COMO DESENHAR FLUXOGRAMAS DE PROCESSOS DE NEGÓCIO Parte 2 – Levantamento, Analise e Desenho Fluxograma (Passo-a-Passo).

COMO DESENHAR FLUXOGRAMAS DE PROCESSOS DE NEGÓCIO – Parte 2 – Levantamento, Analise e Desenho Fluxograma (Passo a Passo) – Rev.2.
Em continuação primeira parte do artigo ”Como desenhar fluxogramas de processos de Negócio”, trataremos neste artigo algumas técnicas que podem ser utilizadas para a realização de levantamento de informações de processos de negócio, analise das informações coletadas e finalmente o desenho do processo de negócio. 1.
• • • •

- Termos e Nomenclaturas Utilizados: Analista: Pessoa Responsável pelo levantamento, a analise e confecção do fluxograma de processo. Usuário: Pessoa responsável pela transmissão do conhecimento do processo a ser analisado e representado graficamente. Organização: No contexto deste artigo é o Domínio onde os processos de negócio se desenvolvem – Mesmo que Empresa, Filial ou subsidiária. Unidade de Negócio: No contexto deste artigo, é o local onde um ou mais processos se desenvolvem – Mesmo que Gerencias (Financeiro, Comercial, Controladoria, etc.). Área de Negócio: No contexto deste artigo é o local responsável pela execução de um ou mais processos – Mesmo que Departamentos (Contas a Pagar, Contas a Receber, Pedidos, Faturamento, Patrimônio, Contabilidade, etc..).

2. - Preparação para a Realização do Levantamento de informações do Processo de Negócio

1 – Entendimento da Estrutura Organizacional Realizar o entendimento da estrutura organizacional onde o processo está inserido proporcionará ao Analista a “localização” do processo a ser avaliado dentro do contexto da Organização. Contas a Receber.Recomendamos ao Analista a execução de algumas atividades preliminares que lhe poderão ser muito úteis durante a realização do levantamento e entendimento do processo a ser avaliado. E. são elas: 2. identificar os responsáveis pelas autorizações e ainda identificar as relações processuais existentes entre as “Unidades de Negócio”. Caixa e Bancos. Ex: Se entendermos que uma Unidade de Negócio (Financeiro) representa um grupo de processo que são executados pelas suas Áreas de Negócio a ela subordinadas (Contas a Pagar. ou seja. além da identificação dos cargos/funções e a cadeia hierárquica existente na organização e que possa ter algum vinculo ou relacionamento com o processo a ser avaliado.2 – Entendimento do Modelo de Integração do Negócio É importante o Analista conhecer o modelo de integração entre os processos de negócio existente na organização. Esta visão auxiliará o Analista no entendimento das integrações entre as Unidades de negócio. há pontos de integração e . possuir uma visão de alto nível dos principais eventos de integração existentes e onde eles ocorrem no contexto de sua estrutura organizacional. suas respectivas Áreas de Negócio e consequentemente entre os Processos que as mesmas executam. etc…) e que ainda. Ex: 2. se estas estão ou não subordinadas ao mesmo gestor. ainda no momento em que o processo for entendido e posteriormente desenhado. pode-se utilizar o Organograma para referenciar corretamente as denominações de cargos e funções existentes.

