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La complejidad de las actividades económicas han hecho que los simples acuerdos verbales queden obsoletos, por la constancia

escrita de los pactos o acuerdos celebrados. El mundo moderno de los negocios exige que cualquier paso que se dé en el campo mercantil se sustente a través de documentos con firmas de funcionarios calificados de la empresa. Donde toda emisión y recepción de documentos de diversas indoles podrán respaldar las transacciones económicas y financieras.

DEFINICION DE DOCUMENTOS MERCANTILES
Los documentos mercantiles son títulos, efectos, recibos, facturas, notas de débito y crédito, planillas de sueldos, vales de mercaderías, etc. Los cuales sirven para legitimar el ejercicio de las transacciones y documentar las operaciones mercantiles en los comprobantes de contabilidad. Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de Contabilidad, donde el profesional contador obtiene los datos necesarios para procesar las cuentas y efectuar los asientos contables en los comprobantes de contabilidad. Cuanto más grande sea la empresa mucho mayor será la necesidad de usar estos documentos.

CLASES DE DOCUMENTOS MERCANTILES
Dentro la idea de documentación mercantil, toda constancia escrita de una transacción comercial se puede utilizar para: • • Certificar los registros contables realizados en libros de contabilidad. Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de contabilidad son tan sólo un medio de prueba y en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo. Por tal importancia estos documentos son clasificados en: 1. Documentos Negociables. Son todos aquellos documentos que se pueden negociar a través de endosos, descuentos en una entidad financiera antes de su vencimiento. 2. Documentos no Negociables. Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez pueden formar pruebas desde el punto de vista legal.

• • MODELO DE LA LETRA DE CAMBIO La letra de cambio puede seguir el siguiente modelo: . A fecha fija. MODOS DE GIRO DE LETRA DE CAMBIO Las modalidades de giro pueden variar segun el país donde se practique la contabilidad. En esta modalidad se especifíca la fecha de pago en la letra de cambio.LETRA DE CAMBIO La letra de cambio es una orden incondicional por escrito hecha por una persona natural o juridica dirigida a otra persona tambien natural o juridica. No se necesita ser previamente aceptada. Esta modalidad tiene la característica de que el plazo de vencimiento se computa a partir de la fecha de aceptación de la letra. con el objeto de exigir que ésta efectue el pago de una determinada cantidad de dinero. No es muy usual hacer uso de esta práctica. A días o meses vista. En este caso se cuentan los días conforme al año civil. es decir computando los días que tiene cada mes. pero los principios siguen las modalidades de: • • A la vista. es decir la fecha en que "a visto" el aceptante y firmado el compromiso de pagaría. En esta modalidad el plazo de vencimiento se computa desde la fecha en que la letra fue girada. solo basta presentar el mismo día de su giro o cualquier otro día para exigir su pago. a una fecha futura fija o determinable. A días o meses fecha.

Plazo o fecha de vencimiento. Valor o importe de la letra de cambio en números. 6. Letra o Unica. 8. Registro del nombre del deudor. su dirección y teléfono. 9. Número correlativo de letras de cambio que emite la empresa. 10. 4. 5. . 7. Recibido. Nombre del beneficiario. Valor de la letra en forma literal. 3. Firma del acreedor. Fecha de emisión de la letra de cambio.El llenado de una letra de cambio se realiza de la siguiente manera: 1. 2.

Es decir a la orden de una persona natural o jurídica. 3. El cheque se puede girar por dos modalidades: o o Al portador. 2. El girador debe tener. Nombre del beneficiario. Cantidad en cifras. Este documento mercantil permite al librador o cuentacorrentista retirar en su nombre en forma parcial o total de los fondos depositados en poder del librado o Banco. debe ser pagado contra presentación del cheque en cajas de Bancos. Nominativa. FORMATO DE UN CHEQUE Por lo general el cheque tiene el siguiente formato: En la emisión de cheuqes se deben cumplir con los siguientes requisitos: 1. Fecha de emisión del cheque. fondos depositados y disponibles en el Banco girado o haber recibido de éste autorización para girar cheques en virtud de una apertura de crédito.EL CHEQUE El cheque es una orden de pago con una determinada suma de dinero. CARACTERISTICAS DEL CHEQUE El cheque tiene las siguientes características: • • El cheque debe tener fondos disponibles. .

Recibo de Depósito en cuenta corriente. Recibo de Depósito a plazo fijo. El formato del recibo de caja de ingreso. entr las más importantes tenemos los recibos de: • • • • • • • • Recibo de Caja de Ingreso. Número del cheque. Recibo de Depósitos en custodia. Recibo de Depósito judicial. cobranzas al cliente y otros deudores. por lo general toma la siguiente estructura: . 7. La clave o número de cuenta. 6. mediante el cual una persona acredita haber recibido de otra persona una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de comprobante de pago. Firma del girador o librador. Cantidad en letras. 5. RECIBO DE CAJA DE INGRESO Es un documento que se emite para respaldar la recepción de efectivo o cheque por ventas al contado. Recibo de Depósitos en garantía. Existen varios tipos de recibos. C EL RECIBO El recibo es un documento mercantil. Recibo de Caja de Egreso.4. Recibo de Alquiler.

Importe en numeral.Los recibos deben ser prenumerados y deben emitirse respetando la correlatividad de los mismos. 4. tachando lo que no corresponde. 5. 6. Importe en literal. 2. La emisión se efectúa de la siguiente forma: 1. Una breve descripción del pago. 3. Lugar y fecha de emisión. . Nombre de quién se recibe el efectivo o cheque. Número del cheque y el banco.

