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MANUAL DE ALMACENES

1. INTRODUCCIN El objetivo del presente manual es realizar una presentacin de los principales aspectos y parmetros a considerar con relacin a la Gestin de Almacenes, de manera que permita a las empresas adscritas al Plan PILOT contrastar los resultados obtenidos en el autodiagnstico logstico. El manual incluye aspectos de las cuatro dimensiones o reas fundamentales de toda organizacin: estrategia, procesos, organizacin, personas y cultura y sistemas de informacin.

2. LA GESTIN DE ALMACENES 2.1 DEFINICIN Y ALCANCE El concepto de almacn ha ido variando a lo largo de los aos, ampliando su mbito de responsabilidad dentro de la funcin logstica. Actualmente, la Gestin de Almacenes se define como: Proceso de la funcin logstica que trata la recepcin, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacn hasta el punto de consumo de cualquier material materias primas, semielaborados, terminados, as como el tratamiento e informacin de los datos generados.

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Fuente: PricewaterhouseCoopers

As, el mbito de responsabilidad del rea de Almacenes nace en la recepcin del elemento fsico en las propias instalaciones y se extiende al mantenimiento del mismo en las mejores condiciones para su posterior tratamiento (proceso, transporte o consumo), guardando evidencia de ello. La Gestin de Almacenes se sita en el Mapa de Procesos Logsticos entre la Gestin de Existencias y el Proceso de Gestin de Pedidos y Distribucin. La propia evolucin de la Logstica ha provocado el solapamiento de funciones y responsabilidades, llegando a la confusin, principalmente entre la Gestin de Inventarios y la Gestin de Almacenes.

Fuente: PricewaterhouseCoopers

El mismo origen de la existencia de un almacn fundamentalmente, la necesidad de mantener inventarios marca el lmite entre la Gestin de Existencias y la Gestin de Almacenes. QU CUNTO A CUNTO CUNDO DNDE CMO DEBE SER ALMACENADO ?

Gestin de Existencias Gestin de Almacenes

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Fuente: PricewaterhouseCoopers

Del mismo modo, la Gestin de Almacenes ve finalizada su funcin cuando los objetos almacenados pasan a ser pedido. A partir de ah, el mbito de responsabilidad se traslada al Proceso de Gestin de Pedidos y Distribucin, como se ver en el Manual correspondiente.

2.2 FUNDAMENTOS Y PRINCIPIOS DE LA GESTIN DE ALMACENES La primera razn de ser de un almacn nace de la natural imposibilidad prctica de reducir a cero el lapso de tiempo entre la preparacin para consumo de un elemento material y el acto en s del consumo, bien por pura imposibilidad de ajustar oferta con demanda, bien por las caractersticas del producto (perecederos, inflamables) Este fundamento no acota el origen y destino del elemento almacenado. Por ello, es aplicable tanto a necesidades externas de consumo (clientes) como necesidades internas (clientes internos) entre procesos o reas. En segundo lugar, existen razones puramente financieras que dan sentido al uso de almacenes por parte de una empresa. As, por ejemplo, puede salir ms rentable realizar aprovisionamientos en grandes cantidades para reducir los precios, a pesar de necesitar mayor espacio para su almacenamiento, o realizar movimientos de materiales en grandes cantidades . OBJETO DE UN SISTEMA DE CAUSAS ALMACENAJE Solucin a requerimientos propios Adaptacin a la demanda interna/externa

(tiempos de del negocio proceso, estacionalidad, servicio al cliente) Caractersticas de los materiales/productos (perecederos, peligrosos, reciclado) 3

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Optimizacin financieros de los recursos Reduccin de costes a travs del aumento del volumen operado (descuentos en compras, consolidacin de transportes) Reduccin de costes a travs necesidades productivas (grupos utilizados en diferentes unidades de proceso)

Fuente: PricewaterhouseCoopers

Independientemente de estas consideraciones, las tcnicas de Gestin de Almacenes son aplicables a todo elemento fsico material que forme parte de la compaa. Es decir, no slo aquellos que forman parte directa del negocio, sino tambin cualquier documentacin generada.

