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Gua de contabilidad para torpes Introduccin Este manual de contabilidad consiste en facilitar la comprensin y adaptacin al mundo de la contabilidad a los

usuarios que estn interesados en iniciarse en este campo por primera vez y no tengan las nociones bsicas que se necesitan para poder involucrarse correctamente en su estudio y prctica. En l se explican y desarrollan los principales conceptos ms importantes a la hora de poder realizar la contabilidad de una empresa

1 Definicin de contabilidad

1.1 Qu es la contabilidad?

Es un conjunto de procedimientos estandarizado para todas las empresas, que permite reflejar de forma ordenada la actividad econmica de la empresa en el da a da. As a travs de la contabilidad las personas responsables de la administracin y gestin de una empresa pueden responder a cuestiones del tipo: - Cunto dinero tengo disponible en las cuentas bancarias? - Cunto dinero me debe un cliente? - Cul es el valor de las distintas existencias que tengo en el almacn? - Cunto tiempo tardo, de media, en cobrar una factura emitida a un cliente? - Cul es el beneficio que ha generado la empresa en un determinado perodo de tiempo? - Cul es el importe de la liquidacin de IVA del presente trimestre? - ....

En definitiva, la contabilidad es la herramienta que permite a la administracin de la empresa tomar decisiones partiendo de la informacin

ms adecuada.

1.2 Para qu sirve? Sirve para registrar todas las operaciones que se realizan en la empresa siguiendo un orden cronolgico y aplicando unas normas de obligado cumplimiento. La contabilidad es una herramienta clave para conocer en que situacin y condiciones se encuentra una empresa en cualquier momento y, con esta informacin, poder tomar las decisiones necesarias para mejorar su rendimiento econmico. Realizar una contabilizacin correcta sirve internamente para la toma de decisiones de gestin y administracin y externamente para que cualquier persona interesada en conocer la marcha de la empresa lo pueda hacer, caso de los accionistas, proveedores, etc...

Interno: porque la empresa la utiliza para conocer, en cualquier momento, cul es su situacin econmica. Externo: para proporcionar informacin relevante a accionistas, inversores, bancos, hacienda.... Hay que tener en cuenta que son los registros contables de la empresa la informacin que se toma como base para el clculo de los impuestos a los que est sujeta la empresa, impuesto de sociedades, etc. 1.3 Qu es el plan general de contabilidad (PGC)? Es un conjunto de normas que fijan los procedimientos y mtodos a seguir en el registro de la actividad econmica de la empresa. Su utilizacin es de carcter obligatorio y de repercusin nacional e internacional, esto es, aplicable a las empresas espaolas tanto en sus actividades de mercado interno como de mercados exteriores.

En una economa globalizada la estandarizacin de la informacin contable se convierte en una prioridad as, la ltima reforma del Plan General de Contabilidad responde a la necesidad de estandarizacin y normalizacin de la informacin contable de las empresas espaolas siguiendo las directrices y filosofa marcada por los principales organismos internacionales. Esto hace que la redaccin del vigente Plan General de Contabilidad se haya inspirado en las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) as como en las Normas

Internacionales de Informacin Financiera (NIF) consensuadas.

En Espaa es el Instituto de Contabilidad y Auditoria de Cuentas (ICAC), dependiente del Ministerio de Hacienda, el encargado de velar por la vigencia y actualizacin del Plan General de Contabilidad as cmo de establecer el criterio a seguir en el registro de los ms diversos hechos econmicos.

1.4 Normas internacionales de contabilidad Las normas internacionales de contabilidad nacen para satisfacer la necesidad, en una economa globalizada, de homogeneizar la informacin contable generada por las empresas. De hecho nacen para normalizar la informacin que las empresas cotizadas han de aportar a los mercados en los que cotizan pues en un mundo donde los mercados financieros son globales es preciso que la informacin aportada por cada empresa sea comprensible y comparable con la aportada por otra que opere en otro mercado con independencia de que su nacionalidad y actividad sea distinta.

As la actual regulacin Espaola se inspira en los dictmenes y filosofa establecida a travs de:

Las NIC (Normas Internacionales de Contabilidad), fueron dictadas por el (IASC) International Accounting Standards Committee, precedente del actual IASB. El IASB adopt todas las NIC y continu su desarrollo, denominando a las nuevas normas (NIIF) "Normas Internacionales de Informacin Financiera

2 Obligaciones de llevar la contabilidad

2.1 Quines estn obligados a llevar la contabilidad? Estn obligados a llevar la contabilidad, segn el plan general contable, las siguientes sociedades mercantiles:

Sociedad Limitada Sociedad Annima Sociedad Laboral Sociedad Cooperativa Una sociedad mercantil no es ms que la unin de una o varias personas fsicas o jurdicas (otras sociedades o entidades) con un objetivo en comn, que ser el de obtener beneficios, que no tienen por que ser de carcter econmico, a travs de las actividades que realicen. En un trmino ms amplio podemos decir que estn obligados a llevar un registro contable de sus actividades todas aquellas personas fsicas o jurdicas que realizan alguna actividad comercial que les reporte un rendimiento econmico.