certamente irá dirimir muitas questões e dúvidas no momento do levantamento e entendimento das informações de cada processo individualmente. Necessariamente o responsável deve pertencer e estar inserido no grupo de pessoas que executam de fato as atividades. Ex: O pré-conhecimento deste nível macro de integrações e relacionamentos existentes entre os processos. verificando as integrações existentes entre o Financeiro e as demais unidades de negócio da Organização. poderemos entender como a organização funciona e como as suas áreas de negócio interagem e se integram entre si (Modelo Funcional do Negócio).relacionamento entre estes processos (Entrada-Processamento-Saída).3 – Identificação do Responsável pelo Processo É uma tarefa importante identificar quem será o responsável pela transmissão das informações relativas a cada processo individualmente. Expandindo esta mesma visão. com base no modelo de integração e na visão de grupo entre os processos. É natural que o Responsável pelo processo seja um componente de sua estrutura organizacional. conseguimos ter uma visão de alto nível dos processos que são executados na Unidade de negócio (Financeiro) e como eles se relacionam entre si. Quanto maior for o nível de conhecimento do Responsável pelo Processo. pois o mesmo deve conhecer em detalhes todas as atividades. 2. Agindo de forma diferente o Analista estará “inferindo” os eventos do processo e não levantando de fato os eventos que ali ocorrem e. . maior será a riqueza de detalhes contida na documentação a ser gerada para o mesmo.Técnicas de Execução do Levantamento das informações do Processo de Negócio . em Tese não se deve utilizar recursos de áreas diferente para documentar processos de outra área. controles e todos os demais itens que deverá compor a documentação do processo. certamente não conseguirá identificar todas as integrações e relacionamentos existentes (Corre-se o risco de que algum processo possa ficar sem uma de suas entradas ou uma de suas saídas poderá não ser comunicada adequadamente a todos os seus processos clientes) – Esta é a origem da maioria das falhas de Integração e de comunicação entre os processos de negócio. 3.

• Quem? Esta questão determina ou identifica que deve ser o agente executor de uma ação ou atividade. é possível que estejamos considerando “duas atividades” sendo . caso isto “venha a ocorrer”. para o entendimento do conteúdo a ser incluído em cada Questão/item: • O que? Esta questão determina as ações ou atividades que são executadas pelo usuário durante toda a extensão do processo. e ainda. Decisões a serem tomadas. possibilitando o mapeamento adequado das informações sobre o processo de negócio. recomendamos o uso de uma técnica muito simples mas que pode auxiliar na realização da entrevista. enfim é através desta descrição tomamos conhecimento do que de fato é efetuado durante o processo. Recomenda-se desdobrar as ações descritas pelo usuário em um verbo. em uma ação executada. autorizações a serem solicitadas e executadas. podem ser ações de Processamento. da mesma forma que na questão anterior uma atividade não pode ser executada por duas pessoas ao mesmo tempo. O mais recomendado é dividir esta “atividade composta” em duas “atividades simples”.1 – Método 5w2h Abaixo descrevemos o que cada campo significa. pois isto facilitará a analise de lógica posterior no fluxograma ou ainda não devemos utilizar mais de um “verbo” em cada ação. o mesmo ocorre com o executor. considerar mais de um verbo ou mais de uma atividade contidas em uma única ação. No caso do exemplo foram descritos dois: “receber” e “conferir” indicando que são duas ações e não apenas uma.Para o leitor/Analista iniciante em atividades de levantamento de informações sobre processos. 3. Ex: O que ?: Receber um documento e conferir o seu conteúdo. poderá ser muito útil durante a etapa de analise do processo e posterior documentação e desenho do fluxograma do processo. É comum ao descrever uma ação. ou seja.