2.3 IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE LA GESTIN DE ALMACENES Observando el mapa de procesos de un sistema de almacenaje y tal y como se muestra en la tabla comparativa con los Centros de Distribucin (ver apartado 2.1), una de las caractersticas principales de un almacn es la ausencia de actividades que aadan valor de manera directa a los materiales que maneja. A pesar de ello, los fundamentos de su existencia evidencian una posicin vital como proceso soporte de la funcin logstica y justifican la necesidad de desarrollar una Gestin de Almacenes en toda su extensin, con impacto

Reduccin de tareas administrativas Agilidad del desarrollo del resto de procesos logsticos Optimizacin de la gestin del nivel de inversin del circulante Mejora de la calidad del producto Optimizacin de costes 4 Reduccin de tiempos de proceso Nivel de satisfaccin del cliente

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tangible en factores de primer nivel para la empresa, obteniendo los siguientes beneficios:

Para ello, los objetivos principales que se obtienen de un sistema de almacenaje son: OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE ALMACENAJE Rapidez de entregas Fiabilidad Reduccin de costes Maximizacin del volumen disponible Minimizacin de las operaciones de manipulacin y transporte interno

Fuente: PricewaterhouseCoopers

La Gestin de Almacenes es ampliamente contemplada en la ISO 9000. Desde la recepcin de mercancas hasta su salida de almacn, pasando por la adecuada conservacin de los productos almacenados, la ISO 9000 normaliza las actividades desarrolladas en el almacn, as como las zonas que una empresa debe habilitar para el aseguramiento de su sistema de calidad. Pero adems, la norma implica al almacn el cumplimiento de otros aspectos como la identificacin de los productos, factor este, fundamental para la gestin de un almacn y para la trazabilidad de los mismos incluso ms all del almacn, tambin contemplado por la norma.

2.4 LOS PROCESOS DE LA GESTIN DE ALMACENES El mapa de procesos mostrado en el apartado 2.1, representa el conjunto de actividades bajo la responsabilidad de la gestin de almacenes. En l, un 5

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primer proceso de Planificacin y organizacin de la funcin de los almacenes como subproceso inicial y que se extiende a lo largo de todo el proceso. En un segundo nivel, los subprocesos que componen la gestin de las actividades y objetivos de los almacenes y que abarca la recepcin de los materiales, su mantenimiento en el almacn y el movimiento entre zonas de un mismo almacn. Por ltimo, la gestin de las identificaciones, registros e informes generados a lo largo de los procesos anteriores. 2.4.1 Planificacin y Organizacin

Este subproceso alcanza las actividades de carcter estratgico y tctico, al tener que dar solucin a las necesidades de recursos y ubicaciones en lnea con las polticas y objetivos generales de la compaa; como por ejemplo, la modalidad de gestin de los almacenes, su ubicacin, los recursos tcnicos y humanos necesarios, o la planificacin de cada uno de los tres procesos operativos (recepcin, almacn y movimiento). Diseo de la Red de Distribucin y Almacenamiento En primer lugar, una compaa necesita una Red de Distribucin que permita responder a cambios en la demanda utilizando una ptima combinacin de instalaciones, modalidades de transporte y estrategias.

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Fuente: PricewaterhouseCoopers

Una Red de Distribucin es el conjunto de todos los centros de distribucin, almacenes y rutas de transporte entre ellos. El Diseo de una Red de Distribucin es la planificacin y ubicacin estratgica de los almacenes y centros de distribucin de manera que permitan gestionar el flujo de productos desde uno o ms orgenes hasta el cliente. Desarrollar una adecuada red de almacenes para la compaa y los clientes requiere considerar una cantidad significativa de elementos: Nmero de almacenes, las ubicaciones, la propiedad de la gestin o el tamao de los mismos. Tras tener identificadas las necesidades de distribucin y almacenamiento, la compaa debe decidir qu tipos de almacenes y centros de distribucin se ajustan a sus necesidades de manera ms eficiente, as como la ubicacin de los mismos. Responsabilidad de la Gestin de los almacenes Tras definir la Red de Distribucin que necesita la compaa, la primera gran decisin que una compaa debe realizar respecto al almacenamiento de sus existencias es si debe autogestionar los almacenes o subcontratarlos. 7

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La decisin depende de numerosos factores. A continuacin se presentan las ventajas y desventajas que presenta cada una de las modalidades, de manera que una empresa pueda sopesar aquella que mejor se ajuste a su situacin. GESTIN PROPIA Mayor grado de control Flexibilidad Menos costoso a largo plazo VENTAJAS Optimizacin humanos de los recursos SUBCONTRATACIN Conservacin del capital Aumento del espacio de almacn para cubrir picos de demanda Riesgo reducido Economas de escala Flexibilidad Ventajas fiscales (impuestos) Conocimiento especfico de los costes de almacenamiento y manutencin Potencial minimizacin of labor disputes DESVENTAJAS Carencia de flexibilidad Financial constraints Rate of return Problemas de comunicacin Carencia de servicios especializados El espacio puede no estar disponible (Shortage of space)

Beneficios fiscales (tax benefits) Beneficios intangibles

Fuente: Fundamentals of Logistics Management. Elaboracin PricewaterhouseCoopers.

