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Gestión de Cambios Documento de Construcción

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.................................................................................................................................................................................................................................. 8 Adicionar valores a Tablas Paramétricas desde el Portal de Trabajo...................................................................... 13 Indicadores......................................................................................................................................................................................................... 11 Vocabularios ... 12 Establecer Rangos de Impacto ............................ 12 Establecer la configuración de los temporizadores ..................................................................................................................................................................................com Confidential 2 .......................................................................................................................................................................................................................................... 8 Reglas Importantes ..... 4 Principales factores en la Construcción del Proceso .................. 6 Respuestas ................................................................................... 7 Entidades Maestras ... .............................................................................................................. 10 Pruebas Concluidas ......................................Gestión de Cambios Documento de Construcción Tabla de Contenido Gestión de Cambios..................................................................................... 7 Matriz de Impacto........................................................ 4 Descripción ..... 6 Preguntas .......................................................... 13 www................................................................................................................................................................................................... 5 Entidades Paramétricas ........................................................................................................................................................................................... 10 Establecer Nivel de Impacto ...........bizagi...................................................................................... 5 Modelo de Datos ..................................................................

mejorar las estimaciones de tiempo y costo de los proyectos. cumplir con requerimientos externos. implementación y documentación. La definición de un flujo de proceso estándar. aportar a la productividad. Una de las gestiones que más riesgo involucra es la Gestión de Cambios. Sin embargo. una completa evaluación del riesgo e impacto. capacidad y seguridad de la información y las tecnologías de acuerdo a las demandas del negocio podría ser un verdadero dolor de cabeza. la definición de los niveles de autorización. más compleja se hace la administración de dichos recursos. www. La plantilla de Gestión de Cambios de Bizagi se ha basado en los principios de las prácticas ITIL V3 para ayudarlo a garantizar una apropiada planeación de los cambios. determinando y minimizando su impacto a través de una adecuada planeación y control de su ejecución. las responsabilidades. Departamentos de Tecnologías de Información se han constituido para dar a las compañías la tranquilidad de que la información es confiable. la información que debe ser registrada en cada actividad y a trazabilidad de cada cambio le permitirán priorizar y responder eficazmente las solicitudes. La Gestión de Cambios responde a la necesidad de introducir cambios como parte de la estrategia de continuidad del negocio. Garantizar total disponibilidad. Adicionalmente podrá reducir cambios no exitosos. nuevos requerimientos y mejoramiento continuo. Analice e implemente los cambios más convenientes para su organización de manera ágil y eficiente.bizagi.Gestión de Cambios Documento de Construcción Las organizaciones actuales se apoyan en diferentes tecnologías para incrementar el valor agregado del negocio y centrar sus esfuerzos y recursos en alcanzar altos niveles de satisfacción al cliente y beneficios económicos. reducir tiempos de respuesta y captar valiosa información para el mejoramiento continuo. está disponible en todo momento y la infraestructura tecnológica necesaria para su operación funciona correctamente. Una relativa dependencia de los negocios en dichas tecnologías se ha generado. cuanto más grande es la organización.com Confidential 3 . Esta dependencia es necesaria pero muy riesgosa si no se definen procedimientos y políticas que garanticen una gestión eficiente de ellas. y una correcta comunicación.

dicha implementación es evaluada por el solicitante. se ejecutan de ser necesario. el cual establece una valoración y evaluación inicial y decide si acepta. comunicada y ejecutada.com Confidential 4 . Los cambios aceptados deben ser aprobados de acuerdo a su clasificación y nivel de impacto. Cuando el RFC ha sido debidamente autorizado.bizagi. Luego. www. Las acciones necesarias para remediar efectos no esperados o no deseados. su implementación es planeada. que establece si esta fue exitosa o no.Gestión de Cambios Documento de Construcción Gestión de Cambios Versión: 1.0 Autor: Descripción El proceso inicia con la creación de un RFC (Request For Change ó Solicitud de Cambio) por parte de una persona o grupo quien planea el cambio y lo somete a revisión técnica. Finalmente el administrador de cambios revisa el desarrollo del cambio y cierra el RFC. rechaza o solicita cambios al RFC. se presenta ante el departamento de Gestión de Cambios. Una vez completo el RFC.