Nos casos onde o “Quando” não puder ser identificado pode-se considerar simplesmente que a ação é “eventual”. deverá ser desdobrada e documentada em duas ações. • Por quê? Esta questão identifica a razão ou motivo pelo qual a ação deve ser executada. há uma condição de processo que precisa ser atendida para que ação de confecção do balanço possa ser disparada (Condição de entrada). quando escolhido o formato “crossfunctional”. podendo indicar um Departamento ou Localidade. quando se usa o mesmo método para estabelecer as atividades de um plano de ação. utilizamos o método para levantamento de processos e esta informação passa a ser utilizada para determinar a existência de alguma condições que possa vir a ser necessárias para disparar a execução de uma determinada ação. em alguns processos (Principalmente os Técnicos) é muito comum e em alguns casos muito importante identificar a razão ou motivo de execução .). depois de documentado é que poderá ser avaliado a pontualidade ou não do processo.executadas “simultaneamente por duas pessoas” e de acordo com as definições básicas de processo (Entrada-Processamento-Saída) isto não pode ocorrer. Alguns erros muito comuns quando se usa este método para o mapeamento e/ou levantamento de processos e considerar o “quando” como prazo. Em nosso caso. • Onde? Esta questão determina ou identifica os locais onde a atividade ocorre. será a base necessária para a construção do fluxograma. • Quando? Esta questão determina um situação qualquer ou condições necessária para que a ação ocorra. Durante a avaliação do processo. Embora isto possa parecer “o obvio”. Esta informação possibilita organizarmos o fluxograma do processo no “espaço”.: o o Confeccionar o Balanço Contábil de uma empresa é uma ação que somente pode ser executada após o fechamento contábil ter sido concluído (Evento de Saída de um processo que possibilita o evento de entrada para um outro processo). Mesmo que esta atividade tenha uma data e hora marcada para ocorrer. cada qual um com o seu executor. tenha sido ele executado ou não dentro do prazo (Para efeito de mapeamento e desenho de processo esta informação não tem fundamento). Se por algum motivo esta hipótese venha de fato a ocorrer. e na realidade este campo só tem esta função. O cruzamento desta informação com o conteúdo da coluna “Quem?”. e. será iniciada somente após a conclusão do fechamento contábil. Ex. (Quando tal fato ocorrer…. no caso em questão.

e assim por diante. ou seja. • Solicitar autorização do superior imediato do solicitante. Infelizmente é comum encontrarmos fluxos contendo valores de atividades com mais de 5 anos de idade e totalmente defasados ou desatualizados. Vejam algumas possíveis: . Ex: • Ao atingir 300º Celsios o equipamento deverá ser desligado. onde ele poderá ser posteriormente atualizado. Manual. O motivo ou razão para a ocorrência desta atividade indica a necessidade de autorização prévia para que a atividade solicitada seja considerada válida somente e após existência de uma autorização. mitigar um determinado risco ou na maioria dos casos esta informação pode ficar sem conteúdo (Não Aplicável). pois a ação poderá ser apenas um componente dentre uma sequencia de passos destinados a atingir um objetivo único. Caso a norma ou regra vier a ser alterada. pode-se identificar rapidamente nos processos onde ela ocorre e revisar os processos. etc. Em tese este valor é um resultado de alguma formula destinada a apuração dos valores. 3. Em processos de negócio o motivo ou razão de execução de uma ação pode estar relacionado a necessidade de autorizações. • Quanto? Esta questão identifica o montante a ser gasto ou quanto custa à execução da ação. as ações podem ser o meio de atingir o objetivo ou a razão determinado pelo próprio processo. pois identifica qual é o motivo técnico ou qual é o requisito de uma determinada norma ou regra que deva ser cumprido. Sugerimos levantar os elementos necessários para calcular o valor ou ainda indicar onde o valor pode ser obtido e mais importante ainda. podendo indicar ou referenciar uma sequencia inteira de ações ou atividades (Descrição detalhada do Método) através de outro documento que demostre o método a ser utilizado com mais detalhes Ex: (Lista de Critérios de aprovação. pode haver risco de explosão.). Instrução Técnica contendo instruções passo-a-passo. tais como: Por quê? : Acima de 300º o equipamento pode ser danificado. desmembramento de atividade para garantir regras de segregação de função. O motivo para esta atividade podem os mais variados possíveis.2 – Informações Adicionais ao Método 5w2h Agora vamos sugerir algumas outras informações que podem ser adicionadas e levantadas e com isto complementar a visão oferecida pelo método 5w2h. • Como? Esta questão identifica o método ou forma que a ação deverá ser executada.de uma determinada ação. Lista de Regras de Negócio.

