para mejorar las condiciones de calidad. implantar y mantener un sistema de organización.I. lo que favorecerá en gran medida la implementación de sistemas de calidad y mejora continua para el beneficio de la institución y los servicios que ésta ofrece.

Es un método de organización y limpieza de cualquier área. Las 5 S’s nos llevan a desarrollar y mantener nuevos hábitos de trabajo.II. Creando un espacio para hacer de esta herramienta una práctica agradable y satisfactoria para el personal. . Proveyendo los medios necesarios para implementar cada una de las 5 S’s. para lo cual debemos generar las condiciones favorables para que éstos se den y permanezcan. recursos mínimos pero indispensables para el buen funcionamiento de estas prácticas. no sólo de trabajo. Es un método simple que cuando se aplica de manera adecuada. despejado. Lo anterior lo podemos lograr: Comprendiendo los objetivos de cada una de las Cinco “S” y cómo éstas contribuyen a mejorar nuestra institución. orden y limpieza en el lugar de trabajo a través de un cambio de actitud en los servidores públicos hacia la mejora continua. Esta herramienta consiste en 5 principios o 5 S’s por su letra inicial en japonés. disciplinado y agradable. LA HERRAMIENTA DE CALIDAD 5 S’s La Herramienta de Calidad de las 5 S' s se origina en Japón. Cada una de las “S” persigue un objetivo específico y en su conjunto permiten establecer y mantener las condiciones de organización. productivo. implica un profundo impacto en la vida personal y organizacional. ordenado y limpio. Las 5 S's son: SEIRI Clasificación SEITON Organización SEISO Limpieza SEIKETSU Estandarización SHITSUKE Disciplina Dirigidas a los objetos y espacios Dirigidas a la persona La implementación de la Herramienta de Calidad 5 S’s ayuda a crear un ambiente de trabajo seguro y saludable. que mejora nuestra imagen. Comprometiéndonos con nuestra institución. Apoyando los esfuerzos del personal para lograr los resultados esperados.

Los beneficios de su implementación se ven reflejados en:  Contribuye a desarrollar buenos hábitos  Menos averías  Mejora la seguridad  Menos accidentes  Mejora nuestra disposición ante el trabajo  Menor tiempo para el cambio de herramientas o ubicación de documentos  Menos movimientos y traslados inútiles  Más espacio de trabajo  Menos desperdicio  Desarrolla el auto-control  Propicia un ambiente amigable y confiable  Menor nivel de existencias o inventarios A continuación se presenta la descripción de cada una de las 5 S’s así como algunas técnicas sugeridas para su implementación. .

Para este fin. se deben establecer y difundir las reglas generales para que el personal del área de trabajo utilice el mismo criterio para la clasificación de estos elementos. eliminar aquellos que resulten innecesarios y aprovechar los lugares despejados. impiden la circulación por las áreas. Algunas preguntas que ayudan a identificar si existe un objeto o documento innecesario en el área de trabajo son las siguientes: ¿Es necesario este objeto o documento? ¿Si es necesario. Frecuentemente acumulamos en nuestra área de trabajo herramientas. ya que creemos que nos harán falta para nuestro próximo trabajo. Estos elementos perjudican el control visual del trabajo. está en buen estado? Además de las preguntas anteriores. debe existir en esta cantidad? ¿Si es necesario. SEIRI (CLASIFICACIÓN): conservar sólo lo necesario. documentos y objetos personales. Establecer y difundir las reglas generales o criterios para la clasificación de objetos y documentos en el área de trabajo. La implementación de la primera “S” permite que el personal del área de trabajo sea quien determine cuáles son aquellos elementos (objetos o documentos) necesarios para desempeñar sus actividades diarias. quitan espacio y estorban. se presentan las siguientes recomendaciones para implementar la primera “S” y evitar la presencia de elementos innecesarios en el área de trabajo son: Determinar y difundir el periodo de tiempo en el cual se deberá realizar la implementación de la primera “S”. inducen a cometer errores en el manejo de documentación o equipo y pueden generar accidentes. Con este pensamiento generamos “almacenes” que molestan. La primera de las 5 S’s consiste en identificar y clasificar los materiales necesarios de los innecesarios y desprenderse de estos últimos ya que no se requieren para realizar nuestra labor. . equipo. La implementación de la primera “S” permite clasificar los objetos y documentos que se encuentran en nuestra área de trabajo.PRIMERA “S”. tiene que estar localizado en el área de trabajo? ¿Si es necesario. Asignar claramente las responsabilidades del personal en la implementación de esta “S” Determinar el número de objetos personales permitidos en el área de trabajo (se recomienda 1). Separar en el sitio de trabajo las cosas que realmente sirven de las que no sirven.

