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EXCEL NIVEL AVANZADO

Manual de Referencia Rpida.

Marzo del 2013


Excel Avanzado Pgina 1

MANUAL DE EXCEL 2007. NIVEL AVANZADO

El presente manual

tiene como objetivo guiar al usuario en el

manejo de Excel 2007, haciendo referencia a Herramientas Avanzadas para el manejo de grandes volmenes de informacin como lo son, funciones y procedimientos de anlisis; as como la automatizacin de procesos con Macros.

El manual fue desarrollado por los Profesores del Departamento de Capacitacin del Hospital Espaol, bajo la Elvira Diz. supervisin de la Lic.

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SOCIEDAD DE BENEFICENCIA ESPAOLA, I.A.P. DEPARTAMENTO DE CAPACITACIN

NOMBRE:

EQUIPO:

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CONTENIDO TEMTICO
TABLAS Y GRFICOS DINMICOS MACROS EN EXCEL CUADROS DE CONTROL ACTIVE X CREANDO FORMULARIOS Y PROGRAMNDOLOS FUNCIONES DE BASE DE DATOS FUNCIONES FINANCIERAS ESCENARIOS ANLISIS Y SI BUSCAR OBJETIVO SOLVER 5 30 45 53 69 71 73 75 78

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TABLAS DINMICAS
Ficha insertar grupo tablas

Los informes de tablas dinmicas permiten al usuario resumir la informacin por categoras y subcategoras, totalizar los valores para facilitar la toma de decisiones y analizar los datos desde diferentes puntos de vista, permiten manipular grandes cantidades de datos y agregar nuevos campos con frmulas personalizadas. Es muy gil el manejo de los formatos para presentar comparaciones, facilitan la organizacin y el resumen de datos en bases de datos.

COMPONENTES DE LAS TABLAS DINMICAS


Campos de filas: Son los campos de base de datos ubicados en el rea de Fila, que representan las categoras por las cuales se resume la informacin. Campos de columnas: Son los campos de la base de datos ubicados en el rea de Columnas, que representan las categoras por las cuales se resume la informacin Campos de pgina: Son los campos de la base de datos ubicados en el rea de Pgina, que permiten mostrar los registros que cumplen un determinado criterio, muy similar al manejo de autofiltros. Campo de datos: Es el campo de la base de datos ubicado en el rea de Datos que se va a totalizar, con las funciones para realizar totales. Normalmente, un campo de datos resume datos numricos, pero tambin puede contener texto. Los valores numricos de forma predeterminada utilizan la funcin de SUMA y los valores texto tienen como funcin predeterminada CONTAR.

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Elementos calculados: Son aquellas subcategoras de un campo en el rea de filas o columnas basadas en frmulas creadas por los usuarios. Campos calculados: Corresponden a los campos que se crean en el rea de datos con frmulas creadas por el usuario.

OBJETIVO DE UNA TABLA DINMICA


El objetivo de la tabla dinmica es aplicar herramientas de anlisis para la toma de decisiones, (costos, presupuestos, inventarios, ventas) en bases de datos robustas, grandes o complejas donde la manipulacin y administracin de la informacin es compleja.

CREAR UNA TABLA DINMICA


Al crear un informe de tabla o grfico dinmico, se conecta con un origen de datos y luego se especifica la ubicacin del informe. 1. Seleccionar una celda de la base de datos. 2. En la ficha Insertar, en el grupo Tablas, hacer clic en Tabla dinmica y, a continuacin, en Tabla dinmica.

3. En el cuadro Seleccione una tabla o un rango; si estaba ubicado en una celda de la base de datos, el rango se visualiza en este cuadro, si la ubicacin es una celda vaca se debe seleccionar el rango de celdas o la referencia del nombre de tabla.

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4. Si los datos de origen se encuentran en otro archivo en una fuente de conexin externa: Hacer clic en Elegir conexin. Se mostrar el cuadro de dilogo Conexiones existentes.

Seleccionar en la lista desplegable Mostrar, de la parte superior del cuadro de dilogo una de las categoras de conexiones existentes o, Todas las conexiones existentes (que es el valor predeterminado). Seleccionar una conexin del cuadro de lista Seleccionar una conexin y hacer clic en Abrir.

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5. En la parte inferior permite activar la ubicacin de la tabla dinmica. Para poner el informe de tabla dinmica en una hoja de clculo nueva que empiece por la celda A1, hacer clic en Nueva hoja de clculo. Para poner el informe de tabla dinmica en una hoja de clculo existente, seleccionar Hoja de clculo existente y, a continuacin, escribir la primera celda del rango de celdas donde se desea situar el informe de tabla dinmica. 6. Hacer clic en Aceptar. Excel crea una tabla dinmica en blanco para insertar los campos en las diferentes ubicaciones.

Para ubicar los campos en la tabla dinmica se debe arrastrar los Encabezados de las columnas situados en la Lista de Campos de tabla dinmica con clic sostenido al rea de diseo donde aparecen los campos de rtulos de fila, columna, o datos, dependiendo de la informacin requerida. Ejemplo: 1. Del cuadro lista de campos, arrastrar el campo artculos a rtulos de fila parte inferior. 2. Del cuadro lista de campos, arrastrar el campo Ciudad a rtulos de columna.

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3. Del cuadro lista de campos, arrastrar el campo cantidad a valores.

En la Lista de Campos el botn permite cambiar la forma de visualizacin de los campos y las reas de la tabla dinmica. Para organizar los campos una vez elaborada la tabla dinmica se puede dar clic derecho en el nombre de campo en una de las reas y, a continuacin, seleccionar la opcin Mover y elegir una de las opciones siguientes:
MOVER CAMPOS EN UNA TABLA DINMICA Subir Bajar Mover al principio Mover al final Mover al filtro de informe Sube el campo una posicin en el rea. Baja el campo una posicin en el rea. Mueve el campo al principio del rea. Mueve el campo al final del rea. Mueve el campo al rea de filtro de informe.

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MOVER CAMPOS EN UNA TABLA DINMICA Mover a rtulos de fila Mover a rtulos de columna Mover a valores Mueve el campo al rea de etiquetas de fila. Mueve el campo al rea de etiquetas de columna. Mueve el campo al rea de valores.

CONFIGURACIN DE CAMPO
Para cambiar el nombre de un campo se debe situar sobre el rea de diseo y en la celda del ttulo del campo, ubicarse en la barra de frmulas y escribir el nuevo nombre o en la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, hacer clic en el cuadro de texto Campo activo, escribir el nuevo nombre. Adems se puede modificar el nombre situndose en la celda del nombre del campo y con clic derecho seleccionar la opcin Configuracin de campo; esta posibilidad permite controlar las diversas configuraciones de formato, impresin, subtotales y filtros de los campos de un informe de tabla dinmica. As mismo obtendremos el cuadro Configuracin de campo en la ficha Opciones, en el grupo Campo activo al dar doble clic sobre un nombre de un campo. El cuadro Configuracin de campo cambia su aspecto dependiendo de la ubicacin del campo en el diseo de la tabla dinmica. Para campos de Fila, Columna o Pgina: Nombre personalizado: Muestra el nombre del campo actual en el informe de tabla dinmica, o el nombre del origen si no hay ningn nombre personalizado Subtotales Automticos: Utiliza la funcin predeterminada para el campo. Ninguno: Muestra el campo sin ningn subtotal. Personalizados: Habilita la seleccin de una de las funciones siguientes como subtotal. Excel Avanzado Pgina 10

FUNCIN SUMA CONTAR PROMEDIO MX MN PRODUCTO CONTAR


NMEROS

DESCRIPCIN
La suma de los valores. Es la funcin predeterminada de los valores numricos. Cuenta las celdas que tengan un valor ya sea numrico o texto El promedio de los valores. El valor mximo. El valor mnimo. El producto de los valores. Cuenta las celdas que tengan un valor numrico. Un clculo de la desviacin estndar de una poblacin, donde la muestra es un subconjunto de toda la poblacin.