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Dentro de la denominacin de Gestin Propia se incluyen aquellos almacenes cuyas instalaciones son propiedad de la misma compaa o son alquilados a agentes externos, pero que es la propia compaa la que se encarga de gestionarlo. Se refiere, por tanto, a la responsabilidad propia de las actividades que se lleven a cabo en el almacn, independientemente de la propiedad de las instalaciones. La decisin respecto a la propiedad de las instalaciones responde nicamente a criterios financieros, y es la propia empresa la que debe sopesar la alternativa ms ventajosa para s misma. En casos en los que la demanda presenta fluctuaciones significativas o incluso que la demanda es difcilmente previsible, puede ser til disponer de un almacn de gestin propia para un volumen de existencias y recurrir a la subcontratacin de espacio durante periodos determinados. La subcontratacin del almacn y por extensin el resto de las funciones logsticas debe estar basada en las necesidades concretas de la compaa, lo cual puede parecer simple, pero que requiere un exhaustivo conocimiento interno de la organizacin y externo del sector. Los criterios de subcontratacin se deben centrar en primer lugar en asegurar una buena calidad del servicio, no permitiendo reducir el nivel de calidad de la compaa (tanto la calidad tangible de las mercancas como tiempos de entrega al cliente, paradas de produccin, etc). Junto con la calidad del servicio, el precio. De hecho, el mayor porcentaje de las subcontrataciones vienen promovidas por la bsqueda de reduccin de costes. Sin embargo, no hay que dejar de considerar otros factores que pueden afectar a medio y largo plazo al xito de la decisin, como son la cobertura del operador, el control de la red, instalaciones adecuadas a las mercancas propias y tecnologas avanzadas de manipulacin y de informacin, entre otros servicios aadidos que proliferan por la expansin del sector.

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Ubicacin de almacenes La localizacin de los almacenes debe ser enfocada desde dos puntos de vista: Una visin general del mercado para acotarse geogrficamente a un rea amplia. Una visin local del mercado que contemple aspectos particulares de las zonas acotadas en la visin general. Mientras que la visin general debe responder a criterios de optimizacin del aprovisionamiento de materiales y de la oferta de productos y servicios de la compaa, la visin local debe segmentar la visin general e informar de las singularidades de cada subzona. A lo largo de la historia se han desarrollado una serie de modelos matemticos que permiten identificar la mejor ubicacin de un almacn desde el punto de vista general. Los costes de transporte se erigen como el factor de mayor consideracin y base de la mayora de los modelos. Entre los ms utilizados se encuentran los mtodos de: Von Thnen, Hoover, Weber, Greenhut y el mtodo de Centro de Gravedad. Todos los mtodos mostrados son un buen camino hacia la determinacin de un punto ptimo de ubicacin de un almacn, si bien no ha de olvidarse la complejidad del problema por la cantidad de variables que pueden intervenir. Los factores que componen el punto de vista local toman gran importancia tanto en compaas grandes como en compaas de tamao reducido. Si bien las primeras pueden encontrar en ellos un aliado perfecto ante la complejidad del clculo de la ubicacin desde la visin global, es obvia la

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importancia de los factores locales para aquellas empresas cuyo radio de actuacin es reducido. La tabla previa de ventajas y desventajas de una gestin propia o subcontratada de un almacn engloba los factores ms importantes de la visin local, a los que habra que aadir las infraestructuras de la zona, la oferta de transportistas, mano de obra y otros muchos que cada empresa debe sopesar en funcin de sus necesidades.

Tamao de los almacenes El tamao de un almacn es otro de los aspectos a tener en cuenta en la planificacin y organizacin de la Gestin de Almacenes, puesto que una errnea decisin puede acarrear consecuencias considerables en cuanto a costes, mxime cuando su alcance es a largo plazo. Un almacn debe ser dimensionado principalmente en funcin de los productos a almacenar (en tamao, caractersticas propias y cantidad de referencias) y la demanda (especialmente en sectores afectados por la estacionalidad de la demanda). Pero adems de estos, intervienen otros factores que deben ser considerados a la hora de dimensionar el tamao de un almacn. Los factores a tener en cuenta para el clculo del tamao de un Productos a almacenar (cantidad y tamaos) Demanda de los mercados Niveles de Servicio al cliente Sistemas de manipulacin y almacenaje a utilizar Tiempos de produccin Economas de escala Lay out de existencias Requisitos 11 pasillos de Oficinas necesarias

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almacn son:

Oficinas necesarias La capacidad de un almacn es expresada habitualmente bien en metros cuadrados, bien en metros cbicos de espacio. La medicin del volumen (metros cbicos) es, sin duda, la mejor opcin de ambas, sobre todo, conforme van apareciendo sistemas de manipulacin y almacenaje que hacen practicables los espacios menos accesibles del almacn; entre ellos la altura.

