UNIVERSIDAD LAICA ELOY ALFARO DE MANABÍ

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

ALVIA DELGADO YOHANA KARELY

3ER NIVEL “C”

PROFESORA: ING. MARIBEL MIELES CANTOS

PERIODO LECTIVO ABRIL-AGOSTO 2013

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
NORMA
• • • • Es un dispositivo que condiciona el desarrollo de un procedimiento durante su ejecución, o antes. El termino norma se deriva del establecimiento de las políticas organizacionales, vista como una idea visionaria sobre los objetivos. La norma dentro de una organización, es considerada como un punto de conexión que permite el desarrollo de un procedimiento durante su ejecución o previamente. El objetivo principal de una norma consiste en asegurar paso a paso el cumplimiento de ciertas pautas específicas.

a. Procedimiento. Solicitud y entrega de materiales de oficina. Normas:
1. Los empleados o sucursales de las empresas solicitan materiales y útiles de oficina a través de un formulario identificado como “pedido de útiles de oficina”. 2. Para procesar la solicitud de útiles y materiales de oficina, ante el departamento de proveeduría ésta, debe estar firmada por el jefe del departamento, en el caso de Oficina Central por el Gerente de Zona respectivo, si se trata de una sucursal.

b. Procedimiento. Selección de personal. Normas:
1. Todo criterio de selección debe estar basado en un valoración racional de las aptitudes y/o los meritos del candidato en relación al perfil específico del cargo que aspira desempeñar. 2. Los aspirantes que aprueben las evaluaciones pasaran a formar parte del registro de Elegibles internos o externos según sea el caso. 2.- PROCEDIMIENTO. Procedimiento es un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronológica que precisan la forma sistemática de hacer determinado trabajo de rutina. Es entendido también como la secuencia de actividades, operaciones, pasos o etapas interrelacionadas que se desarrollan con el propósito de lograr un objetivo específico. Los procedimientos responden a cada situación particular, ya que no son de aplicación general: han de tener estabilidad y al mismo tiempo flexibilidad para poder adaptarse a nuevas situaciones. Son de gran utilidad para ser aplicados en trabajos que se repitan, así la gerencia se evita tomar decisiones una y otra vez dentro de la ejecución de las

actividades. Es por ello que un procedimiento es un tipo de toma de decisión estructurada porque nos dice cómo debemos hacer un proceso dentro de una determinada área. 3.-CARACTERÍSTICAS DE UN PROCEDIMIENTO. Los procedimientos se pueden identificar a través de ciertas características comunes que los diferencian de otras acciones dentro de una organización, entre ellas tenemos: 1. El procedimiento es un instrumento o dispositivo administrativo que indica como se procede. 2. El resultado de un paso compromete o da origen al siguiente, es decir, los pasos son secuenciales. 3. Cubre un ciclo de acción. 4. Los pasos están descritos en secuencia lógica de tiempo. 5. No son de aplicación general sino que responden a una situación en particular. 6. Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, facilitando así su aplicación continua y sistemática. 7. Los procedimientos deben tener cierta estabilidad, flexibilidad y elasticidad de forma que se adopten a las exigencias de nuevas situaciones y circunstancias. 8. Los pasos de un procedimiento son rutinarios y repetitivos. 9. Un procedimiento se realiza dentro de un marco organizacional definido. 4.- CLASIFICACION DE LOS PROCEDIMIENTOS. Los procedimientos pueden clasificarse en primer lugar, por su relación con los objetivos de la organización y en segundo por el recorrido dentro de ésta, se recomienda clasificar los procedimientos de acuerdo a la estructura orgánica de la empresa.