DESVEST

Filtros: Incluir nuevos elementos en el filtro manual:


Activar o desactivar esta casilla de verificacin para incluir o excluir nuevos elementos en un informe de tabla dinmica con un filtro aplicado.

Diseo e impresin Mostrar etiquetas de elementos en formato de esquema: Activar esta casilla de verificacin para ver los elementos de los campos en formato de esquema.

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Mostrar elementos del campo siguiente en la misma columna (forma compacta): Activar o desactivar esta casilla de verificacin para mostrar u ocultar los rtulos del campo siguiente en la misma columna de forma compacta. Mostrar subtotales en la parte superior de cada grupo: Si se habilita esta casilla de verificacin permite mostrar los subtotales en la parte superior de cada grupo. Mostrar etiquetas de elementos en formato tabular: Active esta casilla de verificacin para ver los elementos de los campos en formato tabular. Esta configuracin slo afecta a los campos situados en el rea de rtulos de fila. Insertar lnea en blanco despus de cada elemento: Activar esta casilla de verificacin para insertar una lnea en blanco a continuacin de cada elemento y aumentar el espaciado de elementos como los subtotales. Mostrar elementos sin datos: Al activar esta casilla de verificacin muestra los elementos que no contengan datos. Para campos de Valores Nombre de origen:
Indicar el nombre del campo en el origen de datos. Nombre personalizado: Muestra el nombre del campo actual en el informe de tabla dinmica, o el nombre del origen si no hay ningn nombre personalizado.

Resumir Por muestra:


Representa la funcin utilizada para el resumen de los datos en los campos de valor, si se desea modificar, se debe seleccionar nuevamente la funcin.

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DEFINIR CAMPOS EN TRMINOS DE %


FUNCIN RESULTADO

los valores como la diferencia del valor de DIFERENCIA DE Muestra Elemento base en Campo base.

% DE % DE LA

Muestra los valores como un porcentaje del valor de Elemento base en Campo base.

Muestra los valores como la diferencia de porcentaje del valor de Elemento base en Campo base. Muestra los valores de elementos sucesivos en Campo base como un total. Muestra el valor de cada fila o categora como un porcentaje del total de la fila o categora.

DIFERENCIA DE

TOTAL EN % DE LA FILA % DE LA

Muestra todos los valores de cada columna serie como un porcentaje del total de la columna serie. Muestra los valores como un porcentaje del total general de todos los valores o puntos de datos en el informe. Calcula los valores como se indica a continuacin:

COLUMNA

% DEL TOTAL NDICE


Funcin

Resultado ((valor en celda) x (Suma total de sumas totales)) / ((Suma total de fila) x (Suma total de columna))

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Ejercicio: Determinar en trminos de %, las ventas por ciudad, para cada artculo. 1. En la tabla dinmica sobre el campo cantidad que se encuentra en la seccin valor, hacer clic sobre la flecha desplegable. 2. Del men contextual seleccionar configuracin del campo valor.

3. En la ventana configuracin del campo valor, hacer clic sobre la pestaa mostrar valores como. 4. De la lista desplegable seleccionar % de la fila. 5. Hacer clic sobre el botn Aceptar.

De esta forma la tabla dinmica esta en trminos de porcentaje (%) determinando que del 100% de los discos duros, en Bogot se ha vendido el 44.44%

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Agrupar y desagrupar datos Esta opcin le permite agrupar por nmeros o textos una seccin de la tabla dinmica. Desagrupar celdas 1. Seleccionar todo el rango de celdas o clic en el rtulo del campo artculos2. 2. Hacer clic derecho del mouse y seleccionar del men desagrupar o en la ficha Opciones dar clic en Desagrupar que se encuentra en el grupo de opciones Agrupar.

Se pueden agrupar los elementos de los campos para generar nuevos subconjuntos de valores de resumen adicionales. Los niveles de agrupamiento varan de acuerdo con el tipo de datos que se utiliza:

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Agrupar elementos numricos 1. Seleccionar el campo numrico en el informe de tabla de dinmica que se desea agrupar. 2. En la ficha Opciones, en el grupo Agrupar, hacer clic en Agrupar campos. 3. En el cuadro Comenzar en, escribir el primer elemento que se desee agrupar. 4. En el cuadro Terminar en, escribir el ltimo elemento que se desee agrupar. 5. En el cuadro Por, escribir un nmero que represente el intervalo incluido en cada grupo.

Agrupar fechas u horas 1. Seleccionar el campo de fecha u hora en el informe de tabla dinmica que se desea agrupar. 2. En la ficha Opciones, en el grupo Agrupar, hacer clic en Agrupar campos. 3. Escribir la primera hora o fecha que se desee agrupar en el cuadroComenzar en y la ltima en el cuadro Terminar en. 4. En el cuadro Por, hacer clic en uno o ms perodos de tiempo para los grupos. La opcin de das en la parte inferior permite determinar el Nmero exacto.

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AGRUPAR ELEMENTOS SELECCIONADOS


Seleccionar los elementos del informe de tabla dinmica que se deseen agrupar; para ello, hacer clic en los elementos y arrastrarlos o presionar la tecla <Ctrl> o MAYS mientras se hace clic en los elementos. En la ficha Opciones, en el grupo Agrupar, hacer clic en Agrupar seleccin. Ejemplo 1. En la tabla dinmica seleccionar el rango de celdas que corresponde a memorias. 2. Hacer clic derecho del mouse y seleccionar Agrupar, o en la ficha Opciones dar clic en Agrupar seleccin que se encuentra en el grupo de opciones Agrupar.

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3. Se crea un nuevo campo a la izquierda llamado artculos2, y un grupo llamado Grupo1. Cambiar el rtulo artculos2 por Tipo Artculo, y el rtulo Grupo 1 por Memorias simplemente ubicando el cursor en la celda con el rtulo y sobrescribir. Desagrupar elementos Seleccionar los desagrupar. elementos que se deseen

En la ficha Opciones, en el grupo Agrupar, hacer clic en Desagrupar. Tambin estas opciones de agrupamiento se pueden realizar dando clic derecho sobre el desagrupar. campo a agrupar o

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MOSTRAR U OCULTAR LOS DETALLES DE UN INFORME


Cuando existen diferentes categoras en los campos de fila o en los campos de columna, es posible expandir o contraer hasta cualquier nivel de detalle de los datos, e incluso todos los niveles en una sola operacin. Si solo se tiene un campo, la opcin Expandir, permite activar nuevos campos en el rea correspondiente.

Para expandir o contraer un campo se puede ubicar en la Ficha Opciones de Tablas Dinmicas, en el Grupo Campo Activo y seleccionar la opcin Expandir todo el Campo o Contraer todo el campo segn corresponda. Tambin es viable si se da doble clic sobre la categora del elemento situado en el rea de fila o columna o utilizando el clic derecho del mouse sobre el elemento y seleccionar la opcin Expandir/Contraer con las siguientes alternativas: Para ver los detalles del elemento actual, hacer clic en Expandir. Para ocultar los detalles del elemento actual, hacer clic en Contraer. Para ver los detalles de todos los elementos de un campo, hacer clic en Expandir todo el campo. Para ocultar los detalles de todos los elementos de un campo, hacer clic en Contraer todo el campo. Para ver un nivel de detalle posterior al siguiente nivel, hacer clic en Expandir hasta "<nombre del campo>". Para ocultar un nivel de detalle posterior al siguiente nivel, hacer clic en Ocultar hasta "<nombre del campo>". Excel Avanzado Pgina 19

FORMATOS DE TABLA DINMICA


Si se desea aplicar un formato a la tabla dinmica, estando en una celda del rea del diseo, hacer clic en la ficha Inicio, del grupo Estilos y en la opcin Dar formato como tabla y seleccionar un modelo.