Revisar y clasificar los documentos existentes en el área de trabajo. Clasificar y rotular cajas y equipo necesario en el área de trabajo. Separar los objetos empleados de acuerdo a su naturaleza. seguridad y frecuencia de utilización. Eliminar de pizarrones o muros la información innecesaria y que pueda conducir a errores de interpretación o de actuación.Clasificar lo necesario de lo innecesario para el trabajo rutinario. éstos se pueden clasificar de acuerdo a la frecuencia de uso. algunos criterios para hacerlo son: . Eliminar pegotes existentes en ventanas o en el equipo. Mantener lo que necesitamos y eliminar lo excesivo. Reparar o eliminar objetos que afectan el funcionamiento de los equipos y que pueden conducir a averías. Para clasificar los objetos o documentos del área de trabajo se proponen los siguientes criterios: Una vez identificados los elementos necesarios. uso.

Esta se realiza con base en las . sobre escritorio) Una vez clasificados los objetos y documentos según la frecuencia de uso. tomando como base los criterios antes expuestos: Al concluir la implementación de la primera “S” se debe realizar la verificación correspondiente. archiveros. cajones o archivero de escritorio) Colocar junto a la persona (ej. La siguiente tabla facilita la clasificación de los objetos y documentos necesarios e innecesarios así como su ubicación dentro del área de trabajo. para lo cual se debe contar con una lista de verificación. podemos identificar cuáles son necesarios para desempeñar nuestras actividades y por ende deben permanecer en el área de trabajo y cuáles deberán ubicarse en las áreas destinadas para almacenamiento o eliminarse. repisas.FRECUENCIA DE USO No se utiliza Es posible que se use Algunas veces al año Varias veces al mes Varias veces por semana Varias veces al día Cada hora Eliminar UBICACIÓN Colocar en bodega Colocar en bodega o archivo Colocar en un espacio dentro del área de trabajo destinado al almacenamiento Colocar en el área de trabajo (ej. estantes) Colocar cerca de la persona (ej.

En el Anexo 1 se presenta un ejemplo de lista de verificación a la implementación de la primera “S”.recomendaciones para implementar la primera “S”. . Con la implementación de la primera “S” podremos obtener los siguientes beneficios:     Sitios libres de objetos innecesarios o inservibles Más espacio Menos accidentes Mejor distribución de recursos La selección y clasificación del material de trabajo que se realiza a través de la primera “S” conduce de manera natural a la segunda “S” SEITON (Organización).

La pregunta clave que nos debemos hacer durante la implementación de la segunda S es ¿Cómo encontrar las cosas de manera rápida y sin cometer error? A continuación se presentan tres criterios para la organización de los elementos (objetos y documentos) dentro del área de trabajo: Seguridad: Que los elementos no se puedan caer. SEITON – ORGANIZACIÓN: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Organizar implica ordenar los objetos y documentos requeridos en nuestro trabajo de acuerdo a un método establecido. Calidad: Que los elementos no se oxiden. Definir y difundir las reglas para la organización del área de trabajo. que no estorben y que su ubicación no provoque accidentes. En la implementación de la primera S logramos identificar los objetos y documentos necesarios. En esta etapa se deberá organizar el área de trabajo con el objeto de evitar tanto las pérdidas de tiempo como de energía en la ubicación y retorno de los objetos y documentos necesarios. Algunas recomendaciones para la implementación de la segunda “S” son: Aprobar la evaluación a la implementación de la primera “S” SEIRI. . Las técnicas utilizadas en SEITON permiten la codificación. después de ser usados. y cada cosa en su lugar”. dándoles una ubicación específica que facilite su localización. que no se golpeen. Asignar claramente las responsabilidades del personal en la implementación de esta “S” Asignar un lugar específico para la ubicación de cada objeto. que no se puedan mezclar. Determinar y difundir el periodo de tiempo en el cual se deberá realizar la implementación de la segunda “S”. disposición y regreso al mismo lugar. La Segunda “S” consiste en organizar los elementos que hemos clasificado como necesarios de modo que se puedan encontrar con facilidad tomando en cuenta el principio “un lugar para cada cosa. que no se deterioren. además al emplear el criterio de frecuencia de uso logramos identificar la ubicación adecuada de los mismos. Por otra parte se debe verificar que la distribución del mobiliario y equipo sea la adecuada y cumpla con los estándares de seguridad. que no se puedan mover. documento o herramienta.SEGUNDA “S”. identificación y marcación de las áreas de trabajo para facilitar la conservación de los objetos y documentos en un mismo sitio durante el tiempo y en perfectas condiciones. Eficacia: Minimizar el tiempo para la ubicación de elementos.

