Comment rdiger une lettre de motivation ?

Alain Boucher IFI

http://www2.ifi.auf.org/personnel/Alain.Boucher/cours/francais/

But de la lettre de motivation

Dmontrer votre intrt pour l'emploi / stage

Quel poste vous voulez ?

Expliquer pourquoi et le comment de votre candidature

Qu'est-ce qui vous attire dans le poste ? Qu'est-ce qui fait penser que vous tes capable d'accomplir le travail demand ? Pourquoi vous et pas quelqu'un d'autre ?

Etapes de la slection

On a dj vu le premier tri des candidatures fait par un examen (trs rapide) des CV Pour les (quelques) CV retenus, on examine ensuite les lettres de motivation

Les CV peuvent se ressembler, mais la lettre de motivation doit faire ici la diffrence pour votre personne

CV + lettre de motivation serviront faire un deuxime tri

Rduire encore le nombre de candidats avant de faire passer des entretiens

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Une lettre efficace doit :

Aider la lecture du CV,

en soulignant les aspects forts de lexprience en lien avec lemploi vis

Faire comprendre ce que vous recherchez exactement Donner des arguments sur vos qualits, votre savoir-faire, tout ce qui reprsente des atouts pour lorganisme auquel vous crivez
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CV vs lettre de motivation

Le CV est une prsentation de vos comptences

Style abrg, tlgraphique Plutt sur les faits que l'on peut vrifier

La lettre de motivation permet de prciser tout ce que vous n'avez pas pu dire dans le CV

Vos objectifs, vos ambitions, vos points forts Ce qui vous intresse dans le poste propos Les deux doivent tre complmentaire, pas redondants
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Inutile de faire des redites avec le CV

CV + lettre de motivation

Trs souvent, notre CV reste le mme pour plusieurs candidatures

Faibles diffrences, car votre personne ne change pas on valorise certains points plutt que d'autres

La lettre de motivation doit tre adapte pour chaque candidature

expliquer pourquoi vous voulez le poste expliquer pourquoi on vous choisirait pour le poste valoriser les lments du CV pertinents pour le poste

Eviter absolument d'envoyer la mme lettre de motivation pour plusieurs postes

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Les lments de la lettre

(1) L'entte (2) Vous (organisme/entreprise) (3) Moi (futur stagiaire/employ) (4) Nous (prochaine tape) (5) Conclusion de la lettre

Corps de la lettre

Longueur maximale : 1 page Lettre personnalise pour le poste convoit

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Deux cas diffrents

Deux cas distinguer

Lettre de motivation papier (envoye par la poste) ou en fichier attach un courriel Courriel de motivation

Premier cas : Lettre de motivation papier ou en fichier attach un courriel

(1) L'entte

La personne qui est adresse cette lettre Toujours adresser la lettre quelqu'un

Nom de la personne proposant le poste Nom de l'entreprise + M. le Directeur ou semblable

Surtout pas une lettre gnrale ou impersonnelle

Si vous n'avez pas de nom, cherchez sur Internet, trouvez le nom du responsable

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Montral, le 13 novembre 1998

Exemple

Madame Louise Desbiens ENTREPRISE ABC 123, boul. Ren-Lvesque ouest Montral (Qubec) H9H 9H9
Sur certaines offres, un numro d'offre peut tre indiqu. Il faut le rappeler ici dans la lettre si c'est le cas.

numro de concours : ABC98-032 Madame,

Source : Conseils aux tudiants et rcents diplms. Service de placement de l'Ecole Polytechnique de Montral.

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(2) Vous (organisme / entreprise)

Il faut dire le poste que vous souhaitez et o vous avez vu l'annonce pour ce poste Courte phrase qui place en contexte :

Suivant l'offre qui a t diffuse l'Institut de la Francophonie pour l'Informatique (IFI) ... Suivant l'offre que vous avez annonce sur votre site web ...

... je souhaite poser ma candidature pour le stage intitul ...

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Exemple

Suivant l'offre qui a t diffuse auprs de l'Institut de la Francophonie pour l'Informatique (IFI, Hanoi, Vietnam), je souhaite poser ma candidature pour le stage intitul ... .