Para dar un formato al rea de valores se puede utilizar el cuadro Configuracin de Campo en la opcin Formato de Nmero, si se est ubicado en una celda de esta rea, o tambin es posible seleccionar las celdas a formatear y en la ficha Inicio en el grupo Estilos, seleccionar la opcin Estilos de Celdas.

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ORDENAR CAMPOS EN TABLAS DINMICAS


La opcin ordenar, permite organizar la informacin de acuerdo al tipo de datos del campo, ubicado en cualquier rea de la tabla dinmica. As mismo la opcin Ordenar activa un cuadro de dilogo que permite organizar los elementos de un nivel en una forma que sean fciles de entender.

En la ficha Opciones, en el grupo Ordenar, realizar uno de los siguientes procedimientos: Se debe ubicar sobre el rea a organizar, luego dar clic en los conos Orden ascendente u Orden descendente para ordenar un campo de la tabla dinmica. De acuerdo al tipo de datos se organizan los datos en la tabla. Para organizar tambin se puede utilizar la ficha Opciones, en el grupo Ordenar, para esto se deben realizar uno de los siguientes procedimientos: Si el campo es de tipo Texto Para ordenar en orden alfanumrico ascendente, hacer clic en Ordenar de A a Z. Para ordenar en orden alfanumrico descendente, hacer clic en Ordenar de Z a A. Si el campo es de tipo Numrico Para ordenar en orden alfanumrico ascendente, hacer clic en Ordenar de menor a mayor. Para ordenar en orden alfanumrico descendente, hacer clic en Ordenar de mayor a menor. Excel Avanzado Pgina 21

Si el campo es Fechas y Horas Para ordenar en orden alfanumrico ascendente, hacer clic en Ordenar de ms antiguos a ms recientes. Para ordenar en orden alfanumrico ascendente, hacer clic en Ordenar de ms recientes a ms antiguos.

ACTUALIZAR TABLA DINMICA


Esta opcin permite actualizar el contenido de la tabla dinmica para que refleje los cambios en los datos de origen correspondiente. Si la tabla dinmica est basada en datos externos, al actualizarla se ejecutar la consulta para recuperar los datos nuevos o los que hayan cambiado.

Con el teclado se pueden presionar las teclas <Alt> <F5> para actualizar los datos.

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CAMBIAR ORIGEN DE DATOS


Si se aumentan registros o eliminan registros en la base de datos que origina la tabla dinmica, se debe volver a seleccionar el origen de datos.

Para modificar el rango de origen de los datos se debe: - En la ficha Opciones, en el grupo Datos, hacer clic en Cambiar origen de datos y luego en Cambiar origen de datos. Aparecer el cuadro de dilogo Cambiar origen de datos de tabla dinmica. Para usar una tabla o rango de celdas diferente de Microsoft Office Excel, hacer clic en Seleccione una tabla o rango y luego especificar la primera celda en el cuadro de texto Tabla o rango. - Para usar una conexin diferente, hacer clic en Utilice una fuente de datos externa y luego en Elegir conexin. - Se mostrar el cuadro de dilogo Conexiones existentes. - En la lista desplegable Mostrar, situada en la parte superior del cuadro de dilogo, seleccionar la categora de conexiones para la que desea elegir una conexin o seleccionar Todas las conexiones existentes (opcin predeterminada). - Seleccionar una conexin del cuadro de lista Seleccione una conexin y, a continuacin, hacer clic en Abrir.

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ACCIONES EN LA TABLA DINMICA


Si se requiere quitar todos los campos ubicados en el diseo de la tabla dinmica, se debe dar clic en la ficha Opciones, en el grupo Acciones, en la opcin Borrar Todo. Si en el campo de pgina hay filtros activos la opcin Borrar Filtros del Grupo Acciones en la ficha Opciones, quita los filtros mostrando nuevamente todos los registros en el informe de tabla dinmica.

Para seleccionar informacin de una tabla dinmica se debe: Situar el puntero del mouse en la esquina superior del campo hasta que cambie a una flecha descendente y, a continuacin, hacer clic. En la ficha Opciones, en el grupo Acciones, hacer clic en Seleccionar y, a continuacin, hacer clic en lo que se desee seleccionar: Etiquetas y datos seleccionar ambos. para

Datos para seleccionar slo los valores de los elementos. Etiquetas elementos. para seleccionar slo los rtulos de los

Si se desea cambiar la posicin de la tabla dinmica se debe activar la Ficha Opciones en el Grupo Acciones y opcin Mover Tabla dinmica, donde en el cuadro de dilogo se puede cambiar la celda de inicio de la tabla dinmica si se quiere ubicar en la misma hoja, o seleccionar la opcin Hoja nueva, para insertar una nueva hoja con la tabla dinmica. Excel Avanzado Pgina 24

ELEMENTOS Y CAMPOS CALCULADOS EN TABLAS DINMICAS


Elemento Calculado: Es una categora adicional de un campo de una tabla dinmica, situado en el rea de filas o columnas que utiliza una frmula que haya creado el usuario. Campos Calculados: Es un campo ubicado en el rea de datos en la tabla dinmica que utiliza una frmula que se haya creado. Los campos calculados pueden ejecutar clculos utilizando el contenido de otros campos de la tabla dinmica.

Para crear un elemento calculado a un campo: 1. Si los elementos del campo estn agrupados, en la ficha Opciones, en el grupo Agrupar, hacer clic en Desagrupar. 2. Hacer clic en el campo donde se desee agregar el elemento calculado. 3. En la ficha Opciones, en el grupo Herramientas, hacer clic en Frmulas y, seleccionar la opcin Elemento calculado. 4. En el cuadro Nombre, escribir un nombre para el elemento calculado. 5. En el cuadro Frmula, escribir la frmula para el elemento, en la cual se pueden utilizar operadores y expresiones como en la hoja de clculo iniciando con el =. Pueden utilizarse constantes y hacer referencia a los datos de la tabla dinmica (elementos), pero no pueden utilizarse referencias de celda o nombres, posteriormente hacer clic en Agregar. Excel Avanzado Pgina 25

Para crear un campo calculado a un campo: 1. Hacer clic sobre un tabla dinmica. campo en el rea de datos del informe de

2. En la ficha Opciones, en el grupo Herramientas, hacer clic en Frmulas y, a continuacin, hacer clic en Campo calculado. 2. En el cuadro Nombre, escribir un nombre para el campo. 3. En el cuadro Frmula, escribir la frmula para el campo, en las cuales se pueden utilizar operadores y expresiones como en la hoja de clculo iniciando con el =. Pueden utilizarse constantes y hacer referencia a los datos de la tabla dinmica (elementos), pero no pueden utilizarse referencias de celda nombres. 5. Hacer clic en Agregar.

Para modificar un elemento o campo calculado, hacer clic en Frmulas que se encuentra en el grupo Herramientas de la ficha Opciones, a continuacin, hacer clic en Elemento o Campo calculado, en el cuadro nombre seleccionar de la lista el nombre del campo a modificar y luego en el campo Frmula cambiar la frmula.