Primeras salidas” en el uso de material y atención de documentos. Ubicar los objetos y documentos necesarios en sitios donde su disposición se pueda realizar en el menor tiempo y esfuerzo posible. para lo cual se debe contar con una lista de verificación. archiveros. Controlar las existencias de material mediante inventarios o relaciones. Al concluir la implementación de la segunda “S” se debe realizar la verificación correspondiente. repisas. cajones y demás áreas de almacenamiento. Colocar la señalización necesaria en el área de trabajo. En el Anexo 1 se presenta un ejemplo de lista de verificación a la implementación de esta “S”.Asignar una clave de identificación a estantes. Identificar cada elemento. Colocar los objetos y documentos en un orden lógico. identificando en el lugar de su almacenamiento el nombre y volumen máximo del mismo. más cerca los que más usas. más lejos los que menos usas. Esta se realiza con base en las recomendaciones para implementar la segunda “S”. Los beneficios que obtendremos tras la implementación de la segunda “S” son:       Nos ayuda a encontrar fácilmente objetos o documentos de trabajo. Mejorar la seguridad Ayuda a identificar cuando falta algo Da una mejor apariencia Mayor velocidad de respuesta y de mejora Actualización de inventarios . objeto o archivo mediante etiquetas con claves numéricas o alfabéticas. Favorecer el método “Primeras entradas. procurando que ésta sea visible y clara. Usar guías o códigos de colores para una identificación rápida de los objetos y documentos.

Limpieza del aire. bodegas. La tercera “S” consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad. baños y demás espacios que conformen el área de trabajo con el fin de contar con un espacio físico limpio. El valor más importante de SEISO consiste en entender a la limpieza como inspección. Manejo de basura o desperdicios. Como parte del manejo de basura se pueden establecer programas para el reciclado o clasificación de basura o desperdicios que se generen en el área de trabajo. si no existe una adecuada circulación de aire se afecta la temperatura del medio ambiente. lo cual contribuirá a reducir el impacto de nuestras actividades en el medio ambiente. debemos tomar en cuenta que el aire respirable en las oficinas se ve afectado por las funciones corporales -como la respiración y la transpiración. Además. asegurando que todos los medios se encuentren en perfecto estado operativo. La limpieza se debe realizar en tres ejes: 1. La labor de limpieza de los espacios físicos se debe realizar en toda el área de trabajo. Hay que tomar en cuenta que la limpieza no sólo beneficia la imagen del área de trabajo sino que es un factor importante para la salud del personal que labora en ella. 3. Es necesario asegurar la limpieza de los pisos. paredes. Respecto a la limpieza del aire. Es necesario hacer conciencia entre el personal y los visitantes que acuden al área de trabajo para depositar la basura en su lugar. SEISO – LIMPIEZA: siempre limpio.y las actividades del personal. Limpieza de los espacios físicos. Por otra parte. provocando incluso anomalías o el mal funcionamiento del equipo o los objetos que empleamos en nuestras actividades diarias. áreas de trabajo.TERCERA “S”. por ejemplo. ventanas y cortinas de las oficinas. lo anterior garantizará la seguridad del personal del área de trabajo. áreas de atención. debemos asegurarnos que el manejo de basura o desperdicios sea el adecuado y que se cuente con los recursos necesarios para depositar y retirar la basura en tiempo. Una vez que el espacio de trabajo está despejado (SEIRI) y ordenado (SEITON). El incumplimiento de la limpieza puede tener muchas consecuencias. Si en el área de trabajo se fuma o hay basura al descubierto se causa mayor contaminación ambiental. 2. al limpiar los espacios o herramientas de trabajo se debe observar su estado y funcionalidad lo que permitirá prevenir el deterioro y contribuir a la eliminación de pérdidas. el polvo puede dañar el funcionamiento del equipo de cómputo. En caso de que en nuestra área de trabajo se generen desechos tóxicos se debe contar con la infraestructura necesaria para su depósito y retiro final. no debemos limitarnos a nuestro escritorio. . es más fácil limpiarlo (SEISO).