A qu llamamos actividades comerciales? Son todas las operaciones que se realizan en una empresa con objeto comercial, es decir, con fin lucrativo. Es toda accin que se origine con el fin de obtener una contraprestacin econmica. 2.1.1 La excepcin de los trabajadores autnomos Los trabajadores autnomos o profesionales por cuenta propia, pueden llevar la contabilidad pero NO estn obligados a hacerlo. Las nicas obligaciones registrales que tienen son: Llevar el registro permanente de sus ingresos, facturas emitidas. Llevar un registro permanente de sus gastos, facturas recibidas. Qu es un trabajador autnomo?

Es la persona que se dedica a realizar en nombre propio y de forma habitual una determinada actividad con el objetivo de beneficiarse de la rentabilidad derivada de dicha actividad, asumiendo la iniciativa y el riesgo.

2.1.2 Capacidad legal para poder crear una empresa

Para poder crear una empresa es necesario que el emprendedor tenga la capacidad necesaria para contratar, que en la mayora de los casos se corresponder con ser mayor de edad, si bien en funcin de las caractersticas de la empresa que quiera constituir deber estar atento a las especificaciones legales que se fijan para cada una de ellas. As pues puede precisar de un nmero de socios determinado o de un mnimo capital social, etc.

Para que una persona pueda administrar una empresa ha de ser mayor de edad o estar emancipado, capacitado fsica y psquicamente y no haber sido declarado culpable en un juicio.

2.2 Qu obligaciones existen a la hora de llevar la contabilidad? Adems de los criterios establecidos en el propio documento, donde se establece como valorar un determinado hecho econmico, el contable o persona encargada de la llevanza de las cuentas de la empresa deber seguir un criterio que le permita adaptar la norma general a su caso particular para lograr que la informacin que se obtenga de las cuentas de la empresa transmita una imagen real de la empresa. Para ello deber determinar los niveles de relevancia adecuados en su caso particular para as realizar un proceso contable eficaz.

En cuanto a los criterios y directrices de obligado cumplimento regulados en el Plan General de Contabilidad, en la actualidad nos encontramos con que dependiendo del tipo de sociedad mercantil podemos elegir una versin ms amplia o una versin ms reducida del Plan de Contabilidad. As en el caso de las pequeas y medianas empresas, estas pueden elegir entre la utilizacin de la versin simplificada, Plan General de Contabilidad (PYME) la versin ordinaria.

La versin reducida est formada por las mismas partes que el plan general normal pero con menos obligaciones para que no resulte tan laborioso el registro contable ya que los usuarios habituales de la informacin contable de una pequea y mediana empresa no requieren de una informacin tan exhaustiva como los de una gran empresa, sobre todo en los aspectos relacionados con el patrimonio, derechos y obligaciones que maneja la empresa, aspectos que conforman el grueso de la adaptacin realizada sobre

el Plan de Contabilidad en su versin general.

2.2.1 Cundo una empresa es considerada una PYME? Para que una empresas pueda utilizar la versin simplificada del Plan General de Contabilidad ha de cumplir con los requisitos establecidos para la presentacin en el Registro Mercantil de los modelos de cuentas anuales abreviados. En este sentido los lmites establecidos para esto son los siguientes, debiendo cumplir por lo menos con dos de ellos:

- Que el activo no supere los 2.850.000 - Que su cifra de negocio no supere los 5.700.000 - Que su nmero de trabajadores sea igual o menor de 50.

En caso de que cumpla con los lmites anteriores pero est participada en cuanta igual o superior al 25 % por una empresa que no tenga la consideracin de PYME no podr aplicar la versin simplificada de plan. 3 Estructura del Plan de Contabilidad

El actual plan de contabilidad est organizado en cinco partes distintas: Marco conceptual (principios contables y criterios de valoracin) Normas de registro y valoracin Cuentas anuales Cuadro de cuentas Definiciones y relaciones contables No obstante, el plan de cuentas no es inalterable, existen planes sectoriales (adaptaciones especficas relativas a una determinada actividad o tipologa de empresas) generados por el ICAC.