A. Por su relación con los objetivos Organizacionales:
1. Procedimientos sustantivos o de línea. Son aquellos procedimientos que contribuyen directamente con el objetivo de la organización, están relacionados con las funciones principales que atienden los órganos dentro de la empresa Como ejemplo pudiéramos señalar: Una empresa cuyo objetivo es la fabricación y venta de productos alimenticios, tendrá como procedimientos sustantivos los siguientes: 1. Procedimiento: Preparación de los alimentos. 2. Procedimiento: Enlatado de los alimentos. 3. Procedimiento: Etiquetado. 4. Procedimiento: Venta a crédito. 5. Procedimiento: Exportación de enlatados.

2. Procedimiento adjetivo, auxiliar o interno. Son aquellos procedimientos que sirven de base, contribuyen o auxilian para que los procedimientos sustantivos se cumplan, se relacionan con las funciones complementarias o de staff (asesoramiento o apoyo) que desarrolla la organización. Siguiendo con el ejemplo anterior, podemos distinguir procedimientos que subyacen al procedimiento sustantivo: Procedimiento: Selección de personal. Procedimiento: Orden de compra. Procedimiento: Pago de sueldos y salarios.

B. Por su recorrido.
1) Procedimientos Institucionales. Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desarrollan dentro de la organización. Ejemplo: -Procedimiento: Solicitud de suministro. -Procedimiento: Enlatado de alimentos. -Procedimiento: Elaboración de nóminas. 1) Procedimientos sectoriales. Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desplazan por instituciones que se encuentran interrelacionadas dentro de una misma problemática. Ejemplo: Contratación de profesores del I.U.T (Instituto Universitario de Tecnología) en este caso el contrato es elaborado por la institución antes señalada, pero luego debe remitirse al Ministerio de Educación Superior para su aprobación y firma y luego éste lo remite nuevamente a la institución. 2) Procedimientos intersectoriales. Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desarrollan en distintas dependencias. Ejemplo: Elaboración del presupuesto del I.U.T. (Instituto Universitario de Tecnología) la Dirección del Instituto elabora el anteproyecto del presupuesto general y lo envía a la Dirección General de Educación Superior del Ministerio de Educación, éste lo remite a la oficina Sectorial de Planificación y Presupuesto del Ministerio de Educación, para luego enviarlo al Ministerio de Hacienda para su reajuste, posteriormente pasa a la Asamblea Nacional que analiza y sanciona la Ley de Presupuesto Del Ejercicio Fiscal del Año correspondiente y se da a conocer a todas las dependencias antes señaladas.

5.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. Describir un procedimiento consiste en presentar en forma ordenada los datos identificativos del éste y la secuencia lógica de las acciones, para lo cual es necesario tener claro, que cada procedimiento varía dependiendo de las características del mismo así como de las necesidades de información de la Institución y el estilo de los analistas. A continuación se presenta la relación de datos, que deben incluirse en la descripción de un Procedimiento Administrativo. 1. Nombre del procedimiento: Se indica en forma clara y precisa el nombre del Procedimiento. 2. Nombre de la Dependencia: Indicar la dependencia responsable del Procedimiento. 3. Código: Es el número asignado al Procedimiento, tomando como base el código de la Dependencia. (opcional). 4. Concepto: Definir qué es y quien hace el Procedimiento. 5. Objetivo: Definir lo que se persigue con el Procedimiento. 6. Base legal: Mencionar los dispositivos legales y normas que sustentan el Procedimiento. (opcional). 7. Normas: Indicar las pautas que regulan el Procedimiento (opcional). 8. Requisitos: Indicar los requisitos y formalidades que deben dar inicio al Procedimiento (opcional). 9. Descripción: Considerar el nombre de las Unidades responsables de la acción, así como la descripción secuencial de las acciones que se realizan en cada etapa, mencionando previamente los cargos de quienes la efectúen.