Diseo y Lay-out de los almacenes Una vez los tipos de almacenes y sus ubicaciones han sido definidos, se debe trabajar en conseguir el flujo de materiales ms eficiente y efectivo dentro de los almacenes. En este sentido, un diseo efectivo optimiza las actividades de un almacn. Los riesgos achacables a las actividades del almacn son: de seguridad (tanto de los empleados como ante robos). de control de autorizacin. de control de inventario. Sanitarios. de manipulacin de productos.

Estos riesgos pueden ser gestionados fomentando actitud de trabajo entre los empleados, forzando la seguridad e implantando un sistema de gestin de almacenes efectivo que gestione el almacenamiento y flujo de materiales y productos dentro del almacn. 12

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El papel de los almacenes en la cadena de suministro ha evolucionado de ser instalaciones dedicadas a almacenar a convertirse en centros enfocados al servicio. Los objetivos del diseo de los almacenes son facilitar la rapidez de la preparacin de los pedidos, la precisin de los mismos y la colocacin ms eficiente de las existencias, todos ellos en pro de conseguir ciclos de pedido ms rpidos y con mejor servicio al cliente.

A la hora de disear un almacn, se debe distinguir entre dos fases bien diferenciadas: Una primera fase de diseo de la instalacin. El continente. Una segunda fase de diseo de la disposicin de los elementos que deben decorar el almacn; el lay-out del almacn. El contenido. DISEO DE LAS INSTALACIONES

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Debe incluir: Nmero de plantas: preferentemente almacenes de una planta Planta del almacn: diseo en vista de planta de la instalacin Instalaciones principales: columnado, instalacin elctrica, ventilacin, contra incendios, seguridad, medioambiente, eliminacin de barreras arquitectnicas Materiales: principalmente los suelos para los cuales se debe tener presente la resistencia al movimiento de las mquinas, la higiene y la seguridad

LAY OUT El lay-out de un almacn debe asegurar el modo ms eficiente para manejar los productos que en l se dispongan. As, un almacn alimentado continuamente de existencias tendr unos objetivos de lay-out y tecnolgicos diferentes que otro almacn que inicialmente almacena materias primas para una empresa que trabaje bajo pedido. Cuando se realiza el lay-out de un almacn, se debe considerar la estrategia de entradas y salidas del almacn y el tipo de almacenamiento que es ms efectivo, dadas las caractersticas de los productos, el mtodo de transporte interno dentro del almacn, la rotacin de los productos, el nivel de inventario a mantener, el embalaje y pautas propias de la preparacin de pedidos.

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Ejemplo de Lay-out: Ventanilla Taller Entrada camiones Zona de descarga Mesa Zona de carga Rampa

Artculos de

Clase A

(fuerte rotacin) Artculos de

Clase B

(rotacin media)

= Cajones = Estanteras piezas pequeas y medianas

Artculos de

= Estanteras piezas grandes = Estanteras diversas (chapa, ruedas,...) Mostrador pblico

Clase C

(baja rotacin)

Fuente: PricewaterhouseCoopers

El correcto diseo de las instalaciones del almacn y su lay-out aporta un adecuado flujo de materiales, minimizacin de costes, elevados niveles de servicio al cliente y ptimas condiciones de trabajo para los empleados. Modelos de Organizacin fsica de los almacenes Si la empresa ha optado por la gestionar ella misma el almacn, debe decidir el modelo de gestin a aplicar a nivel operativo. Existen, fundamentalmente, dos tipos de modelos de gestin operativa de los almacenes. Se denominan: Almacn organizado y almacn catico.

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5. LOCALIZACION DE UN ALMACN. En la determinacin de la ubicacin de los almacenes se suelen diferenciar dos fases: 1. La decisin sobre la localizacin de la zona general, la cual estar basada en la consideracin de los costes implicados y en los niveles de servicio al cliente deseados. 2. La seleccin de un punto concreto, dentro de la zona general elegida anteriormente. Esta decisin deber basarse en los estudios de las caractersticas particulares y diferenciales de los posibles puntos dentro de esa zona.
Recordamos que en el tema 1 de este curso, se ha ofrecido un conjunto de diferentes modelos aplicables a la localizacin de almacenes.

Segn su localizacin Se clasifican en almacenes centrales y regionales. Almacenes centrales: aquellos que se localizan lo ms cerca posible del centro de fabricacin. Estn preparados para manipular cargas de grandes dimensiones. Almacenes regionales: aquellos que se ubican cerca del punto de consumo. Estn preparados para recoger cargas de grandes dimensiones y servir mediante camiones de distribucin de menor capacidad. La eleccin de almacenes centrales o almacenes regionales depende del tipo de carga y la estructura de costes de la empresa. As productos de bajo valor, o costes de transporte elevados, conducen al uso de almacenes regionales. Por

el contrario con costes de almacn elevados, por el valor del producto, implican almacenes centrales. En cualquier caso existen mtodos para la evaluacin de la mejor decisin.