e assim por diante. Ex: São emitidos em média 300 pedidos de vendas a cada jornada de trabalho. entre outros). como: Tempo de retenção do documento. controles ou documentos são emitidos ou confeccionados através da ação (Se a ação produz algum entregável). oportunizando ainda outras informações adicionais.500 minutos / 60 min = 25 horas de trabalho por jornada). Em combinação com a informação anterior (Quantas Vezes?) pode nos indicar quanto uma atividade consome em termos de capacidade de trabalho (tempo disponível) da equipe. correio. Quantas Vezes? Esta é uma informação interessante. forma de armazenamento. Com a identificação destas variáveis o custo de uma ação poderá ser melhor entendido e calculado e/ou posteriormente atualizado. Mão de Obra. Ex: Um Pedido de venda consome 5 minutos para ser concluído. Máquina ou equipamento. identificar a quantidade necessária de pessoas para atender um determinado processo e mantendo um nível aceitável de serviço. Com esta informação adicional podemos identificar onde os artefatos são gerados no contexto do processo.Custo Hora/Recurso? Esta questão identifica os recursos necessários para execução de uma determinada ação. quando se pretende avaliar a capacidade ou a carga exercida por um processo. para que não fiquem pedidos pendentes de serem processados . são necessários pelo menos 3 colaboradores alocados na execução desta atividade. em tese. ou ainda. vamos detalhar este assunto em um artigo específico. Recursos podem ser por exemplo: (Telefone. podemos calcular que esta atividade consome (5 min x 300 pedidos = 1. evidencias. o que deverá ser feito para o descarte . a quantidade de informações sobre os artefatos podem variar muito. dependendo do objetivo desejado pela documentação do processo em questão. Com base nesta informação e na informação contida na questão seguinte (Quanto Tempo?). Quando Tempo? Esta informação identifica a quantidade de tempo médio para a execução de uma ação ou atividade. Não é incomum um processo ocorrer um determinado numero de vezes durante uma jornada de trabalho e o tempo disponível para executa-lo não ser suficiente para a sua completa execução na mesma jornada. multiplicando-se esta informação pela quantidade média de pedidos emitidos durante uma jornada de trabalho (Quantas Vezes?). serviços de telecomunicações. Artefato? Esta questão identifica quais documentos. consegue-se identificar “gargalos” nos processos de negócio. Se uma jornada de trabalho possui 9 horas. classificações de segurança das informações contidas no artefato.

sugerimos levantar as informações em ciclos completos. é interessante avaliar a hipótese de realização do levantamento em uma única sessão com a presença de todos os envolvidos. que o mesmo venha a lembrar de “detalhes” que foram esquecidos ou ainda não declarados nos ciclos/rodadas anteriores.de um dia para o outro. – Execução das Entrevistas de Levantamento de Informações dos Processos Embora o método em questão seja bastante simples. sem que isto venha a causar prejuízos ao resultado obtido no levantamento do processo. Para que isto não ocorra. disponibiliza funcionalidade de filtros de conteúdo de campos. pois em virtude da quantidade de informações que serão levantadas para cada atividade. em função das interrupções causadas pelas lista de perguntas que deverão ser necessárias para o preenchimento de todas as colunas. Quem? e Como? Artefato?) executando o levantamento do processo do inicio até o fim e mantendo o foco inicial no mapeamento destas informações. Recomendamos preparar uma planilha para documentar o levantamento dos processos. geração de visões e gráficos que podem ser muito úteis nas analises posteriores. Agindo . supermercados. Se o Analista utilizar editores de texto os cálculos e visões auxiliares demandarão mais esforço para serem executadas. além de possibilitar o acréscimo posterior de fórmulas de calculo para o tratamento dos valores. As demais colunas. retorne a primeira atividade e execute as perguntas complementares relativo as demais colunas. E mais ou menos assim que calcula-se a quantidade de atendentes de caixa em um bancos. podem ser identificadas em ciclos posteriores ao levantamento inicial. iniciando pelo conteúdo das colunas (O que?. é preciso tomar alguns cuidados. Oportunize a cada ciclo realizado no mesmo processo a execução de possíveis revisões de conteúdo do que já foi documentado. Após o término deste primeiro ciclo. representam informações adicionais e destinadas ao detalhamento e compreensão do conteúdo contido nas quatro primeiras e.3 – Preparação do “Check List” para levantamento dos Dados. Caso o processo a ser levantado seja muito complexo e envolva um número exagerado de pessoas para a sua execução. Ex Planilha para Levantamento de Informações do Processo: 4. Não é raro ao repassarmos um processo junto com o usuário. portanto. lojas e etc… 3. corre-se o risco de que a lógica de continuidade do processo seja “perdida” ou “quebrada” .