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Si se tienen varios elementos o frmulas calculados, ajustar el orden de clculo haciendo lo siguiente: 1. En la ficha Opciones, en el grupo Herramientas, hacer clic en Frmulas y, a continuacin, hacer clic en Orden de resolucin. 2. Hacer clic en una frmula y, posteriormente, hacer clic en Subir o en Bajar. Para mostrar una lista de todas las frmulas utilizadas en el informe de tabla dinmica actual. En la ficha Opciones, en el grupo Herramientas, hacer clic en Frmulas y, a continuacin, hacer clic en Crear lista de frmulas. En Opciones de Tabla dinmica el ltimo grupo Mostrar u Ocultar permite activar o desactivar la lista de campos, los botones para expandir o contraer elementos y los rtulos de los campos.

GENERAR UN GRFICO DINMICO


Los grficos dinmicos se pueden basar sobre tablas dinmicas para observar los informes de una manera diferente, ms clara y concisa. 1. Ubicarse en la base de datos. 2. En la ficha insertar, en el grupo tablas, seleccionar de la flecha desplegable tabla dinmica, grfico dinmico. Excel Avanzado Pgina 27

3. Aparecer una ventana en la cual se puede seleccionar el origen de lo que se desea representar o bien de una base de datos externa, seleccionar el botn de opcin.

Seleccionar una tabla o rango y el botn de opcin nueva hoja de clculo y hacer clic sobre el botn Aceptar.

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4. Arrastrar el campo cantidad al rea de valores. 5. Arrastrar el campo artculos al rea de campos de ejes x.

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MACROS EN EXCEL
Al trabajar con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con una serie de caractersticas especficas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos de los clculos y caractersticas similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro si disponemos de muchas hojas. Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, aadiendo por ejemplo un botn en nuestro libro que al pulsar sobre l realice todas esas tareas.

GRABAR UNA MACRO


La forma ms fcil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante la grabadora de macros del que dispone Excel. Esta grabadora de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programacin. Para grabar una macro debemos acceder a la Ficha Vista y despliega el submen Macros y dentro de este submen seleccionar la opcin Grabar macro... Adems de esta opcin en el men podemos encontrar las siguientes opciones: Ver Macros... Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro. Usar referencias relativas - Con esta opcin utilizaremos referencias relativas para que las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada. Antes de realizar una Macro es muy importante hablar sobre sus seguridades.

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Se puede grabar las macros desde la Ficha Programador, si no est disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

1. Haga clic en el Botn Microsoft Office haga clic en Opciones de Excel. 2. Opcin Ms frecuente 3. Active con un visto la opcin Como se visualiza:

y,

continuacin,

4. De clic en el Botn Aceptar. Se visualiza la pestaa Programador que contiene:

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La Ficha se compone de: Grupo Cdigo:

El grupo Controles

El grupo XML

El grupo Modificar

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SEGURIDAD EN MACROS
Para establecer el nivel de seguridad de manera que estn habilitadas temporalmente todas las macros, haga lo siguiente: En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Seguridad de macros. Se visualiza:

En Configuracin de macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse cdigo posiblemente peligroso) y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Nota Para ayudar a evitar que se ejecute cdigo potencialmente peligroso, recomendamos que vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan todas las macros cuando termine de trabajar con las macros. Excel Avanzado Pgina 33

En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Grabar macro. En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro. Nota El primer carcter del nombre de la macro debe ser una letra. Los caracteres siguientes pueden ser letras, nmeros o caracteres de subrayado. No se permiten espacios en un nombre de macro, caracteres especiales ni palabras reservadas; puede utilizarse un carcter de subrayado como separador de palabras. Si utiliza un nombre de macro que tambin es una referencia de celda, puede aparecer un mensaje indicando que el nombre de la macro no es vlido. Para asignar una combinacin de tecla de mtodo abreviado (mtodo abreviado: tecla o combinacin de teclas de funcin, como F5 o CTRL+a, que utiliza para ejecutar un comando. Una tecla de acceso, por lo contrario es un combinacin de teclas, como ALT+f, que mueve el enfoque a un men, comando o control.) Con CTRL para ejecutar la macro, en el cuadro Tecla de mtodo abreviado, escriba cualquier letra en maysculas o minsculas que desee utilizar. Nota La tecla de mtodo abreviado suplantar a cualquier tecla de mtodo abreviado predeterminada equivalente en Excel mientras est abierto el libro que contiene la macro. En la lista Guardar macro en, seleccione el libro en el que desea almacenar la macro. Sugerencia Si desea que la macro est disponible siempre que utilice Excel, seleccione Libro de macros personal. Cuando se selecciona Libro de macros personal, Excel crea un libro oculto de macros personal (Personal.xlsb), si no existe todava, y guarda la macro en este libro. En Microsoft Windows XP, este libro se guarda en la carpeta C:\Documents and Settings\nombre de usuario\Datos de programa\Microsoft\Excel\XLStart para que se pueda cargar automticamente cada vez que se inicia Excel. En Microsoft Windows Vista, este libro se guarda en la carpeta C:\Usuarios\nombre de usuario\Datos de programa\Microsoft\Excel\XLStart.

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Si desea que se ejecute automticamente una macro del libro de macros personal en otro libro, tambin debe guardar ese libro en la carpeta XLStart, de forma que ambos libros se abran cuando se inicie Excel. 1. Para incluir una descripcin de la macro, escriba el texto que desee en el cuadro Descripcin. 2. Haga clic en Aceptar para iniciar la grabacin. 3. Realice las acciones que desee grabar. 4. En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Detener grabacin. Sugerencia Tambin puede hacer clic en Detener grabacin en el lado izquierdo de la barra de estado.

PRACTICA I
Genera las siguientes Macros: Grabe una Macro que se active con Control + b y que esta macro permita abrir un archivo. Grabe una Macro que inserte una tabla con datos. Grabe una Macro que abra un archivo existente. Grabe una Macro que abra un nuevo archivo. Grabe una Macro que inserte un logotipo. Grabe una Macro que ordene alfabticamente una lista de nombres. Grabe una Macro que imprima un formulario. Nota: Recuerde que en la versin 2007 se debe guardar como un archivo de MS Excel habilitado para macros, es decir con la extensin .xlsm; caso contrario no guarda el cdigo de las macros.

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CDIGOS DE UNA MACRO DE EXCEL


Para observar los cdigos de una macro debemos seguir los pasos: 1. En primer lugar seleccione la celda B5 antes de empezar la grabacin de la Macro, se visualiza:

2. Presione el Botn Grabar Macro del Cdigo MS Excel muestra el cuadro de Dialogo Grabar Macro:

grupo

3. Ingrese un nombre de la macro por ejemplo saludo 4. En la opcin Mtodo Abreviado escriba la letra s, por lo tanto la macro se llamara con Control + s

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5. En Guardar macro en: Seleccione en el lugar en donde desea guardar la macro, por ejemplo Este libro. 6. En Descripcin puede agregar una descripcin de lo que hace la macro, este punto es opcional. Solo le sirve para que usted recuerde acerca de lo que hace la macro, pues este cdigo no es interpretado por el compilador. 7. Presione el botn Aceptar. Excel inicia la grabacin del la Macro 8. Trasldese a la celda A1 y escriba Hola compaeros, despus presione Enter para aceptar el valor en la celda. 9. Pare la grabacin de la macro presionando el botn

Detener Grabacin del grupo ha grabado los pasos y ha generado un cdigo.