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Candidature spontane

Une candidature spontane est une candidature qui ne rpond pas une annonce

Vous voulez travailler un endroit prcis qui ne propose pas d'offres d'emploi ou de stages Vous envoyez quand mme votre CV et votre lettre de motivation Parfois a fonctionne, parfois non Vous expliquez pourquoi vous voulez travailler pour cet organisme / cette entreprise
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La prsentation de l'organisme est diffrente

(3) Moi (futur stagiaire)

Vos arguments pour le poste

faire ressortir les points communs entre vous et le poste qualifications, exprience, aptitudes Reprenez simplement les points forts en les expliquant

Mettez en vidence vos qualits professionnelles

Surtout ne pas rpter votre CV

Texte de 5 15 lignes, 1 ou 2 paragraphes

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Vos arguments

Trouvez dans votre parcours, les cours, les projets, les TPE qui vont bien avec l'offre propose Si on parle de poursuite possible en thse dans l'offre et que cela vous intresse aussi, parlez-en

Source : http://sceco.u-strasbg.fr/doc/doc/cours_en_ligne/Nakhili/6b%20%20la%20lettre%20de %20motivation.ppt

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Exemple

J'ai une trs bonne connaissance des outils de design tels que Orcad (Express, Layout), Viewlogic et Cadence pour la ralisation de schmas logiques et de circuits imprims ainsi que la programmation VHDL. Je programme en C et C++ sous Windows, DOS et Unix, ainsi qu'en Assembleur (Intel et Motorola). Je possde galement une bonne base en systmes de communications ainsi qu'en rseaux. Mes diffrentes expriences de travail m'ont permis de dvelopper mes habilets travailler en groupe et grer mon temps efficacement. Mon dynamisme et mon sens des responsabilits me permettront de participer positivement l'essor de votre entreprise.

Source : Conseils aux tudiants et rcents diplms. Service de placement de l'Ecole Polytechnique de Montral.

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(4) Nous (prochaine tape)

Solliciter un entretien, en restant poli et sobre

Je reste votre disposition pour tout entretien... Je reste votre disposition pour tout entretien, par tlphone ou par visio-confrence. N'hsitez pas me demander si vous avez besoin de renseignements supplmentaires. Il me fera plaisir de discuter avec vous lors d'un entretien ou de vous transmettre tout autre renseignement sur demande.

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(5) Conclusion

Saluations polies

Veuillez agrer, Monsieur, mes salutations distingues. Je vous prie de croire, Madame, mes respectueuses salutations. ...

Signature, suivie de votre nom

On peut aussi ajouter ses coordonnes, selon les cas

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Montral, le 13 novembre 1998 Madame Louise Desbiens ENTREPRISE ABC 123, boul. Ren-Lvesque ouest Montral (Qubec) H9H 9H9 numro de concours : ABC98-032 Madame,

Exemple

Suivant l'offre que vous avez annonce au Service de placement de l'cole Polytechnique, je souhaite poser ma candidature pour le poste d'ingnieur lectrique. J'ai une trs bonne connaissance des outils de design tels que Orcad (Express, Layout), Viewlogic et Cadence pour la ralisation de schmas logiques et de circuits imprims ainsi que la programmation VHDL. Je programme en C et C++ sous Windows, DOS et Unix, ainsi qu'en Assembleur (Intel et Motorola). Je possde galement une bonne base en systmes de communications ainsi qu'en rseaux. Mes diffrentes expriences de travail m'ont permis de dvelopper mes habilets travailler en groupe et grer mon temps efficacement. Mon dynamisme et mon sens des responsabilits me permettront de participer positivement l'essor de votre entreprise. Il me fera plaisir de vous rencontrer en entrevue ou de vous transmettre tout autre renseignement sur demande. Veuillez agrer mes salutations distingues. Mon Nom

Source : Conseils aux tudiants et rcents diplms. Service de placement de l'Ecole Polytechnique de Montral.

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Erreurs viter

Lettre trop longue

On ne la lira pas sinon Le franais doit tre parfait, sinon on risque de vous rejeter Vous devez compltez le CV, pas le rpter C'est difficile de trouvez un stage... J'ai besoin d'argent...
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Fautes de franais

Rpter le CV

Parlez de vos difficults

Erreurs viter

Les phrases ngatives

Je nai pas pu... On ne m'a pas permis de... Le srieux de votre socit est reconnu... Votre laboratoire est un des meilleurs au monde...

Eviter le copier-coller ou les phrases vides de sens

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Autres conseils

Faites de phrases courtes

Plus une phrase est courte plus elle retient l'attention Prfrez je souhaite je souhaiterais

Eviter les verbes au conditionnel, parlez au prsent

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Cherchez des exemples sur Internet, et adaptez pour votre cas

Utilisez Internet pour plus d'exemples de lettres de motivation

Mais attention au copier-coller de formules ou lettres standards, a fait trs mauvaise impression.