5. 5.1 – Exemplo de Resultado obtido no Levantamento do Processo. . 5.assim.Desenho do Fluxograma do Processo de Negócio Bem agora como já sabemos como são estruturados os processos.2 – Passo-a-Passo para Confecção do Fluxograma. para efeito deste exemplo que todas as atividades ocorrem na “Área Comercial”. Observação: Embora não tenha sido mostrado na tabela acima o conteúdo da coluna (Onde?).2. critérios de integração. e já possuímos um método para execução dos levantamentos das informações junto aos usuários responsáveis dos processos.1 – Preparativos Iniciais – “Folha de Desenho” . 5. estamos considerando. será muito mais simples a aprovação do resultado final pelos envolvidos. o Analista obterá como resultado uma visão de consenso sobre o processo e ainda. vamos mostrar um processo mapeado segundo as informações principais do Método 5w2h e como este processo pode ser representado graficamente através de um fluxograma no formato CrossFunctional.

é extremamente interessante que o fluxo seja desenhado no mesmo sentido e direção aplicados pela escrita normal. Caso seja adotado o formato “crossfunctional”. ou seja. Ex: Em nosso exemplo temos: Atores: • • Auxiliar Vendas Vendedor Responsável Locais: • Área Comercial Portanto a nossa “folha de desenho” ficará composta da seguinte estrutura.2 – Desenhando Fluxo – Convenções Gerais para o Desenho e Leitura do Fluxograma / Conectores / Setas • Sentido de escrita e leitura dos Símbolos aplicados no Fluxograma Embora esta “convenção” não seja obrigatória. vez por outra. recomenda-se que a “Folha de desenho” seja previamente preparada. porém nem sempre a mecânica do desenho permitirá a sua aplicação durante toda a amplitude do desenho.Após a validação da planilha de levantamento do processo de negócio ter sido concluída e validada junto ao usuário. da Esquerda para a Direita. pois é a forma natural adotada por todos nós quando realizamos a leitura de qualquer documento.2. Esta convenção é realmente bastante útil e facilita bastante à leitura do fluxo. 5. estaremos prontos para o início da etapa de desenho do fluxograma. e de Cima para Baixo. seremos forçados a desenhar algum . Para que não percamos tempo durante a execução desta atividade. convém identificar todos os “atores” e “locais” que serão endereçados pelo fluxograma e isto pode ser facilmente identificado através de “filtros” na coluna (Quem?) e (Onde?) da planilha de levantamento de informações (5w2h).

sugerimos aplicar o uso generalizado das “setas”. As setas. causada pela eventual esquecimento deste detalhe. é mais simples e rápido de executar o desenho. ou até mesmo controles aplicações documentos em geral. devem ser usadas apenas nos casos onde o sentido apontado pela conexão esteja apontando no “contra fluxo” estipulado pela convenção aplicada para a sua leitura Ex. ( 2 ao 3 ) e ( 4 ao 2 ). Ex: Para evitar qualquer tipo de confusão.símbolo no “contra fluxo” definido por esta convenção. tais como: • Titulo ou Descrição do Fluxograma. como foi a “regra” adotada em nosso modelo final. ( 1 ao 2). 5. Segundo esta “mesma convenção”. Versão e Revisão . • Sentido das linhas de Conexão e o uso de setas indicativas de direção Há ainda uma Convenção relacionada ao uso de setas nas “linhas de conexão” utilizadas entre os “símbolos” a qual define que nas situações onde uma linha esteja conectando dois símbolos e o sentido de conexão estiver indicando o mesmo sentido de direção definido pela “convenção de escrita/leitura” – (da Esquerda para a Direita.2. ( 1 ao 3) e (3 ao 4). mesmo assim recomendamos adota-la como um critério geral. e de Cima para Baixo) não é necessário a colocação de “seta” no final da linha de conexão Ex.3 – Desenhando Fluxo – Cabeçalhos e Informações de Identificação dos Fluxos Não há uma convenção fixada para definição de um cabeçalho ou informações necessárias para a indicação de fluxogramas de processos de negócio. mais adiante demonstrado. para isto recorremos às referencias aplicáveis as tabelas de identificação de plantas de engenharia. Há campos que são importantes.