6.- REDACTAR UN PROCEDIMIENTO.
Al momento de redactar un procedimiento debemos tener presente que la intención es brindar información clara y precisa, de tal manera que permita al lector extraer rápidamente y sin falsas interpretaciones la información contenida en el manual. Por lo tanto, al momento de redactar un procedimiento es pertinente considerar las siguientes recomendaciones. 1. Emplear frases claras y cortas. 2. Utilizar únicamente terminología técnica imprescindible. 3. Tono formal. 4. Evitar ambigüedades. 5. Uniformidad en el estilo. Redactar, implica asumir con propiedad un estilo que conduzca de manera exitosa la elaboración del manual. En consecuencia se recomienda como referencia consultar: como se elabora un libro de cocina o un guión teatral, ya que en éstos se expresan de manera clara ordenada y precisa todas las instrucciones en cuanto a tareas y acciones que deben seguirse para alcanzar con éxito los objetivos propuestos, en el caso que nos ocupa, considerar si se esta describiendo un procedimiento interno de un departamento, o por una sección o departamento, si el proceso tiene lugar entre varios. A continuación se describe un fragmento de un manual de procedimiento en la parte relativa a Reposición de bienes de cambio.

7.- DIAGRAMACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS Los diagramas de flujo permiten representar gráficamente, con claridad y precisión las operaciones que integran la dinámica de circuitos o flujos administrativos. Existen distintos tipos de diagramación administrativa. Todos ellos tienen como denominador común el análisis de los siguientes elementos: Las operaciones que se efectúan en los trabajos administrativos. Las unidades o puestos de trabajo que intervienen en su realización. Los documentos utilizados o producidos. Los recorridos que se efectúan en el curso de la documentación. Los tiempos de trabajo empleados en cada operación, expresados endías, horas o minutos. Mediante la utilización de símbolos, en su mayoría sencillos de entender, es relativamente fácil conseguir una visión de conjunto del procedimiento representado, verificar en la práctica el cumplimiento de las operaciones descritas y detectar las anomalías que se produzcan. Los símbolos que se utilizan generalmente en los diagramas de circuitos o flujos administrativos suelen ser de dos tipos:   Símbolos abstractos Símbolos figurativos     

Definiciones:
GOMEZ CEJAS • • • • • • • Es un diagrama Expresa gráficamente operaciones De un procedimiento Por secuencia cronológica Formato - Propósito Contiene información adicional Métodos de ejecución Definiciones: CHIAVENATO • • • • • • Es una gráfica de flujo Secuencias de rutinas simples Ventaja – Indica Proceso en cuestión Unidades involucradas Responsables de ejecución

Definiciones: GÓMEZ RENDÓN
• • • • Es la representación simbólica Un procedimiento administrativo Permite la distribución del trabajo Equilibrada

Características:
GÓMEZ CEJAS • Sintética • Simbolizada • De forma visible a un sistema/proceso CHIAVENATO • Permite al analista asegurarse de lo que ha desarrollado • Bases para escribir un informe • Medio para establecer un enlace con el personal GÓMEZ RENDÓN • De uso

• •

De destino De diagramación

Tipos: Según su Forma
• • • • Formato Vertical Formato Horizontal Formato Panorámico Formato Arquitectónico

Por su Propósito
• De forma • De labores • De método • Analítico • De espacio • Combinados • De ilustraciones y texto • Asistido por computadora SEGÚN SU FORMA: FORMATO VERTICAL • Va de arriba hacia abajo y de derecha a izquierda. FORMA HORIZONTAL • Va de izquierda a derecha en forma descendente. FORMATO ARQUITECTÓNICO • Muestra el movimiento a través del espacio donde se realizan. FORMATO PANORÁMICA • Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal VERTICAL:

HORIZONTAL: HORIZONTAL:

HORIZONTAL.

ARQUITECTÓNICO

PANORÁMICO

POR SU PRÓPÓSITO: De forma
• Presenta la secuencia de cada una de las operaciones por los que atraviesa una forma

De labores

Representa la secuencia de las operaciones así como quien o en donde se realizan.

De método • Presenta la manera de realizar cada operación y las personas que la realizan.