Determinar y difundir el periodo de tiempo en el cual se deberá realizar la implementación de la tercera “S”. la cual implica el abastecimiento y circulación del aire para refrescar y purificar el ambiente. Establecer y difundir los criterios sobre los cuales se debe realizar la limpieza en el área de trabajo. mensual).) Hacer uso de los sitios y recipientes para tirar desperdicios. Diseñar hojas de control para supervisar el programa de limpieza. Eliminar desde el origen aquello que origina la suciedad en el área de trabajo.La limpieza del aire se logra evitando la emanación de componentes que produzcan el enrarecimiento del aire así como a través de una buena ventilación. Al momento de realizar la limpieza es conveniente inspeccionar y detectar anomalías en el equipo. A continuación se presenta un ejemplo de hoja de control de limpieza: . etc. reciclado de papel). polilla. Asignar claramente las responsabilidades del personal en la implementación de esta “S” Iniciar con una campaña de limpieza que puede ser en una jornada especial donde se involucre a todo el personal en las labores de limpieza del área de trabajo. equipo. pisos. Asegurar que los documentos archivados se encuentren limpios y no existan factores que los puedan dañar (polvo. anaqueles. Eliminar manchas. paredes. Hacer de la limpieza un hábito en el personal del área de trabajo. módulos de atención. archiveros. un programa de limpieza periódico (diario. Algunas recomendaciones para implementar la tercera “S” son: Aprobar la evaluación a la implementación de la segunda “S” SEITON. Establecer programas de reciclado o clasificación de basura (ej. Establecer junto con el área responsable de la institución. Dar las facilidades para realizar las actividades de limpieza. baños. Asegurar que el área de trabajo cuente con ventilación apropiada. semanal. mugre y polvo en escritorios. Mantener el suministro adecuado de los materiales necesarios para la limpieza. apagadores eléctricos y perillas de chapas.

Para este efecto se debe contar con una lista de verificación. Menor probabilidad de contraer enfermedades. se debe realizar la verificación a la implementación de la tercera “S”. La tercera “S” se traducirá en los siguientes beneficios:       Alargamiento de la vida útil de los equipos e instalaciones. .Al igual que en las dos “S” anteriores. la cual se puede realizar con base en las recomendaciones presentadas para implementar la tercera “S”. En el Anexo 1 se presenta un ejemplo de lista de verificación a la implementación de esta “S”. Reduce accidentes. Ayuda a evitar mayores daños a la ecología. Mejora la imagen personal e institucional. Mejora la disposición al trabajo.

está enfocada en la persona y su actitud. cuanto más sea el conocimiento que las personas tengan sobre la institución. considerando el periodo para la elaboración de los estándares y para la difusión de los mismos. debemos trabajar en su actitud. Uno de los errores más frecuentes es asignar un tiempo extra para implementar o mantener las 5 “S”. Sin embargo para lograr el éxito de las 5 “S”. el mantenimiento de las condiciones logradas con las 3 primeras “S” debe formar parte de la rutina diaria de trabajo. Toda vez que esta “S” está enfocada en la persona. por lo tanto debemos encontrar el modo de mantenerlos en condiciones óptimas. Valores). . ha llegado el momento de estandarizar. La cuarta “S” consiste en establecer normas sencillas y visibles –estándares. En este sentido. Visión. SEIKETSU más que una actividad es una condición o estado permanente que consiste en aplicar. Un área de trabajo o un escritorio en los que se mantienen las tres primeras “S” son lugares limpios. esto nos lleva a creer que ése es el momento dedicado para la herramienta y el resto de los días se trabaja “normalmente”. La estandarización se debe realizar en los siguientes ámbitos: Estandarización del conocimiento (normas. Establecer y difundir la política de calidad del área de trabajo. SEIRI (Clasificación). políticas y estándares que se establezcan en las áreas de trabajo. procedimientos). mayor será su compromiso con los objetivos. hacia a donde se quiere ir y que conceptos los conducen (Misión. agradables y seguros. replicar y mantener lo que se ha logrado. En otras palabras. Estandarización de imagen y espacios físicos Las recomendaciones para lograr la implementación de la cuarta “S” son: Aprobar la evaluación a la implementación de la tercera “S” SEISO. Establecer el periodo en el cual se implementará a cuarta “S”. SEIKETSU recuerda que el orden y la limpieza deben mantenerse cada día.para lograr que no sólo se dé el cambio sino que además se mantenga y que se realicen mejoras.CUARTA “S”. SEIKETSU – ESTANDARIZACIÓN: mantener los estándares. Ya que hemos implementado las tres primeras “S”. éstas deben formar parte de las actividades cotidianas. políticas. Asignar claramente las responsabilidades del personal en la implementación de esta “S” Difundir y uniformar la razón de ser de la institución. SEITON (Organización) y SEISO (Limpieza) son actividades que nos exigen comportamientos concretos y “cosas por hacer” en nuestro entorno laboral . es decir sobre los objetos y espacios.