e isto é uma condição normal.4 – Desenhando Fluxo – Identificando o Início e Fim de Processos Utilizar os símbolos indicando onde o mesmo “inicia” e onde é “finalizado” é uma indicação lógica e recomendamos sempre utilizar estes símbolos ao desenhar qualquer fluxograma. por mais simples que seja e por consideração ao leitor do fluxo.2. todas possíveis: • • • • Com o cancelamento da visita pelo cliente Com a ocorrência da reunião sem realizar uma venda efetiva Com a emissão do pedido de venda Entre outras situações…. direita do fluxograma (Fim do Documento). inicia com a chegada do vendedor na sede do cliente. visto que um processo pode ter diversas possibilidades de “saídas” ou até mesmo formas de ser “finalizado”. mas esta convenção não é rígida e a presença da tabela pode ocorrer onde for possível coloca-la na “folha de desenho”. retornamos a condição de “inicio” de forma contínua e ciclicamente. se houver. Data Revisão. O Quadro de identificação normalmente é posicionado na parte inferior. Há casos onde um fluxo possui uma indicação de “inicio” e pode possuir mais de uma forma de ser “Finalizado”.• • Autor Desenho. . Data de emissão Revisor Desenho. da mesma forma que buscamos um índice ao final do livro. Ex: 5. onde ao final de um ciclo. e o fluxograma do processo de venda pode encerrar nas seguintes situações. exceto em casos muito específicos tais como o fluxo de processos contínuos. É importante lembrar que os fluxos devem possuir um “inicio” e pelo menos um “fim”. vejamos um exemplo: Em um processo de Vendas.

Ex: “De nada adianta solicitar os dados de identificação de pessoa. sem que algo seja efetivamente produzido entre elas. ela poderá ser representada através de uma única atividade (“Preencher tal documento…”). Ex: As Atividades (1). Neste caso: A ordem indicada seria. sendo indicado sempre iniciar o texto a ser empregado na “atividade” por um verbo. para lhe franquear o acesso ou não a um determinado ambiente proibido.2. pois torna o fluxo além de muito extenso. sendo desnecessário identificar uma atividade para cada campo contido no corpo deste documento. em termos de processo. somente depois disto. liberar o acesso ao referido ambiente”.2. (3) e (4). Isto é uma questão de “bom senso”. são sequenciais e indicam a ordem exata das atividades a serem executadas no contexto do processo. por exemplo. Exceções existem.2 . não é indicado. executadas em sequencia. primeiro solicitar a identificação. extremamente cansativo no momento de ser interpretado. pode haver diversas atividades. ao contrário da regra em que a “ordem dos fatores não altera o resultado do produto”. a ordem pode significar muito para o resultado final desejado. Este nível de detalhamento e outros tantos exemplos a ele relacionados. e nestes casos.5 – Desenhando Fluxo – Tratamento de Atividades Sequenciais Procure detalhar o máximo possível em cada símbolo de atividades a ação a ser executada. indicando a ação de fazer alguma coisa. Ex: • • “Conferir” a assinatura do cliente no pedido “Arquivar” o documento na pasta de pedidos Dependendo do nível de detalhamento realizado durante o levantamento de informações do processo. ilustra graficamente o uso dos conectores de inicio e fim de um processo. . e devido a isto deve ser muito bem identificada e principalmente validada junto aos seus responsáveis. Quando uma atividade estiver relacionada ao preenchimento de um documento. faça o uso deste tipo de representação apenas quando houver motivos muito relevantes para o entendimento do processo em si. 5. (2). além da execução da própria atividade em si. O importante em relação ao sequenciamento é identificar a ordem de execução das ações no contexto de um processo. (“Nem “8” e nem “80””). depois que ela já estiver no interior do próprio ambiente.A figura demonstrada no item 5. avaliar a situação e.

