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Clase 14: Bases de Datos

xls para que puedas revisar algunos conceptos previos. el usuario tiene que escribir los criterios según los cuales desea filtrar los datos. si podría tener celdas vacías puesto que es posible que a un registro le falte la información relativa a uno más campos. Para expresar criterios que comparen datos. cada una de las se denomina Campo. en el caso del archivo que tienes abierto. La principal ventaja del Filtro avanzado es que permite copiar los datos en otro lugar de la planilla. Este criterio mostraría los registros que tengan pagos superiores a 230000. En Microsoft Excel el concepto de lista se asimila al de base de datos. un rango constituido por el rótulo de una o más columnas de la lista y debajo de los rótulos al menos una fila con una o más condiciones relativas a dichas columnas. 1. pero posee algunas utilidades y funciones básicas para trabajar con ellas en operaciones elementales. la lista se columnas Por ejemplo. En ella especificarás las condiciones que filtrarán la lista. 2. Ejemplos de Criterio simple (constituidos por un solo campo) Mes Enero Pago >230000 Este criterio mostraría los registros que contienen Enero en la columna Mes. Digitar el rótulo puede significar problemas si no lo escribes exactamente como figura en la base de datos. debes utilizar los operadores de comparación. esta planilla de cálculo no es un programa administrador de bases de datos. En lugar de ello. como el que aprecias en el rango C16:C17. I. La base de datos no puede contener filas vacías. Lista o base de datos Lista o base de datos es un conjunto contiguas estructuradas en forma Cada una de las filas que componen denomina Registro. no se consideran como parte de la misma. la lista o base de datos sería el rango A2:F14. Criterios Un criterio es una zona de la planilla. que verás en esta clase. de celdas de tabla. es decir no puede haber registros en blanco. que tú debes construir. De hecho. No obstante. Un criterio es. como el comando Autofiltro. FILTRO AVANZADO: El comando Filtro avanzado. Esta base de datos en particular está compuesta por 6 campos y 12 registros. en el fondo. pero no muestra los botones de Autofiltro para las columnas como el Autofiltro. Si la base de datos tiene títulos y subtítulos como el que existe en la fila 1. Página 2 de 5 . Para construir el criterio es recomendable que copies el rótulo o título del campo al que se referirá el criterio. permite filtrar una lista en su lugar.Clase 14: Bases de datos TEMA 1: Filtro Avanzado y Funciones de Base de Datos En clases anteriores ya conociste el comando Autofiltro que permite aplicar filtros básicos a una pequeña lista o base de datos. Abre el archivo Pagos. tales como Filtro Avanzado y funciones de base de datos. independiente de la lista. Un rango de criterios permite ejecutar criterios más complejos. en un rango independiente de la lista que se llamará rango de criterios.

En el recuadro Rango de criterio digita o selecciona el rango C16:C17. Especifica el rango en que pusiste los criterios en este recuadro. En el recuadro Acción. selecciona Copiar a otro lugar. Mayo Mes Enero Mayo Sección Mes 1 Mayo 2 Enero Este criterio mostraría los registros que contienen Enero o Mayo en la columna Mes. Este último dato se denomina rango de extracción. Se desea obtener un listado de todos los registros de pagos que corresponden a Enero. Ejecuta todos los filtros cuyos criterios se especifican más arriba. En el recuadro Copiar a digita o selecciona una celda vacía. Sección 1 Mes Este criterio mostraría los registros de la Sección 1 o que correspondan al mes de mayo. • • • • • • Ejecuta el comando Datos – Filtro – Filtro Avanzado. Algunos ejemplos: 1.Clase 14: Bases de datos Ejemplos de criterios compuestos (constituidos por dos o más campos o datos) Sección <>1 Mes Mayo Este criterio mostraría los registros que no sean de la Sección 1 y que correspondan al mes de mayo. 2. Para construir un criterio basado en el conector Y escribe las condiciones en la misma fila. Especifica la celda a partir de la cual copiarás los datos en este recuadro. Copia el criterio en alguna zona vacía de la planilla y luego procede como en el caso anterior. Este criterio mostraría los registros de la Sección 1 que correspondan a Mayo o que sean de la Sección 2 siempre que correspondan a Enero. Especifica el rango de la lista en este recuadro. Para construir un criterio basado en el conector O escribe las condiciones en filas distintas. por ejemplo E16. Elige el comando Filtro Avanzado en el menú Datos – Filtro. En el recuadro Acción selecciona Copiar a otro lugar. Para ocupar Filtro avanzado procura seguir estos pasos: • • • • • • Construye el criterio que controlará el filtro. Presiona Aceptar. Página 3 de 5 . En el recuadro Rango de la lista digita o selecciona el rango A2:F14.