Cdigo. Excel

10.Para visualizar el cdigo generado, presione la tecla Alt + la tecla de funcin F11(Alt + F11), o de un clic derecho en la hoja de clculo:

11. Seleccione la opcin Ver cdigo. Tambin puede acceder al grupo Cdigo, al dar clic en la opcin Visual Basic.

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12. Excel nos traslada al Editor de Visual Basic. Se visualiza:

13. Active los siguientes cuadros o ventanas: De clic en el Men Ver y elija la opcin Explorador de Proyectos De clic en el Men Ver y elija la opcin Ventana Propiedades 14. Del cuadro Proyecto de doble clic en Mdulos o simplemente presione el signo de + que aparece en la opcin Mdulos. Se activara debajo de Mdulos la Opcin Modulo1.

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15. De doble clic en Modulo1. Se mostrara en el Editor de Visual Basic el cdigo de la macro que grabamos de la siguiente forma: Sub saludo() '' saludo Macro ' Mi primera macro ' Autor: Guillermo Salazar Mancera ' Acceso directo: CTRL+s 'Range("A1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "Hola compaeros" End Sub 16. A continuacin se da una explicacin de lo que ha hecho Excel: Sub y End Sub indican el inicio y el final del procedimiento de la macro saludo. Todo lo que aparece con un apstrofe indica que no se tomara en cuenta que es solo texto o comentarios y ese texto aparece en color verde. Range("A1").Select Indica que lo primero que hicimos al grabar la macro fue trasladarnos a la celda A1. La orden Range nos permite trasladarnos a una celda. ActiveCell.FormulaR1C1 = "Hola compaeros" Esto indica que se escribir en la celda en que se encuentra el valor de texto Hola compaeros. Todo lo que aparece entre comillas siempre ser un valor de texto. La orden ActiveCell.FormulaR1C1 nos permite escribir un valor en la celda activa. Para comprender alteraremos el cdigo dentro del editor de Visual Basic. Sub saludo() ' saludo Macro ' Mi primera macro ' Autor: Guillermo Salazar Mancera ' Acceso directo: CTRL+s Range("A1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "Hola compaeros" Range("B1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "Bienvenidos al curso de Excel" End Sub

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17. Al alterar el cdigo y cuando regrese a Excel y ejecute la macro con Control + s. Har lo siguiente: En A1 escribir Hola compaeros En B1 escribir Bienvenidos al curso de Excel Al alterar el cdigo y cuando regrese a Excel y ejecute la macro con Control + s har En A1 escribir Excel Avanzado En B1 escribir Bienvenidos. Se visualiza: Sub saludos() ' saludo Macro ' Mi primera macro ' Autor: Guillermo Salazar Mancera ' Acceso directo: CTRL+s ' Range("A1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "Excel Avanzado" ' Range("B1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "Bienvenidos" End Sub Al alterar el cdigo y cuando regrese a Excel y ejecute la macro con Control + s har: En A1 escribir Excel Avanzado. En B1 escribir Bienvenidos.

Para salir del editor de clic en el Men Archivo y elija la opcin Cerrar y volver a Microsoft Excel.

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Si no desea salir por completo de clic en Microsoft Excel que se encuentra activado en:

el

botn

Cuando dese volver al editor de clic en: la pestaa Programador

De clic en el icono

del grupo Cdigo.

PRACTICA II
1. Genere una Macro que escriba un nombre en una celda y lo ponga negrita y observe el Cdigo. 2. Genere una Macro que escriba un nombre en una celda y lo Centre y observe el Cdigo. 3. Genere una Macro que escriba un nombre en una celda y cambie el tamao de la letra a 20 puntos y observa el Cdigo.

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CDIGOS MS COMUNES
Trasladarse a una Celda Range("A1").Select Escribir en una Celda Activecell.FormulaR1C1="Guillermo Salazar Mancera" Letra Negrita Selection.Font.Bold = True Letra Cursiva Selection.Font.Italic = True Letra Subrayada Selection.Font.Underline = xlUnderlineStyleSingle Centrar Texto With Selection .HorizontalAlignment = xlCenter End With Alinear a la izquierda With Selection .HorizontalAlignment = xlLeft End With Alinear a la Derecha With Selection .HorizontalAlignment = xlRight End With

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Tipo de Letra(Fuente) With Selection .Font .Name = "AGaramond" End With Tamao de Letra(Tamao de Fuente) With Selection.Font .Size = 15 End With Copiar Selection.Copy Pegar ActiveSheet.Paste Cortar Selection.Cut Ordenar Ascendente Selection.Sort Key1:=Range("A1"), Order1:=xlAscending, Header:=xlGuess, _ OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom

Orden Descendente Selection.Sort Key1:=Range("A1"), Order1:=xlDescending, Header:=xlGuess, _ OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom

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Buscar Cells.Find(What:=" Guillermo Salazar Mancera ", After:=ActiveCell, LookIn:=xlFormulas, LookAt _:=xlPart, SearchOrder:=xlByRows, SearchDirection:=xlNext, MatchCase:= _ False).Activate

Insertar Fila Selection.EntireRow.Insert Eliminar Fila Selection.EntireRow.Delete Insertar Columna Selection.EntireColumn.Insert Eliminar Columna Selection.EntireColumn.Delete Abrir un Libro Workbooks.Open Filename:="C:\Mis documentos\miarchivo.xls" Grabar un Libro ActiveWorkbook.SaveAs Filename:="C:\Mis documentos\tauro.xls", FileFormat _:=xlNormal, Password:="", WriteResPassword:="", ReadOnlyRecommended:= _ False, CreateBackup:=False

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CUADRO DE CONTROL CONTROLES ACTIVEX


Una de las opciones ms interesantes que tiene el Excel es la de utilizar los cuadros de control. Los cuadros de control se usan para crear verdaderos programas en Excel y pueden ser de mucha utilidad. Esta herramienta est ubicada en:

En Excel 2007 se encuentra el grupo Controles de la pestaa Programador

Este grupo de Controles cuenta con tres opciones muy importantes como:

1. Modo diseo: permitir trabajar en el diseo de los controles de ActiveX 2. Propiedades: permiten activar la propiedad de cada control 3. Ver cdigo: permite agregar cdigo a cada control. Para iniciar cree las hojas: Men, Ventas y Compras

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Seleccione la hoja Men para all crear dos botones. Para trabajar con estos controles en necesario Activar el modo de diseo y dar clic en Insertar, seleccione el Botn de comando.

Esta vez haremos un botn que cuando se presione pase a otra hoja del Excel. Por ejemplo se puede hacer un men con varios botones que al presionarlos pasen a las distintas opciones. Comencemos... En la hoja Men cree dos botones de comando. Por Ejemplo:

Seleccione el primer botn y de un clic derecho en la opcin y muestre las propiedades. Cambie la Propiedad Caption por: Ventas En Name: btnventas

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Seleccione el segundo botn y muestre las propiedades Cambie la Propiedad Caption por: Compras En Name: btncompras Si realiz bien estos pasos Ud. Debera ver lo siguiente:

Si desea colocar iconos en los botones seleccione la propiedad Picture e inserte una imagen de extensin .ico.

Para que visualice el texto cambie la posicin PicturePosition a: 5 Seleccione el primer botn y haga clic en ver cdigo En esta parte se abrir el Editor de Visual Basic y debe escribir lo siguiente: Hoja2.Activate
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Cierre el editor de Visual Basic (nota: cada vez que cierre el editor de Visual Basic, hgalo del cuadro de cerrar X que est mas arriba, porque puede confundirse y cerrar la ventana de editar cdigo, no se preocupe que no est cerrando Excel.) Seleccione el segundo botn y haga clic en ver cdigo Escriba: Hoja3.activate Salga del modo de diseo y navegue con los botones que program. Ms adelante utilizaremos estos botones para cargar formularios desde VBA en Excel. O aada el cdigo de las macros que grab con la grabadora.