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Principio:

GESTIN DE ALMACN ORGANIZADO Cada referencia tiene asignada una ubicacin especifica en almacn y cada ubicacin tiene asignadas referencias especificas.

Caractersticas: Facilita la gestin manual del almacn Necesita preasignacin de espacio (independientemente de existencias) GESTIN DE ALMACN CATICO Principio: No existen ubicaciones pre-asignadas. Los productos se almacenan segn disponibilidad de espacio y/o criterio del almacenista. Caractersticas: Dificulta el control manual del almacn Optimiza la utilizacin del espacio disponible en el almacn Acelera el almacenamiento de mercancas recibidas Requiere sistemas de informacin electrnicos

Fuente: PricewaterhouseCoopers

2.4.2

Recepcin

La recepcin es el proceso de planificacin de las entradas de mercancas, descarga y verificacin tal y como se solicitaron actualizando los registros de inventario. 16

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Se trata de un proceso de altsima importancia dentro de las actividades de almacn, puesto que de ella depende en gran medida la calidad del producto final. El objetivo al que debe tender una empresa en su proceso de recepcin de mercancas es la automatizacin tanto como sea posible para eliminar o minimizar burocracia e intervenciones humanas que no aaden valor al producto. Las inspecciones son imprescindibles pero no aaden valor, por lo que es factor clave una adecuada seleccin de proveedores para tender hacia una recepcin segura y eliminar pasos de las inspecciones.

Fuente: PricewaterhouseCoopers

En primer lugar, el proceso de recepcin de mercancas debe cimentarse en una previsin de entradas que informe de las recepciones a realizar en tiempo 17

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dado y que contenga, al menos, el horario, artculos, y procedencia de cada recepcin. El registro y trazabilidad electrnicos de las existencias por ubicacin es otro factor que favorece la efectividad y eficiencia de la gestin del almacn y, en concreto, del proceso de recepcin y por ello, la empresa debe tomar las medidas oportunas para conseguirlo. Conviene distinguir entre las llegadas de mercanca interna de las externas. En el primero de los casos, los requerimientos de recepcin son significativamente menores que las mercancas de origen externo, en el caso de que se realicen controles de procesos a lo largo de la vida de las mercanca. Adems, una correcta metodologa de identificaciones a lo largo de la compaa tambin favorece enormemente la actividad de recepcin. Es el caso de traslado de mercancas entre almacenes o de proceso de transformacin a almacn. Las mercancas de procedencia externa requieren unas condiciones de llegada ms exhaustivas y deben haber sido establecidas previamente con el proveedor, con lo que se precisa mayor actuacin y responsabilidad desde el almacn. Tras la descarga e identificacin, las cuales deben realizarse de manera inmediata y en zona especfica habilitada a tal efecto, las mercancas deben pasar a almacenamiento, bien temporal a la espera de su ubicacin definitiva, bien fijo en su ubicacin definitiva. 2.4.3 Almacn

Es el subproceso operativo concerniente a la guarda y conservacin de los productos con los mnimos riesgos para el producto, personas y compaa y optimizando el espacio fsico del almacn.

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Esta optimizacin de espacios tiene como objetivo la facilitacin del desarrollo de las actividades y para ello, la zonificacin del almacn resulta necesaria. El almacn puede dividirse en las siguientes zonas: ZONAS DE UN ALMACN Recepcin: zona donde se realizan las actividades del proceso de Recepcin Almacenamiento, reserva o stock: zonas destino de los productos almacenados. De adaptacin absoluta a las mercancas albergadas, incluye zonas especficas de stock para mercancas especiales, devoluciones, etc Preparacin de pedidos o picking: zona donde son ubicados las mercancas tras pasar por la zona de almacenamiento, para ser preparadas para expedicin Salida, verificacin o consolidacin: desde donde se produce la expedicin y la inspeccin final de las mercancas Paso, maniobra: zonas destinadas al paso de personas y mquinas. Diseados tambin para permitir la total maniobrabilidad de las mquinas. Oficinas: zona destinada a la ubicacin de puestos de trabajo auxiliares a las operaciones propias de almacn

Los sistemas de produccin Just in Time (JIT), eliminan o minimizan al mximo las zonas de almacenamiento para las mercancas de entrada. En estos