procedimientos. Generalizar el uso de gafetes de identificación y personificadores. Reglamentar procesos comunes que uniformen su aplicación. Tras la implementación de la cuarta “S” se debe realizar la verificación de la misma empleando una lista de verificación. organización. colores o letreros para que el estándar se explique por sí mismo. reglamentos o instrucciones para la clasificación. Formar al personal en los estándares.Establecer y difundir normas. se pueden emplear símbolos. Esta lista puede realizarse con base en las recomendaciones presentadas para implementar la cuarta “S”. Estandarizar los mecanismos de evaluación de las “S”. esto implica poner en práctica en nuestra vida personal la clasificación (eliminar lo que no es útil). En el Anexo 1 se presenta un ejemplo de lista de verificación a la implementación de esta “S”. limpieza y seguridad en el área de trabajo. Los beneficios que obtenemos tras la implementación de SEIKETSU son:      Queda por escrito el cómo mantener lo logrado Facilita el mantenimiento Asegura la calidad Se establecen sistemas autoexplicativos Promueve el compromiso personal y grupal . Finalmente debemos aplicar SEIKETSU en las personas ya que no hay desarrollo organizacional sin desarrollo personal. la organización (un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar) y la limpieza (siempre limpio). las listas de verificación a la implementación de las primeras 3 S’s. Formalizar en las normas o manuales. Para establecer nuestros estándares debemos recordar que un estándar debe ser fácil de entender. Uniformar la imagen gráfica en las áreas de trabajo. Estandarizar los métodos y procedimientos.

etc. reglamentos y leyes que rigen a nuestra institución. por lo que se deben instrumentar prácticas que faciliten la permanente comunicación. si seguimos las normas y estándares establecidos contribuimos a la prevención de accidentes. cursos. . En esta etapa ya hemos logrado eliminar nuestros viejos hábitos. SHITSUKE – DISCIPLINA: seguir las reglas. para lo cual debemos contar con el compromiso activo del personal del área de trabajo. no imposición. para cumplir nuestros objetivos y mantener el orden. para adquirir una nueva forma de trabajo de la cual hemos participado en su creación y recibimos sus beneficios. la última de las “S” también está enfocada en la persona. políticas. SHITSUKE consiste en trabajar correcta y de manera permanente con base en las normas. Al desarrollar la Quinta S mantenemos disciplina en nuestro trabajo ya que aplicamos de manera sistemática las actividades involucradas en las “S” anteriores. No debemos olvidar que la disciplina implica control. Para mantener la disciplina se deben desarrollar las condiciones favorables para que ésta se desarrolle. políticas y estándares así como de la importancia de respetarlos. Nuestro trabajo se simplifica. lo cual se traducen en una mejora sistemática de las actividades que desempeñan. Asignar claramente las responsabilidades del personal en la implementación de esta “S” Favorecer la comunicación y retroalimentación en el área de trabajo. Al igual que SEIKETSU. Promover los resultados de las 5’s dentro y fuera de la unidad para motiv ar al personal de las áreas de trabajo. La revisión del cumplimiento de las reglas de trabajo así como de cada una de las “S” es una actividad inherente a esta etapa. fallas en los equipos y desviaciones de los objetivos. Establecer revisiones periódicas de seguimiento al cumplimiento de las 5 S’s (autoevaluación). videos. Establecer y difundir claramente el concepto de disciplina. políticas y reglamentos que regulan la institución. Fomentar entre el personal. Mediante SHITSUKE las personas adquieren una fuerte conciencia con relación a las normas. Hacer conciencia al personal sobre sus derechos y obligaciones dentro de la institución. Además.QUINTA “S”. el compromiso para el cumplimiento de las normas. nuestro tiempo se aprovecha mejor y los resultados que obtenemos son de mejor calidad. motivación y respeto del personal. Algunas recomendaciones para la puesta en marcha de la quinta “S” son: Aprobar la evaluación a la implementación de la cuarta “S” SEIKETSU. Motivar al personal a través de pláticas.

Para este fin. . En el Anexo 1 se presenta un ejemplo de lista de verificación a la implementación de esta “S”. se debe utilizar una lista de verificación. la implementación de la quinta “S” debe estar acompañada de la verificación. Generamos una cultura de prevención.Fomentar la cultura de calidad a fin de modificar las actitudes negativas y eliminar el desinterés. Finalmente. Realizar acciones que permitan la integración del personal de las áreas de trabajo y contribuyan a un agradable ambiente laboral. Los beneficios que obtenemos al lograr la disciplina son:     Se evitan reprimendas y sanciones. Mejora la imagen que tenemos de nosotros mismos. Mejora nuestra eficacia.