para permitir a los usuarios la utilización de sus valores predefinidos como información del proceso. entre otras.com Confidential 5 . Impacto. Se establecieron relaciones con diferentes entidades paramétricas. Algunas de estas entidades son: Tipo de Cambio.bizagi. Esta entidad contiene todos los atributos y relaciones necesarias para gestionar y dar seguimiento a un Cambio. Estado. La entidad de proceso también posee relaciones con la entidad del sistema WFUSER. www. Clasificación. para la identificación de los ejecutantes de cada actividad. prioridad.Gestión de Cambios Documento de Construcción Principales factores en la Construcción del Proceso Modelo de Datos La entidad definida como entidad de proceso es la Solicitud de Cambio ó RFC.

El papel de las principales entidades dentro del proceso se describe con mayor detalle a continuación. Requerimientos del cambio. www.com Confidential 6 . mediante la utilización de una matriz de impacto. vaya a la vista de Módulos y seleccione la opción entidades. almacenar y dar seguimiento a la información de un RFC a lo largo del proceso. de acuerdo con la forma en que usted clasifica y valora sus cambios. Historial. se utilizan entidades maestras como: Matriz de impacto. entre otras.Gestión de Cambios Documento de Construcción Para definir.bizagi. como se muestra a continuación: Preguntas Como veremos más adelante. Para definir sus propias preguntas. Dé clic en "Valores" y agregue o edite las preguntas de la matriz como lo desee. Algunas de ellas son totalmente personalizables de acuerdo a sus necesidades y políticas. Identifique dentro de las entidades paramétricas la entidad "Pregunta". la evaluación del impacto de un cambio se realiza. Esta matriz consta de una serie de preguntas que ayudan al analista a determinar el potencial impacto que el cambio solicitado podría tener sobre la operación del negocio. comúnmente. Entidades Paramétricas Diferentes entidades paramétricas se utilizan para definir la información que determina el flujo que seguirá el RFC dentro del proceso.

De esta manera el usuario puede consultar el estado del proceso en cualquier momento. su puntaje y las preguntas relacionadas como lo desee.bizagi. Dicho nivel de impacto.Gestión de Cambios Documento de Construcción Respuestas De acuerdo a las preguntas establecidas. en orden cronológico. la información de las principales acciones que se han ejecutado sobre el mismo. diríjase a la vista de Módulos y seleccione la opción entidades. Entidades Maestras Esta plantilla de proceso cuenta con cinco entidades maestras. Dé clic en "Valores" y agregue o edite las respuestas. se deben definir respuestas para cada una de ellas. así como el puntaje asociado que determinará el nivel de impacto de un cambio. La entidad "Miembros del CAB" es utilizada para alojar la información de las personas que conforman el Comité Asesor de Cambios que evalúa un determinado cambio. se calculará totalizando el puntaje de las respuestas seleccionadas y comparando este con las políticas que usted establezca. Para definir sus propias respuestas y el puntaje asociado a ellas. www. Identifique la entidad "Respuestas" dentro de las entidades paramétricas. las cuales se describen a continuación: Para dar seguimiento a un RFC dentro del proceso.com Confidential 7 . la entidad "Historial" almacena.