PRCTICA: CUADROS DE CONTROL. CONTROL NUMRICO.


Para botones ver de el la funcionamiento de algunos de barra empezaremos con un ejemplo. los

Elija Control de Nmero Dibuje en la planilla el cuadro donde estar situado el control. Por Ej.:

1. Seleccione propiedades Aqu podemos cambiar entre otras cosas. Max: El nmero mximo que recorrer este cuadro. Min: El nmero mnimo. LinkedCell: Celda donde se va a mostrar el numero relacionado con el cuadro de control: Por Ej.: A4. 2. Cierre las propiedades. Excel Avanzado Pgina 48

3. El ltimo paso y el ms importante es salir del modo diseo picando en Modo Diseo. Ahora ya puede probar el funcionamiento de este botn. Si presiona en la flecha hacia la derecha el nmero en la celda A4 ir aumentando y si presiona en la de la izquierda ir decreciendo.

CUADRO COMBINADO Y CUADRO LISTA


Otro de los botones ms tiles que tiene la Barra de herramientas de Cuadro de Controles es el Cuadro Combinado Prcticamente no existen diferencias entre Cuadro Combinado y Cuadro de Lista as que lo que dice a continuacin se aplica a cualquiera de las dos opciones. Primera Parte: Escriba en la hoja3 los siguientes datos uno debajo del otro. Televisor Heladera Licuadora Monitor Teclado Nombre a este rango de datos como datos (Para nombrar un rango de datos marque los datos y escriba el nombre en el Cuadro de nombres). Segunda parte: Dibuje un Cuadro combinado por ejemplo:

Seleccione propiedades Busque la propiedad: ListFillRange y escriba: datos (sin comillas) En la propiedad LinkedCell Escriba A1 (es la celda donde se mostrar el dato elegido)

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Salga del Modo Diseo y pruebe este ejemplo: Podr comprobar que en el Cuadro combinado se encuentran los datos ingresados en la hoja3 y que cuando elige uno, ste se muestra en la cela A1.

Recuerde que esto se aplica tanto a Cuadro combinado (arriba) o a Cuadro de lista (abajo)

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BOTONES DE COMANDO
Esta vez se har un botn de comando que cuando se presione pase a otra hoja del Excel. Por ejemplo se puede hacer un men con varios botones que al presionarlos pasen a las distintas opciones. En la hoja1 cree dos botones de comando. Por Ej:

Seleccione el primero botn y muestre las propiedades Cambie la Propiedad Caption por : Ventas Seleccione el segundo botn y muestre las propiedades Cambie la Propiedad Caption por : Compras Si realiz bien estos pasos Ud. Debera ver lo siguiente:

Seleccione el primer botn y haga clic en ver cdigo En esta parte se abrir el Editor de Visual Basic y debe escribir lo siguiente: Hoja2.activate Cierre el editor de Visual Basic (nota: cada vez que cierre el editor de Visual Basic, hgalo del cuadro de cerrar X que est ms arriba, porque puede confundirse y cerrar la ventana de editar cdigo, no se preocupe que no est cerrando Excel.) Seleccione el segundo botn y haga clic en ver cdigo Escriba: Hoja3.activate Excel Avanzado Pgina 51

Si ha seguido los pasos deber ver algo parecido a esto:

Cierre el editor de Visual Basic. Salga del Modo diseo y ya puede probar el funcionamiento de los botones. Note que cuando haga clic en Ventas pasar a la hoja2 y cuando haga clic en el botn Compras pasar a la hoja3. Se podra tambin hacer un botn en la hoja2 y uno en la hoja3 que vuelvan al men.

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CREANDO FORMULARIOS Y PROGRAMNDOLOS


Ahora aprenderemos a dominar lo mximo de Excel que es crear formularios y programarlos, bueno un formulario es una ventana que se programa por medio de controles y estos controles responden a sucesos que nosotros programamos. Todo esto se encuentra dentro de Visual Basic. A continuacin Muestro como crear un formulario y como programarlo: 1. Presione La Teclas Alt + F11, para entrar al editor de Visual Basic. 2. Activa las siguientes opciones: De clic en el Men Ver y elija la opcin Explorador de Proyectos De clic en el Men ver y elija la opcin Ventana Propiedades 3. Del Men Insertar elija la Opcin UserForm.

Esto inserta el Formulario que programaremos con controles. En el Explorador de Proyectos se observara que se inserto el UserForm.

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Tambin cuando de clic en el Formulario USERFORM1 se debe de activar el Cuadro de Herramientas, si no se activa de clic en el Men Ver y elija la opcin Cuadro de Herramientas. 4. Elija del Cuadro de Herramientas el Control Etiqueta el que tiene la A y Arrastre dibujando en el Formulario USERFORM1 la etiqueta. Quedara el nombre Label1, despus de un clic en la etiqueta dibujada y podr modificar el nombre de adentro y pondremos ah Nombre. Si por error da doble clic en la etiqueta y lo manda a la pantalla de programacin de la etiqueta, solo de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto. 5. Elija del Cuadro de Herramientas el control Cuadro de Texto el que tiene ab y arrastre dibujando en el formulario USERFORM1 el cuadro de texto a un lado de la etiqueta que dice Nombre. El cuadro de texto debe de estar vaco y su nombre ser Textbox1, el nombre solo aparecer en el control. 6. Haga los dos pasos anteriores igualmente poniendo Direccin en la Label2 y Telfono en la Label3 y tambin dibjeles su Textbox. Esto quedara as despus de haberlo hecho.

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Si tiene algn problema al dibujar las etiquetas o los cuadros de texto, solo cmbiele el nombre a la etiqueta o el cuadro de texto en la Ventana Propiedades la opcin se llama (Name). El Error que marque puede ser Nombre Ambiguo, pero si le cambia el Nombre al control se quitara el error. Puede ponerle cualquier nombre en lugar de Label1.

Los controles como las Etiquetas y Cuadros de Textos pueden modificrseles algunas opciones en la Ventana Propiedades Para hacer esto es necesario tener conocimiento sobre las propiedades de los controles. No altere las propiedades si no las conoce.

7. Elija del Cuadro de Herramientas el control Botn de Comando y Arrastre dibujando en el Formulario USERFORM1 el Botn, despus de un clic en el nombre del Botn dibujado y podr modificar el nombre y pondremos ah Insertar.
Si por error da doble clic en la Botn y lo manda a la pantalla de programacin de la etiqueta, solo de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto. As quedara el Formulario formado por los controles:

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8. Ahora de doble clic sobre el control Textbox1 para programarlo y despus inserte el siguiente cdigo: Private Sub TextBox1_Change() Range("A9").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = TextBox1 End Sub Esto indica que se valla a A9 y escriba lo que hay en el Textbox1 Nota.-Lo que esta en azul lo genera Excel automticamente, usted solo escribir lo que esta en Negrita. Para volver al Formulario y programar el siguiente Textbox de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto, o simplemente de clic en Ver Objeto en el mismo Explorador de Proyecto.

9. Ahora de doble clic sobre el control Textbox2 para programarlo y despus inserte el siguiente cdigo: Private Sub TextBox2_Change() Range("B9").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = TextBox2 Private Sub
Esto indica que se valla a B9 y escriba lo que hay en el Textbox2. Para volver al Formulario y programar el siguiente Textbox de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto, o simplemente de clic en Ver Objeto en el mismo Explorador de Proyecto. 10. Ahora de doble clic sobre el control Textbox3 para programarlo y despus inserte el siguiente cdigo: Private Sub TextBox3_Change() Range("C9").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = TextBox2 End Sub

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Esto indica que se valla a C9 y escriba lo que hay en el Textbox3 Para volver al Formulario y programar el Botn de Comando Insertar de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto, o simplemente de clic en Ver Objeto en el mismo Explorador de Proyecto.