Analítico • Describe para que sirve cada operación

De espacio • Indica el espacio que se desplaza una forma o una persona

Combinados • Emplean dos o mas diagramas

De ilustraciones y texto • Ilustra información con textos y dibujos

Asistido por computadora • • • Se realiza con un software

Simbología de Los Flujogramas Simbología:

Símbolos de la Norma ANSI para Elaborar Diagramas De Flujos
INICIO/ TÉRMINO • Indica el principio o el fin del flujo. ACTIVIDAD • Describe las funciones que desempeñan las personas DOCUMENTO • Representa un documento en general. ARCHIVO • Indica que se guarda un documento temporal o permanente. CONECTOR DE PÁGINA • Representa una conexión con otra hoja. CONECTOR • Representa una conexión con una parte lejana.

Diseños y Elaboración De Flujogramas
Diseño y Elaboración: GOMEZ CEJAS FASE: Convención para trazar los diagramas • • • • • Identificar información (producción, departamental, personal) Cada forma debe representarse con un rectángulo Representar las formas con claridad Cada forma debe tener original y copia Se deben poner en el mismo orden

• • • •

En cada paso se debe presentar todos los documentos El orden cronológico de los rectángulos es de arriba hacia abajo Cada paso debe llevar un número y descripción Firme el jefe del departamento

Diseño y Elaboración: CHIAVENATO • • • • • • • El Flujograma debe dividirse en departamentos Las líneas indicadoras deben ser más delgada Cada acción debe enumerarse con claridad Cuando algún documento se queda retenido indicar día(“D”), horas(“O”) o minutos (´) Cuando se elimina un documento indicar (X) De preferencia que el Flujograma se muestre en una hoja Diseño y Elaboración: GÓMEZ RONDÓN • • • • • • • • • • • • • Especificar el objetivo del Flujograma Utilizar símbolos autorizados Empezar a construir el Flujograma en la parte superior de la pagina Cada página debe tener un encabezado Cuando hay numerosas líneas usar conectores Escribir en los símbolos, usando pocas palabras Recomendaciones para El uso y Aplicación De los Flujogramas Recomendaciones: Evitar usar siglas, sino utilizar los nombres completos Debe realizarse de forma limpia y ordenada Realizarlas al principio en forma de borrador

Ejemplos

FORMULARIOS
• • Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar información variable, el cuál tendrá diferente utilización según el área funcional a la cual pertenezca. OBJETIVOS • • • Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para alcanzar un fin. Representan un vehículo de transmisión de datos e información. Facilitar el flujo de información y procesamiento e datos. DISEÑO DE FORMULARIO Fases para el diseño • • Determinar la necesidad del formulario Elegir tamaño del papel y letra

Fase Pre-diseño • • Determinar las necesidades que se van a satisfacer. Comprobación de la efectividad del pre-diseño

Fase del diseño • • Manual: Se requiere espacios adecuados para evitar errores de interpretación. A máquina: El espaciado debe adecuarse a la escritura de la máquina de escribir

Fase del Post-diseño • Se debe tener en cuenta tipo, peso y color del papel, color de tinta, perforaciones, tipo de impresión por una o ambas caras, márgenes, numeración, número de ejemplares.

PARTES DEL INSTRUCTIVO • • • • • El instructivo esta divido en: 1.Titulo del formulario 2.Objetivos (razón de la situación) 3.Generalidades 4.Modo de llenado (maquina o a mano)

• •

5.Medio de obtención 6.Tiempo estimado CONSIDERACIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL FORMULARIO.