N'oubliez pas que vous serez probablement plusieurs (de l'IFI) postuler aux mmes offres de stages

Les lettres de motivation qui se ressemblent risquent d'tre rejetes (copier-coller)

Travaillez pour personnaliser votre lettre

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Deuxime cas : Courriel de motivation

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Courriel de motivation

Candidatures lectroniques (par courriel) Deux choix possibles :

CV + lettre de motivation en fichiers attachs (2 PDF) Courriel de motivation + CV en fichier attach (1 PDF)

Mon conseil :

Si on vous demande explicitement une lettre de motivation, alors suivez le premier choix (2 fichiers), mais vous devrez tout de mme rdigez un courriel d'introduction Sinon, faites le deuxime, on lira plus facilement votre motivation et on a plus de chances de lire votre CV
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Courriel de motivation

Plus facile d'envoyer plusieurs courriels pour candidater diffrentes offres

Plus facile de jeter au poubelle les courriels aussi

Par courriel, le style est un peu diffrent, mais il est important de bien suivre les rgles

Le courriel est plus court que le lettre L'entte et la conclusion sont diffrents, le reste presque identique

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Diffrences : courriel de motivation

Entte

Sujet du courriel explicite : Candidature au stage ... Salutations plus simples, moins formel Bonjour M. X, , Bonjour, Reprenez le mme contenu que pour la lettre 10-15 lignes maximum pour le courriel Salutations plus simple Cordialement, , Trs cordialement,
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Corps du message : surtout ne faites pas trop long

Conclusion

Pour envoyer votre courriel

Vous rpondez une seule offre par courriel

Surtout pas de spam Lettre/courriel de motivation adapt pour l'offre L'adresse courriel de l'IFI fait plus officielle (etudiant@ifi.edu.vn) Evitez d'utiliser une adresse perso qui ne fait pas srieuse (darthvador@gmail.com, joker@yahoo.com, ...) Faites attention la configuration de votre messagerie

Attention l'adresse que vous utilisez

nom affich la rception

Attention la taille des fichiers attachs

Un CV en PDF > 100-150 ko ne fait pas srieux

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Pour votre stage de l'IFI

On vous demandera de rajouter une explication sur l'IFI dans votre courriel

Soit un fichier attach dcrivant l'IFI et les stages Soit un lien sur une page web dcrivant les stages l'IFI

Utile pour que votre correspondant comprenne bien ce qu'est l'IFI, la formation que vous avez reu et la procdure des stages ici

Cela augmente vos chances de succs

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Quelques exemples...
Bonjour Monsieur Latapy et Monsieur Guillaume, ... Bonjour M. Alain Boucher, Adressez-vous la personne en la nommant ... par son nom de famille (politesse). Pas de Bonjour Monsieur OGIER, prnom et surtout pas de prnom seulement. ... Evitez de mettre le nom de famille en majuscule. Bonjour madame, monsieur La recherche, l'amlioration et la matrise des nouvelles technologies dans le domaine des systmes et rseaux ont pour moi un grand intrt. C'est pourquoi je me permets de vous crire afin de vous proposer mes comptences au poste ... Non, n'crivez pas madame, monsieur , pour une lettre ou pour un courriel. Nommez la personne qui vous crivez. L'introduction de la lettre fait trs lourde, pas engageante du tout.
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Quelques exemples...

Mes connaissances de robotique, de systme multi-agents et de rseaux sans fil grace mes tudes dans les cours d'intlligence robotique, de systme multi-agents lIFI mont permis dacqurir des comptences dans le domaine de l'intlligence artificielle qui rpondent spcifiquement aux besoins de ce stage. Evitez les rptitions : j'ai appris la robotique dans le cours de robotique et les systmes multi-agent dans le cours sur les systmes multi-agent... (attention : beaucoup de fautes de franais aussi) 32

Quelques exemples...
Deuximement, je pense quil serait bnfique pour moi deffectuer mon stage dans un pays francophone pour amliorer mon niveau dans cette langue et ainsi pouvoir travailler plus vite, augmenter mon rythme de travail et faciliter les interactions avec les autres employs trangers. Non, viter. On vous prendra en stage si vous tes dj bon en franais, pas pour vous amliorer. Le superviseur de stage ne veut pas jouer les profs de franais, il veut seulement que son travail soit russi. Mon sujet du module TPE (Travail Personnel Encadr) en Master 1 l'IFI, c'est ... . J'ai soutenu mon sujet avec des flicitations du jury et une bonne apprciation de l'encadreur. Pour le TPE, expliquez ce que c'est (voir cours sur le CV). Attention ne pas mentir : les flicitations du jury n'existent pas pour TPE.

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Quelques exemples...
En vous sollicitant pour un stage, je fais appel vos nombreuses connaissances et comptences dont j'aurais assurment besoin de mon tude. Non, trs mal vu de faire des compliments de ce genre (surtout que vous ne connaissez pas la personne).