3.1 Marco conceptual Recoge la informacin relativa a los documentos que integran las cuentas anuales as como los requisitos, principios y criterios a utilizar durante el proceso de contabilizacin. Acceder a la gua detallada Marco Conceptual

3.2 Normas de registro y valoracin Las normas de registro y valoracin son un conjunto de reglas de obligada aplicacin en el registro contable de las operaciones realizadas por la empresa, de tal modo que dicho registro se encuentre normalizado y por tanto sea comparable la informacin contable de una empresa con la de otra. Acceder a la gua detallada de las Normas de valoracin

4 Funcionamiento de una cuenta Las cuentas actan como el elemento de mayor detalle con el que podemos trabajar en contabilidad recogindose en ellas la actividad desarrollada con un cliente, proveedor, cuenta bancaria, elemento de activo, etc.

4.1 El debe y el haber Las cuentas contables tienen dos zonas para anotar los movimientos producidos, debe y haber, de tal modo que dependiendo del tipo de movimiento producido en la cuenta, la anotacin la realizaremos al debe o al haber. As, si representamos grficamente la cuenta tendr la siguiente apariencia:

Nombre de la cuenta Debe Haber

Las cuentas de activo (bienes y derechos) aumentarn su valor mediante

anotaciones en el debe (parte izquierda), y disminuirn su valor mediante anotaciones en el haber (parte derecha).

Cuenta de activo Debe Haber

Aumentan por la izquierda

Disminuyen por la derecha

Las cuentas de pasivo (obligaciones y deudas) disminuyen su valor, se hace ms negativo y por tanto nuestra obligacin o deuda se incrementa, mediante anotaciones en el debe (parte izquierda), e incrementan su valor, se hace ms positivo por lo que la cuant de la obligacin o deuda disminuye, mediante anotaciones en el haber (parte derecha).

Cuenta de pasivo Debe Haber

Disminuyen por la izquierda

Aumentan por la derecha

4.1.1 Ejemplos de movimiento de una cuenta de activo 1. Tenemos una empresa y compramos una fotocopiadora por 300 . Una fotocopiadora es un Activo porque es un bien que adquiere la empresa pasando a formar parte de su patrimonio. El asiento que refleje la adquisicin de la fotocopiadora ser el siguiente:

Asiento de la compra pagado por caja Debe Haber

300 (216) Mobiliario (fotocopiadora) a (570) Caja efectivo 300

Mayor 216 Mobiliario Debe Haber 300

Mayor 570 Caja Debe Haber 300

2. Como nuestra empresa se dedica a la venta de ordenadores, vendemos uno por valor de 1.000 . Se trata de un Activo porque es una existencia que tenemos en la empresa y procedemos a venderla. La anotacin en la cuenta de activo que refleje la venta, como consecuencia de la actividad de la empresa, ser:

Asiento de venta Debe 1.000 a (700) Venta mercaderas (ordenadores) 1.000 Haber (570) Caja efectivo

Mayor 700 Venta mercaderas Debe Haber 1.000

Mayor 570 Caja Debe Haber 1.000

4.1.2 Ejemplos de movimiento de una cuenta de pasivo En el ejemplo anterior, compramos una fotocopiadora, pero a quin le compramos esa fotocopiadora? Si una compra no la pagamos en el momento, nos encontraremos con que habremos adquirido un compromiso de pago, una obligacin, con el vendedor de abonarle el importe debido. Esta obligacin pasar a engrosar el resto de obligaciones de la empresa, esto es su Pasivo. As para reflejar dicha operacin en la correspondiente cuenta contable realizaremos una anotacin en el haber de la cuenta, parte izquierda del libro mayor de la cuenta, por lo que al realizar el asiento dicha cuenta aparecer en el haber parte derecha del asiento.

Debe

Haber

300 (216) Mobiliario (fotocopiadora) a (511) Proveedores Inmovilizado a c/p 300

Mayor 216 Mobiliario Debe Haber

300

Mayor 511 Proveedores Inmovilizado a c/p Debe Haber 300

Cuando le paguemos al proveedor por la compra de la fotocopiadora desaparecer el compromiso de pago, por lo tanto, el pasivo creado en el Haber (parte derecha) con el importe de 300 deber aminorarse por el Debe (parte izquierda) por el mismo importe. De esta forma habremos reflejado en contabilidad que se ha producido una obligacin de pago que posteriormente se ha liquidado.

Debe

Haber

300 (511) Proveedores Inmovilizado a c/p a (572) Banco cuenta corriente 300

Mayor 511 Proveedores Inmovilizado a c/p Debe Haber 300 300

Mayor 572 Banco Debe Haber 300

El importe en negrita de la cuenta (511) diferencia el saldo anteriormente anotado en esta cuenta por la adquisicin del mobiliario, del pago por dicha compra. El saldo final de la cuenta (511) ser igual a cero debido a que el total de la suma de la columna del Debe y de la columna del Haber da el mismo importe, y por lo tanto, su diferencia (Debe 300 - Haber 300) resulta cero. 5 Libro diario La funcin del libro diario es registrar todas las operaciones econmicas que se producen en la empresa y afectan a su patrimonio, derechos y obligaciones, ordenndolas cronolgicamente.