portanto não produziu nenhum sentido ou efeito concreto a atividade realizada para a sua documentação. conforme tratamos na 1ª Parte deste artigo. este processo tem um erro de concepção grave: Quando um Processo é “Formal”. . E. e notamos a “ausência” de “evidências materiais e concretas” durante todo o seu ciclo de vida. ele até que poderá ser categorizado como um “processo formal”.6 – Desenhando Fluxo – Tratamento de Documentos (Artefatos) É função excencial dos processos a produção de algum “Resultado tangível” em algum momento de sua execução esta resultado encerra o ciclo de vida do processo. sob a ótica da documentação de processos. Ex: Pensemos juntos: “Quando desenhamos um processo. • (Quando o Processo é “Formal” e o Resultado é “Informal”). mas o “Resultado produzido” pelo mesmo é “algo intangível ou não formal”. se. que mesmo tendo sido documentado formalmente ele ainda continua sendo um PROCESSO INFORMAL. produzindo obrigações e direitos em quase todos os eventos são raros os casos onde as “permissões ou possibilidades” de que os ”produtos” produzidos pelos processos possam ser “informais”. pois está relacionado ao se componente de “Saída”. pois esta ali. padronizando eventos. ao analisarmos o contexto do processo em si. todo o processo passa a ser classificado como um “processo informal”. (Ele não produziu nada. integrando equipes. Podemos concluir.” Em processos de negócio. apenas documentou os esforços tidos pelas atividades sem fornecer nenhuma evidência de que de fato foi executado).5. Quando estamos desenhando um processo de negócio e não identificamos oo mesmo não produz um “resultado tangível” no final do seu ciclo de vida. descrito e documentado. • (Quando o Processo é “Formal” e o Resultado é “Formal”). No entanto.2. onde estes estão inseridos no mecanismo de funcionamento de uma empresa.

e ainda. A isto se denomina “Prova Material” produzida pelos processos. documentos. No momento de desenhar os “artefatos” em um fluxograma. entre outros”. podemos concluir que a Atividade (3) produziu o Artefato (4). regras de negócio. enfim tudo aquilo que diferencia um fluxograma de uma “Receita de bolo. Nos casos onde um documento é finalizado e em seguida enviado para outra pessoa ou área de negócio.O mais comum é que os processos “produzam” durante o seu ciclo de vida “algum artefato ou evidencia”. pois são através delas que podemos representar à graficamente a dinâmica e as alternativas existentes nos processos. é uma boa prática representa-lo no processo fornecedor e indica-lo novamente na entrada do processo cliente.7 – Desenhando Fluxo – Representando as Decisões Tomadas As decisões representam a “alma” dos fluxogramas. lista de pendencias. há convenções que determinam um traço para cada via emitida. Vamos ao Ex: Na representação abaixo. 5. . este método é raro de ser observados nos dias atuais e praticamente caiu em desuso. no momento onde é gerado pela primeira vez. ao interpretar o processo cliente. tais como. registros de dados em sistemas e tantas outras possibilidades formais de comprovar que aquele ciclo de fato ocorreu. um traço diagonal.2. o mesmo deve ser inserido sempre e logo após a ultima atividade que concluiu a sua produção ou que efetivamente tenha o produzido. controles. Embora a informação possa ser útil de alguma forma. Lista de compras do Supermercado. e que as atividades (1) e (2) podem estar relacionadas as atividades de preparação para a sua produção. não tenha que navegar até mesmo identificar de qual “artefato” está se tratando. Faz-se isto para que o leitor. Há ainda algumas convenções que sugerem marcar no documento.