denominadas colectivamente funciones BD. el rango de extracción debe ser construido copiando los rótulos de los campos que te interesa extraer. En Copiar a digita o selecciona el rango de extracción que construiste al lado del criterio. Ejecuta el comando Datos – Filtro – Filtro avanzado. podrías desear generar una nueva lista con registros que sólo contengan los campos matrícula y nombre. II. puedes utilizar cualquier rango en el argumento Criterios. • • • • • • • • • Digita el criterio en alguna zona vacía de la planilla.criterios) ARGUMENTOS Base_de_datos: es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. sin considerar la función utilizada. usa tres argumentos: base_de_datos. Criterios: es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. como un número que represente la posición de la columna en la lista 1 para la primera columna o como una referencia a la celda que contiene el rótulo del campo. FUNCIONES DE BASE DE DATOS Microsoft Excel incluye funciones de hoja de cálculo que analizan los datos almacenados en listas o bases de datos. La ventaja principal de estas funciones es que basta que aprendas a ocupar una de ellas para aprenderlas todas. Dichas funciones hacen lo mismo que las básicas pero en el contexto de una base de datos. el procedimiento para ocuparlas es exactamente igual para todas. Nombre_de_campo puede ser texto con el rótulo encerrado entre dobles comillas. En Acción elige Copiar a. En el caso que nos ocupa. Tal como en el filtro avanzado. es decir calculan basándose en las condiciones especificadas en los criterios. Ejecuta el ejemplo siguiente: 3. La lista resultante debe contener sólo los campos Matrícula y Nombre. FUNCION SINTAXIS BDFUNCION se sustituye por alguno de los nombres de función: BDSUMA. En Rango de criterios especifica el rango en el cual digitaste el criterio. Construye el rango de extracción al lado del criterio con los campos solicitados. Guarda los cambios con el nombre Filtros y cierra el archivo. Cada una de estas funciones. BDPROMEDIO. como por ejemplo "Mes". Página 4 de 5 . BDMIN. En dicho caso.nombre_de_campo. Presiona Aceptar . BDCONTAR. Existen varias funciones de base de datos. Se desea obtener todos los registros de pagos cuyo mes sea Enero o Febrero. dado que. mientras éste incluya por lo menos un rótulo de columna y por lo menos una celda debajo del rótulo de columna que especifique una condición de columna. BDMAX. Nombre_de_campo: indica el campo sobre el cual se desea operar o calcular. En Rango de la lista especifica el rango de la base de datos. nombre_de_campo y criterios. BDFUNCION(base_de_datos.Clase 14: Bases de datos A veces se desea que el filtro avanzado genere una nueva lista que contenga registros con sólo algunos campos específicos de la tabla original.

Pon el cursor en la celda I2 y presiona el botón Pegar función. Promedio de pagos de los registros que sean de la sección 1. Cuántos pagos del mes de Enero hay en la lista.xls para ejecutar estos ejemplos 1. Página 5 de 5 . En el recuadro Categorías elige Base de Datos. • • • • Se desea determinar la suma de los pagos correspondientes al mes de Enero.Clase 14: Bases de datos Ejemplos: Recupera el archivo Pagos. Soluciona estos casos: • • • • Monto máximo de los pagos correspondientes al mes de Febrero. Aparecerá la paleta de funciones: • • • • En el argumento Base_ de_datos digita el rango de la base de datos: A2:F14. Monto mínimo de los pagos que no son de la sección 1. o o Digita la referencia a la celda que corresponde a ese rótulo: F2 En el argumento Criterios. Presiona Aceptar. En el recuadro Nombre de la función haz doble clic sobre la función BDSUMA. o o Pon el número de columna que ocupa este campo en la base de datos: 6. especifica el rango en que pusiste el criterio: H2:H3. Incorpora el criterio correspondiente en el rango H2:H3. En el argumento Nombre_de_campo digita: o El rótulo del campo que deseas calcular: “Pago”.