Offset. Mediante este proceso se prepara un negativo fotográfico de los originales que después se pasa a una placa metálica, la cual imprime por medio de una prensa. Mimeógrafo: Se emplean esténciles o plantillas hechas a maquina, impresora o a mano Linotipo: Consiste en la formación de líneas con letras de tipos y tamaños distintos hasta completar textos para su impresión. Fotograbado: Se utiliza la fotografía, a partir del original se hace un negativo, que es revelado por la acción de la luz y tintas especiales Rotograbado: Es análoga al fotograbado, pero para el grabado se emplean rodillos de cobre, resulta adecuada cuando la impresión supera el millón de ejemplares. A maquina: Es un trabajo de mecanografiado preparada con maquina de escribir eléctrica o mecánica. Computadora: Implica el desarrollo de programas específicos o el uso de software especializado, puede usarse como modelo de cualquier alternativa de presentación

• • • •

• •

SISTEMAS DE CONTROL DE FORMULARIOS
• • • • Es un plan o método GUÍA REGULA Las operaciones de una oficina

CONSIDERACIONES GENERALES DE LOS SISTEMAS DE CONTROL.
• • • • - Eliminar formularios innecesarios - Aumentar la eficiencia - Disminuir errores - Coordinación

Control de formularios.
• • Comprensión del problema sistemas y procedimientos

• •

control Establecer un programa EL ÍNDICE FUNCIONAL

ES LA PRINCIPAL HERRAMIENTA EN LA UNIDAD DE CONTROL

PASOS PARA ELABORAR EL ÍNDICE FUNCIONAL
• • • Tomar la muestra de los formularios Agrupar y codificar por temas Archivar la muestra y tabular la información

FORMULARIOS Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar información variable, el cual tendrá diferentes utilización según el área funcional a la cual pertenezca.

VENTAJAS DE LOS FORMULARIOS
  Sirve para transportar información. Simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos.

OBJETIVO GENERAL
  Llenar las necesidades que las oficinas demanden, son aquellos medios para alcanzar un fin. Representan un vehículo de transmisión de datos e información organizacional sencilla, claro y funcional, ya que permite ordenar sistematizar u orientar el manejo de cualquier otro recurso en términos escritos.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
    Facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos. Imprimir uniformidad en los procedimientos. Sintetizar y relacionar información. Proporcionar un valor legal a determinadas transacciones.

DISEÑO DEL FORMULARIO
 El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseño, diseño y post-diseño.

FASES PARA EL DISEÑO
   Realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan el mismo objetivo. Elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión. Elaborar una lista con toda la información que contendrá el formulario.

FASE PREDISEÑO
  Se debe realizar una lista de comprobación y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Realizar una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre diseño y proceder a realizar la fase del diseño.

Manuales Administrativos
• Los Manuales facilitan el desarrollo de las funciones administrativas y operativas. Tienen por objeto señalar a las autoridades de cada unidad de manera escrita aspectos vinculados con lo que se espera de él. •

Podemos definirlos como un cuerpo sistemático, que contiene: • • La descripción de las actividades que deben se desarrolladas por los miembros de la organización. Los procedimientos a través de los cuales esas de las Actividades son cumplidas.

Ventajas de la disposición y Uso de Manuales
• • • • • • • • • • • • Son un compendio de funciones y procedimientos en una organización. La gestión administrativa y la toma de decisiones son regidas por normas a través del tiempo. Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad. Evitan la excusa del desconocimiento de las normas vigentes. Cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema. Contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo. Define con precisión cuáles son los actos delegados. Elementos informativos para entrenar o capacitar al personal. Economizan tiempo. Ubican la participación de cada componente de la organización. Posibilita la evaluación objetiva de la actuación de cada empleado. Permiten la determinación de los estándares más efectivos.

DESVENTAJAS: • • • • • Existe un costo en su redacción y confección. Exigen una permanente actualización No incorporan los elementos propios de la organización informal. Resulta difícil definir el nivel óptimo o de detalle. Su utilidad se ve limitada.

CLASIFICACION DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS. • • • • • • A.- Manual de Organización B.- Manual de Políticas. C.- Manual de procedimientos y normas. D.- Manual del especialista E.- Manual del empleado F.- Manual de Propósito múltiple.

