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CASO: SISTEMA DE INFORMAES NA FARMA INDSTRIA FARMACEUTIVA S.A.

. A Farma, uma empresa familiar, de porte mdio, que atua no ramo de remdios tarjados, ou seja, aqueles cuja venda feita sob prescrio mdica. Anteriormente, a direo da empresa era patriarcal, sendo que nos ltimos cinco anos passou a ter uma administrao profissionalizada, deciso tomada pelos scios, principalmente para ter melhor ao competitiva no mercado. Naquela poca, mantendo um nvel de negcios em volume regular, a empresa obtinha bons resultados econmicos. Agora, com a nova poltica de investimento realizada pela alta administrao, espera-se expanso dos negcios a qualquer custo. A Farma est pretendendo otimizar sua estrutura organizacional em funo de uma expanso a curto prazo, para triplicar seus negcios, a empresa est realizando grandes investimentos, bem como arregimentou funcionrios administrativos e da rea de produo de outros laboratrios, para poder, com profissionais j participantes desse ramo de negcios, em pequeno espao de tempo, obter a expanso desejada. Como principal forma de expandir-se rapidamente, estendeu o regime de vendas dedicado diretamente s farmcias, para a venda aos grandes distribuidores, atacadistas, que, por sua vez, fariam a venda s farmcias. Outra providencia foi alugar um prdio para melhorar suas condies de armazenagem e distribuio dos produtos. Nessa situao de urgncia em crescimento, alguns erros bsicos foram cometidos, entre os quais podem ser citados: O critrio de escolha dos distribuidores foi superficial e apressado, concedendo-se vultosos crditos a quem no tinha condies de obt-los em situao normal; Dilataram-se as condies de pagamento de 30 dias fora o ms para 30/60/90 dias. Muitos acordos foram feitos em termos de dilatar os prazos, ainda mais por ocasio da cobrana, que tambm era responsabilidade da rea comercial da Farma; Aumentou-se o numero de vendedores de 100 para 180, assim como a frota de veculos, passando de 28 para 50 veculos, sem uma medio anterior das necessidades; Foi delineada uma campanha de promoo e propaganda insuficiente para dar vazo as grandes quantidades de produtos colocados nos distribuidores, que passaram a ter muita dificuldade em provocar a rotao adequada desses produtos no mercado; Foram adquiridas grandes quantidades de matrias-primas, provocando uma superestocagem e conseqente elevao das contas a pagar a fornecedores. Essa medida foi provocada pelo fato de a Farma no possuir, como as demais concorrentes diretas, uma indstria qumica associada. Outros aspectos citados provocaram uma situao realmente difcil, que passou a agravar-se tendo em vista os seguintes acontecimentos: Os distribuidores passaram a atrasar seus pagamentos, diminuindo gradativamente, seu volume de compras; A carteira de contas a pagar passou a crescer cada vez mais, pois: - a rea financeira da Farma passou a lanar mo dos papeis para desconto bancrio; - a rea financeira passou a utilizar sua condio de empresa tradicional na praa para obter emprstimos bancrios; e - quando o credito comeou a ser restringido, pelo razovel prejuzo apresentado, a rea financeira no tinha condio de suprir seus compromissos, principalmente com relao s importaes de matrias-primas, apesar de ter em mos muitas duplicatas; As despesas operacionais, com a queda das vendas, cresceram assustadoramente de 38% para 46%. As despesas administrativas chegaram ao nvel de 12% ao ms; Verificou-se que 5% de seus clientes ativos detinham 71% de sua carteira, salientando-se que o total de clientes de 4.671; e O resultado financeiro lquido da Farma, em R$ mil, teve o seguinte comportamento: 2004 13.000 2005 10.000 2006 (12.000) 2007 (18.000) Por outro lado, permanecia na empresa, o sistema de manter o mximo possvel do pessoal antigo, a qualquer preo, mesmo que muitos funcionrios permanecessem vegetando sem nada produzir. Isso provocou um custo administrativo muito elevado, pois a industria possua quase o mesmo numero de funcionrios na produo e na administrao; e, para piorar a situao, muitos funcionrios da produo foram dispensados. Tendo em vista a situao apresentada, foi contratada a firma de consultoria Planos Ltda., e voc, como tcnico snior, deve estabelecer uma metodologia de soluo do caso, com base na Teoria de Sistemas.

Fica evidente que voc deve fazer as suposies que forem necessrias para complementar o sistema de informaes da Farma e realizar um trabalho adequado, mas respeitando o que foi apresentado no texto.