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sistemas, el almacn acta como centro de consolidacin ms que de almacenaje. Por otra parte, los tipos de almacenamiento de los productos son: Racking: permite utilizar de manera eficiente el espacio vertical, almacenando existencias en grandes racks. Sin embargo, la recogida puede requerir mayor trabajo y ser ms caro, ya que es necesario utilizar sistemas automticos de elevacin. Por zonas: despacha la recogida, permanencia y envo agrupando existencias de caractersticas comunes juntos en lugares de fcil acceso. La zonificacin, sin embargo, puede resultar en una utilizacin del espacio menos eficiente. Como los requerimientos de espacio para existencias se amplan ms all de la capacidad de un rea, puede ser comprimidos en otra, malgastando el espacio. Aleatorio: agrupa productos de acuerdo al tamao de los lotes y el espacio disponible sin relacionar las caractersticas de los productos. Aunque el espacio del almacn se utiliza eficientemente, el almacenamiento aleatorio no ayuda a la recogida rpida, especialmente cuando se trata de grandes cantidades. De temporada o son promocionales: ubicados en los reas productos de fcil sujetos recogida a y

temporalidades

abastecimiento para minimizar los costes de manipulacin. Cuarentena de alto riesgo: estos productos, tales como las sustancias controladas, las existencias de alto valor o armas de fuego requieren condiciones especiales de almacenamiento, incluyendo el acceso restringido que precisa especial control y supervisin para la recogida y envo, as como un seguimiento especial de la trazabilidad dentro del almacn para prevenirse de los robos.

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De temperatura controlada: Si es necesario almacenar productos que requieren reas de temperatura controlada, es importante tener en cuenta la seguridad de los empleados y protegerlos de los repentinos cambios de temperatura. La manipulacin de los productos puede tambin ser ms lenta debido a tiempo limitado que se puede pasar en el entorno de temperatura controlada.

Una opcin de almacenamiento cuya correcta aplicacin aporta resultados es el Cross-docking tambin conceptuable dentro del subproceso de Movimiento -. Se define como la utilizacin de instalaciones intermedias (almacenes temporales) para el movimiento de mercancas de una ubicacin a otra, especialmente entre los muelles de carga y los de descarga. Un crossdock tpico es un muelle de carga de camiones donde el material es transferido de un camin a otro sin necesidad de ser almacenado. Por su naturaleza, el Cross-docking o Paso Directo puede ser considerado como un modelo de Distribucin ms que de almacenaje. De hecho, con este modelo no se utilizan inventarios ya que se trata de mercanca en trnsito y por ello lo ideal es que permanezca el tiempo de redespacho.

Segn esto, no es un sistema aplicable a todo tipo de productos y de ah la disparidad de resultados que ofrece. Las empresas de Distribucin son las que mejor se prestan a este sistema, ya que les permite recepcionar grandes volmenes de pedidos, para posteriormente clasificarlos, ordenarlos y agruparlos, permitindoles reducir el tiempo de preparacin y envo al cliente y no generar inventario. Pero tambin otras empresas pueden verse beneficiados por el Cross-docking en tanto en cuanto evita la utilizacin de centros de distribucin con inventarios. Pero para ello, deben considerar las alteraciones que les va a producir en el resto de operaciones y en la relacin con el cliente. 21

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En trminos generales, artculos con acusada estacionalidad, o en promocin son tambin buenos candidatos para el Cross-docking. En el debe del Crossdocking est la necesidad de una exhaustiva comunicacin y coordinacin entre las operaciones de almacn, por lo que es recomendable la utilizacin de sistemas electrnicos de informacin. 2.4.4 Movimiento

Es el subproceso del almacn de carcter operativo relativo al traslado de los materiales/productos de una zona a otra de un mismo almacn o desde la zona de recepcin a la ubicacin de almacenamiento. La actividad de mover fsicamente mercancas se puede lograr por diferentes medios, utilizando una gran variedad de equipos de manipulacin de materiales. El tipo de herramientas utilizado depende de una serie de factores Volumen del almacn Volumen de las mercancas Vida de las mercancas Coste del equipo frente a la finalidad Cantidad de manipulaciones especiales y expediciones requeridas Distancia de los movimientos como son:

Por lo general, es recomendable utilizar una mezcla mayor o menor de los diferentes tipos en funcin de la variedad de productos y tcnicas de almacenaje utilizados. La decisin individual de cada equipo deber venir precedida de un anlisis de costes basado en el nivel de actividad actual, la tecnologa y los costes de espacio en relacin con la estrategia de la compaa. 22

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Desde la perspectiva de las caractersticas de las mercancas, los flujos de entrada y salida del almacn de las mercancas son variadas, como por ejemplo: Last In First Out (LIFO): la ltima mercanca que entra en almacn, es la primera que sale para expedicin. Esta modalidad es frecuentemente utilizada en productos frescos. First In First Out (FIFO): la primera mercanca que entra en almacn, es la primera que es sacada de almacn. Es la modalidad ms utilizada para evitar las obsolescencias First Expired First Out (FEFO): el de fecha ms prxima de caducidad es el primero en salir. 2.4.5 Informacin

Si bien la funcin principal de la Gestin de Almacenes es la eficiencia y efectividad en el flujo fsico, su consecucin est a expensas del flujo de informacin. Debe ser su optimizacin, por tanto, objetivo de primer orden en la Gestin de Almacenes. Su mbito se extiende a todos los procesos anteriormente descritos Planificacin y organizacin, recepcin, almacn y movimiento y se desarrolla de manera paralela a ellos por tres vas: Informacin para gestin. Identificacin de ubicaciones. Identificacin y trazabilidad de mercancas.