A cada anotacin en el diario (apunte contable) lo llamamos Asiento

A la hora de realizar un apunte contable hay que pensar, qu clase de hecho econmico voy a registrar, que cuentas voy a utilizar y si estas cuentas son de activo o de pasivo. En primer lugar, qu hecho econmico voy a anotar en el diario de la empresa? Una compra?, una venta?, un pago o cobro?, una provisin?, una reserva?, un gasto?, un ingreso?... En segundo lugar, saber si las cuentas que se utilizan para reflejar el hecho econmico tienen carcter de activo (bien o derecho) o de pasivo (obligacin) para saber por que lado (debe o haber), aumentarn o disminuirn los importes afectados. Y en tercer lugar, qu cuentas debo utilizar para cada hecho producido? Para saber qu cuenta utilizar es recomendable buscarla en el plan general de cuentas, pues todas ellas vienen definidas por lo que difcilmente no encontraremos una cuenta que se ajuste a la realidad que vamos a registrar. Primero habra que buscar a qu grupo pertenece el hecho econmico producido en la empresa, despus dentro de ese grupo, en qu subgrupo encajara ms segn las definiciones y caractersticas descritas en el plan de cuentas y finalmente, dentro del subgrupo buscar la cuenta se ajusta mejor a las operacin econmica realizada. 6 Cmo hacer un apunte en el libro diario

6.1 Las contrapartidas (partida doble)

Las contrapartidas son el lado opuesto de una partida, es decir, no podemos registrar ningn importe en la partida del debe sin anotar la variacin que genera en la partida del haber. Cuando registremos un hecho econmico en el libro diario, hay que saber que intervendrn varias cuentas tanto en el Debe como en el Haber que tengan relacin con el hecho econmico de que se trate. Por ejemplo, en la compra de un bien intervendr la cuenta de cargo en el Debe (adquisicin del bien por la empresa) y la cuenta de abono en el Haber (creacin de la obligacin de pago del bien adquirido).

Es importante recordar, que en un asiento, la suma de las cuantas registradas en las cuentas del debe y la suma de las cuantas registradas en las cuentas registradas en el haber, tiene que ser igual. Cuando sucede esto se dice que el asiento esta cuadrado. En un asiento NUNCA puede quedar el debe y el haber con un importe diferente. Esta tabla representa el orden ordinario en el que aparecen anotados los asientos en el libro diario:

Debe N cuenta Concepto Concepto N cuenta Haber Importe cargado Nmero de cuenta de cargo Concepto de la operacin registrada en el debe* Concepto de la operacin registrada en el haber* Nmero de cuenta de abono

Importe abonado

Puede ser interesante que los conceptos de ambas partes (debe y haber) sean distintos pues cuando accedemos a los mayores de cada una de las cuentas no tendremos a la vista las contrapartidas por lo que cuanto ms detallada sea la informacin mejor.

7 Libro mayor Como ya sabemos, todos los hechos econmicos que se producen a lo largo del ejercicio de una empresa como consecuencia de la actividad a la que se dedica, deben registrarse en el libro diario por orden cronolgico. Ahora hay que tener en cuenta otro elemento importante para llevar el control econmico de la empresa de forma correcta y clara, el libro mayor. La funcin del libro mayor es la de reflejar en cada una de las cuentas, las operaciones econmicas que se produzcan y registren en el libro diario durante el ejercicio econmico de forma cronolgica, de manera que se pueda saber el saldo que va quedando en cada cuenta por las operaciones registradas.

7.1 Qu aparece en el libro mayor? Aparecen todas las cuentas que se anotan en el libro diario durante todo el ejercicio econmico de una empresa. A medida que se registra un asiento en el libro diario, las cuentas utilizadas deben registrase en el libro mayor de la empresa. Por ejemplo, si la cuenta del banco ha sido usada en repetidas ocasiones en diferentes asientos del libro diario, el libro mayor reflejar todas y cada una de las operaciones en las que esa cuenta a sido utilizada, reflejando la fecha de cada operacin, el n de asiento al que pertenece, los conceptos de la operacin y los cargos abonos que se producen en dicha cuenta por cada una de las operaciones.

El mayor es como el ndice de nuestro diario, pero mucho ms detallado, debido a que si necesitamos alguna vez saber informacin de alguna cuenta, nos resultar ms fcil acudir al libro mayor, buscar la fecha de la operacin,

la cuenta utilizada y el libro mayor se encargar de citar todas las anotaciones que se hubiera producido en esa cuenta.