la entidad "Matriz de impacto" permite al usuario la selección de respuestas a las preguntas definidas en la entidad paramétrica "Preguntas" y de esta manera establecer el nivel de impacto de un cambio. cada una con un conjunto de respuestas y cada una de estas respuestas con un puntaje relacionado. La entidad "Personas a notificar" permite el ingreso de la información de dichas personas. El puntaje obtenido al totalizar los puntajes relacionados a cada una de las respuestas seleccionadas. como su descripción. Los procesos con Bizagi deben tener un administrador encargado de la parametrización. por lo que éstos deben ser analizados cuidadosamente. Para adicionar valores a las tablas paramétricas desde el Portal de Trabajo vaya a la opción Admin. Matriz de Impacto La evaluación del impacto es una de las tareas más críticas de este proceso. La matriz de impacto es una herramienta que ayuda al equipo de gestión de cambios a evaluar el impacto de un cambio. El sub-proceso "Desarrollo de Requerimientos" se inicia por cada registro. Allí usted verá un listado completo de todas las entidades involucradas en el proceso. fecha límite de entrega. permite responder a las diferentes preguntas definidas en la entidad paramétrica "Preguntas" y determinar el puntaje total de las respuestas seleccionadas. En ambiente de desarrollo estas tablas pueden administrarse desde Bizagi Studio. Entidades. se ingresa en esta entidad. La información básica de un requerimiento. desarrollador asignado. se define la entidad "Requerimientos del Cambio". define el nivel de impacto de acuerdo a las políticas establecidas. entre otra.Gestión de Cambios Documento de Construcción Al momento de comunicar un cambio se deben definir las personas que han de ser notificadas sobre este. sin embargo cuando los proyectos en están en producción deben ser administrados desde el Portal de Trabajo.bizagi. La entidad maestra " Matriz de Impacto". seleccione la tabla a la cuál desea agregar valores www. para asegurar que los datos manejados por el proceso son correctos. Para definir los requerimientos que deben ser desarrollados como parte de un cambio. Dicha matriz consiste en una serie de preguntas. depende de la valoración de los posibles efectos que este ejerza sobre las operaciones del negocio. Como veremos a continuación. El nivel de autorización de un cambio. Adicionar valores a Tablas Paramétricas desde el Portal de Trabajo.com Confidential 8 .

com Confidential 9 .bizagi.Gestión de Cambios Documento de Construcción Una vez seleccionada la tabla usted podrá ingresar o editar los valores que desee. www.

Gestión de Cambios Documento de Construcción Reglas Importantes Establecer Nivel de Impacto Esta regla se utiliza para totalizar los puntajes relacionados a las respuestas seleccionadas para cada pregunta de la matriz de impacto. El segundo paso es recorrer los registros de la entidad maestra "Matriz de impacto". Finalmente se compara el puntaje total obtenido con los rangos de nivel de impacto. Esta parte de la expresión obtiene los valores de los rangos que el usuario define para los distintos niveles de impacto. ¿Cómo puedo definir los rangos de nivel de impacto? www.bizagi. El tercer paso es obtener el puntaje total de las respuestas seleccionadas. realizar una comparación de dicho total con los rangos de nivel de impacto que defina el usuario.com Confidential 10 . y posteriormente. Aquí se obtiene el puntaje de cada respuesta y se acumula a medida que se recorre la entidad "Matriz de Impacto". A continuación se muestra la estructura de la expresión: El primer paso es "Obtener las cotas".

Gestión de Cambios Documento de Construcción La matriz de impacto se muestra en las formas de distintas actividades del proceso así: Pruebas Concluidas El múltiple sub-proceso de "Desarrollo de Requerimientos". Esta regla se utiliza para identificar sí hay requerimientos que deben ser modificados.bizagi. para permitir al usuario encargado de su desarrollo.com Confidential 11 . Cuando un requerimiento no cumple de manera satisfactoria con las pruebas realizadas. reportar los resultados finales de su gestión. este sub-proceso debe ser lanzado de nuevo. De esta manera se define si el flujo del proceso continúa normalmente o debe relanzar sub-procesos de "Desarrollar Requerimientos" www. se crea por cada requerimiento definido.