11. Ahora de doble clic sobre el control Botn de Comando para programarlo y despus inserte el siguiente cdigo: Private Sub CommandButton1_Click() inserta un rengln Selection.EntireRow.Insert Empty Limpia Los Textbox TextBox1 = Empty TextBox2 = Empty TextBox3 = Empty Textbox1.SetFocus Enva el cursor al Textbox1 para volver a capturar los datos. TextBox1.SetFocus End Sub Nota.-El comando Rem es empleado para poner comentarios dentro de la programacin, el comando Empty es empleado para vaciar los Textbox. 12. Ahora presione el botn Ejecutar User/Form que se encuentra en la barra de herramientas o simplemente la tecla de funcin F5. Se activar el Userform1 y todo lo que escriba en los Textbox se escribir en Excel y cuando presione el botn Insertar, se insertara un rengln y se vaciaran los Textbox y despus se mostrara el cursor en el Textbox1. Excel Avanzado Pgina 57

TRABAJANDO CON FORMULAS


Es de suma importancia saber aplicar Formulas en Macros de Excel, ya que la mayora de las hojas de clculos las involucran, por ejemplo los Inventarios, las Nominas o cualquier otro tipo de hoja las llevan, es por eso que en la siguiente Fase se muestra como manejar Formulas en Macros de Excel. Presione La Teclas Alt + F11, para entrar al editor de Visual Basic. Activa las siguientes opciones: De clic en el Men Ver y elija la opcin Explorador de Proyectos. De clic en el Men ver y elija la opcin Ventana Propiedades. Del Men Insertar elija la Opcin UserForm. Esto inserta el Formulario que programaremos con controles. En el Explorador de Proyecto se observara que se inserto el UserForm. Ahora crearas un formulario con el siguiente aspecto:

El formulario tendr: Tres etiquetas Tres Textbox Un Botn de Comando

Los datos que se preguntaran sern Nombre y Edad, los Das Vividos se generaran automticamente cuando insertes la edad. A continuacin se muestra como se deben de programar estos Controles

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PROGRAMACIN DE LOS CONTROLES:


Private Sub CommandButton1_Click() Selection.EntireRow.Insert TextBox1 = Empty TextBox2 = Empty TextBox3 = Empty TextBox1.SetFocus End Sub Private Sub TextBox1_Change() Range("A9").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = TextBox1 End Sub Private Sub TextBox2_Change() Range("B9").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = TextBox2 aqu se crea la Frmula TextBox3 = Val(TextBox2) * 365 El Textbox3 guardara el total de la multiplicacin del Textbox2 por 365 El Comando Val permite convertir un valor de Texto a un Valor Numrico Esto se debe a que los Textbox no son Numricos y debemos de Convertirlos End Sub

Private Sub TextBox3_Change() Range("C9").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = TextBox3 End Sub

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CDIGO PARA CARGAR UN FORMULARIO DESDE EXCEL


Una vez que haya diseado su formulario en el ambiente de Visual Basic Application, se requiere que este sea cargado desde MS Excel, para esto disee una interfaz por ejemplo:

Si desee quitar la cuadrcula seleccione en la pestaa Vista en el grupo Zoom, la opcin Mostrar un ocultar y desactive (quitar con un clic el visto) la opcin Lneas de cuadrcula

La interfaz lucir as:

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La interfaz debe contener Controles ActiveX.

un

botn de

comando

de

O una autoforma para poder cargar el diseo del formulario.

Para que el botn de comando se mantenga sin moverse es decir est fijo y no se imprima, en el modo de Diseo, seleccione el botn de un clic derecho elija la opcin Formato de control como se visualiza en la imagen.

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Se visualiza el siguiente cuadro de dilogo, seleccione la pestaa Propiedades y active con un punto la opcin No mover, ni cambiar tamao con las celdas. para que no se imprima el botn desactive (quite el visto) de la opcin Imprimir objeto.

Para programar el botn, de doble clic sobre el objeto o de un clic derecho sobre el objeto en la opcin: se observa en la imagen: Como

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Se ingresa al ambiente de Visual Basic Application Private Sub btnagregar_Click() End Sub

En donde titila el cursor se digita el siguiente cdigo: Load UserForm1 'Load carga el formulario UserForm1.Show '.show hace visible En la imagen se visualiza:

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ASIGNAR UNA MACRO A UNA AUTOFORMA


El caso es similar al anterior para esto debe crear un mdulo en el ambiente de Visual Basic Application y digitar el cdigo: Sub Agregar() Load UserForm1 'Load carga el formulario UserForm1.Show '.show hace visible al formulario End Sub Se observa en la imagen:

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Una vez listo el mdulo, se inserta una autoforma en el ambiente de MS Excel y se asigna la macro Agregar que creo en el mdulo. Observe la siguiente imagen:

Luego de un clic derecho sobre la autoforma seleccione la opcin Asignar macro

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Se visualiza:

Seleccione la macro Agregar.

De clic en Aceptar.

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PROTEGER UNA HOJA EN AMBIENTE VBA


Si desea proteger una hoja de Excel para que no se visualice sobretodo si contiene datos confidenciales y que slo es necesario acceder para una consulta realice lo siguiente:
Seleccione la hoja a ocultar por ejemplo Rol y de un clic derecho en la opcin Ver cdigo

Se ingresa al ambiente de VBA en el que debe activar las propiedades de la hoja, se visualiza:

En la propiedad Visible seleccione: 0 xlssheethidden Pero para conseguir una proteccin ms segura se sugiere colocar una clave al proyecto de VBA.

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COLOCAR UNA CLAVE AL PROYECTO DE VBA.


Para esto en el mismo ambiente realice lo siguiente: Seleccione el proyecto de un clic derecho sobre el proyecto y elija la opcin Propiedades de VBAProject

Se visualiza:

En el cuadro de dilogo seleccione la pestaa Proteccin para bloquear el proyecto active con un visto la opcin Bloquear proyecto para visualizacin. Y para finalizar coloque contrasea. una

De esta forma no podrn visualizar ni la hoja oculta ni el cdigo de programacin generado en la aplicacin.

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FUNCIONES DE BASE DE DATOS


Para poder usar este tipo de funciones, se debe tener la informacin con estructura de base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de informacin son registros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rtulos de cada columna.

En las funciones de base de datos, funcionan de manera similar al resto de las funciones, pero en este caso se aade una condicin, y la funcin nos devuelve el valor cuando la condicin se cumple.

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FUNCIN
BDCONTAR

USO
Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros en la base de datos. Cuenta el nmero de celdas no vacas de la base de datos. Extrae de la base de datos un nico registro que cumple los criterios especificados.

BDCONTARA

BDEXTRAER

Si ningn registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error #VALOR! Si ms de un registro coincide con los BDEXTRAER devuelve el valor de error #NUM criterios,

BDMAX

Devuelve el valor mximo de las entradas seleccionadas de la base de datos. Devuelve el valor mnimo de las entradas seleccionadas de la base de datos. Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas en la base de datos. Agrega los nmeros de la columna de campo de los registros de la base de datos que cumplen los criterios. Multiplica los valores de un campo concreto de registros de la base de datos que cumplen los criterios especificados. Calcula la desviacin estndar a partir de una muestra de entradas seleccionadas en la base de datos. Calcula la varianza a partir de una muestra de entradas seleccionadas de la base de datos.