Disponible immdiatement, je souhaite de discuter avec vous, par tlphone ou par visio-confrence, afin de vous convaincre de ma motivation et de mes capacits. Non, vous n'tes pas disponible immdiatement, mais plutt vers mars 2011.
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Quelques exemples...
Suivant l'offre que vous avez annonc l'Institut de la Francophonie pour l'Informatique (IFI, HaNoi, VietNam), je souhait poser ma candidature pour le stage intitul Structure multi-chelle des trs grands graphes . J'ai une bonne connaissance des thoriques de graphe que j'ai appris dans le cours recherche oprationnel en Master 1 et la structure des donnes dans le cours Structure de donn et l'algorithme l'universit. Je bien programme en C/C++ sous Windows et Linux, ainsi qu'en Java. J'ai aussi une bonne de base en architecture de l'internet et d'un site web. Mes diffrentes expriences de travail m'ont permis de dvelopper mes habilets de travailler indpendant et en groupe et grer mon temps efficacement. Il me fera plaisir de discuter avec vous lors d'un entretien ou de vous transmettre tous autre renseignement sur demande. Mettez des espaces entre les lignes (trop dense sinon). Attention au franais (trop de fautes ci-dessus - demande rejete) Style pas trs bon - on n'append pas grand chose sur le candidat
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Les suites donner

Laissez une semaine votre correspondant pour rpondre votre message Pass ce dlai, vous pouvez r-envoyer votre message

Soit directement, comme si c'tait la premire fois Soit avec un mot d'excuse au dbut du courriel

Je vous ai crit il y a une semaine et n'ayant pas eu de rponse, je crains que mon message ne vous soit pas bien parvenu. Je me permet donc de vous l'envoyer nouveau.

Un filtre parfois utilis pour liminer les candidatures est de ne pas rpondre

Les vrais intresss vont r-crire, les spammeurs non Suivez bien chacun de vos envois
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L'entretien

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L'entretien

Le but de votre candidature est de recevoir une rponse

Soit on analyse votre dossier et vous vous dit oui Soit on vous demande plus de renseignements (par courriel) Soit on vous demande un entretien

Dans votre lettre de motivation, vous demandez dj un entretien

Plus facile de se dfendre lorsqu'on peut parler

Pour les candidatures l'tranger, proposez un entretien par tlphone (Skype par exemple) ou par visio-confrence

Pour la visio-confrence, demandez-moi et on peut vous rserver la salle pour vos entretiens

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Conseils pour l'entretien

Bien se prparer

Quels sont vos points forts, et pourquoi Quels sont vos points faibles, et pourquoi Pourquoi vous voulez ce stage Que voulez-vous faire aprs le stage ...

Soyez positif pour bien prsenter votre personne Ne pas seulement rpondre oui-non aux questions, mais expliquer chaque fois

On veut vous entendre parler

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A faire pour la semaine prochaine

Voir le rpertoire indiqu sur la page web du cours

Offres de stage des deux dernires annes

Choisissez une offre de stage qui vous intresse Ecrivez votre courriel de motivation (en franais)

Sauf si explicitement demand lettre de motivation Mettez le nom du responsable de stage dans votre courriel / lettre de motivation Sujet du courriel : Candidature... Envoyez cela moi (surtout pas au responsable de stage) Avec CV inclus (mme CV que remis cette semaine)
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Envoyez cela comme une vraie candidature

Tout sera not dans votre courriel

alain.boucher@auf.org

Candidature pour le stage ... Bonjour Madame X, Je souhaite poser ma candidature pour le sujet de stage...

Ci-joint mon CV en fichier attach.

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Pour en savoir plus...

Conseils / exemples de lettres de motivation :

http://www.cvconseils.com/lettre-de-motivation.php http://www.test-emploi.com/conseil/lettre.php http://www.edubourse.com/guide/guide.php?fiche=lettre-de-motivation http://www.bonjourdefrance.com/n11/lettre.html

http://www.keljob.com/conseils-emploi/chercher-un-emploi/conseils-lettre-de-mot

Courriels de motivation (lettre de motivation e-mail) :

http://www.arobase.org/mag/emploi.htm http://www.cofop.fr/en_pratique/lettre_motivation/modele_mail/ http://www.cv.com/document-candidat-presentation-lettre-motivation.htm

http://www.carriereonline.com/e/lettre-manuscrite-ou-e-mail---comment-choisir--.h
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Pour en savoir plus...

Entretien d'embauche :

http://www.vocatis.fr/rubrique.php3?id_rubrique=3005

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