Importe en numeral. Firma de cajero. RECIBO DE LA CAJA DE EGRESO Es un documento que respalda el desembolso de efectivo por compra de bienes y servicios al contado o pago de deudas de la empresa. La emisión se efectúa de la siguiente forma: 1.7. en señal de haber recibido conforme. El formato de los recibos de caja de egreso pueden seguir la siguiente estructura: Los recibos deben ser prenumerados y deben emitirse respetando la correlatividad. .

7. 3.2. Firma del beneficiario. tachando lo que no corresponde. RECIBO DE ALQUILER Este documento debe ser extendido en forma obligatoria por el dueño de casa. 4. Firma del cajero en señal de haber pagado conforme. El formato del mencionado recibo sigue el siguiente modelo: . 5. Nombre del beneficiario a quién se paga el efectivo. 6. por el dinero que recibe del inquilino. Una breve descripción del pago. Lugar y fecha de emisión. Importe en literal.

como constancia de haber recibido una determinada cantidad de dinero dentro una transacción realizada a alguna cuenta corriente o caja .RECIBO DE DEPOSITO EN CUENTA CORRIENTE Es un documento que firma y sella la entidad financiera.

Para su retiro se requiere el endoso de la misma autoridad. En este tipo de depósitos la entidad financiera ofrece a mayor plazo mayor tasa de interés. . 360. las que serán devueltas al término del tiempo establecido previo pago de una comisión. RECIBO DE DEPOSITO EN CUSTODIA Este documento es emitido por los Bancos o Depositarios que es otorgado como constancia de haber recibido valores. etc. 90. es un documento mercantil de constancia escrita. RECIBO DE DEPOSITOS EN GARANTIA Este documento es emitido por los Bancos como constancia de haber recibido valores. RECIBO DE DEPOSITO A PLAZO FIJO Este documento mercantil es emitido por el Banco. días y la tasa de interés que reconoce el Banco. con detalle de los bienes y servicios vendidos. El depósito usualmente es devuelto a la fecha de vencimiento. que especifica el plazo del depósito que puede ser de 30. documentos y otros. para el comprador. títulos de propiedad.La factura representa para el adquiriente la prueba de propiedad de lo bienes o servicios comprados. Estos fondos son de libre disponibilidad del depositante. RECIBO DE DEPOSITO JUDICIAL Este documento es la constancia del depósito que se efectúa en una entidad financiera por orden del Juez. LA FACTURA La factura.de ahorros de la empresa. quien puede retirar en forma parcial o total mediante el giro de cheques o a través de cajeros automáticos que todos los bancos tiene este servicio. etc. como garantía de un préstamo otorgado. joyas. capital más intereses. precios y condiciones. Establecer la causa de un desembolso de efectivo o cheque que respalda el nacimiento de una obligación. de modo que la devolución se efectuará una vez satisfecha la deuda tanto en capital como intereses devengados hasta la fecha de vencimiento. desde el punto de vista contable esto permite: • • • Registrar en los libros el motivo del ingreso de efectivo o la constancia de una cuenta por cobrar para el vendedor. que otorga un vendedor al comprador por la venta de bienes y servicios. Se utiliza para fines estadísticos y para el control del movimiento de las mercaderías y cuentas por cobrar.

Como por ejemplo: el crédito se otorgue con garantías personales y prendarias. Este tipo de pagaré garantiza la deuda con una prenda que puede ser vehículos. Con garantía prendaria. El pagaré se diferencia de la letra de cambio por: • • Incluir la estipulación de intereses ordinarios y penales. 5. Este tipo de pagaré establece que cuando existe la garantía de otra persona quien en forma solidaria y mancomunada se compromete a satisfacer la obligación en la fecha de vencimiento en caso del incumplimiento por parte del deudor. Este tipo de pagaré está firmado solamente por el deudor quien garantiza el cumplimiento de la obligación a la fecha de vencimiento. joyas. Con garantía personal. A fecha fija. 3. Los pagarés peden ser de diferentes tipos: 1. No pueden ser girado a la vista sino: o o A días o meses fecha. Este es un documento privado de crédito. Este tipo de pagaré es utilizado en casos de que exista una garantía hipotecaria como un bien inmueble. 4. Este tipo de pagaré es utilizado cuando existe la combinación de las garantías mencionadas. Este documento tiene que estar firmado por las personas que acuerdan efectuar el pago. Con garantía hipotecaria. Simple o a sola firma. 2. que en su caso puede ser elevado a instrumento público mediante el reconocimiento de firmas y rúbricas antes o después de la transacción. títulos de propiedad. Mixto. FORMATO DE UN PAGARE El formato de un pagaré puede tomar el siguiente modelo: . etc. en este caso el acreedor puede gestionar el remate del bien para recuperar el valor de crédito si no fue satisfecha la obligación en la fecha de vencimiento.EL PAGARE El pagaré es una promesa escrita e incondicional de pagar una suma fija o determinable de dinero en un tiempo determinado.

. 5. Firma del garante. El porcentaje de interés penal en caso de mora. Importe en cantidad de la deuda. 7. Fecha de vencimiento de la obligación. 8.Para el llenado del pagaré se procede de la siguiente manera: 1. 10. Firma del deudor. 9. Nombre completo del deudor. Importe literal. Nombre del beneficiario o acreedor. 6. El porcentaje de interés ordinario. 4. Nombre del garante. Fecha de emisión del pagaré. 2. 3. 11.