BDMIN

BDPROMEDIO

BDSUMA

BDPRODUCTO

BDDESVEST

BDVAR

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FUNCIONES FINANCIERAS

Las funciones financieras ejecutan operaciones contables comunes, tales como determinar los pagos de un prstamo, el valor futuro o el valor neto actual de una inversin, entre muchos otros. Los argumentos ms comunes de las funciones financieras incluyen: Valor futuro (vf): el valor de la inversin o del prstamo una vez realizados todos los pagos. Nmero de perodos (nper): el nmero total de pagos o perodos de una inversin. Pago: el importe pagado peridicamente en una inversin o prstamo. Valor actual (va): el valor de una inversin o prstamo al comienzo del perodo de inversin. Por ejemplo, el valor presente de un prstamo es el importe principal que se toma prestado. Inters (inters): el inters o el descuento de un prstamo o una inversin. Tipo (tipo): el intervalo en que se realizan los pagos durante el perodo de pago, como al comienzo o al final de mes. Es importante tener claros los parmetros anteriores para usar este tipo de funciones.

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FUNCIN
DURACION INT.ACUM INT.ACUM.V NPER de inters peridico.

USO
Devuelve la duracin anual de un valor burstil con pagos Devuelve el inters acumulado de un valor burstil con pagos de inters peridicos. Devuelve el inters acumulado de un valor burstil con pagos de inters al vencimiento. Esta funcin permite obtener el nmero de periodos de una anualidad. En el caso trabajado sera hallar la cantidad de cuotas del prstamo con las dems condiciones como argumentos. Calcula el valor de la cuota fija de un prstamo a una tasa de inters constante y termino fijo. Esto se resume en el concepto de Anualidad.

PAGO

PAGOINT

Esta funcin permite conocer el monto de inters pagado en un perodo especfico por una inversin basndose en pagos peridicos constantes y en una tasa de inters constante. Calcula la amortizacin sobre el capital de una inversin durante un perodo determinado basndose en pagos peridicos y constantes, y en una tasa de inters constante.

PAGOPRIN

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ESCENARIOS ANLISIS Y Si

Un escenario es un conjunto de valores que Excel guarda y puedes sustituir automticamente en una hoja de clculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores como escenarios en una hoja de clculo y luego de un escenario a otro para ver distintos resultados. Una vez que tenga todos los escenarios que necesita, puede crear un informe resumen de escenario que incluya la informacin de todos los escenarios. Esta situacin se aplica cuando se tienen varios supuestos de peticin de un crdito con varios tipos de inters, varios posibles perodos, etc. a) En la cinta de opciones Datos, seleccionar Anlisis Y Si Administrador de Escenarios

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b) Seleccionar Agregar, colocar un nombre al escenario y seleccionar el rango de las celdas cambiantes.

c) A continuacin, se desplegar una ventana, en donde se colocarn los datos supuestos para ser calculados

d) Para agregar escenarios distintos, se debe Agregar, el nmero de situaciones necesarias. e) Al terminar cada una de las situaciones, se oprime Resumen, Excel de manera automtica genera una nueva hoja y se visualiza un resultado as:

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BUSCAR OBJETIVO

Buscar objetivo, permite cambiar el valor de una celda donde exista frmula, indicando el valor exacto que el usuario quiere obtener; para ello Excel modifica el valor de otra celda que dependa de la frmula, se aplica a perfiles financieros, comerciales, estadsticos entre otros. El objetivo es incrementar las ventas de artculos de la hoja enero. Si se quiere obtener una venta de $ 5.850.000 cuntas memorias deben venderse? Solucin: 1. Ubicarse en la celda H2 2. Hacer clic en la ficha datos, grupo herramientas de datos, en la flecha desplegable de anlisis y si, seleccionar buscar objetivo.

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En el cuadro de texto definir la celda escribir h2. En el cuadro de texto con el valor escribir 5850000. En el cuadro de texto para cambiar la celda escribir f2. Hacer clic sobre el botn Aceptar.

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SOLVER

Es una herramienta que permite en una celda con frmula buscar un valor ptimo segn un grupo de celdas relacionadas con la frmula, de esta forma se halla la mejor solucin a un problema mediante restricciones. Solver entonces ajusta las celdas cambiantes para dar el resultado especificado en el valor objetivo, teniendo en cuenta todas sus restricciones. As, Solver, permite hallar la mejor solucin a un problema teniendo en cuenta condiciones y restableciendo valores. El complemento Solver, es un programa que est disponible cuando instala Microsoft Office o Excel. Sin embargo, para ser utilizado en Excel primero se debe cargar. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Habilitar solver 1. Hacer clic sobre el botn de Microsoft office botn opciones de Excel. y luego clic en el

2. Hacer clic en Complementos, en el cuadro Administrar, seleccionar Complementos de Excel.

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3. Hacer clic en Ir. 4. En el cuadro Complementos disponibles, activar la casilla de verificacin Complemento Solver, a continuacin, hacer clic en Aceptar. 5. Hacer clic sobre la ficha datos, botn anlisis, solver.

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Celda Objetivo: Especificar una celda con frmula a la que se desee calcular el mnimo valor, el mximo valor o un valor especfico. Valores de: Activar el botn de opcin de acuerdo al objetivo, si se desea calcular un valor especfico, digitarlo en el cuadro de texto.

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Cambiando las Celdas: Especificar las celdas que Microsoft Excel debe calcular para lograr el valor objetivo. Estas celdas deben estar relacionadas directa o indirectamente en la frmula de la celda objetivo, y deben ser celdas sin frmulas. Sujetas a las Siguientes restricciones: Muestra el listado de las restricciones agregadas. Para agregarlas, dar clic en el botn Agregar y especificar la restriccin; si se desea cambiar una condicin, se debe seleccionar y dar clic en el botn cambiar, y de la misma manera, seleccionar una restriccin y dar clic en el botn eliminar, si se desea quitar una restriccin.

Agregar: En Referencia de la celda, definir la celda a la que se va a aplicar la restriccin, a continuacin definir el operador de comparacin, <=, =, >= y especificar la restriccin en el cuadro, ya sea una celda o un valor. Utilizar Solucin de Solver: Al dar clic en Aceptar con ese botn de opcin activo, Solver modificar los valores en la hoja de clculo sin poder deshacerse.

Restaurar valores originales: Solver deja los valores iniciales en la hoja de clculo. Guardar escenario: Los nuevos valores sugeridos por solver sern guardados como escenario, de manera que puedan ser analizados mas adelante.

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Ejemplo: La compaa desea para el prximo semestre cumplir una meta comercial, 600.000.000 millones, cuntos artculos se deben vender de cada uno para cumplir esa meta. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Ubicarse en la celda h19. Realice una suma del campo total =SUMA(H2:H17). Hacer clic sobre la ficha datos grupo anlisis, solver. Seleccionar el botn de opcin valores de la celda objetivo y escribir a 600000000. Hacer clic sobre el botn estimar. Hacer clic sobre el botn resolver. Hacer clic Sobre el botn de opcin utilizar solucin de solver. Hacer clic sobre la palabra respuestas. Hacer clic sobre el botn Aceptar.

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INFORMES DE SOLVER
Existen tres tipos de informe, informe de respuesta, sensibilidad y lmite. Para el informe de respuesta, solver crea una nueva hoja mostrando los valores originales y los valores con la solucin tanto para celdas cambiantes como para la celda objetivo. En el informe de Sensibilidad solver muestra los nuevos valores de las celdas cambiantes. Informe de lmites muestra al usuario los valores nuevos de la celda cambiante y de la celda objetivo, y adems, muestra el valor del lmite inferior y lmite superior de cada celda cambiante y cul sera en tal caso, el valor objetivo.

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