Informacin para la gestin Dentro de este epgrafe se incluyen todos aquellos documentos que contienen: 23

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Configuracin del almacn: instalaciones, lay-out Datos relativos a los medios disponibles Datos tcnicos de las mercancas almacenadas Informes de actividad para Direccin Evolucin de indicadores Procedimientos e instrucciones de trabajo Perfiles y requisitos de los puestos Registros de la actividad diaria

Todos ellos caracterizados por la importancia que supone establecer una periodicidad en la supervisin y ceirse a modelos y formatos que aporten la informacin para la gestin del almacn. Identificacin de ubicaciones En el apartado 2.4.3 Almacn -, se han descrito las diferentes zonas que puede contener un almacn. Todas estas zonas deben estar perfectamente identificables y conocidas por el personal habilitado a entrar en el almacn. Para ello, las prcticas ms habituales son la delimitacin de las zonas por colores o la presencia de carteles con la denominacin de las zonas, colgados o posados en el suelo. En el almacn toda ubicacin debe poseer su codificacin nica que la diferencie del resto. El mtodo de codificacin es decisin propia de la empresa, no existiendo una codificacin perfecta para todas las empresas. Cada compaa debe buscar la suya en funcin del nmero de almacenes, zonas en cada uno de ellos y las ubicaciones en cada zona (estanteras...).

Las ubicaciones pueden codificarse por: 24

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Estanteras:

cada

estantera

tiene

asociado

una

codificacin

correlativa, del mismo modo que en cada una de ellas, sus bloques tambin estn identificados con numeracin correlativa, as como las alturas de la estantera, empezando del nivel inferior y asignando nmeros correlativos conforme se asciende de altura. Por Pasillo: en este caso, son los pasillos los que se codifican con nmeros consecutivos. En este caso, cada dos estanteras se van codificando sus bloques, ya que la relacin es de un pasillo por cada dos estanteras. La profundidad de las estanteras se codifica con numeraciones de abajo arriba, asignando nmeros pares a la derecha e impares a la izquierda, y empezando por el extremo opuesto en el siguiente pasillo.

Codificacin por estantera pasillo

Codificacin

por

06 05 04 03 02 01 1

01 02 03 04 05 06 2

06 05 04 03 02 01 3

01 02 03 04 05 06 4

06 05 04 03 02 01 5

11 09 07 05 03 01 1

12 10 08 06 04 02

02 04 06 08 10 12 2

01 03 05 07 09 11

11 09 07 05 03 01 3

A continuacin se presenta un ejemplo de codificacin de estanteras: El cdigo de cada estantera ser de 4 dgitos: Primer dgito: letra mayscula representando el lugar que ocupa la estantera en el conjunto total. Las

estanteras se nombrarn con una letra consecutiva del abecedario empezando de derecha a izquierda. Por ejemplo, la estantera ms cercana a las oficinas ser la A y su compaera la B y as sucesivamente. Segundo dgito: nmero de posicin que ocupa el pallet en la estantera (fila=empezando a numerar de abajo arriba, considerando abajo el hueco ms cercano al muelle 25 de descarga, es decir, a la cabecera). El nmero de posiciones posibles de pallets en una estantera y en un nivel vara entre 01-41, 01-44, 01-29 y 01-32. Tercer dgito: nmero del nivel (altura) al que se puede ubicar un pallet. Por tanto, tendremos 4 niveles mximos:

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Identificacin y trazabilidad de mercancas Al igual que las ubicaciones, o incluso con mayor importancia, la totalidad de las mercancas almacenadas deben ser codificadas asignando identificaciones nicas por artculo. Y an ms, est codificacin debe estar relacionada con la utilizada para identificar las ubicaciones y con el resto de procesos de la empresa no slo los logsticos -. Con ello, se consigue disponer de los pasos que sigue una mercanca determinada, tanto en el sentido de la cadena de valor, como a la inversa, en el caso de que el origen de bsqueda proceda, por ejemplo, del Cliente, es decir, su trazabilidad. Desafortunadamente, todava son muchas las empresas que desaprovechan las enormes posibilidades que ofrece disponer de la informacin para el rastreo de los artculos que circulan o han circulado por la empresa. Gracias a los avances tecnolgicos, la codificacin normalizada de mercancas y ubicaciones junto a su relacin es hoy en da rpida y cmodamente realizable mediante la identificacin automtica.