OTRA CLASIFICACION DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS. POR SU CONTENIDO: Manual de Historia • Su propósito es proporcionar información histórica sobre la organización

Manual de organización • Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional

Manual de políticas • Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones

Manual de procedimientos • Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos

Manual de contenido múltiple • Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional POR SU FUNCION ESPECÍFICA Manual de producción • Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones

Manual de compras • Es el proceso de comprar que debe estar por escrito

Manual de ventas • Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas

Manual de Finanzas • Consiste en las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración

Manual de contabilidad • Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad

Manual de crédito y cobranzas • Se refiere a los procedimientos y normas de esta actividad

Manual de personal • Sirve para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior

Manual técnico • Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional determinada

Manual de adiestramiento o instructivo • Explica las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular GENERAL Manuales generales de organización • Este es producto de la planeación organizacional y abarca todo el organismo

Manual general de procedimientos • Este es también resultado de la planeación, contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas

Manual general de políticas • Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la dirección superior ESPECIFICO Manual específico de reclutamiento y selección • Se refiere a una parte de una área específica (personal)

Manual especifico de auditoria interna • Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicación especifica a determinados tipos de actividad

Manual específico de políticas de personal • Este se enfoca a definir "políticas", pero de un área especifica de la organización

Manual específico de procedimientos de tesorería • Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un área específica

MANUAL DE ORGANIZACION • Son documentos operativos que detallan la estructura, funciones, relaciones de coordinación y tareas de las diferentes unidades orgánicas de una institución

OBJETIVOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN • • • • a. Indicar las funciones básicas de cada unidad orgánica. b. Determinar la ubicación y las tareas específicas. c. Precisa las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas externas de la dependencia. d. Proporciona información a los funcionarios y trabajadores sobre sus funciones.

e. Sirve como instrumento básico para la racionalización de los procedimientos administrativos.

ESQUEMA PARA LA ELABORACION DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN

TITULO I GENERALIDADES
• • • • 1. FINALIDAD DEL MANUAL 2. BASE LEGAL 3. ALCANCE 4. APROBACIÓN

TITULO II DEL DISEÑO ORGÁNICO
• • • • FUNCIONES GENERALES DEL ÓRGANO ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL ÓRGANO RELACIÓN JERÁRQUICA DE UNIDADES ORGÁNICAS ORGANIGRAMA DE LA INSTITUCIÓN

TITULO III DEL MANUAL
• • FUNCIONES GENERALES DEL ÓRGANO FUNCIONES ESPECÍFICAS DE LOS CARGOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS • Es un conjunto de instrucciones y normas reunidas en un cuerpo orgánico, que explican el desarrollo de los procedimientos administrativos.

MANUAL DE CALIDAD • • • • • • • Identificación Índice O Contenido Alcance Introducción Objetivos generales Estructura organizacional Responsabilidades

• • • • • • • • • • • • • • • • •

Documentos y referencias aplicables Elementos del sistema de calidad Definiciones Lista de distribución Apéndice para la codificación de procedimientos 1. Logotipo de la organización. 2. Nombre de la organización. 3. Nombre del manual. 4. Numero de procedimientos. 5. Nivel de revisión y/o aplicación. 6. Titulo del procedimiento. 7. Fecha de revisión. 8. Área responsable de manejar el procedimiento. 9. Lugar y fecha de elaboración. 10. Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización. 11. Numero de páginas. 12. Las siglas tanto de la organización como de la unidad administrativa responsable de elaborar la forma.

Índice O Contenido • • En esta parte del manual de calidad debe ubicarse la relación de capítulos que constituye el cuerpo del documento.

Alcance • Cobertura de los requerimientos de calidad especificados por el cliente y las normas internacionales aplicables. Introducción • Se expone la situación, filosofía y perspectivas de crecimiento de la organización.

Objetivos generales • • • 1. La mejora de los procesos. 2. Adecuada atención a los clientes. 3. Rentabilidad.