7.1.1 Reglas Reglas a seguir si se realiza la contabilidad a mano: Toda cuenta cargada en el diario debe serlo, por su mismo importe, en el libro mayor. Toda cuenta abonada en el diario debe serlo, por su mismo importe, en el libro mayor. Realizar la contabilidad a mano est hoy en da en desuso, estos procedimientos los suele hacer un programa especializado y programado para que lo haga automticamente. Nosotros slo tendremos que anotar en el diario los asientos y l slo se encargar de pasarlos al libro mayor. Al igual ocurre, con los balances, se hacen automticamente mediante programas informticos. La tarea del contable ser la de anotar en el diario los apuntes que se debieran registrar por las distintas operaciones a las que se ve afectada la empresa siguiendo los criterios del plan general de cuentas (PGC). 8 Tipos de balances

8.1 Balance de sumas y saldos (comprobacin) Es un documento que sirve para que el empresario obtenga datos fieles que garanticen que el registro de los hechos econmicos producidos durante todo el ejercicio econmico de la empresa se haya hecho de forma correcta. Su objetivo es informar si se encuentran debidamente cuadradas todas las cuentas utilizadas en el libro diario al registrar los asientos durante el ejercicio econmico de la empresa mostrando los saldos resultantes de cada una de las cuentas. En el balance de sumas y saldos aparecen todas las cuentas utilizadas en el ejercicio de la empresa y al lado de cada una de ellas la suma del debe, del haber y el saldo resultante ya sea Deudor o Acreedor. Si el importe del debe es mayor que el del haber, diremos que tiene saldo

deudor y si el importe del haber es mayor que el del debe, diremos que tiene saldo acreedor.

Cuenta Debe Haber Saldo Deudor (Debe) Saldo Acreedor (Haber) SUMAS

8.1.1 Ejemplo de balance de sumas y saldos En el mayor: Mayor 600 Compras de mercaderas Debe Haber 1.000 350

Diferencia= 1.000 - 350 = 650 saldo deudor

Cmo aparecer en el balance de sumas y saldos la cuenta 600?

Cuenta Debe Haber Saldo Deudor

(Debe) Saldo Acreedor (Haber) 600 1.000 350 650 0

La diferencia entre el debe y el haber de esta cuenta es de 650 , por lo tanto, tiene que aparecer en el saldo deudor porque existe ms saldo en el Debe y las cuentas del Debe son cuentas deudoras. Si al saldo deudor se le resta el saldo acreedor dar una diferencia que es la que falta de saldar al debe; esto reflejar la situacin real de esa cuenta que tiene un saldo deudor de 650 an pendiente de cerrar.

Al final del balance de comprobacin aparecern las sumas totales del debe y el haber (qu tienen que dar el mismo importe) y del saldo deudor y saldo acreedor (qu entre ellas tambin tienen que dar el mismo importe). Si esto sucediese, quedara reflejado que la contabilidad est cuadrada correctamente.

Nota El balance de sumas y saldos o de comprobacin tendr que hacerse antes del cierre del ejercicio para que los saldos de las cuentas reflejen la realidad, en el caso contrario, los saldos reflejaran cero.

8.2 Balance de situacin El balance de situacin sirve para informar sobre la situacin econmica de la empresa en cualquier momento del ejercicio en que se halle. Refleja y agrupa todos los bienes, derechos y obligaciones que tiene la

empresa y muestra sus saldos reales agrupados, representando la situacin patrimonial de la misma en cualquier momento y as poder compararla con la de ejercicios anteriores. En el balance de situacin slo aparecen los 5 primeros grupos patrimoniales del plan general de cuentas ya que este balance solamente tiene como objetivo informar sobre el patrimonio que posee la empresa en cualquier momento del ejercicio econmico.

Su representacin grfica suele ser bsicamente la siguiente, aunque la separacin del activo y del pasivo puede ir tanto en horizontal cmo en vertical

Activo Pasivo Activo Corriente Ao anterior Ao actual Pasivo Corriente Ao anterior Ao actual (Grupos 3, 4 y 5) Tesorera, Deudores y Cuentas Financieras que tiene la empresa a corto plazo (menos de un ao) (Grupo 4) Acreedores que tiene la empresa a corto plazo (menos de un ao). Sumas del Activo Corriente Sumas del Pasivo Corriente Activo No corriente Ao anterior Ao actual

Pasivo No Corriente Ao anterior Ao actual (Grupo 2) Inmovilizado Son todos los bienes que tiene la empresa a largo plazo (superior a un ao). ((Grupo 4) Acreedores que tiene la empresa a largo plazo (superior a un ao). Sumas del Pasivo No Corriente Patrimonio Ao anterior Ao actual

Grupo 1) Fondos propios Es el fondo econmico y social de la empresa a largo plazo (superior a un ao). Sumas del Activo No corriente Sumas de Patrimonio TOTAL ACTIVO TOTAL PASIVO

9 Liquidacin, regularizacin y cierre del ejercicio Al finalizar el ejercicio econmico, hay que realizar una serie de operaciones que son indispensables para poner fin a la actividad de la empresa. Lo primero, es liquidar todos los impuestos y realizar los ajustes correspondientes, hacer el asiento de variacin de existencias que sirve para saber cuntas mercaderas nos quedan en el almacn, hacer los asientos de amortizaciones del inmovilizado material e inmaterial y el asiento de regulacin de prdidas y ganancias.