indicando pela resposta “SIM / POSITIVO” um caminho e “NÃO / NEGATIVO” o outro caminho a ser seguido pela lógica representada pelo grafia do fluxo. símbolo convencionado para as decisões possua 4 vértices. e que poderá vir a ser um Arquivo. pois ele sem sempre consta em todos os fluxos. (Validação de preenchimento. antes de tê-lo como concluído. por exemplo). e deixar para incluir no símbolo apenas questões simples e diretas (Perguntas Fechadas são as mais recomendadas. As convenções mais antigas do uso deste símbolo recomendavam inserir no interior do triangulo. quando o correto é colocar esta ação em uma atividade anterior a decisão. sendo sempre 1 entrada e 2 saídas possíveis. esta. É um erro muito comum. Representa o destino final de um “artefato”.O conceito de fluxograma somente existe. poderá ser representada através de um fluxograma.2. Embora o losango. se houverem situações de decisão ou de alternativas distintas de ação frente a uma situação positiva ou negativa qualquer. algumas letras indicando a “ordem” de arquivamento que deveria ser adotada como índice de ordem de arquivamento. frente a uma Questão interrogativa qualquer.8 – Desenhando Fluxo – Tratamento de Arquivos Deixamos este símbolo por ultimo. Onde houver a possibilidade de duas alternativas em relação a uma situação qualquer. incluir no símbolo a ação que pretere a decisão lógica. ou até mesmo a sua destruição ou descarte. 5. depósito. Almoxarifado. utiliza-se apenas 3 nas representações dos fluxos. pois não deixam dúvidas em relação ao caminho a ser seguido). esta . Ex: Se pretendermos verificar a completude de um documento.

ou ainda. convencionava-se colocar um X cobrindo todo o triangulo ou o símbolo do próprio documento. indicando a destruição do documento. onde após ser executadas todas as ações e atividades previstas e ainda depois de serem produzidas todas as evidencias (Artefatos).: (A/3 A). Razão Social. Embora estas informações também fossem interessantes. até ser descartado/destruído. atualmente fazem sentido em apenas alguns casos de processos (Ex: Processos de ordem jurídicas ou legais.informação poderia ser ainda acompanhada pelo tempo em (M – Meses / D – Dias / A – Anos). e ainda. Pedido/A3 – Destruir após 3 Anos. o destino final da documentação é indicada nos processos através do arquivamento dos documentos. (D /3M) – Ordem Cronológica. destruir após 3 anos). Ex. Para efeito de organização e métodos: Mais importante do que indicar o arquivamento de um artefato em um fluxograma é. e encontrarmos símbolos de arquivo no fim de processos. Nos casos onde o documento não seria arquivado e sim destruído. Processos de produção envolvendo fórmulas químicas).Alfabética – Destruir após 3 anos. tê-lo de fato disponível para uso. • Situações onde o Arquivamento encerra o Processo O mais comum. (N /30D) – Ordem Numérica) ou ainda. em acordo com a ordem de armazenamento previstas no mesmo fluxo. que o documento deveria ser mantido. Uma segunda indicação de qual a Informação deveria ser utilizada como índice para a ordem de arquivamento (Nr. CNPJ). se estivesse sem conteúdo (Sem a presença de Letras seria o equivalente a arquivar o artefato em Ordem de Chegada – ( – /3A) – Ordem de Chegada. No local indicado no fluxo. .

• Situações onde o Arquivamento Inicia o Processo Embora seja menos comum. Isto normalmente ocorre nos casos envolvendo rotinas de “limpeza e descarte” das próprias informações contidas nos arquivos ou ainda informações que estavam armazenadas de forma temporária ou aguardando um evento ou data para serem recuperadas e processadas. também podemos encontrar símbolos de arquivo no inicio dos processos. para facilitar o entendimento: 5.3 – Representação Gráfica do Processo (Fluxograma) . Vamos Exemplificar.

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