• •

4. El liderazgo en el mercado. 5. El desarrollo del capital humano

Estructura organizacional • Muestra la composición de las unidades administrativas que la integran y sus relaciones.

Responsabilidades • Se establece la responsabilidad general que asumen en relación con el sistema de calidad.

Documentos y referencias aplicables • Listado de normas que sustentan el sistema de calidad de una organización. Elementos del sistema de calidad • Compendio de aspectos que debe cubrir el sistema de calidad de una organización.

Definiciones • Conceptos de carácter técnico, relacionado con los procedimientos del manual de calidad.

Lista de distribución • Registro que controla el número de copias y áreas a las que se le entrega el manual.

Apéndice para la codificación de procedimientos • Clasificación de los procedimientos de una organización según el apartado de la norma de calidad, área de aplicación y número consecutivo. Marco Introductorio Cuerpo Principal PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ELABORAR MANUALES ADMINISTRATIVOS. A. Identificación • • • • • • Nombre oficial de la dependencia Nombre completo del o de los procedimientos a que se refiere el manual Número de identificación del o de los procedimientos señalados Lugar y fecha de elaboración Responsables de su elaboración Cantidad de ejemplares impresos

B. Índice • Se deben presentar de manera sintética y ordenada.

C. Introducción • Sintetiza cómo se utilizará el manual, a quién va dirigido y cuándo se utilizará.

D. Objetivos del procedimiento • En este punto deben explicarse, en forma clara y precisa, los propósitos y objetivos del procedimiento que se describirá en el manual.

E. Alcance del procedimiento • Debe contener la explicación de las áreas, secciones o personas sobre las cuales se aplicarán los procedimientos.

F. Políticas y normas de operación • Deben prevenir situaciones alternativas que pueden presentarse al operar los procedimientos.

G. Instrucciones para el uso del manual • se debe explicar cómo usar el manual y en qué forma se actualizarán los contenidos del mismo.

Normas de trámite
• • Tareas y decisiones involucradas que debe incluir Archivos utilizados; debe incluir

Tareas y decisiones involucradas que debe incluir: • • • • • • Momento y oportunidad en que debe ser ejecutado cada paso Responsable (sector o persona) de la ejecución de cada paso Información requerida medios a utilizar decisiones a tomar Controles a efectuar y cursos de acción Archivos utilizados; debe incluir: • • • • Información a contener Método de clasificación de la información contenida Método de búsqueda de la información contenida Período de archivo de la información y tratamiento posterior al mismo

Responsable de la custodia y mantenimiento actualizado

Cursogramas • Constituyen instrumentos importantes para la visualización global y esquemática del juego de tareas administrativas.

Formularios • Deben contener las instrucciones y referencias para la utilización de todos los documentos y comprobantes que circulan, sus diseños y especificaciones.

Anexos varios • Este apartado podrá contener tablas, cuadros, gráficos, ejemplos de aplicación de los procedimientos descriptos en el manual, etc.