9.1 Regularizacin de prdidas y ganancias La regulacin de prdidas y ganancias consiste en cuadrar todas las cuentas de los grupos 6 y 7, de manera que su saldo final sea cero.

Para saldarlas habra que realizar una anotacin en el diario en el lado contrario al que presente el mayor importe registrado. Las cuentas de compras y gastos (6) se crean en el Debe y las cuentas de Ventas e Ingresos (7) se crean en el Haber. No obstante, existen excepciones, cmo son los descuentos de rappel por compra (6) o por venta (7) que se crean en el lado opuesto al que deberan crearse por pertenecer a dichos grupos, ests cuentas lgicamente se regularizarn anotando su saldo en el lado contro, debe o en el haber. En este caso, al crearse de forma diferente a lo normal el rappel por compra (6) se regularizar en el debe y el rappel por venta (7) en el haber, justo todo lo contrario a lo que normalmente sucede con la regularizacin de estos grupos.

Todas las cuentas de los grupos 6 y 7 tienen como contrapartida la cuenta de prdidas y ganancias (129) cuyo saldo finanl se encontrar en el debe si ha habido prdidas y al haber si ha habido beneficios.

9.2 Variacin de existencias Es el recuento de las mercaderas que quedan en el almacn de la empresa no vendidas durante el ejercicio econmico de que se trate. La forma de reflejar en contabilidad de la variacin de existencias de una sociedad ser mediante la anotacin de asientos en el libro diario al finalizar el ejercicio econmico, pero dependiendo del tipo de existencia que haya en almacn, se utilizarn en los asientos diferentes nmeros cuentas de los grupos 6 (Compras y gastos) o 7 (Ventas e ingreso) y 3 (Existencias). Estos asientos sirven para registrar las diferencias entre las existencias finales e iniciales de mercaderas, materias primas, otros aprovisionamientos, productos en curso, semiterminados, terminados, subproductos, residuos y materiales recuperados. De tal forma que, la diferencia de la suma de los totales del Debe y el Haber en el mayor de la cuenta (300) mercaderas sera igual al importe de las existencias que queden en la empresa al finalizar dicho ejercicio econmico.

Clases de cuentas de variacin de existencias (grupo 6):

Debe

1. 610. Variacin de existencias de mercaderas 2. 611. Variacin de existencias de materias primas 3. 612. Variacin de existencias de otros aprovisionamientos

Haber 1. 300 Mercaderas 2. 310 Materias primas 3. 320 Otros aprovisionamientos

Ejemplo: Por las existencias iniciales:

Variacin de las existencias iniciales

Debe

Haber

(610) Variacin de existencias a (300) Existencias

Por las existencias finales:

Variacin de las existencias finales

Debe

Haber

(300) Existencias a

(610) Variacin de existencias

Enlace directo de asientos de variacin de existencias grupo 6: 610/611/612. Variacin de existencias de . . .

Clases de cuentas de variacin de existencias (grupo 7):

Debe 710. Variacin de existencias de productos en curso 711. Variacin de existencias de productos semiterminados 712. Variacin de existencias de productos terminados 713. Variacin de existencias de subproductos, residuos y materiales recuperados Haber 33. Productos en curso 34. Productos semiterminados 35. Productos terminados 36. Subproductos, residuos y materiales recuperados

Ejemplo: Por las existencias iniciales:

Variacin de las existencias iniciales

Debe

Haber

(710) Variacin de existencias productos en curso

a (330) Productos en curso

Por las existencias finales:

Variacin de las existencias finales

Debe

Haber

(330) Productos en curso a (710) Variacin de existencias productos en curso

10 Legalizacin de libros oficiales Todas las sociedades tienen la obligacin cada ao de presentar sus libros contables en el Registro Mercantil de su domicilio social. El tiempo para presentarlos y legalizarlos es hasta 4 meses desde producirse el cierre del ejercicio econmico de la empresa (finales de abril). Los libros que se presenten en blanco cuya legalizacin hubiera sido anterior a los das finales de abril no estn sujetos a plazo porque el contenido que se debe anotar en ellos se entiende cmo legalizado.