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Son dos las principales vas de codificacin automtica que se utilizan en la empresa: Codificacin de barras Etiquetas electrnicas

La gestin de almacenes basada en cdigo de barras permite un control exhaustivo de los productos. El cdigo de barras es un sistema de codificacin internacional de los productos que ofrece grandes posibilidades para maximizar la eficiencia en la gestin de las bases de datos que relacionan los flujos fsicos y de informacin de las empresas en sus operaciones cotidianas de intercambio. Con el Cdigo EAN las empresas utilizan un Lenguaje Comn compatible con cualquier sistema interno. El Sistema EAN proporciona la frmula para identificar de forma nica y no ambigua a los artculos y productos, cualesquiera que sea su formato o presentacin. El cdigo EAN dispone de un principio bsico de gestin: Toda modificacin del producto percibida por el consumidor final tiene un cdigo EAN distinto.

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VENTAJAS DE LA CODIFICACIN DE BARRAS Utilizacin de una codificacin comn entre los interlocutores. Captura de datos rpida y eficaz. Gestin inmediata de la informacin. Reduccin de stocks. Aumento del nivel de servicio a los clientes Posibilidad de automatizar el almacn y mejorar el control sobre el almacenaje y la distribucin. Reduccin de errores en el reconocimiento del producto. Gestin artculo por artculo Mejora en la gestin de aprovisionamiento. Informacin directa de la evolucin diaria. Fuente: AECOC

Por su parte, las etiquetas electrnicas son un recurso ms sofisticado. Estn basadas en circuitera con microprocesadores, memorias y emisores y 28

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receptores de radio, lo que les permite manejar volmenes de informacin de miles de bytes. Su penetracin es sensiblemente inferior al de los cdigos de barras.

2.5

TIPOLOGAS DE ALMACN Existen una gran variedad de instalaciones de almacenamiento, segn las diferentes clasificaciones que susceptibles de realizarse: CLASIFICACIN Segn su rgimen jurdico TIPO DE ALMACN Leasing Local De trnsito Dinmicos Mviles Semiautomticos y automticos Autoportantes Materiales auxiliares Recambios Documentacin

Propio En alquiler Segn su funcin logstica Central Regional Segn su estructura y Convencional tcnicas de manipulacin Paletizado En bloque Compactos drivein Segn la naturaleza de los Materias Primas elementos almacenados Semielaborados Productos terminados

Fuente: Manual de Logstica Integral. Elaboracin PricewaterhouseCoopers.

Dentro de una Red de Distribucin, el papel de un almacn puede variar. El tipo de almacn que una compaa utiliza es un factor crtico en el diseo de la Red. Un almacn centralizado alberga existencias para muchos mercados regionales y enva productos directamente al cliente. En tanto en cuanto hay una sla ubicacin de existencias, los altos costes de transporte y el mayor tiempo de entrega del producto pueden dar como

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resultado un peor servicio al cliente. Los costes de existencias, sin embargo, se reducen. Fuente: PricewaterhouseCoopers

Los almacenes locales se sitan muy prximos a los mercados objetivo, reduciendo de este modo los tiempos de transporte y de entrega al cliente, e incrementando la satisfaccin del cliente. Si la demanda est dispersada geogrficamente y con difcil prediccin, los almacenes locales pueden llevar a altos costes de existencias. Los almacenes regionales, por su parte, son similares a los locales pero estn enfocados a mercados ms grandes. Este tipo de almacn reduce los costes de transporte al reducir el nmero de almacenes y la frecuencia de envo al cliente. Un menor nmero de almacenes puede reducir los costes de existencias reduciendo los costes totales asociados a los productos, pero puede tambin incrementar las distancias de envo y entrega, lo que puede

afectar a la satisfaccin del cliente.

Fuente: PricewaterhouseCoopers

Los almacenes regionales con productos semielaborados pendientes de ensamblaje final, empaquetado o etiquetado reducen los costes de 30

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transporte debido a que el punto de personalizacin del producto a las necesidades del cliente est ubicado a lo largo de la Red de Distribucin. Los niveles de existencias puede disminuirse al no ser necesarias todas las partes del producto en el montaje. Las partes individuales poseen un menor valor que los productos terminados ya que los componentes no tienen atribuidas las actividades de valor aadido. Esta dilatacin debida a la personalizacin en almacenes regionales puede llevar a mejores niveles de satisfaccin del cliente.

Fuente: PricewaterhouseCoopers

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