com Confidential 12 . seleccione la opción "Procesos" y busque las Definiciones Constantes de Vocabularios. ingrese en la vista de Módulos. Usted puede definir los rangos de puntaje para cada nivel de impacto.Gestión de Cambios Documento de Construcción Vocabularios Establecer Rangos de Impacto Como hemos mencionado antes. Las definiciones constantes "LOWERBOUND" y "UPPERBOUND" permiten al usuario establecer éstos rangos. Los niveles de impacto y los valores que usted ingrese para "LOWERBOUND" y "UPPERBOUND" definen los rangos de la siguiente manera: Rango 0< LOWERBOUND < UPPERBOUND < Puntaje Total Puntaje Total Puntaje Total <= LOWERBOUND < = UPPERBOUND Nivel de Impacto Bajo Medio Alto Para modificar los vocabularios.bizagi. www. Dé clic en "LOWERBOUND" o "UPPERBOUND" e ingrese sus valores de acuerdo a sus políticas. el nivel de impacto es definido por el puntaje total de las respuestas seleccionadas para cada pregunta de la matriz de impacto.

de acuerdo a diferentes criterios. muchas veces el solicitante está satisfecho con el cambio y simplemente no lo hace.com Confidential 13 . Recuerde que el valor que ingrese está definido en minutos. vaya a la opción "Procesos" y busque las definiciones constantes de vocabulario.Gestión de Cambios Documento de Construcción Establecer la configuración de los temporizadores Este proceso utiliza un temporizador para controlar el tiempo que un solicitante tiene para evaluar la implementación de un cambio.bizagi. Las consultas se ejecutan desde la opción "Consultas" en el menú principal del Portal de Trabajo. sin embargo. www. le permitirán determinar sus indicadores de desempeño claves o KPI´s (por sus siglas en inglés). Indicadores Esta plantilla de proceso le ayudará a controlar su gestión gracias a las consultas que. Usted puede establecer el tiempo que dará al solicitante a través de definiciones de vocabulario. Estos RFC deben ser cerrados para facilitar la gestión del equipo de gestión de cambios y no afectar las métricas de desempeño del proceso. Ingrese en la vista de Módulos. Algunos RFC pueden permanecer abiertos esperando que el solicitante evalúe sus resultados. Seleccione la definición "MAXIMUM TIME TO EVALUATE" e ingrese este valor de acuerdo a sus políticas.

si usted desea evaluar la tasa de cambios exitosos en un periodo. el proceso incluye algunos atributos que le serán útiles para el cálculo de distintos indicadores. Los RFC´s que cumplen con los criterios establecidos se mostrarán.bizagi. Dé clic en la opción "Análisis Gráfico" www. Por ejemplo. seleccione la opción "Si" en el campo "¿Cambio exitoso?" y la fecha de inicio y finalización del periodo que desea evaluar en los campos de "Fecha de Cierre Desde" y "Fecha de Cierre Hasta" respectivamente. En la forma.Gestión de Cambios Documento de Construcción Por defecto. usted puede utilizar la forma de consulta en el Portal de Trabajo.com Confidential 14 .

com Confidential 15 .bizagi. www.Gestión de Cambios Documento de Construcción En la ventana de definición de medidas del asistente de análisis gráfico marque la opción "Conteo".

bizagi.com Confidential 16 .Gestión de Cambios Documento de Construcción En la ventana definición de dimensiones arrastre la dimensión “¿Cambio exitoso?” al cuadro de dimensiones seleccionadas de la derecha. seleccione únicamente la fecha de inicio y finalización del periodo que desea evaluar en los campos de "Fecha de Cierre Desde" y "Fecha de Cierre Hasta" respectivamente. para esto. www. El número de RFC exitosos y no exitosos en el periodo seleccionado se mostrará en un gráfico de barras: Repita este procedimiento para conocer el número total de solicitudes implementadas en el periodo.

bizagi.Gestión de Cambios Documento de Construcción Una vez usted ha obtenido estos datos. Si usted desea obtener información de cómo configurar consultas puede dirigirse a http://help. De la misma manera. utilizando los datos ya creados en la plantilla o incluyendo datos adicionales.html?consultas.com Confidential 17 .bizagi. usted puede crear sus propios indicadores.com/bpmsuite/es/index. para que puedan ser administrados fácilmente.htm www. usted puede fácilmente calcular la tasa de cambios exitosos definida como: Bizagi también ofrece la funcionalidad de los datos obtenidos en la búsqueda a Excel.