10.1 Llevanza de libros y obligacin de legalizar Todas las sociedades mercantiles tienen la obligacin de legalizar en el Registro Mercantil los siguientes libros oficiales:

Libro de Actas - Artculo 106 del Real Decreto 1784/1996 de 19 de Julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil Libro diario

Inventario y cuentas anuales

Es importante destacar los libros auxiliares (que no tienen la obligacin de ser legalizados) y los libros obligatorios a legalizar de los siguientes sujetos pasivos:

10.1.1 Profesionales por cuenta propia Si se encuentran en estimacin directa simplificada del IRPF, debern llevar Libros Fiscales, sin ser necesaria la llevanza de los de Comercio: Libro facturas emitidas Libro facturas recibidas Libro registro de bienes de inversin

10.1.2 Empresarios individuales - Si se encuentran en estimacin directa y si se dedican a una actividad industrial, comercial o de servicios. Libros oficiales obligatorios: Libro diario, inventario y cuentas anuales

- Empresarios individuales acogidos al Rgimen de Estimacin Directa Simplificada del IRPF: Libro registro de ventas e ingresos. Libro registro de compras y gastos. Libro registro de bienes de inversin.

- Empresarios individuales acogidos al Rgimen de Estimacin Objetiva del IRPF: No estn obligados a llevar libro alguno, si bien deben conservar los justificantes de sus operaciones. No obstante, si aplican deduccin por amortizaciones, debe llevar un libro de Registro de Bienes de Inversin.

10.1.3 Sociedades Limitadas Libro diario Libro Mayor Libro facturas emitidas Libro facturas recibidas Libro de socios - Artculo 27.3 del Cdigo de Comercio Libro de actas Inventario y cuentas anuales

Libros oficiales obligatorios: el diario, el inventario, las cuentas anuales, el libro de socios y el libro de actas

Nota: Las sociedades limitadas unipersonales (un solo socio), adems debern legalizar un libro de registro de contratos.

10.1.4 Sociedades Annimas Libro diario Libro mayor Libro facturas emitidas Libro facturas recibidas Libro de acciones nominativas - Artculo 27.3 del Cdigo de Comercio Libro de actas Inventario y cuentas anuales

Libros oficiales obligatorios: el diario, el inventario, las cuentas anuales, el

libro de acciones nominativas y el libro de actas

10.2 Cmo presentar los libros oficiales para su legalizacin? Existen diferentes maneras y soportes para presentar los libros oficiales al Registro Mercantil.

10.2.1 Soportes

Mediante la encuadernacin de las hojas Para evitar que puedan perderse folios o sustituirse, con un folio en blanco delante y los siguientes numerados correlativamente. No puede haber espacios en blanco. Si los hubiera, tendran que anularse.

Folios en blanco Esto se realiza con los libros oficiales que se presenten a legalizar antes de ser usados. Deben estar unidos y numerados correlativamente. Una vez legalizados, se tendrn que anotar en los folios en blanco las anotaciones contables. Es obligatoria esta forma de legalizar, con los libros de actas y registro de la sociedad.

En soporte digital Mediante programas informticos que tengan esta utilidad, presentando el cd con la informacin grabada en el registro mercantil.

10.2.2 Formas

De forma telemtica (va Internet) La elaboracin de los ficheros se realiza a travs de los programas contables que dispongan de tal utilidad o bien a travs del programa legalia (que puede bajarse de la pgina web del Registro Mercantil).

Personacin fsica Se puede optar entre presentar los libros fsicamente (en folios) o bien en soporte digital (elaborado mediante los programas contables que posean esa utilidad o mediante la elaboracin de los mismos utilizando el programa legalia). 11 Presentacin de las cuentas anuales Las cuentas anuales son los informes que realizan las empresas cada ao para su presentacin en el Registro Mercantil con el fin de reportar la situacin econmica y financiera de la empresa, as como, los cambios que experimenta su economa en un ejercicio econmico. La presentacin de las cuentas anuales debe realizarse durante el periodo de un mes desde su aprobacin en la Junta General Ordinaria de Accionistas o Socios de la empresa y con un lmite del 30 de Junio. La presentacin de las cuentas anuales es de carcter informativo, y resulta de gran utilidad a los interesados en el estado financiero de la empresa, ya sean los propietarios, los accionistas, los acreedores... A la misma vez sirve para que el Estado est al tanto de la situacin econmica de la empresa y si est llevando la contabilidad de un modo correcto respecto a la normativa vigente. La presentacin de las cuentas anuales tiene como lmite el 30 de Julio de cada ao en el Registro Mercantil y se puede realizar en papel, en soporte digital, o de forma mixta; y su presentacin est compuesta por: El balance de prdidas y ganancias Memoria Informe medioambiental (si la empresa acta respetando el medio ambiente). Documento que acredite las acciones de los socios (slo si es Sociedad Annima.) Informe de gestin (todas las Sociedades de capital) e informe de auditoria (slo si es Sociedad Annima)

Estado de cambios en el patrimonio neto Estado de flujos de efectivo 11.1 El informe de gestin Tienen que presentarlo todas las Sociedades de capital, aunque no forma parte de las cuentas anuales pero se presenta junto a ellas. La informacin mnima que debe presentar este informe ser la exposicin de la evolucin de los negocios y la situacin econmica de la Sociedad, los acontecimientos importantes para la Sociedades ocurridos despus del cierre del ejercicio, la evolucin de las actividades de investigacin y desarrollo y las adquisiciones de acciones propias.