UNIDAD VIII METODOLOGÌA DE SIMPLIFICACIÒN DEL TRABAJO IMPLEMENTACIÒN.
    CONSTITUYE APLICAR LAS MEDIDAS PROPUESTAS EN LA ETAPA ANTERIOR PARA SOLUCIONAR EL PROBLEMA QUE ORIGINÒ EL ESTUDIO. DEFINIR LAS ACTIVIDADES Y ESTABLECER LA SECUENCIA DE SU REALIZACIÒN. FIJAR EL TIEMPO Y LA FECHA EN QUE HABRÀN DE INICIARSE Y TERMINAR CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES. CONSIDERAR LA NECESIDAD DE RECURSO HUMANO Y MATERIAL, PLANOS DE LAS INSTALACIONES, MOBILIARIO Y EQUIPOS, FORMULARIOS, MANUALES Y DOCUMENTOS UTILIZADOS POR TRABAJADORES Y USUARIOS. ¡ES IMPORTANTE!   DEJAR CLARAMENTE DEFINIDO QUIEN O QUIENES SON LOS RESPONSABLES DE LA EJECUCIÒN DEL PROGRAMA EN SU TOTALIDAD PUEDE SER LA OFICINA DE ORGANIZACIÒN Y SISTEMAS A TRAVÈS DE SUS TÈCNICOS, LAS RESPONSABLES DE IMPLEMENTAR SUS CAMBIOS, CONTANDO CON LA COLABORACIÒN DE LAS UNIDADES INVOLUCRADAS. DESVENTAJA  NO SIEMPRE ES POSIBLES ASEGURAR QUE LO QUE ES VALIDO PARA UNA PARTE DE LA INSTITUCIÒN, LO SEA PARA OTRA. EL MÈTODO DE IMPLEMENTACIÒN   ES UN MÈTODO PARALELO PARA AQUELLOS CASOS SUMAMENTE COMPLEJOS Y DE GRAN ENVERGADURA. CONSISTE EN LA OPERACIÒN SIMULTANEA POR UN PERIODO DETERMINADO, ESTO PERMITE IR INTRODUCIENDO MODIFICACIONES Y AJUSTES SIN CREAR GRANDES PROBLEMAS AL MISMO TIEMPO. PERMITIENDO QUE EL NUEVO SISTEMA O PROCEDIMIENTO VAYA ASENTANDOSE HASTA LOGRAR QUE FUNCIONE NORMALMENTE ANTES DE QUE SE SUSPENDAS LAS OPERACIONES DEL SISTEMA ANTERIOR. MÈTODOS DE APROXIMACIONES SUCESIVAS  CONSISTE EN SELECCIONAR PARTE DEL SISTEMA O PROCEDIMIENTO O PEQUEÑAS FASES DEL MISMO, E IMPLEMENTARLAS PROCURANDO NO GENERAR GRAVES ALTERACIONES Y AVANZAR A LA SIGUIENTE ETAPA O FASE SOLO HASTA QUE SE HAYA CONSOLIDADO SUFCIENTEMENTE LA ANTERIOR.

PARA LA PUESTA EN MARCHA DEL NUEVO SISTEMA ES NECESARIO REUNIR EL POTENCIAL HUMANO PARA SU CAPACITACIÒN EN FUNCIÒN DE QUE REALICE DE MANERA CORRECTA Y ADQUIERA UN CONOCIMIENTO DE LA PARTE QUE LE CORRESPONDE DESARROLLAR DEL SISTEMA O PROCEDIMIENTO. TAMBIÈN SE HARÀ NECESARIO EVALUAR LOS RECURSOS MATERIALES QUE PREVIAMENTE SE ESTIMARON NECESARIOS. CUANDO SE INICIE LA IMPLEMENTACIÒN SERÀ NECESARIO ENVIAR COMUNICACIONES CON EL OBJETO DE HACERLA CONOCER A LOS USUARIOS Y TRABAAJDORES. SEGUIMIENTO, EVALUACIÒN Y CONTROL

 

SE OBSERVA EL DESARROLLO DE LA APLICACIÒN DE LAS MEDIDAS DE MEJORAMIENTO ACORDADAS Y EL OBJETO ES GARANTIZAR Y ASEGURARSE DE QUE SE ESTÀN APLICANDO DE ACUERDO A LOS ESTUDIOS REALIZADOS. SE HACE PRECISO COMPROBAR LA EFICACIA DE LAS MEJORAS INTRODUCIDAS. SUGERIR MEDIDAS CORRECTIVAS CONVENIENTEMENTE. SE RECOMIENDA HACER UNA REVISIÒN PERIÒDICA DE LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS QUE PERMITAN DETECTAR Y EVITAR LA OBSOLESCENCIA DE LOS MISMOS, SITUACIÒN QUE PUEDE AFECTAR DE MANERA DIRECTA LA EFICACIA DE LA ORGANIZACIÒN EN SU CONJUNTO.

  

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