11.2 El informe de auditoria Recoge los escritos de conformidad de un auditor de que la contabilizacin de los hechos econmicos y actividad econmica de la Sociedad se realizan de forma correcta; o si en su caso, hay algunos detalles que no reflejan la realidad de la situacin de la empresa. Estos datos son muy importantes en las grandes empresas (Sociedades Annimas) ya que si el informe del auditor resultase negativo perderan credibilidad y confianza respecto de sus inversores financieros y podra llevarles a la quiebra.

11.3 Memoria

Es un informe que recoge toda la informacin financiera y econmica de una Sociedad desde el momento de su creacin hasta el momento actual en el que se presenta al Registro Mercantil. Dada la complejidad que han alcanzado ciertas operaciones empresariales, a las profesionales que se encargan de revisar la situacin econmica de las empresas (Registro Mercantil), en ocasiones, les resultan insuficientes los datos que ofrece el balance y la cuenta de Prdidas y Ganancias. Actualmente, se ha convertido en uno de los documentos ms relevantes de las cuentas anuales. La memoria debe presentarse junto a las cuentas anuales cada ao de forma constante.

11.3.1 Memoria ordinaria La memoria ordinaria slo estn obligadas a presentarla las grandes empresas, puesto que debido a su gran volumen de negocios es necesario una mayor informacin a la hora de conocer la situacin econmica de la Sociedad. La memoria ordinaria est formada por los siguientes contenidos: Actividad de la empresa Bases de presentacin de las cuentas anuales Distribucin de resultados Normas de valoracin Gastos de establecimiento Inmovilizado inmaterial Inmovilizado material Inversiones financieras Existencias Fondos propios Subvenciones Provisiones para pensiones y obligaciones similares Otras provisiones del grupo 1 Deudas no comerciales Situacin fiscal Garantas comprometidas con terceros y otros pasivos contingentes Ingresos y gastos Informacin sobre medio ambiente Otra informacin Acontecimientos posteriores al cierre

Cuadro de financiacin 11.3.2 Memoria abreviada Las empresas que pueden presentar la memoria abreviada son las mismas que pueden formular el balance de prdidas y ganancias abreviado, esto es, las pequeas y medianas empresas (PYMES). La diferencia ms destacada entre la memoria ordinaria y la memoria abreviada es que el cuadro de financiacin no se incluye en esta. Contenidos de la memoria abreviada:

1. Actividad de la empresa 2. Bases de presentacin de las cuentas anuales 3. Aplicacin de resultados 4. Normas de valoracin 5. Inmovilizado material, intangible e inversiones inmobiliarias 6. Inversiones financieras 7. Deudas 8. Fondos propios 9. Situacin fiscal 10. Ingresos y Gastos 11. Subvenciones, donaciones y legados 12. Operaciones con partes vinculadas 13. Otra informacin

11.4 Estado de cambios en el patrimonio neto Es un nuevo informe contable obligatorio en la presentacin de las cuentas anuales de las empresas cada ao, cuya misin es informar sobre la garanta patrimonial de la sociedad para que los inversores y acreedores de la entidad estn informados acerca de si la sociedad posee una buena organizacin financiera respecto al patrimonio de la empresa.

Ms informacin sobre el estado de cambios en el patrimonio neto

11.5 Estado de flujos de efectivo Denominado estado de flujos de tesorera o estado de "cash flow", es un nuevo documento no obligatorio para las empresas que presenten balance, estado de patrimonio y memoria abreviados. Su objetivo es informar sobre los movimientos de efectivo producidos en el ejercicio de la sociedad ordenando los pagos y cobros realizados por la empresa durante todo el ejercicio. Estos cobros y pagos se clasifican y ordenan por actividades de explotacin, de inversin y de financiacin. En definitiva, el estado de flujos de efectivo permite evaluar la capacidad que tiene la empresa para generar efectivo y determinar necesidades de liquidez. Sustituye de alguna manera al cuadro de financiacin que se incluye en la memoria, pero no se encuentra dentro de ella. El aumento o disminucin neta del efectivo o equivalentes ser la suma de los tres tipos de flujos (por actividades de explotacin, de inversin y de financiacin). Ms informacin sobre el estado de flujos de efectivo